3.3.3.7.22. Los demás que señale la SFC.

3.3.3.7.23. Los demás negocios seleccionados por el revisor fiscal mediante metodología que señale la SFC.

Por otra parte, para el caso de las sociedades titularizadoras, el revisor fiscal debe hacer mención expresa en su dictamen a que, en desarrollo de su labor, auditó los estados financieros tanto de la sociedad titularizadora como de las universalidades por ella administradas y formular las opiniones que resulten pertinentes sobre los mismos.

Cuando se trate de administradores de fondos de inversión colectiva, de conformidad con lo establecido en el art. 3.1.5.4.1 del Decreto 2555 de 2010, el respectivo revisor fiscal debe presentar un informe por cada uno de los fondos que la entidad administre.

3.3.3.8. Pronunciamiento y dictamen sobre estados financieros consolidados

A efectos de dictaminar los estados financieros consolidados, el revisor fiscal debe desarrollar previamente una labor de auditoría respecto de dichos estados financieros, sus anexos y soportes, siguiendo las pautas generales señaladas en la presente Circular para la auditoría y dictamen de estados financieros.

En su dictamen, el revisor fiscal debe indicar de manera detallada el alcance de la labor realizada, precisando el grado en el cual se apoyó en el trabajo de otros auditores.

De igual manera, los soportes de la auditoría financiera consolidada y el resultado de las evaluaciones derivadas de aquella, deben quedar adecuadamente documentados en papeles de trabajo, los cuales pueden ser objeto de revisión por parte de esta Superintendencia.

3.3.3.9. Informe sobre estados financieros intermedios

La firma digital a los estados financieros intermedios de las entidades vigiladas por la SFC implica que en opinión del revisor fiscal la información reportada ha sido fielmente tomada de los libros de contabilidad, en su elaboración se ha dado cumplimiento a todas las normas legales aplicables y que se han seguido procedimientos adecuados para su determinación y presentación, sin perjuicio de que el revisor fiscal manifieste por escrito a la SFC cualquier salvedad, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha de transmisión de los estados financieros respectivos, mediante carta en la cual se indique en forma concreta y precisa las causas que la motivan.

Es de recordar que al preparar y auditar estados financieros de períodos intermedios, aunque en aras de la oportunidad se apliquen métodos alternos, se deben observar los mismos principios que se utilizan para elaborar y auditar estados financieros al cierre del ejercicio.

Lo anterior se entiende sin perjuicio de dar cumplimiento a las disposiciones emanadas de otras autoridades competentes.

3.3.3.10 Informe sobre estados financieros combinados

Tratándose de estados financieros combinados se requiere un informe del revisor fiscal en el que se determine si para su elaboración se han cumplido los procedimientos establecidos por las normas expedidas por la SFC o las que llegaren a expedirse.

3.3.4. Deberes del revisor fiscal frente a la SFC

Para efectos de racionalizar el ejercicio de las funciones del revisor fiscal en las entidades vigiladas circunscribiéndolas al marco de su competencia según lo aquí señalado, los revisores fiscales únicamente deben presentar a la SFC, los siguientes informes:

3.3.4.1. Los exigidos por el C.Cio, la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, así como en los reglamentos de dichas disposiciones, relacionados con la presentación de estados financieros básicos, tanto de fin de ejercicio como de periodos intermedios y de estados financieros consolidados, para sus diferentes propósitos.

3.3.4.2. Los que deban ser elaborados en cumplimiento de las normas establecidas por la SFC, en uso de la facultad consagrada en el art. 326, numeral 3, literal b. del EOSF.

3.3.4.3. Los requeridos expresamente en las normas relacionadas con la actividad u objeto social de la entidad fiscalizada, tales como los relativas al acceso al cupo ordinario de liquidez en el Banco de la República a que alude el parágrafo del art. 11 de la Resolución Externa 033 de 1992, expedida por la JDBR para el caso de los establecimientos de crédito. Igualmente, los reportes sobre la fidelidad de la información transmitida a la SFC en relación con el cumplimiento del régimen de encaje, inversiones, posición propia, transferencias al FONSAT y las normas de patrimonio adecuado o de solvencia, entre otros.

3.3.4.4. Los informes a través de los cuales se pongan en conocimiento de la SFC las observaciones de mayor importancia relativa o materialidad sobre las cuentas evaluadas, las debilidades encontradas, la cuantificación de las mismas, los comentarios y conclusiones efectuados tanto por la administración como por la revisoría fiscal, en la pro forma que se adjunta a la presente Circular. Este informe debe presentarse por lo menos anualmente, dentro de los 3 meses siguientes al cierre de cada ejercicio, sin perjuicio de los informes extraordinarios a que haya lugar, de conformidad con lo señalado en el subnumeral 3.1.3. de este Capítulo.

3.3.4.5. Los prospectos de información y otros documentos relacionados con ofertas de títulos en el mercado de valores, exclusivamente respecto de aquellos aspectos incluidos en los referidos documentos que tengan relación con el ámbito de sus atribuciones legales, según lo expuesto en el subnumeral 3.1. del presente Capítulo.

3.3.4.6. Los que tengan relación directa con aspectos contables o financieros de la entidad fiscalizada.

Los citados informes deben remitirse de acuerdo con los procedimientos establecidos por la SFC para cada caso, sin perjuicio de atender las solicitudes formuladas a través de las glosas que de su análisis se desprendan.

Lo anterior se entiende sin perjuicio de dar cumplimiento a las disposiciones emanadas de otras autoridades diferentes a la SFC, que versen sobre remisión de información a esta entidad o a cualquier otra.

CAPÍTULO IV.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

<Capítulo sustituido por la Circular 8 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>

CONTENIDO

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades vigiladas (EV) por la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC), ya sean matrices o subordinadas, deben implementar y mantener un Sistema de Control Interno (SCI) acorde con el perfil de riesgo, el plan de negocio, la naturaleza, el tamaño y la complejidad de las actividades que desarrollen, así como con el entorno económico y los mercados en los que operan.

Las EV que tengan la calidad de matrices deben procurar que sus subordinadas tengan un SCI que cumpla las instrucciones previstas en el presente Capítulo, para lo cual deben impartir lineamientos generales, atendiendo la naturaleza, tamaño, riesgos y complejidad de las actividades que cada una de ellas realiza.

Las EV que pertenezcan al sector público deberán adoptar el enfoque establecido en el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), sin perjuicio del cumplimiento de las instrucciones del presente Capítulo que les resulten aplicables.

2. DEFINICIÓN. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>

El SCI es el conjunto de políticas, principios, normas, procedimientos, y mecanismos de verificación y evaluación que deben implementar las EV, donde intervienen y participan los órganos de gobierno y control, así como todos sus funcionarios, con el fin de proporcionar un grado de seguridad razonable en el cumplimiento de sus objetivos estratégicos en aras de lograr, como mínimo, lo siguiente:

a. Mejorar la eficiencia en el desarrollo de sus actividades.

b. Prevenir y mitigar la ocurrencia de fraudes internos y externos.

c. Realizar una gestión adecuada de los riesgos.

d. Aumentar la confiabilidad y oportunidad en la información generada.

e. Cumplir la normatividad aplicable.

f. Proteger los activos de la organización.

g. Prevenir y mitigar la ocurrencia de actos de corrupción.

Para el logro de los anteriores propósitos, las EV deben basarse en los principios de autocontrol, autorregulación y autogestión, de acuerdo con las siguientes definiciones:

2.1. AUTOCONTROL. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>

Los funcionarios de las EV deben evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y adoptar correctivos en el ejercicio y cumplimiento de sus funciones.

2.2. AUTORREGULACIÓN. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>

Las EV deben desarrollar métodos, normas y procedimientos internos que permitan la implementación y mejoramiento del SCI.

2.3. AUTOGESTIÓN. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>

Las EV deben tener capacidad para coordinar, ejecutar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz el funcionamiento del SCI.

3. COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>

Las EV deben tener en cuenta el modelo de las tres líneas propuesto por el Instituto de Auditores Internos (IIA, por sus siglas en inglés) en la implementación del SCI, por lo menos, en la asignación de funciones. En todo caso, deben considerar, como mínimo, los elementos que se señalan a continuación:

3.1. AMBIENTE DE CONTROL. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>

Es el conjunto de políticas, normas internas, objetivos, procedimientos, y estructuras jerárquicas y de gobierno al que se encuentra sujeto todo el personal de las EV en el desempeño de las funciones relacionadas con el SCI.

El ambiente de control debe estar compuesto, como mínimo, por los siguientes elementos:

3.1.1. Código de ética y conducta

Las EV deben tener un código de ética y conducta que incluya, como mínimo, reglas sobre: i) la gestión de conflictos de interés en los que puedan incurrir los funcionarios y administradores de la EV; ii) el uso, acceso y custodia de la información reservada; iii) el otorgamiento de incentivos por parte de la EV a los funcionarios, a los administradores y a terceros; iv) el seguimiento al cumplimiento del código; v) el procedimiento para el reporte de los incumplimientos del código por parte de los funcionarios y administradores de la entidad, incluyendo líneas y canales adoptados; vi) la divulgación del código; vii) normas de conducta; y viii) el procedimiento sancionatorio frente a su inobservancia y las consecuencias de su incumplimiento.

3.1.2. Política de generación y remisión de informes sobre el SCI

Son los lineamientos que establecen la periodicidad y contenido de los informes dirigidos a la Junta Directiva (JD) o el órgano que haga sus veces, en los cuales se analiza la efectividad del SCI, de acuerdo con los indicadores de gestión definidos por las EV.

3.1.3. Política de recurso humano

Son los lineamientos para la selección, formación y conservación del personal competente para cumplir los objetivos estratégicos de las EV y la mitigación de los riesgos asociados a la rotación de personal. Dichos lineamientos deben contener, como mínimo: i) el esquema de remuneración y evaluación del recurso humano, ii) el programa de capacitación, iii) los planes de sucesión, y iv) el procedimiento para la elaboración y aprobación de los manuales de funciones o equivalentes.

3.1.4. Políticas de gestión de riesgos

Son los lineamientos para la gestión integral de los riesgos asociados a las actividades que desarrollan las EV de conformidad con las instrucciones en materia de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT) establecidas en el Capítulo IV del Título IV de la Parte I de la Circular Básica Jurídica (CBJ), y/o las instrucciones sobre el Marco de Gestión de Riesgos de los Conglomerados Financieros (MGR) - Capítulo XXX, Sistema Integral de Administración de Riesgos (SIAR) - Capítulo XXXI y/o el Sistema Integral de Administración de Riesgo de las Entidades Exceptuadas del SIAR (SARE) - Capítulo XXXII, contenidas en la Circular Básica Contable y Financiera (CBCF) y las disposiciones que las modifiquen o adicionen.

3.1.5. Política financiera y contable

Son los lineamientos para la preparación de la información financiera y demás informes que reflejan la situación financiera y los resultados de las EV, atendiendo las disposiciones aplicables.

3.1.6. Política de evaluaciones y autoevaluaciones

Son los lineamientos aplicables a las evaluaciones internas y externas, así como a las autoevaluaciones que deben realizar las EV para identificar las deficiencias del SCI y comunicarlas de manera oportuna a los responsables de aplicar las medidas correctivas. Los lineamientos que definan las EV deben garantizar que la periodicidad de las evaluaciones y autoevaluaciones tengan en cuenta la dinámica propia de las actividades que estas desarrollan, incluyendo aquellas tercerizadas.

3.1.7. Política de inducción y capacitación de miembros de JD u órgano que haga sus veces y de sus comités de apoyo

Son los lineamientos que definen el proceso de inducción, capacitación y su periodicidad para los nuevos miembros de JD u órgano que haga sus veces y de sus comités de apoyo con el fin de asegurar que conozcan la estructura, objetivos estratégicos, modelo funcional de las EV, marco de apetito de riesgo, el funcionamiento de dicho órgano y la normatividad que le resulte aplicable a sus miembros. Esta política comprende además los lineamientos de capacitación a los integrantes de la JD u órgano que haga sus veces y de sus comités de apoyo, cuando los miembros de tales órganos lo soliciten para adoptar decisiones sobre asuntos con un alto componente técnico.

3.1.8. Política de seguridad de la información

Son los lineamientos que definen los controles que deben implementar las EV para asegurar y proteger la información, los cuales incluyen, entre otros mecanismos, los siguientes:

a. Celebrar acuerdos de confidencialidad.

b. Permitir el acceso a sistemas, programas y datos exclusivamente a usuarios autorizados en virtud de sus funciones, entre otros, a través de:

i. Controles de acceso físico y lógico que comprendan autorización, autenticación y control de acceso.

ii. Protocolo de manejo de incidentes.

iii. Herramientas para la prevención y detección de código malicioso, virus, entre otros.

iv. Capacitaciones de personal y usuarios, en caso de ser procedente.

v. Administración centralizada de la seguridad.

c. Los demás que defina la EV.

3.1.9. Miembros independientes de la Junta Directiva u órgano que haga sus veces

Son aquellos miembros de JD u órgano que haga sus veces, que en ningún caso sean:

a. Empleados o integrantes de la Alta Gerencia (AG) de la EV o de alguna de sus filiales, subsidiarias o controlantes, incluyendo aquellas personas que hubieren tenido tal calidad durante el año inmediatamente anterior a la designación, salvo que se trate de la reelección de una persona independiente.

b. Accionistas que directamente o en virtud de convenio dirijan, orienten o controlen la mayoría de los derechos de voto de la EV o que determinen la composición mayoritaria de los órganos de administración, de dirección o de control de la misma.

c. Socios o empleados de asociaciones o sociedades que presten servicios de asesoría o consultoría a la EV o a las empresas que pertenezcan al mismo grupo económico del cual forme parte esta, cuando los ingresos por dicho concepto representen para aquellos, el 20% o más de sus ingresos operacionales.

d. Empleado o directivo de una fundación, asociación o sociedad que reciba donativos importantes de la EV. Se consideran donativos importantes aquellos que representen más del 20% del total de donativos recibidos por la respectiva institución.

e. Administrador de una entidad en cuya JD u órgano que haga sus veces participe un representante legal de la EV.

f. Persona que reciba de la EV alguna remuneración diferente a los honorarios como miembro de la JD u órgano que haga sus veces, del comité de auditoría o de cualquier otro comité creado por la JD u órgano que haga sus veces.

Las EV podrán establecer criterios adicionales a los definidos en el presente subnumeral.

3.1.10. Comité de Auditoría

Las EV deben contar con un Comité de Auditoría integrado por lo menos con 3 miembros de la JD u órgano que haga sus veces. Dichos miembros deben ser en su mayoría independientes para aquellas EV que por disposición legal o estatutaria deben contar con tales miembros en el referido órgano social. Este Comité debe ser presidido por un miembro independiente.

Los miembros del Comité de Auditoría deben contar con experiencia y conocimientos en los temas relacionados con las funciones asignadas a dicho Comité.

El Comité de Auditoría debe reunirse por lo menos una vez cada 3 meses o, con una frecuencia mayor, si así lo establece su reglamento de funcionamiento. En todo caso, el Comité puede ser convocado a reuniones extraordinarias cada vez que se requiera.

3.1.11. Comité de Riesgos

Para las EV que están obligadas a contar con un Comité de Riesgos, su estructura y funcionamiento debe corresponder con lo previsto en el SIAR y el MGR de la CBCF y las instrucciones que lo modifiquen o adicionen. En todo caso, la JD u órgano que haga sus veces, le podrá asignar funciones adicionales, siempre que estas contribuyan al desarrollo y adecuado funcionamiento del SCI.

3.1.12. Estatuto de auditoría

Es el documento que define las funciones de la auditoría interna u órgano que haga sus veces, y establece como mínimo:

a. Su posición dentro del organigrama de las EV.

b. Los mecanismos de acceso a la información y bienes de las EV que resulten necesarios para la ejecución de sus funciones.

c. Los criterios que deben cumplirse para mantener la independencia.

d. El alcance y condiciones de las funciones de aseguramiento y consultoría.

3.1.13. Plan anual de auditoría interna

Es el plan anual definido por las EV en el cual se detallan las actividades a ser desarrolladas por la auditoría interna u órgano que haga sus veces, su alcance, los plazos para su cumplimiento y los recursos necesarios para su desarrollo.

Dicho plan debe cumplirse integralmente, sin perjuicio de las modificaciones que se realicen, las cuales deben sustentarse y aprobarse siguiendo el mismo proceso que se surtió para su aprobación inicial.

Para el caso de las EV que sean subordinadas, su plan de auditoría debe estar alineado con el de su matriz (nacional o extranjera) y cumplir con lo previsto en el presente Capítulo y demás disposiciones vigentes en Colombia que sean aplicables.

En todo caso, la auditoría interna de la EV subordinada u órgano que haga sus veces, deberá verificar que su plan de auditoría interna se ajuste a su tamaño, plan estratégico, complejidad de sus actividades, y los riesgos a los que está expuesta en desarrollo de estas.

3.1.14. Política de aseguramiento y mejora de la calidad de la auditoría interna

Son los lineamientos que debe seguir el auditor interno o el funcionario que haga sus veces, para evaluar la calidad del área de auditoría interna u órgano que haga sus veces.

3.1.15. Presupuesto anual

Son los recursos asignados y aprobados para la ejecución de las actividades que las EV llevarán a cabo en el año correspondiente.

3.1.16. Plan estratégico

Son los objetivos estratégicos para el corto, mediano y largo plazo definidos por las EV, teniendo en cuenta los riesgos, la prioridad e impacto de cada objetivo.

3.1.17. Plan estratégico de tecnología

Son los desarrollos tecnológicos para el corto, mediano y largo plazo definidos por las EV, teniendo en cuenta los riesgos, la prioridad e impacto de cada objetivo.

Este plan debe contemplar, al menos, los siguientes aspectos:

a. Evaluación del estado actual de la infraestructura tecnológica de la EV.

b. Cronograma de actividades y objetivos que se ejecutarán en el corto, mediano y largo plazo en materia de desarrollos tecnológicos.

c. Capacitaciones de personal y usuarios para la implementación de los desarrollos, en caso de ser aplicable.

d. Mecanismos para la mitigación del riesgo operacional y de ciberseguridad asociados a la implementación y al funcionamiento de los desarrollos tecnológicos.

e. Justificación técnica y financiera de los desarrollos a implementar, indicando su prioridad e impacto en las actividades de la entidad.

3.2. GESTIÓN DE RIESGOS. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>

Es un proceso dinámico y permanente que deben realizar las EV para gestionar los riesgos asociados a sus actividades, de acuerdo con las instrucciones en materia de Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT) previstas en el Capítulo IV, Título IV, Parte I de la CBJ, y/o las instrucciones en materia de administración de riesgos establecidas en el Marco de Gestión de Riesgos (MGR) - Capítulo XXX CBCF, en el Sistema Integral de Administración de Riesgos (SIAR) - Capítulo XXXI CBCF y/o en el Sistema Integral de Administración de Riesgos de las Entidades Exceptuadas del SIAR (SARE) - Capítulo XXXII CBCF, o las instrucciones que las modifiquen o sustituyan.

3.3. ACTIVIDADES DE CONTROL. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>

Son las acciones que contribuyen a garantizar la correcta aplicación del SCI de las EV. Estas acciones se deben realizar en todos los niveles de las EV, en las diferentes etapas de los procesos de negocio, así como en el entorno tecnológico, y deben estar alineadas con la gestión de riesgos. La selección y desarrollo de las actividades de control deben determinarse considerando la relación beneficio/costo y su potencial efectividad.

Las actividades de control deben contemplar, al menos, las siguientes acciones y mecanismos:

3.3.1. Controles de alto nivel

Es el seguimiento por parte de la JD u órgano que haga sus veces, comités de apoyo y AG del funcionamiento del SCI y del progreso de las EV en el logro de sus objetivos estratégicos y definición de la cultura organizacional. Estos controles tienen como propósito detectar posibles falencias, tales como deficiencias de control, errores en la información financiera, o actividades fraudulentas, y permiten adoptar los correctivos necesarios.

3.3.2. Controles generales

Son las actividades que deben desarrollar las diferentes áreas de las EV para asegurar la continuidad y correcto funcionamiento de todos sus procesos.

3.3.3. Controles de aplicación

Son los mecanismos que contribuyen a garantizar la correcta implementación de procesos tecnológicos y operativos, los cuales deben estar definidos en manuales de procedimiento, indicando los pasos para su aplicación y los responsables de su ejecución.

3.3.4. Controles sobre la tecnología

Son mecanismos para: i) asegurar el cumplimiento de la política de seguridad de la información, ii) mitigar los riesgos asociados a la adquisición, funcionamiento, desarrollo y mantenimiento de la infraestructura tecnológica, y iii) identificar cambios o actualización de la tecnología.

3.3.5. Controles sobre la gestión contable y financiera

Son las actividades para asegurar el cumplimiento de la política contable y financiera de las EV y de la normativa aplicable en esta materia.

3.4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>

Es el proceso para el intercambio de información entre las EV y los diferentes grupos de interés, internos y externos.

El componente de información y comunicación debe contemplar, al menos, lo siguiente:

3.4.1. Política de información y comunicación

La política de información y comunicación debe establecer, como mínimo, lo siguiente:

3.4.1.1. Características de la información

La información transmitida a los grupos de interés debe ser accesible, exacta, actualizada y protegida.

3.4.1.2. Sistemas de información

Los sistemas de información de las EV deben tener la capacidad de obtener, capturar y procesar datos procedentes de fuentes internas y externas seguras, y transformarlos en información que tenga valor para las EV. Los sistemas deben ajustarse de acuerdo con las necesidades de las EV y los volúmenes de datos que deban ser procesados.

3.4.1.3. Criterios de selección de información

Las EV deben establecer criterios para definir el tipo de información que debe ser comunicados a los diferentes grupos de interés internos y externos, en atención a su importancia y criticidad.

3.4.1.4. Canales de comunicación

Las EV deben contar con canales de comunicación específicos y exclusivos para la recepción de quejas y denuncias contra los funcionarios y administradores de las EV, o contra terceros contratados por las EV, tales como: líneas telefónicas, correos electrónicos, buzones especiales en el sitio web y otros mecanismos digitales, con el fin de que las personas que adviertan o conozcan eventuales irregularidades, incumplimientos normativos, violaciones al código de ética y conducta, u otros hechos o circunstancias que afecten o puedan afectar el adecuado funcionamiento del SCI, los pongan en conocimiento de los órganos competentes de las EV.

Los canales de comunicación dispuestos para la recepción de quejas y denuncias deben contar con salvaguardas que garanticen el anonimato de los denunciantes y la confidencialidad de la información. Las EV deben diferenciar claramente estos canales de recepción de quejas y denuncias, de los canales de formulación de quejas de los consumidores financieros derivadas de las fallas en la prestación de servicios o productos.

Para la recepción y tratamiento de las quejas y denuncias se debe garantizar lo siguiente:

a. Protección a denunciantes frente a represalias.

b. Capacitación a los funcionarios de las EV en esta materia.

c. Instancias dentro de las EV que asumirán el trámite de las quejas y denuncias.

d. Procesos eficientes que permitan su trámite de manera oportuna.

3.4.1.5. Grupos de interés externos

Las EV deben definir reglas para garantizar igualdad en el acceso a la información a los grupos de interés externos, estableciendo los canales y la oportunidad para su acceso.

3.5. ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y MONITOREO. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>

Son las evaluaciones internas y externas o, una combinación de ambas, que deben adelantar las EV para determinar si los componentes del SCI están presentes y funcionan adecuadamente.

3.5.1. Evaluaciones y autoevaluaciones internas

Las EV deben realizar periódicamente evaluaciones y autoevaluaciones de los procesos internos con el propósito de verificar el funcionamiento de los diferentes componentes del SCI y ejecutar las acciones correctivas o preventivas en caso de ser necesario.

3.5.2. Evaluaciones externas

Las EV pueden contratar evaluaciones externas con el propósito de verificar el funcionamiento de los diferentes componentes del SCI, para lo cual deben definir su alcance y frecuencia.

4. RESPONSABILIDADES EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>

Sin perjuicio de las funciones y responsabilidades asignadas en otras disposiciones, los órganos de las EV deben cumplir, como mínimo, con las siguientes funciones:

4.1. FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA U ÓRGANO QUE HAGA SUS VECES. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>

La JD u órgano que haga sus veces, debe cumplir como mínimo con las funciones y responsabilidades previstas en los siguientes subnumerales:

4.1.1. Funciones de la Junta Directiva u órgano que haga sus veces respecto del ambiente de control

La JD u órgano que haga sus veces debe aprobar los siguientes documentos y políticas:

a. Código de ética y conducta.

b. Política de generación y remisión de informes sobre el SCI.

c. Política de recurso humano.

d. Política financiera y contable.

e. Política de evaluaciones y autoevaluaciones.

f. Política de inducción y capacitación de miembros de JD u órgano que haga sus veces y de sus comités de apoyo.

g. Reglamentos internos de los comités de apoyo.

h. Política de seguridad de la información.

i. Estatuto de auditoría interna.

j. Presupuesto anual.

k. Plan estratégico.

l. Plan estratégico de tecnología.

m. Política de información y comunicación.

Asimismo, debe designar al auditor interno de la EV o el funcionario que haga sus veces. Lo anterior, sin perjuicio de las disposiciones aplicables a la designación del auditor interno para las entidades de naturaleza pública.

4.1.2. Funciones de la Junta Directiva u órgano que haga sus veces respecto de la gestión de riesgos

Le corresponde a la JD u órgano que haga sus veces, cumplir con las siguientes funciones:

4.1.2.1. Hacer seguimiento a las acciones ejecutadas por la AG para mitigar los riesgos asociados a las actividades previstas en la planeación estratégica.

4.1.2.2. Hacer seguimiento al funcionamiento del SCI para mitigar los riesgos asociados al logro de los objetivos estratégicos de la EV.

4.1.3. Funciones de la Junta Directiva u órgano que haga sus veces respecto de las actividades de control

Le corresponde a la JD u órgano que haga sus veces, cumplir con las siguientes funciones:

4.1.3.1. Hacer seguimiento al desempeño financiero y operacional de las EV.

4.1.3.2. Revisar los estados financieros junto con sus notas antes de que sean presentados a la Asamblea General de Accionistas o máximo órgano social, teniendo en cuenta los informes y recomendaciones que le presente el Comité de Auditoría.

4.1.3.3. Asegurar que la AG establezca procesos que permitan la identificación y evaluación de los cambios que puedan tener un impacto significativo en el SCI.

4.1.3.4. Reunirse con el Revisor Fiscal y el auditor interno o el funcionario que haga sus veces. Así mismo, podrá reunirse sin la presencia de la AG, cuando lo considere necesario.

4.1.4. Funciones de la Junta Directiva u órgano que haga sus veces respecto de la información y comunicación

Le corresponde a la JD u órgano que haga sus veces cumplir con las siguientes funciones:

4.1.4.1. Solicitar toda la información que estime necesaria sobre el desarrollo y desempeño de los controles internos para cumplir con sus responsabilidades.

4.1.4.2. Presentar en la Asamblea General Ordinaria de Accionistas o en la reunión ordinaria del órgano equivalente, un informe respecto del funcionamiento y evaluación del SCI durante el período inmediatamente anterior.

4.1.5. Funciones de la Junta Directiva u órgano que haga sus veces respecto de las actividades de seguimiento y monitoreo

Le corresponde a la JD u órgano que haga sus veces, cumplir con las siguientes funciones:

4.1.5.1. Autoevaluar su gestión al menos una vez al año.

4.1.5.2. Evaluar la gestión de la AG al menos una vez al año.

4.1.5.3. Definir acciones para solucionar los hallazgos producto de las autoevaluaciones y evaluaciones internas y externas.

4.1.5.4. Realizar seguimiento cada 6 meses a la gestión de riesgos y a las medidas adoptadas para su control o mitigación, o con una frecuencia mayor, si resulta procedente.

Se considera buena práctica de gobierno corporativo, la contratación de un tercero especializado para evaluar la gestión de la JD u órgano que haga sus veces.

4.2. COMITÉ DE AUDITORÍA. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>

El Comité de Auditoría debe cumplir como mínimo con las funciones y responsabilidades previstas en el presente subnumeral:

4.2.1. Funciones del Comité de Auditoría respecto del ambiente de control

Le corresponde al Comité de Auditoría cumplir con las siguientes funciones:

4.2.1.1. Aprobar los siguientes documentos y políticas:

a. Estructura, procedimientos y metodologías del SCI con líneas de responsabilidad y de rendición de cuentas.

b. Plan anual de auditoría interna.

c. Política de aseguramiento y mejora de la calidad de la auditoría interna.

4.2.1.2. Revisar y recomendar para aprobación de la JD u órgano que haga sus veces, los siguientes documentos y políticas:

a. Código de ética y conducta.

b. Política de generación y remisión de informes sobre el SCI.

c. Política de seguridad de la información.

d. Estatuto de auditoría interna.

e. Plan estratégico de tecnología.

4.2.2. Funciones del Comité de Auditoría respecto de la gestión de riesgos

Le corresponde al Comité de Auditoría cumplir con las siguientes funciones:

4.2.2.1. Presentar a la JD u órgano que haga sus veces, un informe sobre las decisiones adoptadas por el Comité de Auditoría, por lo menos cada 6 meses, o con una frecuencia mayor, si resulta procedente.

4.2.2.2. Evaluar los riesgos que puedan afectar la ejecución de la planeación estratégica y aquellos derivados de los cambios en la AG y sus impactos en el SCI y, en caso de ser necesario, recomendar las medidas que estime oportunas para mitigar dichos impactos.

4.2.2.3. Proponer a la JD u órgano que haga sus veces, controles para prevenir, detectar y responder adecuadamente a los riesgos de fraude.

4.2.3 Funciones del Comité de Auditoría respecto de las actividades de control

Le corresponde al Comité de Auditoría cumplir con las siguientes funciones:

4.2.3.1. Aprobar la metodología para definir la criticidad de los hallazgos de la auditoría interna u órgano que haga sus veces, de la revisoría fiscal y de las auditorías externas, si es el caso.

4.2.3.2. Monitorear las funciones y actividades de la auditoría interna u órgano que haga sus veces, con el objeto de verificar que mantenga su independencia y objetividad en relación con las actividades que audita, e identificar posibles limitaciones que impidan su adecuado desempeño.

4.2.3.3. Evaluar la estructura del SCI con el fin de determinar si los procedimientos diseñados protegen razonablemente los activos de la EV y de los terceros que administre o custodie.

4.2.3.4. Velar porque la preparación, presentación y revelación de la información financiera y contable se ajuste a lo dispuesto en las disposiciones vigentes y las metas de desempeño financiero definidas por la EV, verificando que existan los controles necesarios para el efecto.

4.2.3.5. Evaluar y aprobar las propuestas de la auditoría interna u órgano que haga sus veces, relativas a la contratación de auditores externos especializados.

4.2.3.6. Evaluar si el SCI asegura razonablemente el funcionamiento de los sistemas de información, su confiabilidad e integridad para la toma de decisiones, y proponer a la JD u órgano que haga sus veces, las medidas a que haya lugar para solucionar las vulnerabilidades que sean detectadas.

4.2.3.7. Evaluar los informes realizados por la auditoría interna u órgano que haga sus veces, la revisoría fiscal y los auditores externos, verificando que se hayan implementado sus sugerencias y recomendaciones.

4.2.4. Funciones del Comité de Auditoría respecto de la información y comunicación.

Le corresponde al Comité de Auditoría cumplir con las siguientes funciones:

4.2.4.1. Elaborar el informe que la JD u órgano que haga sus veces debe presentar al máximo órgano social en su reunión ordinaria respecto al funcionamiento del SCI durante el período anterior, el cual debe incluir, como mínimo, lo siguiente:

a. El proceso utilizado para la revisión de la efectividad del SCI, con mención expresa de los aspectos relacionados con la gestión de riesgos.

b. Las actividades más relevantes desarrolladas por el Comité de Auditoría.

c. Las deficiencias materiales detectadas, las recomendaciones formuladas y las medidas adoptadas, incluyendo entre otros aspectos aquellos que puedan afectar los estados financieros y el informe de gestión.

d. Las observaciones formuladas por los órganos de control y las sanciones impuestas a la EV, cuando aplique.

e. En caso de contar con un departamento de auditoría interna, la evaluación de la labor realizada por dicha área, incluyendo, entre otros aspectos, el alcance del trabajo desarrollado, la independencia de la función y los recursos asignados. En caso de que la EV no cuente con un departamento de auditoría interna debe informar las razones por las cuales no se ha considerado pertinente contar con dicho departamento.

4.2.4.2. Servir de canal de comunicación en materia de control interno entre la AG y la JD u órgano que haga sus veces.

4.2.4.3. Mantener una comunicación continua con la auditoría interna u órgano que haga sus veces, a través del presidente del Comité.

4.2.4.4. Informar a la JD u órgano que haga sus veces, cuando advierta que la EV no suministra la información requerida por las autoridades competentes y los órganos de control.

4.2.4.5. Solicitar los informes que considere convenientes para el adecuado desarrollo de sus funciones.

4.2.4.6. Presentar al máximo órgano social, por conducto de la JD u órgano que haga sus veces, los candidatos para ocupar el cargo de Revisor Fiscal, sin perjuicio del derecho de los accionistas de presentar otros candidatos. Para tal efecto, corresponde al Comité recopilar y analizar la información suministrada por cada uno de los candidatos y someter a consideración del máximo órgano social los resultados del estudio efectuado.

4.2.5. Funciones del Comité de Auditoría respecto de las actividades de seguimiento y monitoreo

Le corresponde al Comité de Auditoría cumplir con las siguientes funciones:

4.2.5.1. Evaluar de manera continua el cumplimiento de las normas y políticas que integran el ambiente de control y solicitar a la AG los informes que estime necesarios.

4.2.5.2. Hacer seguimiento al cumplimiento de las instrucciones dadas por la JD u órgano que haga sus veces, en relación con el SCI.

4.2.5.3. Monitorear el cumplimiento del plan anual de auditoría interna.

4.2.5.4. Evaluar la eficiencia de la auditoría interna u órgano que haga sus veces en términos de recursos y resultados, reportando a la JD u órgano que haga sus veces, las ineficiencias advertidas.

4.2.5.5. Revisar y evaluar los cambios del entorno de la EV y su modelo de negocio, siempre que puedan incidir en la gestión de riesgos o en el cumplimiento de sus objetivos estratégicos.

4.3. COMITÉ DE RIESGOS. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>

El Comité de Riesgos deberá cumplir con las obligaciones y responsabilidades previstas en los Capítulos XXX MGR, XXXI SIAR y/o XXXII SARE de la CBCF y las normas que los modifiquen o adicionen, sin perjuicio de las funciones adicionales que le sean asignadas por la JD u órgano que haga sus veces, en materia de SCI a través del reglamento de funcionamiento del Comité.

4.4. ALTA GERENCIA. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>

La AG debe cumplir como mínimo con las funciones y responsabilidades previstas en los siguientes subnumerales:

4.4.1. Funciones de la Alta Gerencia respecto del ambiente de control

Le corresponde a la AG cumplir con las siguientes funciones:

4.4.1.1. Someter a consideración de la JD u órgano que haga sus veces los siguientes documentos y políticas:

a. Política de recurso humano.

b. Política financiera y contable.

c. Política de información y comunicación.

d. Política de evaluaciones y autoevaluaciones.

e. Política de inducción y capacitación de miembros de JD u órgano que haga sus veces y de sus comités de apoyo.

f. Plan estratégico.

g. Presupuesto anual.

h. Reglamentos internos de los comités de apoyo.

4.4.1.2. Someter a consideración del Comité de Auditoría los siguientes documentos y políticas:

a. Estructura, procedimientos y metodologías del SCI con líneas de responsabilidad y de rendición de cuentas.

b. Código de ética y conducta.

c. Política de generación y remisión de informes sobre el SCI.

d. Política de seguridad de la información.

e. Plan estratégico de tecnología.

4.4.1.3. Establecer una cultura organizacional de control mediante la divulgación de las normas éticas y de conducta dentro de la EV y la capacitación respecto al SCI, de forma tal que el personal de todos los niveles comprenda la importancia del control interno e identifique su responsabilidad frente al mismo.

4.4.1.4. Cooperar en lo que sea requerido por la auditoría interna u órgano que haga sus veces, para el desempeño de sus funciones.

4.4.2. Funciones de la Alta Gerencia respecto de la gestión de riesgos

Le corresponde a la AG cumplir con las siguientes funciones:

4.4.2.1. Presentar a la JD u órgano que haga sus veces, los riesgos asociados a la planeación estratégica y las medidas implementadas para su mitigación.

4.4.2.2. Identificar y evaluar los cambios que impacten la gestión de riesgos de las EV, tales como cambios macroeconómicos o regulatorios, y realizar los ajustes correspondientes en el SCI para responder a estos cambios.

4.4.2.3. Monitorear la implementación y cumplimiento de las disposiciones en materia de administración de riesgos, de acuerdo con las funciones y responsabilidades previstas en el SIAR, SARE, MGR y SARLAFT y las normas que los modifiquen o adicionen.

4.4.2.4. Desarrollar mecanismos para mitigar los riesgos de fraude en las EV.

4.4.3. Funciones de la Alta Gerencia respecto de las actividades de control

Le corresponde a la AG cumplir con las siguientes funciones:

4.4.3.1. Monitorear la implementación y cumplimiento del plan estratégico.

4.4.3.2. Velar porque los responsables de las funciones de control tengan idoneidad, independencia y recursos adecuados para llevar a cabo sus funciones.

4.4.3.3. Monitorear el cumplimiento de las políticas que definen el ambiente de control, para verificar su validez y vigencia en el tiempo.

4.4.3.4. Documentar y hacer seguimiento a la implementación de los planes de acción y medidas correctivas para resolver los hallazgos identificados en las autoevaluaciones y evaluaciones internas y externas.

4.4.4. Funciones de la Alta Gerencia respecto de la información y comunicación

Le corresponde a la AG cumplir con las siguientes funciones:

4.4.4.1. Establecer mecanismos que garanticen la comunicación efectiva con las diferentes áreas de la EV para obtener de manera oportuna la información necesaria para el cumplimiento de sus funciones.

4.4.4.2. Informar a la JD u órgano que haga sus veces, así como a los comités de apoyo, sobre el funcionamiento y disponibilidad de los sistemas de información y comunicación de la EV. Para este efecto, deben establecerse los indicadores correspondientes.

4.4.4.3. Comunicar las políticas y decisiones adoptadas por la JD u órgano que haga sus veces, a los funcionarios de la EV de conformidad con sus roles y responsabilidades.

4.4.4.4. Suministrar la información requerida por los órganos de control y las autoridades competentes.

4.4.4.5. Monitorear el funcionamiento de los controles descritos en el subnumeral 3.3. del presente Capítulo, y adoptar medidas que resulten necesarias para corregir las fallas que se presenten.

4.4.4.6. Preparar y entregar con la antelación definida en su reglamento, a la JD u órgano que haga sus veces y a los diferentes órganos de gobierno, la información necesaria sobre los temas a tratar en cada reunión ordinaria o extraordinaria del respectivo órgano colegiado.

4.4.5. Funciones de la Alta Gerencia respecto de las actividades de seguimiento y monitoreo

Le corresponde a la AG cumplir con las siguientes funciones:

4.4.5.1. Verificar que se cumplan las obligaciones en materia de rendición de cuentas definidas al interior de la EV y que su cumplimiento esté documentado.

4.4.5.2. Mantener actualizados los manuales de funciones de la AG, el código de ética y el de gobierno corporativo.

4.4.5.3. Verificar el cumplimiento del marco de apetito de riesgos de la EV, de acuerdo con las disposiciones que les resulten aplicables.

4.4.5.4. Definir oportunamente los planes de acción para atender los hallazgos de las evaluaciones sobre los diferentes componentes del SCI.

4.4.5.5. Monitorear los cambios del entorno de la EV y su modelo de negocio, evaluando su incidencia en la gestión de riesgos y en el cumplimiento de sus objetivos estratégicos.

4.5. AUDITORÍA INTERNA U ÓRGANO QUE HAGA SUS VECES. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>

La auditoría interna u órgano que haga sus veces debe cumplir como mínimo con las funciones y responsabilidades previstas en los siguientes subnumerales:

4.5.1. Funciones de la Auditoría Interna u órgano que haga sus veces respecto del ambiente de control

Le corresponde a la auditoría interna u órgano que haga sus veces cumplir con las siguientes funciones:

4.5.1.1. Elaborar y someter a consideración del Comité de Auditoría los siguientes documentos:

a. Estatuto de auditoría interna.

b. Plan anual de auditoría interna.

c. Política de aseguramiento y mejora de la calidad de la auditoría interna.

4.5.1.2. Establecer los procedimientos para el ejercicio de la actividad de auditoría interna.

4.5.1.3. Determinar los recursos necesarios para el adecuado ejercicio de sus funciones y solicitarlos a la JD u órgano que haga sus veces.

4.5.2. Funciones de la Auditoría Interna u órgano que haga sus veces respecto de la gestión de riesgos

Le corresponde a la auditoría interna u órgano que haga sus veces, someter para aprobación del Comité de Auditoría las propuestas para la contratación de auditorías externas especializadas.

4.5.3. Funciones de la Auditoría Interna u órgano que haga sus veces respecto de las actividades de control

Le corresponde a la auditoría interna u órgano que haga sus veces, cumplir con las siguientes funciones:

4.5.3.1. Establecer las actividades de control al interior del área de auditoría interna que contribuyan a garantizar el cumplimiento de sus funciones.

4.5.3.2. Dar su opinión sobre la efectividad de los controles, y proponer soluciones para abordar las oportunidades de mejora identificadas, de acuerdo con lo previsto en el plan anual de auditoría.

4.5.3.3. Presentar al Comité de Auditoría los hallazgos identificados en las evaluaciones internas o externas de la EV, o del área de auditoría interna, de acuerdo con su nivel de criticidad.

4.5.3.4. Informar al Comité de Auditoría las decisiones tomadas por el área de auditoría interna que considere relevantes.

4.5.3.5. Establecer los mecanismos para garantizar la seguridad de la información del trabajo del área de auditoría interna.

4.5.3.6. Realizar seguimiento al trabajo realizado por los integrantes de su equipo, verificando que se cumplan los estándares de calidad correspondientes.

4.5.3.7. Revisar los controles adoptados por la AG para garantizar el cumplimiento de la normativa aplicable, códigos y políticas internas, de acuerdo con lo previsto en el plan anual de auditoría.

4.5.3.8. Hacer seguimiento al cumplimiento e implementación de las recomendaciones del Comité de Auditoría.

4.5.4. Funciones de la Auditoría Interna u órgano que haga sus veces respecto de la información y comunicación

Le corresponde a la auditoría interna u órgano que haga sus veces, cumplir con las siguientes funciones:

4.5.4.1. Evaluar el cumplimiento de la política de información y comunicación, de acuerdo con lo previsto en el plan anual de auditoría.

4.5.4.2. Presentar al Comité de Auditoría informes sobre su gestión, los hallazgos identificados, las recomendaciones para abordar dichos hallazgos y el cumplimiento del plan de auditoría.

4.5.4.3. Reunirse con la JD u órgano que haga sus veces, y con el Comité de Auditoría sin la presencia de la AG, cuando lo estime necesario.

4.5.4.4. Acceder a la información de la EV y entrevistar a sus funcionarios cuando lo requiera para obtener la información necesaria para el cumplimiento de sus funciones.

4.5.4.5. Presentar a la JD u órgano que haga sus veces, un informe anual de su gestión y su evaluación sobre la eficacia del SCI, de acuerdo con lo previsto en el plan anual de auditoría que contenga, como mínimo, lo siguiente:

a. Identificación de los temas, procesos, y áreas objeto del examen, el periodo y criterios de evaluación, y los responsables de la información tenida en cuenta para la elaboración del informe.

b. Descripción de los resultados de las siguientes evaluaciones:

i. Cumplimiento de la política contable y financiera.

ii. Funcionamiento del SCI.

iii. Calidad de los sistemas establecidos para garantizar el cumplimiento de las disposiciones normativas aplicables y las políticas establecidas por la EV.

iv. Análisis de la estructura organizacional de la EV.

c. Resultados de la evaluación realizada respecto del funcionamiento y efectividad del SCI y el sistema de administración de riesgos.

d. Descripción del procedimiento para obtener las evidencias, indicando el soporte técnico de sus conclusiones.

e. Limitaciones encontradas en la realización de las evaluaciones o en el acceso a información u otros eventos que hayan afectado el resultado de las pruebas realizadas y las conclusiones.

f. Recomendaciones formuladas sobre deficiencias materiales detectadas, mencionando los criterios generales que se tuvieron en cuenta para determinar su importancia.

g. Resultados del seguimiento a la implementación de las recomendaciones formuladas en informes anteriores.

h. Identificación y firma de las personas que elaboraron el informe, ciudad y fecha de elaboración.

4.5.5. Funciones de la Auditoría Interna u órgano que haga sus veces respecto de las actividades de seguimiento y monitoreo.

Le corresponde a la auditoría interna u órgano que haga sus veces cumplir con las siguientes funciones:

4.5.5.1. Evaluar la efectividad del SCI en las áreas y procesos de las EV, teniendo en cuenta las políticas definidas por la JD u órgano que haga sus veces.

4.5.5.2. Evaluar el cumplimiento de las recomendaciones de la JD u órgano que haga sus veces, los comités de apoyo y la Revisoría Fiscal, con el fin de verificar si fueron implementadas bajo la dirección de la AG.

4.5.5.3. Evaluar el funcionamiento de los controles establecidos por la EV, de acuerdo con lo previsto en el plan de auditoría interna.

4.5.5.4. Evaluar las actividades tercerizadas por la EV, verificando que se cumplan las disposiciones aplicables y los lineamientos internos en esta materia, de acuerdo con lo previsto en el plan anual de auditoría.

4.5.5.5. Verificar que las decisiones adoptadas por los órganos de gobierno atiendan lo previsto en las disposiciones normativas y en los lineamientos internos aplicables.

4.5.5.6. Hacer las recomendaciones a las áreas competentes para mejorar el proceso de gobierno corporativo.

4.5.5.7. Dar su opinión en las investigaciones que se adelanten al interior de la EV cuando sea solicitada en asuntos relativos a posibles conflictos de interés.

5. MODELO DE LAS TRES LÍNEAS. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>

El modelo de las tres líneas propuesto por el IIA promueve la creación de estructuras de gobierno y procesos que contribuyen a la materialización de los objetivos estratégicos de las EV y facilitan la gestión de los riesgos.

Las EV deben tener en cuenta el referido modelo en la asignación de funciones a todo su personal y en la definición de las líneas de rendición de cuentas.

5.1. ASIGNACIÓN DE FUNCIONES. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>

Independientemente de la estructura que defina cada EV para el diseño de su SCI, las EV deben asignar responsabilidades a su personal, teniendo en cuenta las funciones generales que establece el modelo de las tres líneas, de tal manera que se definan claramente los roles y responsabilidades de cada una de ellas, así como la forma en que se interrelacionan, conforme se establece a continuación:

5.1.1. Primera línea

Las EV deben contar con funcionarios encargados de identificar los riesgos asociados a las actividades que ejecuta la EV en el desarrollo de su operación e implementar los controles necesarios.

5.1.2. Segunda Línea

Las EV deben contar con funcionarios encargados de evaluar la gestión de riesgos, apoyar la identificación de los controles para la mitigación de los riesgos, verificar la correcta aplicación de los controles y aportar su conocimiento especializado para el direccionamiento de la EV.

5.1.3. Tercera Línea

Las EV deben contar con funcionarios encargados de ejecutar actividades de aseguramiento y asesoría independiente. En aquellas EV que cuenten con un área de auditoría interna u órgano que haga sus veces, las funciones de tercera línea serán desempeñadas por esta área, de acuerdo con lo previsto en el subnumeral 4.5. del presente Capítulo.

5.2. LÍNEAS DE RENDICIÓN DE CUENTAS. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>

Las EV deben definir líneas de rendición de cuentas internas y externas, entendidas como las instancias y los canales a través de los cuales se informa el cumplimiento de las funciones de control interno. En ese sentido, tanto la primera como la segunda línea responden por la observancia de sus responsabilidades ante la AG. Por su parte, la tercera línea debe responder por la observancia de sus responsabilidades ante la JD u órgano que haga sus veces y ante el Comité de Auditoría.

CAPÍTULO V.

BIENES E INVERSIONES DE LAS ENTIDADES VIGILADAS.

1. INVERSIONES EN BIENES INMUEBLES Y DEMÁS ACTIVOS FIJOS.

Las disposiciones legales que regulan la actividad de las instituciones vigiladas las facultan para adquirir y mantener bienes raíces donde estén construidos, o se vayan a construir, los edificios necesarios para el acomodo de sus negocios, así como en los eventos contemplados en el numeral 6 del art. 110 del EOSF; es decir, cuando le sean traspasados inmuebles en pago de deudas previamente contraídas en el curso de sus negocios, cuando no exista otro procedimiento razonable para su cancelación, y los que le sean adjudicados en subasta pública, por razón de hipotecas constituidas a su favor.

Así mismo, dichos bienes normalmente requieren de inversiones que tienen por finalidad procurar, según el caso, su construcción, remodelación, adecuación y dotación, aspectos todos estos enderezados a la mejor prestación de los servicios que hacen parte de su objeto social.

<Inciso eliminado por la Circular 33 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

1.1. INVERSIONES EN ADQUISICIÓN Y CONSTRUCCIÓN DE INMUEBLES Y OTROS ACTIVOS FIJOS. <Numeral modificado y renumerado por la Circular 33 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

1.1.1. RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN GENERAL.  <Numeral modificado por la Circular 33 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Las instituciones vigiladas se entienden autorizadas para efectuar inversiones en la construcción y adquisición de bienes inmuebles, así como en la adquisición de otros activos fijos, siempre que los mismos no superen en ningún momento el valor equivalente al 100% del patrimonio de la respectiva institución, sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales.

Para efectos de lo anteriormente dispuesto, se computarán, los siguientes rubros del Catálogo Único de Información Financiera con Fines de Supervisión – Catálogo:

170300  Operaciones Discontinuadas

170400  Activos no Corrientes Mantenidos para Distribuir a los Propietarios

170500  Otros Activos no Corrientes Mantenidos para la Venta

177515  Operaciones Discontinuadas –Deterioro (menos)

177520  Activos no Corrientes Mantenidos para Distribuir a los Propietarios – Deterioro (menos)

177525  Otros Activos no Corrientes Mantenidos para la Venta - Deterioro (menos)

180100  Propiedad, Planta y Equipo

180160  Revaluación Propiedad, Planta y Equipo (menos)

181800  Mejoras en Propiedades Ajenas

182000  Propiedades Planta y Equipo No Explotados

182096  Revaluación de Propiedades, Planta y Equipo No Explotados (menos)

182200  Otras Propiedades y Equipo

182296  Revaluación de Otras Propiedades y Equipo (menos)

182300  Construcciones en Curso

182400  Bienes Terminados

182700  Propiedades de Inversión

182800  Activos Biológicos

190500  Importaciones en Curso

194000  Bienes de Arte y Cultura

194500  Bienes Entregados a Terceros

195510  Activos Adquiridos

195700  Especies Valoradas

En todo caso, la SFC puede, en cualquier tiempo, exigir a las entidades vigiladas, cuando lo considere necesario, que sometan al régimen de autorización previa todas las adquisiciones y construcciones de bienes inmuebles y otros activos fijos que pretendan realizar, por razón de su situación financiera, por el incumplimiento reiterado de disposiciones legales, o por otra circunstancia atendible.

1.1.2. 1.2.2 Régimen de autorización previa

En cualquiera de los siguientes supuestos, se requiere obtener la previa autorización de la SFC para efectuar adquisiciones o construcciones de inmuebles u otros activos fijos:

1.1.2.1. 1.2.2.1 Tratándose de entidades sometidas a vigilancia especial o que se encuentren adelantando programas de recuperación, saneamiento o adecuación de capital, la SFC debe determinar, en cada caso, si necesitan obtener, de manera individual y previa, autorización para adquirir o construir inmuebles u otros activos fijos.

<Subnumeral 1.2.2.2. eliminado por la Circular 33 de 2017>

1.1.2.2 1.2.2.3. Cuando la operación se vaya a celebrar con miembros de junta directiva, otros administradores, el revisor fiscal, accionistas que posean el 5% o más del capital, así como con el cónyuge o con parientes de cualquiera de éstos dentro del 2o. grado de consanguinidad, 1o. de afinidad o único civil, o con sociedades vinculadas a la institución financiera o de las que sean socios las personas antes relacionadas, siempre que en este último caso posean, conjunta o separadamente más del 20% por ciento del capital.

1.1.2.3 1.2.2.4. Cuando se trate de inversiones en construcción de inmuebles, y en el proyecto correspondiente se prevea la posibilidad de enajenar a terceros alguna o algunas de las unidades resultantes.

1.1.2.4. <Subnumeral modificado por la Circular 33 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando la entidad no hubiere cumplido, durante los 3 meses anteriores al de la realización de la inversión proyectada cualquiera de los controles de ley que le resulten aplicables., las disposiciones legales relativas a la relación de activos ponderados por nivel de riesgo frente a patrimonio técnico, capital mínimo, margen de endeudamiento, relación de inversiones en filiales y activos fijos a capital y reservas patrimoniales, relación entre mercancías depositadas con certificado de prenda y capital pagado, y reserva legal y margen de solvencia según el caso.

1.2.2.6. <Subnumeral eliminado por la Circular 33 de 2017>

1.2. INFORMACIÓN A REMITIR. <1.3>

En el evento en que, de conformidad con lo establecido en esta Circular, resulte necesario obtener la autorización previa de la SFC, las solicitudes respectivas deben presentarse acompañadas de la documentación contenida en la lista de chequeo identificada con el código M-LC-AUT-023, definida por esta Superintendencia.

1.3. INVERSIONES EN MEJORAS DE INMUEBLES DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE CRÉDITO. <Numeral adicionado por la Circular 33 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Los establecimientos podrán, como operación complementaria de su objeto social, realizar mejoras o finalizar proyectos de construcción sobre bienes inmuebles que hubieren recibido o se les hubiere adjudicado por el pago de deudas previamente contraídas en el curso de sus negocios de acuerdo con las reglas establecidas en el art. 2.1.11.1.1 del Decreto 2555.

1.4. OTRAS DISPOSICIONES. <Numeral modificado por la Circular 33 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

De acuerdo con lo previsto en el art. 100 del Decreto 2150 de 1995, (Decreto antitrámites) las entidades vigiladas se entienden autorizadas para realizar mejoras en inmuebles. Sin embargo, en aquellos casos en los cuales el valor de la operación exceda el 50% del patrimonio técnico o cuando los activos de la entidad superen el 100% de dicho patrimonio, éstas deben remitir un informe junto con transmisión de la información del Catálogo Único de Información Financiera con Fines de Supervisión – Catálogo y de los estados financieros correspondientes al período o períodos durante los cuales ocurrió el exceso.

2. INVERSIONES DE CAPITAL.

De acuerdo con lo dispuesto en el art. 110, numeral 1 del EOSF, las entidades financieras y de capitalización sólo pueden participar en el capital de otras sociedades cuando para el efecto hayan sido autorizadas por normas de carácter general.

<Inciso modificado por la Circular 33 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Por su parte, de conformidad con el art. 2.17.2.4.2.1. del Decreto 1068 de 2015 las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC pueden realizar inversiones de capital en el exterior, de conformidad con lo establecido en el EOSF.

Para tal efecto, las entidades deben remitir la documentación establecida en la lista de chequeo identificada con el código M-LC-AUT-023, definida por esta Superintendencia, a fin de obtener la correspondiente autorización.

2.1. INVERSIONES ENTRE ESTABLECIMIENTOS DE CRÉDITO.

En el entendido que los establecimientos de crédito comprenden a los establecimientos bancarios, corporaciones financieras, compañías de financiamiento y cooperativas financieras, el art. 2. numeral 7 del EOSF autoriza a este tipo de instituciones la posibilidad de adquirir y conservar acciones y bonos obligatoriamente convertibles en acciones emitidos por otros establecimientos de crédito, siempre que no adquiera el carácter de beneficiario real de acciones o bonos obligatoriamente convertibles en acciones emitidos por otra entidad de la misma clase; es decir, que es viable la inversión de un banco en una compañía de financiamiento y viceversa, o de una corporación financiera en un establecimiento bancario y al contrario; en tanto no es posible la inversión realizada de un banco en otro banco.

2.2. INVERSIONES EN SOCIEDADES DE SERVICIOS FINANCIEROS Y SOCIEDADES COMISIONISTAS DE BOLSA DE VALORES Y  SOCIEDADES ESPECIALIZADAS EN DEPÓSITOS Y PAGOS ELECTRÓNICOS.

<Inciso modificado por la Circular 33 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Consecuente con el mismo régimen, el EOSF autoriza a los bancos, corporaciones financieras, compañías de financiamiento, cooperativas financieras, organismos cooperativos de grado superior, compañías de seguros de vida y generales, reaseguros y a las cooperativas de seguros, según su propio régimen de inversiones, a que participen en el capital de sociedades comisionistas de bolsa, en el de las sociedades de servicios financieros: sociedades fiduciarias, almacenes generales de depósito y sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías, las sociedades de intermediación cambiaria y de servicios financieros especiales y las sociedades especializadas en depósitos y pagos electrónicos.

Por su parte, las sociedades fiduciarias están autorizadas para participar en el capital de sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías; bolsas de valores y sociedades comisionistas de estas bolsas, y bolsas de futuros y opciones y sociedades comisionistas de estas bolsas, siempre que lo hagan con sus propios recursos.

2.3. INVERSIÓN EN SOCIEDADES DE SERVICIOS TÉCNICOS O ADMINISTRATIVOS.

<Inciso modificado por la Circular 39 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Con arreglo a lo previsto en el art. 110, numeral 2 del EOSF, los establecimientos de crédito, las sociedades de servicios financieros y las sociedades de capitalización tienen la facultad de invertir en acciones de sociedades anónimas cuyo objeto exclusivo consista en la prestación de servicios técnicos o administrativos necesarios para el giro ordinario de los negocios de dichas instituciones. Dado que el régimen de negociación de acciones de las sociedades de servicios técnicos o administrativos que estén sujetas a inspección, vigilancia y control por la SFC está contenido en el Art. 88 del EOSF y conforme el parágrafo 2º del núm. 2 del artículo 110 del EOSF, a este tipo de entidades no le son aplicables los límites de inversiones de los que trata el literal c. del numeral 1 del Art. 119 del EOSF.

<Inciso modificado por la Circular 33 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> De otra parte y hasta tanto el Gobierno Nacional disponga otra cosa, se entienden como empresas de servicios técnicos o administrativos, para los efectos aludidos, además de las señaladas en la Resolución No. 0775 del 6 de marzo de 1991, expedida por la entonces Superintendencia Bancaria las sociedades anónimas que contemplen dentro de su objeto social una cualquiera de las siguientes actividades:

2.3.1. Empresas de seguridad: Vigilancia privada de inmuebles, muebles o personas; transporte, almacenamiento, manipulación y custodia de todo tipo de valores; impresión de documentos de seguridad tales como cheques, bonos y acciones.

2.3.2. Empresas de administración de depósitos de valores y servicios conexos: Administración de depósitos centralizados de valores, de sistemas de compensación y de información centralizada de operaciones en el mercado de valores.

2.3.3. Empresas de servicios de cobranza: Administración y cobro extrajudicial o judicial de cartera.

2.3.4. Empresas de sistemas y servicios de informática: Programación de computadores, comercialización de programas; representación de compañías nacionales o extranjeras productoras o comercializadoras de programas; organización, conexión y administración de redes de cajeros automáticos para la realización de transacciones u operaciones; procesamiento de datos y manejo de información de equipos propios o ajenos para la elaboración de la contabilidad; creación y organización de los archivos y la realización de cálculos, estadísticas e informes en general; así como comunicación y transferencia electrónica de datos.

2.3.5. Sociedades titularizadoras de activos hipotecarios y no hipotecarios: Los establecimientos de crédito, las sociedades de servicios financieros y las sociedades de capitalización pueden poseer acciones en este tipo de sociedades, de acuerdo con los arts. 2.21.2.1.1 y 2.26.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010.

2.3.6. Operadores de bases de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países: Los establecimientos de crédito, las sociedades de servicios financieros y las sociedades de capitalización pueden poseer acciones en estas sociedades, de conformidad con el art. 2.26.1.3.1 del Decreto 2555 de 2010.

2.3.7. Sociedades administradoras de sistemas de compensación y liquidación de divisas: Los establecimientos de crédito, las sociedades comisionistas de bolsa y las bolsas de valores se encuentran autorizados para invertir en este tipo de sociedades, de conformidad con el art. 2.27.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010.

2.3.8 <Numeral modificado por la Circular 5 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Sociedades creadas para la prestación de servicios de corresponsales: El art. 2.7.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010 autoriza a los establecimientos de crédito a invertir en sociedades de servicios técnicos y administrativos cuyo objeto social consista en la prestación de los servicios de corresponsales, incluido el procesamiento, transmisión, registro y demás gestión de los datos relacionados con dichas actividades, siempre y cuando tales sociedades no comprendan dentro de su objeto social actividades diferentes a las permitidas a las sociedades de servicios técnicos y administrativos.

2.3.9. Sociedades creadas para la prestación de servicios de corresponsales: El art. 2.7.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010 autoriza a los establecimientos de crédito a invertir en sociedades de servicios técnicos y administrativos cuyo objeto social consista en la prestación de los servicios de corresponsales, incluido el procesamiento, transmisión, registro y demás gestión de los datos relacionados con dichas actividades, siempre y cuando tales sociedades no comprendan dentro de su objeto social actividades diferentes a las permitidas a las sociedades de servicios técnicos y administrativos.

2.4. INVERSIONES EN PROVEEDORES DE INFRAESTRUCTURA DEL MERCADO DE VALORES.

Acorde con las autorizaciones otorgadas por la ley en algunos casos, y por el Gobierno Nacional en otros, las entidades vigiladas por la SFC pueden realizar inversiones en el capital en los denominados proveedores de infraestructura, en tanto se sujeten a las siguientes reglas:

2.4.1. Bolsas de valores: El art. 110, numeral 8 del EOSF faculta de manera general a las entidades vigiladas por la SFC para poseer acciones y bonos obligatoriamente convertibles en acciones de las bolsas de valores.

2.4.2. Bolsas de futuros, opciones y otros derivados: El art. 61 de la Ley 510 de 1999 establece que, de acuerdo con su régimen legal, las bolsas de valores, las bolsas de productos agropecuarios, las sociedades comisionistas de bolsas de valores y los intermediarios de las bolsas de productos agropecuarios, las sociedades comisionistas independientes de valores, los establecimientos de crédito, las entidades aseguradoras y las sociedades fiduciarias pueden participar en el capital de bolsas de futuros, opciones y otros instrumentos derivados, y en el de las sociedades que realicen la compensación y liquidación de estos contratos.

2.4.3. Cámara de riesgo central de contraparte: El art. 16 de la Ley 964 de 2005 contempla que los intermediarios de valores, los establecimientos de crédito, las compañías de seguros, las sociedades de servicios financieros, las sociedades de capitalización, las sociedades administradoras de sistemas de negociación, las bolsas de valores, las bolsas de productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities, los intermediarios de estas últimas y los depósitos centralizados de valores pueden participar en el capital de las Cámaras de Riesgo Central de Contraparte.

2.4.4. Sociedades administradoras de sistemas de negociación de valores o de registro de operaciones sobre valores: El art. 67 de la citada Ley 964 autoriza para invertir en este tipo de sociedades a los intermediarios de valores; los establecimientos de crédito; las sociedades de servicios financieros; las compañías de seguros; las sociedades de capitalización; las bolsas de valores; las bolsas de productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities; los intermediarios de estas últimas, y los depósitos centralizados de valores.

2.4.5. Proveedores de precios para valoración: El art. 2.16.1.2.7 del Decreto 2555 de 2010 establece que las entidades vigiladas por la SFC pueden participar del capital de los proveedores de precios.

2.4.6. Organismos de autorregulación: El art. 11.4.2.1.1 del Decreto 2555 de 2010 establece que los intermediarios de valores, las bolsas de valores, las organizaciones gremiales o profesionales, las asociaciones, las sociedades administradoras de sistemas de negociación y las entidades que administran sistemas de registro pueden realizar contribuciones o aportes de capital en organismos de autorregulación, aun cuando no se constituyan como sociedades anónimas.

2.5. INVERSIONES REALIZADAS POR LAS SOCIEDADES COMISIONISTAS DE BOLSA Y BOLSAS DE VALORES.

De conformidad con el art. 7 del Decreto 2016 de 1992, las bolsas de valores y las sociedades comisionistas de bolsa pueden realizar todas aquellas inversiones que guarden relación directa con su objeto social. Lo anterior, sin perjuicio de las disposiciones legales especiales.

<Inciso adicionado por la Circular 14 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> El realizar en forma habitual préstamos a los socios o a terceros no guarda relación directa con el objeto social de las bolsas de valores y de las sociedades comisionistas. En tal sentido, las operaciones de préstamos a los accionistas solo pueden realizarse con sujeción a las siguientes reglas:

2.5.1. No se pueden acordar plazos superiores a 1 mes sin que proceda la prórroga o un nuevo crédito al mismo deudor durante los 4 meses siguientes.

2.5.2. No se pueden comprometer sumas superiores al 10% del capital pagado y reservas de la sociedad, excluido el costo de adquisición del puesto en bolsa y sin que, en todo caso, las acreencias frente a la totalidad de los accionistas exceda el 30% de la suma expresada cualquiera que sea el concepto del préstamo.

2.5.3. Se deben abstener de concertar renovaciones, refinanciaciones o cualquier otra modalidad de crédito que implique una prórroga o cambio en las condiciones financieras de la obligación.

<Inciso modificado por la Circular 23 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Así mismo, las operaciones de préstamo a empleados pueden realizarse, siempre que se atiendan las políticas aprobadas por la junta directiva para la celebración de estas operaciones, las cuales deben contemplar como mínimo: (i) la destinación de los recursos que se desembolsen, teniendo en consideración que tales recursos no podrán emplearse para la celebración de operaciones de intermediación de valores, (ii) montos máximos de desembolso por empleado, y (iii) gestión de situaciones generadoras de conflictos de interés.

Por otra parte,  las inversiones de capital que pretendan realizar las sociedades comisionistas de bolsa y bolsas de valores  en otras sociedades o entidades, requieren de la autorización de la SFC.

Tratándose de bienes inmuebles la inversión será procedente cuando tenga como finalidad la utilización del bien para el funcionamiento de la entidad.

2.6. INVERSIONES REALIZADAS POR BOLSAS DE BIENES Y PRODUCTOS AGROPECUARIOS, AGROINDUSTRIALES O DE OTROS COMMODITIES.

De acuerdo con el art. 2.11.4.3.1 del Decreto 2555 de 2010, las bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities, sus miembros y los organismos de compensación y liquidación sólo pueden realizar aquellas inversiones que guarden relación directa con su objeto social.

2.7. LÍMITE A LAS INVERSIONES DE CAPITAL REALIZADAS POR LOS ESTABLECIMIENTOS DE CRÉDITO.

De acuerdo con lo dispuesto en el art. 119, numeral 1, literal b. del EOSF, la totalidad de las inversiones en sociedades filiales y demás inversiones de capital autorizadas, diferentes de aquellas que efectúen los establecimientos en cumplimiento de disposiciones legales, no puede exceder en todo caso del 100% de la suma del capital, reservas patrimoniales y la cuenta de revalorización de patrimonio del respectivo banco, corporación o compañía de financiamiento, excluidos los activos fijos sin valorizaciones y descontadas las pérdidas acumuladas.

Así mismo, establece el literal c. de la citada disposición que la participación en el capital de sociedades filiales o sociedades comisionistas de bolsa no puede ser inferior al 51% de las acciones suscritas, ya sea directamente o con el concurso de otras sociedades vinculadas a la matriz, salvo que se trate de aquellas que se organicen como almacenes generales de depósito, en cuyo caso tal participación puede ser inferior.

Igualmente, no aplica el límite antes señalado cuando las filiales se constituyan entre varias bolsas de valores, comisionistas de bolsa o entidades sometidas al control y vigilancia de la SFC, de conformidad con el parágrafo 2, numeral 2, del art. 110 del EOSF.

En tal sentido, las inversiones de capital que realicen los establecimientos de crédito deben adecuarse al límite antes indicado, siguiendo al efecto las siguientes instrucciones:

2.7.1. Base de liquidación del límite de inversiones

2.7.1.1. Rubros que integran la base: Los rubros que deben incluirse para determinar el correcto cómputo del capital y las reservas patrimoniales, son los siguientes:

<Texto modificado por la Circular 33 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

213026   Bonos Obligatoriamente Convertibles en Acciones (1)

224526   Bonos Obligatoriamente Convertibles en Acciones (1)

310500   Capital Suscrito y Pagado

311000   Acciones, Cuotas o Partes de Interés Social Propias Readquiridas (menos)

311500   Aportes Sociales

312000   Capital Mínimo e Irreductible - Sección de ahorros

320000   Reservas

380500   Prima en Colocación de Acciones

391000   Pérdidas Acumuladas de Ejercicios Anteriores (menos)

392000   Pérdida del Ejercicio (menos)

393010   Pérdida Acumulada Proceso de Convergencia (menos)

810100   Capital Garantía

(1) Los bonos obligatoriamente convertibles en acciones sólo computan en cuanto en su emisión hayan concurrido las condiciones previstas en el art. 86 del EOSF.

<Inciso eliminado por la Circular 33 de 2017>

2.7.1.2. Rubros que se deducen de la base <Subnumeral modificado por la Circular 33 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

De conformidad con el art. 119, numeral 1, literal b., del EOSF los activos fijos sin valorizaciones deben deducirse de la sumatoria del capital y reservas patrimoniales de la respectiva entidad. En consecuencia, a continuación se señalan las cuentas del Catálogo, cuyo valor debe deducirse de la base de la suma del capital, reservas patrimoniales y la cuenta de revalorización del patrimonio de la respectiva entidad:

170300  Operaciones Discontinuadas

170400  Activos no Corrientes Mantenidos para Distribuir a los Propietarios

170500  Otros Activos no Corrientes Mantenidos para la Venta

177515  Operaciones Discontinuadas –Deterioro (menos)

177520  Activos no Corrientes Mantenidos para Distribuir a los Propietarios – Deterioro (menos)

177525  Otros Activos no Corrientes Mantenidos para la Venta - Deterioro (menos)

180100  Propiedad, Planta y Equipo

180160  Revaluación Propiedad, Planta y Equipo (menos)

181800  Mejoras en Propiedades Ajenas

182000  Propiedades Planta y Equipo No Explotados

182096  Revaluación de Propiedades, Planta y Equipo No Explotados (menos)

182200  Otras Propiedades y Equipo

182296  Revaluación de Otras Propiedades y Equipo (menos)

182300  Construcciones en Curso

182400  Bienes Terminados

182700  Propiedades de Inversión

182895  Otros

190500  Importaciones en Curso

194000  Bienes de Arte y Cultura

194500  Bienes Entregados a Terceros

195510  Activos Adquiridos

195700  Especies Valoradas

2.7.2. Inversiones computables: Las inversiones de capital autorizadas a las entidades financieras, diferentes de aquellas que tengan el carácter de obligatorias, conforman las inversiones a comparar con la base patrimonial prevista en el subnumeral 2.7.1. del presente Capítulo.

Para efectos del límite previsto en el art. 119, numeral 1, literal b. del EOSF, las inversiones de capital autorizadas para cada tipo de establecimiento de crédito computan por su costo de adquisición.

Para tal fin, los establecimientos de crédito que realicen inversiones de capital que computen dentro del límite previsto en el art. 119, numeral 1, literal b. del EOSF deben informar, en cada oportunidad y mediante relación suscrita por el representante legal, el nombre de la sociedad receptora de la inversión, el costo de adquisición, el número de acciones o cuotas partes de interés social adquiridos y la fecha de realización de la inversión.

2.7.3. Inversiones excluidas del cómputo: Debe entenderse que las inversiones de capital que no se computan para determinar esta sumatoria, son aquellas que las entidades están obligadas a realizar en cumplimiento de una norma. Las inversiones a excluir son las siguientes:

2.7.3.1. Bancos: Aportes efectuados por el Banco Agrario en su calidad de integrante del Sistema Nacional de Crédito Agropecuario, en forma proporcional al monto de sus aportes en FINAGRO, de acuerdo con lo dispuesto en los arts. 229 del EOSF y 1 del Decreto 1313 de 1990.

2.7.3.2. Corporaciones Financieras: Aún cuando las corporaciones financieras se encuentran habilitadas para realizar inversiones de capital en empresas del sector real, las mismas no computan para efectos de dar cumplimiento al límite previsto en el presente numeral.

2.8. LÍMITE A LAS INVERSIONES DE CAPITAL REALIZADAS POR LAS SOCIEDADES DE SERVICIOS FINANCIEROS.

2.8.1. Sociedades fiduciarias: De acuerdo con lo previsto en el art. 147 del EOSF, las sociedades fiduciarias pueden participar en el capital de sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías; bolsas de valores y sociedades comisionistas de estas bolsas, y bolsas de futuros y opciones y sociedades comisionistas de estas bolsas, sujetándose a las reglas de los numerales 1, 2 y 3 del art. 119 del EOSF. No obstante, dichas inversiones no tienen que adecuarse al límite establecido en el art. 119, literal c. del EOSF, siempre que menos del 90% del capital de la sociedad administradora de fondos de pensiones y cesantía o de la sociedad comisionista de bolsa pertenezca en forma conjunta a varias sociedades fiduciarias.

2.8.2. Almacenes Generales de Depósito: De acuerdo con lo previsto en el art. 35, numeral 2 del EOSF, se encuentran autorizados para poseer acciones en sociedades de transporte de carga, portuarias, operadoras portuarias, terminales de carga, comercializadoras, de agenciamiento de carga o de agenciamiento marítimo, siempre y cuando estas sociedades tengan por objeto exclusivo la realización de una cualquiera o varias de las actividades antes señaladas. El total de tales inversiones no puede exceder del 50% del patrimonio técnico del respectivo almacén general de depósito y su realización requiere de la aprobación previa de esta Superintendencia.

Para tal efecto, el AGD debe presentar, en cada caso, solicitud previa y por escrito, anexando copia del acta de la junta directiva de la entidad en la cual se imparta la autorización respectiva. La citada acta debe contener las razones fundamentales que determinaron la decisión adoptada y anexarse copia de los estatutos sociales o del proyecto de estatutos de la sociedad receptora de la inversión, a efectos de poder verificar que su objeto se ajuste a las autorizaciones legales. La Superintendencia, si lo estima necesario, puede solicitar la información adicional o el cumplimiento de los requisitos que estime pertinentes.  

En todo caso, no les es dable a los AGD realizar inversiones en sociedades de intermediación aduanera, por cuanto no están contempladas en el régimen de autorización permitido.

2.9. RESTRICCIONES A LAS INVERSIONES REALIZADAS POR FILIALES DE SERVICIOS FINANCIEROS.

De conformidad con el numeral 2 del art. 119 del EOSF, las sociedades de servicios financieros, filiales de establecimientos de crédito, no pueden realizar inversiones:

2.9.1. En sociedades o asociaciones de cualquier naturaleza, salvo que se trate de sociedades de servicios técnicos o administrativos, o acciones en bienes recibidos en dación en pago. En este último caso se tienen en cuenta las reglas previstas en el art. 110, numeral 7 del EOSF.

Sin embargo, las sociedades comisionistas de bolsa, las sociedades fiduciarias y las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía pueden adquirir acciones de conformidad con las normas que rigen su actividad.

2.9.2. En acciones de la matriz o subordinadas de ésta.

2.10. LÍMITES A LAS INVERSIONES EN SOCIEDADES DE SERVICIOS FINANCIEROS Y SOCIEDADES COMISIONISTAS DE BOLSA REALIZADAS POR LAS ENTIDADES ASEGURADORAS.

De acuerdo con lo previsto en el art. 187, numeral 3 del EOSF, las entidades aseguradoras no están sujetas al límite de inversión de sociedades de servicios financieros establecido en el art. 119, literal b. del EOSF, sino a los límites previstos en el numeral 2 del art. 187 ibídem, relacionado al régimen de inversiones de las aseguradoras.

2.11. LÍMITES A LAS INVERSIONES REALIZADAS POR PARTE DE LAS SOCIEDADES DE SERVICIOS TÉCNICOS O ADMINISTRATIVOS.

Las sociedades de servicios técnicos o administrativos deben aplicar las limitaciones contempladas en los literales a. y b. del numeral 2 del art. 119 del EOSF, según remisión expresa.

En tal virtud, estas sociedades no pueden participar en el capital de otras sociedades o asociaciones, cualquiera que sea su naturaleza, como tampoco adquirir acciones de la matriz o de las subordinadas de ésta.

2.12. LÍMITES A LAS INVERSIONES REALIZADAS EN PROVEEDORES DE INFRAESTRUCTURA.

2.12.1. Bolsas de valores: Las entidades vigiladas por la SFC se encuentran facultadas para poseer acciones y bonos obligatoriamente convertibles en acciones, de conformidad con el art. 110, numeral 8 del EOSF.

2.12.2. Bolsas de futuros, opciones y otros derivados: El art. 61 de la Ley 510 de 1999 establece que, de acuerdo con su régimen legal, las bolsas de valores, las bolsas de productos agropecuarios, las sociedades comisionistas de bolsas de valores y los intermediarios de las bolsas de productos agropecuarios, las sociedades comisionistas independientes de valores, los establecimientos de crédito, las entidades aseguradoras y las sociedades fiduciarias pueden participar en el capital de bolsas de futuros, opciones y otros instrumentos derivados y en el de las sociedades que realicen la compensación y liquidación de estos contratos.

2.12.3. Bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities: De conformidad con el parágrafo 3º del art. 71 de la Ley 964 de 2005, ninguna persona puede ser beneficiario real de un número de acciones que representen más del 10% de las acciones en circulación de las bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities.

2.12.4. Cámara de riesgo central de contraparte: De conformidad con el art. 16 de la citada Ley 964 de 2005, ninguna persona puede ser beneficiario real de un número de acciones que representen más del 10% del capital social de una cámara de riesgo central de contraparte, a menos que el Gobierno Nacional defina casos de excepción.

No obstante el límite antes señalado, el Gobierno Nacional en ejercicio de sus facultades legales señaló en el parágrafo 1º del art. 2.13.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010 que las bolsas de valores, los sistemas de negociación de valores, las bolsas de futuros y opciones, las bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities, los depósitos centralizados de valores y las sociedades administradoras de sistemas de intercambio comerciales del mercado mayorista de energía eléctrica, pueden tener la calidad de beneficiario real de un número de acciones superior al 10% y máximo hasta el 30% del capital social de una cámara de riesgo central de contraparte.

2.12.5. Sociedades administradoras de sistemas de negociación de valores o de registro de operaciones sobre valores: El parágrafo del art. 2.15.1.2.2 del mencionado Decreto 2555 consagra una limitación en el sentido que nadie puede ser beneficiario real de un número de acciones que represente más del 30% del capital social de este tipo de sociedades, a menos que se trate de bolsas de valores; bolsas de futuros y opciones; bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities; depósitos centralizados de valores; sociedades administradoras de sistemas de intercambios comerciales del mercado mayorista de energía eléctrica; organismos de autorregulación, y sociedades extranjeras cuyo objeto sea desarrollar la administración de bolsas de valores, de sistemas de negociación de valores o de sistemas de registro de operaciones sobre valores y sean reconocidas internacionalmente por ello, pueden tener la calidad de beneficiario real de un número de acciones equivalente al 100% del capital social del administrador de los sistemas de negociación de valores o de los sistemas de registro de operaciones sobre valores.

Para que una sociedad extranjera pueda ser considerada como internacionalmente reconocida por administrar bolsas de valores, sistemas de negociación de valores o sistemas de registro de operaciones sobre valores debe acreditar que cuenta con experiencia igual o superior a 5 años administrando en el exterior bolsas de valores, sistemas de negociación de valores o sistemas de registro de operaciones sobre valores, o quien haga sus veces de acuerdo con su respectiva jurisdicción. La anterior experiencia se puede demostrar directamente o por conducto de sus entidades vinculadas o por su beneficiario real, siempre y cuando los respectivos sistemas cuya administración se invoca se encuentren bajo la supervisión de una autoridad con funciones públicas o de un ente con funciones de autorregulación, según corresponda en su jurisdicción aplicable.

También se consideran sociedades internacionalmente reconocidas por administrar bolsas de valores, sistemas de negociación de valores o sistemas de registro de operaciones sobre valores, o quien haga sus veces de acuerdo con su respectiva jurisdicción, a los miembros de la Federación Mundial de Bolsas de Valores (WFE por sus siglas en idioma inglés).

Para los efectos de los limites aquí señalados, quien pretenda ser titular de más del treinta por ciento 30% de las acciones de estas sociedades, es responsable de acreditar ante la SFC el cumplimiento de los supuestos previstos en el mencionado artículo del Decreto 2555 de 2010, pudiendo esta Superintendencia en cada caso concreto pedir la información adicional que considere pertinente.

2.12.6. Sociedades administradoras de sistemas de compensación y liquidación de divisas: El art. 2.27.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010 autoriza a los establecimientos de crédito, las sociedades comisionistas de bolsa y las bolsas de valores para poseer acciones en estas sociedades.

2.12.7. Proveedores de precios para valoración: Las entidades vigiladas por la SFC no pueden ser beneficiarias reales de un número de acciones que representen más del 20% de su capital social sin que sea beneficiaria real de un número de acciones que representen más del 20% de su capital social; con excepción de las bolsas de valores; las bolsas de futuros y opciones; las bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities; los depósitos centralizados de valores; los organismos de autorregulación, y las sociedades extranjeras cuyo objeto sea desarrollar, de manera profesional, la proveeduría de precios para valoración y sean reconocidas internacionalmente por ello, pueden tener la calidad de beneficiario real de un número de acciones equivalente al 100% del capital social, de conformidad con lo establecido en el art. 2.16.1.2.7 del Decreto 2555 de 2010.

2.12.8. Organismos de Autorregulación: El régimen vigente dispone que ninguna persona puede ser beneficiario real de más del 10% del capital de un organismo de autorregulación.

3. INVERSIONES DE PORTAFOLIO.

<Inciso modificado por la Circular 33 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades vigiladas por la SFC acorde con su régimen legal y reglamentario pueden realizar inversión en títulos de renta fija y variable, en el mercado local o en el exterior, así como en valores y otras especies de inversión conocidos como “inversión de portafolio”, sean estos propios o a nombre de terceros. Para tal efecto debe tenerse en cuenta la naturaleza de la entidad, las operaciones permitidas de acuerdo con su objeto social, el régimen de clasificación y valoración de inversiones definido para cada especie, así como los límites y los riesgos definidos para cada uno, además de las disposiciones del régimen de inversión extranjera contenido en el Decreto 1068 de 2015.

4. ADQUISICIÓN DE ACCIONES O PARTES DE CAPITAL EN ENTIDADES FINANCIERAS DEL EXTERIOR.

Las entidades vigiladas por la SFC pueden realizar inversiones en filiales del exterior, previa autorización, para lo cual debe presentarse la correspondiente solicitud acompañada de los requisitos señalados en la lista de chequeo identificada con el código M-LC-AUT-023, definida por esta Superintendencia, y bajo el entendido del cumplimiento a las disposiciones cambiarias a las que se encuentra sometida la inversión de capital en el exterior.

4.1.  REINVERSIÓN DE CAPITALES EN EL EXTERIOR. <Numeral modificado por la Circular 33 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> En relación con las solicitudes de reinversión de capitales que pretendan efectuar las entidades vigiladas con inversiones en el exterior, por concepto de utilidades que éstas generen por dividendos en acciones, reparto de utilidades retenidas o por cualquier otro concepto con el que se pretenda aumentar la participación accionaria en el exterior, la entidad vigilada debe adelantar previamente las gestiones tendientes a obtener la autorización de la SFC, de forma tal que la efectiva realización del incremento sólo puede llevarse a cabo cuando estas diligencias se encuentren debidamente formalizadas.

4.2.   UTILIDADES. <Numeral adicionado por la Circular 14 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Dentro de la asamblea general  o la junta directiva,  según el caso, se debe dar  la opción a los accionistas para recibir las sumas  respectivas en acciones  o en dinero, opción esta  que se debe ejercer dentro de un plazo prudencial preestablecido y que sirve para adelantar las gestiones indispensables en  Colombia, en  el evento  en  que  se  decida  por  la primera de las mencionadas alternativas. La entidad siempre debe prever la posibilidad legal de que las autoridades nacionales ordenen el reintegro de  las divisas respectivas al país y, en consecuencia, no podrá comprometer en forma definitiva su voto  en las decisiones de los organismos citados.

Lo dispuesto en este subnumeral se entiende aplicable en aquellos eventos en que la entidad colombiana tiene la capacidad decisoria en la respectiva sociedad, esto es, cuando su voto determine la forma de recepción de las utilidades o repartos en general.

4.3.  REINVERSIÓN DE LAS UTILIDADES. <Numeral adicionado por la Circular 14 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Si la  solicitud se presenta con arreglo a decisiones tomadas con una mayoría  compuesta  por  personas o entidades  distintas de la inversionista colombiana, la entidad deberá presentar conjuntamente con aquella, los documentos que acrediten debidamente esa circunstancia.  A  la solicitud  deberán  adjuntarse  los siguientes documentos:

4.3.1. Informe sucinto en el cual se fundamente  la  necesidad de  realizar la reinversión de  la utilidad,  tanto en relación con  la entidad receptora en el exterior, como con el establecimiento colombiano.

4.3.2. Copia  auténtica de las actas de asamblea general o de junta directiva en cuyas reuniones se hubieren estudiado  o  propuesto (no  aprobado definitivamente) las  respectivas operaciones.

4.3.3 <Subnumeral modificado por la Circular 33 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Copia auténtica del Estado de Situación Financiera (Balance) debidamente acompañado de la opinión del revisor fiscal o auditor externo de la entidad del exterior, sobre cuyas cifras se pretenden efectuar las apropiaciones respectivas.

4.3.4. Indicación  clara  de  los  rubros  o conceptos  en  general  de  donde  se toman   las   partidas   objeto   de capitalización.

En ningún caso se estudiarán solicitudes cuando  la  entidad  inversionista  no haya   presentado opción para la inversión  condicionada  a  la autorización,  o no haya acompañado a su  petición la  documentación  que acredite que se encontraba en imposibilidad de decidir  el  sistema de recepción de  las sumas  objeto de reparto.

5. PRÁCTICAS INSEGURAS Y NO AUTORIZADAS DE ENTIDADES VIGILADAS EN OPERACIONES REPO, SIMULTÁNEAS Y TRANSFERENCIA TEMPORAL DE VALORES.

5.1. PRÁCTICAS INSEGURAS Y NO AUTORIZADAS.

Se consideran prácticas inseguras y no autorizadas:

5.1.1. Realizar operaciones de “fondeo” u otras operaciones que tengan efectos iguales o similares a los que producen las operaciones repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores, las operaciones de fondos interbancarios o de fondos interasociadas sin el cumplimiento estricto de las normas aplicables, en especial, el EOSF, la Ley 964 de 2005, Decreto 669 de 2007, Decreto 2555 de 2010 y lo dispuesto en la CBCF.

5.1.2. Realizar operaciones repo y/o operaciones simultáneas y/o operaciones de transferencia temporal de valores sin el cumplimiento estricto de los regímenes legales y reglamentarios propios cada entidad sometida a inspección vigilancia de la SFC, así como de los fondos mutuos de inversión controlados. En este sentido, se deberá cumplir con todos los requisitos establecidos para su realización: Entre otros, los límites de concentración, los límites de cupos, su régimen de inversiones admisibles y la obligatoriedad de acudir a sistemas de negociación de valores cuando esta exista.

Cuando se trate de operaciones repo activas o de operaciones simultáneas activas, realizadas por entidades financieras dichas operaciones se sujetarán a las normas generales sobre otorgamiento de crédito, según el manual de la institución (análisis de crédito o cupo aprobado por el órgano competente, garantías, etc.). Esta misma obligación será aplicable a las entidades financieras quienes realicen operaciones de transferencia temporal de valores en calidad de originador de las mismas.

5.1.3. En el caso de los fondos de pensiones obligatorias y de los fondos de pensiones de jubilación o invalidez voluntarios, celebrar operaciones de reporto o repo y/o operaciones simultáneas y/o operaciones de transferencia temporal de valores con su respectiva sociedad administradora, o entre los mencionados fondos cuando los mismos sean administrados por una misma sociedad.

5.1.4. Para el caso de los establecimientos de crédito, el otorgamiento de créditos cuando el crecimiento de las fuentes que le sirven de base se obtenga a partir de la celebración de operaciones repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores.

CAPÍTULO VI.

REGLAS RELATIVAS AL USO DE SERVICIOS DE COMPUTACIÓN EN LA NUBE.

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) pueden soportar todos sus procesos y actividades en servicios computacionales en la nube. Cuando se trate de la operación de sus procesos misionales o de gestión contable y financiera deben cumplir las instrucciones de las que trata este Capítulo.

También pueden hacerlo los operadores de información de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) respecto de la actividad del Operador de Información de la Planilla definida en el artículo 2o del Decreto 1465 de 2005 y los Institutos de Fomento y Desarrollo de las entidades territoriales.

2. DEFINICIONES. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Las siguientes definiciones se deben tener en cuenta para los fines del presente Capítulo.

2.1. DISPONIBILIDAD. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Porcentaje de tiempo que el servicio tecnológico utilizado por la entidad está habilitado para la prestación del servicio.

2.2. PROCESOS MISIONALES. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Son aquellos procesos que contribuyen directamente al resultado previsto por la entidad en cumplimiento de su objeto social. Estos procesos están relacionados con la naturaleza, misión, objetivos y función de la entidad y no están asociados a actividades de apoyo o complementarias.

2.3. SERVICIOS DE COMPUTACIÓN EN LA NUBE. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Tecnología que permite el acceso en condiciones de ubicuidad, configurable y por demanda, a un conjunto compartido de recursos computacionales, que se pueden aprovisionar, configurar y liberar rápidamente, con poco esfuerzo de gestión o de interacción con el proveedor de servicios. Dicha tecnología puede prestarse a través de los siguientes tipos de modelo de servicios y cuatro modelos de implementación:

2.3.1. Software como servicio (SaaS, por su sigla en inglés). Modelo de servicio en el cual el proveedor de servicios de computación en la nube pone a disposición de una entidad las aplicaciones que corren en la infraestructura de éste, bajo demanda y que pueden ser utilizadas de forma compartida con otros usuarios. La entidad no administra ni controla la infraestructura del proveedor.

2.3.2. Plataforma como servicio (PaaS, por su sigla en inglés). Modelo de servicio en el cual el proveedor de servicios de computación en la nube pone a disposición de una entidad las plataformas en las cuales desarrollan y prueban distintas aplicaciones, mediante el uso de lenguajes y herramientas de programación que son gestionadas por el prestador de servicios. La entidad no administra ni controla la infraestructura del proveedor.

2.3.3. Infraestructura como servicio (IaaS, por su sigla en inglés). Modelo de servicio en el cual el proveedor de servicios de computación en la nube pone a disposición de una entidad la infraestructura que le permite ejecutar software de cualquier tipo, con el propósito de obtener la capacidad de procesamiento informático o de almacenamiento de información mediante servicios estandarizados.

2.4. IMPLEMENTACIONES DE NUBE. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Las siguientes son las implementaciones de nube consideradas para la aplicación de este Capítulo:

2.4.1. Nube pública. Servicios disponibles para ser utilizados por el público en general y que son suministrados por un proveedor que comercializa servicios por demanda.

2.4.2. Nube privada. Servicios disponibles que se proporcionan para uso exclusivo de una organización.

2.4.3. Nube comunitaria. Servicios disponibles para el uso exclusivo de una comunidad específica de organizaciones que tienen objetivos similares.

2.4.4. Nube híbrida. Servicios disponibles compuestos de dos o más implementaciones de nube.

2.5. SUBCONTRATISTAS O PARTNERS. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Terceros contratados por los proveedores de servicios de computación en la nube o de otra forma relacionado con ellos y cuyas actividades comprenden el desarrollo de una parte material de los servicios en la nube que usan las entidades vigiladas. Su actividad puede implicar el acceso a información y datos de la entidad y no está asociada a las actividades auxiliares de mantenimiento y soporte.

3. OBLIGACIONES GENERALES DE LAS ENTIDADES. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades que soporten la operación de sus procesos misionales o de gestión contable y financiera en servicios computacionales en la nube, deben:

3.1. Contemplar dentro de su Sistema de Administración de Riesgo Operativo (SARO) la gestión efectiva de los riesgos derivados de la utilización de servicios computacionales en la nube, considerando, entre otros factores, el tipo de nube contratada, los sitios de procesamiento, los servicios contratados, el tipo de información a procesar, los controles de seguridad para la protección de los datos en ambientes virtualizados y la protección de las aplicaciones de la entidad.

3.2. Establecer los criterios para seleccionar el proveedor de servicios de computación en la nube.

3.3. Evaluar la conveniencia de implementar en sus filiales y subsidiarias del exterior, en caso de que las tengan, las instrucciones de este Capítulo.

3.4. Verificar que el proveedor de servicios en la nube cuente y mantenga vigente, al menos, la certificación ISO 27001, y de observancia a los estándares o buenas prácticas, tales como ISO 27017 y 27018. El proveedor puede certificarse con estándares o mejores prácticas que reemplacen, sustituyan o modifiquen las anteriores y debe disponer de informes de controles de organización de servicios (SOC1, SOC2, SOC3).

3.5 <Subnumeral modificado por la Circular 29 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Verificar que el proveedor ofrezca una disponibilidad de al menos el 99.95% en los servicios prestados en la nube en los modelos Iaas y PaaS. Para aquellos proveedores del servicio de computación en la nube en el modelo Saas, la disponibilidad debe ser de al menos el 99.5%.

3.6. Gestionar los riesgos de las API o Servicios Web suministrados por el proveedor de servicios en la nube.

3.7. Verificar que las jurisdicciones en donde se procesará la información cuenten con normas equivalentes o superiores a las aplicables en Colombia, relacionadas con la protección de datos personales y penalización de actos que atenten contra la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos y de los sistemas informáticos.

3.8. Establecer mecanismos que permitan contar con respaldo de la información que se procesa en la nube, la cual debe estar a disposición de la entidad cuando así lo requiera.

3.9. Garantizar la independencia de su información y de sus copias de respaldo de la información de las otras entidades que procesen en la nube. La independencia se puede dar a nivel lógico o físico.

3.10. Mantener cifrada la información clasificada como confidencial en tránsito o en reposo, usando estándares y algoritmos reconocidos internacionalmente que brinden al menos la seguridad ofrecida por AES, RSA o 3DES.

3.11. Tener bajo su control la administración de usuarios y de privilegios para el acceso a los servicios ofrecidos, así como a las plataformas, aplicaciones y bases de datos que operen en la nube, dependiendo del modelo de servicio contratado.

3.12. Monitorear los servicios contratados para detectar operaciones o cambios no deseados y/o adelantar las acciones preventivas o correctivas cuando se requiera.

3.13. Establecer procedimientos para verificar el cumplimiento de los acuerdos y niveles de servicio establecidos con el proveedor de servicios en la nube y sus subcontratistas o partners, cuando sean estos quienes prestan el servicio.

3.14. Contar con canales de comunicación con el proveedor de servicios en la nube cifrados de extremo a extremo y que en lo posible usen rutas diferentes.

3.15. Contemplar dentro de los criterios para seleccionar las firmas que tendrán a su cargo la auditoria interna o externa de la entidad, las competencias técnicas necesarias para evaluar servicios en la nube.

3.16. Establecer las medidas necesarias para garantizar que, en el evento de toma de posesión, la SFC, Fogafín, Fogacoop, o quienes éstas designen, puedan acceder a la información y a la administración de los sistemas de información que operan en la nube.

4. ACUERDOS O CONTRATOS DE SERVICIOS. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Los acuerdos o contratos que suscriban las entidades para la prestación de servicios de computación en la nube deben contemplar como mínimo los siguientes elementos:

4.1. Las condiciones referentes a capacidad, disponibilidad, tiempos de recuperación, la existencia de planes de continuidad, resolución de incidentes y horarios de atención del proveedor del servicio, las cuales deben prever niveles de servicio que permitan cumplir, cuando menos, con las instrucciones señaladas en el numeral 3 de este Capítulo.

4.2. Las condiciones de seguridad de la información y ciberseguridad de los servicios en la nube y las condiciones establecidas para proteger la privacidad y confidencialidad de los datos de los clientes, las cuales deben prever niveles de servicio que permitan cumplir, cuando menos, con las instrucciones señaladas en el numeral 3 de este Capítulo sobre la información procesada en la nube.

4.3. La propiedad de la información que se procese en los servicios de computación en la nube, haciendo claridad que los datos son propiedad de la entidad vigilada y que no se pueden usar para ningún propósito diferente al establecido en el contrato.

4.4. Las condiciones y limitaciones bajo las cuales se puede subcontratar parte del servicio o realizar cambios a los acuerdos establecidos con sus subcontratistas o partners.

4.5. Las causales de terminación del contrato por parte de la entidad, incluyendo, el incumplimiento de los acuerdos o niveles de servicio o el cambio de las condiciones que generen impacto negativo al servicio contratado.

4.6. La entrega a la entidad vigilada de informes y certificaciones que demuestren la calidad, desempeño y efectividad en la gestión de los servicios contratados, así como la vigencia de las certificaciones enunciadas en el numeral 3.4 de este Capítulo.

4.7. La obligación del proveedor del servicio de informar, en cuanto le sea posible, a la entidad vigilada sobre cualquier evento o situación que pudiera afectar significativamente la prestación del servicio y, por ende, el cumplimiento por parte de la vigilada de sus obligaciones frente a los consumidores financieros, a la SFC y a otras entidades.

4.8. El borrado seguro de los datos existentes en los medios de almacenamiento cuando finalice el contrato, cuando lo solicite la entidad o cuando el proveedor de servicios en la nube elimine y/o reemplace dichos medios.

4.9. La corrección oportuna y eficaz de las vulnerabilidades informáticas detectadas.

4.10. La utilización de técnicas de múltiple factor de autenticación para el acceso a las consolas de administración por parte de la entidad vigilada.

5. ADMINISTRACIÓN DE LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades vigiladas deben considerar dentro del plan de continuidad del negocio la operación en la nube y realizar las pruebas que resulten necesarias para confirmar la efectividad de los procedimientos contingentes.

Asimismo, deben contar con la estrategia de migración a otra plataforma en caso de terminación del contrato por cualquiera de las partes, por la interrupción o la degradación en la prestación del servicio de parte del proveedor de servicios en la nube o por cualquier otro motivo que considere razonable la entidad vigilada.

6. REMISIÓN DE INFORMACIÓN A LA SFC. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Dentro de los 15 días anteriores al inicio del procesamiento de información en la nube, relacionada con procesos misionales o de gestión contable y financiera, las entidades deben remitir a la SFC la siguiente información:

6.1. El nombre del proveedor que prestará los servicios en la nube y de los subcontratistas o partners que le prestarán servicios asociados al objeto del contrato.

6.2. La relación de los procesos que serán manejados en la nube, incluyendo las aplicaciones, tipo de datos, productos y servicios asociados a éstos.

6.3. La ubicación física o región donde se procesarán y almacenarán los datos.

6.4. Las certificaciones otorgadas al proveedor del servicio y/o sitio de procesamiento.

6.5. La relación de auditorías a las que se somete el proveedor de servicios contratado.

6.6. La información sobre los niveles de servicio establecidos.

6.7. El diagrama con la plataforma tecnológica que soportará los servicios contratados.

7. DOCUMENTACIÓN.

Las entidades deben mantener actualizada y a disposición permanente de la SFC, a través de los medios verificables que establezcan para el efecto, la información que se relaciona a continuación:

7.1. La documentación completa de los procesos y procedimientos que se ejecutan en la nube.

7.2. La documentación de las aplicaciones que operan en la nube.

7.3. La documentación de los flujos de datos de los procesos misionales o de gestión contable y financiera que alimentan o consumen las aplicaciones dispuestas por el proveedor de servicios en la nube, cuando aplique.

7.4. Los diagramas de red que permitan identificar la plataforma que soporta el servicio contratado.

7.5. Los procedimientos para verificar el cumplimiento de los acuerdos y niveles de servicio establecidos con el proveedor de servicios en la nube.

7.6. Los reportes generales de auditoria, pruebas de vulnerabilidades y estado actual de los servicios contratados.

CAPÍTULO VII.

MECANISMOS DE RESOLUCIÓN.

1. MECANISMOS DE RESOLUCIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 27 de 2019>

1.1. PLANES DE RESOLUCIÓN.  <Numeral adicionado por la Circular 27 de 2019>

1.1.1. DEFINICIONES. <Numeral adicionado por la Circular 27 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

1.1.1.1. Nivel de riesgo sistémico: Se refiere al impacto en el sistema financiero y/o en la respectiva industria a que puede llevar la salida no ordenada del mercado de una entidad vigilada. Para su determinación se deben tener en cuenta las características de la entidad vigilada en relación con su objeto, tamaño, complejidad, interconectividad, sustituibilidad e interconexión con otras jurisdicciones, entre otros factores.

1.1.1.2. Planes de resolución: Los planes de resolución son documentos que contienen la estrategia, recursos, guías de acción y los procesos y procedimientos adoptados por parte de las entidades vigiladas por esta Superintendencia que se determinen como obligadas a elaborarlos y presentarlos según lo previsto en el Título 6 del Libro 35 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, con el fin de identificar situaciones de estrés financiero que se consideren materiales, así como las alternativas de liquidación de la entidad.

1.1.1.3. Servicios y funciones críticos de la operación de la entidad vigilada: Se refiere a aquellos servicios y funciones desarrollados por la entidad vigilada que, en el caso en que se suspenda su ejecución, pueden generar un impacto negativo material en el normal funcionamiento y/o la estabilidad del sistema financiero y/o el sector al que pertenece la entidad vigilada.

1.1.2. ENTIDADES VIGILADAS OBLIGADAS A PRESENTAR PLANES DE RESOLUCIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 27 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Están obligadas a elaborar y presentar planes de resolución en los términos establecidos en el presente capítulo, las entidades vigiladas que sean seleccionadas conforme a lo establecido en el numeral 1 del artículo 2.35.6.1.5 del Decreto 2555 de 2010. Para esta selección se deben considerar aspectos tales como el nivel de riesgo sistémico de las entidades vigiladas, su tamaño, complejidad, interconectividad, sustituibilidad e interconexión. Así mismo, serán seleccionadas para elaborar y presentar planes de resolución, aquellas entidades vigiladas que esta Superintendencia determine como resultado del ejercicio de su facultad de supervisión.

Anualmente, con corte al mes de abril, esta Superintendencia informará a las entidades vigiladas seleccionadas, mediante comunicaciones individuales, su obligación de presentar planes de resolución y el plazo establecido para el efecto, indicando la forma en la que se hará esta presentación, en atención al carácter confidencial y reservado de los planes de resolución.

1.1.3. ESTRÉS FINANCIERO MATERIAL. <Numeral adicionado por la Circular 27 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Conforme a los lineamientos impartidos por la Comisión Intersectorial de Resolución (CIR) en ejercicio de sus funciones, se entiende que una entidad vigilada se encuentra en una situación de estrés financiero material cuando se hayan agotado las alternativas encaminadas a lograr la recuperación de la entidad o el restablecimiento para su normal funcionamiento y se presente una o varias de las siguientes situaciones:

1.1.3.1. Es muy probable que incurra en pérdidas que agoten la totalidad o más del ochenta por ciento (80%) de su capital y no existe una perspectiva razonable de que la entidad vigilada pueda evitar tal situación.

1.1.3.2. Es muy probable que el valor de sus activos sea menor que el de sus obligaciones.

1.1.3.3. Es muy probable que incumpla el pago de sus obligaciones, en el curso normal de los negocios.

1.1.3.4. Es muy probable que incumpla las normas prudenciales que rigen su funcionamiento.

1.1.3.5. Es muy probable que no vaya a poder continuar desarrollando su objeto social.

1.1.4. OBLIGACIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA. <Numeral adicionado por la Circular 27 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

La junta directiva de las entidades vigiladas obligadas a presentar planes de resolución debe emitir directrices e instrucciones a las respectivas áreas de la organización para garantizar la preparación y la presentación del plan de resolución para su aprobación. Así mismo, la junta directiva es responsable de aprobar el plan de resolución, así como los procesos y procedimientos para darle viabilidad a su ejecución, y de realizar un seguimiento periódico del plan de resolución y ordenar los ajustes que se consideren necesarios.

1.1.5. ELABORACIÓN DEL PLAN DE RESOLUCIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 27 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Para la elaboración del plan de resolución, las entidades deben tener en consideración, como mínimo, los siguientes aspectos:

1.1.5.1. Estructura organizacional y operativa: La estructura organizacional y operativa de la entidad vigilada y la estructura de propiedad accionaria, incluyendo los beneficiarios reales. En caso de que la entidad vigilada pertenezca a un conglomerado financiero, además de lo anterior, se debe considerar la relación de todas las entidades pertenecientes al conglomerado financiero y su organización jerárquica, así como la estructura de la propiedad accionaria.

Adicionalmente, en relación con la estructura organizacional y operativa, para la elaboración del plan de resolución se deben considerar los siguientes aspectos:

1.1.5.1.1. La jurisdicción en que opera cada una de las entidades pertenecientes al conglomerado financiero, las autoridades de supervisión y los regímenes de resolución aplicable.

1.1.5.1.2. El gobierno corporativo de la entidad vigilada y de las que conforman el conglomerado financiero.

1.1.5.1.3. La forma cómo se integra la creación y ejecución del plan de resolución en la estructura de gobierno corporativo y en los procesos internos de la entidad vigilada.

1.1.5.2. Modelo y principales líneas de negocio: El modelo y las principales líneas de negocio de la entidad vigilada. Adicionalmente, se deben considerar los siguientes aspectos:

1.1.5.2.1. Las principales unidades de negocio que se pueden independizar de la entidad vigilada y la forma de hacerlo.

1.1.5.2.2. La estrategia de desarrollo de las principales líneas de negocio.

1.1.5.2.3. La fuente de financiamiento de las principales líneas de negocio.

1.1.5.2.4. Los principales riesgos a los que está expuesta la entidad vigilada en el desarrollo de las principales líneas de negocios.

1.1.5.2.5. La posición en el mercado de la entidad, detallando el valor por línea de negocio y su representatividad como fuente de ingresos, y los servicios asociados a los mismos.

1.1.5.3. Situación financiera: Para la elaboración del plan de resolución se deben considerar los siguientes aspectos relacionados con la situación financiera de la entidad:

1.1.5.3.1. Los estados financieros individuales y consolidados de cierre de ejercicio o intermedios más recientes.

1.1.5.3.2. Las notas explicativas de los estados financieros respecto a la metodología de agregación y eliminación de las participaciones entre compañías del conglomerado financiero.

1.1.5.3.3. La metodología utilizada por la entidad para establecer sus límites de exposición.

1.1.5.3.4. Los componentes materiales de los pasivos de la entidad vigilada incluyendo los tipos y montos de los pasivos a corto y largo plazo, los pasivos garantizados y no garantizados y los pasivos subordinados.

1.1.5.3.5. Cualquier tipo de exposición fuera del balance, incluido las garantías y obligaciones contractuales de la entidad vigilada.

1.1.5.4. Servicios y funciones críticos de la operación de la entidad vigilada: Los servicios y funciones críticos de la operación de la entidad vigilada, indicando las partes y/o terceros para quienes se realizan y los efectos específicos que su cese tendría sobre estas partes y/o terceros.

1.1.5.5. Sistemas de Información: Los sistemas y aplicaciones de información, y de los centros principales y alternos de procesamiento de datos, utilizados por la entidad vigilada. De igual manera, se deben considerar los servicios y funciones críticos de la operación de la entidad vigilada que dependan de tales sistemas de información, los informes que utiliza la alta gerencia de la entidad vigilada para el seguimiento de los riesgos inherentes a estos sistemas, y los planes de contingencia y continuidad del negocio en caso de la materialización de alguno de estos riesgos o la falla de estos sistemas.

1.1.6. CONTENIDO DEL PLAN DE RESOLUCIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 27 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Los planes de resolución deben contener como mínimo lo siguiente:

1.1.6.1. Interconexiones: Descripción de todas aquellas interconexiones e interdependencias entre la entidad vigilada y terceros, sean o no entidades del sistema financiero, con el propósito de identificar las relaciones de dependencia existentes. En relación con estas interconexiones se debe incluir, como mínimo, la siguiente información en los planes de resolución:

1.1.6.1.1. Identificación de las instalaciones o sistemas que sean compartidos con otras entidades, tales como plataformas tecnológicas, financieras o contables y sistemas de gestión de riesgos. Esta identificación debe comprender la ubicación de las instalaciones o sistemas compartidos, la explicación del nivel en que éstos se comparten y las condiciones contractuales establecidas para permitir que estas instalaciones o sistemas se compartan.

1.1.6.1.2. Identificación de los acuerdos de nivel de servicio o centros de servicios compartidos con otras entidades pertenecientes al conglomerado financiero.

1.1.6.1.3. Descripción de los convenios relevantes celebrados con otras entidades del conglomerado financiero, incluyendo la cuantificación de las exposiciones, servicios, fondeo, garantías y flujos de capital, entre otros, que se generen en virtud de dichos convenios. Así mismo, una descripción de las restricciones legales y operativas que existan para dar por terminados los mencionados convenios, y aquellas que existan en relación con el libre flujo de recursos entre las entidades pertenecientes al conglomerado financiero.

1.1.6.1.4. Identificación y descripción del impacto económico, legal, operativo y de gobierno corporativo que pueda llegar a presentarse en cualquier otra entidad perteneciente al conglomerado financiero si la entidad vigilada ingresa en una etapa de resolución y los mecanismos de mitigación de este impacto.

1.1.6.2. Principales contrapartes: Información sobre la evaluación que haya realizado la entidad vigilada sobre el impacto que puede producir en sus principales contrapartes, el que la entidad ingrese en una etapa de resolución.

Así mismo, se debe detallar el impacto que puede tener en la entidad vigilada, la materialización de una situación de crisis o de contingencia por parte de alguna de sus principales contrapartes.

1.1.6.3. Instrumentos financieros derivados, productos estructurados y coberturas: Respecto de este tipo de operaciones se deben indicar:

1.1.6.3.1. Las garantías y demás mitigantes de crédito existentes, discriminando esta información por jurisdicción.

1.1.6.3.2. Las prácticas de reservas globales, de cobertura de carteras y procesos de gestión de riesgo de derivados de la entidad vigilada.

1.1.6.3.3. Cualquier otra situación que pueda afectar el resultado en el balance de este tipo de operaciones.

1.1.6.4. Sistemas de pago, compensación y liquidación: Identificación de los sistemas de negociación, pago, compensación o liquidación de los que la entidad vigilada es parte y realiza un número importante de transacciones. Adicionalmente, se deben indicar los proveedores de infraestructura que son esenciales para la continuidad de las principales líneas de negocio de la entidad vigilada una vez ésta ingrese a una etapa de resolución.

1.1.6.5. Operaciones en el extranjero: Descripción de las operaciones de la entidad vigilada, celebradas en el extranjero, detallando su naturaleza, fuentes de financiamiento, principales riesgos y autoridades de supervisión de dichas operaciones, junto con el alcance de esta supervisión.

1.1.6.6. Indicadores para la aplicación de las estrategias de resolución: Descripción y funcionamiento de los indicadores base que servirán para determinar el momento en el cual se debe iniciar la aplicación de alguna de las estrategias de resolución definidas en el plan de resolución. Los indicadores deben tener la capacidad de reflejar el real deterioro de la entidad y ser determinantes para permitir el inicio de las acciones previstas en el plan de resolución.

Se deben incluir indicadores que contemplen acontecimientos sistémicos e idiosincráticos, cuantitativos y cualitativos de solvencia y liquidez para dar seguimiento a la situación de la entidad vigilada, teniendo en consideración sus principales líneas de negocio. Estos indicadores deben incluir umbrales que, de sobrepasarse, implicarían el ingreso a una etapa de resolución y, por ende, la implementación de las estrategias de resolución.

La entidad vigilada puede crear otros indicadores cuantitativos y cualitativos, tales como, de capital, rentabilidad, mercado, macroeconómicos y de calidad de los activos.

Los indicadores deben considerar:

1.1.6.6.1. El modelo de negocio, la estrategia y el perfil de riesgo de la entidad vigilada, teniendo en cuenta las situaciones que, de materializarse, llevarían a la entidad a estar inmersa en una situación de estrés financiero material.

1.1.6.6.2. El tamaño y complejidad de la entidad vigilada.

1.1.6.6.3. El marco de gestión de riesgos de la entidad vigilada y los planes de contingencia o continuidad de la misma.

1.1.6.7. Estrategia de resolución: Un análisis estratégico que describa el procedimiento a seguir por parte de la entidad vigilada ante la existencia de una situación de estrés financiero material y el ingreso en una etapa de resolución, indicando el periodo de tiempo requerido para la ejecución de cada una de las etapas que conformen este procedimiento. Este análisis estratégico debe indicar la forma en la que se pueda ver comprometida la estabilidad de las entidades pertenecientes al conglomerado financiero como consecuencia de la puesta en marcha de la estrategia de resolución. Esta estrategia debe incluir los siguientes elementos:

1.1.6.7.1. La obligación de notificar a esta Superintendencia de manera inmediata de cualquier hecho relevante relacionado con la estrategia de resolución.

1.1.6.7.2. Diferentes alternativas aplicables, dependiendo de la situación de estrés financiero material que se presente, que resulten viables y que permitan lograr una liquidación rápida y ordenada de la entidad vigilada, sus operaciones y líneas de negocio principales, manteniendo el funcionamiento de los servicios y funciones críticos de la operación de la entidad vigilada. Estas alternativas deben estar encaminadas a evitar un alto impacto sistémico y la utilización de las fuentes de recursos descritos en el segundo inciso del subnumeral 1.1.6.7.5. del presente Capítulo.

1.1.6.7.3. Estudio sobre la viabilidad o factibilidad de la estrategia de resolución, considerando aspectos como la efectiva protección del interés público y la confianza en el sistema, los mercados e infraestructuras, y la no utilización de las fuentes de recursos descritos en el segundo inciso del subnumeral 1.1.6.7.5. del presente Capítulo.

1.1.6.7.4. Los recursos requeridos por parte de la entidad vigilada que se asignarán para mantener los servicios y funciones críticos de la operación de la entidad vigilada, en el evento en que se presente una situación de estrés financiero material. Se deben señalar los instrumentos contractuales necesarios para poder disponer de estos recursos, así como el periodo de tiempo máximo para lograr su consecución.

1.1.6.7.5. Las fuentes de recursos requeridos: Descripción de las fuentes de liquidez y financiamiento requeridas para la ejecución de la estrategia de resolución.

La entidad deberá diseñar la estrategia de resolución sin tener en cuenta las siguientes fuentes de recursos: i) ayuda financiera pública; o ii) apoyos o provisiones de liquidez del Banco de la República.

1.1.6.7.6. Los procesos para establecer el valor de mercado y eventual comerciabilidad de las operaciones, principales líneas de negocio y los servicios y funciones críticos de la operación de la entidad vigilada, así como de sus activos.

Respecto de los servicios y funciones críticos de la operación de la entidad vigilada se debe evaluar la posibilidad de separarlos teniendo en cuenta los aspectos financieros, legales, operacionales y tecnológicos que ello conllevaría.

1.1.6.7.7. Los planes previstos para la enajenación o cesión de los diferentes activos de la entidad vigilada, incluyendo los plazos previstos para el efecto y el impacto producido en la entidad vigilada y/o las entidades pertenecientes al conglomerado financiero.

1.1.6.7.8. El diagrama de los servicios y funciones críticos de la operación de la entidad vigilada, junto con sus aplicaciones, sistemas y repositorios que respalden sus principales líneas de negocio.

1.1.6.7.9. Una relación de las personas que serán responsables de la administración de la información y su funcionamiento durante la ejecución de la estrategia de resolución.

1.1.6.7.10. Una relación de los centros principales y alternos de procesamientos de datos y de los centros alternos de operación de la entidad vigilada y su ubicación.

1.1.6.7.11. La siguiente información respecto al manejo que se le dará a las garantías existentes:

1.1.6.7.11.1. Los derechos de las contrapartes para embargar las garantías preferenciales y posteriores dentro de la estrategia de resolución y su impacto en este proceso.

1.1.6.7.11.2. Posibles complicaciones asociadas a contratos con garantías cruzadas entre la entidad vigilada y/o entidades pertenecientes al conglomerado financiero.

1.1.6.7.11.3. Las políticas existentes sobre garantías, la aplicación de las mismas y su devolución.

1.1.6.7.12. Un análisis de las repercusiones de la estrategia de resolución en los empleados de la entidad vigilada, incluyendo una evaluación de los costos asociados y, de ser procedente, una descripción del procedimiento a seguir, incluyendo la etapa de diálogos con los interlocutores sindicales.

1.1.6.8. Acciones preparatorias: La definición de las acciones preparatorias que posibiliten la aplicación de la estrategia de resolución de manera efectiva y oportuna, contemplando varias alternativas. Para lo anterior es necesario que se incluya información respecto de:

1.1.6.8.1. Los riesgos financieros, legales y operacionales inherentes a la ejecución de la estrategia de resolución, las restricciones legales, el impacto a nivel consolidado y la viabilidad de comercialización de los activos o líneas de negocio de la entidad vigilada.

1.1.6.8.2. Los obstáculos sustanciales o debilidades que se pueden presentar, que dificulten la viabilidad de la estrategia de resolución y las acciones y mitigantes dispuestos para enfrentarlos.

1.1.6.8.3. La manera en la que los servicios y funciones críticos de la operación de la entidad vigilada pueden separarse jurídica y económicamente de otros servicios y funciones que desarrolla la entidad vigilada, en la medida en que esto sea necesario para asegurar la continuidad de su funcionamiento en caso de la materialización de una situación de estrés financiero material. Para estos efectos, la entidad vigilada presentará un esquema de continuidad que detalle cómo garantizar: i) que los servicios y funciones críticos de su operación puedan ser transferidos; y ii) los servicios, infraestructura e interdependencias que resultan esenciales para que esos servicios y funciones críticos puedan mantenerse en funcionamiento.

1.1.6.8.4. El efecto que representa la interrupción de un servicio o función crítico de la operación de la entidad vigilada en el normal funcionamiento y/o la estabilidad del sistema financiero y/o el sector al que pertenece la entidad vigilada. Se debe realizar un análisis de impacto que mida las consecuencias que se deriven de la interrupción repentina de los servicios y funciones críticos de la operación de la entidad vigilada en los terceros y el mercado, y en el normal funcionamiento y/o la estabilidad del sistema financiero y/o el sector al que pertenece la entidad vigilada, incluyendo una estrategia que logre mitigar el impacto calculado.

1.1.6.8.5. El impacto que la estrategia de resolución producirá frente a accionistas, consumidores y contrapartes, así como frente al sector al que pertenece la entidad vigilada. Para estos propósitos se debe especificar el tratamiento legal, operativo y financiero que resulte necesario para mitigarlo.

1.1.6.8.6. La estrategia para mitigar los efectos negativos derivados de la estrategia de resolución en aspectos tales como, la continuidad de los servicios y funciones críticos de la operación de la entidad vigilada, las operaciones cruzadas y los servicios que presta en conjunto con terceros. Así mismo, se debe hacer referencia a los proyectos en curso que la entidad vigilada tenga con terceros y al tratamiento que se le dará a los mismos.

1.1.6.8.7. Las acciones adoptadas conjuntamente con los proveedores de infraestructura del mercado, encaminadas a lograr que la entidad vigilada mantenga su membresía en los respectivos proveedores de infraestructura durante la etapa de resolución. El manejo y la continuidad que se le dará a las operaciones propias de la entidad vigilada y de sus clientes, inversionistas y ahorradores, conforme a los reglamentos del mercado.

1.1.6.8.8. El manejo que se le debe dar a la interrupción de cualquiera de los servicios interconectados que preste la entidad vigilada dentro o fuera del respectivo sector, incluyendo las soluciones de tipo operativo, legal, de financiación, liquidez y posibles obstáculos o impedimentos legales, nacionales o extranjeros.

1.1.6.8.9. La evaluación del impacto en los acuerdos de compensación, en caso de que se presenten retrasos en la liquidación de los contratos celebrados con derivados.

1.1.6.8.10. La evaluación de la forma como se culminarán las relaciones con las principales contrapartes de la entidad vigilada en las operaciones con derivados.

1.1.6.8.11. La identificación de los sistemas y aplicaciones que son esenciales para la continuidad de los servicios y funciones críticos de la operación de la entidad vigilada, así como la capacidad de sustituir los sistemas y aplicaciones tecnológicos y el impacto generado por la interrupción de los mismos, junto con las medidas que se adoptarán en este evento.

1.1.6.8.12. Una descripción de los sistemas de información que utilizará la entidad vigilada cuando implemente su estrategia de resolución, para informar de manera permanente del desarrollo del proceso a la alta dirección y administración de la entidad vigilada, y de aquellas entidades que hacen parte del conglomerado financiero.

1.1.7. PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS CON EL PLAN DE RESOLUCIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 27 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Con el propósito de garantizar la viabilidad del plan de resolución, las entidades vigiladas que sean seleccionadas para presentarlos deben crear procesos y procedimientos para la elaboración, aprobación, monitoreo y ejecución del plan de resolución. Dichos procedimientos deben incluir, como mínimo, lo siguiente:

1.1.7.1. La realización de monitoreos y controles periódicos que resulten necesarios para asegurar la viabilidad de los planes de resolución.

1.1.7.2. Los procesos de toma de decisiones que garanticen que éstas se puedan tomar rápida y efectivamente cuando se presente una situación de estrés financiero material. Se deben especificar los temas sobre los cuales los órganos colegiados deben tomar decisiones, determinando su plazo máximo, y los esquemas de divulgación y comunicación que se utilizarán con las partes interesadas.

1.1.7.3. Información relacionada con los órganos de administración y control de la entidad vigilada, y los directivos que tendrán bajo su responsabilidad el esquema de toma de decisiones relacionadas con en el plan de resolución.

1.1.7.4. El alcance y la frecuencia de la presentación de informes a la junta directiva de la entidad vigilada sobre los planes de resolución.

1.1.7.5. La estrategia de comunicación y divulgación al público que la entidad vigilada debe ejecutar, una vez se materialice una situación de estrés financiero material.

1.1.8. REVISIÓN, AJUSTES Y ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE RESOLUCIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 27 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Recibido el plan de resolución dentro del plazo concedido a cada entidad, esta Superintendencia revisará que se ajuste a lo previsto en los artículos 2.35.6.1.3 y 2.35.6.1.4 del Decreto 2555 de 2010 y en el presente Capítulo, dentro de los seis (6) meses siguientes a su presentación.

Dentro de este término, esta Superintendencia en caso de que considere que las propuestas en el plan de resolución no son suficientes, podrá requerirle a la entidad vigilada que realice las modificaciones o ajustes a que haya lugar, o que adopte cualquier medida adicional. Para esto se concederá un término que no debe exceder del plazo máximo para realizar la actualización del plan de resolución.

Los planes de resolución deben ser actualizados como mínimo cada dos (2) años. En todo caso, las entidades vigiladas deben actualizar sus planes de resolución cuando se presenten cambios significativos en su estructura jurídica u organizacional, y/o en las actividades que desarrolla, y/o en su situación financiera, o cuando la SFC así lo requiera. Para estos efectos, la entidad vigilada está obligada a comunicar a esta Superintendencia, a la mayor brevedad, los mencionados cambios significativos y el soporte en donde se evidencie la actualización de los planes de resolución.

1.2. BANCO PUENTE. <Numeral trasladado por la Circular 27 de 2019>

1.2.1. CONSTITUCIÓN. <Numeral trasladado por la Circular 27 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

El banco puente es un establecimiento de crédito especial de conformidad con el artículo 295A del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y el artículo 9.1.4.1.15 del Decreto 2555 de 2010. Su constitución se realiza de acuerdo con las siguientes instrucciones, entendiendo que todas las referencias hechas a Fogafín aplican, en lo que sea de su competencia, a Fogacoop:

<Inciso adicionado por la Circular 35 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Para los anteriores propósitos se debe adjuntar la lista de chequeo especial que, para la constitución del banco puente, señale la SFC.

1.2.1.1. NATURALEZA. <Numeral modificado por la Circular 9 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>

El banco puente debe constituirse como sociedad anónima o sociedad por acciones simplificada, independientemente de la naturaleza societaria de la entidad que se encuentre en estado de liquidación. En todo caso, el banco puente que se constituya debe atender el objeto social autorizado por las normas vigentes.

1.2.1.2. TEMPORALIDAD.  <Numeral trasladado por la Circular 27 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

El tiempo de duración del banco puente debe estar sujeto a lo contemplado en el artículo 9.1.4.1.19 del Decreto 2555 de 2010. Durante este tiempo, el establecimiento de crédito que haga las veces de banco puente tendrá la condición de establecimiento de crédito especial y por lo tanto está exento de cumplir con los requisitos mínimos enunciados en el numeral 1.2.1.3.

1.2.1.3. REQUERIMIENTOS MÍNIMOS EXCEPTUADOS DE CUMPLIMIENTO. <Numeral trasladado por la Circular 27 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Mientras mantenga su condición de establecimiento de crédito especial, el banco puente no está sujeto a disposiciones que le exijan requerimientos mínimos de capital, solvencia, regímenes de reserva legal, inversiones forzosas ni encaje.

1.2.1.4. PROCESO DE CONSTITUCIÓN. <Numeral trasladado por la Circular 27 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

El banco puente se constituirá ante la SFC en cualquier momento sin importar si existe o no una situación determinada que requiera su utilización. La constitución se hará mediante solicitud presentada por Fogafín en la que acompañe los documentos de los que trata el artículo 9.1.4.1.16. del Decreto 2555 de 2010 y de acuerdo con las siguientes instrucciones:

1.2.1.4.1. SOLICITUD DE CONSTITUCIÓN.  <Numeral trasladado por la Circular 27 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

La solicitud de constitución del banco puente debe ser suscrita por un representante legal de Fogafín o por su apoderado y contener la siguiente información:

1.2.1.4.1.1. <Numeral modificado por la Circular 9 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:> Informar las personas adicionales a Fogafín que serán accionistas del banco puente, de ser el caso. Para el efecto, se deberá incluir la información relevante que exige la SFC para verificar su idoneidad, cuando se trate de accionistas diferentes a: Fogafín, sociedades controladas por éste o entidades estatales.

1.2.1.4.2. ESTATUTOS SOCIALES. <Numeral trasladado por la Circular 27 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

El proyecto de estatutos sociales del banco puente debe contener, lo mismo que se requiere para la constitución de otras entidades vigiladas por la SFC.

1.2.1.4.3. OPERACIONES E INVERSIONES QUE PUEDE REALIZAR EL BANCO PUENTE. <Numeral trasladado por la Circular 27 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Para la autorización de activación del que trata el numeral 1.2.2 del presente Capítulo, el representante legal de la entidad constituida debe señalar las operaciones e inversiones que va a realizar el banco puente durante su funcionamiento, las cuales deben guardar relación con los activos y pasivos transferidos al banco puente y a la naturaleza de las entidades que han sido objeto de liquidación. Cualquier modificación a las actividades, las inversiones y operaciones, deberá surtirse conforme las reglas aplicables para el caso.

1.2.1.4.4. PERSONAS QUE CONFORMARÁN EL GOBIERNO CORPORATIVO DEL BANCO PUENTE. <Numeral modificado por la Circular 35 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

<Inciso modificado por la Circular 9 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:> Fogafín puede en cualquier momento presentar varios candidatos para ocupar los distintos cargos que conformarán el gobierno corporativo del banco puente, para la aprobación de la SFC conforme a las normas aplicables para su posesión. Para el efecto, el banco puente debe cumplir con los requisitos para la composición de los órganos de gobierno corporativo aplicables a las demás entidades vigiladas y que se encuentran previstos en la Parte I del Título I del Capítulo III de la Circular Básica Jurídica.

Para los representantes legales y los miembros de Junta Directiva principales y suplentes, se seguirá el trámite de posesión con procedimiento abreviado previsto en el numeral 1.4.1, Capítulo II, Título IV, Parte I de la Circular Básica Jurídica de esta Superintendencia. En la etapa de constitución del banco puente, Fogafín debe cumplir con las obligaciones señaladas para las entidades vigiladas en este trámite.

1.2.1.4.5. AUTORIZACIÓN DE LA CONSTITUCIÓN DEL BANCO PUENTE. <Numeral modificado por la Circular 27 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

La constitución del banco puente según el subnumeral 1.2.1.4.1, debe ser autorizada por la SFC a solicitud de Fogafín, de acuerdo a las circunstancias, previa valoración de esta entidad. En el mismo acto administrativo en el que se autorice la constitución del banco puente, se impartirá la autorización de su inscripción en el RNAMV.

1.2.1.4.6. NOTIFICACIÓN DE LA CONSTITUCIÓN DEL BANCO PUENTE. <Numeral trasladado por la Circular 27 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

En el momento en que la constitución del banco puente sea autorizado por la SFC conforme a lo señalado en el numeral 1.2.1.4.5., un representante legal de Fogafín o su apoderado debe notificar a los proveedores de infraestructura y en caso de aplique a los custodios internacionales de valores, para que estas entidades procedan a implementar los procedimientos de afiliación previstos en sus reglamentos con el objetivo de garantizar a futuro la continuidad de las funciones del banco puente.

1.2.2. AUTORIZACIÓN DE LA ACTIVACIÓN DEL BANCO PUENTE POR PARTE DE LA SFC. <Numeral trasladado por la Circular 27 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

1.2.2.1. Una vez sea autorizada la constitución de la que se refiere el numeral 1.2.1.4.5. del presente Capítulo y frente a la existencia de un evento en virtud del cual un establecimiento de crédito se le ha ordenado su liquidación forzosa, un representante legal de Fogafín o su apoderado y el representante legal de la entidad constituida, deben comunicar a la SFC la necesidad de activar el banco puente como mecanismo de resolución con el fin de que la SFC autorice la entrada en funcionamiento de dicha entidad.

A partir de este momento se empieza a contar el término de duración señalado en el artículo 9.1.4.1.19 del Decreto 2555 de 2010.

1.2.2.2. NOTIFICACIÓN DE LA ACTIVACIÓN DEL BANCO PUENTE. <Numeral trasladado por la Circular 27 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

1.2.2.2.1. Una vez sea autorizada la activación del banco puente por parte de la SFC, el representante legal de la entidad constituida debe notificar a los proveedores de infraestructura y en caso de aplique, a los custodios internacionales de valores sobre dicha activación con el fin de que estas entidades conozcan y ejecuten los procedimientos de afiliación previstos en su reglamentación con el objetivo de garantizar la continuidad del negocio.

1.2.2.2.2. Una vez activado el banco puente, un representante legal de Fogafin o su apoderado y el representante legal de esta entidad, deben comunicar a los titulares de los activos y de los pasivos sobre la transferencia de los recursos, conforme a lo señalado en el numeral 9.1.4.1.12 del Decreto 2555 de 2010.

1.2.3. OPERACIÓN. <Numeral trasladado por la Circular 27 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

El banco puente puede acoger los sistemas de administración de riesgo de la entidad cuyos activos y pasivos fueron transferidos, ajustándolos a su naturaleza y en lo que resulte pertinente de acuerdo con las instrucciones particulares que para el efecto determine Fogafín. En todo caso, el banco puente debe contar con sistemas de administración de riesgo durante su funcionamiento.

1.2.4. SUPERVISIÓN. <Numeral trasladado por la Circular 27 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

El banco puente es vigilado por la SFC en los mismos términos en que se supervisan los demás establecimientos de crédito, con excepción de lo indicado en el subnumeral 1.2.1.3., de este Capítulo de acuerdo con sus características particulares, como su temporalidad.

Los sistemas de administración de riesgo de los que trata el numeral 1.2.3. del presente Capítulo que adopte o que establezca el banco puente, serán objeto de supervisión por parte de la SFC.

1.2.5. AJUSTES EN LOS REGLAMENTOS DE LOS PROVEEDORES DE INFRAESTRUCTURA. <Numeral trasladado por la Circular 27 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Los proveedores de infraestructura deben ajustar sus reglamentos de operación o de funcionamiento teniendo en cuenta las excepciones de afiliación que este tipo de bancos puente exigen dada su especialidad. Los proveedores de infraestructura deben contemplar dentro de sus reglamentos de operación o de funcionamiento, procesos de vinculación que incluyan generación de usuarios y accesos a su sistema.

CAPÍTULO VIII.

ESPACIO CONTROLADO DE PRUEBA PARA ACTIVIDADES DE INNOVACIÓN FINANCIERA.

1. INGRESO AL ESPACIO CONTROLADO DE PRUEBA.  <Numeral adicionado por la Circular 16 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

El Decreto 1234 de 2020 (incorporado en el Decreto 2555 de 2010) reglamentó el artículo 166 de la Ley 1955 de 2019 (Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022) describiendo los objetivos, requisitos y etapas de funcionamiento del Espacio Controlado de Prueba (en adelante, ECP), entendido como una herramienta de innovación pública que fortalece las capacidades del Estado para ajustar el marco regulatorio a las nuevas dinámicas del mercado y promover una innovación financiera segura y sostenida.

Podrán acceder al ECP atendiendo el procedimiento al que hace referencia el presente capítulo:

i) Aquellas personas jurídicas que se propongan implementar desarrollos tecnológicos innovadores (en adelante, DTI) para realizar actividades propias de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia (en adelante, SFC) siempre que soliciten la constitución de una de estas entidades y la expedición del certificado de operación temporal (en adelante, COT) por parte de la SFC (aplicante tipo 1);

ii) Entidades vigiladas por la SFC que se propongan implementar un DTI para llevar a cabo una actividad no propia de su licencia (aplicante tipo 2); y

iii) Entidades vigiladas por la SFC que se propongan implementar un DTI para llevar a cabo una actividad propia de su licencia, pero que no puedan realizarla en virtud de disposiciones jurídicas que requieran ser flexibilizadas para la ejecución de la prueba (aplicante tipo 3).

En los dos últimos casos, las entidades vigiladas deberán solicitar únicamente la expedición del COT.

La palabra aplicantes se usará para referirse a los tres tipos de solicitantes.

1.1. REQUISITOS DE INGRESO AL ECP. <Numeral adicionado por la Circular 16 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Los aplicantes deben remitir a la SFC, a través de los medios establecidos para el efecto, la documentación relacionada en la Lista de Chequeo “Verificación de requisitos para ingreso al Espacio Controlado de Pruebas” publicada en la página web www.superfinanciera.gov.co, acompañada de una certificación suscrita bajo juramento por el representante legal del aplicante en la que acredite el cumplimiento de los siguientes requisitos:

1.1.1 Requisitos de ingreso al ECP según el artículo 2.35.7.2.1 del Decreto 2555 de 2010:

1.1.1.1 Respecto al cumplimiento del requisito contenido en el numeral 1 del artículo antes mencionado, los aplicantes deberán describir el DTI y acreditar la manera en la que el mismo cumpliría una o varias de las finalidades allá señaladas. Para la revisión de este requisito, la SFC tendrá en cuenta los siguientes criterios respecto de cada una de las finalidades:

i) Aumentar la eficiencia en la prestación u ofrecimiento de productos y servicios financieros: Si el DTI genera eficiencias respecto al costo, la calidad, la velocidad u oportunidad, la experiencia o la accesibilidad en los productos o servicios financieros involucrados.

ii) Resolver una problemática para los consumidores: Si el DTI resuelve una necesidad de los consumidores financieros no atendida por la oferta actual.

iii) Facilitar la inclusión financiera: Si el DTI brinda acceso y uso a productos y servicios financieros de calidad a grupos poblacionales o empresariales con brechas identificadas en los indicadores de inclusión financiera del país.

iv) Mejorar el cumplimiento normativo: Si el DTI mejora los estándares de datos, información, seguridad, diseño o tecnología asociados al cumplimiento normativo, o si hace más eficientes las actividades operativas relacionadas, o si mitiga los riesgos asociados.

v) Desarrollar mercados financieros: Si el DTI genera oferta de productos o servicios financieros nuevos o potencializa de forma sustantiva los mercados existentes o si implementa productos o servicios exitosos en el mercado internacional pero adecuados al contexto local.

vi) Mejorar la competitividad de los mercados financieros: Si el DTI promueve la competencia en los mercados financieros generando nuevos actores, productos o servicios financieros con mejores precios y condiciones para los consumidores o que ofrezcan mejor información para la toma de sus decisiones.

1.1.1.2 Respecto al requisito mencionado en el numeral 2 del artículo 2.35.7.2.1 del Decreto 2555 de 2010, y para efectos de determinar que el DTI se encuentra suficientemente avanzado, la SFC tendrá en cuenta los siguientes criterios:

i) Si el DTI proporciona una demostración de inicio a fin en la cual se evidencie su funcionamiento; y

ii) Si el DTI ha superado exitosamente la etapa de pruebas técnicas y está listo para entrar en producción en caso de que ingrese al ECP.

1.1.2 Requisitos adicionales para el ingreso al ECP: Adicionalmente, se deberán cumplir los siguientes requisitos:

1.1.2.1  Acreditar la forma en la que el DTI se ajusta a las características de modelo de negocio establecidas en el numeral 2 del artículo 2.35.7.1.4. del Decreto 2555 de 2010. Para determinar el cumplimiento de este requisito, el aplicante debe demostrar que el DTI no es solo una forma diferente de presentar un desarrollo existente, sino que amplía o rediseña modelos de negocio, aplicaciones, procesos, servicios o productos dentro del mercado de servicios financieros de Colombia.

Para efectos de determinar el cumplimiento de este requisito, la SFC tendrá en cuenta los siguientes indicadores positivos y negativos:

Indicadores Positivos		Indicadores Negativos
El DTI implementa tecnologías de última generación. El DTI incluye formas nuevas de usar tecnología disponible. No existen ofertas comerciales similares actualmente en el mercado en el cual se desarrollará el DTI.		No existe una diferenciación real entre el DTI propuesto y las ofertas comerciales disponibles en el mercado. Las tecnologías involucradas en el DTI son las disponibles en el mercado en el cual se desarrollará el proyecto y se usarán de manera convencional.

1.1.2.2 Justificar que el DTI requiere ingresar al ECP porque existen disposiciones jurídicas o prácticas de supervisión que impiden su desarrollo fuera de este espacio. Dicha justificación deberá incluir el alcance de la flexibilización de los requisitos prudenciales aplicables que se requeriría, de ser el caso. Dichas disposiciones jurídicas o prácticas de supervisión no pueden corresponder a las establecidas en el numeral 10 del artículo 2.35.7.2.5 del Decreto 2555 de 2010.

Para efectos de determinar el cumplimiento de este requisito, la SFC tendrá en cuenta los siguientes indicadores positivos y negativos:

Indicadores Positivos		Indicadores Negativ
El DTI no se ajusta al marco regulatorio existente, y ajustarse al mismo conlleva altos costos. El proceso de autorización para la constitución de entidades vigiladas resulta oneroso para probar la viabilidad de una innovación particular.		El DTI se ajusta al marco regulatorio existente. El DTI no requiere experimentación para aclarar dudas sobre su modelo de negocio o su ajuste al marco regulatorio, dado que estas discusiones pueden resolverse a través de los mecanismos de consulta e interacción dispuestos para el efecto por la SFC.

1.1.2.3 En el caso de los aplicantes tipo 1, ninguno de los futuros accionistas, beneficiarios reales o futuros administradores está incurso en las inhabilidades de que tratan los literales a) al d) del numeral 5 del artículo 53 del EOSF.

1.2 EVALUACIÓN DE REQUISITOS DE INGRESO.  <Numeral adicionado por la Circular 16 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Evaluada la información remitida y comprobada la funcionalidad del DTI, la SFC les comunicará a los aplicantes los resultados de dicha verificación. Quienes hayan cumplido los requisitos exigidos podrán radicar la solicitud de constitución o expedición del COT, según corresponda en los términos del numeral 2 del presente Capítulo. En caso de que la SFC encuentre que el DTI no cumplió con cualquiera de los requisitos exigidos, informará por escrito dicha situación, señalando además la posibilidad de volver a aplicar en un futuro.

1.3 REALIZACIÓN DE CONVOCATORIAS PARA EL INGRESO AL ECP. <Numeral adicionado por la Circular 16 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Sin perjuicio de las aplicaciones individuales, la SFC podrá realizar convocatorias esporádicas o recurrentes con el fin de que los aplicantes presenten DTI que atiendan una necesidad u objetivo puntual, o utilicen una tecnología particular que se requiera probar. Para tal efecto, publicará, en cada caso, las condiciones y requisitos particulares que deberán acreditar los aplicantes. En el proceso de realización de las convocatorias se dará aplicación a los principios de selección objetiva, libre competencia e imparcialidad.

2. SOLICITUD DE CONSTITUCIÓN O DE EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE OPERACIÓN TEMPORAL. <Numeral adicionado por la Circular 16 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Todos los aplicantes que hayan cumplido con los requisitos de ingreso al ECP señalados en el subnumeral 1.1 del presente Capítulo, deberán solicitar el COT para probar el DTI en este espacio, según lo establecido en el subnumeral 2.2 del presente Capítulo. Por su parte, los aplicantes tipo 1 deben presentar al mismo tiempo la solicitud de constitución para operación temporal a la que hace referencia el subnumeral 2.1 siguiente.

En cualquier caso, los aplicantes deberán presentar la solicitud a través de los medios señalados por la SFC y los requisitos deberán acreditarse de conformidad con lo establecido en la Lista de Chequeo “Constitución de entidades vigiladas en el Espacio Controlado de Prueba y Expedición del Certificado de Operación Temporal”. Así mismo, de conformidad con el numeral 17 del artículo 2.35.7.2.2 del Decreto 2555 de 2010, la SFC podrá solicitar la información adicional que estime necesaria.

2.1. CONTENIDO DE SOLICITUD DE CONSTITUCIÓN PARA OPERACIÓN TEMPORAL. <Numeral adicionado por la Circular 16 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

De conformidad con el numeral 1 del artículo 2.35.7.2.2 del Decreto 2555 de 2010, los aplicantes tipo 1, deberán presentar una solicitud de constitución que contenga, como mínimo, lo siguiente:

2.1.1 El proyecto de estatutos sociales que deben incorporar, además, el nombre de la entidad, tipo de sociedad (sociedad anónima o cooperativa) y la descripción de su objeto social y plazo enfocados ambos en la realización de las actividades encaminadas al desarrollo y salida de la prueba temporal, conforme a los límites presentados en la solicitud de COT a la que hace referencia el subnumeral 2.2 del presente Capítulo.

2.1.2 Identificación y acreditación de la idoneidad de los accionistas, beneficiarios reales y administradores propuestos.

2.1.3 Justificación detallada del origen de los recursos que se utilizarán en la operación.

2.2. CONTENIDO DE SOLICITUD DEL COT. <Numeral adicionado por la Circular 16 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Todos los aplicantes deben presentar una solicitud a la SFC que contenga, como mínimo, los aspectos relacionados en los numerales 2 al 16 del artículo 2.35.7.2.2 del Decreto 2555 de 2010, según sean aplicables al DTI o a la naturaleza del aplicante.

Los aplicantes tipo 2 y tipo 3 deberán incluir también lo establecido en el numeral 1 del artículo 2.35.7.2.3 del Decreto 2555 de 2010.

Lo anterior, sin perjuicio de cumplir los requisitos que se establecen a continuación:

2.2.1 Información sobre la acreditación del capital:

En relación con el numeral 5 del artículo 2.35.7.2.2 del Decreto 2555 de 2010, los aplicantes tipo 1 deberán indicar:

2.2.1.1 El monto mínimo de capital propuesto y su forma de acreditación, incluyendo la proporción entre recursos propios y ajenos. El capital debe ser suficiente para implementar y probar el DTI, según las necesidades y riesgos propios del mismo.  

2.2.1.2 Plan para la acreditación del monto de capital mínimo de constitución. A los accionistas no les serán aplicables los requisitos de solvencia patrimonial previstos en el numeral 5 del artículo 53 del EOSF.

2.2.2 Información sobre la administración de los riesgos:

De acuerdo con el numeral 7 del artículo 2.35.7.2.2 del Decreto 2555 de 2010, la solicitud de todos los aplicantes deberá incluir las políticas para identificar, medir, controlar y monitorear los riesgos de los servicios financieros que serán ofrecidos en el ECP, incluyendo los mecanismos para asegurar una adecuada y oportuna comunicación con los consumidores financieros, así como los mecanismos para su protección, acordes con las características propias de la prueba.

2.2.3 Mecanismo de salida ordenada

Para dar cumplimiento al numeral 15 del artículo 2.35.7.2.2 del Decreto 2555 de 2010, todos los aplicantes deberán incluir una propuesta de mecanismo de salida ordenada del ECP o plan de desmonte, que debe contemplar, como mínimo:

2.2.3.1 Causales que determinan el incumplimiento de las métricas e indicadores para la evaluación de los objetivos propuestos con la prueba. Mecanismos para dar cumplimiento a las obligaciones generadas con los consumidores financieros, con ocasión de la implementación del DTI.

2.2.3.2 Cronograma y plan de actividades a través de los cuales será adelantada la salida controlada.

2.2.3.3 Plazo estimado para la ejecución del mecanismo de salida ordenada.

2.2.4 Plan inicial de transición

De conformidad con el numeral 15 del artículo 2.35.7.2.2 del Decreto 2555 de 2010, los aplicantes tipo 1 y tipo 2 deberán incluir una propuesta inicial de plan de transición en el cual consten las actividades necesarias para obtener la licencia que contemple las actividades que pretenda desarrollar por fuera del ECP.

2.2.5 Plan inicial de ajuste

De acuerdo con el numeral 15 del artículo 2.35.7.2.2 del Decreto 2555 de 2010, los aplicantes tipo 3 deberán presentar un plan de ajuste para cumplir los requisitos aplicables al desarrollo de la actividad objeto del DTI por fuera del ECP, de conformidad con las normas vigentes que resulten aplicables.

2.2.6 Información sobre las salvaguardas y la protección de los consumidores financieros

En atención a lo dispuesto en el numeral 16 del artículo 2.35.7.2.2 del Decreto 2555 de 2010, la solicitud deberá incluir la propuesta de salvaguardas apropiadas para proteger a los consumidores financieros, así como para mantener la seguridad y solidez del sistema financiero, conforme al nivel de riesgo de la prueba temporal. Para estos efectos, los aplicantes podrán proponer la constitución de garantías o similares para respaldar la implementación y prueba del DTI, tales como: pólizas de seguros, garantías bancarias u otros instrumentos financieros.

2.2.7 Información sobre alianzas

En los casos en los cuales en el DTI participe más de una entidad vigilada, o una persona no vigilada junto con una entidad vigilada, se deberá acreditar el convenio o alianza que contenga las condiciones en las que participarán en la aplicación y eventual funcionamiento en el ECP.

3. PROCEDIMIENTO PARA EVALUACIÓN DE LA SOLICITUD PARA CONSTITUCIÓN O EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE OPERACIÓN TEMPORAL. <Numeral adicionado por la Circular 16 de 2021>

3.1. EVALUACIÓN DE LA SOLICITUD DE CONSTITUCIÓN Y DE EXPEDICIÓN DEL COT. <Numeral adicionado por la Circular 16 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

La SFC evaluará las solicitudes de constitución para operación temporal presentadas por los aplicantes tipo 1, de acuerdo con el siguiente procedimiento:

3.1.1 Radicada la solicitud, la SFC la admitirá si está completa, o la inadmitirá si está incompleta, caso en el cual requerirá a los aplicantes el envío de la información faltante. En caso de que los aplicantes no envíen la información requerida por la SFC, o la remitan de forma incompleta, se rechazará la solicitud.

3.1.2 Admitida la solicitud de constitución y expedición del COT, la SFC procederá a su respectiva evaluación. Durante esta etapa, la SFC podrá exigir a los aplicantes que ajusten, adicionen, complementen o aclaren cualquier información remitida.

3.1.3 La SFC evaluará la necesidad de autorizar los requisitos y requerimientos prudenciales diferenciados y/o de flexibilizar disposiciones jurídicas o prácticas de supervisión solicitados por los aplicantes para la realización de la prueba temporal, y verificará en todo caso:

3.1.3.1   Los capitales mínimos propuestos y la forma de acreditarlos en los términos del subnumeral 2.2.1.1 del presente Capítulo.

3.1.3.2   Que el mecanismo de salida ordenada garantice que la finalización de la prestación del servicio o producto se haga de forma ordenada, transparente y sin causar perjuicios a los consumidores financieros ni a la estabilidad del sistema.

3.1.3.3 Que se haya acreditado satisfactoriamente la idoneidad de los futuros accionistas, beneficiarios reales y administradores.

3.1.3.4 Que las salvaguardas propuestas sean adecuadas y estén suficientemente respaldadas para proteger a los consumidores financieros, así como para mantener la seguridad y solidez del sistema financiero.

3.1.3.5 Que, con las condiciones propuestas para el DTI, se avance en los objetivos señalados en el artículo 2.35.7.1.2. del Decreto 2555 de 2010.

3.1.3.6 Que se evidencie que con el DTI se puede alcanzar alguna de las finalidades señaladas en el artículo 2.35.7.1.3 del Decreto 2555 de 2010.

3.1.4 La SFC de forma simultánea autorizará la constitución para la operación temporal y otorgará el COT señalando el plazo máximo de constitución. El COT atenderá lo establecido en el artículo 2.35.7.2.5 del Decreto 2555 de 2010.

El COT se entenderá expedido y entrará en vigencia, una vez la SFC verifique la constitución regular, el pago del capital mínimo propuesto y la inscripción en el registro mercantil.

La entidad deberá iniciar la prueba temporal dentro del mes siguiente a la entrada en vigencia del COT. En el evento en que la entidad no inicie la prueba temporal dentro del plazo establecido, la SFC procederá a revocar el COT inmediatamente.

El objeto social de la entidad vigilada en el ECP estará limitado a las actividades autorizadas para desarrollar la prueba temporal, bajo las condiciones, requisitos y requerimientos prudenciales establecidos en el COT.

3.2. EVALUACIÓN DE LA SOLICITUD PARA LA EXPEDICIÓN DEL COT PARA ENTIDADES VIGILADAS. <Numeral adicionado por la Circular 16 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Para la evaluación de las solicitudes de expedición del COT de los aplicantes tipo 2 y tipo 3 serán aplicables las instrucciones previstas en el subnumeral 3.1 del presente Capítulo, según correspondan.

Una vez otorgado el COT atendiendo lo establecido en el artículo 2.35.7.2.5. del Decreto 2555 de 2010, el aplicante deberá iniciar la prueba temporal a más tardar dentro del mes siguiente. Cuando el aplicante no inicie la prueba temporal dentro del plazo establecido, la SFC procederá a revocar el COT.

4. SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y SUPERVISIÓN EN EL ESPACIO CONTROLADO DE PRUEBA.  <Numeral adicionado por la Circular 16 de 2021>

4.1. INFORMES DE SEGUIMIENTO. <Numeral adicionado por la Circular 16 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

En las fechas fijadas en el COT, los aplicantes deberán remitir a la SFC los informes de seguimiento, de acuerdo con las condiciones y periodicidad allí establecidas. Dichos informes deberán ser remitidos por los canales que indique la SFC.

Durante el desarrollo de la prueba temporal, la SFC podrá modificar las obligaciones estipuladas en el COT en los eventos en que lo considere conveniente, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 2.35.7.2.5. del Decreto 2555 de 2010. Para tal efecto, la SFC tendrá en cuenta los siguientes criterios, atendiendo a cada uno de los objetivos establecidos en el artículo 2.35.7.1.2. del Decreto 2555 de 2010.

i) Aprovechar la innovación en la prestación de servicios y productos financieros. Cuando se identifiquen cambios requeridos en el alcance inicial de la prueba derivados, entre otros, de mejoras o avances en la tecnología, para efectos de tener mejor información o potencializar la finalidad buscada por el DTI.

ii) Velar por la protección y los intereses de los consumidores financieros. Cuando se identifiquen situaciones o efectos perjudiciales para los consumidores financieros no atendidos por las medidas de protección contenidas inicialmente en el COT.

iii) Preservar la integridad y estabilidad del sistema financiero. Cuando se identifiquen efectos no previstos en la evaluación inicial que pudieran poner en riesgo la integridad o estabilidad del sistema financiero.

iv) Prevenir los arbitrajes regulatorios. Cuando se identifiquen excepciones normativas que no sean inherentes al DTI que está siendo probado y a su alcance y que generen ventajas competitivas no justificadas frente a los actores del mercado que no gocen de dichas excepciones. Lo anterior, sin perjuicio de que en esta evaluación se aplique el principio de proporcionalidad establecido en el numeral 12 del artículo 2.35.7.1.4. del Decreto 2555 de 2010.

4.2. EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA PRUEBA TEMPORAL. <Numeral adicionado por la Circular 16 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Previo al vencimiento del COT, y a más tardar en la fecha informada por la SFC, el aplicante deberá manifestar a la SFC su intención de implementar el plan de ajuste o de transición, según corresponda. Dicha solicitud, deberá fundamentarse en los resultados de la prueba acreditados mediante los informes de seguimiento solicitados por la SFC. En caso contrario, deberán informar su decisión de activar el mecanismo de salida ordenada antes de la finalización de la vigencia del COT.

La SFC evaluará las solicitudes de implementación del plan de transición o de ajuste, teniendo en cuenta los siguientes criterios:

i) El cumplimiento de los indicadores a los que hace referencia el numeral 10 del artículo 2.35.7.2.2. del Decreto 2555 de 2010.

ii) Que, a juicio de la SFC, durante la vigencia de la prueba no se hubieran materializados riesgos para los consumidores financieros o para la estabilidad del sistema financiero, o que, de haberse materializado, las salvaguardas propuestas hubieran sido suficientes para mitigarlos adecuadamente.

iii) Cuando la SFC considere que, durante el período estimado para la ejecución del plan de transición o ajuste correspondiente, el aplicante podrá acomodar su operación a los requisitos normativos, prudenciales, de gobierno corporativo, protección al consumidor, sistemas de control interno y de gestión de riesgos que fueran aplicables al DTI por fuera del ECP.

Si como resultado de la evaluación, la SFC considera que la prueba temporal fue exitosa, podrá prorrogar el término de duración del COT, con el fin de continuar con la ejecución de la prueba y adelantar la ejecución del plan que corresponda. En todo caso, el término de duración del COT no puede superar los dos (2) años contados desde su expedición.

En caso contrario, la SFC ordenará al aplicante la activación del mecanismo de salida ordenada una vez finalice el plazo establecido en el COT.

Dentro del mes siguiente a la finalización del plazo establecido en el COT o de su prórroga, los aplicantes deberán presentar un informe final con los resultados obtenidos durante la implementación del DTI.

4.3. DIVULGACIÓN POR PARTE DE LA SFC. <Numeral adicionado por la Circular 16 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

De conformidad con lo establecido en el artículo 2.35.7.4.6 del Decreto 2555 de 2010, la SFC publicará en su página web el listado de los aplicantes aceptados en el ECP y la descripción de los DTI que serán probados. Una vez recibido el informe final al que hace referencia el subnumeral 4.2 del presente Capítulo, la SFC publicará una descripción general de los resultados de la prueba asegurándose de no divulgar información comercial de los aplicantes. De igual forma, una vez se ejecute el plan de transición, el plan de ajuste o el mecanismo de salida controlada de conformidad con lo establecido en el subnumeral 5 del presente Capítulo, la SFC publicará una descripción general de los resultados de estos asegurándose de no divulgar información comercial de los aplicantes.

4.4 REVISIÓN REGULATORIA. <Numeral adicionado por la Circular 16 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

De conformidad con lo establecido en el parágrafo del artículo 2.35.7.1.1. y en el artículo 2.35.7.4.6. del Decreto 2555 de 2010, una vez sea otorgado el COT, la SFC determinará si es pertinente iniciar un proceso de revisión de las normas que regulan la actividad financiera, aseguradora y del mercado de valores, para lo cual tendrá en cuenta los resultados de la prueba.

Si el DTI no puede llevarse a cabo de conformidad con la normatividad vigente al vencimiento del plazo del COT, se deberá activar el mecanismo de salida ordenada.

4.5 PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR FINANCIERO. <Numeral adicionado por la Circular 16 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Durante la vigencia del COT se aplicarán las normas de protección al consumidor financiero, salvo aquellas que se hubieran exceptuado de manera expresa en el mismo. Dichas excepciones deberán ser comunicadas a los consumidores financieros, según lo establecido en el presente Capítulo.

5. FINALIZACIÓN DEL ESPACIO CONTROLADO DE PRUEBA. <Numeral adicionado por la Circular 16 de 2021>

5.1. IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE TRANSICIÓN POR ENTIDADES VIGILADAS CONSTITUIDAS EN EL ECP. . El nuevo texto es el siguiente:

En caso de que la SFC considere que la prueba temporal fue exitosa en los términos del subnumeral 4.2 del presente Capítulo, el aplicante tipo 1 podrá solicitar a la SFC la licencia para realizar las actividades propias del objeto social respectivo, para lo cual deberá acreditar todos los requisitos aplicables según la naturaleza y tipo de entidad.

Para ello, los aplicantes tipo 1 deberán presentar la solicitud para obtener la respectiva licencia en los términos del artículo 53 del EOSF. La SFC indicará cuáles de los requisitos podrán acreditarse total o parcialmente con la información aportada o generada durante la vigencia del COT.

En todo caso, la solicitud deberá contener, como mínimo, lo siguiente:

5.1.1 El proyecto de modificación de los estatutos sociales, incluyendo el tipo de licencia de entidad vigilada que se solicitará.

5.1.2 El plan de transición definitivo, el cual debe prever la implementación de los cambios necesarios para el cumplimiento pleno de las condiciones y requisitos legales aplicables según las actividades autorizadas, incluyendo, por lo menos, el pago del capital mínimo, así como la infraestructura técnica y operativa necesaria para su funcionamiento.

El plazo previsto para implementar y completar dicho plan de transición no podrá superar el término del COT, incluyendo su prórroga.

5.1.3 Los demás requisitos legales contenidos en el artículo 53 del EOSF, según la lista de chequeo respectiva.

Una vez presentada la solicitud, el procedimiento se sujetará a lo establecido en el artículo 53 del EOSF y las demás instrucciones aplicables.

5.2. IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE TRANSICIÓN O AJUSTE POR ENTIDADES VIGILADAS. <Numeral adicionado por la Circular 16 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Si la prueba temporal fue exitosa como se indica en el subnumeral 4.2. del presente Capítulo y el aplicante tipo 2 desea continuar desarrollando la actividad o servicio financiero, podrá solicitar a la SFC la aprobación del plan de transición final que incluya el cronograma definitivo con las fases de implementación de los cambios necesarios y la solicitud de las autorizaciones pertinentes para el cumplimiento pleno de las condiciones y requisitos legales aplicables según las actividades autorizadas.

Por su parte, en el mismo caso, si el aplicante tipo 3 desea continuar prestando el producto o servicio financiero, y esto es posible de conformidad con las normas vigentes, podrá solicitar a la SFC la aprobación del plan de ajuste final que incluya el cronograma definitivo con las fases de implementación de los cambios necesarios o la solicitud de autorizaciones necesarias para el cumplimiento pleno de los requisitos de operación aplicables al DTI, una vez finalice la prueba temporal.

5.3. ACTIVACIÓN DEL MECANISMO DE SALIDA ORDENADA.  <Numeral adicionado por la Circular 16 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

5.3.1 Revocatoria del COT

De conformidad con el art. 166 de la Ley 1955 de 2019 y el art. 2.35.7.4.5 del Decreto 2555 de 2010, la SFC podrá revocar el COT cuando se verifique la ocurrencia de cualquiera de las causales establecidas en el artículo 2.35.7.4.5 del Decreto 2555 de 2010.

Sin perjuicio de las causales mencionadas en el art. 2.35.7.4.5 del Decreto 2555 de 2010, la SFC podrá revocar el COT en cualquier momento ante la ocurrencia de alguna de las siguientes causales objetivas:

5.3.1.1 Cuando se verifique un incumplimiento injustificado del cronograma previsto para el plan de transición o de ajuste, según corresponda.

5.3.1.2 Cuando la información aportada para el ingreso al ECP o durante la vigencia del COT sea falsa, inexacta o incompleta, de forma tal que de haber contado la SFC con dicha información, la decisión hubiera sido diferente.

Ejecutoriada la resolución que revoca el COT, los aplicantes deberán activar de inmediato su mecanismo de salida ordenada.

5.3.2  Activación voluntaria del mecanismo de salida ordenada.

En cualquier momento durante el periodo establecido en el COT, los aplicantes podrán desmontar de manera voluntaria sus operaciones, para lo cual deberán informar de manera inmediata la decisión a la SFC y activar el mecanismo de salida ordenada definido en el COT.

5.3.3  Activación del mecanismo de salida ordenada por vencimiento del plazo

Una vez se cumpla el plazo establecido en el COT, incluyendo su prórroga, el aplicante deberá activar de inmediato el mecanismo de salida ordenada definido en el COT sin necesidad de pronunciamiento adicional por parte de la SFC.

5.4 VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL MECANISMO DE SALIDA ORDENADA. <Numeral adicionado por la Circular 16 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

La SFC indicará el contenido, forma y periodicidad de los informes que deberán remitirse durante la vigencia del mecanismo de salida ordenada.

Una vez finalice el plazo fijado para la implementación del mecanismo de salida ordenada, la SFC verificará su cumplimiento.

6. INFORMACIÓN PUBLICITARIA. <Numeral adicionado por la Circular 16 de 2021>

6.1. INFORMACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS OFRECIDOS EN EL ECP.  <Numeral adicionado por la Circular 16 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Para dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 2.35.7.3.2 del Decreto 2555 de 2010, todos los aplicantes deben acompañar la publicidad de los productos y servicios ofrecidos en el ECP, incluyendo todas las interfaces en las que se interactúe con el consumidor financiero como aplicaciones móviles, páginas web u otros canales, entre otros, con la siguiente expresión distintiva:

 

Adicionalmente, junto con la expresión distintiva, se debe indicar expresamente:

(i) Que la entidad ofrece el producto y/o servicio bajo una licencia de operación temporal dentro del ECP;

(ii) La fecha de finalización de la prueba temporal y sus prórrogas (en caso de aplicar); y

(iii) Los mecanismos de protección al consumidor financiero y los canales de atención habilitados.

CAPÍTULO IX.

REGLAS RELATIVAS A LAS FINANZAS ABIERTAS.

1. CONSIDERACIONES GENERALES. <Numeral adicionado por la Circular 4 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

En desarrollo de las facultades previstas en el artículo 2.35.10.1.1. del Decreto 2555 de 2010, incorporado por el Decreto 1297 de 2022, la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) determina los estándares tecnológicos, de seguridad y demás necesarios para el desarrollo de las finanzas abiertas regulados por el Título 8 del Libro 35 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010.

De conformidad con el Documento Técnico «Arquitectura Financiera Abierta en Colombia», documento soporte del Decreto 1297 de 2022, se entiende por finanzas abiertas la práctica en la cual las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) abren sus sistemas para que la información de los consumidores financieros pueda ser compartida de forma estandarizada con otras entidades vigiladas o con terceros, con la autorización del consumidor financiero y con el objetivo de que dichas entidades provean servicios a dichos clientes. Las entidades vigiladas que participen en finanzas abiertas deben cumplir con las instrucciones previstas en el presente Capítulo.

2. TERCEROS RECEPTORES DE DATOS. <Numeral adicionado por la Circular 4 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades vigiladas que participen en finanzas abiertas deben vincular a los terceros receptores de datos. Para el efecto, las entidades vigiladas deben adoptar políticas y procedimientos para la vinculación de los terceros receptores de datos que cumplan los requisitos establecidos en el presente numeral. Dichas políticas deben ser aprobadas por la junta directiva u órgano que haga sus veces. Las mencionadas políticas y procedimientos deben estar disponibles en la página web de la respectiva entidad vigilada.

Se entiende por terceros receptores de datos aquellas personas jurídicas que tratan los datos personales de los consumidores financieros en el marco de las finanzas abiertas.

2.1. Para la vinculación del tercero receptor de datos las entidades vigiladas deben verificar que estos:

a) Estén inscritos en el Registro Nacional de Bases de Datos. En el evento en que los terceros receptores de datos no estén inscritos en el mencionado registro, las entidades vigiladas deben verificar que los mismos cuenten con políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales.

b) Cuenten con procedimientos para la atención de consultas y reclamos, de conformidad con las normas aplicables.

c) Cuenten con mecanismos que les permitan:

i) Gestionar los riesgos asociados al tratamiento de los datos personales del consumidor financiero, en particular, el de seguridad de la información y ciberseguridad, así como fallas en la infraestructura tecnológica y en los sistemas de información donde se procesan y almacenan los datos. Para el efecto, las entidades vigiladas pueden tener en cuenta marcos de referencia, tales como: ISO 27001, NIST Cybersecurity Framework, OWASP ASVS, última versión o cualquiera que los modifique, sustituya o adicione. En caso de que cualquiera de los marcos de referencia sea declarado obsoleto por parte del organismo que lo establece o soporta, la entidad vigilada debe tener en cuenta aquel que lo modifique, sustituya o adicione.

ii) Mantener cifrados los datos personales de los consumidores financieros que estén en almacenamiento o circulación usando para el efecto estándares y algoritmos reconocidos internacionalmente que briden al menos la seguridad ofrecida por AES o RSA.

iii) Contar con sistemas de monitoreo de la información para el desarrollo de finanzas abiertas.

iv) Gestionar las vulnerabilidades de aquellas plataformas que hagan uso de los datos suministrados en el marco de finanzas abiertas.

v) Contar con la certificación PCI-DSS emitida por una entidad que ostente la categoría QSA (Quallfied Security Assessor) y soportada por el documento AoC (Attestation of Compliance) correspondiente, en el evento en que el tercero receptor de datos pretenda almacenar, procesar y/o transmitir datos contenidos en tarjetas débito y crédito.

vi) Informar a las entidades vigiladas, en el menor tiempo posible, sobre cualquier evento o situación que pueda comprometer la seguridad de los datos personales de los consumidores financieros.

En relación con las entidades vigiladas que actúen como terceros receptores de datos y estén obligadas a cumplir con las instrucciones en materia de seguridad de la información y ciberseguridad previstas en el Capítulo V del Título IV de la Parte I de la Circular Básica Jurídica, se entenderán verificados los requisitos previstos en el literal c) del presente numeral.

d) Cuenten con procedimientos para la revocatoria y supresión de los datos personales de los consumidores financieros, de conformidad con las normas aplicables.

2.2. Las entidades vigiladas deben aplicar el tratamiento previsto para los clientes o potenciales clientes a los terceros receptores de datos, de conformidad con las medidas adoptadas por la respectiva entidad para la administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo en desarrollo de lo dispuesto en los artículos 102 y siguientes del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y del Capítulo IV del Título IV de la Parte I de la Circular Básica Jurídica.

2.3. Las entidades vigiladas deben establecer controles para verificar periódicamente que el tercero receptor de datos cumpla los requisitos señalados en el subnumeral 2.1. del presente Capítulo durante la vigencia de la relación contractual. Dicha periodicidad debe ser razonable y definida por la entidad vigilada, atendiendo al perfil de riesgo del tercero receptor de datos y a las características de la relación con este.

2.4. Las entidades vigiladas deben dejar constancia de la verificación de los requisitos señalados en el subnumeral 2.1. del presente Capítulo por cada tercero receptor de datos con el que tengan una relación contractual, la cual debe quedar a disposición de la SFC.

2.5. En ningún caso las entidades vigiladas pueden restringir la vinculación de terceros receptores de datos que cumplan con lo establecido en el subnumeral 2.1. del presente Capítulo.

2.6. En el marco de las finanzas abiertas, las entidades vigiladas no pueden dar un trato discriminatorio a los terceros receptores de datos que vinculen. Para el efecto, deben abstenerse de incurrir en tratos discriminatorios relacionados, entre otros, con:

a) Los requisitos de vinculación de los terceros receptores de datos.

b) Los controles para monitorear el cumplimiento de los requisitos por parte del tercero receptor de datos, de acuerdo con lo previsto en el subnumeral 2.3 del presente Capítulo.

c) Las tarifas, precios, comisiones, cargos, cobros o cualquier otra retribución aplicable a los terceros receptores de datos.

3. ESTÁNDARES TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD. <Numeral adicionado por la Circular 4 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

3.1. Principios generales

Las entidades vigiladas que participen en finanzas abiertas deben contar con políticas, procedimientos y recursos técnicos y humanos para monitorear que los datos personales de los consumidores financieros se traten en condiciones de seguridad. Para el efecto, las entidades vigiladas deben cumplir con las siguientes instrucciones:

a) Mantener los sistemas relacionados con finanzas abiertas en una red interna separada lógicamente de las demás redes.

b) Monitorear que la información que circula en el marco de las finanzas abiertas se ajuste a las especificaciones establecidas entre las entidades vigiladas y los terceros receptores de datos.

c) Abstenerse de exponer públicamente los repositorios de información que se utilicen para el desarrollo de las finanzas abiertas.

d) Mantener registros de auditoría de información (logs), por el término de 5 años, por cada solicitud de datos realizada en desarrollo de las finanzas abiertas que permitan determinar, como mínimo: el origen desde el cual se realizó la solicitud, el momento en el que se realizó el consumo de la información, el usuario que ejecutó la solicitud, la información objeto de circulación y el estado del proceso. En todo caso, según el nivel de criticidad de la información, esta se deberá enmascarar o cifrar.

e) Propender por la disponibilidad y accesibilidad de los sistemas de información en todo momento y contar con mecanismos de redundancia, balanceo de carga y tolerancia a fallos para garantizar su disponibilidad continua.

3.2. Estándares de arquitectura, seguridad y tecnología

Las entidades vigiladas deben implementar protocolos de intercambio automático de información para atender las solicitudes de acceso a datos personales presentadas por los terceros receptores de datos en el desarrollo de las finanzas abiertas. Los protocolos de intercambio automático de información que implementen las entidades vigiladas en desarrollo de las finanzas abiertas deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requisitos:

3.2.1. En materia de arquitectura:

a) Ejecutar el intercambio de información bajo el formato JSON (JavaScript Object Notation).

b) Cumplir con el marco de referencia REST y su implementación debe ser RESTful.

3.2.2. En materia de administración de datos, cumplir con el estándar ISO 20022 en lo relacionado con el diccionario de datos y utilizar el diccionario de campos que establece el referido estándar. El cumplimiento del referido estándar aplicará en aquellos campos financieros que corresponda.

3.2.3. En materia de seguridad:

a) Cumplir con el marco FAPI 2.0 desarrollado por The OpenID Foundation (OIDF) para los perfiles de seguridad.

b) Ejecutar la autorización sobre el protocolo OAuth 2.0 desarrollado por el IETF OAuth Working Group. Para el efecto, se debe hacer uso de mecanismos seguros para la implementación del Token de Acceso (Access Token), tales como: Client Credentials (RFC 6749), Authorization Code (RFC 6749), Authorization Code con PKCE (RFC 7636) o Refresh Token (RFC 6749), entre otros. El Token de Acceso debe generarse haciendo uso del estándar JWT (JSON Web Token), debe firmarse utilizando algoritmos seguros tales como: PS256 o superiores, y debe utilizar private_keyjwt como método de autenticación.

c) Realizar el intercambio de información bajo el protocolo TLS garantizando el proceso de autenticación mutua o recíproca (mutual authentication), haciendo uso de certificados digitales vigentes, de acuerdo con lo establecido en la Ley 527 de 1999 y normas que la sustituyan, modifiquen o reglamenten, para lo cual deben utilizar cualquiera de las siguientes suites de cifrado:

i) TLS_ECDHE_RSA_WITH_AES_128_GCM_SHA256

ii) TLS_ECDHE_RSA_W1TH_AES_256_GCM_SHA384

En caso de que cualquiera de los formatos, marcos de referencia, estándares o protocolos establecidos en el numeral 3.2. sea declarado obsoleto por parte del organismo que lo establece o soporta, la entidad vigilada deberá adoptar aquel que lo modifique, sustituya o adicione.

4. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DE LOS CONSUMIDORES FINANCIEROS EN FINANZAS ABIERTAS. <Numeral adicionado por la Circular 4 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

4.1. En el marco de las finanzas abiertas, las entidades vigiladas deben cumplir con las siguientes obligaciones para el tratamiento de los datos personales de los consumidores financieros:

a) Verificar, de forma previa a la circulación de la información, que el tercero receptor de datos cuente con la autorización previa, expresa e informada del consumidor financiero para el tratamiento de sus datos personales.

b) Autenticar al consumidor financiero para realizar cualquier acción que busque otorgar, modificar y/o revocar su autorización de tratamiento de datos personales en el marco de las finanzas abiertas a través de mecanismos fuertes de autenticación de conformidad con lo dispuesto en el Capítulo I del Título II de la Parte I de la Circular Básica Jurídica, así como en el numeral 3 del artículo 2.17.4.1.3. del Decreto 2555 de 2010, y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen.

c) Contar con la autorización previa, expresa e informada del consumidor financiero para el tratamiento desús datos personales dando estricto cumplimiento a las Leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012, y demás normas que las reglamenten, modifiquen, sustituyan o adicionen. Para el efecto, la solicitud de autorización requerida al consumidor financiero debe estar expresada en forma sencilla, clara y precisa, de tal manera que sea de fácil comprensión, y debe contener, como mínimo, la siguiente información:

i) La identificación del tercero receptor de datos, indicando como mínimo su razón social y su domicilio.

ii) Los datos específicos cuyo tratamiento autoriza el consumidor financiero.

iii) El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales del consumidor financiero por parte del tercero receptor de datos.

iv) La finalidad específica para la cual el consumidor financiero autoriza el tratamiento de sus datos personales. En el evento en que se vayan a comercializar los datos personales de los consumidores financieros, la solicitud de autorización debe advertir además de forma expresa dicha situación. Adicionalmente, debe informarse al consumidor financiero si se le remunerará por esta actividad, así como si trae consigo algún costo.

v) El tiempo de la Finalidad para la cual el consumidor financiero autoriza el tratamiento de sus datos personales, de conformidad con el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen, sustituyan o adicionen.

Las entidades vigiladas deben abstenerse de solicitar autorizaciones generales o abiertas que les impidan a los consumidores financieros conocer la finalidad, su término y el tratamiento que los terceros receptores de datos darán a los mismos.

En ningún caso las entidades vigiladas pueden condicionar la prestación de un producto o servicio financiero que no surja en desarrollo de las finanzas abiertas al otorgamiento de la autorización para el tratamiento de datos personales en el marco de las finanzas abiertas.

d) Permitir al consumidor financiero consultar de manera accesible y permanente las autorizaciones de que trata el literal c) del presente subnumeral.

e) Permitir al consumidor financiero revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales en el marco de las finanzas abiertas de la que trata el literal c) del presente subnumeral, cuando resulte aplicable de conformidad con las Leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012, y demás normas que las reglamenten, modifiquen, sustituyan o adicionen.

f) Permitir al consumidor financiero actualizar, en todo momento, la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales en el desarrollo de las finanzas abiertas de la que trata el literal c) del presente subnumeral.

g) Permitir que el consumidor financiero se abstenga de autorizar el tratamiento de su información en el marco de las finanzas abiertas.

5. DEBERES DE REVELACIÓN DE INFORMACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 4 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades vigiladas que vinculen terceros receptores de datos en el marco de las finanzas abiertas deben publicar, en una sección de fácil acceso en su página web, la información actualizada que le permita a los consumidores financieros conocer las condiciones de implementación de las finanzas abiertas, sin perjuicio de que lo hagan en cualquier canal adicional.

Para el efecto, las entidades vigiladas deben informar de forma sencilla, clara y precisa, como mínimo, los siguientes aspectos:

a) El procedimiento para consultar de manera accesible y permanente las autorizaciones otorgadas para el tratamiento de los datos personales del consumidor financiero de que trata el literal c) del subnumeral 4.1. del presente Capítulo.

b) El procedimiento para actualizar la autorización para el tratamiento de los datos personales del consumidor financiero.

c) El procedimiento para revocar la autorización para el tratamiento de los datos personales del consumidor financiero cuando resulte aplicable de conformidad con las Leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012, y demás normas que las reglamenten, modifiquen, sustituyan o adicionen.

d) La Información actualizada de contacto de los terceros receptores de datos para la atención de consultas y reclamos presentados por los consumidores financieros como titulares de los datos.

e) Los canales dispuestos por la entidad vigilada para la atención de consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de los datos personales del consumidor financiero, de conformidad con lo dispuesto en la normativa aplicable.

f) Los procedimientos que permitan la supresión de los datos personales de los consumidores financieros, según aplique, de conformidad con la normatividad vigente.

De igual forma, las entidades vigiladas deben adelantar programas de educación financiera para informar a los consumidores financieros sobre los derechos, obligaciones y responsabilidades derivados del tratamiento de sus datos en el marco de las finanzas abiertas.

CAPÍTULO X.

COMERCIALIZACIÓN DE TECNOLOGÍA E INFRAESTRUCTURA A TERCEROS.

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 4 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia que comercialicen a terceros y entidades vigiladas la tecnología e infraestructura que utilizan o hayan utilizado para el ofrecimiento o prestación de sus servicios y desarrollo de sus actividades conexas, de conformidad con el artículo 2.35.9.3.1. del Decreto 2555 de 2010, incorporado por el Decreto 1297 de 2022, deben cumplir las instrucciones previstas en el presente Capítulo.

2. REGLAS PARA LA COMERCIALIZACIÓN DE TECNOLOGÍA E INFRAESTRUCTURA A TERCEROS. <Numeral adicionado por la Circular 4 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

La tecnología e infraestructura objeto de comercialización debe corresponder a aquella que haya sido o sea utilizada por la entidad vigilada para el ofrecimiento o prestación de sus servicios y desarrollo de sus actividades conexas, con Independencia de si ha sido desarrollada por esta o por un tercero.

La junta directiva o el órgano que haga sus veces de las entidades vigiladas que lleven a cabo la actividad de comercialización de tecnología e infraestructura a terceros debe definir las políticas para el desarrollo de esta actividad y la gestión de los riesgos derivados de la misma. Además, corresponde a las entidades vigiladas definir y adoptar procedimientos para verificar las condiciones, términos y requisitos bajo los cuales se desarrolla esta actividad.

Las entidades vigiladas deben dar cumplimiento a las siguientes instrucciones:

a) Evaluar de forma previa a la celebración del contrato los riesgos asociados a la comercialización de tecnología e infraestructura a terceros.

b) Establecer salvaguardas, tales como seguros o garantías, para cubrir el riesgo de Incumplimiento de las obligaciones derivadas de los contratos.

c) Administrar el riesgo reputacional asociado al uso del nombre o imagen de la entidad vigilada por parte de quienes adquieran o usen la tecnología o infraestructura.

d) Administrar el riesgo sistémico asociado a la falla de la tecnología o infraestructura objeto de la comercialización, en el evento en que dicha tecnología o infraestructura haya sido adquirida por otras entidades vigiladas.

e) Implementar controles de calidad sobre la tecnología e infraestructura objeto de la comercialización.

Las entidades vigiladas deben dejar constancia de la verificación de los requisitos establecidos en el presente numeral, y dicha constancia debe quedar a disposición de la SFC. Adicionalmente, las entidades vigiladas mantendrán a disposición de esta Superintendencia los documentos en los cuales consten las condiciones, términos y requisitos bajo los cuales desarrollan la actividad de comercialización de tecnología e Infraestructura a terceros.

Las entidades vigiladas deben utilizar sus recursos propios para cubrir el incumplimiento de las obligaciones derivadas de los contratos mediante los cuales se instrumentaliza la comercialización.

TÍTULO II.

PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS FINANCIEROS.

CAPÍTULO I.

CANALES, MEDIOS, SEGURIDAD Y CALIDAD EN EL MANEJO DE INFORMACIÓN EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS FINANCIEROS.

1. CANALES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS.

1.1. OFICINAS.

<Inciso modificado por la Circular 2 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Para efectos de lo dispuesto en el art. 92 del EOSF la apertura y cierre de oficinas de las entidades vigiladas por la SFC debe obedecer al conocimiento integral que los directores y administradores tengan de los mercados potenciales, de la situación de competencia en las zonas correspondientes, de la capacidad operativa de la respectiva institución y de la incidencia que tales decisiones tienen sobre su estructura económica y financiera, conocimiento éste que debe fundamentarse en estudios técnicos de factibilidad.

Las determinaciones que se adopten están bajo la responsabilidad de los administradores de las entidades en desarrollo de las políticas que sobre la materia establezca cada una de ellas y deben consultar el interés de la comunidad.

<Inciso adicionado por la Circular 2 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades vigiladas podrán abrir, cerrar y trasladar oficinas, en el territorio nacional, previa información a la oficina de registro de la SFC, con antelación de un (1) mes. En caso de no llevarse a cabo la apertura, cierre o traslado de la oficina dentro del término indicado, la entidad debe informar tal hecho a la SFC antes del vencimiento del mismo.

<Inciso adicionado por la Circular 2 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> El cierre y traslado de oficinas debe ser informado a los clientes, a través de los canales habitualmente utilizados para la comunicación con estos y con una antelación no inferior a 30 días calendario. Se debe indicar expresamente los mecanismos mediante los cuales los consumidores podrán continuar accediendo a los servicios y trámites que realizaba en la oficina objeto de cierre o traslado. Con la misma antelación se informará al público en general, a través de cualquier medio publicitario.

1.1.1. Régimen de autorización general <Numeral eliminado por la Circular 2 de 2021>

1.1.2. Régimen de autorización individual <Numeral eliminado por la Circular 2 de 2021>

<1.1.1> 1.1.3. Naturaleza de las oficinas

De conformidad con lo establecido en los arts. 263 y 264 del C.Cio, las oficinas de las instituciones vigiladas por la SFC sólo pueden tener la calidad de sucursales o agencias, en los términos de las disposiciones mencionadas.

En consecuencia, cuando se pretendan abrir oficinas que tengan por objeto la prestación de servicios restringidos, la naturaleza de la correspondiente oficina debe ajustarse a alguna de las categorías citadas, sin perjuicio de que puedan tales oficinas ofrecer sus servicios de manera transitoria y temporal mediante el traslado de recursos humanos o técnicos para la prestación de sus servicios por fuera del local de las mismas, caso en el cual debe informarse previamente a la SFC, indicando el tipo de servicio que se ofrecerá, la oficina responsable de las operaciones que se realicen y el período en el cual se operará a través de esta modalidad.

La instalación de cajeros automáticos debe informarse oportunamente a la SFC, debiendo expresarse el lugar de ubicación del cajero que se pretende instalar.

<1.1.2> 1.1.4. Conversión de oficinas

Toda modificación que se efectúe a la naturaleza jurídica de una oficina en funcionamiento debe ser previamente informada a la SFC, indicándose la nueva dependencia contable o administrativa de la oficina objeto de conversión.

1.1.5. Cierre de oficinas <Numeral eliminado por la Circular 2 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

1.2. CORRESPONSALES. <Numeral modificado por la Circular 2 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Conforme a lo previsto en el art. 2.36.9.1.1 del Decreto 2555 de 2010, los establecimientos de crédito, incluyendo aquellos de naturaleza especial, las sociedades especializadas en depósitos y pagos electrónicos, las sociedades administradoras de inversión, las sociedades comisionistas de bolsas de valores, las sociedades administradoras de fondos de pensiones, las sociedades fiduciarias, los intermediarios del mercado cambiario -IMC- y las entidades aseguradoras podrán prestar los servicios señalados en los artículo 2.36.9.1.4 a 2.36.9.1.9 y el 2.36.9.1.17, bajo su plena responsabilidad, a través de terceros, en instalaciones físicas fijas o en la modalidad móvil o digital.

Se entiende por i) corresponsal físico aquel que presta sus servicios en las instalaciones físicas fijas en las cuales desarrolla su actividad económica, ii) corresponsal móvil aquel que presta servicios de manera ambulante, en nombre de la entidad financiera, utilizando dispositivos móviles conectados a ella en línea o fuera de línea y iii) corresponsal digital aquel que pone a disposición de los consumidores financieros sus aplicaciones web o móviles, conectadas a la entidad financiera, para la realización de operaciones.

Un mismo corresponsal podrá prestar los servicios de la entidad financiera mediante una o varias de las modalidades definidas en el párrafo anterior.

1.2.1. SERVICIOS QUE SE PUEDEN PRESTAR A TRAVÉS DE CORRESPONSALES.  

1.2.1.1. ESTABLECIMIENTOS DE CRÉDITO.  

En desarrollo de lo dispuesto en el art. 2.36.9.1.4 del Decreto 2555 de 2010, los establecimientos de crédito pueden prestar por medio de corresponsales, uno o varios de los siguientes servicios:

1.2.1.1.1. Recaudo, pagos y transferencia de fondos.

1.2.1.1.2. Envío o recepción de giros en moneda legal colombiana dentro del territorio nacional.

1.2.1.1.3. Depósitos y retiros en efectivo y transferencias de fondos que afecten dichos depósitos, incluyendo los depósitos electrónicos.

1.2.1.1.4. Consultas de saldos.

1.2.1.1.5. Expedición y entrega de extractos, documentos e información sobre cualquier tipo de producto.

1.2.1.1.6. Desembolsos y pagos en efectivo por concepto de operaciones activas de crédito, al igual que la activación de productos pre-aprobados de crédito.

1.2.1.1.7. También pueden recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a las operaciones de compra y venta de divisas provenientes de operaciones de cambio obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario; y recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a la compra y venta de divisas de operaciones de envío o recepción de giros no obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario, siempre y cuando el establecimiento de crédito respectivo ostente la calidad de intermediario del mercado cambiario y con sujeción a las disposiciones del régimen cambiario en lo pertinente.

1.2.1.1.8. <Numeral modificado por la Circular 49 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> La promoción y gestión de las operaciones de otras entidades vigiladas, usuarias de su red de oficinas, en desarrollo de lo dispuesto en el art. 93 del EOSF y en el art. 5 de la Ley 389 de 1997. En materia de comercialización de seguros, se debe cumplir lo establecido en el art. 2.36.9.1.17 del Decreto 2555 de 2010 y el subnumeral 1.2.1.7 del presente Capítulo.

1.2.1.1.9. Cualquier otra operación que se enmarque en uno o varios de los servicios consagrados en el art. 2.36.9.1.4 del Decreto 2555 de 2010.

Los corresponsales pueden recolectar y entregar documentación e información relacionada con los servicios señalados, incluyendo aquella relativa a la apertura y cancelación de cuentas, a la realización y cancelación de depósitos, la entrega de los instrumentos que permiten la disposición o manejo de los recursos depositados (tales como tarjetas, entre otros) y la relacionada con solicitudes de crédito, así como promover y publicitar tales servicios.

<Inciso adicionado por la Circular 2 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> De conformidad con lo establecido en el artículo 2.36.9.1.20 del Decreto 2555 de 2010, el régimen de corresponsales de las Sociedades Especializadas en Depósitos y Pagos Electrónicos – SEDPE será el señalado para los establecimientos de crédito, atendiendo el objeto exclusivo y actividades autorizadas a éstas.

1.2.1.2. SOCIEDADES COMISIONISTAS DE BOLSAS DE VALORES.

En desarrollo de lo dispuesto en el art. 2.36.9.1.5 del Decreto 2555 de 2010, las sociedades comisionistas de bolsas de valores, pueden prestar por medio de corresponsales los siguientes servicios:

1.2.1.2.1. La recepción de dinero para o como resultado de operaciones realizadas a través de intermediarios de valores.

1.2.1.2.2. El pago de los dividendos o rendimientos de los títulos administrados por una sociedad comisionista de bolsa de valores, así como de los recursos derivados de la venta de las inversiones.

1.2.1.2.3. La entrega y recepción de las constancias o certificados de los valores que se manejen a través de los depósitos centralizados de valores.

1.2.1.2.4. La recepción de recursos destinados a ser invertidos en un fondo de inversión colectiva, así como su devolución.

1.2.1.2.5. En desarrollo de lo dispuesto en los numerales 5 y 6 del art. 2.36.9.1.5 del Decreto 2555 de 2010 también pueden recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a las operaciones de compra y venta de divisas provenientes de operaciones de cambio obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario y recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a la compra y venta de divisas de operaciones de envío o recepción de giros no obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario, siempre y cuando la sociedad comisionista de bolsa de valores respectiva ostente la calidad de intermediario del mercado cambiario y con sujeción a las disposiciones del régimen cambiario en lo pertinente.

Los corresponsales de sociedades comisionistas de bolsas de valores no pueden prestar ningún tipo de asesoría para la vinculación de clientes ni para la realización de inversiones respecto de clientes ya vinculados con la sociedad comisionista de bolsa de valores. No obstante, podrán recolectar y entregar documentación e información relacionada con los servicios previstos en el presente subnumeral.

1.2.1.3. INTERMEDIARIOS DEL MERCADO CAMBIARIO - IMC.  

En desarrollo de lo dispuesto en el art. 2.36.9.1.7 del Decreto 2555 de 2010, los IMC pueden prestar, por medio de corresponsales exclusivamente los siguientes servicios:

1.2.1.3.1. Recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a las operaciones de compra y venta de divisas provenientes de operaciones de cambio obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario.

1.2.1.3.2. Recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a la compra y venta de divisas de operaciones de envío o recepción de giros no obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario.

Los corresponsales cambiarios no pueden desarrollar operaciones de compra y venta de divisas a nombre o por cuenta del IMC. El corresponsal del IMC sólo está obligado a atender solicitudes de recursos en moneda legal colombiana de operaciones realizadas por el IMC, a que se refiere el presente subnumeral, en la medida en que cuente con recursos suficientes, sin perjuicio de la exigibilidad de las obligaciones a cargo del IMC, las cuales, en todo caso, deben ser atendidas oportunamente, a través de su propia red de oficinas.

1.2.1.4. SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA.

Atendiendo lo dispuesto en el art. 2.36.9.1.6 del Decreto 2555 de 2010, las entidades autorizadas para administrar fondos de inversión colectiva, en desarrollo de dicha actividad pueden prestar por medio de corresponsales los siguientes servicios:

1.2.1.4.1. Recaudo, pago y transferencia de dineros asociados a la normal operación de fondos de inversión colectiva.

1.2.1.4.2. Expedición y entrega de extractos.

1.2.1.4.3. Recolección y entrega de documentación e información relacionada con los fondos de inversión colectiva administrados.

Los corresponsales de sociedades administradoras de fondos de inversión colectiva no pueden prestar ningún tipo de asesoría para la vinculación de clientes e inversión en dichos fondos, ni para la realización de inversiones respecto de clientes ya vinculados con la sociedad administradora. No obstante, pueden recolectar y entregar documentación e información relacionada con los servicios previstos en el presente numeral.

1.2.1.5. SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE PENSIONES.

En virtud de lo establecido en el art. 2.36.9.1.8 del Decreto 2555 de 2010, las entidades autorizadas para administrar fondos de pensiones, en desarrollo de dicha actividad pueden prestar por medio de corresponsales los siguientes servicios:

1.2.1.5.1. Recaudo y pago de recursos asociados a la vinculación a fondos de pensión voluntaria.

1.2.1.5.2. Recolección y entrega de documentación e información relacionada con la vinculación a fondos de pensión voluntaria.

1.2.1.5.3. Expedición y entrega de extractos de fondos de pensión voluntaria.

Los corresponsales de sociedades administradoras de fondos de pensiones no pueden vincular ni prestar ningún tipo de asesoría para la vinculación de clientes.

1.2.1.6. SOCIEDADES FIDUCIARIAS.

Según lo establecido en el art. 2.36.9.1.9 del Decreto 2555 de 2010, las sociedades fiduciarias en desarrollo de su actividad pueden prestar por medio de corresponsales los siguientes servicios:

1.2.1.6.1. Recaudo y pago de recursos asociados a las operaciones autorizadas a las sociedades fiduciarias.

1.2.1.6.2. Recolección y entrega de documentación e información relacionada con las operaciones autorizadas a las sociedades fiduciarias.

1.2.1.6.3. Expedición y entrega de extractos.

Los corresponsales de sociedades fiduciarias no pueden vincular ni prestar ningún tipo de asesoría para la vinculación de clientes.

1.2.1.7. ENTIDADES ASEGURADORAS.  <Subnumeral adicionado por la Circular 49 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

De acuerdo con lo establecido en los art. 2.36.9.1.17 y 2.36.9.1.18 del Decreto 2555 de 2010, las entidades aseguradoras, en desarrollo de su actividad, pueden prestar por medio de corresponsales uno o varios de los siguientes servicios:

1.2.1.7.1. Comercialización de las pólizas que cumplan con las condiciones de universalidad, sencillez, estandarización y comercialización masiva definidas en el art. 2.31.2.2.1 del Decreto 2555 de 2010 y que correspondan a los siguientes ramos:

1.2.1.7.1.1. Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito

1.2.1.7.1.2. Exequias

1.2.1.7.1.3. Desempleo

1.2.1.7.1.4. Vida individual

1.2.1.7.1.5. Accidentes personales

1.2.1.7.1.6. Agropecuario

1.2.1.7.1.7. Hogar

1.2.1.7.1.8. Incendio

1.2.1.7.1.9. Sustracción

<Subnumerales adicionados por la Circular 2 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

1.2.1.7.1.9.10. Responsabilidad civil

1.2.1.7.1.9.11. Colectivo de vida

1.2.1.7.1.9.12. Vida Grupo

1.2.1.7.1.9.13. Automóviles

1.2.1.7.1.9.14. Terremoto

1.2.1.7.1.9.15. Cumplimiento

1.2.1.7.1.9.16. Transporte

1.2.1.7.1.9.17. Lucro cesante

1.2.1.7.1.9.18. Corriente débil

1.2.1.7.1.9.19. Crédito comercial

1.2.1.7.1.9.20. Crédito a la exportación

En ese sentido, se entienden autorizadas las actividades de promoción de productos, así como la entrega y recepción de solicitudes de seguro y la implementación de mecanismos de comprobación de la asegurabilidad, de los productos asociados a los ramos indicados anteriormente.

1.2.1.7.2. Recaudo de primas y pago de indemnizaciones de cualquier ramo de seguros, así como la entrega de los soportes o comprobantes respectivos, lo cual en ningún caso implica que los corresponsales tomen la decisión de pago del siniestro. En ese sentido, se entienden autorizadas todas aquellas operaciones de recaudo, recepción, pago, transferencia y entrega de dinero. La entidad aseguradora debe definir con base en criterios técnicos, a partir de qué montos de indemnización el corresponsal deberá remitir al beneficiario a su sucursal más cercana con el fin de garantizar el pago de manera expedita.

1.2.1.7.3. <Subnumeral modificado por la Circular 2 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Entrega y recepción de solicitudes de seguros y sus anexos, condiciones generales, particulares o extractos, certificaciones, documentos necesarios para la reclamación del siniestro, documentos informativos, informes, boletines y, en general, toda aquella información relacionada con cualquier ramo de seguros.

1.2.1.7.4. <Subnumeral adicionado por la Circular 2 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Entrega y recepción de solicitudes, documentos, informes, boletines, certificados y toda aquella información de los seguros comercializados a través del corresponsal.

1.2.2. DISPOSICIONES GENERALES PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE LAS ENTIDADES VIGILADAS A TRAVÉS DE SUS CORRESPONSALES.

1.2.2.1. ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS IMPLÍCITOS A LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS A TRAVÉS DE CORRESPONSALES.

1.2.2.1.1. Administración del riesgo operacional. <Subnumeral modificado por la Circular 2 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades vigiladas autorizadas para prestar sus servicios a través de corresponsales deben ajustar su sistema de administración de riesgo operacional(SARO) en todo aquello que resulte pertinente para la adecuada administración de ese riesgo. Como mínimo se deben contemplar los siguientes aspectos:

1.2.2.1.1.1. Los procesos, procedimientos, planes estratégicos, planes de continuidad del negocio, planes de contingencia, así como el recurso humano requerido.

1.2.2.1.1.2. Complementar y/o ajustar sus políticas, procedimientos y mecanismos de control interno, con el fin de adaptarlos a las condiciones propias de la prestación de sus servicios a través de corresponsales.

1.2.2.1.1.3. Adoptar políticas y establecer procedimientos para la selección, vinculación, capacitación, acompañamiento, monitoreo y desvinculación de los corresponsales contratados para la prestación de los servicios autorizados. Dichas políticas deben ser aprobadas por la junta directiva u órgano que haga sus veces.

1.2.2.1.2. CONDICIONES OPERATIVAS PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS A TRAVÉS DE CORRESPONSALES. <Numeral modificado por la Circular 2 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Con el fin de garantizar que la información de las operaciones realizadas a través de corresponsales se ejecute en condiciones de seguridad y calidad, las entidades vigiladas autorizadas para prestar sus servicios a través de corresponsales deben cumplir como mínimo los siguientes requerimientos, en relación con los medios tecnológicos (hardware y software) que utilicen para tal efecto:

1.2.2.1.2.1. Realizar las operaciones en línea y en tiempo real.

Por regla general las operaciones que se realicen a través de corresponsales deben ejecutarse en línea y en tiempo real.

No obstante, la prestación de servicios de pago, recaudo, envío de giro, depósitos en efectivo y cualquier otra relacionada con la recepción de recursos, independientemente de su denominación, podrán efectuarse fuera de línea, de manera excepcional, siempre que las mismas sean realizadas a través de un corresponsal móvil, en zonas con baja o limitada cobertura de redes de comunicación, para lo cual la entidad deberá asegurar que tales operaciones se registren y reflejen en los sistemas de la entidad a más tardar al final del día en que se entregan los recursos por parte del consumidor financiero.

En todo caso, es responsabilidad de cada entidad vigilada establecer mecanismos para garantizar la oportunidad en la transmisión de la documentación y/o información, y gestionar los riesgos operacionales asociados a esta modalidad.

1.2.2.1.2.2. Contar con mecanismos de identificación que permitan verificar que se trata de un medio tecnológico autorizado para prestar los servicios a través de los corresponsales.

1.2.2.1.2.3. Disponer de mecanismos y/o procedimientos que impidan la captura, almacenamiento, procesamiento, visualización o transmisión de la información de las operaciones realizadas, para fines diferentes a los autorizados a las entidades vigiladas a través de los corresponsales.

1.2.2.1.2.4. Transmitir la información acerca de las operaciones realizadas, desde un medio tecnológico hasta la plataforma tecnológica de la entidad vigilada utilizando mecanismos de cifrado fuerte de conformidad con lo señalado en el subnumeral 2.3.4.1.5. del presente Capítulo.

1.2.2.1.2.5. Generar automáticamente el soporte de cada operación para ser entregado al cliente. En consecuencia, ante la falta de insumos o fallas técnicas que impidan la expedición del soporte, no puede prestarse ningún servicio a través del corresponsal. Los soportes de las operaciones que se realicen fuera de línea deberán contar con mecanismos que garanticen el no repudio de las operaciones por parte de la entidad financiera.

1.2.2.1.2.6. Se deben establecer procedimientos para informar a los clientes aquellos casos en los que las operaciones no sean exitosas.

1.2.2.1.2.7. Permitir su manejo bajo diferentes perfiles de usuario para efectos de su administración, mantenimiento y operación.

1.2.2.1.2.8. Garantizar que los medios tecnológicos utilizados por los corresponsales para la realización de las operaciones cumplen los principios de atomicidad, consistencia, aislamiento y durabilidad, teniendo en cuenta las siguientes definiciones:

1.2.2.1.2.8.1. Atomicidad: Propiedad que asegura que una operación es indivisible y, por lo tanto, ante un fallo del sistema, no existe la posibilidad de que se ejecute sólo una parte.

1.2.2.1.2.8.2. Consistencia: Propiedad que asegura que únicamente se ejecutan aquellas operaciones que no van a romper las reglas y directrices de integridad de la base de datos.

1.2.2.1.2.8.3. Aislamiento: Propiedad que asegura que una transacción es una unidad de aislamiento, permitiendo que transacciones concurrentes se comporten como si cada una fuera la única transacción que se ejecuta en el sistema. Esto asegura que la realización de dos transacciones sobre la misma información sea independiente.

1.2.2.1.2.8.4. Durabilidad: Propiedad que asegura que una vez realizada la operación ésta persistirá y no se podrá deshacer aunque falle el sistema. Cuando una transacción termina de ejecutarse, toda la información debe grabarse en algún medio de almacenamiento, en donde se asegure que las actualizaciones no se perderán.

1.2.2.1.2.9. Disponer de centros de administración y monitoreo de los medios tecnológicos utilizados por sus corresponsales.

1.2.2.1.2.10. Contar con los medios necesarios para brindar la atención y soporte requeridos por los corresponsales para la debida prestación de sus servicios.

1.2.2.1.2.11. Disponer de un registro detallado de todos los eventos (exitosos y fallidos) realizados a través de los medios tecnológicos utilizados por sus corresponsales.

1.2.2.1.2.12. Contar con políticas y procedimientos para el alistamiento, transporte, instalación, mantenimiento y administración de los medios tecnológicos usados por los corresponsales, así como para el retiro del servicio de los mismos.

1.2.2.1.2.13. Operar con sistemas de información que permitan realizar las operaciones bajo condiciones de seguridad, calidad y no repudio por parte del corresponsal.

1.2.2.1.2.14. Adoptar las medidas necesarias encaminadas a impedir que el corresponsal tenga acceso directo a la información de los clientes y de sus productos, salvo aquella que sea necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones como corresponsal.

1.2.2.1.2.15. Contemplar una fase de acompañamiento por parte de la entidad, al inicio de la operación de cada corresponsal, así como la disposición de los medios que le suministren el soporte necesario para la prestación de los servicios convenidos.

1.2.2.1.2.16. Contar con mecanismos fuertes de autenticación para la realización de operaciones monetarias que impliquen el retiro de efectivo, transferencias de fondos, recepción de giros y desembolsos, así como la consulta de saldos, la expedición de extractos y cualquier otra operación no monetaria, autorizada para ser realizada a través de corresponsales, que conlleve a la consulta de información confidencial de los consumidores financieros.

Las consultas y/o pagos relacionados con el valor de cuotas de créditos sólo requieren un factor de autenticación.

En el caso de operaciones efectuadas desde la banca móvil, el mecanismo fuerte de autenticación se debe realizar en el origen de la transacción.

1.2.2.1.3. CONDICIONES DE IDONEIDAD MORAL, INFRAESTRUCTURA FÍSICA, TÉCNICA Y DE RECURSOS HUMANOS DE LOS CORRESPONSALES.

Las entidades vigiladas deben examinar y evaluar la idoneidad moral del corresponsal y son los directos responsables de la prestación del servicio a través de éstos. Por lo tanto, deben instruir claramente al corresponsal acerca de los lineamientos que le permitan mantener una adecuada infraestructura física, técnica y de recursos humanos. Adicionalmente, deben velar porque los corresponsales que ostenten la calidad de persona natural, o sus representantes legales y administradores en general, tratándose de personas jurídicas, no estén incursos en las supuestos a que se refiere el inciso tercero del numeral 5 del art. 53 del EOSF.

Para efectos de establecer la idoneidad moral del corresponsal cuando se trate de personas naturales, o de los representantes legales y revisores fiscales, tratándose de personas jurídicas, las entidades vigiladas deben realizar las averiguaciones pertinentes, tales como solicitud de antecedentes penales, medidas o sanciones administrativas impuestas por las diferentes Superintendencias, por conductas asociadas al desarrollo o participación en la actividad financiera, bursátil y/o aseguradora, sin contar con la debida autorización estatal.

Tratándose de los corresponsales cambiarios de que trata el art. 2.36.9.1.3. del Decreto 2555 de 2010, deben acreditar el cumplimiento de lo dispuesto en el parágrafo del art. 100 de la Ley 1328 de 2009.

1.2.2.2. REGLAS RELATIVAS A LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.

Las entidades vigiladas autorizadas para prestar sus servicios a través de corresponsales deben dar cumplimiento a las disposiciones del Capítulo IV, Título IV de la Parte I de la presente Circular, en lo que resulte aplicable.

Dentro del sistema de administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT) se deben definir los deberes del corresponsal, dentro de los cuales se puede incluir la posibilidad de brindar soporte a la entidad en las gestiones necesarias para el conocimiento del cliente.

1.2.3. CONTRATOS CON LOS CORRESPONSALES. <Numeral modificado por la Circular 2 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 2.36.9.1.15 del Decreto 2555 de 2010, las entidades vigiladas deben mantener a disposición de la SFC la siguiente información y documentos relacionados con la prestación de servicios a través de corresponsales:

1.2.3.1. Descripción de las características técnicas de los medios tecnológicos con las cuales operará.

1.2.3.2. Infraestructura de comunicaciones que soportará la red de corresponsales.

1.2.3.3. Medidas de seguridad que protegerán la información de las operaciones realizadas.

1.2.3.4. Recursos dispuestos para la operación de los centros de administración, monitoreo y soporte.

1.2.3.5. Descripción del proceso adoptado por la entidad vigilada para la identificación y autenticación del cliente a través del corresponsal.

1.2.3.6. Procedimiento adoptado para el registro y conservación de la información de las operaciones realizadas.

1.2.3.7. Identificación de los riesgos operacionales asociados a la prestación del servicio a través del corresponsal y las medidas adoptadas para su mitigación.

1.2.3.8. Para el caso de las entidades aseguradoras, los modelos de las pólizas de seguros que se comercializarán a través de los corresponsales, los cuales deben cumplir con los principios de los seguros de comercialización masiva estipulados en el art. 2.31.2.2.1 del Decreto 2555 de 2010 y con las instrucciones establecidas para la comercialización de seguros a través de corresponsales.

1.2.4. DISPOSICIONES RELACIONADAS CON LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE VARIAS ENTIDADES VIGILADAS A TRAVÉS DE UN MISMO CORRESPONSAL.

En desarrollo de lo dispuesto en el numeral 14 del art. 2.36.9.1.11 del Decreto 2555 de 2010 una persona natural o jurídica puede ser corresponsal de una o varias entidades facultadas para prestar sus servicios a través de corresponsales. En estos casos, se deben establecer los mecanismos que aseguren una adecuada diferenciación de los servicios prestados por cada entidad vigilada, así como la obligación del corresponsal de abstenerse de realizar actos de discriminación o preferencia entre las entidades, o que impliquen competencia desleal entre los mismos.

<Inciso adicionado por la Circular 2 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> En el evento en que los servicios sean prestados por un corresponsal digital, tanto la entidad como el corresponsal deben asegurar que en la interfaz de las aplicaciones (Apps), plataformas o medios tecnológicos, se identifique de forma clara y expresa la entidad que presta cada uno de los servicios y, adicionalmente, se asegure la debida diferenciación de los servicios prestados por cada una de ellas.

1.2.5. REGLAS PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE LAS ENTIDADES ASEGURADORAS A TRAVÉS DE CORRESPONSALES. <Numeral adicionado por la Circular 49 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

1.2.5.1. Las entidades aseguradoras deben garantizar el cumplimiento de las siguientes condiciones para la prestación de los servicios establecidos en el subnumeral 1.2.1.7.1. del presente Capítulo:

1.2.5.1.1. Capacitación.

Las personas naturales que trabajen o presten servicio a los corresponsales de las entidades aseguradoras deben estar capacitadas para la ejecución de las labores relacionadas con la comercialización de pólizas de seguros. Por lo anterior, las entidades aseguradoras deben velar por que dichas personas tengan conocimiento suficiente sobre el proceso de celebración del contrato de seguro y el rol que deben cumplir en cada una de las etapas de dicho proceso, incluyendo la promoción del producto, la recepción de la solicitud de seguro, la realización del mecanismo de comprobación de asegurabilidad, si lo hay, la entrega de todos los documentos que hagan parte del contrato de seguro, el recaudo de la prima y la entrega de los demás documentos que haya dispuesto la entidad aseguradora para informar al consumidor financiero sobre instrucciones que se deben tener en cuenta para la efectividad del seguro (instrucciones en materia de reclamaciones, de mantenimiento del estado del riesgo o de evitar la extensión o propagación del siniestro). El corresponsal también debe estar en capacidad de brindar información sobre los mecanismos habilitados por la entidad aseguradora para la presentación y atención de quejas y reclamos.

Las entidades aseguradoras deben actualizar periódicamente los conocimientos de las personas naturales que trabajen o presten servicio a los corresponsales, especialmente cuando hay modificaciones a los productos de seguro comercializados a través de corresponsales, tales como el alcance de los amparos, los requisitos de asegurabilidad y aspectos procedimentales relacionados con la reclamación.

1.2.5.1.2. Entrega de documentos contractuales.

Las entidades aseguradoras deben verificar que los corresponsales realicen las siguientes actividades:

1.2.5.1.2.1. Entrega y explicación al consumidor financiero de los documentos que hacen parte del contrato de seguro.

1.2.5.1.2.2. Entrega de indicaciones que el tomador o asegurado deben tener en cuenta para proteger la validez y eficacia del contrato de seguro.

1.2.5.1.2.3. Indicación de la forma en que el consumidor financiero puede tener acceso al contenido mínimo de información al que hace referencia el art. 9 de la Ley 1328 de 2009.

1.2.5.1.3. Material publicitario de productos o servicios prestados a través del corresponsal.

Las entidades aseguradoras deben dotar a los corresponsales con el material comercial y publicitario idóneo y suficiente que otorgue al consumidor financiero información clara, sencilla y completa sobre los productos de seguro comercializados o los servicios prestados a través de este canal. El material publicitario o informativo también debe incluir las recomendaciones e información adicional que la entidad aseguradora estima pertinente que el consumidor conozca, especialmente en materia de procedimientos relacionados con la reclamación y efectividad del seguro, y las indicaciones de las que trata el subnumeral 1.2.5.1.2.2. de este Capítulo, las cuales se pueden redactar de forma didáctica y, en la medida de lo posible, propendiendo por hacer un resumen de la normatividad aplicable al contrato de seguro que debe ser tenida en cuenta por el tomador o asegurado.

Adicionalmente, el material publicitario que se utilice debe contener información sobre las obligaciones que debe cumplir el consumidor financiero para que la cobertura de un seguro se mantenga y se haga efectivo el pago de la indemnización en caso de siniestro, si es el caso.

1.2.5.1.4. Mecanismos de atención a los corresponsales

Las entidades aseguradoras deben contar con mecanismos de atención a sus corresponsales tales como una línea telefónica, acceso a un portal web específico o acceso a un chat especializado, que permitan al corresponsal acceder a la información de los productos y contar con el apoyo de la entidad aseguradora al momento en que se está ofreciendo un producto de seguro, en caso de requerirlo.

1.2.5.1.5. <Subnumeral adicionado por la Circular 2 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades deben dotar al corresponsal con los mecanismos necesarios para la transmisión de información y documentos hacia la entidad aseguradora en condiciones de seguridad y calidad. Las entidades aseguradoras deben definir los tiempos máximos para la remisión de información y documentación por parte del corresponsal y demás condiciones para garantizar que la transmisión de la misma sea oportuna.

1.2.5.2. Las entidades aseguradoras deben garantizar el cumplimiento de las siguientes condiciones especiales en relación con los seguros que se comercialicen a través de corresponsales de acuerdo con lo establecido en el subnumeral 1.2.1.7.1. del presente Capítulo:

1.2.5.2.1. Las entidades aseguradoras deben propender por que los corresponsales entreguen las pólizas y demás documentos que hagan parte del contrato de seguro al momento de la celebración del contrato.

1.2.5.2.2. Los modelos de pólizas de seguro comercializados a través de corresponsales deben estar a disposición del consumidor financiero a través de este canal y en la página web de la entidad, claramente diferenciados de los modelos de seguros comercializados por otros canales.

1.2.5.2.3. En las pólizas de seguro se debe reflejar, como mínimo, la siguiente información:

1.2.5.2.3.1. El valor o monto asegurado exacto.

1.2.5.2.3.2. El valor de la prima comercial del producto.

1.2.5.2.3.3. Los amparos y exclusiones del contrato de seguro, bajo acápites denominados “Qué cubre este seguro” y “Qué no cubre este seguro”.

En las pólizas de seguro comercializadas a través de corresponsales, la delimitación del riesgo asegurado debe realizarse de manera clara, de tal forma que permita a los consumidores financieros identificar si el riesgo que quieren asegurar se encontraría amparado por la póliza, sin tener que acudir a las exclusiones, límites de cobertura o restricciones de ley. En los seguros que se comercialicen a través de corresponsales no se pueden incluir exclusiones, salvo que se cumpla con los criterios establecidos en el subnumeral 1.2.5.3 de este capítulo.

1.2.5.2.3.4. Indicación de la fecha y hora exacta desde la cual empieza y termina la cobertura.

1.2.5.2.3.5. La identificación del corresponsal a través del cual accede a la información o a través del cual adquiere la póliza.

1.2.5.2.4. En el contrato de seguro adquirido a través de corresponsales no se podrán exigir condiciones previas para el inicio del amparo de la póliza o para la subsistencia de la misma, salvo el pago de la prima correspondiente. De la misma manera, las entidades aseguradoras no pueden modificar unilateralmente un contrato de seguro adquirido mediante este canal.

1.2.5.2.5. Procedimiento simplificado de reclamación.

De acuerdo con el parágrafo 1 del artículo 2.36.9.1.17 del Decreto 2555 de 2010, los seguros que se comercialicen a través de corresponsales deben tener un procedimiento simplificado de radicación y resolución de reclamación de siniestros. Por lo anterior, la entidad aseguradora debe contar con instancias especiales para la recepción, estudio y respuesta de reclamaciones y que propendan por el establecimiento de plazos de solución de reclamaciones menores al establecido en el art. 1080 del C.Cio.

Las entidades aseguradoras pueden disponer de mecanismos alternativos para la recepción de reclamaciones.

1.2.5.3. Exclusiones aplicables a los seguros comercializados a través de corresponsales.

Las pólizas comercializadas a través de corresponsales únicamente pueden contener exclusiones en alguno de los siguientes casos:

1.2.5.3.1. Cuando no sea posible limitar la cobertura mediante la redacción del amparo.

1.2.5.3.2. Cuando el evento a excluir no pueda identificarse mediante los mecanismos de comprobación de asegurabilidad, de acuerdo con lo indicado en el segundo inciso del subnumeral 1.2.5.4 de este capítulo.

Las exclusiones deben estar redactadas de forma sencilla, clara y precisa. Adicionalmente deben tener un impacto sustancial en el valor de la prima. Las entidades aseguradoras deben tener a disposición de la SFC, un documento actuarial donde se sustente la exclusión y sus efectos en la prima pura de riesgo.

La SFC, en cualquier momento, podrá determinar si las exclusiones incluidas en el modelo de póliza se adecúan a las instrucciones de este capítulo.

1.2.5.4. Mecanismos de comprobación de la asegurabilidad.

En los seguros que se comercialicen a través de corresponsales, las entidades aseguradoras deben implementar mecanismos para identificar el estado del riesgo y la asegurabilidad del consumidor financiero. Para tal efecto, no se pueden realizar preguntas abiertas sobre el estado del riesgo que impliquen declaraciones espontáneas. No obstante lo anterior, es posible la contratación sin ninguna información sobre el estado del riesgo, caso en el cual debe entenderse que la entidad aseguradora asume el riesgo sin consideración respecto del estado del mismo.

Los mecanismos de comprobación de la asegurabilidad deben identificar como mínimo aquella información necesaria para acreditar que el consumidor financiero cumple con las condiciones para ser asegurado (p. ej.: edad, profesión, características del empleo). Estos mecanismos deben permitir a la entidad aseguradora determinar si el tomador o asegurado, dadas sus condiciones particulares al momento de contratación del seguro, se encuentra fuera del amparo del producto, es decir, que este no se encuentra afectado, previamente a la adquisición del seguro, por circunstancias que conducirían a una objeción en la reclamación del seguro.

Las entidades aseguradoras deben abstenerse de celebrar contratos de seguro en aquellos casos en que el mecanismo de comprobación de asegurabilidad refleje que la cobertura no le es aplicable al tomador o asegurado.  

1.3. OTROS CANALES E INSTRUMENTOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS FINANCIEROS.

En adición a la forma de prestación de servicios indicados en los numerales anteriores, se reconocen como canales en la distribución de los servicios ofrecidos por las entidades vigiladas, especialmente las que realizan intermediación financiera, los siguientes:

1.3.1. Cajeros Automáticos (ATM).

1.3.2. Receptores de cheques.

1.3.3. Receptores de dinero en efectivo.

1.3.4. POS (incluye PIN Pad).

1.3.5. Sistemas de Audio Respuesta (IVR).

1.3.6. Centro de atención telefónica (Call Center, Contact Center).

1.3.7. Sistemas de acceso remoto para clientes (RAS).

1.3.8. Internet.

1.3.9. Banca móvil.

<Inciso modificado por la Circular 8 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Como complemento de los canales señalados se reconocen dentro de los instrumentos adecuados en la prestación de estos servicios las tarjetas débito, tarjetas crédito, los móviles y demás dispositivos electrónicos que sirvan para realizar operaciones y las órdenes electrónicas como los elementos a través de los cuales se imparten las órdenes que materializan las operaciones a través de los canales de distribución.

Para los efectos de estas instrucciones se entiende por dispositivo el mecanismo, máquina o aparato dispuesto para producir una función determinada.

<Subnumeral adicionado por la Circular 14 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades vigiladas deben promover el uso de canales digitales para la prestación de los servicios demandados por los consumidores financieros, los cuales deben contar con condiciones adecuadas de seguridad y calidad para la realización de operaciones. En ningún caso, podrán limitar el uso de los canales tradicionales para aquellos consumidores financieros que prefieran y decidan realizar sus operaciones a través de estos.

<Inciso adicionado por la Circular 29 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades vigiladas pueden adoptar tecnologías como realidad aumentada, internet de las cosas, blockchain, inteligencia artificial, machine learning, big data, robots, entre otras, cuando lo consideren pertinente para mejorar la prestación de servicios a los consumidores financieros y optimizar sus procesos. Para el efecto, la entidad debe realizar una adecuada gestión de los riesgos asociados a la tecnología adoptada, verificar de manera regular la efectividad de los controles implementados y dar cumplimiento a las normas vigentes en materia de protección de datos y habeas data.

1.4. USO DE RED.

<Inciso adicionado por la Circular 49 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Se imparten las instrucciones que deben atender las entidades vigiladas,  en desarrollo de las modalidades de uso de red, establecidas en el art. 93 del EOSF y el art. 5 de la Ley 389 de 1997, así como en el Capítulo 2, Título 2, Libro 31 y el Título 1, Libro 34, de la Parte II del Decreto 2555 de 2010.

1.4.1. MODALIDADES DE USO DE RED. <Numeral modificado por la Circular 49 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

1.4.1.1. MODALIDAD PREVISTA EN EL ART. 5 DE LA LEY 389 DE 1997. <Numeral modificado por la Circular 49 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Modalidad prevista en el art. 5 de la Ley 389 de 1997.

Según lo establecido en el parágrafo del art. 2.34.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010, se entiende como Red el conjunto de medios o elementos a través de los cuales sus prestadores suministran los servicios del usuario de la red al público. Forman parte de la Red los canales presenciales y no presenciales, los empleados y los sistemas de información que tenga habilitados el respectivo prestador.

Son sistemas de información, el conjunto de elementos tecnológicos orientados al tratamiento y administración de datos destinados a la realización de las operaciones autorizadas por el art. 2.34.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010.

Son canales presenciales aquellos en los que el consumidor financiero asiste personalmente al mismo, tales como las oficinas, los cajeros automáticos, los receptores de cheques, los receptores de dinero en efectivo y los datáfonos (POS, incluye PIN Pad).

Son canales no presenciales aquellos en los que el consumidor financiero es atendido de manera remota, tales como la banca móvil, el internet, los sistemas de audio respuesta (IVR), los centros de atención telefónica (Call Center, Contact Center) y los sistemas de acceso remoto para clientes.

1.4.1.1.1. CONTRATO DE USO DE RED. <Numeral modificado por la Circular 49 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades usuarias de la red deben remitir a la SFC los contratos en que se acuerde el uso de red, previamente a su celebración y con la antelación prevista en los arts. 2.31.2.2.4 y 2.34.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, según cada caso. En adición a lo establecido en el art. 2.34.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, los contratos deben contener al menos lo siguiente:

1.4.1.1.1.1. Identificación de las partes y objeto del contrato.

1.4.1.1.1.2. Los productos y operaciones que se van a promocionar y gestionar en virtud del contrato de uso de red, especificando en cada caso el detalle de los canales presenciales y no presenciales por medio de los cuales se prestará el servicio. Se debe indicar si los servicios incluirán la prestación del deber de asesoría, de acuerdo con lo dispuesto en el parágrafo 4° del art. 2.34.1.1.2 y el art. 3.1.4.1.3 del Decreto 2555 de 2010.

1.4.1.1.1.3. Las obligaciones de las partes asociadas al intercambio de información que permita garantizar un adecuado suministro de información a los consumidores financieros para cada producto específico; así como las que correspondan a la administración del riesgo operativo y del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, asociados al desarrollo del contrato.

1.4.1.1.1.4. Los mecanismos que aseguran que la prestación del servicio al menos equipara los estándares de eficiencia, oportunidad y seguridad a los ofrecidos por la entidad usuaria de la red a sus consumidores financieros.

1.4.1.1.1.5. Los mecanismos para mitigar adecuadamente los riesgos asociados a la validación de la identidad de los consumidores financieros y el registro, conservación y seguridad de la información de las operaciones realizadas, garantizando su independencia frente a la información o bases de datos propios del prestador de la red.

1.4.1.1.1.6. Las medidas que se adoptarán para garantizar que los consumidores financieros identifiquen que el usuario de la red es una persona jurídica distinta de la entidad prestadora de la red.

1.4.1.1.1.7. El manejo que la entidad prestadora le dará a los recursos recibidos de los clientes de la entidad usuaria.

1.4.1.1.1.8. Los mecanismos que se adoptarán para capacitar al personal involucrado en la atención al consumidor financiero en virtud del contrato de uso de red.

1.4.1.1.1.9. Los mecanismos habilitados por la entidad usuaria de la red para la atención de quejas y la definición sobre si las mismas pueden canalizarse a través de la entidad prestadora.

1.4.1.1.1.10. El término de duración y las causales de terminación.

1.4.1.1.1.11. Remuneración por el uso de la red.

1.4.1.1.2. MODIFICACIONES A LOS CONTRATOS DE USO DE RED. <Numeral modificado por la Circular 49 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Las modificaciones respecto a la información contenida en los subnumerales 1.4.1.1.1.1 a 1.4.1.1.1.7 de este Capítulo deben ser remitidas a la SFC, previamente a su entrada en vigencia entre las partes.

Los contratos objeto de modificación que no deban ser remitidos, deben estar a disposición de la SFC.

1.4.1.1.3. ADMINISTRACIÓN DE LOS CONFLICTOS DE INTERÉS. <Numeral modificado por la Circular 49 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades deben identificar los conflictos de interés que puedan surgir en desarrollo del contrato de uso de red así como establecer las medidas que se adoptarán para su manejo, administración y revelación según cada caso e incorporarlos en los respectivos códigos de conducta.

1.4.1.1.4. IDENTIFICACIÓN. <Numeral modificado por la Circular 49 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

El personal que en desarrollo del contrato de uso de red haga la promoción y gestión de operaciones debe identificarse claramente ante el consumidor financiero y manifestar de manera expresa y sencilla que está actuando en nombre de la entidad usuaria de la red.

Las entidades usuarias de la red deben tomar las medidas necesarias para que el público las identifique como una entidad autónoma, independiente y diferente de la entidad prestadora de la red. Para el efecto, la entidad prestadora de la red debe adoptar los procedimientos y mecanismos, así como realizar las adecuaciones correspondientes, que permitan a los consumidores financieros identificar la entidad usuaria, de acuerdo con las características de cada uno de los distintos canales. Dentro de los mecanismos utilizados debe existir la identificación de manera visible, clara y completa de la razón social o denominación social de la entidad usuaria de la red o la sigla que la identifique de conformidad con sus estatutos sociales, acompañada siempre de la denominación genérica del tipo de entidad.

1.4.1.1.5. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS.  <Numeral modificado por la Circular 49 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Previamente a la comercialización de productos a través del uso de red, las entidades vigiladas deben ajustar sus políticas y procedimientos de administración de riesgos, de tal forma que se garantice una adecuada gestión de los riesgos inherentes a los canales utilizados y a los productos comercializados a través de los mismos. Estas políticas y procedimientos deben permitir el seguimiento y control de los canales utilizados, indicando expresamente las áreas o personas responsables de cada actividad.

1.4.1.1.5.1. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO OPERATIVO. <Numeral modificado por la Circular 49 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

En desarrollo del contrato de uso de red, las entidades vigiladas deben cumplir las disposiciones sobre administración del riesgo operativo definidas en el Capítulo XXIII de la CBCF y lo establecido en el numeral 2 de este Capítulo, respecto de los requerimientos mínimos de seguridad y calidad para la realización de operaciones.

Todas las operaciones que se desarrollen con ocasión del contrato deben ejecutarse bajo parámetros que aseguren la prestación del servicio al menos, con los mismos estándares de eficiencia, oportunidad y seguridad a los ofrecidos por la entidad usuaria de la red a sus consumidores financieros.

1.4.1.1.5.2. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO. <Numeral modificado por la Circular 49 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

En desarrollo del contrato de uso de red, las entidades vigiladas deben cumplir las disposiciones establecidas en el Capítulo IV del Título IV de la Parte I de la CBJ.

1.4.1.1.6. CAPACITACIÓN Y RECURSOS. <Numeral modificado por la Circular 49 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades que comercialicen productos a través del uso de red deben:

1.4.1.1.6.1. Capacitar al personal involucrado en la comercialización de los productos a través del uso de red. Para tal efecto, deben implementar mecanismos verificables que garanticen que el personal conoce:

1.4.1.1.6.1.1. El alcance de sus obligaciones contractuales.

1.4.1.1.6.1.2. Las características del producto comercializado.

1.4.1.1.6.1.3. Los procedimientos de recaudo, atención de solicitudes, pago y demás aspectos relevantes para la comercialización de cada producto.

Con respecto a productos de seguros, las entidades aseguradoras deben velar porque el personal involucrado en la comercialización de los productos a través del uso de red conozca y pueda verificar los requisitos de asegurabilidad conforme a lo establecido en el numeral 1.4.1.1.8.1.2 del presente Capítulo.

1.4.1.1.6.2. Actualizar periódicamente al personal involucrado en la comercialización de los productos, informando modificaciones a los mismos, así como el régimen legal relacionado con los mismos.

1.4.1.1.6.3. Contar con mecanismos, tales como una línea de atención especializada, acceso a un portal web específico o acceso a un chat especializado, que permitan al personal acceder inmediatamente a dicha información y contar con el apoyo comercial de la entidad usuaria, en caso de requerirlo.

1.4.1.1.7. REQUISITOS DE INFORMACIÓN.  <Numeral modificado por la Circular 49 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

1.4.1.1.7.1 INFORMACIÓN AL CONSUMIDOR FINANCIERO. <Numeral modificado por la Circular 49 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades vigiladas deben cumplir las instrucciones específicas para la comercialización mediante el uso de red, establecidas en el Capítulo I, Título III de la Parte I de la CBJ.

1.4.1.1.7.2. COMPROBANTES DE LAS OPERACIONES. <Numeral modificado por la Circular 49 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

De acuerdo con lo dispuesto en el art. 2.34.1.1.5 Decreto 2555 de 2010, en los comprobantes de las transacciones, que adelanten las entidades prestadoras por cuenta de las entidades usuarias de su red, debe incluirse en forma visible y claramente legible, la siguiente indicación:

(Aquí el nombre de la entidad usuaria de la red) ASUME EXCLUSIVAMENTE LA RESPONSABILIDAD DEL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES RELACIONADAS CON EL PRESENTE CONTRATO FRENTE AL CONSUMIDOR FINANCIERO.

Estos comprobantes deben contener por lo menos, la información que identifique con precisión la operación de que se trate, incluyendo como mínimo la fecha, hora y monto de la transacción.

1.4.1.1.7.3. RECEPCIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS. <Numeral modificado por la Circular 49 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

La entidad prestadora debe informar a los consumidores financieros, de manera clara y precisa, sobre todos los mecanismos que tienen habilitados los usuarios de la red para la presentación y atención de quejas y reclamos.

La entidad usuaria de la red puede permitir la recepción de quejas y reclamos a través del prestador de la red en virtud del contrato de uso de red. Con el fin de garantizar la oportuna y eficaz atención de las quejas o reclamos del consumidor financiero, tanto la entidad prestadora como la entidad usuaria de la red deben establecer el procedimiento necesario para que las quejas y reclamos sean entregados de manera eficiente y oportuna al usuario de la red. Adicionalmente, tanto el prestador como el usuario de la red deben establecer un mecanismo apropiado para que los consumidores financieros puedan hacer seguimiento a su petición.

1.4.1.1.8. COMERCIALIZACIÓN DE SEGUROS. <Numeral modificado por la Circular 49 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

En virtud de lo dispuesto en la Ley 389 de 1997 y en el art. 2.31.2.2.5 del Decreto 2555 de 2010, las entidades aseguradoras y los intermediarios de seguros vigilados por la SFC pueden ser usuarias de las redes de los establecimientos de crédito, las sociedades de servicios financieros, las sociedades comisionistas de bolsa de valores, las comisionistas independientes de valores, las sociedades administradoras de inversión y las sociedades administradoras de depósitos centralizados de valores, para lo cual se debe dar cumplimiento a las condiciones establecidas en este Capítulo.

1.4.1.1.8.1. REQUISITOS DE LOS SEGUROS COMERCIALIZADOS A TRAVÉS DEL USO DE RED. <Numeral modificado por la Circular 49 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Además de lo dispuesto en el art. 2.31.2.2.1 del Decreto 2555 de 2010, para la comercialización de seguros a través del uso de red se debe cumplir con los siguientes requisitos:

1.4.1.1.8.1.1. La entidad aseguradora debe establecer mecanismos para asegurar que el consumidor financiero conozca, previamente a la adquisición del producto, la importancia de declarar sinceramente el estado del riesgo y las sanciones por inexactitud o reticencia, de acuerdo con lo establecido en el art. 1058 del C.Cio.

1.4.1.1.8.1.2. Las entidades aseguradoras deben otorgar herramientas y establecer mecanismos para que las entidades prestadoras puedan verificar que los tomadores y/o los asegurados tengan un interés asegurable que corresponda con la póliza de seguro comercializada a través de este canal y que los consumidores financieros cumplen con los requisitos de asegurabilidad establecidos en el contrato de seguro. Para dar cumplimiento a lo anterior, las partes deben establecer en el contrato de uso de red una cláusula de responsabilidad en donde se fijen las implicaciones de la inobservancia de tal verificación.

1.4.1.1.8.1.3. Las entidades aseguradoras deben cerciorarse que las pólizas de seguros comercializadas a través del uso de red tengan exclusiones y amparos claros, concisos y redactados en un lenguaje que no sea vago ni ambiguo.

1.4.1.1.8.1.4. Las pólizas de seguro que se comercialicen a través de uso de red deben tener un procedimiento simplificado de reclamación de siniestros. Por lo anterior, la entidad aseguradora debe contar con instancias para el trámite y resolución de reclamaciones que propendan por el establecimiento de plazos de solución de reclamaciones menores al establecido en el art. 1080 del C.Cio.

El procedimiento simplificado de radicación y resolución de la reclamación debe ser informado al consumidor financiero al momento de la celebración del contrato de seguro y al asegurado y beneficiario de la póliza de seguro cuando este lo solicite.

1.4.1.1.8.1.5. En línea con lo establecido en el numeral 3 del art. 2.31.2.2.1 del Decreto 2555 de 2010, el clausulado de las pólizas de seguros comercializadas por medio de uso de red no debe ser susceptible de modificación según el sujeto que la adquiera ni pactar condiciones particulares.

1.4.1.1.8.1.6. Dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha de la celebración del contrato de seguro, las entidades aseguradoras deben entregar en físico o por correo electrónico al tomador la póliza de seguro contentiva del mismo.

1.4.1.1.8.1.7. De acuerdo con el parágrafo 1 del art. 2.31.2.2.2 del Decreto 2555 de 2015 <sic>, las entidades aseguradoras no pueden exigir condiciones previas para el inicio del amparo de la póliza de seguro o para la subsistencia de la misma. En este sentido, las entidades aseguradoras se deben abstener de exigir cualquier tipo de condición suspensiva para iniciar la cobertura de la póliza de seguro que implique una actividad posterior del tomador o el asegurado.

1.4.1.1.8.1.8. La entidad aseguradora no puede modificar unilateralmente el contrato de seguro, con posterioridad a su celebración.

1.4.1.1.8.2. RAMOS AUTORIZADOS PARA SU COMERCIALIZACIÓN A TRAVÉS DE USO DE RED. <Numeral modificado por la Circular 49 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

<Inciso modificado por la Circular 2 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Siempre y cuando el contrato de seguro cumpla lo establecido en el art. 2.31.2.2.1 del Decreto 2555 de 2010 y en el numeral 1.4.1.1.8.1 de este Capítulo, las entidades aseguradoras pueden comercializar, a través del uso de red, los ramos establecidos en el art. 2.31.2.2.2 del citado Decreto y en el subnumeral 1.2.1.7.1. de este capítulo.

1.4.1.2. MODALIDAD DE USO DE RED DE OFICINAS DEL ART. 93 DEL EOSF.  <Numeral modificado por la Circular 49 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Modalidad de uso de red de oficinas del art. 93 del EOSF.

De acuerdo con la citada disposición, las entidades vigiladas pueden permitir mediante contrato remunerado el uso de su red de oficinas por parte de sociedades de servicios financieros, entidades aseguradoras, sociedades comisionistas de bolsa, sociedades de capitalización e intermediarios de seguros, para la promoción y gestión de las operaciones autorizadas a la entidad usuaria de la red y bajo la responsabilidad de esta última.

Corresponde a los prestadores de la red de oficinas, garantizar la existencia de una independencia locativa y operativa que evite cualquier posible confusión de los usuarios del servicio sobre la identidad corporativa de las instituciones.

En la celebración del respectivo contrato, las entidades deben aplicar las disposiciones establecidas en el subnumeral 1.4.1.1.1 del presente Capítulo, siempre que las mismas le resulten aplicables a esta modalidad y tener en cuenta los siguientes requisitos:

1.4.1.2.1. INDEPENDENCIA OPERATIVA DE LOS SERVICIOS. <Numeral modificado por la Circular 49 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

El personal de las entidades prestadoras no puede participar en las labores de promoción y gestión que las entidades usuarias adelanten en las dependencias del prestador de la red de oficinas. Para efectos de esta modalidad de uso de red de oficinas, las entidades usuarias deben ubicar su propio personal para el desarrollo de las labores de gestión y promoción de sus operaciones.

1.4.1.2.2. IDENTIFICACIÓN LOCATIVA DEL SERVICIO. <Numeral modificado por la Circular 49 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades usuarias de la red deben adoptar las medidas necesarias para que el público las identifique como una persona jurídica autónoma e independiente del prestador de la red.

El área para la ubicación del personal dependiente de las entidades usuarias de la red debe adecuarse de forma tal que se garantice una apropiada independencia de las demás áreas propias de la entidad prestadora. El área debe estar identificada con un aviso que se destaque frente a los demás del local en donde se encuentra ubicada, en el cual se debe indicar de manera clara y completa la razón o denominación social de la entidad usuaria o la sigla que la identifique de conformidad con sus estatutos sociales, acompañada siempre de la denominación genérica del tipo de entidad.

1.4.1.2.3. NORMAS APLICABLES A LA MODALIDAD DE USO DE RED DE OFICINAS. <Numeral modificado por la Circular 49 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

A la modalidad de uso de red de oficinas del art. 93 del EOSF le aplicará lo establecido en los numerales 1.4.1.1.1 a 1.4.1.1.8 de este Capítulo. No obstante lo anterior, en caso de existir un régimen especial de idoneidad o habilitación de las personas involucradas en la comercialización de productos de la entidad usuaria, dicho régimen prevalecerá sobre lo establecido en este Capítulo.

1.4.2. REDES DE DISTRIBUCIÓN Y PROMOCIÓN DE PRODUCTOS DE LAS ENTIDADES ADMINISTRADORES DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES - SGP, AUTORIZADAS MEDIANTE EL DECRETO 720 DE 1994.

Las redes de distribución y la promoción de productos de las entidades administradoras del sistema general de pensiones, cualquiera que sea su modalidad, se encuentran sujetas a las siguientes instrucciones específicas:

1.4.2.1. Destinatarios: De conformidad con el Decreto 720 de 1994 y en los arts. 2.6.10.2.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010, son destinatarias de las presentes instrucciones, las entidades administradoras del SGP, es decir, que las mismas comprenden tanto a las administradoras del régimen de prima media con prestación definida como a las sociedades administradoras del régimen de ahorro individual con solidaridad.

Igualmente son destinatarios los entes habilitados para la explotación de planes de pensiones y complementarios y las entidades aseguradoras de vida que cuenten con capacidad legal para la explotación de planes alternativos de pensiones, según lo prevé el art. 2.32.1.1.6 Decreto 2555 de 2010.

1.4.2.2. Exclusividad: Conforme al inciso tercero del art. 4 del Decreto 720 de 1994, la labor de promoción de los vendedores personas naturales, con o sin vinculación laboral, se desarrolla en beneficio de la sociedad administradora del SGP con la cual se hubiere celebrado el respectivo convenio. Es sancionable por la respectiva sociedad, en los términos contractuales, el incumplimiento de esta obligación por parte de los vendedores personas naturales. Sin embargo, en los temas relacionados con promotores, se debe observar las condiciones establecidas en el Decreto 720 de 1994.

1.4.2.3. Entidades habilitadas para la distribución: La distribución de productos puede efectuarse por conducto de instituciones financieras, intermediarios de seguros -sujetos o no a supervisión permanente- y por entidades distintas a unas y otros, siempre que cuenten con capacidad legal para el ejercicio del comercio. En este caso, es necesaria la autorización previa de la SFC para la celebración de los respectivos convenios.

En los eventos de distribución por conducto de instituciones financieras o intermediarios de seguros no es indispensable la autorización previa impartida por la SFC para la celebración de los respectivos convenios.

1.4.2.4. Convenios: Los convenios que se celebren para la promoción de los servicios que prestan las entidades administradoras del SGP por conducto de las instituciones financieras de que trata el Decreto 720 de 1994, están sujetas a las siguientes condiciones:

1.4.2.4.1. Los convenios aludidos, cuyo propósito consiste en la precisión de las condiciones bajo las cuales se realizarán las operaciones de recaudo, pago y traslado de los correspondientes recursos, quedan a disposición de la SFC en las propias instalaciones de la administradora, sin que sea indispensable su remisión a la SFC.

1.4.2.4.2. Los convenios pueden prever actividades a desarrollar respecto de los afiliados y de los trabajadores, tales como promoción, vinculación y, en general, labores de asesoría en los términos del art. 2.6.10.2.3 del Decreto 2555 de 2010, comprendiendo el empleo y diligenciamiento de formularios de vinculación o de pago de aportes. En todo caso, los convenios deben contener, cuando menos, la información a que hace alusión el art. 9 del Decreto 720 de 1994 y su modificación es procedente, entre otros motivos, cuando los costos de los mismos o algunas de sus previsiones afecten a los afiliados.

1.4.2.4.3. En ningún caso los costos que genere el empleo de las instituciones financieras por parte de las sociedades administradoras pueden ser trasladados, directa o indirectamente, a los afiliados, conforme lo señala el inciso 2 del art. 8 del Decreto 720 de 1994.

1.4.2.4.4. Las instituciones financieras deben disponer lo pertinente para la separación de las actividades propias de su objeto respecto de aquellas derivadas de la gestión de los aludidos convenios.

1.4.2.5. Información a los usuarios: En desarrollo de los deberes que se le imponen a los promotores de las sociedades administradoras de pensiones, éstos deben cumplir con las obligaciones contenidas en el Capítulo 2 del Título 10 del Libro 6 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, para lo cual deben sujetarse a los parámetros técnicos definidos por cada sociedad administradora, como elementos de referencia para el suministro de información al momento de afiliación. La omisión de esta obligación implica para el promotor la posibilidad de suspensión de la actividad correspondiente, y para la sociedad administradora en cuyo beneficio se haya efectuado la labor de afiliación, la asunción de los respectivos perjuicios sin que ello impida la posibilidad de repetición con que cuenta la sociedad administradora respecto del promotor.

En todo caso, en desarrollo de los objetivos señalados en el art. 325, numeral 1, literales c. y e. del EOSF, en particular la necesidad de garantizar la eficiencia en la prestación del servicio y de prevenir la ocurrencia de situaciones que pueda generar la pérdida de confianza en el público, esta Superintendencia califica como práctica no autorizada el omitir el suministro de la información oportuna, amplia y suficiente a la cual tiene derecho el afiliado, tanto al momento de su vinculación como durante la vigencia de la misma, con ocasión de las prestaciones debidas por virtud de la mencionada afiliación.

Las sociedades administradoras del SGP, cualquiera sea su modalidad, deben disponer lo pertinente para que fundamentalmente en las áreas de capacitación se difunda con suficiencia la calificación de no autorizada la práctica consistente en no informar adecuadamente a los posibles afiliados, al momento de efectuar la respectiva labor de promoción para su vinculación y, en general, las sanciones que corresponden por el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones que les son propias a los promotores.

1.4.2.6. Libertad de selección del asegurador de la renta vitalicia: Las sociedades administradoras y, en su caso, los promotores deben sujetarse a lo previsto en el Decreto 719 de 1994 y las normas que lo desarrollen, cuando se trate de cumplir con la obligación de asesoría acerca de la selección de la entidad aseguradora de vida del contrato de renta vitalicia, cualquiera que sea la modalidad como lo que prevé el literal b. del art. 60 de la Ley 100 de 1993 y el literal j. del art. 14 del Decreto Ley 656 de 1994.

1.4.3. INSTRUCCIONES APLICABLES DE MANERA ESPECÍFICA A LOS PROMOTORES DE LAS SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DEL SGP.

1.4.3.1. Remuneración: La remuneración de los promotores de las sociedades administradoras del SGP consiste en el reconocimiento de la comisión que se hubiere pactado por su labor de mediación en la afiliación y, en tal sentido, su reconocimiento no debe estar atado al volumen de afiliaciones sino a una labor idónea y suficiente con la protección al consumidor del SGP.

1.4.3.2. Mecanismos de información sobre promotores: Con sujeción a lo dispuesto en el art. 2.6.10.3.2 del Decreto 2555 de 2010 y atendiendo los principios de la ley estatutaria de protección de datos, 1581 de 2012, las administradoras del SGP pueden disponer mecanismos privados de difusión acerca de los promotores que empleen, con el fin de constatar la existencia de inhabilidades, incompatibilidades, sanciones contractuales precedentes y, en general, cualquier información que resulte relevante para la operatividad de las redes de distribución del mencionado sistema.

1.4.3.3. Prohibiciones aplicables a los promotores: De conformidad con los art. 17 y 19 del Decreto 720 de 1994, son aplicables a los promotores de las sociedades administradoras del SGP las mismas facultades con que cuenta la SFC respecto de los intermediarios de seguros.

En virtud de tal remisión, les resultan aplicables, entre otras disposiciones, las previstas en el art. 207 del EOSF en particular la contenida en el numeral 3 que prevé como una prohibición la cesión de comisiones a favor del afiliado, el ofrecimiento de beneficios no garantizados o la exageración de los mismos, así como la sugestión tendiente a dañar negocios celebrados por competidores, el hacerse pasar por representante de una entidad sin serlo y, en general, todo acto de competencia desleal.

1.4.3.4. Régimen sancionatorio: En virtud de lo previsto en el art. 21 del Decreto 720 de 1994, el régimen sancionatorio aplicable a los promotores de las sociedades administradoras del SGP es el previsto en el EOSF, por lo cual resultan aplicables las previsiones contenidas en la parte séptima del mencionado Estatuto.

2. SEGURIDAD Y CALIDAD PARA LA REALIZACIÓN DE OPERACIONES.

2.1. ALCANCE.

<Inciso modificado por la Circular 8 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Las instrucciones de que trata el presente numeral deben ser adoptadas por todas las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC, con excepción de Fondo de Garantías de Instituciones Financieras -FOGAFÍN-., Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas-FOGACOOP-, Fondo Nacional de Garantías-FNG-, Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo-FONADE-, los Almacenes Generales de Depósito, los Fondos de Garantía que se constituyan en el mercado de valores, los Fondos Mutuos de Inversión, las Sociedades Calificadoras de Valores y/o Riesgo, las Oficinas de Representación de Instituciones Financieras y de Reaseguros del Exterior, los Corredores de Seguros y de Reaseguros, los Comisionistas Independientes de Valores, las Sociedades Comisionistas de Bolsas Agropecuarias y los Organismos de Autorregulación.

Sin embargo, las entidades exceptuadas de la aplicación del presente numeral, citadas en el párrafo anterior, deben dar cumplimiento a los criterios de seguridad y calidad de la información, establecidos en los subnumerales 2.3.1. y 2.3.2. subsiguientes.

<Inciso modificado por la Circular 8 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> La obligación relacionada con la elaboración del perfil de las costumbres transaccionales de cada uno de sus clientes debe ser cumplida únicamente por los establecimientos de crédito, sin perjuicio de que las demás entidades, cuando lo consideren conveniente, la pongan en práctica.  

<Inciso modificado por la Circular 8 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> El subnumeral correspondiente al análisis de vulnerabilidades debe ser aplicado únicamente por los establecimientos de crédito, los administradores de sistemas de pago de bajo valor, las sociedades especializadas en depósitos y pagos electrónicos y las entidades vigiladas que permitan la ejecución de órdenes electrónicas para la transferencia de fondos, la compra, venta o transferencia de títulos valores y la emisión de pólizas de seguros, por sistemas de acceso remoto para clientes, Internet o dispositivos móviles, sin perjuicio de que las demás entidades, cuando lo consideren conveniente, pongan en práctica las instrucciones allí contenidas.

Las entidades vigiladas que presten sus servicios a través de corresponsales deben sujetarse, para el uso de este canal de distribución, a las instrucciones contenidas en el subnumeral 1.2. del presente Capítulo.

En todo caso las entidades vigiladas destinatarias de las instrucciones aquí contenidas, deben implementar los requerimientos exigidos atendiendo la naturaleza, objeto social y demás características particulares de su actividad.

Las entidades vigiladas deben incluir en sus políticas y procedimientos relativos a la administración de la información, las siguientes definiciones, criterios y requerimientos mínimos relativos a seguridad y calidad de la información que se maneja a través de canales e instrumentos para la realización de operaciones.

2.2. DEFINICIONES APLICABLES.

2.2.1. Vulnerabilidad informática: Ausencia o deficiencia de los controles informáticos que permiten el acceso no autorizado a los canales de distribución o a los sistemas informáticos de la entidad.

2.2.2. Cifrado fuerte: <Subnumeral modificado por la Circular 6 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Técnicas de codificación para protección de la información que utilizan algoritmos reconocidos internacionalmente, brindando al menos los niveles de seguridad ofrecidos por 3DES o AES.

2.2.3. Operaciones no monetarias: Son las acciones a través de las cuales se desarrollan, ejecutan o materializan los productos o servicios que prestan las entidades a sus clientes o usuarios y que no conllevan movimiento, manejo o transferencia de dinero.

2.2.4. Operaciones monetarias: Son las acciones que implican o conllevan movimiento, manejo o transferencia de dinero.

2.2.5. Autenticación: Conjunto de técnicas y procedimientos utilizados para verificar la identidad de un cliente, entidad o usuario. Los factores de autenticación son: algo que se sabe, algo que se tiene, algo que se es.

2.2.6. Mecanismos fuertes de autenticación: Se entienden como mecanismos fuertes de autenticación los siguientes:

2.2.6.1. <Subnumeral modificado por la Circular 29 de 2019. Rige a partir del 1 de junio de 2021. Consultar en Legislación Anterior el texto vigente hasta esta fecha. El nuevo texto es el siguiente:> Biometría en combinación con un segundo factor de autenticación para operaciones no presenciales. En aquellos eventos en que la operación se efectúe de manera presencial no se requerirá el uso de un segundo factor de autenticación.

2.2.6.2. Certificados de firma digital de acuerdo a lo establecido en la Ley 527 de 1999 y sus decretos reglamentarios.

2.2.6.3. OTP (One Time Password), en combinación con un segundo factor de autenticación.

2.2.6.4. Tarjetas que cumplan el estándar EMV, en combinación con un segundo factor de autenticación.

2.2.6.5. Registro y validación de algunas características de los computadores o equipos móviles desde los cuales se realizarán las operaciones, en combinación con un segundo factor de autenticación.

2.2.7. Proveedores de redes y servicios de telecomunicaciones: Son las empresas reguladas por la Comisión de Regulación de Comunicaciones y debidamente habilitadas por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, responsables de la operación de redes y/o de la provisión de servicios de telecomunicaciones a terceros, de acuerdo a lo establecido en el art 1. de la Resolución 202 de 2010.

2.2.8. Ambiente de venta presente: <Subnumeral adicionado por la Circular 8 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> transacciones en las cuales el instrumento de pago interactúa con el dispositivo de captura de información.

2.2.9. Ambiente de venta no presente: <Subnumeral adicionado por la Circular 8 de 2018.El nuevo texto es el siguiente:>  transacciones en las cuales el instrumento de pago no interactúa con el dispositivo de captura de información.

2.2.10. Participante no vigilado: <Subnumeral modificado por la Circular 20 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Se refiere a quien haya sido autorizado por una Entidad Administradora de Sistemas de Pago de Bajo Valor (EASPBV) para tramitar órdenes de pago y de transferencia de fondos a través de su sistema y que no sea una entidad vigilada por la SFC, de conformidad con el numeral 16 del artículo 2.17.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010).

2.2.11 Código QR (Quick Response Code): <Subnumeral modificado por la Circular 5 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:> Es un código de respuesta rápida, bidimensional, con estructura cuadrada. Tiene la capacidad de almacenar datos codificados, es de fácil lectura y tiene mayor capacidad de almacenamiento que los códigos universales de productos (UPC por sus siglas en inglés) o códigos de barras. Puede ser estático (su contenido no cambia, generalmente impreso) o dinámico (cambia su contenido para cada operación, generado por software en tiempo real).

Los códigos QR pueden ser adaptados para operaciones monetarias y no monetarias.

2.2.12 Tokenización: <Subnumeral adicionado por la Circular 29 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Proceso de remplazar un dato confidencial por otro equivalente que no lo es (no confidencial), el cual garantiza la misma operatividad y no tiene un valor intrínseco.

2.2.13 <Subnumeral adicionado por la Circular 29 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Característica biométrica: Atributo biológico o comportamental de un individuo del cual se pueden extraer propiedades distintivas y repetibles para su reconocimiento.

2.2.14 <Subnumeral adicionado por la Circular 29 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Muestra biométrica: Representación que se obtiene de una característica biométrica capturada mediante un dispositivo vinculado a un sistema biométrico, como una imagen facial, una grabación de voz o una imagen de huella digital.

2.2.15 <Subnumeral adicionado por la Circular 29 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Plantilla biométrica: Representación de una o varias muestras biométricas utilizadas para la comparación, reconocimiento e individualización de una persona, las cuales pueden construirse a través de métodos tales como vectores, datos numéricos y algoritmos criptográficos.

2.2.16 <Subnumeral adicionado por la Circular 29 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Omnicanalidad: Estrategia que busca mejorar la experiencia del consumidor y la eficiencia operativa, proporcionando la mayor homogeneidad posible en los diferentes canales y el uso de varios de ellos en la ejecución de las operaciones, cuando esto resulte procedente.

2.2.17 <Subnumeral adicionado por la Circular 29 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Pagos sin contacto (contactless): Sistema que permite pagar una compra mediante tecnologías de identificación por radiofrecuencia o lectura electrónica, incorporadas en tarjetas de crédito o débito, llaveros, tarjetas inteligentes, teléfonos móviles u otros dispositivos.

2.3. CRITERIOS.

2.3.1. Respecto de la seguridad de la información

2.3.1.1. Confidencialidad: Hace referencia a la protección de información cuya divulgación no está autorizada.

2.3.1.2. Integridad: La información debe ser precisa, coherente y completa desde su creación hasta su destrucción.

2.3.1.3. Disponibilidad: La información debe estar en el momento y en el formato que se requiera ahora y en el futuro, al igual que los recursos necesarios para su uso.

2.3.2. Respecto de la calidad de la información

2.3.2.1. Efectividad: La información relevante debe ser pertinente y su entrega oportuna, correcta y consistente.

2.3.2.2. Eficiencia: El procesamiento y suministro de información debe hacerse utilizando de la mejor manera posible los recursos.

2.3.2.3. Confiabilidad: La información debe ser la apropiada para la administración de la entidad y el cumplimiento de sus obligaciones

2.3.3 Requerimientos generales

2.3.3.1. En materia de seguridad y calidad de la información

A fin de dar debida aplicación a los criterios antes indicados las entidades deben adoptar, al menos, las medidas que se relacionan a continuación:

2.3.3.1.1. Disponer de hardware, software y equipos de telecomunicaciones, así como de los procedimientos y controles necesarios, que permitan prestar los servicios y manejar la información en condiciones de seguridad y calidad.

2.3.3.1.2. Gestionar la seguridad de la información, para lo cual pueden tener como referencia el estándar ISO 27000, o el que lo sustituya.

2.3.3.1.3. <Subnumeral modificado por la Circular 8 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Disponer que el envío de información confidencial y de los instrumentos para la realización de operaciones a sus clientes, se haga en condiciones de seguridad. Cuando dicha información se envíe como parte de, o adjunta a un correo electrónico, mensajería instantánea o cualquier otra modalidad de comunicación electrónica, ésta debe estar cifrada.

2.3.3.1.4. Dotar de seguridad la información confidencial de los clientes que se maneja en los equipos y redes de la entidad.

2.3.3.1.5. Velar porque la información enviada a los clientes esté libre de software malicioso.

2.3.3.1.6. Proteger las claves de acceso a los sistemas de información. En desarrollo de esta obligación, las entidades deben evitar el uso de claves compartidas, genéricas o para grupos. La identificación y autenticación en los dispositivos y sistemas de cómputo de las entidades debe ser única y personalizada.

2.3.3.1.7. Dotar a sus terminales, equipos de cómputo y redes locales de los elementos necesarios que eviten la instalación de programas o dispositivos que capturen la información de sus clientes y de sus operaciones.

2.3.3.1.8. Velar porque los niveles de seguridad de los elementos usados en los canales no se vean disminuidos durante toda su vida útil.

2.3.3.1.9. Ofrecer los mecanismos necesarios para que los clientes tengan la posibilidad de personalizar las condiciones bajo las cuales realicen operaciones monetarias por los diferentes canales, siempre y cuando éstos lo permitan. En estos eventos se puede permitir que el cliente inscriba las cuentas a las cuales realizará transferencias, registre las direcciones IP fijas y el o los números de telefonía móvil desde los cuales operará.

2.3.3.1.10. Ofrecer la posibilidad de manejar contraseñas diferentes para los instrumentos o canales, en caso de que éstos lo requieran y/o lo permitan.

2.3.3.1.11. Establecer los mecanismos necesarios para que el mantenimiento y la instalación o desinstalación de programas o dispositivos en las terminales o equipos de cómputo sólo pueda ser realizado por personal debidamente autorizado.

2.3.3.1.12. <Subnumeral modificado por la Circular 8 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Establecer procedimientos expeditos para el bloqueo de canales o de instrumentos para la realización de operaciones, cuando lo solicite el cliente, cuando existan situaciones o hechos que lo ameriten o después de un número de intentos de accesos fallidos, así como las medidas operativas y de seguridad para la reactivación de los mismos.

2.3.3.1.13. Elaborar el perfil de las costumbres transaccionales de cada uno de sus clientes y definir procedimientos para la confirmación oportuna de las operaciones monetarias que no correspondan a sus hábitos.

2.3.3.1.14. Realizar una adecuada segregación de funciones del personal que administre, opere, mantenga y, en general, tenga la posibilidad de acceder a los dispositivos y sistemas usados en los distintos canales e instrumentos para la realización de operaciones. En desarrollo de lo anterior, las entidades deben establecer los procedimientos y controles para el alistamiento, transporte, instalación y mantenimiento de los dispositivos usados en los canales de distribución de servicios.

2.3.3.1.15. Definir los procedimientos y medidas que se deben ejecutar cuando se encuentre evidencia de la alteración de los dispositivos usados en los canales de distribución de servicios financieros.

2.3.3.1.16. <Subnumeral modificado por la Circular 8 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Sincronizar todos los relojes de los sistemas de información de la entidad involucrados en los canales de distribución. Se debe tener como referencia la hora oficial suministrada por el Instituto Nacional de Metrología de Colombia.

2.3.3.1.17. Tener en operación sólo los protocolos, servicios, aplicaciones, usuarios, equipos, entre otros, necesarios para el desarrollo de su actividad.

2.3.3.1.18. Contar con controles y alarmas que informen sobre el estado de los canales, y además permitan identificar y corregir las fallas oportunamente.

2.3.3.1.19. Incluir en el informe de gestión a que se refiere el art. 47 de la Ley 222 de 1995 –modificado por el art. 1 de la Ley 603 de 2000-, un análisis sobre el cumplimiento de las obligaciones enumeradas en la presente Circular.

2.3.3.1.20. Considerar en sus políticas y procedimientos relativos a los canales de distribución, la atención a personas con discapacidades físicas, con el fin de que no se vea menoscabada la seguridad de su información.

2.3.3.1.21. <Subnumeral adicionado  por la Circular 28 de 2016. Rige a partir del 1o de enero de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Los establecimientos de crédito deben adoptar mecanismos que le permitan atender las operaciones de los consumidores financieros, por los canales que resulten necesarios y por las cuantías que determine razonables, para garantizar un nivel mínimo de prestación de sus servicios a los consumidores financieros, cuando la entidad opere fuera de línea.

2.3.3.1.22 <Subnumeral modificado por la Circular 53 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Los establecimientos de crédito deben enviar trimestralmente a la SFC, a la dirección de correo riesgooperativo@superfinanciera.gov.co, un informe sobre la disponibilidad mensual de cada uno de los canales por medio de los cuales presta sus servicios en el que se incluya el detalle de la metodología utilizada para el cálculo de la disponibilidad. Se entiende por disponibilidad el porcentaje de tiempo que durante el mes el canal estuvo habilitado para la prestación del servicio.

2.3.3.1.23. <Subnumeral adicionado  por la Circular 28 de 2016. Rige a partir del 1o de enero de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades vigiladas deben informar a la SFC a la dirección de correo riesgooperativo@superfinanciera.gov.co, los eventos que afecten de manera significativa la confidencialidad, integridad o disponibilidad de la información manejada en los sistemas que soportan los canales de atención al cliente, haciendo una breve descripción del incidente y su impacto. Los incidentes se deben reportar tan pronto se presenten. Así mismo, deben remitir la información de la que trata el subnumeral 3.5.1. del Capítulo I del Título III de la Parte I de la CBJ.

2.3.3.1.24. <Subnumeral adicionado por la Circular 27 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Las bolsas de valores, bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities, los depósitos centralizados de valores, las cámaras de riesgo central de contraparte, los sistemas de compensación y liquidación de valores, los sistemas de compensación y liquidación de divisas, los proveedores de precios para valoración, los administradores de sistemas de negociación de valores y/o registro de operaciones sobre valores, los administradores de sistemas de negociación de divisas y/o registro de operaciones sobre divisas, y las sociedades de financiación colaborativa deben reportar a la SFC a la dirección de correo riesgooperativo@superfinanciera.gov.co los siguientes eventos:

2.3.3.1.24.1. Fallas en los sistemas administrados que afecten y/o tengan el potencial de afectar la prestación de los servicios y/o que generen errores o falta de oportunidad en la información suministrada al mercado y/o al público en general. Dicha información se debe reportar a más tardar al día hábil siguiente y debe contener una breve descripción del evento o incidente y de la afectación.

2.3.3.1.24.2. La descripción de las pruebas de contingencia y/o continuidad realizadas a los sistemas que implementen o no la participación de los afiliados o usuarios y que tengan el potencial de generar afectación en la prestación de los servicios. Esta información se debe reportar el día hábil anterior al inicio de las pruebas.

2.3.3.1.24.3. Actualizaciones y/o modificaciones técnicas o tecnológicas que tengan el potencial de generar interrupciones en la prestación de los servicios o en la correcta y oportuna generación de información. Esta información se debe reportar por lo menos con ocho (8) días calendario de antelación y en ella se deben especificar los servicios que se podrían ver afectados y los medios alternos que se utilizarán para dar continuidad a la operación en condiciones de normalidad.

Cuando no sea posible reportar la información respecto de las actualizaciones y/o modificaciones técnicas o tecnológicas con la antelación de ocho (8) días a la que se refiere el inciso anterior, esta información se debe reportar a más tardar al día hábil siguiente de la realización de la actualización y/o modificación, otorgando las explicaciones suficientes sobre la razón por la cual el reporte se está realizando en un término inferior.

2.3.3.1.24.4. Proyectos relativos a nuevos servicios o productos y/o renovaciones estructurales de la plataforma tecnológica que tengan el potencial de generar impactos en los servicios e información suministrada al mercado. Esta información se debe reportar en la fecha de inicio de la implementación del proyecto y debe contener el cronograma de actividades, en donde se incluyan, entre otros, las fechas previstas para la realización de las pruebas o ejercicios, capacitaciones al mercado, ajustes reglamentarios y entrada en producción.

2.3.3.1.25. <Subumeral adicionado por la Circular 29 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Promover estrategias de omnicanalidad que tengan en cuenta las políticas de gestión de riesgos y modelo de negocio de la entidad, así como las particularidades de cada tipo de operación.

2.3.3.1.26. <Subumeral adicionado por la Circular 29 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Establecer los parámetros a partir de los cuales las entidades requerirán mecanismos fuertes de autenticación para las transacciones realizadas mediante pago con o sin contacto, en consideración al análisis de riesgo asociado a esta tecnología. Estos parámetros deben ser informados a los consumidores financieros.

2.3.3.1.27. <Subumeral adicionado por la Circular 29 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Establecer mecanismos fuertes de autenticación para las operaciones que, de acuerdo con el análisis de riesgo de cada entidad, generen mayor exposición al riesgo de fraude o suplantación. El análisis debe estar documentado y a disposición de la SFC. Igualmente, este análisis debe tener en cuenta aspectos como el perfil transaccional del cliente, monto de operaciones, tipo de producto, canal, etc.

En todo caso, será obligatorio implementar mecanismos fuertes de autenticación para las siguientes operaciones:

2.3.3.1.27.1. La actualización de datos del cliente para la notificación de operaciones monetarias o generación de alertas (p.ej. correo electrónico, celular).

2.3.3.1.27.2. Las operaciones realizadas con tarjeta débito y crédito, en territorio nacional, en ambiente presente, cuando el emisor sea colombiano, y se superen los parámetros establecidos en cumplimiento de lo dispuesto en el subnumeral 2.3.3.1.26. del presente capítulo.

2.3.3.1.28. <Subumeral adicionado por la Circular 29 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Contar con soporte para los sistemas informáticos empleados en la prestación de servicios, el cual puede ser prestado por el fabricante, proveedor o sus distribuidores autorizados.

2.3.3.1.29. <Subumeral adicionado por la Circular 29 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Promover alternativas, conforme a su modelo de negocio, para realizar operaciones de comercio electrónico con cargo a productos distintos a las tarjetas de crédito aprobadas a sus clientes y plataformas tecnológicas como los botones de pago.

2.3.3.2. En materia de documentación

Las entidades deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:

2.3.3.2.1. Dejar constancia de todas las operaciones que se realicen a través de los distintos canales, la cual debe contener cuando menos lo siguiente: fecha, hora, código del dispositivo (para operaciones realizadas a través de IVR: el número del teléfono desde el cual se hizo la llamada; para operaciones por Internet: la dirección IP desde la cual se hizo la misma; para operaciones con dispositivos móviles, el número desde el cual se hizo la conexión), cuenta(s), número de la operación y costo de la misma para el cliente o usuario.

En los casos de operaciones que obedecen a convenios, se debe dejar constancia del costo al que se refiere el presente numeral, cuando ello sea posible.

2.3.3.2.2. Velar porque los órganos de control, incluyan en sus informes la evaluación acerca del cumplimiento de los procedimientos, controles y seguridades, establecidos por la entidad y las normas vigentes, para la prestación de los servicios a los clientes y usuarios, a través de los diferentes canales de distribución.

2.3.3.2.3. Generar informes trimestrales sobre la disponibilidad y número de operaciones realizadas en cada uno de los canales de distribución. Esta información debe ser conservada por un término de 2 años.

2.3.3.2.4. Cuando a través de los distintos canales se pidan y se realicen donaciones, se debe generar y entregar un soporte incluyendo el valor de la donación y el nombre del beneficiario.

2.3.3.2.5. Conservar todos los soportes y documentos donde se hayan establecido los compromisos, tanto de las entidades como de sus clientes y las condiciones bajo las cuales éstas prestan sus servicios. Se debe dejar evidencia documentada de que los clientes las han conocido y aceptado. Esta información debe ser conservada por lo menos por 2 años, contados a partir de la fecha de terminación de la relación contractual o en caso de que la información sea objeto o soporte de una reclamación o queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.

2.3.3.2.6. Llevar un registro de las consultas realizadas por los funcionarios de la entidad sobre la información confidencial de los clientes, que contenga al menos lo siguiente: identificación del funcionario que realizó la consulta, canal utilizado, identificación del equipo, fecha y hora. En desarrollo de lo anterior, se deben establecer mecanismos que restrinjan el acceso a dicha información, para que solo pueda ser usada por el personal que lo requiera en función de su trabajo.

2.3.3.2.7. Llevar el registro de las actividades adelantadas sobre los dispositivos finales a cargo de la entidad, usados en los canales de distribución de servicios, cuando se realice su alistamiento, transporte, mantenimiento, instalación y activación.

2.3.3.2.8. Dejar constancia del cumplimiento de la obligación de informar adecuadamente a los clientes respecto de las medidas de seguridad que deben tener en cuenta para la realización de operaciones por cada canal, así como los procedimientos para el bloqueo, inactivación, reactivación y cancelación de los productos y servicios ofrecidos.

2.3.3.2.9. Grabar las llamadas realizadas por los clientes a los centros de atención telefónica cuando consulten o actualicen su información.

La información a que se refieren los subnumerales 2.3.3.2.1., 2.3.3.2.6 y 2.3.3.2.9. debe ser conservada por lo menos por 2 años. En el caso en que la información respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.

2.3.4. Requerimientos especiales por tipo de canal

2.3.4.1. En oficinas

<Inciso modificado por la Circular 8 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> La realización de operaciones monetarias a través de oficinas conlleva el cumplimiento, como mínimo, de los siguientes requerimientos de seguridad:

2.3.4.1.1. Los sistemas informáticos empleados para la prestación de servicios en las oficinas deben contar con soporte por parte del fabricante o proveedor.

2.3.4.1.2. Los sistemas operacionales de los equipos empleados en las oficinas deben cumplir con niveles de seguridad adecuados que garanticen protección de acceso controlado.

2.3.4.1.3. <Subnumeral modificado por la Circular 8 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Contar con cámaras de video, las cuales deben cubrir al menos el acceso principal y las áreas de atención al público. Las imágenes deben ser conservadas por lo menos 6 meses o en el caso en que la imagen respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.

2.3.4.1.4. Disponer de los mecanismos necesarios para evitar que personas no autorizadas atiendan a los clientes o usuarios en nombre de la entidad.

2.3.4.1.5. La información que viaja entre las oficinas y los sitios centrales de las entidades debe estar cifrada usando hardware de propósito específico, o software, o una combinación de los anteriores. Para los establecimientos de crédito el hardware o software empleados deben ser totalmente separados e independientes de cualquier otro dispositivo o elemento de procesamiento de información, de seguridad informática, de transmisión y/o recepción de datos, de comunicaciones, de conmutación, de enrutamiento, de gateways, servidores de acceso remoto (RAS) y/o de concentradores. En cualquiera de los casos anteriores se debe emplear cifrado fuerte. Las entidades deben evaluar con regularidad la efectividad y vigencia de los mecanismos de cifrado adoptados.

2.3.4.1.6. Establecer procedimientos necesarios para atender de manera segura y eficiente a sus clientes en todo momento, en particular cuando se presenten situaciones especiales tales como: fallas en los sistemas, restricciones en los servicios, fechas y horas de mayor congestión, posible alteración del orden público, entre otras, así como para el retorno a la normalidad. Las medidas adoptadas deben ser informadas oportunamente a los clientes y usuarios.

2.3.4.1.7. Contar con los elementos necesarios para la debida atención del público, tales como: lectores de código de barras, contadores de billetes y monedas, PIN Pad, entre otros, que cumplan con las condiciones de seguridad y calidad, de acuerdo con los productos y servicios ofrecidos en cada oficina.

2.3.4.2. Cajeros automáticos (ATM)

Deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:

2.3.4.2.1 <Subnumeral modificado por la Circular 8 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Contar con sistemas de video grabación que asocien los datos y las imágenes de cada operación monetaria. Las imágenes deben ser conservadas por lo menos 6 meses o en el caso en que la imagen respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.

2.3.4.2.2. Cuando el cajero automático no se encuentre físicamente conectado a una oficina, la información que viaja entre este y su respectivo sitio central de procesamiento se debe proteger utilizando cifrado fuerte, empleando para ello hardware de propósito específico independiente. Las entidades deben evaluar con regularidad la efectividad y vigencia del mecanismo de cifrado adoptado.

2.3.4.2.3. Los dispositivos utilizados para la autenticación del cliente o usuario en el cajero deben emplear cifrado.

2.3.4.2.4. Implementar el intercambio dinámico de llaves entre los sistemas de cifrado, con la frecuencia necesaria para dotar de seguridad a las operaciones realizadas.

2.3.4.2.5. Los sitios donde se instalen los cajeros automáticos deben contar con las medidas de seguridad físicas para su operación y estar acordes con las especificaciones del fabricante. Adicionalmente, deben tener mecanismos que garanticen la privacidad en la realización de operaciones para que la información usada en ellas no quede a la vista de terceros.

2.3.4.2.6. Implementar mecanismos de autenticación que permitan confirmar que el cajero es un dispositivo autorizado dentro de la red de la entidad.

2.3.4.2.7. Estar en capacidad de operar con las tarjetas a que aluden el subnumeral 2.3.4.12.11 del presente Capítulo.

2.3.4.2.8 <Subumeral adicionado por la Circular 29 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Contar con mecanismos que permitan a la entidad emisora del instrumento de pago reversar automáticamente los retiros realizados en cajeros, en territorio nacional, cuando el dinero no haya sido entregado por causas que sean atribuibles al funcionamiento del mismo y que sean conocidas por la entidad.

En este caso se debe informar al consumidor financiero, por cualquier medio expedito, que la entidad procederá a realizar la reversión. En ningún caso la entidad podrá cobrar por la operación ni debitar ningún concepto asociado a la misma.

<Inciso adicionado por la Circular 3 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Adicionalmente, contar con mecanismos que permitan reversar el cobro realizado a consumidores financieros por operaciones fallidas en cajeros automáticos. Para estos efectos se entiende por operaciones fallidas cuando el consumidor financiero no recibe el servicio que demandó por cualquier razón. De igual forma debe informar al consumidor financiero, por cualquier medio expedito, que la entidad procederá a realizar la reversión del cobro, la cual deberá realizarse a más tardar dentro de los 2 días hábiles (en el caso de operaciones realizadas en territorio nacional) y 5 días hábiles (en el caso de operaciones realizadas por fuera del territorio nacional) siguientes a la realización del mismo.

2.3.4.2.9.<Subumeral adicionado por la Circular 29 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Adoptar los procedimientos necesarios para permitir, en su red de cajeros, el retiro en una sola operación del monto máximo diario establecido por la entidad según su evaluación de riesgos correspondiente, o por el cliente cuando éste sea menor al establecido por la entidad.

2.3.4.3. Receptores de cheques

Los dispositivos electrónicos que permitan la recepción o consignación de cheques deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:

2.3.4.3.1. Contar con mecanismos que identifiquen y acepten los cheques, leyendo automáticamente, al menos, los siguientes datos: la entidad emisora, el número de cuenta y el número de cheque.

2.3.4.3.2. Los cheques o documentos no aceptados por el módulo para recepción de cheques no pueden ser retenidos y deben ser retornados inmediatamente al cliente o usuario, informando la causa del reintegro.

2.3.4.3.3. Una vez el cliente o usuario deposite el cheque, el sistema debe mostrar una imagen del mismo y la información asociada a la operación monetaria, para confirmar los datos de la misma y proceder o no a su realización. En caso negativo debe devolver el cheque o documento, dejando un registro de la operación.

2.3.4.3.4. Como parte del procedimiento de consignación del cheque se le debe poner una marca que indique que éste fue depositado en el módulo.

2.3.4.4. Receptores de dinero en efectivo

Los dispositivos que permitan la recepción de dinero en efectivo deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:

2.3.4.4.1. Contar con mecanismos que verifiquen la autenticidad y denominación de los billetes.

2.3.4.4.2. Totalizar el monto de la operación con los billetes aceptados y permitir que el cliente o usuario confirme o no su realización. En este último caso se debe devolver la totalidad de los billetes entregados, generando el respectivo registro.

2.3.4.4.3. Las operaciones en efectivo deben realizarse en línea, afectando el saldo de la respectiva cuenta. La operación no debe quedar sujeta a verificación.

2.3.4.4.4. Los billetes no aceptados no pueden ser retenidos y deben ser retornados inmediatamente al cliente o usuario.

2.3.4.5. POS (incluye PIN Pad)

Deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:

2.3.4.5.1. La lectura de tarjetas solo debe hacerse a través de la lectora de los datáfonos y los PIN Pad.

2.3.4.5.2. Cumplir el estándar EMV (Europay MasterCard VISA).

2.3.4.5.3 <Subnumeral modificado por la Circular 8 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Los administradores de las redes de este canal deben validar automáticamente la autenticidad del datáfono que se intenta conectar a ellas, así como el medio de comunicación a través del cual operará.

2.3.4.5.4. Establecer procedimientos que le permitan a los responsables de los datáfonos en los establecimientos comerciales, confirmar la identidad de los funcionarios autorizados para retirar o hacerle mantenimiento a los dispositivos.

2.3.4.5.5. Velar porque la información confidencial de los clientes y usuarios no sea almacenada o retenida en el lugar en donde los POS estén siendo utilizados.

2.3.4.5.6. Contar con mecanismos que reduzcan la posibilidad de que terceros puedan ver la clave digitada por el cliente o usuario.

2.3.4.6. Sistemas de audio respuesta (IVR)

Los sistemas de audio respuesta deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:

2.3.4.6.1. Permitir al cliente confirmar la información suministrada en la realización de la operación monetaria.

2.3.4.6.2. Permitir transferir la llamada a un operador, al menos en los horarios hábiles de atención al público.

2.3.4.6.3. Las entidades que permitan realizar operaciones monetarias por este canal, deben ofrecer a sus clientes mecanismos fuertes de autenticación.

2.3.4.7. Centro de atención telefónica (Call Center, Contact Center)

Los centros de atención telefónica deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:

2.3.4.7.1. Destinar un área dedicada exclusivamente para la operación de los recursos necesarios en la prestación del servicio, la cual debe contar con los controles físicos y lógicos que impidan el ingreso de personas no autorizadas, así como la extracción de la información manejada.

2.3.4.7.2. Impedir el ingreso de dispositivos que permitan almacenar o copiar cualquier tipo de información, o medios de comunicación, que no sean suministrados por la entidad.

2.3.4.7.3. Dotar a los equipos de cómputo que operan en el centro de atención telefónica de los elementos necesarios que impidan el uso de dispositivos de almacenamiento no autorizados por la entidad. Igualmente, se debe bloquear cualquier tipo de conexión a red distinta a la usada para la prestación del servicio.

2.3.4.7.4. Garantizar que los equipos de cómputo destinados a los centros de atención telefónica solo sean utilizados en la prestación de servicios por ese canal.

2.3.4.7.5. <Subnumeral modificado por la Circular 8 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> En los equipos de cómputo usados en los centros de atención telefónica no se debe permitir la navegación por internet, el envío o recepción de correo electrónico, la mensajería instantánea, ni ningún otro servicio que permita el intercambio de información, a menos que se cuente con un sistema de registro de la información enviada y recibida. Estos registros deben ser conservados por lo menos 6 meses o en el caso en que la información respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.

2.3.4.7.6 <Subnumeral adicionado por la Circular 24 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades también podrán prestar los servicios del Centro de atención telefónica (Call Center, Contact Center) a través de colaboradores ubicados por fuera de las instalaciones exclusivas a las que hace referencia el subnumeral 2.3.4.7.1, previo el análisis de riesgo y la implementación de las medidas de control para:

a. Preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

b. Mitigar el riesgo de: i) extracción, almacenamiento o copia de la información manejada y ii) uso de dispositivos o medios de comunicación que no sean suministrados por la entidad para la prestación del servicio.

c. Impedir: i) el uso o conexión a redes distintas a las autorizadas para la prestación del servicio y ii) que se destinen los dispositivos y medios de comunicación para actividades distintas a la prestación de los servicios por este canal.

d. Fortalecer el monitoreo sobre las operaciones realizadas con productos cuya información haya sido gestionada en estas áreas.

En aquellos eventos en que los equipos de cómputo permitan el envío o recepción de correo electrónico, mensajería instantánea, o cualquier otro servicio que permita el intercambio de información, las entidades deben contar con un sistema de registro de la información enviada y recibida, y conservar dichos registros por un periodo mínimo de 6 meses. En el caso en que la información respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja o forme parte de un proceso judicial o una actuación extrajudicial, se deberá conservar hasta el momento en que la reclamación o queja se resuelva, o el proceso o actuación finalice.

Para efectos del presente subnumeral, se entiende por colaboradores el personal que preste los servicios del Centro de atención telefónica (Call Center, Contact Center) en cualquiera de las modalidades contratadas por la entidad vigilada para la atención parcial o total de sus consumidores financieros a través de este canal.

2.3.4.8. Sistemas de acceso remoto para clientes (RAS)

Entendido como el acceso brindado por las entidades vigiladas a sus clientes para la realización de operaciones mediante el uso de aplicaciones personalizadas, utilizando generalmente enlaces dedicados.

Las entidades que ofrezcan servicio de acceso remoto para la realización de operaciones monetarias deben contar con un módulo de seguridad de hardware para el sistema, que cumpla al menos con el estándar de seguridad FIPS-140-2 (Federal Information Processing Standard), el cual debe ser de propósito específico (appliance) totalmente separado e independiente de cualquier otro dispositivo o elemento de procesamiento de información, de seguridad informática, de transmisión y/o recepción de datos, de comunicaciones, de conmutación, de enrutamiento, de gateways, de servidores de acceso remoto (RAS) y/o de concentradores.

2.3.4.9. Internet

Las entidades que ofrezcan la realización de operaciones por Internet deben cumplir con los siguientes requerimientos:

2.3.4.9.1. Implementar los algoritmos y protocolos necesarios para brindar una comunicación segura.

2.3.4.9.2. Realizar como mínimo 2 veces al año una prueba de vulnerabilidad y penetración a los equipos, dispositivos y medios de comunicación usados en la realización de operaciones monetarias por este canal. Sin embargo, cuando se realicen cambios en la plataforma que afecten la seguridad del canal, debe realizarse una prueba adicional.

2.3.4.9.3. Promover y poner a disposición de sus clientes mecanismos que reduzcan la posibilidad de que la información de sus operaciones monetarias pueda ser capturada por terceros no autorizados durante cada sesión.

2.3.9.4. <Subnumeral modificado por la Circular 8 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Establecer el tiempo máximo de inactividad, después del cual se debe dar por cancelada la sesión, exigiendo un nuevo proceso de autenticación para realizar otras operaciones.

2.3.4.9.5. Informar al cliente, al inicio de cada sesión, la fecha y hora del último ingreso a este canal.

2.3.4.9.6. Implementar mecanismos que permitan a la entidad financiera verificar constantemente que no sean modificados los enlaces (links) de su sitio web, ni suplantados sus certificados digitales, ni modificada indebidamente la resolución de sus DNS.

2.3.4.9.7. Contar con mecanismos para incrementar la seguridad de los portales, protegiéndolos de ataques de negación de servicio, inyección de código malicioso u objetos maliciosos, que afecten la seguridad de la operación o su conclusión exitosa.

2.3.4.9.8. Las entidades que permitan realizar operaciones monetarias por este canal deben ofrecer a sus clientes mecanismos fuertes de autenticación.

2.3.4.10. Prestación de servicios a través de nuevos canales

Cuando la entidad decida iniciar la prestación de servicios a través de nuevos canales, diferentes a los que tiene en uso, además del cumplimiento de las instrucciones generales de seguridad y calidad, debe adelantar el respectivo análisis de riesgos del nuevo canal. Dicho análisis debe ser puesto en conocimiento de la junta directiva y los órganos de control.

La entidad debe remitir a la SFC, con al menos 15 días calendario de antelación a la fecha prevista para el inicio de la distribución de servicios a través del nuevo canal, la siguiente información:

2.3.4.10.1. Descripción del procedimiento que se adoptará para la prestación del servicio.

2.3.4.10.2. Tecnología que utilizará el nuevo canal.

2.3.4.10.3. Análisis de riesgos y medidas de seguridad y control del nuevo canal.

2.3.4.10.4. Planes de contingencia y continuidad para la operación del canal.

2.3.4.10.5. Plan de capacitación dirigido a los clientes y usuarios, para el uso del nuevo canal, así como para mitigar los riesgos a los que se verían expuestos.

2.3.4.11. Banca Móvil

<Inciso modificado por la Circular 8 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Canal en el cual el dispositivo móvil es utilizado para realizar operaciones bien sea asociando su número de línea al servicio, o empleando apps (aplicaciones informáticas diseñadas para ser ejecutadas en teléfonos celulares, tabletas y otros dispositivos móviles).

Los servicios que se presten a través de dispositivos móviles y utilicen navegadores Web, son considerados banca por internet.

La prestación de servicios a través de banca móvil debe cumplir con los siguientes requerimientos:

2.3.4.11.1. Contar con mecanismos de autenticación de 2 factores para la realización de operaciones monetarias y no monetarias.

2.3.4.11.2. <Subnumeral modificado por la Circular 8 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Para operaciones monetarias individuales o que acumuladas mensualmente por cliente superen 2 SMMLV, implementar mecanismos de cifrado fuerte de extremo a extremo para el envío y recepción de información confidencial de las operaciones realizadas, tal como: clave, número de cuenta, número de tarjeta, etc. Esta información, en ningún caso, puede ser conocida por los proveedores de redes y servicios de telecomunicaciones ni por cualquier otra entidad diferente a la entidad financiera que preste el servicio a través de este canal.

2.3.4.11.3. Cualquier comunicación que se envíe al teléfono móvil como parte del servicio de alertas o notificación de operaciones no requiere ser cifrada, salvo que incluya información confidencial.

2.3.4.11.4. Para las operaciones monetarias individuales o que acumuladas mensualmente por cliente sean inferiores a 2 SMMLV y que no cifren la información de extremo a extremo, la entidad debe adoptar las medidas necesarias para mitigar el riesgo asociado a esta forma de operar, el cual debe considerar los mecanismos de seguridad en donde la información no se encuentre cifrada. La SFC puede suspender el uso del canal cuando se advierta que existen fallas que afecten la seguridad de la información.

2.3.4.11.5. Contar con medidas que garanticen la atomicidad de las operaciones y eviten su duplicidad debido a fallas en la comunicación ocasionadas por la calidad de la señal, el traslado entre celdas, entre otras.

2.3.4.11.6. Los servicios que se presten para la realización de operaciones a través de Internet, en sesiones originadas desde el dispositivo móvil, deben cumplir con los requerimientos establecidos en el subnumeral 2.3.4.9. de Internet.

2.3.4.12. Obligaciones específicas para tarjetas débito y crédito

2.3.4.12.1. Establecer y documentar los procedimientos, controles y medidas de seguridad necesarias para la emisión, transporte, recepción, custodia, entrega, devolución y destrucción de las tarjetas. Se debe estipular el tiempo máximo de permanencia de las tarjetas en cada una de estas etapas.

2.3.4.12.2. Cifrar la información de los clientes que sea remitida a los proveedores y fabricantes de tarjetas, para mantener la confidencialidad de la misma.

2.3.4.12.3. Velar porque los centros de operación en donde se realizan procesos tales como: realce, estampado, grabado y magnetización de las tarjetas, entre otros, así como de la impresión del sobreflex, mantengan procedimientos, controles y medidas de seguridad orientadas a evitar que la información relacionada pueda ser copiada, modificada o utilizada con fines diferentes a los de la fabricación de la misma.

2.3.4.12.4. Velar porque en los centros donde se realicen los procesos citados en el subnumeral anterior, apliquen procedimientos y controles que garanticen la destrucción de aquellas tarjetas que no superen las pruebas de calidad establecidas para su elaboración, así como la información de los clientes utilizada durante el proceso. Iguales medidas se deben aplicar a los sobreflex.

2.3.4.12.5. Establecer los procedimientos, controles y medidas de seguridad necesarias para la creación, asignación y entrega de las claves a los clientes.

2.3.4.12.6. <Subumeral modificado por la Circular 29 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando la clave (PIN) asociada a una tarjeta débito o crédito haya sido asignada por la entidad vigilada, esta debe ser cambiada por el cliente antes de realizar su primera operación con este PIN.

2.3.4.12.7. <Subumeral modificado por la Circular 29 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Ofrecer a sus clientes mecanismos que brinden la posibilidad inmediata de cambiar la clave de la tarjeta débito o crédito en el momento que éstos lo consideren necesario.

2.3.4.12.8 <Subumeral modificado por la Circular 29 de 2019. Rige a partir del 1 de diciembre de 2020. Consultar en Legislación Anterior el texto vigente hasta esta fecha. El nuevo texto es el siguiente:> Establecer los procedimientos, controles y medidas para la notificación al cliente de la inscripción de pagos en la entidad financiera o por parte de terceros con cargo a sus cuentas o tarjetas de crédito.

Las entidades deben notificar a sus clientes acerca de la inscripción de pagos por parte de terceros con cargos a sus cuentas o tarjetas de crédito siempre que el tercero le informe a la entidad acerca de la inscripción de dicho pago.

2.3.4.12.9 <Subumeral modificado por la Circular 29 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Emitir tarjetas personalizadas que contengan al menos la siguiente información: nombre del cliente, nombre de la entidad emisora y fecha de expiración. Las entidades pueden emitir tarjetas innominadas cuando el análisis de riesgo realizado por ellas lo estime procedente.

2.3.4.12.10. Al momento de la entrega de la tarjeta a los clientes, ésta debe estar inactiva. Las entidades deben definir un procedimiento para su respectiva activación, el cual contemple, al menos, dos de tres factores de autenticación. En cualquier caso, se deben entregar las tarjetas exclusivamente al cliente o a quien este autorice.

2.3.4.12.11. Entregar a sus clientes tarjetas débito y/o crédito que manejen internamente mecanismos fuertes de autenticación, siempre que los cupos aprobados superen 2 SMMLV. Dichas tarjetas deben servir indistintamente para realizar operaciones en cajeros automáticos (ATM) y en puntos de pago (POS).

Sin perjuicio de otras medidas de seguridad, los mecanismos fuertes de autenticación no son obligatorios en tarjetas débito asociadas a productos utilizados para canalizar recursos provenientes de programas de ayuda y/o subsidios otorgados por el Estado Colombiano siempre que estos no superen 2 SMMLV.

<Inciso adicionado por la Circular 8 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Lo dispuesto en los numerales 2.3.4.12.1., 2.3.4.12.2., 2.3.4.12.3., 2.3.4.12.4. y 2.3.4.12.8. de este Capítulo no debe ser cumplido cuando se trate de tarjetas virtuales.

2.3.4.12.12 <Subumeral adicionado por la Circular 29 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Adoptar mecanismos de seguridad para la realización de operaciones en ambiente no presente, adicionales a la validación del número de la tarjeta, la fecha de vencimiento y un código de verificación estático, tales como autorización por parte del consumidor financiero desde la app, CVV dinámico, tokenización y 3DSecure, entre otros.

2.3.4.13. Operaciones por medio de códigos QR <Subnumeral adicionado por la Circular 6 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

<Inciso modificado por la Circular 5 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades que ofrezcan la realización de operaciones monetarias en los términos del subnumeral 2.2.4 del presente Capítulo a través de códigos QR, tales como: pagos, transferencias interbancarias, operaciones de recaudo, débitos automáticos, transferencias inmediatas, transferencias de solicitudes de pago, recaudo en línea, retiro en efectivo o recargas, entre otras, deben adoptar como referencia el estándar internacional EMVCo LLC, última versión EMV® QR Code Specification for Payment Systems (EMV QRCPS) Merchant-Presented Mode or Consumer-Presented Mode, o aquellos que lo modifiquen, sustituyan o adicionen y deben cumplir con los siguientes requerimientos:

2.3.4.13.1. Proporcionar al consumidor financiero, directamente o a través de terceros, aplicaciones de software que permitan leer el código QR y enrutar la operación.

2.3.4.13.2. Facilitar que los datos que no puedan ser obtenidos con la lectura del código QR estático y sean necesarios para la transacción (p.ej. monto), sean capturados por la aplicación del consumidor financiero que realiza la operación.

2.3.4.13.3. <Subnumeral modificado por la Circular 5 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:> Cumplir con los requerimientos establecidos en los sub numerales 2.3.4.9, 2.3.4.11 y 2.3.5 del presente capítulo para la implementación del software para realizar operaciones o generar los códigos QR dinámicos.

2.3.4.13.4. Gestionar los riesgos que se puedan derivar de la realización de este tipo de operaciones.

2.3.4.13.5 Con el propósito de promover la interoperabilidad, las entidades administradoras de los sistemas de Pago de Bajo Valor (SPBV) deben concertar y definir de manera conjunta la estructura de los campos donde debe enviarse la información, adicional al estándar, que resulte necesaria para la realización de las operaciones (p.ej. el código identificador del comercio y la discriminación de los impuestos). Cualquier modificación a la estructura definida debe ser informada y socializada a los participantes del sistema de pagos 3 meses antes de su implementación.

La información de los campos definidos debe estar a disposición de la SFC y ser publicada en el sitio web de la entidad administradora para consulta de todos los interesados.

<Inciso adicionado por la Circular 5 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:> En el caso de operaciones no monetarias que se realicen mediante el uso de códigos QR, las entidades vigiladas podrán decidir si adoptan o no la última versión del estándar EMV® QR Code Specification for Payment Systems (EMV QRCPS) Merchant-Presented Mode or Consumer-Presented Mode.

2.3.5 Requerimientos en materia de actualización de Software

Con el propósito de mantener un adecuado control sobre el software, las entidades deben cumplir, como mínimo, con las siguientes medidas:

2.3.5.1. Mantener tres ambientes independientes: uno para el desarrollo de software, otro para la realización de pruebas y un tercer ambiente para los sistemas en producción. En todo caso, el desempeño y la seguridad de un ambiente no pueden influir en los demás.

2.3.5.2. Implementar procedimientos que permitan verificar que las versiones de los programas del ambiente de producción corresponden a las versiones de programas fuentes catalogadas.

2.3.5.3. Cuando las entidades necesiten tomar copias de la información de sus clientes para la realización de pruebas, se deben establecer los controles necesarios para garantizar su destrucción, una vez concluidas las mismas.

2.3.5.4. Contar con procedimientos y controles para el paso de programas a producción. El software en operación debe estar catalogado.

2.3.5.5. Contar con interfaces para los clientes o usuarios que cumplan con los criterios de seguridad y calidad, de tal manera que puedan hacer uso de ellas de una forma simple e intuitiva.

2.3.5.6. Mantener documentada y actualizada, al menos, la siguiente información: parámetros de los sistemas donde operan las aplicaciones en producción, incluido el ambiente de comunicaciones; versión de los programas y aplicativos en uso; soportes de las pruebas realizadas a los sistemas de información; y procedimientos de instalación del software.

2.3.6. Tercerización – Outsourcing

Las entidades que contraten bajo la modalidad de outsourcing o tercerización, a personas naturales o jurídicas, para la atención parcial o total de los distintos canales o de los dispositivos usados en ellos, o que en desarrollo de su actividad tengan acceso a información confidencial de la entidad o de sus clientes, deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:

2.3.6.1. Definir los criterios y procedimientos a partir de los cuales se seleccionarán los terceros y los servicios que serán atendidos por ellos.

2.3.6.2. Incluir en los contratos que se celebren con terceros, por lo menos, los siguientes aspectos:

2.3.6.2.1. Niveles de servicio y operación.

2.3.6.2.2. Acuerdos de confidencialidad sobre la información manejada y sobre las actividades desarrolladas.

2.3.6.2.3. Propiedad de la información.

2.3.6.2.4. Restricciones sobre el software empleado.

2.3.6.2.5. Normas de seguridad informática y física a ser aplicadas.

2.3.6.2.6. Procedimientos a seguir cuando se encuentre evidencia de alteración o manipulación de dispositivos o información.

2.3.6.2.7. Procedimientos y controles para la entrega de la información manejada y la destrucción de la misma por parte del tercero una vez finalizado el servicio.

Las entidades deben contar con los procedimientos necesarios para verificar el cumplimiento de las obligaciones señaladas en el presente subnumeral, los cuales deben ser informados previamente a la auditoría interna o quien ejerza sus funciones.

2.3.6.3. Exigir que los terceros contratados dispongan de planes de contingencia y continuidad debidamente documentados. Las entidades deben verificar que los planes, en lo que corresponde a los servicios convenidos, funcionen en las condiciones pactadas.

2.3.6.4. Establecer procedimientos que permitan identificar físicamente, de manera inequívoca, a los funcionarios de los terceros contratados.

2.3.6.5. Implementar mecanismos de cifrado fuerte para el envío y recepción de información confidencial con los terceros contratados.

2.3.7 Análisis de vulnerabilidades

Las entidades deben implementar un sistema de análisis de vulnerabilidades informáticas que cumpla al menos con los siguientes requisitos:

2.3.7.1. Estar basado en un hardware de propósito específico (appliance) totalmente separado e independiente de cualquier dispositivo de procesamiento de información, de comunicaciones y/o de seguridad informática.

2.3.7.2. Generar de manera automática por lo menos 2 veces al año un informe consolidado de las vulnerabilidades encontradas. Los informes de los últimos 2 años deben estar a disposición de la SFC.

2.3.7.3. Las entidades deben tomar las medidas necesarias para remediar las vulnerabilidades detectadas en sus análisis.

2.3.7.4. Realizar un análisis diferencial de vulnerabilidades, comparando el informe actual con respecto al inmediatamente anterior.

2.3.7.5. Las herramientas usadas en el análisis de vulnerabilidades deben estar homologadas por el CVE (Common Vulnerabilities and Exposures) y actualizadas a la fecha de su utilización.

2.3.7.6. Para la generación de los informes solicitados se debe tomar como referencia la lista de nombres de vulnerabilidades CVE publicada por la corporación Mitre.

2.3.8. Vinculación de Participantes a las EASPBV <Subnumeral modificado por la Circular 20 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las EASPBV que vinculen a los Participantes no vigilados a los que se refiere el subnumeral 2.2.10 de este Capítulo, que prestan servicios de aplicación de comercio electrónico para almacenar, procesar y/o transmitir el pago correspondiente a operaciones de venta en línea con tarjetas débito o crédito, deben incluir en los contratos que celebren con estos,  la obligación de contar, mantener y entregar la certificación PCI-DSS, emitida por una entidad que ostente la categoría QSA (Qualified Security Assessor), y soportada por el documento AoC (“Attestation of Compliance”) correspondiente. Así mismo, las EASPBV deben verificar que la certificación PCI-DSS a que hace referencia el inciso anterior este vigente. Si el participante obligado a contar con la certificación no la mantiene vigente, no podrá continuar prestando los servicios señalados en el inciso anterior.

2.3.9 <Subumeral adicionado por la Circular 29 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Requerimientos mínimos para la implementación y uso de biometría como factor de autenticación electrónica.

En aquellos eventos en que las entidades usen biometría como factor de autenticación electrónica, deben realizar el proceso de verificación de la identidad del cliente contra las bases de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, los operadores de servicios ciudadanos digitales o de identidad digital autorizados, o contra sus propias bases de datos.

Las entidades deben establecer mecanismos alternativos que permitan completar los procesos de autenticación, cuando por razones médicas o físicas el cliente no pueda hacer uso de la biometría.

En aquellos eventos en que se utilicen bases de datos propias las entidades deben:

2.3.9.1. Almacenar las plantillas biométricas utilizando sistemas de tokenización o algoritmos de cifrado fuertes como AES256, RSA, 3DES o superiores.

2.3.9.2. Abstenerse de almacenar muestras biométricas que hayan sido tomadas con el propósito de realizar procesos de autenticación, salvo que se cuente con la autorización explicita referida en el literal a del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 o aquellas normas que lo reglamenten, modifiquen o adicionen y siempre que sean necesarias en la ejecución de programas de inclusión financiera en sectores apartados del territorio nacional. En todo caso, el almacenamiento debe realizarse bajo estándares en materia de seguridad de datos biométricos, tales como ISO 24741:2007 y 24745:2011.

2.3.9.3. Almacenar la información demográfica del cliente de manera separada de las plantillas biométricas, relacionándolas entre sí por medio de códigos generados por algoritmos matemáticos que no sean fácilmente descifrados.

2.3.9.4. En la implementación de factores biométricos se deben contemplar mecanismos de prueba de vida para fortalecer la confiabilidad y seguridad del sistema tales como: i) medición de propiedades fisiológicas del individuo, ii) identificación de respuestas de comportamiento humano o iii) protocolos de desafío-respuesta.

2.3.9.5. Establecer controles en la captura inicial de las muestras biométricas de los clientes que aseguren que la información se obtenga directamente del titular del dato.

2.3.9.6. Realizar una adecuada gestión de los riesgos asociados, verificar regularmente la efectividad de los controles implementados y dar cumplimiento a las normas vigentes en materia de protección de datos y habeas data.

2.3.10. Domiciliación <Subumeral adicionado por la Circular 29 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

2.3.10.1. Las entidades deben establecer procedimientos que incentiven la domiciliación de los pagos y adelantar campañas para dar a conocer este servicio.

CAPÍTULO II.

PRESTACIÓN TRANSFRONTERIZA DE SERVICIOS FINANCIEROS.

1. OFICINAS DE REPRESENTACIÓN Y CONTRATOS DE CORRESPONSALÍA.

1.1 ASPECTOS GENERALES.

La actividad de las oficinas de representación de instituciones financieras, reaseguradoras y del mercado de valores del exterior, así como los contratos de corresponsalía celebrados por las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras, se rige además de lo previsto en la Ley 964 de 2005, el EOSF y los arts. 4.1.1.1.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010, por las instrucciones contempladas en el presente Capítulo, en lo que les resulte aplicable a cada uno.

<Inciso adicionado por la Circular 35 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> En esta materia, el literal b) del artículo 4.1.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010 define la promoción o publicidad como cualquier comunicación o mensaje, realizado personalmente o utilizando cualquier medio de comunicación, sea este masivo o no, que esté destinado a, o tenga por efecto, iniciar, directa o indirectamente, actividades financieras, de reaseguros o del mercado de valores.

<Inciso adicionado por la Circular 35 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Si una institución del exterior que ofrece servicios o productos relacionados con algún mercado de intermediarios financieros, del mercado de valores del exterior y de reaseguros, busca o desea promocionar sus servicios y productos en el territorio colombiano o a sus residentes, debe establecer una oficina de representación en Colombia, o suscribir un contrato de corresponsalía con una sociedad comisionista de bolsa de valores o una corporación financiera del país en el caso que se pretenda promover o publicitar productos y servicios del mercado de valores.

1.1.1. RÉGIMEN DE APERTURA DE OFICINAS DE REPRESENTACIÓN Y CONTRATOS DE CORRESPONSALÍA.

Las instituciones del exterior que pretendan establecer una oficina de representación en Colombia y las instituciones del mercado de valores del exterior que opten por celebrar un contrato de corresponsalía, deben presentar a la SFC, la correspondiente solicitud por intermedio del representante legal o del apoderado de la institución del exterior interesada o por parte del futuro corresponsal, según sea del caso, junto con los documentos señalados en el art. 4.1.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, en español o con su respectiva traducción oficial a este idioma.

<Inciso modificado por la Circular 35 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> No obstante, de conformidad con lo establecido en el numeral 10 del precitado artículo, la SFC puede solicitar documentación adicional para formarse un criterio sobre la idoneidad de la institución del exterior, de sus administradores, accionistas o del plan de negocios.

Toda la documentación soporte de la solicitud debe cumplir con las formalidades establecidas en la ley para los documentos otorgados en el exterior y deben ser actualizados cuando a ello hubiere lugar, sin perjuicio del deber de información previsto en este Capítulo.

1.1.2. EXCEPCIONES AL RÉGIMEN DE APERTURA.

No están obligadas a tener una oficina de representación ni a celebrar contratos de corresponsalía en Colombia, las instituciones a las que se refiere el art. 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010.

1.1.3. ACTIVIDADES AUTORIZADAS. <Numeral modificado por la Circular 35 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

En concordancia con las actividades autorizadas a las oficinas de representación y corresponsales en virtud de los arts. 4.1.1.1.6 y 4.1.1.1.7 del Decreto 2555 de 2010, según corresponda; las actividades de promoción o publicidad que desarrollen estas entidades, deben limitarse a los productos y servicios autorizados por la SFC en el correspondiente acto administrativo de apertura o de autorización del contrato respectivo, según sea el caso.

La promoción o publicidad de productos o servicios diferentes o adicionales a los autorizados por la SFC, requiere la autorización previa de este ente de control, sin perjuicio de las sanciones y/o demás medidas a las que haya lugar, en el evento en que dicha actividad se realice sin la autorización correspondiente.

En todo caso, la apertura de una oficina de representación o la celebración de un contrato de corresponsalía para el ofrecimiento de productos o servicios de una entidad del exterior no exime del cumplimiento de las normas colombianas sobre oferta pública de valores.

1.1.4. IDENTIFICACIÓN.

Las oficinas de representación y el representante, al igual que las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras con las cuales las entidades del mercado de valores del exterior celebren un contrato de corresponsalía, deben identificarse con un aviso visible expuesto al público en el cual se anuncie su condición de oficina de representación, representante o corresponsal de una institución del exterior. Lo anterior, a menos que se trate de la matriz, filial o subsidiaria establecida en el país, en cuyo caso, es su deber informar la calidad en la cual actúa la institución establecida en el territorio colombiano, según lo establece el numeral 5 del art. 4.1.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010.

Cuando una institución del exterior, use la red de oficinas de la entidad establecida en Colombia debe adoptar las medidas necesarias para que el público identifique que la institución financiera del exterior es una persona jurídica, distinta y autónoma de la institución establecida en el país cuya red se utiliza.

Para efectos de lo anterior, las áreas a través de las cuales se desarrollen las actividades de promoción y publicidad deben identificarse mediante avisos expuestos al público que permitan a los clientes potenciales y actuales de las entidades del exterior distinguir dichos espacios y actividades de los de la entidad establecida en el país. Así mismo, debe velarse porque en las oficinas exista plena independencia entre las áreas en las cuales se desarrollan las actividades de promoción y publicidad de las instituciones del exterior y las áreas de la entidad establecida en el país, de manera que el público distinga entre unas y otras.

En el caso de que una misma oficina de representación o entidad matriz, filial o subsidiaria establecida en el país, represente a varias instituciones del exterior deben implementarse los mecanismos necesarios para que los clientes potenciales y actuales de las entidades del exterior diferencien con claridad entre los servicios ofrecidos por cada una de las instituciones del exterior representadas.

1.1.5. CAMBIO DE DIRECCIÓN.

El representante de la oficina de representación y los representantes de las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras con las cuales las instituciones del mercado de valores del exterior celebren un contrato de corresponsalía, deben informar, de manera inmediata a su ocurrencia, los cambios de dirección al Grupo de Registro de la SFC y al Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores (RNAMV), según corresponda, el respectivo traslado, indicando la nueva dirección, teléfonos, fax y cualquier otro dato necesario para su localización.

En el mismo término, el representante de la institución del exterior autorizada por la SFC para desarrollar las actividades propias de las oficinas de representación bajo alguna de las reglas especiales contempladas en los numerales 7 y 8 del art. 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, debe informar al Grupo de Registro de la SFC cualquier modificación de los datos suministrados para su localización.

1.1.6. OBLIGACIONES.

1.1.6.1. OBLIGACIONES GENERALES.

La representación de las oficinas de representación a la que se refiere el art. 4.1.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010, así como las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras que operen en desarrollo de un contrato de corresponsalía celebrado con instituciones del mercado de valores del exterior deben cumplir con los deberes de todo comerciante, atendiendo las particularidades de su naturaleza. En desarrollo de lo anterior, deben:

1.1.6.1.1. Llevar un registro contable separado de los ingresos recibidos en moneda legal o extranjera y la descomposición de los gastos de funcionamiento, los cuales deben permanecer a disposición de la SFC.

1.1.6.1.2. Conservar la correspondencia y demás documentos relacionados con sus actividades, los cuales deben permanecer a disposición de la SFC.

1.1.6.1.3. Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad.

1.1.6.1.4. Conservar un inventario de los bienes que posee.

1.1.6.2. OBLIGACIONES ESPECIALES.

1.1.6.2.1. Deber de información

Los representantes de las oficinas de representación, incluyendo la representación de la matriz, filial o subsidiaria establecida en el país de la institución del exterior y las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras que operen en desarrollo de un contrato de corresponsalía celebrado con instituciones del mercado de valores del exterior, deben dar estricto cumplimiento al mandato de información a los clientes potenciales o actuales de la entidad del exterior previsto en el art. 4.1.1.1.9 del Decreto 2555 de 2010 en el sentido de dar a los clientes información completa en relación con los productos y servicios que promociona, indicando que son prestados por la institución del exterior.

Para ese efecto, debe documentarse debidamente y mantenerse a disposición del ente de control las constancias de cumplimiento del suministro de la información mencionada otorgada a los clientes de manera adecuada y oportuna.

Además, debe informarse a los clientes potenciales o actuales de las instituciones del exterior, los mecanismos disponibles para la presentación de quejas o reclamaciones relacionados con la actividad que desarrollan y advertir que los mismos no cuentan con un defensor del consumidor financiero en nuestro país.

Corresponde al representante adoptar procedimientos de información a los clientes potenciales o actuales de las instituciones del exterior, los cuales deben ser estrictamente observados por los funcionarios encargados de adelantar labores de promoción y publicidad.

En la papelería y los demás medios de identificación escrita que utilicen, se debe indicar con claridad que se trata de una oficina de representación en Colombia, de la representación de una institución financiera, reaseguradora o del mercado de valores del exterior o de una actividad de corresponsalía y la identificación de la entidad que va a prestar el servicio u ofrecer el producto promovido o promocionado.

1.1.6.2.2. Deber de asesoría profesional

Los representantes de las oficinas de representación de instituciones del exterior, incluyendo la representación de la matriz, filial o subsidiaria establecida en el país de la institución del exterior y las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras que operen en desarrollo de un contrato de corresponsalía celebrado con instituciones del mercado de valores del exterior deben brindar asesoría profesional a los clientes potenciales o actuales de las instituciones del exterior, en los términos del inciso segundo del art. 4.1.1.1.9 del Decreto 2555 de 2010.

Las entidades a las que se refiere el presente numeral, deben solicitar a los clientes potenciales o actuales de las instituciones del exterior constancia del cumplimiento del suministro de la información a la que se refiere el precitado artículo. Dichas constancias deben mantenerse a disposición del ente de control.

1.1.6.2.3. Otros deberes especiales <Subnumeral modificado por la Circular 35 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Los representantes de las oficinas de representación de instituciones del exterior, incluyendo la representación a través de la matriz, filial o subsidiaria establecida en el país de la institución del exterior y las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras que operen en desarrollo de un contrato de corresponsalía celebrado con instituciones del mercado de valores del exterior deben adoptar las medidas necesarias para (i) evitar que las operaciones de la entidad del exterior puedan ser utilizadas para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero proveniente de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con la misma; (ii) abstenerse de realizar cualquier acto que implique el ejercicio de actividades prohibidas de conformidad con el Decreto 2555 de 2010.

1.1.6.3. DEBERES ESPECIALES PARA LOS EVENTOS PREVISTOS EN LOS NUMERALES 7 Y 8 DEL ART. 4.1.1.1.3 DEL DECRETO 2555 DE 2010. <4.1.1.1.3>

Los representantes de instituciones financieras, reaseguradoras o del mercado de valores del exterior autorizadas por la SFC para desarrollar actividades bajo alguna de las excepciones contempladas en los numerales señalados tienen, además, los siguientes deberes:

1.1.6.3.1. Observar en la realización de actos de promoción y publicidad, lo dispuesto en el art. 4.1.1.1.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010, así como las instrucciones impartidas por la SFC.

1.1.6.3.2. Velar porque exista independencia entre las áreas en las cuales se desarrollan las actividades de promoción y publicidad de la institución del exterior de las áreas de la entidad establecida en el país, de tal forma que el público pueda diferenciar entre unas y otras.

1.1.6.3.3. Velar porque toda promoción de productos y servicios se encuentre debidamente documentada.

1.1.7. RÉGIMEN DE PUBLICIDAD. Las entidades a las que se refiere el presente Capítulo deben solicitar autorización de la SFC para desarrollar campañas que tengan por objeto promover y/o publicitar en el país a la entidad representada y sus servicios. Para el efecto, deben presentar previamente a la SFC para su respectiva autorización los programas de promoción y/o de publicidad que pretendan divulgar en el territorio nacional, acorde con el régimen de autorización individual contemplado para programas publicitarios y con el cumplimiento de los requisitos establecidos en la lista de chequeo identificada con el código M-LC-AUT-037.

En los mensajes publicitarios, a continuación de la razón social o genérica de la institución financiera, reaseguradora o del mercado de valores del exterior, debe anotarse la siguiente inscripción: “Promoción y oferta de los negocios y servicios de la entidad financiera, reaseguradora o del mercado de valores del exterior (según el caso), representada en Colombia”.

1.1.8. REMISIÓN DE INFORMACIÓN.

Los representantes de las oficinas de representación de instituciones financieras, reaseguradoras y del mercado de valores del exterior y las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras que operen en desarrollo de un contrato de corresponsalía celebrado con instituciones del mercado de valores del exterior, deben remitir a esta Superintendencia la información que se solicita en los anexos del presente Capítulo, en los términos y periodicidad que en los mismos se indican.

Sin perjuicio de lo anterior, cualquier modificación en la información presentada para obtener la aprobación de la apertura de la oficina o la autorización del contrato de corresponsalía, según corresponda, debe ser informada de manera inmediata a esta Superintendencia.

Así mismo, debe informarse cualquier proceso de reorganización que afecte a la institución del exterior, los cambios de razón o denominación social, o medidas equivalentes a la toma de posesión.

1.2. OFICINAS DE REPRESENTACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Además de los presupuestos generales consagrados en el numeral 1.1 del presente capítulo, la actividad de las oficinas de representación de instituciones financieras, reaseguradoras y del mercado de valores del exterior, deben observar las siguientes disposiciones especiales:

1.2.1 REPRESENTACIÓN DE VARIAS INSTITUCIONES DEL EXTERIOR. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

1.2.1.1. Representación a través una oficina de representación en Colombia

De conformidad con el parágrafo 1 del art. 4.1.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, una misma oficina de representación de una entidad del exterior, puede promocionar o publicitar productos y/o servicios de varias instituciones del exterior, siempre y cuando las mismas se encuentren relacionadas mediante vínculos de subordinación o tengan una matriz común. Dicha situación de subordinación o la existencia de una matriz común debe ser acreditada ante la SFC.

En este evento, el representante legal designado por la institución del exterior o su apoderado, debe presentar ante la SFC la documentación a la que se hace referencia en el artículo 4.1.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010 y la lista de chequeo M-LC-AUT-024. Dicha solicitud debe ser presentada de manera independiente por parte de las entidades interesadas.

1.2.1.2. Representación de una entidad financiera, reaseguradora o del mercado de valores del exterior a través de la matriz, filial o subsidiaria establecida en Colombia.

De conformidad con lo previsto en el artículo 4.1.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010, las entidades financieras, reaseguradoras o del mercado de valores del exterior pueden a través de la matriz, filial o subsidiaria establecida en Colombia adelantar la promoción de sus productos y/o servicios sin necesidad de constituir una oficina de representación, siempre y cuando las mismas se encuentren relacionadas mediante vínculos de subordinación o tengan una matriz común. Dicha situación de subordinación debe ser acreditada ante la SFC.

En este evento, el representante legal designado por la institución del exterior o su apoderado, debe presentar ante la SFC la documentación a la que se hace referencia en el artículo 4.1.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010 y la lista de chequeo M-LC-AUT-024, incluyendo además, la resolución, acuerdo o decisión del órgano o funcionario competente de la institución del exterior en la cual se acredite que se ha aprobado llevar a cabo la promoción de sus productos y/o servicios a través de su matriz, filial o subsidiaria en territorio Colombiano. Dicha solicitud debe ser presentada de manera independiente por parte de las entidades interesadas.

En el evento en el que la institución del exterior decida hacer uso de la red de oficinas de la entidad establecida en el país, dicha institución del exterior debe informar a la SFC acerca de cuál o cuáles de las oficinas de su red adelantarán estas labores. Adicionalmente, deberán adoptarse las medidas necesarias para que el público identifique claramente que la institución del exterior es una persona jurídica distinta y autónoma de la entidad establecida en el país cuya red se utiliza.

1.2.2. OFICINAS DE REPRESENTACIÓN DE REASEGURADORAS DEL EXTERIOR. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Las oficinas de representación de reaseguradoras del exterior solo podrán operar en la aceptación o cesión de responsabilidades en reaseguro en nombre y por cuenta de la reaseguradora representada.

En desarrollo de tales actividades, las oficinas de representación de las instituciones reaseguradoras del exterior podrán realizar actos de cobranza, pago, compensación o conciliación de saldos derivados de su actividad, realizados exclusivamente con sus cedentes, retrocesionarios e intermediarios de reaseguro, de acuerdo con las facultades otorgadas para tal efecto y dentro del marco de los convenios celebrados con las instituciones aseguradoras nacionales.

En todo caso, las oficinas de representación de instituciones reaseguradoras del exterior no podrán actuar directa o indirectamente como compañías de seguros.

1.2.3. REPRESENTACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

La representación legal en Colombia de las oficinas de representación de instituciones del exterior debe estar a cargo de una persona natural, quien previo al ejercicio de su cargo deberá tomar posesión ante la SFC, de conformidad con lo establecido en el literal g) del numeral 2 del artículo 326 del EOSF. Para efectos de su designación deben observarse las reglas sobre calidades y requisitos previstas en el art. 4.1.1.1.11 del Decreto 2555 de 2010.

1.2.4. CLAUSURA DE LAS OFICINAS DE REPRESENTACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

La clausura de las oficinas de representación requiere autorización previa de esta Superintendencia. Para este efecto, cuando una institución del exterior determine el cierre de su oficina de representación en Colombia, el representante de la misma o el representante legal de la institución del exterior debe informar tal hecho a la SFC, remitiendo el documento en el cual conste la decisión adoptada por el órgano o el funcionario competente de la entidad extranjera, por lo menos con 1 mes de anticipación a la proyectada clausura.

La institución que se haya acogido a alguna de las excepciones contempladas en los numerales 7 y 8 del art. 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010 y que proyecte concluir su actividad en Colombia, también debe obtener autorización previa de la SFC para el efecto, dando aviso de tal hecho con la antelación señalada en el inciso anterior, adjuntando el documento en el cual conste dicha decisión. Toda la documentación que se presente debe cumplir con las formalidades previstas en la ley para los documentos otorgados en el exterior.

El cierre de la oficina de representación de una entidad reaseguradora del exterior no implica la cancelación de la inscripción del reasegurador del exterior en el REACOEX, salvo en aquellos casos en los cuales se presente una solicitud expresa en tal sentido.

1.3. CONTRATOS DE CORRESPONSALÍA.  <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Además de los presupuestos generales consagrados en el numeral 1.1 del presente capítulo, los contratos de corresponsalía celebrados por las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras, deben observar las siguientes disposiciones especiales:

1.3.1. EXCEPCIONES A LAS NORMAS APLICABLES A LAS OFICINAS DE REPRESENTACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

De acuerdo con lo previsto en el literal b), numeral 3 del artículo 4.1.1.1.2 del Decreto 2555 del 2010, a los contratos de corresponsalía no les será aplicable lo contemplado en los artículos 4.1.1.1.5, 4.1.1.1.6 y 4.1.1.1.11 del citado ordenamiento.

1.3.2. REGÍMENES DE AUTORIZACIÓN DE CONTRATOS DE CORRESPONSALÍA. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

El procedimiento de autorización de contratos de corresponsalía, así como cualquier modificación a los mismos, se sujetará al régimen de autorización general o individual, de acuerdo con las disposiciones contenidas en el presente subnumeral.

1.3.2.1. RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN GENERAL.

1.3.2.1.1. Se entienden autorizados de manera general, los contratos de corresponsalía celebrados entre una sociedad comisionista de bolsa de valores o una corporación financiera y una institución del mercado de valores del exterior, en los términos del literal b), numeral 3 del artículo 4.1.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010, siempre que se cumplan los siguientes requisitos:

1.3.2.1.1.1 Que la sociedad comisionista de bolsa de valores o la corporación financiera tenga como mínimo un año de funcionamiento como entidad vigilada por la SFC.

1.3.2.1.1.2 Que la sociedad comisionista de bolsa de valores o la corporación financiera, en el año inmediatamente anterior a la fecha de solicitud de autorización del contrato de corresponsalía, no haya sido objeto de sanciones impuestas por el Autorregulador del Mercado de Valores o por la SFC por cualquier infracción relacionada con el incumplimiento de deberes legales al régimen aplicable a la promoción y publicidad de productos y/o servicios de instituciones del exterior.

1.3.2.1.1.3. Que la sociedad comisionista de bolsa de valores o la corporación financiera, en el año inmediatamente anterior a la fecha de solicitud de autorización del contrato de corresponsalía, no haya sido objeto de una orden administrativa impartida por la SFC, relacionada con incumplimientos a las normas que regulan la promoción y publicidad de productos y/o servicios de instituciones del exterior.

1.3.2.1.1.4. Que la sociedad comisionista de bolsa de valores o la corporación financiera no haya sido objeto de la adopción de una medida de toma de posesión o de un instituto de salvamento en los tres años inmediatamente anteriores a la fecha de la solicitud de autorización del contrato de corresponsalía.

1.3.2.1.1.5. Que la institución del mercado de valores del exterior con la cual se pretenda celebrar el contrato de corresponsalía esté sujeta en su jurisdicción de origen a la supervisión por parte de una autoridad que sea miembro del Comité de Supervisión Bancaria de Basilea o de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE).

Asimismo, podrá acceder al régimen de autorización general si la autoridad competente de supervisión es signataria del Anexo A del Memorando Multilateral de Entendimiento para la Cooperación y el Intercambio de Información de la Organización Internacional de Comisiones de Valores (IOSCO), siempre y cuando se cuente con con un memorando de entendimiento de cooperación mutua para la supervisión transfronteriza suscrito con la SFC.

1.3.2.1.1.6. Que la institución del mercado de valores del exterior con la cual se pretenda celebrar el contrato de corresponsalía, no haya sido objeto de una sanción, orden o medida similar impartida por la autoridad competente en su jurisdicción de origen, en el año inmediatamente anterior a la fecha de la solicitud de autorización del contrato de corresponsalía, en relación con los productos y/o servicios que serán promocionados en Colombia.

1.3.2.1.1.7. Que la institución del mercado de valores del exterior con la cual se pretenda celebrar el contrato de corresponsalía haya ofrecido o prestado en su jurisdicción el producto o servicio que será promocionado en el territorio nacional, al menos durante un año anterior a la fecha de solicitud de autorización.

1.3.2.1.1.8. Tratándose de la promoción de fondos de inversión, tanto la sociedad administradora y/o gestora como cada uno de los vehículos de inversión que serán objeto de publicidad a través del contrato de corresponsalía, deben estar sujetos a la supervisión y/o inscritos ante una autoridad del exterior de conformidad con lo establecido en el numeral 1.3.2.1.1.5. del presente capitulo.

1.3.2.1.2. Trámite de autorización general: Para adelantar el trámite de autorización general, la sociedad comisionista de bolsa de valores o la corporación financiera debe remitir a la SFC la documentación relacionada en la lista de chequeo identificada con el código M-LC-AUT-063 junto con una certificación suscrita por el representante legal en la que manifieste:

1.3.2.1.2.1. Que su representada, la institución del mercado de valores del exterior, cumple con las condiciones establecidas en el numeral 1.3.2.1.1 del presente Capítulo y la Parte 4 del Decreto 2555 de 2010.

1.3.2.1.2.2. Que los productos y/o servicio a promocionar o publicitar en desarrollo del contrato de corresponsalía corresponden a lo establecido en el numeral 3 del artículo 4.1.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010.

1.3.2.1.2.3. Que las entidades, como cada uno de los vehículos de inversión que se utilicen en desarrollo del contrato de corresponsalía, están sujetos en su jurisdicción de origen a la supervisión de una autoridad competente, cuando se trate de cualquier producto en cuya administración, gestión, distribución y custodia sean partícipes diferentes entidades.

1.3.2.2. RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN INDIVIDUAL. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Se someterán al régimen de autorización individual, los contratos de corresponsalía celebrados entre una sociedad comisionista de bolsa de valores o una corporación financiera y una institución del mercado de valores del exterior, cuando no se cumpla con los requisitos previstos en el numeral 1.3.2.1 de este Capítulo. La solicitud de autorización del contrato de corresponsalía bajo el régimen individual deberá cumplir con los requisitos establecidos en la lista de chequeo M-LC-AUT-062.

1.3.3. TERMINACIÓN DEL CONTRATO DE CORRESPONSALÍA. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Cuando una institución del mercado de valores del exterior o la sociedad comisionista de bolsa o la corporación financiera decidan dar por terminado el contrato de corresponsalía, deberán informar, con por lo menos 30 días de anticipación, dicha situación a esta Superintendencia.

Sin perjuicio de la documentación que solicite la SFC para los efectos del presente numeral, deben informar los mecanismos de comunicación que se implementarán a efectos de que los clientes de las entidades del exterior puedan presentar peticiones o reclamaciones y continúen accediendo a información relacionada con los productos y/o servicios de la institución del exterior.

1.4. REPRESENTACIÓN DE LAS INSTITUCIONES DEL EXTERIOR A TRAVÉS DE LA MATRIZ, FILIAL O SUBSIDIARIA ESTABLECIDA EN COLOMBIA. <Numeral eliminado por la Circular 35 de 2019>

1.5. REPRESENTACIÓN DE VARIAS INSTITUCIONES DEL EXTERIOR. <Numeral eliminado por la Circular 35 de 2019>

1.6. LOCALIZACIÓN DE LA OFICINA DE REPRESENTACIÓN DEL EXTERIOR Y DE SU REPRESENTANTE. <Numeral eliminado por la Circular 35 de 2019>

1.7. IDENTIFICACIÓN.  <Numeral renumerado como 1.1.4 por la Circular 35 de 2019>

1.8. CAMBIO DE DIRECCIÓN. <Numeral renumerado como 1.1.5 por la Circular 35 de 2019>

1.9. CLAUSURA DE LAS OFICINAS DE REPRESENTACIÓN Y FINALIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE REPRESENTACIÓN O CORRESPONSALÍA. <Numeral eliminado por la Circular 35 de 2019>

1.10. OBLIGACIONES. <Numeral renumerado como 1.1.6 por la Circular 35 de 2019>

1.11. RÉGIMEN DE PUBLICIDAD. <Numeral renumerado como 1.1.7 por la Circular 35 de 2019>

1.12. REPRESENTACIÓN. <Numeral eliminado por la Circular 35 de 2019. Ver Numeral 1.2>

1.13. REMISIÓN DE INFORMACIÓN.  <Numeral renumerado como 1.1.8 por la Circular 35 de 2019>

2. OFICINAS PROMOTORAS DE INSTITUCIONES FINANCIERAS, REASEGURADORAS Y DEL MERCADO DE VALORES DEL EXTERIOR.

Si las instituciones financieras, reaseguradoras y del mercado de valores del exterior que tengan oficina de representación en Colombia, deciden establecer oficinas promotoras en lugares diferentes a los de su domicilio, en los términos del numeral 5 del art. 4.1.1.1.7 del Decreto 2555 de 2010, debe darse previo aviso de forma inmediata de tal hecho al Grupo de Registro de la SFC.

Así mismo, en estos casos, debe llevarse a cabo la actualización inmediata en el RNAMV de ser necesario.

3. APERTURA DE SUCURSALES EN EL EXTERIOR.

Las instituciones financieras, aseguradoras y del mercado de valores colombianas pueden establecer sucursales en el exterior, acorde con el régimen legal de la jurisdicción donde pretendan constituirse, siempre que de manera previa se haya realizado la respectiva solicitud de autorización de la SFC, la cual debe presentarse acompañada de la documentación establecida en la lista de chequeo identificada con el código M-LC-AUT-048 por esta Superintendencia.

Lo anterior, sin perjuicio de que si la mencionada apertura conlleva la aprobación de inversiones en el exterior, de capital o en activos fijos, la solicitud debe ser efectuada a través del trámite correspondiente y del lleno de los requisitos contenidos en la lista de chequeo identificada con el código M-LC-AUT-023.

4. LISTADO DE VALORES EXTRANJEROS EN LOS SISTEMAS DE COTIZACIÓN DE VALORES DEL EXTRANJERO MEDIANTE ACUERDOS O CONVENIOS DE INTEGRACIÓN DE BOLSAS DE VALORES.

Las operaciones que se celebren con valores extranjeros que estén listados en sistemas de cotización de valores del extranjero en virtud de los convenios o acuerdos de integración de mercados con una o más bolsas extranjeras, se consideran, para las sociedades comisionistas de bolsa de valores colombianas, una actividad de intermediación de valores en los términos previstos en el numeral 2 del art. 7.1.1.1.1. y el numeral 3 del art. 7.1.1.1.2. del Decreto 2555 de 2010.

A continuación, se mencionan los contenidos mínimos que deben tener los acuerdos o convenios de integración que celebren las bolsas de valores, los depósitos de valores y las sociedades comisionistas de bolsas de valores locales y sus contrapartes del extranjero para efectos del listado y negociación de valores en sistemas locales de cotización de valores del extranjero.

4.1. CONTENIDO MÍNIMO DE LOS ACUERDOS O CONVENIOS DE INTEGRACIÓN QUE CELEBREN LAS BOLSAS DE VALORES LOCALES CON LAS DEL EXTERIOR.

4.1.1. El objeto del convenio.

4.1.2. Los términos y definiciones propias a cada bolsa de valores y las comunes a éstas.

4.1.3. Las condiciones económicas del convenio:

4.1.3.1. Determinación y distribución de costos y gastos.

4.1.3.2. Determinación y distribución de ingresos.

4.1.3.3. Régimen de tarifas aplicables al acceso al mercado integrado y al enrutamiento de órdenes, así como a la venta o comercialización de información de éste.

4.1.3.4. Los valores que pueden ser negociados en el marco del acuerdo así como el tipo de operaciones que se podrán realizar con base en éste.

4.1.3.5. La moneda en la que se realizarán las operaciones.

4.1.3.6. Los mecanismos para evitar la realización de operaciones no autorizadas en el marco de los acuerdos de integración.

4.1.3.7. Horarios de negociación de los respectivos mercados y reglas de operación en días festivos.

4.1.3.8. Los derechos y obligaciones de las bolsas de valores que suscriban el acuerdo. En particular se deben contemplar las siguientes obligaciones a cargo de las bolsas de valores locales:

4.1.3.8.1. Tramitar las autorizaciones y reglamentos necesarios para el desarrollo de las actividades propias de los acuerdos de integración.

4.1.3.8.2. Establecer los mecanismos para que los inversionistas del mercado colombiano puedan conocer la información financiera, económica, contable, jurídica y administrativa, de los emisores listados en mercados foráneos, incluyendo aquella que se considera información relevante en el país o en el mercado de valores de origen, en los términos establecidos en el numeral 2 del art. 2.15.6.1.7 del Decreto 2555 de 2010.

4.1.3.8.3. Establecer los mecanismos para capacitar a las sociedades comisionistas de bolsa de valores locales y difundir la información relacionada con las reglas de negociación de los mercados extranjeros que forman parte de los acuerdos de integración, así como de los cambios en dichos sistemas.

4.1.3.8.4. Informar a las demás bolsas que sean parte de los acuerdos de integración sobre las propuestas de cambios que se presenten en las reglas de negociación del mercado local, en los procedimientos, en la plataforma tecnológica usada, así como de cualquier normatividad que tenga efectos en el mercado integrado.

4.1.3.8.5. Expedir las reglas de funcionamiento del mercado resultante de los acuerdos de integración de bolsas.

4.1.3.8.6. Informar al público en general, tanto localmente como en el extranjero sobre las reglas de funcionamiento del mercado resultante de los acuerdos de integración.

4.1.3.8.7. Crear un procedimiento para el ingreso, validación y rechazo de órdenes provenientes del extranjero, cuando éste sea necesario.

4.1.3.8.8. Publicar la información de las operaciones realizadas sobre valores del mercado local.

4.1.3.8.9. Crear un sistema de control de límites que le permita a los intermediarios locales controlar el riesgo de contraparte respecto de los intermediarios extranjeros con los cuales tenga convenio.

4.1.3.8.10. Mantener a disposición de las autoridades competentes la información relacionada con las operaciones que se celebren en el mercado resultante de los acuerdos de integración. Dicha información debe permitir identificar las sociedades comisionistas a través de las cuales se impartieron las órdenes correspondientes, tanto la extranjera como la local, el registro de la orden en el libro de negociación de la bolsa, indicando fecha y hora de ingreso, la especie sobre la cual se impartieron las órdenes, la cantidad, y los demás datos que permitan la adecuada y completa identificación y trazabilidad, tanto de las órdenes como de las operaciones.

4.1.3.8.11. Cumplir las disposiciones sobre prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, según el régimen legal de cada país.

4.1.3.9. Los mecanismos para el intercambio de la información entre las bolsas, cuando ésta sea solicitada por las autoridades.

4.1.3.10. El mecanismo de resolución de las controversias generadas por la ejecución del convenio.

4.1.3.11. Una cláusula general de responsabilidad, en la que se establezca que cada bolsa de valores responde por sus actuaciones ante las autoridades competentes, así como por los hechos de personas vinculadas. En todo caso las bolsas de valores locales no responderán por las obligaciones a cargo de las bolsas de valores del exterior.

4.1.3.12. Los mecanismos para garantizar la continuidad de las operaciones en el mercado resultante de los acuerdos de integración, así como la obligación de establecer un plan de contingencia que le permita asegurar el cumplimiento de los servicios prestados.

4.1.3.13. El establecimiento de la infraestructura necesaria (plataforma tecnológica, procesos, sistemas de seguridad) para operar el mercado resultante de los acuerdos de integración.

4.1.3.14. Los mecanismos y procedimientos periódicos de pruebas de funcionamiento tecnológico y operativo del sistema de enrutamiento intermediado, las cuales deben tener una periodicidad determinada.

4.1.3.15. Los mecanismos y canales oficiales de comunicación entre las partes, así como los comités que se creen para coordinar el desarrollo y funcionamiento del mercado resultante de los acuerdos de integración.

4.1.3.16. Establecer mecanismos de divulgación de información cuando se presenten medidas disciplinarias, administrativas o judiciales que conlleven la suspensión o cese de actividades de sociedades comisionistas locales que sean parte del mercado resultante de los acuerdos de integración.

4.1.3.17. Las instrucciones sobre la confidencialidad, custodia y propiedad de la información.

4.1.3.18. Las instrucciones sobre los acuerdos de niveles de servicios que se presten entre las partes, considerando al menos:

4.1.3.18.1. Horarios para la atención de incidentes.

4.1.3.18.2. Tiempos para resolver incidentes presentados.

4.1.3.19. La vigencia del convenio

4.1.3.20. Las condiciones y régimen de terminación del convenio, cuando ésta ocurra:

4.1.3.20.1. Por acuerdo de las partes.

4.1.3.20.2. Por circunstancias ajenas a la voluntad de las partes.

4.1.3.20.3. De manera unilateral por una o varias de las partes.

4.1.3.21. La legislación que regirá el convenio o acuerdo.

4.2. CONTENIDOS MÍNIMOS DE LOS ACUERDOS O CONVENIOS DE INTEGRACIÓN QUE CELEBREN LOS DEPÓSITOS DE VALORES LOCALES Y LOS DEPÓSITOS DE VALORES DEL EXTERIOR.

4.2.1. El objeto del acuerdo.

4.2.2. Los términos y definiciones propias a cada depósito y las comunes a éstos.

4.2.3. Las condiciones económicas del convenio:

4.2.3.1. Determinación y distribución de costos y gastos.

4.2.3.2. Determinación y distribución de ingresos.

4.2.4. Las condiciones del servicio recíproco entre las partes.

4.2.5. Horarios establecidos para la compensación y liquidación de operaciones sobre valores realizadas en el mercado resultante de los acuerdos de integración.

4.2.6. Descripción de la infraestructura necesaria (plataforma tecnológica, procesos, sistemas de seguridad) para realizar la compensación y liquidación de las operaciones sobre valores que se realicen en el mercado resultante de los acuerdos de integración.

4.2.7. Los mecanismos y procedimientos periódicos de pruebas de funcionamiento tecnológico y operativo del sistema, los cuales deben tener una periodicidad determinada.

4.2.8. La obligación de contar con procedimientos o mecanismos sobre los siguientes aspectos:

4.2.8.1. Creación, administración, clausura y normatividad aplicable de las cuentas que se abrirán para el desarrollo del servicio recíproco entre las partes.

4.2.8.2. Compensación y liquidación de valores.

4.2.8.3. Registros contables.

4.2.8.4. Registros espejo, cuando sean procedentes.

4.2.8.5. Recepción y entrega de valores.

4.2.8.6. Movimientos y registros respecto de la titularidad de los valores anotados en la cuenta global a nombre de un depósito centralizado de valores extranjero.

4.2.8.7. Generación de reportes de información de los beneficiarios finales de los valores, cuando sea aplicable.

4.2.8.8. Certificación de la titularidad y demás derechos respecto de los valores de cada país.

4.2.8.9. Registro de las afectaciones, gravámenes y medidas cautelares, según proceda, así como los cambios de titularidad y traslados de valores.

4.2.8.10. La manera de hacer efectivos los derechos de los inversionistas.

4.2.8.11. Bloqueo y desbloqueo de valores.

4.2.8.12. Eventos corporativos y ejercicio de derechos políticos y económicos de los titulares finales frente a los emisores de cada país.

4.2.8.13. Suministro de información y atención de requerimientos por parte de los organismos de supervisión y demás autoridades administrativas y judiciales competentes y reconocidas en cada país.

4.2.8.14. Contenido y periodicidad del suministro de la información necesaria para que los depósitos centralizados de valores extranjeros puedan cumplir con el objeto, funciones y obligaciones objeto de la realización de dichos convenios.

4.2.9. La moneda en la que se realizará la compensación y liquidación de las operaciones

4.2.10. Las obligaciones sobre los siguientes elementos:

4.2.10.1. El cumplimiento de las normas aplicables.

4.2.10.2. El cumplimiento de las instrucciones impartidas por los depósitos, sus depositantes, directos e indirectos, en cada una de las etapas correspondientes.

4.2.10.3. La obligación de mantener permanentemente conciliadas las cuentas de los inversionistas locales y los saldos de la cuenta sin participación pro indiviso del depósito local en el depósito extranjero.

4.2.10.4. El cumplimiento de las disposiciones sobre prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, según el régimen legal de cada Estado.

4.2.10.5. Informar oportunamente de los proyectos de modificación de los reglamentos internos, en los procedimientos, la plataforma tecnológica usada, así como de los cambios de legislación interna y de cualquier otro hecho que resulte de importancia para el funcionamiento del mercado integrado.

4.2.10.6. El deber de informar de manera inmediata sobre la ejecución de órdenes judiciales o administrativas respecto de valores negociados en el mercado integrado, así como su procedimiento.

4.2.10.7. La obligación de mantener disponible la información individualizada de los inversionistas extranjeros para todos los efectos legales, frente a las autoridades y los emisores.

4.2.11. Establecer un plan de contingencia y continuidad del negocio, que le permita asegurar el cumplimiento de los servicios prestados.

4.2.12. Mecanismos y canales oficiales de comunicación entre las partes.

4.2.13. La manera de proceder y las responsabilidades de las partes ante el incumplimiento de las obligaciones acordadas entre éstas.

4.2.14. Los comités que se creen para coordinar el desarrollo y funcionamiento de los depósitos centralizados de valores en el mercado integrado.

4.2.15. El mecanismo de resolución de las controversias derivadas de la ejecución del convenio.

4.2.16. Una cláusula general de responsabilidad, en la que se establezca que cada depósito de valores responde por sus actuaciones ante las autoridades competentes, así como por los hechos de personas vinculadas.

4.2.17. Las instrucciones sobre la confidencialidad, custodia y propiedad de la información.

4.2.18. La vigencia del convenio.

4.2.19. Las condiciones y régimen de terminación del convenio, cuando ésta ocurra:

4.2.19.1. Por acuerdo de las partes.

4.2.19.2. Por circunstancias ajenas a la voluntad de las partes.

4.2.19.3. De manera unilateral por una o varias de las partes.

4.2.20. La legislación que regirá el convenio o acuerdo.

4.3. CONTENIDOS MÍNIMOS DE LOS ACUERDOS DE ENRUTAMIENTO INTERMEDIADO QUE CELEBREN LAS SOCIEDADES COMISIONISTAS DE BOLSAS DE VALORES LOCALES Y LOS AGENTES EQUIVALENTES EN EL EXTERIOR.

4.3.1. El objeto del convenio.

4.3.2. Los términos y definiciones propias a cada intermediario y las comunes a éstos.

4.3.3. Las condiciones económicas del convenio.

4.3.4. Los tipos de operaciones que se podrán realizar de acuerdo con los reglamentos de las bolsas de valores aplicables al mercado integrado.

4.3.5. La obligación para cada una de las partes de cumplir con la legislación local e implementar los controles suficientes para evitar la realización de operaciones no autorizadas en el mercado integrado.

4.3.6. Los derechos, obligaciones y facultades de las sociedades comisionistas de bolsa cuando participan en el mercado resultante de los acuerdos de integración.

4.3.7. La constancia de haber realizado estudios de riesgo de contraparte y de capacidad operativa de la sociedad homóloga extranjera, como elemento de análisis para decidir la viabilidad de la celebración del acuerdo con las sociedades comisionistas de bolsa.

4.3.8. La obligación de los intermediarios de garantizar que sus funcionarios conozcan la operatividad del mercado resultante de los acuerdos de integración, y las normas de negociación, compensación y liquidación aplicables a las operaciones realizadas en éste

4.3.9. La obligación de cumplir las instrucciones impartidas por las bolsas de valores y por los depósitos de valores.

4.3.10. La obligación de contar con los procedimientos, acuerdos de servicio, canales o sistemas de suministro de información necesarios para el cumplimiento de los deberes de las sociedades comisionistas de bolsa de valores locales y/o de las sociedades homólogas extranjeras para con sus respectivos clientes y autoridades competentes.

4.3.11. Las condiciones y criterios bajo los cuales la sociedad comisionista de bolsa de valores local tendrá facultades para suspender el acceso de la sociedad homóloga para ingresar órdenes, en virtud de posibles circunstancias de riesgo o ante la alerta de potenciales conductas en el mercado de valores local.

4.3.12. La obligación para cada una de las partes de contar con mecanismos técnicos, operativos y administrativos para enrutar órdenes de conformidad con los protocolos de comunicaciones y las políticas establecidas por los proveedores de infraestructura y las autoridades competentes.

4.3.13. La obligación de cumplir las disposiciones sobre prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, según el régimen legal de cada país.

4.3.14. La forma cómo se adoptarán y establecerán los límites operativos, de control y gestión de riesgos respecto de las órdenes, operaciones y actuaciones de las sociedades homólogas extranjeras, y la obligación de revisarlos periódicamente.

4.3.15. La obligación a cargo de la sociedad comisionista de bolsa extranjera de incluir en los contratos que suscriban con sus clientes la declaración de sometimiento a las normas que regulan la negociación de valores en Colombia.

4.3.16. Prever en el plan de contingencia y continuidad del negocio de cada sociedad, lo correspondiente para atender el negocio objeto del convenio, inclusive en el evento de medidas administrativas de intervención.

4.3.17. Una cláusula de responsabilidad, en la que se precise que la sociedad comisionista de bolsa local es responsable del cumplimiento de las operaciones ordenadas por la sociedad comisionista extranjera y en ningún caso podrá alegar falta de provisión de fondos por parte de ésta o de sus clientes. Lo anterior, sin perjuicio de la responsabilidad propia de la sociedad comisionista extranjera frente a la sociedad comisionista local.

4.3.18. Los mecanismos para asegurar la provisión de fondos y disponibilidad de valores para el cumplimiento de la liquidación de las operaciones, así como la descripción de las garantías que fueran aplicables, de ser el caso.

4.3.19. Procedimientos y mecanismos para proceder a la modificación de los acuerdos, así como el proceso de divulgación a otros interesados.

4.3.20. Mecanismos y canales oficiales de comunicación entre las partes.

4.3.21. El suministro de información y atención de requerimientos por parte de organismos de supervisión y demás autoridades administrativas y judiciales competentes y reconocidas en cada país.

4.3.22. Las instrucciones sobre la confidencialidad, custodia y propiedad de la información.

4.3.23. La vigencia del convenio.

4.3.24. El mecanismo de resolución de las controversias derivadas de la ejecución del convenio.

4.3.25. Las condiciones y régimen de terminación del convenio, cuando ésta ocurra:

4.3.25.1. Por acuerdo de las partes.

4.3.25.2. Por circunstancias ajenas a la voluntad de las partes.

4.3.25.3. De manera unilateral por una o varias de las partes.

4.3.26. La legislación que regirá el convenio o acuerdo.

4.4. VALORES REPRESENTATIVOS DE PARTICIPACIONES EN FONDOS DE INVERSIÓN. <Numeral eliminado por de la Circular 27 de 2016>

5. NEGOCIACIÓN DE VALORES EXTRANJEROS LISTADOS EN SISTEMAS DE COTIZACIÓN DE VALORES DEL EXTRANJERO.

5.1. RECONOCIMIENTO DE VALORES EXTRANJEROS.

De conformidad con el art. 2.15.6.1.5. del Decreto 2555 de 2010 se reconocen como valores extranjeros, aquellos emitidos en el extranjero por instituciones u organismos multilaterales internacionales de carácter financiero, por otras naciones o sus bancos centrales y los emitidos en el extranjero con inscripción vigente en un registro público de valores o listados en una bolsa de valores o en un sistema de negociación de valores, internacionalmente reconocidos a juicio de la SFC.

En ese sentido, se consideran bolsas de valores o sistemas de negociación de valores internacionalmente reconocidos a juicio de la SFC, los miembros de la Federación Mundial de Bolsas de Valores (WFE por sus siglas en idioma inglés) y las bolsas y entidades que se encuentren disponibles en la página web de la SFC.

5.2. REGISTRO DE VALORES EXTRANJEROS LISTADOS EN LOS SISTEMAS DE COTIZACIÓN DE VALORES DEL EXTRANJERO.

De conformidad con lo dispuesto en el art. 2.15.6.1.11 del Decreto 2555 de 2010 las sociedades administradoras de sistemas de cotización de valores del extranjero deben llevar un registro consolidado de los valores extranjeros listados y de su negociación. Dicho registro debe contener, como mínimo, la siguiente información:

5.2.1. Nombre, domicilio y datos de contacto del emisor.

5.2.2. Página web del emisor a través de la cual se divulgue la información financiera, económica, contable, jurídica y administrativa del respectivo emisor, incluyendo aquella que se considere relevante en el país o en el mercado de valores de origen, o en el mercado de cotización principal, según se trate, sin perjuicio de la obligación consagrada en el numeral 2 del art. 2.15.6.1.7 del Decreto 2555 de 2010.

5.2.3. Clase de valor y derechos que otorga.

5.2.4. Bolsas de valores o sistemas de negociación de valores internacionales en los que se negocie el valor.

5.2.5. Patrocinador que solicitó el listado del valor en el sistema.

5.2.6. Fecha de vencimiento del valor, cuando esto resulte aplicable.

5.2.7. El depósito de valores, el custodio o el agente especializado internacional encargado de la custodia o administración de los valores en el exterior.

5.2.8. Nemotécnico del valor.

5.2.9. Código ANNA del valor.

Las sociedades administradoras de sistemas de cotización de valores del extranjero deben mantener y conservar toda la información relativa a las operaciones, órdenes, posturas y los mensajes o avisos que realicen, en los términos y con sujeción al contenido mínimo señalado en los arts. 2.10.5.2.12 y 2.15.1.5.3 del Decreto 2555 de 2010, según se trate de valores de renta variable o de renta fija, respectivamente.

5.3. NOTIFICACIÓN Y DIVULGACIÓN DE SUSPENSIONES Y CANCELACIONES DEL LISTADO DE VALORES EXTRANJEROS EN LOS SISTEMAS DE COTIZACIÓN DE VALORES DEL EXTRANJERO.

Según lo establecido en el art. 2.15.6.1.16 del Decreto 2555 de 2010 las sociedades administradoras de sistemas de cotización de valores del extranjero, así como el patrocinador que solicite el listado de dichos valores deben notificar y divulgar a los inversionistas autorizados y al mercado en general, la decisión de suspensión de la negociación o de la cancelación del listado de valores extranjeros en los sistemas de cotización de valores del extranjero. Dicha notificación y divulgación debe realizarse de manera inmediata, en los siguientes términos:

5.3.1. La notificación y divulgación debe realizarse en la página web del patrocinador, y a través de los medios de información al mercado establecidos por la sociedad administradora del sistema de cotización de valores del extranjero.

5.3.2. En la notificación y divulgación debe indicarse de manera detallada la razón particular que motivó la suspensión o la cancelación, según sea el caso.

5.3.3. Tratándose de suspensión se debe indica el tiempo por el cual la medida estará vigente.

5.3.4. Para el caso de valores de renta variable cuyo listado o cancelación del registro en la bolsa de valores o sistema de negociación de valores del país de origen o de cotización principal se materialice a través de una Oferta Pública de Adquisición – OPA-, en la notificación y divulgación se debe indicar los derechos de los inversionistas y las condiciones para que los inversionistas puedan participar en ésta.

5.3.5. Tratándose de la cancelación del listado, la notificación y divulgación debe contener la advertencia de acuerdo con la cual, según el parágrafo 1 del art. 2.15.6.1.9 del Decreto 2555 de 2010, los depósitos centralizados de valores locales pueden mantener la custodia del valor respectivo, siempre que los inversionistas estén legalmente autorizados para mantener la inversión directamente en los mercados internacionales.

6. EJERCICIO DE DERECHOS SOCIALES POR PARTE DE INVERSIONISTAS EXTRANJEROS EN VALORES LOCALES, INSCRITOS EN RNVE, QUE ESTÉN ANOTADOS EN CUENTA SIN DESAGREGACIÓN A NIVEL DE BENEFICIARIO FINAL.  

6.1. DEFINICIONES.

Sin perjuicio de las definiciones ofrecidas en la regulación cambiaria y tributaria y para los propósitos del presente Capítulo, se entenderá por:

6.1.1. Anotación en cuenta: Es el registro electrónico de valores administrado por un depósito de valores local (colombiano), al cual hace referencia el art. 12 de la Ley 964 del 2005 y los arts. 2.14.1.1.2 y siguientes y 2.15.6.2.5 del Decreto 2555 de 2010.

6.1.2. Cuenta sin desagregación a nivel de beneficiario final: Es la cuenta en el depósito centralizado de valores local colombiano, cuyo titular es el depósito de valores extranjero o custodio global con el cual aquél haya suscrito un contrato de interconexión, en la que no se identifican los beneficiarios o inversionistas finales.

6.1.3. Cuentas al detalle: Corresponde a la administración desagregada de la posición de los valores locales por parte del depósito de valores extranjero o custodio global, en su sistema de registro, con información detallada a nivel de beneficiario o inversionista final. Esta cuenta reflejo, es conciliable con las posiciones de valores registradas en la cuenta sin desagregación a nivel de beneficiario final que el depósito de valores extranjero en calidad de depositante directo, tiene en el sistema de registro electrónico administrado por el depósito local.

6.1.4. Custodio Global: Es el custodio que proporciona a sus clientes servicios de custodia para valores que son negociados y liquidados no sólo en el país donde el custodio está ubicado sino también en muchos otros países.

6.1.5. Depositantes: Son las personas naturales o jurídicas a nombre de las cuales se reciben, anotan o registran, de manera directa o indirecta, valores en el depósito de valores local o extranjero.

6.1.6. Depositantes directos: Son las entidades, que de acuerdo con el reglamento de operaciones y normatividad del país del depósito de valores local pueden acceder directamente a los servicios del depósito de valores y que han suscrito contrato de depósito de valores o de emisión, bien sea a nombre y por cuenta propia y/o en nombre y por cuenta de terceros.

6.1.7. Depositantes indirectos o beneficiarios finales: Son todas las personas jurídicas y naturales que no pueden acceder directamente a los servicios de los depósitos de valores locales, pero que en virtud de una relación contractual encomiendan a un depositante directo en los términos de las normas vigentes, la administración de recursos, valores y fondos, ante el depósito de valores local colombiano.

6.1.8. Depósito centralizado de valores local: Es la sociedad constituida en Colombia cuya actividad está regida por las leyes nacionales colombianas, y que se encuentra autorizada para la administración de la anotación en cuenta de valores locales, entre otros.

6.1.9. Depósito de valores extranjero: Es la entidad cuya constitución y actividad está regida por las leyes de un país extranjero y que tiene cuenta de depósito y administración en calidad de depositante directo en el depósito centralizado de valores local colombiano, sin desagregación a nivel de beneficiario final.

6.1.10. Emisor local: Cualquier persona jurídica, privada o pública, que sea residente en Colombia y cuya constitución, actividad y emisión de valores se encuentre inscrita en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE) y por tanto, es regulada por las leyes colombianas.

6.1.11. Inversionista extranjero: Es toda persona natural o jurídica no residente en Colombia que adquiera valores locales, anotados en la cuenta sin desagregación a nivel de beneficiario final que el depósito de valores extranjero en calidad de depositante directo, tiene abierto en el depósito de valores local.

6.1.12. Representante: Es la persona natural o jurídica que actúa como apoderada del inversionista extranjero, a través de la designación que para el efecto realiza el depósito centralizado de valores local para ejercer algunos o todos los derechos del inversionista extranjero en su nombre en asamblea de accionistas de los emisores locales.

6.1.13. Valores locales: Las acciones o bonos convertibles en acciones emitidos por un emisor local (colombiano), bajo la regulación colombiana.

6.2. EJERCICIO DE DERECHOS SOCIALES INCORPORADOS EN VALORES LOCALES POR PARTE DE INVERSIONISTAS EXTRANJEROS.

Los inversionistas extranjeros pueden participar en las asambleas de accionistas que se realicen en territorio colombiano, atendiendo los siguientes requisitos:

6.2.1. Convocatorias de asamblea.

Conforme al art. 2.14.4.1.7 del Decreto 2555 del 2010, los depósitos centralizados de valores locales deben garantizar el ejercicio de los derechos sociales relativos a los valores locales de inversionistas extranjeros. En tal sentido, sin perjuicio de que el inversionista pueda consultar la información de manera directa en la página web de esta Superintendencia en el icono “Información Relevante”, el depósito centralizado de valores local debe informar a través de correo electrónico dirigido al representante legal del depósito de valores extranjero, por lo menos lo siguiente:

6.2.1.1. Nombre de la sociedad.

6.2.1.2. Título que indique el tipo de asamblea que se llevará a cabo.

6.2.1.3. Fecha.

6.2.1.4. Hora.

6.2.1.5. Ciudad.

6.2.1.6. Dirección del sitio específico donde se celebrará la reunión, indicando si es del caso, el nombre del salón correspondiente.

6.2.1.7. Orden del día.

6.2.1.8. Información necesaria para la toma de decisiones.

6.2.1.9. Los formatos para expresar la intención de voto de los inversionistas extranjeros.

6.2.1.10. Los formatos para otorgar poder para representación en Colombia de los inversionistas extranjeros, de conformidad con los requisitos establecidos en los arts. 184 y 185 del C. Cio.

6.2.1.11. El procedimiento para la realización y participación en la asamblea no presencial siempre que este mecanismo se encuentre contemplado y permitido en los estatutos del emisor, y siempre que el medio técnico empleado para llevar a cabo la comunicación a distancia permita probar las deliberaciones realizadas y las decisiones tomadas, mediante los mecanismos adoptados.

6.2.2. Certificado de legitimación de propiedad de inversionistas extranjeros sobre valores locales.

La propiedad de los inversionistas extranjeros sobre los valores locales anotados en cuentas sin desagregación a nivel de beneficiario final en el depósito de valores local, se debe probar de modo necesario y suficiente mediante certificado expedido por el depósito de valores extranjero conforme a los asientos del registro electrónico que aparezca en las respectivas cuentas al detalle. En estos términos los emisores locales deben tener en cuenta los certificados de legitimación de propiedad de inversionistas extranjeros sobre valores locales para la actualización del libro de accionistas con base en el cual se lleve a cabo la correspondiente asamblea.

Este certificado es válido para ejercer los derechos sociales relativos al valor local del inversionista extranjero anotado en cuenta sin desagregación a nivel de beneficiario final en el depósito de valores local, en los términos de los arts. 2.14.4.1.1, 2.14.4.1.2, 2.14.4.1.3 y 2.14.4.1.6 del Decreto 2555 del 2010.

Estos certificados pueden ser expedidos por el depósito de valores extranjero en una de dos modalidades:

6.2.2.1. Certificados colectivos: Documento que contiene la lista de inversionistas extranjeros que están legitimados por el depósito extranjero como propietarios de valores locales y por tanto para ejercer los derechos correspondientes ante el emisor local.

6.2.2.2. Certificados individuales: Documento que identifica particularmente a un inversionista extranjero como propietario de valores locales y lo legitima ante el emisor local para ejercer los derechos correspondientes.

Los certificados (colectivos o individuales) expedidos por el depósito de valores extranjero deben contener información por lo menos con corte de 3 días hábiles bursátiles anteriores a la fecha de celebración de la asamblea que tenga lugar en Colombia y únicamente las personas allí mencionadas son las habilitadas para participar en la asamblea.

En todo caso el depósito centralizado de valores local debe remitir al emisor local a más tardar el día hábil anterior a la fecha en la que se celebrará la asamblea, la información relacionada con los inversionistas extranjeros cuya certificación de legitimación de propiedad fue expedida por los depósitos de valores extranjeros.

6.2.3. Participación y votación

6.2.3.1. Modalidades de participación: La participación de los inversionistas extranjeros en las asambleas de los emisores locales puede llevarse a cabo por alguna de las siguientes modalidades, las cuales son excluyentes:

6.2.3.1.1. Participación directa. El inversionista extranjero que quiera hacerse presente en la asamblea realizada en Colombia, debe presentar antes de la celebración de la misma, el certificado de legitimación de propiedad sobre valores locales colombianos, expedido por el depósito de valores extranjero en el cual tenga abierta cuenta de depositante indirecto.

6.2.3.1.2. Participación indirecta y representación. El depósito extranjero, como depositante directo ante el depósito de valores local, recibe y canaliza a través de los mecanismos que determine, las intenciones de voto de los inversionistas extranjeros para que sean ejercidos en la asamblea de accionistas del emisor local en territorio colombiano, a través del representante o apoderado designado por el depósito de valores local. Para tal efecto, el depósito extranjero puede expedir un certificado colectivo.

El depósito de valores local debe procurar que el apoderado designado para representar a los inversionistas extranjeros cuente con la idoneidad necesaria y debe garantizar que el poder que a él se otorgue por parte del depósito de valores extranjero, sea válido conforme a la normatividad colombiana sobre representación de terceros.

6.2.3.2. Obligaciones del emisor y del depósito de valores local para garantizar la participación indirecta de los inversionistas extranjeros por representación. El emisor local debe suministrar al depósito centralizado de valores local la información de que trata el subnumeral 6.2.1 del presente Capítulo, y de manera simultánea la publicación que realice de la convocatoria a asamblea de accionistas, a través del Sistema de Información del Mercado de Valores - SIMEV, administrado por la SFC, de conformidad con el literal b. numeral 1 del art 5.2.4.1.5 del Decreto 2555 de 2010.

El depósito de valores local, a partir de la información remitida por el emisor local y considerando la fecha en la cual se llevará a cabo la respectiva asamblea, debe diseñar un cronograma para la obtención y canalización de las intenciones de voto de los inversionistas extranjeros, a través del depósito extranjero. Dicho cronograma debe prever al menos las siguientes fechas:

6.2.3.2.1. Fecha de remisión del formato y del instructivo que el depósito de valores local hará llegar al depósito de valores extranjero, en su calidad de depositante directo, para que recolecte las intenciones de voto de los inversionistas extranjeros.

6.2.3.2.2. Término y fecha límite para que el depósito de valores extranjero remita los formatos diligenciados por los inversionistas extranjeros y una tabulación consolidada de las intenciones de voto, en una tabla de excel o en el formato que el depósito de valores local disponga para el efecto.

6.2.3.2.3. Fecha límite para que el depósito de valores local consolide la información de las intenciones de voto recibidas de los inversionistas extranjeros y se la transmita al emisor local y al representante de los inversionistas extranjeros.

6.2.3.2.4. Votación en asamblea de inversionistas (accionistas) de valores locales. El depósito de valores local debe exigir que los depósitos de valores extranjeros con cuenta sin desagregación a nivel de beneficiario final de depositantes directos en depósito local envíen, con corte de las 24 horas del día anterior de la asamblea (ordinaria o extraordinaria), la información al detalle de inversionistas extranjeros (depositantes indirectos del depósito de valores extranjero) al depósito de valores local para que se haga la votación.

6.2.4. Información a los inversionistas extranjeros

El representante o apoderado designado por el depósito de valores local, una vez celebrada la asamblea de accionistas del emisor local, debe remitir al depósito de valores local por correo electrónico la siguiente información:

6.2.4.1. Los votos emitidos en cada punto sometido a decisión, es decir, los votos a favor, en contra o en blanco respecto a cada una de las propuestas.

6.2.4.2. Las decisiones aprobadas y rechazadas por la mayoría establecida legal o estatutariamente.

6.2.4.3. Las designaciones de cargos efectuadas.

6.2.4.4. Si en la respectiva sesión se ha sometido a consideración de los accionistas un proyecto de fusión, escisión, transformación de la compañía o la cancelación de los títulos para su negociación en bolsa de valores, debe relacionarse el nombre de las personas que votaron en contra de la determinación, para efectos de permitir el ejercicio del derecho de retiro por parte de los inversionistas.

6.2.4.5. La fecha hora y lugar de la clausura de la asamblea.

Al día hábil siguiente, el depósito de valores local debe remitir por correo electrónico esta información al depósito de valores extranjero con el objeto de que este a su vez la haga conocer a los inversionistas extranjeros que han sido representados en la asamblea.

7. RECONOCIMIENTO DE JURISDICCIONES, MERCADOS Y/O ENTIDADES ACEPTABLES A JUICIO DE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA.

7.1. OFERTA PÚBLICA.

Para efectos de lo dispuesto en el numeral 5 del art. 6.11.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010, según el cual corresponde a la SFC determinar lo que a su juicio son bolsas de valores internacionalmente reconocidas, se entiende que son jurisdicciones aceptables las que cumplan alguna de las siguientes condiciones:

7.1.1. Aquellos países en los cuales una entidad vigilada por esta Superintendencia tenga una inversión directa debidamente autorizada.

7.1.2. Aquellos países cuyos organismos de supervisión hayan suscrito memorandos de entendimiento para intercambio de información con esta Superintendencia.

7.1.3. Aquellos países que la SFC reconozca como tal dentro del trámite de autorización de la oferta pública.

7.2. RECONOCIMIENTO DE ENTIDADES DE CONTRAPARTIDA CENTRAL (ECC) EXTRANJERAS. <Subnumeral  adicionado por la Circular 19 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>

La SFC reconocerá como equivalentes las ECC extranjeras que cumplan los siguientes requisitos:

7.2.1. Que se encuentren constituidas como una ECC en el extranjero.

7.2.2. Que desarrollen su actividad atendiendo el marco jurídico de una jurisdicción en la cual la SFC considera que incorpora los Principios aplicables a las Infraestructuras de los Mercados Financieros (PFMI, por sus siglas en inglés) establecidos por el Comité de Pagos e Infraestructuras del Mercado (CPMI por sus siglas en inglés) del Banco de Pagos Internacionales (BIS por sus siglas en inglés) y la Organización Internacional de Comisiones de Valores (IOSCO por sus siglas en inglés), y cumplen los PFMI que resultan aplicables a las ECC.

7.2.3. Que se encuentren sujetas a una supervisión efectiva por parte de un supervisor extranjero que: i) haya suscrito un acuerdo de cooperación con la SFC, ii) se encuentre relacionado en el Anexo I: Members of the CPSS-IOSCO review of standards de los PFMI, o iii) haya suscrito el Acuerdo Multilateral de Entendimiento sobre Consulta, Cooperación e Intercambio de Información de IOSCO.

La SFC verificará el cumplimiento de los requisitos señalados anteriormente por parte de aquellas ECC reconocidas como equivalentes, y publicará el listado respectivo en su página web.

7.3. REGÍMENES DE INVERSIÓN DE LAS RESERVAS TÉCNICAS DE LAS ENTIDADES ASEGURADORAS Y SOCIEDADES DE CAPITALIZACIÓN, DE LOS RECURSOS DE LOS FONDOS DE PENSIONES OBLIGATORIAS, Y DE LOS RECURSOS DEL FONDO NACIONAL DE PENSIONES DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES – FONPET Y OTROS PATRIMONIOS AUTÓNOMOS PÚBLICOS DESTINADOS A LA GARANTÍA Y PAGO DE PENSIONES.  <Subnumeral  renumerado y modificado por la Circular 19 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>

Para efectos de lo dispuesto en los subnumerales 3.4.1. y 3.4.2. del Título 3 del Libro 31 y 3.5.1. y 3.5.2. del Título 12 del Libro 6 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, se consideran como cámaras de riesgo central de contraparte extranjeras reconocidas por la SFC para la negociación de instrumentos financieros derivados y productos estructurados tanto con fines de cobertura como con fines de inversión, aquellas reconocidas como equivalentes en los términos del subnumeral 7.2. del presente capítulo y publicadas por esta Superintendencia en la página web.

En esta misma página se encuentran los sistemas de información de precios de que tratan los literales b del subnumeral 3.4.2. del Título 3 del Libro 31, y b del subnumeral 3.5.2. del Título 12 del Libro 6 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010.

Las bolsas y entidades de que tratan los literales g del numeral 7 del parágrafo del artículo 2.31.3.1.2 del Título 3 del Libro 31 y g del numeral 7 del parágrafo del artículo 2.6.12.1.2 del Título 12 del Libro 6 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, así como las bolsas de valores en las que se podrán transar las inversiones descritas en los subnumerales 2.6.2 del artículo 2.31.3.1.2 y 2.6.2 del artículo 2.6.12.1.2 para los fines previstos en los artículos 2.31.3.1.19 y 2.6.12.1.16 del Decreto 2555 de 2010 y el artículo 2.12.3.19.10 del Decreto 1068 de 2015 serán las publicadas por esta Superintendencia en la página web.

CAPÍTULO III.

REGLAS RELATIVAS AL REGISTRO DE REASEGURADORES Y CORREDORES DE REASEGUROS DEL EXTERIOR (REACOEX).

1. ASPECTOS GENERALES.

1.1. OBJETO Y ALCANCE DEL REACOEX.

De acuerdo con lo señalado en el numeral 4 del art. 94 del EOSF, el objeto del REACOEX es el de permitir a las entidades de seguros evaluar la calidad de los reaseguradores y corredores de reaseguros del exterior que operen en Colombia a fin de que sólo contraten con aquellos que cumplan con condiciones mínimas de solvencia, experiencia y profesionalismo, entre otros factores.

Por lo tanto, es responsabilidad de las entidades aseguradoras como parte de una adecuada gestión de riesgos y en cumplimiento de sus propios procedimientos de control interno efectuar un análisis respecto de los reaseguradores y corredores de reaseguros del exterior con quienes desean contratar. Ese análisis debe permitirles evaluar la existencia de las mencionadas condiciones, soportado en factores de estabilidad financiera, oportunidad en la atención de sus obligaciones y el conocimiento en el ramo para el cual se contrata. Dicha evaluación debe mantenerse a disposición de la SFC.

Por su propia naturaleza, el REACOEX no implica garantía de cumplimiento de las obligaciones asumidas por el reasegurador o corredor de reaseguros del exterior, ni supone respaldo de ninguna naturaleza por parte de la SFC.

1.2. EFECTOS DE LA INSCRIPCIÓN.

La SFC puede autorizar la inscripción en el REACOEX a aquellas entidades reaseguradoras y corredores de reaseguros del exterior que satisfagan los requisitos de carácter general establecidos en el presente instructivo. Dicha inscripción faculta a las entidades reaseguradoras del exterior exclusivamente para aceptar o ceder en Colombia responsabilidades en reaseguro y a los corredores de reaseguro del exterior para intermediar en el país en la celebración de tales contratos, con las entidades de seguros debidamente constituidas en Colombia.

Sin perjuicio de lo señalado en el numeral 3, art. 94 del EOSF sobre reaseguradoras del exterior, lo establecido en el párrafo anterior supone que sólo aquellas entidades de reaseguro y corredores de reaseguros del exterior que se encuentren inscritas en el REACOEX tienen autorización para actuar en el mercado colombiano de los reaseguros.

1.3. CRITERIOS APLICABLES PARA LA INSCRIPCIÓN.

1.3.1. De una entidad reaseguradora del exterior

Para efectos de la inscripción en el REACOEX de una entidad reaseguradora del exterior, la evaluación y la decisión se toma con base en la calificación que haya sido otorgada por una agencia calificadora internacional, de aquellas consideradas como elegibles por la SFC. Para este propósito, la calificación aportada por la entidad de reaseguros del exterior que aspire a ser inscrita en el registro no puede tener una antigüedad mayor a 12 meses, y debe revelar condiciones mínimas de seguridad, solvencia y capacidad para asumir responsabilidades en reaseguro.   

1.3.2. De un corredor de reaseguros del exterior

Para efectos de la inscripción en el REACOEX de un corredor de reaseguros del exterior, la decisión que se adopte depende y está condicionada a que el aspirante acredite el requisito de capital para efectuar operaciones de corretaje de reaseguro en Colombia, constituya previamente y mantenga vigente una garantía o póliza de infidelidad y riesgos financieros y una de responsabilidad civil que ampare los perjuicios que, por causa de errores y omisiones, ocasionen a las entidades aseguradoras nacionales que eventualmente contraten con su concurso.

2. PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN.  

2.1. SUJETOS LEGITIMADOS PARA PRESENTAR LA SOLICITUD.

La solicitud de inscripción de un reasegurador o corredor de reaseguros del exterior se debe presentar mediante escrito remitido directamente por la entidad interesada o a través de apoderado. Igualmente, dicha solicitud puede ser presentada por el representante legal de una entidad aseguradora o intermediario de reaseguros debidamente constituidos en el país o por uno de éstos últimos que ya esté inscrito en el REACOEX. En cualquiera de estos casos es necesario que se encuentren expresamente facultados mediante documento legal otorgado para tal efecto por el aspirante a ser inscrito.

2.2. REGLAS RELATIVAS A LA SOLICITUD.

2.2.1. Contenido y forma de la solicitud de inscripción de entidades reaseguradoras del exterior

Para la inscripción de un reasegurador del exterior en el REACOEX, la solicitud debe estar acompañada de la siguiente información y documentos:

2.2.1.1. Nombre completo, domicilio social, dirección, teléfonos, fax y direcciones electrónicas del reasegurador del exterior aspirante.

2.2.1.2. El nombre del o de los representantes legales de la sociedad y del apoderado especial para recibir notificaciones en Colombia.

2.2.1.3. Certificado o documento legal válido que acredite la existencia y la representación legal de la entidad reaseguradora expedido por la autoridad competente en su país de origen, en el cual se acredite su capacidad para asumir riesgos en reaseguro desde el extranjero.

2.2.1.4. Los estados financieros auditados correspondientes al último ejercicio de la compañía reaseguradora.

2.2.1.5. Original o copia del documento expedido por una agencia calificadora de riesgo de las señaladas en el subnumeral 3.7. del presente Capítulo que cumpla con todos los requisitos señalados en ese numeral.

2.2.1.6. Con la solicitud de inscripción se debe presentar el documento que acredite la representación legal o el poder debidamente diligenciado.

2.2.1.7. Demostrar solvencia patrimonial igual o superior al monto de capital suscrito y pagado exigido a las sociedades reaseguradoras para su constitución en Colombia, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

2.2.1.8 <Subnumeral adicionado por la Circular 20 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Identificación de las agencias de suscripción que la entidad reaseguradora ha autorizado para aceptar o ceder responsabilidades de reaseguro en su nombre y representación. Para tal efecto la entidad reaseguradora debe remitir en formato de Excel, la siguiente información: nombre o razón social, ubicación y/o país, ramos y coberturas autorizadas, limitaciones en la suscripción (territoriales o sumas aseguradas) y vigencia de la autorización.

La entidad reaseguradora del exterior será responsable de la información contenida en el REACOEX respecto de cada una de las agencias de suscripción que actúen en su nombre y representación, así como de su respectiva actualización y de las operaciones por estas efectuadas.

Por consiguiente, contará con 30 días calendario (contados desde la modificación) para notificar a la SFC de las novedades que se produzcan respecto de la información contenida en el REACOEX de las agencias de suscripción.  

Adicionalmente, las agencias de suscripción que se encuentren autorizadas en su país de origen para desarrollar actividades de intermediación en calidad de corredor, deben inscribirse como corredores de reaseguro de acuerdo con lo indicado en el subnumeral 2.2.2. de este Capítulo.

Sin perjuicio de lo establecido en el subnumeral 1.3 del presente Capítulo, la SFC puede exigir u obtener por otros medios cualquier otra información y documentación que a su juicio considere necesaria para el propósito de formarse un criterio adecuado sobre el aspirante y contar con suficientes elementos de juicio al momento de decidir sobre una solicitud de inscripción en particular.

La solicitud y toda la documentación que se anexe a la misma deben presentarse en idioma español. En caso de presentarse en idioma diferente, dichos documentos deben venir acompañados de su respectiva traducción oficial al español. Así mismo, los documentos a que se refieren los subnumerales 2.2.1.3. y 2.2.1.6. del presente Capítulo deben cumplir con las formalidades previstas en la ley para los documentos otorgados en el exterior, es decir, venir debidamente legalizados.

2.2.2. Contenido y forma de la solicitud de inscripción de corredores de reaseguros del exterior

Para la inscripción de un corredor de reaseguros del exterior en el REACOEX la solicitud debe estar acompañada de la siguiente información y documentos:

2.2.2.1. Nombre completo, domicilio social, dirección, teléfonos, fax y direcciones electrónicas del corredor de reaseguros del exterior aspirante. Así mismo, debe indicarse la dirección y el número de teléfono dentro del territorio nacional para recibir notificaciones.

2.2.2.2. El nombre del o de los representantes legales de la sociedad y del apoderado especial para recibir notificaciones en Colombia.

2.2.2.3. Certificado o documento legal válido que acredite la existencia y la representación legal del corredor de reaseguros expedido por la autoridad competente en su país de origen, en el cual se acredite su capacidad para intermediar en el reaseguro de riesgos cedidos desde el extranjero.

2.2.2.4. Copia de la garantía o de las pólizas de infidelidad y riesgos financieros y de responsabilidad civil que ampare los perjuicios que, por causa de errores y omisiones, ocasionen a las entidades aseguradoras nacionales que eventualmente contraten con su concurso.

2.2.2.5. Demostrar que dispone de un capital suscrito y pagado igual o superior a aquel exigido a los corredores de reaseguro para su constitución en Colombia, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

2.2.2.6. Documento en el cual la entidad explique sus políticas en materia de selección de los reaseguradores y de suministro de información a los cedentes sobre la solvencia de los reaseguradores.

2.2.2.7. Con la solicitud de inscripción se debe presentar el documento que acredite la representación legal o el poder debidamente diligenciado.

No obstante el cumplimiento de los anteriores requisitos, la SFC podrá exigir cualquier otra información que a su juicio considere necesaria para evaluar la solvencia, experiencia y profesionalismo del reasegurador.

La solicitud y toda la documentación que se anexe a la misma deben presentarse en idioma español. En caso de presentarse en idioma diferente, dichos documentos deben venir acompañados de su respectiva traducción oficial al español. Así mismo, los documentos a que se refieren los subnumerales 2.2.1.3. y 2.2.1.7. del presente Capítulo deben cumplir con las formalidades previstas en la ley para los documentos otorgados en el exterior, es decir, venir debidamente legalizados.

2.3. NEGACIÓN DE LA SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN.

Dado el objeto del REACOEX señalado en el subnumeral 1.1. del presente Capítulo, la SFC puede negar las solicitudes de inscripción de aquellas entidades de reaseguros del exterior cuya calificación y por ende, su idoneidad sea desvirtuada con motivo de información adicional, que provenga de la solicitud de inscripción o de otra fuente. Igual facultad se predica respecto de las solicitudes de corredores de reaseguros del exterior cuando la SFC pueda establecer que no cuentan con políticas sanas en materia de selección de los reaseguradores y no cuentan con procedimientos adecuados y serios para el permanente suministro a los cedentes de información objetiva y clara sobre la solvencia de los reaseguradores.

Con base en los criterios aplicables para la evaluación de la solicitud establecidos en el subnumeral 1.3. del presente Capítulo, la SFC decidirá si acepta o no inscribir en el REACOEX a una entidad de reaseguros o corredor de reaseguros del exterior. Dicha inscripción se otorgará con una vigencia indefinida siempre que se cumplan y mantengan vigentes los criterios indicados en el subnumeral 1.3. del presente Capítulo y sin perjuicio de la facultad de la SFC para suspender o cancelar dicha inscripción de acuerdo con lo señalado en este instructivo.

3. REGLAS PARTICULARES DE OPERACIÓN DEL REGISTRO.  

3.1. REMISIÓN PERIÓDICA DE INFORMACIÓN.

Dentro del primer semestre de cada año calendario, la entidad de reaseguros del exterior inscrita en el REACOEX debe remitir a la SFC el documento original o copia del mismo en el que se acredite la vigencia o la revisión de la calificación otorgada por alguna de las agencias calificadoras internacionales consideradas elegibles por la SFC.

Con todo, en el evento de que durante el año calendario la calificación de la reaseguradora del exterior sea disminuida por debajo de la calificación mínima admitida, se debe enviar a la SFC dentro de los 30 días corrientes a la fecha en que se produjo tal circunstancia, original o copia legalizada del respectivo documento que la acredite.

<Inciso adicionado por la Circular 20 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Dentro del mismo término, la entidad de reaseguros del exterior inscrita en el REACOEX debe remitir a la SFC una actualización de la información de la que trata el subnumeral 2.2.1.8. de este Capítulo o confirmación de que no ha cambiado. Lo anterior sin perjuicio de las actualizaciones inmediatas que debe realizar la entidad de reaseguros del exterior inscrita en el REACOEX, cuando haya cambios en las personas o entidades autorizadas o los términos de la autorización.

Dentro de los 2 primeros meses de cada año calendario, el corredor de reaseguros del exterior inscrito debe remitir a la SFC copia de la garantía o de las pólizas de infidelidad y riesgos financieros y de responsabilidad civil a que se refiere el subnumeral 1.3.2 en donde conste la vigencia de dicho cubrimiento durante el año calendario correspondiente.

La remisión periódica de la información a que se refiere el presente numeral, así como su actualización, puede ser enviada a través de la entidad aseguradora, del intermediario de reaseguros o del apoderado que presentó la solicitud de inscripción por cuenta de la entidad de reaseguros del exterior en los términos del subnumeral 2.1.del presente Capítulo.

3.2. SUSPENSIÓN Y CANCELACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN.

La SFC suspenderá mediante acto administrativo la inscripción del respectivo reasegurador o corredor de reaseguros cuando no remita la información completa a que se refiere el subnumeral anterior dentro de los plazos allí establecidos. Igualmente, la SFC podrá suspender mediante acto administrativo la inscripción del respectivo reasegurador o corredor de reaseguros en el evento en que no atienda cualquier requerimiento efectuado por esta Superintendencia.

En tales casos, se solicitarán las explicaciones correspondientes y se evaluarán las mismas a fin de determinar si existe causal eximente de responsabilidad. De existir causal justificativa se dará un plazo para subsanar o corregir la deficiencia la cual, una vez efectuada, dará lugar al restablecimiento de la inscripción.

La SFC procederá a cancelar definitivamente el registro, sin que pueda presentarse nueva solicitud dentro de los 2 años siguientes contados a partir de la fecha en que la entidad o el corredor hayan sido excluidos del REACOEX, en cualquiera de los siguientes casos:

3.2.1. Entidades reaseguradoras del exterior

3.2.1.1. Cuando el inscrito no responda a la solicitud de explicaciones por la suspensión dentro del plazo otorgado.

3.2.1.2. Cuando tales explicaciones remitidas no sean justificadas.

3.2.1.3. Cuando no se subsanen o corrijan las deficiencias que dieron origen a la suspensión dentro del plazo otorgado.

3.2.1.4. Cuando reduzcan su calificación por debajo de la mínima admisible o cuando reduzca su capital social a una suma inferior al monto mínimo de capital que deben acreditar las entidades reaseguradoras para su constitución en Colombia conforme lo previsto en el art. 80 del EOSF.

3.2.1.5. Cuando la entidad reaseguradora del exterior haya sido reportada por más de una aseguradora, reaseguradora o corredor de reaseguros, por haber incurrido en mora superior a 3 meses en el pago de sus obligaciones.

3.2.1.6. Cuando la entidad inscrita se encuentre en cualquiera de las siguientes situaciones: aviso de cesación de pagos, declaratoria de quiebra, intervención judicial o administrativa, causal de disolución, acuerdo de acreedores, insolvencia, proceso concursal de cualquier naturaleza o figuras equivalentes, de conformidad con la legislación del país de origen o de sede principal y/o en cualquier otra jurisdicción.

3.2.1.7. A petición de la entidad reaseguradora, caso en el cual la SFC informará de tal circunstancia en el acto administrativo respectivo.

3.2.1.8. Cuando haya sido revocada la autorización de la oficina de representación de la entidad reaseguradora del exterior.

3.2.1.9 <Subnumeral adicionado por la Circular 20 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando la entidad reaseguradora del exterior no actualice dentro del término señalado en el numeral 2.2.1.8., la información contenida en el REACOEX respecto de las agencias de suscripción facultadas y/o autorizadas para aceptar o ceder en Colombia responsabilidades en reaseguro en su nombre y representación.

3.2.2. Corredores de reaseguros

3.2.2.1. Cuando no mantengan vigente o no renueven las garantías o pólizas a que se refiere el subnumeral 1.3.2. o reduzca su capital social a una suma inferior al monto mínimo de capital que deben acreditar los corredores de reaseguros para su constitución en Colombia conforme con las disposiciones legales vigentes.

3.2.2.2. Cuando el corredor de reaseguros haya sido reportado por más de una aseguradora, reaseguradora o corredor de reaseguros por haber incurrido en retención de dineros relacionados con el desarrollo su actividad.

3.2.2.3. Cuando el corredor de reaseguros haya sido reportado por más de una aseguradora, reaseguradora o corredor de reaseguros por haber confirmado la colocación de reaseguros sin haber obtenido respaldo completo a la fecha en que la entidad aseguradora asuma el riesgo o sin indicación de los reaseguradores que respalden la colocación.

3.2.2.4. Cuando la entidad inscrita se encuentre en cualquiera de las siguientes situaciones: aviso de cesación de pagos, declaratoria de quiebra, intervención judicial o administrativa, causal de disolución, acuerdo de acreedores, insolvencia, proceso concursal de cualquier naturaleza o figuras equivalentes, de conformidad con la legislación del país de origen o de sede principal y/o en cualquier otra jurisdicción.

3.2.2.5. A petición de la entidad de la corredora de reaseguros, caso en el cual la SFC informará de tal circunstancia en el acto administrativo respectivo.

3.2.2.6. Cuando haya sido revocada la autorización de la oficina de representación de la entidad reaseguradora del exterior.

3.3. PRÁCTICAS INSEGURAS EN LA CONTRATACIÓN E INTERMEDIACIÓN DE REASEGUROS DEL EXTERIOR.

Se califican como prácticas inseguras las siguientes conductas de las entidades aseguradoras y corredores de reaseguros nacionales:

3.3.1. La intermediación o contratación de cualquier clase de reaseguros con un reasegurador no inscrito en el REACOEX o cuya inscripción se encuentre suspendida o cancelada por la SFC al momento de la negociación.

3.3.2. La intermediación o contratación de reaseguros a través de corredores de reaseguro del exterior no inscritos en el REACOEX o cuya inscripción se encuentre suspendida o cancelada al momento de la negociación.

3.4. PRÁCTICA INSEGURA EN RELACIÓN CON LA REMISIÓN DE INFORMACIÓN.

Se califica como práctica insegura por parte de las entidades aseguradoras o corredores de reaseguros nacionales, la omisión de informar a la SFC alguna de las siguientes circunstancias relacionadas con reaseguradores o corredores de reaseguros del exterior inscritos en el REACOEX:

3.4.1. Mora superior a 3 meses en el pago de sus obligaciones por parte de las entidades reaseguradoras del exterior.

3.4.2. Aviso de cesación de pagos, declaratoria de quiebra, intervención judicial o administrativa, causal de disolución, acuerdo de acreedores, insolvencia de la entidad, proceso concursal de cualquier naturaleza o figuras equivalentes, de conformidad con la legislación del país de origen o de sede principal.

3.4.3. Retención de dineros relacionados con el desarrollo de su actividad por parte del corredor de reaseguros del exterior.

3.4.4. La confirmación de colocaciones por parte del corredor de reaseguros del exterior sin haber obtenido respaldo completo o sin indicación de los reaseguradores que respaldan el reaseguro.

3.5. PUBLICIDAD DEL REGISTRO Y SU CONTENIDO.

La inscripción de un reasegurador del exterior, incluido Lloyd´s de Londres o de un corredor de reaseguros del exterior en el REACOEX, así como la suspensión y cancelación de la inscripción, se informa a las entidades del sector asegurador y al público en general por la SFC, mediante publicación realizada a través de la página web de la SFC.

Por el mismo medio, la SFC publica trimestralmente la lista de reaseguradores y corredores de reaseguros del exterior inscritos en dicho registro, con su respectiva calificación y la agencia que la expidió. En dicha lista también se publican la lista de aquellos cuya inscripción haya sido suspendida o cancelada del registro.

Cualquier persona tendrá libre acceso a la información consignada en el REACOEX y puede obtener copia de la información que en él reposa.

La solicitud de inscripción en el REACOEX supone la aceptación, por parte de la entidad reaseguradora o corredor de reaseguros del exterior, de que la información en él contenida tiene un carácter público y puede ser objeto de intercambio con otras autoridades de supervisión.

3.6. RÉGIMEN DE ACTUALIZACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN PARA LLOYD'S DE LONDRES.

Para efectos de la actualización de la inscripción de Lloyd´s de Londres en el REACOEX, se requiere que su consejo de administración presente solicitud escrita, acompañada de la siguiente documentación:

3.6.1. Original o copia del documento expedido por una agencia calificadora de riesgo de las señaladas en el subnumeral 3.7. del presente Capítulo, en el cual conste que la entidad reaseguradora posee una calificación equivalente como mínimo a alguna de las establecidas en ese numeral. Dicha calificación no puede corresponder a una fecha anterior a 12 meses de la solicitud de actualización.

3.6.2. Copia del documento mediante el cual se formaliza la cadena de seguridad.

3.6.3. Lista de los sindicatos miembros de Lloyd´s.

La documentación que no haya sido originalmente otorgada en inglés o español, debe acompañarse con la correspondiente traducción a alguno de esos dos idiomas.

Adicionalmente deben tenerse en cuenta en lo pertinente las instrucciones establecidas en los subnumerales 2.1, 3.1, 3.2 y 3.3 del presente Capitulo.

Los sindicatos no requerirán inscripción individual.

3.7. AGENCIAS CALIFICADORAS DE RIESGO ADMISIBLES PARA LA INSCRIPCIÓN Y CALIFICACIONES MÍNIMAS ADMISIBLES.

A efectos de la inscripción en el REACOEX de entidades reaseguradoras del exterior, se considerarán admisibles las calificaciones internacionales de fortaleza financiera vigentes, que no tengan más de 12 meses de antigüedad realizadas por las siguientes agencias y calificaciones:

Agencia calificadora	Calificación mínima admisible
Standard & Poor´s	BBB-
A.M. Best	B+
Fitch	BBB-
Moody´s	Baa3

Cuando la calificación proceda de una agencia calificadora distinta a las señaladas, la SFC evaluará su admisibilidad. Para tal efecto, la entidad interesada debe acreditar que se trata de una agencia calificadora reconocida internacionalmente, así como aportar la siguiente información:

3.7.1. Nombre completo, domicilio social, dirección, teléfono, fax y correo electrónico de la agencia calificadora.

3.7.2. Tabla de calificaciones que aplica la agencia calificadora y tabla comparativa con respecto a alguna de las agencias calificadoras señaladas por vía general.

La SFC evaluará las razones de interés general que se invoquen al momento de solicitar la inscripción de un reasegurador que cuente con calificación “pi”.

En el evento de existir varias calificaciones vigentes sobre una misma reaseguradora se debe tener en cuenta, para el cumplimiento de este requisito, la de mayor riesgo.

3.8. RETROCESIONES AL EXTERIOR.

Lo dispuesto en el numeral anterior respecto de las calificaciones internacionales de fortaleza financiera resulta aplicable para los reaseguradores del exterior que asuman los riesgos aceptados en reaseguro por las entidades aseguradoras nacionales.

3.9. PRINCIPIO DE PRUDENCIA.

Con base en el principio de prudencia en materia contable, la SFC ordenará a las entidades aseguradoras cedentes la constitución de las reservas a que haya lugar cuando los acuerdos de reaseguro no generen una transferencia de riesgo para el reasegurador, no cumplan con las calificaciones previstas en el subnumeral 3.7 anterior o cuando con base en información pública se pueda inferir un deterioro en la fortaleza financiera del reasegurador, sin perjuicio de las demás medidas de carácter administrativo que, en cada caso, se considere necesario adoptar.

CAPÍTULO IV.

REGISTRO DE ENTIDADES ASEGURADORAS E INTERMEDIARIOS DE SEGURO AGROPECUARIO DEL EXTERIOR (RAISAX).

Las entidades aseguradoras del exterior que pretendan expedir pólizas de seguro agropecuario directamente o por conducto de intermediarios autorizados se deben inscribir en el RAISAX, de acuerdo con lo señalado a continuación:

1. ASPECTOS GENERALES.  

1.1. OBJETO Y ALCANCE DEL RAISAX.

El objeto del RAISAX es el de contribuir con los tomadores de pólizas de seguros agropecuarios, para una mejor evaluación de la calidad e idoneidad de las compañías de seguros del exterior con las que contraten dichas coberturas, en virtud de lo consagrado en la Ley 1450 de 2011.

La mencionada ley permite la concurrencia al mercado nacional de oferentes extranjeros del seguro agropecuario y es deber de la SFC velar para que éstos cumplan con condiciones mínimas de solvencia, experiencia y profesionalismo, entre otros factores.

Por su propia naturaleza, dicho registro no implica garantía de cumplimiento de las obligaciones asumidas por la aseguradora o intermediario de seguros agrícolas del exterior, ni supone respaldo de ninguna naturaleza por parte de la SFC.

1.2. EFECTOS DE LA INSCRIPCIÓN.

La SFC puede autorizar la inscripción en el RAISAX a aquellas entidades aseguradoras e intermediarios de seguros del exterior que satisfagan los requisitos de carácter general establecidos en el presente instructivo. Dicha inscripción faculta a las entidades aseguradoras del exterior exclusivamente para expedir pólizas de seguro agropecuario en los términos de la Ley 69 de 1993.

De esta manera, lo establecido en el párrafo anterior supone que sólo aquellas aseguradoras e intermediarios de seguros del exterior que se encuentren inscritas en el RAISAX tienen autorización para actuar en el mercado colombiano del seguro agropecuario.

1.3. CRITERIOS APLICABLES PARA LA INSCRIPCIÓN.

1.3.1. De una entidad aseguradora del exterior

Para efectos de la inscripción en el RAISAX de una entidad aseguradora del exterior, la evaluación y la decisión de su inscripción se toma con base en la calificación que haya sido otorgada por una agencia calificadora internacional de aquellas consideradas como elegibles por la SFC de acuerdo con lo expuesto en el subnumeral 3.4 del presente Capítulo. Para este propósito, la calificación aportada por la entidad aseguradora del exterior que aspire a ser inscrita en el registro no puede tener una antigüedad mayor a 12 meses y debe revelar condiciones mínimas de seguridad, solvencia y capacidad para asumir riesgos de terceros.

1.3.2. De un intermediario de seguros del exterior

Para efectos de la inscripción en el RAISAX de un intermediario de seguros del exterior, la decisión que se adopte depende y está condicionada a que el aspirante acredite el requisito de capital para efectuar operaciones de corretaje de seguros en Colombia, constituya previamente y mantenga vigente una garantía o póliza de infidelidad y riesgos financieros, así como una de responsabilidad civil que amparen los perjuicios que, por causa de errores u omisiones, ocasionen a los tomadores de pólizas que eventualmente contraten con su concurso.

2. PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN.  

2.1. REGLA RELATIVA A LOS SUJETOS LEGITIMADOS PARA PRESENTAR LA SOLICITUD.

La solicitud de inscripción de una aseguradora o intermediario de seguros del exterior se debe presentar mediante escrito remitido directamente por la entidad interesada o a través de apoderado expresamente facultado mediante documento legal otorgado para tal efecto por el aspirante a ser inscrito.

2.2. REGLAS RELATIVAS A LA SOLICITUD.

2.2.1. Contenido y forma de la solicitud de inscripción de entidades aseguradoras del exterior

Para la inscripción de una aseguradora del exterior en el RAISAX la solicitud debe estar acompañada de la siguiente información y documentos:

2.2.1.1. Nombre completo, país de origen, domicilio social, dirección, teléfonos, fax y direcciones electrónicas del asegurador del exterior aspirante.

2.2.1.2. El nombre del o de los representantes legales de la sociedad y del apoderado especial para recibir notificaciones en Colombia.

2.2.1.3. Certificado o documento legal válido que acredite la existencia y representación legal de la entidad aseguradora expedido por la autoridad competente en su país de origen, en el cual se acredite su capacidad para asumir riesgos desde el extranjero.

2.2.1.4. Los estados financieros auditados correspondientes al último ejercicio de la compañía aseguradora.

2.2.1.5. Original o copia del documento expedido por una agencia calificadora de riesgo de las señaladas en el subnumeral 3.4. del presente Capítulo que cumpla con todos los requisitos señalados en ese numeral.

2.2.1.6. Con la solicitud de inscripción se debe presentar el documento que acredite la representación legal o el poder debidamente diligenciado.

2.2.1.7. Demostrar solvencia patrimonial igual o superior al monto de capital suscrito y pagado exigido a las sociedades aseguradoras para su constitución en Colombia, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

2.2.1.8. Copia de la póliza y de la nota técnica correspondiente al seguro agropecuario que se pretenda comercializar en Colombia.

2.2.1.9. Cada vez que se pretenda comercializar un nuevo producto agrícola, debe remitirse previamente el modelo de póliza.

Sin perjuicio de lo establecido en el subnumeral 1.3 del presente Capítulo, la SFC puede exigir u obtener por otros medios cualquier otra información y documentación que a su juicio considere necesaria para formarse un criterio adecuado sobre el aspirante y contar con suficientes elementos de juicio al momento de decidir sobre una solicitud de inscripción en particular.

La solicitud y toda la documentación que se anexe a la misma deben presentarse en español. En caso de presentarse en idioma diferente, dichos documentos deben venir acompañados de su respectiva traducción oficial a este idioma. Así mismo, los documentos a que se refieren los subnumerales 2.2.1.3. y 2.2.1.6. del presente Capítulo deben cumplir con las formalidades previstas en la ley para los documentos otorgados en el exterior.

2.2.2. Contenido y forma de la solicitud de inscripción de intermediarios de seguros del exterior

Para la inscripción de un intermediario de seguros del exterior en el RAISAX la solicitud debe estar acompañada de la siguiente información y documentos:

2.2.2.1. Nombre completo, país de origen, domicilio social, dirección, teléfonos, fax y direcciones electrónicas del intermediario aspirante. Así mismo, debe indicarse la dirección y el número de teléfono dentro del territorio nacional para recibir notificaciones.

2.2.2.2. El nombre del o de los representantes legales de la sociedad y del apoderado especial para recibir notificaciones en Colombia.

2.2.2.3. Certificado o documento legal válido que acredite la existencia y la representación legal del intermediario de seguros expedido por la autoridad competente en su país de origen, en el cual se acredite su capacidad para intermediar en el seguro de riesgos cedidos desde el extranjero.

2.2.2.4. Copia de la garantía o de las pólizas de infidelidad y riesgos financieros y de responsabilidad civil que amparen los perjuicios que, por causa de errores y omisiones, ocasionen a asegurados que eventualmente contraten con su concurso.

2.2.2.5. Demostrar que dispone de un capital suscrito y pagado igual o superior a aquel exigido a los corredores de seguros para su constitución en Colombia, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

2.2.2.6. Documento en el cual la entidad explique sus políticas en materia de selección de los aseguradores y de suministro de información a los tomadores de pólizas sobre la solvencia de los mismos.

2.2.2.7. Con la solicitud de inscripción se debe presentar el documento que acredite la representación legal o el poder debidamente diligenciado por cada entidad aseguradora de la que aspire suscribir y colocar pólizas de seguro agropecuario en el territorio nacional, las mismas deben estar inscritas en el RAISAX.

No obstante el cumplimiento de los anteriores requisitos, la SFC podrá exigir cualquier otra información que a su juicio considere necesaria para evaluar la solvencia, experiencia y profesionalismo del asegurador.

La solicitud y toda la documentación que se anexe a la misma deben presentarse en español. En caso de presentarse en idioma diferente, dichos documentos deben venir acompañados de su respectiva traducción oficial al español. Así mismo, los documentos a que se refieren los subnumerales 2.2.2.3. y 2.2.2.7 deben cumplir con las formalidades previstas en la ley para los documentos otorgados en el exterior, es decir, venir debidamente legalizados.

2.3. NEGACIÓN DE LA SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN.

Dado que el objeto del RAISAX es el de proporcionar información a los tomadores de pólizas agropecuarias acerca de cuáles son las entidades de seguros del exterior que por su calificación reflejan condiciones mínimas de solvencia, experiencia y profesionalismo, y por ello están autorizadas para actuar en el mercado colombiano, a fin de que tengan mayores elementos de juicio al momento de analizar la idoneidad de la entidad con la que pretendan contratar un seguro la SFC puede negar las solicitudes de inscripción de aquellas entidades aseguradoras del exterior cuya calificación y por ende su idoneidad, sea desvirtuada con motivo de información adicional ya sea que provenga de la solicitud de inscripción o de otra fuente.

Igual facultad se predica respecto de las solicitudes de intermediarios cuando la SFC pueda establecer que no cuentan con políticas y procedimientos adecuados en materia de selección de aseguradoras del exterior y suministro a los tomadores de información objetiva y clara sobre la solvencia de las aseguradoras que representan.

Con base en los criterios aplicables para la evaluación de la solicitud establecidos en el subnumeral 1.3. del presente Capítulo, la SFC decidirá si acepta o no inscribir en el RAISAX a una entidad aseguradora o intermediario de seguros del exterior. Dicha inscripción se otorgará con una vigencia indefinida siempre que se cumplan y mantengan vigentes los criterios indicados en el subnumeral 1.3. del presente Capítulo y sin perjuicio de la facultad de la SFC para suspender o cancelar dicha inscripción.

3. REGLAS PARTICULARES DE OPERACIÓN DEL REGISTRO.

3.1. REMISIÓN PERIÓDICA DE INFORMACIÓN.

Dentro del primer semestre de cada año calendario, la entidad aseguradora del exterior inscrita en el RAISAX debe remitir a la SFC el documento original o copia del mismo en el que se acredite la vigencia o la revisión de la calificación otorgada por alguna de las agencias calificadoras internacionales consideradas elegibles por la SFC.

Con todo, en el evento de que durante el año calendario la calificación de la aseguradora del exterior sea modificada, se debe enviar a la SFC, dentro de los 30 días corrientes a la fecha en que se produjo tal circunstancia, original o copia legalizada del respectivo documento que la acredite.

Dentro de los 2 primeros meses de cada año calendario, el intermediario de seguros del exterior inscrito debe remitir a la SFC la siguiente información:

3.1.1. Copia de la garantía o de las pólizas de infidelidad y riesgos financieros y de responsabilidad civil a que se refiere el subnumeral 1.3.2 en donde conste la vigencia de dicho cubrimiento durante el año calendario correspondiente.

3.1.2. Copia del certificado de autorización expedido por la entidad aseguradora del exterior, y

3.1.3. Copia del documento que acredite la autorización para realizar actividades de intermediación de seguros, de que trata el subnumeral 2.2.2.7. del presente Capítulo.

La remisión periódica de la información a que se refiere el presente numeral, así como su actualización, puede ser remitida a través de la entidad aseguradora, del intermediario de seguros o del apoderado que presentó la solicitud de inscripción por cuenta de la entidad aseguradora del exterior en los términos del subnumeral 2.1. del presente Capítulo.

3.2. SUSPENSIÓN Y CANCELACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN.

La SFC podrá suspender la inscripción del respectivo asegurador o intermediario de seguros del exterior cuando no remita la información completa a que se refiere el subnumeral anterior dentro de los plazos establecidos o en el evento en que no atienda algún requerimiento de información efectuado por esta Superintendencia.

En tales casos se solicitarán las explicaciones correspondientes y se evaluarán las mismas a fin de determinar si existe causal eximente de responsabilidad. De existir causal justificativa se dará un plazo para subsanar o corregir la deficiencia la cual, una vez efectuada, dará lugar al restablecimiento de la inscripción.

La SFC procederá a cancelar definitivamente el registro, sin que pueda presentarse nueva solicitud dentro de los 2 años siguientes contados a partir de la fecha en que la entidad o el intermediario hayan sido excluidos del RAISAX, en una de las siguientes situaciones, entre otras:

3.2.1. Entidades aseguradoras del exterior

3.2.1.1. Cuando el inscrito no responda a la solicitud de explicaciones por la suspensión dentro del plazo otorgado.

3.2.1.2. Cuando tales explicaciones remitidas no contengan una justificación suficiente.

3.2.1.3. Cuando no se subsanen o corrijan las deficiencias que dieron origen a la suspensión dentro del plazo otorgado.

3.2.1.4. Cuando reduzcan su calificación por debajo de la mínima admisible o cuando reduzca su capital social a una suma inferior al monto mínimo de capital que deben acreditar las entidades aseguradoras para su constitución en Colombia.

3.2.1.5. Cuando la entidad inscrita se encuentre en cualquiera de las siguientes situaciones: aviso de cesación de pagos, declaratoria de quiebra, intervención judicial o administrativa, causal de disolución, acuerdo de acreedores, insolvencia, proceso concursal de cualquier naturaleza o figuras equivalentes, de conformidad con la legislación del país de origen o de sede principal y/o en cualquier otra jurisdicción.

3.2.1.6. A petición de la entidad aseguradora, caso en el cual la SFC informará de tal circunstancia en el acto administrativo respectivo.

3.2.1.7. Cuando la SFC conozca de reclamaciones de los consumidores financieros que a su juicio ameriten la suspensión y/o cancelación.

3.2.2. Intermediarios de seguros del exterior

3.2.2.1. Cuando no mantengan vigente o no renueven las garantías o pólizas a que se refiere el subnumeral 1.3.2. o reduzca su capital social a una suma inferior al monto mínimo de capital que deben acreditar los corredores de seguros para su constitución en Colombia conforme con las disposiciones legales vigentes.

3.2.2.2. Cuando el intermediario de seguros haya sido reportado por haber incurrido en retención de dineros relacionados con el desarrollo su actividad.

3.2.2.3. Cuando el intermediario de seguros haya sido reportado constantemente por haber confirmado la colocación del riesgo sin haber obtenido respaldo completo a la fecha en que la entidad aseguradora asuma el riesgo o sin indicación que respalde la colocación.

3.2.2.4. Cuando la entidad inscrita se encuentre en cualquiera de las siguientes situaciones: aviso de cesación de pagos, declaratoria de quiebra, intervención judicial o administrativa, causal de disolución, acuerdo de acreedores, insolvencia, proceso concursal de cualquier naturaleza o figuras equivalentes, de conformidad con la legislación del país de origen o de sede principal y/o en cualquier otra jurisdicción.

3.2.2.5. A petición del intermediario, caso en el cual la SFC informará de tal circunstancia en el acto administrativo respectivo.

3.2.2.6. Cuando haya sido revocada la autorización de la entidad aseguradora del exterior.

3.2.2.7. Cuando la SFC conozca de reclamaciones de los consumidores financieros que a su juicio ameriten la suspensión y/o cancelación.

3.3. PUBLICIDAD DEL REGISTRO Y SU CONTENIDO.

La inscripción de un asegurador o un intermediario de seguros del exterior en el RAISAX, así como la suspensión y cancelación de la inscripción, se informa a las entidades del sector asegurador y al público en general por la SFC, mediante publicación realizada a través de la página web de la SFC.

Por el mismo medio, la SFC publicará trimestralmente la lista de compañías e intermediarios de seguros del exterior inscritos en dicho registro, con su respectiva calificación y la agencia que la expidió, así como la de aquellas cuya inscripción haya sido suspendida o cancelada del registro.

Cualquier persona tendrá libre acceso a la información consignada en el RAISAX y puede obtener copia de la información que en él reposa.

La solicitud de inscripción en el RAISAX supone la aceptación, por parte de la entidad aseguradora o intermediario de seguros del exterior, de que la información en él contenida tiene un carácter público y puede ser objeto de intercambio con otras autoridades de supervisión.

3.4. AGENCIAS CALIFICADORAS DE RIESGO ADMISIBLES PARA LA INSCRIPCIÓN Y CALIFICACIONES MÍNIMAS ADMISIBLES.

Para efectos de la inscripción en el RAISAX se considerarán admisibles las calificaciones internacionales de fortaleza financiera vigentes, que no tengan más de 12 meses de antigüedad realizadas por las siguientes agencias y calificaciones:

Agencia calificadora	Calificación mínima admisible
Standard & Poor´s	BBB-
A.M. Best	B+
Fitch	BBB-
Moody´s	Baa3

Cuando la calificación proceda de una agencia calificadora distinta a las señaladas, la SFC evaluará su admisibilidad. Para tal efecto, la entidad interesada debe acreditar que se trata de una agencia calificadora reconocida internacionalmente, así como aportar la siguiente información:

3.4.1. Nombre completo, domicilio social, dirección, teléfono, fax y correo electrónico de la agencia calificadora.

3.4.2. Tabla de calificaciones que aplica la agencia calificadora y tabla comparativa con respecto a alguna de las agencias calificadoras señaladas por vía general.

La SFC evaluará las razones de interés general que se invoquen al momento de solicitar la inscripción de un asegurador que cuente con calificación “pi”.

En el evento de existir varias calificaciones vigentes sobre una misma aseguradora se debe tener en cuenta, para el cumplimiento de este requisito, la de mayor riesgo.

CAPÍTULO V.

REGISTRO DE ASEGURADORAS DEL EXTERIOR QUE OFREZCAN SEGUROS ASOCIADOS AL TRANSPORTE MARÍTIMO INTERNACIONAL, LA AVIACIÓN COMERCIAL INTERNACIONAL Y EL LANZAMIENTO Y TRANSPORTE ESPACIAL, ASÍ COMO SEGUROS QUE AMPAREN MERCANCÍAS EN TRÁNSITO INTERNACIONAL – (INCLUYENDO SATÉLITES) – RAIMAT.

El art. 61 de la Ley 1328 de 2009 modificó el art. 39 del EOSF, en cuanto a la concurrencia al mercado nacional de oferentes extranjeros de los seguros asociados al transporte marítimo internacional, la aviación comercial internacional y, el lanzamiento y transporte espacial (incluyendo satélites), que amparen los riesgos vinculados a las mercancías objeto de transporte, el vehículo que transporte las mercancías y la responsabilidad civil que pueda derivarse de los mismos, así como seguros que amparen mercancías en tránsito internacional.

Para tal efecto las entidades aseguradoras del exterior que pretendan ofrecer en el territorio colombiano, directamente o por conducto de intermediarios de seguros, los seguros antes mencionados, deben inscribirse en el Registro de Aseguradoras del Exterior que ofrezcan Seguros Asociados al Transporte Marítimo Internacional, la Aviación Comercial Internacional y el Lanzamiento y Transporte Espacial (incluyendo satélites) – RAIMAT, de acuerdo con las reglas que se señalan a continuación:

1. ASPECTOS GENERALES.  

1.1. OBJETIVO Y ALCANCE DEL RAIMAT.

El objetivo del RAIMAT es proporcionarle a los tomadores de pólizas de los seguros antes indicados, mayor información para que realicen una adecuada evaluación de la calidad, idoneidad, experiencia y profesionalismo, entre otros factores, de las entidades aseguradoras del exterior que ofrecen dichos seguros en Colombia.

El registro de las entidades aseguradoras del exterior en el RAIMAT no implica garantía de cumplimiento de las obligaciones asumidas por éstas, ni supone vigilancia o respaldo de ninguna naturaleza por parte de la SFC. Es responsabilidad exclusiva del tomador al momento de contratar, verificar las entidades aseguradoras del exterior que se encuentran inscritas en dicho registro, así como los intermediarios autorizados por éstas para comercializar sus productos, e informarse directamente con ellos sobre los productos o servicios que piensan adquirir, indagando sobre las condiciones particulares de cada operación.

La SFC no ejerce actividades de inspección y vigilancia sobre las entidades aseguradoras del exterior inscritas en el RAIMAT, ni de sus intermediarios autorizados, por lo que carece de competencia para adelantar investigaciones de naturaleza administrativa respecto de los mismos. En este sentido, las entidades aseguradoras del exterior no tienen la calidad de entidades vigiladas por esta Superintendencia y, por lo tanto, las personas naturales o jurídicas que celebren un contrato de seguros con dichas entidades, no tienen la calidad de consumidor financiero a la luz del art. 2 de la Ley 1328 de 2009.

En consecuencia, la SFC no tiene competencia para resolver las quejas o reclamos que se presenten en relación con las entidades aseguradoras del exterior y/o los intermediarios autorizados por éstas, por lo cual las mismas deben ser presentadas siguiendo los procedimientos y a través de los canales dispuestos por éstas para el efecto. Lo anterior sin perjuicio de la inspección y vigilancia que ejerce esta Superintendencia respecto de los corredores de seguros nacionales.

1.2. EFECTOS DE LA INSCRIPCIÓN.

La SFC inscribirá en el RAIMAT a aquellas entidades aseguradoras del exterior que satisfagan los requisitos de carácter general establecidos en el presente instructivo. Dicha inscripción faculta a las entidades aseguradoras del exterior y a los intermediarios de seguros autorizados por éstas a ofrecer en el territorio colombiano, pólizas de seguros asociados al transporte marítimo internacional, la aviación comercial internacional y, el lanzamiento y transporte espacial (incluyendo satélites), que amparen los riesgos vinculados a las mercancías objeto de transporte, el vehículo que transporte las mercancías y la responsabilidad civil que pueda derivarse de los mismos, así como pólizas de seguros que amparen mercancías en tránsito internacional en los términos del citado art. 39 del EOSF.

De esta manera, sólo aquellas entidades aseguradoras del exterior que se encuentren inscritas en el RAIMAT están facultadas para ofrecer en el mercado colombiano directamente o a través de los intermediarios de seguros autorizados por éstas, las pólizas mencionadas en el inciso anterior.

2. PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN.

2.1. REGLA RELATIVA A LOS SUJETOS LEGITIMADOS PARA PRESENTAR LA SOLICITUD.

La solicitud de inscripción de una entidad aseguradora del exterior se debe presentar mediante escrito remitido a esta Superintendencia directamente por la entidad interesada o a través de apoderado expresamente facultado, mediante documento legal otorgado para tal efecto, por el aspirante a ser inscrito.

2.2. CONTENIDO Y FORMA DE LA SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN DE ENTIDADES ASEGURADORAS DEL EXTERIOR.

Para la inscripción de una entidad aseguradora del exterior en el RAIMAT, la solicitud debe estar acompañada de la siguiente información y documentos:

2.2.1. Nombre completo, domicilio principal, dirección, teléfonos, fax y direcciones electrónicas de la entidad aseguradora del exterior que solicita el registro.

2.2.2. El nombre e identificación de los representantes legales de la entidad aseguradora del exterior y del apoderado especial para recibir notificaciones en Colombia, así como el poder debidamente otorgado para el efecto según la normativa aplicable.

2.2.3. Certificación expedida por la autoridad que supervisa a la entidad aseguradora del exterior en el país donde ésta tiene su domicilio principal, en la cual se acredite su existencia, domicilio principal, representantes legales y en la que conste su capacidad para comercializar seguros asociados al transporte marítimo internacional, la aviación comercial internacional y, el lanzamiento y transporte espacial (incluyendo satélites), que amparen los riesgos vinculados a las mercancías objeto de transporte, el vehículo que transporte las mercancías y la responsabilidad civil que pueda derivarse de los mismos, así como seguros que amparen mercancías en tránsito internacional. En dicha certificación también se deberá acreditar la existencia en ese país de normas relativas a la prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo (AMLCFT por sus siglas en inglés), de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades aseguradoras supervisadas.

2.2.4. Demostrar solvencia patrimonial igual o superior al monto de capital suscrito y pagado exigido a las entidades aseguradoras para su constitución en Colombia, más el patrimonio requerido para operar los ramos a explotar, de conformidad con las disposiciones legales vigentes en Colombia, para lo cual debe presentar los estados financieros auditados correspondientes al último ejercicio de la entidad aseguradora del exterior.

2.2.5. Original o copia del documento expedido por una agencia calificadora de riesgo de las señaladas en el subnumeral 3.4 del presente Capítulo, que otorgue una calificación internacional de fortaleza financiera que cumpla con todos los requisitos señalados en ese numeral.

Cuando se trate de una solicitud de inscripción de una entidad aseguradora del exterior, cuyo domicilio principal sea uno de los países que tengan vigente un TLC con Colombia con capítulo de servicios financieros, que incluya el comercio transfronterizo de seguros, no se exigirá este requisito.

2.2.6. Información sobre los seguros que pretende ofrecer en Colombia, esto es: transporte marítimo internacional, la aviación comercial internacional, y el lanzamiento y transporte espacial (incluyendo satélites) que amparen los riesgos vinculados a las mercancías objeto de transporte, el vehículo que transporte las mercancías y la responsabilidad civil que pueda derivarse de los mismos, así como seguros que amparen mercancías en tránsito internacional.

2.2.7. Nombre completo, país, domicilio principal, dirección, teléfono, fax y dirección electrónica de los intermediarios de seguros autorizados por la entidad para comercializar en Colombia seguros asociados al transporte marítimo internacional, la aviación comercial internacional, y el lanzamiento y transporte espacial (incluyendo satélites) que amparen los riesgos vinculados a las mercancías objeto de transporte, el vehículo que transporte las mercancías y la responsabilidad civil que pueda derivarse de los mismos, así como seguros que amparen mercancías en tránsito internacional, emitidos por la entidad aseguradora.

Cada vez que una entidad aseguradora del exterior inscrita en el RAIMAT autorice a un nuevo intermediario para comercializar en Colombia seguros asociados al transporte marítimo internacional, la aviación comercial internacional, y al lanzamiento y transporte espacial (incluyendo satélites), que amparen los riesgos vinculados a las mercancías objeto de transporte, el vehículo que transporte las mercancías y la responsabilidad civil que pueda derivarse de los mismos, así como seguros que amparen mercancías en tránsito internacional debe remitir a esta Superintendencia la información descrita en el presente subnumeral.

2.2.8. Información sobre el procedimiento y los canales dispuestos por la entidad aseguradora del exterior para que los tomadores, asegurados y/o beneficiarios de las pólizas ofrecidas en el territorio colombiano, puedan efectuar las reclamaciones a que hubiere lugar directamente ante la entidad aseguradora y ante la autoridad que la supervisa en su domicilio principal.

2.2.9. Manifestación expresa de la compañía solicitante mediante la cual indica que toda la información contenida en la solicitud de registro, así como en sus documentos anexos, es de carácter de público, por lo cual autoriza que sea divulgada por la SFC para dar cumplimiento al objeto del RAIMAT al que se refiere el subnumeral 1.1. del presente Capítulo.

Sin perjuicio de lo señalado en este numeral, la SFC podrá exigir cualquier otra información y documentación que a su juicio considere necesaria para formarse un criterio adecuado sobre la entidad aseguradora del exterior y contar con suficientes elementos de juicio al momento de decidir sobre una solicitud de inscripción en particular.

La solicitud y toda la documentación que se anexe a la misma deben presentarse en idioma español.

En caso de presentarse en un idioma diferente, dichos documentos deben estar acompañados de su respectiva traducción oficial al español. Así mismo, los documentos a que se refieren los subnumerales 2.2.2. y 2.2.3. deben cumplir con las formalidades previstas en la ley para la validez de documentos otorgados en el exterior, es decir, estar debidamente legalizados.

2.3. RÉGIMEN DE INSCRIPCIÓN PARA LOS MIEMBROS DE LLOYD'S.

Para efectos de la inscripción de Lloyd´s en el RAIMAT, se requiere que su consejo de administración presente solicitud escrita, acompañada de la siguiente documentación:

2.3.1. Original o copia del documento expedido por una agencia calificadora de riesgo de las señaladas en el subnumeral 3.4 del presente Capítulo, en el cual conste que la entidad posee una calificación equivalente como mínimo a alguna de las establecidas en ese numeral. Dicha calificación no puede corresponder a una fecha anterior a 12 meses de la solicitud de inscripción.

2.3.2. Copia del documento mediante el cual se formaliza la cadena de seguridad.

2.3.3. Lista de los sindicatos miembros de Lloyd´s.

Los sindicatos no requerirán inscripción individual.

La documentación otorgada en inglés debe estar acompañada de su respectiva traducción oficial al español.

Adicionalmente deberán tenerse en cuenta en lo pertinente las instrucciones establecidas en los subnumerales 2.1, 3.1, 3.2 y 3.3 del presente Capítulo.

2.4. NEGACIÓN DE LA SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN.

Atendiendo el propósito y la finalidad del RAIMAT, la SFC puede negar las solicitudes de inscripción de aquellas entidades aseguradoras del exterior cuya calidad e idoneidad queden desvirtuadas con motivo del análisis de la información que provenga de la solicitud de inscripción o de otra fuente adicional.

Con base en el procedimiento y las reglas aplicables para la evaluación de las solicitudes establecidas en el numeral 2 del presente Capítulo, la Superintendencia decidirá si acepta o no inscribir en el RAIMAT a una entidad aseguradora del exterior. Dicha inscripción se otorgará con una vigencia indefinida siempre que se cumplan y mantengan actualizados los requisitos indicados en los subnumerales 2.2 y 2.3 del presente Capítulo, para cada caso, y sin perjuicio de la facultad de la SFC para suspender o cancelar dicha inscripción.

3. REGLAS PARTICULARES DE OPERACIÓN DEL REGISTRO.

3.1. REMISIÓN PERIÓDICA DE INFORMACIÓN.

Dentro de los 2 primeros meses de cada año calendario, la entidad aseguradora del exterior inscrita en el RAIMAT debe remitir a la SFC copia del certificado expedido por la autoridad que la supervisa en el país donde ésta tiene su domicilio principal, en el que se acredite la información de que trata el subnumeral 2.2.3 del presente Capítulo.

Así mismo, dentro del mismo período, la entidad aseguradora del exterior debe demostrar que mantiene la solvencia patrimonial y el patrimonio requerido para operar los ramos a explotar, en los términos señalados en el subnumeral 2.2.4 del presente Capítulo, para lo cual debe presentar los estados financieros auditados correspondientes al último ejercicio.

Adicionalmente, la entidad aseguradora del exterior debe aportar dentro del mismo periodo, el documento original o copia del mismo en el que se acredite la vigencia o la revisión de la calificación otorgada por alguna de las agencias calificadoras internacionales consideradas elegibles por la SFC, cuando haya lugar a la presentación de este documento, según lo dispuesto en los subnumerales 2.2.5 y 2.3.1 del presente Capítulo.

En el evento que durante el año calendario la calificación de la entidad aseguradora del exterior sea modificada, se debe remitir a la SFC, dentro de los 30 días corrientes a la fecha en que se produjo tal circunstancia, original o copia legalizada del respectivo documento que la acredite.

Asimismo, debe remitir una actualización de los intermediarios autorizados para comercializar sus productos en Colombia en los términos del subnumeral 2.2.7 del presente Capítulo.

De igual forma, la entidad aseguradora del exterior debe mantener actualizado el RAIMAT con la información relativa a su nombre, domicilio principal, datos de ubicación, representantes y apoderados, reportando oportunamente los cambios que se efectúen.

Adicionalmente, las entidades aseguradoras del exterior inscritas en el RAIMAT deben remitir con fines estadísticos, dentro de los 2 primeros meses de cada año calendario, la información del valor de las primas que emitieron y de los siniestros que pagaron en Colombia durante el año calendario inmediatamente anterior. Esta información deberá reportarse en dólares americanos.

La remisión periódica de la información a que se refiere el presente numeral, así como su actualización, puede ser remitida directamente por la entidad aseguradora del exterior o a través de un apoderado en los términos del subnumeral 2.1 del presente Capítulo.

3.2. SUSPENSIÓN Y CANCELACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN.

La SFC podrá suspender la inscripción de la respectiva entidad aseguradora del exterior cuando no remita la información completa a que se refiere el subnumeral 3.1 del presente Capítulo dentro de los plazos establecidos o en el evento en que no atienda algún requerimiento de información efectuado por esta Superintendencia.

En este caso, se solicitarán las explicaciones correspondientes y las evaluará. De existir causal justificativa se dará un plazo para subsanar o corregir la deficiencia la cual, una vez efectuada, dará lugar al restablecimiento de la inscripción.

La SFC procederá a cancelar el registro en una de las siguientes situaciones:

3.2.1. Cuando, una vez suspendido el registro de la entidad aseguradora, la misma no responda a la solicitud de explicaciones en relación con la no remisión de información dentro del plazo otorgado.

3.2.2. Cuando las explicaciones remitidas no contengan una justificación suficiente frente a la no remisión de información en los plazos otorgados para ello.

3.2.3. Cuando no se subsanen o corrijan las deficiencias que dieron origen a la suspensión dentro del plazo otorgado.

3.2.4. Cuando la entidad inscrita se encuentre en cualquiera de las siguientes situaciones: aviso de cesación de pagos, declaratoria de quiebra, intervención judicial o administrativa, causal de disolución, acuerdo de acreedores, insolvencia, proceso concursal de cualquier naturaleza o figuras equivalentes, de conformidad con la legislación del país de su domicilio principal.

3.2.5. A petición de la entidad aseguradora del exterior, caso en el cual la SFC informará de tal circunstancia en el acto administrativo respectivo.

3.2.6. Por decisión debidamente motivada por la SFC en eventos distintos a los anteriormente mencionados, previa solicitud de explicaciones.

Una vez cancelado el registro de una entidad aseguradora del exterior en el RAIMAT, se requerirá la presentación de una nueva solicitud de inscripción por parte de ésta, en los términos establecidos en el numeral 2 de este Capítulo, para que sea registrada nuevamente en el RAIMAT, y en consecuencia, pueda ofrecer en el territorio colombiano, directamente o a través de sus intermediarios autorizados, los seguros asociados al transporte marítimo internacional, la aviación comercial internacional y, el lanzamiento y transporte espacial (incluyendo satélites) que amparen los riesgos vinculados a las mercancías objeto de transporte, el vehículo que transporte las mercancías y la responsabilidad civil que pueda derivarse de los mismos, así como seguros que amparen mercancías en tránsito internacional.

3.3. PUBLICIDAD DEL REGISTRO Y SU CONTENIDO.

La inscripción de una entidad aseguradora del exterior en el RAIMAT, así como la suspensión y cancelación de la inscripción en el mismo, se informa al público en general por la SFC, mediante publicación que se hará a través de la página web de esta Superintendencia.

Por el mismo medio, la SFC publicará y actualizará en forma permanente la lista de entidades aseguradoras del exterior inscritas en dicho registro y los intermediarios de seguros autorizados por éstas para la comercialización de sus productos en Colombia. Así mismo, publicará aquellas entidades aseguradoras cuya inscripción haya sido suspendida o cancelada.

El RAIMAT y la documentación que sirve de sustento a dicho registro son de carácter público, y tendrá acceso a ellos cualquier persona, a efectos de realizar una adecuada evaluación de la calidad, idoneidad, experiencia y profesionalismo de las entidades aseguradoras del exterior.

3.4. AGENCIAS CALIFICADORAS DE RIESGO ADMISIBLES PARA LA INSCRIPCIÓN Y CALIFICACIONES MÍNIMAS ADMISIBLES.

Para los efectos de la inscripción en el RAIMAT, se considerarán admisibles las calificaciones internacionales de fortaleza financiera vigentes, que no tengan más de 12 meses de antigüedad realizadas por las siguientes agencias y calificaciones:

Agencia calificadora	Calificación mínima admisible
Standard & Poor´s	BBB-
A.M. Best	B+
Fitch	BBB-
Moody's	Baa3

La SFC evaluará las razones de interés general que se invoquen al momento de solicitar la inscripción de una entidad aseguradora del exterior que cuente con calificación “pi”.

En el evento de existir varias calificaciones vigentes sobre la entidad se debe tener en cuenta, para el cumplimiento de este requisito, la de mayor riesgo.

TÍTULO III.

COMPETENCIA Y PROTECCIÓN DEL CONSUMIDOR FINANCIERO.

CAPÍTULO I.

ACCESO E INFORMACIÓN AL CONSUMIDOR FINANCIERO.

1. LIBRE COMPETENCIA, PRÁCTICAS RESTRICTIVAS Y COMPETENCIA DESLEAL.

1.1. ACCESO A LOS SERVICIOS DE LAS ENTIDADES VIGILADAS.

El art. 333 de la Constitución Nacional consagra el derecho a la libre competencia como un derecho de todos que supone responsabilidades para los participantes, competiendo al Estado velar porque dentro de los objetivos de eficiencia de los mercados se logre una adecuada protección de los consumidores y se garantice la libre contratación de bienes y servicios por parte de éstos.

Gran parte de las actividades desarrolladas por las entidades vigiladas incluyen el ofrecimiento y distribución de una diversidad de productos y servicios con alcance en distintos ámbitos dentro del sistema financiero, asegurador y del mercado de valores.

En desarrollo de lo anterior, se considera pertinente recordar a las entidades vigiladas la prohibición de realizar actos, acuerdos o convenios entre sí, o adoptar decisiones de asociaciones empresariales y prácticas concertadas, que directa o indirectamente tengan por objeto o como efecto impedir, restringir o falsear el juego de la libre competencia dentro de los sistemas financiero, asegurador, previsional o del mercado de valores, o cualquier acto que constituya un abuso de posición dominante, así como celebrar pactos que tengan como propósito excluir a la competencia del acceso al mercado o a los canales de distribución del mismo.

Como consecuencia de una política de libre competencia en los sistemas vigilados, los clientes y usuarios de los mismos deben contar con la posibilidad de obtener en el mercado diversas alternativas de inversión o de consumo, de suerte que como lo señala el numeral 1 del art. 97 del EOSF en concordancia con el art. 3 de la Ley 1328 de 2009, puedan acceder en un contexto de absoluta transparencia a los productos o servicios financieros, a través de elementos de juicio claros y objetivos, escoger las mejores opciones del mercado y poder tomar decisiones informadas. En el mismo sentido, las entidades vigiladas deben abstenerse de abusar de su posición dominante (art. 3 y 7 de la Ley 1328 de 2009) y evitar incurrir en prácticas que impidan injustificadamente el acceso a los productos y servicios ofrecidos, procurando promover el acceso a los mismos a la población de menores recursos y de la micro, pequeña y mediana empresa.

Así, si bien corresponde a las entidades vigiladas definir los segmentos de mercado en los cuales desarrollan su actividad, una vez definidos éstos, el acceso a los servicios que prestan no puede ser discriminatorio, desigual, negado o suspendido injustificadamente. Cuando la prestación de un servicio no sea impuesta obligatoriamente por el régimen legal, la negativa para suministrarlo o su terminación unilateral debe basarse, en la evaluación de las condiciones objetivas del caso y los riesgos inherentes a las operaciones que se realizan o se realizarían con cada consumidor, de forma que la abstención de prestarlos esté plenamente justificada en criterios objetivos y razonables que deben ponerse en conocimiento del consumidor cuando éste lo solicite.

Los derechos aquí resaltados conforme a la normatividad vigente encuentran protección, en primera instancia, dentro las mismas instituciones mediante la adopción de los mecanismos que los garanticen, a través de diversas reglas como las señaladas en materia de información de precios y tarifas de los productos y servicios, la institución del Sistema de Atención al Consumidor (SAC) y la figura del defensor del cliente, entre otros.

Adicionalmente, dicha protección también se ampara desde el Estado, en distintas instancias. En efecto, a esta Superintendencia en desarrollo del objetivo que le compete de velar porque las entidades sometidas a su vigilancia no incurran en prácticas comerciales restrictivas del libre mercado y desarrollen su actividad con sujeción a las reglas y prácticas de la buena fe comercial, se le han definido obligaciones, tales como, la de realizar publicaciones comparativas de las tarifas cobradas por cada una de las entidades financieras y aseguradoras respecto de los servicios y productos ofrecidos y se le ha dotado de facultades jurisdiccionales para la resolución de determinadas reclamaciones, en adición a las facultades generales que como autoridad administrativa ha tenido de tiempo atrás. Con el mismo propósito, se le otorgó al Gobierno Nacional la facultad para definir topes a las tarifas cobradas por determinados servicios cuando se establezca la no existencia de suficiente competencia en el mercado relevante correspondiente.

Por otra parte, a partir de la expedición de la Ley 1340 de 2009, la Superintendencia de Industria y Comercio –SIC- fue definida como autoridad única de competencia, correspondiéndole por tanto realizar las investigaciones e imponer las sanciones por infracción a las disposiciones sobre protección de la competencia. Igual facultad tiene frente a la normativa contenida en la Ley 256 de 1996 y demás disposiciones complementarias, prohibitivas de los actos o hechos contrarios a la buena fe comercial que tiendan a establecer competencia desleal para con los participantes dentro del sistema financiero, asegurador o previsional. Lo anterior, entendiendo que las prohibiciones indicadas se aplican a todas las entidades vigiladas, a las agremiaciones o asociaciones de ellas y, en general, a cualquier persona natural o jurídica cuya participación pueda afectar el funcionamiento de los mercados correspondientes.

En todo caso, tratándose de instituciones sometidas al control y vigilancia de esta Superintendencia, la autoridad de competencia debe dar aviso de la investigación, según lo dispone el art. 8 de la citada ley.

No obstante, la precitada normativa en materia de fusiones e integraciones de instituciones financieras, consagró una excepción al conocimiento privativo de la autoridad única de competencia, para el caso de las entidades vigiladas por la SFC, quien mantiene la facultad de conocer y decidir sobre la procedencia de dichas operaciones. Ello sin perjuicio de que, según lo dispone el art. 9 de la Ley 1340 de 2009, previa a la adopción de la decisión correspondiente se solicite el análisis de la SIC sobre el efecto de dichas operaciones en la libre competencia, quien podrá sugerir, de ser el caso, condicionamientos tendientes a asegurar la preservación de la competencia efectiva en el mercado.

1.2. PROTECCIÓN A LA LIBRE CONCURRENCIA DE OFERENTES PARA LA CONTRATACIÓN DE PÓLIZAS DE SEGURO EN INSTITUCIONES FINANCIERAS POR CUENTA DE SUS DEUDORES.

1.2.1. Instituciones financieras tomadoras de seguros por cuenta de sus deudores en créditos diferentes a aquellos asociados a garantías hipotecarias o leasing habitacional

De conformidad con el numeral 2 del art. 100 del EOSF y en concordancia con el art. 2.36.2.1.1. del Decreto 2555 de 2010 las instituciones financieras que actúen como tomadoras de seguros, por cuenta de sus deudores, deben adoptar procedimientos de contratación que garanticen la libre concurrencia de oferentes, debiendo sujetar dichos procedimientos a los criterios de igualdad de acceso e información, objetividad en la selección de la entidad aseguradora, periodicidad y elección de la aseguradora por parte del deudor contemplados en el mencionado art. del Decreto 2555 de 2010.

<Inciso adicionado por la Circular 3 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> La información relacionada con el cumplimiento de dichos procedimientos de contratación, tales como los mecanismos de amplia difusión a través de los cuales se invitará a presentar propuestas a las entidades aseguradoras autorizadas para explotar el correspondiente ramo, la periodicidad con la cual se empleará dicho procedimiento, las actas que se elaboren, entre otra información, debe estar debidamente documentada en medios idóneos y verificables.  

<Subnumerales 1.2.2 y 1.2.3 originales eliminados por la Circular 3 de 2017>

<1.2.2> 1.2.4. Licitación de seguros asociados a créditos con garantía hipotecaria o leasing habitacional

En los eventos en que la institución financiera actúe como tomadora de los seguros asociados a créditos garantizados con hipotecas o a contratos de leasing habitacional por cuenta de sus deudores o locatarios, independientemente de que su exigencia sea legal o contractual, es obligatorio el cumplimiento del procedimiento de licitación, en los términos y condiciones contenidos en los arts. 2.36.2.2.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010, así como en las instrucciones impartidas en el presente subnumeral.

<1.2.2.1> 1.2.4.1. Aspectos generales

Los seguros licitados deben convenirse en forma colectiva, e incluir todos los inmuebles y deudores o locatarios, según sea el caso, respecto de los cuales las instituciones financieras no hayan recibido una póliza que cumpla con las características previstas en los respectivos pliegos de condiciones. Para tal efecto, debe tenerse en cuenta lo siguiente:

1.2.2.1.1  Segmentación: <Subnumeral modificado por la Circular 3 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Las instituciones financieras pueden segmentar su cartera cuando liciten los seguros asociados a la misma, siempre que existan criterios objetivos y razonables que tengan en cuenta la frecuencia y severidad de los siniestros. Para el efecto, dichas instituciones deben elaborar, de manera previa al inicio del proceso licitatorio, un documento que incluya los argumentos técnicos respecto de los criterios mediante los cuales realiza dicha segmentación, así como el resultado de la misma. La institución financiera deberá dejar soporte de este documento dentro del desarrollo del proceso licitatorio.

Sin perjuicio de lo anterior, las instituciones financieras deben tener en cuenta que la segmentación en ningún caso debe afectar la concurrencia en el proceso licitatorio, favoreciendo a una entidad particular, ni generar segmentos en los cuales se presente ausencia de cobertura por tratarse del (los) más riesgoso(s) respecto del seguro licitado.

En los eventos que se adelante segmentación de la cartera, la institución financiera puede decidir si realiza la adjudicación de los segmentos en el mismo proceso licitatorio o si adelanta procesos separados por segmentos.

1.2.2.1.2. Continuidad de la cobertura: <Subnumeral modificado por la Circular 3 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Las instituciones financieras deben tener en cuenta, en la definición de los plazos de sus procesos licitatorios, la necesidad de dar continuidad a las coberturas de los seguros correspondientes. Para el efecto, deben identificar los eventos en los cuales podría afectarse dicha continuidad, así como los mecanismos para reaccionar de manera inmediata ante tal situación, en especial cuando se trate de seguros obligatorios establecidos por ley, dando aplicación a lo previsto en el segundo párrafo de este subnumeral y en los subnumerales 1.2.2.1.3, 1.2.2.2.2.3.5 y 1.2.2.2.6.1 del presente capítulo, sujeto al cumplimiento de los presupuestos establecidos en cada una de estas disposiciones.

En el evento que al término de un contrato colectivo, bien sea por expiración de la vigencia contratada o por terminación anticipada, no hubiere sido posible dar inicio a la vigencia de un nuevo seguro, la institución financiera puede contratar con la entidad aseguradora correspondiente, es decir con la que tenga el contrato vigente, la prórroga de la cobertura, por una única vez por un plazo adicional.

Esta prórroga no puede exceder 90 días calendario, y debe evitar generar una situación más gravosa para el deudor o locatario asegurado, por lo cual, debe darse bajo las mismas condiciones del seguro inicialmente pactadas. Adicionalmente, cuando la prórroga se presente ante la expiración de la vigencia contratada y por causas imputables a la institución financiera, se puede incrementar la tasa sin que se afecte aquella cobrada al deudor o locatario asegurado.

1.2.2.1.3. Contratación directa: <Subnumeral modificado por la Circular 3 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando exista justificación jurídica y/o técnica las instituciones financieras pueden adelantar excepcionalmente la contratación directa de los seguros asociados a créditos garantizados con hipoteca o a contratos de leasing habitacional por cuenta de sus deudores o locatarios. Para el efecto, deben informar a esta Superintendencia, por lo menos 10 días calendario antes de proceder a adelantar la contratación directa. La vigencia de este contrato no puede exceder 90 días calendario.

1.2.2.2. Proceso licitatorio <Subnumeral modificado por la Circular 3 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> El proceso licitatorio que adelante cada institución financiera debe propender por la participación de por lo menos 2 entidades aseguradoras; en consecuencia, si en su desarrollo se evidencia que, bajo las condiciones establecidas en el pliego, solamente participa una entidad, la institución financiera debe comunicar dicha situación a esta Superintendencia, declarar desierta la licitación, e iniciar una nueva, ajustando los pliegos de condiciones y dando cumplimiento al subnumeral 1.2.2.2.6.1 del presente capítulo en materia de plazos. La segunda licitación realizada bajo estas condiciones puede adjudicarse aun cuando solo 1 entidad aseguradora participe en el proceso.

1.2.2.2.1. Inicio del proceso - Remisión de invitaciones <Subnumeral modificado por la Circular 3 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Las instituciones financieras deben dar inicio al proceso licitatorio por lo menos 90 días calendario antes de que expiren los contratos existentes. Para el efecto, la institución financiera debe remitir comunicación escrita, dirigida al representante legal de cada entidad aseguradora que tenga autorizado el ramo a licitar, informando la fecha de suministro del pliego de condiciones, la cual debe estar dentro de los 8 días calendario siguientes a la fecha en que se remitan las invitaciones, y el mecanismo para su retiro.

Esta invitación debe informar los requisitos de admisibilidad adicionales, establecidos en el pliego de condiciones de acuerdo con el subnumeral 1.2.2.2.2.1 del presente capítulo. Así mismo, la invitación debe informar el plazo para que las entidades aseguradoras que participen en el proceso de licitación formulen preguntas sobre el mismo, el cual será de 8 días calendario, los cuales se contarán a partir del día siguiente de la fecha establecida como el plazo máximo para retirar el pliego de condiciones.

En todo caso, la institución financiera correspondiente, al momento de remitir las comunicaciones escritas, debe publicar en un lugar destacado de su página web la invitación en comento y adicionalmente debe dar aviso a esta Superintendencia del inicio del proceso licitatorio, informando si hubo o no lugar a la segmentación de la cartera.

Las invitaciones se deben realizar de manera oportuna y completa a todas las entidades aseguradoras que tengan autorizado el ramo a licitar. Las instituciones financieras deberán dejar constancia del envío de las invitaciones en medios verificables.

1.2.2.2.2. Retiro del pliego de condiciones <Subnumeral modificado por la Circular 3 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades aseguradoras interesadas en participar en la respectiva licitación, que tengan una calificación de fortaleza financiera en los términos previstos en el art. 2.36.2.2.3 del Decreto 2555 de 2010, podrán retirar el pliego de condiciones que les será suministrado por la institución financiera de acuerdo con lo establecido en la invitación mencionada en el numeral anterior.

Pliego de condiciones: El pliego de condiciones deberá contener, además de lo previsto en el artículo 2.36.2.2.10 del Decreto 2555 de 2010, los aspectos que se mencionan a continuación, ninguno de los cuales puede direccionar la licitación, favoreciendo a una entidad en particular.

En el evento que se permita la participación de entidades aseguradoras a través de la figura de coaseguro, se debe establecer la forma en que las mismas deben cumplir los requisitos de admisibilidad y, en todo caso, las aseguradoras involucradas se entenderán como un mismo participante para efectos del proceso licitatorio.

Adicionalmente, cuando la institución financiera segmente la licitación de la cartera, en los términos del artículo 2.36.2.2.6 del Decreto 2555 de 2010, debe suministrar la información general relacionada con los criterios utilizados para dicha segmentación.

1.2.2.2.2.1. Requisitos de admisibilidad adicionales. <Subnumeral modificado por la Circular 3 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Las instituciones financieras pueden establecer requisitos de admisibilidad adicionales a los previstos en el artículo 2.36.2.2.3 del Decreto 2555, que atiendan criterios técnicos relacionados directamente con el seguro objeto de la licitación, en relación con:

1.2.2.2.2.1.1. Capacidad financiera y patrimonial: Requisitos que se asocian a la materialidad y riesgo implícito de la cartera sujeta a aseguramiento; por lo cual, los valores objetivos de los indicadores deben atender a las políticas internas de gestión del riesgo de cada entidad y deben quedar establecidos por las instituciones financieras en el documento de soporte de justificación técnica. Para el efecto, las instituciones financieras pueden requerir indicadores que den cuenta de la capacidad patrimonial y financiera de las entidades aseguradoras para asumir los riesgos, tales como: patrimonio técnico, patrimonio adecuado, reservas técnicas, nivel de endeudamiento y liquidez.

1.2.2.2.2.1.2. Experiencia y atención: Requisitos asociados a las características propias de los ramos de seguros a licitar y/o de la cartera sujeta a aseguramiento, tales como: historial de siniestralidad y la capacidad operativa para la atención de dichos eventos, entre otros. A este respecto, las instituciones financieras pueden incluir requerimientos específicos sobre la experiencia de las entidades aseguradoras en la atención de los siniestros objeto del seguro a ser contratado y la existencia de canales de atención en las regiones en las cuales se encuentren ubicados los riesgos asegurados, entre otros.

1.2.2.2.2.1.3. Reaseguro: Con base en la materialidad de la cartera, las instituciones financieras pueden establecer la obligación de contar con un reasegurador que respalde la operación, el cual debe encontrarse inscrito en el Registro de Reaseguradores y Corredores de Reaseguros del exterior (REACOEX).

Las instituciones financieras no podrán exigir en la licitación una modalidad específica de reaseguro, quedando a criterio de la entidad aseguradora la elección del esquema de reaseguro que mejor se adapte a sus políticas de retención de riesgos y al esquema de contratación de reaseguros, de conformidad con lo establecido en el subnumeral 1.6. de la Parte II, Título IV, Capítulo II de la presente Circular.

1.2.2.2.2.1.4. Las instituciones financieras que establezcan requisitos de admisibilidad adicionales en el pliego de condiciones, deben sustentarlos en un documento de soporte el cual debe contener las razones por las cuales dichos requisitos atienden criterios técnicos relacionados directamente con el seguro a licitar. Este documento hará parte del pliego de condiciones, de conformidad con lo establecido en el parágrafo 2 del artículo  2.36.2.2.3  del Decreto 2555 de 2010.

1.2.2.2.2.2. Seguros a licitar. <Subnumeral modificado por la Circular 3 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

El objeto de la licitación debe corresponder, como mínimo, a la selección de la entidad aseguradora que otorgue los amparos y asistencias que las instituciones financieras consideren necesarios bajo su política de riesgo y que, en consecuencia, son requisito para que se formalice la operación de crédito o leasing habitacional.

Así las cosas, las instituciones financieras pueden optar por licitar únicamente estos amparos y/o asistencias o incluir adicionales ofrecidos a través de anexos. En este último caso, cada deudor o locatario asegurado deberá tener la posibilidad de escoger si acepta o no estas coberturas y, en caso de aceptarlas, podrá desistir de las mismas en cualquier momento, previo aviso a la institución financiera, quien realizará la revocatoria respectiva ante la entidad aseguradora.

Lo anterior debe especificarse en el pliego de condiciones junto con la mención expresa que los amparos y/o asistencias adicionales ofrecidos a través de anexos no son obligatorios, por lo que estas coberturas sólo podrán ser cobradas cuando exista la autorización expresa del deudor.

En todo caso, el contenido definido por las instituciones financieras debe propender por la salvaguarda del interés asegurado del tomador y el asegurado en relación con el riesgo contratado. Adicionalmente, las instituciones financieras deben aclarar, en cada licitación, la vigencia a contratar, atendiendo a los siguientes criterios:

1.2.2.2.2.2.1. En los seguros de incendio y terremoto:

1.2.2.2.2.2.1.1. Coberturas: Sin perjuicio que de conformidad con la normatividad vigente son obligatorios los amparos de incendio y terremoto, teniendo en cuenta que por virtud del art. 2.36.2.2.1 del mencionado Decreto 2555 de 2010 se incluyen los seguros cuya exigencia es contractual, las instituciones financieras deben definir claramente los amparos y asistencias, bien sea en la póliza de seguro o como anexos a la misma, atendiendo a lo previsto en el subnumeral 1.2.2.2.2.2. del presente capítulo.

1.2.2.2.2.2.1.2. Exclusiones: Las instituciones financieras pueden limitar el establecimiento de determinadas exclusiones de cobertura, para lo cual deben tomar en consideración su análisis del riesgo asegurado y las prácticas comunes del mercado.

1.2.2.2.2.2.1.3. Definición del valor: Las instituciones financieras pueden definir el criterio con base en el cual se liquide el valor a pagar por la entidad aseguradora en caso de siniestro, teniendo en cuenta el valor comercial y la parte destructible del inmueble, incluyendo o no el valor del terreno.

1.2.2.2.2.2.2. En los demás seguros, los requerimientos particulares deben tener por objeto dar atención adecuada a los deudores o locatarios asegurados, ajustándose a su análisis del riesgo asegurado y a las prácticas comunes del mercado.

1.2.2.2.2.3. Procedimientos relacionados con el proceso licitatorio

1.2.2.2.2.3.1. Las instituciones financieras deben establecer claramente los plazos para las diferentes etapas del proceso de licitación, teniendo en cuenta las instrucciones contenidas en el presente capítulo. Así mismo, las instituciones financieras deben establecer las reglas que consideren necesarias para cada etapa del proceso licitatorio, adicionales a las aquí previstas y en el Título 2 del Libro 36 de la Parte 2 del Decreto  2555 de 2010.

1.2.2.2.2.3.2. Las instituciones financieras que, de acuerdo con el subnumeral 1.2.2.2.2.1 del presente capítulo, hayan establecido requisitos de admisibilidad adicionales, deben establecer los mecanismos para su verificación, teniendo en cuenta que la misma debe realizarse entre la entrega de los pliegos de condiciones y la entrega de la información necesaria para presentar posturas. En consecuencia, deben establecer la forma en la cual las entidades aseguradoras deben acreditar su cumplimiento, el momento del proceso en el que se realiza la verificación y la formalidad correspondiente, con el fin de determinar cuáles son las entidades aseguradoras participantes en el proceso licitatorio.

1.2.2.2.2.3.3. Para proteger la reserva de la información suministrada por las instituciones financieras a las entidades aseguradoras, se pueden establecer mecanismos de protección de la confidencialidad de las bases de datos correspondientes, adicionales a los acuerdos de los que trata el parágrafo del art. 2.36.2.2.4 del Decreto 2555 de 2010.

1.2.2.2.2.3.4. Las instituciones financieras pueden establecer las causales, requisitos y formalidades asociadas a la terminación anticipada del contrato celebrado con la entidad aseguradora adjudicataria de la licitación.

1.2.2.2.2.3.5. Las instituciones financieras pueden prever que, ante eventos de terminación anticipada del contrato, se celebre uno nuevo con el segundo mejor postor de la respectiva licitación, siempre que la misma se produzca dentro de los 3 meses siguientes a la adjudicación.

1.2.2.2.2.4. Obligaciones contractuales

Las instituciones financieras deben incluir obligaciones para la prestación del servicio durante la vigencia del contrato, que en ningún caso pueden ser consideradas como requisitos de admisibilidad.

Ahora bien, teniendo en cuenta que, de conformidad con el art. 2.36.2.2.9 del Decreto 2555 de 2010, el pliego de condiciones es una oferta de contrato y la presentación de la postura implica la celebración del contrato condicionada a que no se presente mejor postura, el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones señaladas a continuación es un incumplimiento del contrato celebrado entre la institución financiera licitante y la entidad aseguradora adjudicataria.

Dentro de las obligaciones contractuales que deben definirse en el pliego de condiciones se encuentran, por lo menos, las relacionadas con:

1.2.2.2.2.4.1. Estándares de atención, servicio y oportunidad requeridos para la entidad tomadora y el consumidor financiero (por ejemplo, declaración del siniestro, plazos máximos de atención en caso de siniestro, características y forma de suministro de información al deudor o locatario asegurado).

1.2.2.2.2.4.2. Condiciones tecnológicas para el intercambio de información relacionada con los seguros contratados, bajo condiciones de seguridad tendientes a garantizar su integridad y confidencialidad.

1.2.2.2.2.4.3. Condiciones de pago y recaudo de la prima, incluyendo la forma de reporte de incumplimientos en el pago de las primas por parte de los deudores o locatarios asegurados cuando la institución financiera no realiza el recaudo.

1.2.2.2.2.4.4.  Condiciones de vinculación para nuevos suscriptores (deudores o locatarios antiguos que optan por suscribir esta póliza colectiva, o nuevos deudores o locatarios).

1.2.2.2.2.4.5. Mecanismos de desvinculación para aquellos suscriptores que opten por renunciar a esta póliza colectiva y contratar una póliza por su propia cuenta.

1.2.2.2.2.4.6. En caso que lo consideren necesario, las instituciones financieras pueden exigir pólizas de seguro adicionales a la de seriedad de la oferta, requerida por virtud del parágrafo del art. 2.36.2.2.15 del Decreto 2555, que garanticen la relación entre la institución financiera y la entidad aseguradora.

1.2.2.2.2.4.7. Con el fin de dar mayor claridad a las entidades aseguradoras participantes en el proceso licitatorio sobre el alcance de su contenido, las instituciones financieras deben incluir un glosario de términos utilizados en el pliego de condiciones.

1.2.2.2.2.4.8. La elaboración y entrega de un informe que la entidad aseguradora adjudicataria debe entregar a la institución financiera, por lo menos al finalizar el contrato respectivo, en el que se incluya la información que se recaude durante la vigencia de los seguros y aquella asociada a la siniestralidad. Los parámetros mínimos del informe deben establecerse por la institución financiera, atendiendo a las restricciones asociadas a la protección de datos personales de conformidad con la normatividad vigente. Este informe debe suministrarse por la institución financiera a las entidades aseguradoras participantes en los procesos licitatorios que adelante durante los 5 años siguientes al respectivo informe. Las instituciones financieras deben prever la entrega de informes parciales, dentro de los cuales se encuentra, por lo menos, el necesario para adelantar la licitación durante la vigencia del contrato.

1.2.2.2.2.5. Costo del recaudo: La entidad financiera deberá sustentar en el pliego de condiciones la información relativa al costo del servicio del recaudo de la prima de seguro licitado, conforme a lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 2.36.2.2.10. del Decreto 2555 de 2010.

La aseguradora adjudicataria podrá contratar a un tercero para llevar a cabo el recaudo, caso en el cual la entidad financiera deberá proveer a este tercero la información necesaria sobre los deudores para recaudar las primas.

1.2.2.2.2.3. Procedimientos relacionados con el proceso licitatorio <Denominación modificada y reenumerado por la Circular 3 de 2017>

<1.2.2.2.2.3.1> 1.2.4.2.2.3.1. Las instituciones financieras deben establecer claramente los plazos para las diferentes etapas del proceso de licitación, teniendo en cuenta las instrucciones contenidas en el presente Capítulo. Así mismo, las instituciones financieras deben establecer las reglas que consideren necesarias para cada etapa del proceso licitatorio, adicionales a las aquí previstas y en el Título 2 del Libro 36 de la Parte 2 del Decreto número 2555 de 2010.

<1.2.2.2.2.3.2> 1.2.4.2.2.3.2. Las instituciones financieras que, de acuerdo con el subnumeral <1.2.2.2.2.1.> 1.2.4.2.2.1 del presente Capítulo, hayan establecido requisitos de admisibilidad adicionales, deben establecer los mecanismos para su verificación, teniendo en cuenta que la misma debe realizarse entre la entrega de los pliegos de condiciones y la entrega de la información necesaria para presentar posturas.  En consecuencia, deben establecer la forma en la cual las entidades aseguradoras deben acreditar su cumplimiento, el momento del proceso en el que se realiza la verificación y la formalidad correspondiente, con el fin de determinar cuáles son las entidades aseguradoras participantes en el proceso licitatorio.

<1.2.2.2.2.3.3> 1.2.4.2.2.3.3. Para proteger la reserva de la información suministrada por las instituciones financieras a las entidades aseguradoras, se pueden establecer mecanismos de protección de la confidencialidad de las bases de datos correspondientes, adicionales a los acuerdos de los que trata el parágrafo del art. 2.36.2.2.4 del Decreto 2555.

<1.2.2.2.2.3.4> 1.2.4.2.2.3.4. Las instituciones financieras pueden establecer las causales, requisitos y formalidades asociadas a la terminación anticipada del contrato celebrado con la entidad aseguradora adjudicataria de la licitación.

<1.2.2.2.2.3.5> 1.2.4.2.2.3.5. Las instituciones financieras pueden prever que, ante eventos de terminación anticipada del contrato, se celebre uno nuevo con el segundo mejor postor de la respectiva licitación, siempre que la misma se produzca dentro de los 3 meses siguientes a la adjudicación.

<1.2.2.2.2.4.> 1.2.4.2.2.4. Obligaciones contractuales

Las instituciones financieras deben incluir obligaciones para la prestación del servicio durante la vigencia del contrato, que en ningún caso pueden ser consideradas como requisitos de admisibilidad.

Ahora bien, teniendo en cuenta que, de conformidad con el art. 2.36.2.2.9 del Decreto 2555 de 2010, el pliego de condiciones es una oferta de contrato y la presentación de la postura implica la celebración del contrato condicionada a que no se presente mejor postura, el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones señaladas a continuación es un incumplimiento del contrato celebrado entre la institución financiera licitante y la entidad aseguradora adjudicataria.

Dentro de las obligaciones contractuales que deben definirse en el pliego de condiciones se encuentran, por lo menos, las relacionadas con:

<1.2.2.2.2.4.1.> 1.2.4.2.2.4.1. Estándares de atención, servicio y oportunidad requeridos para la entidad tomadora y el consumidor financiero (por ejemplo, declaración del siniestro, plazos máximos de atención en caso de siniestro, características y forma de suministro de información al deudor o locatario asegurado).

<1.2.2.2.2.4.2.> 1.2.4.2.2.4.2. Condiciones tecnológicas para el intercambio de información relacionada con los seguros contratados, bajo condiciones de seguridad tendientes a garantizar su integridad y confidencialidad.

<1.2.2.2.2.4.3.> 1.2.4.2.2.4.3. Condiciones de pago y recaudo de la prima, incluyendo la forma de reporte de incumplimientos en el pago de las primas por parte de los deudores o locatarios asegurados cuando la institución financiera no realiza el recaudo.

<1.2.2.2.2.4.3.> 1.2.4.2.2.4.4. Condiciones de vinculación para nuevos suscriptores (deudores o locatarios antiguos que optan por suscribir esta póliza colectiva, o nuevos deudores o locatarios).

<1.2.2.2.2.4.5.> 1.2.4.2.2.4.5. Mecanismos de desvinculación para aquellos suscriptores que opten por renunciar a esta póliza colectiva y contratar una póliza por su propia cuenta.

<1.2.2.2.2.4.6.> 1.2.4.2.2.4.6. En caso que lo consideren necesario, las instituciones financieras pueden exigir pólizas de seguro adicionales a la de seriedad de la oferta, requerida por virtud del parágrafo del art. 2.36.2.2.15 del Decreto 2555, que garanticen la relación entre la institución financiera y la entidad aseguradora.

<1.2.2.2.2.4.7> 1.2.4.2.2.4.7. Con el fin de dar mayor claridad a las entidades aseguradoras participantes en el proceso licitatorio sobre el alcance de su contenido, las instituciones financieras deben incluir un glosario de términos utilizados en el pliego de condiciones.

<1.2.2.2.2.4.8> 1.2.4.2.2.4.8. La elaboración y entrega de un informe que la entidad aseguradora adjudicataria debe entregar a la institución financiera, por lo menos al finalizar el contrato respectivo, en el que se incluya la información que se recaude durante la vigencia de los seguros y aquella asociada a la siniestralidad. Los parámetros mínimos del informe deben establecerse por la institución financiera, atendiendo a las restricciones asociadas a la protección de datos personales de conformidad con la normatividad vigente. Este informe debe suministrarse por la institución financiera a las entidades aseguradoras participantes en los procesos licitatorios que adelante durante los 5 años siguientes al respectivo informe. Las instituciones financieras deben prever la entrega de informes parciales, dentro de los cuales se encuentra, por lo menos, el necesario para adelantar la licitación durante la vigencia del contrato.

1.2.2.2.2.5. Costo del recaudo: <Subnumeral adicionado por la Circular 3 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> La entidad financiera deberá sustentar en el pliego de condiciones la información relativa al costo del servicio del recaudo de la prima de seguro licitado, conforme a lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 2.36.2.2.10. del Decreto 2555 de 2010.

La aseguradora adjudicataria podrá contratar a un tercero para llevar a cabo el recaudo, caso en el cual la entidad financiera deberá proveer a este tercero la información necesaria sobre los deudores para recaudar las primas.

1.2.2.2.3. Estudio y modificación del pliego de condiciones <Subnumeral modificado por la Circular 3 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Vencido el término de 8 días calendario para la formulación de preguntas por parte de las entidades aseguradores que retiren el pliego de condiciones de la licitación, de que trata el párrafo segundo del numeral 1.2.2.2.1. del presente Capítulo, la institución financiera debe dar respuesta a las preguntas formuladas y realizar los ajustes que resulten pertinentes al pliego de condiciones, para lo cual cuenta con un plazo máximo de 8 días calendario. Al día siguiente, la institución financiera debe publicar en un lugar destacado de su página web las preguntas y respuestas, así como el pliego de condiciones modificado, si hubo lugar a ello.

1.2.2.2.4. Validación de los requisitos de admisibilidad. <Subnumeral adicionado por la Circular 3 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Dentro de los 8 días calendario, siguientes de haberse realizado la publicación a que se refiere el subnumeral anterior, las entidades aseguradoras deben proporcionar la documentación necesaria para demostrar el cumplimiento de los requisitos de admisibilidad incluidos en el pliego de condiciones.

La institución financiera tendrá un plazo máximo de 8 días calendario, contados a partir del día siguiente al vencimiento del plazo establecido para la recepción de la documentación mencionada, para evaluar el cumplimiento de los referidos requisitos de admisibilidad.

El día siguiente del vencimiento del término anterior, la institución financiera debe comunicar por escrito a las aseguradoras que incumplan con los requisitos de admisibilidad, explicando las razones de dicho incumplimiento. Las entidades aseguradoras que sean informadas del incumplimiento de los requisitos de admisibilidad, tendrán por una única vez, un plazo de 8 días calendario contados a partir del día siguiente del envío de la comunicación respectiva, para sanear las inconformidades que les fueron comunicadas si ello es posible.

Vencido este plazo, la institución financiera contará con un plazo máximo de 10 días calendario para pronunciarse de forma definitiva respecto de las entidades aseguradoras que cumplen o no con los requisitos de admisibilidad, para lo cual deberá comunicar por escrito esta situación a todas las entidades aseguradoras participantes en el proceso licitatorio.

Respecto de las entidades aseguradoras que cumplen con los requisitos de admisibilidad adicionales, la institución financiera deberá suministrar en la respectiva comunicación, la información suficiente para que puedan presentar una postura informada, la cual debe incluir como mínimo lo establecido en el subnumeral 1.2.2.2.5.1. del presente capítulo.

1.2.2.2.5. Presentación de posturas. <Subnumeral modificado por la Circular 3 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades aseguradoras deben presentar sus posturas dentro del plazo establecido por la institución financiera en el pliego de condiciones, el cual debe ser máximo de 29 días calendario contados a partir del día siguiente de la fecha en que la institución financiera entregue la información a que hace referencia el inciso final del subnumeral 1.2.2.2.4. del presente capítulo.

La postura debe presentarse en sobre cerrado, en los términos del art. 2.36.2.2.15 y el parágrafo 1 del art. 2.36.2.2.16 del Decreto 2555 de 2010. En el evento que se presenten tarifas diferenciales por rangos se debe calcular la tasa total con el promedio ponderado del valor asegurado de la cartera actual, con base en la información suministrada para presentar la postura.

Por su parte, en el evento que se hayan solicitado coberturas o asistencias adicionales como anexo, el precio para determinar el adjudicatario es el de las coberturas y asistencias que se encuentran dentro de la póliza de seguro, de acuerdo con lo definido de conformidad con el subnumeral 1.2.2.2.2.2. del presente capítulo.

Toda vez que la tasa de la prima que se incluya en la postura no es modificable durante la vigencia del contrato, de conformidad con el parágrafo 4 del mencionado art. 2.36.2.2.16, esta restricción se entiende aplicable a la tasa de cada rango, en los eventos en los cuales haya tarifas por rangos, y también a la que corresponda a los anexos, en caso que se prevean.

Para la presentación de una postura se deberá cumplir con lo establecido en el parágrafo del artículo 2.36.2.2.15 del Decreto 2555 de 2010.

1.2.2.2.5.1. Información necesaria para presentar posturas

1.2.2.2.5.1.1. General:

1.2.2.2.5.1.1.1. Sobre el seguro vigente: información relacionada con el seguro colectivo vigente al momento de iniciar la licitación, como es el caso de la vigencia de los contratos y la siniestralidad durante la vigencia del mismo (incluyendo la cantidad y monto de reclamaciones avisadas, pagadas o no, entre otros). Así mismo, el informe mencionado en el subnumeral 1.2.2.2.2.4.8. del presente capítulo.

1.2.2.2.5.1.1.2. Sobre la cartera: información relativa al valor máximo de las operaciones de crédito hipotecario y leasing habitacional que celebre, así como la edad máxima de los potenciales deudores o locatarios nuevos, de acuerdo con sus políticas de riesgo y atendiendo al objeto de amparo de los seguros licitados. Así mismo, se debe informar la tasa de crecimiento anual que ha tenido la cartera hipotecaria y de leasing habitacional en los 5 años anteriores a la realización de la licitación.

1.2.2.2.5.1.2. Según el seguro contratado:

1.2.2.2.5.1.2.1. Para el seguro de incendio y terremoto: información relativa al inmueble (valor asegurable, dirección, número de pisos, rango de construcción y uso) y al crédito hipotecario o leasing habitacional (terminación del contrato respectivo). Para entender adecuadamente el contenido y alcance de estas variables se deben tener en cuenta las definiciones previstas en la tabla y el instructivo correspondientes al Formato 506 (Proforma F.3000-87), anexos al Título IV de la Parte II de esta Circular.

1.2.2.2.5.1.2.2. Para los demás seguros relacionados con el inmueble: atendiendo al seguro a licitar, por lo menos, se debe entregar información básica relativa al bien (valor asegurable) y al crédito hipotecario o leasing habitacional (terminación del contrato respectivo).

1.2.2.2.5.1.2.3. Para los seguros relacionados con el deudor o locatario: información estadística de los deudores o locatarios asegurados y sus contratos (rangos de edad, género, plazo promedio de los contratos), cantidad de deudores o locatarios, y valor asegurado por rango.

1.2.2.2.6. Adjudicación. <Subnumeral modificado por la Circular 3 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

1.2.2.2.6.1. Audiencia pública

La audiencia pública de adjudicación de la licitación, a la que se refiere el art. 2.36.2.2.16 del Decreto 2555 de 2010, debe celebrarse el mismo día del vencimiento del plazo para la presentación de posturas, en las condiciones establecidas en el referido artículo.

En el evento que no se presenten posturas en una licitación o éstas no se ajusten a los pliegos de condiciones, la institución financiera debe declarar desierta la licitación e informar a esta Superintendencia que debe iniciar un nuevo proceso. La invitación a esta nueva licitación debe remitirse en un plazo no superior a los 15 días calendario siguientes a la declaratoria desierta de la licitación.

Para la nueva licitación, las instituciones financieras, en los nuevos pliegos de condiciones, pueden reducir los plazos de referencia contemplados en el presente capítulo, siempre que no se afecte el cumplimiento de las distintas etapas de la licitación y teniendo en cuenta lo previsto en el subnumeral 1.2.2.1.2. del presente capítulo, en materia de continuidad de la cobertura.

1.2.2.2.7. Cierre del proceso licitatorio. <Subnumeral adicionado por la Circular 3 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Una vez adjudicada la licitación, y a más tardar al día siguiente a la misma, la institución financiera debe publicar los resultados y el acta respectiva en un lugar visible de su página web y enviará comunicación en el mismo sentido a la SFC. Así mismo, debe informar a los deudores correspondientes a través del medio en que recibe regularmente sus extractos o estados de cuenta del producto al que se asocia el seguro, o por el medio que éste haya autorizado con anterioridad, el resultado de la licitación, indicando el nombre de la aseguradora y el cambio de la tasa de prima del seguro; así como el derecho que tienen de escoger otra aseguradora en los términos del art. 2.36.2.2.5. del Decreto 2555 de 2010.

1.2.2.3 Publicaciones relacionadas con el proceso licitatorio. <Subnumeral modificado por la Circular 3 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Las publicaciones relacionadas con la licitación, realizadas por la institución financiera en su página web en atención a lo previsto en el presente subnumeral 1.2.2. y en el Título 2 del Libro 36 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, deben mantenerse, por lo menos, desde el inicio del proceso licitatorio hasta el inicio de la cobertura de los seguros licitados, y estar disponibles para el público en general durante dicho periodo.

Una vez la institución financiera reciba de la entidad aseguradora las pólizas derivadas de una nueva licitación, debe remitir al deudor o locatario, dentro de los 15 días hábiles siguientes, una copia de la póliza respectiva junto con un documento que contenga la información básica acerca del seguro contratado, los sujetos (aseguradora, tomador, asegurado, beneficiario), las condiciones de la póliza (vigencia, valor asegurado tanto por seguro de daños como por el seguro de vida deudores, las coberturas básicas y adicionales, exclusiones, deducibles), y el procedimiento de reclamación en eventos de siniestro parcial o total. Este documento debe entregarse al deudor o locatario junto con los extractos del crédito, por el medio que tenga autorizado para el efecto.

Adicionalmente, de conformidad con lo previsto en los arts. 2.36.2.2.8 y 2.36.2.2.17 del Decreto 2555 de 2010, las instituciones financieras deben mantener publicados en su página web, al menos durante la vigencia del contrato respectivo, los términos y condiciones completos del seguro tomado, copia física de los cuales debe entregarse al deudor o locatario en caso que lo solicite y un cuadro comparativo que dé cuenta de las ofertas recibidas de las aseguradoras que incluya las tasas de prima ofrecidas, el costo del recaudo, el pliego de condiciones y las preguntas y respuestas al mismo. Esta situación debe ser igualmente informada en el documento a que hace referencia el párrafo anterior, incluyendo la(s) dirección(es) electrónica(s) en la(s) cual(es) se pueden consultar los términos y condiciones correspondientes.

De otra parte, independientemente de las condiciones que se establezcan en el pliego de condiciones sobre la forma de pago y recaudo de la prima, por virtud de las licitaciones que se adelanten en cumplimiento de las presentes instrucciones, debe informarse al deudor o locatario asegurado en el extracto correspondiente, o en un anexo al mismo, la composición del valor pagado: prima comercial, costo de recaudo y comisión del corredor de seguros, cuando corresponda.

<Subnumeral eliminado por la Circular 3 de 2017>

<1.2.2.4> 1.2.4.2.5.2 Información a la entidad aseguradora adjudicataria

Con el fin de que se gestionen adecuadamente los riesgos, tanto de la institución financiera como de la entidad aseguradora, estas entidades deben colaborarse con el fin de obtener la información requerida de acuerdo a los riesgos asumidos durante la vigencia del contrato adjudicado. En lo que respecta a la información que la institución financiera debe suministrar a la entidad aseguradora adjudicataria debe incluirse, por lo menos, aquella entregada para presentar posturas, individualizada, actualizada periódicamente y referida a los riesgos asegurados.

Adicionalmente, siempre que la información relativa al tipo estructural, irregularidad de la planta, irregularidad de altura, daños previos, reparados y estructura reforzada del inmueble asegurado en el seguro de incendio y terremoto sea necesaria para la estimación de este riesgo, la entidad aseguradora adjudicataria puede solicitar a la institución financiera licitante esta información, sin perjuicio de que la obligación de contar con ella esté en cabeza de la entidad aseguradora. Para entender adecuadamente el contenido y alcance de estas variables se deben tener en cuenta las definiciones previstas en la tabla y el instructivo correspondientes al Formato 506 (Proforma F.3000-87), anexos al Título IV de la Parte II de esta Circular.

1.2.2.5. Aplicación preferente. <Subnumeral modificado por la Circular 3 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Las disposiciones contenidas en este subnumeral 1.2.2. tienen aplicación preferente respecto de otras instrucciones relacionadas de esta Circular, particularmente las contenidas en los subnumerales 1.2.1. , 1.2.5,  y 1.3 del presente capítulo. En todo caso, las instituciones financieras pueden aplicar las instrucciones aquí contenidas respecto de la contratación que adelanten cuando actúen como tomadoras de seguros diferentes a aquellos asociados a créditos con garantía hipotecaria o leasing habitacional por cuenta de sus consumidores financieros.

<1.2.3> 1.2.5. Previsiones especiales aplicables al procedimiento de contratación de pólizas adelantado por las sociedades administradoras de fondos de pensiones:

Sin perjuicio de la observancia de las instrucciones generales impartidas, en cuanto no pugnen con las directrices que se imparten a continuación, las sociedades administradoras de fondos de pensiones deben observar las siguientes condiciones:

<1.2.3.1> 1.2.5.1. Contenido de las Pólizas: Las pólizas de seguros que expidan las entidades aseguradoras de vida para amparar los riesgos de invalidez y sobrevivencia deben sujetarse a lo previsto en los subnumerales 3.2. y 3.3 del Cap. II Tit IV de la Parte II de esta Circular.

<1.2.3.2> 1.2.5.2. Publicidad de la aseguradora seleccionada: La publicidad de los montos de las primas, la indicación de la entidad aseguradora de vida seleccionada, el señalamiento del respectivo intermediario, si lo hubiere y el monto de sus comisiones, en su caso, puede efectuarse conjuntamente por la entidad aseguradora y la sociedad administradora de fondos de pensiones y se ha de sujetar a lo previsto en el literal f. del art. 1. y en el art. 4 del Decreto 718 de 1994. Dicha publicidad se hará dentro de los 10 días calendario siguientes a la adjudicación correspondiente y se remitirá copia de la respectiva publicación a esta entidad dentro de los 5 días calendario siguientes a su realización.

<1.2.3.3> 1.2.5.3. Información a la SFC

Las entidades financieras que actúen como tomadoras de seguros por cuenta de sus deudores deben informar a esta Superintendencia cada vez que vayan a proceder a la contratación de seguros indicando el procedimiento que se adopte. Para el caso de las sociedades administradoras de fondos de pensiones la oportunidad para la remisión de la información sobre los procedimientos se hará por lo menos con una antelación de 20 días calendario a la verificación de proceso de selección y las modificaciones que se introduzcan al mismo, deben informarse dentro de los 10 días calendario siguientes a la fecha en que se hayan adoptado.

1.3. PROTECCIÓN A LA LIBERTAD DE CONTRATACIÓN DE TOMADORES Y ASEGURADOS PARA PÓLIZAS DE SEGURO COMO SEGURIDADES ADICIONALES DE CRÉDITOS.

1.3.1. Créditos con garantía hipotecaria o leasing habitacional

1.3.1.1. Aspectos generales

Si bien el numeral 1 del art. 101 del EOSF exige la existencia de un seguro de incendio o terremoto sobre bienes inmuebles hipotecados, no dispone que la entidad vigilada sea la que contrate este seguro, de manera que, aun existiendo la posibilidad que la institución financiera contrate el seguro cuando el deudor descuide en mantener la garantía debidamente protegida, el deudor siempre conserva la facultad de tomar las pólizas de manera independiente. En concordancia con esta disposición, el art. 2.36.2.2.5 del Decreto 2555 de 2010 reitera que aun existiendo la posibilidad de que la entidad financiera promueva la contratación de seguros colectivos, en todos los casos el deudor o el locatario asegurado puede contratar con otra aseguradora siempre que las condiciones del seguro sean, cuando menos, iguales a aquellas plasmadas en el pliego de condiciones de licitación a que se refiere el subnumeral 1.2.4. de este Capítulo.

1.3.1.2. Admisibilidad del seguro como garantía adicional del crédito

La institución financiera que actúe como tomadora de los seguros de que trata el presente subnumeral no puede rechazar pólizas que cumplan con las condiciones establecidas en el pliego de condiciones de licitación a que se ha hecho referencia, ni puede establecer cargo alguno por la revisión o aceptación de una póliza.

De cualquier manera, en el evento de un rechazo de la garantía por no cumplir con los requisitos establecidos, la institución financiera debe proceder de conformidad con lo previsto en el mencionado art. 2.36.2.2.5.

1.3.1.3. Deber de información

Las instituciones financieras que celebren operaciones de créditos con garantía hipotecaria o leasing habitacional que conlleven la necesidad, legal o contractual, de contar con pólizas de seguro como seguridades adicionales, deben disponer lo necesario, en materia de la transparencia en sus operaciones, para que sus deudores o locatarios asegurados puedan ejercer eficazmente la libertad que les otorga la ley y que corresponde proteger a esta Superintendencia. Para el efecto, deben cumplir con las publicaciones requeridas en el proceso de licitación al que se refiere el subnumeral 1.2.4 del presente Capítulo.

1.3.2 Otros créditos

1.3.2.1. Aspectos generales

El numeral 2 del art. 100 del EOSF contempla la libertad de contratación de seguros y la libertad de elección de aseguradora e intermediario como un derecho en favor de tomadores y asegurados. Por su parte, el art. 2.36.2.1.1 del Decreto 2555 de 2010 reitera dicha posibilidad para que el deudor asegurado elija a su arbitrio la aseguradora que en su caso cubrirá su riesgo.

1.3.2.2. Admisibilidad del seguro como seguridad adicional del crédito

Dado que los seguros representan para las instituciones financieras una seguridad adicional de los créditos que otorgan, es razonable que tales instituciones señalen unas exigencias mínimas para que las pólizas presentadas por los deudores estén adecuadas a esta finalidad.

En tal sentido, las pólizas no pueden rechazarse exclusivamente sobre la base de que existe un seguro contratado por la institución financiera.

Como desarrollo de lo anterior, la posición asumida por las instituciones financieras cuando el deudor, en uso de su libertad de contratación, escoge una aseguradora y presenta una póliza de seguro diferente de la que la entidad crediticia ha contratado por cuenta de terceros, debe ceñirse a la verificación de dos aspectos: (i) los requisitos que tendría que cumplir la compañía de seguros que expide la póliza de seguro y (ii) el contenido del contrato de seguro en particular, así:

1.3.2.2.1. Respecto de la entidad aseguradora que expide la póliza de seguro: no pueden exigir condiciones más gravosas que los requisitos y cualidades que fueron exigidos a las aseguradoras invitadas a participar en el proceso que adelanten acorde con lo señalado en el art. 2.36.2.1.1 del Decreto 2555 de 2010 y deben efectuar una verificación objetiva de tales requisitos, para que los mismos sean relevantes y aplicables a cualquier compañía, de tal suerte que, en principio, sería admisible la contratación con cualquier compañía de seguros que se encuentre autorizada para operar el ramo correspondiente y cumpla con las normas de funcionamiento que, para el efecto, señala la SFC.

Si la compañía de seguros que suscribe el contrato sometido a consideración cumple con los requisitos exigidos y las normas de regulación prudencial para el desarrollo de su actividad, la póliza de seguro no puede ser objeto de rechazo por parte del acreedor, so pretexto de exigir idénticas calidades y condiciones a las que contiene su proceso licitatorio.

1.3.2.2.2. A efecto de evaluar los requisitos que deben reunir las pólizas de seguros presentadas por el deudor, debe tenerse en cuenta que el valor y/o riesgo asegurados deben encontrarse ajustados a lo dispuesto en la ley, especialmente lo consagrado en el numeral 2 del art. 120 del EOSF, es decir que, tratándose de seguros de vida del deudor, dicho valor no puede exceder el del saldo insoluto del crédito.

Para efectos de evaluar si la póliza de seguro cumple, más allá de lo indicado en el párrafo anterior, con las condiciones para ser considerada como una seguridad adicional que le brinde confianza a la entidad financiera acreedora,, se deben aplicar criterios de admisibilidad circunscritos a que la póliza presentada tenga un valor, establecido con base en criterios técnicos y objetivos, que sea suficiente para cubrir el monto de la obligación ante el evento dañoso, y que la misma ofrezca un respaldo jurídicamente eficaz para obtener el pago de su obligación en caso de siniestro.

Estos criterios aplicables, de conformidad con el art. 2.1.2.1.3 del Decreto 2555 de 2010, a cupos individuales de crédito, definen la admisibilidad de las garantías y contienen elementos de juicio que considera suficientemente rigurosos para esos efectos. Así, sin que pueda entenderse que para las pólizas de seguro, constituidas como seguridades adicionales de un crédito, son aplicables las disposiciones contenidas en el decreto indicado o que las entidades vigiladas se encuentran ante la posibilidad de sustraerse a la obligación de obtener dichas garantías cuando se hayan contratado los seguros relacionados, esta Superintendencia acoge los mismos criterios para ser aplicables a la admisibilidad de pólizas presentadas como seguridad adicional por parte de los deudores.

De conformidad con lo anotado, la exigencia de requisitos adicionales a los señalados en los párrafos anteriores, a efecto de la admisibilidad de las pólizas como seguridades adicionales de créditos, se constituiría claramente en la imposición de condiciones exorbitantes no permitidas, según se indica en el literal e. del art. 7 de la Ley 1328 de 2009.

1.3.2.3. Instrucciones para la aceptación y rechazo de pólizas

Cualquier argumento que no guarde relación con la suficiencia o la eficacia del respaldo jurídico, se entiende como una negativa no justificada y, por tanto, el contrato de seguro no puede ser objeto de rechazo por parte de las instituciones financieras. De la misma forma, el rechazo no puede estar sustentado en la negativa a la inclusión de cláusulas que, por su carácter exorbitante, puedan afectar el equilibrio del contrato o dar lugar a un abuso de posición dominante, como lo señala el citado literal e. del art. 7 de la Ley 1328 de 2009.

En todo caso, corresponde a la institución crediticia, en desarrollo del deber de información, contenido en el numeral 1 del art. 97 del EOSF, sustentar la causal de rechazo dentro de los términos señalados e indicar las razones por las cuales considera que la póliza de seguro, que le es sometida a consideración por el deudor, no cumple con los requisitos exigidos para tal efecto. La falta de justificación también puede vulnerar el principio de libertad de contratación que se encuentra consagrado en el inciso segundo del numeral 2 del art. 100 del EOSF.

1.3.2.4. Deber de información y manuales de procedimiento

Las entidades vigiladas que otorguen créditos que conlleven la necesidad, legal o contractual, de contar con seguridades adicionales constituidas por seguros, deben disponer lo necesario, en materia de la transparencia en sus operaciones, para que sus deudores asegurados puedan ejercer eficazmente la libertad que les otorga la ley y que corresponde proteger a esta Superintendencia.

Así, para la debida ilustración al deudor, las entidades vigiladas deben informarle por escrito sobre las posibilidades con que cuenta para acreditar la seguridad adicional que constituye el seguro y las condiciones de aceptación o rechazo de las pólizas que presente. En el mismo sentido, cuando el deudor opte por su adhesión como asegurado a la póliza tomada por la entidad de crédito, esta debe suministrarle información sobre los requisitos y el procedimiento para el perfeccionamiento de su inclusión. Para tal efecto, deben establecerse mecanismos expeditos, objetivos y claros, que consten en los correspondientes manuales de procedimiento y que permanezcan a disposición de esta Superintendencia en la respectiva sede social de la entidad vigilada.

1.3.2.5. Elementos justificativos del rechazo

Con fundamento en lo antes reseñado, pueden tenerse en cuenta por parte de las entidades crediticias, para efectos del rechazo de las pólizas de seguros que presenten sus deudores, aplicables en lo pertinente, los siguientes aspectos:

1.3.2.5.1. Que el valor y/o riesgo asegurados no se encuentren ajustados a lo dispuesto en la ley.

1.3.2.5.2. No ser designado el acreedor como beneficiario del seguro a título oneroso.

1.3.2.5.3. No preverse la posibilidad de que la institución crediticia pague el monto de la prima del seguro para evitar su terminación automática.

1.3.2.5.4. No contemplarse el aviso previo a la institución crediticia sobre la revocatoria o terminación del seguro, a efecto de que el establecimiento de crédito pueda ejercer la facultad que consagra el numeral 3 del art. 101 del EOSF.

1.3.2.5.5. No contemplarse, cuando sea aplicable, la obligación del tomador de mantener actualizados los valores asegurados.

1.3.2.5.6. No establecerse la vigencia de la póliza durante toda la duración del crédito, siendo aceptable el establecimiento de vigencias inferiores con renovaciones sucesivas y mecanismos que garanticen la continuidad de la garantía.

1.3.2.5.7. No existir un adecuado respaldo de reaseguradores de primera línea, debidamente inscritos en el registro que lleva la SFC o autorizados de acuerdo a la ley para ejercer su actividad en el territorio nacional.

Sólo para los casos de seguros de incendio y terremoto se puede solicitar información respecto de los reaseguradores. En tal caso, se debe solicitar directamente al asegurador, sin que pueda exigirse su presentación más de una vez durante la vigencia de los respectivos contratos de reaseguro.

Asimismo, la información que se solicite respecto de la compañía sólo puede exigirse directamente a ésta una vez durante cada vigencia y la entidad crediticia no puede solicitarla respecto de un deudor asegurado si fue acreditada con anterioridad en relación con otro deudor dentro de los 6 meses precedentes.

1.3.2.5.8. Cualquiera otra circunstancia que pueda entenderse claramente sustentada en la carencia de la suficiencia y el respaldo jurídico eficaz que debe tener la póliza presentada, debidamente contemplada y tramitada según el respectivo manual y previa argumentación del establecimiento de crédito. Lo anterior, sin que el rechazo de la póliza se pueda estructurar bajo la exigencia de condiciones exorbitantes o restrinja la libertad de tomadores y asegurados, como se señala en el literal e. del art. 7 de la Ley 1328 de 2009 y numeral 2 del art.100 del EOSF.

1.4. REGLAS ESPECIALES PARA LA APERTURA DE CUENTAS PARA EL MANEJO DE LOS RECURSOS DE LAS CAMPAÑAS POLÍTICAS.  <Numeral modificado por la Circular 32 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

1.4.1. <Inciso modificado por la Circular 17 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Conforme a lo establecido en el subnumeral 1.1. del presente Capítulo, las entidades vigiladas deben abstenerse de abusar de su posición contractual y evitar incurrir en prácticas que, conforme a causales subjetivas, impidan el acceso a los productos y servicios ofrecidos. Adicionalmente, las entidades vigiladas deben establecer los requisitos para la apertura de cuentas únicas para el manejo de los recursos de campañas electorales las cuales deben atender las reglas contenidas en el subnumeral 4.2.2.2.1.7. del Capítulo IV Título IV Parte I de la CBJ relacionadas con el SARLAFT, deben fijarse conforme a los principios de igualdad y proporcionalidad y ser de conocimiento de sus funcionarios.

La anterior información debe ser publicada en un lugar visible y de fácil acceso en la página web de la entidad, referenciando el marco normativo aplicable al otorgamiento de este tipo de cuentas. En adición a lo anterior, las entidades deben publicar en su página web, el modelo de contrato de cuenta única para el manejo de los recursos de campañas electorales para que sea de conocimiento del consumidor financiero.

En concordancia con esta disposición, tratándose de la apertura de la cuenta única para el manejo de los recursos de las campañas políticas a que se refiere el artículo 25 de la Ley 1475 de 2011, las entidades deben evitar la solicitud de requisitos excesivos o desproporcionados, y cuentan un plazo máximo de 5 días hábiles para pronunciarse de forma definitiva respecto de la solicitud de apertura de la referida cuenta.

1.4.2 <Numeral adicionado por la Circular 28 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades vigiladas deben mantener a disposición de esta Superintendencia y del Consejo Nacional Electoral la siguiente información respecto de las solicitudes de apertura de cuentas únicas para el manejo de los recursos de las campañas electorales: i) la fecha de la solicitud de apertura de la cuenta única, ii) fecha en la que el solicitante cumplió con la entrega de la totalidad de la documentación requerida por la entidad vigilada y en caso de que el solicitante no haya aportado la documentación necesaria, señalarlo de manera expresa, iii) la identificación y nombre del solicitante, y iv) la decisión adoptada por la entidad vigilada respecto de dicha solicitud. Adicionalmente, en caso de que la entidad vigilada niegue la solicitud, se deberá incluir la causal objetiva que fundamentó la decisión.

1.4.3. <Numeral adicionado por la Circular 28 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades vigiladas deben disponer de un canal especial de atención al público a través del cual se tramiten y resuelvan las inquietudes y consultas relacionadas con la apertura de cuentas únicas. En adición a lo anterior, las entidades vigiladas deben publicar, en un lugar visible y de fácil acceso en su página web y en su red de oficinas, la información clara y actualizada sobre este canal y la forma como operará el mismo.

1.5. MEDIDAS PREVENTIVAS PARA EL MANEJO LOS RECURSOS PÚBLICOS A TRAVÉS DE CANALES TRANSACCIONALES POR PARTE DE LOS ENTES TERRITORIALES Y EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO (ESE). <Numeral adicionado por la Circular 21 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Con el propósito de fortalecer la gestión del riesgo operativo asociado al manejo de las cuentas de los Entes Territoriales y de las Empresas Sociales del Estado (ESE) es necesario que los Establecimientos de Crédito suministren información a los alcaldes, gobernadores y gerentes públicos, y a los demás funcionarios que se encuentren autorizados para manejar los recursos públicos en las mencionadas cuentas, sobre las características y condiciones de los productos y servicios contratados, las funciones de los aplicativos de las entidades (perfiles de usuarios, opciones de consulta, etc.). Así mismo deberán informar acerca de los requisitos de seguridad implementados para la realización de operaciones de consulta, pagos y trasferencias entre otras, en particular los siguientes.

1.5.1. Procedimientos definidos para registrar las direcciones IP fijas desde las cuales operaran, cuando ello sea posible.

1.5.2. Mecanismos de autenticación fuerte (OTP, Biometría, certificados digitales, entre otros) ofrecidos por el establecimiento de crédito para la realización de operaciones.

1.5.3. Opciones dispuestas en el portal transaccional para administrar las cuentas de recursos públicos con el fin de implementar una estricta segregación de funciones que garantice la independencia entre los funcionaros que registran las operaciones los que las autorizan.

1.5.4 Políticas establecidas para la administración de usuarios y claves (contraseñas).

1.5.5. Procedimientos definidos para la personalización efectiva de las condiciones para la realización de las operaciones financieras (montos, cantidad, horarios -días y horas hábiles-, entre otros).

1.5.6. Procedimientos y mecanismos para registrar oportunamente el cambio de los números telefónicos o correos electrónicos donde se notifican las operaciones realizadas.

1.5.7. Canales y mecanismos establecidos para alertar las operaciones desconocidas y para presentar las quejas o reclamaciones sobre las operaciones repudiadas.

1.5.8. Capacitación que se debe impartir a los funcionarios encargados de realizar las operaciones sobre las medidas de seguridad que deben acoger.

1.5.9. Medidas que se deben adoptar sobre los equipos donde se realizan las operaciones, después de identificar transacciones no autorizadas.

En adición, tratándose de cambios de administración y procesos de empalme entre las Entidades Territoriales y las Empresas Sociales del Estado (ESE) y las administraciones salientes, los Establecimientos de Crédito deben adoptar como mínimo las siguientes medidas:

1.5.10. Suministrar toda la información requerida por la Entidad Territorial y la ESE para la conciliación de la totalidad de las cuentas.

1.5.11. Establecer medidas que ayuden a evitar inconvenientes operativos en el uso de los recursos públicos derivados del proceso de transición, por ejemplo, por el cambio de firmas y bloqueo de usuarios. Las medidas deben ser previamente informadas a la Entidad Territorial y ESE.

1.5.12. Revisar y, si es necesario, ajustar los procedimientos internos para los trámites de apertura, cancelación, cambio de firmas de cuentas de ahorro o corrientes o de administradores de estas, establecidos para el manejo de los recursos propios y especiales, con el fin de mantener el adecuado registro y control de las cuentas.

1.5.13. Optimizar los mecanismos de monitoreo de transacciones inusuales.

1.5.14. Capacitar a los nuevos administradores de las cuentas sobre los productos, canales y los mecanismos de seguridad para la protección de los recursos.

1.6. CUENTAS BANCARIAS Y OPERACIONES EN EFECTIVO RELACIONADAS CON LA LEY 1908 DE 2018. <Numeral adicionado por la Circular 22 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

1.6.1. Las personas que gozan de libertad condicional o cualquier otro mecanismo sustitutivo de la pena privativa de la libertad por los delitos establecidos en el artículo 30A de la Ley 1908 de 2018 expedida para fortalecer la investigación y judicialización de organizaciones criminales, deben manejar sus recursos a través de una cuenta bancaria única. Esta limitación incluye la prohibición de manejar recursos de liquidez a través de otros productos financieros distintos a esta cuenta bancaria.

De acuerdo con lo dispuesto en el parágrafo 2 del artículo 30A de la Ley 1908 de 2018 y en concordancia con lo establecido en el subnumeral 1.1. del presente Capítulo, el acceso a este producto financiero no puede ser discriminatorio, desigual, negado o suspendido injustificadamente y la negativa para suministrarlo o su terminación unilateral debe basarse en la evaluación de las condiciones objetivas del caso y los riesgos inherentes a las operaciones que se realizan o se realizarían con cada consumidor, de forma que la abstención de prestarlos esté plenamente justificada en criterios objetivos y razonables que deben ponerse en conocimiento del consumidor cuando éste lo solicite

1.6.2. Los establecimientos de crédito en sus procesos de vinculación y actualización de datos deberán requerir al cliente o potencial cliente la información que estimen necesaria para determinar si se encuentra incurso en la restricción para la apertura de cuentas bancaria y la realización de operaciones en efectivo establecida en el artículo 30A de la ley 1908 de 2018, para lo cual deberá incluir este requerimiento en sus políticas de conocimiento del cliente, y dado el caso efectuar las parametrizaciones necesarias a que haya lugar para limitar las operaciones en efectivo a 10 smmlv conforme con lo dispuesto a la ley.

1.6.3. Las entidades vigiladas previa autorización del consumidor financiero y una vez informadas por este o validada por otros medios disponibles la condición de estar sujeto a la restricción para la apertura de cuentas bancarias y realización de operaciones en efectivo, consultarán la(s) central(es) de información para verificar que no existan otras cuentas a su nombre. De verificarse la existencia de más de una cuenta a nombre del consumidor financiero procederá a su cierre en cumplimiento de la ley.

2. PROGRAMAS PUBLICITARIOS.

De conformidad con el literal c. del numeral 2 del art. 326 del EOSF y con el art. 2.36.10.1.1 del Decreto 2555 de 2010, los programas publicitarios de las entidades vigiladas se deben sujetar a las siguientes reglas:

2.1. CONDICIONES BÁSICAS DE LOS TEXTOS PUBLICITARIOS.

Los textos e imágenes que se utilicen en las campañas publicitarias, deben observar cuando menos las siguientes condiciones generales:

2.1.1. Cuando en los textos publicitarios desee incluirse información financiera, contable o estadística, deben utilizarse exclusivamente las cifras históricas, salvo aquellas que por su carácter sean variables, v.gr. las del total de depósitos captados, el patrimonio, los activos, número de clientes, indicadores financieros, volumen de las operaciones o la rentabilidad de los portafolios administrados, entre otros, cuya utilización publicitaria debe efectuarse identificando claramente el período al cual corresponden.

2.1.2. Los mensajes publicitarios no pueden ser contrarios a la buena fe comercial, ni pueden tender a establecer competencia desleal en los términos de la Ley 256 de 1996.

2.1.3. En la difusión de programas publicitarios debe aludirse a la circunstancia de ser una entidad vigilada por la SFC. Tratándose de mensajes publicitarios divulgados en medios escritos, deben seguirse los parámetros contenidos en el anexo 1 del presente Capítulo.

2.1.4. En la publicidad debe utilizarse la denominación o razón social completa de la entidad o su sigla, tal como aparece en sus estatutos sociales, acompañada siempre de la denominación genérica de la entidad (banco, corporación financiera, compañía de financiamiento, sociedad comisionista de bolsa de valores, compañía seguros, etc.).

2.1.5. En la difusión de la publicidad compartida con entidades no vigiladas por esta Superintendencia, el nombre, logo, símbolo o sigla de la entidad vigilada deberá estar ubicado en la parte inferior izquierda contigua a la anotación indicada en subnumeral 2.1.3. y el de la marca compartida en el lado contrario guardando siempre el tamaño, proporción e igualdad con el de la institución financiera.

En el caso de los plásticos de las tarjetas de crédito o débito, tendrán que compartir en todo su conjunto, los nombres, razones sociales o logotipos en igualdad de proporciones, tamaños y espesores de las letras.

2.1.6. Cuando en el momento de la difusión se detecte un error o equivocación en un texto publicitario o en una publicación que contenga cifras o datos financieros, la entidad vigilada debe rectificarla por el mismo medio, aclarando el error presentado, sin necesidad de que medie orden particular y expresa de esta Superintendencia y sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar.

2.2. PRÁCTICAS PROHIBIDAS.

La imagen institucional o las características jurídicas, económicas o financieras de los productos o servicios que se pretenda promover deben ser ciertas y comprobables, guardando total acuerdo con la realidad financiera, jurídica y técnica de la entidad o del servicio promovido, de tal manera que en todo momento la entidad se encuentre en capacidad de cumplir con los ofrecimientos que realiza a través de los medios publicitarios.

En tal sentido, se entienden prohibidas prácticas como las siguientes:

2.2.1. Ponderar un producto de manera tal que sus bondades o características sean contrarias a la realidad.

2.2.2. Ofrecer condiciones o coberturas de seguros más allá de las contenidas expresamente en las pólizas respectivas o en los títulos de capitalización.

2.2.3. Presentar o apoyar la solidez de los servicios o productos en aspectos ajenos al verdadero sustento técnico, jurídico o económico de la publicidad, como sucedería cuando tal calidad se base en afirmaciones tales como "conglomerado X" "contamos con el respaldo de los mayores accionistas", entre otras. No obstante, se permite a las filiales que utilicen junto a su razón social la indicación de ser filial de XX (nombre de la matriz).

2.2.4. Utilizar, sin perjuicio de lo establecido en el subnumeral 2.2.2, afirmaciones que permitan deducir como definitivas situaciones que en realidad responden a fenómenos coyunturales, transitorios o variables en relación con el mercado financiero.

2.2.5. Utilizar o insinuar, ponderaciones o superlativos abstractos que no reflejen una situación exacta, como sucedería con expresiones tales como “somos los primeros”, “los mejores”, “el indicado”, entre otras, sin decir en qué, en relación con qué o con quiénes.

2.2.6. Hacer referencia a que la entidad se encuentra inscrita en un fondo de garantías sin estarlo.

2.2.7. Hacer referencia a que una acreencia se encuentra amparada por un seguro de depósito sin estarlo.

2.2.8 En el caso de las cooperativas vigiladas por esta Superintendencia, señalar que cuentan con el seguro de depósito del Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas cuando éste se encuentra suspendido.

2.2.9. En el caso de las cooperativas vigiladas por esta Superintendencia, usar el rótulo publicitario que señale la circunstancia de encontrarse bajo la órbita de competencia de la SFC dando a entender que tal vigilancia supone una seguridad total sobre la solvencia y solidez de la entidad, pues estos factores se encuentran reflejados en los estados financieros.

2.2.10. En el caso de las cooperativas vigiladas por esta Superintendencia, utilizar marcas, leyendas o propaganda comercial que induzcan o puedan inducir a error respecto de la naturaleza, el origen, los componentes, los usos, la forma de empleo, las características, las propiedades, la calidad e idoneidad o la calidad de los bienes o servicios ofrecidos.

2.3. RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN GENERAL.

Se entienden autorizadas, de acuerdo con lo previsto en el numeral 1 del art. 99 del EOSF, las campañas publicitarias que adelanten las entidades vigiladas bajo las siguientes condiciones:

2.3.1. Campañas institucionales: se entienden autorizadas las campañas institucionales, es decir, aquellas que proyectan una impresión favorable sobre el nombre, la imagen o la reputación de una entidad, para consolidarse en el medio, fundamentándose en valores de carácter ético, cívico, cultural o social, como serían, v.gr. las campañas ecológicas, las que exaltan la protección de los recursos energéticos o las que promueven la conservación de los valores culturales y familiares, entre otras.

2.3.2. Campañas publicitarias no institucionales: las restantes campañas publicitarias, como lo son todos aquellos mensajes publicitarios difundidos por cualquier medio de comunicación (tales como televisión, radio, prensa, internet, correo directo, envío de cupones o entregas a clientes, terceros, o cualquier otro medio escrito, visual u oral), orientadas a difundir los productos o servicios que estén facultadas para ofrecer las entidades vigiladas, ya sea de manera masiva o no, se entienden autorizadas siempre que durante su divulgación las entidades vigiladas cumplan los siguientes requisitos:

2.3.2.1. No encontrarse la entidad en situación de quebranto patrimonial en los términos del art. 457 del C.Cio en concordancia con el art. 114 y el literal d. del numeral 5 del art. 326 del EOSF, ni sometida a vigilancia especial u otra medida de carácter preventivo de similar categoría.

2.3.2.2. Estar cumpliendo con las disposiciones que le sean aplicables sobre capitales mínimos y relaciones patrimoniales.

2.3.2.3. No haber sido la entidad o alguno de sus administradores sancionados por violación a normas legales o reglamentarias relacionadas con las campañas publicitarias adelantadas por la institución, durante los 6 meses anteriores a la fecha de lanzamiento del programa respectivo.

En todo caso, se entienden autorizadas las campañas no institucionales que hacen simple mención o referencia adicional al servicio, sin calificación o ponderación del mismo e igualmente los avisos que se limiten a informar la apertura, traslado y cierre de oficinas u otros canales de prestación de los servicios, así como aquellas en los cuales se dé noticia del resultado de eventos para los que estén facultadas las entidades vigiladas, tales como sorteos, rifas, entre otros.

2.3.3. Publicidad de los intermediarios de seguros y reaseguros: Sin perjuicio del cumplimiento de los anteriores requisitos, los intermediarios de seguros y reaseguros deben obtener previamente la autorización de la entidad aseguradora o capitalizadora cuando se adelante la publicidad de los productos que éstas ofrezcan. Dicha autorización debe adjuntarse a la información que deba ser remitida o mantenida a disposición de esta Superintendencia, según el caso.

2.3.4. Verificación posterior: Las entidades vigiladas que promuevan sus campañas publicitarias bajo el régimen de autorización general deben conservar los documentos que a continuación se describen, en la presidencia o secretaría general de la entidad o en el órgano que haga sus veces, a disposición de esta Superintendencia, para que ésta pueda ejercer el control correspondiente:

2.3.4.1. Todos los documentos y soportes que integren la publicidad, así como aquellos adicionales que permitan identificar los períodos previstos para su difusión, las condiciones y los medios de comunicación que se utilicen al efecto.

2.3.4.2. Comunicación suscrita por el presidente de la entidad o por cualquier otro directivo que ostente la representación legal de la misma, en la que claramente se pueda evidenciar que la institución verificó haber dado cumplimiento a todos los requisitos previstos para la difusión de campañas publicitarias bajo el régimen de autorización general y que se estableció la conformidad de la publicidad con la realidad económica y jurídica del servicio y de la entidad.

La SFC podrá ordenar la suspensión, en cualquier momento y sin previo aviso, de las campañas publicitarias que no se ajusten a lo prescrito para su difusión.

2.4. RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN INDIVIDUAL.

Las siguientes campañas publicitarias deben obtener de manera individual y previa la autorización de la SFC, para su difusión al público:

2.4.1. Las que no reúnan los requisitos previstos para la aplicación del régimen de autorización general.

2.4.2. Tratándose de entidades sometidas a vigilancia especial o que se encuentren adelantando programas de recuperación, saneamiento, adecuación de capital u otro similar, la SFC determinará, en cada caso, si requiere obtener de manera individual y previa autorización para la difusión de sus campañas publicitarias no institucionales.

Para obtener la autorización de esta entidad, debe remitirse con una antelación no menor a 15 días calendario el material publicitario que contenga los textos, imágenes y secuencias gráficas que llegarán al público (según el medio de comunicación a través del cual se pretenda adelantar), los cuales, una vez obtenida la aprobación correspondiente, pueden utilizarse indistintamente a través de los diversos medios, sin necesidad de nueva autorización, siempre que correspondan exactamente al proyecto autorizado.

2.4.3. Los programas o campañas publicitarias que adelanten las oficinas de representación de instituciones financieras, reaseguradoras y del mercado de valores del exterior y las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras que operen en desarrollo de un contrato de corresponsalía celebrado con instituciones del mercado de valores del exterior, en los términos del subnumeral 1.11 del Capítulo II, Título II de la Parte I de esta Circular.

En estos eventos, debe anotarse la inscripción: “Promoción y oferta de los negocios y servicios de la entidad financiera, reaseguradora o del mercado de valores del exterior (según el caso), representada en Colombia”.

2.4.4. Sin perjuicio del cumplimiento de las instrucciones generales en materia publicitaria, todos los programas o campañas publicitarias tendientes a promover el crédito hipotecario destinado a la financiación de vivienda o leasing habitacional deben remitirse a esta Superintendencia con no menos de 15 días hábiles a su utilización y divulgación.

2.5. PROGRAMAS PUBLICITARIOS ADELANTADOS POR LAS SOCIEDADES FIDUCIARIAS.

En las campañas publicitarias que adelantan las sociedades fiduciarias y sin perjuicio de la aplicación de lo dispuesto en los numerales precedentes en todo cuanto no resulte contrario a las instrucciones que a continuación se imparten, deben observarse las siguientes reglas:

2.5.1. Aspectos generales: Las campañas publicitarias orientadas a promover productos o servicios fiduciarios deben precisar el tipo de contrato mediante el cual ha de instrumentalizarse el respectivo negocio -fiducia mercantil o encargo fiduciario-, evitando el empleo de expresiones que induzcan al público a la convicción de que la entidad alcanzará el éxito en la gestión encomendada. En tal sentido, debe señalarse de manera fácilmente visible en los programas publicitarios que las obligaciones asumidas por estas entidades con ocasión de la celebración de contratos de fiduciarios tienen carácter de obligaciones de medio y no de resultado.

2.5.2. Condiciones para la publicidad de fiducia de inversión: La publicidad de la fiducia de inversión debe adicionalmente observar las siguientes condiciones:

2.5.2.1. Ningún programa publicitario orientado a promover la fiducia de inversión debe inducir a los usuarios a considerar erróneamente que invierten en el contrato fiduciario, toda vez que éste es apenas el medio a través del cual el fideicomitente se vincula con un fondo o proyecto específico de inversión.

2.5.2.2. Las entidades deben abstenerse de designar los contratos fiduciarios de inversión con apelativos tales como “certificados”, “cuenta”, “título” o cualquier otra expresión que pueda inducir al público a pensar equivocadamente que tales documentos constituyen activos financieros de renta fija o títulos de deuda.

2.5.2.3. Siempre que se desee publicar o divulgar, por cualquier medio, la tasa de rentabilidad obtenida por un fondo de inversión colectiva (FIC) deben observarse los siguientes lineamientos:

2.5.2.3.1. Debe hacerse referencia a la rentabilidad obtenida durante los 30 días calendario inmediatamente anteriores y expresarse en términos de rendimiento efectivo anual neto, independientemente de la posibilidad de expresar su equivalencia en tasas nominales.

2.5.2.3.2. Para calcular dicho rendimiento neto deben haberse deducido previamente todos los costos y gastos a cargo del fondo. Además se deducirá, para dicho cálculo, el porcentaje aplicado como comisión por concepto de la administración de los recursos del mismo. Cuando respecto de un mismo FIC se aplicaren distintas comisiones, se debe calcular para estos efectos la tasa de comisión promedio ponderada cobrada durante el período.

2.5.2.3.3. La información debe tener su fuente en los mismos datos que sirven de base para la elaboración del informe semanal estadístico conforme al formato que para el efecto señale la SFC.

2.5.2.3.4. Siempre que se mencione la rentabilidad obtenida por un FIC, debe destacarse que dicha rentabilidad no es necesariamente indicativa de futuros resultados.

2.5.2.3.5. Las entidades deben acreditar el cumplimiento de las exigencias antes enunciadas mediante la remisión a esta Superintendencia de una copia del aviso respectivo dentro de los 5 días hábiles siguientes a su publicación.

2.5.2.4. Tratándose de FIC respecto de los cuales la correspondiente sociedad no se encuentra obligada a garantizar un determinado resultado, debe mencionarse, igualmente, que la inversión efectuada conlleva el riesgo de pérdida, inclusive de la totalidad de la misma. Esta última aclaración debe incluirse en los reglamentos de los fondos respectivos.

2.6. PROGRAMAS PUBLICITARIOS ADELANTADOS POR LAS SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE PENSIONES Y DE CESANTÍA, ASÍ COMO DE LAS ENTIDADES ASEGURADORAS Y LAS SOCIEDADES FIDUCIARIAS, EN CUANTO LES SEAN APLICABLES.

Los programas o campañas publicitarias tendientes a promover la administración de recursos correspondientes a pensiones, y a divulgar las actividades que desarrollen conforme a la Ley 100 de 1993 relativa al Sistema General de Pensiones,- SGP- deben sujetarse al siguiente régimen de excepción:

2.6.1. Aspectos Generales: La publicidad relacionada con la administración de fondos de pensiones y/o de cesantías, debe sujetarse a las siguientes condiciones generales:

2.6.1.1. Sólo podrán adelantar programas publicitarios relacionados con la administración de recursos correspondientes a pensiones dentro del SGP de que trata la Ley 100 de 1993, las entidades administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida, así como las sociedades administradoras de fondos de pensiones y/o de cesantía cuando hayan sido expresamente autorizadas por esta Superintendencia para administrar un fondo de pensiones del régimen de ahorro individual con solidaridad –RAIS-.

2.6.1.2. Las entidades aseguradoras, las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía y las sociedades fiduciarias autorizadas por la SFC para administrar fondos de pensiones voluntarios, pueden realizar campañas publicitarias sobre los mismos, siempre y cuando efectúen de manera destacada la aclaración de que se trata de fondos de pensiones voluntarios y que, por lo tanto, son distintos de los fondos que prevé la Ley 100 de 1993.

2.6.1.3. Las entidades aseguradoras que cuenten con autorización para la explotación del ramo de seguro de pensiones, cuando adelanten campañas publicitarias deben advertir de manera destacada que se trata del seguro de un producto distinto a los fondos de pensiones voluntarios o de aquellos que prevé la Ley 100 de 1993.

2.6.2. <Numeral eliminado por la Circular 13 de 2017>

2.6.3. <Numeral eliminado por la Circular 13 de 2017>

2.6.2. 2.6.4. Publicación de la Rentabilidad: cuando se pretenda obtener autorización para publicar o divulgar, por cualquier medio, la rentabilidad obtenida en los fondos que administren las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía, deben observarse los siguientes lineamientos:

2.6.2.1. 2.6.4.1 Debe hacerse referencia a la rentabilidad obtenida durante el período inmediatamente anterior, esto es, dentro del lapso que señale el Gobierno Nacional para la obtención de la rentabilidad mínima, en términos de rendimiento efectivo anual neto, sin perjuicio de la posibilidad de expresar su equivalencia en tasas nominales.

2.6.2.2. 2.6.4.2 Para calcular dicho rendimiento neto deben haberse deducido previamente todos los costos y gastos a cargo del fondo.

2.6.2.3. 2.6.4.3 Siempre que se mencione la rentabilidad obtenida por un fondo de pensiones o de cesantía, debe destacarse que dicha rentabilidad no es necesariamente indicativa de futuros resultados.

2.6.2 2.6.4.4 Tratándose de fondos respecto de los cuales la correspondiente sociedad no se encuentra obligada a garantizar un determinado resultado, debe mencionarse, igualmente, que la inversión efectuada envuelve el riesgo de pérdida, inclusive de la totalidad de la misma. Esta última aclaración debe incluirse en los reglamentos de los fondos respectivos.

2.6.3. 2.6.5. Publicidad de servicios colaterales: las sociedades administradoras de fondos de pensiones y/o de cesantía, no pueden utilizar en sus textos publicitarios incentivos o beneficios sujetos a condición potestativa de parte de quien los otorga. Por tanto, para incluir en la publicidad dichos beneficios, éstos deben gozar de absoluta certeza, entendida como el hecho de que su otorgamiento o concesión sea consecuencia directa de la afiliación al fondo respectivo, circunstancia que debe estar suficientemente garantizada por la entidad que otorgaría el aludido beneficio.

En ningún caso los beneficios o incentivos ofrecidos podrán consistir en el otorgamiento directo o indirecto de créditos por parte de las entidades vigiladas.

2.7. INSTRUCCIONES RELATIVAS A LA DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE EL SEGURO DE DEPÓSITOS.

Las instituciones financieras a las que se refieren el art. 317 del EOSF y las cooperativas a que alude el art. 11 del Decreto Ley 2206 de 1998 y demás normas que los modifiquen, complementen o adicionen y que se encuentren sujetas al régimen de seguro de depósitos, cuyas acreencias estén amparadas por los mismos, deben informar a los consumidores financieros, a través de los mecanismos publicitarios que a continuación se indican, en forma previa y durante la vigencia de los contratos, lo siguiente:

2.7.1. A través de las páginas de Internet o mecanismos de similar cobertura

De acuerdo con lo dispuesto en el numeral III de los Anexos 2 y 3 del presente Capítulo la entidad, deberá indicar:

2.7.1.1. Si la entidad se encuentra inscrita en el Fogafín o en el Fogacoop.

2.7.1.2. Cuál es el objeto del seguro de depósitos.

2.7.1.3. Quiénes son los titulares de las acreencias amparadas por el seguro de depósitos.

2.7.1.4. Cuáles son los productos o acreencias amparadas por el seguro de depósitos.

2.7.1.5. Cuál es valor máximo asegurado cubierto por el seguro de depósitos.

2.7.1.6. Cuáles son los productos o acreencias ofrecidos o contratados, que no se encuentran amparados por el seguro de depósitos.

La publicidad que se divulgue a través del mecanismo mencionado en el presente subnumeral, debe ser cierta, suficiente, clara, oportuna y con caracteres destacados, de forma que le permita a los consumidores financieros conocer la información relativa a la existencia, características y funcionamiento del seguro de depósitos.

Las entidades vigiladas deben actualizar la información del seguro de depósitos señalada en el presente subnumeral y en los anexos 2 y 3 del presente Capítulo, en el evento en que existan modificaciones sobre las mismas, derivadas de una reglamentación posterior.

2.7.2. En los extractos de cada producto

Las instituciones deben incluir en los extractos de los productos que cuenten con un seguro de depósitos la expresión “este producto cuenta con seguro de depósitos” de acuerdo con los parámetros contenidos en el numeral IV de los anexos 2 y 3 del presente Capítulo.

Igualmente, en los productos que no se encuentren amparados por los seguros de depósitos las instituciones deben informar de este hecho a los consumidores financieros de una manera clara y precisa, especificando “este producto no se encuentra amparado por un seguro de depósitos”.

2.7.3. En las oficinas, agencias y sucursales abiertas al público

Las entidades vigiladas deben fijar un aviso en las oficinas, agencias y sucursales abiertas al público, en el cual se indique que éstas se encuentran inscritas en el fondo de garantías que corresponda, precisando de manera clara los beneficios de tal inscripción e indicando las características y condiciones de funcionamiento del seguro de depósitos descritas en los subnumerales 2.7.1.1. a 2.7.1.6. anteriores.

Lo anterior, de acuerdo con los parámetros contenidos en los anexos 2 y 3 del presente Capítulo.

La información que se suministre a los consumidores financieros a través de este mecanismo, debe ser cierta, clara, suficiente, oportuna y con caracteres destacados.

2.7.4. En la publicidad divulgada masivamente por escrito, incluyendo medios electrónicos

En toda publicidad que divulguen de manera escrita las entidades vigiladas deben atender las instrucciones a las que se refieren los anexos 2 y 3 del presente Capítulo, señalando en forma clara que el producto ofrecido se encuentra amparado por un seguro de depósitos.

2.8. DIVULGACIÓN DEL SEGURO DE DEPÓSITOS AL MOMENTO DE LA CONTRATACIÓN O VINCULACIÓN DEL CONSUMIDOR FINANCIERO, DE LA APERTURA O RENOVACIÓN DE UN PRODUCTO.

Al momento de la contratación, vinculación, apertura o renovación de un producto, amparado o no con un seguro de depósitos, las entidades vigiladas deben suministrarle al consumidor financiero la información de que trata el subnumeral 2.7.1. del presente Capítulo, y dejar constancia documentada del cumplimiento de esta instrucción.

La información que se suministre a los consumidores financieros a través de este mecanismo, debe ser cierta, clara, suficiente, oportuna y con caracteres destacados.

2.9. CAPACITACIÓN DE LOS FUNCIONARIOS QUE ATIENDAN CONSUMIDORES FINANCIEROS.

Los funcionarios que ofrezcan productos amparados por un seguro de depósitos, deben recibir por parte de la institución financiera, la capacitación que les permita suministrar a los consumidores financieros, información cierta, clara, suficiente y oportuna, relativa al seguro de depósitos.

3. INFORMACIÓN AL CONSUMIDOR FINANCIERO.

Desde el art. 97 del EOSF se establece como una obligación de las entidades vigiladas el proveer información cierta, suficiente, clara y oportuna a los consumidores financieros de suerte que con ello se facilite la adopción de decisiones informadas y se permita que éstos escojan las mejores opciones del mercado de acuerdo con sus necesidades.

En concordancia con ese principio, la Ley 1328 de 2009 y su reglamentación, contenida entre otros, en los arts. 2.35.4.1.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010, han buscado desarrollar un estatuto de protección al consumidor al establecer ese deber de información como: (i) un derecho de los consumidores financieros en los términos del literal b. del art. 5; (ii) una obligación especial de las entidades vigiladas de acuerdo con lo establecido en los literales a, b, c, f, g, h, j, o, p y s del art. 7; (iii) un principio orientador que debe regir las relaciones que se establezcan entre los consumidores financieros y las entidades al tenor de lo previsto por el literal c. del art. 3 de la misma norma y (iv) un elemento constitutivo del Sistema de Atención al Consumidor Financiero (SAC) al que se refiere el literal c del art.8.

Con base en estas consideraciones, en el presente numeral se definen las reglas de suministro de información que deben mantener las entidades vigiladas en desarrollo de su objeto social, tanto de manera general como respecto de productos o servicios que por su especificidad, requieran de mayor detalle, a saber:

3.1. INFORMACIÓN RESPECTO DE LAS INSTANCIAS DE ATENCIÓN AL CONSUMIDOR FINANCIERO.

3.1.1. Sistema de atención al consumidor - SAC

Acorde con las disposiciones que rigen el SAC corresponde a las entidades vigiladas, implementar mecanismos eficientes para suministrar información adecuada a los consumidores financieros en los términos previstos en el subnumeral 1.5.8 del Capítulo II, Título III de la Parte I de esta Circular.

3.1.2. Defensoría del consumidor financiero

De conformidad con el subnumeral 2.3 del Capítulo II, Título III de la Parte I de esta Circular, las entidades que de acuerdo con la ley deban contar con un defensor del consumidor financiero o aquellas que voluntariamente lo hayan designado, tienen la obligación permanente de informar al público, sobre la existencia y funciones del Defensor, así como sobre los demás aspectos que ahí se señalan.

3.2. GENERALIDADES DE LA INFORMACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS.

Las siguientes instrucciones son de aplicación general por parte de las entidades vigiladas en desarrollo del suministro y divulgación de los productos o servicios que ofrezcan a los consumidores financieros, especialmente, respecto de aquellos que exijan para su formalización la suscripción de un contrato de adhesión. Lo anterior, sin perjuicio de las instrucciones especiales previstas en otros apartes o instructivos sobre la materia.

Las reglas de suministro de información deben observarse (i) antes de la celebración de un contrato; (ii) durante su ejecución; y (iii) después de la terminación del mismo.

3.2.1 Finalidad de la información

La información que divulguen o suministren las entidades vigiladas a los consumidores financieros debe:

3.2.1.1. Dotar a los consumidores financieros de elementos y herramientas suficientes para la toma de decisiones.

3.2.1.2. Facilitar la adecuada comparación de las distintas opciones ofrecidas en el mercado, y

3.2.1.3. Propender porque los consumidores financieros conozcan los derechos y obligaciones pactadas.

3.2.2. Requisitos de la información

La información que divulguen o suministren las entidades vigiladas debe cumplir con la finalidad prevista en el subnumeral precedente y para ello, como mínimo, debe:

3.2.2.1. Ser cierta, suficiente y corresponder a lo ofrecido o previamente publicitado.

3.2.2.2. Ser clara y comprensible.

3.2.2.3. Ser divulgada o suministrada oportunamente.

3.2.2.4. Encontrarse vigente al momento en que se suministre o divulgue, indicándose el tiempo de vigencia y la fecha de la última actualización.

3.2.2.5. Ser entregada o estar permanentemente disponible para los consumidores financieros, como mínimo en los sitios web de las entidades vigiladas y en sus oficinas.

3.2.3. Difusión de la información

Las entidades vigiladas deben atender las siguientes instrucciones en la difusión de la información a los consumidores financieros:

3.2.3.1. La información debe ser divulgada a través de mecanismos que garanticen la observancia de los requisitos señalados en el subnumeral precedente. Los criterios empleados para la selección de tales mecanismos deben estar debidamente documentados.

3.2.3.2. Las entidades vigiladas deben divulgar las medidas, canales e instrumentos que implementen para la atención a personas con cualquier tipo de discapacidad y adultos mayores.

3.2.3.3. La información que suministren las entidades vigiladas a los consumidores financieros directamente o a través de terceros (asesores, agentes comerciales, entre otros) debe ser concordante con aquella contenida en los contratos correspondientes y la divulgada o publicitada por la entidad a través de los diferentes medios y/o canales; y ajustarse a la realidad jurídica y económica del servicio promovido.

3.2.3.4 <Subumeral modificado por la Circular 4 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> La información actualizada de los productos, canales, puntos de atención, servicios y tarifas, puede ser puesta a disposición de terceros desarrolladores de API (Application Programming Interface) o de cualquier otro mecanismo que permita el intercambio automático de información, en las condiciones que cada entidad determine y con la debida gestión de los riesgos asociados a este intercambio.

3.2.4. A través de los diversos canales de prestación de servicios

La información que se suministre a través de los distintos canales de prestación u ofrecimiento de los productos o servicios de las entidades vigiladas debe cumplir con las siguientes condiciones:

3.2.4.1. Dar a conocer a sus clientes y usuarios, en forma previa a la realización de la operación, el costo de la misma, si lo hay, brindándoles la posibilidad de efectuarla o no. En este evento sin generación de cobro alguno. Tratándose de cajeros automáticos la obligación sólo aplica para operaciones realizadas en el territorio nacional y cuyo autorizador tenga domicilio en Colombia.

3.2.4.2. Establecer las condiciones bajo las cuales los clientes podrán ser informados en línea acerca de las operaciones realizadas con sus productos.

3.2.4.3. Informar adecuadamente a los clientes respecto de las medidas de seguridad que deben tener en cuenta para la realización de operaciones por cada canal, así como los procedimientos para el bloqueo, inactivación, reactivación y cancelación de los productos y servicios ofrecidos.

<Inciso adicionado por la Circular 2 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades que presten servicios a través de corresponsales móviles deben implementar estrategias para informar a los consumidores financieros sobre la manera de identificarlos. Así mismo, deben contar con mecanismos que les permita a los clientes confirmar si quien ofrece el servicio está autorizado para tal propósito.

<Inciso adicionado por la Circular 2 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Para la prestación del servicio fuera de línea, las entidades deben informar a los consumidores financieros sobre esta alternativa, explicándoles las características de estas operaciones, las condiciones de registro de las mismas, y las medidas de seguridad que se deben adoptar para su realización.

3.2.4.4. Establecer y publicar por los canales de distribución, en los que sea posible, las medidas de seguridad que debe adoptar el cliente para el uso de los mismos.

<Inciso adicionado por la Circular 2 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Para la prestación de servicios a través de corresponsales móviles, la entidad debe mantener, permanentemente y a disposición de los consumidores financieros, el listado actualizado de los corresponsales habilitados por la entidad para la prestación de servicios.

3.2.4.5. Diseñar procedimientos para dar a conocer a los clientes, usuarios y funcionarios, los riesgos derivados del uso de los diferentes canales e instrumentos para la realización de operaciones.

3.2.4.6 <Subumeral modificado por la Circular 29 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Generar un soporte al momento de la realización de cada operación monetaria. Dicho soporte debe contener al menos la siguiente información: fecha, hora (hora y minuto), código del dispositivo (para Internet: la dirección IP desde la cual se hizo la misma; para dispositivos móviles: el número desde el cual se hizo la conexión), número de la operación, costo para el cliente o usuario, tipo de operación, entidades involucradas (si a ello hay lugar) y número de las cuentas que afectan. Se deben ocultar los números de las cuentas con excepción de los últimos 4 caracteres, salvo cuando se trate de la cuenta que recibe una transferencia. Cuando no se pueda generar el soporte, se debe advertir previamente al cliente o usuario de esta situación. Para el caso de IVR y dispositivos móviles se entenderá cumplido el requisito establecido en este numeral cuando se informe el número de la operación. Para los pagos sin contacto no será obligatoria la entrega al cliente del soporte impreso de la operación, salvo que sea solicitado por el cliente.

<Inciso adicionado por la Circular 2 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Las operaciones que se realicen fuera de línea, a través de un corresponsal móvil, deben contar con un soporte físico que garantice el no repudio por parte de la entidad y que dé cuenta de la operación efectuada por el consumidor financiero. Dicho soporte debe contener al menos la fecha, hora, código del corresponsal, número de la operación, costo para el consumidor y tipo y monto de operación y debe servir como mecanismo de confirmación de la misma.

3.2.4.7. La prestación de servicios a través de corresponsales exige el diseño de una estrategia que le permita a la entidad vigilada informar a los clientes y usuarios, las características del servicio prestado a través de los corresponsales, las operaciones realizadas a través de éstos, las medidas de seguridad que deben tomar para su realización y los medios a través de los cuales podrá comunicar a la entidad vigilada cualquier falla o irregularidad en la prestación del servicio.

En todo caso, las entidades vigiladas son las únicas responsables de que las actividades de promoción y publicidad que efectúen los corresponsales se adelanten conforme a lo establecido en el EOSF, a lo dispuesto en el Título 9 del Libro 36 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, así como en los instructivos expedidos por la SFC.

3.2.5. A través de los sitios web de las entidades

Las entidades vigiladas deben observar las siguientes reglas, en sus respectivos sitios web:

3.2.5.1. Todas las entidades deben implementar en la página de inicio de sus sitios web un vínculo con el nombre “información sobre productos y servicios”.

3.2.5.2. La información correspondiente a cada producto o servicio comercializado, debe estar publicada individualmente, de forma tal que el consumidor financiero pueda conocerla en detalle y sin que de lugar a confusión con otro producto o servicio. A manera de ejemplo, en el producto cuenta de ahorros debe separarse la información correspondiente a cada una de las diferentes modalidades ofrecidas tales como: cuenta de ahorros para niños, cuenta empresarial, cuenta de nómina, cuenta AFC y así respecto de cada producto por la entidad.

3.2.5.3. Las tarifas y tasas de interés deben ser informadas de manera individual, es decir, respecto de cada producto o servicio.

3.2.5.4. Los contratos, reglamentos o anexos que se publiquen en los sitios web deben tener la fecha de la última actualización y mostrar los cambios o modificaciones efectuadas.

3.2.5.5. <Subnumeral adicionado por la Circular 14 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Los canales habilitados para la realización de trámites y la realización de las operaciones, junto con sus correspondientes restricciones y condiciones.

3.2.6. Contenido mínimo de la información de los productos y servicios

En complemento de las instrucciones contenidas en los subnumerales precedentes, las entidades vigiladas deben suministrar a los consumidores financieros respecto de cada uno de los productos y servicios suministrados, como mínimo, lo siguiente:

3.2.6.1. Condiciones y requisitos mínimos para acceder a los productos o servicios, incluyendo las tarifas y tasas de interés.

3.2.6.2. Plazos y términos contractuales (por ej. duración del contrato, términos para el ejercicio de los derechos, plazos establecidos para la renovación, prórroga o cancelación de los productos o servicios, términos de respuesta a solicitudes de productos o servicios, entre otros).

3.2.6.3. Cuando la naturaleza de la operación activa permita establecer con claridad el monto de los pagos por concepto de capital e intereses a cargo del deudor, la entidad suministrará al cliente una proyección de pagos, para efectos de establecer con claridad la forma como se amortizará el crédito en cada una de sus cuotas, discriminando capital e intereses.

3.2.6.4. Procedimientos para la apertura y finalización de los productos o servicios ofrecidos.

3.2.6.5. Descripción general y condiciones de funcionamiento de los productos o servicios.

3.2.6.6. Descripción de los derechos y obligaciones de los consumidores financieros y de las entidades vigiladas.

3.2.6.7. Contratos de adhesión y sus respectivos reglamentos, así como cualquier otro documento en donde se establezcan obligaciones para las partes.

3.2.6.8. Recomendaciones de seguridad para la realización de operaciones.

3.2.6.9. Causales que facultan a la entidad vigilada o al consumidor financiero a terminar unilateralmente y por anticipado el contrato.

3.2.6.10. Mecanismos para la protección de los derechos y la atención de los consumidores financieros en la entidad o a través del defensor del consumidor financiero.

3.2.6.11. Canales de distribución de servicios financieros habilitados para la realización de las operaciones, junto con sus correspondientes restricciones y condiciones (por ej. montos máximos y mínimos, operaciones o transacciones restringidas, preinscripciones, entre otros).

3.2.6.12. Ubicación y horario de atención de todos los canales de propiedad de la entidad que tengan dispuestos para la realización de operaciones.

3.2.6.13. Convenios suscritos por la entidad vigilada con terceros para el pago o recaudo de servicios públicos, telefonía móvil, servicios educativos, de salud, etc.

3.2.6.14. Advertir sobre la posibilidad de realizar pagos anticipados de las obligaciones y libertad para decidir si el pago parcial que realiza la abonará a capital con disminución de plazo o a capital con disminución del valor de la cuota de la obligación, con las salvedades establecidas en el literal g. del art. 5 de la Ley 1328 de 2009.

3.2.6.15. Cualquier información adicional que la entidad considere necesaria para cumplir con el principio de finalidad de la información.

3.3. ESPECIFICIDADES DE LA INFORMACIÓN QUE SE SUMINISTRA AL CONSUMIDOR DE PRODUCTOS FINANCIEROS.

3.3.1. Tarifas de los productos y servicios

Para efectos de la fijación, difusión y publicidad de las tarifas o precios, diferentes a las tasas de interés, las instituciones financieras deben tener presentes los principios de libertad, legalidad, transparencia e información cierta, suficiente y oportuna, estabilidad, correspondencia y eficiencia de costos definidos en el art. 2.35.4.1.1 del Decreto 2555 de 2010.

Las entidades vigiladas deben divulgar a los consumidores financieros la siguiente información relacionada con las tarifas respecto de cada producto o servicio ofrecido comercialmente:

3.3.1.1. Tarifas por concepto de administración y/o cuotas de manejo de los productos, servicios e instrumentos para la realización de operaciones.

3.3.1.2. El precio de todos los productos y servicios que se ofrezcan de manera masiva. Esta información debe ser divulgada de manera permanente por cada entidad vigilada en sus oficinas, los cajeros de su red y su página de Internet.

3.3.1.3. Tarifas por el uso de canales e instrumentos de distribución de los productos. No obstante, en el evento en el que el consumidor no reciba el servicio que demandó, por razones que no le sean atribuibles, no podrá generarse el cobro de ninguna tarifa a los consumidores.

3.3.1.4. Cargos tributarios del producto o servicio respecto de los cuales la entidad vigilada actúe como agente retenedor, indicando el porcentaje o monto de los mismos.

3.3.1.5. Monto correspondiente a las sanciones pecuniarias establecidas por incumplimientos contractuales.

3.3.1.6. Gastos de cobranza, para lo cual en forma previa y al momento de la aprobación o desembolso de los créditos, lo siguiente:

3.3.1.6.1. Las políticas y mecanismos implementados por la entidad para efectuar la gestión de cobranza prejudicial.

3.3.1.6.2. El momento a partir del cual se iniciará la gestión de cobranza prejudicial.

3.3.1.6.3. Los gastos derivados de la gestión de cobranza prejudicial, incluida la forma para determinarlos y los conceptos empleados para su liquidación.

3.3.1.6.4. Las dependencias internas o las entidades externas autorizadas por la vigilada para adelantar las gestiones de cobranza.

3.3.1.6.5. Las entidades vigiladas deben informar si las personas que realizan la gestión de cobranza se encuentran autorizadas para aceptar acuerdos de pago con los consumidores financieros.

3.3.1.6.6. Los canales a través de los cuales los deudores pueden efectuar el pago.

3.3.1.7. Tarifas que se cobren por concepto de extractos, certificaciones y otros servicios prestados por la entidad a los usuarios de las operaciones no monetarias.

3.3.1.8. Cualquier cobro o pago adicional que deban efectuar los consumidores financieros, diferente de los mencionados en los subnumerales anteriores.

3.3.1.9. Los costos de retiros efectuados en cajeros electrónicos ubicados en el exterior, podrán superar los límites establecidos para los retiros locales si los establecimientos de crédito acreditan que los costos de la operación superan la tarifa máxima establecida en el art. 2.35.4.2.4 del Decreto 2555 de 2010, con la presentación de una certificación en la que se indique que por virtud de los contratos celebrados con las entidades del exterior, los costos para esta operación superan la tarifa máxima que se encuentre vigente.

3.3.2. Publicidad sobre tasas en las operaciones activas y pasivas

<Inciso modificado por la Circular 14 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades vigiladas deben informar periódicamente al público las tasas remuneratorias activas y pasivas de sus productos y servicios a través de carteleras o si lo estiman conveniente en avisos de prensa u otros medios,  para lo cual deben sujetarse a las siguientes reglas:

3.3.2.1. Oferta de tasas en productos de ahorro

Por tratarse de una oferta a los consumidores financieros, la tasa de interés efectiva anual y la forma de liquidación no podrán ser modificadas por la entidad durante el período determinado en la oferta.

En aquellos eventos en que la entidad vaya a modificar la tasa de interés, la periodicidad o la forma de liquidación que venía ofreciendo, para el período subsiguiente de la oferta vigente, será preciso que informe al público mediante la publicación de un aviso, con una antelación no inferior a 8 días calendario a la fecha en la que se va a producir la modificación.

3.3.2.2. Gratuidad de incentivos

Atendiendo lo dispuesto en el art. 2.24.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010 se entiende por promoción comercial mediante incentivos, todo ofrecimiento transitorio que directa o indirectamente realicen las entidades vigiladas, en forma gratuita, como un estímulo adicional a la tasa de interés y/o al costo del servicio, cualquiera sea la forma o denominación que adopte.

En tal sentido, los incentivos pueden ser ofrecidos directamente por la entidad o utilizando los servicios de su matriz, filiales, vinculadas y en general, cualquier intermediario que cumpla con los ofrecimientos de la entidad promotora, v.gr, las agencias de turismo, los concesionarios de vehículos, entre otros.

De otra parte, debe entenderse que los ofrecimientos tienen el carácter de transitorios, como quiera que son elementos adicionales a los propios de la actividad financiera y, por lo tanto, no resultan permanentes a la misma.

Finalmente, cabe destacar la gratuidad de los incentivos, es decir la ausencia de contraprestación financiera en el lanzamiento de promociones. Es así como en productos o servicios financieros iguales, no podrán ofrecerse tasas de interés diferenciales, como en el caso de las cuentas de ahorro, sin perjuicio de que en una o varias de ellas se establezcan premios. Con todo, se considerará una práctica no autorizada la instauración de rangos de depósitos con tasas de interés diferenciales, en alguna o algunas de las cuales se pacte el ofrecimiento de incentivos y en otros no.

Igualmente, se considerará que el costo del incentivo se está traduciendo en una mayor carga o en un menor rendimiento para el ahorrador o usuario del producto o servicio promocionado cuando se pacte la penalización a cargo de éste por terminación anticipada del contrato en el cual se instrumenta la adquisición del producto o servicio mencionado, o el cambio en las condiciones del mismo, tal como la disminución de la tasa de interés remuneratoria convenida para el período correspondiente, de acuerdo con las subsiguientes reglas de publicación de tasas de interés.

3.3.2.3. Divulgación de información. <Subnumeral modificado por la Circular 14 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades podrán divulgar en forma conjunta la publicidad, utilizando para el efecto los servicios gremiales, lo cual no es óbice para establecer la responsabilidad individual.

De igual forma, la SFC debe publicar trimestralmente, en periódicos nacionales y regionales de amplia circulación y en forma comparada, la tarifa de todos los productos y servicios que las entidades vigiladas ofrezcan de manera masiva. Para tal efecto, los establecimientos de crédito deben remitir información sobre los precios de los diferentes servicios financieros en el plazo y condiciones establecidas por esta Superintendencia. Adicionalmente, la SFC publica mensualmente en su página de internet la información relativa a las tarifas de servicios financieros.

3.3.2.4. Carteleras

Las instituciones financieras deben disponer de manera permanente, en todas y cada una de sus oficinas, una cartelera o tablero que se situará en los lugares de atención al público, de manera visible, en la que se presente con carácter permanente las tasas de interés activas y pasivas (efectivas anuales) que cobren o reconozcan, según el caso, en sus operaciones ordinarias, distinguiendo los subtipos de productos, así como las comisiones por concepto de otros productos o servicios como la negociación de divisas o la expedición de cartas de crédito. Para tal efecto, deben usarse tipos de letras y números que resulten fácilmente legibles.

Las carteleras deben reflejar los cambios en la tasa de interés o en la forma en que ésta se liquidará, con la periodicidad definida para cada tipo de producto.

3.3.2.5. Restricciones para la expresión de tasas de interés por parte de las entidades vigiladas

Los avisos que contengan la rentabilidad que se ofrece al inversionista, así como la tasa de interés o de descuento que se cobre al deudor, deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

3.3.2.5.1. Cualquiera que sea la tasa de interés referida en la divulgación de información de las entidades vigiladas, debe calcularse conforme a las definiciones contenidas en el subnumeral 1.2 del Capítulo I, Tít. I de la Parte II de las presente Circular y expresar su equivalencia con la tasa de interés efectiva anual.

3.3.2.5.2. La rentabilidad de una inversión no se puede referir a períodos cuya duración sea superior a 1 año.

3.3.2.5.3. Para el cálculo de la rentabilidad solamente deben tenerse en cuenta factores objetivos. Factores como beneficios tributarios o saldos mínimos, que no se pueden cuantificar individualmente, no se deben incluir numéricamente en la tasa de rentabilidad. Estos factores subjetivos pueden mencionarse cualitativa y adicionalmente.

3.3.2.5.4. Tanto la rentabilidad que se ofrezca para una inversión como la tasa de interés que se cobre para un crédito, deben ser exactas y no se pueden aproximar sus valores ni por encima en el primer caso ni por debajo en el segundo.

En todo aviso o promoción debe manifestarse que las tasas de interés de rentabilidad allí utilizadas se calculan de acuerdo con las definiciones adoptadas por la SFC. Así mismo a todo deudor, que así lo solicite, debe explicársele la tasa de interés o de descuento, utilizando dichas definiciones.

3.3.3. Tasas de interés en operaciones activas y pasivas

Toda divulgación de tasas de interés que realice una entidad para información a los consumidores financieros debe, en primera instancia, distinguir entre operaciones activas y pasivas.

A partir de la señalada distinción las tasas de interés sean éstas fijas o variables, deben expresarse en términos efectivos anuales, independientemente de la posibilidad de expresar su equivalencia en tasas nominales y calcularse en la forma que lo determina esta Superintendencia en el Capítulo I, Título I del la Parte II de la presente Circular.

Tratándose de tasas de interés variables, la tasa de interés de referencia debe ser expresada en términos efectivos anuales y el margen o spread, también calculado en términos efectivos anuales, debe informarse adicionada a la misma.

La tasa de interés efectiva debe incluir conceptos tales como comisiones, estudios, vigilancia, descuentos de crédito y cualquier suma que reciba el acreedor directamente o por interpuesta persona, teniendo como causa la entrega de dinero, a título de depósito o de mutuo, así como aquellas sumas que el deudor pague por concepto de servicios vinculados directamente con el crédito, de conformidad con lo señalado por el art. 68 de la Ley 45 de 1990.

Los emolumentos que obedezcan a servicios adicionales e independientes que se encuentren autorizados y que, en consecuencia, no se cobren de manera uniforme a los usuarios del mismo servicio, deben excluirse del cálculo de la mencionada tasa de interés efectiva y mostrarse en forma individual, en cuyo caso se identificarán por separado con expresión de su costo en términos de tasa de interés.

Para el caso de las tarjetas de crédito, en la publicidad debe determinarse la tasa de interés efectiva anual que se cobrará durante el mes siguiente por concepto de “utilizaciones” y “avances en efectivo”, incluyendo para efectos de su cálculo, todos aquellos cobros que influyen en la determinación del costo financiero del crédito a cargo del beneficiario del mismo con el fin de que los usuarios estén informados del costo real que les implicaría la utilización de una u otra tarjeta de crédito. Esta información debe incluir en forma separada el costo de la cuota de manejo y la prima de seguro.

3.3.4. Divulgación de información al consumidor financiero conforme a las disposiciones de la Ley 2009 de 2019. <Numeral adicionado por la Circular 3 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

En virtud de lo establecido en la Ley 2009 de 2019, las entidades vigiladas deben informar a cada uno de sus clientes de manera clara, específica y oportuna, a través de cualquiera de los siguientes canales de comunicación (i) extractos, (ii) SMS, (iii) sucursal telefónica, y (iv) correo electrónico, la composición del paquete mínimo de productos y/o servicios señalados en los parágrafos 1, 2 y 3 del artículo 1 de la mencionada Ley al que tendrán acceso sin costo adicional. En todo caso, las entidades vigiladas deben utilizar dos de los canales de comunicación atrás referidos.

Sin perjuicio de lo anterior, las entidades vigiladas deben mantener a disposición de los consumidores financieros en su página web y red de oficinas información clara y actualizada respecto de los paquetes mínimos de productos y/o servicios sin costo adicional para los diferentes segmentos definidos en su política comercial, con el propósito de que los consumidores financieros puedan acceder a esta información.

En el evento en que haya cualquier cambio en la composición del paquete mínimo de productos y/o servicios sin costo adicional de los clientes, las entidades vigiladas deben informar acerca del mismo con 15 días de antelación, como mínimo.

3.4. REGLAS PARTICULARES A ALGUNOS PRODUCTOS O INTERMEDIARIOS.

3.4.1 Establecimientos de crédito y Sociedades Especializadas en Depósitos y Pagos Electrónicos (SEDPE) <Nombre del Numeral modificado por de la Circular 23 de 2016>

3.4.1.1. Estabilidad de las tarifas

Los establecimientos de crédito no pueden incrementar las tarifas cobradas a sus clientes, ni imponer obligaciones adicionales a las inicialmente pactadas sin antes haberlo notificado a cada cliente por los canales usados habitualmente por la entidad para reportar los extractos mensuales, dentro de los términos y siempre que se cumplan las condiciones del art. 2.35.4.2.6 del Decreto 2555 de 2010.

3.4.1.2. Reporte Anual de Costos Totales (RACT)

<Inciso modificado por de la Circular 23 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> De conformidad con lo previsto en el art. 2.35.4.2.1 del Decreto 2555 de 2010, los establecimientos de crédito y las SEDPE deben suministrar a sus clientes un RACT, el cual debe cumplir con las siguientes condiciones:

3.4.1.2.1. Contenido

El reporte debe consolidar la información correspondiente a todos los productos que tenga contratados cada cliente con la entidad, mediante contratos de adhesión, y respecto de cada uno de ellos se deberá discriminar el valor que el cliente ha pagado durante el año de, por lo menos, lo siguiente:

3.4.1.2.1.1. Cobros efectuados al cliente, asociados a los servicios:

3.4.1.2.1.1.1. Cuotas de administración y/o manejo de los productos.

3.4.1.2.1.1.2. Tarifas por operaciones realizadas a través de los diferentes canales.

3.4.1.2.1.2. Cobros realizados al cliente a favor de terceros.

3.4.1.2.1.3. Retenciones tributarias.

<Inciso eliminado por de la Circular 23 de 2016>

3.4.1.2.1.4. <Numeral adicionado por de la Circular 23 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Cobros asociados a las operaciones y productos a los que se le debe calcular el Valor Total Unificado en las Operaciones Activas (VTUA) y Valor Total Unificado en las Operaciones Pasivas (VTUP), descritos en los arts. 2.35.4.3.1 y 2.35.4.3.2 del Decreto 2555 de 2010.

Se excluyen de este reporte las operaciones y productos que no presenten ningún cobro durante el año para el cual se efectuó el cálculo.

3.4.1.2.2. Destinatarios

<Inciso modificado por de la Circular 23 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Todos los clientes de los establecimientos de crédito y de las SEDPE tienen derecho a recibir el RACT, independientemente de la fecha de terminación de su relación comercial dentro del año objeto del reporte.

3.4.1.2.3. Forma de Entrega

<Inciso modificado por de la Circular 23 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Podrá ser remitido por medios físicos o electrónicos, a elección de cada cliente o en su defecto a través de los canales habitualmente usados por el establecimiento de crédito o SEDPE para el reporte de los extractos mensuales. Para el efecto, las entidades deben ofrecer las alternativas posibles, incluyendo el envío físico, al momento de contratar un producto o servicio y en las oportunidades de actualización de la información del cliente, para que cada uno defina la forma en que quiere recibir el RACT. Las entidades deben mantener a disposición de la Superintendencia la constancia de la selección del medio de envío por parte del cliente, así como la constancia del envío del reporte.

3.4.1.2.4. Periodicidad

El RACT debe contener la información prevista en el subnumeral 3.4.1.2.1 de este Capítulo para el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada año y debe ser suministrado a más tardar el 31 de marzo del año siguiente.

Sin embargo, si se presenta la terminación de la relación comercial entre el cliente y el establecimiento de crédito antes del 31 de diciembre del respectivo año, la entidad puede elegir entregar el RACT con anterioridad o remitirlo dentro del primer trimestre del año siguiente.

3.4.1.3. Paquete de servicios básicos <Numeral modificado por de la Circular 23 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

<Inciso modificado por la Circular 6 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:> Para los efectos previstos en el art. 2.35.4.2.2 del Decreto 2555 de 2010, el paquete de servicios básicos de una cuenta de ahorros o de un depósito de bajo monto, para persona natural, está compuesto por los siguientes servicios: entrega de tarjeta débito (únicamente la inicial), retiro en cajeros propios, transferencias y pagos por internet o aplicación móvil, y retiros por corresponsales. Las entidades que ofrezcan todos los servicios mencionados, deben cotizar este paquete en las condiciones que se indican en la siguiente tabla:

<Tabla modificada por la Circular 6 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>

Servicio	Cantidad mensual incluida en la cotización del paquete
Entrega de tarjeta débito (Únicamente la inicial)	1
Retiro en cajeros propios	6
Transferencias y pagos entre cuentas o depósitos de otra entidad, por internet o aplicación móvil	4
Transferencias y pagos entre cuentas o depósitos de la misma entidad, por internet o aplicación móvil	4
Retiro por corresponsales bancarios	2

<Inciso modificado por la Circular 28 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> El paquete de servicios básicos debe estar disponible para el consumidor financiero que lo solicite y debe ser promocionado de manera tal que éste conozca los servicios y la cantidad de transacciones incluidas en la tarifa del paquete.

<Inciso modificado por la Circular 3 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades pueden promocionar el paquete de servicios básicos como un producto de inclusión financiera y deben informar al consumidor financiero, por cualquier medio verificable, la tarifa a cobrar en cada paquete. En todo caso, en lo relativo a los productos y/o servicios previstos en los parágrafos 1 y 2 del artículo 1 de la Ley 2009 de 2019, las entidades vigiladas deben dar cumplimiento a las instrucciones señaladas en el subnumeral 3.3.4. del presente Capítulo.

3.4.1.4. Conceptos para el cálculo del VTUA y VTUP <Numeral adicionado por de la Circular 23 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>  

Los conceptos que los establecimientos de crédito y las SEDPE deben tener en cuenta para el cálculo y reporte del VTUA y VTUP son los establecidos en los arts. 2.35.4.3.1 y 2.35.4.3.2 del Decreto 2555 de 2010.

<Inciso adicionado por la Circular 28 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> En la proyección revelada las entidades deben expresar cada uno de los valores sobre los cuales se tenga certeza, incluyendo los relativos a los costos transaccionales por el uso del producto. Así mismo debe excluir aquellos costos transaccionales respecto de los cuales no tenga certeza sobre su ocurrencia.

3.4.1.4.1. Proyección de los conceptos para el cálculo del VTUA y VTUP <Numeral adicionado por de la Circular 23 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

Para las proyecciones de que trata el parágrafo 1. de los arts. 2.35.4.3.1 y 2.35.4.3.2 del Decreto 2555 de 2010, los valores de los índices o tasas que los establecimientos de crédito y las SEDPE tomen como referencia, deben ser proyectados de acuerdo con los modelos propios de cada entidad, las características específicas de cada producto y en consideración de la realidad de económica del momento en que se efectúe el cálculo del VTUA y VTUP.

Las entidades deben informar al cliente potencial que el VTUA y el VTUP resultan de una proyección y que por lo tanto, no necesariamente corresponden a los montos efectivamente pagados o recibidos, conforme a lo establecido en el parágrafo 2. de los arts. 2.35.4.3.1 y 2.35.4.3.2 del Decreto 2555 de 2010.

<3.4.1.5> 3.4.1.4. Ventas atadas

Para los efectos previstos en el art. 2.35.4.2.7 del Decreto 2555 de 2010 y sin perjuicio de que puedan adquirirse dentro de un paquete o portafolio varios productos de un mismo establecimiento de crédito, en las condiciones que éste determine, es obligación de la entidad ofrecer a los consumidores financieros la opción de adquirir de manera independiente o separada, los siguientes productos:

3.4.1.5.1. Cuenta de ahorro

3.4.1.5.2. Cuenta corriente

3.4.1.5.3. Crédito de vivienda individual a largo plazo

3.4.1.5.4. Crédito de consumo

3.4.1.5.5. Microcrédito

Para el caso de los seguros obligatorios y voluntarios asociados a los créditos de vivienda individual a largo plazo, se debe garantizar al consumidor financiero la posibilidad de adquirirlos con la entidad aseguradora del grupo al que se encuentre vinculado el establecimiento de crédito o con cualquier otra entidad aseguradora, de conformidad con lo previsto en el subnumeral 1.3 del presente Capítulo. El establecimiento de crédito deberá dejar constancia de esta situación.

<3.4.1.6> 3.4.1.5. Tarjetas de crédito <Subnumeral adicionado por la Circular 14 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

3.4.1.6.1 Avisos <Subnumeral modificado por la Circular 28 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Dentro de los tres (3) primeros días hábiles de cada mes los establecimientos de crédito deben publicar en un periódico de amplia circulación nacional -en las páginas informativas de temas económicos y en caracteres destacados-, la tasa de interés efectiva anual que cobrarán durante el mes, incluyendo, para efectos de su cálculo, todos aquellos cobros que influyen en la determinación del costo financiero del crédito a cargo del beneficiario del mismo, con el fin de que los usuarios estén informados del costo real que les implica la utilización de una u otra tarjeta de crédito.

3.4.2. Intermediarios del mercado cambiario

Los intermediarios del mercado cambiario deben mantener de manera permanente y fijar diariamente en la cartelera a que se refiere el subnumeral 3.3.2.4 anterior, la tasa de compra y venta de divisas y, de pago de giros que ofrezcan para sus operaciones del día, así como las tasas convenidas para las operaciones a realizar el día hábil inmediatamente siguiente.

3.4.2.1. Operaciones con divisas recibidas por los residentes en el país por concepto de operaciones que no deban canalizarse obligatoriamente a través del mercado cambiario

Las entidades vigiladas deben diseñar y aplicar mecanismos adecuados y permanentes de divulgación, tales como avisos visibles en carteleras, que permitan a los consumidores financieros conocer, de acuerdo con las políticas de cada entidad, el derecho que tienen de efectuar con las divisas recibidas por concepto de operaciones que no deban canalizarse a través del mercado cambiario, las transacciones a que se refiere el art. 76 de la Resolución Externa 8 de 2000 de la JDBR.

En tal sentido, cuando las entidades vigiladas decidan realizar alguna de las operaciones enunciadas en la citada disposición, deben recibir del cliente o usuario, en caso que éste las posea y las presente, las divisas originadas en operaciones que no deban canalizarse a través del mercado cambiario, sin que resulte admisible efectuar exigencias distintas de las contempladas en el estatuto cambiario, la ley o disposiciones reglamentarias, como por ejemplo, la de requerir para hacer la transacción que se adquieran las divisas al mismo intermediario, cuando para la correspondiente operación el régimen de la materia no contempla tal condición.

3.4.2.2. Pago de giros de divisas que no deben canalizarse obligatoriamente a través del mercado cambiario

Igual que para el caso anterior, es deber de las entidades vigiladas informar que los giros de divisas que no deban canalizarse obligatoriamente a través del mercado cambiario pueden ser cobrados por los beneficiarios en moneda extranjera o en moneda legal.

De esta forma, las entidades vigiladas deben cancelar el importe de dichos giros mediante la entrega de su importe en divisas, si así lo solicita el beneficiario. El pago en moneda legal podrá efectuarse si se acuerda con el beneficiario la venta de las respectivas divisas.

Tratándose de sociedades de intermediación cambiaria y de servicios financieros especiales cuando se contemple la realización de alguna de las operaciones que no deban canalizarse a través del mercado cambiario, la entidad no puede negarle al cliente o usuario la recepción de las divisas, debiendo cumplir con todas las exigencias necesarias para establecer su origen de conformidad con los parámetros consignados en los manuales de procedimientos, en el estatuto cambiario, en la ley o en las disposiciones reglamentarias en desarrollo de la natural administración de los riesgos inherentes a la operación que se pretende realizar.

3.4.3. ENTIDADES ASEGURADORAS.

3.4.3.1. DEBER DE INFORMACIÓN. <Subnumeral adicionado por la Circular 50 de 2015. Rige a partir del 1 de julio de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades aseguradoras deben velar porque las Personas Naturales Vinculadas, definidas en el numeral 7.1 del Capítulo II, Título IV de la Parte II de la CBJ, autorizadas por dichas entidades para comercializar productos de seguros, suministren a los consumidores financieros, previamente a la celebración del contrato de seguro, la siguiente información, de manera cierta, suficiente, clara y oportuna:

3.4.3.1.1. Los derechos y obligaciones emanados del contrato de seguro y de las condiciones particulares.

3.4.3.1.2. El alcance de la cobertura, de las exclusiones y de las garantías de los productos de seguros ofrecidos.

3.4.3.1.3. El alcance de los servicios de intermediación.

3.4.3.1.4. Los costos del producto y su comercialización, de acuerdo con lo establecido en el art. 9 de la Ley 1328 de 2009.

3.4.3.1.5. La forma de vinculación contractual del intermediario con la entidad aseguradora y su estado de inscripción en el Sistema Unificado de Consulta de Intermediarios de Seguros.

3.4.3.1.6. La responsabilidad que como intermediario le corresponde frente al consumidor financiero.

3.4.3.1.7. La autorización otorgada por la entidad aseguradora para comercializar el producto de seguros ofrecido.

3.4.3.1.8. El procedimiento, plazos y documentación a tener en cuenta para la reclamación de un siniestro.

3.4.3.1.9. Los canales por medio de los cuales puede formular una petición, queja o reclamo.

3.4.3.2. INFORMACIÓN EN PÁGINA WEB. <Subnumeral adicionado al texto original por la Circular 50 de 2015>

Sin perjuicio de las reglas generales previstas en este Capítulo, las entidades aseguradoras deben cerciorarse de que los consumidores financieros tengan acceso a los modelos de las pólizas que comercializan mediante la publicación en sus sitios web.

Así mismo, deben suministrar a los consumidores financieros mediante la publicación en un vínculo destacado en la página de inicio de su sitio web y en forma particular para cada producto comercializado, como mínimo, la siguiente información:

3.4.3.2.1. Las coberturas básicas con sus exclusiones, valor de los deducibles, períodos de carencia o tiempos de permanencia mínimos antes de la cobertura, límites de edad, renovación automática, revocación unilateral y cualquier otra figura legal que limite el derecho a obtener una indemnización.

3.4.3.2.2. Los trámites que se deben adelantar ante la aseguradora para obtener el pago del seguro de acuerdo con la clase de producto, indicando si este valor corresponde o no al valor real del interés asegurado en el momento del siniestro o al monto efectivo del perjuicio patrimonial sufrido por el asegurado.

3.4.3.2.3. Los plazos y forma en que el asegurado debe acreditar la ocurrencia del siniestro y la cuantía de la pérdida y los derechos que surgen en el evento en que la entidad aseguradora no pague la indemnización dentro del mes siguiente a dicha acreditación.

3.4.3.2.4. Explicar de manera descriptiva las figuras de coaseguro, subrogación y transmisión del interés asegurado, con sus consecuencias.

3.4.3.2.5. Informar el procedimiento para la devolución de primas en los casos de presentarse las figuras de supraseguro, disminución del interés asegurado o la revocatoria del seguro.

3.4.3.2.6. Señalar de manera clara y sin que haya lugar a dudas, que corresponde al asegurado la obligación de declarar el estado del riesgo e informar acerca de las situaciones que impliquen modificación al mismo, con la aclaración de las consecuencias de la reticencia e inexactitud.

3.4.3.2.7. En aquellos eventos en que sea procedente la financiación de la prima se deben informar las condiciones del respectivo contrato de mutuo, el procedimiento a seguir por parte del consumidor financiero así como las consecuencias que se generan respecto de la vigencia del contrato de seguro en caso de incumplimiento de una de las cuotas del préstamo otorgado.

3.4.3.2.8. Si existen beneficios adicionales deben indicarse los cargos que se generan por la utilización de los servicios de la compañía si los hay, los conceptos que se incluyen en la prima y si existen pagos adicionales por aspectos no contemplados de manera específica.

3.4.3.2.9. Para el caso del SOAT, las entidades aseguradoras deben suministrar a los consumidores la misma información que tengan en su sitio web, indicando de manera especial la obligación a cargo de cualquier institución prestadora de salud de dar atención prioritaria a las víctimas de un accidente de tránsito y advertir al consumidor que la reclamación de la indemnización puede realizarse directamente y no requiere apoderados o intermediarios.

3.4.3.2.10. Las o que ofrecen pólizas de seguro de vida individual y seguro de vehículos individual de servicio particular, deben implementar en sus páginas de web un “Cotizador” a través del cual se le permita a los consumidores financieros tomar decisiones informadas en lo relacionado con el costo de las pólizas de seguros. Para tal efecto, los mencionados cotizadores deben contener los requerimientos mínimos definidos en las proformas que para tal efecto ha definido esta Superintendencia.

3.4.3.2.11. <Subnumeral adicionado por la Circular 50 de 2015. Rige a partir del 1 de julio de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> En línea con lo establecido en el art. 2.30.1.2.5 del Decreto 2555 de 2010, las entidades aseguradoras deben publicar en un lugar de fácil acceso en su página web, un listado de las personas naturales y jurídicas que colocan pólizas de seguros, vinculados bajo cualquier tipo de relación contractual a la entidad aseguradora o a un intermediario de seguros autorizado para comercializar sus productos.

Dicho listado debe comprender, como mínimo, la información publicada en el Sistema Unificado de Consulta de Intermediarios de Seguros establecida en el numeral 3.4.12.1.2 de este capítulo.

Este listado debe actualizarse, como mínimo, cada 90 días calendario y deberá quedar constancia de dicha actualización en los registros que para tal efecto cree el área designada por la entidad aseguradora. Las desvinculaciones deben ser actualizadas en el sitio web dentro de los 10 días hábiles, siguientes a la fecha en que la entidad aseguradora tenga conocimiento del hecho.

Está a cargo de las entidades aseguradoras la protección del derecho a la intimidad de las Personas Naturales Vinculadas y el cumplimiento del régimen de protección de datos personales establecido en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Mediante la publicación de la información de cada Persona Natural Vinculada la entidad aseguradora declara que ya ha cumplido con sus obligaciones legales en dichas materias.

No debe publicarse en la página web: (i) la información de los intermediarios que comercialicen exclusivamente seguros del ramo de riesgos laborales; ni (ii) la información relacionada con las personas que comercialicen productos de seguros a través de corresponsales o mediante el uso de red de las entidades vigiladas.

Tratándose de productos de seguros que se comercialicen mediante cualquier modalidad de mercadeo masivo, la entidad debe asegurarse que se suministre al consumidor financiero la información requerida en la presente Circular o se le indique que la misma se encuentra disponible en sus sitios web respectivos, sin perjuicio de lo dispuesto en el art. 1046 del C.Cio. en relación con la obligación que tienen las entidades aseguradoras de entregar al tomador, en su original, las pólizas.

Con el fin de verificar en cualquier momento el acatamiento de las instrucciones señaladas en el presente numeral, las entidades aseguradoras deben mantener a disposición de esta Superintendencia los soportes que sirvan de sustento al cumplimiento a las reglas de divulgación de información al consumidor financiero y la entrega de la totalidad de la información requerida al momento de la suscripción del contrato respectivo.

3.4.4. CRÉDITO DE VIVIENDA.

En cumplimiento de los arts. 20 y 21 de la Ley 546 del 23 de diciembre de 1999, los establecimientos de crédito que ofrezcan crédito de vivienda están obligados a suministrar a los consumidores financieros interesados en un crédito de vivienda individual, información clara, cierta, comprensible y oportuna respecto de las condiciones de sus créditos, de manera tal que el consumidor financiero conozca suficientemente la operación del sistema, la composición de las cuotas, el comportamiento del crédito durante su vigencia y las consecuencias de su incumplimiento.

3.4.4.1. Información previa a la formalización del crédito

3.4.4.1.1. Folleto Informativo

Los establecimientos de crédito que otorguen financiación de vivienda individual a largo plazo, deben tener a disposición en los canales que se consideren convenientes y entregar a los consumidores financieros un folleto gratuito que contenga en forma clara y comprensible la información relativa a este tipo de créditos hipotecarios, cuyo modelo debe remitirse a esta Superintendencia con no menos de 15 días hábiles de antelación a su utilización y difusión.

Para los efectos relativos al cumplimiento de esta obligación los establecimientos de crédito tendrán en cuenta como mínimo los siguientes parámetros:

3.4.4.1.1.1. Características de los préstamos otorgados bajo el sistema de UVR o en moneda legal (tasa de interés, sistemas de amortización, plazo, etc.).

3.4.4.1.1.2. Requisitos exigidos para su otorgamiento, indicando con precisión los aspectos relativos a seguros, avalúos, estudio de títulos, garantías, etc.

3.4.4.1.2. Proyección del crédito

En cada caso particular, debe entregarse una proyección del crédito discriminando los abonos a capital (en UVR y en pesos), los intereses a pagar, los valores a aplicar por concepto de seguros (incendio, terremoto, vida, etc.). Igualmente, se debe indicar el saldo de la obligación (en UVR y en pesos), aclarando que los valores en pesos se registran a título informativo pues los reales variarán de acuerdo con la inflación efectiva que se presente durante cada uno de los meses del año.

3.4.4.2. Anualmente

Con el objeto de que los deudores de créditos de vivienda cuenten con los elementos de juicio necesarios a que se refiere el art. 20 de la Ley 546 de 1999, los establecimientos de crédito deben remitir a los deudores, dentro del primer mes de cada año la siguiente información:

3.4.4.2.1. El comportamiento histórico del crédito indicando para el año inmediatamente anterior cómo se aplicaron los abonos a capital (en UVR y en pesos), los valores por concepto de seguros (incendio, terremoto, vida, etc.), los correspondientes a intereses y el saldo de la obligación (en UVR y en pesos).

3.4.4.2.2. Una proyección del crédito para el año en curso, con las indicaciones señaladas en el subnumeral 3.4.4.1.2. anterior.

En los casos en que la proyección del año anterior no coincida con el comportamiento real del crédito durante ese período, el establecimiento de crédito podrá acompañar una explicación de las causas que dieron origen a tal situación.

La información antes señalada debe ser enviada, sin perjuicio de que pueda ser solicitada por el deudor en cualquier momento durante la vida del crédito.

3.4.5. LEASING HABITACIONAL.

Las operaciones y contratos de leasing habitacional destinados a la adquisición de vivienda familiar de conformidad con lo señalado por la Ley 546 de 1999 constituyen un mecanismo del sistema especializado de financiación de vivienda de largo plazo y en tal sentido, les aplican las disposiciones del crédito tradicional en lo que la reglamentación así ha dispuesto previendo en todo caso que, cuando las entidades autorizadas realicen operaciones de leasing habitacional deben suministrar en todo momento información completa, cierta y comprensible sobre las condiciones de la operación, de forma que quienes pretendan celebrarlas puedan conocer adecuadamente su funcionamiento.

3.4.5.1. INFORMACIÓN PREVIA A LA FORMALIZACIÓN DEL CONTRATO DE LEASING HABITACIONAL.

Las entidades autorizadas deben ser claras en informar a los consumidores financieros interesados el alcance del contrato de leasing habitacional, precisando que en virtud del mismo se entrega al locatario la tenencia de un inmueble destinado a vivienda para su uso y goce, a cambio del pago de un canon periódico, durante un plazo convenido, a cuyo vencimiento el bien se restituye a su propietario o se transfiere al locatario, si éste último decide ejercer una opción de adquisición pactada a su favor y paga su valor.

La información que se suministre sobre el leasing habitacional debe contener como mínimo los siguientes datos:

3.4.5.1.1. Una descripción clara de la operación, mediante la cual el interesado pueda entender en qué consiste y cuáles son los principales derechos y obligaciones derivados de ésta. Particularmente, las entidades autorizadas deben advertir que la sola suscripción del contrato de leasing habitacional no transfiere el derecho de dominio al locatario, evento que sólo ocurrirá una vez éste ejerza la opción de adquisición y pague su valor. Igualmente, se debe ilustrar respecto de las previsiones contenidas en el literal d.) del art. 2.28.1.2.1 y en el art. 2.28.1.2.3 del Decreto 2555 de 2010.

3.4.5.1.2. Los requisitos que se deben cumplir para acceder a la operación. Especialmente deberán ilustrarse:

3.4.5.1.2.1. Los criterios generales de evaluación adoptados por la respectiva entidad para determinar la capacidad de pago del potencial locatario.

3.4.5.1.2.2. Las garantías que la entidad autorizada puede exigir al locatario para garantizar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, y

3.4.5.1.2.3. Los seguros obligatorios y opcionales en la operación.

3.4.5.1.3. Características especiales de las operaciones de leasing habitacional. Con el fin de que los usuarios puedan tomar decisiones debidamente ilustradas, las entidades deben suministrar información adecuada por lo menos sobre los siguientes aspectos del contrato:

3.4.5.1.3.1. Modalidades de pacto de la operación ofrecidas por la entidad autorizada (moneda legal o unidades de valor real - UVR), ilustrando los efectos de la suscripción en una u otra forma.

3.4.5.1.3.2. Sistemas de amortización.

3.4.5.1.3.3. Costos financieros.

3.4.5.1.3.4. Plazos.

3.4.5.1.3.5. Ilustración detallada de los costos para el locatario distintos de los financieros (por ejemplo seguros, impuestos).

3.4.5.1.3.6. Indicación de la forma de liquidación del canon y los valores incluidos en éste, efectos de la mora, de los pagos parciales y de los pagos extraordinarios.

3.4.5.1.3.7. Estimación de la opción de adquisición.

3.4.5.1.3.8. Efectos por no ejercer la opción de adquisición.

3.4.5.1.3.9. Ejercicio anticipado de la opción de adquisición.

3.4.5.1.3.10. Condiciones y procedimiento para la cesión de la opción de adquisición.

3.4.5.1.3.11. Condiciones y procedimiento para la cesión del contrato y efectos de la misma.

3.4.5.1.3.12. Causas de terminación.

3.4.5.1.3.13. Condiciones para la terminación anticipada del contrato y efectos de la misma.

3.4.5.1.4. Proyección: Para ilustrar en mejor forma a los interesados, las entidades autorizadas deben entregar una proyección del contrato, en la cual se indique el valor estimado de los cánones, discriminando en éstos las amortizaciones, el costo financiero y los montos a pagar por seguros, impuestos u otros conceptos.

Debe precisarse que tales valores se registran a título informativo pues los reales podrían variar de acuerdo con el cambio de los supuestos empleados para tal estimación.

3.4.5.2. INFORMACIÓN A LOS LOCATARIOS DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO.

Con el objeto de que los locatarios cuenten con información clara y comprensible sobre las condiciones de sus respectivos contratos, en cumplimiento de lo establecido en el art. 2.28.1.3.5 del Decreto 2555 de 2010 las entidades autorizadas deben remitir durante el primer mes de cada año calendario la siguiente información:

3.4.5.2.1. El comportamiento histórico del contrato, indicando para el año inmediatamente anterior cómo se aplicaron los cánones, el saldo por amortizar, los valores por costos financieros, seguros y otros conceptos. Tratándose de contratos pactados en UVR las cifras presentadas en el extracto deben reflejarse en UVR y en pesos.

3.4.5.2.2. Una proyección del contrato para el año en curso, con las indicaciones señaladas en el subnumeral.

En los casos en que la proyección del año anterior no coincida con el comportamiento real del contrato durante ese período, la entidad autorizada podrá acompañar una explicación de las causas que dieron origen a tal situación.

3.4.6. SOCIEDADES DE CAPITALIZACIÓN.

Sin perjuicio de las reglas generales previstas para la divulgación de información, las sociedades de capitalización deben asegurarse de que los consumidores financieros conozcan las características de los productos que comercializan y el alcance de sus derechos y obligaciones, para lo cual deben divulgar en sus páginas de internet y a través de folletos, información en carteleras y/o cualquier otro medio o canal de difusión masiva, en términos de fácil comprensión, como mínimo, la siguiente información:

3.4.6.1. El alcance de los derechos y obligaciones que se generan de la suscripción o adquisición de un título de capitalización, el valor de las cuotas y los factores y periodicidad para su incremento, debiéndose hacer alusión de manera particular a las consecuencias de la terminación de un título de capitalización, ya sea por redención del mismo antes del período pactado o por mora en el pago de las cuotas.

3.4.6.2. La tabla de valores de rescate, el concepto de altura del título y la posibilidad que tiene de solicitar su rehabilitación, advirtiendo los pasos que se deben adelantar para que esta figura opere.

3.4.6.3. La figura de caducidad de los títulos así como los términos de prescripción de las acciones legales en contra de la sociedad de capitalización.

3.4.6.4. La tasa de interés aplicable como rendimiento del ahorro, señalando si es fija o variable.

3.4.6.5. Los porcentajes correspondientes a los costos mensuales de comisión y administración que se descuentan de la cuota de ahorro mensual en cada título de capitalización, el monto de cada cuota y el plazo del contrato.

3.4.6.6. Toda la información necesaria para la realización de los sorteos, señalando el costo y demás condiciones de los mismos.

3.4.7. SOCIEDADES FIDUCIARIAS.

Previo a la celebración de cualquier contrato, las sociedades fiduciarias deben proveer al potencial cliente una lista detallada, de manera gratuita, de todos los cargos o costos que representa la utilización de los servicios o productos de la entidad, así como cualquier otro aspecto que pueda implicar un costo para el consumidor financiero.

En los contratos de adhesión o de utilización masiva, toda cláusula limitativa y en general las sanciones, penalizaciones o cláusulas penales a cargo de los fideicomitentes o beneficiarios, deben presentarse en caracteres destacados, en la primera página del contrato y dejarse constancia, en el momento de la suscripción o celebración del contrato, de que el firmante las conoció y aceptó.

3.4.7.1. FIDUCIA INMOBILIARIA.

<Numeral modificado por de la Circular 24 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> En todos los programas o campañas publicitarias por medio de las cuales se promocionen negocios de fiducia inmobiliaria o de administración de proyectos inmobiliarios, así como en la papelería que se utilice para tales efectos, debe informarse de manera expresa y destacada la gestión a desarrollar por la sociedad fiduciaria, -esto es, si se trata de la administración de tesorería del proyecto, la vigilancia de todas las etapas de la obra, la inversión de los recursos que ingresen al fideicomiso y demás conceptos de este tipo de fideicomiso-, de tal suerte que para el adherente, inversionista o beneficiario resulten claros e inequívocos los parámetros a los que se circunscribe la labor que adelanta la fiduciaria.

En las actividades de promoción debe informarse con suficiente claridad acerca de los derechos y obligaciones que le otorga al inversionista su vinculación al negocio fiduciario.

Las sociedades fiduciarias deben publicar en su página web i) los modelos de contratos de adhesión y de prestación masiva de fiducia inmobiliaria aprobados por la SFC, con la indicación del número de radicación y la fecha de aprobación y ii) la cartilla informativa sobre fiducia inmobiliaria que expida la SFC. Así mismo, deben informar a los inversionistas sobre tales publicaciones y deben suministrarle los datos e indicaciones necesarias para ubicarlos.

<Inciso modificado por la Circular 7 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Igualmente deben llevar a cabo los actos encaminados y conducentes para que en los puntos de venta de los proyectos inmobiliarios se expongan al público carteles o afiches fácilmente visibles en donde se explique de manera sencilla el funcionamiento del fideicomiso y el papel que desempeña la fiduciaria dentro del proyecto. Así mismo, gestionará que se publique  una copia, al menos en tamaño original, de la cartilla referida y que se entregue, por cualquier medio verificable,  una copia de ésta junto con el contrato.

La inobservancia de esta instrucción se considerará una práctica insegura.

3.4.7.2. NEGOCIOS FIDUCIARIOS DE “PREVENTAS”.

En los negocios cuyo objeto sea el recaudo de los recursos provenientes de la promoción y consecución de interesados en adquirir inmuebles dentro de un proyecto inmobiliario, los cuales posteriormente harán parte del precio prometido por la compra, resulta fundamental que haya suficiente claridad, información y revelación acerca de aspectos tales como:

3.4.7.2.1. Si la sociedad fiduciaria tendrá el manejo futuro de los recursos.

3.4.7.2.2. Si la sociedad fiduciaria participará en la definición del punto de equilibrio.

3.4.7.2.3. Si las promesas de venta cuya suscripción constituye una obligación futura del suscriptor del encargo, han sido conocidas por la fiduciaria o si serán suscritas por la fiduciaria o por el promotor.

3.4.7.2.4. Cuáles serán las causales y los plazos de devolución de los recursos entregados a la fiduciaria.

3.4.7.2.5. La identificación clara y expresa de la persona en favor de quien se celebra el negocio fiduciario.

3.4.7.2.6. Quién asume el riesgo de la pérdida de valor de los recursos entregados a la fiduciaria como producto de la pérdida de valor de las inversiones realizadas por ésta con tales recursos, ya sea que los mismos se administren a través de una cartera colectiva o a través de cualquier otro mecanismo.

3.4.7.2.7. La identificación clara y expresa del beneficiario de los rendimientos generados por el fondo de inversión colectiva o el mecanismo que se escoja.

3.4.7.2.8 <Numeral adicionado por de la Circular 24 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Los derechos y obligaciones que le otorga su vinculación al negocio fiduciario.

3.4.7.3. NEGOCIOS FIDUCIARIOS A TRAVÉS DE LOS CUALES SE COMERCIALIZAN PARTICIPACIONES FIDUCIARIAS.  <Numeral adicionado por de la Circular 24 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

En los negocios cuyo objeto sea la promoción y consecución de interesados en adquirir participaciones fiduciarias, resulta fundamental que haya suficiente claridad, información y revelación acerca de la gestión a desarrollar por la sociedad fiduciaria así como de aspectos como:

3.4.7.3.1. La información del proyecto: sus etapas, los riesgos y los diferentes escenarios de factibilidad.

3.4.7.3.2. El número total de participaciones fiduciarias a comercializar, con la indicación de las participaciones que a la fecha de vinculación del inversionista se hayan transferido.

3.4.7.3.3. La información del promotor, constructor y operador, este último si se encuentra designado, o en su defecto el mecanismo de selección.

3.4.7.3.4. Si se prevé la adquisición de crédito para la financiación del proyecto, los mecanismos destinados a su pago y los riesgos de impago de dichas obligaciones.

3.4.7.3.5. La posición contractual que adquiere con su inversión el adquirente de las participaciones, así como sus derechos y obligaciones.

3.4.7.3.6 El valor de las participaciones fiduciarias previsto en el contrato de fiducia y el valor de comercialización de las mismas.

3.4.7.3.7. La indicación clara y expresa de que la participación fiduciaria no garantiza rentabilidad, está sujeta a eventuales pérdidas, no da lugar al reconocimiento y pago de rentas vitalicias, ni se trata de un producto equivalente a una pensión de jubilación.

3.4.7.3.8. Los eventos de salida o de terminación del contrato fiduciario.

3.4.7.3.9. El estado en el que se encuentra el cumplimiento de las condiciones para el inicio de la fase de desarrollo o punto de equilibrio.

3.4.7.3.10. Los bienes que conforman el patrimonio autónomo constituido.

En todo caso, las sociedades fiduciarias deben dar cumplimiento a los deberes de publicación y de información a que se refieren los incisos finales del subnumeral 3.4.7.1., en lo relativo a la publicación y entrega de los contratos y la cartilla a los inversionistas, según el caso.

3.4.8. SOCIEDADES COMISIONISTAS DE BOLSA.

3.4.8.1. EN SU DEBER DE PROTECCIÓN AL INVERSIONISTA.

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores y la Bolsa de valores de Colombia deben incluir en su página web la “Guía del Inversionista Cuidadoso”, de conformidad con el contenido señalado por esta Superintendencia en el instructivo publicado en la Sección del Consumidor Financiero/Información y educación al consumidor financiero/ Acerca del mercado de valores.

3.4.8.2. EN SU PAPEL DE FORMADOR DE LIQUIDEZ.

Es una obligación de las sociedades comisionistas de bolsa, anunciar al público en general, a través de su página web y/o el empleo de cualquier otro medio de comunicación que permita difundir y mantener actualizada la información, su condición de formador de liquidez y los valores objeto de dicha actividad, así como el mecanismo a través del cual desarrolla las actuaciones y operaciones como formador de liquidez. Lo anterior sin perjuicio de las obligaciones de información relevante que le asisten al emisor.

3.4.9. ADMINISTRADORAS DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES – SGP-.

<Inciso modificado por la Circular 51 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Las administradoras del SGP deben poner a disposición de los consumidores herramientas financieras que les permitan conocer los cálculos preliminares sobre el posible monto de su pensión. Cualquier herramienta o simulador que se utilice para estimar el monto de pensión debe ajustarse a lo dispuesto a continuación.

Para que los resultados arrojados por las simulaciones utilizadas puedan ser comparables y respondan a los mismos criterios en todas las administradoras del SGP, deben tenerse en cuenta las siguientes instrucciones:

3.4.9.1. CARACTERÍSTICAS DE LAS HERRAMIENTAS FINANCIERAS OFRECIDAS PARA EL CÁLCULO PRELIMINAR DE PENSIONES EN EL RÉGIMEN DE AHORRO INDIVIDUAL CON SOLIDARIDAD (RAIS).

Las herramientas financieras que se ofrezcan para calcular el posible monto de pensión en el RAIS deben:

3.4.9.1.1. Suministrar información sobre el posible monto mensual de pensión y su respectiva tasa de reemplazo, en los escenarios que resulten de:

3.4.9.1.1.1. Atender las instrucciones previstas en los arts. 2.6.11.1.1. al 2.6.11.1.7. del Decreto 2555 de 2010; y

3.4.9.1.1.2 <Inciso modificado por la Circular 51 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Asumir fidelidades o densidades de cotización al sistema (en adelante fidelidades, medidas como meses de cotización al año), desde el día 1 del mes siguiente a la fecha de la simulación y hasta el último día del mes y año de pensión. Tales fidelidades serán de 12, 9, 6 y 0 meses de cotización al año y la propia de cada consumidor financiero (determinada como 12 veces el número total de semanas cotizadas, dividido entre las semanas transcurridas desde la fecha en que empezó a cotizar en el SGP y la fecha del cálculo).

<Inciso  modificado por la Circular 15 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:> Las herramientas deben disponer de un escenario para los casos en que el consumidor financiero tenga en su cuenta individual el capital suficiente para acceder a una pensión y solicite que se le efectúe el cálculo sin que tenga que hacer cotizaciones adicionales.

Si en cualquiera de las fidelidades asumidas se evidencia que el consumidor financiero no cuenta con los recursos para acceder a la pensión mínima, se le debe informar el número de semanas que le falta cotizar para acceder a la garantía de pensión mínima, al igual que la fecha en que cumplirá la edad para acceder a dicha garantía.

3.4.9.1.2 <Subnumeral modificado por la Circular 15 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:> Utilizar tasas de interés reales de rentabilidad esperada para cada tipo de fondo, que se calcularán ponderando en un 25% el componente histórico y en un 75% el componente prospectivo.

Las administradoras del RAIS deben informar a la SFC, antes del 1 de octubre de cada año, las tasas de interés reales de rentabilidad esperada resultantes para cada tipo de fondo.

3.4.9.1.2.1. Componente histórico

Cada administradora del RAIS, a partir de la información propia debe calcular la variación real del valor de la unidad para cada tipo de fondo al 31 de agosto más reciente.

La variación real del valor de la unidad para cada tipo de fondo se calculará de acuerdo con la siguiente fórmula:

donde:

: es la variación porcentual real del valor de la unidad expresada con 2 decimales.

: el valor de la unidad al 31 de agosto más próximo a la fecha de cálculo, considerado como el año .

: el valor de la unidad medido al 31 de agosto del año .

: el valor del Índice de Precios al Consumidor del mes de agosto, del año , publicado por el DANE.

: el valor del Índice de Precios al Consumidor del mes de agosto del año , publicado por el DANE.

Este componente histórico será diferente para cada tipo de fondo y para cada administradora del RAIS.

En el caso de una nueva administradora del RAIS, esa entidad para cada tipo de fondo debe sumar:

a. La variación real del valor de la unidad  multiplicada por , donde n es el número de años para los cuales la administradora tiene información disponible, y

donde:

: es la variación porcentual real del valor de la unidad expresada con 2 decimales del periodo para el cual la administradora dispone de información histórica. En caso de que la administradora no cuente con información histórica para al menos 1 año de administración del respectivo tipo de fondo,  será igual a 0.

: el valor de la unidad al 31 de agosto más próximo a la fecha de cálculo, considerado como el año .

: el valor de la unidad medido al 31 de agosto del año , siendo  el número de años para el cual la administradora dispone de información histórica.

: el valor del Índice de Precios al Consumidor del mes de agosto, del año , publicado por el DANE.

: el valor del Índice de Precios al Consumidor del mes de agosto del año , publicado por el DANE.

b. El promedio ponderado por valor de fondo de las variaciones reales del valor de la unidad del resto de administradoras que cuentan con información histórica de 10 años multiplicado por .

Una vez la nueva administradora cuente con información de 10 años, debe calcular el componente histórico de conformidad con lo previsto en el presente subnumeral.

3.4.9.1.2.2. Componente prospectivo

Cada administradora del RAIS debe implementar un modelo que le permita estimar diferentes escenarios de rentabilidades reales netas, el cual debe contar como mínimo con las siguientes características:

a. Tener en cuenta la composición actual y la composición esperada de cada tipo de fondo, en línea con la asignación estratégica de largo plazo definida para cada uno.

b. Considerar el comportamiento histórico de los tipos de fondos, así como las expectativas de rentabilidad de los activos que los componen.

c. Incorporar inflaciones implícitas de acuerdo con el horizonte de inversión de cada tipo de fondo.

d. Estar basados en métodos técnicamente sustentados.

e. Permitir realizar estimaciones estadísticamente consistentes. Para verificar dicha consistencia, las administradoras deben estimar, entre otros, escenarios de volatilidad para los activos que componen los tipos de fondos.

Las administradoras deben utilizar los siguientes horizontes de tiempo para la estimación de la rentabilidad: i) Tipo de fondo conservador: 5 años, ii) Tipo de fondo moderado: 10 años y iii) Tipo de fondo de mayor riesgo: 20 años.

Las administradoras del RAIS deben mantener a disposición de la SFC los modelos a los que se refiere el presente subnumeral, incluyendo el sustento de la escogencia de las variables y los supuestos incorporados, así como los criterios y argumentos a partir de los cuales se realizó la selección de dicho modelo. Los cambios que realicen a los modelos deben estar documentados, junto con la justificación y su impacto. En todo caso, el modelo utilizado para el cálculo del componente prospectivo debe ser aprobado por el Comité de Inversiones de la administradora.

Cada administradora del RAIS debe remitir a la SFC, a más tardar el 15 de septiembre de cada año, 5000 simulaciones de rentabilidades reales netas para cada tipo de fondo, con información con corte al 31 de agosto del mismo año. Las simulaciones remitidas deben ser generadas por el modelo implementado, lo cual debe estar certificado por el representante legal de la entidad. La SFC definirá la estructura y mecanismo a través del cual se deben remitir las referidas simulaciones.

Una vez recibida la información de todas las administradoras del RAIS, la SFC calculará la mediana de las simulaciones de cada tipo de fondo y publicará el valor del componente prospectivo el cual debe ser usado por todas las administradoras del RAIS. La SFC publicará esta información a más tardar dentro de los 8 días calendario siguientes a su recepción.

En el caso de una nueva administradora, esa entidad no está obligada a remitir las simulaciones a las que se refiere el presente subnumeral, y debe usar en su herramienta financiera la rentabilidad que publique la SFC. Una vez la nueva administradora cuente con información suficiente, debe desarrollar el modelo y remitir las simulaciones en los términos señalados en el presente subnumeral.

Las administradoras en la herramienta financiera deben advertir, de manera destacada a los afiliados, que las mencionadas rentabilidades esperadas son el resultado de estimaciones generales a largo plazo que las entidades administradoras han efectuado con base en la posible composición de los portafolios de inversión de cada uno de los tipos de fondos de pensiones obligatorias, considerando información histórica y prospectiva, pero que, en todo caso, no existe ninguna garantía de que esas van a ser las rentabilidades efectivamente obtenidas.

El 1 de octubre de cada año, las herramientas deben actualizar para cada tipo de fondo, el valor del parámetro de rentabilidad esperada, con la información actualizada de los componentes histórico y prospectivo.

3.4.9.1.3 <Subnumeral modificado por la Circular 51 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Multiplicar la totalidad de los aportes por el porcentaje de fidelidad correspondiente dividido entre 12, para obtener el posible monto de la pensión en los casos en que se suponga porcentajes de fidelidad de cotización del 75%, del 50% y la propia de cada consumidor financiero.

3.4.9.1.4 <Subnumeral modificado por la Circular 51 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Tener en cuenta en el respectivo cálculo la edad del consumidor financiero (X) y del beneficiario (Y) que tenga una mayor expectativa de duración de la prestación o la renta.

En el evento en que no se suministre información sobre el beneficiario, las herramientas asumirán que éste tiene un cónyuge 5 años menor si se trata de un consumidor financiero hombre, o 5 años mayor en el caso de un consumidor financiero mujer.

3.4.9.1.5. Advertir que las rentabilidades utilizadas son sólo un estimativo y que por lo tanto no existe garantía de que dicha rentabilidad corresponda a la realidad.

<Inciso adicionado por la Circular 15 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:> Asimismo, incluir en un espacio visible la información de las siguientes rentabilidades históricas para cada tipo de fondo: i) la rentabilidad mínima que publique la Superintendencia Financiera de Colombia para cada tipo de fondo, ii) la obtenida por la administradora en los horizontes de tiempo que correspondan con la rentabilidad mínima para cada tipo de fondo, y iii) la obtenida por las demás administradoras en los horizontes de tiempo que correspondan con la rentabilidad mínima para cada tipo de fondo. Dicha información deberá ser actualizada mensualmente dentro de los 5 días calendario siguientes a la publicación de estas rentabilidades por parte de esta Superintendencia y advertir que la misma tiene carácter informativo y corresponde a las rentabilidades más recientes obtenidas.

3.4.9.1.6. Informar al consumidor financiero que si las rentabilidades tienen un comportamiento diferente al utilizado en la simulación, el monto de la pensión variará en el sentido del comportamiento de la rentabilidad. De este modo, si la rentabilidad es superior, la pensión puede ser mayor y en caso de que sea menor, el monto de la pensión puede ser inferior al simulado.

3.4.9.1.7. Precisar que si el consumidor financiero desea hacer comparaciones con el Régimen de Prima Media con Prestación Definida (RPM), la edad proyectada de pensión debe ser la misma.

3.4.9.1.8 <Subnumeral modificado por la Circular 51 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Activar un enlace en la página de internet de la entidad en el que se presenten los parámetros técnicos utilizados en la herramienta financiera que corresponden a los definidos para el cálculo del retiro programado, establecidos en la Resolución 3099 de 2015 expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

3.4.9.1.9. Explicar los tipos de fondos y el tiempo proyectado de permanencia del consumidor financiero en los mismos, de acuerdo con su edad y perfil de riesgo, de tal manera que antes de diligenciar la información de entrada de que trata el subnumeral 3.4.9.4. del presente Capítulo correspondiente al tiempo de permanencia en cada tipo de fondo, se presenten las siguientes definiciones:

3.4.9.1.9.1. Fondo de mayor riesgo

Dirigido a personas con una alta tolerancia al riesgo, que se encuentran lejos de la edad proyectada para pensionarse y están dispuestas a asumir una mayor volatilidad en los rendimientos que puede afectar de manera importante el capital acumulado como consecuencia del riesgo asumido, con el fin de buscar en el largo plazo una mayor rentabilidad que la de un fondo moderado.

3.4.9.1.9.2. Fondo moderado

Dirigido a personas de riesgo moderado que están dispuestas a tolerar caídas discretas en el capital acumulado como consecuencia del riesgo asumido, con el fin de buscar en el largo plazo una mayor rentabilidad que la de un fondo conservador.

3.4.9.1.9.3. Fondo conservador

Dirigido a personas con baja tolerancia al riesgo. Su prioridad es la preservación del capital acumulado, dado que está orientado a personas que se encuentran cercanas a la edad proyectada para pensionarse y que prefieren obtener un menor rendimiento, que preocuparse por una posible pérdida.

3.4.9.1.10. Indicar de manera expresa que la simulación corresponde a la modalidad de pensión de retiro programado, calculada con base en las cotizaciones obligatorias y no incluye los aportes voluntarios.

3.4.9.1.11. Para efectos del cálculo respectivo, tratándose de consumidores financieros con derecho a bonos pensionales Tipo A modalidades 1 y 2, debe suministrarse el valor del bono calculado directamente por la entidad competente.

En caso de que los consumidores financieros no cuenten con esta información, las herramientas financieras deben advertir con caracteres legibles y destacados que los resultados arrojados por las herramientas podrían ser sustancialmente diferentes al real, esto es, que el valor del bono que se estima en ningún caso corresponde al que efectivamente tendrá dicho bono una vez emitido, pues el mismo dependerá, entre otros aspectos, de los salarios devengados o sobre los cuales efectivamente se cotizó, así como de las semanas o el tiempo efectivamente servido o cotizado. Así mismo, debe advertirse que la finalidad de la “simulación” es, única y exclusivamente, efectuar una ilustración con base en dichos supuestos sobre el posible monto del bono pensional y el eventual monto de la pensión, sin que se garanticen dichos valores.

Para determinar la estimación del valor de los bonos pensionales en el caso del Tipo A modalidad 1 se tendrán en cuenta los siguientes criterios:

3.4.9.1.11.1. Determinar la densidad de cotización en el RPM como el número de semanas cotizadas al RPM dividido entre el número de semanas desde el inicio de las cotizaciones al RPM y la fecha de traslado.

3.4.9.1.11.2. Determinar la variación promedio mensual de los Ingresos Base de Cotización (IBC) desde la fecha de inicio de las cotizaciones hasta la fecha de traslado, como la diferencia entre el IBC que el afiliado tenía al momento del traslado y el IBC que tenía en la fecha de inicio de cotización, esto dividido entre el número de meses entre la fecha de inicio de las cotizaciones al RPM y la fecha de traslado.

3.4.9.1.11.3. El valor del bono en la fecha de traslado se tomará como el valor de los aportes que debió realizar el afiliado al RPM para cada mes desde el inicio de las cotizaciones y la fecha de traslado, actualizado a la fecha de traslado con las tasas de rentabilidad RISS, donde los aportes se obtendrán como el IBC al inicio de las cotizaciones incrementado mes a mes con la variación promedio mensual de los IBC, esto multiplicado por la densidad de cotización en RPM y la tasa de cotización correspondiente a cada periodo.

En el caso de bonos pensionales Tipo A modalidad 2 es necesario conocer el salario a junio de 1992 o el anterior si no se conoce el de esta fecha, así como la fecha de cotización. Este cálculo se realizará teniendo en cuenta la normatividad vigente.

3.4.9.1.12. Habilitar un módulo para que el consumidor financiero evidencie los supuestos antes citados, previo el diligenciamiento de los datos de entrada.

3.4.9.1.13. <Subnumeral modificado por la Circular 15 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:> En los casos en que el consumidor financiero decida pensionarse antes de la fecha de redención del bono, esto es, 60 años mujeres y 62 años hombres, la herramienta debe evaluar si el saldo proyectado en la cuenta de ahorro individual es suficiente para cubrir el 130% de las mesadas pensionales proyectadas a pagar desde el momento en que se pensiona el afiliado, hasta la fecha de redención normal del bono pensional bajo la modalidad de retiro programado. En este caso la herramienta deberá simular la modalidad de pensión de retiro programado sin negociación del bono pensional.

En caso de que el saldo proyectado en la cuenta de ahorro individual no sea suficiente para cubrir el 130% de las mesadas pensionales proyectadas a pagar desde el momento en que se pensiona el afiliado, hasta la fecha de redención normal del bono pensional bajo la modalidad de retiro programado, la herramienta debe estimar la tasa de descuento del bono pensional que tenga en cuenta el margen publicado por el proveedor de precios del último día del mes anterior a la fecha de simulación, para la valoración de los bonos del mismo rango de días al vencimiento. En caso de que no haya publicación para esa fecha se debe tomar el último publicado.

<Inciso modificado por la Circular 15 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:> Las sociedades administradoras podrán, en forma adicional a la simulación que se obtenga con base en lo establecido en los subnumerales anteriores, efectuarle al consumidor financiero una simulación del monto de la pensión incluyendo aportes voluntarios, siempre y cuando se tengan en cuenta las características descritas en este numeral y se advierta que el monto de la pensión resultante no es comparable con el que se pueda obtener en el RPM, dado que en este último no se tienen en cuenta los aportes voluntarios sino únicamente las cotizaciones obligatorias. En todos los casos, las administradoras, en el cumplimiento de su deber fiduciario y de asesoría, velarán por el mejor interés de los afiliados.

3.4.9.2. CARACTERÍSTICAS DE LAS HERRAMIENTAS FINANCIERAS OFRECIDAS PARA EL CÁLCULO PRELIMINAR DE PENSIONES EN EL RÉGIMEN DE PRIMA MEDIA CON PRESTACIÓN DEFINIDA (RPM).

Tratándose de las herramientas financieras que se ofrezcan para realizar cálculos preliminares de pensión en el RPM, las administradoras deben observar las siguientes instrucciones:

3.4.9.2.1 <Subnumeral modificado por la Circular 51 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Presentar el monto mensual posible de la pensión y su respectiva tasa de reemplazo, calculados con base en los requisitos establecidos en la Leyes 100 de 1993 y 797 de 2003, asumiendo fidelidades de cotización al Sistema, desde el día 1 del mes siguiente a la fecha de la simulación y hasta el último día del mes y año de pensión. Tales fidelidades serán de 12, 9, 6 y 0 meses de cotización al año y la propia de cada consumidor financiero (determinada como 12 veces el número total de semanas cotizadas dividido entre las semanas transcurridas desde la fecha en que empezó a cotizar en el sistema y la fecha del respectivo cálculo).

3.4.9.2.2. Advertir al consumidor financiero de manera clara y expresa cada vez que este realice un ingreso a las respectivas herramientas, que en las mismas no se contemplarán los casos de afiliados que hacen parte del Régimen de Transición.

3.4.9.2.3 <Subnumeral modificado por la Circular 51 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Indicar en la presentación de las herramientas financieras el número de semanas que, de acuerdo con el mínimo requerido, le falta por cotizar al consumidor financiero para la pensión y especificar que el IBL corresponde al promedio de los últimos 10 años cotizados.

El Ingreso Base de Liquidación (IBL) debe ser el salario reportado en los datos de entrada para los escenarios en los que al consumidor financiero le falten 10 o más años de cotización hasta la edad de pensión. Para los escenarios en los que se proyecte que al consumidor financiero le falten menos de 10 años de cotización hasta la edad de pensión del RPM, la información de los salarios base para el cálculo del IBL se debe establecer así:

3.4.9.2.3.1. Para los períodos de cotización posteriores al momento del cálculo se debe considerar el último salario reportado en los datos de entrada y

3.4.9.2.3.2. Para los períodos previos al momento del cálculo se deben considerar los salarios reportados por el afiliado, atendiendo lo establecido en el subnumeral 3.4.9.4.1. del presente capítulo.

3.4.9.3. CARACTERÍSTICAS COMUNES DE LAS HERRAMIENTAS FINANCIERAS.

Las herramientas financieras que ofrezcan las entidades administradoras de los dos regímenes de pensión deben:

3.4.9.3.1 <Subnumeral modificado por la Circular 51 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Permitir el acceso a cualquier persona que, en los términos del art. 2.6.10.1.1. del Decreto 2555 de 2010, tenga la calidad de consumidor financiero. Previa autorización del uso de su información y registro por parte del consumidor financiero, las administradoras del SGP deben poner a disposición su historia laboral y darle la posibilidad de generar la proyección de pensión en cada régimen atendiendo lo dispuesto en los subnumerales 3.13.2.1.2. y 3.13.2.2.2. del Capítulo I del Título III de la Parte II de esta Circular.

3.4.9.3.2. Ajustarse a lo señalado en la presente circular para la simulación de pensión en cada uno de los regímenes pensionales señalados en la presente Circular.

3.4.9.3.3. Estar disponibles en oficinas de atención al público y en su página de internet, en un lugar de fácil acceso y debidamente identificado.

3.4.9.3.4. Contar con ayuda en línea que oriente al consumidor financiero respecto de la información de entrada, en donde se le indique la manera como se diligencian cada uno de los campos previstos y si es del caso presentar un ejemplo.

3.4.9.3.5. Tener un módulo para ilustrar las características de cada régimen pensional que incluya los requisitos mínimos y las normas legales que correspondan, las cuales deberán estar disponibles a través de un enlace en internet.

3.4.9.3.6 <Subnumeral modificado por la Circular 51 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Efectuar las simulaciones considerando el pago de 13 mesadas en el año. La herramienta debe mostrar los tiempos cotizados en número de semanas.

3.4.9.3.7. Precisar que la simulación es una mera aproximación a la futura pensión, estimada con base en la información que suministra el consumidor financiero y bajo los supuestos que allí se señalan, por lo que cualquier variación en la información suministrada o en los supuestos utilizados afectará el monto de la pensión efectivamente recibida, tales como IBL, fidelidad de cotización, entre otros.

3.4.9.3.8. Indicar que la simulación se efectúa con salarios constantes, teniendo en cuenta el reportado en la información de entrada.

3.4.9.3.9. Contar con los validadores que se consideren pertinentes.

3.4.9.3.10. <Subnumeral modificado por la Circular 51 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Informar al consumidor financiero el monto de la devolución de saldos o la indemnización sustitutiva, en el evento en que los cálculos preliminares arrojen como resultado que no tendría derecho a recibir una pensión por no cumplir los requisitos previstos en la ley.

3.4.9.3.11. Determinar con base en la información suministrada por el afiliado, si éste cuenta con los requisitos para ser beneficiario del Régimen de Transición, informándole tal circunstancia y sugiriéndole que solicite asesoría personalizada ante la entidad administradora a la cual se encuentre afiliado.

3.4.9.3.12. <Subnumeral adicionado por la Circular 51 de 2016. El nuevo texto es el siguiente> Si la simulación se realiza dentro del marco de la asesoría que deben brindar las administradoras para que proceda el traslado de afiliados entre regímenes, al consumidor financiero se le debe suministrar, como mínimo, la información contenida en los subnumerales 3.13.2.1. y 3.12.2.2. del Capítulo I del Título III de la Parte II de la presente Circular, según corresponda.

Todas las administradoras pueden implementar una única herramienta financiera.

3.4.9.3.13 <Subnumeral adicionado por la Circular 51 de 2016. El nuevo texto es el siguiente> Informar al consumidor financiero que si requiere explicación sobre sus proyecciones puede solicitar asesoría en la administradora del régimen que corresponda. En este sentido, las administradoras deben disponer de los mecanismos que garanticen que el consumidor financiero reciba tal asesoría.

<Inciso eliminado por la Circular 51 de 2016>

3.4.9.4. INFORMACIÓN DE ENTRADA DE LAS HERRAMIENTAS FINANCIERAS.

La información de entrada que debe requerirse al consumidor financiero (X) y sus beneficiarios (Y) por parte de las administradoras será la siguiente:

<Tabla modificada por la Circular 51 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

Datos de Entrada	(RAIS)	RAIS Y RPM	(RPM)
(X)		(Y)	(X)
Nombre	ü	ü
Fecha de nacimiento	ü	ü	ü
Género	ü	ü	ü
Estado (válido, inválido)	ü
En caso de no tener certeza del estado, se asumirá como válido.
Tiempo de permanencia en el Tipo de Fondo de Mayor Riesgo (indicar en años)	ü
Tiempo de permanencia en el Tipo de Fondo Moderado (indicar en años)	ü

Datos de Entrada	(RAIS)	RAIS Y RPM	(RPM)
	(X)	(Y)	(X)
Tiempo de permanencia en el Tipo de Fondo Conservador (indicar en años)	ü

3.4.9.4.1 <Numeral adicionado por la Circular 51 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Con el fin de completar la información en los escenarios en los que se proyecten que al consumidor financiero le faltan menos de 10 años de cotización para la pensión, la herramienta debe solicitar como datos de entrada adicionales en los períodos faltantes como mínimo lo siguiente: el salario base cotización, desde la fecha expresada en día, mes y año y hasta la fecha expresada en día, mes y año.

3.4.9.5. EVALUACIÓN PREVIA DE LAS HERRAMIENTAS FINANCIERAS.

Con el fin de evaluar las herramientas financieras en cuestión y en todo caso antes de ponerlas a disposición de los consumidores financieros, las entidades deben permitir el acceso a la SFC a un sitio de prueba en su página de internet para efectos de determinar la no objeción a la misma.

Para este propósito la disponibilidad del sitio de internet deberá ser informada por el representante legal de la administradora mediante comunicación dirigida a la Delegatura de Pensiones, Cesantías y Fiduciarias de la SFC.

3.4.9.6. PUBLICACIÓN DE RENTABILIDADES, COMISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SEGUROS PREVISIONALES AFP Y AFPC.

Con el propósito de contribuir a una mayor transparencia, las sociedades administradoras de los tipos de fondos de pensiones establecidos en el esquema de multifondos y/o de los portafolios de cesantías deben suministrar a sus afiliados la información necesaria que les permita comparar las distintas opciones del mercado y se sujetarán a las siguientes disposiciones:

Las sociedades administradoras de los tipos de fondos de pensiones deben mantener publicada en una cartelera o tablero situado en los lugares de atención al público, en caracteres destacados, de tal manera que atraiga su atención y resulte fácilmente legible, presentando la última tabla de rentabilidades acumuladas de los tipos de fondos y rentabilidad mínima elaborada por esta Superintendencia, en la cual se señale el período objeto de cálculo, los porcentajes de seguros previsionales y las comisiones autorizadas a las administradoras, dentro de los 3 días hábiles siguientes a la divulgación que de la misma haga esta Entidad.

Igual obligación tendrán las sociedades administradoras de los portafolios de los fondos de cesantías, en lo referente a sus rentabilidades, rentabilidad mínima, comisión de administración y comisión por retiros parciales.

3.4.9.7. INFORMACIÓN A PENSIONADOS DE EMPRESAS QUE ADELANTEN PROCESOS DE CONMUTACIÓN TOTAL DE OBLIGACIONES PENSIONALES.

Los empleadores que aún deban adelantar gestiones para la conmutación total de sus obligaciones pensionales, de conformidad con el art. 3 del Decreto 1260 de 2000, deben proveer a sus pensionados por lo menos la siguiente información, a fin de garantizar que los mismos cuenten con los elementos de juicio necesarios para adoptar su decisión.

Independientemente de la modalidad de pensión, se debe dar ilustración adecuada y suficiente sobre las características, costos de administración y los riesgos tanto para el pensionado como para la entidad que asuma el pago de la prestación por la conmutación pensional, bien sea con Colpensiones o una compañía de seguros a través de una renta vitalicia, según sea el caso, y la conmutación a través de un retiro programado con una sociedad administradora de fondos de pensiones y de cesantía.

Adicionalmente, explicar qué sucede con los recursos en caso de fallecimiento del pensionado lo que sucede con los recursos. Así mismo debe informarse a cada pensionado el valor aproximado de su cálculo actuarial, con el fin de que pueda obtener información sobre el posible monto de la mesada pensional durante el primer año.

3.4.9.8. INFORMACIÓN A OPERADORES DE LIBRANZA.

Las administradoras del SGP deben suministrar la información de sus usuarios, con el exclusivo propósito de establecer la localización de beneficiarios y empleadores o entidades pagadoras, a solicitud de las entidades operadoras de libranzas que para el efecto autorice o administre el Ministerio de la Protección Social, de conformidad con el. art. 8 de la Ley 1527 de 2012.

3.4.10 ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE SISTEMAS DE PAGO DE BAJO VALOR (EASPBV).  <Numeral modificado por la Circular 20 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las EASPBV que, de conformidad con lo previsto en el art. 2.17.2.1.14 del Decreto 2555 de 2010, actúen como proveedores de servicios de pago de adquirentes y entidades emisoras, deben indicar al consumidor financiero para el cual prestan sus servicios y productos, a través de un medio verificable, como mínimo, la siguiente información:

i. La entidad adquirente o emisora a la cual prestan los servicios.

ii. Que la relación contractual que se formaliza es directamente con el adquirente o la entidad emisora, indicando los datos necesarios para su plena identificación.

iii. El alcance de sus actividades y la tarifa que cobran por la prestación de sus productos y servicios. Esta información debe revelarse de manera individual por cada uno de los productos o servicios, ser clara, explicita y con la desagregación de los conceptos que incluye.

iv. Los procedimientos, canales de recepción, responsables y plazos para la atención de quejas y reclamos.

Para efectos del presente subnumeral se entiende por consumidor financiero aquellos comercios destinatarios de los recursos objeto de una orden de pago o transferencia de fondos que se tramite en un Sistema de Pago de Bajo Valor (SPBV).

3.4.10.1 Las EASPBV que actúen como proveedores de servicios de pago de adquirentes son responsables de contar con mecanismos adecuados para garantizar la identificación y autenticación de los comercios en el procesamiento de los pagos. Para el efecto, las EASPBV deben adelantar: i) programas de capacitación en los cuales se les indique a los comercios la manera como se realiza el procedimiento de pago y las medidas de seguridad que deben adoptar los compradores y vendedores para la realización de las mismas, o ii) suministrarles dicha información a través de un medio verificable, en lenguaje claro y sencillo, con el fin de que conozcan y hagan uso correcto de dichos mecanismos.

3.4.10.2 Reglas especiales en materia de publicación de información por parte de las EASPBV

Las EASPBV deben publicar de manera desagregada la información actualizada de las tarifas de: i) acceso al sistema de pago de bajo valor, ii) compensación y liquidación, iii) intercambio, iv) los productos y servicios que ofrece como proveedor de servicios de pago de adquirentes y entidades emisoras, así como la información señalada en los numerales 4 y 5 del art. 2.17.2.1.3 del Decreto 2555 de 2010. Dicha información debe ser publicada en un lugar visible y de fácil acceso de su página web, en forma clara y explícita. Para el efecto, la junta directiva de las EASPBV debe aprobar las políticas y procedimientos que aseguren el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente subnumeral.

3.4.11. COMERCIALIZACIÓN DE PRODUCTOS A TRAVÉS DEL USO DE RED. <Numeral adicionado por la Circular 49 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades vigiladas involucradas en la comercialización de productos a través del uso de red deben cumplir  con lo establecido en el art. 9 de la Ley 1328 de 2009. En tal sentido, deben cumplir con lo siguiente:

3.4.11.1. ENTIDADES PRESTADORAS. <Numeral adicionado por la Circular 49 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades prestadoras deben:

3.4.11.1.1. Informar clara y detalladamente a los consumidores financieros el alcance y su responsabilidad en el desarrollo de las operaciones que pueden realizar a través del uso de red.

3.4.11.1.2. Disponer de toda aquella documentación o elementos de información que permitan garantizar una adecuada promoción y gestión de los servicios u operaciones objeto del contrato de uso de red.

3.4.11.1.3. Establecer los mecanismos adecuados para asegurar que el consumidor financiero puede consultar en todo momento, a través del respectivo canal, la información relacionada con los servicios objeto de promoción a través del contrato de uso de red.

3.4.11.2. ENTIDADES USUARIAS. <Numeral adicionado por la Circular 49 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades usuarias deben:

3.4.11.2.1. Establecer los mecanismos adecuados para asegurar que la información necesaria para la promoción de las operaciones, que se lleven a cabo en desarrollo del contrato de uso de red esté actualizada permanentemente y a disposición tanto para la entidad prestadora como para la SFC y los consumidores financieros.

3.4.11.2.2. Suministrar a las entidades prestadoras, como mínimo, la información a la que hace referencia el art. 9 de la Ley 1328 de 2009 y la normatividad aplicable a cada producto comercializado, incluyendo cualquier información que sea indispensable para que el consumidor financiero tenga un claro entendimiento de los beneficios, limitaciones y costos del producto.

3.4.11.2.3. Entregar al consumidor financiero toda la información relacionada con las operaciones ofrecidas a través de canales no presenciales, previamente a la contratación o ejecuciones de las mismas. Al momento de la realización de la operación debe quedar evidencia que el consumidor financiero recibió oportunamente la información para poder tomar una decisión informada.

3.4.11.3. ENTIDADES ASEGURADORAS EN CALIDAD DE ENTIDADES USUARIAS. <Numeral adicionado por la Circular 49 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Sin perjuicio de lo establecido en el art. 9 de la Ley 1328 de 2009, las entidades aseguradoras, en calidad de entidades usuarias de la red de otras entidades vigiladas, deben garantizar que las entidades prestadoras de la red suministren a los consumidores financieros, previamente a la celebración del contrato de seguro, al menos la siguiente información, de manera cierta, suficiente, clara y oportuna, mediante medios verificables:

3.4.11.3.1. El alcance de los amparos y exclusiones, explicando en lenguaje sencillo y directo qué cubre y qué no cubre el contrato de seguro.

3.4.11.3.2. El periodo de vigencia de la póliza.

3.4.11.3.3. El valor asegurado determinado o los criterios para determinarlo.

3.4.11.3.4. El valor de la prima comercial del producto.

3.4.11.3.5. El procedimiento, plazos y documentación a tener en cuenta para la reclamación de un siniestro.

3.4.11.3.6. Los canales por medio de los cuales puede formular peticiones o quejas.

3.4.11.3.7. Los requisitos de asegurabilidad que debe reunir el asegurado.

3.4.11.3.8. Las consecuencias de una declaración inexacta o reticente del estado del riesgo, de acuerdo con lo establecido en el art. 1058 del C.Cio.

3.4.11.3.9. Las consecuencias de la mora en el pago de la prima.

3.4.11.3.10. Cualquier información que sea indispensable para que el consumidor financiero tenga un claro entendimiento de los beneficios, limitaciones y costos del producto.

3.4.11.4. SOCIEDADES DE CAPITALIZACIÓN EN CALIDAD DE ENTIDADES USUARIAS. <Numeral adicionado por la Circular 49 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Sin perjuicio de lo establecido en el art. 9 de la Ley 1328 de 2009, las sociedades de capitalización, en calidad de entidades usuarias de la red de otras entidades vigiladas, deben garantizar que las entidades prestadoras de la red suministren a los consumidores financieros, previamente a la celebración del contrato, al menos la siguiente información, de manera cierta, suficiente, clara y oportuna, mediante medios verificables:

3.4.11.4.1. La descripción de los derechos que adquiere y las obligaciones que contrae el consumidor en virtud del título de capitalización.

3.4.11.4.2. Las formas de pago de las cuotas.

3.4.11.4.3. Las consecuencias derivadas del incumplimiento parcial o total en el pago de las cuotas.

3.4.11.4.4. Las características y condiciones de los sorteos periódicos.

3.4.11.4.5. Cualquier información que sea indispensable para que el consumidor financiero tenga un claro entendimiento de los beneficios, limitaciones y costos del producto.

3.4.12. INTERMEDIACIÓN DE SEGUROS.  <Subnumeral adicionado por la Circular 50 de 2015. Rige a partir del 1 de julio de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

3.4.12.1. SISTEMA UNIFICADO DE CONSULTA DE INTERMEDIARIOS DE SEGUROS (SUCIS). <Subnumeral adicionado por la Circular 50 de 2015. Rige a partir del 1 de julio de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

3.4.12.1.1. ALCANCE Y OBJETIVO DEL SUCIS. <Subnumeral adicionado por la Circular 50 de 2015. Rige a partir del 1 de julio de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades aseguradoras y los corredores de seguros deben habilitar un enlace que permita consultar, a través del sitio web de la SFC, la información indicada en este numeral acerca de los intermediarios de seguros y Personas Naturales Vinculadas autorizadas por aquellas entidades para colocar productos de seguros, en el Sistema Unificado de Consulta de Intermediarios de Seguros (SUCIS).

Para efectos del presente numeral, se entienden como Personas Naturales Vinculadas a las definidas como tales en el numeral 7.1 del Capítulo II, Título IV de la Parte II de la CBJ y a las definidas en el numeral 1.4 del Capítulo III, Título IV, Parte II.

El objetivo del SUCIS es proporcionar a los consumidores financieros información actualizada y relevante sobre las personas que desempeñan la colocación de seguros en entidades aseguradoras o como intermediarios de seguros.

La información reflejada en el SUCIS no garantiza el cumplimiento de las obligaciones asumidas por las Personas Naturales Vinculadas o los intermediarios de seguros, ni supone vigilancia o respaldo de ninguna naturaleza por parte de la SFC. Es responsabilidad exclusiva de las entidades aseguradoras y de los corredores de seguros verificar que la información publicada sea veraz, completa, suficiente y actualizada.

En línea con lo establecido en el art. 101 de la Ley 510 de 1999, la SFC no ejerce la inspección y vigilancia directa de los agentes de seguros y agencias de seguros inscritas en el SUCIS, por lo cual cualquier actuación administrativa derivadas de éstos, debe encauzarse a través de las entidades aseguradoras.

No debe publicarse en el SUCIS: (i) la información de los intermediarios que comercialicen exclusivamente seguros del ramo de riesgos laborales, quienes deben registrarse en el Registro Único de Intermediarios del Sistema General de Riesgos Laborales, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1637 de 2013 o las normas que lo modifiquen; ni (ii) la información relacionada con las personas que comercialicen productos de seguros a través de corresponsales o mediante el uso de red, en los que no participe un intermediario de seguros.

3.4.12.1.2. INFORMACIÓN PUBLICADA EL SUCIS. <Subnumeral adicionado por la Circular 50 de 2015. Rige a partir del 1 de julio de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Con el fin de promover la protección de los consumidores financieros y dar publicidad de las personas jurídicas y naturales autorizadas para la intermediación de seguros, las entidades aseguradoras y los corredores de seguros pondrán a disposición del público en el SUCIS, la siguiente información:

3.4.12.1.2.1. Los nombres, apellidos, tipo y número de documento de identificación de las Personas Naturales Vinculadas.

3.4.12.1.2.2. La razón social y número de identificación de los corredores de seguros y de las agencias de seguros.

3.4.12.1.2.3. La fecha de vinculación y de desvinculación de las Personas Naturales Vinculadas, cuando a ello haya lugar.

3.4.12.1.2.4. La indicación de si la Persona Natural Vinculada ejerce como agente de seguros o está vinculada a una entidad aseguradora, a una agencia de seguros, a un agente de seguros, o a un corredor de seguros.

3.4.12.1.2.5. El periodo de vigencia con fecha inicial y final de acreditación de idoneidad, en los términos establecidos en el numeral 7 del capítulo II, del Título IV de la Parte II de la CBJ.

3.4.12.1.2.6. El Organismo Autorizado que acreditó la capacidad técnica, en los términos del numeral 7.2.1.2 del Capítulo II, Título IV, Parte II de la CBJ.

3.4.12.1.2.7. La indicación de los ramos autorizados por la entidad aseguradora o el corredor de seguros para su comercialización a la Persona Natural Vinculada.

3.4.12.1.3. DISPONIBILIDAD DE LA INFORMACIÓN. <Subnumeral adicionado por la Circular 50 de 2015. Rige a partir del 1 de julio de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

El SUCIS estará disponible para consulta del público a través de la página web de la SFC. Las entidades aseguradoras y los corredores de seguros deben mantener habilitado un enlace con el SUCIS, que permita al público acceder a la información actualizada de las Personas Naturales Vinculadas.

3.4.12.1.4. PROCEDIMIENTO DE PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN Y OPERACIÓN DEL SUCIS. <Subnumeral adicionado por la Circular 50 de 2015. Rige a partir del 1 de julio de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

3.4.12.1.4.1. Manejo de datos personales

En la medida en que las entidades aseguradoras y los corredores de seguros son las encargadas de obtener la información publicada en el SUCIS, éstas deben velar por la protección del derecho a la intimidad de las Personas Naturales Vinculadas y el cumplimiento del régimen de protección de datos personales establecido en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Mediante la publicación de la información de cada Persona Natural Vinculada, las entidades aseguradoras y los corredores de seguros declaran haber cumplido con sus obligaciones legales en dichas materias.

3.4.12.1.4.2. Requisitos Técnicos

Las entidades aseguradoras y los corredores de seguros deben poner a disposición de la SFC la información del SUCIS, de acuerdo con las especificaciones técnicas fijadas en el documento técnico que para tal efecto establezca.

3.4.12.2. PUBLICIDAD EN SITIO WEB. <Subnumeral adicionado por la Circular 50 de 2015. Rige a partir del 1 de julio de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Los corredores de seguros deben publicar en un lugar de fácil acceso en su página web, un listado de las personas naturales habilitadas para colocar seguros. Dicho listado debe comprender, como mínimo, la información publicada en el SUCIS, establecida en el numeral 3.4.12.1.2 de este capítulo.

Este listado debe actualizarse, como mínimo, cada 90 días calendario y deberá quedar constancia de dicha actualización en los registros que para tal efecto cree el área designada por el corredor de seguros. Las desvinculaciones deben ser actualizadas en el sitio web dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha en que el corredor de seguros tenga conocimiento del hecho.

Está a cargo de los corredores de seguros la protección del derecho a la intimidad de las Personas Naturales Vinculadas y el cumplimiento del régimen de protección de datos personales establecido en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Mediante la publicación de la información de cada Persona Natural Vinculada el corredor de seguros declara que ya ha cumplido con sus obligaciones legales en dichas materias.

No debe publicarse en la página web: (i) la información de los intermediarios que comercialicen exclusivamente seguros del ramo de riesgos laborales; ni (ii) la información relacionada con las personas que comercialicen productos de seguros a través de corresponsales o mediante el uso de red.

3.4.12.3. DEBER DE INFORMACIÓN. <Subnumeral adicionado por la Circular 50 de 2015. Rige a partir del 1 de julio de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Los corredores de seguros deben velar porque las Personas Naturales Vinculadas autorizadas para ejercer la intermediación de seguros, suministren a los consumidores financieros, previamente a la celebración del contrato de seguro, de manera cierta, suficiente, clara y oportuna, la información detallada en el subnumeral 3.4.3.1 de este capítulo.

3.4.13 SOCIEDADES DE FINANCIACIÓN COLABORATIVA A TRAVÉS DE VALORES, BOLSAS DE VALORES Y SISTEMAS DE NEGOCIACIÓN O REGISTRO DE VALORES QUE REALICEN LA ACTIVIDAD DE FINANCIACIÓN COLABORATIVA (“SOFICO”).  <Subnumeral adicionado por la Circular 14 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Sin perjuicio de las obligaciones en materia de suministro información establecidas en los numerales 4 y 9 del art. 2.41.2.1.2 y en el art. 2.41.2.1.6. del Decreto 2555 de 2010, las SOFICO deben publicar en las interfaces, plataformas, páginas de internet y cualquier otro medio de comunicación electrónica a través de los cuales desarrollen la actividad, como mínimo, la siguiente información:

3.4.13.1 Para los aportantes:

a. El procedimiento y la clasificación de proyectos productivos, advirtiendo que dicha publicación no implica una calificación de los riesgos asociados a éstos, ni la emisión de una opinión, ni garantiza la obtención de rentabilidades, de conformidad con el art. 2.41.2.1.4 del Decreto 2555 de 2010.

b. Los riesgos a los cuales se encuentran expuestos al momento de su vinculación y durante su participación en la plataforma, los cuales deben ser expresados de manera clara y concisa. Deben informar por lo menos:

i. Que los proyectos productivos no son objeto de autorización ni de supervisión por parte de la SFC.

ii.Que la inversión en cualquier proyecto productivo conlleva riesgos tales como la pérdida total o parcial del capital invertido y/o la no obtención del rendimiento esperado.

iii. Que los recursos invertidos no se encuentran garantizados por el seguro de depósito de FOGAFIN; y

iv. Que el ofrecimiento del pago de intereses o el reconocimiento de derechos económicos, según el caso,no garantiza el aseguramiento de retornos o rendimientos sobre la inversión realizada.

c. Que con la vinculación a las SOFICO, se entiende el conocimiento y aceptación del reglamento de la entidad, así como de las condiciones y las obligaciones derivadas de la inversión.

d. Los hechos de cualquier naturaleza que afecten directa o indirectamente la inversión.

e. Los mecanismos de divulgación de las modificaciones al reglamento y demás documentos que afecten los derechos y deberes de los aportantes. Tales mecanismos deben permitir un acceso fácil y comprensible, que guarde coherencia con la forma como los aportantes interactuan dentro de la plataforma.

f. La evolución de los proyectos productivos, así como los hechos y contingencias que afecten el desarrollo de éstos.

g. Los mecanismos para dar las respuestas a las preguntas respecto del funcionamiento de la plataforma. Para tal efecto, las SOFICO deben contar con una sección de preguntas frecuentes con sus respectivas respuestas que sirvan de guía e ilustren sobre los servicios que ofrecen, la forma de operación y los proyectos que divulgan, entre otros.

h. El procedimiento de inversión y emisión de los valores, así como las obligaciones que se adquieren en cada una de estas etapas.

i. Que las SOFICO no actúan como intermediario o asesor para la realización de la inversión, razón por la cual la evaluación sobre la pertinencia de participar en un proyecto productivo la debe realizar directamente el aportante, con fundamento en la información publicada, asumiendo y conociendo los riesgos que ello conlleva.

3.4.13.2 Para los receptores:

Se les debe suministrar la información señalada en el numeral i del literal b y los literales c, e, g, h citados en precedencia.

Las SOFICO deben garantizar que la información a que se refiere el presente numeral sea revelada y suministrada en términos claros y bajo mecanismos que aseguren que, tanto aportantes como receptores, puedan acceder en forma permanente a la misma. Para tal efecto, las SOFICO deben implementar mecanismos adecuados para que los receptores y aportantes manifiesten su conformidad, así como la aceptación de los términos y condiciones de los proyectos productivos en los que decidan participar.

Respecto de la información que se publique y difunda tanto a traves de la plataforma como a través de cualquier otro medio de comunicación o red de difusión, publicidad o mercadeo, se deben implementar controles previos al interior de las SOFICO para asegurar un adecuado cumplimiento normativo del contenido y que se conserve la trazabilidad de dichas publicaciones. Dicha información y la trazabilidad de su divulgación, deberá permanecer a disposición de la SFC.

3.4.14 ESTABLECIMIENTOS DE CRÉDITO Y SOCIEDADES ESPECIALIZADAS EN DEPÓSITOS Y PAGOS ELECTRÓNICOS (SEDPE) QUE PRESTEN LOS SERVICIOS DE ADQUIRENCIA. <Subnumeral adicionado por la Circular 20 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Los Establecimientos de Crédito y las SEDPE deben dar estricta observancia a los principios de debida diligencia, responsabilidad y transparencia a los que se refiere el art. 3 de la Ley 1328 de 2009, con el fin de garantizar un trato justo al consumidor financiero que hace uso de los servicios de adquirencia a los que se refiere el numeral 1 del art. 2.17.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010. Para efectos del presente subnumeral, se entiende por consumidor financiero aquellos comercios destinatarios de los recursos objeto de una orden de pago o transferencia de fondos que se tramite en un Sistema de Pago de Bajo Valor (SPBV).

Los adquirentes vigilados por la SFC que contraten proveedores de servicios de pago para el desarrollo de las actividades de adquirencia son responsables frente al consumidor financiero por el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la prestación de ese servicio, de conformidad con lo previsto en el inciso segundo del numeral 1 del artículo 2.17.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010. Por lo tanto, los adquirentes vigilados por la SFC deberán informarle al consumidor financiero, de forma clara y sencilla: i) cuáles actividades serán desarrolladas por el mismo y cuáles por un tercero contratado, así como su alcance, y ii) su responsabilidad frente a la actividad de adquirencia.

3.4.14.1 Las obligaciones de suministro de información al consumidor financiero deben ser atendidas por los adquirentes vigilados por la SFC o por los proveedores de servicios de pago contratados, sin perjuicio de la responsabilidad que le asiste a los primeros. En todo caso, de manera previa a la suscripción del respectivo contrato de adquirencia, a través de un medio verificable, se deberá suministrar al consumidor financiero la siguiente información:

i. Los datos de contacto del tercero contratado como proveedor de servicios de pago.

ii. Los procedimientos, canales de recepción, responsables y plazos para la atención de quejas y reclamos.

iii. La explicación detallada del procedimiento para las reversiones y contra cargos.

iv. Los servicios adicionales ofrecidos que implican cobros o pagos no incluidos en la comisión de adquirencia.

v. Los servicios adicionales ofrecidos que implican cobros o pagos no incluidos en el costo de vinculación del comercio al adquirente.

vi. Los mecanismos claros, sencillos y expeditos para la terminación de la relación contractual, acordes a los de apertura o adquisición del producto.

vii. La comisión de adquirencia cobrada y el costo de vinculación del comercio al adquirente. Esta información debe revelarse al consumidor financiero de manera clara, explícita, con la desagregación de los conceptos que incluye y la moneda en que se cobra. En los eventos en que se haya contratado un proveedor de servicio de pago, se debe indicar la tarifa que este cobrará por la prestación de sus servicios y si la misma se encuentra incluida en la comisión de adquirencia.

viii. La demás que resulte indispensable para la adecuada prestación de los servicios contratados.

En aquellos eventos en que el consumidor financiero solicite información relacionada con la forma de determinar los cobros o pagos no incluidos en la comisión de adquirencia o en el costo de su vinculación al adquirente, o los acuerdos de niveles de servicio para atender reclamaciones o incidentes tecnológicos, los adquirentes vigilados por la SFC o a quien haya contratado deberá suministrarla a través de un medio verificable.  

3.4.14.2 Los contratos de adquirencia que se celebren con el consumidor financiero no deben contener cláusulas abusivas o que puedan afectar el equilibrio contractual de las partes, tales como: la posibilidad de que el adquirente pueda dar por terminado el servicio en cualquier momento, sin justa causa o sin previo aviso. En caso de ser incluidas se entienden por no escritas o sin efectos para el consumidor financiero, de conformidad con el art. 11 de la Ley 1328 de 2009.

3.4.14.3 El defensor del consumidor financiero del adquirente vigilado por la SFC podrá hacer uso de la facultad de revisión de contratos contenida en el art. 2.34.2.1.6 del Decreto 2555 de 2010, para evitar que los contratos que se suscriban con el consumidor financiero contengan cláusulas abusivas.

3.4.14.4 Los adquirentes vigilados por la SFC deben publicar y mantener actualizada en su página web, la información sobre comisiones y tarifas y la clasificación por categorías o sectores de los establecimientos de comercio establecidas para su fijación. Dichas categorías y sus correspondientes criterios de definición deben ser claros para el consumidor financiero, de manera tal que le permita conocer con objetividad a qué tipo de establecimientos de comercio o sector se refiere cada categoría específica.

3.4.14.5 Los adquirentes vigilados por la SFC son responsables de contar con mecanismos adecuados para garantizar la identificación y autenticación de los comercios en el procesamiento de los pagos. Para el efecto, los adquirentes vigilados por la SFC deben adelantar: i) programas de capacitación en los cuales se les indique a los comercios la manera como se realiza el procedimiento de pago y las medidas de seguridad que deben adoptar los compradores y vendedores para la realización de las mismas, o ii) suministrarles dicha información a través de un medio verificable, en lenguaje claro y sencillo, con el fin de que conozcan y hagan uso correcto de dichos mecanismos.

3.5. INFORMACIÓN A SUMINISTRAR FRENTE A LA INTERRUPCIÓN EN LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS. <Numeral modificado por la Circular 28 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

3.5.1. Cuando los establecimientos de crédito realicen modificaciones y/o actualizaciones técnicas o tecnológicas que por su relevancia puedan generar una interrupción en la prestación de los servicios y afectar la realización de operaciones, deben informar a sus clientes y usuarios por lo menos 8 días previos al inicio de estas actividades, los canales y servicios que se podrían ver afectados, las operaciones que no se podrían realizar, los canales alternativos por medio de los cuales los clientes y usuarios podrán realizar sus operaciones y el lapso en el que realizarán dichas actividades. Esta información debe ser suministrada a través de los canales usuales de comunicación con el cliente y el usuario, en los términos establecidos en el numeral 3 de este capítulo.

3.5.2. Cuando se presente un evento que impida por una hora o más la realización de operaciones a través de uno o varios de los canales de la entidad, los establecimientos de crédito deben informar a los consumidores financieros, en los términos establecidos en el numeral 3 de este capítulo, los canales afectados, las operaciones que no se pueden realizar, los canales alternativos a través de los cuales los clientes y/o usuarios pueden continuar realizando las operaciones, la fecha y hora estimada en que se restablecerá la prestación del servicio por los canales afectados y en general toda la información que se considere relevante para orientar al consumidor durante el tiempo en que se presente la interrupción.

3.5.3. Teniendo en cuenta el principio de correspondencia indicado en el literal d) del artículo 2.35.4.1.1 del Decreto 2555 de 2010, que implica que todos los cobros que realizan las entidades vigiladas deben corresponder a la prestación efectiva de un servicio, los establecimientos de crédito deben establecer políticas y mecanismos mediante los cuales se compensarán o resarcirán de manera efectiva los inconvenientes que se causen a los consumidores financieros como consecuencia de la interrupción en la prestación del servicio.

Como mínimo deben establecer disposiciones frente a:

3.5.3.1. El pago de la cuota de manejo, la tarifa periódica del servicio, o cualquier otro concepto similar, correspondiente al(los) día(s) en que se presente el evento.

3.5.3.2. El pago de las transacciones en los canales alternativos habilitados para realizar las operaciones o transacciones por parte de los clientes y usuarios.

3.5.3.3. El pago de intereses moratorios y reporte a los operadores de bancos de datos cuando como consecuencia de la interrupción del servicio el consumidor financiero no pueda cumplir con el pago oportuno de sus obligaciones con la entidad vigilada.

3.5.3.4. Las medidas necesarias para que el consumidor financiero no se vea afectado por la imposibilidad de realizar el pago oportuno de sus obligaciones con terceros como consecuencia de la interrupción en la prestación del servicio.

3.5.3.5. Los canales dispuestos para la recepción de quejas o reclamos relacionados con la interrupción.

Estas políticas y mecanismos deben estar a disposición de los consumidores financieros durante la ocurrencia de la interrupción y deberá permanecer visible y actualizada hasta que se haya superado.

3.5.4. Los establecimientos de crédito deben informar a los consumidores financieros la forma en que se aplicaron a su situación particular las políticas y procedimientos de los que tratan los subnumerales 3.5.3.1 a 3.5.3.4.

4. RÉGIMEN DE HORARIOS PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE LAS ENTIDADES VIGILADAS.

4.1. INSTRUCCIONES RELATIVAS A LOS HORARIOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIO AL PÚBLICO.

Las entidades vigiladas podrán definir libremente los horarios de prestación de servicio al público, los cuales no tienen que estar necesariamente unificados entre los diferentes establecimientos de una misma localidad. En todo caso, cualquier modificación a los horarios -actuales o futuros- debe ser comunicada a esta Superintendencia con una antelación no inferior a 10 días hábiles.

4.2. CIERRES ESPECIALES.

Se podrá suspender la prestación del servicio al público de manera temporal, por motivos de fuerza mayor, caso fortuito o eventos reconocidos nacionalmente en diferentes regiones, que tradicionalmente han obtenido el permiso para suspender la prestación del servicio al público, sin que se requiera aprobación previa de esta Superintendencia. En el último evento bastará con que se avise al público de manera clara y precisa los días de no prestación del servicio, mediante avisos visibles en un tamaño no menor de medio pliego (70 x 50 cm.), colocados en las oficinas de la entidad en la localidad correspondiente con mínimo 10 días hábiles de antelación. Así mismo, debe comunicarse a la SFC por intermedio de la oficina principal, mediante relación mensual, las festividades autorizadas para el mes inmediatamente siguiente incluyendo los cierres ocasionados por fuerza mayor y caso fortuito del mes anterior. Los cierres especiales no requerirán de unificación entre los establecimientos de la misma localidad.

4.3 PUBLICIDAD.

Para los casos de cierre especiales o cuando se desee efectuar cambio en el horario de atención a los consumidores financieros, debe comunicarse a todos los clientes, mediante avisos visibles de un tamaño no menor al antes mencionado colocados en las oficinas de la entidad con una antelación no menor de 10 días hábiles y en todo caso difundir tal decisión, por una sola vez, en un diario regional, local o de circulación nacional, según corresponda al alcance geográfico del efecto de la medida, y de no ser posible, por cualquier otro medio que se estime procedente para tal cometido.

5. CONDICIONES DE LA GESTIÓN DE COBRANZA REALIZADA A LOS CONSUMIDORES FINANCIEROS.

5.1. ÁMBITO DE APLICACIÓN.

Con el fin de garantizar los derechos de los consumidores financieros y dentro del marco general de la debida diligencia en la prestación del servicio, en la gestión de cobranza a deudores morosos, las entidades vigiladas deben atender las instrucciones aquí impartidas, independientemente de que la gestión sea realizada directamente por éstas o a través de terceros.

Cuando la mencionada gestión se realice mediante la contratación de terceros, la actividad se entiende realizada bajo la entera responsabilidad de la entidad vigilada quien es igualmente responsable de velar porque los terceros contratados, atiendan en forma integral las instrucciones establecidas en la presente Circular. Igual regla aplicará en los eventos de cesión de cartera, para lo cual las entidades vigiladas deben incluir en sus contratos una cláusula en la que se señale que el cesionario, cuando ésta sea transferida, observará las pautas de cobro establecidas por la SFC en la presente Circular.

Las condiciones establecidas a continuación aplican a las entidades vigiladas por la SFC, con excepción de aquellas que se encuentren sometidas a algún régimen especial sobre el particular, tales como las entidades administradoras de fondos de pensiones y cesantías, quienes deberán atender las disposiciones especiales que resulten aplicables.

5.2. COBRANZA PREJUDICIAL.

5.2.1. Gastos de cobranza prejudicial

Se entiende por gastos de cobranza prejudicial toda erogación en la que haya incurrido la entidad vigilada por razón de las actividades desplegadas durante el ejercicio de la gestión de cobro prejurídico, tendientes a obtener la recuperación de su cartera, incluidos los honorarios profesionales, independientemente de que la gestión sea realizada directamente por funcionarios de la entidad o por terceros facultados por ésta.

Los mecanismos de cobranza prejudicial deben constituirse en formas privadas y pacíficas de solución de litigios que resulten menos gravosas para ambas partes. Su ejercicio no puede constituir una fuente adicional de conflictos ni proponerse como una estrategia para eludir el cumplimiento de los requisitos, cargas, términos de prescripción y demás garantías de imparcialidad que asegura el proceso.

En ese orden de ideas, la gestión de cobranza realizada por entidades vigiladas o por terceros autorizados por éstas debe efectuarse con profesionalismo, garantizando el respeto de los consumidores financieros y absteniéndose de abusar de su posición dominante contractual.

Constituyen formas indebidas de cobranza, por ejemplo, aquellas que buscan presionar el pago poniendo en conocimiento de terceros que no son parte de la relación crediticia y a las que no asiste un interés respaldado en razones legales o de orden público, v.gr. cobro a través de “chepitos”, fijar avisos en zonas comunes al conjunto residencial o en diarios de amplia circulación donde se informe de manera indiscriminada de la condición de deudor de una persona, así como el envío de comunicaciones a terceros que tengan relaciones comerciales con el deudor, sin perjuicio de la posibilidad de enviar la información del comportamiento de pagos de los deudores a las centrales de información, de acuerdo con lo previsto en las disposiciones legales que resulten aplicables.

5.2.2. Deber de información al momento de la contratación de los servicios o vinculación a productos

Las entidades vigiladas deben informar a los consumidores financieros de manera clara, cierta, precisa, suficiente y de fácil comprensión para éstos, en forma previa y al momento de la aprobación o desembolso de los créditos, lo siguiente:

5.2.2.1. Las políticas y mecanismos implementados por la entidad para efectuar la gestión de cobranza prejudicial.

5.2.2.2. El momento a partir del cual se iniciará la gestión de cobranza prejudicial.

5.2.2.3. Los gastos derivados de la gestión de cobranza prejudicial, incluida la forma para determinarlos y los conceptos empleados para su liquidación.

5.2.2.4. Las dependencias internas o las entidades externas autorizadas por la vigilada para adelantar las gestiones de cobranza.

5.2.2.5. Las entidades vigiladas deben informar si las personas que realizan la gestión de cobranza se encuentran autorizadas para aceptar acuerdos de pago con los consumidores financieros.

5.2.2.6. Los canales a través de los cuales los deudores podrán efectuar el pago.

Cualquier modificación relacionada con la información de que tratan los anteriores subnumerales debe ser informada al cliente por escrito, de manera oportuna a través de mecanismos idóneos. En todo caso, los cambios o modificaciones de dicha información debe ser comunicada en los extractos o estados de cuenta de las obligaciones.

Las anteriores instrucciones se entenderán sin perjuicio de la obligación de las entidades vigiladas de mantener a disposición de los consumidores financieros tal información en oficinas y a través de los medios que se consideren idóneos.

5.2.3. Condiciones de la gestión de cobranza prejudicial

Si bien los gastos de cobranza no son de aquellos que se reputan como intereses en los términos de los arts. 65 y 68 de la Ley 45 de 1990, para poder ser trasladados a los deudores, las entidades vigiladas y los terceros autorizados por éstas deben atender las siguientes instrucciones:

5.2.3.1. Las entidades vigiladas deben asegurarse de que las personas responsables de hacer la gestión de cobro den un buen trato al deudor.

5.2.3.2. Todo cobro que se traslade al consumidor financiero por concepto de gastos de cobranza debe implicar el despliegue de una actividad real encaminada efectivamente a la recuperación de cartera, y el costo de la misma debe corresponder a los montos que hayan sido previamente informados a los deudores. Se considera práctica no autorizada el cobro a los deudores por concepto de gastos de cobranza en forma automática, es decir, por el simple hecho de incurrir en mora o sin mediar gestión alguna tendiente a procurar el recaudo efectivo de la obligación.

5.2.3.3. Los cobros deben ser razonables y proporcionados a la gestión efectivamente adelantada.

5.2.3.4. No se podrá realizar ningún cobro por concepto de gastos de cobranza, si éstos no se encuentran debidamente sustentados. En consecuencia, las entidades vigiladas deben disponer lo pertinente para que todas las actividades realizadas tendientes a lograr la recuperación de la cartera queden debidamente registradas y sirvan de sustento para el cobro.

5.2.3.5. Los funcionarios o terceros facultados para realizar la gestión de cobranza deben identificarse debidamente ante el deudor.

5.2.3.6. Los funcionarios o terceros facultados para realizar la gestión de cobranza deben brindar información cierta, suficiente, actualizada y de fácil comprensión respecto de las obligaciones objeto de cobro, v.gr. monto de la obligación, saldo pendiente por cancelar, valor y tasa de los intereses corrientes y de mora, fechas de vencimiento y de pago, días de retardo, datos de contacto de los funcionarios o terceros autorizados a quienes puede acudir a fin de realizar eventuales acuerdos de pago, orden de imputación de los pago, entre otros.

5.2.3.7. De todas las gestiones realizadas para la recuperación de cartera y de la información que se suministró a los deudores debe dejarse constancia documental, es decir, que pueda ser reproducida y suministrada al deudor cuando éste o las entidades competentes así lo requieran.

5.2.3.8. Las gestiones de cobro deben efectuarse de manera respetuosa y en horarios adecuados para los consumidores financieros. Se entenderá por horarios adecuados aquellos que no afecten la intimidad personal y familiar del deudor.

5.2.3.9. Cuando habiéndose desplegado la gestión de cobro en horarios adecuados, no sea posible localizar al deudor, la entidad podrá de manera excepcional, intentar ubicarlo en horarios extraordinarios.

5.2.3.10. Los funcionarios o terceros autorizados para adelantar la gestión de cobranza deben reportar a la entidad vigilada de manera inmediata el acuerdo a que se llegó con el deudor y el dinero cancelado por éste, a fin de que la aplicación del pago sea igualmente inmediata.

5.2.3.11. De todos los pagos efectuados por el deudor debe expedirse un comprobante en el cual se encuentre desagregada la aplicación del pago, el cual podrá ser entregado concomitante con el pago o posteriormente.

5.2.3.12. Las entidades vigiladas deben establecer mecanismos tendientes a garantizar, por parte de los funcionarios o los terceros autorizados para realizar la gestión de cobranza, la custodia y reserva de la información del cliente.

5.2.3.13. Las entidades vigiladas deben llevar un registro permanentemente actualizado en el cual se indique a qué casa de cobranza externa fue remitido el deudor, cuando sea el caso.

5.2.3.14. Las entidades deben informarle al deudor el orden de la imputación de pagos.

5.2.3.15. Las entidades deben garantizar que exista transparencia en la información que suministran directamente los funcionarios de ésta y terceros facultados para realizar la gestión de cobranza, de manera que no existan inconsistencias entre una y otra información.

5.3. COBRANZA JUDICIAL.

Cuando el cobro de la obligación se realice a través de un proceso judicial, las entidades deben observar las directrices impartidas por el juez en cada etapa del proceso, pues él es el único competente para adoptar los mecanismos tendientes a hacer cumplir sus decisiones.

5.4. COBRANZA EN LOS CRÉDITOS DE VIVIENDA.

Tratándose del cobro de créditos de vivienda, las entidades vigiladas deben informar a los deudores que los gastos en que incurran las entidades financieras por concepto de gestiones de cobranza corren por cuenta de la respectiva institución vigilada hasta el momento en que se presente la demanda, y que el cobro judicial corre a cargo del deudor. Lo anterior, de conformidad con lo establecido por el art. 16 del Decreto 2331 de 1998, en concordancia con el subnumeral 1.3.3. del Capítulo VI, Título I de la Parte II de la presente Circular.

5.5. COBRANZA EN LOS MICROCRÉDITOS.

En el caso de los gastos de cobranza de las obligaciones derivadas de microcréditos, las entidades vigiladas deben observar lo previsto en el art. 39 de la Ley 590 de 2000 y sus normas complementarias. Dicha disposición autoriza expresamente a los intermediarios financieros y a las organizaciones especializadas en crédito micro empresarial para cobrar honorarios y comisiones de conformidad con las tarifas que autorice el Consejo Superior de Microempresa.

El cobro de honorarios y comisiones autorizadas a las entidades otorgantes de microcrédito se consideran erogaciones autorizadas en tanto se generen en un crédito que está siendo atendido normalmente. No obstante, ante la mora de una obligación de esta naturaleza, resultarán aplicables los lineamientos generales contenidos en los subnumerales 5.2 y 5.3 del presente Capítulo.

6. CLÁUSULAS Y PRÁCTICAS ABUSIVAS.

De acuerdo con lo establecido por el literal e. del art. 7 de la Ley 1328 de 2009, las entidades vigiladas deben abstenerse de incurrir en conductas que conlleven abusos contractuales o de convenir cláusulas que puedan afectar el equilibrio del contrato o que den lugar a un abuso de posición dominante contractual.

En concordancia con lo anterior, el art. 11 de la misma ley prohibió de manera expresa la incorporación de cláusulas abusivas en los contratos de adhesión que utilicen las entidades vigiladas, señalando algunos casos de cláusulas que a juicio del legislador son consideradas como abusivas. Adicionalmente, en el literal e. del mismo art. se le otorgó a esta Superintendencia la facultad de establecer de manera previa y general otras cláusulas abusivas.

En desarrollo de todo lo anterior y sin perjuicio del debido cumplimiento de los deberes y obligaciones que les corresponden a los consumidores financieros en desarrollo de los contratos celebrados con las entidades vigiladas, esta Superintendencia señala a continuación algunos ejemplos de cláusulas y las prácticas que se consideran abusivas.

6.1. CLÁUSULAS ABUSIVAS.

<Numeral modificado por la Circular 18 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Salvo que medie autorización legal expresa para incorporar este tipo de cláusulas en los contratos que celebren las entidades vigiladas, son abusivas de acuerdo con lo previsto por la Ley 1328 de 2009, las siguientes cláusulas o estipulaciones:

6.1.1. Las que prevean o impliquen limitación o renuncia al ejercicio de los derechos de los consumidores financieros. Son ejemplo de estas cláusulas las siguientes:

6.1.1.1. Las que impidan a los consumidores financieros solicitar el pago de perjuicios o pedir la terminación o resolución del contrato, inclusive en los eventos de incumplimiento de las obligaciones a cargo de la entidad vigilada.

6.1.1.2. Las que facultan a las entidades vigiladas a contratar o renovar seguros, obligatorios o no, por cuenta del deudor, sin que se le haya dado información en relación con las características del producto tales como coberturas, exclusiones, tarifas y que no se le haya dado la posibilidad de escoger la entidad aseguradora.

6.1.1.3. Las que estipulan que el consumidor financiero no podrá ejercer el derecho de defensa y contradicción, limitan los medios probatorios, imponen medios de prueba, exigen solemnidades no previstas en la ley, o cualquier otra que limite el ejercicio del derecho de defensa.

6.1.1.4. Las que restrinjan el derecho de los consumidores financieros a acudir al defensor del consumidor financiero o a la SFC para la resolución de las controversias, cuando se ha pactado un mecanismo alternativo de solución de conflictos para resolverlas.

6.1.1.5 <Numeral modificado por la Circular 48 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> En los casos previstos en el literal (g) del artículo 5 de la Ley 1328 de 2009, las que limitan el pago anticipado total o parcial de las obligaciones, la posibilidad de elegir si se hace abonar a capital con disminución de plazo o abonar a capital con disminución del valor de la cuota de la obligación.

6.1.1.6. <Numeral modificado por la Circular 48 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Las que imponen que el consumidor financiero asuma toda la responsabilidad por cualquier operación realizada con la clave asignada.

6.1.1.7. <Numeral modificado por la Circular 48 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Las que establecen el cobro de cuotas de manejo en cuentas de ahorros o corrientes en las que se consignen las mesadas pensionales.

6.1.1.8. Las que limitan contractualmente el alcance de la garantía legal que se debe otorgar respecto de los servicios prestados, cuando la indemnización del siniestro amparado por una entidad aseguradora se realiza mediante reposición, reparación o reconstrucción del bien asegurado, salvo que el asegurado, tomador o beneficiario sea quien selecciona el proveedor del servicio o el bien objeto de reposición.

6.1.1.9. Las que autorizan a las entidades vigiladas a compartir los datos personales del consumidor financiero sin que haya autorización, previa y expresa, por parte de la ley o del consumidor financiero.

6.1.1.10. Las que establecen que el consumidor financiero no recibirá extractos, cuentas de cobro, estados de cuentas o documentos similares, cuando incurra en mora.

6.1.1.11. Las que para la terminación del contrato o cancelación de un producto o servicio, impongan al consumidor financiero el cumplimiento de requisitos mayores a los solicitados al momento de la celebración del mismo, o que impongan mayores cargas o costos a los legalmente establecidos.

6.1.2. Las que inviertan la carga de la prueba en perjuicio del consumidor financiero.

6.1.3. Las que incluyan espacios en blanco y para su diligenciamiento no haya instrucciones claras en la carta de instrucciones.

6.1.4. Las que exoneren o atenúen los deberes y responsabilidades propios del objeto social de las entidades vigiladas. Son ejemplos de estas cláusulas las siguientes:

6.1.4.1. Las que exoneran de toda responsabilidad a las entidades vigiladas en caso de pérdida o hurto de instrumentos, títulos o claves y limitan el derecho del consumidor financiero de demostrar que efectivamente la entidad vigilada incurrió en dolo o culpa.

6.1.4.2. Sin perjuicio de los deberes de custodia y diligencia del consumidor financiero, las que imponen que este asuma de manera anticipada toda la responsabilidad derivada del uso de los diferentes instrumentos o claves para la realización de operaciones (tarjetas débito, crédito, talonarios, dispositivos móviles, títulos, entre otros), así como por cualquier falsedad, adulteración, extravío o uso indebido que de ellos se haga por un tercero.

6.1.4.3. Las que establecen que la entidad vigilada no será responsable por los retiros realizados con documentación adulterada, falsificada o indebidamente diligenciada, cuando la entidad vigilada no haya dispuesto de mecanismos idóneos para verificar adulteraciones o falsificaciones a dichos documentos o, cuando habiendo dispuesto de ellos, las adulteraciones o falsificaciones eran notorias.

6.1.4.4. Las que establezcan que la entidad vigilada no es responsable respecto de los perjuicios o daños derivados de virus, equipos o programas inadecuados o fraudulentos que puedan afectar la confidencialidad o integridad de la información administrada por la entidad.

6.1.4.5. Las que establecen que la entidad no será responsable por las posibles discrepancias que puedan surgir entre la versión de sus documentos impresos y la versión electrónica de los mismos publicados en la página web.

6.1.4.6. Sin perjuicio de las normas aplicables a esta materia, las que eximen de responsabilidad a las entidades vigiladas por la entrega o transferencia de recursos a terceros no autorizados, por el pago de cheques falsos, o por el pago de cheques que no cumplen con las condiciones de manejo establecidas por el consumidor financiero para tal efecto.

6.1.4.7. Las que establecen que la entidad vigilada no responderá por la exactitud, veracidad, oportunidad e integridad de la información contenida en sus respectivos sitios web.

6.1.4.8. Las que exoneran de responsabilidad a la entidad aseguradora por demora o incumplimiento en los procesos de reposición, reparación o reconstrucción del bien asegurado efectuados a título de indemnización, cuando las causas de la demora son atribuibles a la entidad aseguradora o a la red mediante la cual presta sus servicios.

6.1.4.9. Las que limitan la posibilidad de realizar pagos por los distintos canales habilitados por la entidad o las que establecen que los pagos realizados por medio de estos canales se entienden como no realizados.

6.1.4.10. Las que exoneran de responsabilidad a la entidad vigilada por los pagos recibidos que hayan sido efectuados de forma diferente a la definida en el contrato.

6.1.4.11. Las que eximen de responsabilidad por dolo o culpa a la entidad vigilada respecto de la continuidad del servicio y de los riesgos a los que se encuentra expuesta la infraestructura tecnológica de su sistema de pagos y su operación.

6.1.4.12. Las que eximen de responsabilidad a la entidad vigilada por dolo o culpa cuando el consumidor financiero no pueda efectuar operaciones por fallas en los sistemas, las comunicaciones, o los canales, o por defectos en sus productos o suspensión del servicio.

6.1.4.13. Las que eximen de responsabilidad a la entidad vigilada por dolo o culpa por la pérdida de los extractos cuando se remiten en forma física o por correo electrónico.

6.1.4.14. Las que establecen la exoneración de responsabilidad por depósitos que se efectúen bajo denominación o número de cuenta incorrecto cuando estos sean indicados por el consumidor financiero, pero que la entidad vigilada estaba en capacidad de prevenir.

6.1.5. Las que autoricen a las entidades vigiladas para adoptar decisiones de manera unilateral o le impongan a los consumidores financieros modificaciones u obligaciones adicionales a las inicialmente pactadas en el contrato, y que puedan ocasionar perjuicios al consumidor financiero. Son ejemplos de estas cláusulas las siguientes:

6.1.5.1. Las que señalan el número de cuotas en que se difieren las compras o avances que se hagan mediante tarjeta de crédito en el territorio nacional. No obstante lo anterior, las entidades vigiladas pueden establecer políticas para la definición del número de cuotas, cuando por la naturaleza de la transacción, no exista posibilidad de toma de decisión por parte del consumidor financiero.

6.1.5.2. Las que permiten acelerar de manera automática el plazo de una obligación por el incumplimiento en una de las cuotas, sin haberlo informado al consumidor financiero.

6.1.5.3. Las que permiten acelerar el plazo o terminar de manera automática una obligación por el incumplimiento de otra, sin informar previamente al consumidor financiero con al menos 5 días hábiles de antelación.

6.1.5.4. Las que facultan a las entidades vigiladas para modificar unilateralmente las tarifas, tasas de interés, precios o los costos asociados a los productos o servicios pactados sin notificación previa al titular del mismo por el medio y/o canal que habitualmente utiliza la entidad vigilada y que haya sido autorizado por el consumidor financiero, cuando ello implique un mayor costo o un perjuicio para él.

6.1.5.5. Las que autorizan a los intermediarios de valores la realización de operaciones sin que medie una instrucción u orden previa y expresa de los consumidores financieros, cuando esta se requiera.

6.1.5.6. <Numeral modificado por la Circular 48 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Las que establecen la prórroga o renovación automática de un contrato sin que al consumidor financiero se le haya dado la oportunidad de aprobar o rechazar con suficiente antelación si se realiza o no la prórroga o renovación.

6.1.5.7. Las que incorporan causales de terminación de cobertura del contrato de seguro diferentes a las enunciadas en la ley, sin que medie previa notificación al asegurado.

6.1.5.8. Las que establecen que las transacciones realizadas mediante utilizaciones con tarjeta de crédito internacional se liquidarán con la tasa de cambio de la fecha de compensación sin que dicha tasa sea determinada o determinable y las que facultan a las entidades vigiladas para aplicar una tasa que no ha sido previamente informada al consumidor financiero de acuerdo a lo establecido en el parágrafo 1 del art. 70 de la Resolución Externa 8 de 2000.

6.1.5.9. Las que presuman cualquier manifestación de voluntad del consumidor financiero, cuando de esta se deriven erogaciones u obligaciones a su cargo.

6.1.6. Las que afectan el equilibrio contractual o dan lugar a abuso de posición dominante contractual. Son ejemplos de estas cláusulas las siguientes:

6.1.6.1. Las que le imponen al consumidor financiero la aceptación de plazos o límites temporales para presentar quejas o reclamos en desconocimiento de los establecidos en la ley, así como las estipulaciones que restrinjan o limiten la forma de interponerlos, salvo que los plazos o límites legales se modifiquen en beneficio del consumidor financiero.

6.1.6.2. Las que le imponen, directa o indirectamente, al consumidor financiero la designación de un notario específico que dará fe pública sobre el servicio proveído, el crédito que se le otorgue o las garantías correspondientes.

6.1.6.3. Las que autorizan a la entidad vigilada a destruir cheques pagados y girados por el librador, sin perjuicio de lo establecido en las normas que regulan lo relacionado con la conservación de archivos y documentos, especialmente en lo que tiene que ver con asegurar, por cualquier medio técnico adecuado, su reproducción exacta.

6.1.6.4. Las que obligan a mantener al consumidor financiero la estricta confidencialidad sobre las fallas del servicio o sobre las fallas de los sistemas de información de la entidad vigilada.

6.1.6.5. Las que estipulan que no se pagarán intereses por los dineros depositados en productos de ahorro.

6.1.6.6. Las que condicionan el reconocimiento de la indemnización de siniestros que afectan una póliza de seguro a actuaciones meramente potestativas de las entidades aseguradoras.

6.1.6.7. Las que establecen que si durante la vigencia de la póliza se modifican las condiciones generales y/o particulares depositadas ante esta Superintendencia, las mismas se consideran automáticamente incorporadas al momento de su renovación, sin que estas hayan sido previamente informadas y suministradas al consumidor financiero.

6.1.6.8. Las que imponen al consumidor financiero la obligación de pagar gastos, comisiones o cuotas de manejo que no son expresamente determinadas o determinables.

6.1.6.9. Las que autorizan a la entidad vigilada para cobrar por servicios no prestados o por el cumplimiento de prestaciones propias del contrato que no implican un servicio adicional, tales como aquellas que autorizan a las aseguradoras para cobrar al consumidor financiero por efectuar el pago del siniestro, o aquellas que facultan a las entidades vigiladas para cobrar a sus deudores por el desembolso de sus créditos.

6.1.6.10. <Subnumeral eliminado por la Circular 48 de 2016>

6.1.6.10. Las que exijan la preconstitución de garantías sin que la entidad vigilada haya adelantado los respectivos estudios de crédito.

6.1.6.11. Las que permiten descontar de manera anticipada las cuotas de créditos.

6.1.6.12. Las que establecen el cobro del primer paz y salvo por cancelación total de obligaciones de crédito, incluido dentro de las tarifas a cargo de los consumidores financieros bajo la denominación genérica de certificaciones o cualquier otra semejante.

6.1.6.13. Las que autorizan a la entidad vigilada para exigir al consumidor financiero mantener un saldo mínimo en su cuenta de ahorros.

6.1.6.14. Las que establecen el carácter de vinculante de cualquier documento en el que se mencionen rangos de tasa o precios por concepto de posibles obligaciones derivadas de cualquier contrato financiero, sin que conste allí el pleno conocimiento y aceptación por parte del consumidor financiero, ni asociación al documento contractual que formalice la relación jurídica.

6.1.6.15. Las que establecen que el consumidor financiero debe efectuar pagos desde la fecha de aprobación de los créditos, aun cuando el desembolso de los mismos se realice con posterioridad a dicha fecha.

6.1.6.16. Las que establecen que las entidades vigiladas se exoneran de responder por incumplimientos contractuales originados en conflictos internos o por hurtos ocurridos en sus oficinas o instalaciones.

6.1.6.17. Las que incluyan el pago de intereses no autorizados legalmente, sin perjuicio de la eventual responsabilidad penal.

6.2. PRÁCTICAS ABUSIVAS.

<Numeral modificado por la Circular 18 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Se consideran abusivas por parte de las entidades vigiladas, entre otras, las siguientes prácticas:

6.2.1. El condicionamiento al consumidor financiero por parte de la entidad vigilada para que acceda a la adquisición de uno o más productos o servicios que presta directamente o por medio de otras instituciones vigiladas a través de su red de oficinas, o realice inversiones o similares, para el otorgamiento de otro u otros de sus productos y servicios, y que no son necesarios para su natural prestación.

6.2.2 <Numeral modificado por la Circular 48 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> El iniciar un servicio o un producto sin solicitud o autorización previa y expresa del consumidor financiero.

6.2.3. Que los funcionarios de las entidades aseguradoras, intermediarios de seguros o instituciones financieras diligencien las solicitudes de seguro o las declaraciones de asegurabilidad sin permitir que el consumidor financiero lo haga o las conozca.

6.2.4. Invertir la carga de la prueba en caso de fraudes en contra del consumidor financiero.

6.2.5. Presentar o poner a disposición del consumidor financiero los contratos con letras ilegibles y/o difíciles de leer.

6.2.6. Realizar cobros por concepto de gastos de cobranza de manera automática y sin realizar previamente gestión profesional alguna encaminada a conseguir el pago.

6.2.7. Cobrar al consumidor financiero por servicios y productos, sin que este haya dado una autorización o consentimiento previo y expreso.

6.2.8. Establecer restricciones para el recaudo y el pago de las obligaciones que no responden a criterios claros y plenamente establecidos.

6.2.9. Abstenerse de advertir a los potenciales suscriptores de los títulos de capitalización que en caso de terminación anticipada de los títulos sólo recibirán el valor de rescate de acuerdo con el número de cuotas pagadas.

6.2.10. Inducir al consumidor financiero en la adquisición de un crédito de vivienda para que contrate más productos con la entidad vigilada como requisito para concederle el beneficio de cobertura de la tasa de interés para vivienda, no obstante que dicho beneficio es asumido por el Estado.

6.2.11. Ofrecer tasas promocionales de interés como mecanismo para otorgar créditos al consumidor financiero y no mantenerlas o modificarlas con anterioridad al término promocionado.

6.2.12. Abstenerse de entregar o poner a disposición de los consumidores financieros copia de los contratos y/o de los reglamentos de los productos o servicios contratados.

6.2.13. Conducir a los consumidores financieros a declarar que conocen y aceptan los reglamentos de determinados productos o servicios sin haberlos entregado o puesto a su disposición previamente.

6.2.14. Cobrar cuotas de manejo cuando la tarjeta de crédito o la cuenta está inactiva, porque no se ha entregado el plástico o porque no se ha habilitado su utilización.

6.2.15. No informar al tomador que, con ocasión de la revocación del seguro de que trata el art. 1071 del C. Cio, procede el reintegro de la prima no devengada del seguro, y/o dispone a su favor de unos saldos correspondientes a la devolución de la prima no devengada.

6.2.16. Negar o demorar injustificadamente el suministro de información al consumidor financiero relacionado con el saldo total o parcial de la obligación cuando este lo solicite.

6.2.17. <Subnumeral eliminado por la Circular 48 de 2016>

6.2.17. Exigir documentos no relacionados con la ocurrencia del siniestro, la cuantía de la pérdida o el contrato de seguro para atender el pago de la indemnización derivada de una póliza de seguro.

6.2.18. Indagar los requisitos de asegurabilidad únicamente al momento de ocurrencia de los siniestros y no al momento de la celebración del contrato.

6.2.19. Dilatar de manera injustificada las reclamaciones ante las aseguradoras, por parte de las instituciones financieras, cuando se contratan seguros por cuenta de los consumidores financieros o cuando independientemente de quien haya contratado el seguro, las instituciones financieras figuran como beneficiarios de los mismos.

6.2.20. Generar sobregiros derivados de cargos que se registren contra cuentas corrientes inactivas, o contra cuentas sin saldo por causa distinta al pago de cheques.

6.2.21. Descontar anticipadamente del valor del crédito desembolsado una o varias cuotas no causadas.

6.2.22. Realizar prórrogas de obligaciones por parte de las entidades vigiladas, sin contar con el consentimiento expreso del consumidor financiero.

6.2.23. Solicitar documentos innecesarios para el pago anticipado total o parcial de las obligaciones, de conformidad con los límites establecidos en la ley para el efecto.

6.2.24. Limitar el derecho de los consumidores financieros a dar por terminado los contratos, salvo que se trate de contratos irrevocables o por circunstancias determinadas en la ley.

6.2.25. Aplicar las tasas más altas dentro del rango cuando se han ofrecido tasas de interés por rangos para un crédito, sin especificar los criterios empleados para su aplicación.

6.2.26. Cobrar al consumidor financiero por los extractos entregados en oficinas, cuando no se le han hecho llegar de previamente.

6.2.27. No poner a disposición del consumidor financiero publicidad e información transparente, precisa, clara, veraz, oportuna y verificable, sobre las características propias de los productos o servicios ofrecidos y/o suministrados. En particular, no suministrar información que permita y facilite su comparación y comprensión frente a los diferentes productos y servicios ofrecidos en el mercado.

6.2.28. No poner a disposición del consumidor financiero información sobre la posibilidad de hacer abonos o pagar anticipadamente un crédito en los términos que establezca la ley.

6.2.29. <Numeral modificado por la Circular 48 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Obstruir o condicionar el derecho que tienen los consumidores financieros de conocer la liquidación de intereses a la fecha en la que este pretenda pagar anticipadamente la totalidad o parte del crédito a su cargo.

6.2.31. <Subnumeral eliminado por la Circular 48 de 2016>

6.2.30. <Subnumeral modificado por la Circular 14 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> No informar al consumidor financiero sobre la posibilidad de obtener una devolución del valor de la prima estipulada en caso de disminución del riesgo por el cambio en el valor del bien asegurado, el tiempo que ha trascurrido de la vigencia del seguro o por circunstancias generalizadas de disminución del riesgo que se presenten, de conformidad con el art. 1065 del C.Cio.

6.2.31. No dar información clara y completa al consumidor financiero al momento del pago anticipado total de las obligaciones, quedando saldos que luego son reportados a las bases de datos o condicionar el derecho al pago anticipado de las obligaciones en una sola operación, obligando a hacerlo mediante pagos independientes.

6.2.32. Cobrar por certificaciones solicitadas por los consumidores financieros para hacer efectivo su derecho de proceder al pago anticipado total o parcial de las obligaciones.

6.2.33. Restringir o limitar el derecho del consumidor financiero de interponer quejas o reclamos por un solo canal o evitar recibir quejas en las oficinas o por cualquier otro medio.

6.2.34. No dar la aplicación que indique el consumidor financiero a los pagos o abonos extraordinarios para la cancelación anticipada de sus obligaciones.

6.2.35. No informar al consumidor financiero las consecuencias que tiene en la calificación de cartera, cuando se acuerde una refinanciación o restructuración de sus obligaciones.

6.2.36. Realizar cobros de estudios de crédito cuando no haya autorización expresa para ello.

6.2.37. <Numeral modificado por la Circular 48 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Continuar el cobro de cuotas de manejo después de haber recibido la notificación de la decisión del consumidor financiero de dar por terminado el contrato de apertura de crédito sin informar al consumidor financiero sobre la existencia de saldos pendientes de pago, si los hubiese.

6.2.40. <Subnumeral eliminado por la Circular 48 de 2016>

6.2.38. Exigir que las pólizas que aportan los deudores de seguros de vida o de bienes dados en garantía, sean redactadas de forma exacta al seguro colectivo contratado por la entidad financiera, aun cuando las coberturas otorgadas sean las mismas.

6.2.39. No entregar las condiciones de las pólizas colectivas cuando un asegurado o beneficiario la solicita al establecimiento de crédito o entidad aseguradora.

6.2.40. No informar al consumidor financiero sobre la figura de la compensación automática respecto de cualquier obligación recíproca que exista o pudiera llegar a existir entre el consumidor financiero y la entidad vigilada.

6.2.41. Limitar las consultas, operaciones, traslados y transferencias por internet respecto de cuentas donde se reciben las mesadas pensionales y cuentas de ahorro indistintamente que se manejen o no con libreta, sin informar al consumidor financiero.

6.2.42. Bloquear los saldos de las cuentas con anterioridad a la fecha en la que se efectúa el débito automático de una obligación, a fin de garantizar el pago de los mismos.

6.2.43. No entregar los pagarés con sello de cancelado cuando el consumidor financiero cancela totalmente la obligación garantizada por los mismos.

6.2.44. Negarse a darle al consumidor financiero en su calidad de titular de la cuenta el número de identificación de sus productos o créditos, cuanto este pretenda realizar consignaciones o pagos por ventanilla relacionados con los mismos.

6.2.45. <Numeral modificado por la Circular 48 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> No informar al consumidor financiero las razones objetivas por las cuales se le niega la aprobación de un crédito.

6.2.46. Bloquear la adquisición de nuevos productos por el incumplimiento en las obligaciones derivadas de productos previamente adquiridos sin haberle informado previamente al consumidor financiero.

6.2.47. <Numeral modificado por la Circular 48 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Realizar el abono en cuenta de las operaciones realizadas en horario adicional el día hábil siguiente, cuando estas se han realizado en efectivo en la misma entidad, por internet y/o a través del débito automático del dinero depositado por el consumidor financiero en cuentas de la misma entidad financiera.

6.2.48. Disminuir o aumentar el monto del crédito vigente, sin que exista un análisis previo de riesgos, ni se informe de manera previa y expresa al consumidor financiero.

6.2.49. Obligar al consumidor financiero a certificar que se encuentra en un computador seguro.

6.2.50. <Numeral modificado por la Circular 48 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Vincular a los consumidores financieros a productos respecto de los cuales no son destinatarios.

6.2.51. Todas aquellas conductas que contravengan los supuestos establecidos como cláusulas abusivas en la ley o en las circulares de esta superintendencia que impartan instrucciones sobre la materia.

6.2.52. <Numeral adicionado por la Circular 26 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Trasladar costos al deudor que resulten de la gestión para la modificación de créditos conforme a las disposiciones contenidas en los subnumerales 1.3.2.3.2.1. del Capítulo II de la CBCF.

6.2.53. <Numeral adicionado por la Circular 3 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Cobrar al consumidor financiero por operaciones fallidas en cajeros automáticos. Se entiende por operaciones fallidas cuando el consumidor financiero no recibe el servicio que demandó por cualquier razón.

6.2.54. <Numeral adicionado por la Circular 3 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Cobrar por los extractos y consulta de saldos que se soliciten y descarguen a través de sus plataformas electrónicas, esto es página web, apps o cualquier otra que dispongan para tal fin.

6.2.55. <Ver Notas del Editor> Vincular como asegurados a clientes, consumidores o usuarios de productos o servicios ofrecidos por terceros no vigilados por la SFC que actúan en calidad de tomadores de las pólizas colectivas percibiendo algún tipo de remuneración, sin que la entidad aseguradora cumpla con la totalidad de las siguientes condiciones:

6.2.55.1 Que a los clientes, consumidores o usuarios de productos o servicios ofrecidos por el tomador, se les ha suministrado la información señalada en los subnumerales 3.4.11.3.1. a 3.4.11.3.10 del presente Capítulo de manera cierta, suficiente, clara y oportuna mediante medios verificables.

6.2.55.2 Que la póliza proteja intereses asegurables y riesgos comunes a todos los asegurados, su contenido sea de fácil comprensión y manejo para el asegurado, que su texto sea igual para todos los asegurados según la clase de interés que se proteja y por lo tanto, no exijan condiciones específicas ni tratamientos diferenciales a los asegurados.

6.2.55.3 Que la delimitación del riesgo asegurado se realice de manera sencilla, clara y comprensible, de forma que permita a los consumidores financieros identificar si el riesgo que quieren asegurar se encontraría amparado por la póliza, sin tener que acudir a las exclusiones, límites de cobertura o restricciones de ley.

6.2.55.4 Que las exclusiones estén redactadas de forma sencilla, clara y precisa y las mismas tengan un impacto en el valor de la prima, debidamente sustentado actuarialmente.

6.2.55.5 Que se adopten las medidas necesarias para que el público identifique a las personas no vigiladas tomadoras de la póliza como diferentes, autónomos e independientes de la entidad aseguradora.

6.2.56 <Subnumeral adicionado por la Circular 14 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Aumentar los costos de las transacciones realizadas a través de canales no presenciales cuando estén operando en contingencia.

6.2.57. <Subnumeral adicionado por la Circular 14 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Debitar los recursos de las transferencias de los programas de ayuda social del Gobierno nacional para abonarlos a obligaciones del beneficiario con terceros o con la entidad vigilada, a través de la cual se dispersa la transferencia monetaria no condicionada, cuando no exista autorización previa del beneficiario y siempre que la ley lo permita.

CAPÍTULO II.

INSTANCIAS DE ATENCIÓN AL CONSUMIDOR EN LAS ENTIDADES VIGILADAS.

1. SISTEMA DE ATENCIÓN AL CONSUMIDOR FINANCIERO (SAC).

1.1. CONSIDERACIONES GENERALES. <Numeral modificado por la Circular 23 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

La Ley 1328 de 2009 consagró un régimen especial de protección a los consumidores financieros que tiene como propósitos generales (i) fortalecer la normatividad existente sobre la materia, (ii) buscar el equilibrio contractual entre las partes y (iii) evitar la asimetría en la información.

Para tal efecto, se estableció la obligación a cargo de las entidades vigiladas de implementar un Sistema de Atención a los Consumidores Financieros -SAC, el cual debe propender porque: (i) se consolide al interior de cada entidad una cultura de debida atención, trato justo, protección, respeto y servicio a los consumidores financieros; (ii) se adopten sistemas para suministrarles información adecuada; (iii) se fortalezcan los procedimientos para la atención de sus quejas, peticiones y reclamos; y (iv) se propicie la protección de los derechos del consumidor financiero, así como la educación financiera de éstos.

En desarrollo de ese mandato legal y consciente de la importancia de establecer un marco normativo que propenda por consolidar un ambiente de debida atención, trato justo, protección, respeto y una adecuada prestación de servicios a los consumidores financieros, y que permita a las entidades vigiladas contar con reglas claras respecto de las medidas que deben adoptar para estos fines, a continuación, se imparten instrucciones conducentes para un efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento del SAC.

Cabe destacar que las entidades vigiladas deben desarrollar todos los aspectos relacionados con el SAC enfocándose, principalmente, en la debida atención, trato justo, protección, respeto y servicio a los consumidores financieros, y en la observancia de los principios orientadores sobre esta materia previstos, especialmente los establecidos en el art. 3 de la Ley 1328 de 2009.

Adicionalmente, las entidades vigiladas, a través del SAC, deben evitar afectaciones reales o potenciales a los derechos del consumidor financiero derivadas de acciones u omisiones que hagan parte de su cultura organizacional durante el ciclo de vida del producto o por el incumplimiento de la regulación que les aplique.

1.1.1 Para el cumplimiento de las instrucciones contenidas en el presente capítulo se deben tener en cuenta los siguientes conceptos:

1.1.1.1. Principio de trato justo: En desarrollo de este principio las entidades vigiladas deben garantizar en el diseño, ofrecimiento y prestación de productos y servicios:

1.1.1.1.1. Productos y servicios que atiendan las necesidades y expectativas de los consumidores financieros.

1.1.1.1.2. Acceso y suministro de información clara, transparente y oportuna, acorde con las necesidades y perfil del consumidor financiero, en todo el ciclo de vida del producto.

1.1.1.1.3. Inexistencia de barreras para movilizarse entre diferentes productos, servicios y entidades financieras.

1.1.1.1.4. Inexistencia de barreras para interponer quejas o reclamos.

1.1.1.2. Cultura organizacional: Constituye el factor determinante de las conductas de las entidades vigiladas o sus funcionarios que comprende los valores, actitudes, comportamientos y normas internas.

1.2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Numeral modificado por la Circular 23 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Los siguientes tipos de entidades vigiladas están obligados a implementar SAC: los establecimientos de crédito, las sociedades de servicios financieros, las entidades aseguradoras, los corredores de seguros, las sociedades de capitalización, las entidades de seguridad social y administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida, los miembros de las bolsas de bienes y productos agropecuarios y agroindustriales, las sociedades comisionistas de bolsas de valores, los comisionistas independientes de valores, las sociedades administradoras de fondos de inversión, las sociedades de financiación colaborativa a través de valores, las bolsas de valores y los sistemas de negociación o registro de valores que realicen la actividad de financiación colaborativa (“SOFICO”) y las Sociedades Especializadas en Depósitos y Pagos Electrónicos (“SEDPE”).

Igualmente, deben contar con SAC el Fondo Nacional de Ahorro (FNA); el Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior (ICETEX) y la Caja Honor.

1.3. DEBIDA ATENCIÓN Y PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR FINANCIERO. <Numeral modificado por la Circular 23 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

 Para efectos del SAC se entiende por debida atención y protección al consumidor financiero el conjunto de actividades que desarrollen las entidades vigiladas con el objeto de propiciar un ambiente de trato justo, protección, respeto y servicio por los consumidores financieros. Para ello, deben establecer mecanismos que propendan por la observancia de los principios orientadores en materia de protección de los derechos del consumidor financiero y el cumplimiento de las obligaciones previstas en la normatividad vigente.

Para el logro de ese ambiente de debida atención, trato justo, protección, respeto y servicio por el consumidor financiero, las entidades deben:

1.3.1. Adoptar e implementar una cultura al interior de la entidad que garantice la debida diligencia en el ofrecimiento de sus productos o en la prestación de sus servicios a los consumidores, con el fin de que éstos reciban productos que se ajusten a sus necesidades y a su perfil, así como la información y la atención debida y respetuosa en desarrollo de las relaciones que establezcan o pretendan establecer con aquéllas.

1.3.2. Procurar una adecuada educación del consumidor financiero donde los programas y campañas de educación financiera atiendan las distintas necesidades y perfiles de los consumidores financieros.

1.3.3. Suministrar al consumidor financiero información cierta, suficiente, clara y oportuna, que les permita a éstos conocer adecuadamente sus derechos, obligaciones y los costos de los diferentes productos y servicios.

1.3.4. Para el caso particular de las administradoras del SGP, estas entidades deben tener en cuenta, además de los principios establecidos en la Ley 1328 de 2009 aquellos señalados particularmente en el art. 2.6.10.1.2 del Decreto 2555 de 2010, así como los deberes de asesoría, información y el deber del buen consejo previstos en el art. 2.6.10.2.3 de la norma en mención.

1.3.5. Establecer medidas específicas relativas a la debida atención, trato justo, protección, respeto y servicio de los consumidores financieros que se encuentren en situación de discapacidad. Dichas medidas deben incluir políticas, procedimientos y aspectos relacionados con la atención adecuada que considere las condiciones de dichos consumidores financieros.

1.4. ALCANCE DEL SAC. <Numeral modificado por la Circular 23 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

El SAC que desarrollen las entidades vigiladas debe ser implementado acorde con su estructura, tamaño y objeto social, de tal forma que les permita identificar, medir, controlar y monitorear todos aquellos hechos o situaciones que puedan incidir en la debida atención, trato justo, protección, respeto y servicio a los consumidores financieros. En el mismo sentido, el SAC debe guardar concordancia con los planes estratégicos de cada entidad, cumpliendo los requerimientos mínimos establecidos en el presente Capítulo.

Para efectos del desarrollo y puesta en marcha del SAC, las entidades vigiladas pueden apoyarse en los procesos, procedimientos y en general, en las herramientas que han venido implementando en el marco de la administración de los riesgos propios de su actividad, en las medidas adoptadas para la seguridad y calidad en el manejo de información a través de medios y canales, así como en aquellos desarrollos relativos a la revisión y adecuación del Sistema de Control Interno -SCI-.

Para la adecuada implementación de una cultura de debida atención, trato justo, protección, respeto y servicio al consumidor financiero, las entidades vigiladas deben desarrollar:

1.4.1. Programas y campañas de educación financiera adecuados y suficientes, independientes y adicionales a la publicidad propia de la entidad que permitan y faciliten a los consumidores financieros adoptar decisiones informadas, comprender las características de los diferentes productos y servicios ofrecidos en el mercado, así como sus respectivos costos o tarifas, las obligaciones y derechos de los consumidores financieros y los mecanismos establecidos por la normatividad vigente para la protección de sus derechos. Los programas y campañas deben:

1.4.1.1. Contribuir al conocimiento y prevención de los riesgos que se deriven de la utilización de productos y servicios;

1.4.1.2. Promover el uso de la tecnología en forma segura y

1.4.1.3 Ser accesibles teniendo en cuenta las necesidades y el perfil de los consumidores financieros a los que se dirigen, incluyendo a las personas en situación de discapacidad.

1.4.2. Mecanismos que permitan brindar información comprensible, cierta, suficiente y oportuna a los consumidores financieros, respecto de:

1.4.2.1. Las características de los productos o servicios.

1.4.2.2. Los derechos y deberes de los consumidores financieros.

1.4.2.3. Las obligaciones de las entidades vigiladas.

1.4.2.4. Las tarifas o precios y tasas.

1.4.2.5. Las medidas para el manejo seguro del producto o servicio.

1.4.2.6. Las consecuencias derivadas del incumplimiento del contrato.

1.4.2.7. Los mecanismos legales y contractuales establecidos para la defensa de los derechos de los consumidores financieros; y

1.4.2.8. La demás información que la entidad vigilada estime conveniente para que el consumidor comprenda el contenido y funcionamiento de la relación establecida para suministrar un producto o servicio.

En la implementación de campañas y programas de educación financiera y de mecanismos para suministrar información a los consumidores financieros en situación de discapacidad se pueden utilizar herramientas como la simbología, señalización, lenguaje de señas, braile y subtitulación de videos institucionales.

1.4.3 Los procedimientos para la atención y resolución de las peticiones, quejas y reclamos que formulen los consumidores financieros, atendiendo lo dispuesto en el subnumeral 1.5.2.2. del presente capítulo.

El SAC que desarrollen las vigiladas debe instrumentarse a través de los elementos y etapas que más adelante se describen, correspondiendo los primeros al conjunto de componentes a través de los cuales se instrumenta de forma organizada y metódica la administración del sistema en las entidades y los segundos, a las fases o pasos sistemáticos e interrelacionados mediante los cuales las entidades lo administran.

Es deber de las entidades vigiladas revisar periódicamente los elementos y etapas del SAC a fin de realizar los ajustes que consideren necesarios para su efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento.

1.5. ELEMENTOS MÍNIMOS QUE COMPONEN EL SAC. <Numeral modificado por la Circular 23 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

A continuación, se señalan los elementos mínimos para la implementación del SAC

1.5.1. Políticas

La junta directiva o el consejo de administración de las entidades, debe adoptar políticas (lineamientos generales y particulares) respecto de:

1.5.1.1. La debida atención, trato justo, protección, respeto y servicio a los consumidores financieros. Estas políticas deben ser claras, aplicables y estar en concordancia con los objetivos previstos en el literal a. del art. 8 de la Ley 1328 de 2009. En este sentido las políticas que adopten las entidades deben cumplir con los siguientes requisitos mínimos:

1.5.1.1.1. Procurar la debida atención, trato justo, protección, respeto y servicio al consumidor financiero.

1.5.1.1.2. Propiciar un ambiente de debida atención, trato justo, protección, respeto y servicio por el consumidor financiero.

1.5.1.1.3. Impulsar a nivel institucional la cultura en materia de debida atención, trato justo, protección, respeto y servicio al consumidor financiero.

1.5.1.1.4. Establecer el deber de los órganos de administración, de control y de sus demás funcionarios, de asegurar el cumplimiento de la estrategia, políticas y normas internas y externas para la protección, debida atención, trato justo, respeto y servicio del consumidor financiero.

1.5.1.1.5. Permitir la prevención y resolución de conflictos de interés en el marco del SAC.

1.5.1.1.6. Establecer aspectos relativos a la atención de personas en situación de discapacidad.

1.5.1.2. La administración y funcionamiento del SAC, de manera que cada uno de los elementos y etapas del sistema cuenten con políticas claras y efectivamente aplicables y conduzcan a un adecuado funcionamiento del mismo.

1.5.1.3. La provisión de recursos humanos, físicos y tecnológicos necesarios para el adecuado funcionamiento del SAC.

Igualmente, la junta directiva o el consejo de administración debe establecer los mecanismos y controles necesarios para asegurar el cumplimiento estricto de dichas políticas y de las normas que le son aplicables al SAC.

1.5.2. Procedimientos

Las entidades deben establecer, especialmente, procedimientos aplicables para:

1.5.2.1. La adecuada implementación y funcionamiento del SAC, contemplando como mínimo:

1.5.2.1.1. La instrumentación de los diferentes elementos y etapas del SAC.

1.5.2.1.2. La evolución de los controles adoptados por la entidad.

1.5.2.1.3. La adopción de medidas en caso de que los funcionarios, administradores y terceros incumplan el SAC.

1.5.2.1.4. La evaluación y medición de la efectividad del sistema.

1.5.2.2. La atención efectiva y debida de las peticiones, quejas o reclamos que formulen los consumidores financieros. Estos procedimientos deben: contener plazos de respuesta razonables que no excedan los términos definidos en el subnumeral 8.2.2 del Capítulo II del Título IV de la Parte I de la CBJ y determinar las personas o áreas responsables de atenderlas de acuerdo con las razones que la motivan, y la forma y contenido como deben presentarse. La respuesta que se brinde a los consumidores financieros debe ser concreta, clara, suficiente, oportuna, y atender cada uno de los puntos indicados por el consumidor financiero; y

1.5.2.3. El análisis de los motivos de las peticiones, quejas o reclamos para el diseño y desarrollo de las acciones de mejora necesarias, oportunas y continuas.

1.5.2.4. La revisión de las solicitudes y recomendaciones que formulen los defensores del consumidor financiero –DCF- en ejercicio de sus funciones.

1.5.2.5. La atención de los consumidores financieros que se encuentren en situación de discapacidad.

1.5.3. Documentación

Todos los aspectos relacionados con la implementación del SAC, incluyendo sus etapas y elementos, deben constar en documentos y registros que garanticen la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida.

Dicha documentación debe incluir, como mínimo:

1.5.3.1. El manual del SAC en el que se desarrollen todos los aspectos aquí previstos.

1.5.3.2. Los registros y demás elementos que evidencien la operación efectiva del SAC, y

1.5.3.3. Los informes que la junta directiva o el consejo de administración, el representante legal y los órganos de control deben elaborar en los términos del presente Capítulo.

1.5.4. Estructura Organizacional

En la estructura organizacional de las entidades vigiladas, se deben definir claramente los niveles de responsabilidad encargados de atender los asuntos relacionados con el SAC, precisando su alcance y límites. En especial les corresponde:

1.5.4.1. Junta directiva o Consejo de administración

1.5.4.1.1. Establecer las políticas relativas al SAC, a que se refiere el subnumeral 1.5.1 del presente Capítulo.

1.5.4.1.2. Aprobar el manual del SAC y sus actualizaciones.

1.5.4.1.3. Pronunciarse respecto de cada uno de los aspectos que contengan los informes periódicos que rinda el representante legal respecto del SAC, así como sobre las evaluaciones periódicas que efectúen los órganos de control.

1.5.4.1.4. Verificar que la política de incentivos implementada por la entidad vigilada evite conductas que afecten los derechos del consumidor financiero.

1.5.4.1.5 Aprobar los lineamientos estratégicos de la entidad vigilada que promuevan la debida atención, trato justo, protección, respeto y servicio a los consumidores financieros.

1.5.4.2. Representante legal

1.5.4.2.1. Diseñar y someter a aprobación de la junta directiva o el consejo de administración el manual del SAC y sus modificaciones.

1.5.4.2.2. Velar por el cumplimiento efectivo de las políticas establecidas por la junta directiva o el consejo de administración, relativas al SAC.

1.5.4.2.3. Establecer las medidas relativas a la capacitación e instrucción de los funcionarios de todas las áreas de la entidad en materia de debida atención, trato justo, protección, respeto y servicio a los consumidores financieros, en especial a los involucrados en estas funciones.

1.5.4.2.4. Diseñar y establecer los planes y programas de educación y de información a los consumidores financieros.

1.5.4.2.5. Establecer mecanismos para realizar un seguimiento permanente del SAC.

1.5.4.2.6. Velar por la correcta aplicación de los controles.

1.5.4.2.7. Presentar un informe periódico, como mínimo semestral, a la junta directiva o el consejo de administración, sobre la evolución y aspectos relevantes del SAC, particularmente: i) la gestión realizada por la administración de la entidad para identificar, medir, controlar y monitorear todos aquellos hechos o situaciones que vulneren o que puedan potencialmente vulnerar los derechos a la debida atención, trato justo, protección, respeto y servicio de los consumidores financieros; ii) las acciones preventivas y correctivas implementadas o por implementar para identificar y corregir los motivos que generan las inconformidades y que dan lugar a las quejas o reclamos por parte de los consumidores financieros (causa raíz) y iii) el área responsable de ejecutar dichas medidas.

1.5.4.3. Órganos de control

En ejercicio de sus funciones, la revisoría fiscal, la auditoría interna o quien ejerza las funciones de control interno, serán responsables de evaluar periódicamente el cumplimiento de todas y cada una de las etapas del SAC con el fin de determinar las deficiencias y el origen de las mismas.

Así mismo, los órganos de control deben elaborar un informe periódico, como mínimo semestral, dirigido a la junta directiva o el consejo de administración, en el que se reporten las conclusiones obtenidas acerca del proceso de evaluación del cumplimiento de las normas e instructivos sobre el SAC.

1.5.5. Infraestructura

La infraestructura física, técnica y el personal necesario para garantizar el adecuado funcionamiento del SAC deben reconocer el tamaño de las entidades, sus actividades y volumen de sus negocios.

1.5.6. Capacitación e instrucción de los funcionarios

Las entidades deben diseñar, programar y coordinar planes anuales de capacitación e instrucción dirigidos a todas las áreas de la entidad sobre las políticas y estrategias de la entidad para la debida atención, trato justo, protección, respeto y servicio al consumidor financiero. Para las áreas involucradas en la atención y servicio de los consumidores financieros, los planes de capacitación e instrucción deben involucrar, por lo menos, todos los aspectos y elementos que componen el SAC, y realizarse, como mínimo, una vez por semestre.

Tales programas deben, cuando menos, cumplir con las siguientes condiciones:

1.5.6.1. Incluir la visión estratégica de la entidad vigilada, en especial, respecto de la cultura organizacional para la atención y protección de los consumidores financieros.

1.5.6.2. Ser impartidos durante el proceso de inducción de los nuevos funcionarios y con la periodicidad indicada en el numeral 1.5.6.

1.5.6.3. Mantenerse constantemente revisados y actualizados.

1.5.6.4. Contar con los mecanismos de evaluación de los resultados obtenidos con el fin de determinar la eficacia de dichos programas y el alcance de los objetivos propuestos.

1.5.6.5. Incluir aspectos relativos a la debida atención, trato justo, protección, respeto y servicio de personas en situación de discapacidad.

Así mismo, las entidades deben instruir a todos los funcionarios de las áreas involucradas en la atención y servicio de los consumidores financieros respecto de las funciones, procedimientos y demás aspectos relevantes, relacionados con el defensor del consumidor financiero de la respectiva entidad.

Adicionalmente, las entidades administradoras de los dos regímenes del SGP deben establecer programas de capacitación de asesores y promotores, cuyo contenido mínimo será el establecido en el art. 2.6.10.3.1 del Decreto 2555 de 2010.

1.5.7. Educación Financiera

1.5.7.1. Régimen general de educación financiera

En concordancia con lo establecido en el subnumeral 1.4.1. del presente Capítulo, las entidades vigiladas deben diseñar programas y campañas de educación financiera, dirigidos a sus consumidores financieros, respecto de las diferentes operaciones, servicios, mercados y tipos de actividad que desarrollan, de manera que éstos puedan tomar decisiones informadas y conocer los diferentes mecanismos para la protección de sus derechos, así como las distintas prácticas de protección propia.

Tales programas y campañas deben, entre otros, ser de fácil entendimiento para los consumidores financieros, independientes y adicionales a la publicidad propia de la entidad, contribuir al conocimiento y prevención de los riesgos que se deriven de la utilización de productos y servicios, familiarizar al consumidor financiero con el uso de la tecnología en forma segura y ser accesibles para los consumidores financieros en situación de discapacidad.

En desarrollo de esta instrucción las entidades vigiladas pueden adelantar las campañas y programas de educación directamente o a través de las asociaciones gremiales, las asociaciones de consumidores, los organismos de autorregulación y demás entidades de que trata el literal f. del art. 3 de la Ley 1328 de 2009.

1.5.8. Información al consumidor financiero

El SAC que desarrollen las entidades vigiladas debe contener mecanismos eficientes para suministrar información adecuada a los consumidores financieros en los términos previstos en la ley, en otras disposiciones y en las instrucciones que imparta esta Superintendencia.

En cumplimiento de este deber, las entidades deben brindar especialmente, información respecto de:

1.5.8.1. Los diferentes productos y servicios que prestan, así como las tarifas asociadas a los mismos.

1.5.8.2. Los procedimientos para la atención de peticiones, quejas o reclamos que se presenten directamente ante la entidad; y

1.5.8.3. La existencia del defensor del consumidor financiero, las funciones que éste desempeña, los procedimientos previstos en las normas vigentes para la atención de peticiones, quejas o reclamos por parte de ellos y los demás aspectos relevantes relacionados con dicha figura en la respectiva entidad.

Adicionalmente, atendiendo lo previsto en el parágrafo 2 del art. 9 de la Ley 1328 de 2009, las entidades vigiladas deben publicar en sus páginas de internet el texto de los contratos estandarizados -entendiéndose como aquellos contratos que se encuentren utilizando las entidades respecto de sus productos y servicios masivos- que estén empleando con sus clientes. Esta información deberá actualizarse cada vez que se realicen modificaciones respecto de dichos textos.

1.6. ETAPAS DEL SAC. <Numeral modificado por la Circular 23 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

El SAC que implementen las entidades debe incluir las siguientes etapas: identificar, medir, controlar y monitorear todos aquellos hechos o situaciones que puedan incidir en la debida atención y protección a los consumidores financieros, incluyendo aquellos servicios tercerizados por la entidad vigilada que impliquen contacto directo con el consumidor financiero.

1.6.1. Identificación

En desarrollo del SAC las entidades deben establecer todos aquellos hechos o situaciones que puedan afectar la debida atención, trato justo, protección, respeto y servicio a los consumidores financieros. Los motivos de peticiones, quejas o reclamos deben ser tenidos en cuenta para establecer acciones de mejora eficientes respecto de los mismos.

1.6.2. Medición

Una vez concluida la etapa de identificación, las entidades deben medir la posibilidad y probabilidad de ocurrencia de los eventos que afecten debida atención, trato justo, protección, respeto y servicio a los consumidores financieros y su impacto en caso de materializarse.

1.6.3. Control

Las entidades deben tomar medidas para controlar los eventos o situaciones que puedan afectar la debida atención, trato justo, protección, respeto y servicio a los consumidores financieros con el fin de disminuir la probabilidad de ocurrencia, así como la implementación de acciones de mejora oportunas y continuas respecto de las quejas o reclamos que se presenten.

1.6.4. Monitoreo

Las entidades deben hacer un monitoreo constante para velar porque las medidas que hayan establecido sean efectivas.

Para el efecto, éstas deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requisitos:

1.6.4.1. Contemplar un proceso de seguimiento efectivo, que facilite la rápida detección y corrección de las deficiencias en el SAC. En cualquier caso, el seguimiento debe realizarse con una periodicidad mínima semestral.

1.6.4.2. Contener indicadores descriptivos y/o prospectivos que evidencien los potenciales hechos o situaciones que puedan afectar la debida atención, trato justo, protección, respeto y servicio al consumidor financiero.

1.6.4.3. Asegurar que los controles estén funcionando en forma oportuna, efectiva y eficiente.

1.6.4.4. Establecer mecanismos que les permitan a las entidades la producción de estadísticas sobre:

1.6.4.4.1. Tipologías de quejas, y

1.6.4.4.2. Cualquier otro tipo de reclamos de origen judicial o administrativo.

2. DEFENSORÍA DEL CONSUMIDOR FINANCIERO.

2.1. CONSIDERACIONES GENERALES Y ÁMBITO DE APLICACIÓN.

Como complemento al SAC que deben mantener las entidades vigiladas por la SFC de conformidad con el art. 8 y siguientes de la Ley 1328 de 2009, se tiene la figura del Defensor del Consumidor Financiero –DCF-, aplicable a las mismas instituciones destinatarias del SAC.

En tal sentido, el régimen del DCF está contenido, por una parte, en los arts. 13 a 22 de la citada ley en cuanto hace a funciones, asuntos exceptuados de su competencia, determinación de independencia y autonomía respecto de la entidad en la que actúan como tales, inscripción en el registro que para el efecto lleve la SFC, designación, requisitos y alcance de los pronunciamientos, entre otros aspectos; y por otra, en los arts. 2.34.2.1.1. y siguientes del Decreto 2555 de 2010 que reglamentan la citada ley en aspectos como el registro de DCF, el procedimiento aplicable para tramitar una queja o reclamo contra una entidad vigilada, el alcance y publicación de las decisiones y el efecto de la función de asesoría.

2.2. CALIDADES. <Subnumeral modificado a partir del 1 de enero de 2023 por la Circular 13 de 2022. Consultar el texto vigente hasta esta fecha en "Legislación Anterior". El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades vigiladas deben velar para que tanto el DCF principal como el suplente, acrediten las condiciones profesionales y personales exigidas al momento de su designación o reelección, así como durante el periodo en el que ejerzan sus funciones.

Sin perjuicio de lo anterior, las entidades vigiladas deben solicitar a los candidatos al rol de DCF, la presentación de un plan de trabajo para el cumplimiento de las funciones asignadas por la ley y la efectiva protección del consumidor financiero.

En adición a los requisitos legales establecidos en el art. 18 de la Ley 1328 de 2009 y normas que la modifiquen o adicionen, y en ejercicio de la facultad prevista en el inciso tercero de dicho artículo, para la designación del DCF las entidades vigiladas deben tener en cuenta, como mínimo, los siguientes criterios:

2.2.1. Si el postulado presta sus servicios como DCF en otras entidades vigiladas, evento en el cual se debe evaluar: (i) la disponibilidad de tiempo; (ii) los recursos humanos, físicos y tecnológicos para el ejercicio de su labor; y (iii) la existencia de conflictos de interés.

2.2.2. Si el postulado presta sus servicios o desempeña funciones distintas a las propias del cargo de DCF en la sociedad matriz, filiales o subsidiarias de la entidad vigilada.

2.2.3 Si el postulado tiene sanciones en firme proferidas por la SFC, la Superintendencia de la Economía Solidaria o la Superintendencia de Sociedades, así como por los órganos disciplinarios de los organismos de autorregulación.

2.2.4. Si el postulado tiene sanciones disciplinarias en firme proferidas por la Comisión Nacional de Disciplina Judicial u órgano equivalente.

2.2.5. Si el postulado tiene antecedentes en la Procuraduría General de la Nación, la Contraloría General de la República, la Fiscalía General de la Nación o la Unidad Administrativa Especial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

2.2.6. Si el postulado se encuentra reportado en una lista internacional vinculante para Colombia.

Además de los anteriores criterios, las entidades vigiladas podrán establecer otros que estimen convenientes. En todo caso, deben evaluar, documentar y tener a disposición de la SFC, el análisis realizado frente a cada uno de ellos, y respecto de todas aquellas situaciones que puedan comprometer la autonomía e independencia del postulado.

Del mismo modo, las entidades deben evaluar, documentar y tener a disposición de la SFC, la revisión de las inhabilidades e incompatibilidades previstas en los incisos tercero y cuarto del art. 17 de la Ley 1328 de 2009 y normas que la modifiquen, sustituyan o adicionen.

2.3. INFORMACIÓN DEL DCF QUE LAS ENTIDADES VIGILADAS DEBEN SUMINISTRAR AL PÚBLICO. <Denominación modificada a partir del 1 de enero de 2023 por la Circular 13 de 2022. Consultar el texto vigente hasta esta fecha en "Legislación Anterior">

De conformidad con lo establecido en el literal a. del art. 7 de la Ley 1328 de 2009, las entidades vigiladas que de acuerdo con la ley deban contar con un DCF o aquellas que voluntariamente lo hayan designado, tienen la obligación de hacer público, informando permanentemente a sus consumidores financieros, la existencia y funciones del DCF, los medios para contactarlo, los derechos que les asisten para presentar sus quejas, la forma de interponerlas y el procedimiento para resolverlas.

Así, en la medida que la mencionada disposición pretende que los consumidores financieros conozcan acerca de la posibilidad de acudir al DCF como un instrumento de protección de sus derechos, la misma debe entenderse de conformidad con el precepto consagrado en el literal a. del art. 3 de la Ley 1328 de 2009, de la misma disposición que consagra el deber general de las entidades vigiladas por la SFC, de emplear la debida diligencia en la prestación de los servicios en cuanto desarrollan actividades de interés público, bajo la perspectiva de una atención debida en el desarrollo de las relaciones contractuales y en general, en el desenvolvimiento normal de sus operaciones.

<Inciso modificado a partir del 1 de enero de 2023 por la Circular 13 de 2022. Consultar el texto vigente hasta esta fecha en "Legislación Anterior". El nuevo texto es el siguiente:> En ese contexto, los mecanismos de publicidad y de difusión que para tal efecto se diseñen en cada entidad deben ser idóneos, adecuados y permanentes y contener la información correspondiente a cada medio de divulgación, según se indica a continuación:

2.3.1. El nombre del DCF y de su suplente.

2.3.2. <Subnumeral modificado a partir del 1 de enero de 2023 por la Circular 13 de 2022. Consultar el texto vigente hasta esta fecha en "Legislación Anterior". El nuevo texto es el siguiente:> Datos para contactar al DCF y a su suplente: horario de atención, dirección física, teléfono, fax, correo electrónico o cualquier otro mecanismo que permita contactar al DCF de manera efectiva.

Las entidades vigiladas deben velar en forma permanente para que la información y los datos de contacto del DCF se encuentren actualizados en: i) todos los canales de la entidad; ii) el registro de DCF de la SFC a que se refiere el artículo 2.34.2.1.3 del Decreto 2555 del 2010 o norma que lo modifique, sustituya o adicione; iii) en las páginas web del DCF, si la hubiere, y iv) en cualquier medio de difusión. En caso de modificación de los datos del DCF o su suplente, la entidad vigilada y el DCF deberán hacer las actualizaciones de manera inmediata.

2.3.3. <Subnumeral modificado a partir del 1 de enero de 2023 por la Circular 13 de 2022. Consultar el texto vigente hasta esta fecha en "Legislación Anterior". El nuevo texto es el siguiente:> Las funciones del DCF señaladas en el art. 13 de la Ley 1328 de 2009, de manera especial la de poder actuar como conciliador entre los consumidores financieros y la respectiva entidad vigilada en los términos indicados en la Ley 640 de 2001. En tal sentido, la entidad vigilada deberá informar a los consumidores financieros de manera específica y en lenguaje claro y sencillo, el procedimiento para solicitar la conciliación, la gratuidad de este servicio, los asuntos que son conciliables y los efectos jurídicos de la conciliación, por ejemplo: tránsito a cosa juzgada, mérito ejecutivo, entre otros.

2.3.4. <Subnumeral modificado a partir del 1 de enero de 2023 por la Circular 13 de 2022. Consultar el texto vigente hasta esta fecha en "Legislación Anterior". El nuevo texto es el siguiente:> La posibilidad que tiene el consumidor financiero de formular sus quejas contra las entidades con destino al DCF en cualquier agencia, sucursal, corresponsal u oficina de atención al público o cualquier otro canal de atención dispuesto por la correspondiente entidad, tal como correo electrónico, página web o redes sociales, entre otros. Así mismo, debe informarle la posibilidad de dirigirse al DCF con el ánimo de que éste formule recomendaciones y propuestas ante las vigiladas en aquellos aspectos que puedan favorecer las buenas relaciones entre éstas y sus consumidores financieros.

2.3.5. Para tal efecto, de conformidad con el art. 16 de la mencionada ley, los DCF y las entidades vigiladas, deben garantizar que se atienda en forma eficaz, eficiente y oportuna a los consumidores financieros de todas las zonas del país en las cuales la entidad vigilada preste sus servicios.

2.3.6. Señalar que para la presentación de quejas ante el DCF no se exige ninguna formalidad, sino que basta con indicar el motivo de la misma, describiendo los hechos y los derechos que considere vulnerados así como la identificación y demás datos que permitan contactar al consumidor financiero para hacerle llegar la correspondiente respuesta.

2.3.7. Los asuntos que le corresponde conocer:

2.3.7.1. En cuanto a quejas, en tanto estén referidas a un posible incumplimiento de la entidad vigilada de las normas legales, contractuales o procedimientos internos que rigen la ejecución de los servicios o productos que ofrecen o prestan, o respecto de la calidad de los mismos,

2.3.7.2. <Subnumeral modificado a partir del 1 de enero de 2023 por la Circular 13 de 2022. Consultar el texto vigente hasta esta fecha en "Legislación Anterior". El nuevo texto es el siguiente:> Como vocero de los consumidores financieros, para presentar recomendaciones y propuestas relacionadas con los servicios y atención a los consumidores financieros, sobre eventos que hubieran merecido su atención y que a su juicio, puedan mejorar y facilitar las relaciones entre la entidad y los consumidores financieros, la correcta prestación del servicio, la seguridad en el desarrollo de las actividades de la entidad y la participación en la identificación de la causa raíz de situaciones que afecten la calidad en los productos y servicios ofrecidos.

2.3.7.3 <Subnumeral aclarado por la Circular 14 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Como conciliador, para lo cual el consumidor financiero o la entidad vigilada podrán poner el asunto en conocimiento del respectivo DCF, indicando de manera explícita su deseo de que el caso sea atendido en desarrollo de la función de conciliación.

2.3.8. Una descripción del procedimiento establecido para atender las quejas presentadas con indicación de los tiempos máximos para cada etapa. Los asuntos que se encuentran excluidos de la competencia del DCF y los casos en los cuales el DCF no puede intervenir o debe suspender su estudio del caso.

2.3.9. El derecho que le asiste a los consumidores financieros para escoger entre acudir directamente a la entidad vigilada, al DCF, a la SFC o a los organismos de autorregulación, para presentar su queja de conformidad con lo establecido en el literal e. del art. 5 de la Ley 1328 de 2009, advirtiendo que cada institución evaluará los trámites dentro del marco de competencia que le corresponda. Para el efecto, deben indicarse claramente los asuntos que están excluidos de la competencia del DCF.

2.3.10. <Subnumeral modificado a partir del 1 de enero de 2023 por la Circular 13 de 2022. Consultar el texto vigente hasta esta fecha en "Legislación Anterior". El nuevo texto es el siguiente:> La indicación del alcance y los efectos de las decisiones del DCF en el sentido que éstas serán obligatorias cuando, sin perjuicio de su actuación como conciliador de acuerdo con el literal c. del art. 13 de la antedicha ley, los consumidores y las entidades vigiladas así lo acuerden de manera previa y expresa.

2.3.11. La indicación de que el incumplimiento de las normas en materia de protección al consumidor financiero, incluidas las obligaciones a cargo del DCF y de las entidades vigiladas para con él, puede ser sancionado por la SFC en la forma prevista en la parte séptima del EOSF y el art. 53 de la Ley 964 de 2005 y demás normas que los modifiquen o sustituyan.

<Inciso modificado a partir del 1 de enero de 2023 por la Circular 13 de 2022. Consultar el texto vigente hasta esta fecha en "Legislación Anterior". El nuevo texto es el siguiente:> Para tales efectos y en desarrollo del deber de debida diligencia en la prestación del servicio antedicho, las entidades vigiladas deben utilizar los siguientes mecanismos para divulgar la existencia del DCF, con la información que en cada numeral se indica para cada medio, advirtiendo que éstos deben ser suficientes para dar cumplimiento al objetivo de la norma y reemplazarse tantas veces como actualizaciones requieran en atención a las modificaciones que ocurran respecto del DCF y de su suplente:

2.3.11.1. <Subnumeral modificado a partir del 1 de enero de 2023 por la Circular 13 de 2022. Consultar el texto vigente hasta esta fecha en "Legislación Anterior". El nuevo texto es el siguiente:> Avisos en lugares y con características visibles para el público, los cuales deben colocarse en todas las oficinas, sucursales y agencias de la entidad u oficinas de corresponsalía con la información contenida en los subnumerales 2.3.1., 2.3.2., 2.3.3. y 2.3.4.

2.3.11.2. <Subnumeral modificado a partir del 1 de enero de 2023 por la Circular 13 de 2022. Consultar el texto vigente hasta esta fecha en "Legislación Anterior". El nuevo texto es el siguiente:> En las comunicaciones o en los extractos que les envíen a sus clientes incluir una nota que haga referencia a información precisa de ubicación del DCF, esto es: dirección física, página web si la hubiere, teléfonos, correo electrónico, fax, entre otros.

2.3.11.3. Folletos informativos mediante los cuales se dé a conocer la institución del DCF entregados al nuevo cliente y a disposición de los actuales clientes y usuarios con toda la información indicada en los subnumerales 2.3.1. a 2.3.11.

2.3.11.4. <Subnumeral modificado a partir del 1 de enero de 2023 por la Circular 13 de 2022. Consultar el texto vigente hasta esta fecha en "Legislación Anterior". El nuevo texto es el siguiente:> En la página web de inicio de las entidades vigiladas se debe contar con un vínculo permanente denominado “Defensor del Consumidor Financiero” con acceso directo a la información actualizada del DCF a que se refieren los subnumerales 2.3.1. a 2.3.11 del presente capítulo. El vínculo debe estar ubicado de manera visible y ser de fácil acceso para su consulta.

2.3.11.5. <Subnumeral adicionado a partir del 1 de enero de 2023 por la Circular 13 de 2022. Consultar el texto vigente hasta esta fecha en "Legislación Anterior". El nuevo texto es el siguiente:> En los canales no presenciales las entidades vigiladas deben incluir, como mínimo, la información actualizada del DCF a que se refieren los subnumerales 2.3.1. y 2.3.2 del presente capítulo.

2.3.11.6. 2.3.11.5. En las respuestas a las reclamaciones de los usuarios informar sobre la posibilidad de que se acuda al DCF, quien resolverá dentro del marco de sus funciones, con la información contenida en los subnumerales 2.3.1., 2.3.2., 2.3.3. y 2.3.5.

2.3.11.7. 2.3.11.6. Los demás mecanismos que consideren pertinentes a través de medios con plena cobertura, siempre y cuando mediante éstos se garantice que se pueda hacer público entre sus consumidores financieros la existencia del DCF de la respectiva entidad.

Los administradores de las entidades vigiladas deben asegurarse de que los mecanismos de información sean adecuada y permanentemente divulgados entre los consumidores financieros, lo que implica además un programa de capacitación a los funcionarios de las oficinas de atención al público y áreas de atención al consumidor financiero sobre la existencia y funciones del DCF.

2.4. INFORME DE GESTIÓN DEL DCF. <Subnumeral modificado a partir del 1 de enero de 2023 por la Circular 13 de 2022. Consultar el texto vigente hasta esta fecha en "Legislación Anterior". El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades vigiladas deben solicitar al DCF un informe de gestión que debe presentarse a la asamblea general ordinaria de accionistas u órgano equivalente, contentivo de aspectos generales y específicos relacionados con el ejercicio de las funciones previstas en el art. 13 de la Ley 1328 de 2009 o las normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, así como las presentes instrucciones.

Dicho informe debe estar a disposición del órgano social con una antelación, como mínimo, de 15 días hábiles a la celebración de la reunión ordinaria, y contener por lo menos los siguientes aspectos:

2.4.1. De la función de atención y resolución de quejas o reclamos

2.4.1.1. Descripción de la gestión sobre la atención de quejas o reclamos.

2.4.1.2. Estadísticas de las quejas atendidas por el DCF que incluyan, por lo menos: (i) la descripción de los principales motivos de quejas o reclamos; (ii) los productos sobre los cuales se presentaron y; (iii) las formas de terminación del trámite tales como: rectificación, decisión a favor de la entidad, decisión a favor del consumidor financiero, desistimiento, inadmisión, etc. Dichas estadísticas deben atender la estructura establecida en los formatos para el reporte y gestión de las quejas a través del desarrollo tecnológico Smart supervisión y la “Tabla anexo quejas” publicada en la página web de la SFC.

2.4.1.3. Un análisis cualitativo tanto de las decisiones a favor del consumidor financiero como de las quejas rectificadas por la entidad vigilada en las que el DCF haya evidenciado una oportunidad de mejora.

2.4.1.4. Reporte de reincidencias, entendidas éstas como aquellos incumplimientos parciales o totales de la entidad vigilada después de haber efectuado ajustes o rectificaciones.

2.4.1.5. Relación y breve descripción de los casos en los que la entidad:

2.4.1.5.1 Consideró que el DCF carecía de competencia;

2.4.1.5.2 No colaboró con el DCF, v.gr. no suministró la información requerida, y

2.4.1.5.3 No aceptó el pronunciamiento del DCF a favor del consumidor financiero.

2.4.1.6. Relación y breve descripción de los pronunciamientos que el DCF, a su juicio, considere de interés general.

2.4.2 De la función de vocería

2.4.2.1. Descripción de los casos en los que ejerció la función de vocería; en particular, debe incluir las recomendaciones y propuestas formuladas a la entidad vigilada para mejorar y facilitar las relaciones con los consumidores financieros, la correcta prestación del servicio y la seguridad en el desarrollo de su objeto social.

2.4.2.2. Relación de los casos en los cuales efectuó la revisión de contratos de adhesión y las conclusiones de los conceptos emitidos.

2.4.2.3. Relación y descripción de las prácticas indebidas -ilegales, no autorizadas o inseguras- que haya detectado dentro del periodo respectivo.

2.4.3. De la función de conciliación

2.4.3.1 La relación del número de conciliaciones solicitadas por los consumidores financieros y el número de conciliaciones realizadas, discriminando aquellas en las que se llegó a mutuo acuerdo.

2.4.3.2. Un resumen de los casos conciliados entre consumidores financieros y la entidad vigilada que, a juicio del DCF, sean relevantes.

2.4.4. Información adicional

2.4.4.1. Conclusiones de las reuniones que durante el periodo se realizaron con la revisoría fiscal, las áreas de control interno, servicio al consumidor financiero, y otras oficinas, dependencias o funcionarios de la entidad para evaluar los servicios y los pronunciamientos del DCF sobre casos frecuentes, cuantiosos o importantes a juicio del DCF.

2.4.4.2 Indicación y descripción completa de las recomendaciones o sugerencias formuladas a la entidad durante el año precedente, encaminadas a facilitar las relaciones entre ésta y sus consumidores financieros, en caso de haberlas presentado o considerarlas convenientes.

Esta parte del informe debe contener como mínimo: (i) las recomendaciones formuladas a la entidad vigilada para la identificación, y corrección de la causa raíz de las quejas o reclamos; (ii) situaciones identificadas que impidan ofrecer un trato justo al consumidor financiero; (iii) planes de acción adoptados por la entidad vigilada, derivados de las recomendaciones realizadas y; (iv) seguimiento realizado por el DCF a los planes de acción adoptados por la entidad vigilada.

2.4.4.3. Referencia a las solicitudes efectuadas a la entidad sobre los requerimientos humanos y técnicos para el desempeño de sus funciones, en caso de haberlas presentado o requerirlas.

2.4.4.4 Cualquier otro dato o información que el DCF considere de público interés o que solicite esta Superintendencia.

2.5. FUNCIÓN DE VOCERÍA. <Subnumeral modificado a partir del 1 de enero de 2023 por la Circular 13 de 2022. Consultar el texto vigente hasta esta fecha en "Legislación Anterior". El nuevo texto es el siguiente:>

En virtud de lo consagrado en el literal e. del art. 13 de la Ley 1328 y en concordancia con el art. 2.34.2.1.6. del Decreto 2555 de 2010, el DCF tiene como función la de ser vocero de los consumidores financieros ante la respectiva entidad, de manera independiente de los asuntos relacionados con las quejas. En desarrollo de esta función y sin perjuicio de lo establecido sobre este aspecto en el informe de gestión, el DCF podrá en cualquier momento poner en conocimiento de la junta directiva u órgano equivalente, las recomendaciones y propuestas formuladas, así como los resultados de la revisión de los contratos de adhesión que haya realizado, en especial, lo relativo a la detección de la inclusión de cláusulas abusivas.

De acuerdo con lo expuesto, es pertinente precisar que:

2.5.1. La comunicación con recomendaciones y propuestas que dirija el DCF a la junta directiva u órgano equivalente, versará sobre la actividad de las entidades que hubieren merecido la atención del DCF y que puedan mejorar y facilitar cualquiera de los siguientes aspectos:

2.5.1.1. La correcta prestación del servicio.

2.5.1.2. Las relaciones entre las entidades y sus consumidores financieros.

2.5.1.3. La seguridad en el desarrollo de las actividades.

2.5.2. La comunicación se debe dirigir a la persona que cada institución haya designado para llevar a cabo sus relaciones con el DCF, sin embargo, es preciso señalar que este funcionario debe poner en conocimiento de la junta directiva u órgano equivalente, las comunicaciones que el DCF le dirija a más tardar en la sesión inmediatamente siguiente.

2.5.3. En desarrollo de esta función el DCF debe hacer seguimiento a las recomendaciones, sugerencias o asuntos que hubiere solicitado llevar al conocimiento de la junta directiva u órgano equivalente.

Para el cumplimiento de lo anterior, la respectiva entidad debe informar al DCF las actuaciones adelantadas o consideraciones efectuadas, dentro de los 3 meses contados a partir de la fecha de la solicitud.

2.6 FUNCIÓN DE CONCILIACIÓN. <Subnumeral adicionado a partir del 1 de enero de 2023 por la Circular 13 de 2022. Consultar el texto vigente hasta esta fecha en "Legislación Anterior". El nuevo texto es el siguiente:>

Para ejercer la función de conciliación mencionada en el literal c. del artículo 13 de la Ley 1328 de 2009, las entidades vigiladas deben garantizar que el DCF cuente con mecanismos gratuitos de atención presencial y/o no presencial, propios o mediante convenio, que permitan a los consumidores financieros de cualquier zona del país acceder en forma efectiva a esta instancia de protección.

2.7. DEBERES Y RESPONSABILIDADES DE LAS ENTIDADES VIGILADAS EN RELACIÓN CON EL DCF. <Subnumeral adicionado a partir del 1 de enero de 2023 por la Circular 13 de 2022. Consultar el texto vigente hasta esta fecha en "Legislación Anterior". El nuevo texto es el siguiente:>

2.7.1. Obligaciones generales

2.7.1.1. Estimar y disponer los recursos financieros necesarios para garantizar que el DCF cuente con la infraestructura física, humana, técnica y tecnológica requerida para el ejercicio de las funciones asignadas, considerando el número de clientes, productos y operaciones realizadas, así como el promedio de quejas o reclamos atendidos a través de las diferentes instancias en el último año.

2.7.1.2. Establecer indicadores de gestión para evaluar el cumplimiento de las funciones a cargo del DCF. Los indicadores de gestión podrán incluir encuestas, sondeos o mecanismos que permitan evaluar dicha gestión por parte del consumidor financiero.

2.7.1.3. Hacer seguimiento a los indicadores de gestión del DCF, y adoptar dentro de sus competencias las medidas que estime pertinentes para mejorar la protección y el trato justo a los consumidores financieros.

2.7.1.4 Velar porque el DCF cuente con la disponibilidad requerida para dirigir de forma directa el equipo humano que apoya su labor, de forma tal que se propenda por la inmediatez en la atención del consumidor financiero.

2.7.1.5. Velar porque el DCF mantenga la independencia y autonomía requerida para el ejercicio de sus funciones.

2.7.1.6. Establecer en sus códigos de gobierno corporativo directrices para el manejo adecuado de los conflictos de interés que puedan surgir en la postulación y designación del DCF y en el desarrollo de su labor.

2.7.1.7. Propender porque el equipo humano que apoya la gestión del DCF cuente con las calidades personales y profesionales que garanticen el cumplimiento adecuado de las funciones del DCF y la prevalencia de los intereses del consumidor financiero frente a cualquier otro interés.

2.7.2. Obligaciones de la junta directiva u órgano equivalente

2.7.2.1. Aprobar los criterios adicionales que deben tenerse en cuenta para la designación del DCF, atendiendo las disposiciones legales e instrucciones impartidas por esta Superintendencia.

2.7.2.2. Revisar y aprobar la política de honorarios del DCF, la cual debe estar acorde con el buen desempeño de sus funciones y responsabilidades.

2.7.3. Obligaciones del representante legal

2.7.3.1. Proponer a la junta directiva u órgano equivalente los criterios adicionales para la designación del DCF si se estiman necesarios y asegurar su implementación.

2.7.3.2. Verificar la gestión realizada por el DCF con base en el plan de trabajo por él presentado, los indicadores de gestión, el informe de gestión, entre otros insumos, y presentar un informe a la junta directiva u órgano equivalente.

2.7.3.3. Documentar y reportar a la junta directiva u órgano equivalente, los planes de acción implementados con ocasión de las recomendaciones efectuadas por el DCF en cualquier materia.

2.7.3.4. Evaluar la implementación de las recomendaciones que realice el DCF, y adoptar dentro de sus competencias las medidas necesarias para procurar la debida protección al consumidor financiero.

2.7.3.5. Presentar ante la asamblea general ordinaria de accionistas u órgano equivalente, las propuestas de servicios para la designación del DCF, con la correspondiente evaluación de los requisitos legales y los criterios establecidos por la entidad vigilada y las instrucciones impartidas por esta Superintendencia. La evaluación debe atender las políticas, objetivos y necesidades de la entidad vigilada en materia de protección y trato justo a los consumidores financieros, así como el número de clientes, productos, operaciones realizadas, promedio de quejas o reclamos atendidos a través de las diferentes instancias, entre otros.

2.7.3.6 Informar a la asamblea de accionistas u órgano equivalente, de manera previa a la designación o reelección del DCF, los conflictos de interés que hayan sido revelados e informados por parte de los postulados a desempeñar dicha actividad.

2.7.3.7. Poner a disposición de la asamblea general ordinaria de accionistas u órgano equivalente, un informe sobre las actuaciones adelantadas frente a las recomendaciones o propuestas realizadas por el DCF, el plan de acción implementado por la entidad vigilada, si lo hay, y los casos y asuntos que el DCF haya solicitado llevar a conocimiento de la junta directiva u órgano equivalente. Dicho informe deberá estar disponible, como mínimo, con una antelación de 15 días hábiles a la celebración de la reunión ordinaria.

2.7.3.8. Efectuar seguimiento permanente a la gestión del DCF, y presentar semestralmente a la junta directiva u órgano equivalente, un informe con los resultados y planes de acción implementados para la mejora continua de la atención al consumidor financiero, la mitigación de la causa raíz de las quejas o reclamos, así como el adecuado funcionamiento de la institución del DCF. Dichos informes deberán estar documentados y a disposición de la SFC.

2.7.3.9. Verificar que el DCF acredite las condiciones profesionales y personales exigidas al momento de su designación, así como durante el periodo en el que ejerza sus funciones, en concordancia con lo dispuesto en el numeral 2.2 del presente capítulo.

2.8. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN. <Subnumeral adicionado a partir del 1 de enero de 2023 por la Circular 13 de 2022. Consultar el texto vigente hasta esta fecha en "Legislación Anterior". El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades vigiladas deben adoptar políticas, procedimientos y mecanismos que garanticen la seguridad, calidad y confidencialidad de la información a la que acceda el DCF en el desempeño de su actividad, de conformidad con las normas vigentes que regulan la materia, entre estas, las Leyes 1266 de 2008, 1581 de 2012 y las demás que las modifiquen o adicionen.

3. PRESENTACIÓN DE QUEJAS CONTRA ENTIDADES NO OBLIGADAS A CONTAR CON DCF O QUE NO LO HAYAN DESIGNADO VOLUNTARIAMENTE.

Las entidades sujetas a la inspección y vigilancia de la SFC que no estén obligadas a contar con un DCF y que tampoco lo hayan designado de manera voluntaria, en desarrollo del deber general establecido en el literal a. del art. 3 de la Ley 1328 de 2009, deben diseñar e implementar en todas sus oficinas, sucursales y agencias, mecanismos por medio de los cuales informen a sus consumidores financieros acerca de la posibilidad que tienen de formular sus solicitudes a la propia institución en uso del derecho de petición en interés particular consagrado en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y de acudir directamente a la SFC para presentar las quejas en su contra, relativas al adecuado cumplimiento de las normas que las obligan. Para el efecto podrán utilizar los mecanismos de divulgación sugeridos en el subnumeral 2.3. precedente.

4. INFORMACIÓN AL DEFENSOR DEL CONSUMIDOR FINANCIERO Y A LA SFC A CARGO DE LAS ENTIDADES VIGILADAS. <Numeral modificado por la Circular 23 de 2021. El nuevo texto es el siguiente>

Respecto de las decisiones proferidas sobre la gestión de las quejas por el DCF a favor del consumidor financiero, las entidades vigiladas tendrán las siguientes obligaciones:

4.1 Informar al DCF las decisiones que hayan sido aceptadas por la entidad indicando la cuantía, modo, tiempo, lugar y cumplimiento de las obligaciones pactadas.

4.2. Informar al DCF las decisiones que no hayan sido aceptadas por la entidad indicando las razones por las cuales se aparta de las mismas.

Finalmente, cuando la entidad vigilada reciba reclamaciones por parte de sus consumidores financieros en contra del DCF debe remitir copia de éstas a la SFC.

TÍTULO IV.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES.

CAPÍTULO I.

OBLIGACIONES ESPECIALES.

1. INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO MERCANTIL.

De acuerdo con lo dispuesto por los arts. 10 y 19 del C.Cio., es obligación de las entidades vigiladas matricularse en el registro mercantil e inscribir los actos y documentos sujetos a dicha formalidad, debiendo cumplir, para el efecto, con las previsiones que se indican en el presente numeral y en la Circular Externa Conjunta 01 de 1983 (de las antiguas Superintendencias Bancaria y de Valores, y la Superintendencia de Industria y Comercio).

Tratándose de sucursales de bancos y compañías de seguros del exterior, de conformidad con el numeral 6 del art. 53 del EOSF, la inscripción en el registro mercantil debe cumplir con lo previsto en el art. 469 y siguientes del C.Cio. en relación con las sucursales de sociedades extranjeras. No obstante, de manera preferente debe cumplirse con los requisitos específicos que para tal efecto contempla el art. 53 del EOSF.

Así mismo, atendiendo lo dispuesto en el art. 30 de la Ley 222 de 1995, cuando, de conformidad con los presupuestos previstos en los arts. 260 y 261 del C.Cio., se configure una situación de control se debe presentar para inscripción en el registro mercantil, dentro de los 30 días siguientes a la configuración de dicha situación, un documento privado en el que el ente controlante haga constar el presupuesto que da lugar a dicha situación, el cual contemple los requisitos previstos el mencionado artículo.

En los casos en que la matriz sea una entidad extranjera, corresponde a la filial o filiales vigiladas constituidas en el país presentar, para su inscripción en el registro mercantil, el mencionado documento privado emitido por la controlante.

2. REGISTRO DE LIBROS EN LAS CÁMARAS DE COMERCIO.

De conformidad con el numeral 7 del art. 28 del C. Cio, deben inscribirse en el registro mercantil, a cargo de las Cámaras de Comercio, los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios. Igualmente, acorde con el art. 173 del Decreto 019 de 2012, las vigiladas pueden llevar dichos libros en archivos electrónicos, siempre que garanticen en forma ordenada, la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, así como su conservación, de conformidad con las normas contables vigentes y aplicables al diligenciamiento de los libros de contabilidad, de acuerdo con las disposiciones contenidas en el Decreto 805 de 2013.

3. CERTIFICACIÓN DE LA EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL DE LAS ENTIDADES SOMETIDAS A VIGILANCIA DE LA SFC.

Atendiendo las funciones de certificación y publicidad que tiene la SFC, le corresponde expedir los certificados de existencia y representación legal de las sociedades vigiladas, bajo el entendido que dichos documentos tienen carácter probatorio y no suplen el sistema de publicidad mercantil a cargo de la Cámaras de Comercio, cuya función es la de brindar oponibilidad frente a terceros a los actos sujetos a registro.

En consecuencia, para todos los efectos legales basta la certificación que expida la SFC para acreditar y probar la existencia y representación legal de las entidades sujetas a su inspección y vigilancia, en tanto que los certificados que expiden las Cámaras de Comercio únicamente acreditan que el acto mediante el cual se constituyó la entidad o mediante el cual se dio posesión a los representantes legales fue debidamente inscrito en el registro mercantil.

En todo caso, los representantes legales de las entidades vigiladas deben, dentro de los 5 días siguientes a la inscripción de nombramientos de nuevos representantes legales de sucursales, informar a SFC dichas modificaciones, indicando el documento contentivo del nombramiento, la fecha y el número de inscripción.

4. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.

4.1. CONSERVACIÓN.

De acuerdo con el art. 96 del EOSF, las entidades vigiladas por la SFC deben conservar sus libros y papeles por un período no menor a 5 años desde la fecha del último asiento, documento o comprobante, sin perjuicio de lo que exijan disposiciones especiales. En tal sentido, vencido este lapso, pueden ser destruidos siempre que, por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta.

No obstante, esta obligación tratándose de las entidades a las que se refiere el parágrafo 3 del art.75 de la Ley 964 de 2005, se rige por lo dispuesto en el art. 28 de la Ley 962 de 2005, es decir que el tiempo de conservación es equivalente a 10 años. contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

4.2. CONSERVACIÓN EN FORMA DE MENSAJES DE DATOS.

El art. 56 del C.Cio. en concordancia con la Ley 527 de 1999 establece la posibilidad de llevar los libros de comercio en archivos electrónicos, siempre que se garantice en forma ordenada, la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, así como su conservación, de conformidad con las normas contables vigentes y aplicables al diligenciamiento de los libros de contabilidad.

Por tanto, los libros y papeles del comerciante conservados a través de medios electrónicos, en tanto asumen la condición de mensaje de datos, tienen efectos jurídicos, siempre que cumplan con las condiciones señaladas en el art. 56 del C.Cio., el art. 12 de la precitada Ley 527 y el Decreto 805 de 2013.

En concordancia con lo antes señalado, las entidades vigiladas pueden mantener los soportes de las actividades propias del desarrollo de su objeto social en cualquier medio electrónico, óptico o similar, en tanto cumplan las condiciones señaladas por las disposiciones citadas, incluida la microfilmación realizada acorde con los Decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954 y concordantes -Decreto 2620 de 1993-.

Pueden, en consecuencia, microfilmarse o conservarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia, merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad. Sin embargo, en este caso no pueden ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, según su naturaleza.

5. COLABORACIÓN CON LA JUSTICIA Y AUTORIDADES ADMINISTRATIVAS.

De conformidad con la Constitución Nacional, tanto los particulares como las autoridades públicas deben ceñir sus actuaciones a la buena fe, respetar a las autoridades y colaborar con la justicia. En tal sentido, debe entenderse que la información requerida por las autoridades judiciales y administrativas de parte de las entidades vigiladas por esta Superintendencia, es de carácter confidencial y privada, y está subordinada a los fines de la administración de justicia y de las investigaciones que realizan dichas autoridades.

Lo anterior, en tanto sea ejercida por funcionarios competentes y tenga por objeto garantizar el derecho de todos los ciudadanos. Esta situación, considerada de orden público, permite levantar y ceder las prerrogativas de la reserva sobre los papeles privados.

5.1. CUMPLIMIENTO DE ÓRDENES DE EMBARGO.

<Inciso modificado por de la Circular 31 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Se entiende como un deber de colaboración con la justicia por parte de las entidades vigiladas el cumplimiento inmediato de las órdenes recibidas sobre los bienes y haberes de los clientes, sin que sea posible controvertir u oponerse a su cumplimiento. Lo anterior, sin perjuicio de lo establecido en el numeral 5.1.6 sobre órdenes de embargo respecto de recursos inembargables.

Recibida copia del oficio de embargo expedido por autoridad jurisdiccional, es de entenderse que la misma es auténtica en tanto contenga las firmas originales y los sellos de funcionarios judiciales competentes para decretar las medidas de embargo y, por tanto, cumple plenos efectos probatorios, mientras no se compruebe tacha de falsedad. Igualmente, aun siendo copia goza de la calidad de documento público, en tanto se otorgue por funcionario público en ejercicio de las funciones que le impone el cargo desempeñado, conforme lo dispone la ley.

Cuando al recibir una orden se tengan dudas respecto del titular de un depósito, por desfiguración de la identidad real o de la cuenta de que se trata, si los registros de la entidad no se ajustan exactamente a los que aparecen en las órdenes judiciales, es deber de la entidad obrar con el máximo de cautela y prudencia, debiendo consultar de inmediato a la autoridad que decretó el embargo a fin de que sea ella quien defina si es procedente incluir tales fondos en el embargo.

Ahora bien, recibida una orden de embargo, debe observarse el procedimiento establecido en la ley y, en todo caso, tener presentes las siguientes instrucciones:

5.1.1. Afectación de la cuenta: Recibido por parte de la entidad vigilada el oficio del Juez en que se le notifique la orden de embargar, el establecimiento debe afectar los depósitos por el valor correspondiente según los registros que presente el mismo en la fecha y hora de recibo de la respectiva comunicación, de conformidad con el art. 1387 del C.Cio. y los numerales 4 y 10 del art. 593 del CGP.

5.1.2. Información sobre la cuantía afectada: La entidad vigilada debe entregar al portador del oficio un volante en el que conste la cuantía del saldo afectado por la orden, con la indicación de que la mención es provisional. Con la recepción del oficio queda consumado el embargo.

5.1.3. Término para consignar las sumas embargadas: Dentro de los 3 días siguientes al de la comunicación del embargo, la entidad vigilada debe consignar las sumas retenidas en la cuenta de depósitos judiciales, e informar al juzgado en forma definitiva sobre la cuantía total de la suma embargada, enviándole el recibo en el que conste que dicho valor se encuentra a su disposición en la "cuenta de depósitos judiciales" que al efecto exista en las entidades que encuentran autorizadas para recibir depósitos de esta naturaleza, conforme a lo preceptuado en el Decreto 2419 de 1999.

5.1.4. Procedimiento sobre las cantidades depositadas con posterioridad a la orden de embargo: En caso de que el saldo existente en la cuenta corriente en la fecha y hora en que se comunique la orden de embargo sea inferior a la cuantía señalada en el oficio, quedan afectadas con dicha orden las cantidades depositadas con posterioridad hasta que sea cubierto el límite establecido en ella. Debe proceder entonces la entidad vigilada a dar cumplimiento, en lo pertinente, a lo dispuesto en el subnumeral anterior.

En cuanto al valor de los cheques que se encuentren en las diligencias del canje, deben distinguirse las siguientes hipótesis:

5.1.4.1. Cheques recibidos al cobro: Hasta tanto sean confirmados por el banco librado, el valor de los cheques no queda cobijado por la orden de embargo, pero sigue pesando sobre su monto, como es elemental, el mandato del art. 1387 del C.Cio., sobre el embargo de las sumas que se depositen luego de notificada la orden, en caso de insuficiencia de un saldo existente en la cuenta al recibo de la misma para cubrir su cuantía.

5.1.4.2.. Cheques negociados en propiedad: Si como operación complementaria al encargo de cobrar un cheque el banco concede al consignante un préstamo pagadero con el producto del título una vez sea este satisfecho, la suma mutuada, en cuanto es de propiedad del cliente del establecimiento, queda afectada en lo correspondiente por la orden de embargo.

5.1.5. Procedimiento cuando el saldo embargado es inferior al límite señalado en la orden: Cuando el saldo embargado sea inferior al límite señalado en la orden judicial, no puede el banco pagar cheques librados en sobregiro por el respectivo cuenta corrientista, ni, en general, permitirle el retiro de fondos en descubierto, so pena de quedar dichas sumas embargadas en lo pertinente, por cuanto las citadas operaciones implican siempre la concesión de un préstamo, cuyo producto ingresa al patrimonio del titular de la cuenta, bien que por voluntad suya en el correspondiente cheque u orden de pago se indique en ciertos eventos como beneficiaria a una tercera persona.

5.1.6. Procedimiento en caso de medidas cautelares decretadas sobre recursos inembargables: De conformidad con lo dispuesto en los artículos 48 y 63 de la Constitución Política, 134 y 182 de la Ley 100 de 1993, 19 del Decreto Extraordinario 111 de 1996 (Estatuto Orgánico del Presupuesto), 91 de la Ley 715 de 2001, 8 del Decreto 050 de 2003, son inembargables los recursos de: el Sistema de Seguridad Social, las rentas incorporadas al Presupuesto General de la Nación así como los bienes y derechos de los órganos que lo conforman, el Sistema General de Participaciones -SGP-, Regalías y los demás recursos a los que la ley le otorgue la condición de inembargables.

<Inciso modificado por de la Circular 31 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> En tal virtud, en los eventos en los cuales las entidades vigiladas reciban órdenes de embargo respecto de los recursos anteriormente mencionados, deben cumplir el procedimiento señalado en el parágrafo del artículo 594 del CGP.

<Inciso eliminado por de la Circular 31 de 2016>

De otro lado, al momento de la celebración de cualquier contrato de depósito, corresponderá a las entidades solicitar la información que les permita identificar la condición de inembargabilidad de los respectivos recursos.

5.1.7 <Subnumeral adicionado por la Circular 42 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Procedimiento en caso de medidas cautelares decretadas por entidades territoriales en procesos de cobro coactivo de deudas fiscales: De conformidad con lo dispuesto en los artículos 5° de la Ley 1066 de 2006 y 823 del Estatuto Tributario, tratándose de medidas cautelares decretadas por entidades territoriales en procesos de cobro coactivo de deudas fiscales, debe darse cumplimiento al procedimiento señalado en el inciso 5° del art. 837-1 del Estatuto Tributario, hasta tanto sea admitida la demanda interpuesta contra los actos tributarios que sirven de título ejecutivo o el ejecutado garantice el pago del 100% del valor en discusión, mediante caución bancaria o de compañías de seguros.

5.2. SUMINISTRO DE INFORMACIÓN.

Constituye, igualmente, un deber de colaboración con las autoridades administrativas, el suministro de información relevante tanto de clientes de las entidades vigiladas como de sus productos. En los eventos en los cuales esta Superintendencia, en ejercicio de sus facultades legales, o alguna otra autoridad competente, investigue sobre los mismos, las entidades vigiladas deben guardar absoluta reserva sobre el contenido de tales investigaciones y deben abstenerse de informar de dicha situación a los titulares de las cuentas respectivas.

Así mismo, es deber de las entidades vigiladas suministrar información sobre hechos o actuaciones de los profesionales del mercado de valores en investigaciones de carácter administrativo o disciplinario se adelanten frente a los mismos, así como de los clientes vinculados a actividades que por su carácter de interés público puedan afectar el bien común.

5.3. RESPONSABILIDAD DE LAS ENTIDADES.

Las instituciones vigiladas deben adoptar las medidas a que haya lugar, tendientes a procurar el inmediato y correcto cumplimiento de las órdenes emitidas por las autoridades judiciales y administrativas, y corregir el incumplimiento o las demoras en la atención de las órdenes impartidas. Ello en el entendido de que la colaboración con la justicia no sólo es un deber, sino que su incumplimiento, acarrea la imposición de sanciones, incluso de índole penal.

6. RESERVA BANCARIA.

La reserva bancaria es considerada como una de las garantías más valiosas que tienen los clientes o usuarios que transfieren a las entidades vigiladas, a título de secreto, parte o toda su información personal y su intimidad económica, por cuanto se considera que dicha información hace parte del derecho a la intimidad, por un lado, y de la confidencialidad reconocida que tienen los libros y papeles del comerciante. La bondad del secreto ha sido reconocida por la doctrina y por la jurisprudencia, y es por ello que los actos que la violentan son objeto de censura.

Por otro lado, la reserva bancaria, de conformidad con el art. 7, literal i., de la Ley 1328 de 2009, se ha entendido como el deber que tienen las entidades y sus funcionarios de guardar reserva y discreción sobre los datos de los consumidores financieros o sobre aquellos relacionados con la situación propia de la compañía, que conozcan en desarrollo de su profesión u oficio, so pena de asumir las consecuencias penales, laborales y administrativas que el incumplimiento a dicho precepto podría acarrear al infractor.

A fin de garantizar el mencionado derecho, las vigiladas deben proteger la información confidencial de sus clientes, adoptando procedimientos y mecanismos de control que deben ser incorporados en el código de buen gobierno o código de ética de las instituciones, a fin de evitar filtraciones de la mencionada información.

Igualmente, debe garantizarse el adecuado cumplimiento de las disposiciones contenidas en las Leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012 en materia de Protección de Datos Personales y Habeas Data.

No obstante, al ser la reserva bancaria una figura amparada por los derechos constitucionales a la intimidad y fundamentada en el principio del secreto profesional y la reserva de los papeles del comerciante, el amparo a la misma no debe conducir a extremos exagerados por los alcances que pretendan darse a esta práctica. De ella nace para las entidades vigiladas un imperativo de conducta cuya observancia estricta es jurídica y debe favorecerse en cuanto no exceda limitaciones que, en una u otra forma, tienden a evitar que la costumbre de discreción de los administradores y directores se convierta en herramienta que haga prevalecer el interés privado sobre las conveniencias generales de la comunidad.

Así es como, por la reserva bancaria no pueden llegar a resultar protegidas conductas criminales, abusivas o contrarias a la buena fe que ha de regir el tráfico mercantil, o, lo que es más grave aún, resultar encubierta información que facilite la labor de la administración de justicia o de las funciones desarrolladas por las autoridades administrativas.

De otra parte, no puede olvidarse que la reserva bancaria tampoco tiene vigencia cuando, ante las circunstancias previstas en el art. 15 de la Constitución Política, es decir para efectos tributarios, judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado, requiere exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley. En estas situaciones y cumplidas las formalidades pertinentes, el deber de discreción desaparece como imperativo de forzosa observancia por parte del vigilado y es responsabilidad de la respectiva oficina pública evitar que sea lesionada la intimidad de clientes inocentes de la entidad que fue constreñida a exhibir su archivo total o parcialmente.

6.1. TRATAMIENTO DE LA RESERVA BANCARIA DE INVERSIONISTAS EXTRANJEROS.

En el evento contemplado en el literal f., numeral 3 del art. 53 del EOSF, esta Superintendencia puede subordinar la autorización de constitución o de adquisición de acciones en entidades vigiladas a que quienes pretendan realizar la inversión suministren toda la información que estime pertinente respecto de los beneficiarios reales del capital social de la entidad financiera al momento de su constitución y posteriormente, independientemente del régimen legal aplicable en materia de confidencialidad en el país de origen del inversionista.

Lo anterior, sin perjuicio de que se propenda por lograr acuerdos para el intercambio recíproco de información relevante con el organismo de supervisión del país en donde esté constituida la casa matriz de la entidad constituida en Colombia, o el banco o compañía de seguros del exterior que opere por medio de sucursal en el país.

6.2. INOPONIBILIDAD DE LA RESERVA BANCARIA FRENTE A ACTUACIONES DEL MINISTERIO PÚBLICO.

Teniendo en cuenta las funciones que constitucionalmente le competen al Ministerio Público, en particular la concerniente a la supervisión de la conducta de los servidores públicos y el ejercicio consecuencial de la acción disciplinaria, por ningún motivo le es lícito a las entidades financieras oponer la reserva bancaria a los agentes del Ministerio Público, cuando éstos, en el ejercicio de sus funciones y a fin de instruir averiguaciones de tipo disciplinario, requieran datos e informes de relevancia probatoria dentro de ese proceso.

El sistema de la responsabilidad pública por daños ocasionados a los ciudadanos suministra elementos de defensa suficientes para el caso que esa información sea obtenida y utilizada con el fin de causar perjuicios a funcionarios o empleados libres de toda culpa.

6.3. RESERVA DE LAS ACTUACIONES DEL MINISTERIO PÚBLICO Y OTRAS AUTORIDADES.

Es un deber de las entidades vigiladas, y de sus funcionarios o personal con acceso a las mismas, mantener reserva respecto de las diligencias, solicitudes de información y, en general, llamados a prestar colaboración que realice la Procuraduría General de la Nación, así como las que realicen las autoridades judiciales y administrativas dentro de indagaciones o investigaciones que adelanten en contra de clientes, usuarios, personal de la entidad o funcionarios públicos vinculados en el ejercicio de sus cargos a dichas entidades, so pena de hacerse acreedores a las sanciones previstas por la ley para el efecto.

6.4. RESERVA BANCARIA SOBRE CUENTAS INACTIVAS.

No obstante la aplicación de la reserva bancaria en general, frente a solicitudes de información de saldos en cuentas corrientes y/o de ahorro inactivas, el establecimiento de crédito debe evaluar el fundamento jurídico que le asiste al peticionario con base en el cual se puede deducir la viabilidad de suministrar dicha información, las razones o el interés jurídico en que se apoya la solicitud, el propósito o finalidad de la información, la competencia de la autoridad que la requiere y la naturaleza de la información, para, con base en dichos presupuestos, proceder a dar la respuesta a que haya lugar a la mayor brevedad posible.

6.5. EXTENSIÓN DEL CONCEPTO DE RESERVA BANCARIA.

Las instrucciones y disposiciones antes referidas aplican a las entidades vigiladas que, en desarrollo de su objeto social, celebren operaciones sobre valores ejecutadas en desarrollo de la relación contractual y sus resultados; así como, sobre la información de sus clientes y cualquier otra que, de acuerdo con las normas que rigen el mercado de valores, tenga carácter confidencial.

7. REFORMAS ESTATUTARIAS.

De manera general, las reformas a los estatutos de las entidades vigiladas no requieren ser autorizadas por esta Superintendencia, a menos que acorde con las facultades del ente de control así deba serlo. En tal sentido y como quiera que en todo caso dichas reformas deben ser informadas a este organismo tan pronto sean aprobadas, se requiere efectuar las siguientes precisiones:

7.1. AUTORIZACIONES ESPECIALES.

Comportan autorizaciones especiales y, por ende, deben impartirse previamente, las relativas a la conversión y escisión de entidades vigiladas, así como la cesión de activos, pasivos y contratos, conforme a lo previsto en el numeral 4, art. 71 del EOSF, en la medida en que tales operaciones conlleven reformas estatutarias, so pena de ineficacia.

Igualmente, tratándose de las entidades a que se refiere el numeral 1 del parágrafo 3. del art. 75 de la Ley 964 de 2005, requieren autorización previa de la SFC las reformas estatutarias de: i) fusión, ii) transformación, iii) disolución anticipada y iv) reducción del capital social cuando implique reembolso efectivo de aportes.

7.2. INFORMACIÓN SOBRE REFORMAS ESTATUTARIAS.

Las entidades vigiladas deben informar a la SFC sobre las reformas a los estatutos sociales, dentro de los 15 días hábiles siguientes a su aprobación por parte de la asamblea de accionistas respectiva, mediante el envío del acta correspondiente en la cual conste la adopción de dicha decisión. Para el caso de entidades a las que se refiere el numeral 1 del parágrafo 3. del art. 75 de la Ley 964 de 2005, dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha en que sea aprobada, debe adjuntarse copia de la escritura pública de la reforma junto con la constancia de inscripción en el registro mercantil y tratándose de sociedades comisionistas de bolsa, cuando sea necesario, debe protocolizarse copia de la autorización que imparta el consejo directivo de la Bolsa de Valores.

En el evento en que la Superintendencia encuentre que las reformas no se ajustan a la ley, puede ordenar las modificaciones pertinentes, en cuyo caso la entidad debe en forma inmediata adelantar las gestiones conducentes para ese efecto.

7.3. SOLEMNIZACIÓN DE LA REFORMA.

La solemnización de toda reforma estatutaria debe acreditarse dentro del mes siguiente a la fecha del otorgamiento de la escritura pública, remitiendo, para tal efecto, copia de la misma, del certificado de la Cámara de Comercio en el que conste su inscripción, y copia íntegra de los estatutos sociales debidamente actualizada.

CAPÍTULO II.

ACTUACIONES ANTE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA.

1. POSESIÓN DE CARGOS DE DIRECCIÓN Y CONTROL.

1.1. CARGOS EN LOS QUE SE REQUIERE POSESIÓN ANTE LA SFC.

En cumplimiento a lo dispuesto en los arts. 45B numeral 3, 73 numeral 3, 74 numeral 4, 79 numeral 3 y 326 numeral 2 literal g., del EOSF, art. 22 de la Ley 964 de 2005, art. 21 de la Ley 45 de 1990, art. 40 de la Ley 454 de 1998, art. 18 de la Ley 1328 de 2009, y arts. 11.2.1.5.1, 2.19.1.1.11, 4.1.1.1.11 y 2.34.2.1.2 del Decreto 2555 de 2010, entre otros, deben tomar posesión del cargo para el cual sean designados las siguientes personas:

1.1.1. Los representantes legales, principales y suplentes de las entidades vigiladas, con excepción de aquellos designados por el Presidente de la República.

1.1.2. Miembros de junta directiva, consejo directivo o de administración, principales y suplentes de las entidades vigiladas, con excepción de aquellos designados por el Presidente de la República o su delegado.

1.1.3. Los representantes de las oficinas de representación de instituciones financieras, reaseguradoras y del mercado de valores del exterior.

1.1.4. Los representantes designados para Colombia de las instituciones financieras, de reaseguradoras o del mercado de valores del exterior que decidan acogerse a las excepciones establecidas en los numerales 7 y 8 del art. 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010.

1.1.5. Los revisores fiscales, principales y suplentes, de las entidades vigiladas.

1.1.6. Los oficiales de cumplimiento para la prevención de lavado de activos, principales y suplentes, de las entidades vigiladas.

1.1.7. Los representantes o delegados de los funcionarios públicos que por disposición legal deban hacer parte de una junta directiva, consejo directivo o de administración de alguna entidad vigilada, con excepción de aquellos designados por el Presidente de la República o su delegado.

1.1.8. Los defensores del consumidor financiero, principales y suplentes, de las entidades vigiladas.

1.1.9. Los apoderados en el país de los bancos o compañías de seguros del exterior ampliamente autorizados para que los represente, con todas las facultades legales, en desarrollo de la actividad de las sucursales.

Para el ejercicio válido de los anteriores cargos se requiere la designación junto con la posesión ante esta Entidad. En tal virtud, el ejercicio de cualquier cargo sin haber tomado posesión del mismo, cuando las normas aplicables así lo exijan dará lugar a las sanciones correspondientes, sin perjuicio de que por este sólo hecho la SFC se abstenga de autorizar la posesión.

<Incisos eliminadoa por la Circular 36 de 2017>

1.2. EVENTOS EN LOS QUE NO SE REQUIERE TRAMITAR POSESIÓN. <Numeral modificado por la Circular 36 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

1.2.1 Los funcionarios públicos que por disposición legal deban hacer parte de una junta o consejo directivo de alguna entidad vigilada y que ejerzan personalmente dicha función no requieren adelantar el trámite de posesión. En todo caso, corresponde al responsable del trámite de posesión a que se refiere el subnumeral 1.3 del presente Capítulo informar tal situación a la SFC.

1.2.2 De conformidad con lo dispuesto en el inciso 2, numeral 2 del art. 74 del EOSF, los gerentes de sucursales no deben adelantar el trámite de posesión ante la SFC y la certificación de su representación se sujeta a lo dispuesto en el régimen general de sociedades. Igualmente, los representantes designados exclusivamente para adelantar funciones judiciales, es decir, para actuar ante las autoridades jurisdiccionales, no requieren de posesión ante esta Entidad.

1.3. FUNCIONES DEL RESPONSABLE DEL TRÁMITE DE POSESIÓN. <Numeral modificado por la Circular 36 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

El secretario general o vicepresidente jurídico de la entidad vigilada, o en su defecto, en aquellas entidades que no cuenten con dichos cargos, un representante legal principal designado expresamente para tal efecto por la junta directiva, es la persona responsable de adelantar el trámite de posesión de funcionarios ante la SFC, para lo cual debe:

1.3.1. Exigir al postulado la información que soporta su trayectoria e idoneidad profesional y moral, con el fin de proceder a la revisión y posterior incorporación de los datos exigidos en la proforma “Hoja de Vida”, certificando la coincidencia de la información con los documentos aportados.

1.3.2. Diligenciar en su integridad las proformas electrónicas “Hoja de Vida” y “Certificado de Trámite de Posesión Abreviada”, cuando sea el caso, de acuerdo con su correspondiente instructivo.

1.3.3. Firmar electrónicamente las proformas “Hoja de vida” y “Certificado de Trámite de Posesión Abreviada”, cuando sea el caso, y  transmitirlas vía electrónica a la SFC.

1.3.4. Conservar un ejemplar físico del trámite de posesión, debidamente firmado por él y el postulado, en los términos previstos en la ley para la conservación de documentos.

1.3.5. Archivar y custodiar la documentación que soporta el diligenciamiento de las proformas “Hoja de vida” y “Certificado de Trámite de Posesión Abreviada”, cuando sea el caso, de acuerdo con las normas que regulan los términos y plazos para la conservación de documentos.

Con la firma y transmisión de las proformas correspondientes a la SFC, se entiende que el funcionario responsable de dicho trámite hace constar que la información allí consignada fue revisada, coincide con los documentos suministrados por el postulado y que éstos reposan en los archivos de la entidad.

Es deber del responsable del trámite de posesión garantizar en todo momento la confidencialidad de la información que conozca en desarrollo de sus funciones.   

1.4. REGLAS RELATIVAS AL TRÁMITE DE POSESIÓN. <Numeral modificado por la Circular 36 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Es deber de cada entidad vigilada, a través del funcionario responsable del trámite de posesión en los términos previstos en el subnumeral anterior, solicitar ante la SFC la posesión dentro de los 45 días corrientes siguientes a la fecha de designación del respectivo aspirante. Vencido tal plazo sin que se haya presentado la solicitud de posesión, es necesario que el órgano nominador correspondiente ratifique la designación del aspirante para surtir el trámite.

La posesión de los funcionarios podrá surtirse a través del Procedimiento Abreviado o del Procedimiento Ordinario. Los dos procedimientos indicados se adelantan digitalmente, de acuerdo con las reglas contenidas en la presente circular.

1.4.1. Trámite de Posesión con Procedimiento Abreviado

Este trámite procede exclusivamente para la autorización de posesión en los cargos que se listan en la presente circular. En el evento de que el postulado no cumpla con los requisitos para acudir al trámite de posesión con procedimiento abreviado, debe surtir el trámite de posesión bajo el procedimiento ordinario.

Para la aplicación del presente trámite las entidades vigiladas deben verificar: i) los estatutos sociales y las normas aplicables al cargo, ii) la experiencia y trayectoria profesional del postulado, iii) la formación académica y conocimiento del sector o área correspondiente a la prestación de los servicios de que se trate y, en general, iv) la capacidad del candidato para asumir las responsabilidades propias del cargo.

La  entidad debe establecer criterios, condiciones mínimas o recomendaciones para las personas que sean postuladas en los cargos sujetos al trámite de posesión con procedimiento abreviado ante la SFC, en consideración a la naturaleza de las funciones desempeñadas, el tipo de actividad que desarrolla la vigilada y la responsabilidad que demanda el ejercicio de las mismas. Dichos criterios, condiciones o recomendaciones deben estar a disposición de la SFC.

Adicionalmente, las entidades deben verificar , a través del funcionario responsable del trámite de posesión, que el postulado no se encuentre incurso en inhabilidades o incompatibilidades previstas en la ley, o en eventuales conflictos de interés, para lo cual le exigirán a éste una declaración mediante la cual manifieste que conforme a las disposiciones legales y estatutarias aplicables a la investidura, no se encuentra incurso en ninguna causal que le impida ejercer el cargo para el cual fue designado. La información suministrada por el postulado se entiende bajo la gravedad de juramento.

A continuación se relaciona  la documentación que, como mínimo, la entidad debe tener en cuenta para establecer que el postulado cumple con las calidades requeridas para el ejercicio idóneo y responsable del cargo.

1.4.1.1. Documentación para la verificación de antecedentes

El responsable del trámite de posesión debe verificar que el postulado no presenta ninguna de las siguientes situaciones:

1.4.1.1.1. Sanciones en firme proferidas por la SFC, la Superintendencia de la Economía Solidaria o la Superintendencia de Sociedades, así como por los órganos disciplinarios de los organismos de autorregulación.

1.4.1.1.2. Sanciones disciplinarias impuestas por los organismos que ejercen la supervisión y/o control sobre el adecuado ejercicio de la profesión cuyo título acredite el postulado.  

1.4.1.1.3. Reportes negativos de operadores de información financiera, crediticia y comercial.

1.4.1.1.4. Antecedentes de la Procuraduría General de la Nación, Fiscalía general de la Nación, Contraloría General de la República, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), antecedentes penales,

1.4.1.1.5. Reportes  en la lista OFAC y lista del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas.

1.4.1.1.6 Si el aspirante presenta al menos un antecedente en los registros antes señalados debe adelantar el Trámite de posesión con Procedimiento Ordinario.

1.4.1.1.7. La entidad vigilada o el funcionario responsable del trámite de posesiones debe informar a la SFC, de manera inmediata, cualquier situación conozca y que afecte las condiciones y requisitos que permitieron formarse el criterio favorable del postulado que fue objeto de Procedimiento Abreviado para el ejercicio del cargo.   

1.4.1.2. Cargos a los que aplica

Este trámite procede exclusivamente para la autorización de posesión en los cargos que se listan en el presente subnumeral. En cada caso se señala la información adicional que la entidad debe verificar respecto de cada postulado.

1.4.1.2.1 Defensores del Consumidor Financiero principales y  suplentes: Verificar que el postulado cuente con la infraestructura necesaria y suficiente para el adecuado cumplimiento de sus funciones. Si éste desempeña el cargo en más de 3 entidades, debe tramitar el procedimiento de posesión mediante trámite ordinario.

1.4.1.2.2 Representantes Legales Regionales o de Zona. Verificar que el candidato acredita formación académica,  título de pregrado, mínimo cuatro (4) años de experiencia en cargos de gestión o responsabilidad financiera en el sector para el cual postula y que esté inscrito en el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores – RNPMV.

1.4.1.2.3 Representantes legales de sociedades comisionistas de bolsa con facultades exclusivas para actuar en rueda, en renta variable, en renta fija, en operaciones a plazo, de cumplimiento financiero. Verificar que el postulado esté inscrito en el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores – RNPMV.

1.4.1.2.4 Representantes legales de sociedades comisionistas de bolsa con facultades exclusivas para actuar en el mercado cambiario.

1.4.1.2.5 Representante legal de la Bolsa Mercantil para presidir la rueda de negocios. Verificar que el postulado esté inscrito en el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores – RNPMV.

1.4.1.2.6 Representantes legales para asuntos de tecnología. Verificar además que el candidato acredita formación académica y título de pregrado y mínimo tres (3) años de experiencia en cargos relacionados con el que se postula.

1.4.1.2.7 Representantes legales del Banco de la República.

1.4.1.2.8  Representantes o delegados de los funcionarios públicos que por disposición legal deban hacer parte de una junta o consejo directivo de alguna entidad vigilada  y que no ejerzan personalmente dicha función.

1.4.1.2.9 Los revisores fiscales, miembros de junta directiva, consejo directivo o de administración y representantes legales, que hayan sido posesionados a través del procedimiento ordinario y que sean reelegidos para el ejercicio del mismo cargo,  con independencia de la condición de principal o suplente.

1.4.1.2.10 <Subnumeral adicionado por la Circular 35 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Representantes legales y miembros de junta directiva principales y suplentes de un Banco Puente.

1.4.1.3. Procedimiento

1.4.1.3.1. Para el trámite de posesión con Procedimiento Abreviado, el funcionario responsable de presentar las solicitudes de posesión ante la SFC debe diligenciar y remitir a esta Superintendencia la proforma electrónica “Hoja de Vida” de acuerdo con su correspondiente instructivo, la proforma electrónica “Certificado de Trámite de Posesión Abreviada” y adjuntar el acta de designación del postulado en el cargo.

Utilizar el trámite de posesión con Procedimiento Abreviado supone una actuación comprometida, responsable, y estricta de la entidad y del postulado al cargo.

1.4.1.3.2. La autorización de posesión con Procedimiento Abreviado se entiende impartida cuando se hayan cumplido todos los requisitos exigidos para el efecto en esta circular y una vez sea informado tal hecho al postulado mediante el  correspondiente oficio, con la indicación de la fecha a partir de la cual queda posesionado; tendrá vigencia durante el período inicial de designación establecido por los estatutos o la ley.

1.4.1.3.3. Si un candidato posesionado mediante este procedimiento es reelegido para el mismo cargo, debe surtir nuevamente el procedimiento de posesión.

1.4.1.3.4. Toda información falsa, engañosa, inexacta o incompleta suministrada da lugar a las acciones penales y civiles a que haya lugar, con independencia de las sanciones administrativas que imponga esta Superintendencia en ejercicio de sus atribuciones legales. En estos eventos, esto es, cuando la SFC encuentre que se ha reportado información falsa, engañosa, inexacta o incompleta, debe informar a las autoridades competentes para que se adelanten las investigaciones a que hubiere lugar. En cualquier momento la SFC puede solicitar y verificar, en las entidades vigiladas, las solicitudes de posesión tramitadas con sus respectivos documentos soporte.

1.4.1.3.5.  El Procedimiento Abreviado podrá ser utilizado por entidades vigiladas transcurridos dos años después de la autorización para su funcionamiento. No puede ser utilizado por entidades sometidas a alguno de los Institutos de Salvamento previstos en el estatuto Orgánico del Sistema Financiero, ni durante los seis (6) meses siguientes a su levantamiento.

1.4.1.3.6. El Trámite de Posesión con Procedimiento Abreviado no restringe la facultad de la Superintendencia para determinar en cualquier momento las posesiones que deben adelantarse siguiendo el Trámite de Posesión con Procedimiento Ordinario, para cuyo efecto es suficiente con el requerimiento a la respectiva entidad y/o a los candidatos informando dicha circunstancia.

1.4.2. Trámite de posesión con Procedimiento Ordinario

1.4.2.1. Previa la revisión y verificación respectiva, el responsable del trámite debe diligenciar en su integridad la proforma “Hoja de vida”, disponible en la página web de la SFC.

1.4.2.2 Una vez diligenciada la mencionada proforma, corresponde al responsable del trámite firmarla electrónicamente con un certificado digital emitido por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio, y transmitirla a la SFC. Transmitida la proforma, se entiende que el responsable del trámite ha revisado la información aportada, por lo tanto no se pueden hacer modificaciones a la misma, salvo autorización expresa de la SFC. Con dicha transmisión se entiende iniciado formalmente el trámite de posesión. La información suministrada por el postulado se entiende bajo la gravedad de juramento.

1.4.2.3. La entidad debe recibir un registro electrónico con el número asignado al trámite. De la proforma diligenciada debe conservarse en la entidad un soporte físico debidamente suscrito por el responsable del trámite y por el postulado. Con el número asignado se puede hacer el seguimiento al estado del trámite a través de la página web.

1.4.2.4. En el evento de existir inconsistencias en la información consignada en la proforma, se debe requerir al responsable del trámite para que efectúe las aclaraciones a que haya lugar. 1.4.2.5. El Comité de Posesiones debe evaluar y decidir sobre las solicitudes de posesión sometidas a su consideración en el orden de presentación de las mismas. El Secretario del Comité de Posesiones debe elaborar un acta con las decisiones adoptadas.

1.4.2.6. La decisión tomada por el Comité de Posesiones se comunica al responsable del trámite. En caso de negarse la posesión debe, además, notificarse personalmente al postulado.

En cualquier estado del trámite, la SFC puede solicitar documentos y aclaraciones adicionales, los cuales deben remitirse a más tardar dentro del mes siguiente a la solicitud. Transcurrido dicho plazo sin que el responsable haya suministrado la información solicitada, se entiende que se ha desistido de la solicitud y se tiene por finalizado el trámite, en los términos del art. 17 del CPACA.

Para retirar una solicitud de posesión ya transmitida a la SFC, y siempre que el comité de posesiones no haya tomado una decisión al respecto, el responsable del trámite debe ingresar a la página web de la SFC y seleccionar la opción “Cancelar Trámite”, explicando brevemente el motivo de tal decisión. Utilizada dicha opción el trámite se da por finalizado. Si la entidad desea tramitar nuevamente la solicitud de posesión del mismo postulado puede hacerlo una vez transcurridos 10 días corrientes contados a partir del día siguiente de la fecha de retiro de la anterior solicitud.   

Toda información falsa, engañosa, inexacta o incompleta suministrada da lugar a las acciones penales y civiles a que haya lugar, con independencia de las sanciones administrativas que imponga esta Superintendencia en ejercicio de sus atribuciones legales. En estos eventos, esto es, cuando la SFC encuentre que se ha reportado información falsa, engañosa, inexacta o incompleta, debe informar a las autoridades competentes para que se adelanten las investigaciones a que hubiere lugar. En cualquier momento la SFC puede solicitar y verificar, en las entidades vigiladas, las solicitudes de posesión tramitadas con sus respectivos documentos soporte.

1.5. SITUACIONES QUE PONEN FIN AL EJERCICIO DE LOS CARGOS QUE REQUIEREN POSESIÓN ANTE LA SFC.

Las personas que se encuentren debidamente posesionadas y registradas en la base de datos del Grupo de Registro de esta Superintendencia para los cargos de que trata el presente Capítulo mantienen tal condición para todos los efectos legales, hasta tanto ocurra uno de los siguientes eventos: i) se registre el nombramiento y posesión de una nueva persona; ii) el responsable del trámite informe que el cargo ha sido suprimido, o iii) la SFC lleve a cabo la actualización del registro, conforme a las reglas que a continuación se indican:

1.5.1. Renuncias

Corresponde al responsable del trámite de posesión informar a esta Superintendencia las renuncias de las personas que ejerzan los cargos indicados en la presente Circular, dentro de los 45 días corrientes siguientes a la aceptación de la misma. Para tal efecto, el responsable del trámite debe diligenciar la proforma “Hoja de vida”. El responsable del trámite debe conservar los soportes respectivos que acrediten tal hecho.

En caso de renuncia al cargo, y si en los estatutos sociales no se prevé expresamente un término dentro del cual deba proveerse el reemplazo del saliente, los órganos sociales encargados de llevar a cabo el nombramiento deben iniciar el trámite de posesión dentro de un plazo de 45 días corrientes, contados a partir de la fecha de presentación de la renuncia, so pena de las sanciones a que haya lugar.

Vencido el término anterior sin que se haya designado y posesionado el reemplazo del saliente, corresponde a las personas posesionadas ante la SFC para el ejercicio de los cargos señalados y que hayan presentado renuncia, informar tal situación mediante comunicación dirigida al Grupo de Registro de la SFC, adjuntando el soporte respectivo en el cual se acredite la fecha en que la misma fue presentada con el fin de que se actualice el registro conforme a lo resuelto por la Corte Constitucional en Sentencia C-621 de 2003.

1.5.2. Remoción

En caso de remoción u otra circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo producto de una decisión tomada por la entidad vigilada, el responsable del trámite debe informar a la Superintendencia dentro de los 45 días corrientes siguientes a la decisión el contenido de la misma, así como las razones que la motivaron, junto con los documentos de soporte respectivos. Para el efecto, el responsable del trámite debe diligenciar la proforma electrónica “Hoja de vida”. En todo caso, corresponde al responsable del trámite conservar los soportes que acrediten tal decisión.

Vencido el término anterior sin que la entidad vigilada haya informado acerca de tal circunstancia, la persona interesada puede adelantar el trámite indicado en el párrafo final del subnumeral 1.5.1. del presente Capítulo en lo que resulte pertinente.

1.5.3. Reglas en caso de vacancia

De acuerdo con lo señalado en el numeral 4 del art. 73 del EOSF, la ausencia injustificada de un miembro de junta directiva, consejo directivo o de administración en las entidades destinatarias de tal disposición por un período mayor de 3 meses produce la vacancia del cargo. En este evento, el responsable del trámite debe comunicar dicha situación a la SFC dentro de los 45 días corrientes siguientes a su configuración diligenciando la proforma electrónica “Hoja de vida”. Corresponde al responsable del trámite conservar los soportes respectivos que acrediten la ocurrencia de esa situación.

Como quiera que por disposición legal en caso de vacancia el suplente ocupa el puesto del principal, de existir un único suplente, la entidad vigilada debe adelantar el trámite de posesión respecto del nuevo suplente dentro de los 45 días corrientes siguientes a la configuración de la vacancia.

1.5.4. Incumplimiento de los requisitos relativos al Trámite de Posesión con Procedimiento Abreviado <Numeral adicionado por la Circular 36 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

En el evento en que la Superintendencia evidencie que una persona posesionada mediante el Procedimiento Abreviado no cumplía, al momento de adelantar el trámite, con los requisitos necesarios para el ejercicio del cargo procederá a revocar la posesión realizada con el Procedimiento Abreviado. Dicha decisión será informada a la entidad vigilada y notificada al posesionado, con la indicación de que sólo procede el recurso de reposición contra la misma.

El incumplimiento de alguno de los requisitos previstos para el trámite de posesión con Procedimiento Abreviado por parte de una entidad vigilada conllevará la imposibilidad de acudir a éste, durante los dos años siguientes, contados a partir de la información de la decisión al respecto por parte de la Superintendencia o de la decisión del recurso de reposición, según se presente.

1.6. POSESIÓN DEL REVISOR FISCAL.

Dado que la revisoría fiscal de las entidades vigiladas por lo general es ejercida por sociedades, asociaciones o firmas de contadores constituidas para tal fin, la diligencia de posesión se surte en relación con el contador público que aquella designe para desempeñar personalmente las funciones del revisor fiscal. Sin perjuicio de lo anterior, como quiera que las personas jurídicas que prestan servicios de revisoría fiscal actúan por intermedio o a través de las personas naturales, de conformidad con lo dispuesto en el art. 215 del C.Cio., en armonía con el art. 4 de la Ley 43 de 1990, la labor realizada por el contador público que actúe en nombre y representación de la firma de auditoría que le encomienda las funciones de revisoría fiscal es indivisible de la propia responsabilidad que a ésta le compete.

La SFC autoriza la posesión una vez se cerciore acerca del carácter, la idoneidad y la experiencia de la persona designada por el órgano social competente para ejercer la revisoría fiscal.

Lo anterior por cuanto, la revisoría fiscal es una institución que trasciende la defensa de las expectativas individuales, en la medida en que está llamada a velar por intereses superiores que afectan al Estado y a la comunidad en general; que no se reduce al cumplimiento de ciertos requisitos de idoneidad técnica, como los exigidos al contador profesional para que pueda desplegar la actividad que le es propia, sino que demanda probidad y compromiso con valores sociales que busca proteger el legislador al establecer ciertos mecanismos de control sobre las entidades, y al exigir la presencia de funcionarios que vigilen el desarrollo de las mismas.

Para la posesión de un aspirante a revisor fiscal de una entidad vigilada, la SFC tiene en cuenta tanto requisitos objetivos como calidades subjetivas. Los primeros se relacionan con la verificación de los requisitos exigidos en las normas aplicables, tales como el cumplimiento del régimen de inhabilidades e incompatibilidades correspondiente y la obtención de la tarjeta profesional; las segundas, incluyen claramente una facultad discrecional, que concede a la SFC atribuciones para determinar los criterios y elementos de juicio que considere procedente utilizar para evaluar la conducta de los candidatos a revisores fiscales, su capacidad y trayectoria profesional, seriedad, responsabilidad y moralidad.

En cuanto a la experiencia es necesario que los aspirantes se hayan desempeñado en cargos similares, exigiéndose mayor experiencia a medida que aumenta el tamaño de la respectiva entidad y la complejidad de sus negocios. Si bien parte de dicha experiencia puede haber sido adquirida en otros sectores empresariales, es necesario que los aspirantes cuenten con experiencia previa en el sector, dada la especialización de las actividades que desarrollan las referidas entidades, con una normatividad y sistemas operativos que difieren considerablemente de los aplicables a la generalidad de las empresas. No obstante, no se exige que la experiencia en el sector provenga del desempeño de cargos del mismo nivel, admitiéndose por ejemplo, la experiencia como contadores, auditores o contralores de otras entidades vigiladas.

1.6.1. Ejercicio del suplente

La responsabilidad del suplente es igual a la del principal respecto del adecuado cumplimiento de sus funciones, cuando deba reemplazarlo, de acuerdo con lo previsto en el presente Capítulo y en el marco normativo vigente.

No obstante, es de advertir que la revisoría fiscal no puede ser ejercida de manera simultánea por las personas designadas para dicho cargo como titular y suplente, por cuanto tal situación conlleva a diluir la responsabilidad inherente al control y fiscalización de la gestión de los negocios sociales, en expresa contravención a la previsión consagrada en el art. 215 del C.Cio., que exige el desempeño personal del cargo.

El suplente sólo debe ejercer las funciones del titular del cargo ante la falta definitiva o temporal de éste, y debe abstenerse de expedir dictámenes, informes, certificaciones y demás documentos relacionados con el ejercicio de la revisoría, salvo cuando se encuentre reemplazando al titular, por las razones antes mencionadas.

1.6.2. Efectos de la renuncia, inscripción en el registro mercantil y entrega del cargo

De conformidad con lo dispuesto en el art. 164 del C.Cio., las personas inscritas en la Cámara de Comercio del domicilio social como revisores fiscales de una sociedad, conservan tal carácter para todos los efectos legales, mientras no se cancele dicha inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o elección o la inscripción de su renuncia, previo cumplimiento de los requisitos exigidos para el efecto.

En consecuencia, las personas que se encuentren debidamente posesionadas e inscritas en la Cámara de Comercio como revisores fiscales, mantienen tal condición para todos los efectos legales, hasta tanto ocurra uno de los siguientes eventos: i) se registre un nuevo nombramiento y posesión de una persona diferente, o ii) se proceda a la actualización del registro mercantil, inscribiendo su renuncia, conforme a las siguientes reglas:

1.6.2.1. En caso de remoción o renuncia, presentada ante quien actúe como secretario en las reuniones del máximo órgano social, el responsable del trámite de posesión debe proceder de conformidad con las instrucciones impartidas en el subnumeral 1.5.1 del presente Capítulo.

1.6.2.2. Si en los estatutos sociales no se prevé expresamente un término dentro del cual deba proveerse el reemplazo del revisor fiscal saliente, los órganos encargados de llevar a cabo el nombramiento deben iniciar el trámite de posesión dentro de 30 días comunes, contados a partir de la fecha de presentación de la renuncia, so pena de las sanciones a que haya lugar.

Vencido este término sin que se haya designado y posesionado el reemplazo, corresponde al revisor fiscal saliente informar tal situación mediante comunicación dirigida a la Cámara de Comercio respectiva, adjuntando el soporte correspondiente en el que acredite la fecha en que la misma fue presentada con el fin de que se actualice el registro.

De igual manera, los revisores fiscales deben remitir a la SFC, para los fines legales pertinentes, copia del certificado expedido por la Cámara de Comercio en el cual conste la inscripción de la renuncia, remoción o circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo.

Sin perjuicio de lo anterior, se recomienda que el revisor fiscal saliente formalice la entrega del cargo mediante un documento en el cual informe sobre los principales aspectos de la entidad, el trabajo realizado hasta dicha fecha, los proyectos en curso y los planes pendientes.

1.7. POSESIÓN E INFORMACIÓN QUE DEBEN SUMINISTRAR LAS ENTIDADES VIGILADAS A LA SFC SOBRE EL DEFENSOR DEL CONSUMIDOR FINANCIERO - DCF.

De conformidad con el art. 18 de la Ley 1328 de 2009 concordante con el art. 2.34.2.1.4 del Decreto 2555 de 2010 los DCF designados por la asamblea general de accionistas de las respectivas entidades vigiladas, deben estar inscritos en el Registro de Defensores del Consumidor Financiero y posesionarse ante la SFC, para lo cual debe atenderse lo dispuesto en este subnumeral.

Para tal efecto, las entidades obligadas a tener DFC deben remitir a la SFC la siguiente información:

1.7.1. Al Grupo de Registro, la información necesaria para iniciar el trámite de posesión del Defensor ante la SFC y de inscripción de la identificación completa del titular y suplente en el Registro de Defensores de esta Superintendencia, en especial la relativa al nombre, identificación, ubicación física (dirección, teléfono y fax) y dirección electrónica, tanto de su DFC como del respectivo suplente. Así mismo, el tipo, fecha y número del documento mediante el cual se hicieron las respectivas designaciones y la vigencia del nombramiento. Una vez se ha surtido el trámite de posesión ante esta Superintendencia, el mencionado registro debe incluir la fecha de posesión. La información debe remitirse inmediatamente ocurran las designaciones y, en todo caso, dentro de un término que no debe superar los 3 días hábiles siguientes a la fecha en la cual hayan tenido lugar.

1.7.2. Al Grupo de Registro, cualquier modificación que ocurra respecto de la información mencionada en el numeral anterior, tantas veces como cambios se presenten, a efectos de mantener actualizadas las bases de datos y la información suministrada al público. Este deber implica el reporte de la información sobre todas las decisiones relacionadas directamente con el DCF y su suplente (vb.gr. remoción, reelección, designación de uno diferente, etc.), lo cual debe ser informado inmediatamente y, en todo caso, dentro de un término que no debe superar los 3 días hábiles siguientes a la fecha en la cual se hayan producido.

1.7.3. A la Dirección de Protección al Consumidor Financiero, un informe del representante legal de la entidad, sobre las actuaciones adelantadas o consideraciones efectuadas por la entidad frente a las recomendaciones o sugerencias en caso de que el defensor las hubiere realizado. Igual deber tiene la administración de la entidad respecto de los casos y asuntos que el defensor hubiere solicitado llevar al conocimiento de la junta directiva o del consejo de administración.

El término máximo para la remisión de estos informes es de 3 meses contados a partir de la fecha de su presentación a la entidad y desde la fecha del escrito en el cual el defensor solicitó llevar a conocimiento de la junta determinado caso o situación.

1.7.4. A la Dirección de Protección al Consumidor Financiero, copia de los pronunciamientos del defensor que hayan hecho públicos acorde con lo dispuesto en el art. 2.34.2.1.8 del Decreto 2555 de 2010..Tal remisión debe realizarse dentro del mes siguiente a la publicación de tales decisiones.

1.7.5. La información que la Superintendencia tenga a bien solicitar en cualquier momento.

2. CAMBIOS DE DOMICILIO.

2.1. INFORMACIÓN A REMITIR.

Con el propósito de dar plena aplicación a los principios de celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción a los que se refiere el art. 3 del CPACA y atendiendo la garantía constitucional del derecho de defensa, las personas que se han posesionado y cuyos registros se llevan en la SFC, deben informar al Grupo de Registro cualquier cambio de domicilio y dirección para notificaciones, indicando:

2.1.1. Nombre y documento de identidad.

2.1.2. Entidad y cargo en ejercicio.

2.1.3. Nuevo domicilio y dirección para notificaciones.

2.1.4. Nuevos datos de contacto para atención a los consumidores financieros, para el caso de los defensores del consumidor financiero. La actualización a la que se refiere el presente inciso, debe ser puesta en conocimiento de esta Superintendencia, a través de la proforma “Hoja de vida”.

2.2. SUMINISTRO DE INFORMACIÓN POSTERIOR A LA DESVINCULACIÓN DE LA ENTIDAD.

Para los efectos de los art. 67 y 68 del CPACA, las personas que se han posesionado y cuyos registros se llevan en la SFC, una vez cesen en el ejercicio del cargo desempeñado deben informar al Grupo de Registro cualquier cambio de domicilio y dirección para notificaciones que suceda dentro de los 3 años siguientes a la desvinculación indicando:

2.2.1. Nombre y documento de identidad.

2.2.2. Fecha de retiro.

2.2.3. Cargo en ejercicio a la fecha de retiro.

2.2.4. Nuevo domicilio y dirección para notificaciones.

Cuando de una actuación administrativa iniciada de oficio, especialmente cuando se trate de la facultad administrativa sancionatoria, se desprenda que personas que han cesado en el ejercicio de un cargo para el que tomaron posesión ante la SFC pueden resultar afectadas en forma directa, debe citárselas para que puedan hacerse parte en dicha actuación. Para esto, si no hay otro medio más eficaz, se debe enviar comunicación por correo certificado a las direcciones que el interesado haya registrado para notificaciones en la entidad, lo mismo que a la que aparezca registrada en el directorio telefónico, si la hubiere. En el evento en que las comunicaciones no surtan efecto se debe proceder a efectuar la publicación correspondiente en un periódico de amplia circulación nacional, de acuerdo con lo previsto en los literales d. e. y f. del numeral 4 del art. 208 del EOSF-sustituido por el art. 45 de la Ley 795 de 2003-.

2.3. INFORMACIÓN SOBRE ANTECEDENTES.

En la forma indicada en el numeral anterior se debe proceder a informar, en el caso en que las entidades vigiladas dispongan la terminación de las relaciones con sus funcionarios, por virtud de irregularidades cometidas en su gestión financiera o a causa de comportamientos que riñen con el debido manejo de los recursos del público, con el propósito de proporcionar suficientes elementos de juicio a la SFC en relación con las calidades morales y profesionales de quienes se desempeñen o soliciten posesión para actuar como administradores de entidades del sector vigilado.

2.4. DIRECCIÓN DE NOTIFICACIÓN PARA ACTUACIONES ESPECÍFICAS.

Las personas que se han posesionado y cuyos registros se llevan en la SFC, frente a las cuales se desarrolle una actuación en esta entidad, pueden suministrar una dirección específica de notificación para tal actuación, diferente a la registrada en la hoja de vida al tomar posesión. La dirección específica o su modificación debe informarse mediante comunicación realizada especialmente para tal propósito, dirigida al funcionario competente que realiza el trámite respectivo. En todo caso, se entiende que la dirección específica sólo es válida para ese trámite determinado.

En el acto que ponga fin a la actuación o en los demás que deban notificarse personalmente, la dependencia que los proyecta debe indicar al final de los mismos la dirección específica de notificaciones aportada por el interesado o su modificación. Si el interesado no señaló dirección específica de notificaciones se debe indicar la que se haya utilizado dentro del trámite. En todo caso debe indicarse la dirección personal de notificaciones suministrada por aquellos que han tomado posesión del cargo.

El hecho de que se haya suministrado una dirección de notificación específica para un trámite determinado no anula la dirección general registrada para notificaciones, que puede ser utilizada en otras actuaciones que se desarrollen. Igualmente puede ser utilizada la dirección general de manera subsidiaria en actuaciones para las cuales no se logre notificar el acto respectivo habiéndose hecho la citación a través de la dirección específica. El suministrar una dirección específica no exime de reportar los cambios de dirección de notificación general.

3. DERECHO DE PETICIÓN.  <Numeral modificado por la Circular 10 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

3.1. PROCEDENCIA. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

Toda actuación que inicie cualquier persona ante la SFC, por motivos de interés general o particular, implica el ejercicio del derecho de petición consagrado en el art. 23 de la Constitución Política, sin que sea necesario invocarlo. En ejercicio del derecho de petición se podrá, entre otros, solicitar información, consultar, examinar y requerir copias de documentos, formular consultas, quejas y reclamos, solicitar el reconocimiento de un derecho y la intervención de una entidad o funcionario.

El ejercicio del derecho de petición ante la SFC es gratuito y puede realizarse sin necesidad de representación a través de abogado.

El derecho de petición no puede utilizarse para revivir términos prescritos legalmente, reivindicar derechos relacionados con el no ejercicio en el tiempo de los recursos o acciones legales, o modificar decisiones en firme o ejecutoriadas.

3.2. REQUISITOS. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

En los términos del art. 16 del CPACA toda petición debe contener, por lo menos:

3.2.1. La designación de la autoridad a la que se dirige.

3.2.2. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante y/o apoderado, si es el caso, con indicación del documento de identidad y de la dirección donde reciba correspondencia. El peticionario puede agregar el número de fax o la dirección electrónica.

Cuando el peticionario sea una persona privada que deba estar inscrita en el registro mercantil debe indicar su dirección electrónica.  

3.2.3. El objeto de la petición.

3.2.4. Las razones en las que fundamenta su petición.

3.2.5. La relación de los documentos que presenta para iniciar el trámite.

3.2.6. La firma del peticionario cuando fuere el caso.

Para las peticiones formuladas por correo electrónico se aplica lo dispuesto en el art. 7 de la Ley 527 de 1999.

Los funcionarios no pueden exigir a los particulares constancias, certificaciones o documentos que ellos mismos tengan o que puedan conseguir en los archivos de la SFC, o que no sean necesarios para resolver la petición.

En ningún caso podrá ser rechazada la petición por motivos de fundamentación inadecuada o incompleta.

3.3. PRESENTACIÓN Y RADICACIÓN. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

En los términos del art. 15 del CPACA, las peticiones podrán presentarse ante la SFC verbalmente, debiendo quedar constancia de la misma, o por escrito y a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos.

Las peticiones presentadas en forma escrita o por cualquier medio para la comunicación y transferencia de datos serán radicadas en la SFC mediante la asignación, por el Grupo de Correspondencia de la Entidad, de un número e indicación de fecha y hora de presentación, así como el número y clase de documentos anexos, datos que aparecerán en un rótulo que se colocará sobre el documento recibido. Con base en los datos suministrados en el rótulo correspondiente, el peticionario puede requerir información relativa al estado de su solicitud.

Cuando la petición escrita se acompañe con una copia de la misma, el Grupo de Correspondencia debe seguir el procedimiento antes descrito y colocar el respectivo rótulo tanto en el original como en la copia, la cual tendrá, de conformidad con lo establecido en el art. 15 del CPACA, el mismo valor legal del original y se debe devolver al interesado. Esta autenticación no causa costo alguno al peticionario.

Cuando una petición no se acompañe de los documentos e informaciones requeridos por la ley, en el acto de recibo la SFC debe indicar al peticionario los que falten. Si éste insiste en que se radique, así se hará, dejando constancia de los requisitos o documentos faltantes, según lo dispuesto por el art. 15 del CPACA.

3.4. PETICIONES INCOMPLETAS. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

Una vez recibida la petición en la dependencia a la que corresponda resolverla, el funcionario a cargo del asunto debe examinarla integralmente. Cuando constate que está incompleta o que el peticionario debe realizar una gestión de trámite a su cargo, necesaria para adoptar una decisión de fondo, y que la actuación puede continuar sin oponerse a la ley, requerirá al peticionario dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha de radicación para que la complete en el término máximo de 1 mes. Antes de vencer el plazo concedido por la SFC, el peticionario podrá solicitar prórroga hasta por un término igual para atender el requerimiento.

3.5. PETICIONES VERBALES. <Numeral modificado por la Circular 23 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las solicitudes verbales son atendidas en las oficinas dispuestas para el efecto (Punto de Servicio al Ciudadano), en las instalaciones de la SFC ubicadas en la Calle 7 No. 4 - 49 en Bogotá D.C., o telefónicamente a través del Centro de Contacto en la línea gratuita nacional número 01 8000 120 100 o en Bogotá en el número (601) 3078042, en los horarios establecidos e informados por la SFC en esta línea, sin perjuicio de que en circunstancias especiales y cuando se estime pertinente se modifiquen los horarios de atención al público.

Si quien formula una petición verbal pide constancia de haberla presentado, el funcionario la debe expedir en forma sucinta.

3.6. PETICIONES REITERATIVAS, ANÁLOGAS, OSCURAS E IRRESPETUOSAS. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

3.6.1. De conformidad con lo dispuesto en el art. 19 del CPACA, cuando existan peticiones reiterativas ya resueltas, la SFC podrá remitirse a las respuestas anteriores, salvo que se trate de solicitudes relacionadas con derechos imprescriptibles o de aquellas que se hubieren negado por no acreditar requisitos, siempre que en la nueva petición se subsanen.

3.6.2. Teniendo en cuenta lo dispuesto en el art. 22 del CPACA, cuando más de 10 personas formulen consultas, peticiones o solicitudes de información análogas, la SFC podrá dar una única respuesta que se publicará en un diario de amplia circulación y en su página web. Lo anterior sin perjuicio de enviar, en todo caso, la respuesta a todos los peticionarios.

3.6.3. En los eventos en que la finalidad u objeto de la petición no sean claros, ésta será devuelta al interesado para que la corrija o aclare dentro de los 10 días hábiles siguientes a su recepción. En caso de no corregirse o aclararse en dicho término, se archivará la petición.

3.6.4. Todas las peticiones deben ser presentadas en términos respetuosos, so pena de rechazo.

3.7. DESISTIMIENTO. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

3.7.1. DESISTIMIENTO TÁCITO.  <Numeral modificado por la Circular 10 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

Si dentro del mes siguiente a la solicitud de cumplimiento de requisitos o de información adicional, o al vencimiento de la solicitud de prórroga de que trata el art. 17 del CPACA el interesado no satisface el requerimiento, se entiende que ha desistido de la petición. La SFC debe decretar el desistimiento y el archivo del expediente mediante acto administrativo motivado que debe notificarse personalmente, contra el cual únicamente procede recurso de reposición, sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser presentada nuevamente con el lleno de todos los requisitos legales.

3.7.2. DESISTIMIENTO EXPRESO. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

En cualquier momento de la actuación el peticionario puede desistir expresamente de su solicitud, lo cual no obsta para que posteriormente sea presentada nuevamente. Sin perjuicio de lo anterior y mediante resolución motivada, la SFC puede continuar de oficio la actuación por razones de interés público.

3.8. TÉRMINO PARA RESOLVER LAS PETICIONES. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

Teniendo en cuenta la clase de petición, ésta debe ser resuelta dentro de los siguientes plazos:

3.8.1. Salvo norma legal especial, toda petición debe resolverse dentro de los 15 días hábiles siguientes a su recepción.

3.8.2. Las consultas dentro de los 30 días hábiles siguientes a la fecha de su recibo. Los conceptos emitidos por la SFC, como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución de conformidad con lo establecido en el art. 28 del CPACA.

3.8.3. Las peticiones que se realicen con el propósito de obtener documentos o información, dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha de su recibo. Si pasado este lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entiende, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y los documentos y/o información deben ser entregados dentro de los 3 días hábiles siguientes, salvo que, conforme al art. 24 del CPACA, tengan reserva legal.

3.8.4. Las peticiones formuladas por otras autoridades, dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha de su recibo, salvo que una norma especial y/o la autoridad establezcan un término diferente.

Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en los plazos señalados, antes de su vencimiento la SFC debe informar dicha circunstancia al interesado expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, el cual no puede exceder del doble del plazo inicialmente previsto.

3.9. ATENCIÓN PRIORITARIA Y PREFERENCIAL. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

3.9.1 De conformidad con lo dispuesto en el art. 20 del CPACA, la SFC debe dar atención prioritaria a las peticiones de reconocimiento de un derecho fundamental cuando deban ser resueltas para evitar un perjuicio irremediable al peticionario, quien debe probar sumariamente la titularidad del derecho y el riesgo de perjuicio invocados.

Cuando, por razones de salud o de seguridad personal, esté en peligro inminente la vida o la integridad del destinatario de la medida solicitada, la SFC debe adoptar de inmediato las medidas de urgencia necesarias para conjurar dicho peligro, sin perjuicio del trámite que deba darse a la petición.

3.9.2. Las solicitudes que directamente presenten los niños, las niñas y adolescentes respecto de asuntos relacionados con su interés superior, su bienestar personal y su protección especial tendrán prelación en el turno de atención sobre cualquier otra. Así mismo, las peticiones que formulen los infantes, las mujeres gestantes, personas con algún tipo de discapacidad, adultos mayores y veteranos de la Fuerza Pública tendrán atención preferencial (arts. 12 y 13 del Decreto 19 de 2012).

3.9.3 Las peticiones efectuadas por periodistas para el ejercicio de su actividad se tramitarán preferencialmente, de conformidad con el art. 20 del CPACA.

3.10. INTERRUPCIÓN O SUSPENSIÓN DE TÉRMINOS. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

Los términos legalmente establecidos se interrumpen:

3.10.1. Cuando se requiera al peticionario para que complete los requisitos legales faltantes, allegue información o documentos, o realice una gestión de trámite necesaria para adoptar una decisión de fondo.

3.10.2. Cuando se requiera al peticionario para que corrija o aclare la petición.

3.11. TRASLADOS POR FALTA DE COMPETENCIA.  

Si la SFC no es la autoridad competente para atender la petición, debe informar de inmediato al interesado si este actúa verbalmente o dentro de los 5 días hábiles siguientes a su recepción si obra por escrito. En este  último caso, debe remitir la petición a la autoridad competente dentro del término señalado y enviar copia del oficio remisorio al peticionario. En aquellos casos en que no exista funcionario competente se comunicará tal circunstancia al peticionario.

3.12. SOLICITUDES DE INFORMACIÓN RESERVADA. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

Sólo tienen carácter de reservado la información y los documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución Política o la ley, y en especial los relacionados en el art. 24 del CPACA.

Toda decisión que rechace la petición de información o de documentos será motivada, debe indicar en forma precisa las disposiciones legales que impiden su entrega y debe ser notificada al peticionario.

Contra la decisión que rechace la petición de información o de documentos por motivos de reserva legal procede únicamente el recurso de insistencia, el cual debe ser interpuesto por escrito y sustentado en la diligencia de notificación o dentro de los 10 días siguientes a ella. En este último evento, la SFC remitirá de manera inmediata al Tribunal Administrativo de Cundinamarca la documentación correspondiente, a efectos de que esa autoridad decida, en única instancia, si acepta o niega total o parcialmente la petición, en los términos del art. 26 del CPACA.

3.12.1. INOPONIBILIDAD DE LA RESERVA.  <Numeral modificado por la Circular 10 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

El carácter reservado de una información o de determinados documentos no es oponible a las autoridades judiciales, legislativas, ni a las autoridades administrativas que siendo constitucional o legalmente competentes para ello, los soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de la información y documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo aquí previsto.

4. INFORMACIÓN GENERAL.  <reubicado>

La información relativa al funcionamiento de la SFC, su historia, misión, visión, objetivos estratégicos, naturaleza jurídica, objeto, funciones generales, estructura orgánica, normas básicas que regulan la Entidad, informes de gestión, memorandos de entendimiento suscritos por la Superintendencia, puede ser consultada en la página web www.superfinanciera.gov.co, o en la biblioteca de la SFC durante el horario de atención al público.

5. CONSULTA DE DOCUMENTOS Y EXPEDICIÓN DE COPIAS O FOTOCOPIAS.  <Numeral modificado por la Circular 10 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

De acuerdo con el art. 15 de la Ley 57 de 1985, la autorización para consultar documentos oficiales y para expedir copias o fotocopias autenticadas si el interesado así lo desea, debe concederla el jefe de la respectiva dependencia o el funcionario en quien éste haya delegado dicha facultad.

Las solicitudes encaminadas a obtener copia de los documentos que reposen en la Superintendencia, deben dirigirse a la Secretaría General de la SFC.

Para el efecto, se le informará al peticionario, verbalmente o por escrito, según el caso, que para la entrega de las fotocopias requeridas debe cancelar previamente el valor de las mismas. Una vez el peticionario haya acreditado el pago correspondiente, la Secretaría General tiene 3 días hábiles para expedirlas.

La SFC señalará anualmente el valor que debe pagarse por las copias, el cual no puede ser superior al valor comercial de referencia en el mercado.

Cuando la solicitud verse sobre fotocopias auténticas, la Secretaría General o la dependencia facultada para tal efecto, expedirá las copias requeridas, cumpliéndose, en todo caso, el procedimiento anteriormente descrito.

6. APODERADOS. <reubicado>

6.1. ACTUACIONES QUE INCLUYAN ACTOS DE APODERAMIENTO. <reubicado>

Las actuaciones ante la SFC pueden ser adelantadas directamente por el interesado - tratándose de personas naturales -, por intermedio de sus representantes legales - tratándose de personas jurídicas o incapaces -, o mediante apoderado.

Cuando se impulse una actuación por intermedio de apoderado, estos deben ser abogados inscritos (art. 35 del Decreto 196 de 1971). Cuando una misma persona sea apoderado de varias sociedades o compañías, debe indicar claramente a nombre de quién actúa.

6.2. TRÁMITE. <reubicado>  

Los poderes generales para toda clase de actuaciones deben conferirse por medio de escritura pública. Una vez aceptado el poder expresamente o por su ejercicio, la Secretaría General de la SFC debe elaborar el auto de reconocimiento respectivo. Estos autos, los poderes y las constancias de vigencia, reposan en la Secretaría General, donde pueden ser consultados por los funcionarios y particulares interesados. En caso de que el poder general sea aportado únicamente para una actuación específica, como una notificación, no es necesario elaborar auto de reconocimiento.

Los poderes especiales para un trámite específico pueden conferirse por escritura pública o por documento privado; los que se otorguen para varios procesos separados deben conferirse por escritura pública. Del poder especial otorgado mediante documento privado debe hacerse presentación personal por el otorgante ante notario, juez o en la Secretaria General de esta Entidad, y su aceptación por el apoderado puede ser expresa o por su ejercicio. Hecha la presentación por el otorgante o tratándose de poder especial otorgado por escritura pública, la Secretaría General debe enviar el poder a la dependencia ante la cual se va a surtir el trámite o trámites respectivos, la cual debe decidir si cumple o no con los requisitos legales e incorporarlo al expediente pertinente.

Si el poder especial es para varias actuaciones separadas que cursen o deban cursarse ante diferentes dependencias de esta Superintendencia, la Secretaría General debe elaborar auto de reconocimiento, el cual se rige por lo previsto para los autos de reconocimiento de apoderados generales.

7. RECURSOS EN LA VÍA GUBERNATIVA. <reubicado>  

7.1. PROCEDENCIA. <reubicado>  

Contra los actos que pongan fin a las actuaciones administrativas adelantadas ante la SFC proceden los recursos previstos en el art. 74 del CPACA de conformidad con el art. 208 del EOSF, con excepción de los actos expedidos por el Superintendente Financiero de Colombia contra los cuales sólo procede el recurso de reposición.

7.2. OPORTUNIDAD Y PRESENTACIÓN. <reubicado>  

Los recursos de reposición contra actos de la SFC deben interponerse dentro del plazo legal, de conformidad con lo dispuesto en el art. 76 del CPACA, y recibirse exclusivamente por la Secretaría General de esta Superintendencia.

La presentación del recurso debe ser personal ante el Secretario General o ante otra autoridad que esté facultada por la ley para tal efecto (juez o notario) pero, en todo caso, el término dentro del cual debe presentarse sólo se interrumpe por el recibo del recurso por parte de la SFC y la consecuente anotación de su presentación en el registro que lleva la Secretaría General.

Después de radicados los recursos, éstos se reparten a la dependencia a la que corresponda su estudio.

8. QUEJAS O RECLAMACIONES. <Título numeral modificado por la Circular 23 de 2021>

8.1. PROCEDENCIA. <Numeral modificado por la Circular 23 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

La SFC tramitará las quejas o reclamaciones que se formulen, verbalmente o por escrito, contra las entidades sobre las cuales ejerce vigilancia y control o contra sus directores, representantes legales, accionistas, revisores fiscales y los defensores del consumidor financiero que se relacionen con:

8.1.1. Las posibles violaciones a normas jurídico-financieras por cuyo cumplimiento deba velar la SFC, y

8.1.2. La actividad de los directores, representantes legales, accionistas y revisores fiscales en lo que concierne a la administración de las entidades vigiladas y al manejo de sus bienes.

8.1.3. El incumplimiento por parte de los defensores del consumidor financiero a las obligaciones previstas en el Título I de la Ley 1328 de 2009 relativas al régimen de protección al consumidor, así como las contenidas en el Título 2 del Libro 34 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, referidas a la misma materia, las contenidas en las instrucciones impartidas por esta Superintendencia y las demás que les sean aplicables.

El trámite de quejas o reclamaciones contra entidades vigiladas que se adelanta a través de la SFC como instancia para su presentación se surte con estricta observancia del principio de responsabilidad en la atención de las quejas consagrado en el literal d) del art. 3 de la ley 1328 de 2009 y del deber especial a cargo de las entidades vigiladas de atender y dar respuesta a las mismas, previsto en el literal k) del art. 7 de la referida Ley, y conforme al marco de competencias consignado en el num. 3 del art. 11.2.1.4.10 del Decreto 2555 de 2010 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, según el cual la SFC dirige el trámite de las quejas o reclamaciones interpuestas por los consumidores financieros.

En virtud de lo anterior, una vez recibida la queja o reclamación, la SFC dará traslado de la misma a la entidad vigilada respectiva, con el propósito de que ésta atienda y dé respuesta oportuna y de fondo e informe sobre la gestión de la misma a esta SFC conforme a los procedimientos establecidos para el efecto.

8.2. QUEJAS O RECLAMACIONES CONTRA ENTIDADES VIGILADAS RELACIONADAS CON LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS OFRECIDOS O LA GESTIÓN DE LOS DEFENSORES DEL CONSUMIDOR FINANCIERO. <Numeral adicionado por la Circular 23 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

De acuerdo con lo establecido en el artículo 5 de la Ley 1328 de 2009, las instancias a las cuales puede acudir el consumidor financiero para formular quejas o reclamos son las entidades vigiladas, los defensores del consumidor financiero o la SFC.

Teniendo en cuenta que las quejas o reclamos de las que trata este numeral corresponden a los productos y servicios ofrecidos o prestados por las entidades vigiladas, es deber de estas su identificación, atención eficiente y oportuna, y resolución, independientemente de la instancia y canal utilizado por el consumidor financiero, esto es: página web, call center, aplicaciones móviles y oficinas, entre otros. Adicionalmente, las entidades vigiladas deben implementar acciones de mejora necesarias, oportunas y continuas, atendiendo el principio de responsabilidad en el trámite de quejas consagrado en el literal d) del art. 3 de la Ley 1328 de 2009.

La SFC podrá revisar la actuación de cualquier entidad vigilada ante la cual se haya presentado una queja o reclamo para verificar si la misma fue identificada, atendida y resuelta de manera eficiente y oportuna, en cumplimiento de lo dispuesto en el literal k) del artículo 7 de la Ley 1328 de 2009.

La entidad vigilada debe mantener actualizada y visible la información dirigida al consumidor financiero sobre el procedimiento y los canales dispuestos para la atención de quejas o reclamos ante la misma entidad o ante el defensor del consumidor financiero. Así mismo, deben mantener disponibles los canales para su recepción.

8.2.1 REQUISITOS. <Numeral modificado por la Circular 23 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Para la presentación de las quejas o reclamos en contra de las entidades vigiladas, la SFC pone a disposición del consumidor financiero diferentes canales, cuya información se encuentra en la página web www.superfinanciera.gov.co

Para dar trámite a las quejas presentadas ante la SFC, el consumidor financiero suministrará como mínimo la siguiente información:

- Nombres y apellidos completos del solicitante o de su representante o apoderado

- Tipo de persona (natural o jurídica)

- Tipo y número del documento de identificación

- Dirección o correo electrónico para envío de correspondencia

- Nombre de la entidad vigilada por la SFC con la cual se tiene la inconformidad

- Motivo y producto o servicio objeto de la inconformidad

- Breve descripción de los hechos

- Lugar (país, departamento y municipio) en donde ocurrieron los hechos cuando aplique

- Documentos que soporten la queja o reclamo, cuando sea necesario

Si la información de la queja o reclamo no reúne los requisitos mínimos para ser tramitada, la SFC contactará al consumidor financiero para completarla, cuando sea posible.

En virtud de lo dispuesto en el numeral 5 del artículo 17 de la Ley 1266 de 2008, cuando se formule una queja en contra de una entidad vigilada, a través de la cual se pretenda la corrección, actualización o retiro de datos personales, se debe acreditar ante la SFC que se surtió el trámite de una queja o reclamo por los mismos hechos ante el operador o la fuente (entidades vigiladas por la SFC), y que el mismo no fue atendido o fue atendido desfavorablemente.

8.2.2. TÉRMINOS. <Numeral modificado por la Circular 23 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades vigiladas tienen un plazo de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, para atender y resolver las quejas o reclamos de los consumidores financieros, independientemente del canal o instancia de formulación. Cuando no fuere posible atenderlas dentro de dicho término, la entidad vigilada debe informar al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando, la fecha en que se dará respuesta a la misma.

El plazo anteriormente citado se entiende incumplido cuando quiera que la respuesta a la queja o reclamo se hubiere producido fuera del mismo, o se hubiere recibido incompleta, o cuando no hubiere sido enviada a la dirección física o electrónica informada previamente por el consumidor financiero.

En ningún caso se podrán desatender los términos mencionados en este numeral, so pena de las consecuencias que dicho incumplimiento puede generar para la entidad vigilada.

Lo anterior, sin perjuicio del término establecido para que las entidades vigiladas atiendan y resuelvan las quejas exprés de las que trata el subnumeral 8.2.4 de este capítulo y del procedimiento establecido en el art 2.34.2.1.5, del Decreto 2555 de 2010 para la atención de reclamaciones por parte del defensor del consumidor financiero.

8.2.3 GESTIÓN DE LAS QUEJAS O RECLAMOS. <Numeral modificado por la Circular 23 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

8.2.3.1. Una vez recibida la queja o reclamo en contra de una entidad vigilada por parte de la SFC, se pondrá a disposición de la entidad vigilada a través del mecanismo que para ello se determine, para que sea atendida y resuelta dentro de los términos establecidos.

8.2.3.2. La entidad vigilada debe responder directamente y por escrito al consumidor financiero en la forma señalada en este subnumeral, suministrando la información completa, clara, precisa y comprensible, con la solución o aclaración de lo reclamado y los fundamentos legales, estatutarios o reglamentarios que soporten la posición de la entidad, junto con los documentos que de acuerdo con las circunstancias, se estimen apropiados para respaldar las afirmaciones o conclusiones sostenidas por la entidad vigilada.

8.2.3.3. La información derivada de la gestión de las quejas o reclamos llevada a cabo por las entidades vigiladas, así como las comunicaciones y los soportes remitidos entre los consumidores financieros y entidades vigiladas, deberá estar a disposición de la SFC.

8.2.3.4. La entidad vigilada deberá clasificar las respuestas dadas al consumidor financiero, con la identificación de las siguientes tres categorías de respuesta, según corresponda:

8.2.3.4.1. Favorable: cuando la respuesta resuelva o atienda favorablemente la queja o reclamo del consumidor financiero.

8.2.3.4.2. Parcialmente favorable: cuando la respuesta resuelva o atienda favorablemente parte de la queja o reclamo del consumidor financiero.

8.2.3.4.3. No favorable: cuando la respuesta resuelva desfavorablemente la queja o reclamo del consumidor financiero.

8.2.3.5. La réplica interpuesta por el consumidor financiero contra la respuesta dada por la entidad vigilada a la queja o reclamo será atendida en el plazo señalado en el subnumeral 8.2.2 del presente Capítulo. En el evento en que el consumidor financiero no presente réplica en un término de dos meses, la SFC dará por finalizado el trámite.

8.2.4. QUEJAS EXPRÉS. <Numeral modificado por la Circular 23 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

El procedimiento “Quejas Exprés” es un mecanismo de clasificación y atención de quejas establecido por la SFC, por medio del cual se busca optimizar los tiempos de respuesta hacia los consumidores financieros, en aquellas quejas que por sus características son susceptibles de ser atendidas en un tiempo menor al establecido en el subnumeral 8.2.2. del presente Capítulo.

Considerando lo anterior, una vez la SFC reciba la queja contra una entidad vigilada, esta última la clasificará como – “Quejas Exprés” siempre que la misma atienda alguno de los siguientes criterios:

8.2.4.1. Recurrente: Esto es, que verse sobre hechos o supuestos fácticos reiterados respecto de la misma entidad vigilada.

8.2.4.2. Interpuesta por personas en situación de especial protección, cuando así lo pueda advertir la entidad vigilada o lo manifieste el quejoso anexando las pruebas pertinentes, o cuando se trate de una persona que se encuentre dentro de las situaciones previstas en el art. 20 de la Ley 1437 de 2011 o en las normas que lo modifiquen.

8.2.4.3. Considerada dentro de las tipologías o motivos de pequeñas causas o de fácil atención, dependiendo de la naturaleza de la entidad vigilada, la complejidad del asunto o la antigüedad de la información.

8.2.4.4. Presentada por una posible vulneración del derecho constitucional de habeas data de los consumidores financieros, en los términos de la Ley 1266 de 2008. Esto es, cuando se presenten inconsistencias en el reporte ante los operadores de bancos de datos derivadas de errores de las entidades vigiladas, tales como información desactualizada, suplantación personal, errores en la liquidación de productos, falta de los documentos que soportan la obligación, de autorización para realizar el reporte negativo o de la comunicación previa al titular de la información, entre otros.

8.2.4.5. Las relacionadas con la apertura de la cuenta única para el manejo de los recursos de las campañas políticas a que se refiere el artículo 25 de la Ley 1475 de 2011 y la póliza de seriedad de la candidatura a que se refiere el artículo 9 de la Ley 130 de 1994 o las normas que las modifiquen, sustituyan o adicionen.

8.2.4.6. Las relacionadas con el incumplimiento del deber de las entidades vigiladas de informar la composición de los paquetes mínimos de productos o servicios sin costo adicional de las cuentas de ahorro, tarjetas débito o crédito a los consumidores financieros de conformidad con lo dispuesto en el subnumeral 3.3.4. del Capítulo I, Título III de la Parte 1 de la CBJ.

8.2.4.7. Las relacionadas con cobros realizados por las entidades vigiladas a los consumidores financieros por operaciones fallidas en cajeros electrónicos. Se entiende por operaciones fallidas cuando el consumidor financiero no recibe el servicio que demandó por cualquier razón.

8.2.4.8. Las relacionadas con cobros realizados por las entidades vigiladas a los consumidores financieros por operaciones de consulta de saldo o descarga de extractos realizados en plataformas electrónicas, esto es página web, apps o cualquier otra que se disponga para tal fin.

8.2.4.9 Las relacionadas con la negación de una solicitud de crédito basado exclusivamente en el reporte de información negativa del solicitante.

8.2.4.10. Las que se consideren de impacto objetivo para el consumidor financiero por circunstancias de fuerza mayor o desastre, calamidad, alteración del orden público, emergencias sanitarias o ambientales declaradas por las autoridades competentes.

El término establecido para la atención y resolución de las quejas o reclamos por parte de las entidades vigiladas bajo este procedimiento será de cinco (5) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, enviando respuesta al consumidor financiero y poniéndola a disposición de la SFC por los mecanismos que esta determine.

8.3. QUEJAS POR MAL FUNCIONAMIENTO DE LOS SERVICIOS DE LA SFC.

Esta Superintendencia debe resolver las reclamaciones que se presenten por mal funcionamiento de los servicios a su cargo, y proceder a determinar la responsabilidad administrativa a que haya lugar o a ordenar las medidas que resulten pertinentes.

<Inciso modificado por la Circular 52 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Las quejas por este motivo formuladas deben ser dirigidas por escrito al despacho del Superintendente Financiero de Colombia, quien las remite a la dependencia competente para tramitarlas, la cual cuenta con un plazo de 15 días hábiles para los fines pertinentes.

9. REGLAS RELATIVAS A LA EXPEDICIÓN DE CERTIFICACIONES POR PARTE DE LA SFC.  <reubicado>

9.1. Dependencia responsable.

De conformidad con el numeral 5. del art. 11.2.1.4.57 del Decreto 2555 de 2010, el Secretario General de la SFC es el responsable de expedir las certificaciones que, por razones de su competencia y en virtud de las disposiciones legales, corresponda a la SFC, sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 1, literal p. del mismo artículo.

Así mismo, corresponde al Secretario General expedir las certificaciones que requieran los órganos jurisdiccionales, según lo dispone el literal n) de la norma citada.

9.2. Certificaciones que debe expedir la SFC

Las certificaciones que expida la SFC deben circunscribirse, en todo caso, a los siguientes aspectos contemplados en la ley:

9.2.1. De acuerdo con las modalidades propias de la naturaleza y estructura de las entidades vigiladas, expedir las certificaciones sobre su existencia y representación legal.

9.2.2. La tasa de interés bancario corriente con base en la información financiera y contable que le sea suministrada por los establecimientos de crédito, analizando la tasa de las operaciones activas mediante técnicas adecuadas de ponderación, y se cumple con la periodicidad que recomiende la JDBR.

Esta función, de conformidad con el art. 29 del Decreto 019 de 2012, se cumple mediante la publicación en la página web de la SFC, junto con los datos históricos para consulta permanente.

La tasa de interés bancario corriente que certifique la SFC se tendrá en cuenta para los efectos establecidos en el artículo 305 del Código Penal.

9.2.3. La tasa de captación más representativa a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior al gravable, para efectos de establecer el componente inflacionario de los rendimientos financieros percibidos por los contribuyentes distintos de personas naturales.

9.2.4. La tasa de colocación más representativa a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior al gravable, para efectos de determinar el componente inflacionario de los intereses, y demás costos y gastos financieros.

9.2.5. La tasa de cambio representativa del mercado.

9.2.6. La calidad de Defensor del Consumidor Financiero, principal o suplente, de las entidades sujetas a inspección y vigilancia de la SFC.

9.2.7. El interés promedio reconocido a los depósitos en cuentas de ahorro a ser aplicados en el cálculo de los rendimientos de los depósitos judiciales con periodicidad semestral, de conformidad con el art. 20 de la Ley 1285 de 2009.

Adicionalmente, la SFC puede certificar sobre los hechos o actos de su autoría, entre otros, la realización de visitas y la toma de posesión de los negocios, bienes y haberes de una entidad vigilada.

9.3. Trámite para la solicitud de certificaciones

Las solicitudes de certificación deben ser dirigidas a la Secretaría General, con excepción de las siguientes:

9.3.1. Las de existencia y representación legal de las entidades vigiladas, las cuales deben ser dirigidas al Grupo de Registro;

9.3.2.  Las que se refieran a la tasa de cambio representativa del mercado, deben dirigirse a la Dirección de Investigación y Desarrollo.

10. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LAS COMUNICACIONES DIRIGIDAS A LA SFC. <reubicado>

Toda correspondencia que se dirija a la Superintendencia Financiera de Colombia deberá ser radicada ante el Grupo de Correspondencia, atendiendo los principios, requisitos sobre presentación de la información y demás requerimientos que se señalan en el Anexo No. 1 del presente capítulo, el cual se encuentra publicado en nuestra página de internet.

CAPÍTULO III.

ACTUACIONES INICIADAS DE OFICIO POR LA SFC.

1. VISITAS DE INSPECCIÓN.

1.1. IDENTIFICACIÓN DE FUNCIONARIOS ASIGNADOS A LAS VISITAS DE LAS ENTIDADES VIGILADAS.

Como medio de identificación para desarrollar las funciones de inspección y vigilancia, esta Superintendencia ha expedido credenciales para algunos de sus funcionarios.

En consecuencia, para iniciar cualquier visita o trabajo oficial que requiera la Superintendencia dentro del marco de sus atribuciones legales, el funcionario comisionado debe necesariamente identificarse con la credencial correspondiente y la carta de presentación firmada por el Superintendente Financiero, por los Superintendentes Delegados o por el Secretario General.

1.2. SUMINISTRO DE INFORMACIÓN A LAS COMISIONES DE VISITA.

La actividad que adelanta la SFC mediante la realización de visitas de inspección a las entidades vigiladas, se desarrolla, entre otros instrumentos, con requerimientos de información que formulan las comisiones de visita a las instituciones o a las revisorías fiscales que están siendo visitadas. En tal sentido, y teniendo en cuenta que tanto las entidades como los revisores fiscales en ocasiones presentan demoras importantes en el suministro de la información que se requiere para adelantar las visitas programadas, así como inconsistencias en la información brindada a la comisión, resulta necesario que, en orden a facilitar el adecuado ejercicio de la facultad conferida a esta Entidad por el numeral 4 del art. 326 del EOSF, se atiendan las siguientes instrucciones:

1.2.1. Los documentos e información que requieran las comisiones de visita designadas por esta Superintendencia deben ser presentadas por escrito al representante legal de la entidad o al funcionario que el mismo designe al efecto, o al revisor fiscal principal. Tal solicitud debe ser suscrita por el jefe de la comisión de visita, y en la misma se debe señalar el término para atender el requerimiento correspondiente.

1.2.2. La información y documentación que allegue la entidad a la comisión de visita debe acompañarse de la relación de los documentos que soporten el requerimiento, y debe ser suscrita por el representante legal de la entidad o por el funcionario que éste haya designado al efecto, y por el revisor fiscal principal en su caso, o su suplente en caso de falta temporal o absoluta del primero.

En todo caso, cuando se trate de visitas que se realicen a la revisoría fiscal de las entidades, tal funcionario, dentro de los dos días siguientes a la instalación de la visita, debe poner a disposición de la misma la totalidad de los papeles de trabajo que soporten y evidencien la labor adelantada hasta tal fecha. Bajo este entendido, una vez entregados los papeles de trabajo referidos no puede adicionarse la documentación aportada, salvo que se trate de documentos de trabajo que evidencien labores adelantadas con posterioridad a la fecha de instalación de la visita.

1.2.3. La información y documentación que sea entregada a la comisión de visita, en virtud de los requerimientos que ésta formule, compromete institucionalmente a la entidad que la suministre, y personalmente al revisor fiscal de la entidad cuando sea tal órgano de control quien la aporte, se entienden auténticas, y, para los efectos legales del caso, tienen el carácter probatorio suficiente para la adopción de las decisiones administrativas que resulten pertinentes.

La documentación e informaciones referidas pueden ser corregidas por una sola vez, dentro de los 5 días siguientes a la fecha en que la información o documentación correspondiente haya sido debidamente entregada a la comisión de visita, excepto en los eventos previstos para las visitas a las revisorías fiscales, caso en el cual se sigue lo previsto en el inciso final del numeral precedente.

Sin perjuicio de lo anterior, las comisiones de visita pueden solicitar la ampliación de la información puesta a disposición, o documentación adicional a la que anteriormente se haya solicitado, a través del procedimiento indicado en el inciso final del subnumeral anterior.

2. CORRESPONDENCIA OFICIAL.

La correspondencia oficial, consultas y demás gestiones que, en ejercicio del derecho de petición, se adelanten ante la SFC deben sujetarse a las siguientes instrucciones:

2.1. CORRESPONDENCIA CON ENTIDADES VIGILADAS.  

La correspondencia oficial de las entidades vigiladas debe ser dirigida a esta Superintendencia por conducto de los gerentes generales o presidentes, y por los subgerentes, vicepresidentes, apoderados de las sucursales de bancos y compañías de seguros del exterior, representantes de oficinas de representación de entidades del extranjero, u otros funcionarios autorizados cuyas calidades aparezcan anotadas en los registros oficiales de la Superintendencia.

Las informaciones que, de conformidad con el C.Cio, están obligados a remitir a esta Superintendencia los revisores fiscales deben ser suscritas por los revisores fiscales principales, encontrándose habilitados sus suplentes solamente ante las faltas temporales o absolutas de aquellos.

2.2. CONSULTAS.

Las consultas de cualquier orden que formulen las sucursales, agencias u oficinas de las entidades vigiladas, deben ser dirigidas invariablemente a esta Superintendencia por intermedio de sus representantes legales y a través de las casas principales; con excepción de las sucursales de bancos y compañías de seguros del exterior, que pueden ser dirigidas por el apoderado en Colombia.

2.3. DESCARGOS DE CARÁCTER INSTITUCIONAL Y PERSONAL.

Cuando se traslade información a una entidad vigilada o a sus administradores, funcionarios y demás personal vinculado con obligaciones precisas, con el objeto de formular glosas u observaciones frente a las actuaciones que haya adelantado bien la institución o bien las personas naturales en el desempeño de sus cargos, es indispensable que la respuesta se remita acompañada de los documentos probatorios del caso, y concretamente referida a la responsabilidad personal o institucional que se esté imputando.

Cuando se trate de faltas cometidas a título personal por uno o más administradores, empleados o personas naturales vinculadas a la entidad debe indicarse así en los respectivos descargos.

Tratándose de contestar otro oficio o documento en el que se demanden informaciones, comentarios, aclaraciones u otro asunto en general que deba atenderse por solicitud de esta Superintendencia, tal respuesta debe ser suministrada directamente por el representante legal de la entidad, o por el funcionario responsable del caso cuando al mismo se le dirija de manera directa el requerimiento.

2.4. RESPUESTA A INFORMES DE VISITA.

La respuesta a todo informe de visita debe hacerse guardando el mismo orden de la formulación de cargos, dentro del término fijado en el mismo, de manera clara, concreta y objetiva. Cuando las observaciones señaladas en los informes remitidos se refieran a hechos que requieran probarse, se deben anexar a la respuesta los documentos que soporten las explicaciones que se remitan.

Si se trata del traslado del informe con carácter institucional, su respuesta debe surtirse invariablemente a través de las oficinas principales, y ser suscrita por los gerentes generales o presidentes, o por los subgerentes, vicepresidentes, apoderados de las sucursales de bancos y compañías de seguros del exterior, representantes de las oficinas de representación de entidades del exterior y demás funcionarios autorizados cuyas calidades estén debidamente registradas en esta Superintendencia.

Cuando el traslado del informe se efectúe con carácter personal a un administrador o funcionario determinado, la respuesta debe ser suscrita por la persona a quien se le efectúa el requerimiento, y orientarse a explicar los hechos que se registren en el informe correspondiente frente al ámbito de la responsabilidad que le resulte exigible.

Cuando el traslado del informe se efectúe al revisor fiscal, oficial de cumplimiento, contralor normativo o defensor del consumidor financiero de la entidad, estas personas deben orientar su respuesta a determinar, frente a las irregularidades reportadas en el informe de visita, el cumplimiento de sus deberes u obligaciones legales y a las instrucciones contenidas en el numeral 3 del Capítulo III, Título I de la Parte I de la presente Circular, acompañando los documentos probatorios del caso, particularmente tomados de los papeles de trabajo.

2.5. SOLICITUD DE PRÓRROGAS.

Cuando se trate de solicitar prórrogas para contestar los requerimientos formulados por la SFC, es necesario tener en cuenta lo siguiente:

2.5.1. Presentarse la debida solicitud, por escrito, con anterioridad al vencimiento del plazo fijado inicialmente para dar contestación al oficio.

2.5.2. Fundamentarse plenamente los hechos o motivos que las justifiquen, exponiéndolos en forma correcta y objetiva.

2.5.3. Indicarse claramente el tiempo solicitado, el cual en ningún caso puede ser superior a 20 días, tal como lo dispone el literal b. del numeral 2 del art. 337 del EOSF.

2.6. COMUNICACIONES QUE DEBAN SER SOMETIDAS AL CONOCIMIENTO DE LA JUNTA DIRECTIVA.

Cuando, en virtud de lo dispuesto en el numeral 3 del art. 74 del EOSF, deba la entidad someter al conocimiento de su junta directiva documentos o comunicaciones que le sean enviadas por la SFC, debe proceder en tal sentido, sometiendo a consideración de tal órgano la respuesta que a dicho documento dé la administración de la institución vigilada.

3. ACUMULACIÓN DE ACTUACIONES.

Bajo un mismo trámite pueden acumularse 2 o más actuaciones administrativas adelantadas contra o por una misma entidad vigilada, siempre que provengan de la misma causa, versen sobre el mismo objeto o sobre cuestiones conexas, o deban valerse de unas mismas pruebas.

Si ante diferentes dependencias se formulan varias peticiones sobre asuntos iguales, similares o relacionados, se debe atender el trámite en una sola de ellas de acuerdo con la naturaleza de la petición.

Dispuesta la acumulación por la dependencia competente, las actuaciones continúan tramitándose conjuntamente y deben decidirse en el mismo acto administrativo.

Si ante diferentes autoridades se formulan varias peticiones sobre asuntos iguales, similares o relacionados, la acumulación se hace en la entidad u organismo donde se realizó la primera actuación.

Si alguna de las entidades se opone a la acumulación, puede acudirse, sin más trámite, al mecanismo de definición de competencias administrativas.

Cuando más de 10 ciudadanos formulen peticiones de información análogas, la SFC puede dar una única respuesta que publica en un diario de amplia circulación, así como en su página web, y entregar copias de la misma a quienes las soliciten.

4. SANCIONES PECUNIARIAS IMPUESTAS POR LA SFC.

Las resoluciones de esta Superintendencia, entre ellas, aquellas por medio de las cuales se aplican sanciones pecuniarias, gozan como todo acto administrativo de presunción de legalidad, es decir, que se presumen ajustadas a todas las normas de jerarquía superior que las gobiernan, mientras los jueces competentes no declaren lo contrario.

En consecuencia, dichas resoluciones cobran vigencia, o sea que empiezan a producir sus efectos, una vez que se hallen legalmente notificadas y ejecutoriadas, sin necesidad de fallo jurisdiccional acerca de su legalidad. Por lo que respecta a la ejecutoria y a la notificación de las resoluciones en mención, deben tenerse presentes las reglas que en los siguientes puntos se establecen.

4.1. EJECUTORIA.

Los actos administrativos quedan ejecutoriados en los eventos previstos en el art. 87 del CPACA.

4.2. NOTIFICACIÓN.

También es requisito para la eficacia y obligatoriedad de los actos administrativos la notificación de los mismos a sus destinatarios, de conformidad con lo previsto en el CPACA.

4.3. EJECUTORIEDAD Y EJECUTIVIDAD DE LA SANCIÓN.

Siendo eficaces a partir de su notificación y ejecutoria, los actos administrativos de la SFC son inmediatamente ejecutables o aplicables, y, en todo caso, de obligatorio cumplimiento por parte de las personas o entidades que vincula. Así, tratándose de una multa, ésta debe ser pagada dentro del plazo señalado por la providencia que la impone o, a falta de la indicación de dicho plazo, el día en que la providencia que la aplica ya no es susceptible de recurso alguno por la vía gubernativa, so pena de aplicársele al efecto lo dispuesto en el numeral 1 del art. 212 del EOSF.

El que al afectado le quede la posibilidad de acudir a la jurisdicción contencioso administrativa en acción de nulidad y restablecimiento del derecho para obtener la nulidad del acto sancionatorio y el restablecimiento de su derecho, no le resta eficacia ni obligatoriedad a dicho acto. Tiene la obligación legal de acatarlo, pagando la multa dentro del plazo perentorio señalado en la providencia que la impone o, a falta de la fijación de dicho plazo, una vez ejecutoriada tal providencia, pues ella tiene valor por sí misma.

Por último, obsérvese que la instauración de demanda de nulidad y restablecimiento del derecho por la vía contencioso administrativa no suspende la eficacia de la resolución punitiva ni releva al sujeto multado del pago de la sanción, en razón a que se trata de un trámite distinto que no interrumpe el plazo hábil para cobrar compulsivamente el valor de la multa, salvo, en el evento de que dichos tribunales lo suspendan provisionalmente por manifiesta ilegalidad.

CAPÍTULO IV.

INSTRUCCIONES RELATIVAS A LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.

CONSIDERACIONES GENERALES

El lavado de activos y la financiación del terrorismo representan una gran amenaza para la estabilidad del sistema financiero y la integridad de los mercados por su carácter global y las redes utilizadas para el manejo de tales recursos. Tal circunstancia destaca la importancia y urgencia de combatirlos, resultando esencial el papel que para tal propósito deben desempeñar las entidades vigiladas por la SFC y el supervisor financiero.

<Inciso modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Partiendo de ello, esta Superintendencia requiere que las entidades vigiladas implementen un Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo –SARLAFT- con el fin de prevenir que sean utilizadas para: (i) dar apariencia de legalidad a activos provenientes de actividades delictivas y (ii) la canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas.

Así, en desarrollo de los arts. 102 y siguientes del EOSF, y en consonancia con el art. 22 de la Ley 964 de 2005, la SFC establece los criterios y parámetros mínimos que las entidades vigiladas deben atender en el diseño, implementación y funcionamiento del mencionado sistema.

El SARLAFT se compone de dos fases, a saber: la primera, que corresponde a la prevención del riesgo y cuyo objetivo es prevenir que se introduzcan al sistema financiero recursos provenientes de actividades relacionadas con el lavado de activos y/o de la financiación del terrorismo (en adelante LA/FT); y la segunda, que corresponde al control y cuyo propósito consiste en detectar y reportar las operaciones que se pretendan realizar o se hayan realizado, para intentar dar apariencia de legalidad a operaciones vinculadas al LA/FT.

La administración del riesgo de LA/FT tiene una naturaleza diferente a la de los procesos de administración de los riesgos típicamente financieros (crédito, técnicos de seguros, mercado, liquidez, etc.), pues mientras que los mecanismos para la administración del primero se dirigen a prevenirlo, detectarlo y reportarlo -oportuna y eficazmente-, los mecanismos para la administración de los segundos se dirigen a asumirlos íntegra o parcialmente en función del perfil de riesgo de la entidad y la relación rentabilidad / riesgo.

1. DEFINICIONES.

Para efectos del presente Capítulo, los siguientes términos deben entenderse de acuerdo con las definiciones que a continuación se establecen:

<Subnumerales renumerados>

1.1. Agentes económicos: <Definición modificada por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Son todas las personas naturales o jurídicas y estructuras sin personería jurídica que realizan operaciones económicas dentro de un sistema.

1.2. Alta Gerencia: <Definición adicionada por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Son las personas responsables de dirigir, ejecutar y supervisar las operaciones de la entidad bajo la dirección de la junta directiva.

1.3 1.2. Banco pantalla: <Definición adicionada por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Es una institución financiera que: (i) no tiene presencia física en el país en el que está constituido y recibe licencia, (ii) no pertenece a un conglomerado financiero que esté sujeto a una supervisión comprensiva y consolidada por parte de esta Superintendencia, y (iii) no es objeto de inspección, vigilancia y/o control o un grado de supervisión equivalente, por parte del supervisor de la jurisdicción donde se encuentre domiciliado o constituido.

1.4. Beneficiario final: <Definición modificada por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Son las personas naturales a las que se refiere el art. 631-5 del Estatuto Tributario, o cualquier norma que lo modifique o sustituya. <Notas de Vigencia>

- Definición modificada por la Circular 11 de 2022, "Modificación de las instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo", publicada en el Boletín Ministerio de Hacienda, Capítulo Superintendencia Financiera de Colombia, No. 629 de 31 de mayo de 2022.

- Subnumerales 1.2.2 y 1.2.3. modificados por la Circular 27 de 2020, "Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo", publicada en el Boletín Ministerio de Hacienda, Capítulo Superintendencia Financiera de Colombia, No. 552 de 04 de septiembre de 2020

- Definición modificada por la Circular 55 de 2016, "modificación de las instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo", publicada en el Boletín Ministerio de Hacienda, Capítulo Superintendencia Financiera de Colombia, No. 395 de 23 de diciembre de 2016.

1.5. 1.3. Canales de distribución: <Definición adicionada por la Circular 55 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Se entienden como tales los regulados en la Parte I, Título II, Capítulo I de la CBJ.

1.6 1.5 Cliente <Definición modificada por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Es toda persona natural o jurídica y estructuras sin personería jurídica con la cual la entidad establece y mantiene una relación contractual o legal para el suministro de cualquier producto propio de su actividad.

1.7 1.6. Contexto externo: <Definición adicionada por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Es el ambiente externo en el cual la organización busca alcanzar sus objetivos, que puede incluir: (i) el ambiente cultural, social, político, legal, reglamentario, financiero, tecnológico, económico, natural y competitivo, bien sea internacional, nacional, regional o local; (ii) impulsores clave y tendencias que tienen impacto en los objetivos de la organización; y (iii) relaciones con personas y organizaciones que puede afectar, verse afectada, o percibirse así misma como afectada por una decisión o una actividad, y sus percepciones y valores.

1.8 1.7. Contexto interno: <Definición adicionada por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Es el ambiente interno en el cual la organización busca alcanzar sus objetivos, que puede incluir: (i) el gobierno, estructura organizacional, funciones y responsabilidades; (ii) políticas, objetivos y estrategias implementadas para lograrlos; (iii) las capacidades, entendidas en términos de recursos y conocimiento (vr.gr. capital, tiempo, personas, procesos, sistemas y tecnologías); (iv) sistemas de información, flujos de información y procesos para la toma de decisiones (tanto formales como informales); (v) la cultura de la organización; (vi) normas, directrices y modelos adoptados por la organización; y (vii) formas y extensión de las relaciones contractuales.

1.9. 1.8. Corresponsalía trasnacional: <Definición modificada por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>  Es la relación contractual entre dos instituciones financieras, el primero denominado "establecimiento corresponsal" y el segundo “establecimiento representado". Las instituciones financieras deben encontrarse en jurisdicciones diferentes. Son "establecimientos corresponsales" las entidades que le ofrecen/prestan determinados servicios a otras instituciones financieras y "establecimiento representado" aquellos que utilizan/reciben los servicios contratados con el "establecimiento corresponsal".

1.10 1.9. Empleados: <Definición adicionada por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Son aquellas personas naturales que se obligan a prestar un servicio a otra persona, natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración.

1.11 1.10. Entidades beneficiarias: <Definición adicionada por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Son aquellas entidades que reciben una transferencia electrónica de una entidad que hace la orden, directamente o a través de una entidad intermediaria, y suministra los fondos al beneficiario.

1.12 1.11. Entidades intermediarias: <Definición adicionada por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Son aquellas entidades vigiladas en una cadena en serie o de pago de cobertura, que reciben y transmiten una transferencia electrónica en nombre de la entidad financiera que hace la orden y la entidad beneficiaria u otra entidad intermediaria.

1.13 1.12. Entidades ordenantes: <Definición adicionada por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Son aquellas entidades vigiladas que inician la transferencia electrónica y transfieren los fondos al recibir la respectiva solicitud del ordenante.

1.14. Estructuras sin personería jurídica: <Definición adicionada por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Son aquellas estructuras que se encuentran previstas en el núm. 6 del artículo 1 de la Resolución 000164 del 27 de diciembre de 2021 expedida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, o cualquier norma que lo modifique o sustituya.

En todo caso, en la aplicación de los procedimientos de conocimiento del cliente se deben observar los lineamientos previstos en el subnumeral 4.2.2.2.1. del presente Capítulo.

1.15 1.4. Factores de riesgo: Son los agentes generadores del riesgo de LA/FT. Para efectos del SARLAFT las entidades vigiladas deben tener en cuenta como mínimo los siguientes:

1.15.1 1.4.1. Clientes/usuarios,

1.15.2 1.4.2. Productos,

1.15.3 1.4.3. Canales de distribución y

1.15.4 1.4.4. Jurisdicciones.

1.16 1.6. Financiación del terrorismo: <Definición adicionada por la Circular 55 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Es el conjunto de actividades encaminadas a canalizar recursos lícitos o ilícitos para promover, sufragar o patrocinar individuos, grupos o actividades terroristas.

1.17 1.7 Lavado de activos: <Definición adicionada por la Circular 55 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Es el conjunto de actividades encaminadas a ocultar el origen ilícito o a dar apariencia de legalidad a recursos obtenidos producto de la ejecución de actividades ilícitas.

1.18 1.17. Listas internacionales vinculantes para Colombia: <Definición adicionada por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Son aquellas listas de personas y entidades asociadas con organizaciones terroristas que son vinculantes para Colombia conforme al Derecho Internacional, incluyendo pero sin limitarse a las Resoluciones 1267 de 1999, 1988 de 2011, 1373 de 2001, 1718 y 1737 de 2006 y 2178 de 2014 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, a todas aquellas que le sucedan, relacionen y complementen, y cualquiera otra lista que se adopte en el país.

1.19 1.17. Mandatario: <Definición adicionada por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Es aquella persona que se obliga a celebrar o ejecutar uno o más actos por cuenta de otra.

1.20. 1.18. Matriz de riesgo: <Definición adicionada por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Es una herramienta que facilita una evaluación de riesgos holística, que debe cumplir con las disposiciones del subnumeral 4.2.2.3.5. del presente Capítulo.

1.21. 1.19. Personas expuestas políticamente: <Definición modificada por la Circular 17 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Corresponde a las personas definidas en el art. 2.1.4.2.3. del Decreto 1081 de 2015, y demás normas que lo modifiquen, complementen, sustituyan o adicionen.

2.22. 1.20. Personas expuestas políticamente extranjeras: <Definición modificada por la Circular 17 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Corresponde a las personas definidas en el art. 2.1.4.2.9. del Decreto 1081 de 2015, y demás normas que lo modifiquen, complementen, sustituyan o adicionen.

1.23. Potencial cliente: <Definición modificada por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Es la persona natural o jurídica o estructura sin personería jurídica que se encuentra en la fase previa de tratativas preliminares con la entidad vigilada respecto de los productos o servicios ofrecidos por esta.

1.24. 1.5. Producto: Son las operaciones legalmente autorizadas que pueden adelantar las entidades vigiladas mediante la celebración de un contrato (vr.gr. cuenta corriente o de ahorros, seguros, inversiones, CDT, giros, emisión de deuda, compra venta de valores, etc.).

1.25 1.23. Proveedores: <Definición adicionada por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Son aquellas personas naturales o jurídicas que proveen o abastecen de bienes o servicios necesarios a una entidad vigilada, para el desarrollo de su actividad y funcionamiento, a través de la celebración de un contrato.

1.26 1.6. Riesgos asociados al LA/FT: Son los riesgos a través de los cuales se materializa el riesgo de LA/FT. Estos son: reputacional, legal, operativo y de contagio.

1.26.1 1.6.1. Riesgo reputacional: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.

1.26.2 1.6.2. Riesgo legal: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad al ser sancionada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. Surge también como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones.

1.26.3 1.6.3. Riesgo operativo: Es la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal y reputacional, asociados a tales factores.

1.26.4. Riesgo de contagio: <Subnumeral modificado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Es la posibilidad de pérdida que una entidad puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de un vinculado. El vinculado es el relacionado o asociado e incluye personas naturales o jurídicas o estructuras sin personería jurídica que tienen posibilidad de ejercer influencia sobre la entidad.

1.27 1.7. Riesgo inherente: Es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los controles.

1.28 1.8. Riesgo residual o neto: Es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles.

1.29 1.9. Segmentación: Es el proceso por medio del cual se lleva a cabo la separación de elementos en grupos homogéneos al interior de ellos y heterogéneos entre ellos. La separación se fundamenta en el reconocimiento de diferencias significativas en sus características (variables de segmentación).

1.30 1.10. Servicios: Son todas aquellas interacciones de las entidades sometidas a inspección y vigilancia de la SFC con personas diferentes a sus clientes.

1.31. Transferencia: <Definición modificada por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Es la transacción efectuada por una persona natural o jurídica o estructura sin personería jurídica denominada “ordenante”, a través de una entidad autorizada en la respectiva jurisdicción para realizar transferencias nacionales y/o internacionales, mediante movimientos electrónicos o contables, con el fin de que una suma de dinero se ponga a disposición de una persona natural o jurídica o estructura sin personería jurídica denominada “beneficiaria”, en otra entidad autorizada para realizar este tipo de operaciones. El ordenante y el beneficiario pueden ser la misma persona.

1.32. Usuarios: <Definición modificada por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Son aquellas personas naturales o jurídicas o estructuras sin personería jurídica a las que, sin ser clientes, la entidad les presta un servicio.

1.33. Vehículos de inversión: <Definición adicionada por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Son aquellas estructuras sin personería jurídica que son administradas por entidades vigiladas, tales como: patrimonios autónomos, fondos de inversión, fondos voluntarios de pensión, fondos de pensiones y cesantías, entre otros.

1.34. Vinculados: <Definición adicionada por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Son aquellos que cumplen alguno de los criterios previstos en el artículo 2.39.3.1.2 del Decreto 2555 de 2010 en los términos establecidos en dicho artículo.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN.

<Inciso modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Corresponde a las entidades vigiladas diseñar e implementar un SARLAFT efectivo de acuerdo con los criterios y parámetros mínimos exigidos en este Capítulo, sin perjuicio de advertir que de acuerdo con el literal e. del numeral 2 del art. 102 del EOSF debe estar en consonancia con los estándares internacionales sobre la materia, especialmente los proferidos por el GAFI - GAFILAT.

<Inciso modificado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Salvo en lo dispuesto en el numeral 2.1. de este Capítulo, las siguientes entidades se encuentran exceptuadas de la aplicación de las instrucciones contenidas en el presente Capítulo: el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras “Fogafin”, el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas “Fogacoop”, el Fondo Nacional de Garantías S.A. “F.N.G.”, los fondos mutuos de inversión sometidos a vigilancia permanente de la SFC, las sociedades calificadoras de valores y/o riesgo, las oficinas de representación de instituciones financieras y de reaseguros del exterior, las sociedades corredoras de seguros, los intermediarios de reaseguros, las oficinas de representación de instituciones del mercado de valores del exterior, los organismos de autorregulación, los INFIS, las sociedades de financiación colaborativa a través de valores, las bolsas de valores y los sistemas de negociación o registro de valores que realicen la actividad de financiación colaborativa (“SOFICO”), los proveedores de infraestructura de conformidad con la definición del art. 11.2.1.6.4. del Decreto 2555 de 2010, con excepción de los almacenes generales de depósito y los administradores de sistemas de pago de bajo valor. Estas excepciones no afectan el deber legal de dichas entidades de cumplir lo establecido en los arts. 102 a 107 del EOSF, en lo que les resulte pertinente de acuerdo con su actividad, especialmente respecto al envío de los reportes de transacciones en efectivo, clientes exonerados y ROS a la UIAF para lo cual deben emplear los documentos técnicos e instructivos correspondientes, anexos al presente capítulo.

Igualmente, se encuentran exceptuadas de las presentes instrucciones las entidades administradoras del régimen de prima media con prestación definida, excepto aquellas que se encuentran autorizadas por la ley para recibir nuevos afiliados.

<Inciso modificado por la Circular 55 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC que deban implementar el SARLAFT, y que en el desarrollo de su actividad pretendan vincular como clientes a entidades vigiladas por esta Superintendencia, se encuentran facultadas para exceptuar del cumplimiento de las instrucciones relativas al conocimiento del cliente a tales clientes.

El SARLAFT que implementen las entidades vigiladas en desarrollo de lo dispuesto en las presentes instrucciones debe atender a la naturaleza, objeto social y demás características particulares de cada una de ellas.

2.1. FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LAS MEDIDAS DE CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO. <Subnumeral adicionado por la Circular 55 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

<Inciso modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> De acuerdo con el numeral 3 del art. 102 del EOSF, las entidades vigiladas deben diseñar y poner en práctica procedimientos específicos para el control del riesgo de LA/FT y designar funcionarios responsables de verificar el adecuado cumplimiento de dichos procedimientos.

Para tal efecto, las entidades vigiladas exceptuadas de la aplicación de las demás instrucciones establecidas en este Capítulo, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2 (en adelante entidades vigiladas exceptuadas), deben atender las siguientes instrucciones:

2.1.1. Funciones

Las entidades vigiladas exceptuadas deben designar un funcionario, con su respectivo suplente, responsable de la administración de las medidas de control diseñadas para prevenir que en la realización de sus operaciones puedan ser utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación, o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas, el cual debe:

2.1.1.1. <Subnumeral modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Participar en el diseño de los procedimientos contra el LA/FT.

2.1.1.2. Velar por el cumplimiento de dichos procedimientos y por la implementación de los correctivos establecidos para superar las deficiencias identificadas.

2.1.1.3. Presentar informes de gestión a la junta directiva u órgano que haga sus veces con una periodicidad mínima semestral. En caso de que por su naturaleza jurídica no exista dicho órgano, estas funciones corresponderán al representante legal.

2.1.1.4. Proponer a la administración la creación y actualización de manuales de procedimientos y velar por su divulgación a los funcionarios de la respectiva entidad.

2.1.1.5. <Subnumeral modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Evaluar los informes de auditoría interna y externa de la entidad y diseñar las medidas para afrontar las deficiencias identificadas en los mismos, respecto a las medidas de control de los riesgos de LA/FT.

2.1.1.6. Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud, o diligencia de autoridad competente judicial o administrativa en esta materia.

2.1.1.7. Velar por el cumplimiento de lo establecido en el numeral 2 del art. 102 del EOSF.

2.1.1.8. Cumplir las obligaciones relacionadas con sanciones financieras dirigidas, establecidas en este Capítulo.

2.1.1.9 <Subnumeral adicionado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Cumplir las obligaciones relacionadas con la consulta de sus clientes en listas vinculantes para Colombia de conformidad con el subnumeral 4.2.2.1.4. del presente Capítulo.

<Inciso modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades vigiladas exceptuadas no deben contar con un oficial de cumplimiento de acuerdo con las disposiciones contenidas en el subnumeral 4.2.4.3 del presente Capítulo.

2.1.2. Deberes respecto del funcionario responsable

Las entidades vigiladas exceptuadas deben:

2.1.2.1. <Subnumeral modificado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Designar al funcionario responsable principal, con su respectivo suplente, mediante la junta directiva o el órgano que haga sus veces. En caso de que por su naturaleza jurídica no exista dicho órgano, el representante legal deberá designarlo.

2.1.2.2. Garantizar que las labores adicionales que se asignen al funcionario responsable no generen conflictos de interés con las funciones listadas en el subnumeral 2.1.1 de este Capítulo.

2.1.2.3. <Subnumeral modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Verificar que el funcionario responsable cuente con conocimientos suficientes del régimen legal y los estándares internacionales en materia de LA/FT.

2.1.2.4. <Subnumeral modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Verificar que el funcionario responsable no se encuentre en una lista internacional vinculante para Colombia.

2.1.2.5. <Subnumeral modificado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Registrar, dentro de los 15 días calendario siguientes a su designación, al funcionario responsable principal o suplente, según sea el caso. Para ello, se debe enviar la información correspondiente al nombre, al número de identificación, al teléfono y al correo electrónico de dichos funcionarios a través de los canales dispuestos por la SFC para tal efecto. Será responsabilidad del representante legal de la entidad el diligenciamiento y la verificación de los datos descritos en este subnumeral.

3. DEFINICIÓN DEL RIESGO DE LA/FT. <Numeral modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Para los efectos del presente Capítulo, se entiende por riesgo de LA/FT la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad vigilada por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos, canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas y/o financiación de armas de destrucción masiva, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. El riesgo de LA/FT se materializa a través de los riesgos asociados, estos son: el legal, reputacional, operativo y de contagio, a los que se expone la entidad, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera cuando es utilizada para tales actividades.

4. ALCANCE DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.

El SARLAFT, como sistema de administración que deben implementar las entidades vigiladas para gestionar el riesgo de LA/FT, se instrumenta a través de las etapas y elementos que más adelante se describen, correspondiendo las primeras a las fases o pasos sistemáticos e interrelacionados mediante los cuales las entidades administran el riesgo de LA/FT, y los segundos al conjunto de componentes a través de los cuales se instrumenta de forma organizada y metódica la administración del riesgo de LA/FT en las entidades.

<Inciso modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> El SARLAFT debe abarcar todas las actividades que realizan las entidades vigiladas en desarrollo de su objeto social principal y prever, además, procedimientos y metodologías efectivas para que las entidades se protejan de ser utilizadas en forma directa, es decir, a través de sus accionistas, beneficiarios finales, administradores en los términos del art. 22 de la ley 222 de 1995, empleados, proveedores y vinculados, como instrumento para el lavado de activos, canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.

<Inciso modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Es deber de las entidades vigiladas revisar periódicamente las etapas y elementos del SARLAFT a fin de realizar los ajustes que consideren necesarios para su efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento. Esta revisión se debe llevar a cabo, como mínimo, semestralmente, sin perjuicio de que se pueda hacer en un periodo inferior por decisión de la junta directiva de la entidad vigilada conforme a su análisis de riesgo de LA/FT o de esta Superintendencia en desarrollo de sus actividades de supervisión. En todo caso, las entidades vigiladas deberán realizar esta revisión siempre que se presenten situaciones que requieran la adopción de medidas efectivas para fortalecer el SARLAFT. Las entidades vigiladas deben tener a disposición de esta Superintendencia los medios verificables a través de los cuales se demuestre la realización de dicha revisión.

<Inciso modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> El SARLAFT que implementen y desarrollen las entidades vigiladas que se encuentren en las situaciones previstas en los arts. 260 y 261 del C.Cio. y el art. 28 de la Ley 222 de 1995 debe tener características similares con el fin de eliminar posibles arbitrajes entre ellas.

4.1. ETAPAS DEL SARLAFT.

El SARLAFT que implementen las entidades vigiladas debe comprender como mínimo las siguientes etapas:

4.1.1. Identificación,

4.1.2. Medición o evaluación,

4.1.3. Control, y

4.1.4. Monitoreo

4.1.1. Identificación

El SARLAFT debe permitir a las entidades vigiladas identificar los riesgos de LA/FT inherentes al desarrollo de su actividad, teniendo en cuenta los factores de riesgo definidos en el presente Capítulo.

<Inciso modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Esta etapa debe realizarse previamente (i) al lanzamiento o uso de cualquier producto, al uso de nuevas prácticas comerciales, incluyendo nuevos canales de prestación de servicios, y el uso de nuevas tecnologías o tecnologías en desarrollo para productos nuevos o existentes; (ii) la modificación de las características del producto; (iii) la incursión en un nuevo mercado; (iv) la apertura de operaciones en nuevas jurisdicciones, y (v) al lanzamiento o modificación de los canales de distribución.

Como resultado de esta etapa las entidades vigiladas deben estar en capacidad de identificar los factores de riesgo y los riesgos asociados a los cuales se ven expuestas en relación al riesgo de LA/FT.

<Inciso modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Para identificar el riesgo de LA/FT, las entidades vigiladas deben como mínimo:

4.1.1.1. Establecer metodologías para la segmentación de los factores de riesgo y segmentar los factores de riesgo conforme a dichas metodologías.

4.1.1.2. Establecer metodologías para la identificación del riesgo de LA/FT y sus riesgos asociados respecto de cada uno de los factores de riesgo segmentados, teniendo en cuenta el contexto interno y externo de la entidad vigilada.

4.1.1.3. Con base en las metodologías establecidas en desarrollo del numeral anterior, identificar las formas a través de las cuales se puede presentar el riesgo de LA/FT, atendiendo las variables consideradas para cada uno de los factores de riesgo.

4.1.2. Medición o Evaluación

<Inciso modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Concluida la etapa de identificación, el SARLAFT debe permitirle a las entidades vigiladas medir la probabilidad de ocurrencia del riesgo inherente de LA/FT frente a cada uno de los factores de riesgo, así como el impacto en caso de materializarse mediante los riesgos asociados. Estas mediciones podrán ser de carácter cualitativo o cuantitativo.

Como resultado de esta etapa las entidades deben estar en capacidad de establecer el perfil de riesgo inherente de LA/FT de la entidad y las mediciones agregadas en cada factor de riesgo y en sus riesgos asociados.

Para medir el riesgo de LA/FT las entidades deben como mínimo:

4.1.2.1. <Subnumeral modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Establecer las metodologías de medición o evaluación con el fin de determinar la probabilidad de ocurrencia del riesgo de LA/FT y su impacto en caso de materializarse frente a cada uno de los factores de riesgo y los riesgos asociados, y aplicarlas para realizar una medición o evaluación consolidada de los factores de riesgo y los riesgos asociados.

4.1.2.2. Aplicar las metodologías establecidas en desarrollo del literal anterior, para realizar una medición o evaluación consolidada de los factores de riesgo y los riesgos asociados.

4.1.3. Control

En esta etapa las entidades vigiladas deben tomar las medidas conducentes a controlar el riesgo inherente al que se ven expuestas, en razón de los factores de riesgo y de los riesgos asociados.

<Inciso modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Como resultado de esta etapa la entidad debe establecer el perfil de riesgo residual de LA/FT. El control debe traducirse en una disminución de la probabilidad de ocurrencia y/o del impacto del riesgo de LA/FT en caso de materializarse.

<Inciso modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Para controlar el riesgo de LA/FT las entidades deben como mínimo:

4.1.3.1. Establecer las metodologías para definir las medidas de control del riesgo de LA/FT. Dichas metodologías deben garantizar el adecuado diseño y ejecución de las medidas de control de riesgo de LA/FT.

4.1.3.2. Aplicar las metodologías establecidas en desarrollo del subnumeral anterior sobre cada uno de los factores de riesgo y los riesgos asociados.

4.1.3.3. Establecer una metodología que permita evaluar, con una periodicidad mínima semestral, el diseño y la efectividad de las medidas de control teniendo en cuenta, como mínimo, sus atributos de cobertura, frecuencia y funcionamiento.

4.1.3.4. Establecer los niveles de exposición en razón de la calificación dada a los factores de riesgo en la etapa de medición.

4.1.4. Monitoreo <Subnumeral modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Esta etapa debe permitir a las entidades vigiladas hacer seguimiento del perfil de riesgo y, en general, del SARLAFT.

Igualmente, debe permitir a las entidades comparar la evolución del perfil de riesgo inherente con el perfil de riesgo residual de LA/FT de la entidad.

Como resultado de esta etapa la entidad debe implementar una matriz de riesgo y reportes que permitan establecer las evoluciones del riesgo de la misma, así como la eficiencia de los controles implementados.

Para monitorear el riesgo de LA/FT las entidades deben como mínimo:

4.1.4.1. Desarrollar un proceso de seguimiento efectivo que facilite la rápida detección y corrección de las deficiencias del SARLAFT. Dicho seguimiento debe tener una periodicidad acorde con el perfil de riesgo residual de LA/FT de la entidad, pero en todo caso, debe realizarse con una periodicidad mínima semestral.

4.1.4.2. Realizar el seguimiento y comparación del riesgo inherente y residual de cada factor de riesgo y de los riesgos asociados.

4.1.4.3. Asegurar que los controles sean comprensivos de todos los riesgos y que cuenten con un diseño e implementación adecuados, de tal forma que su funcionamiento sea oportuno, efectivo y eficiente. En el momento en que las entidades determinen que los controles implementados no están siendo efectivos, las entidades deben implementar, de manera inmediata, un plan de acción de ajuste para efectos de garantizar la efectividad de los mismos.

4.1.4.4. Establecer indicadores descriptivos y/o prospectivos que evidencien potenciales fuentes de riesgo de LA/FT.

4.1.4.5. Asegurar que los riesgos residuales se encuentren en los niveles de aceptación establecidos por la entidad.

4.2. ELEMENTOS DEL SARLAFT.

El SARLAFT que implementen las entidades vigiladas debe tener como mínimo los siguientes elementos, los cuales deben desarrollar, siempre que resulte aplicable, las etapas del sistema:

4.2.1. Políticas

4.2.2. Procedimientos

4.2.3. Documentación

4.2.4. Estructura organizacional

4.2.5. Órganos de control

4.2.6. Infraestructura tecnológica

4.2.7. Divulgación de información

4.2.8. Capacitación

4.2.1. Políticas

Son los lineamientos generales que deben adoptar las entidades vigiladas en relación con el SARLAFT. Cada una de las etapas y elementos del sistema debe contar con unas políticas claras y efectivamente aplicables.

Las políticas que se adopten deben permitir el eficiente, efectivo y oportuno funcionamiento del SARLAFT y traducirse en reglas de conducta y procedimientos que orienten la actuación de la entidad y de sus accionistas.

Las políticas deben incorporarse en un código de ética que oriente la actuación de los funcionarios de la entidad para el funcionamiento del SARLAFT y establezca procedimientos sancionatorios frente a su inobservancia. Así mismo, debe establecer las consecuencias que genera su incumplimiento.

Las políticas que adopten las entidades deben cumplir con los siguientes requisitos mínimos:

4.2.1.1. Impulsar a nivel institucional la cultura en materia de administración del riesgo de LA/FT.

4.2.1.2. Consagrar el deber de los órganos de administración y de control de las entidades vigiladas, del oficial de cumplimiento, así como de todos los funcionarios, de asegurar el cumplimiento de los reglamentos internos y demás disposiciones relacionadas con el SARLAFT.

4.2.1.3. Establecer lineamientos para la prevención y resolución de conflictos de interés.

4.2.1.4. Consagrar lineamientos más exigentes de vinculación de clientes y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras que, por su perfil o por las funciones que desempeñan, pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT.

4.2.1.5. Señalar los lineamientos que debe adoptar la entidad frente a los factores de riesgo y los riesgos asociados de LA/FT.

4.2.1.6. Garantizar la reserva de la información reportada conforme lo establece el art. 105 del EOSF.

4.2.1.7. Establecer las consecuencias que genera el incumplimiento del SARLAFT.

4.2.1.8. Consagrar la exigencia de que los funcionarios antepongan el cumplimiento de las normas en materia de administración de riesgo de LA/FT al logro de las metas comerciales.

4.2.2. Procedimientos

Las entidades deben establecer los procedimientos aplicables para la adecuada implementación y funcionamiento de los elementos y las etapas del SARLAFT.

4.2.2.1. Requisitos que deben cumplir los procedimientos:

4.2.2.1.1. <Subnumeral modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Instrumentar las diferentes etapas y elementos del SARLAFT, que se puede realizar a través de la parametrización de las herramientas tecnológicas establecidas por la entidad para soportar el funcionamiento del mismo.

4.2.2.1.2. Identificar los cambios y la evolución de los controles y de los perfiles de riesgo inherente y residual.

4.2.2.1.3. Atender los requerimientos de información por parte de autoridades competentes.

4.2.2.1.4. <Subnumeral modificado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Dar cumplimiento a las obligaciones relacionadas con listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional y disponer lo necesario para que se consulten en dichas listas: (i) al potencial cliente, (ii) a los beneficiarios finales del potencial cliente, siempre que el potencial cliente sea persona jurídica o estructura sin personería jurídica, (iii) a los accionistas y asociados del potencial cliente, siempre que potencial cliente sea persona jurídica, y (iv) a los empleados, proveedores y administradores de la entidad, en los términos del artículo 22 de la Ley 222 de 1995.

Esta consulta debe realizarse de manera previa a la vinculación de un potencial cliente y de los empleados, proveedores y administradores de la entidad vigilada, en los términos del artículo 22 de la Ley 222 de 1995. Adicionalmente, estos procedimientos deben contemplar medidas efectivas para disponer lo necesario para consultar estas listas de forma permanente durante la duración de la relación contractual o legal.

4.2.2.1.5. <Subnumeral adicionado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Para dar cumplimiento de las obligaciones internacionales de Colombia relativas al congelamiento y prohibición de manejo de fondos u otros activos de personas y entidades señaladas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, asociadas al financiamiento del terrorismo y de la proliferación de armas de destrucción masiva, en consonancia con el art. 20 de la Ley 1121 de 2006 y las Recomendaciones del GAFI en esta materia, las entidades vigiladas deben implementar medidas efectivas para consultar de forma permanente las listas internacionales vinculantes para Colombia.

4.2.2.1.6. 4.2.2.1.5. Consagrar las sanciones por incumplimiento a las normas relacionadas con el SARLAFT, así como los procesos para su imposición.

4.2.2.1.7. 4.2.2.1.6. Implementar las metodologías para la detección de operaciones inusuales y sospechosas, y el oportuno y eficiente reporte de éstas últimas a las autoridades competentes.

4.2.2.1.8. 4.2.2.1.7. Prever procesos para llevar a cabo un efectivo, eficiente y oportuno conocimiento de los clientes actuales y potenciales, así como la verificación de la información suministrada y sus correspondientes soportes, atendiendo como mínimo los requisitos establecidos en el presente instructivo.

<Inciso eliminado por la Circular 11 de 2022>

<Inciso eliminado por la Circular 11 de 2022>

4.2.2.1.9. <Subnumeral modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Establecer procedimientos especiales respecto de países de mayor riesgo.

Las entidades vigiladas deben revisar permanentemente los países de mayor riesgo contenidos en los listados del GAFI de países no cooperantes y jurisdicciones de alto riesgo (high risk and other monitored jurisdictions).

<Inciso modificado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Respecto de las relaciones comerciales y transacciones con personas naturales y jurídicas, estructuras sin personería jurídica e instituciones financieras de países de mayor riesgo, los procedimientos especiales que establezcan las entidades vigiladas deben contemplar, entre otras medidas, las siguientes:

4.2.2.1.9.1. <Subnumeral modificado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> La aplicación de medidas intensificadas de conocimiento del cliente y de monitoreo de aquellas relaciones comerciales y transaccionales con personas naturales y jurídicas, estructuras sin personería jurídica e instituciones financieras, procedentes de países listados como de mayor riesgo por GAFI. Las entidades vigiladas pueden aplicar las medidas intensificadas señaladas en el subnumeral 4.2.2.2.1.1.3.4. del presente Capítulo, así como cualquier otra medida intensificada que sea eficaz y proporcional a los riesgos identificados por entidad.

4.2.2.1.9.2. La aplicación de contramedidas apropiadas en relación con las mencionadas relaciones comerciales y transacciones cuando el GAFI haga un llamado para hacerlo o, con independencia de que el mismo se haya efectuado cuando la entidad vigilada así lo considere. Estas contramedidas deben ser eficaces y proporcionales a los riesgos y pueden contemplar, entre otras:

4.2.2.1.9.2.1. La realización de los reportes externos establecidos en el subnumeral 4.2.7.2. del presente Capítulo.

4.2.2.1.9.2.2. La exigencia de una labor de auditoría externa intensificada y/o de requisitos más estrictos para las sucursales y filiales de instituciones financieras ubicadas en los países listados como de mayor riesgo por GAFI.

4.2.2.1.9.2.3. Las demás contramedidas previstas en el numeral 2 de la nota interpretativa de la recomendación 19 emitida por el GAFI y las que la modifiquen.

4.2.2.2. Mecanismos

Las entidades deben adoptar mecanismos que les permitan como mínimo efectuar un adecuado:

4.2.2.2.1 <Subnumeral modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Conocimiento del cliente.

4.2.2.2.2. Conocimiento del mercado

4.2.2.2.3. Identificación y análisis de operaciones inusuales

4.2.2.2.4. Determinación y reporte de operaciones sospechosas

4.2.2.2.1. Conocimiento del cliente

El SARLAFT debe contar con procedimientos para obtener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes actuales y potenciales, así como para verificar la información y los soportes de la misma.

<Inciso eliminado por la Circular 27 de 2020>

Los procedimientos de conocimiento del cliente aplicados por otras entidades vigiladas con relación al mismo cliente potencial, no eximen de responsabilidad a la entidad de conocerlo, aún cuando pertenezcan a un mismo grupo.

<Inciso modificado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades vigiladas no pueden iniciar relaciones contractuales o legales con el potencial cliente mientras no se haya (i) recolectado la información necesaria para adelantar el procedimiento del conocimiento de cliente; (ii) verificado la información necesaria, en particular la identidad del potencial cliente; y (iii) aprobado la vinculación del mismo, como mínimo. La vinculación de personas jurídicas debe estar soportada por un documento actualizado que certifique la existencia y representación de la misma, expedido por una entidad competente. La vinculación de estructuras sin personería jurídica debe estar soportada por un documento que certifique o de cuenta de su existencia, tales como: el contrato de fiducia, la ficha de inscripción de negocios en el módulo de registro de negocios administrado por la SFC, el documento en donde se acredite la autorización de funcionamiento o de no objeción de los fondos de inversión.

<Inciso adicionado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades vigiladas pueden realizar los procedimientos de conocimiento del cliente de manera presencial o no presencial a través del uso de canales digitales o electrónicos.

<Inciso adicionado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades vigiladas pueden obtener la información necesaria para realizar los procedimientos de conocimiento del cliente utilizando datos e información de fuentes confiables e independientes. En este sentido, las entidades vigiladas pueden utilizar bases de datos públicos, de prestadores de servicios ciudadanos digitales, de bases de datos propias y/o de bases de datos externas, siempre que: (i) individualicen al potencial cliente a través de la verificación de sus datos de identificación; y (ii) den cumplimiento a las reglas establecidas en la Ley 1581 de 2012 sobre tratamiento de datos personales y demás normas que las modifiquen, complementen, sustituyan o adicionen. Adicionalmente, en el evento en que utilicen bases de datos externos, las entidades vigiladas deben realizar un análisis de riesgo asociado a dicha fuente, en el cual se evalúe la calidad de los datos, su confiabilidad y la pertinencia de la misma en la gestión del riesgo de LA/FT. Las entidades vigiladas deben tener a disposición de esta Superintendencia los medios verificables a través de los cuales se demuestre la realización de dicho análisis de riesgo. Por último, las entidades vigiladas deben realizar una revisión semestral de dicho análisis de riesgo, el cual también debe estar a disposición de esta Superintendencia en los términos anteriormente mencionados.

<Inciso adicionado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades vigiladas pueden aplicar los procedimientos de conocimiento de cliente de manera proporcional en atención a su análisis del riesgo LA/FT, siempre en cumplimiento de lo dispuesto en el subnumeral 4.2.2.2.1.1. del presente Capítulo. No obstante, en aquellos eventos en que hayan identificado que el perfil de riesgo de un potencial cliente esté calificado como de alto riesgo, las entidades vigiladas deben aplicar medidas intensificadas en los procedimientos de conocimiento de cliente. Dicha calificación debe tener en cuenta la valoración integral de los factores de riesgo. Las entidades vigiladas deben tener a disposición de esta Superintendencia los medios verificables a través de los cuales se demuestre la realización del análisis del riesgo de LA/FT, y que la metodología mediante la cual se realizó dicho análisis fue aprobado por la junta directiva o el órgano que haga sus veces.

<Inciso adicionado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> En los contratos de seguros y capitalización diferentes a seguros de vida y otras pólizas de vida con componente de ahorro e inversión, las entidades aseguradoras y de capitalización deben aplicar los procedimientos de conocimiento del cliente al tomador o suscriptor de manera previa a la suscripción del contrato. Respecto de los asegurados, afianzados o beneficiarios, dichos procedimientos se deben aplicar, a más tardar, en el momento en que se individualicen o cuando se presente la reclamación, vencimiento y pago del título de capitalización, rescisión del mismo, pago del sorteo o presentación de la solicitud del préstamo sobre el título.

<Inciso adicionado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades vigiladas que administran vehículos de inversión están obligadas a conocer a los inversionistas, fideicomitentes, beneficiarios, adherentes o sus equivalentes como clientes, dando aplicación a los procedimientos de conocimiento del cliente previstos en el presente Capítulo, en cumplimiento del art. 12 de la Ley 2195 de 2022, o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

<Inciso adicionado por la Circular 11 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> En el caso de las sociedades fiduciarias y en desarrollo de la línea de negocio de fiducia inmobiliaria, el conocimiento del cliente se debe adelantar a más tardar, al tercer día hábil siguiente a la recepción de los recursos siempre y cuando éstos sean destinados a negociar unidades inmobiliarias y no superen los 3 SMMLV.

<Inciso adicionado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades vigiladas deben aplicar los procedimientos de conocimiento del cliente que resulten aplicables respecto de cada una de las partes de un contrato de colaboración empresarial.

<Inciso adicionado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> En el evento en que el potencial cliente se retracte y/o desista de continuar con los procedimientos de conocimiento al cliente, la entidad vigilada debe reportar tal circunstancia como una tentativa de vinculación comercial a la UIAF en los términos del subumeral 4.2.7.2.1. del presente Capítulo.  

<Inciso adicionado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> La entidad vigilada puede abstenerse de realizar los procedimientos de conocimiento del cliente cuando en el establecimiento de la relación comercial: (i) sospeche que puede ser utilizada por el potencial cliente para dar apariencia de legalidad a activos provenientes de actividades delictivas, o canalizar recursos hacia la realización de actividades terroristas, y (ii) considere razonablemente que si realiza dichos procedimientos puede alertar al potencial cliente. En estos eventos, la entidad debe presentar un reporte de operaciones sospechosas en los términos previstos en el subnumeral 4.2.7.2.1. del presente Capítulo.

<Inciso modificado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Las instrucciones contenidas en el presente subnumeral deben aplicarse igualmente respecto de las personas naturales, jurídicas o estructuras sin personería jurídica que pretendan adquirir activos fijos de una entidad vigilada y a los empleados, proveedores y administradores (en los términos del artículo 22 de la Ley 222 de 1995) de la entidad vigilada.

<Inciso adicionado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> En todo caso, el alcance de los procedimientos de conocimiento de cliente aplicables a los empleados, proveedores y administradores (en los términos del artículo 22 de la Ley 222 de 1995) de la entidad vigilada, debe comprender, como mínimo, el cumplimiento del subnumeral 4.2.2.1.4 del presente Capítulo, siempre que aquella medida le permita a la entidad vigilada adelantar una adecuada y efectiva gestión del riesgo LA/FT conforme a su análisis de riesgo LA/FT. En el caso en que la entidad determine que aquellos suponen un mayor riesgo de la LA/FT, la entidad vigilada debe aplicar los procedimientos de conocimiento de cliente previstas en el subnumeral 4.2.2.2.1.1. del presente Capítulo.

4.2.2.2.1.1. Procedimientos ordinarios de conocimiento del cliente: <Título subnumeral modificado por la Circular 11 de 2022>

<Subnumerales modificados por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

4.2.2.2.1.1.1. Identificación.

4.2.2.2.1.1.1.1. Identificación del cliente. <Subnumeral modificado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades vigiladas deben contar con políticas y procedimientos que les permitan identificar y verificar la identidad del potencial cliente, sea persona natural, persona jurídica o estructura sin personería jurídica, al momento de su vinculación en ambientes presenciales y no presenciales.

Para el caso de personas naturales, dichas políticas y procedimientos deben consistir en verificar el documento de identidad expedido por la autoridad competente; para el caso de las personas jurídicas, el documento actualizado que certifique la existencia y representación de la misma expedido por la autoridad competente; y para el caso de las estructuras sin personería jurídica, un documento que certifique o de cuenta de su existencia.

Adicionalmente, dichas políticas y procedimientos deben prever la verificación efectiva de la identidad de los potenciales clientes al momento de su vinculación utilizando datos e información de fuentes confiables e independientes. Para el efecto, las entidades vigiladas pueden utilizar: (i) certificados de firma digital, de acuerdo a lo establecido en la Ley 527 de 1999 y sus decretos reglamentarios, o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen; (ii) biometría, conforme a las instrucciones impartidas por esta Superintendencia en el Capítulo I del Título II de la Parte I de esta CBJ; (iii) mecanismos fuertes de autenticación, conforme a las instrucciones impartidas por esta Superintendencia en el Capítulo I del Título II de la Parte I de esta CBJ; (iv) la información disponible en los bancos de datos administrados por operadores de información (vr.gr. centrales de riesgo) en los términos previstos en la Ley 1266 de 2008 y sus decretos reglamentarios, o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen; y/o (v) cualquier otro mecanismo tecnológico que garantice la realización de una verificación efectiva de la identidad del potencial cliente conforme a lo establecido en el Capítulo I del Título II de la Parte I de esta CBJ

Las entidades vigiladas que celebren negocios fiduciarios deben identificar todos los sujetos relacionados con el negocio fiduciario, es decir, identificar a los fideicomitentes y a quien ejerza el control del fideicomitente, de acuerdo con lo establecido en los arts. 26 y 27 de la Ley 222 de 1995 y, además a los adherentes y a los beneficiarios (que para los efectos del presente Capítulo tienen la calidad de clientes o potenciales clientes, según sea aplicable), incluyendo los beneficiarios finales de los recursos objeto de dichos negocios fiduciarios.

Cuando por virtud de la naturaleza o estructura de un contrato, en el momento de la vinculación del cliente no sea posible conocer la identidad de otras personas que se vinculan como clientes, (vr.gr. beneficiarios y beneficiarios finales de los recursos objeto del negocio fiduciario en caso de que su identidad sólo se pueda establecer en el futuro) la información encaminada a identificarlos debe obtenerse en el momento en el que se individualicen, debiendo, en todo caso, realizar esta verificación al momento del pago.

En el evento, en que un mandatario actúe en nombre del potencial cliente, para efectos de adelantar los procedimientos de conocimiento del cliente, las entidades deben: (i) verificar el documento que acredita dicha facultad o autorización e (ii) identificar y verificar la identidad del mandatario.

4.2.2.2.1.1.1.2. Identificación del beneficiario final de estructuras sin personería jurídica y de personas jurídicas, accionistas y/o asociados. <Subnumeral modificado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> El procedimiento de conocimiento del cliente supone identificar y tomar medidas razonables para verificar la identidad de(l) (los) beneficiario(s) final(es) de estructuras sin personería jurídica y de personas jurídicas, así como de los accionistas y/o asociados de personas jurídicas que tengan directamente más del 5% del capital social, aporte o participación del potencial cliente.

Cuando el potencial cliente: (i) esté inscrito en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE) y esté sujeto a requisitos de revelación de información en el mercado de valores, o (ii) esté listado en una bolsa de valores internacional que exija requisitos de revelación de información equivalentes a los inscritos en el RNVE, no será necesario verificar la identidad de los beneficiarios finales y/o accionistas y/o asociados.

Las entidades deben tomar medidas razonables para consultar el nombre y el número de identificación de los beneficiarios finales y accionistas y/o asociados en, como mínimo, las listas internacionales vinculantes para Colombia.

4.2.2.2.1.1.1.3. Identificación del beneficiario de los productos. Es deber permanente de las entidades vigiladas identificar al(a los) beneficiario(s) de todos los productos que suministren.

4.2.2.2.1.1.1.3.1. <Subnumeral modificado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> En los contratos de seguros y capitalización diferentes a seguros de vida y otras pólizas de vida con componente de ahorro e inversión, las entidades aseguradoras y de capitalización deben identificar y verificar la identidad del tomador o suscriptor de manera previa a la suscripción del contrato. Respecto de los asegurados, afianzados o beneficiarios, las entidades deben identificar y verificar su identidad, a más tardar, en el momento en que se individualicen o cuando se presente la reclamación, vencimiento y pago del título de capitalización, rescisión del mismo, pago del sorteo o presentación de la solicitud del préstamo sobre el título.

4.2.2.2.1.1.1.3.2. <Subnumeral modificado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades aseguradoras deben adoptar las siguientes medidas con respecto al beneficiario de un seguro de vida y otras pólizas de seguro de vida con componente de ahorro e inversión, tan pronto como se identifique o designe al beneficiario, debiendo, en todo caso, recaudar la información del beneficiario en el momento del pago en los términos del subnumeral 4.2.2.2.1.1.3. del presente Capítulo.

4.2.2.2.1.1.1.3.2.1. Cuando en el momento de la vinculación del cliente se designe en calidad de beneficiario a una persona natural o jurídica con nombre específico, se debe identificar y verificar la identidad de éste en el momento de la celebración del contrato.

4.2.2.2.1.1.1.3.2.2. Cuando en el momento de la vinculación del cliente no sea posible conocer la identidad del beneficiario, se debe identificar y verificar la identidad al momento del pago. La entidad vigilada debe contar con información suficiente que le permita establecer la identidad del beneficiario al momento del pago, en el evento en que el beneficiario sea designado por características, por clase o por otros medios.

4.2.2.2.1.1.1.3.2.3. Incluir al beneficiario de una póliza de seguro de vida como un cliente para determinar si cabe aplicar mayores medidas de conocimiento del cliente.

Cuando el beneficiario de una póliza de seguro de vida sea una persona jurídica y la entidad aseguradora determine que este beneficiario representa un mayor riesgo, la entidad vigilada debe tomar mayores medidas, las cuales deben incluir medidas efectivas para que, al momento del pago, se identifique y verifique la identidad del beneficiario final de este beneficiario del seguro.

4.2.2.2.1.1.1.3.3. <Subnumeral modificado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> En el evento en que la contratación de los productos ofrecidos por las entidades aseguradoras o de capitalización se lleve a cabo por parte de intermediarios de seguros o de capitalización, los procedimientos de conocimiento del cliente pueden dejarse a cargo del intermediario, siempre que se haga bajo los parámetros, procedimientos y metodologías previamente establecidos por la entidad aseguradora o de capitalización. Dichos parámetros deben incorporar lineamientos respecto al suministro efectivo de información a las entidades aseguradoras o de capitalización por parte de los intermediarios. Las entidades aseguradoras son responsables por la efectiva implementación y cumplimiento de su SARLAFT.

4.2.2.2.1.1.1.3.4. Las entidades deben tomar medidas para consultar el nombre y el número de identificación de los asegurados, afianzados y/o beneficiarios en, como mínimo, las listas internacionales vinculantes para Colombia.

4.2.2.2.1.1.1.3.5. Tratándose de clientes de los almacenes generales de depósito que depositen sus mercancías en los depósitos públicos habilitados de que trata el Decreto 1165 de 2019 -Estatuto Aduanero-, las entidades vigiladas deben procurar actuar con la mayor diligencia y hacer el mejor esfuerzo con la finalidad de obtener la identidad del potencial cliente.

4.2.2.2.1.1.2. Relación comercial.

4.2.2.2.1.1.2.1. Las entidades vigiladas deben entender y obtener información sobre el propósito que se pretende dar a la relación contractual con los clientes.

4.2.2.2.1.1.2.2. Las entidades vigiladas deben realizar una debida diligencia permanente de la relación comercial y examinar las transacciones llevadas a cabo a lo largo de dicha relación, para: (i) monitorear que las transacciones que se realicen sean consistentes con el conocimiento que tiene la entidad sobre el cliente, su actividad comercial y el perfil de riesgo, incluyendo, cuando sea necesario, la fuente de los fondos; y (ii) asegurar que los documentos, datos o información recopilada en virtud del proceso de conocimiento del cliente, se mantengan actualizados, en especial en los casos de clientes incluidos en las categorías de mayor riesgo de conformidad con el subnumeral 4.2.2.2.1.6. del presente Capítulo.

4.2.2.2.1.1.3. Información.

4.2.2.2.1.1.3.1. Para efectos del conocimiento del cliente, las entidades vigiladas deben obtener la información básica, socioeconómica, financiera y transaccional del potencial cliente que les permitan adelantar una adecuada y efectiva gestión del riesgo de LA/FT conforme a su análisis de riesgo LA/FT.

Las entidades vigiladas deben tener a disposición de esta Superintendencia los medios verificables a través de los cuales se demuestre la realización de dicho análisis de riesgo de LA/FT, y que la metodología mediante la cual se realizó dicho análisis fue aprobada por la junta directiva o el órgano que haga sus veces.

4.2.2.2.1.1.3.2. En todo caso, sin perjuicio del resultado del análisis de riesgo LA/FT adelantado por cada entidad, las entidades vigiladas deben obtener y mantener actualizada, como mínimo, la siguiente información:

4.2.2.2.1.1.3.2.1. Actividad económica.

4.2.2.2.1.1.3.2.2. Características, montos y procedencia de sus ingresos y egresos

4.2.2.2.1.1.3.2.3. Domicilio

4.2.2.2.1.1.3.2.4. Únicamente para los potenciales clientes que sean personas jurídicas: nombre, tipo de documento de identificación y número de documento de identificación del representante legal y los miembros de junta directiva u órgano que haga sus veces.

4.2.2.2.1.1.3.2.5. Respecto de clientes vigentes, las características y montos de sus transacciones y operaciones.

4.2.2.2.1.1.3.3. Las entidades vigiladas deben garantizar que la recolección de la información cumpla con los requisitos previstos en el subnumeral 4.2.3. y en el subnumeral 4.2.6. del presente Capítulo.

4.2.2.2.1.1.3.4. En aquellos casos en que el perfil de riesgo del potencial cliente esté calificado por las entidades como de alto riesgo, las entidades deben emplear medidas intensificadas para obtener la información necesaria del potencial cliente para adelantar una adecuada y efectiva gestión del riesgo LA/FT. Las medidas intensificadas pueden comprender, para personas naturales, (i) obtener información adicional acerca del origen de sus bienes y/o fondos, su patrimonio y sus relaciones contractuales con otras entidades vigiladas; (ii) realizar una entrevista y/o visita; y (iii) efectuar una revisión en bases de datos de entidades públicas; para personas jurídicas, (i) obtener información adicional acerca del origen de los recursos, patrimonio, relaciones contractuales con otras entidades vigiladas, nombre de clientes y nombre de proveedores; (ii) revisar los estados financieros, (iii) realizar una entrevista y/o visita; (iv) identificar a los administradores del potencial cliente en los términos del art. 22 de la Ley 222 de 1995; o (v) efectuar una revisión en bases de datos de entidades públicas, así como cualquier otra medida intensificada que sea eficaz y proporcional a los riesgos identificados por entidad.

Las entidades vigiladas deben dar pleno cumplimiento a las normas relacionadas con protección de datos personales y habeas data previstas para la aplicación de medidas intensificadas de conocimiento al cliente mencionadas en el presente subnumeral.

4.2.2.2.1.1.3.5. Las entidades vigiladas pueden diseñar formularios para recolectar la información necesaria para adelantar una adecuada y efectiva gestión de los riesgos LA/FT en los procedimientos de conocimiento de cliente.

4.2.2.2.1.1.3.6. Las entidades vigiladas deben tener a disposición de esta Superintendencia los medios verificables a través de los cuales garanticen que cuentan con la información necesaria del cliente para adelantar una adecuada y efectiva gestión del riesgo LA/FT, en particular, en relación con: (i) la segmentación de los factores de riesgo, (ii) la definición de las señales de alerta, (iii) el seguimiento de las operaciones, (iv) la identificación de las operaciones inusuales y (v) el respectivo reporte de operaciones sospechosas a la UIAF.

4.2.2.2.1.1.3.7. La información soporte de la vinculación de los clientes debe tenerse en cuenta para el diseño e implementación de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la detección oportuna de operaciones inusuales.

4.2.2.2.1.1.3.8. Asimismo, si un mandatario se encuentra facultado o autorizado por un cliente para disponer de los recursos o bienes objeto de la relación contractual que ha celebrado con la entidad vigilada, la entidad vigilada debe acreditar dicha facultad o autorización e identificar y verificar la identidad del mandatario, conforme al análisis de riesgo LA/FT realizado por la entidad para la respectiva operación y el producto. Las entidades vigiladas deben tener a disposición de esta Superintendencia los medios verificables a través de los cuales se demuestre la realización del análisis del riesgo.  

4.2.2.2.1.2. Metodologías para conocer al cliente: <Subnumeral modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Las metodologías establecidas deben permitir a las entidades, cuando menos:

4.2.2.2.1.2.1. Recaudar la información que le permita comparar las características de sus transacciones con las de su actividad económica.

4.2.2.2.1.2.2. Monitorear continuamente las operaciones de los clientes.

4.2.2.2.1.2.3. Contar con elementos de juicio que permitan analizar las transacciones inusuales de esos clientes y determinar la existencia de operaciones sospechosas.

4.2.2.2.1.2.4. Tratándose de relaciones de corresponsalía trasnacional, las entidades vigiladas deben establecer mecanismos que les permitan:

4.2.2.2.1.2.4.1. Obtener la aprobación de los funcionarios de alto nivel jerárquico antes de establecer relaciones de corresponsalía trasnacional;

4.2.2.2.1.2.4.2. Reunir información suficiente sobre el establecimiento representado que les permita comprender cabalmente la naturaleza de sus negocios y les permita determinar la reputación de la entidad y la calidad de la supervisión a la que está sujeta en su respectiva jurisdicción, incluyendo si ha sido objeto de sanción o intervención de la autoridad de control por LA/FT, así como cualquier otra información que permita establecer una relación de corresponsalía trasnacional con transparencia para ambas partes. Por lo tanto, las entidades deben contar con procedimientos que les permitan determinar que el establecimiento representado está sujeto en su jurisdicción de origen a la supervisión de una autoridad bancaria o de valores, y que el país de origen es miembro del GAFI o pertenece a un miembro asociado del GAFI (FATF associate members).

4.2.2.2.1.2.4.3. Confirmar que la entidad tenga controles para prevenir y controlar el LA/FT;

4.2.2.2.1.2.4.4. Documentar las respectivas responsabilidades de cada institución frente al LA/FT.

4.2.2.2.1.2.4.5. Aplicar procedimientos más estrictos para el seguimiento a tales relaciones.

4.2.2.2.1.2.4.6. Prohibir iniciar o continuar una relación de corresponsalía trasnacional con bancos pantalla. Adicionalmente, las entidades deben implementar medidas para impedir que sus cuentas sean utilizadas por bancos pantalla.

4.2.2.2.1.2.4.7. Suministrar información relacionada con el conocimiento del cliente al establecimiento corresponsal, asegurando el cumplimiento de las normas vigentes relacionadas con la circulación de datos personales.

4.2.2.2.1.2.4.8. Implementar medidas respecto a las “cuentas de transferencias de pagos en otras plazas”, según la definición de GAFI, que estén encaminadas a garantizar que el banco representado ha llevado a cabo un adecuado conocimiento de los clientes que tienen acceso directo a las cuentas del banco corresponsal, y que es capaz de suministrar la información relevante en materia de conocimiento del cliente, cuando el banco corresponsal lo solicite.

4.2.2.2.1.3 Formularios <Subnumeral eliminado por la Circular 27 de 2020>

4.2.2.2.1.3. Conocimiento del cliente en conglomerados financieros <Subnumeral modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades vigiladas que conforman un conglomerado financiero en los términos de la Ley 1870 de 2017 pueden compartir la información de sus clientes obtenida durante su procedimiento de conocimiento de cliente con otras entidades vigiladas receptoras, siempre y cuando se dé cumplimiento a las reglas que se encuentran a continuación.

4.2.2.2.1.3.1 Las entidades vigiladas emisores y receptores pertenezcan a un mismo conglomerado financiero.

4.2.2.2.1.3.2. La respectiva holding financiera imparta las directrices para el intercambio de la información entre las entidades vigiladas que integran el conglomerado financiero. Dichas directrices deben incluir políticas que propendan por la integridad, suficiencia y veracidad de la información que se obtenga en los procedimientos de conocimiento de cliente que sean objeto a los procesos de intercambio de información entre las entidades; así como, el pleno cumplimiento de las normas relacionadas con protección de datos y habeas data.

4.2.2.2.1.3.3. Le corresponde a la respectiva entidad financiera receptora (i) evaluar la suficiencia y pertinencia de la información recibida según su modelo de negocios, perfil de cliente y perfil de riesgo de LA/FT; y (ii) solicitar la información adicional que considere relevante y necesaria para adelantar una adecuada y efectiva gestión del riesgo LA/FT.

4.2.2.2.1.3.4. La responsabilidad de actualizar la información está en cabeza de cada una de las entidades con las cuales el cliente mantenga una relación contractual, sin perjuicio de dar cumplimiento a las demás normas del SARLAFT.

4.2.2.2.1.3.5. Es obligación permanente de cada una de las entidades vigiladas que conforman un conglomerado financiero incluir las modificaciones y solicitar la información adicional que como resultado de la evaluación y seguimiento de los factores de riesgo haya determinado cada una de ellas como relevante y necesaria para controlar el riesgo de LA/FT.

En todo caso, las entidades vigiladas son responsables por la efectiva implementación de su SARLAFT.

4.2.2.2.1.4. Procedimientos simplificados de conocimiento del cliente <Subnumeral modificado por la Circular 17 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> En el desarrollo de los procedimientos de conocimiento del cliente, las entidades vigiladas pueden implementar procedimientos simplificados de conocimiento del cliente para las operaciones, productos o servicios que se encuentran listados en este subnumeral.

Los procedimientos simplificados de conocimiento del cliente para personas naturales deben comprender, como mínimo, la individualización de los potenciales clientes a través de la verificación de su identidad al momento de su vinculación con la siguiente información: el tipo de documento de identificación, el nombre, el número y la fecha de expedición del documento de identificación, así como el cumplimiento de lo establecido en el subnumeral 4.2.2.1.4 del presente Capítulo. Las entidades deben dar cumplimiento a lo dispuesto en los subnumerales 4.2.2.2.1.1.2.1. y 4.2.2.2.1.5. del presente Capítulo, y solicitar cualquier otra información que estimen pertinente para dar aplicación a los procedimientos del SARLAFT, dentro de los 3 días hábiles siguientes a la fecha de vinculación.

Los procedimientos simplificados de conocimiento del cliente para personas jurídicas aplican únicamente para entidades de naturaleza privada y deben comprender, como mínimo, la verificación, al momento de su vinculación, del documento que certifique la existencia y representación legal de la persona jurídica expedido por la autoridad competente. Dicho documento no podrá tener una vigencia superior a 30 días calendario. Las entidades deben dar cumplimiento a lo dispuesto en los subnumerales 4.2.2.1.4, 4.2.2.2.1.1.1.2, 4.2.2.2.1.1.2.1 y 4.2.2.2.1.5 del presente Capítulo, y solicitar cualquier otra información que estimen pertinente para dar aplicación a los procedimientos del SARLAFT, a más tardar al momento del pago o desembolso de los recursos.

Los procedimientos simplificados de conocimiento del cliente implican un tratamiento diferencial de las entidades vigiladas en las gestiones de conocimiento de sus clientes, poblamiento de la base de datos y el respectivo monitoreo de los factores de riesgo, pero en ningún caso las exime de cumplir con las demás disposiciones aplicables, incluyendo las del subnumeral 4.2.2.2.1.1.2.2. del presente Capítulo.

Para los mencionados tipos de clientes, productos, operaciones, servicios, la segmentación de los factores de riesgo referido en el numeral 4.2.2.3.2. del presente Capítulo, debe realizarse con la información que tengan disponible las entidades. En todo caso, las entidades vigiladas, a medida que cuenten con información adicional, deben dar cumplimiento a las instrucciones del presente Capítulo.

Las instrucciones especiales del procedimiento simplificado de conocimiento del cliente aplican únicamente para los siguientes trámites y productos. Por lo tanto, en el evento en que un cliente que cuente con alguno de estos productos decida adquirir un producto o servicio diferente, las entidades vigiladas deben obtener de manera completa la información de conocimiento del cliente requerida de acuerdo con lo previsto en el subnumeral 4.2.2.2.1.1.3. del presente Capítulo, de manera previa a la realización de cualquier operación.

4.2.2.2.1.4.1. Operaciones realizadas con organismos multilaterales.

4.2.2.2.1.4.2. La constitución de fiducias de administración para el pago de obligaciones pensionales.

4.2.2.2.1.4.3. En los títulos de capitalización colocados mediante mercadeo masivo o contratos de red, siempre que el pago de las cuotas se haga mediante descuento directo de cuenta de ahorros, cuenta corriente o tarjeta de crédito, y que el cliente haya autorizado expresamente el traslado.

4.2.2.2.1.4.4. En los siguientes seguros:

4.2.2.2.1.4.4.1. Los tomados por entidades financieras, aseguradoras o sociedades administradoras de fondos de pensiones por cuenta de sus clientes.

4.2.2.2.1.4.4.2. Los relativos a la seguridad social.

4.2.2.2.1.4.4.3. Aquellos en que el tomador, asegurado, afianzado o beneficiario sea una persona jurídica bajo el régimen de derecho público, salvo los tomados por empresas industriales y comerciales del Estado y/o sociedades de economía mixta que no estén sometidas a inspección y vigilancia de la SFC.

4.2.2.2.1.4.4.4. Los contratos de reaseguro.

4.2.2.2.1.4.4.5. Los tomados mediante mercadeo masivo, bancaseguros, corresponsales y uso de red siempre que el pago de las primas se haga mediante descuento directo de cuenta de ahorros, cuenta corriente, tarjeta de crédito o cualquier forma de crédito otorgado por un establecimiento de crédito, y que el cliente haya autorizado expresamente el traslado.

4.2.2.2.1.4.4.6. Aquellos tomados por personas naturales o jurídicas por cuenta y a favor de sus empleados, cuyo origen sea un contrato de trabajo o relación laboral, respecto de la información del asegurado y el beneficiario. En lo que hace al tomador, la información debe solicitarse en su totalidad.

4.2.2.2.1.4.4.7. <Inciso modificado por la Circular 17 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Aquellos que las entidades aseguradoras están obligadas a expedir por disposición legal. Para este tipo de seguros, la individualización de los potenciales clientes personas naturales se realiza con la verificación de los siguientes datos del documento de identificación: nombre, tipo y número. En todo caso, las entidades aseguradoras deben consultar al cliente en listas internacionales vinculantes para Colombia dentro de los 3 días hábiles siguientes a la vinculación de éste.

4.2.2.2.1.4.4.8. Aquellos otorgados mediante procesos de licitación pública.

4.2.2.2.1.4.4.9. De cumplimiento cuando se celebren para garantizar el cumplimiento de contratos con entidades de carácter público.

4.2.2.2.1.4.4.10. De accidentes personales en vuelo.

4.2.2.2.1.4.4.11. Los contratos de coaseguro para las compañías distintas a la líder.

4.2.2.2.1.4.4.12. Pólizas judiciales.

4.2.2.2.1.4.4.13. De salud.

4.2.2.2.1.4.4.14. Exequiales.

4.2.2.2.1.4.4.15. <Subnumeral modificado por la Circular 17 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Los seguros tomados que cumplan con los siguientes requisitos de forma simultánea: (i) que el valor asegurado sea igual o inferior a 135 SMMLV y (ii) que el máximo pago anual de la prima sea igual o inferior a 6 SMMLV.

<Inciso adicionado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> La cobertura de responsabilidad civil extracontractual no computa dentro del límite del valor asegurado del que trata el presente subnumeral.

4.2.2.2.1.4.5. Cuentas de ahorro abiertas exclusivamente para el manejo y pago de pasivos pensionales.

4.2.2.2.1.4.6. En los créditos que se instrumentan a través de libranza siempre que estas no excedan de 6 SMMLV y sean otorgadas a empleados de empresas que se encuentren previamente vinculadas en calidad de cliente con la entidad vigilada otorgante del crédito.

4.2.2.2.1.4.7. Ahorro pensional correspondiente al recaudo de aportes obligatorios de los regímenes pensionales a los que se refiere la Ley 100 de 1993.

4.2.2.2.1.4.8. <Subnumeral modificado por la Circular 17 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Cuentas del auxilio de cesantías al que se refieren los art. 98 y siguientes de la Ley 50 de 1990. Para estos productos, la verificación de la identidad del potencial cliente en los términos descritos en el subnumeral 4.2.2.2.1.4. del presente Capítulo se podrá realizar al momento del retiro de los recursos.

4.2.2.2.1.4.9. Los productos o servicios financieros abiertos a nombre de los beneficiarios del programa “Familias en Acción” y “Familias Guardabosques” que hacen parte del programa “Contra Cultivos Ilícitos” administrados por la Departamento Administrativo para la Prosperidad Social siempre que estén destinadas exclusivamente al manejo de los recursos provenientes de dichos programas.

4.2.2.2.1.4.10. Aquellas operaciones, productos o servicios financieros en los cuales la información del potencial cliente se suministre directamente por una caja de compensación legalmente constituida y contenga cuando menos, la información de que trata el subnumeral 4.2.2.2.1. del “Conocimiento del cliente”.

4.2.2.2.1.4.11. Cuentas de ahorro abiertas exclusivamente para el pago de nómina. Cuando se manejen otros recursos en tales cuentas, no se aplica dicha excepción.

4.2.2.2.1.4.12. Los fondos de inversión colectiva en los que se inviertan los recursos recuperados que se restituyan a los afectados por los captadores o recaudadores no autorizados, a que se refiere el Decreto 4334 de 2008. Dicha excepción se aplica exclusivamente para la inversión de los citados recursos.

4.2.2.2.1.4.13. Los créditos educativos de que trata el art. 10.7.1.1.8. del Decreto 2555 de 2010, otorgados a personas naturales. Para que proceda esta excepción, el Instituto Colombiano de Crédito y Estudios Técnicos en el Exterior -ICETEX- debe contar con mecanismos alternativos que le permitan realizar un adecuado conocimiento de los destinatarios de tales créditos y que reconozcan la naturaleza de las operaciones que realiza.

4.2.2.2.1.4.14. Las transferencias de recursos de que trata el art. 1 del Decreto 4830 de 2010, realizadas por el Fondo Nacional de Calamidades a entidades públicas del orden nacional o territorial para ser administrados por éstas. Tratándose de los ordenadores del gasto y de las firmas autorizadas que puedan disponer de los recursos que el Fondo sitúe en los fondos de inversión colectiva de la Fiduciaria Previsora S.A. o de la entidad que para el efecto designe el Gobierno Nacional para la Administración del Fondo, cuentan con 20 días para obtener la información respectiva.

4.2.2.2.1.4.15. Los créditos de consumo de bajo monto referidos en el Título 16, Libro 1 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010,

4.2.2.2.1.4.16. Las operaciones de intermediación de bajo monto en el mercado de valores a las que se refiere el Capítulo I del Título III de la Parte III.

4.2.2.2.1.4.17. La adquisición de participaciones de bajo monto en Fondos de Inversión Colectiva a las que se refiere el Capítulo V del Título VI de la Parte III.

4.2.2.2.1.4.18. Los aportes de bajo monto en fondos voluntarios de pensión (FVP). <Subnumeral modificado por la Circular 10 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Se entiende por aportes de bajo monto en FVP aquellos que cumplan con las siguientes condiciones:

4.2.2.2.1.4.18.1.1. Los partícipes tengan la calidad de beneficiarios de las operaciones de aportes o retiros en los FVP.

4.2.2.2.1.4.18.1.2. Los recursos para la realización de aportes de bajo monto en FVP provienen de productos de titularidad del partícipe.

4.2.2.2.1.4.18.1.3. Los montos de las operaciones de aportes o retiros del partícipe en los FVP administrados por la misma sociedad administradora no superen en el mes calendario veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

En todo caso, las entidades podrán ampliar este umbral hasta cuarenta (40) salarios mínimos mensuales legales vigentes, siempre y cuando las características o condiciones especiales definidas por la entidad vigilada, de conformidad con el subnumeral 4.2.2.2.1.4.18.3 del presente Capítulo, permitan garantizar un bajo nivel de riesgo LA/FT en la realización de operaciones de aportes o retiros con el umbral definido por la entidad. Para estos efectos, las entidades deben preparar un análisis de riesgo de LA/FT en el cual se expliquen las características o condiciones especiales que permiten ampliar el umbral a más de 25 salarios mínimos legales mensuales vigentes, de forma que se mantenga un bajo riesgo de LA/FT para la respectiva entidad vigilada en el ofrecimiento del producto. Este análisis debe mantenerse a disposición de la SFC.

4.2.2.2.1.4.18.1.4. El monto total de las participaciones del partícipe en los FVP administrados por la misma sociedad administradora no exceda en el mes calendario veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

En todo caso, las entidades podrán ampliar este umbral hasta cuarenta (40) salarios mínimos mensuales legales vigentes, siempre y cuando las características o condiciones especiales definidas por la entidad vigilada, de conformidad con el subnumeral 4.2.2.2.1.4.18.3 del presente Capítulo, permitan garantizar un bajo nivel de riesgo LA/FT en la realización de operaciones de aportes o retiros con el umbral definido por la entidad. Para estos efectos, las entidades deben preparar un análisis de riesgo de LA/FT en el cual se expliquen las características o condiciones especiales que permiten ampliar el umbral a más de 25 salarios mínimos legales mensuales vigentes, de forma que se mantenga un bajo riesgo de LA/FT para la respectiva entidad vigilada en el ofrecimiento del producto. Este análisis debe mantenerse a disposición de la SFC.

4.2.2.2.1.4.18.2. Información a los partícipes

Las sociedades administradoras deben informar claramente a los partícipes todas las características y restricciones aplicables a estas operaciones, así como los efectos de su incumplimiento.

Asimismo, las sociedades administradoras deben suministrar a los partícipes información clara, completa y oportuna sobre los medios y canales habilitados para la realización de operaciones.

4.2.2.2.1.4.18.3. Las sociedades administradoras deben definir características o condiciones especiales en sus metodologías para gestionar los riesgos LA/FT, que les permitan mantener un bajo riesgo LAFT en las operaciones de realización de aportes de bajo monto en FVP. Para ello, pueden:

4.2.2.2.1.4.18.3.1. Establecer un número y monto máximo de operaciones permitidas para conservar las características previstas en el subnumeral 4.2.2.2.1.4.18.1 del presente Capítulo.

4.2.2.2.1.4.18.3.2. Limitar los canales a través de los cuales se pueden realizar operaciones.

4.2.2.2.1.4.18.3.3. Las demás que se consideren necesarias.

4.2.2.2.1.4.19. Los aportes al servicio social complementario de Beneficios Económicos Periódicos (BEPS) al que se refieren los art. 87 de la Ley 1328 de 2009 y sus decretos reglamentarios. En todo caso, las entidades vigiladas deben cumplir con los demás requerimientos que se exijan para la vinculación a dicho producto.

4.2.2.2.1.4.20. Los depósitos de bajo monto que cumplan con las características del artículo 2.1.15.1.2 del Decreto 2555 de 2010.

4.2.2.2.1.4.21. <Subnumeral adicionado por la Circular 8 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Los Certificados de Depósito a Término (CDT) que sean emitidos por un valor que no supere los veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

4.2.2.2.1.4.22. <Subnumeral adicionado por la Circular 8 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Los Certificados de Depósito de Ahorro a Término (CDAT) que sean emitidos por un valor que no supere los veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Las entidades vigiladas pueden determinar los canales a través de los cuales se realicen las operaciones de CDT y CDAT a las que se refieren los subnumerales 4.2.2.2.1.4.21 y 4.2.2.2.1.4.22 del presente capítulo. Por otra parte, las entidades vigiladas deben limitar el número de emisiones por cliente a las que se refieren los subnumerales 4.2.2.2.1.4.21 y 4.2.2.2.1.4.22 en el período de tiempo que determine las entidades vigiladas.

4.2.2.2.1.4.23. <Subnumeral adicionado por la Circular 8 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Los créditos populares productivos rurales que se encuentran definidos en el numeral 1 del artículo 11.2.5.1.2 del Decreto 2555 de 2010.

4.2.2.2.1.4.24. <Subnumeral adicionado por la Circular 8 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Los créditos populares productivos urbanos que se encuentran definidos en el numeral 2 del artículo 11.2.5.1.2 del Decreto 2555 de 2010.

4.2.2.2.1.4.25. <Subnumeral adicionado por la Circular 8 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Los créditos productivos rurales que se encuentran definidos en el numeral 3 del artículo 11.2.5.1.2 del Decreto 2555 de 2010.

4.2.2.2.1.4.26. <Subnumeral adicionado por la Circular 8 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Los créditos productivos urbanos que se encuentran definidos en el numeral 4 del artículo 11.2.5.1.2 del Decreto 2555 de 2010.

Las entidades vigiladas deben mantener a disposición de la SFC el análisis de riesgo de LA/FT en el que conste que los productos referidos en los subnumerales 4.2.2.2.1.4.21, 4.2.2.2.1.4.22, 4.2.2.2.1.4.23, 4.2.2.2.1.4.24, 4.2.2.2.1.4.25 y 4.2.2.2.1.4.26 del presente Capítulo representan un bajo riesgo de LA/FT para la respectiva entidad vigilada.

4.2.2.2.1.5. Personas expuestas políticamente. <Subnumeral modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

4.2.2.2.1.5.1. <Subnumeral modificado por la Circular 17 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> El concepto de Personas Expuestas Políticamente (PEP) comprende a las personas expuestas políticamente y a las personas expuestas políticamente extranjeras definidas en el Decreto 1081 de 2015, y demás normas que lo modifiquen, complementen, sustituyan o adicionen.

4.2.2.2.1.5.2. <Subnumeral modificado por la Circular 17 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> El SARLAFT debe contener mecanismos efectivos, eficientes y oportunos que permitan identificar que un cliente y/o potencial cliente: (i) detenta la calidad de PEP; (ii) tiene una sociedad conyugal, de hecho o de derecho con un PEP; (iii) sea familiar hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil de un PEP; y (iv) tenga la calidad de asociado cercano, en los términos del art. 2.1.4.2.10 del Decreto 1081 de 2015, y demás normas que lo modifiquen, complementen, sustituyan o adicionen. Adicionalmente, dichos mecanismos deben permitir identificar al beneficiario final de un cliente y/o potencial cliente que detente la calidad de PEP. Para efectos de identificar a dicho beneficiario final, las entidades pueden emplear los procedimientos establecidos en el numeral 4.2.2.2.1.1.1.2. del presente Capítulo.

4.2.2.2.1.5.3. <Subnumeral modificado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Con respecto a los clientes y/o potenciales clientes que detentan la calidad de PEP, las entidades vigiladas, además de aplicar las medidas normales de procedimiento de conocimiento del cliente, deben: (i) obtener la aprobación de la alta gerencia para la vinculación del cliente o para continuar con la relación comercial; (ii) adoptar medidas para establecer el origen de los recursos; (iii) prever procedimientos más exigentes de vinculación; y (iv) realizar un monitoreo continúo e intensificado de la relación comercial.

Para efectos de la aprobación para la vinculación de los clientes que detentan la calidad de PEP o para continuar con la relación comercial, el concepto de alta gerencia no incluye al oficial de cumplimiento.

4.2.2.2.1.5.4. Con respecto a las demás personas identificadas en el subnumeral 4.2.2.2.1.5.2. del presente Capítulo (con excepción de quien detenta la calidad de PEP), las entidades vigiladas deben establecer su perfil de riesgo. En aquellos casos en que el perfil de riesgo de la respectiva persona esté calificado por las entidades como de alto riesgo, las entidades vigiladas deben aplicar las medidas intensificadas de conocimiento del cliente contempladas en el subnumeral 4.2.2.2.1.5.3 del presente Capítulo.

4.2.2.2.1.6. Actualización de la información del cliente <Subnumeral adicionado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades vigiladas deben contar con políticas y procedimientos para actualizar los datos de sus clientes conforme a las siguientes reglas:

4.2.2.2.1.6.1. Permitir la realización de todas las diligencias necesarias para verificar y actualizar los datos recolectados de los clientes que por su naturaleza puedan variar (dirección, teléfono, actividad económica, origen de los recursos, composición accionaria etc.). En este sentido, a partir del perfil del riesgo de LA/FT que se haya estimado para cada cliente como resultado de la aplicación de los procedimientos del SARLAFT, las entidades vigiladas pueden definir la periodicidad con la cual se debe realizar la actualización de estos datos que, en todo caso, no puede ser superior a tres años. No obstante, para aquellos clientes que se determine que pueden exponer a la entidad en un mayor grado al riesgo de LA/FT, la actualización de estos datos debe realizarse, como mínimo, anualmente. En el evento en que un cliente pase a ser catalogado de alto riesgo por la entidad y no se haya actualizado sus datos en más de un año, las entidades deben realizar todas las diligencias necesarias para actualizar los datos del mismo dentro del mes siguiente al cambio de categorización.

4.2.2.2.1.6.2. Las entidades vigiladas deben realizar la actualización de estos datos, siempre que se presenten situaciones que requieran recaudar información adicional para permitirle a la entidad comparar las caracteristicas de las transacciones del cliente con su actividad económica y/o caracteristicas del monto de sus ingresos o egresos. Para lo anterior, las entidades deben realizar todas las diligencias necesarias para actualizar los datos dentro del mes siguiente a la fecha del conocimiento de dicha situación.

4.2.2.2.1.6.3. En el evento en que cambie la participación de los accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente más del 5% de su capital social, aporte o participación en el cliente o algún beneficiario final, corresponde a las entidades realizar todas las diligencias necesarias para obtener la información sobre la actualización de los datos de los mismos. A partir del perfil del riesgo de LA/FT que haya determinado la entidad como resultado de la aplicación de los procedimientos del SARLAFT, las juntas directivas de las entidades vigiladas pueden definir la periodicidad con la cual se debe realizar la actualización de estos datos que, en todo caso, no puede ser superior a tres años. No obstante, en aquellos casos que se determine que pueden exponer a la entidad en mayor grado al riesgo de LA/FT, las entidades deben realizar todas las diligencias necesarias para actualizar estos datos, como mínimo, anualmente. En el evento en que alguno de los accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente más del 5% de su capital social, aporte o participación en el cliente, o su beneficiario final pase a ser catalogado de alto riesgo por la entidad y no se haya actualizado sus datos en más de un año, las entidades deben actualizar los datos del mismo dentro del mes siguiente al cambio de categorización

4.2.2.2.1.6.4. Las entidades vigiladas deben tener a disposición de esta Superintendencia los medios verificables a través de los cuales se demuestre la realización del análisis de riesgo de LA/FT que haya resultado en la adopción de la periodicidad definida.

4.2.2.2.1.6.5. Para el caso de productos inactivos, la actualización se debe llevar a cabo cuando el producto deje de tener tal condición.

4.2.2.2.1.6.6 Para el caso de las inversiones con baja transaccionalidad en acciones, la actualización se debe llevar a cabo cuando el inversionista solicite la realización de una nueva operación, de manera previa a su ejecución.

4.2.2.2.1.7. 4.2.2.1.9. Reglas especiales sobre cuentas para el manejo de los recursos de las campañas políticas y partidos políticos

4.2.2.2.1.7.1. 4.2.2.1.9.1. Metodologías

De conformidad con lo establecido en el presente instructivo, se considera que las campañas políticas y los partidos políticos exponen en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, por lo que corresponde a las entidades vigiladas que manejen productos a través de los cuales se reciban y administren recursos o bienes para las campañas políticas y partidos políticos, acordar con las gerencias o los responsables de los mismos el diseño y adopción de metodologías efectivas, eficientes y oportunas de identificación y conocimiento de sus donantes y aportantes de manera que permitan un control y monitoreo estricto de las operaciones que se realicen.

Dichas metodologías deben permitir también como mínimo:

4.2.2.2.1.7.1.1. 4.2.2.1.9.1.1 Identificar las operaciones inusuales y reportar las sospechosas vinculadas a donaciones o aportes.

4.2.2.2.1.7.1.2. 4.2.2.1.9.1.2 Identificar los funcionarios de las campañas políticas y partidos políticos autorizados para efectuar retiros, traslados o disponer de los bienes.

4.2.2.2.1.7.1.3. 4.2.2.1.9.1.3 Controlar los aportes o donaciones en efectivo.

4.2.2.2.1.7.2. 4.2.2.1.9.2. Mecanismos

<Inciso modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Adicionalmente y también en coordinación con los gerentes o los responsables de las campañas y partidos, las entidades vigiladas deben establecer, entre otros, mecanismos mediante los cuales:

4.2.2.2.1.7.2.1. 4.2.2.1.9.2.1 Se exija la autorización del gerente o responsable de la campaña y/o partido para permitir la recepción de aportes, donaciones, o la admisión de traslados o transferencias de recursos de cualquier otra cuenta o producto financiero a la cuenta de la campaña y/o partido, como regla general o a partir de determinada cuantía.

4.2.2.2.1.7.2.2. 4.2.2.1.9.2.2 Se establezca un procedimiento para la devolución de aportes o donaciones que a juicio del gerente o responsable de la campaña y/o partido no deban contribuir a la financiación de la misma.

4.2.2.2.1.7.2.3. 4.2.2.1.9.2.3 Se fije una cuantía máxima para el depósito o retiro de sumas en efectivo.

4.2.2.2.1.7.2.4. 4.2.2.1.9.2.4 Se establezca un procedimiento general y expedito de información al público sobre los movimientos de dichas cuentas.

Los citados mecanismos e instrumentos deben quedar consignados en un documento suscrito por el representante legal de la entidad vigilada y el gerente o responsable de la campaña y/o partido, el cual debe estar a disposición de esta Superintendencia y de las autoridades competentes.

4.2.2.2.2. Conocimiento del mercado

Las entidades deben conocer a fondo las características particulares de las actividades económicas de sus clientes, así como de las operaciones que estos realizan en los diferentes mercados. El SARLAFT debe incorporar y adoptar procedimientos que le permitan a la entidad conocer a fondo el mercado al cuál se dirigen los productos que ofrece. El conocimiento del mercado debe permitirle a la entidad establecer con claridad cuáles son las características usuales de los agentes económicos que participan en él y las transacciones que desarrollan.

La entidad debe establecer las variables relevantes que le permitan realizar el conocimiento del mercado para cada uno de los factores de riesgo.

4.2.2.2.3. Identificación y análisis de operaciones inusuales

El SARLAFT debe permitir a las entidades establecer cuándo una operación se considera como inusual. Para ello debe contar con metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales, entendidas estas como aquellas transacciones que cumplen, cuando menos con las siguientes características:

4.2.2.2.3.1. No guardan relación con la actividad económica o se salen de los parámetros adicionales fijados por la entidad.

4.2.2.2.3.2. Respecto de las cuales la entidad no ha encontrado explicación o justificación que se considere razonable.

En el caso de identificación y análisis de las operaciones de usuarios, las entidades deben determinar cuáles de éstas resultan relevantes, teniendo en cuenta el riesgo al que exponen a la entidad y basados en los criterios previamente establecidos por las mismas.

<Inciso modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades deben dejar constancia de cada una de las operaciones inusuales detectadas, indicando la fuente generadora de la inusualidad, así como del responsable o responsables de su análisis y los resultados del mismo.

4.2.2.2.4. Determinación y reporte de operaciones sospechosas

La confrontación de las operaciones detectadas como inusuales, con la información acerca de los clientes o usuarios y de los mercados, debe permitir, conforme a las razones objetivas establecidas por la entidad, identificar si una operación es o no sospechosa y reportarlo de forma oportuna y eficiente a la UIAF.

Los procedimientos de detección y reporte de operaciones sospechosas deben tener en cuenta que las entidades están en la obligación de informar a las autoridades competentes de manera inmediata y eficiente sobre cada operación de este tipo que conozcan.

4.2.2.3. Instrumentos

Para que los mecanismos adoptados por las entidades operen de manera efectiva, eficiente y oportuna, el SARLAFT debe contar como mínimo con los siguientes instrumentos:

4.2.2.3.1. Señales de alerta o alertas tempranas

4.2.2.3.2. Segmentación de los factores de riesgo

4.2.2.3.3. Seguimiento de operaciones

4.2.2.3.4. Consolidación electrónica de operaciones

4.2.2.3.1. Señales de alerta o alertas tempranas

4.2.2.3.5. Matriz de riesgo <Numeral adicionado por la Circular 27 de 2020>

Son los hechos, situaciones, eventos, cuantías, indicadores cuantitativos y cualitativos, razones financieras y demás información que la entidad determine como relevante, a partir de los cuales se puede inferir oportuna y/o prospectivamente la posible existencia de un hecho o situación que escapa a lo que la entidad, en el desarrollo del SARLAFT, ha determinado como normal.

Estas señales deben considerar cada uno de los factores de riesgo y las características de sus operaciones, así como cualquier otro criterio que a juicio de la entidad resulte adecuado.

4.2.2.3.2. Segmentación de los factores de riesgo

<Inciso modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades deben segmentar, como mínimo, cada uno de los factores de riesgo de acuerdo con las características particulares de cada uno de ellos asegurando que las variables de análisis definidas garanticen la consecución de las características de homogeneidad al interior de los segmentos y heterogeneidad entre ellos, según la metodología que previamente haya establecido la entidad. Para realizar la segmentación de los factores de riesgo, las entidades deben contemplar como variables, entre otras, la información recolectada durante la aplicación de los procedimientos de conocimiento del cliente y, en general, los procedimientos que hacen parte del presente Capítulo.

A través de la segmentación las entidades deben determinar las características usuales de las transacciones que se desarrollan y compararlas con aquellas que realicen los clientes, a efectos de detectar las operaciones inusuales.

<Inciso eliminado por la Circular 27 de 2020>

4.2.2.3.3. Seguimiento de operaciones

Las entidades deben estar en capacidad de hacer seguimiento a las operaciones que realicen sus clientes y usuarios a través de los demás factores de riesgo.

Para dar cumplimiento a lo anterior las entidades deben como mínimo:

4.2.2.3.3.1. Realizar seguimiento a las operaciones con una frecuencia acorde a la evaluación de riesgo de los factores de riesgo involucrados en las operaciones.

4.2.2.3.3.2. Monitorear las operaciones realizadas en cada uno de los segmentos de los factores de riesgo.

4.2.2.3.3.3. En el caso del seguimiento de operaciones de usuarios, las entidades deben determinar cuáles de éstas resultan relevantes, teniendo en cuenta el riesgo al que exponen a la entidad y basados en los criterios previamente establecidos por las mismas.

4.2.2.3.3.4. <Subnumeral modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Tratándose de las operaciones, productos o servicios que trata el subnumeral 4.2.2.2.1.4. de las “Procedimientos de conocimiento de cliente simplificados”, el seguimiento a las operaciones que realicen las entidades vigiladas les debe permitir administrar el riesgo de LA/FT.

4.2.2.3.4. Consolidación electrónica de operaciones

Las entidades deben estar en capacidad de consolidar electrónicamente las operaciones que realicen sus clientes y usuarios a través de los productos, canales de distribución y jurisdicciones, según sea el caso.

Para dar cumplimiento a lo anterior las entidades deben como mínimo:

4.2.2.3.4.1. Consolidar electrónicamente por lo menos en forma mensual todas las operaciones, según su naturaleza, es decir activas, pasivas y neutras por cada uno de los clientes y usuarios.

4.2.2.3.4.2. Consolidar electrónicamente por lo menos en forma mensual todos los productos, canales de distribución y jurisdicciones empleados por cada cliente y usuario.

En el caso de consolidación electrónica de operaciones de usuarios, las entidades deben determinar cuáles de éstas resultan relevantes, teniendo en cuenta el riesgo al que exponen a la entidad y basados en los criterios previamente establecidos por las mismas.

4.2.2.3.5. Matriz de Riesgo <Subnumeral adicionado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades vigiladas deben contar con una matriz de riesgos para la aplicación e implementación de las etapas del SARLAFT. La matriz de riesgos que diseñen e implementen las entidades vigiladas debe contemplar las siguientes características, como mínimo, sin perjuicio de cualquier otra que consideren necesario incorporar:

4.2.2.3.5.1. Los riesgos identificados, junto con sus respectivas causas y el impacto de su materialización.

4.2.2.3.5.2. La relación existente entre los riesgos identificados y cada uno de los segmentos de los factores de riesgo en los que se podrían materializar los mismos.

4.2.2.3.5.3. La relación existente entre los riesgos identificados y cada uno de los riesgos asociados.

4.2.2.3.5.4. Las mediciones de probabilidad e impacto, tanto inherentes como residuales, para cada uno de los riesgos identificados y a nivel consolidado.

4.2.2.3.5.5. Los controles que mitigan cada uno de los riesgos identificados, junto con las variables consideradas para la medición de su efectividad.

4.2.2.3.5.6. Indicadores que permitan efectuar permanente seguimiento al perfil de riesgo de LA/FT de la entidad.

La matriz de riesgos debe permitir a las entidades la administración de sus perfiles de riesgo inherente y residual de LA/FT, de tal forma que se mantenga un constante monitoreo a la evolución de dichos perfiles y a la efectividad de los criterios y parámetros que hacen parte del SARLAFT, a fin de efectuar los ajustes que se consideren necesarios para garantizar el adecuado funcionamiento del mismo.

Los criterios metodológicos contemplados en el diseño/construcción de la matriz de riesgos, así como la información que sirve de fuente de análisis para esta herramienta, deben ser revisados con una periodicidad mínima semestral. Las entidades vigiladas deben tener a disposición de esta Superintendencia los medios verificables a través de los cuales se demuestre la realización de dicha revisión.

4.2.3. Documentación

Las etapas y los elementos del SARLAFT implementados por la entidad deben constar en documentos y registros, garantizando la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida.

4.2.3.1. Requisitos: La documentación como mínimo debe contar con:

4.2.3.1.2 <Subnumeral modificado por la Circular 55 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Respaldo documental

4.2.3.1.2. Requisitos de seguridad de forma tal que se permita su consulta sólo por quienes estén autorizados.

4.2.3.1.3. <Subnumeral modificado por la Circular 55 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Criterios y procesos de manejo, guarda y conservación de la misma, de conformidad con el art. 96 del EOSF, según el cual, los libros y papeles de las instituciones vigiladas por la SFC, deben conservarse por un período no menor de 5 años, desde la fecha del respectivo asiento, sin perjuicio de los términos establecidos en normas especiales. En el caso de las entidades a las que no les sea aplicable el art. 96 del EOSF, de acuerdo con el art. 28 de la Ley 962 de 2005, los libros y papeles deben conservarse por un período de 10 años. Vencidos dichos periodos, pueden ser destruidos siempre que, por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta.

4.2.3.2. Elementos: La documentación debe contener por lo menos:

4.2.3.2.1. Manual de procedimientos del SARLAFT, el cual debe contemplar como mínimo:

4.2.3.2.1.1. Las políticas para la administración del riesgo de LA/FT.

4.2.3.2.1.2. Las metodologías para la segmentación, identificación, medición y control del riesgo de LA/FT.

4.2.3.2.1.3. La estructura organizacional del SARLAFT.

4.2.3.2.1.4. Las funciones y responsabilidades de quienes participan en la administración del riesgo de LA/FT.

4.2.3.2.1.5. Las medidas necesarias para asegurar el cumplimiento de las políticas del SARLAFT.

4.2.3.2.1.6. Los procedimientos para identificar, medir, controlar y monitorear el riesgo de LA/FT.

4.2.3.2.1.7. Los procedimientos de control interno y revisión del SARLAFT.

4.2.3.2.1.8. Los programas de capacitación del SARLAFT.

4.2.3.2.1.9. Los procedimientos establecidos en el numeral 4.2.2 de este Capítulo.

4.2.3.2.2. Los documentos y registros que evidencien la operación efectiva del SARLAFT.

4.2.3.2.3. Los informes de la junta directiva, el representante legal, el oficial de cumplimiento y los órganos de control.

4.2.3.2.3.4. <Subnumeral adicionado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Los procedimientos de conocimiento del cliente deben ser incorporados en los manuales y sistemas de administración del riesgo de lavado de las entidades subordinadas en el extranjero, salvo que sea contrario a la legislación a la que esta sujeta la entidad subordinada. En este evento, se deberá presentar una opinión legal emitida por un abogado idóneo, autorizado para ejercer como tal en el país donde se encuentre el domicilio principal de la entidad subordinada, que no sea funcionario de esta, con destino a la Superintendencia Financiera de Colombia, en la que se señale que la incorporación de los procedimientos de conocimiento del cliente en los manuales y sistemas de administración del riesgo de lavado de dicha entidad es contrario a la legislación a la que esta sujeta la entidad subordinada.

4.2.4. Estructura organizacional

Las entidades deben establecer y asignar las facultades y funciones en relación con las distintas etapas y elementos del SARLAFT.

En todo caso y sin perjuicio de las funciones asignadas por otras disposiciones, deben establecer como mínimo las siguientes funciones a cargo de los órganos de dirección, administración, control y del oficial de cumplimiento.

4.2.4.1. Funciones de la junta directiva u órgano que haga sus veces

El SARLAFT debe contemplar como mínimo las siguientes funciones a cargo de la junta directiva u órgano que haga sus veces. En caso de que por su naturaleza jurídica no exista dicho órgano, estas funciones corresponden al representante legal:

4.2.4.1.1. Establecer las políticas del SARLAFT.

4.2.4.1.2. Adoptar el código de ética en relación con el SARLAFT.

4.2.4.1.3. Aprobar el manual de procedimientos y sus actualizaciones.

4.2.4.1.4. Designar al oficial de cumplimiento y su respectivo suplente.

4.2.4.1.5. <Subnumeral eliminado por la Circular 27 de 2020>

4.2.4.1.5. 4.2.4.1.6. Hacer seguimiento y pronunciarse periódicamente sobre el perfil de riesgo de LA/FT de la entidad.

4.2.4.1.6. 4.2.4.1.7. Pronunciarse respecto de cada uno de los puntos que contengan los informes que presente el oficial de cumplimiento, dejando la expresa constancia en la respectiva acta.

4.2.4.1.7. 4.2.4.1.8. Pronunciarse sobre los informes presentados por la revisoría fiscal y la auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y hacer seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando la expresa constancia en la respectiva acta.

4.2.4.1.8. <Subnumeral modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Garantizar la suficiencia de los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT.

4.2.4.1.9. 4.2.4.1.10. Aprobar los criterios objetivos y establecer los procedimientos y las instancias responsables de la determinación y reporte de las operaciones sospechosas.

4.2.4.1.10.  <Subnumeral modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Establecer y hacer seguimiento a los procedimientos encaminados a permitir una verificación efectiva, eficiente y oportuna de la información suministrada por los potenciales clientes en los procedimientos de conocimiento de cliente.

4.2.4.1.11. 4.2.4.1.12. Aprobar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SARLAFT.

4.2.4.1.12. 4.2.4.1.13. Designar la(s) instancia(s) autorizada(s) para exonerar clientes del diligenciamiento del formulario de transacciones en efectivo.

4.2.4.1.13. 4.2.4.1.14. Designar la(s) instancia(s) responsable(s) del diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales.

4.2.4.1.14. <Subnumeral modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> En el caso de conglomerados financieros, en los términos previstos para el conocimiento del cliente en conglomerados financieros del subnumeral 4.2.2.2.1.3., en el evento en que una entidad vigilada sea la holding financiera del respectivo conglomerado financiero, le corresponde además a su junta directiva impartir las directrices para el intercambio de información entre las entidades vigiladas que integran el conglomerado financiero.

4.2.4.1.15. <Subnumeral adicionado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Aprobar la metodología mediante la cual se va a realizar el análisis de riesgo de LA/FT, que le permita implementar los procedimientos de conocimiento de cliente.

4.2.4.2. Funciones del representante legal

El SARLAFT debe contemplar como mínimo las siguientes funciones a cargo del representante legal o quien haga sus veces:

4.2.4.2.1. Someter a aprobación de la junta directiva u órgano que haga sus veces, en coordinación con el oficial de cumplimiento, el manual de procedimientos del SARLAFT y sus actualizaciones.

4.2.4.2.2. Verificar que los procedimientos establecidos desarrollen todas las políticas adoptadas por la junta directiva u órgano que haga sus veces.

4.2.4.2.3. Adoptar las medidas adecuadas como resultado de la evolución de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y de los riesgos asociados.

4.2.4.2.4. Garantizar que las bases de datos y la plataforma tecnológica cumplan con los criterios y requisitos establecidos en el presente Capítulo.

4.2.4.2.5. Proveer los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT.

4.2.4.2.6. Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al oficial de cumplimiento.

4.2.4.2.7. Garantizar que los registros utilizados en el SARLAFT cumplan con los criterios de integridad, confiabilidad, disponibilidad, cumplimiento, efectividad, eficiencia y confidencialidad de la información allí contenida.

4.2.4.2.8. Aprobar los criterios, metodologías y procedimientos para la selección, seguimiento y cancelación de los contratos celebrados con terceros para la realización de aquellas funciones relacionadas con el SARLAFT que pueden realizarse por éstos, de acuerdo con lo señalado en el presente Capítulo.

4.2.4.3. Oficial de cumplimiento principal y suplente

4.2.4.3.1. Requisitos:

4.2.4.3.1.1. Ser como mínimo de segundo nivel jerárquico dentro de la entidad.

4.2.4.3.1.2. Tener capacidad decisoria.

4.2.4.3.1.3. <Subnumeral modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Acreditar conocimiento en materia de administración del riesgo de LA/FT de mínimo ciento cincuenta (150) horas a través de especialización, cursos, diplomados, seminarios, congresos o cualquier otra similar, incluyendo pero sin limitarse a cualquier programa de entrenamiento que sea o vaya a ser ofrecido por la UIAF a los actores del sistema nacional antilavado de activos y contra la financiación del terrorismo, en los términos que señale la entidad.

4.2.4.3.1.4. <Subnumeral adicionado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Acreditar un título profesional.

4.2.4.3.1.5. <Subnumeral adicionado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Demostrar experiencia mínima de veinticuatro (24) meses en el desempeño de cargos relacionados con la administración de riesgos.

4.2.4.3.1.6. 4.2.4.3.1.4. Estar apoyado por un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el riesgo de LA/FT y el tamaño de la entidad.

4.2.4.3.1.7. 4.2.4.3.1.5. No pertenecer a órganos de control ni a las áreas directamente relacionadas con las actividades previstas en el objeto social principal.

4.2.4.3.1.8. 4.2.4.3.1.6. Ser empleado de la entidad, salvo el de los grupos financieros, en cuyo caso puede ser empleado de la matriz. En este evento debe ser designado además por las juntas directivas de las entidades del grupo en las cuales se va desempeñar en tal calidad.

4.2.4.3.1.9. 4.2.4.3.1.7. Estar posesionado ante la SFC.

<Inciso modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> El oficial de cumplimiento suplente debe cumplir como mínimo, los requisitos establecidos en los subnumerales 4.2.4.3.1.2 al 4.2.4.3.1.9 anteriores.

4.2.4.3.2. Funciones:

4.2.4.3.2.1. Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento de las etapas que conforman el SARLAFT.

4.2.4.3.2.2. Presentar, cuando menos en forma trimestral, informes presenciales y escritos a la junta directiva u órgano que haga sus veces, en los cuales debe referirse como mínimo a los siguientes aspectos:

4.2.4.3.2.2.1. Los resultados de la gestión desarrollada.

4.2.4.3.2.2.2. El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades.

4.2.4.3.2.2.3. La evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y los controles adoptados, así como de los riesgos asociados.

4.2.4.3.2.2.4. La efectividad de los mecanismos e instrumentos establecidos en el presente Capítulo, así como de las medidas adoptadas para corregir las fallas en el SARLAFT.

4.2.4.3.2.2.5. Los resultados de los correctivos ordenados por la junta directiva u órgano que haga sus veces.

4.2.4.3.2.2.6. Los documentos y pronunciamientos emanados de las entidades de control y de la UIAF.

4.2.4.3.2.3. Promover la adopción de correctivos al SARLAFT.

4.2.4.3.2.4. Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación.

4.2.4.3.2.5. Proponer a la administración la actualización del manual de procedimientos y velar por su divulgación a los funcionarios.

4.2.4.3.2.6. Colaborar con la instancia designada por la junta directiva en el diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales.

4.2.4.3.2.7. Evaluar los informes presentados por la auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y los informes que presente el revisor fiscal y adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas.

4.2.4.3.2.8. Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SARLAFT.

4.2.4.3.2.9. <Subnumeral adicionado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Diseñar y someter a la aprobación de la junta directiva u órgano que haga sus veces, los procedimientos establecidos para la aplicación proporcional basada en riesgos del mecanismo de conocimiento del cliente.

4.2.4.3.2.1. 4.2.4.3.2.9. Elaborar y someter a la aprobación de la junta directiva o el órgano que haga sus veces, los criterios objetivos para la determinación de las operaciones sospechosas, así como aquellos para determinar cuáles de las operaciones efectuadas por usuarios serán objeto de consolidación, monitoreo y análisis de inusualidad.

4.2.4.3.2.11. 4.2.4.3.2.10. <Subnumeral adicionado por la Circular 55 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Cumplir las obligaciones relacionadas con sanciones financieras dirigidas, establecidas en este Capítulo.

No pueden contratarse con terceros las funciones asignadas al oficial de cumplimiento, ni aquellas relacionadas con la identificación y reporte de operaciones inusuales, así como las relacionadas con la determinación y reporte de operaciones sospechosas.

<Inciso adicionado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> En el evento en que oficial de cumplimiento no tenga dedicación exclusiva y desempeñe funciones adicionales, la entidad vigilada debe contar con políticas y mecanismos para prevenir y gestionar los conflictos de interés que puedan surgir en el ejercicio de sus funciones de oficial de cumplimiento con el desempeño de las funciones adicionales.

4.2.5. Órganos de control

Las entidades deben establecer órganos e instancias responsables de efectuar una evaluación del SARLAFT, a fin de que se puedan determinar sus fallas o debilidades e informarlas a las instancias pertinentes. Sin embargo, los órganos de control que se establezcan para el efecto no son responsables de las etapas de la administración del riesgo de LA/FT.

Los órganos de control deben ser por lo menos los siguientes: revisoría fiscal, y auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces.

4.2.5.1. Revisoría fiscal

<Inciso modificado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Sin perjuicio de las funciones asignadas en otras disposiciones al revisor fiscal, éste debe elaborar un reporte anual dirigido a la junta directiva u órgano que haga sus veces, en el que informe acerca de las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas e instructivos sobre el SARLAFT.

Además, debe poner en conocimiento del oficial de cumplimiento las inconsistencias y fallas detectadas en el SARLAFT y, en general, todo incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia.

<Inciso adicionado por la Circular 55 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Igualmente el revisor fiscal debe reportar operaciones sospechosas a la UIAF, en cumplimiento del numeral 10 del art. 207 del C. de Cio. Para tal efecto, debe registrarse en la plataforma Sistema de Reporte en Línea (SIREL), administrado por la UIAF o en cualquier otro sistema que dicha entidad desarrolle para el reporte de operaciones sospechosas.

4.2.5.2. Auditoría Interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces <Subnumeral modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

<Inciso modificado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Sin perjuicio de las funciones asignadas en otras disposiciones a la auditoría interna, o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, ésta debe evaluar anualmente la efectividad y cumplimiento de todas y cada una de las etapas y los elementos del SARLAFT, con el fin de determinar las deficiencias y sus posibles soluciones en los términos del subnumeral 4 del presente Capítulo. Así mismo, debe informar los resultados de la evaluación al oficial de cumplimiento y a la junta directiva.

La auditoría interna, o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, debe realizar una revisión periódica de los procesos relacionados con las parametrizaciones de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico.  

4.2.6. Infraestructura tecnológica

Las entidades deben contar con la tecnología y los sistemas necesarios para garantizar la adecuada administración del riesgo de LA/FT. Para ello deben contar con un soporte tecnológico acorde con sus actividades, operaciones, riesgo y tamaño, que cumpla como mínimo con las siguientes características:

4.2.6.1. <Subnumeral modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Contar con la posibilidad de captura y actualización periódica de la información de los distintos factores de riesgo, garantizando que la estructura de datos definida para la captura de la información de los mismos contemple la totalidad de los campos necesarios para la adecuada administración del riesgo LAFT.

4.2.6.2. Consolidar las operaciones de los distintos factores de riesgo de acuerdo con los criterios establecidos por la entidad.

4.2.6.3. Centralizar los registros correspondientes a cada uno de los factores de riesgo y en forma particular a cada uno de los clientes.

4.2.6.4. Generar en forma automática los reportes internos y externos, distintos de los relativos a operaciones sospechosas, sin perjuicio de que todos los reportes a la UIAF sean enviados en forma electrónica.

4.2.7. Divulgación de la Información

Las entidades deben diseñar un sistema efectivo, eficiente y oportuno de reportes tanto internos como externos que garantice el funcionamiento de sus procedimientos y los requerimientos de las autoridades competentes.

<Inciso modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> En concordancia con el art. 97 del EOSF y demás disposiciones legales vigentes sobre la materia, las entidades deben suministrar al público la información necesaria con el fin de que el mercado pueda evaluar las estrategias de administración del riesgo de LA/FT. Para el cumplimiento de las obligaciones de reporte establecidas en los arts. 102 a 107 del EOSF, todas las entidades vigiladas, incluyendo aquellas exceptuadas de la aplicación de este capítulo, deben cumplir sus obligaciones de reporte ante las autoridades competentes, conforme a los documentos técnicos e instructivos anexos a este capítulo.

Los siguientes son los reportes mínimos que deber tener en cuenta las entidades en el diseño del SARLAFT:

4.2.7.1. Reportes internos

Los reportes internos son de uso exclusivo de la entidad.

4.2.7.1.1. Transacciones inusuales

La entidad debe prever dentro del SARLAFT los procedimientos para que el responsable de la detección de operaciones inusuales, reporte las mismas a la instancia competente de analizarlas. El reporte debe indicar las razones que determinan la calificación de la operación como inusual.

4.2.7.1.2. Operaciones sospechosas

De conformidad con el numeral 2. literal d. del art. 102 del EOSF, constituye una operación sospechosa cualquier información relevante sobre manejo de activos, pasivos u otros recursos, cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de sus clientes, o sobre transacciones de sus usuarios que por su número, por las cantidades transadas o por las características particulares de las mismas, puedan conducir razonablemente a sospechar que los mismos están usando a la entidad para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación.

El SARLAFT debe prever los procedimientos de reporte al funcionario o instancia competente, con las razones objetivas que ameritaron tal calificación.

4.2.7.1.3. Reportes de la etapa de monitoreo

<Inciso modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Como resultado del monitoreo deben elaborarse reportes que permitan establecer el perfil de riesgo residual de la entidad, la evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y de los riesgos asociados. Dichos reportes deben tener una periodicidad acorde con el perfil de riesgo residual de LA/FT de la entidad, pero en todo caso, deben realizarse con una periodicidad mínima semestral.

Los administradores de la entidad, en su informe de gestión al cierre de cada ejercicio contable, deben incluir una indicación sobre la gestión adelantada en materia de administración de riesgo de LA/FT.

4.2.7.2. Reportes externos

Los reportes externos deben ser enviados a la UIAF y/o a las demás autoridades competentes.

4.2.7.2.1. Reporte de operaciones sospechosas (ROS)

<Inciso modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Corresponde a las entidades y sus revisores fiscales reportar a la UIAF en forma inmediata las operaciones que determinen como sospechosas, de acuerdo con el respectivo documento técnico e instructivo anexo al presente Capítulo. Los reportes sobre operaciones sospechosas deben ajustarse a los criterios objetivos establecidos por la entidad. Le corresponde a la entidad vigilada y al oficial de cumplimiento o quien haga sus veces, garantizar la reserva del reporte de la operación sospechosa remitido a la UIAF, según lo previsto en la Ley 526 de 1999.

<Inciso adicionado por la Circular 55 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades deben reportar las operaciones intentadas, rechazadas y las tentativas de vinculación comercial, en los términos y condiciones técnicas que la UIAF determine.

En estos casos no se requiere que la entidad tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o que los recursos involucrados provienen de tales actividades.

<Inciso modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> En el evento en el que, durante los periodos establecidos para cada reporte, las entidades no hayan observado transacciones u operaciones que den lugar a la realización del mismo, se debe informar de este hecho a la UIAF, de acuerdo con las instrucciones establecidas en los respectivos documentos técnicos e instructivos de cada uno de ellos.

En el caso de almacenes generales de depósito, los procedimientos de determinación de operaciones sospechosas también deben versar sobre aquellas sustancias importadas y/o almacenadas en la entidad.

De acuerdo con lo consagrado en el art. 42 de la Ley 190 de 1995, el reporte de operaciones sospechosas no da lugar a ningún tipo de responsabilidad para la persona jurídica informante, ni para los directivos o empleados de la entidad que hayan participado en su detección y/o reporte.

4.2.7.2.2. Reporte de transacciones en efectivo

<Inciso modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Además de lo dispuesto en el numeral 1 del art. 103 EOSF, el cual impone a las entidades vigiladas la obligación de dejar constancia, en formulario especialmente diseñado para el efecto, de la información relativa a las transacciones en efectivo cuyo valor sea igual o superior a las cuantías establecidas en el Anexo 2 del Documento Técnico e Instructivo para el Reporte de las Transacciones en Efectivo de las Entidades Vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia publicado mediante la Circular Externa al presente Capítulo, las entidades deben remitir a la UIAF el informe mensual sobre transacciones en efectivo, de acuerdo con los montos e indicaciones señaladas en su correspondiente documento técnico e instructivo, anexo al presente Capítulo.

Se entiende por transacciones en efectivo todas aquellas transacciones que, en desarrollo del giro ordinario de los negocios de los clientes, involucren entrega o recibo de dinero en billetes y/o en monedas nacional o extranjera.

El reporte de transacciones en efectivo se compone de (i) Reporte de transacciones múltiples en efectivo y (ii) Reporte de transacciones individuales en efectivo.

Se encuentran exceptuadas del reporte de transacciones múltiples en efectivo, las siguientes:

4.2.7.2.2.1. Recaudo de impuestos nacionales, distritales y municipales.

4.2.7.2.2.2. Recaudo de Contribución de Valorización

4.2.7.2.2.3. Recaudo de aportes para salud y pensiones obligatorias

4.2.7.2.2.4. Recaudo de servicios públicos domiciliarios

4.2.7.2.2.5. Recaudo de telefonía móvil celular

4.2.7.2.2.6. Recaudo de aportes al sistema de riesgos laborales (ARL)

A su turno, se encuentran exceptuadas del reporte de transacciones individuales en efectivo, las transacciones enunciadas en los subnumerales 4.2.7.2.2.3. a 4.2.7.2.2.6 anteriores.

Cuando se celebren contratos de uso de red acorde con la Ley 389 de 1997, Ley 510 de 1999, Ley 964 de 2005 y cualquiera otra disposición que autorice uso de red para ofrecer productos y servicios financieros y del mercado de valores, reglamentados entre otros por los arts. 2.31.2.2.1 y 2.34.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010, o se acuerde algún mecanismo para recaudar o manejar efectivo, el reporte de transacciones individuales debe ser remitido tanto por la entidad usuaria de la red, como por el establecimiento que presta el servicio. En este último caso, el reporte debe realizarse a nombre del quien fue efectuada la transacción en efectivo, esto es, la entidad usuaria de la red.

4.2.7.2.3. Reporte de clientes exonerados del reporte de transacciones en efectivo

<Inciso modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades deben informar a la UIAF los nombres e identidades de todos los clientes exonerados del reporte a que se refiere el anterior numeral, de acuerdo con las indicaciones señaladas en el correspondiente documento técnico e instructivo anexo al presente Capítulo.

Para tal efecto, se deben remitir los nombres e identidades todos los clientes exonerados del reporte de transacciones en efectivo.

Copia del estudio que soporte la existencia de las condiciones de exoneración debe ser conservada y archivada por la entidad de manera centralizada.

4.2.7.2.4. Reporte sobre operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas.

4.2.7.2.4.1. <Subnumeral modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Operaciones: Las entidades deben remitir a la UIAF la información correspondiente a las siguientes operaciones, de acuerdo con las instrucciones establecidas en el respectivo documentos técnico e instructivo anexo al presente Capítulo.

4.2.7.2.4.1.1. Operaciones individuales de transferencia de divisas desde o hacia el exterior. Es decir, aquellas operaciones en virtud de las cuales salen o ingresan divisas al país mediante movimientos electrónicos o contables. Los intermediarios del mercado cambiario, también deben reportar bajo este concepto las operaciones de monetización de divisas desde o hacia el exterior.

4.2.7.2.4.1.2. Remesas de divisas desde o hacia el exterior, las cuales corresponden a las operaciones de traslado físico de divisas desde o hacia el exterior.

4.2.7.2.4.1.3. Operaciones de compra y venta de divisas por ventanilla. Corresponden a las operaciones de compra y venta de divisas efectuadas por ventanilla, realizadas por los intermediarios del mercado cambiario en las modalidades de efectivo o cheque, las cuales no implican movimiento electrónico de divisas.

4.2.7.2.4.2. Contenido del reporte: Las entidades deben incluir en el reporte:

4.2.7.2.4.2.1. Las divisas que deben canalizarse en forma obligatoria a través de los intermediarios autorizados, así como aquellas que, no obstante encontrarse exentas de dicha obligación, se canalicen voluntariamente a través de los mismos; y

4.2.7.2.4.2.2. Las divisas no monetizadas. Para los efectos de dicho reporte, se entiende por divisas no monetizadas, aquellas que no se han convertido a moneda legal colombiana.

4.2.7.2.4.2.3. Los intermediarios del mercado cambiario deben reportar bajo el concepto de transferencias internacionales, las operaciones de recepción o envío de giros de divisas desde o hacia el exterior. No se deben reportar operaciones de derivados sobre divisas, ni aquellas celebradas con el Banco de la República o con otras entidades vigiladas.

4.2.7.2.5. <Subnumeral modificado por la Reporte de las transacciones con tarjetas internacionales a través de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia

Las entidades vigiladas que administren, representen o sean miembros de franquicias como: Visa, Diners, Master Card, entre otras, deben reportar a la UIAF, de acuerdo con las indicaciones establecidas en el correspondiente documento técnico e instructivo anexo al presente Capítulo, las operaciones compensadas con tarjetas crédito o débito expedidas en el exterior y realizadas a través de cajeros electrónicos o sistemas de pago de bajo valor.  de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

4.2.7.2.6. Reporte sobre productos ofrecidos por las entidades vigiladas

<Inciso modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades vigiladas deben remitir a la UIAF la información correspondiente a la existencia de todos los productos vigentes, activos o inactivos, que representen operaciones activas y/o pasivas, de acuerdo con las indicaciones establecidas en su correspondiente documento técnico e instructivo anexo al presente Capítulo.

Se exceptúan del presente reporte los productos constituidos con entidades vigiladas por la SFC incluyendo el Banco de la República.

4.2.7.2.7. Reportes de los almacenes generales de depósito a otras autoridades

De acuerdo con las normas legales, los almacenes generales de depósito deben efectuar un reporte sobre operaciones sospechosas vinculadas con sustancias almacenadas, y remitirlo a la Sección de Control Químico de la Dirección Antinarcóticos de la Policía Nacional, destacando los elementos esenciales en los que se funda la presunción.

4.2.7.2.8. Reporte de patrimonios autónomos administrados por entidades vigiladas

<Inciso modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Las sociedades fiduciarias que administren patrimonios autónomos, y lo hagan en virtud de los proyectos dispuestos por la Ley 1508 de 2012, una vez constituido el patrimonio autónomo, deben, dentro de los 3 días hábiles siguientes, reportar a la UIAF el valor de los recursos administrados a través del patrimonio autónomo constituido por el contratista, el nombre del beneficiario, del fideicomitente, conforme al respectivo documento técnico e instructivo anexo al presente Capítulo.

4.2.7.2.9. Reporte de información sobre campañas políticas y partidos políticos

<Inciso modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Sin perjuicio de lo señalado en el subnumeral 4.2.2.2.1.7. del presente Capítulo, las entidades vigiladas que manejen productos y servicios financieros para las campañas políticas y partidos políticos, deben reportar a la UIAF la información de que trata el respectivo documento técnico e instructivo anexo al presente Capítulo.

4.2.8. Capacitación

Las entidades deben diseñar, programar y coordinar planes de capacitación sobre el SARLAFT dirigidos a todas las áreas y funcionarios de la entidad.

Tales programas deben, cuando menos, cumplir con las siguientes condiciones:

4.2.8.1. <Subnumeral modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> El alcance y la periodicidad debe tener en cuenta el nivel de exposición al riesgo LA/FT del respectivo funcionario en el desempeño de sus funciones al interior de la entidad. Sin perjuicio de lo anterior, la periodicidad debe ser inferior o igual a un año.

4.2.8.2. Ser impartidos durante el proceso de inducción de los nuevos funcionarios y a los terceros (no empleados de la entidad) cuando sea procedente su contratación en los términos del presente Capítulo.

4.2.8.3. Ser constantemente revisados y actualizados.

4.2.8.4. Contar con los mecanismos de evaluación de los resultados obtenidos con el fin de determinar la eficacia de dichos programas y el alcance de los objetivos propuestos.

4.2.8.5. Señalar el alcance de estos programas, los medios que se emplearán para ejecutarlos y los procedimientos que se adelantarán para evaluarlos. Los programas deben constar por escrito.

4.2.8.6. <Subnumeral adicionado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Considerar la realización de cualquier programa de entrenamiento que sea o vaya ser ofrecido por la UIAF, que esté dirigido a los actores del sistema nacional antilavado de activos y contra financiación al terrorismo, en los términos que señale dicha entidad.

5. REGLAS ESPECIALES PARA TRANSFERENCIAS.

En las transferencias de fondos realizadas dentro del territorio nacional, así como en las transferencias internacionales, es decir, aquellas operaciones en virtud de las cuales salen o ingresan divisas al país, debe capturarse y conservarse la información relacionada con el ordenante y con el beneficiario de acuerdo con las instrucciones del presente numeral.

En toda transferencia se debe capturar y conservar toda la información que aparezca en el mensaje relacionada con el/los ordenante(s) y el/los beneficiario(s).

Las transferencias que se realicen a través de entidades vigiladas por la SFC y en las cuales el ordenante y el beneficiario sean clientes de las mismas se encuentran exceptuadas del presente numeral.

Quien realice como ordenante o reciba como beneficiario, 3 o más operaciones de transferencia en el trimestre, o 5 o más en el semestre, o 6 o más en un año, cuyo monto individual sea superior a medio salario mínimo legal mensual vigente, se considera como cliente.

Así mismo, quien realice como ordenante o reciba como beneficiario más de 3 operaciones de transferencia en el trimestre, más de 6 al semestre, o más de 12 en un año, cuyo monto individual sea igual o inferior a medio salario mínimo legal mensual vigente, se considera como cliente.

5.1. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES.

<Inciso adicionado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades ordenantes deben garantizar que las transferencias internacionales contengan la información necesaria y precisa sobre el ordenante, así como la información necesaria sobre el beneficiario de conformidad con las instrucciones aquí descritas:

5.1.1. TRANSFERENCIAS REALIZADAS A TRAVÉS DE SWIFT.

5.1.1.1. Información del ordenante <Subnumeral modificado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>

La siguiente es la información mínima del ordenante que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago: (i) nombre/s y apellido/s (en caso de personas naturales), o nombre o razón social (en caso de personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica); (ii) dirección, indicando el país y la ciudad, o el número del documento identidad, o el número de identificación del cliente, o la fecha y el lugar de nacimiento; (iii) el número de cuenta o número de referencia de la transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla; y (iv) la entidad ordenante. Las entidades ordenantes deben comprobar la exactitud de la información necesaria sobre el ordenante.

Sin embargo, en el evento en que el monto de la transferencia sea igual o menor del equivalente a mil dólares estadounidenses (USD 1.000), las entidades ordenantes deben solicitar, como mínimo, la siguiente información respecto del ordenante: (i) nombre/s y apellido/s (en caso de personas naturales), o nombre o razón social (en caso de personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica), y (ii) el número de cuenta o número de referencia de la transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla. En este caso, las entidades ordenantes deben comprobar la exactitud de la información mínima requerida sobre el ordenante siempre que, de acuerdo con el análisis de riesgo de la entidad, exista riesgo de materialización del riesgo LA/FT con respecto de dicha transferencia. La información mínima requerida del ordenante debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago.

En el caso en que el mensaje relacionado contenga información adicional debe capturarse tal información.

5.1.1.2. Información del beneficiario

<Inciso modificado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades ordenantes deben solicitar la siguiente información mínima del beneficiario, que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago: (i) nombre/s y apellido/s en caso de personas naturales), o nombre o razón social (en caso de personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica), y (ii) el número de cuenta o número de referencia de transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla.

5.1.1.3. Pagos de transferencias

<Inciso modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Al momento de pagar transferencias del exterior, las entidades beneficiarias deben exigir a las personas que sean beneficiarias de la transferencia (sin ser clientes) la siguiente información:

5.1.1.3.1. <Subnumeral modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> En el caso de personas naturales: (i) nombre/s y apellido/s; (ii) tipo y número de identificación, domicilio, número telefónico, y (iii) número de cuenta o número de referencia de la transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla.

5.1.1.3.2. <Subnumeral modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

<Inciso modificado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> En el caso de personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica: (i) nombre o razón social, NIT, tipo y número de identificación de quien actúa como representante legal, domicilio, número telefónico, y (ii) número de cuenta o número de referencia de transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla.

<Inciso adicionado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades beneficiarias deben comprobar la exactitud de la información necesaria sobre el beneficiario, en particular, su identidad, siempre que dicha información no haya sido verificada con anterioridad. Sin perjuicio de lo anterior, las entidades beneficiarias no deben comprobar la exactitud de la información necesaria del beneficiario siempre que: (i) el monto de la transferencia sea igual o menor del equivalente a mil dólares estadounidenses (USD 1.000); y (ii) de acuerdo con su análisis de riesgo de la entidad beneficiaria, no exista riesgo de materialización del riesgo LA/FT con respecto al pago de dicha transferencia.

Cuando se actúe a través de mandatario debe exigirse además el nombre/s y apellido/s y tipo y número de identificación.

5.1.2. TRANSFERENCIAS REALIZADAS A TRAVÉS DE MONEY REMITTERS O CUALQUIER OTRO SISTEMA. <Numeral modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

<Texto modificado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>

La siguiente es la información mínima del ordenante que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago: (i) nombres y apellidos (en caso de personas naturales), o nombre o razón social (en caso de personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica); (ii) dirección, indicando el país y la ciudad, o el número del documento nacional de identidad, o el número de identificación del cliente, o la fecha y el lugar de nacimiento; (iii) la entidad originadora / money remitters; y (iv) el número de cuenta o número de referencia de transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla. En el caso en que el mensaje relacionado contenga información adicional debe capturarse tal información. Las entidades ordenantes deben comprobar la exactitud de la información necesaria sobre el ordenante.

Sin perjuicio de lo anterior, en el evento en que el monto de la transferencia sea igual o menor del equivalente a mil dólares estadounidenses (USD 1.000), las entidades ordenantes pueden solicitar, como mínimo, la siguiente información respecto del ordenante: (i) nombre/s y apellido/s (en caso de personas naturales), o nombre o razón social (en caso de personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica), y (ii) el número de cuenta o número de referencia de la transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla. En este caso, las entidades ordenantes deben comprobar la exactitud de la información mínima requerida sobre el ordenante siempre que, de acuerdo con el análisis de riesgo de la entidad, exista riesgo de materialización del riesgo LA/FT con respecto de dicha transferencia. La información mínima requerida del ordenante debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago.

Cuando se actúe a través de mandatario debe exigirse además el nombre/s y apellido/s y tipo y número de identificación.

5.1.2.1. Información del beneficiario

<Inciso modificado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades ordenantes deben solicitar la siguiente información del beneficiario, que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago: (i) nombre/s y apellido/s en caso de personas naturales), o nombre o razón social (en caso de personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica), y (ii) el número de cuenta o número de referencia de transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla.

5.1.2.2. Pagos de transferencias

Al momento de pagar transferencias del exterior, las entidades beneficiarias deben exigir a las personas que sin ser clientes sean beneficiarias de la transferencia, la siguiente información:

5.1.2.2.1. En el caso de personas naturales: (i) nombre/s y apellido/s; (ii) tipo y número de identificación, domicilio, número telefónico; (iii) tipo y número de identificación, domicilio, número telefónico, y número de cuenta o número de referencia de transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla.

5.1.2.2.2. <Inciso modificado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> En el caso de personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica: Nombre o razón social, NIT, tipo y número de identificación de quien actúa como representante legal, domicilio, número telefónico, y número de cuenta o número de referencia de transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla.

Cuando se actúe a través de mandatario debe exigirse además el nombre/s y apellido/s y tipo y número de identificación.

Las entidades beneficiarias deben comprobar la exactitud de la información necesaria sobre el beneficiario, en particular, su identidad, siempre que dicha información no haya sido verificada con anterioridad. Sin perjuicio de lo anterior, las entidades beneficiarias no deben comprobar la exactitud de la información necesaria del beneficiario siempre que: (i) el monto de la transferencia sea igual o menor del equivalente a mil dólares estadounidenses (USD 1.000); y (ii) de acuerdo con su análisis de riesgo de la entidad beneficiaria, no exista riesgo de materialización del riesgo LA/FT con respecto al pago de dicha transferencia.

5.1.3. Transferencias electrónicas agrupadas

<Inciso modificado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando varias transferencias internacionales de un único ordenante estén agrupadas en un solo archivo de procesamiento por lotes para su transferencia a varios beneficiarios, el archivo debe contener la siguiente información mínima del ordenante que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago: (i) nombre/s y apellido/s (en caso de personas naturales), o nombre o razón social, NIT, tipo y número de identificación de quien actúa como representante legal (en caso de personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica); (ii) dirección, indicando el país y la ciudad, o el número del documento nacional de identidad, o el número de identificación del cliente, o la fecha y el lugar de nacimiento; (iii) el número de cuenta o número de referencia de la transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla; y (iv) entidad financiera originadora.

<Inciso modificado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Así mismo, este archivo debe contener la siguiente la información mínima de los beneficiarios que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago: (i) nombre/s y apellido/s (en caso de personas naturales), o nombre o razón social, NIT, tipo y número de identificación de quien actúa como representante legal (en caso de personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica) y (ii) el número de cuenta o número de referencia de transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla.

Las entidades vigiladas deben comprobar la exactitud de la información necesaria sobre el ordenante y el beneficiario.

5.1.4. Entidades intermediarias

Para las transferencias electrónicas internacionales, las entidades que actúen como intermediario deben garantizar que toda la información sobre el ordenante y el beneficiario que acompaña la transferencia electrónica se conserve con la misma.

Las entidades intermediarias deben cumplir con lo dispuesto en el numeral 5.4 del presente Capítulo

La entidad intermediaria debe tomar medidas razonables, que correspondan con los procesos de pago directo, para identificar las transferencias electrónicas internacionales que carecen de la información necesaria sobre el ordenante o sobre el beneficiario.

La entidad intermediaria debe contar con políticas y procedimientos basados en riesgo para determinar: (i) cuándo ejecutar, rechazar o suspender una transferencia electrónica que carezca de la información necesaria sobre el ordenante o la información necesaria sobre el beneficiario; y (ii) la acción de seguimiento apropiada.

5.1.5. Entidades beneficiarias

Las entidades beneficiarias deben tomar medidas razonables para identificar las transferencias internacionales que carecen de la información necesaria sobre el ordenante o la información necesaria sobre el beneficiario. Estas medidas pueden incluir el monitoreo posterior o en tiempo real, cuando sea factible.

Para las transferencias electrónicas, las entidades beneficiarias deben verificar la identidad del beneficiario, si la identidad no ha sido verificada con anterioridad, y mantener esta información por un período de al menos cinco años.

La entidad beneficiaria debe contar con políticas y procedimientos eficaces basados en el riesgo para determinar: (i) cuándo ejecutar, rechazar o suspender una transferencia electrónica que carezca de la información necesaria sobre el ordenante o el beneficiario; y (ii) la acción de seguimiento apropiada.

5.2. TRANSFERENCIAS NACIONALES. <Numeral modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

En el caso de transferencias nacionales, la siguiente es la información mínima del ordenante y beneficiario que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago, sin perjuicio de cualquier información adicional que cada entidad considere relevante.

5.2.1. En el caso de personas naturales: (i) nombre/s y apellido/s; (ii) tipo y número de identificación, domicilio, número telefónico, ciudad, y (iii) número de cuenta o número de referencia de transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla.

5.2.2. <Inciso modificado por la Circular 11 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> En el caso de personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica: (i) nombre o razón social, NIT, tipo y número de identificación de quien actúa como representante legal, domicilio, número telefónico, ciudad, y (ii) número de cuenta o número de referencia de transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla.

En todo caso, la transferencia nacional puede incluir la información acerca del número de cuenta o número de referencia de transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla, siempre que: (i) este número permita rastrear la transacción hasta el ordenante y/o el beneficiario, y (ii) la entidad beneficiaria pueda obtener la información del ordenante por otros medios verificables.

Cuando se actúe a través de mandatario debe exigirse además el nombre/s y apellido/s y tipo y número de identificación.

Tratándose de los depósitos de bajo monto que cumplan con las características del artículo 2.1.15.1.2 del Decreto 2555 de 2010, la información mínima del ordenante que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago, es el nombre/s y apellido/s; tipo y número de identificación y la fecha de expedición del respectivo documento de identidad.

5.3. REPORTES DE OPERACIONES SOSPECHOSAS.  <Numeral adicionado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Cuando tanto el ordenante como el beneficiario de una transferencia hagan uso de la misma entidad vigilada, aquella debe, además de lo señalado en su SARLAFT, tener en cuenta toda la información, tanto del ordenante como del beneficiario, con el fin de dar cumplimiento al deber de reporte contenido en el subnumeral 4.2.7.2.1 del presente Capítulo.

5.4. DOCUMENTACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades vigiladas deben cumplir con los criterios y procesos de manejo, guarda y conservación de la información obtenida del ordenante y del beneficiario, de conformidad con el art. 96 del EOSF.

6. SANCIONES FINANCIERAS DIRIGIDAS.  <Numeral adicionado por la Circular 55 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

<Inciso modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones internacionales de Colombia relativas al congelamiento y prohibición de manejo de fondos u otros activos de personas y entidades señaladas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, asociadas a financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, en consonancia con el art. 20 de la Ley 1121 de 2006 y las Recomendaciones del GAFI en esta materia, las entidades vigiladas deben hacer seguimiento y monitoreo permanentemente a las Resoluciones 1267 de 1999, 1988 de 2011, 1373 de 2001, 1718 y 1737 de 2006 y 2178 de 2014 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y a todas aquellas que le sucedan, relacionen y complementen.

En línea con lo dispuesto en las Cartas Circulares 110 de 2015 y 58 de 2016, en el evento de encontrar cualquier bien, activo, producto, fondo o derecho de titularidad a nombre, administración o control de cualquier país, persona y/o entidad señalada por estas resoluciones, la entidad vigilada, de manera inmediata, debe ponerlo en conocimiento del Vicefiscal General de la Nación y de la UIAF a través de los canales electrónicos seguros que determinen estas entidades, guardando la respectiva reserva legal.

<7> 6. PRÁCTICA INSEGURA.

La SFC califica como práctica insegura y no autorizada, conforme lo establecido en el literal a. del numeral 5 del art. 326 EOSF, la realización de operaciones sin el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Capítulo.

CAPÍTULO V.

REQUERIMIENTOS MÍNIMOS PARA LA GESTIÓN DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y LA CIBERSEGURIDAD.

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 7 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Las instrucciones de que trata el presente Capitulo deben ser adoptadas por las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) y operadores de información de la PILA, con excepción del Fondo Nacional de Garantías (FNG), Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo (FONADE), los Almacenes Generales de Depósito, los Fondos de Garantía que se constituyan en el mercado de valores, los Fondos Mutuos de Inversión, los Fondos Ganaderos, las Sociedades Calificadoras de Valores y/o Riesgo, las Oficinas de Representación de Instituciones Financieras y de Reaseguros del Exterior, los Corredores de Seguros y de Reaseguros, los Comisionistas Independientes de Valores, las Sociedades Comisionistas de Bolsas Agropecuarias y los Organismos de Autorregulación. En todo caso, las entidades exceptuadas deben hacer periódicamente una autoevaluación del riesgo de ciberseguridad y seguridad de la información, que incluya una identificación de las mejoras a implementar en su Sistema de Administración de Riesgo Operativo.

Los resultados de la autoevaluación, así como el plan de acción para implementar los ajustes a que haya lugar, deben estar a disposición de la SFC.

2. DEFINICIONES. <Numeral adicionado por la Circular 7 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Para efectos del presente Capítulo, se establecen las siguientes definiciones:

2.1. Activo de información

Conocimiento o datos que tienen valor para la entidad o el individuo.

2.2. Ciberamenaza o amenaza cibernética

Aparición de una situación potencial o actual que pudiera convertirse en un ciberataque.

2.3. Ciberataque o ataque cibernético

Acción criminal organizada o premeditada de uno o más agentes que usan los servicios o aplicaciones del ciberespacio o son el objetivo de la misma o donde el ciberespacio es fuente o herramienta de comisión de un crimen.

2.4. Ciberespacio

Entorno complejo resultante de la interacción de personas, software y servicios en Internet a través de dispositivos tecnológicos conectados a dicha red, el cual no existe en ninguna forma física.

2.5. Ciberiesgo o riesgo cibernético

Posibles resultados negativos derivados de fallas en la seguridad de los sistemas tecnológicos o asociados a ataques cibernéticos.

2.6. Ciberseguridad

Es el desarrollo de capacidades empresariales para defender y anticipar las amenazas cibernéticas con el fin de proteger y asegurar los datos, sistemas y aplicaciones en el ciberespacio que son esenciales para la operación de la entidad.

2.7. CSIRT (Computer Security Incident Response Team)

Equipo responsable del desarrollo de medidas preventivas y de respuesta ante incidentes informáticos.

2.8. Evento de ciberseguridad

Ocurrencia de una situación que podría afectar la protección o el aseguramiento de los datos, sistemas y aplicaciones de la entidad que son esenciales para el negocio.

2.9. Incidente de ciberseguridad

Ocurrencia de una situación que afecta la protección o el aseguramiento de los datos, sistemas y aplicaciones de la entidad que son esenciales para el negocio.

2.10. Información en reposo

Datos guardados en dispositivos de almacenamiento persistente (por ejemplo, cintas, copias de seguridad externas, dispositivos móviles, discos duros, entre otros).

2.11. Información en tránsito

Información que fluye a través de la red pública, como Internet, y los datos que viajan en una red privada, como una red de área local (LAN) corporativa o empresarial.

2.12. Resiliencia

Es la capacidad de un mecanismo o sistema para recuperar su estado inicial cuando ha cesado la perturbación a la que pudo estar sometido.

2.13. Seguridad de la información

Es el conjunto de políticas, estrategias, metodologías, recursos, soluciones informáticas, prácticas y competencias para proteger, asegurar y preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información que se almacene, reproduzca o procese en los sistemas informáticos de la entidad.

2.14. SIEM (Security Information and Event Management)

Sistema de información que proporciona análisis en tiempo real de las alertas de seguridad generadas por las aplicaciones, dispositivos de seguridad y los elementos de red. Suelen ser sistemas de centralización de logs.

2.15. SOC (Security Operation Center)

Unidad encargada de monitorear, evaluar y defender los sistemas de información empresarial (sitios web, aplicaciones, bases de datos, centros de datos, servidores, redes, escritorios y otros dispositivos).

2.16. Terceros críticos

Terceros con quien se vincula la entidad y que, de acuerdo con los parámetros establecidos por la propia entidad, pueden tener incidencia directa en la seguridad de su información.

2.17. Vulnerabilidad

Debilidad de un activo o control que puede ser explotado por una amenaza. Se tienen en cuenta todas aquellas amenazas que surgen por la interacción de los sistemas en el ciberespacio.

3. OBLIGACIONES GENERALES EN MATERIA DE CIBERSEGURIDAD. <Numeral adicionado por la Circular 7 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades deben contar con políticas, procedimientos y recursos técnicos y humanos necesarios para gestionar efectivamente el riesgo de ciberseguridad. En ese sentido, deben adoptar, como mínimo, las medidas que se relacionan a continuación en materia de ciberseguridad:

3.1. Establecer una política que contenga los principios, procedimientos y lineamientos para la gestión de la seguridad de la información y riesgo de ciberseguridad en la entidad. Esta política debe tener las siguientes características:

3.1.1. Ser aprobada por la junta directiva.

3.1.2. Documentar las responsabilidades, procesos, procedimientos, etapas y la gestión que se realiza frente a la ciberseguridad.

3.1.3. Establecer las funciones de la unidad de seguridad de la información y la ciberseguridad.

3.1.4. Establecer los principios y lineamientos para promover una cultura de ciberseguridad que incluya actividades de difusión, capacitación y concientización tanto al interior de la entidad como frente a usuarios y terceros que esta considere relevantes dentro de la política de ciberseguridad. Estas actividades deben realizarse periódicamente y pueden incluirse, adicionalmente, en los cursos sobre riesgo operativo que realice la entidad.

3.2. Establecer una unidad que gestione los riesgos de seguridad de la información y la ciberseguridad. Esta unidad debe tener, al menos, las siguientes características y responsabilidades:

3.2.1. Se debe conformar considerando aspectos tales como la estructura, tamaño, canales de atención, volumen transaccional, número de clientes, evaluación del riesgo y servicios prestados por la entidad.

3.2.2. Debe realizar una gestión efectiva de la seguridad de la información y la ciberseguridad en la entidad.

3.2.3. Debe reportar a la junta directiva y a la alta dirección, los resultados de su gestión, especialmente en la evaluación que haga de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, identificación de ciberamenazas, resultados de la evaluación de efectividad de los programas de ciberseguridad, propuestas de mejora en materia de ciberseguridad y resumen de los incidentes de ciberseguridad que afectaron la entidad. La periodicidad de los reportes debe ser, al menos, semestralmente.

3.2.4. Debe actualizarse permanentemente y de manera especializada para que esté al tanto de las nuevas modalidades de ciberataques que pudieran llegar a afectar a la entidad, según las políticas que establezca la entidad de acuerdo con su evaluación de riesgo y atendiendo criterios de razonabilidad.

3.2.5. Debe sugerir las capacitaciones que deben recibir regularmente los funcionarios de la entidad en temas relacionados con ciberseguridad y mantenerlos actualizados sobre las nuevas ciberamenazas.

3.2.6. Ser la principal responsable en el monitoreo y verificación del cumplimiento de las políticas y procedimientos que se establezcan en materia de ciberseguridad, sin perjuicio a aquellas tareas que realiza la auditoría interna.

3.2.7. Asesorar a la alta gerencia y la junta directiva en temas que considere necesarios sobre seguridad de la información y ciberseguridad para que estas últimas puedan hacer seguimiento y tomar las decisiones adecuadas en esta materia.

3.2.8. Realizar análisis de riesgo para determinar la pertinencia de contratar o implementar el servicio de un SOC, que puede ser manejado desde el exterior. El análisis debe identificar las características del proveedor y herramientas y servicios que se contratarán.

3.2.9 Sugerir los presupuestos de seguridad de la información y ciberseguridad. Dichos presupuestos deben manejarse de manera diferenciada a los de operaciones y tecnología de la información.

3.2.10. Verificar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el Capítulo I del Título II de la Parte I de la CBJ, en lo que sea pertinente con sus funciones.

3.2.11. Debe realizar las demás actividades establecidas en este Capítulo que por su naturaleza les sean asignadas

Sin perjuicio de las funciones que debe realizar la unidad de la que trata este subnumeral 3.2., las funciones de gestión de riesgos relacionadas con respuesta a incidentes pueden ser desagregadas en diferentes áreas de la entidad.

3.3. Contar con un sistema de gestión para la ciberseguridad, para lo cual se pueden tomar como referencia el estándar ISO 27032, NIST con sus publicaciones SP800 y SP1800, ISF (Information Security Forum), CIS Critical Security Controls (CSC) o Cobit 5 for Information Security, y sus respectivas actualizaciones.

3.4. Implementar controles para mitigar los riesgos que pudieran afectar la seguridad de información confidencial, en reposo o en tránsito.

3.5. Emplear mecanismos para la adecuada autenticación y segregar las funciones y responsabilidades de los usuarios con privilegios de administrador o que brindan soporte remoto, para mitigar los riesgos de seguridad de la información.

3.6. Establecer procedimientos para la retención y destrucción final de la información, sin que se desconozca lo establecido en el Artículo 96 del EOSF y demás normas aplicables.

3.7. Establecer una estrategia de comunicación e información que contemple los siguientes ejes, sin perjuicio de las obligaciones de reporte a la SFC y demás autoridades de acuerdo con la normatividad aplicable:

3.7.1. Información que reportará a la SFC, sobre incidentes de ciberseguridad que afecten de manera significativa la confidencialidad, integridad o disponibilidad de la información de la entidad, haciendo una breve descripción del incidente, su impacto y las medidas adoptadas para gestionarlo.

3.7.2. Información que reportará a las autoridades que hacen parte del modelo nacional de gestión de incidentes cibernéticos, sobre incidentes cibernéticos.

3.7.3. Información que reportará a los consumidores financieros, sobre incidentes cibernéticos que hubiesen afectado la confidencialidad o integridad de su información, así como las medidas adoptadas para remediar la información.

3.8. Incluir dentro del ciclo de vida del desarrollo del software, incluyendo servicios web y apps, que procesan la información confidencial de la entidad o de los consumidores financieros (desde las etapas iniciales tales como levantamiento de requerimientos hasta las pruebas de seguridad pertinentes y producción), aspectos relativos con la seguridad de la información que permitan mitigar dicho riesgo.

3.9. Incluir en los contratos que se celebren con terceros críticos, las medidas y obligaciones pertinentes para la adopción y el cumplimiento de políticas para la gestión de los riesgos de seguridad de la información y ciberseguridad.

3.10. Verificar periódicamente el cumplimiento de las obligaciones y medidas establecidas conforme al subnumeral 3.9. de este Capítulo, para lo cual pueden implementar los mecanismos adecuados para el efecto.

3.11. Contar con indicadores para medir la eficacia y eficiencia de la gestión de la seguridad de la información y la ciberseguridad.

3.12. Gestionar la seguridad de la información y la ciberseguridad en los proyectos que impliquen la adopción de nuevas tecnologías.

3.13. Considerar la conveniencia de contar con un seguro que cubra los costos asociados a ataques cibernéticos.

4. ETAPAS. <Numeral adicionado por la Circular 7 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Para la gestión de la seguridad de la información y la ciberseguridad las entidades deberán considerar, como mínimo, las siguientes etapas:

4.1. PREVENCIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 7 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades deben desarrollar e implementar los controles adecuados para velar por la seguridad de la información y la gestión de la ciberseguridad. La función de prevención admite la capacidad de limitar o contener el impacto de un posible incidente de ciberseguridad. En esta etapa, las entidades deben cuando menos:

4.1.1. Establecer, mantener y documentar los controles de acceso (lógicos, físicos y procedimentales) y gestión de identidades bajo la premisa que las personas solo pueden disponer de los recursos que demande su trabajo, durante el tiempo que ello sea necesario.

4.1.2. Adoptar políticas, procedimientos y mecanismos para evitar la fuga de datos e información.

4.1.3. Gestionar y documentar la seguridad de la plataforma tecnológica.

4.1.4. La unidad de la que trata el subnumeral 3.2. de este Capítulo debe contar con los recursos necesarios para realizar una adecuada gestión de la seguridad de la información y la ciberseguridad.

4.1.5. Identificar, y en la medida de lo posible, medir, los riesgos cibernéticos emergentes que puedan llegar a afectar a la entidad y establecer controles para su mitigación.

4.1.6. Considerar dentro del plan de continuidad del negocio la respuesta, recuperación, reanudación de la operación en contingencia y restauración ante la materialización de ataques cibernéticos.

4.1.7. Realizar pruebas del plan de continuidad del negocio que simulen la materialización de ataques cibernéticos.

4.1.8. Contar con herramientas o servicios que permitan hacer correlación de eventos que puedan alertar sobre incidentes de seguridad, tal como un SIEM.

4.1.9. De acuerdo con la estructura, canales de atención, volumen transaccional y número de clientes, monitorear diferentes fuentes de información tales como sitios web, blogs y redes sociales, con el propósito de identificar posibles ataques cibernéticos contra la entidad.

4.1.10. Colaborar con las autoridades que hacen parte del modelo nacional de gestión de ciberseguridad en los proyectos que se adelanten con el propósito de fortalecer la gestión de la ciberseguridad en el sector financiero y a nivel nacional.

4.1.11. Informar a los consumidores financieros de la entidad sobre las medidas de seguridad y recomendaciones que deberán adoptar para su ciberseguridad.

4.2. PROTECCIÓN Y DETECCIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 7 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades deben desarrollar e implementar actividades apropiadas para identificar la ocurrencia de un evento de ciberseguridad. La función de protección y detección permite el descubrimiento oportuno de eventos e incidentes de ciberseguridad y cómo protegerse ante los mismos. Las entidades deben:

4.2.1. Adoptar procedimientos y mecanismos para identificar y analizar los incidentes de ciberseguridad que se presenten.

4.2.2. Gestionar las vulnerabilidades de aquellas plataformas que soporten activos de información críticos y que estén expuestos en el ciberespacio.

4.2.3. Realizar un monitoreo continuo a su plataforma tecnológica con el propósito de identificar comportamientos inusuales que puedan evidenciar ciberataques contra la entidad.

4.3. RESPUESTA Y COMUNICACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 7 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Aún con las medidas de seguridad adoptadas, las entidades deben desarrollar e implementar actividades para mitigar los incidentes relacionados con ciberseguridad. Para hacerle frente a esta situación las entidades deben:

4.3.1. Establecer procedimientos de respuesta a incidentes cibernéticos tales como: desconexión automática de equipos, cambios de contraseñas, actualizar la base de firmas del antivirus, bloqueo de direcciones IP o cualquier otro que determine la entidad.

4.3.2. Evaluar los elementos de la red para identificar otros dispositivos que pudieran haber resultado afectados.

4.3.3. Establecer los procedimientos para reportar, cuando se considere pertinente, al Grupo de Respuesta a Emergencias Cibernéticas de Colombia (COLCERT) o quien haga sus veces, directamente o a través de CSIRT sectoriales, los ataques cibernéticos que requieran de su gestión.

4.3.4. Adoptar los mecanismos necesarios para recuperar los sistemas de información al estado en que se encontraban antes del ataque cibernético.

4.3.5. En la medida de lo posible, preservar las evidencias digitales para que las áreas de seguridad o las autoridades puedan realizar las investigaciones correspondientes.

4.4. RECUPERACIÓN Y APRENDIZAJE. <Numeral adicionado por la Circular 7 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Desarrollar e implementar actividades apropiadas para mantener los planes de resiliencia y restaurar cualquier capacidad o servicio que se haya deteriorado debido a un incidente de ciberseguridad. Las entidades deben:

4.4.1. Ajustar sus sistemas de gestión de riesgo y de seguridad de la información como consecuencia de los incidentes presentados, adoptando los controles que resulten pertinentes.

4.4.2. Socializar, cuando la entidad lo considere pertinente, las lecciones aprendidas al interior de la organización y con las entidades de su sector.

5. REPORTE DE INFORMACIÓN A LA SFC. <Numeral adicionado por la Circular 33 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

El reporte de incidentes a la SFC se debe realizar utilizando la taxonomía única de incidentes cibernéticos (TUIC), que se encuentra definida y publicada en la página web de esta Superintendencia. Con el propósito de consolidar el modelo nacional de seguridad digital, las entidades excluidas del presente capítulo también podrán reportar sus incidentes al ColCERT usando dicha taxonomía.

Así mismo, todas las comunicaciones, reportes de incidentes, alertas tempranas y boletines informativos relacionados con seguridad de la información y ciberseguridad se deben etiquetar usando el protocolo Traffic Light Protocol (TLP), el cual se encuentra publicado en la página web de esta Superintendencia. Dichas comunicaciones se deben remitir desde las cuentas de correo configuradas para este fin. Las entidades también lo podrán usar para el envío de otro tipo de información.

CAPÍTULO VI.

MÓDULO DE REGISTRO DE NEGOCIOS.

1. PRINCIPIOS BÁSICOS. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades vigiladas por esta Superintendencia deben registrar las actividades y negocios administrados establecidos en este capítulo en el Modulo de Registro de Negocios habilitado para tal efecto. Asimismo, deben reportar la información con fines de supervisión de dichos negocios por medio de este módulo.

2. ACCESO Y UTILIZACIÓN DEL MÓDULO DE REGISTRO DE NEGOCIOS. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Para el óptimo desempeño del módulo se recomienda que las entidades cuenten con una conexión de Internet de alta calidad y con un ancho de banda adecuado para el volumen de información que maneje la entidad. Así mismo, el aplicativo deberá desplegarse utilizando como navegador alguno de los siguientes: Chrome 43+, Firefox 38+, Safari 5.1+, Opera 12.1x, 30+, IE 9+. La entidad será responsable de configurar sus propios parámetros internos de red y seguridad, de manera que sus funcionarios responsables puedan hacer un adecuado uso del Módulo de Registro de Negocios.

2.1. ACCESO AL MÓDULO DE REGISTRO DE NEGOCIOS.<Numeral adicionado por la Circular 34 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Para acceder al Módulo de Registro de Negocios, las entidades vigiladas deben solicitar al correo electrónico soporte@superfinanciera.gov.co un código de usuario y una contraseña. Dicha solicitud debe venir firmada digitalmente por el representante legal con un certificado digital emitido por una entidad de certificación autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio, especificando el tipo y código de la entidad, nombre de la entidad, así como nombre, tipo y número de identificación, cargo, teléfono y correo electrónico de la persona designada como funcionario responsable del trámite.

El responsable del trámite recibe el código de usuario asignado a la entidad y una contraseña, ésta última, por seguridad debe ser cambiada inmediatamente, una vez se reciba, por una nueva de conocimiento y uso exclusivo del mismo.

En caso de remplazo o retiro del funcionario responsable del trámite, la entidad debe realizar la cancelación de dicho usuario y solicitar uno nuevo, siguiendo los pasos antes descritos.

2.2. UTILIZACIÓN DEL MÓDULO DE REGISTRO DE NEGOCIOS.  <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades deben hacer el registro y la remisión de información a través del Módulo de Registro de Negocios de acuerdo con el con el procedimiento señalado en el Manual del Usuario, al cual se puede acceder a través del sitio Web de la Superintendencia Financiera de Colombia: http://www.superfinanciera.gov.co en el enlace Interés del Vigilado > Trámites > Trámites en Línea y Remisión de Información > Servicios > Opción 20 “Módulo de Registro de Negocios. (Procedimiento para el envío)”.

2.3 ASIGNACIÓN DE CÓDIGOS. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

La asignación de los códigos para los negocios administrados por entidades diferentes a las sociedades fiduciarias debe ser efectuado directamente por la entidad en forma secuencial y ascendente, utilizando la codificación establecida para cada tipo de negocio. Si el respectivo negocio no es reportado de acuerdo con la clasificación incluida en el numeral 3 de este Capítulo, no podrá ser creado en la base de datos y por consiguiente será rechazado por el sistema.

3. CLASIFICACIÓN DE NEGOCIOS PARA EL REPORTE DE INFORMACIÓN EN EL MÓDULO DE REGISTRO DE NEGOCIOS.

Las siguientes actividades y negocios administrados por las entidades vigiladas se deben clasificar en los tipos y subtipos que se enuncian a continuación y de acuerdo con los criterios establecidos en el numeral 4 del presente capitulo.

Tipo 1 – Fiducia de inversión

Subtipo 1 Fideicomisos de inversión con destinación específica

Subtipo 2 Administración de inversiones de fondos mutuos de inversión

Subtipo 3 Inversión de capitales del exterior de portafolio

Subtipo 4 Inversión de capitales del exterior directa

Tipo 2 – Fiducia inmobiliaria

Subtipo 1 Administración y pagos

Subtipo 2 Tesorería

Subtipo 3 Preventas

Tipo 3 – Fiducia de administración

Subtipo 1 Administración y pagos

Subtipo 2 Administración de procesos de titularización

Subtipo 3 Administración de cartera

Subtipo 4 Administración de procesos concursales

Tipo 4 – Fiducia en garantía

Subtipo 1 Fiducia en garantía

Subtipo 2 Fiducia en garantía y fuente de pagos

Tipo 5 – Cesantías

Subtipo 1 Portafolio de largo plazo

Subtipo 2 Portafolio de corto plazo

Tipo 6 – Recursos del Sistema General de Seguridad Social

Subtipo 1 Fondo Moderado

Subtipo 2 Fondos de pensiones de jubilación e invalidez (Fondos de pensiones voluntarias)

Subtipo 3 Pasivos pensionales

Subtipo 5 Fondo Conservador

Subtipo 6 Fondo de Mayor Riesgo

Subtipo 7 Fondo Especial de Retiro Programado

Subtipo 8 Fondo Alternativo

Tipo 7 - Prima Media

Subtipo 1 Obligatorios

Subtipo 2 Voluntarios

Tipo 8 - Prima Media - Caxdac

Subtipo 1 Obligatorios

Subtipo 2 Voluntarios

Tipo 9 – Fondos de inversión colectiva

Subtipo 1 Fondos de inversión colectiva de tipo general

Subtipo 2 Fondos de inversión colectiva del mercado monetario

Subtipo 3 Fondos de inversión colectiva inmobiliarios

Subtipo 6Fondos de inversión colectiva bursátiles

Subtipo 7 Fondos de capital privado

Tipo 26 – Otros relacionados con los recursos de la seguridad social

Subtipo 1 Otros recursos de la Seguridad Social

Tipo 27 – Administración de Portafolios de Terceros

Tipo 28 – Custodia de Valores

Subtipo 1 Custodia de valores que integran los portafolios de fondos de inversión colectiva

Subtipo 2 Custodia de valores que integran los portafolios de otros vehículos de inversión y/o negocios de administración de activos de terceros

Subtipo 3 Custodia de valores de inversión de capitales del exterior de portafolio

Subtipo 4 Custodia de valores de inversión de capitales del exterior directa

4. CRITERIOS PARA LA CLASIFICACIÓN POR TIPO DE NEGOCIO. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Para la clasificación de los negocios administrados por las entidades vigiladas en los tipos y subtipos correspondientes se deben atender los siguientes criterios especiales.

4.1. NEGOCIOS FIDUCIARIOS. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Los negocios fiduciarios se deben clasificar en los tipos y subtipos correspondientes de acuerdo con las instrucciones de los numerales 8 y 9 del Capítulo I del Título II de la Parte II de la Circular Básica Jurídica.

4.2. CESANTÍAS. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantías deben registrar en el Tipo 5 los portafolios de los fondos de cesantías, de la siguiente manera:

4.2.1 En el Subtipo 1 del Tipo 5 el portafolio de largo plazo del fondo de cesantías, asignándole como “Código de Negocio” el número 1.

4.2.2. En el Subtipo 2 del Tipo 5 el portafolio de corto plazo del fondo de cesantías, asignándole como “Código de Negocio” el número 2.

4.3. RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL Y FONDOS VOLUNTARIOS DE PENSIÓN. <Numeral modificado por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantías deben registrar con el Tipo 6 los tipos de fondos de pensiones obligatorias y los portafolios de los fondos voluntarios de pensión, de la siguiente manera:

4.3.1 En el Subtipo 1 del Tipo 6 el Fondo Moderado, asignándole como “Código de Negocio” el número 1000.

4.3.2 En el Subtipo 2 del Tipo 6 el Fondo y los de Portafolios de los Fondos Voluntarios de Pensión. Las sociedades administradoras deben registrar el fondo voluntario de pensión, así como los portafolios que lo componen.

4.3.3 En el Subtipo 5 del Tipo 6 el Fondo Conservador, asignándole como “Código de Negocio” el número 5000.

4.3.4 En el Subtipo 6 del Tipo 6 el Fondo de Mayor Riesgo, asignándole como “Código de Negocio” el número 6000.

4.3.5 En el Subtipo 7 del Tipo 6 el Fondo Especial de Retiro Programado, asignándole como “Código de Negocio” el número 7000.

4.3.6 En el Subtipo 8 del Tipo 6 el Fondo Alternativo, asignándole como “Código de Negocio” el número 8000.

4.4. FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

En el Tipo 9 se deben registrar los fondos de inversión colectiva de acuerdo con los tipos de FICs establecidos en la Parte 3 del Decreto 2555 y los subtipos correspondientes.

4.5. ADMINISTRACIÓN DE PORTAFOLIOS DE TERCEROS. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Las SCBV deben registrar los nuevos APTs en el Módulo y remitir a esta Superintendencia los contratos y anexos por cada APT previamente a su entrada en funcionamiento.

4.6. CUSTODIA DE VALORES. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

En el Tipo 28 se deben registrar los negocios en los cuales las sociedades fiduciarias autorizadas para el efecto ejerzan la actividad de custodia de valores establecida en Libro 37 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, la cual se debe realizar en el subtipo correspondiente a la actividad particular, de acuerdo con la clasificación contenida en las instrucciones del numeral 13 del Capítulo VI del Título IV de la Parte III de la Circular Básica Jurídica.

4.6.1. En el Subtipo 1 del Tipo 28 se deben registrar los negocios en los cuales las sociedades fiduciarias autorizadas para el efecto custodien los valores que integran los portafolios de fondos de inversión colectiva.

4.6.2. En el Subtipo 2 del Tipo 28 se deben registrar los negocios en los cuales las sociedades fiduciarias autorizadas para el efecto custodien valores que integran los portafolios de otros vehículos de inversión y/o negocios de administración de activos de terceros.

4.6.3. En el Subtipo 3 del Tipo 28 se deben registrar los negocios en los cuales las sociedades fiduciarias autorizadas para llevar a cabo la actividad de custodia de valores actúen en calidad de custodios de valores de inversionistas de inversión de capitales del exterior de portafolio en Colombia.

4.6.4. En el Subtipo 4 del Tipo 28 se deben registrar los negocios en los cuales las sociedades fiduciarias autorizadas para llevar a cabo la actividad de custodia de valores actúen en calidad de custodios de valores de inversión de capitales del exterior directa en Colombia.

4.6.5. En los subtipos 3 y 4 del Tipo 28 se debe registrar cada contrato de custodia individualmente, que contenga el detalle da cada inversionista extranjero obligado a registrar sus operaciones de inversión ante en Banco de la Republica.

4.6.6. <Subnumeral adicionado por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> En el Subtipo 5 del Tipo 28 se deben registrar los negocios en los cuales las sociedades fiduciarias autorizadas para el efecto custodien los valores que integran los portafolios de fondos voluntarios de pensión.

TÍTULO V.

INSTRUCCIONES RELATIVAS A LOS HOLDINGS FINANCIEROS.

CAPÍTULO I.

ACREDITACIÓN DE LOS HOLDINGS FINANCIEROS DOMICILIADOS O CONSTITUIDOS EN EL EXTERIOR.

1. GENERALIDADES. <Numeral adicionado por la Circular 14 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Los holdings financieros están sujetos a la inspección y vigilancia de la SFC en virtud del art. 4 de la Ley 1870 de 2017, en su calidad de controlante o entidad que ejerce influencia significativa sobre las entidades que conforman un conglomerado financiero.

Cuando un holding financiero esté domiciliado o constituido en el exterior, deberá acreditar ante esta Superintendencia que está sujeto a un régimen de regulación prudencial y de supervisión comprensiva y consolidada equivalente al de la SFC.

2. ACREDITACIÓN DE LOS HOLDINGS FINANCIEROS DOMICILIADOS O CONSTITUIDOS EN EL EXTERIOR. <Numeral adicionado por la Circular 14 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Una vez entre en vigencia la Ley 1870 de 2017 y se cuente con el acto administrativo que identifique un conglomerado financiero sujeto a la supervisión de la SFC, cuyo holding financiero esté domiciliado o constituido en el exterior, éste debe acreditar dentro de los tres (3) meses siguientes que se encuentra sujeto a un régimen de regulación prudencial y de supervisión comprensiva y consolidada equivalente al de la SFC, conforme al art. 7 de la Ley 1870 de 2017, para lo cual debe atender las instrucciones previstas en el presente Capítulo.

Para este fin debe acreditar que le es aplicable y que cumple la regulación prudencial emitida por el regulador financiero de su respectiva jurisdicción y que, a su vez es objeto de inspección, vigilancia y/o control o un grado de supervisión equivalente, por parte del supervisor de la jurisdicción del exterior donde se encuentra domiciliado o constituido, respecto de su calidad de holding de un conglomerado financiero.

A fin de surtir la acreditación ante la SFC, el holding financiero del exterior debe remitir a esta Superintendencia la solicitud respectiva, adjuntando como mínimo la documentación establecida en la lista que chequeo identificada con el código M-LC-SEG-015.

En todo caso, durante el trámite de acreditación la SFC podrá solicitar la información adicional que requiera a fin de contar con suficientes elementos de juicio para determinar la equivalencia de los regímenes de regulación prudencial y de supervisión comprensiva y consolidada.

Cuando se trate de trámites de autorización de constitución de entidades vigiladas, negociación de acciones, fusión, adquisición, escisión y cualquier otro que implique la creación o reorganización de un nuevo conglomerado financiero, cuyo holding se encuentre domiciliado o constituido en el exterior, la  acreditación de que trata el presente Capítulo deberá llevarse dentro del trámite respectivo.

3. EFECTOS DE LA ACREDITACIÓN DE EQUIVALENCIAS. <Numeral adicionado por la Circular 14 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

De conformidad con lo establecido en el art. 7 de la Ley 1870 de 2017, cuando un holding financiero domiciliado o constituido por fuera de la República de Colombia acredite ante la SFC que está sujeto a un régimen de regulación prudencial y una supervisión comprensiva y consolidada equivalente al de esta Entidad, no le serán aplicables las disposiciones establecidas en los arts. 1 a 7 de la Ley 1870 de 2017 y en la normatividad que los reglamente.

Sin perjuicio de lo anterior, la SFC podrá solicitar en todo momento la información que considere pertinente para el ejercicio de la supervisión comprensiva y consolidada de las entidades que conformen el conglomerado financiero sujetas a su supervisión.

4. EFECTOS DE LA FALTA DE ACREDITACIÓN DE EQUIVALENCIAS. <Numeral adicionado por la Circular 14 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Cuando el holding financiero constituido o domiciliado en el exterior, no acredite que está sujeto a un régimen de regulación prudencial y de supervisión comprensiva y consolidada equivalente al de la SFC, esta Entidad podrá solicitar a las entidades vigiladas que forman parte del conglomerado financiero la información a la que se refiere la lista que chequeo identificada con el código M-LC-SEG-015, así como toda aquella información periódica y/o esporádica que considere pertinente y necesaria para el ejercicio de sus funciones de supervisión. Tal información puede incluir aquélla referida a dicho holding financiero o a entidades que conformen el conglomerado financiero y que estén domiciliadas en el exterior.

En caso en que la SFC considere que tal información o la falta de entrega completa y oportuna de la misma, no permite el ejercicio adecuado de sus funciones de supervisión, podrá revocar la autorización de funcionamiento de las entidades vigiladas en Colombia, en virtud de lo establecido en los arts. 6 y 7 de la Ley 1870 de 2017.

5. ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN RELACIONADA CON LA ACREDITACIÓN DE EQUIVALENCIAS. <Numeral adicionado por la Circular 14 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

En el evento en que se presenten cambios materiales en la normatividad específica que reduzcan o eliminen los presupuestos legales bajo los cuales se efectuó el análisis de equivalencias y se otorgó la acreditación a un holding del exterior, éste debe remitir a la SFC la documentación respectiva en los términos del numeral 2 del presente Capítulo, dentro de los 45 días calendario siguientes a la expedición de la normatividad modificatoria. Lo anterior con el fin de que la SFC pueda verificar si se mantienen las condiciones de equivalencia del régimen de regulación y supervisión.

6. NECESIDAD DE NUEVA ACREDITACIÓN DE EQUIVALENCIAS. <Numeral adicionado por la Circular 14 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Cuando se produzcan cambios de: holding financiero ubicado o constituido en el exterior de un conglomerado financiero; la jurisdicción donde se encuentre domiciliado o constituido dicho holding; y/o  la autoridad que lo supervisa o regula o el alcance de dicha supervisión, éste debe acreditar nuevamente ante la SFC la correspondencia del régimen de regulación prudencial y de supervisión comprensiva y consolidada con el de la SFC, para lo cual debe aportar la documentación respectiva, en los términos previstos en el numeral 2 del presente Capítulo. La nueva acreditación debe hacerse a más tardar 3 (tres) meses después de que se perfeccione cualquiera de los cambios enunciados en este numeral.

CAPÍTULO II.

VINCULADOS Y LÍMITES DE EXPOSICIÓN Y CONCENTRACIÓN DE RIESGOS.

1. GENERALIDADES. <Numeral adicionado por la Circular 30 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Los holdings financieros están sujetos a la inspección y vigilancia de la SFC en virtud del artículo 4 de la Ley 1870 de 2017, y en su calidad de controlante y/o de la entidad que ejerce influencia significativa sobre las entidades que conforman un conglomerado financiero, son los responsables de identificar, actualizar permanentemente y mantener a disposición de la SFC la información acerca de sus vinculados. Así mismo, son los responsables de informar a la SFC las exposiciones vigentes con éstos y la información relacionada con las operaciones que se realicen entre las entidades que conforman el conglomerado, en línea con lo establecido en el Título 3 del Libro 39 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010.

Para el efecto los holdings financieros deben contar con políticas, procesos y mecanismos que les permitan cumplir con estas responsabilidades. Por su parte, las entidades que conforman el conglomerado financiero deben preparar y poner a disposición del holding financiero toda la información necesaria para la identificación de sus vinculados y contar con los mecanismos adecuados para reportarle las operaciones que realicen con éstos, así como las operaciones que realicen con otras entidades del conglomerado.

2. VINCULADOS AL CONGLOMERADO FINANCIERO. <Numeral adicionado por la Circular 30 de 2020>

2.1. PATRIMONIOS AUTÓNOMOS Y FONDOS DE CAPITAL PRIVADO. <Numeral adicionado por la Circular 30 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

En el caso de los patrimonios autónomos y los fondos de capital privado, para determinar si son vinculados a un conglomerado financiero, se deben tener en cuenta las siguientes instrucciones:

2.1.1. Patrimonios Autónomos (PA)

Los PA tienen la calidad de vinculados al conglomerado financiero cuando estos cumplan con la totalidad de los siguientes requisitos: (i) el fideicomitente o uno de los fideicomitentes es una entidad que hace parte del conglomerado financiero (ii) dicho fideicomitente cuenta con una participación del 10% o más del total de los derechos fiduciarios (iii) cuando el PA tenga el 10% o más en la participación accionaria directa o indirecta en alguna de las entidades del conglomerado financiero y (iv) sus políticas de inversión son definidas por alguna de las entidades que conforma dicho conglomerado financiero, de acuerdo con el parágrafo 1 del art. 2.39.3.1.2 del Decreto 2555 de 2010, respecto de los bienes fideicomitidos o que conforman el PA. Esta previsión aplica tanto para los PA clasificados como un fideicomiso de inversión, como para cualquier otro PA en el que se tomen decisiones de inversión.

Es responsabilidad de los holdings financieros y de las demás entidades del conglomerado financiero evaluar las condiciones particulares y el objeto de los contratos, a fin de identificar en cada caso si en el PA las políticas de inversión son definidas por alguna de las entidades que conforman el conglomerado. Este análisis debe quedar documentado con el sustento técnico y jurídico respectivo, el cual debe mantenerse a disposición de la SFC.

2.1.2. Fondos de Capital Privado (FCP)

Los FCP tienen la calidad de vinculados al conglomerado financiero en los siguientes casos:

2.1.2.1. Alguna de las entidades que conforman el conglomerado financiero es inversionista del FCP y cuenta con participaciones directas e indirectas que le otorgan derechos de voto para constituir las mayorías necesarias para modificar el reglamento.

2.1.2.2. Cuando el FCP dentro de su portafolio de inversión tenga el 10% o más en la participación accionaria directa o sea el beneficiario real del 10% o más de alguna de las entidades del conglomerado financiero.

2.1.2.3. En los casos en los que cualquier entidad o grupo de entidades que hagan parte del conglomerado financiero cuenten con el 10% o más de la participación total en el FCP o en el respectivo compartimiento, estos tendrán la calidad de vinculados cuando:

2.1.2.3.1 La entidad que actúa como gestor del FCP y/o el gestor profesional del FCP o del respectivo compartimiento haga parte del conglomerado financiero.

2.1.2.3.2. Alguna de las entidades que conforman el conglomerado toma las decisiones de inversión o desinversión del FCP. En estos casos es responsabilidad de los holdings financieros y de las demás entidades del conglomerado financiero evaluar las condiciones particulares de los reglamentos, a fin de identificar en cada caso si en el respectivo FCP las decisiones de inversión son tomadas por alguna de las entidades que conforman el conglomerado. Este análisis debe quedar documentado con el sustento técnico y jurídico respectivo, el cual debe mantenerse a disposición de la SFC.

2.2. INFORMACIÓN DE LOS VINCULADOS DEL CONGLOMERADO FINANCIERO. <Numeral adicionado por la Circular 30 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

A efectos de identificar y mantener a disposición de la SFC la información acerca de los vinculados del conglomerado financiero, el holding financiero debe elaborar el listado de los mismos, incluyendo todos los elementos de información a que se refiere el “Listado de Vinculados del Conglomerado Financiero” determinados en el documento técnico del Web Service que publique la SFC en su página Web para el efecto.

Adicionalmente, el holding financiero debe contar con las políticas, procedimientos y mecanismos necesarios para revisar y mantener actualizada dicha información.

3. OPERACIONES QUE SE COMPUTAN PARA EL CONTROL DE LOS LÍMITES DE LAS EXPOSICIONES AGREGADAS CON VINCULADOS Y ENTRE ENTIDADES DEL CONGLOMERADO FINANCIERO. <Numeral adicionado por la Circular 30 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Los holdings financieros deben mantener a disposición de la SFC la información respecto de las exposiciones vigentes entre las entidades que conforman el conglomerado financiero, así como de las operaciones que realizan dichas entidades con sus vinculados. Así mismo deben calcular y controlar los límites de las exposiciones agregadas en virtud de lo establecido en el art. 2.39.3.2.4. del Decreto 2555 de 2010.

Para el cálculo de dichos límites, se deben computar las operaciones activas de crédito, así como las demás operaciones previstas en los Títulos II y III del Libro 1 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, las cuales deben ser identificadas conforme a las categorías determinadas en el documento técnico del Web Service que publique la SFC en su página Web para el efecto.

4. CONTROL Y VIGILANCIA. <Numeral adicionado por la Circular 30 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

4.1. Información

La información relacionada con las operaciones y los límites a que se refieren los subnumerales 4.2. y 4.3. del presente Capítulo, será capturada por la SFC. Para el efecto el holding financiero debe poner a disposición de la SFC la información en un Web Service creado para el efecto, el cual debe contener:

4.1.1. El detalle de la información requerida para la identificación de las operaciones y el cálculo de los límites de exposición y concentración de riesgos entre entidades del conglomerado financiero y entre éstas y sus vinculados.

4.1.2. El documento que explique el cálculo de los límites de exposición y concentración de riesgos entre entidades del conglomerado financiero y entre éstas y sus vinculados.

En todo caso, el contenido del documento técnico del Web Service que publique la SFC en su página Web corresponderá con las instrucciones a que se refiere el presente capítulo, el Decreto 2555 de 2010 y demás normatividad vigente que resulte aplicable.

La información que el holding financiero ponga a disposición de la SFC debe tener la firma digital de su representante legal y encontrarse debidamente actualizada conforme a las políticas aprobadas por su junta directiva. La información que no cuente con estos requisitos se entenderá por no puesta a disposición de la SFC.

4.2. Operaciones entre las entidades del conglomerado financiero y con sus vinculados

La SFC realizará la captura de información de las operaciones que se realicen entre las entidades que conforman un conglomerado financiero y con sus vinculados, de conformidad con los plazos establecidos en el instructivo del formato 406.

4.3. Límites de exposición y concentración de riesgos entre entidades del conglomerado financiero y con sus vinculados

La SFC realizará la captura de información relacionada con los límites de exposición y concentración de riesgos entre entidades del conglomerado financiero y entre éstas y sus vinculados, con base en la información del último patrimonio técnico del conglomerado financiero disponible, el listado de vinculados actualizado a la misma fecha de corte y conforme a los límites cuantitativos aprobados por la junta directiva del holding financiero e incorporado en la política establecida para el efecto, conforme a lo dispuesto en los arts. 2.39.3.2.1., 2.39.3.2.2. y 2.39.3.2.4. del Decreto 2555 de 2010. Esta captura de información se realizará en el plazo establecido en el instructivo del formato 403.

Dicha política debe ser presentada previamente a la SFC junto con las respectivas justificaciones técnicas. Cualquier modificación a la política o a los límites de exposición aprobados por la junta directiva debe ser presentada a la SFC junto con el respectivo documento técnico, de forma previa a su aplicación, con el fin de mantener la información actualizada para los respectivos controles de ley.

En todo caso, la SFC realizará la supervisión de los límites de exposición y concentración de riesgos entre entidades del conglomerado financiero y con sus vinculados con base en la última política presentada vigente al corte de información que se evalúa y frente a la cual no se hayan requerido ajustes.

5. INCUMPLIMIENTOS Y SANCIONES. <Numeral adicionado por la Circular 30 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

En caso de que el holding financiero falte a su deber de poner a disposición la información relacionada con las operaciones y los límites de exposición a que se refieren los subnumerales 4.3. y 4.4. del presente Capítulo, lo haga sin el cumplimiento de los requisitos previstos anteriormente, o incumpla cualquiera de las instrucciones previstas en el presente Capítulo, dará lugar a la imposición de sanciones que resulten procedentes por parte de la SFC, conforme a sus facultades legales.

CAPÍTULO III.

DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS INVERSIONES DE CAPITAL DE LOS HOLDINGS FINANCIEROS.

REGÍMENES DE AUTORIZACIÓN DE LAS INVERSIONES DE CAPITAL DE LOS HOLDINGS FINANCIEROS

De conformidad con lo dispuesto en el literal c) del numeral 9° del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, le corresponde a la Superintendencia Financiera de Colombia autorizar las inversiones de capital, directas o indirectas, que pretendan realizar los holdings financieros en entidades financieras, de seguros y del mercado de valores locales o del exterior, en los términos del artículo 88 y el literal b), numeral 2 del artículo 326 del EOSF.

De acuerdo con lo previsto en el artículo 2.35.3.1.1 del Decreto 2555 de 2010, las inversiones de capital directas que realicen los holdings financieros en entidades financieras, de seguros y del mercado de valores del exterior, deben obtener la aprobación previa de la SFC. A su turno, de conformidad con el artículo 2.35.3.1.2 del citado Decreto, deben ser sometidas a aprobación de la SFC, las inversiones de capital indirectas que realicen los holdings financieros en entidades financieras, de seguros y del mercado de valores del exterior, a través de sus filiales y subsidiarias en el exterior, siempre que cumplan con alguno de los criterios de materialidad previstos en el artículo 2.35.3.1.3 del Decreto 2555 de 2010.

Este proceso de autorización de las inversiones de capital, directas o indirectas, que pretendan realizar los holdings financieros, se sujetará al régimen de autorización general o individual, de acuerdo con las disposiciones contenidas en el presente Capítulo.

1. RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN GENERAL. <Numeral adicionado por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Se entienden autorizadas de manera general las inversiones de capital, directas o indirectas, que pretenda realizar el holding financiero en entidades financieras, de seguros y del mercado de valores del exterior, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

1.1. Que el monto total de la inversión a realizar sea menor al diez por ciento (10%) del patrimonio técnico del conglomerado financiero. Dicho porcentaje deberá calcularse teniendo en cuenta el monto total de la inversión, independiente de si esta se realiza mediante una o varias operaciones de cualquier naturaleza, simultáneas o sucesivas, durante los 12 meses siguientes a la inversión inicial. El patrimonio técnico corresponderá al último transmitido a la SFC, en forma previa a la fecha en que se tiene prevista para el primer pago de la inversión.

1.2. Que, como consecuencia de la inversión de capital a realizar, la participación directa o indirecta del holding financiero en la entidad receptora de la inversión no se aumente a un porcentaje superior al cincuenta por ciento (50%) de la participación de capital con derecho a voto de la misma, salvo que ya se cuente con ese porcentaje de participación.

1.3. Que el holding financiero no se encuentre en alguna de las causales de disolución establecidas en el artículo 457 del Código de Comercio o aquella que resulte aplicable atendiendo a la naturaleza de la entidad, ni haya sido objeto de alguna de las medidas consagradas en el artículo 113 del EOSF.

1.4. Que en el año inmediatamente anterior a la fecha de envío de la certificación a que se refiere el numeral 3 del presente Capítulo a la SFC, el holding financiero y/o sus administradores no hayan sido objeto de sanciones impuestas por la SFC por infracciones relacionadas con el régimen de inversiones de capital.

1.5. Que las entidades que conforman el conglomerado financiero y ejerzan una actividad financiera, o una actividad propia de las entidades vigiladas por la SFC, cumplan de forma individual los niveles adecuados de capital y los márgenes de solvencia que les sean aplicables de acuerdo con la normatividad vigente en la jurisdicción en la que tengan su domicilio principal.

1.6 Que el conglomerado financiero cumpla los niveles adecuados de capital, de acuerdo con la normatividad aplicable.

2. OTROS EVENTOS INCLUIDOS EN EL RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN GENERAL. <Numeral adicionado por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Adicionalmente, las siguientes inversiones se encuentran sujetas al régimen de autorización general:

2.1. Las inversiones de capital indirectas que pretenda realizar el holding financiero en entidades financieras, de seguros y del mercado de valores locales o del exterior, a través de una entidad vigilada por la SFC, siempre y cuando la entidad a través de la cual se pretendan efectuar las inversiones de capital, adelante el trámite de autorización que le corresponda.

2.2. La reinversión de capital que pretendan efectuar los holdings financieros con inversiones en entidades financieras, de seguros y del mercado de valores del exterior, por concepto de utilidades, las cuales generen un aumento en la participación en el capital, por ejemplo, por el pago de dividendos en acciones, o reparto de utilidades retenidas. Lo anterior, siempre que:

2.2.1. Dicha reinversión configure una inversión directa de las señaladas en el artículo 2.35.3.1.1 del Decreto 2555 de 2010 o una inversión indirecta a las que se refiere en el artículo 2.35.3.1.2 del Decreto 2555 de 2010.

2.2.2. El valor de la misma sea menor al diez por ciento (10%) del patrimonio técnico del conglomerado financiero.

2.2.3. Con la reinversión de capital no supere el cincuenta por ciento (50%) de la participación de capital con derecho a voto, salvo que ya cuente con ese porcentaje de participación.

3. TRÁMITE DE AUTORIZACIÓN GENERAL. <Numeral adicionado por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

El holding financiero que pretenda realizar una inversión de capital, directa o indirecta, en entidades financieras, de seguros y del mercado de valores locales o del exterior, de conformidad con lo dispuesto en los subnumerales anteriores, deberá remitir a la SFC con no menos de quince (15) días calendario de antelación a la fecha en que se tiene prevista para el primer pago de la inversión, una certificación suscrita por el representante legal que contenga:

3.1. Pronunciamiento expreso respecto del cumplimiento de cada uno de los requisitos para acogerse al régimen de autorización general, exponiendo brevemente las razones que lo justifican.

3.2. Las personas que intervendrán en la operación junto con el certificado de existencia y representación legal de las mismas, o el documento equivalente en la jurisdicción aplicable.

3.3. Detalle de las condiciones en las que se celebrará la transacción, incluyendo la descripción de los aspectos financieros de la misma, justificando la capacidad de pago de quienes pretenden adquirir y precisando la fuente u origen de los recursos que se emplearán para la inversión. En el evento en que se vaya a obtener financiación de un tercero, se deberá identificar el mismo junto con las relaciones económicas o financieras que con él se tengan.

3.4. Finalidad o rol que va a desempeñar la inversión de capital a realizar dentro del conglomerado financiero.

3.5. En los casos en que deba observarse el límite previsto en el numeral 2 artículo 110 del EOSF, en concordancia con el literal b) numeral 1 del artículo 119 del EOSF, deberá allegarse constancia de su cumplimiento. En dicho documento deberá incluirse la información que le permite a la entidad acreditar que respeta dicho límite.

En todo caso, la SFC podrá solicitar la información adicional que considere necesaria. Igualmente, podrá establecer la aplicabilidad del régimen de autorización individual cuando en el ejercicio de sus funciones de supervisión identifique situaciones que lo ameriten.

Las entidades que se acojan al régimen de autorización general deberán mantener a disposición de la SFC los documentos que soportan el cumplimiento de los requisitos para acceder a este régimen de autorización general.

4. RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN INDIVIDUAL. <Numeral adicionado por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Se someterán al régimen de autorización individual, las inversiones de capital directas o indirectas que pretenda realizar el holding financiero en entidades financieras, de seguros y del mercado de valores locales o del exterior, incluida la capitalización de utilidades, que no cumplan con las condiciones para acceder al régimen de autorización general señaladas en los numerales anteriores. Para el efecto, la solicitud de autorización bajo el régimen individual deberá cumplir con los requisitos establecidos en la lista de chequeo M-LC-AUT-023.

PARTE II.

MERCADO INTERMEDIADO.

TÍTULO I.

INSTRUCCIONES GENERALES RELATIVAS A LAS OPERACIONES

DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE CRÉDITO.

CAPÍTULO I.

DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A OPERACIONES ACTIVAS DE CRÉDITO.

1. CONDICIONES GENERALES PARA CUALQUIER OPERACIÓN DE CRÉDITO.

1.1. CONDICIONES EN EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITOS.

De conformidad con las disposiciones que rigen los sistemas de administración de riesgo de crédito de los establecimientos de crédito, cada entidad debe adoptar y mantener políticas de crédito, considerando para ello los parámetros señalados en la CBCF y en lo que resulte aplicable, y las disposiciones del Estatuto Tributario, en cuanto a información aceptable para efectos de acreditación de ingresos o patrimonio.

1.2. CONDICIONES EN LA EJECUCIÓN DE LOS CRÉDITOS.

1.2.1. Registro de abonos parciales y de la cancelación de obligaciones en el título valor correspondiente

Cuando una obligación incorporada en un título valor es cancelada en su totalidad debe registrarse dicha cancelación en el documento respectivo. Así mismo, cuando se negocie un título valor respecto del cual se hayan efectuado pagos parciales debe expresarse en el documento el valor cancelado. En cualquiera de los eventos antes mencionados, tales registros deben llevar la firma del funcionario de la entidad vigilada con atribuciones para el efecto.

Cuando la vigilada opte, bajo su responsabilidad, por llevar en registros sistematizados o manuales los datos referentes a los abonos parciales recibidos y su aplicación a intereses o capital, sin dejar constancia inmediata del aludido abono o pago parcial en el documento que incorpora la obligación, debe establecer procedimientos que permitan asegurar la contabilidad de la información contenida en dichos registros, su oportuna actualización y el fácil acceso a la misma.

Igualmente, se debe dejar constancia en los respectivos títulos valores de la forma en que se registran extracartularmente los pagos parciales, si a ello hubiere lugar conforme lo expuesto. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de efectuar las correspondientes anotaciones en el cuerpo del título valor en aquellos eventos en que el deudor así lo solicite.

1.2.2. Extractos.

En la expedición de los extractos o estados de cuenta que las vigiladas entreguen a sus clientes con ocasión de la celebración de operaciones activas o pasivas debe indicarse la tasa efectiva cobrada o pagada durante el período cubierto, incluyendo, para el caso de los créditos, la totalidad de los costos financieros a cargo del deudor, cualquiera que sea su denominación, vinculados o relacionados con su otorgamiento.

En los extractos que contengan información sobre el movimiento de cuentas de ahorro debe indicarse, cuando menos una vez al año, cuál es la periodicidad y forma de liquidación de los intereses; la misma información se incorporará al extracto si se ha presentado modificación respecto de la que contenía el último extracto enviado, señalando la que se esté aplicando en ese momento.

Tratándose de tarjetas de crédito, el extracto debe contener la fecha de la compra, el valor, el número de cuotas seleccionadas, las canceladas y las pendientes por pagar, la tasa de interés efectiva aplicable a cada una, así como la fecha de pago y de corte de la respectiva cuenta. En este tipo de operaciones se exceptúan como costos financieros, los relativos a la cuota de manejo y a la prima de seguro, en tanto el cobro de estos rubros obedezca inequívocamente a costos de índole no financiera que, por lo mismo, merecen un tratamiento excepcional.

1.2.3. Prepago o pago anticipado de créditos con instituciones vigiladas

De acuerdo con el art. 1 de la Ley 1555 de 2012, mediante la cual se adiciona el literal g. al art. 5 de la Ley 1328 de 2009, es un derecho del consumidor financiero efectuar pagos anticipados en toda operación de crédito en moneda nacional sin incurrir en ningún tipo de penalización o compensación por lucro cesante, de las cuotas o saldos en forma total o parcial, con la consiguiente liquidación de intereses al día del pago.

Por tanto, señala la norma que es obligación de las entidades previo al otorgamiento del crédito informar sobre la posibilidad de realizar pagos anticipados de su obligación y será un derecho del consumidor decidir si el pago parcial que realiza es para abonar a capital con disminución de plazo o a capital con disminución del valor de la cuota de la obligación.

No obstante, la misma norma establece su no aplicabilidad tratándose de operaciones de crédito cuyo saldo supere los 880 smmlv. En estos casos, las condiciones de prepago o pago anticipado se rigen por las cláusulas contractuales pactadas entre las partes.

En el evento en que el deudor posea varios créditos con una misma entidad que sumados superen el monto antes indicado, solo podrá realizar el pago anticipado aquí regulado hasta dicho límite. En el evento en que el deudor posea varios créditos con diferentes entidades, podrá realizar el pago anticipado aquí regulado con cada entidad, hasta el límite establecido en la ley.

1.2.4. Cobro de cláusula penal

Tratándose de obligaciones contraídas con entidades vigiladas por la SFC, resulta incompatible la existencia simultánea de cláusula penal e intereses moratorios, por cuanto ello constituye la aplicación para el mismo caso de dos figuras que tienen idéntica finalidad y se estaría así cobrando al deudor dos veces una misma obligación, como es la de pagar por su retardo o incumplimiento. En tal sentido, no es posible aplicar una sanción convencional a título de cláusula penal, cuando se han pactado intereses moratorios a la luz del art. 65 de la Ley 45 de 1990.

1.2.5. Sanción por cobro de intereses en exceso

De conformidad con el art. 72 de la Ley 45 de 1990, el deudor se encuentra facultado para solicitar la devolución de los intereses pagados en exceso, aumentados en una suma igual que el acreedor debe entregar a título de sanción. Los establecimientos de crédito deben demostrar que efectivamente hicieron entrega de las sumas cobradas en exceso al haberse presentado esta situación.

Si se pactan sistemas de capitalización de intereses o de interés compuesto, los intereses remuneratorios estipulados en cualquiera de esas modalidades no pueden exceder el interés bancario corriente más la mitad de éste, de conformidad con lo previsto en el art. 64 de la Ley 45 de 1990.

1.2.6. Modificaciones a las tasas de interés

Teniendo en cuenta que las partes no pueden desconocer en sus contratos las disposiciones legales de orden público y dado que las normas que imponen límites a las tasas de interés que se cobren o reciban por préstamos de dinero son normas de ésta naturaleza, los contratantes de estos negocios jurídicos deben atender la siguiente regla:

Las modificaciones que presenten las tasas de interés durante la vida de préstamos pactados con los establecimientos de crédito, deben reflejarse en la correspondiente reducción de los montos convenidos al momento de la celebración de los contratos, cuando quiera que al momento de la causación de los réditos aquellos sobrepasen los límites correspondientes al período liquidado. No obstante, reajustar unilateralmente la tasa fija pactada cuando se autoricen tasas más altas, quebranta el principio de buena fe y equidad, así como la característica de literalidad en los títulos valores.

1.3. TIPOS DE INTERÉS.

A continuación se define cada uno de los tipos de interés aceptables con su significado, que deben ser aplicadas por las entidades vigiladas tanto en los rendimientos que pagan por los recursos captados, como en el cobro de intereses anticipados o vencidos de los créditos efectuados por éstas, de conformidad con la tasa fijada por la ley en cada caso.

1.3.1. Tipo de interés efectivo

La tasa efectiva de interés es la que se refiere a la unidad de tiempo y a la unidad de capital y se liquida por unidad de tiempo.

El símbolo que se utiliza para el tipo efectivo de interés es la letra minúscula “i”.

1.3.2. Tipo nominal de interés

El tipo nominal de interés es el que se refiere a la unidad de tiempo y a la unidad de capital y se liquida por fracción de unidad de tiempo.

El símbolo que se utiliza para el tipo nominal de interés es la letra minúscula j(m), donde m significa el número de pagos del interés por unidad de tiempo.

1.3.3. Tipos equivalentes de interés

La unidad de capital se convierte, después de la unidad de tiempo, en el capital 1 + i, si se liquida el tipo efectivo de interés i. Al mismo tiempo, se convierte la unidad de capital, después de la unidad de tiempo, en el capital [i j (m) ]m decimos que i es el tipo efectivo equivalente al tipo nominal j(m) y viceversa.

1.3.4. Tipo efectivo de descuento

El tipo efectivo de descuento es el que se refiere a la unidad de tiempo y a la unidad de capital y se reconoce por unidad de tiempo, es decir, que se paga anticipadamente por unidad de tiempo. El símbolo que se utiliza para el tipo efectivo de descuento es la letra minúscula “d”.

1.3.5. Tipo nominal de descuento

El tipo nominal de descuento es el que se refiere a la unidad de tiempo y a la unidad de capital y se deduce por fracción de unidad de tiempo, o sea que se paga anticipadamente por fracción de unidad de tiempo.

El símbolo que se utiliza para el tipo nominal de descuento es la letra minúscula f(m), donde m significa el número de pagos por unidad de tiempo nominal que vence en un año, se deducen en forma anticipada dos centavos mensuales.

1.3.6. Tasa de interés preferencial

Es aquella que la entidad ha cobrado a sus clientes corporativos de menor riesgo en operaciones de crédito en moneda legal de corto plazo (hasta 12 meses), cualquiera que sea la modalidad utilizada y sin que ella constituya necesariamente una oferta. En consecuencia y con arreglo al criterio antes expuesto, dicha tasa debe reflejar la realidad comercial del momento para los usuarios del servicio, permitiéndoles seleccionar uno u otro intermediario a partir de la información suministra.

1.4. TASAS MÁXIMAS DE INTERÉS.

Las tasas de interés pueden ser libremente acordadas por las partes siempre que se sujeten a los límites legales. Teniendo en cuenta lo anterior, y para los efectos de lo dispuesto en el art. 884 del C.Cio., aquellas obligaciones que pacten las entidades vigiladas, en las cuales hayan de pagarse créditos de un capital, deben sujetarse a las siguientes reglas:

1.4.1. Tasa máxima de interés remuneratorio: Las tasas máximas de interés remuneratorio que los establecimientos de crédito pueden cobrar o pagar a su clientela sobre todas las operaciones activas y pasivas son las que indique la JDBR de acuerdo con lo dispuesto en el literal e. del art. 16 de la Ley 31 de 1992. En tanto la autoridad monetaria no señale las tasas máximas remuneratorias, las mismas deben responder a lo pactado libremente por las partes, teniendo en cuenta en todo caso que no pueden superar la tasa constitutiva del delito de usura.

1.4.2. Tasa máxima de interés moratorio: Las tasas máximas de interés moratorio no pueden ser superiores a una y media veces el interés bancario corriente certificado por la SFC de acuerdo con lo dispuesto en el art. 884 del C.Cio.

Para efectos de lo dispuesto en el art. 19 de la Ley 546 de 1999, cuando las partes no hayan pactado intereses moratorios, los mismos no se presumen; sin embargo, cuando se pacten no podrán exceder una y media veces el interés remuneratorio pactado y solamente podrán cobrarse sobre cuotas vencidas.

Atendiendo la existencia de tasas diferenciales dependiendo de las certificaciones emitidas por la SFC para los distintos tipos de crédito de conformidad con la facultad otorgada mediante la Ley 795 de 2003, el cálculo de las tasas moratorias debe corresponder, a cada uno de los tipos de crédito existentes.

1.4.3. Tasa constitutiva de usura: Es aquella tasa que se configura cuando la utilidad o ventaja que se cobre o reciba por concepto de un préstamo de dinero o de la venta de un bien o un servicio a plazo, exceda en la mitad el interés bancario corriente que para el período correspondiente estén cobrando los bancos, según certificación de la SFC, de conformidad con el art. 305 del CP.

1.5. COBROS QUE CONFORMAN INTERESES.

Dado que los intereses son réditos de un capital, debe entenderse incluidos en ellos tanto lo que se cobra por ceder el beneficio de hacer uso del dinero, como por asumir el riesgo que ello representa y en general, todas las cargas de tipo accesorio que se derivan para el acreedor respectivo, con excepción de los impuestos directos que se causen, como podrían ser los estudios de crédito y los costos de control y cobranza normal u ordinaria, resultando así remunerada con tales réditos y en su integridad, la operación financiera.

Así las cosas, para efectos de lo dispuesto en el art. 1168 del C.Cio y el art. 68 de la Ley 45 de 1990, debe entenderse comprendido en el concepto de interés, toda suma que reciba el acreedor directamente o por interpuesta persona, teniendo como causa la entrega de dinero, a título de depósito o de mutuo, así como aquellas sumas que el deudor pague por concepto de servicios vinculados directamente con el crédito.

Tratándose de microcréditos, los intermediarios financieros y las organizaciones especializadas en crédito micro empresarial, podrán cobrar honorarios y comisiones, de conformidad con las tarifas que autorice el Consejo Superior de Microempresa, según lo dispone el art. 39 de la Ley 590 de 2000, no repuntándose tales cobros como intereses, para efectos de lo estipulado en el art. 68 de la Ley 45 de 1990.

2. CRÉDITO A ENTIDADES ESTATALES.

En todos los casos que pretenda celebrarse una operación de crédito público o sus asimiladas con las entidades estatales del orden nacional, definidas en el art. 2 del Decreto 2681 de 1993, previo a la firma del mismo, sin excepción, debe exigirse la autorización expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de conformidad con lo establecido en el mencionado decreto.

2.1. REQUISITOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITOS A CARGO DE ENTIDADES PÚBLICAS TERRITORIALES.

El otorgamiento de créditos a entidades públicas territoriales y sus organismos descentralizados, se rige por reglas que imponen a las entidades vigiladas una particular diligencia en el análisis de la capacidad de pago y endeudamiento de los potenciales deudores. En esa medida y dado que este tipo de entes se rigen por condiciones especiales, es deber de los establecimientos de crédito, además de los requisitos que se definan en sus políticas internas de crédito, exigir los requisitos dispuestos en las disposiciones legales en materia de endeudamiento para este tipo de entidades.

Para tal efecto, debe tenerse en cuenta:

2.1.1. Regulación vigente

En la celebración de operaciones de crédito público y sus asimiladas con entidades territoriales y sus organismos descentralizados, se deben observar las reglas contenidas en el parágrafo 2 del art. 41 de la Ley 80 de 1993 y las contenidas en las Leyes 358 de 1997, 533 y 550 de 1999, 617 de 2000, 819 de 2003, y en las demás normas concordantes, entre ellas el Decreto 2681 de 1993 y 610 de 2002, especialmente en relación con la capacidad de pago y los procedimientos diseñados en los casos en que se superen los límites de endeudamiento de las entidades territoriales.

2.1.2. Destinación de los recursos de financiación

En la celebración de operaciones de crédito público, las entidades vigiladas deben verificar que los recursos otorgados sean destinados a financiar gastos de inversión de acuerdo con lo señalado en el parágrafo del art. 2 de la Ley 358, salvo aquellos créditos de corto plazo, los de refinanciación de deuda vigente o los adquiridos para pago de indemnizaciones de personal en procesos de reducción de planta.

Para el caso de créditos de corto plazo como los de tesorería, las operaciones de endeudamiento deben ajustarse a los requisitos establecidos para estas entidades en las disposiciones que les rigen, como el art. 15 de la Ley 819 de 2003.

2.1.3. Capitalización de intereses

Las entidades financieras no pueden estipular mecanismos de financiación en los que por virtud de la capitalización de intereses se mantenga inactiva la atención de la deuda por un término relativamente considerable, sin que pueda evaluarse durante el mismo la capacidad de pago del deudor y, por ende, la calidad del crédito concedido en tales condiciones. Este mecanismo conduce a que no se revele en forma adecuada el servicio total de la deuda e impide ejercer el control sobre el límite de endeudamiento de las entidades territoriales previsto en la Ley 358 de 1997. En estos casos, el establecimiento de crédito debe verificar que la entidad territorial cumple además con la relación saldo de la deuda/ingresos corrientes establecido en el art. 6 de la Ley 358, cuando a ello hubiere lugar.  

2.1.4. Garantías

Sin perjuicio de lo establecido en el subnumeral 2.1.2 del presente Capítulo, las entidades vigiladas deben tener en cuenta que los ingresos o rentas de vigencias futuras, son proyecciones y por tanto, son estimativos inciertos, para efectos de la asunción del riesgo implícito en dichas operaciones.

En igual sentido, es deber de los establecimientos de crédito asegurarse de que las garantías ofrecidas no tengan gravámenes o compromisos previos que limiten su eficacia, pues en ese evento no podrán aceptarse como garantías admisibles; y en todo caso, cuando la cuantía del crédito no haga necesaria la sujeción a las normas contenidas sobre cupos individuales de crédito, esto es, que no se exceda el límite del 10% del patrimonio técnico, el establecimiento de crédito debe verificar que las rentas no hayan sido pignoradas anteriormente a otras entidades financieras, salvo que la suficiencia de la renta sea tal que pueda garantizar créditos adicionales.

2.1.5. Límites a los niveles de endeudamiento

Las vigiladas al otorgar crédito a las entidades territoriales deben, en todos los casos, verificar que los mismos no superen los límites a los niveles de endeudamiento consagrados en la Ley 358 de 1997, 617 de 2000 y 819 de 2013.

Ahora bien, en aquellos eventos en que, de acuerdo con las reglas sobre límites de endeudamiento contenidas en la Ley 358 de 1997, las entidades territoriales requieran autorización emanada de autoridad competente para realizar operaciones de crédito público, las mismas deben ser exigidas sin excepción antes de su celebración.

A efectos de verificar que no se exceda el límite de endeudamiento previsto en la ley para las entidades territoriales, los establecimientos de crédito deben seguir las siguientes reglas:

2.1.5.1. En virtud de lo previsto en el art. 1 de la Ley 358 de 1997, el endeudamiento de las entidades territoriales no puede exceder su capacidad de pago, la cual se presume que existe cuando los intereses de la deuda al momento de celebrar una nueva operación de crédito, no superan el 40% del ahorro operacional. El ahorro operacional se calcula conforme la regla señalada en el parágrafo del art. 2 de la Ley 358 de 1997, en cuyo caso, cuando se registren niveles de endeudamiento inferiores o iguales al 40%, no se requiere de autorización.

2.1.5.2. Los establecimientos de crédito deben abstenerse de otorgar financiación a cualquier entidad territorial que, presentando una relación intereses/ahorro operacional superior al 60% o una relación saldo de la deuda/ingresos corrientes superior al 80%, no haya suscrito un plan de desempeño -el cual debe contar con la conformidad previa de la Dirección de Apoyo Fiscal del Ministerio de Hacienda y Crédito Público- y tenga la autorización de endeudamiento correspondiente, en los términos establecidos en la Ley 358 de 1997 y sus disposiciones complementarias.

2.1.5.3. Tratándose de departamentos, distritos y municipios, adicionalmente debe acreditarse el cumplimiento de los indicadores de gastos de funcionamiento a que se refieren los arts. 4, 6, 8 y 10 de la Ley 617 de 2000.

La SFC impondrá las sanciones a que haya lugar por el otorgamiento de créditos a las entidades territoriales sin la verificación de la capacidad de pago de que trata la Ley 358 de 1997.

2.1.6. Planes de desempeño / Acuerdos de reestructuración - Programas de saneamiento fiscal

De acuerdo con lo establecido en el art. 9 de la Ley 358 de 1997, los planes de desempeño son programas de ajuste fiscal, financiero y administrativo tendientes a restablecer la solidez económica y financiera de las entidades territoriales. No obstante las entidades territoriales, tanto en su sector central como descentralizado pueden acogerse a los acuerdos de reestructuración de la Ley 550 de 1999 y a los programas de saneamiento fiscal a que se refiere la Ley 617 de 2000.

Tratándose de acuerdos de reestructuración, corresponde a las entidades vigiladas el control al cumplimiento de los acuerdos, bajo el entendido que el control atribuido a las entidades financieras sólo comprende acceder a información respecto del cumplimiento de los acuerdos de reestructuración por parte de las entidades territoriales, con el consecuente deber de comunicar a las autoridades competentes acerca de los incumplimientos identificados, según lo señaló la Corte Constitucional en Sentencia C-1098-01 18 de octubre de 2001.

Los establecimientos de crédito deben abstenerse de otorgar cualquier nuevo endeudamiento a las entidades territoriales que incumplan el plan de desempeño a que se refiere el art. 9 de la Ley 358 de 1997, salvo que tratándose de una nueva administración ésta cuente con autorización del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Lo anterior, sin perjuicio de lo establecido en el Anexo 2 del Capítulo II de la CBCF.

2.1.7. Mecanismos adicionales de verificación y de registro de la operación

Sin perjuicio de las obligaciones establecidas a las entidades vigiladas en las normas que regulan la actividad de endeudamiento de las entidades a que se refiere este aparte, los establecimientos de crédito deben tener en cuenta mecanismos adicionales que les permitan evaluar en debida forma la capacidad de pago de dichas entidades y contar con suficientes elementos de juicio para valorar la seguridad de las operaciones realizadas. En tal sentido, entre los diversos mecanismos, resulta preciso que los establecimientos de crédito exijan de las entidades territoriales el certificado de registro de la deuda que expiden las correspondientes Contralorías.

Así mismo y con el fin de que las entidades sometidas a la Ley 358 de 1997 cumplan con el parágrafo 2 del art. 41 de la Ley 80 de 1993, en concordancia con el art. 13 de la Ley 533 de 1999, de acuerdo con los cuales para la ejecución de estas operaciones de crédito es requisito indispensable proceder a su registro en la Dirección General de Crédito Público del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y al envío de información referente a saldos y movimientos de dichas operaciones., se considera conveniente que en las minutas de contrato de empréstito interno que se acuerden con las entidades territoriales y sus organismos descentralizados, se incluya una cláusula que obligue a que previo el primer desembolso del préstamo, el prestatario, en cumplimiento de la citada disposición, remita a la Dirección General de Crédito Público copia del contrato de empréstito, para su consiguiente registro.

Las instrucciones contenidas en este subnumeral no son aplicables a las sociedades de economía mixta del orden nacional, departamental o municipal en donde el Estado participe en una proporción inferior al 50% del capital de la sociedad.

Para los efectos de este subnumeral, los establecimientos de crédito, deben adoptar instructivos internos necesarios para poner en ejecución las medidas señaladas.

2.2. CONTRATOS CON EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DE CARÁCTER OFICIAL.  

De conformidad con lo dispuesto en el art. 36.6 de la Ley 142 de 1994, les está prohibido a las instituciones financieras celebrar contratos con empresas de servicios públicos oficiales para facilitarles recursos, cuando se encuentren incumpliendo los indicadores de gestión a los que deben estar sujetas, mientras no acuerden un plan de recuperación con la comisión encargada de regularlas.

En consecuencia, siempre que un establecimiento de crédito celebre operaciones de crédito con una empresa de servicios públicos de carácter oficial, debe verificar previamente, de manera formal y dejando constancia escrita en los documentos de estudio del crédito, si la respectiva empresa se encuentra cumpliendo los indicadores de gestión (cuyo seguimiento y control es realizado por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios), o, en su defecto, si ha suscrito un plan de recuperación con el correspondiente ente regulador que la habilite para endeudarse.

3. GARANTÍAS PARA EFECTOS DE CUPOS INDIVIDUALES DE CRÉDITO.

3.1. GARANTÍAS ADMISIBLES.  

Para efectos de establecer los límites a los cupos individuales de crédito y de acuerdo con lo previsto en los arts. 2.1.2.1.3 y 2.1.2.1.4 del Decreto 2555 de 2010, se consideran garantías admisibles los derechos reales o personales que permiten a la entidad financiera acreedora, en caso de ser incumplida la obligación garantizada, obtener de manera eficaz y oportuna su pago, incluso coactivamente, sin ser indispensable acudir ante la jurisdicción ordinaria. Así es como, la garantía admisible consiste en ofrecer un respaldo jurídicamente eficaz al pago de la obligación garantizada al otorgar al acreedor una preferencia o mejor derecho para obtener el pago de la obligación.

En tal sentido, la enunciación de garantías admisibles contenida en el art. 2.1.2.1.4 del Decreto 2555 de 2010 no es taxativa; por ende, las entidades financieras pueden aceptar como tales aquellas seguridades que conforme a la evaluación que de ellas hagan, reúnan las características descritas en los mencionados artículos. La evaluación pertinente debe reposar en la entidad y mantenerse a disposición de esta Superintendencia, acorde con las políticas de administración de riesgo de crédito.

A continuación se considera pertinente efectuar las siguientes precisiones adicionales respecto de algunas garantías o seguridades admisibles:

3.1.1. Pignoración de rentas de entidades territoriales y entidades descentralizadas

Las garantías otorgadas por las entidades territoriales y sus entidades descentralizadas deben evaluarse de acuerdo con los criterios definidos en el art. 2.1.2.1.3 del Decreto 2555 de 2010.

Ahora bien, conforme al art. 11 de la Ley 358 de 1997, y para los efectos de lo previsto en el literal e. del art. 2.1.2.1.4 del Decreto 2555 de 2010, cuando se pignoren rentas de las entidades territoriales, de sus entidades descentralizadas o de las áreas metropolitanas y dichas rentas deban destinarse forzosamente a determinados servicios, actividades o sectores establecidos por la ley, se considera dicha pignoración como garantía admisible, sólo si el crédito asegurado con la prenda tiene como objetivo único financiar la inversión para la provisión de los mismos servicios, actividades o sectores a los cuales deban destinarse las rentas correspondientes.

No obstante, es posible constituir garantías sobre rentas de destinación específica para respaldar operaciones de sustitución de los créditos originales, es decir, para contraer una operación crediticia cuyos recursos se destinarán a pagar de manera anticipada otra obligación ya vigente. Lo anterior, en razón que estas operaciones se interpretan como un acto de gestión sobre el pasivo financiero en el cual se realizan algunas modificaciones sobre la deuda inicial pero manteniendo el propósito y monto de la operación.

3.1.2. Garantía personal

Conforme lo previsto en el literal h. del art. 2.1.2.1.4 del Decreto 2555 de 2010 es garantía admisible la garantía personal, esto es, el aval o fianza de personas jurídicas que tengan en circulación en el mercado de valores papeles con la mera garantía de su patrimonio, siempre y cuando se trate de personas cuyos valores hayan sido calificados como de primera clase por empresas calificadoras de valores inscritas ante la SFC. Esta garantía, respecto de las operaciones con un mismo deudor o grupo de deudores, no podrá ser superior al 15% del patrimonio técnico de la entidad acreedora.

3.1.3. Garantías mobiliarias

Se consideran admisibles, las garantías mobiliarias que refiriéndose a cualquiera de las operaciones de que trata el art. 3 de la Ley 1676 de 2013, reúnan los requisitos establecidos en el art. 2.1.2.1.3 del Decreto 2555 de 2010.

La constitución, oponibilidad, registro, prelación y ejecución de las garantías mobiliarias siguen lo dispuesto en la Ley 1676 de 2013, así como sus decretos reglamentarios, vr.gr. el Decreto 400 de 2014.

No obstante, la misma ley en el art. 4 establece unas limitaciones a este tipo de garantía, al señalar que no será aplicable a los bienes muebles sobre los que la pignoración o utilización como garantía mobiliaria esté prohibida por ley imperativa o de orden público, y que se exceptuarán de lo dispuesto en dicha ley, las garantías mobiliarias otorgadas sobre:

3.1.3.1. Bienes muebles tales como las aeronaves, motores de aeronaves, helicópteros, equipo ferroviario, los elementos espaciales y otras categorías de equipo móvil reguladas por la Ley 967 de 2005.

3.1.3.2. Valores intermediados e instrumentos financieros regulados en la Ley 964 de 2005.

3.1.3.3. Garantías sobre títulos valores, que seguirán las reglas del C.Cio.

3.1.3.4. Depósito de dinero en garantía, cuando el depositario es el acreedor.

3.1.4. Títulos valores entregados en garantía.

Los títulos valores que sean considerados como garantía admisible para efectos de lo previsto en el art. 2.1.2.1.5 del Decreto 2555 de 2010, y en consecuencia sean aceptables para efectos del SARC deben cumplir con las siguientes condiciones:

3.1.4.1. Menciones de los títulos valores

Deben contener las menciones y requisitos que la ley señala para todos los títulos valores en general y, las particulares del se recibe en garantía, salvo que la ley los presuma.

3.1.4.2. Librador

Los títulos deben ser librados por persona distinta del beneficiario del préstamo, sin perjuicio de que el deudor los avale para mayor seguridad de quien concede el crédito. Para efectos de ser considerados garantía admisible, deben ser emitidos, aceptados o garantizados por entidades financieras o por entidades emisoras de valores en el mercado público de valores, de acuerdo con el art. 2.1.2.1.5 del Decreto 2555 de 2010.

3.1.4.3. Vencimiento

Los títulos deben estar en aptitud para ser cobrados a la época del vencimiento del crédito, esto es, que las acciones cambiarias que de ellos emanan no caduquen ni prescriban durante el término en que ostentan la calidad de garantía.

3.1.4.4. Negociación

Los títulos deben negociarse en debida forma y cuando el endosante obre en calidad de representante o mandatario debe acreditar tal calidad.

3.1.4.5. Propiedad

Los títulos deben pertenecer efectivamente al deudor prendario, pues de no ser así el acreedor queda a la sombra de una reivindicación por parte del verdadero dueño.

Estas exigencias son mínimas y buscan ilustrar a quienes realizan estas transacciones, en cuyas manos está dar cuerpo a las operaciones y asegurar a la entidad de la idoneidad de las garantías que se reciben.

3.1.4.6. Requisitos especiales de las facturas de venta

Tratándose de facturas de venta, deben cumplir con los requisitos especiales impuestos por la Ley 1231 de 2008, así como los que les sean complementarios.

3.1.5. Pignoración de los cánones de arrendamiento de los contratos de leasing

De conformidad con lo previsto en el parágrafo 1 del art. 2.1.2.1.4 del Decreto 2555 de 2010 se considera como admisible para los efectos de los cupos individuales de crédito, la garantía que verse sobre rentas derivadas de contratos de arrendamiento financiero o leasing, en tanto cumplan con:

3.1.5.1. Objeto

La pignoración de rentas recaiga sobre los cánones de arrendamiento que deben cancelar periódicamente los arrendatarios a favor de un establecimiento de crédito por razón de la celebración de un contrato de arrendamiento financiero.

3.1.5.2. Requisitos

La pignoración de rentas que se constituya mediante la cesión de los derechos de crédito concretados a los cánones de arrendamiento y se surta de conformidad con el art. 1959 del CC, en armonía, con el art. 822 del C.Cio, y siempre y cuando se observen los siguientes requisitos:

3.1.5.2.1. Entrega del título que documente el derecho.

3.1.5.2.2. Notificación del gravamen: Debe producirse la notificación del gravamen al deudor del crédito dado en prenda, por cuanto en un contrato de leasing se producen vencimientos sucesivos y parciales de la obligación y de no mediar la notificación, el deudor continuaría pagando los cánones al establecimiento de crédito, con lo que, en el caso de incumplimiento del deudor prendario, su acreedor se vería imposibilitado de ejercitar la garantía sobre el crédito.

3.1.5.2.3. Recaudo de los cánones: No puede existir por parte del acreedor prendario delegación en la entidad para efectuar el recaudo de los cánones, pues de lo contrario se haría inoperante la prenda.

3.1.5.2.4. Custodia del dinero recibido por el pago de los cánones: El acreedor prendario está obligado a mantener en custodia el dinero proveniente del pago de los cánones durante el lapso que precede al vencimiento de la obligación garantizada. Una vez vencida ésta, la suma que subroga el crédito pignorado puede ser aplicada a la satisfacción de la obligación garantizada en los términos del art. 1173 del C.Cio.

En el evento en que la deuda garantizada esté vencida y el acreedor prendario reciba el pago de las rentas pignoradas, la garantía prendaria se subroga en dinero y como quiera que no es posible la prenda sobre el mismo, opera la conversión del negocio jurídico que dio origen a la garantía, tornándose en depósito de dinero respecto del cual es procedente aplicar el procedimiento señalado en el art. 1173 del C.Cio.

En todo caso, si bien puede calificarse como garantía admisible la "pignoración de rentas" en comento, son las políticas de SARC las que deben determinar el nivel de riesgo que dichas seguridades conllevan.

3.1.6. Bonos de prenda

De conformidad con lo previsto en el art. 2.1.2.1.4 del Decreto 2555 de 2010 los bonos de prenda están previstos como garantías o seguridades admisibles, en tanto cumplan con las siguientes instrucciones:

En aquellos eventos en que se otorguen créditos sobre mercancías depositadas en bodegas bajo el cuidado de los almacenes generales de depósito –AGD-, el establecimiento de crédito debe verificar que el valor de los préstamos concedidos sea inferior al valor de la mercancía que aparece en el certificado de depósito.

Al respecto, debe recordarse que sobre las mercancías existen derechos de retención y privilegio a favor de los AGD para hacerse pagar los derechos de almacenaje, comisiones y gastos de venta, de conformidad con lo previsto en el art. 1188 del C.Cio, y en caso de tener que hacer uso del procedimiento indicado para el cobro de los bonos de prenda, se debe aplicar la prelación de que trata el art. 798 del mismo código.

De otra parte, debe tenerse en cuenta el caso de las mercancías importadas que soportan gravámenes fiscales por no estar nacionalizadas, que tienen prelación según lo previsto en el Estatuto Aduanero y el art. 798 del C.Cio.

Los anteriores elementos, así como el avalúo que el depositante y el AGD les han dado a las mercancías depositadas, deben ser tenidos en cuenta al realizar operaciones de descuento de los bonos de prenda.

3.2. GARANTÍAS NO ADMISIBLES.

Las garantías no admisibles, es decir, tanto las enunciadas en el art. 2.1.2.1.5 del Decreto 2555 de 2010 como seguridades no admisibles, como aquellas garantías no aludidas en tal norma pero que no cumplan las condiciones del art. 2.1.2.1.3 y 2.1.2.4 del mismo Decreto, aunque pueden ser aceptadas por las entidades financieras como garantía de las operaciones activas de crédito que celebren, de acuerdo con sus políticas de SARC; no pueden ser aceptadas en el otorgamiento de aquellos créditos que superen los límites de los cupos individuales de crédito, puesto que la categoría de inadmisible de las garantías o seguridades establecida en las normas comentadas implica única y exclusivamente que estas no son idóneas para ampliar el límite básico del 10% del patrimonio técnico.

4. OPERACIONES DE REDESCUENTO.

4.1. INFORMACIÓN A FINAGRO.

Los establecimientos de crédito que han solicitado redescuento de bonos de prenda, deben informar al Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario –FINAGRO- sobre las novedades ocurridas a las mercancías que se encuentran respaldando los citados bonos.

Con base en lo anterior, se debe comunicar cualquier operación a FINAGRO, que se haga con la mercancía sobre la cual se ha expedido un bono de prenda y ha sido redescontado por el establecimiento de crédito correspondiente.

4.2. RETENCIÓN DE LOS CRÉDITOS REDESCONTADOS.

No es aceptable que los establecimientos de crédito avalen ante las entidades de redescuento créditos sin el perfeccionamiento de garantías por parte de los deudores, para posteriormente, una vez producidos los desembolsos, retener el total o parte del neto de cada préstamo, ocasionando parálisis en la ejecución de los proyectos de inversión financiados y encareciendo con la retención los costos financieros del crédito.

Por lo anterior, la entidad de descuento debe exigir como requisito para aceptar los avales que el intermediario financiero le certifique la existencia legal de las contragarantías relativas al crédito garantizado.

4.3. OTORGAMIENTO DE CRÉDITOS PUENTE.

A través de los denominados créditos puente se otorga financiación anticipada al posible usuario de los créditos otorgados por FINAGRO, para que una vez concedidos estos se cancele el crédito ordinario a la entidad respectiva.

Se considera que el llamado “crédito puente”, es una práctica insegura para el usuario e intermediario, por las siguientes razones:

4.3.1. Los objetivos claramente establecidos para el adecuado financiamiento del sector agropecuario en el art. 216 del EOSF, pierden su vigencia con la práctica anteriormente definida.

4.3.2. Las características del crédito de fomento agropecuario consisten en incentivos que se reflejan en largos plazos, bajas tasas de interés, períodos de gracia, asistencia técnica, coordinación y otros que ninguna otra modalidad de crédito puede ofrecer. Así mismo, su utilización presupone unas necesidades técnicamente determinadas en los programas y formularios de tramitación.

4.3.3. FlNAGRO por diversas razones puede no darle curso a la solicitud de crédito, en cuyo caso el usuario del crédito puente se verá obligado a desistir del proyecto.

4.3.4. Las condiciones gravosas en que se otorgan los créditos puente para invertir en el sector agropecuario, cuya rentabilidad por su naturaleza es a largo plazo, conlleva para los establecimientos de crédito la disminución de sus recursos ordinarios y el incremento de su cartera vencida.

4.4. DESVIACIÓN DE RECURSOS DE CRÉDITOS DE FOMENTO.

De conformidad con los arts. 23 de la Ley 5 de 1973 y 10 del Decreto 2645 de 1980, es obligación de las entidades prestamistas que participan del mecanismo de crédito para fomento agropecuario, declarar vencidas las obligaciones cuando se compruebe una destinación diferente a aquellas para la cual fueron concedidos los préstamos o en cualquier otra forma hayan incumplido los respectivos contratos.

Adicionalmente, FINAGRO está facultado para cargar a la cuenta de las entidades prestamistas las sumas correspondientes a los saldos insolutos de las operaciones de crédito redescontadas dentro de dicho Fondo, cuando compruebe que el beneficiario final del crédito o el intermediario financiero, han incumplido los contratos de préstamo o las demás obligaciones que se adquieran por virtud de la ley.

Por otra parte corresponde a la SFC y a la Dirección del Fondo, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 38 de la ley 16 de 1990 la inspección y vigilancia en el cumplimiento de las obligaciones aquí indicadas.

4.5. EXIGENCIA DE RECIPROCIDAD EN EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITOS DE FOMENTO.

En el trámite de los créditos de fomento no resulta legalmente admisible que los establecimientos de crédito efectúen exigencias a los usuarios, distintas de las contempladas en la ley o en normas reglamentarias, como son las reciprocidades consistentes en el mantenimiento de determinados promedios en constitución de depósitos a término, apertura de otras cuentas o adquisición de productos y otras análogas.

Tales prácticas derivan en una desviación de los recursos del crédito, haciendo más gravosos los créditos concedidos y, en algunos casos pueden dar lugar a que se exija a los beneficiarios la realización de hechos que configuran la comisión del delito de aplicación fraudulenta de crédito oficialmente regulado, contemplado en el art. 311 del CP.

5. OPERACIONES CON TARJETA DE CRÉDITO.

En las operaciones activas de crédito que realizan los establecimientos de crédito a través de los sistemas de tarjetas de crédito deben observarse las siguientes reglas:

5.1. CUPOS DE CRÉDITO.

Los cupos de crédito deben otorgarse con sujeción a la política de crédito de cada establecimiento acorde con su SARC y con las disposiciones sobre los límites en los cupos individuales de crédito a que se refieren los arts. 2.1.2.1.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010. Por tal virtud, no puede anunciarse la expedición de tarjetas sin sujeción a cupo alguno y en cada extracto debe aparecer el cupo asignado por beneficiario, precisando el monto por utilizar.

La política en materia de cupos para tarjetas de crédito, debe formularse por escrito por el órgano competente y ser de amplia difusión en cada entidad.

5.2. AUMENTO DE LOS CUPOS.

Los aumentos de cupos deben corresponder a un previo estudio de la capacidad de endeudamiento de cada tarjetahabiente, salvo el caso de las tarjetas activas, en las que el cupo puede modificarse hasta en un porcentaje equivalente al incremento del IPC correspondiente al año anterior.

5.3. CONDICIONES DE FINANCIACIÓN.

Las condiciones de financiación que una entidad determinada ofrezca al público deben ser generales, de tal manera que el acceso al crédito por parte de cualquier usuario se haga en pie de igualdad. Ello implica que la tasa efectiva en estos productos es la misma, así el plazo de financiación sea diferente.

5.4. PRÁCTICAS INSEGURAS.

De conformidad con las facultades otorgadas a esta Superintendencia, se califican como inseguras las siguientes prácticas:

5.4.1. El ofrecimiento de cupos de créditos sin solicitud del tarjetahabiente.

5.4.2. El ofrecimiento de cupos de crédito a favor de grupos de personas, sin que éstas hayan formulado solicitud alguna ante las entidades y sin que por parte de las instituciones se hubiere efectuado un análisis del riesgo a través del estudio de sus condiciones económicas, ya que la omisión de tal estudio puede comprometer los activos de dichas instituciones.

5.4.3. El exceso en los cupos máximos.

5.4.4. No adoptar las medidas apropiadas para impedir que los tarjetahabientes que han excedido los cupos máximos aprobados continúen utilizando la tarjeta. Con el fin de prevenir la ocurrencia de estos hechos el establecimiento de crédito debe señalar las medidas que serán tomadas por la entidad, en el reglamento de uso de la tarjeta.

5.4.5. Realización de cargos no autorizados en tarjetas de crédito.

5.4.6. La práctica adoptada por algunas entidades emisoras de tarjetas de crédito conforme la cual se envía a los tarjetahabientes, junto con el extracto mensual un volante dentro del cual se les anuncia que recibirán próximamente una determinada revista o publicación impresa, por suscripción, con cargo a su cuenta. La respuesta que debe dar el cliente, según esta forma, debe ser negativa para no recibir el ofrecimiento, porque de lo contrario, automáticamente se considera aceptado el recibo de la publicación y, obviamente, la suscripción.

6. OPERACIONES INTERFINANCIERAS.

Las operaciones interfinancieras entendidas como aquellas que sirven como mecanismo de transferencia institucional de recursos entre entidades vigiladas -a condiciones de mercado-, permitiéndoles mantener una posición activa y pasiva de manera concomitante, se rigen por las disposiciones contenidas en el Capítulo XIX de la CBCF y se encuentran sujetas tanto a los límites de cupos individuales de crédito establecidos en el art. 2.1.2.1.8 del Decreto 2555 de 2010 como a los cupos globales definidos por la juntas directivas de las entidades, los cuales deben ser evaluados periódicamente y mantener los soportes de las decisiones a disposición de la SFC.

El incumplimiento de este requisito es calificado como práctica insegura por esta Superintendencia.

7. ACEPTACIONES DE TÍTULOS.

7.1. CONDICIONES GENERALES PARA LA ACEPTACIÓN DE TÍTULOS VALORES.

De conformidad con lo previsto en el literal del art. 7, literal h del art. 12 y literal f del art. 24 del EOSF, los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento están legalmente facultadas para aceptar letras de cambio en los términos y condiciones señaladas en las normas citadas. Las corporaciones financieras, adicionalmente pueden aceptar cualquier clase de títulos emitidos a favor de las empresas con plazo mayor de un 1 año, siempre y cuando correspondan a financiación por parte del vendedor a más de un 1 año en el momento en que se efectúe la operación y se refieran a bienes distintos de automotores de servicio particular.

Para tales efectos, es necesario tener en cuenta las siguientes reglas:

7.1.1. Compraventa como relación causal

Cada aceptación debe ser el reflejo de una operación cierta de compra venta de bienes. Por tanto, los establecimientos de crédito deben adoptar todos los mecanismos indispensables para verificar la existencia de la transacción mercantil; para ello deben exigir el documento o la copia del mismo que instrumente el negocio, o la factura, el contrato de transporte, los  registros de importación tratándose de las aceptaciones bancarias etc., así como cualquier documento que haga referencia a la relación causal que de origen al título valor.

7.1.2. Control

A fin de contar con un control adecuado, los establecimientos de crédito mencionados deben tener un sistema de información eficiente que permita mantener un adecuado registro de las aceptaciones de títulos por parte de la entidad, el cual contenga:

7.1.2.1. Nombre e identificación del beneficiario o tenedor inicial.

7.1.2.2. Si se trata de personas jurídicas, es indispensable, además que se acrediten Ios certificados de existencia y representación legal y Ios poderes de quiénes actúan como apoderados o representantes legales del girador del título.

7.1.2.3. Monto de la obligación.

7.1.2.4. Fecha en que la letra de cambio es aceptada, fecha de vencimiento y fecha en que se cubre la aceptación y deja de ser un pasivo.

7.1.2.5. Indicación de la sucursal o agencia del establecimiento de crédito que efectuará el pago conforme al tenor Iiteral del título.

7.1.2.6. Número o serie de la aceptación.

7.1.2.7. Documentos que deben presentarse y requisitos que deben cumplirse para la aceptación de la letra por parte del establecimiento de crédito.

7.1.2.8. Nombre de identificación de la persona a quien se le hace el pago.

7.2. CONDICIONES DE SEGURIDAD DE LOS TÍTULOS.

Las compañías de financiamiento, los bancos y las corporaciones financieras deben velar por expresar su aceptación en documentos que reúnan óptimas condiciones de seguridad con el fin de preservar su integridad. Dichos documentos deben contener, por lo menos, la siguiente información:

7.2.1. Contenido de los documentos.

7.2.1.1. Serie o número de identificación, según sea el sistema que escoja el establecimiento, a fin de permitir su fácil identificación en el sistema de información a que se refiere el punto anterior.

7.2.1.2. Indicación de la sucursal o agencia del establecimiento que efectuará el pago.

7.2.1.3. Fecha de la aceptación y fecha de vencimiento.

7.3. CONDICIONES PARA LA ACEPTACIÓN DE LETRAS DE CAMBIO.

7.3.1. Compañías de financiamiento

De conformidad con lo previsto en el art. 24 literal f. del EOSF las letras de cambio que acepten las compañías de financiamiento, son libremente negociables, no renovables y solo pueden originarse en transacciones de compraventa de bienes en el interior del país. Sin embargo, en virtud de lo dispuesto en el numeral 1 del art. 59 de la Resolución 8 de 2000 expedida por la JDBR, aquellas entidades que reúnan los requisitos exigidos por dicha norma pueden aceptar letras de cambio que se originen en operaciones de compraventa de bienes en el exterior.

7.3.2. Corporaciones financieras

De acuerdo con lo establecido en el art. 12 literal h. del EOSF, las corporaciones financieras pueden aceptar letras de cambio cuando tales títulos han sido emitidos a favor de las empresas de que trata el art. 11 ibídem, siempre y cuando correspondan a financiación otorgada por el vendedor a más de 1 año en el momento en el que se efectúe la operación y se refiera a bienes distintos a automotores; y realizar operaciones de factoring con títulos cuyo plazo sea inferior al plazo señalado o que correspondan a financiación por parte del vendedor a menos de 1 año en el momento en que se efectúe la operación.

7.3.3. Establecimientos bancarios

Las letras de cambio que acepten los establecimientos bancarios pueden originarse en transacciones de bienes correspondientes a compra ventas nacionales e internacionales según lo dispone el art. 7 literal f. del EOSF. Toda aceptación debe ser girada a la orden y a un día cierto y determinado. Entre la fecha de aceptación y la fecha de vencimiento no podrá mediar más de 1 año. En ningún caso las letras aceptadas pueden ser objeto de renovación o prórroga.

7.3.4. Cómputo para cupo individual de crédito

Como parte de las operaciones activas de crédito autorizadas a los establecimientos de crédito, las aceptaciones de letras, así como los avales y demás garantías otorgadas por las entidades vigiladas computan para los efectos de determinar el cupo individual de crédito del girador en los términos del art. 2.1.2.1.6 del Decreto 2555 de 2010.

7.3.5. Pago de la letra de cambio

Los establecimientos de crédito a que se ha hecho referencia deben pagar la letra de cambio a su tenedor, para lo cual deben dejar constancia de tal evento, y mantener la información correspondiente, indicándose el nombre completo y los documentos de identidad, tratándose de personas naturales; y de los poderes y certificados de representación de aquellas personas que actúen en calidad de apoderados o representantes legales de personas jurídicas.

7.3.6. Prescripción de la acción cambiaria

En el caso de que una letra no sea presentada para su pago y se cause la prescripción de la acción cambiaria a favor de la institución aceptante, ésta debe adoptar las medidas necesarias, de acuerdo con las circunstancias, para restituirle a su cliente la disponibilidad absoluta sobre la provisión en el caso en que ella se hubiere constituido, salvo el evento previsto en el art. 696 del C.Cio.

7.3.7. Régimen aplicable

En todo lo relacionado con la creación de la letra de cambio, aceptación, pago, protesto, reposición, cancelación y reivindicación, los establecimientos de crédito deben dar cumplimiento a lo previsto en el Título lll del Libro Tercero del C. Cio.

7.3.8. Evaluación de solvencia del ordenante

Los establecimientos de crédito deben realizar el análisis que conlleva cualquier operación activa para verificar la solvencia del ordenante, el nivel de endeudamiento, su capacidad de pago y todos aquellos otros elementos que permitan determinar la viabilidad de la expedición de la respectiva aceptación con el propósito de evaluar en cada caso los riesgos que asume la institución.

En consecuencia, los establecimientos de crédito deben abstenerse de otorgar aceptaciones que no reúnan los requisitos exigidos en las instrucciones contenidas en este numeral como los referentes al estudio de la situación financiera del solicitante en los términos descritos, por constituir dicha conducta una práctica no autorizada e insegura.

8. CRÉDITO DOCUMENTARIO.

Constituye una operación activa de los bancos, corporaciones financieras y compañías de financiamiento, de acuerdo con su régimen legal, el otorgamiento de crédito documentario en los términos definidos por el art. 1408 del C.Cio. En tal virtud, los mencionados establecimientos de crédito pueden emitir cartas de crédito tradicionales, es decir como instrumento de pago o financiación y cartas de crédito stand-by, como garantía del pago de una obligación, según instrucciones recibidas de su cliente.

8.1. CARACTERÍSTICAS DE LA CARTA DE CRÉDITO.

8.1.1. Autonomía

Partiendo de que el crédito documentario es un negocio jurídico complejo en cuanto que existe como consecuencia de diversas relaciones jurídicas interdependientes, la autonomía como característica del mismo no debe entenderse en un sentido absoluto, sino ligada a la existencia de los demás actos jurídicos que conforman este negocio complejo, como lo reconoce el art. 1415 del C.Cio.

La interpretación de la anterior disposición permite concluir que el principio de autonomía es aplicable a las cartas de crédito, en cuanto que las relaciones entre comprador y vendedor generan unas consecuencias que no son oponibles a las relaciones entre el establecimiento de crédito como pagador y el beneficiario y, que a su turno, las relaciones entre ordenante y el emisor son independientes a las que existen entre ordenante y beneficiario y entre pagador y beneficiario.

En virtud de esta característica, puede afirmarse que cada relación entre las partes las vincula en forma exclusiva y que los demás son terceros respecto de ella, de tal manera que no resultan afectados directamente por el desarrollo de la misma.  De esta forma, una vez otorgada la carta de crédito el establecimiento asume un compromiso directo de pagar al beneficiario, siempre y cuando éste cumpla con las condiciones y requisitos pactados en el crédito. Esta última referencia adquiere relevancia en la medida que la obligación que asume el establecimiento de crédito frente al beneficiario es una obligación condicionada a que éste último le acredite el cumplimiento de su obligación para con el ordenante mediante la presentación de los documentos exigidos en la carta de crédito.

8.1.2. Literalidad

Al igual que en los títulos valores esta característica de las cartas de crédito tiende a darle seriedad y seguridad a todas las operaciones involucradas en el crédito. Como consecuencia de la misma, las partes intervinientes en la carta solo pueden tener como valederas y exigibles las instrucciones, órdenes, condiciones y requisitos que aparezcan debida y expresamente señalados en el texto mismo de ella. Por tal razón, en las cartas de crédito se debe aplicar el más severo formalismo exigiéndole al establecimiento pagador como condición indispensable para que pueda proceder a pagar, una absoluta conformidad entre los requisitos que pretende cumplir el beneficiario y que aparecen consignados en la carta.

8.1.3. Formalidad

Hace referencia a los documentos que acompañan la carta de crédito y en virtud de la cual se presume que el vendedor ha satisfecho su obligación con el ordenante, cuando presenta al establecimiento de crédito los documentos formalmente correctos. Esta característica surge de las reglas y usos uniformes expedidas por la Cámara Internacional de Comercio, cuando afirman que los bancos deben proceder al examen cuidadoso de los papeles y documentos presentados, para cerciorarse de que exteriormente están de acuerdo con las condiciones del crédito. Es decir, se trata de una verificación formal y por esta razón no puede el ordenante obligarlos a responder por las condiciones intrínsecas de los mismos.

Así es como, el establecimiento de crédito puede ser responsable de la presentación defectuosa de los documentos que debe verificar, así como de las alteraciones o enmendaduras de los mismos, que de un examen diligente sean identificables y puedan derivar en invalidez o falsificación de ellos.

8.2. TRANSFERENCIA DE LA CARTA DE CRÉDITO.

De conformidad con lo dispuesto en el art. 1413 del C.Cio las cartas de crédito son en principio intransferibles salvo que en ellas se haga constar expresamente su transferencia. En este caso, quedará el beneficiario facultado para que el crédito abierto a su favor, pueda ser transferido a favor de uno o más beneficiarios, bien sea por la totalidad de su valor o por una parte, siempre que instruya al establecimiento encargado de hacer el pago o las aceptaciones.

Sin embargo, la transferencia referida no puede realizarse mediante endoso, atendiendo lo dispuesto en el Decreto 2756 de 1976; debiendo efectuarse como una cesión de créditos personales. En consecuencia, la negociación no produce efecto contra el obligado ni contra terceros, mientras no sea notificada por el cesionario al establecimiento de crédito.

Si se cumple con el requisito de la notificación contemplada en los arts. 1959 a 1966 del C.C., no le será viable al establecimiento de crédito oponerse al pago, pues cuando en una carta de crédito se pacta su transferencia se está cediendo un derecho condicional y no una obligación. Ello por cuanto las cargas previas al pago han debido ser verificadas con anterioridad por el mismo establecimiento y en tal medida, la cesión procede sin más.

8.3. RÉGIMEN DE INSOLVENCIA EMPRESARIAL DEL ORDENANTE.  

El compromiso que asume el establecimiento de crédito de pagar una suma de dinero o de aceptar o negociar títulos valores girados por el beneficiario siempre que los documentos se presenten en debida forma por el mismo dentro de la oportunidad señalada para el efecto, es una obligación condicional que tan sólo depende del cumplimiento de tales requisitos por parte del deudor.

Por consiguiente, no podrá oponer el establecimiento de crédito al beneficiario como excepción al pago que le corresponde, el hecho de que el ordenante esté en proceso de reorganización empresarial o de liquidación judicial, pues no puede resultar el beneficiario afectado por la relación existente entre el emisor y el ordenante.

8.4. APERTURA DE CRÉDITOS DOCUMENTARIOS CON RECURSOS DE LÍNEAS DE CRÉDITO DIRECTAS.

Resulta válido establecer cartas de crédito utilizables con los recursos provenientes de líneas de crédito directas, con lo cual dichas cartas sirven sólo como instrumentos de pago y, en consecuencia, no conllevan una financiación de la operación por parte de la entidad emisora de las mismas.

En el documento en el cual conste la solicitud de apertura de la carta de crédito debe quedar constancia explícita sobre la vinculación existente entre la misma como instrumento de pago y la línea de crédito directa. Así mismo, debe existir evidencia documental de la conformidad emitida por la entidad otorgante de la línea de crédito, en el sentido de que el banco emisor proceda a expedir la carta de crédito bajo el compromiso de pago del valor equivalente a las utilizaciones efectuadas, en los términos del acuerdo celebrado, cuyas condiciones deben constar por escrito, toda vez que obrar en sentido diverso entrañaría una práctica insegura.

De otra parte, considerando las características de la operación, específicamente los compromisos que se adquieran frente al beneficiario de la carta de crédito y frente a los bancos corresponsales que obren como confirmantes, la entidad debe establecer parámetros objetivos para evaluar el riesgo derivado de su celebración, en cuanto al análisis de la solidez financiera de la entidad otorgante de la línea de crédito directa.

9. OPERACIONES CON TÍTULOS VALORES EN BLANCO.

Las operaciones activas de los establecimientos de crédito que soporten su garantía, total o parcialmente en títulos valores en blanco deben atender las disposiciones contenidas en el art. 622 del C.Cio. En cumplimiento de lo anterior, además de las instrucciones que los clientes consideren necesario introducir, la carta de instrucciones debe contener:

9.1. Clase de título valor.

9.2. Identificación plena del título sobre el cual recaen las instrucciones.

9.3. Elementos generales y particulares del título, que no consten en éste, y para el cual se dan las instrucciones.

9.4. Eventos y circunstancias que facultan al tenedor legítimo para llenar el título valor.

9.5. Copia de las instrucciones debe quedar en poder de quien las otorga.

En virtud de lo expuesto, esta Superintendencia considera práctica insegura y no autorizada la inobservancia de las instrucciones impartidas anteriormente. Igualmente, se permite recordar a las entidades que el llenar el título contrariando las instrucciones contenidas en la ley puede dar lugar a responsabilidades tanto civiles como penales.

CAPÍTULO II.

DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS OPERACIONES EN MONEDA EXTRANJERA.

1. OPERACIONES DE COMERCIO EXTERIOR - REGLAMENTACIÓN EN MATERIA DE IMPORTACIONES.  

En aplicación de la Resolución Externa 8 de 2000 de la JDBR, se considera necesario impartir instrucciones en relación con la documentación que debe exigirse en materia de giros al exterior por importaciones de bienes.

1.1. DOCUMENTO DE TRANSPORTE.

Cuando los intermediarios del mercado cambiario autorizados emitan cartas de crédito deben estipular, como condición para el pago en el exterior de las mismas la presentación del documento de transporte. Copia o fotocopia de este documento también debe ser exigida a los importadores colombianos por los intermediarios del mercado cambiario previo al otorgamiento de la financiación de importaciones.

No se considera obligatoria la exigencia de este documento si se trata del pago anticipado de una importación.

1.2. DECLARACIÓN DE CAMBIO.

Los intermediarios del mercado cambiario en el momento de vender las divisas a los importadores colombianos para cancelar la financiación de importaciones o para efectuar el giro al exterior del valor de la importación deben exigir la Declaración de Cambio No. 1 “Importación de Bienes” o la No. 3 “Créditos en Moneda Extranjera”, cuando las importaciones impliquen endeudamiento externo de acuerdo a lo dispuesto en las normas cambiarias.

De otra parte, los intermediarios del mercado cambiario deben verificar en las declaraciones de cambio, la siguiente información:

1.2.1. Los datos relativos al importador, al registro de importación y a los documentos de embarque o guías aéreas.

1.2.2. La fecha de la declaración de cambio, la cual debe ser igual a la fecha de la venta de las divisas.

1.2.3. El monto consignado en la declaración de cambio, el cual debe ser igual al monto de las divisas vendidas.

1.2.4. La fecha del documento de transporte para determinar si, de acuerdo con las normas cambiarias, la importación constituye endeudamiento externo.

1.2.5. Si la importación constituye endeudamiento externo, la Declaración de Cambio No. 3 “Créditos en Moneda Extranjera” debe tener el número del registro del préstamo externo asignado por el Banco de la República y todos los campos debidamente diligenciados.

1.2.6. La correcta codificación para efectos de la afectación de la balanza cambiaria.

1.2.7. La correcta codificación con el propósito de eliminar inexactitudes en la balanza cambiaria relacionadas con los pagos anticipados de importaciones con recursos del cliente y la exigencia de la constancia por parte del importador sobre las condiciones de pago y de despacho de la mercancía acordadas con el proveedor del exterior y la indicación si la licencia o registro de importación están en trámite.

1.2.8. En el caso de las importaciones que se pagan en moneda legal, la constancia en las declaraciones de cambio tanto del valor en pesos colombianos como del equivalente en dólares. Así mismo, el nombre y dirección del exportador del exterior y el código de la balanza cambiaria que rige para el pago de importaciones en moneda legal.

1.3. PAGO DE IMPORTACIONES EN PESOS.

Los pagos de importaciones en moneda legal están autorizados en las actuales normas cambiarias, siempre y cuando se canalicen a través de los intermediarios del mercado cambiario y éstos últimos exijan la declaración de cambio correspondiente.

Si los intermediarios del mercado cambiario reciben de sus bancos corresponsales cheques en pesos para su cobro en Colombia y el envío al exterior del equivalente en moneda extranjera, no se puede hacer la conversión si el banco corresponsal no remite la declaración de cambio por importaciones o si el girador del cheque no presenta la declaración de cambio que justifique el pago de la importación en pesos en el exterior.

1.4. PRÁCTICAS NO AUTORIZADAS O INSEGURAS.

En virtud de las instrucciones, se califican como prácticas inseguras o no autorizadas las siguientes:

1.4.1. Otorgar financiaciones de pagos anticipados, independiente del sistema de pago, sin el registro previo como endeudamiento externo en el Banco de la República.

1.4.2. Otorgar financiaciones de importaciones de bienes de capital sin controlar que éstas se registren ante el Banco de la República como endeudamiento externo, dentro de los plazos consagrados en las normas cambiarias.

1.4.3. Modificar las cartas de crédito de importación para que los pagos en el exterior se hagan con la simple presentación de la factura comercial.

1.4.4. Vender divisas por importaciones de bienes que constituyen endeudamiento externo, con la presentación de la Declaración de Cambio No. 1 “Importación de Bienes”.

1.4.5. Recibir pesos de los importadores para el pago de importaciones en moneda legal sin la declaración de cambio por importaciones.

1.4.6. Recibir declaraciones de cambio diligenciadas parcialmente o con la codificación de la balanza cambiaria en forma errada.

1.4.7. Recibir en forma extemporánea las declaraciones de cambio.

1.4.8. Recibir de los bancos corresponsales cobranzas de cheques en moneda legal para su cobro y giro al exterior del equivalente en moneda extranjera sin la presentación de la declaración de cambio por importaciones.

CAPÍTULO III.

DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS OPERACLONES PASIVAS.

1. DEPÓSITOS EN CUENTAS CORRIENTE Y/O AHORROS.

1.1. CONDICIONES PARA LA APERTURA DE CUENTAS. <Numeral modificado por la Circular 23 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>

Los establecimientos de crédito deben verificar que en la apertura de depósitos en cuentas corrientes y de ahorros, excepto de aquellas a que se refieren los numerales 4 y 5 de este Capítulo, se recolecte la información y los datos requeridos para implementar mecanismos de autenticación para la realización de operaciones monetarias y no monetarias, por parte del titular o titulares del respectivo producto.

En el evento en que los mecanismos de autenticación implementados requieran de la recolección y almacenamiento de muestras biométricas, las entidades deben atender las instrucciones del numeral 2.3.9.2 del Capítulo I del Título II de la Parte I de la presente Circular.

La recolección y almacenamiento de los datos deberá realizarse en condiciones de seguridad que permitan la eventual práctica de pruebas técnicas, en el evento en que las autoridades gubernamentales o judiciales respectivas así lo requieran.

Por lo anterior, los funcionarios encargados de la vinculación de clientes deben tener especial diligencia y cuidado para que la recolección de datos se ajuste a las técnicas que informan esta materia y, en particular, a los requerimientos mínimos para la implementación y uso de biometría como factor de autenticación electrónica, de conformidad con el numeral 2.3.9 del Capítulo I del Título II de la Parte I de la presente Circular.

En aquellos eventos en que los depósitos de ahorro cumplan con las condiciones referidas en los literales a y b del artículo 2.1.15.1.2 del Decreto 2555 de 2010 o aquellas normas que los modifiquen, sustituyan o adicionen, se podrá acudir al procedimiento de vinculación simplificada señalado en el subnumeral 4.1 del presente capítulo.

1.2. SALDOS ABANDONADOS EN CUENTAS CORRIENTES Y DE AHORROS Y CUENTAS INACTIVAS. <Numeral modificado por la Circular 28 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

1.2.1 En la medida que los depósitos realizados en cuentas corrientes y/o de ahorros son depósitos irregulares de dinero, no puede predicarse de ellos la condición de bien mostrenco, pues no cumplen con las condiciones establecidas para ello en el régimen civil. Contrario a ser bienes sin dueño aparente o conocido, estos depósitos generan un derecho personal para el depositante en contrapartida de un crédito a cargo de la entidad depositaria. En tal virtud, aún vencido el plazo legal o convencional para reclamarlo, permanece para el depositante la facultad jurídica para exigir el cumplimiento de su obligación por parte del establecimiento de crédito, la cual corresponde al pago de una suma de dinero equivalente a la depositada, con los respectivos intereses, si a ello hay lugar.

No obstante lo anterior, de conformidad con lo establecido en la Ley 1777 de 2016, se considera cuentas abandonadas aquellas cuentas corrientes o de ahorro sobre las cuales no se hubiere realizado movimiento de depósito, retiro, transferencia o, en general, cualquier débito o crédito que las afecte durante (3) años ininterrumpidos en todas las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera.

No impiden considerar la cuenta como abandonada las operaciones de créditos o débitos que los establecimientos financieros realicen con el fin de abonar intereses o realizar cargos por comisiones y/o servicios bancarios.

1.2.2 Para los efectos previstos en la ley 1793 de 2016 se considera que una cuenta de ahorros está inactiva cuando sobre ésta no se haya realizado alguna operación durante un periodo de 6 meses consecutivos. Entiéndase por operación cualquier movimiento de depósito, retiro, transferencia o en general cualquier débito o crédito que afecte a la cuenta de ahorros, con excepción de los créditos o débitos que la institución financiera realice con el fin de abonar intereses o cobrar costos financieros y/o transaccionales.

1.3. RECEPCIÓN DE MONEDA DE CURSO LEGAL.

<Inciso modificado por la Circular 25 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> De acuerdo con los arts. 8 y 11 de la Ley 31 de 1992, mediante el cual se señala la moneda legal como único medio de pago de curso legal con poder liberatorio ilimitado, es obligación de las entidades vigiladas, recibir y devolver el cambio de moneda metálica, así como recibir billetes viejos, deteriorados o de baja denominación, en las funciones de intermediación que les han sido autorizadas y específicamente, en desarrollo de los contratos de depósito a la vista o a término.

Adicionalmente, considerando la vocación circulatoria del dinero y el deterioro al que en virtud de ésta se expone la moneda, el Banco de la República estableció condiciones y procedimientos de cambiabilidad, en la Circular Reglamentaria Externa DTE-53 de 2001, correspondiendo exclusivamente a dicho organismo la facultad de retirar billetes y monedas de circulación, como lo establece el art. 10 de la Ley 31 de 1992.

En ese orden de ideas, los establecimientos de crédito deben contar con los mecanismos adecuados mediante los cuales se verifique permanentemente que la institución devuelve el cambio en las operaciones que realiza y que recibe moneda legal en billetes y en moneda metálica de cualquier denominación, garantizando su plena utilización por parte de clientes y usuarios. Realizar lo contrario es desconocer las reglas señaladas, las cuales resultan abiertamente lesivas de los intereses de los clientes y usuarios del sistema.

1.4. REGÍMENES DE AUTORIZACIÓN DE LOS REGLAMENTOS DE LOS PRODUCTOS DE LAS SECCIONES DE AHORRO. <Numeral adicionado por la Circular 25 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

El procedimiento de autorización de los reglamentos de los productos de la sección de ahorros de los establecimientos de crédito y cajas de compensación se sujeta al régimen de autorización general o individual, de acuerdo con las disposiciones contenidas en el presente numeral.

Las entidades podrán surtir el trámite de autorización a través de cualquiera de los dos regímenes, de acuerdo con las reglas contenidas en la presente circular. Aquellas entidades que cumplan con los presupuestos para obtener la autorización a través del régimen general podrán optar por someterse al trámite individual para lo cual bastará con radicar los documentos bajo el código correspondiente a este último trámite.  

1.4.1 Régimen de autorización general

1.4.1.1 Las reformas o modificaciones a los reglamentos de los productos de la sección de ahorro que hayan sido aprobados por la SFC se entienden autorizadas de manera general, siempre y cuando cumplan los requisitos legales, no incluyan estipulaciones contrarias a las normas e instrucciones que los rigen, ni al régimen de protección al consumidor financiero contenido en las Leyes 1328 de 2009, 1793 de 2016, 1836 de 2017, la CBJ y demás normas que las modifiquen, sustituyan o adicionen.

En todo caso, los reglamentos siempre deben contener, como mínimo, las siguientes cláusulas:

1.4.1.1.1. Condiciones y requisitos para la apertura del producto.

1.4.1.1.2 Características y condiciones del producto.

1.4.1.1.3 Derechos y obligaciones de las partes.

1.4.1.1.4 Canales dispuestos por la entidad para el retiro de las sumas de dinero, con la indicación del canal gratuito habilitado para ese propósito (Ley 1836 de 2017).

1.4.1.1.5 Condiciones, límites y costos para el retiro de los recursos.

1.4.1.1.6 Las tarifas asociadas al uso del producto y la forma para determinarlas y cobrarlas.

1.4.1.1.7 Las condiciones y medidas para el uso y manejo seguro del producto y los canales asociados al mismo.

1.4.1.1.8 Las condiciones de liquidación y abono de intereses.  

1.4.1.1.9 Las reglas y condiciones para la cancelación del producto.

1.4.1.1.10 Las consecuencias derivadas del incumplimiento del contrato.

1.4.1.1.11Las condiciones de manejo de la información del titular del producto. Específicamente lo relacionado con el uso comercial que se dará al mismo.

1.4.1.1.12 Los mecanismos de protección para la defensa del consumidor financiero, incluyendo las reglas sobre las modificaciones del producto, el término para notificar las modificaciones al reglamento, la información relacionada con el seguro de depósitos y la indicación de si las decisiones del defensor del consumidor financiero de la entidad son de obligatorio cumplimiento.

1.4.1.1.13 Los eventos en los cuales la entidad se encuentra habilitada para efectuar débitos automáticos del producto. Las cláusulas de compensación por el uso o adquisición de otros productos con la entidad deben estar expresamente consagradas y autorizadas en los contratos asociados a dichos productos y no en los reglamentos de los productos de ahorro del titular.  

1.4.1.1.14 La demás información que la entidad vigilada estime conveniente para que el consumidor comprenda funcionamiento del producto y los servicios asociados al mismo.

La información contenida en los reglamentos de los productos de ahorro debe ser cierta, suficiente, clara, pertinente, verificable y debe permitir y facilitar la adecuada comprensión del cliente, a efectos de que pueda tomar decisiones informadas.

Los reglamentos podrán contener remisiones a los medios masivos de información donde se puedan consultar aspectos relacionados con límites y costos para el retiro de los recursos, tarifas asociadas al uso de los productos y las políticas de tratamiento de datos de la entidad.  

En ningún caso pueden incluir estipulaciones contrarias a las normas e instrucciones aplicables para este tipo de productos, tales como i) saldos mínimos obligatorios, ii) autorizaciones generales para el manejo de la información del cliente iii) cláusulas abusivas o cualquier otra que pueda afectar el equilibrio del contrato o dar lugar a un abuso de la posición dominante contractual.

Debe tenerse en cuenta que de conformidad con lo establecido en el parágrafo del art. 11 de la Ley 1328 de 2009, se entiende por no escrita y sin efecto para el consumidor financiero, toda estipulación que conforme al régimen de protección al consumidor financiero sea catalogada o se constituya como abusiva.

1.4.1.2 Trámite de autorización del régimen general.

Las reformas a los reglamentos de los productos de ahorro en operación deben ser aprobadas por la junta directiva de la entidad o el órgano que haga sus veces y se entienden autorizadas mediante el régimen general, siempre que cumplan las condiciones establecidas en el subnumeral anterior.

La entidad debe remitir a la SFC la documentación prevista en la lista de chequeo respectiva. En la certificación suscrita por su representante legal debe constar que las modificaciones al referido reglamento cumplen con las condiciones señaladas en el subnumeral 1.4.1.1.

Los reglamentos de los productos de la sección de ahorros a los que les aplique el régimen de autorización general se entienden autorizados a partir de la fecha que se indique en el oficio que emita el aplicativo dispuesto por la SFC para adelantar este trámite.

Toda información falsa, engañosa, inexacta o incompleta suministrada da lugar a las medidas de supervisión o sanciones administrativas que considere esta Superintendencia en ejercicio de sus atribuciones legales.

La autorización impartida mediante este procedimiento no restringe la facultad que tiene la SFC de solicitar y verificar, en las entidades vigiladas, el contenido de los reglamentos de las secciones de ahorro que hayan surtido el trámite de autorización a través del régimen general indicado en este capítulo.

Las modificaciones a los reglamentos de los productos de la sección de ahorros deben ser notificadas a los consumidores financieros en los términos que se establezca en el respectivo contrato y deben ser actualizadas en todos los documentos que la respectiva entidad utilice para la comercialización y ofrecimiento del respectivo producto, así como en su página web.  

1.4.2 Régimen de autorización individual   

Se someten al régimen de autorización individual, los reglamentos de los productos de la sección de ahorro de las entidades que se encuentren en alguna de las siguientes situaciones:

1.4.2.1 Cuando se trate del primer reglamento de la sección de ahorros de la entidad.

1.4.2.2 Cuando, durante el último año, haya sido sancionada por incumplimiento de las normas relacionadas con la protección de los consumidores financieros en las relaciones entre estos y la entidad.  

1.4.2.3 Cuando, durante el año inmediatamente anterior a la fecha de aprobación del reglamento por parte de la Junta Directiva, la entidad vigilada haya sido objeto de la adopción de un instituto de salvamento y

1.4.2.4 Cuando se encuentre sometida a vigilancia especial o se encuentren adelantando programas de recuperación, saneamiento o adecuación de capital.

2. DEPÓSITOS DE AHORRO Y CERTIFICADOS DE AHORRO A TÉRMINO.

2.1. ASPECTOS COMUNES.

Tanto en los Certificados de Depósito a Término CDT como en los Certificados de Ahorro a Término -CDAT-, los establecimientos de crédito pueden convenir con el depositante que si llegado el término de vencimiento éste no se prorroga, cuando cualquiera de las partes no conviene con ello, el importe del mismo quedará a su disposición a partir del vencimiento del plazo señalado para la restitución del depósito, sin que por ello se cause rendimiento alguno.

Cuando sea el caso, los establecimientos de crédito deben informar oportunamente y por escrito a la dirección del titular del depósito, su decisión de no prorrogar el contrato, salvo que en el texto del certificado se hubiere previsto que, ante el silencio de las partes, el mismo se prorrogará en condiciones previamente determinadas o determinables, y la entidad hiciere uso de tal prerrogativa. En este último evento, el certificado se prorrogará por un término igual al inicial y en las condiciones (de tasa, modalidad de pago, plazo, otros) que se hubieren previsto para el efecto.

La constancia que se expide con ocasión de la entrega de recursos en depósitos de ahorro es una simple constancia de depósito que legitima a su titular para exigir el pago de su acreencia, sin que tal constancia tenga vocación de circulación en los términos del art. 645 del C.Cio. Por consiguiente, no podrá ser expedida al portador, ni transferirse mediante endoso.

Por tanto, el tratamiento indicado en el art. 802 del C.Cio. para los casos de hurto, destrucción o extravío de los títulos valores no es aplicable a los documentos representativos de los depósitos de esta modalidad de ahorro.

2.2. DEPÓSITOS DE AHORRO Y CDAT- DE CORPORACIONES FINANCIERAS Y COMPAÑÍAS DE FINANCIAMIENTO.

En desarrollo de lo previsto en el art. 2.36.5.1.3 del Decreto 2555 de 2010, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento pueden captar recursos a través de depósitos de ahorro a la vista o mediante la expedición de CDAT sin más requerimientos que los capitales mínimos establecidos en el art. 80 del EOSF, a efecto de lo cual deben sujetar sus nuevas operaciones a las disposiciones de los arts. 126, 127 y 128 del mismo Estatuto.

Lo anterior, bajo el entendido que la captación de recursos del público a través de depósitos en cuenta corriente continúa siendo una operación autorizada con exclusividad a los establecimientos bancarios, conforme a lo establecido en el art. 7 del EOSF.

Ahora bien, atendiendo las especiales características que devienen de la captación de ahorros del público a través de depósitos de ahorro y CDAT, previamente al desarrollo de estas operaciones, las entidades deben acreditar ante esta Superintendencia el cumplimiento de las siguientes condiciones:

2.2.1. Infraestructura tecnológica: Las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento que pretendan captar recursos mediante depósitos de ahorro a la vista y CDAT, deben demostrar que cuentan con una infraestructura tecnológica adecuada y con procedimientos debidamente soportados. Por tanto, los interesados deben presentar un informe previo a la SFC, para su aprobación, que por lo menos contemple los siguientes aspectos:

2.2.1.1. Requerimientos tecnológicos que describan los esquemas generales de registro de datos por clientes, operaciones y consolidación, así como las especificaciones técnicas de los sistemas de información (los cuales deben operar en forma integral), equipos de cómputo (nuevo o ensanche del actual) y en general todos los aspectos y detalles técnicos necesarios para implantar en la entidad el producto aquí referido, sustentado en un cronograma que detalle las actividades necesarias para su instalación y puesta en funcionamiento. El procesamiento electrónico de la información que corresponda a este tipo de operaciones, debe hacerse con una plataforma tecnológica de propiedad de la entidad o bajo la modalidad de outsourcing o tercerización, siempre que se cumplan las condiciones de seguridad exigidas por esta Superintendencia.

2.2.1.2. Se debe indicar de manera clara y expresa si los sistemas de información cumplen con los siguientes aspectos de índole operacional:

2.2.1.2.1. El sistema debe permitir el registro y consulta de por lo menos los siguientes aspectos de un cliente o usuario:

2.2.1.2.1.1. Identificación.

2.2.1.2.1.2. Actividad económica.

2.2.1.2.1.3. Oficinas y ciudades en donde realiza las transacciones.

2.2.1.2.1.4. Tipo de operación, fecha de realización y monto de la misma.

2.2.1.2.2. Almacenar el registro de la totalidad de las operaciones de un cliente o usuario y permitir la consulta de los aspectos antes enunciados de manera transaccional o en forma consolidada.

2.2.1.2.3. Consolidar todas las transacciones y clasificarlas por cliente, tomando en consideración los aspectos mencionados en el subnumeral 2.2.1.2.1. de la presente Circular, con una frecuencia diaria como mínimo y a nivel de oficina y/o ciudad.

2.2.1.2.4. Manejar todos los aspectos relacionados con la captación de recursos a través de los productos aquí referidos, en forma automática y efectuar la contabilización en línea de la totalidad de las operaciones, de tal manera que en situaciones normales no se requieran procesos manuales entre las diferentes oficinas para su consolidación y conciliación diaria. En el evento en que las anteriores transacciones no se puedan realizar en línea, por problemas de tipo tecnológico, la entidad debe disponer de esquemas de contingencia que permitan su actualización.

2.2.1.2.5. Causar, abonar y contabilizar diariamente los rendimientos.

2.2.1.3. Adquisición de los equipos de cómputo y de comunicaciones.

2.2.1.4. Planes de contingencia que garanticen el adecuado funcionamiento de las operaciones de la entidad en situaciones anormales.

2.2.1.5 <Subnumeral modificado por la Circular 14 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Manual del producto que contenga las características, controles y procedimientos para su operación.

El anterior informe debe estar certificado por la auditoría interna, informando con detalle acerca del cumplimiento de tales procedimientos y características.

2.2.2. Infraestructura financiera: Se debe demostrar que se cuenta con una infraestructura financiera adecuada, para lo cual deben remitir un estudio de factibilidad que comprenda por lo menos:

2.2.2.1. Estudio de mercado que contenga como mínimo el mercado objetivo que se tiene contemplado penetrar, las características del mismo, la determinación técnica de su pertenencia, entre otros aspectos, preparado por una empresa de reconocida idoneidad a juicio de la SFC, o por el establecimiento de crédito. En este último caso se deben allegar las hojas de vida de los participantes con detalle acerca de las condiciones profesionales y técnicas que las avalen.

2.2.2.2. Estudio financiero del producto que considere como mínimo los siguientes aspectos:

2.2.2.2.1. Necesidades de capital, sin perjuicio del mínimo exigido por la ley, así como el cubrimiento de la inversión fija.

2.2.2.2.2. Ingresos y gastos de funcionamiento normal del proyecto, que incluyan las erogaciones adicionales entre otros por concepto de personal, administrativos, publicidad, así como la amortización de las inversiones iniciales.

2.2.2.2.3. Punto de equilibrio.

2.2.2.2.4. Fuentes de financiación del proyecto.

2.2.2.2.5. Conclusiones del estudio financiero.

2.2.3. Gestión de riesgos: Las operaciones desarrolladas en virtud de captaciones a la vista o mediante CDAT, deben hacer parte de los sistemas de administración de riesgos, de conformidad con lo establecido en la CBCF.

3. PRÁCTICAS INSEGURAS Y NO AUTORIZADAS.

En relación con las operaciones pasivas, se consideran inseguras y no autorizadas a los establecimientos de crédito, entre otras:

3.1. El incumplimiento a las disposiciones que rigen la adecuada toma de la impresión digital de los clientes de manera que no se ajusten a las técnicas que rigen la materia.

3.2. La inobservancia de los requerimientos mínimos necesarios para realizar captaciones de recursos a la vista o mediante CDAT por parte de las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.

3.3. El desembolso de créditos aprobados a los clientes través de CDTs y CDATs.

3.4. El ofrecimiento de comisiones, pagos en dinero, en especie o cualquier otro estímulo por parte de las entidades vigiladas a sus clientes, con el compromiso por parte de éstos, de canalizar todos los pagos de impuestos a través de su red de oficinas.

4. DEPÓSITO DE BAJO MONTO.  <Numeral subrogado por la Circular 42 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Los depósitos de bajo monto son depósitos a la vista, a nombre de personas naturales, los cuales se encuentran definidos en el artículo 2.1.15.1.2 del Decreto 2555 de 2010 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen.

Serán depósitos de bajo monto inclusivos aquellos que, además de cumplir las características definidas en el referido artículo, sean dirigidos a las personas pertenecientes al nivel 1 del SISBEN, desplazados inscritos en el Registro Único de Población Desplazada o beneficiarios de programas de ayuda y/o subsidios otorgados por el Estado Colombiano.

4.1. CONDICIONES PARA LA APERTURA DE DEPÓSITOS DE BAJO MONTO. <Numeral subrogado por la Circular 42 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Para la apertura de los depósitos de bajo monto, las entidades vigiladas deben contar como mínimo con la siguiente información contenida en el documento de identidad de los clientes: tipo, nombre, número de identificación y fecha de expedición del respectivo documento.

En todo caso, las entidades vigiladas deben establecer procedimientos para verificar el contenido y veracidad de la información del cliente, sin que esto implique la presencia física del mismo.

En los productos a los que se refiere el presente numeral no es necesario conservar tarjetas de registro de firmas ni recolectar huellas dactilares.

4.2 INSTRUCCIONES ESPECIALES RESPECTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Y DE RIESGO OPERATIVO. <Numeral modificado por la Circular 42 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades vigiladas deben adoptar mecanismos especiales en sus sistemas de administración de riesgos considerando las características particulares de estos depósitos. En este sentido podrán:

4.2.1. Establecer un número y monto máximo de transacciones y operaciones por cliente para conservar las características previstas para estos productos.

4.2.2. Limitar los canales a través de los cuales se pueden realizar dichas transacciones y operaciones.

4.2.3. Las demás que se consideren necesarias.

5. DEPÓSITOS ORDINARIOS. <Numeral subrogado por la Circular 42 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Los depósitos ordinarios son depósitos a la vista, a nombre de personas naturales y personas jurídicas, los cuales se encuentran definidos en el artículo 2.1.15.2.2 del Decreto 2555 de 2010 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen.

Las entidades que ofrezcan este tipo de productos deben observar las disposiciones relacionadas con el trámite de conocimiento del cliente definido para estos productos en su sistema de administración de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo y conforme con lo previsto por esta Superintendencia en el Capítulo IV, Título IV de la Parte I de esta circular.

En el evento en que un depósito de bajo monto sobrepase los límites y montos definidos en el artículo 2.1.15.1.2 del Decreto 2555 de 2010, la entidad debe adelantar los actos tendientes a recolectar la información adicional requerida para el trámite de apertura de depósitos ordinarios, en los términos definidos en su sistema de administración de riesgo de lavado de activos y financiación de terrorismo y conforme con lo previsto por esta Superintendencia en el Capítulo IV, Título IV de la Parte I de esta circular.

6. DISPOSICIONES COMUNES A LOS DEPÓSITOS DE BAJO MONTO Y DEPÓSITOS ORDINARIOS. <Numeral subrogado por la Circular 42 de 2020 > 

6.1. REGLAS ESPECIALES EN MATERIA DE INFORMACIÓN. <Numeral subrogado por la Circular 42 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Además de la información que por virtud de las disposiciones legales vigentes deban divulgar las entidades que ofrezcan estos productos, en materia de depósitos de bajo monto y depósitos ordinarios debe informarse, de manera particular, lo siguiente:

6.1.1. Que se encuentran amparados por el seguro de depósito del FOGAFÍN.

6.1.2. Los costos asociados al producto.

6.1.3. Las tasas de interés que las entidades decidan ofrecer a los consumidores por la captación de recursos mediante estos depósitos, si a ello hubiere lugar.

6.1.4. Las características y restricciones aplicables a estos depósitos, así como los efectos de su incumplimiento.

6.1.5. Los canales habilitados por la entidad para la realización de operaciones y transacciones.

6.2. INSTRUCCIONES ESPECIALES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y CALIDAD PARA LA REALIZACIÓN DE OPERACIONES. <Numeral modificado por la Circular 42 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades vigiladas deben observar las disposiciones generales previstas en materia de requerimientos mínimos de seguridad y calidad para la realización de operaciones previstas en numeral 2. del Capítulo I, Título II de la Parte I de esta Circular, con excepción de los siguientes:

6.2.1. La personalización de las condiciones bajo las cuales se les prestarán los servicios.

6.2.2. La posibilidad de manejar una contraseña diferente para cada uno de los instrumentos o canales.

6.2.3. La elaboración del perfil de las costumbres transaccionales de los clientes.

6.2.4. La generación y entrega de soportes en los eventos en que se realicen donaciones.

6.2.5. La información y capacitación a los clientes sobre las medidas de seguridad, así como la constancia del cumplimiento de esta obligación.

6.2.6. El establecimiento de las condiciones sobre las cuales los clientes van a ser informados en línea acerca de las operaciones realizadas con sus productos.

6.2.7. La entrega de constancias y paz y salvos sobre productos cancelados.

6.2.8. La emisión de tarjetas personalizadas.

6.2.9. Ofrecer tarjetas débito que manejen internamente los mecanismos fuertes de autenticación.

6.2.10. Informar el costo de las operaciones de manera previa a su realización.

Sin perjuicio de lo anterior, las entidades vigiladas, atendiendo el análisis del sistema de administración de riesgo operativo y las medidas de protección al consumidor financiero que se adopten para los productos relacionados en este subnumeral, podrán implementar cualquiera de estas medidas, circunstancia que debe ser informada de manera oportuna y clara a los consumidores financieros.

6.3 EXTRACTOS. <Numeral renumerado>

Respecto de los productos antes señalados, no es necesario que las entidades vigiladas envíen físicamente los extractos; sin embargo, deben poner a disposición de los clientes los extractos o estados de los productos, a través de los mecanismos que establezcan para el efecto.

En todo caso, las entidades deben informar oportuna y claramente a los consumidores financieros dónde, cómo y cuándo pueden acceder a esta información. Igualmente, tales mecanismos deben permitir que el cliente consulte la información correspondiente a la tasa de interés efectiva reconocida por las entidades sobre el saldo durante el período cubierto, cuando a ello hubiere lugar, los movimientos del depósito, la periodicidad y forma de liquidar los rendimientos, así como los cambios que se presenten respecto de esta información.

6.4. CUENTAS LEY 2044 DE 2020. <Numeral adicionado por la Circular 7 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Las cuentas a las que se refiere el artículo 26 de la Ley 2044 de 2020 se regirán por las instrucciones aplicables a las cuentas de ahorro previstas en el presente Capítulo y en las demás disposiciones legales y reglamentarias que resulten aplicables a las cuentas de ahorro.

Estas cuentas únicamente podrán ser ofrecidas por establecimientos bancarios.

Los establecimientos bancarios que ofrezcan este producto deben garantizar que las entidades oficiales o entes territoriales que funjan como depositantes:

6.4.1. No dispongan de los recursos depositados en la cuenta de ahorros.

6.4.2. Entreguen los recursos al tradente al que se refiere el artículo 26 de la Ley 2044 de 2020 cuando exista una orden en firme de una autoridad competente que así lo exija.

6.4.3. Entreguen los recursos a los terceros a los que se refiere el artículo 26 de la Ley 2044 de 2020 cuando exista una orden en firme de una autoridad competente que así lo exija.

En todo caso, los establecimientos bancarios que ofrezcan este tipo de cuentas deben adoptar mecanismos suficientes para identificar y clasificar estas cuentas, de tal manera que se distingan de las demás cuentas de ahorro.

CAPÍTULO IV.

DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS OPERACIONES EXCLUSIVAS DE LOS ESTABLECIMIENTOS BANCARIOS.

1. CUENTAS CORRIENTES.

1.1. APERTURA.

1.1.1. CON ENTIDADES PÚBLICAS.

Los establecimientos bancarios, en el proceso de apertura y mantenimiento de cuentas corrientes con las entidades públicas a las que se refieren los arts. 38, 39, 40, 68 de la Ley 489 de 1998, deben tener en cuenta el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley 1 de 1980, así como los requisitos reglamentarios o que establezcan las autoridades fiscalizadoras del orden nacional, departamental o municipal.

Para tal efecto, la apertura de cuentas corrientes a nombre de estas entidades debe ser autorizada por el presidente del establecimiento bancario, un vicepresidente especialmente designado o por aquellos funcionarios que conforme a la estructura interna desempeñen atribuciones de esta naturaleza, previo el cumplimiento de los requisitos señalados en el art. 3 de la misma Ley 1 de 1980.

1.1.2. CON ENTIDADES QUE MANEJAN RECURSOS DEL PRESUPUESTO NACIONAL.

A fin de contribuir con el objetivo de controlar la ejecución del Presupuesto Nacional, las entidades vigiladas a través de las cuales se administren dichos recursos, deben cumplir con los trámites y procedimientos que para el efecto ha definido la Dirección General del Crédito Público y del Tesoro Nacional en el instructivo de apertura – terminación- y sustitución de cuentas, de conformidad con lo establecido en el art. 4 del Decreto 630 de 1996, así como en los Decretos 359 de 1995, 630 de 1996, 1183 de 1998 y 564 de 2013, en lo que les sea aplicable.

En desarrollo de los citados procedimientos, corresponde a los establecimientos bancarios efectuar un reporte a la Dirección General de Crédito Público y al Tesoro Nacional con la información de las cuentas corrientes o de ahorros que manejan dineros del presupuesto nacional. Dichos reportes deben contener: saldo inicial, valor total de los débitos, valor total de los créditos y el saldo promedio mensual calculado con base diaria y saldo final. Se debe reportar la información del mes inmediatamente anterior, dentro de los 5 primeros días de cada mes y debe ser transmitida en medio magnético de acuerdo con las especificaciones técnicas que se detallan en el formato diseñado para tal fin.

Finalmente y en los términos del Decreto 359 de 1995, la Dirección del Tesoro Nacional podrá solicitar información sobre cuentas corrientes y/o de ahorro que manejen recursos de la Nación, con las características que se especifique cuando dicha instancia lo considere necesario.

1.2. PROHIBICIONES Y LIMITACIONES.

1.2.1. APERTURA DE CUENTAS CORRIENTES A NOMBRE DE ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO.

Dada la naturaleza de bien mercantil que tienen los establecimientos de comercio, no es jurídicamente viable la apertura de cuentas corrientes bancarias a su nombre, pues en si mismos no tienen personalidad jurídica y por tanto no son sujetos de derechos y obligaciones.

Sin embargo, los títulos-valores expedidos a favor de un establecimiento de comercio se consideran títulos al portador, es decir títulos expedidos a favor de sujeto indeterminado, y por tanto, deben ser recibidos y cancelados a quien los tenga; independientemente de que jurídicamente el sujeto a quien esté emitido no exista, sea una supuesta persona o su nombre no corresponda a persona alguna.

1.2.2. SOSTENIMIENTO DE SALDOS MÍNIMOS Y COBRO DE CUOTA DE MANEJO.

No se considera viable jurídicamente la imposición de exigencias relativas al mantenimiento de saldos mínimos promedios en las cuentas corrientes de los clientes de los bancos, como requisito para mantenerlas vigentes.

En el mismo sentido, se considera que contraría normas de orden público la imposición de manera unilateral, de cláusulas que obliguen a pagar una suma determinada de dinero por concepto de cuota de manejo de la cuenta corriente, cuando el promedio de la misma sea inferior a una determinada suma, pues ello constituye una forma de imponer limitaciones a los saldos de depósitos en cuenta corriente.

1.2.3. COBRO DE MULTA POR CHEQUES DEVUELTOS POR FONDOS INSUFICIENTES.

Sin perjuicio de la posición que ostente el banco en las relaciones originadas en el contrato de cuenta de corriente, como tenedor- banco depositario o en la relación librador- banco- librado, y las obligaciones y responsabilidades que se derivan de esa relación contractual, se considera que los establecimientos bancarios deben abstenerse de cobrar sumas de dinero por cada devolución de cheques originada en la causal "fondos insuficientes” con cargo a las cuentas de sus clientes por cheques presentados y devueltos por esa causal.

Para tal efecto, y en aras de contribuir a la seriedad que el cheque requiere para cumplir con su función de servir como instrumento de pago, las entidades pueden adoptar políticas unilaterales de mal manejo de sus productos, que conlleven a la terminación del contrato, y si es del caso, proceder a la cancelación de la cuenta, lo cual puede acarrear incluso sanciones penales.

1.2.4 CELEBRACIÓN DE CONVENIOS PARA TRAMITAR ÓRDENES DE PAGO.

Los depósitos que en virtud del contrato de depósito se realicen en las cuentas corrientes de los bancos, deben realizarse exclusivamente con sumas de dinero y cheques de establecimientos bancarios. En tal sentido, los bancos deben abstenerse de celebrar convenios con las cooperativas de ahorro y crédito para recibir como títulos valores documentos emitidos por ellas para facilitar a sus clientes el manejo de su ahorro, así como llevarlos a canje en el Banco de la República.

1.3. SOBREGIRO EN CUENTA CORRIENTE.

Acorde con la autorización contemplada a los establecimientos bancarios para que paguen cheques al descubierto - art. 125 del EOSF-, es viable que éstos pueden pactar con el cuentacorrentista un plazo para el pago de los sobregiros pagando intereses remuneratorios y moratorios, de conformidad con lo dispuesto en el art. 884 del CC.OO. y las disposiciones concordantes. En todo caso, una y otra estipulación debe constar por escrito, sin que se requiera hacerlo para cada utilización.

Lo anterior por cuanto el cuentacorrentista a quien se permite girar más de lo que ha depositado es, frente al banco, deudor en razón de un préstamo que éste le hace, puesto que el banco no está legalmente obligado a pagar si no hay provisión de fondos por parte del girador; con lo cual se pone de presente, además, que el banco por la concesión del sobregiro, no puede cobrar comisión, esto es, remuneración por un servicio hecho al girador, sino intereses, o sea la remuneración normal que corresponde al préstamo de dinero.

1.3.1. PROHIBICIONES PARA INCREMENTAR Y PRODUCIR SOBREGIROS.

Los sobregiros o descubiertos no pueden incrementarse ni producirse, en los siguientes casos:

1.3.1.1. Por cargos a la cuenta por concepto de remesas negociadas extraviadas.

1.3.1.2. Por cargos a la cuenta por concepto de cheques extraviados en el canje.

1.3.1.3. Por cargos a la cuenta provenientes de las prefinanciaciones o financiaciones para futuras exportaciones, cartas de crédito utilizadas, abonos o cancelación de obligaciones de cartera; ni por intereses, comisiones y demás gastos causados por las operaciones antes citadas.

1.3.1.4. Por cargos de comisiones o intereses por devoluciones de cheques impagados.

1.4. FORMULARIOS DE CHEQUES.

Los títulos representativos de los cheques deben ser librados en formularios elaborados o autorizados por los bancos. En tal virtud, dichos formularios deben ser impresos por los bancos bajo su responsabilidad y contener necesariamente el nombre del banco librado y una numeración consecutiva que permita identificarlos plenamente.

Excepcionalmente, cuando los bancos autoricen a sus clientes para elaborar formularios especiales de cheques, debe suscribirse un documento en que consten claramente las obligaciones que se generan para el cuentacorrentista, los requisitos y factores de seguridad que deben llenar los instrumentos y particularmente, la necesidad de incluir en la impresión el nombre del librado y el número de identificación de los cheques.

Para este efecto, se le señalará a cada cliente numeraciones consecutivas y particulares que deben estar impresas en los cheques, de manera que permitan identificarlos, sin lugar a duda como correspondientes a los instrumentos especiales, cuya elaboración ha sido autorizada al mismo.

En ningún caso se autorizarán chequeras especiales que, al carecer de los requisitos mencionados, permitan librar cheques a cargo de distintos bancos al arbitrio del titular de las cuentas corrientes.

Cuando el banco utilice para el procesamiento de sus cheques caracteres magnéticos que identifiquen tanto al banco como al cliente o a cualquiera de ellos, dichos caracteres deben ser necesariamente impresos por el banco, aún cuando medie contrato para elaboración de chequeras especiales.

1.5. PROTESTO DE CHEQUES.

El protesto de cheques solicitado por el tenedor del título debe ir completo, es decir debe tener estampado al dorso del cheque la palabra "protesto", la causa de éste, el lugar, la fecha, la firma del girado y de los testigos, con el nombre o razón social del girador y la denominación o número de la cuenta; sin que ello implique violación a la reserva bancaria.

1.6. CHEQUES ESPECIALES.

1.6.1. CHEQUES FISCALES.

Aplican a los cheques fiscales las disposiciones de la Ley 1 de 1980 y sus reglamentarios, así como el art. 125 del EOSF, so pena de las responsabilidades contempladas para los establecimientos de crédito.

1.6.2. CHEQUES CON NEGOCIABILIDAD RESTRINGIDA.

La negociabilidad de los cheques puede limitarse en virtud de un mandato legal o por la inclusión de cláusulas tales como "páguese al primer beneficiario o "no negociable”, obligando a que el cobro se realice por conducto de un banco como lo establece el art. 715 del C.Cio.

Dicha restricción, no obstante carece de efectos respecto de los títulos al portador, en cuanto no hay posibilidad de establecer una dicotomía entre beneficiario y tenedor, al menos cambiariamente. No así en los títulos nominativos, respecto de los cuales es predicable el endoso en procuración y en donde para efectos del artículo citado, el banco actúa como mandatario al cobro de los beneficiarios del pago, sea porque lo han consignado directamente en el banco cobrador o en otra institución financiera que garantiza al banco cobrador que se abonará en cuenta del beneficiario.

Sin embargo, se ha interpretado que la restricción de negociabilidad lo que impone para el librado es la obligación de pagar el cheque exclusivamente a la persona que acredite ser el beneficiario del mismo en forma directa o por la vía establecida en el segundo inciso del art. 715 citado anteriormente, es decir por conducto de un banco, salvo en el caso de una norma legal que limite de manera específica el pago directo al beneficiario, como ocurre con los cheques fiscales que sólo podrá pagarse abonando su valor en la cuenta que la entidad pública mantenga en el banco librado o en el establecimiento de crédito consignatario.

La restricción impuesta por norma legal o por disposición de autonomía particular puede ser igualmente complementada con la inclusión de otras cláusulas como el cruzamiento general o especial o la indicación de que el cheque fue emitido para abono en cuenta.

1.6.3. CANJE DE CHEQUES CON NEGOCIABILIDAD RESTRINGIDA.

Toda entidad financiera autorizada por la ley para recibir cheques en consignación con cláusula de negociabilidad restringida debe hacer una revisión cuidadosa del título, desde el punto de vista formal, con el propósito de verificar si quien lo recibe o el titular de la cuenta en la cual está consignando, es el legitimado para ejercer el derecho incorporado en el título respectivo.

En estos términos cuando una entidad crediticia envíe por canje cheques con negociabilidad restringida, consignados en las cuentas de sus clientes, debe certificar al banco librado que el título fue consignado en la cuenta del primer beneficiario, mediante la imposición del sello mecánico en el que se indique tal circunstancia (ejemplo: "Certifícase consignación de  este cheque en cuenta del primer beneficiario").

Respecto de los cheques consignados en cuentas de entidades autorizadas por la ley para recibir cheques en consignación  (cooperativas de  ahorro y crédito, y otros), la certificación que éstas hagan surtirá efectos ante el banco que reciba el documento para presentarlo al canje y ante el banco librado.

Es de anotar que la devolución del instrumento a la entidad consignataria, en el evento de haberse omitido la certificación, no puede afectar al tenedor legítimo del título, en el entendido de que dicha causal es de uso meramente interbancario.

De otra parte, esta Superintendencia considera que los bancos no deben solicitar como requisito obligatorio que los cheques con cláusula restrictiva de la negociabilidad presentados para el cobro a través del mecanismo de la Cámara de Compensación, además de contener el sello de certificación de que trata el presente subnumeral, contengan la firma del funcionario que en el establecimiento de crédito se encarga de imponer las certificaciones respectivas.

En efecto, la firma del funcionario encargado de estas funciones puede ser establecida como medida de control, tendiente a establecer responsabilidades administrativas internas, puesto que frente al banco librado y a los demás terceros es el consignatario (como persona jurídica), el responsable de una indebida certificación.

1.6.4. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE CHEQUES CON NEGOCIABILIDAD RESTRINGIDA Y PARA ABONO EN CUENTA.

El cheque para abono en cuenta, a diferencia del anterior es libremente negociable, salvo que expresamente se limite su circulación por medio de una cláusula en tal sentido. La restricción para este tipo de títulos está dada en su forma de pago, ya que solo constituye un pago válido aquél que se realice mediante un asiento contable en la cuenta corriente o de ahorros que el tenedor lleve en el banco librado, siendo invalido el pago en efectivo.

Si el tenedor del cheque para abono en cuenta no posee una cuenta corriente o de ahorros en el banco librado, puede endosar el cheque en procuración al banco donde sea titular de una de estas cuentas, para que sea éste el que lo presente al cobro ante el banco librado. En tal evento, el banco librado puede aceptar que el banco intermediario actúe en calidad de mandatario suyo para el pago, celebrándose entonces un contrato de mandato comercial entre las dos instituciones financieras.

1.7. CUENTAS CONVENIO.

Con el propósito de que las entidades la utilicen adecuadamente la figura de las cuentas convenio, esta Superintendencia se permite señalar las siguientes conductas como constitutivas de prácticas no autorizadas en el desarrollo de las mismas o en la ejecución de otros mecanismos de traslado de fondos que tengan efectos idénticos o similares a los de la cuenta convenio:

1.7.1. La conducta consistente en solicitar a los clientes autorizaciones automáticas o poderes generales para facilitar el flujo de fondos de cuenta de ahorros hacia cuenta corriente y viceversa.

1.7.2. La conducta consistente en que los establecimientos bancarios “motu proprio” trasladen fondos de cuentas corrientes hacia cuentas de ahorros o viceversa, sin el previo consentimiento de sus titulares.

Por consiguiente para que una entidad vigilada pueda proceder a efectuar tales traslados debe observar las estipulaciones contractuales, los preceptos legales y las regulaciones administrativas que rigen el respectivo contrato, a efectos de evaluar y determinar los casos concretos en que expresamente está autorizado para hacerlo, y de no existir esa posibilidad dentro del marco legal debe abstenerse de realizar dichas transferencias u obtener previamente la autorización expresa del titular de la cuenta para cada caso en particular.

2. CAJILLAS DE SEGURIDAD. <Numeral modificado por la Circular 28 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> El art. 1424 del C.Cio dispone que los establecimientos bancarios que celebren el contrato de cajillas de seguridad deben conservar un duplicado de la llave entregada al cliente, que depositará inmediatamente ante el funcionario que designe la SFC.

En tal sentido la guarda, como depósito en custodia, de los duplicados de las llaves de las cajillas de seguridad para los establecimientos bancarios del país, estará en cabeza del funcionario que de acuerdo al Manual de Riesgo Operativo de cada entidad sea designado para tal efecto.

Para el retiro de los duplicados de las llaves de las cajillas de seguridad, las entidades depositarias deben cumplir rigurosamente con lo preceptuado al respecto por el inciso segundo del art. 1424 del C.Cio. Para tal fin, deben llevar un registro en el cual se anote cronológicamente el nombre del usuario de la cajilla y el número asignado a ésta, la fecha y hora en que se produce el retiro de la llave y su entrega o restitución, así como, la indicación sobre si la solicitud de retiro fue conjunta o presentada exclusivamente por el banco depositante.

Así mismo, los establecimientos bancarios depositarios deben llevar un registro en el cual consten las firmas autorizadas de los usuarios de las cajillas de seguridad, y en él deben anotar cronológicamente el nombre del usuario, la fecha y hora en que se produzcan depósitos o retiros restituciones de llaves y el número de la respectiva cajilla.

3. COMPENSACIÓN INTERBANCARIA.

El servicio de compensación interbancaria debe regirse por el "Reglamento Operativo del Servicio de Compensación Interbancaria del Banco de la República".

Para una mejor prestación del servicio de compensación interbancaria prestado por el Banco de la República los establecimientos bancarios deben reconciliar las diferencias por fuera de la compensación, en aquellos casos en los cuales en la segunda sesión de compensación se devuelvan documentos por valores superiores a los recibidos en la primera, so pena de que se califique como una práctica no autorizada.

3.1. SALDO DÉBITO EN LA CUENTA CORRIENTE CON EL BANCO DE LA REPÚBLICA.

Los establecimientos bancarios deben abstenerse de incurrir en la práctica según la cual, una vez finalizada la primera etapa de la compensación interbancaria -canje de documentos al cobro-, algunas entidades adscritas a dicho servicio presentan saldos provisionales débito en la cuenta corriente en el Banco de la República, los cuales son cubiertos en la segunda etapa de compensación.

La conducta antes descrita, pone en peligro la estabilidad de la institución financiera, dadas las consecuencias que pueden derivarse en el evento de que no se obtengan los recursos necesarios para cubrir íntegramente el saldo a cargo, además de que puede contravenir la Resolución Externa 14 de 1994, proferida por la JDBR.

De conformidad con lo expuesto, se califica como práctica no autorizada e insegura la conducta de los establecimientos bancarios que conduzca a generar saldos débitos en sus cuentas corrientes en el Banco de la República al finalizar la primera etapa de compensación interbancaria.

Igualmente, se califica como práctica no autorizada e insegura la falta de controles adecuados de tesorería que permitan examinar adecuadamente los flujos de fondos disponibles, toda vez que tales deficiencias no permiten adoptar las medidas necesarias con la debida oportunidad para evitar situaciones como la que se comenta.

3.2. CANJE.

Esta Superintendencia estima pertinente señalar a los establecimientos bancarios que deben abstenerse de incurrir en la práctica consistente en que en la parte exterior de los sobres entregados para el cobro en las operaciones de canje, se hace figurar una cantidad mayor a aquella que resulta de sumar el valor de los documentos compensable librados a cargo de otra entidad bancaria de la misma plaza. Dicha práctica se convierte en una forma de crédito interbancario sin costo financiero, mediante la distorsión de la operación de canje ordenada por la ley.

La conducta descrita, vale decir, la elevación ficticia del canje, parece no tener otra finalidad que la de solucionar en forma reglamentaria situaciones de desencaje del establecimiento de crédito que incurre en esta práctica, previo acuerdo con otra u otras entidades de crédito.

Este tipo de prácticas desfiguran la veracidad contable del sistema y el Banco de la República sólo detecta la irregularidad cuando el valor entregado en la primera etapa del canje resulte inferior al realizado por comparación de las cifras en la segunda etapa de la operación.

La realización de las prácticas antes mencionadas hará incurrir a las entidades en las sanciones previstas en los arts. 209 y 211 del EOSF, sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar por violación a las disposiciones que regulan el encaje legal.

4. REGLAS RELATIVAS A LA APERTURA Y RÉGIMEN DE LOS DEPÓSITOS EN MONEDA LEGAL DE NO RESIDENTES EN EL PAÍS Y DE LOS DEPÓSITOS EN MONEDA EXTRANJERA.  

Para los efectos de lo dispuesto en el literal d., numeral 1, art. 59 de la Resolución 8 de 2000 de la JDBR, los establecimientos de crédito a que se refiere dicha norma que vayan a abrir cuentas corrientes o de ahorro en moneda legal a no residentes en el país o vayan a abrir cuentas en moneda extranjera deben observar las reglas que se indican a continuación.

4.1. REQUISITOS.  

4.1.1. Atender al concepto de residencia a que se hace alusión el art. 2 del Decreto 1735 de 1993.

4.1.2. En los procesos de apertura de los depósitos a que se refiere el señalado literal del régimen de cambios internacionales, cumplir con las instrucciones relativas al SARLAFT en especial, lo relacionado con los requisitos de vinculación de clientes a que se refiere el Anexo 1 del Capítulo IV, Título IV de la Parte I de esta Circular. Si la cuenta se va abrir desde el exterior a través de apoderado en Colombia, los documentos que se anexen, incluido el respectivo poder, deben cumplir las formalidades previstas en la ley para los documentos otorgados en el exterior.

Salvo la regla especial contenida en el subnumeral 4.3. del presente Capítulo para la constitución de depósitos por parte de entidades financieras del exterior, y dado que estos depósitos no constituyen inversión extranjera, los mismos no gozan de los derechos cambiarios que se otorgan a tales tipos inversiones. Los recursos depositados en estas cuentas pueden ser utilizados para cualquier fin.

4.2. REQUISITOS PARA LA APERTURA DE CUENTAS EN MONEDA EXTRANJERA.

Podrán constituir depósitos en moneda extranjera, de acuerdo con el régimen de cambios internacionales, las empresas de transporte internacional, agencias de viajes y turismo, almacenes y depósitos francos, entidades que presten servicios portuarios y aeroportuarios, personas naturales y jurídicas no residentes en el país, misiones diplomáticas y consulares acreditadas ante el Gobierno de Colombia, organizaciones multilaterales y los funcionarios de estas últimas y entidades públicas o privadas que estén ejecutando programas de cooperación técnica internacional con el Gobierno Nacional en las cuantías efectivamente desembolsadas por los organismos externos de cooperación. Estas cuentas no dan lugar a la expedición de chequeras o talonarios.

Para tal efecto, las entidades vigiladas, deben obtener la siguiente información:

4.2.1. Tratándose de empresas de transporte internacional, agencias de viajes y turismo, almacenes y depósitos francos, entidades que presten servicios portuarios y aeroportuarios, en todos los casos debe obtenerse el certificado de existencia y representación legal que permita acreditar la calidad que tienen para acceder a una cuenta en moneda extranjera.

4.2.2. Tratándose de misiones diplomáticas, consulares y organizaciones multilaterales, la entidad vigilada debe contar con la relación de las embajadas, consulados y organismos multilaterales acreditados ante el Gobierno de Colombia que expida la Dirección General de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores.

4.2.3. Tratándose de funcionarios de misiones diplomáticas, consulares y organizaciones multilaterales, la certificación vigente expedida por la Dirección General de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores en la que conste que están acreditados ante la Cancillería, así como copia de la visa diplomática o visa oficial.

4.2.4. Tratándose de personas jurídicas no residentes, se debe anexar el certificado de existencia y representación legal o documento equivalente, expedido por la autoridad competente en el país de su domicilio.

4.2.5. Tratándose de personas naturales no residentes, para que puedan abrir una cuenta en moneda extranjera deben acreditar su calidad de no residentes. En el caso de extranjeros deben acreditar que no han habitado o permanecido dentro del territorio nacional por un período que exceda de 6 meses continuos o discontinuos en un periodo de 12 meses, de acuerdo con lo establecido en el art. 2 del Decreto 1735 de 1993. En el caso de nacionales colombianos deben certificar que habitan con carácter permanente en el extranjero.

Las cuentas que estas personas abran en moneda extranjera en Colombia, en todo caso deben ceñirse en un todo a lo que sobre la materia disponen las normas sobre cambios internacionales expedidas por la autoridad cambiaria.

4.3. REQUISITOS PARA LA CONSTITUCIÓN DE DEPÓSITOS POR PARTE DE ENTIDADES FINANCIERAS DEL EXTERIOR.

Las entidades vigiladas que vayan a abrir cuentas corrientes o de ahorro (tanto en moneda legal como extranjera) a entidades financieras del exterior en calidad de no domiciliadas en el país, deben atender lo dispuesto en las respectivas normas sobre cambios internacionales.

CAPÍTULO V.

DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS OPERACIONES DE ARRENDAMIENTO FINANCIERO.

1. CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO FINANCIERO.

Con el fin de asegurar el adecuado y estricto cumplimiento a las disposiciones contenidas en los arts. 2.2.1.1.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010, los establecimientos bancarios y las compañías de financiamiento autorizados a realizar este tipo de operaciones deben abstenerse de realizar las siguientes conductas:

1.1. Adquirir bienes destinados a ser entregados en arrendamiento financiero, sin que medie un contrato de leasing con el cliente.

1.2. Exigir anticipadamente el pago de la opción de compra o adquisición, en contravención a lo dispuesto en las disposiciones antes citadas.

1.3. Exigir prepagos sin que se determine en el contrato la destinación específica que deba dárseles a los mismos.

1.4. Desviar el objeto social reglado de las entidades autorizadas, asumiendo compromisos de mantenimiento de los bienes entregados en arrendamiento financiero, o de fabricar o construir bienes muebles o inmuebles. Lo anterior, sin embargo, no impide que el establecimiento de crédito pueda contratar con un tercero el servicio de mantenimiento o reparación de un activo que va a ser entregado en arrendamiento financiero o la fabricación o construcción, bajo el entendido que tales actividades deben tener como causa la celebración de un contrato de la naturaleza pre anotada.

1.5. Permitir, promover o exigir al cliente que pague parte del precio de adquisición del bien a ser entregado en arrendamiento financiero al proveedor del bien, pues las prestaciones derivadas del contrato de compraventa deben predicarse únicamente entre la institución financiera y el proveedor del bien, excluyendo la copropiedad con el arrendatario sobre los activos o su contabilización por un valor que no consulta el monto correspondiente al de su adquisición.

2. AVALÚOS DE BIENES USADOS.

2.1. ADQUISICIÓN.

Al adquirir bienes usados para ser entregados en arrendamiento financiero, cualquiera sea su modalidad, los establecimientos de crédito deben contar con el avalúo de los mismos, de acuerdo con los requisitos contemplados en el art. 64 del Decreto 2649 de 1993, de tal forma que el mismo determine el valor comercial, su estado, la vida útil estimada, el grado o riesgo de obsolescencia tecnológica, sus posibilidades de recolocación en el evento de ser necesario, o sus posibilidades de venta, y en general, aquellas consideraciones que aseguren o por lo menos determinen, que la inversión de la arrendadora estará debidamente precautelada.

2.2. BIENES RETIRADOS EN LEASING.

Cuando por cualquier causa a la sociedad se le restituya un bien entregado en arrendamiento financiero y la entidad arrendadora tenga capacidad jurídica de celebrar un nuevo contrato sobre el mismo, debe proceder previamente a realizar un avalúo comercial, practicado por personas de reconocida especialidad e independencia, salvo que se cuente con uno reciente.

3. TRATAMIENTO DE LOS PREPAGOS.

Cuando en la celebración de este tipo de contratos se pacten entregas de sumas de dinero bajo la figura de un "prepago", debe determinarse su destinación específica, como sería el de darles el tratamiento de una cuota extraordinaria o la aplicación a capital de manera que se produzca un menor valor de los cánones por recaudar o una garantía, en cualquiera de estos casos, sin que sea dable apartarse de los elementos esenciales del contrato.

En tal evento, esa destinación debe ser definida por el locatario, sin que sea viable dejar al arbitrio de la entidad arrendadora su destinación o, sin que pueda acordarse que la suma así recibida sea considerada como un pago anticipado de la opción de compra, según se señaló en el subnumeral 1.5 de este Capítulo.

4. CONSTITUCIÓN DE GARANTÍAS SOBRE LOS BIENES ENTREGADOS EN ARRENDAMIENTO FINANCIERO.

De acuerdo con el literal g. del art. 10 del EOSF, no es viable otorgar hipoteca o prenda que afecte la libre disposición de los activos entregados en arrendamiento financiero, salvo que se confiera para garantizar el pago del precio que quede pendiente de cancelar al adquirir el bien.

En tal sentido, las entidades autorizadas para realizar estas operaciones sólo pueden constituir el gravamen sobre el bien que financia el proveedor para ser entregado en arrendamiento financiero, previendo, en todo caso, sistemas de pago con el acreedor hipotecario o prendario para que su cancelación se realice con anterioridad a la época fijada para que el arrendatario ejerza la opción de compra y se ponga en conocimiento del usuario de este servicio financiero sobre tales circunstancias, dejándose constancia expresa.

De otra parte, en consonancia con lo expuesto, debe tenerse especial cuidado para que los bienes entregados en arrendamiento financiero, cualquiera sea la modalidad, estén libres de gravámenes o limitaciones al dominio, distintas de las anotadas, precautelando, como un deber ineludible, amparar al arrendatario del dominio y posesión pacífica del bien sobre el cual tiene la facultad de ejercer la opción de compra.

5. CONTRATACIÓN DE SEGUROS DENTRO DEL CONTRATO DE ARRENDAMIENTO FINANCIERO.

Los arrendatarios de un bien entregado en leasing, si bien no son usuarios de un crédito, sí resultan deudores en relación con las prestaciones a su cargo originadas en la correspondiente relación contractual.

Desde la perspectiva propia del contrato de seguro, en una operación de arrendamiento financiero pueden observarse diversos intereses en relación con el bien entregado: de una parte, el de la sociedad arrendadora como titular del derecho real de dominio y, de otra, el del arrendatario como tenedor del bien obligado a su restitución.

En ambos casos, el objeto de dicho interés es el mismo y la pérdida eventual que puede sufrir el dueño del bien es correlativa al perjuicio que surgiría para el arrendatario en el evento del siniestro, dada su obligación de restituir el bien, con lo cual se puede señalar que el interés del arrendatario está subsumido en el interés del titular del derecho de dominio, lo que no implica que haya identidad entre uno y otro y, por lo mismo, cada uno puede asegurar el bien por cuenta propia.

En ese orden de ideas, la entidad arrendadora puede tomar el seguro por cuenta propia para proteger única y exclusivamente su interés y, por lo tanto, en caso de presentarse el siniestro, el pago de la indemnización no libera al arrendatario de las responsabilidad derivadas del contrato, por ser un tercero ajeno a la relación de surgida del seguro.

Puede suceder igualmente, que el interés asegurable del arrendatario se encuentre protegido por el mismo contrato de seguro, en cuyo caso el arrendatario también asume el carácter de asegurado, entendiéndose que el seguro es por cuenta ajena y vale a favor del tomador hasta concurrencia de su interés, como lo establece el art. 1042 del C.Cio. De esta manera, a la ocurrencia del siniestro el arrendatario derivará a su favor la extinción de su obligación.

En consecuencia, frente a las previsiones contenidas en los arts. 2.36.2.1.1 y 2.36.2.1.2 del Decreto 2555 de 2010 las entidades autorizadas para ofrecer leasing financiero no están obligadas a sujetarse los criterios establecidos para la contratación de los seguros que suscriban para proteger Ios bienes entregados en leasing, cuando los mismos tengan por objeto único proteger el interés de aquéllas, caso en el cual el arrendatario no está obligado al cumplimiento de las cargas y obligaciones que se originen en el contrato de seguro, entre ellas el pago de la prima, ni participa de los derechos o beneficios del mismo.

Por el contrario, cuando el seguro comprenda el interés del arrendatario en calidad de asegurado, circunstancia que justifica su obligación de asumir el costo de la prima, el seguro suscrito con la sociedad arrendadora tendrá la calidad de seguro por cuenta ajena, debiendo sujetarse a las reglas establecidas para el efecto en las mencionadas disposiciones.

6. INVENTARIO DE ACTIVOS EN LEASING.  

Con arreglo al numeral 5 del art. 207 del C.Cio, en ejercicio de sus funciones el revisor fiscal debe inspeccionar los bienes dados en leasing, diligencia de la cual debe dejar constancia para su verificación por parte de esta Superintendencia.

CAPÍTULO VI.

DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO DE VIVIENDA.

1. SISTEMA ESPECIALIZADO DE FINANCIACIÓN DE VIVIENDA.

La Ley 546 de 1999 o ley de vivienda creó un sistema especializado de financiación de vivienda individual a largo plazo, permitiéndole a los establecimientos de crédito autorizados para tales efectos ofrecer tanto créditos de vivienda como operaciones de leasing habitacional destinadas a la adquisición de vivienda familiar. Tratándose de vivienda de interés social -VIS-, el crédito o la operación de leasing también pueden destinarse al mejoramiento de dicha unidad.

De acuerdo con la disposición mencionada, el crédito de vivienda individual a largo plazo se define como el otorgado a personas naturales orientado a financiar la compra de vivienda nueva o usada o la construcción de una unidad habitacional, y por operación de leasing habitacional destinado a la adquisición de vivienda familiar, el contrato de leasing financiero mediante el cual una entidad autorizada entrega a un locatario la tenencia de un inmueble para destinarlo exclusivamente al uso habitacional y goce de su núcleo familiar, a cambio del pago de un canon periódico, durante un plazo convenido, a cuyo vencimiento el bien se restituye a su propietario o se transfiere al locatario, si este último decide ejercer la opción de adquisición pactada a su favor y paga su valor.

Como lo señala el art. 4 de la Ley 546 de 1999, al ser las operaciones y contratos de leasing habitacional destinados a la adquisición de vivienda familiar un mecanismo dentro del sistema especializado de financiación de vivienda de largo plazo, les son aplicables las reglas previstas en los arts. 11, 12, 13, y 17 con sus numerales 2, 3, 6, 7, 8, 9, 10 y parágrafo de la Ley 546 de 1999, así como los literales b. y c. del art. 1 del Decreto 145 de 2000 y arts. 2.28.1.1.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010.

La financiación de vivienda individual a largo plazo puede darse a través de líneas de crédito denominadas en unidad de cuenta UVR ligada exclusivamente al IPC o también, a través de líneas denominadas en moneda legal, siempre y cuando se otorguen a una tasa fija de interés durante todo el plazo del préstamo, los sistemas de amortización no contemplan capitalización de intereses y se acepte expresamente el prepago, total o parcial, de la obligación en cualquier momento sin penalidad alguna.

1.1. ÁMBITO DE APLICACIÓN.

El sistema de financiación enunciado es de obligatoria observancia por parte de los establecimientos de crédito, razón por la cual deben cumplir con todas las disposiciones previstas en la ley de vivienda, en particular los requisitos establecidos en el art. 17 de la misma.

En este orden de ideas, las instrucciones contenidas en este Capítulo aplican única y exclusivamente a las instituciones financieras destinatarias de la misma. Esto, independientemente de que, tal como lo establece el parágrafo del art. 1 de la Ley 546, las entidades del sector solidario, las asociaciones mutualistas de ahorro y crédito, las cooperativas financieras, los fondos de empleados, el Fondo Nacional del Ahorro y cualesquier otro ente diferente de los establecimientos de crédito que otorguen créditos de vivienda individual a largo plazo, puedan utilizar el mencionado sistema de financiación, con las características y condiciones que aprueben sus respectivos órganos de dirección y siempre que los planes de amortización adoptados no contemplen capitalización de intereses, ni se impongan sanciones por prepagos totales o parciales.

1.2. UNIDAD DE VALOR REAL - UVR.

La Unidad de Valor Real-UVR, es una unidad de cuenta, creada por la Ley 546 de 1999, que refleja el poder adquisitivo de la moneda, con base exclusivamente en el índice de precios al consumidor certificado por el DANE.

1.2.1. METODOLOGÍA PARA EL CÁLCULO DEL VALOR EN PESOS DE LA UVR.

La Resolución Externa No. 13 de 2000 de la JDBR establece en el art. 1 que el valor en moneda legal colombiana de la UVR se determinará diariamente durante el período de cálculo, con base en la siguiente formula:

UVR_t=UVR₁₅*(1+i)^t/d

Donde:

UVR_t: Valor en moneda legal colombiana de la UVR del día t del período de cálculo.

UVR₁₅: Valor en moneda legal colombiana de la UVR el día 15 de cada mes.

i: Variación mensual del índice de precios al consumidor certificada por el DANE durante el mes calendario inmediatamente anterior al mes del inicio del período de cálculo.

t: Número de días calendario transcurridos desde el inicio de un período de cálculo hasta el día de cálculo de la UVR. Por lo tanto, t tendrá valores entre 1 y 31, de acuerdo con el número de días calendario del respectivo período de cálculo.

d: Número de días calendario del respectivo período de cálculo.

Período de cálculo: Se entiende como período de cálculo el comprendido entre el día 16 inclusive de un mes, hasta el día 15, inclusive, del mes siguiente.

1.2.2. Cálculo y divulgación del valor en pesos de la UVR

Es función de la JDBR el calcular y divulgar mensualmente, para cada uno de los días del período de cálculo e informar con idéntica periodicidad, el valor en moneda legal de la UVR de acuerdo con la metodología prevista en la Resolución Externa No. 13 de 2000.

El valor de la mencionada unidad puede consultarse permanentemente en la página web del Banco de la República.

1.3. UNIFORMIDAD DE LOS DOCUMENTOS CONTENTIVOS DE LAS OPERACIONES DE CRÉDITO DE VIVIENDA INDIVIDUAL A LARGO PLAZO Y/O OPERACIONES DE LEASING HABITACIONAL.  

A efectos de desarrollar el art. 20 de la Ley 546 de 1999, las condiciones mínimas que deben incorporar los documentos contentivos de los créditos individuales de vivienda y sus garantías, son las siguientes:

1.3.1. Contratos y soportes de la operación de financiamiento

1.3.1.1. Condiciones uniformes

Todo contrato de mutuo, pagaré o contrato de leasing habitacional debe contener como mínimo las siguientes estipulaciones:

1.3.1.1.1. Identificación de las partes intervinientes en el negocio.

1.3.1.1.2. Monto del crédito u operación expresado en UVR y su equivalencia en pesos, o el monto adeudado en pesos, cuando se trate de obligaciones denominadas en moneda legal.

1.3.1.1.3. Destinación del crédito u operación. Debe indicarse la destinación a la adquisición de vivienda nueva o usada o a la construcción de vivienda individual. Para efectos de que el crédito u operación quede clasificado como de vivienda, el destino sólo puede ser la compra de vivienda, entendiéndose por tal, la financiación que se otorga a personas naturales que buscan una solución de vivienda para su núcleo familiar y/o al mejoramiento de la misma, tratándose de vivienda de interés social.

1.3.1.1.4. Plazo de la obligación. Podrá pactarse entre 5 años como mínimo y 30 como máximo, según elección y capacidad de pago verificada del deudor/locatario, indicando la forma de pago en número de cuotas / cánones mensuales y la fecha de la primera cuota.

1.3.1.1.5. Tasa de interés remuneratoria. Tanto para créditos como para operaciones de leasing pactados en UVR la tasa de interés remuneratoria de los créditos de vivienda individual y de los créditos para financiar proyectos de construcción de vivienda, así como de las operaciones de leasing habitacional destinados a la adquisición de vivienda familiar no podrán exceder los topes máximos establecidos por la JDBR. Para los pactados en moneda legal, la tasa nominal fija de los mismos no podrá exceder la suma de la variación de la UVR de los últimos 12 meses vigente al perfeccionamiento del contrato, más el tope máximo establecido por la JDBR para la tasa remuneratoria.

1.3.1.1.6. Sistema de amortización aplicable a la deuda que se contrae, previa y expresamente aprobado por la SFC.

1.3.1.1.7. Seguros necesarios para garantizar el cubrimiento de los riesgos de incendio y terremoto a los que está expuesto el inmueble financiado, así como los seguros definidos internamente por las instituciones financieras, particularmente el seguro de vida deudores. En todo caso, se debe indicar la libertad que tiene el deudor/locatario de asegurar el bien con la compañía de seguros que escoja y la cobertura y demás condiciones exigidas en cada caso por el establecimiento de crédito.

1.3.1.1.8. Impuestos y gastos a cargo del deudor/locatario. Debe indicarse clara y detalladamente aquellos que se causen al momento del perfeccionamiento del contrato. Para el efecto, es de tener en cuenta que de acuerdo con el art. 519 en concordancia con el numeral 54 del art. 530 del Estatuto Tributario, los pagarés que instrumenten cartera hipotecaria se encuentran exentos del impuesto de timbre.

1.3.1.1.9. Causales para dar aplicación a la cláusula aceleratoria del plazo del contrato. Esto en el entendido de que el incumplimiento en el pago de la obligación no da lugar a que la totalidad de la misma se considere de plazo vencido, hasta tanto no se presente la correspondiente demanda judicial.

1.3.1.1.10. En adición a las anteriores, y si el deudor /locatario lo solicita, debe estipularse la constitución de patrimonio de familia inembargable, de conformidad con las normas que rigen la materia, por el valor total del inmueble y siempre que el crédito haya sido otorgado como mínimo por el 50% de dicho valor.

El patrimonio de familia así constituido perderá su vigencia cuando el saldo de la obligación hipotecaria represente menos del 20% del valor de la unidad habitacional.

1.3.2. Condiciones limitantes

Por disposición de la Ley 546 de 1999, los contratos o pagarés que se suscriban con el objeto de financiar la adquisición o construcción de vivienda y/o el mejoramiento tratándose de vivienda de interés social, así como las reestructuraciones sobre los mismos, se encuentran sujetos a las siguientes condiciones:

1.3.2.1. Capacidad de pago por parte del deudor. Los establecimientos de crédito deben obtener y analizar la información referente al respectivo deudor y a la garantía, con base en una metodología técnicamente idónea que permita proyectar la evolución previsible tanto del precio del inmueble, como de los ingresos del deudor, de manera que razonablemente pueda concluirse que el crédito durante toda su vida, podría ser puntualmente atendido y estaría suficientemente garantizado.

En este orden de ideas y de acuerdo con el Decreto 145 de 2000, la primera cuota no debe representar más del 30% de los ingresos familiares. Se entiende por éstos la totalidad de los recursos que puedan acreditar los solicitantes del crédito, siempre que exista entre ellos relación de parentesco o se trate de cónyuges o compañeros permanentes. Tratándose de parientes deben serlo hasta el 2o grado de consanguinidad, 1o de afinidad y único civil.

1.3.2.2. Monto del crédito u operación. No puede exceder el 70% del valor del inmueble. Tratándose de vivienda de interés social el monto no puede exceder el 80%. En cualquier caso, el valor del inmueble será el precio de compra o el de un avalúo practicado dentro de los 6 meses anteriores al otorgamiento del crédito.

1.3.2.3. Valor del inmueble. Se debe establecer mediante avalúo técnico realizado de conformidad con lo establecido en el Título III de la Ley 1673 de 2013.

1.3.2.4. Interés de mora. En caso de que se pacten, pues no se presumen, éstos no podrán exceder una y media veces el interés remuneratorio pactado y solamente se podrán cobrar sobre las cuotas vencidas.

1.3.3. Cláusulas prohibidas

Los documentos contentivos de los sistemas de financiación de vivienda individual a largo plazo y sus garantías no pueden, en ningún caso, incluir cláusulas o estipulaciones que establezcan o permitan inferir cualquiera de las siguientes circunstancias:

1.3.3.1. Impedir, restringir, obstaculizar o imponer sanciones o penalidades por el prepago total o parcial de las obligaciones.

1.3.3.2. Establecer para el deudor/locatario la obligación de asumir los gastos correspondientes a labores de cobranza, mientras no se haya presentado demanda judicial.

1.3.3.3. Contemplar intereses por encima de los topes máximos legales.

1.3.3.4. Facultar a los establecimientos de crédito para realizar modificaciones unilaterales a las condiciones del contrato.

1.3.3.5. Utilizar sistemas de amortización no aprobados por la SFC.

1.3.3.6. Indicar que las obligaciones derivadas de estos contratos son indivisibles por razón de la deuda.

1.3.3.7. Permitir la capitalización de intereses.

1.3.3.8. Restringir o no hacer efectiva la cesión del crédito hipotecario o del contrato de leasing para vivienda individual contemplada en el art. 24 de la Ley 546 de 1999, de acuerdo con la modificación efectuada por el art. 38 de la Ley 1537 de 2012.

1.3.4. Contrato de hipoteca

Además de las condiciones definidas en los subnumerales 1.3.1.1.1., 1.3.1.1.2., 1.3.1.1.4., 1.3.1.1.7., 1.3.1.1.8., 1.3.1.1.9. y.1.3.1.1.10 de este Capítulo, los documentos constitutivos de la hipoteca deben contener como mínimo:

1.3.4.1. Identificación plena del bien hipotecado. Esto es, la descripción del inmueble, sus linderos, la dirección y cédula catastral que le corresponde así como el número de matrícula inmobiliaria asignado.

1.3.4.2. La causa que da origen a la hipoteca.

1.3.4.3. El monto por el cual se otorga la hipoteca. Se debe indicar la cantidad de unidades de valor real, UVR, y su equivalencia en pesos, o el monto adeudado cuando se trate de obligaciones denominadas en moneda legal.

1.3.4.4. Garantía con hipoteca de primer grado. El contrato accesorio de hipoteca se debe constituir sobre el bien inmueble financiado y se debe indicar expresamente que tal hipoteca se contrata para garantizar el préstamo otorgado por la entidad vigilada.

1.3.4.5. La cesión de la hipoteca. Las condiciones para efectuar la cesión de la hipoteca deben atender lo ordenado en el inciso segundo del art. 24 de la Ley 546 de 1999.

1.4. TASAS DE INTERÉS.  

Las tasas máximas de interés remuneratorio – tanto en UVR como en pesos - de los créditos de vivienda individual a largo plazo, sean o no de interés social, así como las de las operaciones de leasing habitacional y las de los créditos destinados a financiar la construcción de vivienda, son definidas y divulgadas por la JDBR, en su condición de máxima autoridad crediticia.

1.4.1. EXPRESIÓN DE LAS TASAS EN TÉRMINOS EFECTIVOS.

La información que se suministre a los clientes de los establecimientos de crédito, tanto al momento de la celebración del contrato, como la que se registre en los correspondientes extractos o cuentas de cobro, debe expresarse en términos de interés efectivo anual.

No computan para efectos de determinar las tasas efectivas, los pagos individuales que se causen y cobren por concepto de primas de seguros.

1.4.2. OPORTUNIDAD PARA EL INICIO DEL COBRO DE INTERESES.

El cobro de intereses remuneratorios en los créditos u operaciones destinados a financiación de vivienda individual a largo plazo sólo puede causarse y hacerse efectivo a partir del momento y sobre el monto por el cual se efectúe el desembolso.

De otra parte y dado que no se pueden capitalizar intereses, los réditos corrientes mensuales y el abono a capital correspondiente en cada una de las cuotas periódicas deben ser iguales a los valores consignados en la última proyección del crédito en UVR o en pesos, de acuerdo con el sistema de amortización elegido y de conformidad con los resultados obtenidos de aplicar las fórmulas contenidas en el subnumeral 1.6 de este Capítulo.

1.4.3. INTERÉS DE MORA.

En caso de presentarse mora en el pago de cuotas periódicas y de haber sido pactado el pago de intereses por mora, éstos se liquidarán en forma simple sobre las cuotas vencidas, por el tiempo de la mora, a la tasa pactada que, en todo caso, no podrá exceder de una y media veces el interés remuneratorio pactado.

1.5. APLICACIÓN DE LOS PAGOS.

Cada pago debe aplicarse en el siguiente orden: primas de seguros, intereses de mora si fueron pactados y se han causado, y cuota o cuotas predeterminadas vencidas o causadas en orden de antigüedad, es decir, cubriendo todos los componentes de las cuotas más atrasadas. Salvo manifestación expresa en contrario del deudor/locatario, si después de cancelar la última cuota causada hasta la fecha de pago queda un excedente inferior a la cuota subsiguiente, éste se abonará como pago parcial de la misma; si el excedente es mayor o igual al valor de una cuota, se aplicará como abono a capital.

Teniendo en cuenta que los créditos pueden prepagarse total o parcialmente sin castigo, y que en caso de prepago parcial el deudor/locatario tiene derecho a elegir si el monto abonado disminuye el valor de la cuota o el plazo de la obligación, después de cada prepago y de conformidad con la voluntad del deudor/locatario, la entidad crediticia debe actualizar la proyección de las cuotas y su correspondiente distribución.

Todas las primas de seguros deben liquidarse en pesos. Para el caso del seguro de vida deudores la entidad debe informar periódicamente al deudor/locatario la tasa con la cual se liquida la prima. Para los demás seguros debe informar adicionalmente el valor asegurado.

1.6. SISTEMAS DE AMORTIZACIÓN EN CRÉDITOS DE VIVIENDA.

1.6.1. Sistemas en Unidades de Valor Real UVR

1.6.1.1. Cuota constante en UVR (sistema de amortización gradual)

La cuota mensual es constante en UVR por todos los meses del plazo del crédito. Se calcula como una anualidad uniforme en UVR a la tasa sobre UVR pactada y por los meses del plazo mediante la siguiente fórmula:

Donde:

Cu = Cuota mensual en UVR

D = Monto del préstamo en UVR

n = Plazo en meses

i = Tasa efectiva mensual equivalente a la tasa remuneratoria efectiva anual ia

i = ((1+ia) (1/12))-1

= Valor presente de n pagos unitarios periódicos a la tasa i por período

Como la UVR se reajusta diariamente con la tasa de inflación, las cuotas en pesos variarán en la misma proporción. De igual manera, aunque el saldo de la deuda valorada en UVR es siempre decreciente, al convertirlo a pesos normalmente crece durante aproximadamente las dos terceras partes del plazo.

1.6.1.2. Amortización constante a capital en UVR

Durante cada uno de los meses del plazo se amortiza a la deuda una cantidad uniforme en UVR igual al monto del préstamo en UVR dividido por el plazo en meses. La cuota mensual a pagar es la amortización constante más los intereses del mes sobre el saldo insoluto.

La cuota para cada mes se obtiene de aplicar la siguiente fórmula:

Donde:

Ctu = Cuota en UVR a la altura t, t=1,2,3.....n

D = Monto de la deuda en UVR

 = Saldo a la altura t-1 igual a

i = Tasa efectiva mensual equivalente = ((1+ia) (1/12))-1, ia tasa efectiva anual remuneratoria sobre UVR

n = Número de meses del plazo

De esta forma, la cuota mensual en UVR es decreciente pero variable en pesos en una proporción inferior al IPC.

1.6.1.3. Cuota decreciente mensualmente en UVR cíclica por períodos anuales

Las cuotas mensuales durante cada anualidad (aniversario) del crédito son decrecientes en UVR. Para cada período anual del crédito se repite la serie de 12 cuotas decrecientes. El decremento anual equivalente debe ser igual a la inflación proyectada y no podrá modificarse durante el plazo.

Donde:

C = Cuota del primer mes de cada año del crédito en UVR

Ct = C(1-g)t-1  para t = 2,3,4,...11,12

g = decremento mensual equivalente a la inflación proyectada g=(1+Inf ) 1/12 -1

 = El valor presente de N pagos anuales unitarios anticipados a la tasa efectiva anual i

D = Monto de la Deuda en UVR

N = Plazo en años

i = Tasa efectiva anual remuneratoria sobre UVR

R = Valor presente de 12 pagos mensuales decrecientes a una tasa mensual equivalente a la inflación proyectada que no podrá modificarse durante el plazo con primer pago igual a una unidad.

1.6.2. Sistemas en pesos

1.6.2.1. Cuota constante (amortización gradual en pesos)

La cuota mensual es fija en pesos por todo el plazo del crédito. Se calcula como una anualidad uniforme ordinaria

Donde:

C = Valor de la cuota mensual uniforme en pesos.

 = Valor presente de n pagos unitarios periódicos a la tasa i por período

D = Monto del préstamo en pesos

n = Plazo en meses

i = tasa efectiva mensual equivalente a la tasa efectiva anual ia sobre pesos   

i = ((1+ia) (1/12))-1

1.6.2.2. Amortización constante a capital

Las cuotas mensuales son iguales a la enésima parte de la deuda más los intereses del mes calculados sobre el saldo insoluto. De esta forma, las cuotas mensuales en pesos son decrecientes.

Donde:

Ct = Cuota en pesos a la altura t, t=1,2,3.....n

D = Monto de la deuda en pesos

St-1 = saldo a la altura t-1 igual a

i = Tasa efectiva mensual equivalente = ((1+ia) (1/12))-1, ia tasa efectiva anual sobre pesos que no podrá incrementarse durante el plazo.

n = Número de meses del plazo

Las cuotas definidas en el presente numeral corresponden única y exclusivamente al servicio de la deuda en condiciones normales, es decir no incluyen primas de seguros ni recargos por mora.

1.7. SISTEMAS DE AMORTIZACIÓN PARA CONTRATOS DE LEASING HABITACIONAL.

1.7.1. Leasing habitacional destinado a la adquisición de vivienda familiar

Como quiera que de conformidad con el art. 2.28.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010, a las operaciones y contratos de leasing habitacional destinado a la adquisición de vivienda familiar le son aplicables las reglas establecidas en el art. 17 de la Ley 546 de 1999, los sistemas de amortización autorizados por esta Superintendencia en el numeral anterior resultan aplicables a las operaciones de leasing. Para tal fin, se debe tener en cuenta que la “cuota” de los créditos de vivienda equivale al “canon” en los contratos de leasing habitacional.

1.7.2. Leasing habitacional destinado a la adquisición de vivienda no familiar

De conformidad con lo establecido en el art. 2.28.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, las condiciones financieras de los contratos de leasing habitacional destinado a la adquisición de vivienda no familiar responden al acuerdo de las partes. En tal sentido, las entidades autorizadas deben diseñar el sistema o sistemas de amortización de las operaciones de leasing habitacional destinado a la adquisición de vivienda no familiar que vayan a ofrecer al público, teniendo en cuenta que cualquiera sea el sistema o sistemas de amortización que se adopten, deben contemplar cuando menos lo siguiente:

1.7.2.1. Modalidad: El sistema debe considerar las distintas modalidades de pacto, es decir, moneda legal o UVR.

1.7.2.2. Costos financieros involucrados en los cánones: El sistema debe considerar los costos, los cuales deben expresarse como tasa.

1.7.2.3. Plazos: El sistema debe prever los plazos derivados de la ejecución del contrato, los cuales deben corresponder a lo pactado por las partes.

1.7.2.4. Comportamiento de los cánones: Los sistemas pueden prever las distintas formas de comportamiento de los cánones, es decir, si son uniformes o variables. En caso de que el sistema permita cánones variables debe ilustrarse en qué forma varían.

1.7.2.5. El sistema debe contar con una metodología de cálculo y proyección completa de los cánones para todo el plazo.

1.8. INFORMACIÓN AL DEUDOR / LOCATARIO.

Es deber de los establecimientos de crédito que ofrezcan créditos de vivienda cumplir con el deber de información con los consumidores financieros, en los términos señalados en el subnumeral 3.4.4 del Capítulo I, Título III de la Parte I de esta Circular; así como si ofrecen contratos de leasing habitacional hacerlo en los términos del subnumeral 3.4.5 de la misma normativa.

1.9. EXTRACTOS.

Los extractos suministrados a los clientes/locatarios por parte de los establecimientos de crédito deben detallar de manera precisa el nombre del titular, número de crédito –si aplica-, sistema de amortización, tasa de interés pactada y cobrada en el correspondiente período expresada en términos efectivos anuales aun cuando se haya pactado en términos nominales, cotización de la UVR, fecha de corte de la obligación y fecha límite de pago, número de la cuota/canon que se cancela, número de cuotas/cánones pendientes para el pago total, plazo inicial del mismo, saldo de la obligación y la discriminación del pago anterior indicando el monto amortizado a capital, intereses corrientes y de mora, si es del caso, así como los pagos efectuados por concepto de seguros. Las cifras que se incluyan en el extracto deben reflejarse en UVR y en pesos, si la obligación se encuentra denominada en UVR.

1.10. DOCUMENTACIÓN DEL PRODUCTO FINANCIERO A TRAVÉS DEL CUAL SE OFRECE LA FINANCIACIÓN.

Las entidades vigiladas destinatarias de este instructivo deben mantener durante toda la vigencia del crédito o del contrato de leasing habitacional los soportes documentales que sirvieron de base para acreditar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la ley de vivienda, en sus decretos reglamentarios y en esta Circular, en particular las condiciones establecidas en el subnumeral 1.3 de este Capítulo.

En caso de producirse una cesión del crédito de vivienda o del contrato de leasing habitacional, de acuerdo con el siguiente subnumeral, tanto la entidad cedente como la cesionaria, deben verificar que esta última reciba la totalidad de la documentación que soporta el otorgamiento del crédito o del contrato, así como su evolución hasta la fecha del perfeccionamiento de la cesión.

1.11. CESIÓN DEL CRÉDITO Y DE CONTRATO DE LEASING HABITACIONAL.

De acuerdo con el art. 24 de la Ley 546 de 1999, modificado por el art. 38 de la Ley 1537 de 2012 es obligatorio para los establecimientos de crédito efectuar la cesión de crédito otorgado para la financiación de vivienda individual a largo plazo, solicitada por el deudor, en cualquier momento durante la vigencia de la obligación hipotecaria, a favor de otra entidad financiera, de cualquiera de las entidades a que se refiere el parágrafo del art. 1 de esa ley o a las sociedades titularizadoras o sociedades fiduciarias, según el caso.

Para tal efecto, los establecimientos de crédito deben autorizar, en un plazo no mayor de 10 días hábiles, la cesión de crédito y sus garantías, una vez el deudor entregue la oferta vinculante del nuevo acreedor. Dicha cesión se entiende perfeccionada exclusivamente con la transferencia del título representativo de la obligación correspondiente y tendrá los efectos previstos por el art. 1964 del CC.

Como quiera que la cesión constituye la sustitución de una de las partes del contrato por un tercero, en la totalidad o en parte de las relaciones derivadas del mismo, la cesión de los créditos hipotecarios de vivienda debe realizarse mediante la transmisión de los derechos y obligaciones derivadas del contrato original, en cuyo caso las condiciones de dicho crédito permanecen inalteradas con excepción de las referidas a la tasa de interés remuneratoria, la cual necesariamente debe ser más benéfica para el deudor, y el cedente debe responder por la existencia y validez del mismo y de sus garantías, salvo estipulación expresa en contrario, de conformidad con el art. 890 del C.Cio. En este caso, la cesión se rige por las disposiciones comerciales aplicables contenidas en el Capítulo VI del Título Primero del Libro Cuarto del régimen mercantil.

En este caso, no se generan derechos ni gastos notariales así como tampoco se causa impuesto de timbre.

1.12. AVALÚOS.

El bien inmueble que se financia de acuerdo con el numeral 4 del art. 17 de la Ley 546 de 1999 constituye una garantía adecuada de acuerdo con el ordenamiento jurídico colombiano para este tipo de crédito. La debida valoración de la misma cumple tres funciones básicas así:

1.12.1. A la entidad vigilada que concede el crédito, le permite conocer el valor del bien hipotecado a su favor y establecer de manera idónea el nivel de cobertura de las garantías vinculadas a sus operaciones activas de crédito.

1.12.2. Al beneficiario del crédito le permite comparar el precio de compra y el monto del préstamo con el de mercado,

1.12.3. Al tenedor de títulos hipotecarios, si fuere el caso, le suministra información útil para establecer si su inversión está adecuadamente respaldada por bienes inmuebles debidamente valorados.

El avalúo de los bienes inmuebles que garantizan los créditos hipotecarios debe realizarse de manera independiente y objetiva acorde con las disposiciones que regulan la actividad del avaluador contenidas en la Ley 1673 de 2013 y las que la complementen.

1.13. CRÉDITO A CONSTRUCTORES -SUBROGACIÓN DE OBLIGACIONES.

El crédito otorgado al constructor de vivienda para financiar la fase de construcción debe ser subrogado al adquirente de la unidad, de tal manera que en una sola operación se formalice el mutuo debidamente aprobado al subrogatario, cuando sea del caso, la hipoteca sobre el bien financiado en forma individual y el levantamiento de la hipoteca de mayor extensión a favor de la entidad vigilada.

Adicionalmente, el contrato de crédito suscrito entre la entidad financiera y el constructor debe contener una cláusula especial en la cual se precise que la hipoteca en mayor extensión que afecta el inmueble se cancelará proporcionalmente a medida que se vayan enajenando las unidades de vivienda y se haya recibido el pago de la prorrata correspondiente.

1.14. SUPUESTOS PARA SOLICITAR REESTRUCTURACIÓN DEL CRÉDITO.

Para el ejercicio por parte de los deudores de la prerrogativa prevista en el art. 20 de la Ley 546 de 1999, la entidad acreedora al momento de hacer la evaluación de la solicitud de reestructuración de una obligación de este tipo, debe verificar que se cumplan los siguientes requisitos para que resulte viable la reestructuración:

1.14.1. Que la primera cuota del crédito una vez reestructurado, que esté dispuesto a pagar el deudor, en ningún caso represente más del 30% de los ingresos familiares, de conformidad con el Decreto 145 de 2000, modificado por art. 8 del Decreto 3760 de 2008.

1.14.2. Que el saldo de la obligación a la fecha de solicitud de la reestructuración no exceda el 70% del valor del inmueble o el 80% tratándose de vivienda de interés social.

1.14.3. El valor del inmueble establecido mediante avalúo técnico realizado por profesionales, personas naturales o jurídicas, de conformidad con las disposiciones que regulan la actividad del avaluador contenidas en la Ley 1673 de 2013 y las que la complementen.

1.14.4. Que el plazo contemplado para reestructurar la obligación no supere 30 años, contados a partir de la fecha del desembolso del crédito.

1.14.5. Que el reporte de endeudamiento con el sector financiero permita concluir que el deudor está en capacidad de cumplir con la obligación hipotecaria de vivienda.

1.14.6 <Subnumeral eliminado por la Circular 28 de 2019>

1.14.6 1.14.7. Que no existan embargos sobre la garantía a la fecha de solicitud de la reestructuración.

1.14.7 1.14.8. Que el deudor no se encuentre tramitando un proceso concursal.

1.14.8 1.14.9. Que la solicitud de reestructuración del crédito sea presentada dentro de los 2 primeros meses de cada año calendario y sea suscrita por todos los obligados, así como los documentos a través de los cuales se instrumente la obligación.

Lo anterior, debe entenderse sin perjuicio de la facultad que tiene la entidad acreedora de acordar con sus deudores reestructuraciones de un crédito en cualquier momento, de acuerdo con la percepción de riesgo que en cada caso se tenga.

2. CUENTAS DE AHORRO PROGRAMADO.

El programa de ahorro que deben cumplir tanto las personas interesadas en ser beneficiarias del subsidio familiar de vivienda previsto en el Decreto 2190 de 2009, se rige por las siguientes condiciones:

2.1. El ahorro debe efectuarse en algunas de las modalidades contempladas en el art. 28 del mencionado Decreto y en las entidades y condiciones ahí establecidas.

2.2. Los establecimientos de crédito interesados en ofrecer dichos servicios financieros deben remitir para aprobación de la SFC los modelos de reglamentos y de contratos a través de los cuales se manejarán dicho recursos. En tales documentos se debe estipular la posibilidad que tiene el ahorrador de trasladar libremente sus depósitos cada 6 meses entre los establecimientos de crédito que ofrezcan estos servicios financieros, siempre y cuando mantengan el carácter de ahorro programado.

2.3. Al momento de la apertura del producto, el establecimiento de crédito debe suministrar al posible cliente una proyección, a efectos de establecer con total claridad la manera como se conformará el ahorro previo requerido para la postulación al subsidio familiar de vivienda.

2.4. Se debe discriminar el monto total a ahorrar, el aporte periódico, el tiempo durante el cual debe realizarse el ahorro y el incremento periódico que sufrirá la cuota, si es del caso, conforme lo establece el art. 29 del citado Decreto.

2.5. En caso de que el ahorrador esté interesado en completar el ahorro previo con sus cesantías depositadas en administradoras de fondos de cesantías privadas o en el Fondo Nacional de Ahorro –FNA-, así deberá manifestarlo expresamente.

2.6. El monto del ahorro previo depende de los recursos complementarios y del valor del subsidio de vivienda de interés social que sumados a aquel resulten suficientes para acceder a la solución de vivienda a adquirir o permitan sufragar el presupuesto de construcción.

2.7. El titular de la opción debe autorizar expresamente la inmovilización de los recursos e intereses hasta tanto se encuentre vigente la postulación del hogar.

2.8. Las entidades financieras están en la obligación de certificar el valor acumulado de ahorro y subsidio en la cuenta de cada titular, a fin de que se acredite el debido cumplimiento del programa.

2.9. Los recursos que se ahorren en las cuentas de ahorros para el fomento a la construcción -AFC- no forman parte de la base de retención en la fuente del contribuyente persona natural, y tienen el carácter de rentas exentas del impuesto sobre la renta y complementarios, hasta un valor que, adicionado al valor de los aportes obligatorios y voluntarios del trabajador de que trata el art. 126-1 de este Estatuto Tributario, no exceda del 30% del ingreso laboral o del ingreso tributario del año, según corresponda, y hasta un monto máximo de 3.800 UVT por año.

El ahorro requerido para acceder al subsidio de vivienda a que se hizo referencia puede acreditarse con el cumplimiento del ahorro voluntario contractual que ofrece el FNA, de conformidad con art. 10.5.10.1.8 del Decreto 2555 de 2010, en concordancia con los art. 2.1.9.1.1.y siguientes del mismo Decreto.

3. REGLAS RELATIVAS A LA PROTECCIÓN DE LOS USUARIOS DE LAS OPERACIONES DE COBERTURA DE CRÉDITOS INDIVIDUALES DE VIVIENDA A LARGO FRENTE AL INCREMENTO DE LA UVR RESPECTO DE UNA TASA DETERMINADA.

3.1. ALCANCE.

Son aplicables las instrucciones contenidas en este numeral a los créditos hipotecarios de vivienda individual que, en vigencia del art. 96 de la Ley 795 de 2003 y el art. 65 de la Ley 921 de 2004, así como el Decreto 66 de 2003, se hubieren acogido a la cobertura condicionada de tasa de interés que ofreció el Gobierno Nacional a través del FOGAFIN, y que buscaba cubrir el riesgo de tasa frente al riesgo de variación de la UVR respecto de una tasa de referencia con los deudores de los créditos elegibles.

Este mecanismo de cobertura por tanto, aplica a los citados créditos en cuanto FOGAFIN podía contratar tanto con los establecimientos de crédito y con el FNA para que actúen como mandatarios en la administración y ejecución de tales operaciones de cobertura.

3.2. INFORMACIÓN AL DEUDOR.

En virtud de lo dispuesto en el numeral 1, art. 97 del EOSF, en concordancia con lo previsto en el art. 72 literal f., cuando los establecimientos de crédito y/o el FNA (en adelante las entidades) actúen como mandatarios en la administración y ejecución de las operaciones de cobertura a que se refiere este numeral, deben suministrar a los deudores, en todo momento durante la vigencia de la cobertura, información completa, cierta y comprensible sobre las condiciones y efectos de las mismas, de forma que puedan conocer adecuadamente, su funcionamiento, los beneficios y los costos que la misma implica, así como las consecuencias del incumplimiento de sus obligaciones.

Dicha información debe ser suministrada al deudor en cualquier momento, durante el tiempo que dure la misma.

Desde el acceso a la cobertura, las entidades deben suministrarle información clara y precisa sobre los valores que por concepto de la misma ha recibido como beneficio o sobre aquellas sumas que le corresponde pagar.

3.3. PROYECCIÓN ANUAL DE LOS CRÉDITOS DE VIVIENDA OBJETO DE LA COBERTURA.

A efectos del cumplimiento del art. 20 de la Ley 546 de 1999, en la proyección anual del crédito a que se refiere el subnumeral 3.4.4.2. del Capítulo I, Título III de la Parte I de esta Circular, las entidades deben incluir, en las cuotas y saldos estimados, los valores a pagar por cuenta de la cobertura, indicando que tales datos se suministran a título informativo, pues los reales dependerán de la situación que se presente durante cada uno de los meses del año.

3.4. EXTRACTOS.

En adición a los requerimientos generales ya establecidos para los extractos de los créditos de vivienda, aquellos que cuenten con la cobertura de que trata este Capítulo, deben incluir, además de los datos indicados de manera general, información clara y comprensible que le permita al deudor conocer adecuadamente el funcionamiento de la cobertura.

En tal sentido, los extractos deben discriminar expresamente entre los montos que el deudor debe pagar en virtud de la operación de cobertura o los beneficios obtenidos de ésta, y aquellos estrictamente originados en el crédito de vivienda.

En relación con los pagos que debe efectuar el deudor o los beneficios obtenidos por la operación de cobertura, los extractos deben incluir información clara sobre la forma en que fueron liquidados, discriminando entre los valores originados en la aplicación de la diferencia de tasas al capital e intereses comprendidos en las cuotas que correspondan al período de liquidación y los originados en la aplicación de dicha diferencia al saldo de capital del crédito objeto de la cobertura.

3.5. VIGENCIA.

Las instrucciones impartidas en este aparte tendrán aplicación mientras se encuentre vigente de la cobertura a que se refiere este numeral.

4. REGLAS RELATIVAS A LAS COBERTURAS CONDICIONADAS CON CARGO A LOS RECURSOS DEL FRECH PARA FINANCIACIÓN DE VIVIENDA.

<Inciso modificado por la Circular 26 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Los créditos hipotecarios de vivienda individual y los contratos de leasing habitacional, si es del caso, que se hubieren acogido al mecanismo de la cobertura condicionada de tasa de interés ofrecida por el Gobierno Nacional, en los distintos momentos y bajo las condiciones establecidas para ellos en las disposiciones expedidas individualmente, mientras estén vigentes, se rigen por las instrucciones contenidas en los anexos del presente Capítulo.

CAPÍTULO VII.

MARTILLO ELECTRONICO DE LAS ENTIDADES BANCARIAS.

1.  ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Las instrucciones impartidas en este Capítulo son de obligatorio cumplimiento para los establecimientos bancarios que operen y administren sitios de internet para la venta o martillo electrónico de bienes dados en garantía, siempre y cuando se haya comisionado o solicitado a los martillos legalmente autorizados, para realizar el remate de los mismos.

Asimismo, son de obligatorio cumplimiento para los establecimientos bancarios que operan y administran martillos electrónicos con el objetivo de realizar remates judiciales electrónicos cuando sean comisionadas por el juez de conocimiento, conforme a lo establecido en el parágrafo primero del artículo 454 del Código General del Proceso, en cuyo caso las tarifas corresponderán a aquellas fijadas en el Decreto 890 de 2003, y demás normas que lo modifiquen.

2. REQUISITOS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE MARTILLO ELECTRÓNICO. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Los establecimientos bancarios interesados en la prestación del servicio del martillo electrónico deben cumplir con los siguientes requisitos:

2.1 Garantizar el cumplimiento de los principios de transparencia, integridad, acceso, profesionalismo y autenticidad.

2.2 Contar con los mecanismos y dispositivos adecuados para el funcionamiento eficiente de la plataforma electrónica del martillo electrónico. Para el efecto, el establecimiento bancario, por si o a través de terceros, debe desarrollar y mantener sistemas especializados, recursos y procedimientos adecuados y proporcionales al tamaño, frecuencia y complejidad de los negocios que se realicen o registren a través de dichos sistemas, los cuales deben permitir la trazabilidad de las operaciones y conocer la fecha y hora exacta de la oferta de cada postor.

2.3 Disponer de procedimientos administrativos y contables adecuados, mecanismos de control interno, técnicas eficaces de administración y control de riesgos y mecanismos eficaces de control y salvaguardia de sus sistemas electrónicos.

2.4 Contar con políticas y procedimientos relativos a la administración de la información, que permitan guardar estricta confidencialidad sobre la información reservada de los participantes en el martillo electrónico y aquella relacionada con las ventas, subastas o remates electrónicos.

2.5 Contar con un plan de contingencia y continuidad del martillo electrónico, con el fin de mitigar cualquier falla que afecte la prestación del servicio.

2.6 Garantizar que el sitio de internet que opera y administra el martillo electrónico cuente con un sistema de identificación de usuarios y ofrecer mecanismos fuertes de autenticación.

2.7 Garantizar que el sitio de internet que opera y administra el martillo electrónico cuente con controles que permitan garantizar el cumplimiento de la duración de cada una de las etapas dentro del proceso de venta, subastas o remates electrónicos.

2.8 Contar con políticas sobre el recaudo, manejo y devolución de los recursos de terceros para garantizar la debida prestación del servicio y asegurar la separación patrimonial de estos recursos, de los activos y recursos propios de la entidad financiera. Así mismo deben garantizar la disponibilidad y conservación de dichos recursos.

2.9 Contar con políticas y procedimientos administrativos y de organización para la prevención, identificación, revelación y administración de los conflictos de interés que, en caso de existir, debe ser de conocimiento del cliente.

2.10 Contar con una plataforma tecnológica especializada que cuente con las herramientas necesarias para realizar ventas, subastas o remates electrónicos, las cuales deben permitir la trazabilidad de cada una las operaciones y conocer la fecha y hora exacta de la realización de la oferta por parte de cada uno de los postores.

2.11 Garantizar que este mecanismo este integrado al Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo del establecimiento bancario.

2.12 Contemplar dentro de su Sistema de Administración de Riesgo Operativo (SARO) la gestión efectiva de los riesgos derivados de la prestación del servicio de martillo electrónico.

2.13 Garantizar el cumplimiento de las disposiciones de seguridad de la información que resulten aplicables. No obstante lo anterior, los establecimientos bancarios que operen y administren sitios de internet para la venta, subastas o remates electrónicos deben tener a disposición de la SFC en todo momento, la documentación que soporte el cumplimiento de los requisitos enunciados en el presente Capítulo.

3. REQUISITOS DE LA SOLICITUD DE LOS CONSUMIDORES FINANCIEROS PARA LA ENAJENACIÓN DE BIENES. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Cuando la solicitud de enajenación de un bien a través del servicio de martillo electrónico provenga de un consumidor financiero, dicha solicitud debe realizarse al establecimiento bancario por un medio electrónico cumpliendo los requisitos que se establezcan en el reglamento de operación.

4. EQUIVALENCIA FUNCIONAL EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE MARTILLO ELECTRÓNICO. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Las plataformas tecnológicas empleadas por los establecimientos bancarios para prestar el servicio de martillo electrónico deberán garantizar la existencia de un procedimiento tecnológico que equipare los documentos electrónicos que se expidan durante o en relación con el proceso de subasta o remate electrónico a los documentos manuscritos, otorgándole el mismo valor probatorio y garantizando el cumplimiento de los principios establecidos en la Ley 527 de 1999.

5. ENTREGA DE LOS BIENES ENAJENADOS A TRAVÉS DEL MARTILLO ELECTRÓNICO. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

En el evento en que se trate de la enajenación de un bien solicitada por un consumidor financiero, los establecimientos bancarios que realicen subastas a través del martillo electrónico no son responsables de garantizar la entrega de los bienes enajenados. Dicha obligación recae sobre el consumidor financiero.

TÍTULO II.

INSTRUCCIONES GENERALES RELATIVAS A LAS OPERACIONES DE LAS SOCIEDADES DE SERVICIOS FINANCIEROS.

CAPÍTULO I.

DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LOS NEGOCIOS FIDUCIARIOS.

1. NEGOCIOS FIDUCIARIOS.

1.1. CONCEPTO.

Los negocios fiduciarios son actos de confianza en virtud de los cuales una persona entrega a otra uno o más bienes determinados, transfiriéndole o no la propiedad de los mismos, con el propósito de que ésta cumpla con ellos una finalidad específica, bien sea en beneficio del fideicomitente o de un tercero. Incluye la fiducia mercantil y los encargos fiduciarios, al igual que los negocios denominados de fiducia pública y los encargos fiduciarios públicos de que tratan la Ley 80 de 1993 y disposiciones complementarias.

Cuando hay transferencia de la propiedad de los bienes se está ante la denominada fiducia mercantil regulada en el art. 1226 y siguientes del C.Cio. Si no hay transferencia de la propiedad se está ante un encargo fiduciario y aplican a éstos las disposiciones que regulan el contrato de fiducia mercantil y, subsidiariamente, las disposiciones del C.Cio en relación con el contrato de mandato en los términos señalados en el numeral 1 del art. 146 del EOSF.

1.2. OTRAS OPERACIONES Y/O CONTRATOS AUTORIZADOS A LAS SOCIEDADES FIDUCIARIAS.

Incluidas las operaciones y contratos permitidos a las sociedades fiduciarias contenidos en el art. 29 del EOSF, éstas pueden:

1.2.1. Celebrar contratos de cuentas de margen en los términos señalados en los arts. 2.33.1.1.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010.

1.2.2. Administrar fondos de pensiones de jubilación e invalidez en los términos del numeral 1 del art. 168 del EOSF.

1.2.3 <Subnumeral modificado por la Circular 34 de 2018. Rige a partir del 31 de marzo de 2019. Consultar en Legislación Anterior el texto vigente hasta esta fecha. El nuevo texto es el siguiente:> Administrar, gestionar y distribuir fondos de inversión colectiva en los términos de las disposiciones contenidas en la Parte 3 del Decreto 2555 de 2010 y en el Título VI de la Parte III de esta Circular.

1.2.4. <Numeral modificado por la Circular 34 de 2018. Rige a partir del 31 de marzo de 2019. Consultar en Legislación Anterior el texto vigente hasta esta fecha. El nuevo texto es el siguiente:> Actuar como custodios de los activos provenientes de los fondos de inversión colectiva, de otros valores que integren vehículos de inversión y/o negocios de administración de activos de terceros, y de inversionistas de capitales del exterior en Colombia, en los términos del Libro 37 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010 y de las disposiciones contenidas en el Capítulo VI del Título IV de la Parte III de esta Circular.

1.2.5. Actuar como agente liquidador de las entidades públicas del orden nacional, en los términos del Decreto 254 de 2000, modificado por la Ley 1105 de 2006 y como agentes liquidadores de empresas, de acuerdo con lo señalado en la Resolución No. 100-000285 del 2 de marzo de 2004 de la Superintendencia de Sociedades, modificada por la Resolución 100-04738 del 31 de octubre de 2008 de la misma Superintendencia.

1.2.6. Actuar como representantes legales de tenedores de bonos y/o valores emitidos en procesos de titularización en los términos del literal d. del art. 29 del EOSF y las disposiciones relativas a la oferta pública de los citados valores.

1.2.7. Actuar como agentes liquidadores y promotores de entidades privadas de acuerdo con los arts. 5, 67 y 122 de la Ley 1116 de 2006 y el literal b. del art. 5 del Decreto 962 de 2009.

2. CONDICIONES DE LOS NEGOCIOS FIDUCIARIOS.

En la celebración de los negocios fiduciarios deben tenerse en cuenta las siguientes previsiones:

2.1. REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN.

Los contratos deben redactarse en términos sencillos, de forma tal que sean de fácil comprensión para los usuarios y cumpliendo en todo las condiciones señaladas en la Ley 1328 de 2009 y en el Capítulo I, Título III de la Parte I de esta Circular. Los caracteres tipográficos deben ser fácilmente legibles y reflejar con claridad, fidelidad y precisión las condiciones jurídicas y económicas que se deriven del contrato para cada una de las partes que se vinculen a él, independientemente de su posición contractual.

2.2. PREVISIONES GENERALES.

2.2.1. Normas y principios a considerar

2.2.1.1. En la celebración de cualquier negocio fiduciario, además de las normas propias contenidas en los arts. 1226 y siguientes del C.Cio y en los arts. 146 y siguientes del EOSF, deben atenderse las demás disposiciones imperativas aplicables a cada negocio en particular, así como las propias de la naturaleza del contrato según la ley, la costumbre y la equidad natural al tenor de lo dispuesto en el art. 1603 del CC y en el art. 871 del C.Cio.

2.2.1.2. En la celebración de todo negocio, la sociedad fiduciaria debe tener en cuenta y observar los deberes que le asisten de acuerdo con lo señalado en el art. 1234 del C.Cio, en el art. 2.5.2.1.1 del Decreto 2555 de 2010, los principios generales del negocio fiduciario y la jurisprudencia, entre otros, los siguientes:

2.2.1.2.1. Deber de información. Con base en el carácter profesional de las sociedades fiduciarias, les asiste el deber de informar los riesgos, limitaciones técnicas y aspectos negativos inherentes a los bienes y servicios que hacen parte del objeto del contrato y de las prestaciones que se les encomienden, de manera tal que el cliente debe ser advertido de las implicaciones del contrato, desde la etapa precontractual, durante la ejecución e incluso hasta la liquidación del mismo. El alcance de esta obligación debe consultar el carácter y conocimiento de las partes intervinientes. Este deber implica la obligación de poner en conocimiento del cliente las dificultades o imprevistos que ocurran en la ejecución del contrato.

<Inciso adicionado por de la Circular 24 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> En los negocios en los que se comercialicen participaciones fiduciarias las sociedades fiduciarias deben implementar los mecanismos necesarios para que los interesados conozcan con claridad los riesgos asociados a este tipo de inversiones.

2.2.1.2.2. Deber de asesoría. <Subnumeral modificado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Este es un deber que no debe confundirse con el de la información previsto en el subnumeral anterior y, salvo que el contrato sea de inversión, solamente es obligatorio en la medida en que haya una obligación expresa pactada en el contrato. En virtud de este deber, el fiduciario debe dar consejos u opiniones para que los clientes tengan conocimiento de los factores a favor y en contra del negocio y así puedan expresar su consentimiento con suficientes elementos de juicio, para lo cual resulta necesario considerar la naturaleza y condiciones propias de cada negocio y de los intervinientes en ellos. Este deber implica necesariamente un juicio de valoración que involucra una opinión fundamentada e inclusive una recomendación para el cliente.

La asesoría a que se refiere el presente numeral tiene el alcance previsto en el mismo y en ningún caso puede ser interpretada conforme a las normas relativas a la actividad de asesoría establecido en el Libro 40 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010. Sin embargo, para la celebración y ejecución de negocios fiduciarios que tengan dentro de sus finalidades invertir en valores, se debe dar aplicación a lo establecido en el mencionado Libro 40.

En aquellos negocios fiduciarios que no tengan dentro de sus finalidades invertir en valores, pero que administren temporalmente los recursos en fondos de inversión colectiva clasificados como productos universales, no se requiere llevar a cabo el perfilamiento de sus clientes, el análisis de conveniencia, ni el suministro de una recomendación profesional a los mismos.

2.2.1.2.3. Deber de protección de los bienes fideicomitidos. El fiduciario debe proteger y defender los bienes fideicomitidos contra actos de terceros, del beneficiario y aún del mismo constituyente para conseguir la finalidad prevista en el contrato. En tal sentido, cuando dichos bienes sean sustraídos o distraídos con o sin intervención de la sociedad fiduciaria, ésta debe, como vocera del fideicomiso, interponer las acciones legales que correspondan para su recuperación de conformidad con lo previsto en el numeral 4 del art. 1234 del C.Cio.

2.2.1.2.4. Deber de lealtad y buena fe. La realización de los negocios fiduciarios y la ejecución de los contratos a que estos den lugar, suponen el deber de respetar y salvaguardar el interés o utilidad del fideicomitente y/o beneficiario, absteniéndose de desarrollar actos que le ocasionen daño o lesionen sus intereses, por incurrir en situaciones de conflicto de interés.

2.2.1.2.5. Deber de diligencia, profesionalidad y especialidad. En su actuar, las sociedades fiduciarias deben tener los conocimientos técnicos y prácticos de la profesión, emplearlos para adoptar las medidas tendientes a la mejor ejecución del negocio y prever circunstancias que puedan afectar su ejecución. En este sentido, deben abstenerse de realizar negocios fiduciarios en los cuales no tengan la adecuada experiencia para llevarlos a cabo o no cuenten con los recursos físicos, tecnológicos y humanos necesarios para su desarrollo.

2.2.1.2.6. Deber de previsión. La sociedad fiduciaria debe precisar claramente cuáles son sus obligaciones en los contratos para evitar situaciones de conflicto en su desarrollo. Igualmente, deben prever los diferentes riesgos que puedan afectar al negocio y a los bienes fideicomitidos y advertirlos a sus clientes desde la etapa precontractual.

2.2.1.3. Debe evitarse consignar cláusulas que desnaturalicen el negocio fiduciario, desvíen su objeto original o se traduzcan en menoscabo ilícito de algún derecho ajeno vr. gr. los pactos de no responsabilidad en obligaciones propias de un determinado negocio en los cuales es precisamente la responsabilidad de la sociedad fiduciaria la razón de ser de su celebración.

2.2.1.4. Debe hacerse claridad sobre el alcance jurídico que tienen las decisiones contenidas en las actas de los comités fiduciarios o las instrucciones especiales que profiera el fideicomitente, precisando de qué manera tienen la virtud de modificar, complementar o desarrollar el contrato fiduciario.

2.2.1.5. Debe evitarse la inclusión de cláusulas potestativas en las cuales se concedan facultades al fiduciario para alterar unilateralmente el contenido del contrato.

2.2.1.6. Debe evitarse consignar cláusulas en donde la sociedad fiduciaria se exima de responsabilidades que la ley le otorga de conformidad con los deberes atrás mencionados.

2.2.2. Interpretación

Los negocios fiduciarios deben interpretarse teniendo en cuenta los principios previstos en los arts. 1618 a 1624 del CC y tomando todas las manifestaciones de voluntad proferidas por las partes, sea que consten en un mismo documento o en varios, tales como la oferta, la aceptación de la oferta, las instrucciones generales, la aceptación de las mismas y cualquier acto similar verbal o escrito.

Cada una de las partes en los negocios fiduciarios debe recibir copia del contrato, así como de los demás actos y documentos que lo integren y complementen.

2.2.3. Prohibición general

En los términos del parágrafo del art. 2.5.2.1.1 del Decreto 2555 de 2010 el negocio fiduciario no puede servir de instrumento para realizar actos o contratos que no pueda celebrar directamente el fideicomitente de acuerdo con las disposiciones legales, en razón de lo cual le corresponde a la sociedad fiduciaria desarrollar acciones que le permitan evitar que el negocio fiduciario se convierta en un instrumento de fraude a la ley. Para tales efectos, se debe acudir a todas las herramientas de administración y gestión de riesgos que las disposiciones normativas le permitan.

2.2.4. Práctica insegura

Se considera práctica ilegal e insegura la estructuración y celebración de contratos de fiducia mercantil en cuyo objeto esté previsto que para la obtención de recursos se permita la vinculación de terceros, llámense inversionistas, cesionarios de beneficios, acreedores o cualquier otra denominación similar, o que impliquen la recepción de recursos en calidad de aportes con cargo al pago del precio de los derechos de beneficio cedidos, en los cuales la fiduciaria no se haya reservado la potestad de oponerse al ingreso de dichos terceros o no asuma responsabilidad alguna en la verificación de la legalidad de tales operaciones y en la procedencia y origen lícito de tales recursos.

<Inciso adicionado por de la Circular 24 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Se considera práctica insegura la celebración de contratos de fiducia donde se garanticen rentabilidades. Lo anterior, sin perjuicio del deber del fiduciario de procurar el mayor rendimiento de los bienes objeto del negocio fiduciario.

Así mismo, con igual fundamento, se considera práctica ilegal e insegura la inclusión de cláusulas como las señaladas en el subnumeral 2.2.1.3 de este Capítulo.

2.2.5. Conflictos de interés

En desarrollo del deber de lealtad antes expuesto, en todos los negocios fiduciarios corresponde a las sociedades fiduciarias evitar y evaluar, frente a cada caso particular, la posible incursión en situaciones de conflictos de interés en los términos del numeral 9, art. 146 del EOSF.

Así las cosas, en los contratos respectivos debe dejarse constancia expresa de la realización de tal evaluación junto con los mecanismos previstos para conjurar la eventual configuración de situaciones que den origen a conflictos de interés y su solución. Dicha circunstancia es obligatoria cuando quiera que la sociedad fiduciaria tenga como fideicomitente, beneficiario o acreedor garantizado a entidades vinculadas. Para los efectos de este Capítulo, se entienden como vinculados las personas o entidades definidas en el literal d. del art. 2.6.12.1.15 del Decreto 2555 de 2010- para efectos del régimen de inversiones de los fondos de pensiones y cesantías.

Para los efectos de este Capítulo, las fiduciarias deben definir claramente los posibles conflictos de interés que puedan surgir, así como su tratamiento. En especial, se deben prever el tratamiento a dar a las siguientes operaciones:

2.2.5.1. Negocios celebrados entre fideicomisos administrados por una misma sociedad fiduciaria.

2.2.5.2. Negocios celebrados entre la fiduciaria y sus vinculados, y los fideicomisos administrados por la sociedad.

2.3. CONTENIDO DE LOS CONTRATOS.

Sin perjuicio de las cláusulas que se deban incorporar en el contrato en virtud de las previsiones generales anteriormente expuestas, todos los contratos de negocios fiduciarios deben contener las que se señalan a continuación:

2.3.1. Objeto. Comprende las gestiones o actividades específicas constitutivas de la finalidad del negocio, haciendo una enunciación clara y completa de las mismas, según el tipo de negocio fiduciario celebrado. De la lectura del objeto del contrato debe quedar clara la conveniencia y necesidad de la utilización del vehículo fiduciario.

2.3.2. Bienes fideicomitidos. Se deben indican los términos y condiciones bajo los cuales se verifica la transferencia o entrega de los bienes fideicomitidos, la cual debe atender siempre la naturaleza de los bienes y la finalidad señalada por el fideicomitente, según el tipo de negocio fiduciario a desarrollar.

Cuando los bienes fideicomitidos sean derechos en contratos, bienes futuros sujetos a condición suspensiva de que existan, bienes o derechos intangibles o contratos accesorios, en el contrato se debe especificar claramente dicha connotación indicando las implicaciones y los riesgos que de dicha circunstancia se deriven, así como la forma como se efectuará su valoración.

Cuando los bienes fideicomitidos consistan en acciones, cuotas o partes de interés de sociedades, en el libro de registro de accionistas o en los respectivos estatutos, según corresponda, debe figurar como accionista o socio la sociedad fiduciaria actuando como vocera del patrimonio autónomo o del fideicomiso respectivo.

La destinación de los recursos recibidos, para efectos de su inversión, sólo puede ser establecida por el propio fideicomitente de manera expresa. Por lo anterior, el mecanismo subsidiario de inversión consagrado en el numeral 3 del art. 151 del EOSF no puede hallarse preimpreso en los modelos de contrato que se utilicen para instrumentalizar la respectiva relación jurídica.

2.3.3. Rendimientos o utilidades. Cuando quiera que en desarrollo de la gestión sobre los bienes fideicomitidos, éstos generen rendimientos o utilidades, debe establecerse el uso y destino que se dará a los mismos, así como el momento para su ejecución.

2.3.4. Obligaciones y derechos de las partes contratantes. Deben estipularse en cláusulas separadas las obligaciones y derechos del fiduciario, fideicomitente y/o beneficiario. En todo caso, las limitaciones o restricciones a tales derechos deben convenirse con arreglo a lo establecido en este Capítulo.

Las obligaciones, los derechos y las limitaciones deben guardar relación de causalidad con la finalidad perseguida en el contrato.

2.3.5. Remuneración. Se debe expresar los valores o factores sobre los cuales se determina la remuneración que percibirá la fiduciaria por su gestión, así como la forma y oportunidad en que la misma debe ser liquidada y cobrada.

En aquellos contratos cuya ejecución conlleve la celebración de otros contratos o negocios fiduciarios con el fin de dar cumplimiento al objeto contratado, debe establecerse claramente, si a ella hubiere lugar, la remuneración, la forma y oportunidad en que la misma debe ser liquidada y cobrada.

En igual sentido, debe establecerse la remuneración de los recursos administrados a través de fondos de inversión colectiva, en cuyo caso se aplicará lo establecido en el reglamento del fondo correspondiente. Todo lo anterior a fin de que el fideicomitente y/o beneficiario conozcan con claridad la comisión total que se paga a la sociedad fiduciaria.

En todo caso, no se pueden establecer formas de remuneración con las cuales se mimetice la garantía de un resultado o se desnaturalice la obligación del fiduciario de procurar el mayor rendimiento de los bienes fideicomitidos.

Igualmente debe buscarse que la comisión fiduciaria sea una verdadera remuneración al trabajo, responsabilidad y funciones asumidas por la sociedad fiduciaria.

2.3.6. Terminación del negocio fiduciario. Debe señalarse la forma como se transferirán los bienes y activos del negocio que existan al momento en que ocurra una cualquiera de las causales de extinción del contrato previstas en el mismo o en la ley, indicando las circunstancias que resulten pertinentes para el efecto, así como la forma en que se deben atender las obligaciones generadas en el negocio, cuando a ello haya lugar. Igualmente, debe preverse la manera de dar por terminado el negocio fiduciario cuando quiera que el fideicomitente incumpla con sus funciones de contribuir a los gastos del fideicomiso, si así se pactare o cuando el fideicomiso no cuente con recursos para atender tales gastos, si los mismos estuvieren a su cargo.

2.3.7. Órganos asesores y/o administradores. Si existen juntas o cuerpos colegiados con carácter de asesores y/o administradores, deben señalarse sus atribuciones y forma de integración.

La designación de sus integrantes debe hacerse por los fideicomitentes (sean estos adherentes o no) y/o por los beneficiarios del respectivo contrato, según se pacte, salvo que la designación corresponda al fiduciario en ejercicio de la gestión encomendada en el contrato, teniendo en cuenta y precisando la responsabilidad que de tal hecho se derive.

2.3.8. Gastos. En el contrato deben señalarse los gastos que son de cargo del fideicomiso, particularmente aquellos que no correspondan a la operación normal del mismo, en especial los relacionados con avalúos, pagos de impuestos, realización de peritajes, etc.

Deben entenderse como gastos del fideicomiso las erogaciones a su cargo siguiendo para el efecto los lineamientos señalados en el subnumeral 2.3.5 anterior. Lo anterior sin perjuicio de que la remuneración pueda ser asumida directamente por el fideicomitente.

En todo caso, debe preverse la manera de suministrar los recursos para atender todos los gastos que conlleve el negocio fiduciario y las consecuencias que se deriven para el desarrollo del mismo, en caso de la inexistencia de recursos.

2.3.9. Gestión de riesgos. Dentro de los contratos respectivos deben incluirse cláusulas en las que se prevean los mecanismos para el cumplimiento de las políticas y estándares establecidos por la sociedad fiduciaria para la gestión de los riesgos asociados a cada negocio y la forma como tales estándares deben ser cumplidos por las partes, clientes y usuarios de los negocios fiduciarios. En este sentido, el contrato no puede limitarse en este punto a la simple exclusión de responsabilidades por parte de la fiduciaria.

2.3.10. Avalúos de los bienes fideicomitidos. Atendiendo la clase de negocio fiduciario del que se trate, se debe prever claramente en el contrato:

2.3.10.1. Periodicidad con la que se harán o actualizarán los avalúos

2.3.10.2. Obligación del fideicomitente de aportarlos y/o de proveer recursos para sufragarlos

2.3.10.3. Consecuencias e implicaciones que para las partes, deudores y acreedores del fideicomiso acarrea el incumplimiento de dicha obligación, y

2.3.10.4. Alcance de la responsabilidad de la sociedad fiduciaria en la contratación, designación del avaluador y contenido del avalúo, de conformidad con la regulación vigente aplicable a la materia, vr.gr. Ley 1673 de 2013 y sus decretos reglamentarios, Decreto 422 de 2000, Decreto 400 y 556 de 2014, en lo que sea pertinente.

2.3.11. No localización de fideicomitentes, beneficiarios y/o acreedores garantizados. El contrato debe prever con claridad el procedimiento a seguir en los casos en los cuales no fuere posible la localización del (os) fideicomitente (s), beneficiario (s) y/o acreedor (es) garantizado (s), de forma tal que la sociedad fiduciaria pueda cumplir a cabalidad sus obligaciones y ejercer sus derechos.

2.3.12. Liquidación. Debe establecerse de modo claro el procedimiento para la liquidación del contrato y los términos para hacerla, incluyendo los eventos en los cuales haya necesidad de hacer pagos por conceptos de impuestos, tasas, contribuciones, etc. para la restitución de los bienes fideicomitidos.

2.4. SOLEMNIDAD EN LOS CONTRATOS DE FIDUCIA MERCANTIL.

La instrumentación de los contratos fiduciarios debe realizarse conforme con su naturaleza y con la de los bienes fideicomitidos.

En términos generales se establece que cuando se trate de un contrato de fiducia mercantil, tal como lo señala el art. 1228 del C.Cio, éste debe constar en escritura pública registrada según la naturaleza de los bienes y, la constituida mortis causa, debe serlo por testamento.

De acuerdo con el numeral 2 del art. 146 del EOSF, las sociedades fiduciarias pueden celebrar contratos de fiducia mercantil sin que para tal efecto se requiera la solemnidad de la escritura pública, en todos aquellos casos en que así lo autorice mediante norma de carácter general el Gobierno Nacional.

En ese orden de ideas y de conformidad con lo previsto en el art. 2.5.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010 los contratos de fiducia mercantil que celebren las sociedades fiduciarias no requieren de la solemnidad de la escritura pública cuando los bienes fideicomitidos sean exclusivamente bienes muebles. En consecuencia, tales contratos pueden constar en documentos privados y si la propiedad del bien se halla sujeta a registro, dicho documento debe registrarse en los términos y condiciones previstos en el art. 16 de la Ley 35 de 1993 y art. 7 del Decreto 650 de 1996, en relación con bienes inmuebles; y de acuerdo con las disposiciones del Decreto 400 de 2014 y complementarias, respecto de las garantías mobiliarias.

En concordancia con lo anterior y de conformidad con el art. 123 de la Ley 1116 de 2006, modificado por el art. 4 de Ley 1429 de 2010, y atendiendo lo dispuesto en el parágrafo del art. 3 de la Ley 1676 de 2013, los contratos de fiducia mercantil con fines de garantía, si es del caso, deben inscribirse en el registro creado mediante la citada disposición.

3. CONTRATOS DE ADHESIÓN Y CONTRATOS DE PRESTACIÓN MASIVA.

3.1. En concordancia con las disposiciones contenidas en el literal e. art. 7 de la Ley 1328 de 2009, Capítulo II de la Ley 1480 de 2011 y de las instrucciones que sobre la materia se contemplan en el Capítulo I, Título III de la Parte I de esta Circular, y en cumplimiento de lo previsto en el numeral 4 del art. 146 del EOSF, la SFC tiene la función de evaluar los tipos o modelos de contratos que se pretende utilizar en el desarrollo de la actividad fiduciaria, así como sus modificaciones o adiciones, siempre que éstos constituyan contratos de adhesión o se utilicen para la prestación masiva de servicios.

Dicha revisión tiene por objeto procurar la protección de los derechos de los usuarios de los servicios fiduciarios, en orden a velar porque las condiciones generales de los contratos se ajusten a las disposiciones legales, así como evitar que estén provistos de cláusulas abusivas que puedan afectar sus intereses.

3.2. Para los efectos de este Capítulo y en concordancia con el numeral 4 del art. 5 de la Ley 1480 de 2011, se entienden por contratos de adhesión aquellos elaborados unilateralmente por la sociedad fiduciaria y cuyas cláusulas y/o condiciones no pueden ser discutidas libre y previamente por los clientes, limitándose éstos a expresar su aceptación o a rechazarlos en su integridad, o aquellos que sean predeterminados en un contrato al que después de celebrado adhieren otros fideicomitentes, quienes sólo pueden expresar su aceptación o rechazarlos en su integridad. Para que se considere como un contrato de adhesión no debe existir necesariamente una parte contratante que sea superior económicamente sobre la otra.

Por otra parte, por contratos de prestación masiva se entienden aquellos cuyo texto se utiliza indistintamente con diferentes personas en varios y futuros negocios por ser su contenido similar y uniforme, generalmente en formularios o documentos idénticos o similares. Estos contratos responden además en la mayoría de los casos al concepto de contrato de adhesión.

3.3. Las entidades fiduciarias deben presentar ante la SFC, para la evaluación que le compete, los modelos de contrato de adhesión y/o de prestación masiva de servicios que pretendan implementar o sus modificaciones o adiciones.

El alcance del pronunciamiento de la SFC se limita únicamente a la revisión de los modelos de contrato y en ningún momento constituye una valoración previa, aprobación o conformidad respecto de la validez o eficacia del negocio jurídico, respecto de las circunstancias de tiempo, modo y lugar relacionadas con su celebración, ejecución y/o liquidación, así como de las obligaciones y derechos de las partes intervinientes, o relacionado con los conflictos de orden contractual que puedan surgir con ocasión del desarrollo del mismo.

No obstante lo anterior, la SFC puede ordenar en cualquier momento la suspensión de su utilización y exigir las modificaciones a que haya lugar, cuando dichos contratos en su celebración o ejecución desconozcan alguno de los requisitos señalados en este Capítulo o en una disposición imperativa.

Tratándose de contratos de adhesión, las sociedades fiduciarias deben entregar a sus clientes al momento de la adhesión todos los documentos jurídicos que hagan parte del contrato al cual adhieren.

Los contratos fiduciarios diferentes de los de adhesión y/o de prestación masiva de servicios no están sujetos a la evaluación previa por parte de la SFC, sin que ello signifique que sus términos puedan apartarse de lo dispuesto en este Capítulo y en las normas legales vigentes.

4. ACCIONES DE LOS ACREEDORES ANTERIORES AL FIDEICOMISO- ALCANCE DEL ART. 1238 DEL CÓDIGO DE COMERCIO.

4.1. ASPECTOS SUSTANCIALES.

4.1.1. De conformidad con el inciso 1 del art. 1238 del C.Cio, los bienes fideicomitidos pueden ser perseguidos en cabeza del fiduciario por los acreedores del fideicomitente, acudiendo para ello a un proceso ordinario, siempre que se trate de obligaciones adquiridas con anterioridad a la constitución de la fiducia. De igual forma, se contempla la formulación de la acción pauliana cuando el negocio fiduciario se haya celebrado en perjuicio de los acreedores y medie mala fe de las partes, a lo cual hace referencia el inciso 2 del art. 1238 del C.Cio.

4.1.2. Desde el punto de vista estrictamente sustancial y atendiendo a su tenor literal, el art. 1238 del C.Cio sólo tiene sentido en la medida en que se refiera a los contratos de fiducia mercantil definidos en el art. 1226 ibídem.

Significa lo anterior, en términos de la Sala de Casación Civil de la Corte Suprema de Justicia consignados en la Sentencia 01041 de enero 25 de 2010 que los acreedores del fideicomitente gozan, dependiendo de las circunstancias, por un lado, de la acción pauliana para lo cual deben cumplirse los requisitos propios de ella, es decir impone para su existencia el fraude propiamente dicho (consilium fraudis) y el daño o perjuicio al acreedor (eventus damni), y por otro, una acción encaminada a recomponer el patrimonio del deudor, pero desprovista del fraude, que se estructura por la sola circunstancia de causarse un detrimento al acreedor o presentarse el acto reprochado con la jerarquía suficiente para generarlo (eventus damni), connotando, de manera nítida, una acción eminentemente objetiva, que permite materializar la garantía de que los bienes del deudor son, efectivamente, la prenda general de los acreedores y que aquél no puede valerse del pacto fiduciario en detrimento.

Esta última acción mira al perjuicio de los acreedores del deudor-fideicomitente derivado de la celebración de un contrato de fiducia mercantil, sin que para su ejercicio sea menester entrar a considerar circunstancias tales como el deseo de causar daño, la intención de maniobrar para perjudicar a los acreedores o la mala fe, elementos que son requisitos indispensables para que se dé el fraude pauliano.

Lo dicho, sin embargo, no equivale a una acción que puedan ejercitarla los acreedores del deudor-fideicomitente de un modo irrestricto e ilimitado, toda vez que ella se halla circunscrita a ciertas circunstancias que se cifran en el perjuicio a los acreedores derivado del hecho de disminuir o suprimir bienes del patrimonio que ocasionan o agravan su estado de insolvencia.

4.2. ASPECTOS PROCESALES.

Para el ejercicio válido del “derecho de persecución de los bienes fideicomitidos” de que trata el inciso 1 del art. 1238 del C.Cio y respecto del cual aplica la acción –diferente a la pauliana- a que se ha hecho referencia, los acreedores en cuestión deben acudir a la vía judicial para que se decrete la extinción o terminación del negocio fiduciario, toda vez que, ese derecho tiene como materia propia un acto jurídico verdadero y completo, cual es un contrato de fiducia mercantil.

En tal sentido, señaló la Corte Suprema de Justicia que un acreedor no puede por el mero hecho de serlo pedir la invalidación de un acto o contrato de su deudor, celebrado con un tercero de buena fe que ha pactado con el deudor una obligación seria, como tampoco puede, so pretexto de guarda de sus derechos pretender intervenir en los actos y contratos de su deudor porque entonces la relación jurídica de acreedor a deudor se convertiría en una total subordinación del primero al segundo, lo cual es inadmisible. Por tanto, dicha pretensión, en tanto se endereza a procurar la reconstitución del patrimonio del deudor-fideicomitente debe seguir los trámites propios de un proceso ordinario, independientemente del título que documenta la respectiva obligación y de que éste preste o no mérito ejecutivo.

En materia de fiducia mercantil los bienes fideicomitidos salen definitivamente del patrimonio del fideicomitente y se destinan al cumplimiento de la finalidad señalada en el acto constitutivo, conformando un verdadero patrimonio de afectación, sobre el que pierde potestad dicho fideicomitente, pero que tampoco forma parte del patrimonio del fiduciario, en los términos señalados en los arts. 53 y 54 del CGP.

Como consecuencia de la formación de ese patrimonio autónomo y dada su afectación al cumplimiento de la finalidad señalada en el acto constitutivo, éste se convierte en un centro receptor de derechos subjetivos pudiendo ser, desde el punto de vista sustancial, titular de derechos y obligaciones, y desde el punto de vista procesal, comparecer a juicio como demandante o demandado a través de su titular -el fiduciario-.

Bajo la anterior perspectiva, los acreedores del fideicomitente anteriores a la celebración del contrato de fiducia mercantil tienen el carácter de terceros en relación con el patrimonio autónomo, máxime si se atiende al hecho de que frente a tales acreedores el patrimonio autónomo no ostenta la calidad de deudor.

En consecuencia, se estima que para el correcto ejercicio de la acción de que trata el inciso 1 del art. 1238 del C.Cio y el buen éxito de la misma se requiere la concurrencia de los siguientes requisitos:

4.2.1. En primer lugar, le corresponde a los acreedores -siguiendo los lineamientos generales de la carga de la prueba- demostrar los elementos de los cuales deriva su legitimación en la causa para actuar, vale decir, la preexistencia de una obligación teniendo en cuenta al efecto los términos en que fue pactada y el título que la documenta.

Al respecto, es necesario poner de presente que no por el hecho de tratarse de un acreedor anterior a la celebración del contrato de fiducia mercantil está legitimado per se para ejercer la acción de persecución de los bienes fideicomitidos, toda vez que si la obligación, vb.gr., está sometida a condición suspensiva, sólo tiene la facultad para solicitar medidas conservativas en los términos del art. 1549 del CC.

4.2.2. En segundo lugar, corresponde al actor acreditar que el contrato de fiducia mercantil celebrado por el deudor, propició o aumentó su estado de insolvencia, y, por ende, le produjo un perjuicio consistente en la imposibilidad de hacer efectivos sus derechos.

En tal virtud, no es cualquier acreedor el que tiene derecho para ejercitar la acción que se comenta, toda vez que para que ésta prospere, el interés jurídico debe ser actual, esto es, debe tratarse de un interés protegido por la ley que resulta burlado o desconocido por la conducta del deudor.

En el anterior orden de ideas, si con ocasión de la celebración del contrato de fiducia mercantil no se produjo un desequilibrio en el patrimonio del deudor-fideicomitente que le impida satisfacer las obligaciones contraídas con anterioridad a dicha celebración, la acción de persecución no está llamada a prosperar, pues es claro que no se configuraría un “eventus damni” sin el cual no habría interés jurídico para incoar la acción.

Si, no obstante lo anterior, se admitiera una demanda presentada sin que mediase ese interés jurídico al que se ha hecho referencia, el deudor fideicomitente -a nuestro juicio- puede defenderse con éxito alegando y probando que posee bienes suficientes para satisfacer la obligación que contrajo con el acreedor demandante, esto es, proponiendo la excepción que la doctrina francesa denomina de “discusión de bienes”, medio exceptivo que también puede -o debe proponer- la sociedad fiduciaria en cumplimiento del deber que le impone el numeral 4 del art. 1234 del C.Cio de llevar la personería para la protección y defensa de los bienes fideicomitidos contra actos de terceros, del beneficiario y aún del mismo constituyente.

4.2.3. Finalmente, desde el punto de vista pasivo, la acción de persecución de los bienes fideicomitidos por parte de los acreedores anteriores a la celebración del contrato de fiducia mercantil debe dirigirse contra el deudor fideicomitente y contra la sociedad fiduciaria como titular del patrimonio autónomo y, en su caso, también contra el beneficiario.

4.3. EFECTOS DE LA DECLARATORIA JUDICIAL DE EXTINCIÓN DEL NEGOCIO FIDUCIARIO FRENTE A LAS OBLIGACIONES CONTRAÍDAS POR EL PATRIMONIO AUTÓNOMO.

Decretada la extinción del negocio fiduciario con fundamento en lo dispuesto en el numeral 8 del art. 1240 del C.Cio y para los efectos previstos en el art. 1238 ibídem, debe aclararse qué sucede con las obligaciones que, como titular y vocera del patrimonio autónomo, contrajo la sociedad fiduciaria en orden al cumplimiento de la finalidad señalada en el acto constitutivo.

Al efecto, ocurrida la terminación del negocio fiduciario lo único que subsiste de la relación fiduciaria es el cumplimiento de una obligación que ya nada tiene que ver con el desarrollo del mismo, como es la relativa a la restitución de los bienes fideicomitidos, previa la rendición y liquidación comprobada de cuentas de la gestión fiduciaria que constituye el efecto natural y obvio de dicha terminación.

Obviamente, dicha rendición y liquidación de cuentas, como paso previo a la restitución de los bienes fideicomitidos, presupone para el fiduciario el deber de cancelar anticipadamente a tal restitución las obligaciones contraídas en cumplimiento de la finalidad señalada en el contrato y, en el evento de existir obligaciones contingentes, el deber de efectuar las provisiones necesarias para atender a su eventual cancelación; entendiéndose que el remanente es el que es objeto de restitución. De esta forma se da cabal cumplimiento al precepto contenido en el art. 1227 del C.Cio.

5. NORMAS ESPECIALES RESPECTO DE CIERTOS CONTRATOS FIDUCIARIOS.

Sin perjuicio del cumplimiento de las disposiciones contenidas en este Capítulo, para el caso de determinados contratos fiduciarios se debe tener en cuenta lo siguiente:

5.1. CONTRATOS DE FIDUCIA DE INVERSIÓN.

5.1.1. Fideicomiso de inversión

Como quiera que, de conformidad con el numeral 2 del art. 29 del EOSF, las operaciones de fiducia de inversión se pueden celebrar por medio de contratos de fiducia mercantil o de encargos fiduciarios, es necesario que en dichos contratos se indique de manera precisa cuál de las dos modalidades anteriores se está adoptando, aún en los casos en que el contrato se origine a partir de los denominados documentos de “oferta comercial” o similares, amén de respetar las formalidades legales exigidas para cada uno de estos tipos negociables.

5.1.2. Modelos pre-impresos y destinación específica de los recursos fideicomitidos

La destinación de los recursos recibidos a título de negocio fiduciario de inversión sólo puede ser establecida por el propio fideicomitente debiéndose aplicar, en su defecto, el mecanismo subsidiario previsto en el numeral 3 art. 151 del EOSF. Por tanto, la entidad fiduciaria en ningún caso y de manera unilateral puede señalar tal destinación y en consecuencia esa destinación no puede hallarse pre-impresa en los modelos de contrato que se utilicen para instrumentalizar la respectiva relación jurídica.

5.1.3. Delegación de la profesionalidad

Es deber del fiduciario administrar y/o cumplir con el mandato sobre los bienes fideicomitidos según la finalidad determinada por el constituyente, e invertir los bienes provenientes del negocio fiduciario en la forma y con los requisitos previstos en el acto constitutivo, salvo que se le haya permitido obrar del modo que más conveniente le parezca.

En este orden de ideas, en los contratos de fiducia de inversión, no procede la administración de los recursos por un beneficiario ni por el fiduciante ni mucho menos por terceros para la consecución de la finalidad del fideicomiso, de modo tal que otra persona diferente al fiduciario lo sustituya como obligado, pues es un elemento esencial del contrato que la fiduciaria administre o enajene los bienes trasferidos por el constituyente.

En los casos en que la sociedad fiduciaria requiera de un tercero para cumplir con sus obligaciones de manera adecuada y profesional v.gr. para acceder a mercados u opciones que por sus especiales características y condiciones no son parte del quehacer habitual de la sociedad fiduciaria o no le está permitido acceder, puede subcontratar esas operaciones sin actuar en desmedro de los intereses del fideicomiso, en condiciones de transparencia y, en todo caso, dichas subcontrataciones deben estar acordes con la finalidad del contrato y con las instrucciones y autorizaciones impartidas expresamente por el fideicomitente.

Además, la sociedad fiduciaria responde porque esas premisas se cumplan y porque la rentabilidad de la operación y el costo-beneficio de haberla celebrado utilizando otro intermediario, no vaya en desmedro de la finalidad del contrato mediante el cual se confió el manejo de los recursos en la sociedad fiduciaria como administradora profesional, ni se haya hecho en circunstancias que impliquen conflicto de interés.

De este modo, la sociedad fiduciaria no puede delegar en un tercero la ejecución del objeto mismo del contrato y la administración de los bienes trasferidos, pues con ello estaría haciendo una delegación de profesionalidad, salvo disposición legal expresa que lo permita.

5.2. CONTRATOS DE FIDUCIA INMOBILIARIA.

Corresponde a las fiduciarias, como parte de sus deberes en este tipo de contratos el realizar el análisis del riesgo que involucra cada proyecto, así como contar con contratos fiduciarios adecuados al negocio específico y efectuar una correcta divulgación de información al público sobre el alcance y efectos de su participación.

En este sentido, la sociedad fiduciaria al momento de decidir si compromete o no su responsabilidad, así como el alcance del negocio fiduciario a celebrar, debe aplicar sus procedimientos de control interno para determinar si está en capacidad de evaluar, valorar y verificar aspectos, tales como:

5.2.1 <Numeral modificado por de la Circular 24 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> En este sentido, la sociedad fiduciaria al momento de decidir si compromete o no su responsabilidad, así como el alcance del negocio fiduciario a celebrar, debe evaluar, valorar y verificar aspectos, tales como:

5.2.1.1. Que los terrenos en los cuales se va a desarrollar el proyecto se hayan adquirido o hayan sido aportados de manera definitiva y con el lleno de las formalidades que la ley exige para este tipo de negociaciones.

5.2.1.2. Que la tradición de los inmuebles no presenten problemas de carácter legal que puedan obstaculizar o impedir el traspaso de la propiedad de las unidades inmobiliarias resultantes a los futuros adquirentes.

5.2.1.3 Que el punto de equilibrio establecido por parte del fideicomitente o partícipe no comprometa la viabilidad del proyecto.

5.2.1.4. Que se encuentren dadas las condiciones técnicas, financieras y jurídicas para que el proyecto llegue a término, antes de permitir que los constructores dispongan de los recursos de los futuros compradores.

5.2.1.5. Que se cuente con las licencias de construcción y permisos necesarios para el desarrollo de la obra.

5.2.1.6. Que el constructor o promotor del proyecto cumpla con unos niveles mínimos de solvencia, capacidad técnica, administrativa y financiera, acordes con la magnitud del proyecto.

5.2.1.7. Que se hayan establecido las fuentes de financiación para el desarrollo del proyecto.

5.2.1.8. Que se cuente, durante todas las etapas del proyecto inmobiliario según aplique, con pólizas de seguro que amparen, por los menos, los riesgos de daños a la obra y los riesgos en la construcción, los daños a la maquinaria de la obra, los daños a terceros y los riesgos de responsabilidad civil.

Tratándose de los negocios fiduciarios llamados de “preventas” debe tenerse en cuenta las condiciones de publicidad establecidas en el subnumeral 3.4.7.2 del Capítulo I, Título III de la Parte I de esta Circular.

Adicionalmente siempre que los acuerdos en los que se fundamenten las preventas revistan las características de contratos de adhesión o de prestación masiva de servicios, deben ser calificados como tales y deben ser sometidos previamente a autorización de la SFC.

De estos contratos, en cuanto sea necesario para dar una adecuada información al fideicomitente, adherente o beneficiario, deben hacer parte, a su vez, los contratos suscritos para el desarrollo del proyecto inmobiliario, razón por la cual se debe entregar copia de tales documentos a la firma del contrato de fiducia respectivo.

5.2.2. <Numeral adicionado por de la Circular 24 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> En desarrollo del artículo 97 del EOSF, el contrato o acuerdo a través del cual se vinculen inversionistas a proyectos inmobiliarios a través de figuras como (i) el aporte de dinero por parte de los interesados en adquirir uno o más inmuebles a construirse dentro de un proyecto inmobiliario, y/o (ii) la instrucción a la sociedad fiduciaria de entregar a un tercero el dinero recaudado como parte del valor del inmueble a adquirirse, deberán contener como mínimo lo siguiente:

5.2.2.1. La indicación de que se cuenta con las licencias de construcción y permisos necesarios para el desarrollo del proyecto y que los mismos deben estar vigentes al momento de alcanzar el punto de equilibrio y/o las condiciones de desembolso de recursos.

5.2.2.2. La indicación de la destinación que se le dará a los recursos una vez se den las condiciones necesarias para el desembolso de los mismos.

5.2.2.3. La indicación de las causales y los plazos en los cuales procede la devolución de los recursos entregados a la fiduciaria.

5.2.2.4. La identificación clara y expresa del beneficiario en el negocio fiduciario.

5.2.2.5. La identificación clara y expresa del mecanismo que se escoja para invertir los recursos entregados a la sociedad fiduciaria junto con la identificación del sujeto contractual a quien correspondan los rendimientos o pérdidas generadas por el mismo.

5.2.2.6 <Numeral modificado por la Circular 7 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> La obligación de la sociedad fiduciaria de informar al adquirente cuando le entregue a un tercero los dineros recaudados en virtud del negocio fiduciario, y sea éste quien asuma la administración de los mismos para la ejecución del proyecto inmobiliario.

5.2.2.7  La indicación de los derechos y obligaciones que le otorga al interesado el tipo de vinculación al negocio fiduciario, según se trate de una fiducia de administración y pagos, de tesorería o de preventas.

5.2.2.8 <Subnumeral adicionado por la Circular 7 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>  El responsable de la construcción del proyecto.

Los acuerdos en los que se fundamente la comercialización de unidades inmobiliarias que tengan las características de contratos de adhesión o de prestación masiva de servicios, deben ser calificados como tales y deben ser sometidos previamente a autorización de la SFC. En tal sentido, sin perjuicio de la facultad contenida en el subnumeral 3.3 del presente Capítulo, en el evento en que pasados 30 días hábiles después de la radicación de la solicitud de autorización la Superintendencia no haya emitido un pronunciamiento al respecto, se entenderá que el modelo de contrato ha sido autorizado.

5.2.3 <Numeral modificado por la Circular 7 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Los contratos fiduciarios a través de los cuales se desarrollen o ejecuten proyectos inmobiliarios deberán contener como mínimo lo siguiente:

5.2.3.1. Las condiciones que se deben verificar para el cumplimiento del punto de equilibrio.

5.2.3.2. La obligación de la sociedad fiduciaria de verificar el cumplimiento de las condiciones financieras, técnicas y jurídicas contractualmente establecidas para la transferencia o desembolso de los recursos.

5.2.3.3 El término dentro del cual el fideicomitente debe acreditar el cumplimiento de las condiciones para la transferencia o desembolso de los recursos.

5.2.3.4. El término estimado de duración de la construcción del proyecto inmobiliario y de sus sub-etapas.

5.2.3.5. La prohibición expresa de que el constructor responsable del proyecto o los promotores autorizados, directamente o por medio de sus agentes o empleados, reciban dinero, aportes, cuotas o anticipos de los adquirentes de los inmuebles a construirse.

5.2.3.6. La obligación del constructor responsable del proyecto o de los promotores autorizados de dar cumplimiento a las disposiciones de publicidad establecidas en la Parte I, Título III, Capítulo I de la CBJ.

5.2.3.7. La obligación de presentar una certificación semestral por parte del constructor, en donde se indique que los recursos se destinaron al cumplimiento del objeto del contrato.

5.2.3.8 La obligación del fideicomitente, constructor, promotor o aquella persona a cargo del proyecto de remitir a la sociedad fiduciaria  la información necesaria para realizar los registros contables correspondientes, así como para el cumplimiento de las obligaciones de entrega de información establecidas en los  subnumerales 6.1.4.2.13.2.1 y 6.2.1. de este capítulo.  

Todos los anteriores requisitos deberán ser cumplidos para los contratos de fiducia inmobiliaria de administración y pagos. En aquellos eventos en que el negocio de administración y pagos no contemple la etapa de preventa del proyecto, no se debe incluir lo establecido en el subnumeral 5.2.3.1.

 A los contratos de tesorería le aplican únicamente los numerales 5.2.3.5 y 5.2.3.6 y a los contratos de fiducia inmobiliaria de preventas le aplicarán los numerales 5.2.3.1, 5.2.3.2 y 5.2.3.3, 5.2.3.5., 5.2.3.6. y 5.2.3.8

5.3. CONTRATOS DE FIDUCIA EN GARANTÍA.

En esta clase de contratos debe preverse una facultad a la sociedad fiduciaria de abstenerse de expedir nuevos certificados o constancias de garantía cuando los avalúos de los bienes dados en fiducia no se hayan actualizado en los últimos 3 años, por causa de la falta de suministro de recursos por parte del fideicomitente o ante la ausencia de recursos suficientes en el fideicomiso para tales efectos.

5.4. NEGOCIOS FIDUCIARIOS CON ENTIDADES PÚBLICAS.

De conformidad con lo previsto en las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, en los decretos reglamentarios de dichas leyes, especialmente pero sin limitarse al Decreto 1510 de 2013 y en las demás disposiciones o instrucciones emitidas por las instancias nacionales o territoriales correspondientes, y sin perjuicio del contenido de las disposiciones generales del presente Capítulo, en relación con los negocios fiduciarios que se celebren con las entidades públicas de acuerdo con la normatividad aplicable a los recursos objeto del contrato, deben tenerse en cuenta las siguientes instrucciones:

5.4.1. A las entidades estatales, entendiendo por tales las señaladas en el numeral 1 del art. 2 de la Ley 80 de 1993, las normas a ellas aplicables reconocen expresamente la posibilidad de celebrar, en calidad de fideicomitentes, única y exclusivamente contratos de fiducia pública y encargos fiduciarios.

Los encargos fiduciarios señalados, pueden tener por objeto la administración o el manejo de los recursos vinculados a los contratos que las entidades estatales fideicomitentes celebren, así como la administración de los fondos o recursos destinados a la cancelación de obligaciones originadas de la celebración de contratos estatales de acuerdo con lo previsto en el numeral 20 del art. 25 de la Ley 80 de 1993.

De conformidad con lo anterior, las sociedades fiduciarias no pueden celebrar con las entidades estatales negocios fiduciarios distintos a los ya señalados.

En relación con los negocios fiduciarios que se celebren para administrar o manejar recursos que cubran más de una vigencia fiscal, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1550 de 1995, necesitan en cuanto a la remuneración que se pacte con la sociedad fiduciaria, autorización previa a la apertura de la licitación o concurso, de manera general o particular, emanada del Consejo Superior de Política Fiscal CONFIS.

Igualmente, tal autorización es necesaria ante la adición, prórroga o reajuste de los contratos celebrados que cubran más de una vigencia fiscal.

En todo caso, el régimen de inversiones de los excedentes de liquidez de los establecimientos públicos del orden nacional y de las entidades estatales del orden nacional, de las empresas industriales y comerciales del estado del orden nacional y las sociedades de economía mixta con régimen de empresas industriales y comerciales del Estado, dedicadas a actividades no financieras y asimiladas a éstas, de las entidades territoriales y las entidades descentralizadas del orden territorial, de las sociedades de economía mixta con participación pública inferior al 90% de su capital, las empresas de servicios públicos domiciliarios mixtas, así como de aquellas con participación directa o indirecta del estado superior al 50% de su capital social y de los organismos autónomos, se rige por lo dispuesto en el Decreto 1525 de 2008, en especial en el parágrafo 3 del art. 49, modificado por el art. 1 del Decreto 600 de 2013 y normas concordantes

5.4.2. La firmeza y seguridad jurídica de un contrato de fiducia pública o de un encargo fiduciario, según el caso, dependen necesariamente de que tanto la entidad estatal como la sociedad fiduciaria que pretende vincularse contractualmente con ella, acaten y respeten en la práctica todos los presupuestos, formas y formalidades que informan la contratación administrativa, o dicho de otro modo, no resulta viable, desde el punto de vista jurídico, celebrar contratos de fiducia pública y encargos fiduciarios que conduzcan a un desconocimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 80 de 1993 y en la Ley 1150 de 2007 y en las demás disposiciones reglamentarias o instrucciones emitidas por las instancias nacionales o territoriales correspondientes.

En este sentido se reitera la prohibición general mediante la cual en los términos del parágrafo del art. 2.5.2.1.1 del Decreto 2555 de 2010 el negocio fiduciario no puede servir de instrumento para realizar actos o contratos que no pueda celebrar directamente el fideicomitente de acuerdo con las disposiciones legales, en razón de lo cual, le corresponde a la sociedad fiduciaria desarrollar acciones que le permitan evitar que el negocio fiduciario se convierta en un instrumento de fraude a la ley. Este mismo análisis debe realizarse cuando quiera que al fideicomiso se vinculen de manera directa o indirecta recursos públicos.

Como corolario de lo anterior, toda sociedad fiduciaria está obligada, antes de celebrar con una entidad estatal un contrato de fiducia pública o un encargo fiduciario, a cerciorarse de que el mismo no adolezca de ilicitud por causa u objeto o por cualquiera otra circunstancia de la cual ella pueda derivarse. Para tal efecto, deben tenerse en cuenta las siguientes restricciones y limitaciones a las cuales se hallan sujetos los negocios fiduciarios examinados:

5.4.2.1. Los contratos de fiducia pública no pueden conllevar la transferencia de la propiedad de los bienes fideicomitidos ni, por lo mismo, dar lugar a la formación de un patrimonio autónomo, excepto en los casos señalados en el parágrafo 2 del art. 41 de la Ley 80 de 1993 en relación con procesos de titularización.

5.4.2.2. Los contratos de fiducia pública y encargo fiduciario deben tener un objeto y un plazo precisamente determinados. No obstante, en cuanto al objeto se refiere, debe tenerse en cuenta que cuando el inciso 5, numeral 5 del art. 32 de la Ley 80 de 1993 alude a “los actos y contratos que se realicen en desarrollo de un contrato de fiducia pública o encargo fiduciario”, por tales, sólo pueden entenderse aquellos que resulten propios o connaturales al objeto del negocio fiduciario de que trate, vale decir, todos aquellos que son normalmente aptos y legalmente admisibles para el cumplimiento diligente de la finalidad señalada por la respectiva entidad estatal fideicomitente en el acto constitutivo del negocio fiduciario.

5.4.2.3. En ningún caso y por ningún motivo, las entidades estatales pueden utilizar el esquema fiduciario para delegar en las sociedades fiduciarias el cumplimiento de una función pública que les es propia, como sucede con la adjudicación de los contratos que deban celebrarse en desarrollo de la finalidad señalada en el acto constitutivo del respectivo negocio fiduciario. No obstante, pueden encomendar a la fiduciaria la suscripción de tales contratos y la ejecución de todos los trámites inherentes al proceso de contratación, de conformidad con el art. 31 del Decreto 1510 de 2013.

Adicionalmente y conforme lo establece el numeral 5 del art. 32 de la Ley 80 de 1993 a las entidades estatales les está vedado pactar la remuneración fiduciaria con cargo a los rendimientos generados por los bienes fideicomitidos a menos que éstos se encuentren presupuestados.

En este sentido y al tenor de la citada norma dentro de las utilidades o rendimientos de los bienes objeto de la fiducia pública o del encargo fiduciario sólo puede pactarse la remuneración de la entidad fiduciaria si así se hubiera previsto o presupuestado, de lo contrario tal concepto no puede deducirse de tales rendimientos.

De la misma forma, debe tenerse en cuenta que, cuando en ejecución de un contrato de fiducia pública o de un encargo fiduciario deba darse aplicación al mecanismo subsidiario o supletivo consagrado en el numeral 3. del art. 151 del EOSF con el alcance restringido por el Decreto 1525 de 2008, en los eventos en que fuere posible invertir recursos públicos de entidades públicas en fondos de inversión colectiva, si en los respectivos contratos y/o reglamentos aprobados por esta Superintendencia se ha estipulado que la remuneración fiduciaria está dada en función de los rendimientos generados por el conjunto de recursos administrados colectivamente, las sociedades fiduciarias no pueden alegar en su favor el principio de la primacía o prevalencia de las estipulaciones contenidas en tales contratos y/o reglamentos y, por esta vía, cobrar a la entidad estatal fideicomitente la remuneración establecida en esa forma, por cuanto ésta contraviene la prohibición al efecto consagrada en el inciso 3 del numeral 5 del art. 32 de la Ley 80 de 1993, que se comenta.

5.4.2.4. No pueden celebrarse contratos de fiducia pública o encargos fiduciarios que conduzcan a un desconocimiento del mandato contenido en el art. 355 de la Constitución Política, so pena de quedar viciados de nulidad por ilicitud de su objeto.

5.4.3. De acuerdo con lo previsto en el numeral 5 del art. 32 de la Ley 80 de 1993, modificado por el art. 25 de la Ley 1150 de 2007, la, selección de la fiduciaria a contratar, sea pública o privada, debe hacerse con rigurosa observancia del procedimiento de licitación o concurso previsto en la ley, concurriendo en igualdad de condiciones y sin que sea admisible el mecanismo de la contratación directa.

Sobre este particular, el numeral 4 del art. 2 de la Ley 1150 de 2007 merece un comentario especial en la medida en que permite prescindir de la licitación o concurso cuando se trate de contratos interadministrativos.

Ciertamente, a juicio de esta Superintendencia, tratándose de negocios fiduciarios, la disposición antes mencionada resulta inaplicable en tanto y en cuanto el antes citado inciso 5 del numeral 5 del art. 32 ibídem, reguló íntegramente y de una manera especial y opuesta a la prevista en aquella lo concerniente a la selección o escogencia de la sociedad fiduciaria a contratar, esto es, suprimiendo privilegios para la celebración de negocios jurídicos de la índole y naturaleza de los que se comentan, toda vez que las sociedades fiduciarias, sean públicas o privadas, celebran los contratos de fiducia pública y de encargo fiduciario sin que existan ventajas comparativas de ninguna especie entre ellas, pues el principio que informa la nueva regulación de la actividad fiduciaria en el sector público en Colombia es el de la libre competencia entre las entidades que, debidamente autorizadas por este organismo de control, actúan en el mercado en calidad de fiduciarios.

No sucede lo propio tratándose de la conformación de patrimonios autónomos necesarios para la estructuración de procesos de titularización, en cuyo caso, de conformidad con lo previsto en el parágrafo 2 del art. 41 de la Ley 80 de 1993, en concordancia con lo dispuesto en el art. 5 del Decreto 2681 de 1993, es viable acudir al mecanismo de la contratación directa.

Así mismo, no debe olvidarse que el art. 36 de la Ley 388 de 1997, que establece los mecanismos que permiten a los municipios, en ejercicio de su autonomía, promover el ordenamiento de su territorio, el uso equitativo y racional del suelo, la preservación y defensa del patrimonio ecológico y cultural localizado en su ámbito territorial y la prevención de desastres en asentamientos de alto riesgo, así como la ejecución de acciones urbanísticas eficientes, les permite celebrar contratos de fiducia con sujeción a las reglas generales y del derecho comercial, sin las limitaciones y restricciones previstas en el numeral 5 del art. 32 de la Ley 80 de 1993 No obstante, dado que se trata de una excepción la misma es de aplicación restrictiva, según lo señaló el Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil mediante concepto 1502 del 4 de julio de 2003.

5.4.4. Los encargos fiduciarios y los contratos de fiducia mercantil que a la fecha de promulgación de la Ley 80 de 1993 hayan sido celebrados por las sociedades fiduciarias y las entidades estatales sujetas a la misma, continúan vigentes hasta su terminación en los términos convenidos, aplicándose de ser el caso el art. 22 del Decreto 679 de 1994.

5.4.5. Al tenor de lo dispuesto en los incisos 1 del art. 13 y 1 y 8 del art. 32, numeral 5, de la Ley 80 de 1993, respectivamente, en relación con los contratos de fiducia pública y encargo fiduciario aplican las disposiciones del C.Cio que regulan el contrato de fiducia mercantil en cuanto no sean incompatibles con lo previsto en dicha ley. Tal es el caso de los arts. 1227, 1228, 1231, 1232, 1233 (en lo pertinente), 1234, 1235, 1236 y 1239 a 1244.

5.4.6. Responsabilidad administrativa

La celebración de contratos de fiducia pública y encargos fiduciarios con entidades estatales comporta un alto grado de responsabilidad por parte de los directores y administradores de las sociedades fiduciarias a quienes competa adoptar las decisiones relacionadas con esta materia. En tal virtud, la SFC requiere la personal intervención de los directores y administradores de las sociedades fiduciarias, en orden a que se respeten y acaten en la práctica los parámetros señalados en este Capítulo en cuanto son desarrollo de las previsiones contenidas en la Ley 80 de 1993, en la ley 1150 de 2007, en sus decretos reglamentarios, así como las disposiciones fiscales, presupuestales, de interventoría y de control a las cuales esté sujeta la entidad estatal fideicomitente.

Por lo demás, se recuerda a las sociedades fiduciarias que, en todo caso, están obligadas a facilitar las labores de control que la ley le atribuye a la Contraloría General de la República y a las Contralorías Departamentales, Distritales y Municipales, al igual que a la entidad estatal fideicomitente.

5.5. NEGOCIOS FIDUCIARIOS A TRAVÉS DE LOS CUALES SE COMERCIALIZAN PARTICIPACIONES FIDUCIARIAS. <Numeral adicionado por de la Circular 24 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

Son aquellos negocios en virtud de los cuales una persona natural o jurídica, mediante la transferencia de la propiedad a una sociedad fiduciaria, de uno o más bienes determinados, prevé la comercialización de participaciones fiduciarias en un fideicomiso, las cuales otorgan a los inversionistas el derecho a participar de los resultados económicos derivados del cumplimiento de una finalidad específica, sin que implique la propiedad del bien objeto el proyecto y, sin perjuicio, del ofrecimiento de beneficios adicionales.

Estos negocios están principalmente compuestos por las fases de estructuración, desarrollo del proyecto y operación de la actividad vinculada a la finalidad del negocio fiduciario.

La fiduciaria debe contar con contratos adecuados al negocio específico y efectuar una correcta divulgación de información al público sobre el alcance y efectos de su participación.

Sin perjuicio de las instrucciones especiales aquí definidas, a los negocios fiduciarios a través de los cuales se comercialicen participaciones fiduciarias le serán aplicables, en lo que corresponda, las normas definidas en el presente capítulo para los otros tipos de negocios fiduciarios.

<Inciso modificado por la Circular 7 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Para los efectos del artículo 146 numeral 4 del EOSF se entenderá que todos aquellos negocios fiduciarios a través de los cuales se comercialicen participaciones fiduciarias mediante oferta o promoción al público en general, o mediante oferta o promoción a 20 o más personas determinadas, serán para la prestación masiva del servicio. En tal sentido, sin perjuicio de la facultad contenida en el subnumeral 3.3 del presente Capítulo, en el evento en que pasados 60 días hábiles después de la radicación de la solicitud de autorización la Superintendencia no haya emitido un pronunciamiento al respecto, se entenderá que el modelo de contrato ha sido autorizado.

5.5.1 Las sociedades fiduciarias al momento de decidir si comprometen o no su responsabilidad, así como el alcance del negocio fiduciario a celebrar, deben solicitar al gestor o promotor la información necesaria para evaluar, valorar y verificar aspectos como:

5.5.1.1. Los riesgos del negocio y las posibilidades de ganancia o pérdida, conforme a los escenarios proyectados para la operación. Tal información debe reposar en un documento que contenga la evaluación de riesgos del proyecto.

5.5.1.2. Las condiciones que deben cumplirse para iniciar o continuar con cada fase del negocio.

5.5.1.3. El número de participaciones fiduciarias que se deben comercializar para obtener la viabilidad financiera del proyecto, la cual debe abarcar desde la fase pre-operativa hasta el inicio de la operación y debe tener en cuenta todas las fuentes de recursos.

5.5.1.4. La existencia de los estudios de títulos en los que conste que los bienes que se transfieran o vayan a transferir no presentan problemas que afecten su tradición y demás requisitos legales para su plena disposición.

5.5.1.5. La existencia de los modelos, estudios técnicos y diseños con los que debe contar el proyecto, los cuales deben ser presentados por el promotor o gestor, según corresponda.

5.5.1.6. Que se hayan establecido las fuentes de financiación para el desarrollo del proyecto.

5.5.1.7. Que se cuente con la metodología para la cuantificación y valoración de las participaciones de los negocios.

5.5.1.8. Que el constructor y promotor cuenta con capacidad técnica, administrativa y financiera, acordes con la magnitud del proyecto.

5.5.1.9. Que se tomen las pólizas de seguros que amparen, por lo menos, los riesgos de daños a la obra, los riesgos en la construcción, daños a la maquinaria de la obra, daños a terceros y riesgos de responsabilidad civil, según aplique.

5.5.1.10. Que las licencias de construcción y permisos necesarios para el desarrollo de la obra se encuentren vigentes.

5.5.2. Los contratos fiduciarios a través de los cuales se comercializan participaciones fiduciarias deberán contener, como mínimo, lo siguiente:

5.5.2.1. El número de participaciones a enajenar y la indicación de las otras fuentes de recursos que constituyan la condición económica para iniciar cada una de las fases de proyecto.

5.5.2.2. Las condiciones financieras, técnicas y jurídicas que se deben cumplir para dar inicio a las etapas de desarrollo del proyecto y operación.

5.5.2.3. La indicación expresa de contar con un interventor, auditor o asesor externo, independiente de los fideicomitentes, para supervisar las actividades adelantadas por el promotor y/o gestor, durante todas las etapas del fideicomiso.

En aquellos eventos en que el proyecto esté relacionado con el desarrollo de proyectos de construcción, la actividad del interventor se regirá por las disposiciones contenidas en el numeral 6 del Decreto 2090 de 1989 y demás normas que lo modifiquen o adicionen.

5.5.2.4. Los órganos asesores y/o administradores de acuerdo con lo dispuesto el numeral 2.3.7 de presente Capítulo.

5.5.2.5. El procedimiento para la designación y reemplazo del promotor y/o del operador, las calidades que deben reunir y las causales para su remoción, así como el órgano establecido en el contrato a cargo de la adopción de tales decisiones.

5.5.2.6. La obligación del promotor de dar cumplimiento a las disposiciones de publicidad establecidas en la Parte I Título III Capítulo I de la CBJ.

5.5.2.7. La forma y metodología de valorar técnicamente los activos subyacentes que corresponden al patrimonio autónomo y el procedimiento para cuantificar y valorar las participaciones fiduciarias, según la naturaleza de dicho activo.

5.5.2.8. Establecer el número de participaciones fiduciarias y el tiempo que el promotor las mantendrá a su nombre durante la vigencia del contrato. No se computarán para efectos del cumplimiento del punto de equilibrio del proyecto, las participaciones que mantenga el promotor a su nombre, salvo cuando éste haya aportado recursos o bienes cuyo valor esté debidamente soportado y que hubieren sido efectivamente transferidos al fideicomiso en razón de sus participaciones fiduciarias.

5.5.2.9. Establecer el procedimiento y los responsables para la suscripción de los contratos necesarios para la fase de operación. En caso de que dichos contratos estén previamente acordados por el promotor, sus términos y condiciones deberán ser conocidos por los partícipes al momento de su vinculación.

5.5.2.10. Los canales a través de los cuales la sociedad fiduciaria remitirá y suministrara a los fideicomitentes la información relacionada con el cumplimiento de la finalidad del contrato.

5.5.2.11. Las reglas y el procedimiento para llevar a cabo la cesión de las participaciones, los cuales no pueden incluir condicionamientos que afecten injustificadamente el derecho de los participantes de ceder su posición contractual en cualquier momento, así como el deber de la sociedad fiduciaria de verificar el cumplimiento de los mismos al momento de la cesión.

5.5.2.12 La obligación que tiene la fiduciaria, como vocera y administradora del patrimonio autónomo, de informar a los fideicomitentes cualquier situación de la cual llegue a tener conocimiento, que afecte el cumplimiento de la finalidad del negocio, entre las cuales se encuentran aquellas que alteren el normal desarrollo del proyecto afecto al patrimonio autónomo.

5.5.2.13. La prohibición expresa de que el constructor responsable del proyecto o los promotores autorizados, directamente o por medio de sus agentes o empleados, reciban dineros de los adquirentes de las participaciones.

5.5.2.14. La indicación de que el desembolso de los recursos recaudados a través del negocio fiduciario, será con posterioridad al momento de alcanzar el punto de equilibrio y conforme a las condiciones establecidas en el contrato para tal fin.

Adicionalmente, en el contrato mediante el cual se celebre la vinculación de los partícipes al Contrato de Fiducia Mercantil, se deben incluir de manera precisa: i) todas las condiciones del negocio fiduciario, ii) los derechos y obligaciones de cada una de las partes, iii) la duración, iv) la estimación de costos del proyecto y v) las penalidades por incumplimiento de las partes. Igualmente, se debe estipular en dichos contratos que las participaciones fiduciarias adquiridas podrán generar ganancias o pérdidas, según se cumplan o no las proyecciones de la explotación y operación de los activos subyacentes, y demás aspectos que se consideren relevantes.

6. RENDICIÓN DE CUENTAS E INFORMES PERIÓDICOS.

6.1. RENDICIÓN DE CUENTAS.

<Inciso modificado por la Circular 7 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Para los efectos previstos en el numeral 8 del art. 1234, y numeral 4 del art. 1236, ambos del C.Cio y con el propósito de mantener informados a los beneficiarios, incluidos los llamados cesionarios de beneficio, acreedores garantizados y a los fideicomitentes, de la suerte de los respectivos negocios fiduciarios, así como del desarrollo de la gestión que está desempeñando el fiduciario, las sociedades deben presentar rendiciones de cuentas, que deben contener:

6.1.1. Concepto

El fiduciario tiene como deber indelegable presentar al beneficiario y/o acreedor garantizado así como al fideicomitente (sin perjuicio de que contractualmente puedan ampliarse los destinatarios) un informe detallado y pormenorizado de la gestión de los bienes entregados en virtud de un negocio fiduciario, particularmente en aquello que tenga relevancia con la labor ejecutada, justificando, argumentando y demostrando el cumplimiento de la labor encomendada en el acto constitutivo o en la ley.

Por lo tanto, la rendición de cuentas debe reflejar plenamente el estado económico, jurídico, administrativo o contable actual del negocio así como de la ocurrencia de cualquier hecho que incida en el desarrollo normal de la labor encomendada, señalando las medidas correctivas adoptadas, cuando sean del caso, sin perjuicio de que, para efecto de su necesaria verificación, se acompañen los soportes que documenten la información presentada.

6.1.2. Carácter indelegable

La rendición de cuentas es un deber indelegable en terceras personas u órganos del fideicomiso, pues el fideicomitente ha depositado su confianza en el profesionalismo del fiduciario para la realización de la gestión, por lo cual le corresponde rendir las cuentas comprobadas de sus actuaciones personalmente, entre otras razones, como administrador de los bienes fideicomitidos. En tal virtud, es a la sociedad fiduciaria a quien le compete demostrar su cumplimiento en la labor ejecutada, de acuerdo con lo dispuesto en el acto constitutivo y en la ley.

6.1.3. <Numeral modificado por de la Circular 24 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Periodicidad de las rendiciones de cuentas

<Inciso modificado por la Circular 7 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Corresponde a las sociedades fiduciarias rendir cuentas tanto a los beneficiarios, acreedores garantizados y a los fideicomitentes, con una periodicidad mínima de 6 meses contados a partir de la celebración del negocio fiduciario, sin perjuicio de que contractualmente pueda establecerse una periodicidad menor.  

La rendición de cuentas debe ser remitida al (los) beneficiario(s) a más tardar dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha de corte que se está informando. En todo caso, las sociedades fiduciarias deben dejar constancia de envío y recibo de las rendiciones de cuentas emitidas en desarrollo de sus obligaciones.

<Inciso modificado por la Circular 7 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Ante la negativa de aceptar o aprobar la rendición de cuentas por parte de los destinatarios de la misma, las sociedades fiduciarias pueden hacer uso de los mecanismos procesales previstos en el art. 380 del CGP -rendición espontánea de cuentas- para dar cumplimiento a su obligación.

6.1.4. Forma de rendir cuentas

6.1.4.1 <Subnumeral modificado por la Circular 7 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>  Las rendiciones de cuentas deben basarse en soportes o documentos que comprueben la veracidad de la información y deben realizarse mediante procedimientos que le permitan a sus destinatarios tener conocimiento de la existencia de los soportes documentales que acrediten las diversas gestiones del fiduciario, en el entendido que deben hacer factible la verificación o revisión física de tales soportes cuando aquéllos así lo estimen pertinente.

6.1.4.2. Las rendiciones de cuentas, excepto las generadas para los fondos de inversión colectiva que se rigen por las normas propias contenidas en la parte 3 del Decreto 2555 de 2010, deben contar en todos los casos, como mínimo, con la siguiente información:

6.1.4.2.1. Período que cobija la rendición de cuentas.

6.1.4.2.2. Partes del contrato.

6.1.4.2.3. Objeto y finalidad del negocio fiduciario.

6.1.4.2.4. Estado actual, localización e identificación de los bienes que conforman el negocio fiduciario. Así mismo, se debe incluir la fecha del último avalúo o estudio técnico practicado a los bienes y el resultado de dicho estudio o avalúo.

6.1.4.2.5. Evolución de los aportes y del patrimonio del fideicomiso.

6.1.4.2.6. Monto de la comisión fiduciaria efectivamente cobrada durante el período. Así mismo, se deben informar de manera acumulada las comisiones cobradas en desarrollo del negocio. Si el negocio jurídico es complejo e involucra más negocios fiduciarios o de otra índole que deba celebrar la fiduciaria en nombre del fideicomiso o del fideicomitente, deben incluirse todas las comisiones cobradas y pagadas.

6.1.4.2.7. Breve descripción del desarrollo y ejecución del negocio, así como de la gestión del fiduciario de acuerdo con las obligaciones a su cargo, incluyendo las particularidades que permitan lograr la finalidad contratada, así como las variaciones significativas o importantes presentadas durante el período reportado.

6.1.4.2.8. Respecto del disponible, se deben informar las partidas a conciliar existentes en el negocio fiduciario mayores a 30 días, así como las gestiones realizadas por la fiduciaria para regularizarlas.

6.1.4.2.9. Relación de los procesos, quejas y/o reclamos que se presenten en desarrollo del negocio fiduciario por parte de cualquier persona natural o jurídica.

6.1.4.2.10. Acreedores garantizados y estado de las garantías.

6.1.4.2.11. Cesionarios de los beneficios.

6.1.4.2.12. Estado de las condiciones suspensivas o resolutorias que afecten la adquisición o pérdida de los derechos.

6.1.4.2.13. Adicionalmente, con base en los términos del respectivo contrato, se debe informar:

6.1.4.2.13.1. En aquellos negocios en los que se realicen inversiones, debe informarse:

6.1.4.2.13.1.1. Composición del portafolio de inversión por plazo, especie, tasa y emisor.

6.1.4.2.13.1.2. Políticas de inversión aplicables.

6.1.4.2.13.1.3. Valor en Riesgo de mercado del Portafolio y su comportamiento durante el período reportado.

6.1.4.2.13.1.4. Rentabilidad del portafolio y su comportamiento durante el período reportado, expresadas en términos efectivos anuales

6.1.4.2.13.2 <Subnumeral modificado por la Circular 7 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> En los negocios fiduciarios inmobiliarios se debe informar por lo menos los siguientes aspectos adicionales:

Para los casos de fiducia inmobiliaria de administración y pagos, como mínimo con los siguientes aspectos:

6.1.4.2.13.2.1. Alcance de las funciones y actividades que desarrolla la fiduciaria.

6.1.4.2.13.2.2. Estado actual en la obtención del punto de equilibrio establecido para el proyecto, así como los temas asociados con las licencias de construcción y permisos necesarios para el desarrollo del proyecto.

6.1.4.2.13.2.3. El responsable de la construcción del proyecto.

6.1.4.2.13.2.4. Las situaciones que hayan afectado el normal desarrollo del proyecto inmobiliario o la ejecución del fideicomiso, y de la cual haya tenido conocimiento la sociedad fiduciaria.

6.1.4.2.13.2.5. Sí se han afectado las pólizas contratadas para el desarrollo del proyecto inmobiliario.

6.1.4.2.13.2.6. Número de unidades resultantes del proyecto inmobiliario comprometidas y transferidas según corresponda.

6.1.4.2.13.2.7. En el evento que el negocio posea un interventor, se debe incluir un resumen de las conclusiones realizadas por él en sus informes.

En el caso de los negocios fiduciarios de tesorería sólo debe suministrarse la información señalada en el subnumeral 6.1.4.2.13.2.1 y para los negocios de preventa no aplica la información señalada en los subnumerales 6.1.4.2.13.2.5, 6.1.4.2.13.2.6 y 6.1.4.2.13.2.7.

En aquellos eventos en que el negocio de administración y pagos no contemple la etapa de preventa del proyecto, no se debe incluir lo establecido en el subnumeral 6.1.4.2.13.2.2.

Para el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el presente subnumeral, la sociedad fiduciaria debe basarse en los soportes y documentos que sean suministrados por el fideicomitente, constructor, promotor, interventor o aquella persona a cargo del proyecto.

6.1.2.13.3. <Subnumeral eliminado por la Circular 7 de 2017>

6.1.4.2.13.4. En aquellos negocios fiduciarios en los que se tengan registrados créditos a cargo o por cuenta del negocio, así como garantías otorgadas por el mismo, debe informase además lo siguiente:

6.1.4.2.13.4.1. Tipo de crédito contratado.

6.1.4.2.13.4.2. Tipo de garantías otorgadas.

6.1.4.2.13.4.3. La relación de beneficiarios en la que conste el valor de los créditos de cada uno y las condiciones de los mismos (plazo, interés pactado, modalidad de pago, etc.)

6.1.4.2.13.4.4. Informe sobre el estado de cada una de las obligaciones registradas incluyendo el monto de provisiones resultantes del proceso de evaluación del riesgo de crédito.

6.1.4.2.13.5. En los negocios fiduciarios en que se realicen pagos, giros o abonos en cuenta por cuenta o cargo del mismo, debe realizarse un informe adicional que contengan los siguientes aspectos:

6.1.4.2.13.5.1. Fuentes y usos de los recursos.

6.1.4.2.13.5.2. Número de pagos, giros o abonos en cuenta realizados durante el período.

6.1.4.2.13.5.3. Mecanismos utilizados para efectuar los pagos.

6.1.4.2.13.6. <Subnumeral modificado por la Circular 7 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> En los negocios fiduciarios a través de los cuales se comercializan participaciones la rendición de cuentas contendrá adicionalmente lo siguiente:

6.1.4.2.13.6.1. El responsable de cada una de las etapas o fases del proyecto y de la operación del mismo.

6.1.4.2.13.6.2. El alcance de las funciones y actividades que realiza la sociedad fiduciaria.

6.1.4.2.13.6.3. El estado actual de las condiciones necesarias para iniciar las diferentes etapas del proyecto, de acuerdo al informe del promotor, constructor, operador o interventor.

6.1.4.2.13.6 .4. La indicación del grado de avance del proyecto.

6.1.4.2.13.6 .5. Un reporte sobre hechos relevantes que afecten el proyecto y las actividades llevadas a cabo frente a los mismos.

6.1.4.2.13.6.6. Información relevante de la etapa en la que se encuentre el proyecto.

6.1.4.2.13.6.7. Informe sobre el estado del activo subyacente.

6.1.4.2.13.6.8. Informe de resultados de la operación y la gestión en la distribución de excedentes.

Para el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el presente subnumeral, la sociedad fiduciaria debe basarse en los soportes y documentos que sean suministrados por el fideicomitente, constructor, promotor, interventor, operador o responsable del negocio.

6.1.4.3 <Numeral modificado por la Circular 30 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> La rendición de cuentas debe ir acompañada de la información financiera del Catálogo Único con Fines de Supervisión del negocio, con la información mínima que permita identificar el estado de los activos, de los ingresos, de los gastos y acreencias del fideicomiso, además de un estado de cuenta que refleje el comportamiento financiero de las inversiones efectuadas con base en las instrucciones impartidas por el fideicomitente. Considerando que la fecha de rendición de cuentas no necesariamente coincide con el final del período de preparación de los estados financieros, éstos deberán hacer parte de la rendición de cuentas más próxima, tales estados financieros deberán prepararse y presentarse de conformidad con el marco contable que les resulte aplicable.

6.1.4.4. En caso de que los negocios fiduciarios posean órganos de administración y/o control, en la redición de cuentas debe presentarse una breve reseña de los aspectos tratados en las reuniones de dichos órganos.

6.1.4.5. Teniendo en cuenta que en algunos negocios fiduciarios existe la posibilidad de vincular a terceros en el desarrollo y resultado de los mismos, se debe realizar una breve descripción que contenga por lo menos, tipo de vinculación, obligaciones o facultades para con los terceros, y la incidencia de los recursos aportados por éstos en la ejecución y desarrollo del negocio fiduciario.

6.1.4.6. Cuando por razones de manejo operativo, el cumplimiento de alguno de los requisitos señalados para cada fideicomiso por parte de una entidad fiduciaria, deba ser sustituido por uno equivalente y siempre y cuando con ello no se afecten los objetivos perseguidos en la rendición de cuentas, se debe informar previamente a la SFC.

6.1.4.7. El informe contentivo de la rendición de cuentas debe ser suscrito por quien ostente la representación legal de la sociedad fiduciaria.

6.2. INFORMES PERIÓDICOS.

Sin perjuicio de la obligación de rendición comprobada de cuentas, cuando por su importancia resulte necesario o cuando se establezca una obligación contractual en ese sentido, la fiduciaria debe remitir al fideicomitente o al beneficiario un reporte sobre hechos relevantes que afecten el negocio y las actividades llevadas a cabo frente a los mismos.

La periodicidad de estos informes responde a aquella que se señale en el contrato o en su defecto debe remitirse dentro de los 15 días siguientes al momento de conocerse el hecho que lo motive.

Estos informes no tienen el carácter de rendición de cuentas, por lo que no liberan a la fiduciaria de dicha obligación.

Respecto de los informes periódicos deben atenderse las normas especiales que sobre el particular se fijen según el negocio fiduciario del que se trate o de la naturaleza de la entidad fideicomitente, v. gr. aquellos informes que surgen con ocasión de negocios fiduciarios derivados de licitaciones públicas o contratos estatales.

De los informes presentados durante la ejecución del contrato debe dejarse constancia en la fiduciaria sobre su presentación y contenido, de manera tal que puedan ser conocidos o consultados como soporte del respectivo negocio fiduciario.

De otra parte y en cumplimiento de lo señalado en el parágrafo del art. 271-1 del Estatuto Tributario, modificado por el art. 18 de la Ley 1111 de 2006 para efectos de la determinación del impuesto sobre la renta y complementarios, las fiduciarias deben expedir cada año, a cada uno de los beneficiarios de los fideicomisos a su cargo, un certificado indicando el valor de sus derechos, los rendimientos acumulados hasta el 31 de diciembre del respectivo ejercicio, aunque no hayan sido liquidados en forma definitiva y los rendimientos del último ejercicio gravable. En caso de que las cifras incluyan ajustes por inflación, de conformidad con las normas vigentes hasta el año gravable 2006, se deben hacer las aclaraciones de rigor.

6.2.1 Informes periódicos a los adquirentes de unidades inmobiliarias <Subnumeral adicionado por la Circular 7 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

En los negocios fiduciarios inmobiliarios las sociedades fiduciarias deben remitir, con una periodicidad mínima de 6 meses, informes periódicos a los adquirentes de las unidades inmobiliarias que contengan información del negocio fiduciario que sea de interés del destinatario. Dicho reporte debe ser remitido a más tardar dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha de corte que se está informando. Las sociedades fiduciarias deben dejar constancia de envío y recibo de dichos reportes.

Para los casos de fiducia inmobiliaria de administración y pagos con fase de preventas se debe informar como mínimo:

6.2.1.1. El período objeto de reporte.  

6.2.1.2. El objeto y finalidad del negocio fiduciario.

6.2.1.3. El monto de los recursos recibidos del adquirente de la unidad inmobiliaria.

6.2.1.4. El responsable de la construcción del proyecto.

6.2.1.5. El alcance de las funciones y actividades que realiza la sociedad fiduciaria.

6.2.1.6. El estado actual en la obtención del punto de equilibrio establecido para el proyecto.

6.2.1.7. La calidad en que la sociedad fiduciaria transfiere las unidades inmobiliarias.

6.2.1.8. La indicación del grado de avance del proyecto inmobiliario de acuerdo con la información reportada por el responsable de la construcción del proyecto.

6.2.1.9. Un reporte sobre hechos relevantes que afecten el proyecto y las actividades llevadas a cabo frente a los mismos.

En el caso de los negocios fiduciarios de preventas sólo debe suministrarse la información señalada en los subnumerales 6.2.1.1 al 6.2.1.6. En los negocios fiduciarios de administración y pagos que no prevean la fase de preventas, no se debe informar lo indicado en el subnumeral 6.2.1.6.

6.2.2. Informes periódicos a los adquirentes de participaciones fiduciarias <Subnumeral adicionado por la Circular 7 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

En los negocios fiduciarios a través de los cuales se comercializan participaciones fiduciarias, las sociedades fiduciarias tienen el deber de informar a los adquirentes de éstas, con una periodicidad mínima de 6 meses, por lo menos los siguientes aspectos:

6.2.2.1. El período objeto de reporte.  

6.2.2.2. El objeto y finalidad del negocio fiduciario.

6.2.2.3. El monto de los recursos recibidos del adquirente de la participación.

6.2.2.4. El responsable de cada una de las etapas o fases del proyecto y de la operación del mismo.

6.2.2.5. El alcance de las funciones y actividades que realiza la sociedad fiduciaria.

6.2.2.6. El estado actual de las condiciones necesarias para iniciar las diferentes etapas del proyecto, de acuerdo al informe del promotor, constructor, operador o interventor.

6.2.2.7. La indicación del grado de avance del proyecto.

6.2.2.8. Un reporte sobre hechos relevantes que afecten el proyecto y las actividades llevadas a cabo frente a los mismos.

6.2.2.9. Información relevante de la etapa en la que se encuentre el proyecto.

6.2.2.10. Informe sobre el estado del activo subyacente.

6.2.2.11. Informe de resultados de la operación y la gestión en la distribución de excedentes.

6.3. REMISIÓN DE INFORMACIÓN A LA SFC.

Los aspectos contables y financieros de la rendición de cuentas deben guardar armonía con la información que debe presentar periódicamente el fiduciario a la SFC.

Igualmente, el representante legal y el revisor fiscal deben informar a la SFC los hechos o situaciones que impidan el normal desarrollo del negocio fiduciario y que retarden o puedan retardar de manera sustancial su ejecución y/o terminación, de suerte que comprometan seriamente la obtención de los objetivos perseguidos. Dicho aviso debe darse a más tardar dentro de los 15 días siguientes a la ocurrencia del hecho o a la fecha en que tuvo o debió tener conocimiento del mismo.

6.4. RENDICIÓN DE CUENTAS PARA INVERSIONISTAS DE CAPITALES DEL EXTERIOR DE PORTAFOLIO. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Para los negocios fiduciarios de inversión de capitales del exterior de portafolio descritos en el subnumeral 8.1.3 de este Capítulo las sociedades fiduciarias deben presentar las rendiciones de cuentas únicamente con el contenido que para el efecto se establezca en el respectivo contrato. El contenido establecido en el contrato debe tener en cuenta las características particulares del inversionista.

En caso de que el contrato no especifique un contenido mínimo, la respectiva rendición de cuentas debe contar con el contenido mínimo establecido en el subnumeral 6.1.4. del este Capítulo, en los que sea aplicable a los negocios fiduciarios de inversión.

7. REPORTES DE INFORMACIÓN.

Sin perjuicio de lo dispuesto en otras disposiciones, las sociedades fiduciarias deben reportar la siguiente información:

7.1. <Numeral modificado por la Circular 34 de 2018. Rige a partir del 31 de marzo de 2019. Consultar en Legislación Anterior el texto vigente hasta esta fecha. El nuevo texto es el siguiente:> La clasificación de los tipos y subtipos de negocios fiduciarios, así como la información detallada de la identificación de cada uno de los negocios fiduciarios teniendo en cuenta las características definidas en el Módulo de Registro de Negocios contenido en el Capítulo VI del Título IV de la Parte I de la Circular Básica Jurídica y bajo los parámetros de los documentos técnicos pertinentes.

7.2. Con el portafolio de inversiones de las fondos de inversión colectiva administrados por las sociedades fiduciarias, fondos de pensiones voluntarias, fideicomisos de inversión, fideicomisos de seguridad social, fideicomisos inmobiliarios y fideicomisos de administración y otros debe enviarse el movimiento diario de las compras y ventas de los títulos del portafolio de inversiones (código 713), de los fondos interbancarios vendidos y pactos de reventa (código 712), de los fondos interbancarios comprados y pactos de recompra (código 722), de los derechos (7150205) y obligaciones (7150210) de los contratos a término y de futuros para proveer cobertura, de los derechos (7150305) y obligaciones (7150310) de los contratos a término y de futuros para obtener cobertura y de los derechos en compromisos de compra (7150420) derechos en compromisos de venta (7150425) y obligaciones en compromisos de compra (7150430), obligaciones en compromisos de venta (7150435) de las operaciones carrusel.

Esta información se debe enviar bajo ambiente excel, dentro de los 10 días siguientes al cierre del mes objeto de reporte, a la Dirección de Superintendencia respectiva, detallando: secuencia; identificación del título; denominación del título; emisor; valor de compra; valor nominal; fecha de compra; fecha de emisión; fecha de vencimiento; tasa nominal y periodicidad de pago; vigencia de la tasa variable; TIR de compra o de emisión, según proceda, margen inicial (en términos efectivos); margen actual (en términos efectivos); TIR de resumen; valor presente al cierre; y días al vencimiento.

8. CLASIFICACIÓN POR TIPOS DE NEGOCIOS FIDUCIARIOS.

Para efectos de la clasificación, el reporte de la información y su posterior transmisión a esta Superintendencia, a continuación se enuncian los tipos de negocios fiduciarios:

8.1. FIDUCIA DE INVERSIÓN.

8.1.1. Fideicomisos de inversión con destinación específica <Subnumeral modificado por la Circular 34 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Es el negocio en el cual se consagra como finalidad principal la inversión o colocación a cualquier título de sumas de dinero, de acuerdo con las instrucciones impartidas por el constituyente.

Se entienden incluidos en este tipo de negocios, para efectos de su clasificación, los contratos celebrados con arreglo a lo dispuesto en el Título 1 del Libro 33 de la parte 2 del Decreto 2555 de 2010.

8.1.2. Administración de inversiones de fondos mutuos de inversión

Es el negocio fiduciario celebrado con los fondos mutuos de inversión para la administración fiduciaria de sus inversiones.

8.1.3. Inversión de capitales del exterior de portafolio <Subnumeral adicionado por la Circular 34 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Es el negocio fiduciario que tiene como finalidad la inversión de capitales del exterior de portafolio en Colombia de acuerdo con el régimen general de inversiones de capital del exterior en Colombia contenido en el Título 2 de la Parte 17 del Decreto 1068 de 2015.

8.1.4. Inversión de capitales del exterior directa <Subnumeral adicionado por la Circular 34 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Es el negocio fiduciario que tiene como finalidad la inversión directa de capitales del exterior en Colombia de acuerdo con el régimen general de inversiones de capital del exterior en Colombia contenido en el Título 2 de la Parte 17 del Decreto 1068 de 2015.

8.2. FIDUCIA INMOBILIARIA.

Es el negocio fiduciario que, en términos generales, tiene como finalidad la administración de recursos y bienes afectos a un proyecto inmobiliario o a la administración de los recursos asociados al desarrollo y ejecución de un proyecto, de acuerdo con las instrucciones señaladas en el contrato. Puede presentar varias modalidades:

8.2.1. De administración y pagos

En virtud del cual se transfiere un bien inmueble a la sociedad fiduciaria, sin perjuicio de la transferencia o no de otros bienes o recursos, para que administre el proyecto inmobiliario, efectúe los pagos asociados a su desarrollo de acuerdo con las instrucciones señaladas en el acto constitutivo y transfiera las unidades construidas a quienes resulten beneficiarios del respectivo contrato.

En desarrollo de este negocio la sociedad fiduciaria puede asumir la obligación de efectuar la escrituración de las unidades resultantes del proyecto inmobiliario.

8.2.2. De tesorería

Tiene como finalidad principal encomendar a la sociedad fiduciaria la inversión y administración de los recursos en efectivo destinados a la ejecución de un proyecto inmobiliario.

8.2.3. De preventas

Conlleva para la sociedad fiduciaria como obligación principal, efectuar el recaudo de los dineros provenientes de la promoción y consecución de interesados en adquirir inmuebles dentro de un proyecto inmobiliario. En este caso, la fiduciaria recibe los recursos como mecanismo de vinculación a un determinado proyecto inmobiliario y los administra e invierte mientras se cumplen las condiciones establecidas para ser destinados al desarrollo del proyecto inmobiliario.

8.3. FIDUCIA DE ADMINISTRACIÓN.

Es el negocio fiduciario en virtud del cual se entregan bienes a una sociedad fiduciaria, transfiriendo o no su propiedad, para que los administre y desarrolle la gestión encomendada por el constituyente, destinando los bienes fideicomitidos junto con sus respectivos rendimientos, si los hay, al cumplimiento de la finalidad señalada. Puede tener varias modalidades:

8.3.1. Administración y pagos

Tiene como finalidad la administración de sumas de dinero y/u otros bienes que junto con sus rendimientos, si los hay, pueden ser destinados al cumplimiento oportuno y adecuado de las obligaciones que el fideicomitente señale.

Deben entenderse incluidos en este subtipo, aquellos patrimonios autónomos afectos a la realización de actividades empresariales de que trata el art. 2 de la Ley 1116 de 2006.

8.3.2. Administración de procesos de titularización

Tiene por objeto la emisión y/o administración de una emisión de valores emanados de un proceso de titularización de activos y bienes. Con este negocio se pretende crear mecanismos para respaldar la rentabilidad y el pago total de los títulos emitidos, contando la sociedad fiduciaria con la potestad de utilizar los activos que conforman el patrimonio autónomo, para realizar las gestiones pertinentes al pago oportuno de las obligaciones de la titularización.

8.3.3. Administración de cartera

Tiene como finalidad principal la administración de carteras productivas e improductivas de entidades financieras y/o del sector real.

8.3.4. Administración de procesos concursales

Este negocio fiduciario se genera en virtud de la designación efectuada a una sociedad fiduciaria como agente liquidador o promotor de un proceso concursal y tiene como objetivo la administración de los recursos afectos a su finalidad.

Debe entenderse por procesos concursales, los acuerdos de reestructuración de que trata la Ley 550 de 1999, en cuanto esté vigente, el proceso de reorganización y el proceso de liquidación judicial consagrados en la Ley 1116 de 2006.

8.4. FIDUCIA EN GARANTÍA.

Es el negocio fiduciario que se constituye cuando una persona entrega o transfiere a la sociedad fiduciaria bienes o recursos, con la finalidad de garantizar el cumplimiento de obligaciones propias o de terceros.

A los contratos de fiducia en garantía le son aplicables en lo referente al registro, oponibilidad y restitución de la tenencia del bien objeto de comodato precario y las disposiciones contenidas en la Ley 1676 de 2013, de conformidad con el parágrafo del art. 3 de la misma ley. Adicionalmente, se señala que el registro establecido en la citada disposición, tiene para los contratos de fiducia mercantil con fines de garantía los efectos previstos en el parágrafo del art. 55 de la Ley 1116 de 2006.

El negocio fiduciario en garantía puede presentar las siguientes modalidades:

8.4.1. Fiducia en garantía propiamente dicha

Consiste en la transferencia irrevocable de la propiedad de uno o varios bienes a título de fiducia mercantil o la entrega en encargo fiduciario irrevocable, con la finalidad de garantizar el cumplimiento de obligaciones propias del fideicomitente o de terceros, a favor de uno o varios acreedores. La garantía se realiza de conformidad con las instrucciones contenidas en el contrato, mediante la venta o remate de los bienes fideicomitidos para que, con su producto, o mediante dación en pago, se cancele el valor de la obligación garantizada.

8.4.2. Fiducia en garantía y fuente de pagos

Consiste en la transferencia o entrega irrevocable a una sociedad fiduciaria de un flujo futuro de recursos producto de una cesión de derechos económicos a favor del fideicomitente, que se destinan a garantizar el cumplimiento de una obligación y a la atención de la deuda producto de la misma.

8.5. FIDUCIA CON RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL Y OTROS RELACIONADOS.

Es el negocio fiduciario que, en términos generales, consiste en la entrega de sumas de dinero o bienes a una sociedad fiduciaria, transfiriendo o no su propiedad, para que ésta los administre y desarrolle la gestión encomendada por el constituyente.

8.5.1. Pasivos pensionales

Es el negocio fiduciario que consiste en la entrega a una sociedad fiduciaria de recursos para la administración, inversión y constitución de reservas y garantías destinadas a la atención y/o normalización de pasivos pensionales, tales como el pago de mesadas pensionales, cuotas partes pensionales o cualquier otra obligación derivada de dichos pasivos.

8.5.2. Recursos de la seguridad social

Es el negocio fiduciario que tiene como finalidad la entrega a una sociedad fiduciaria, de recursos destinados a algunas operaciones relacionadas con el sistema de seguridad social en las áreas de salud y riesgos profesionales, para ser administrados por ella.

8.6. <Numeral adicionado por de la Circular 24 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Los contratos a través de los cuales se comercializan participaciones fiduciarias se clasificarán según su activo subyacente, de tal manera que los que tienen como subyacente un activo inmobiliario harán parte del tipo 2- Fiducia Inmobiliaria y para otros activos corresponderá el tipo 3- Administración y Pagos.

8.7 <Subnumeral adicionado por la Circular 34 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> En virtud del artículo 3 del Decreto 119 de 2017, los fondos de inversión de capital del extranjero que se encontraban autorizados y en funcionamiento antes del 29 de diciembre de 2010, conforme a la normativa vigente en el momento de su autorización, serán tratados para todos los efectos como un inversionista de capitales del exterior. En consecuencia, para efectos del reporte de información a esta Superintendencia, deben ser clasificados en alguno de los negocios descritos en los subnumerales 8.1.3 y 8.1.4 de este Capítulo, o en el caso de las sociedades fiduciarias autorizadas para llevar a cabo la custodia de valores, en los subnumerales 13.3 o 13.4 del Capítulo VI del Título IV de la Parte III de la Circular Básica Jurídica.

9. NATURALEZA DE LOS RECURSOS ENTREGADOS PARA EFECTOS DE LA CLASIFICACIÓN POR TIPOS Y SUBTIPOS.

Cada uno de los referidos subtipos de negocios fiduciarios enunciados en el numeral anterior se subdivide a su vez al momento de su inscripción ante la SFC en negocios fiduciarios públicos o privados, dependiendo de la naturaleza de los recursos o bienes administrados.

Para efectos de las instrucciones impartidas en esta Circular se entiende que un negocio fiduciario administra recursos o bienes de naturaleza pública cuando dichos recursos sean aportes patrimoniales al fideicomiso y provengan directa o indirectamente de una entidad de carácter público, sea del nivel nacional, departamental, municipal, distrital o de los organismos descentralizados que conforman dichos niveles, sin tener en cuenta la modalidad de contratación utilizada para la celebración del negocio. Igualmente, se entienden como públicos los recursos parafiscales.

Cuando quiera que en el negocio fiduciario haya recursos públicos y privados deben tenerse en cuenta las siguientes condiciones para su identificación como públicos:

9.1. Cuando en el respectivo contrato está pactado que en caso de incumplimiento de su objeto la totalidad o parte de los recursos deben retornar a un ente público, y/o

9.2. Cuando en el respectivo contrato está pactado que los recursos fideicomitidos deben destinarse al cumplimento de las funciones propias del ente público.

La anterior clasificación no modifica la naturaleza de los bienes y recursos fideicomitidos.

La SFC puede ordenar en cualquier momento la reclasificación y exigir las modificaciones a que haya lugar.

CAPÍTULO II.

DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LOS ALMACENES GENERALES DE DEPÓSITO - AGD.

1. OBJETO SOCIAL.

Las actividades autorizadas a los AGD, previstas en el art. 33 del EOSF, deben entenderse principales e independientes entre sí, salvo la expedición de certificados de depósito y bonos de prenda al tenor del art. 757 del C.Cio. y los créditos otorgados con base y para los efectos del numeral 5 del art. 33 del EOSF, ambas operaciones, derivadas del contrato de depósito.

2. OPERACIONES AUTORIZADAS.

2.1. CONTRATO DE DEPÓSITO.

2.1.1. Contenido. El contrato de depósito debe contener:

2.1.1.1. Designación del depositante y determinación de su condición

2.1.1.2. Lugar de depósito

2.1.1.3. Una descripción pormenorizada de las mercancías, con todos los datos necesarios para su identificación o la precisión en su caso, de que se trata de mercancías a granel o genéricamente designadas, así como la indicación de su estado aparente.

2.1.1.4. Plazo del depósito

2.1.1.5. Tarifas por concepto de almacenaje y demás prestaciones a que tenga derecho el AGD

2.1.1.6. Valor de las mercancías y

2.1.1.7. Las demás estipulaciones que sean compatibles con la naturaleza y el régimen del contrato.

Cada uno de los depósitos debe ser objeto de un contrato diferente, con el fin de conservar la individualidad, tanto para el manejo como para la liquidación de los costos inherentes a los mismos. En tal sentido, si un mismo cliente tiene varios contratos de depósito, sea de la misma mercancía o de diferentes productos, ellos deben manejarse como dos relaciones jurídicas distintas.

2.1.2. Constitución de depósitos - Relación entre el valor de los depósitos de mercancías y el patrimonio técnico

El monto de las mercancías que los AGD pueden recibir en depósito y por contrato de prestación de servicios de operación logística en instalaciones propias, particulares, y/o tomadas en arrendamiento por parte del AGD que incluyan el depósito y/o el almacenamiento como servicio contratado, no puede ser superior a 36 veces el valor de su patrimonio técnico. La relación anterior no aplica respecto de mercancías de propiedad del Fondo Nacional del Café o de la Federación Nacional de Cafeteros que reciban en depósito estas entidades.

2.1.2.1. Cuentas del patrimonio técnico:

2.1.2.1.1. El capital suscrito y pagado

2.1.2.1.2. Las reservas y utilidades no distribuidas de ejercicios anteriores

2.1.2.1.3. El 50% del valor de la cuenta de "valorizaciones"

2.1.2.1.4. El valor de la cuenta de "revalorización del patrimonio" cuando ésta sea positiva

2.1.2.1.5. Las utilidades del ejercicio en curso, en una proporción equivalente al porcentaje de las utilidades que en el periodo inmediatamente anterior, hayan sido capitalizadas o destinadas a incrementar la reserva legal, y

2.1.2.1.6. El valor total de los dividendos decretados en acciones

2.1.2.2. Deducciones del patrimonio técnico. Son deducibles del patrimonio técnico, los siguientes conceptos:

2.1.2.2.1. Las pérdidas de ejercicios anteriores y las del ejercicio en curso

2.1.2.2.2. El valor de la cuenta de "desvalorizaciones"

2.1.2.2.3. El valor de la cuenta de "revalorización del patrimonio" cuando ésta sea negativa

2.1.2.2.4. El 50% del saldo existente en la cuenta "ajustes por inflación" acumulado originado en activos no monetarios, mientras que no se hayan enajenado los activos respectivos, hasta concurrencia de la sumatoria del saldo existente en la cuenta de "revalorización del patrimonio" y del valor capitalizado en dicha cuenta, cuando tal sumatoria sea positiva;

2.1.2.2.5. El valor de las inversiones de capital, así como el valor de las inversiones en bonos obligatoriamente convertibles en acciones, en bonos subordinados opcionalmente convertibles en acciones o, en general, en instrumentos de deuda subordinada, efectuadas en forma directa o indirecta en entidades sometidas a la inspección y vigilancia de las SFC o de la Superintendencia de Sociedades.

Para efectos del cálculo del patrimonio técnico, se deben tener en cuenta las mercancías que por contrato de prestación de servicios de operación logística se almacenen o depositen en instalaciones propias, particulares, y/o tomadas en arrendamiento por parte del AGD que incluyan el depósito y/o el almacenamiento como servicio contratado.

2.1.3. Clases de depósitos

Los AGD sólo pueden recibir mercancías bajo las siguientes modalidades:

2.1.3.1. Depósito provisional. Es aquel que se origina con la entrada parcial de mercancías, hasta completar el total anunciado por el cliente, momento con el cual se constituye el depósito, de conformidad con las categorías que se exponen a continuación.

2.1.3.2. Depósito simple y/o consignación. Es aquel que se constituye una vez haya entrado la totalidad de la mercancía anunciada. Para este depósito se deben expedir recibos que no son negociables.

2.1.3.3. Depósito con obligación prendaria. Es aquel que se constituye sobre las mercancías de un depósito simple con obligación prendaria.

2.1.3.4. Depósitos de mercancías sobre las cuales se haya pactado retención a favor de terceros. Es aquel sobre el cual las leyes reconocen la posibilidad de pactar retención o cuando la misma se ha estipulado expresamente, en los términos establecidos en el art. 2417 del CC.

2.1.3.5. Depósitos con certificado. Es el depósito sobre el cual los interesados han solicitado la emisión de certificados de depósito.

2.1.3.6. Depósitos con certificado y bono de prenda. Es el depósito sobre el cual los interesados han solicitado la expedición de certificados de depósito y han emitido bono de prenda para incorporar un crédito.

En guarda de sus intereses y los de terceros, el AGD debe cerciorarse, en lo posible, sobre la propiedad de las mercancías.

2.1.4. Valor de mercancías

El avalúo de las mercancías debe efectuarse de común acuerdo entre el AGD y el cliente, teniendo en cuenta las facturas y su valor comercial. Tratándose de productos agrícolas el valor debe ser establecido de acuerdo con los precios que certifique la respectiva bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities o los de sustentación que fijen los organismos oficiales que tengan el mercadeo de tales productos o la fijación de sus precios.

Así mismo, acorde con el subnumeral 6.6 del Capítulo I de la CBCF, el precio justo de intercambio para los certificados de depósito de mercancías –CDM- es el precio de los subyacentes físicos del mismo, valorados acorde a los precios de cierre publicados de forma diaria por las bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities para los productos físicos.

El AGD debe responder por el valor fijado a las mercancías, de conformidad con lo dispuesto en el art. 34 del EOSF.

2.1.5. Mercancías genéricamente designadas

Se entiende por mercancías genéricamente designadas, aquellos productos que teniendo una calidad o clase diferente, o perteneciendo a especies distintas, pueden agruparse entre sí por tener características y cualidades esenciales, que sean análogas o similares. Cuando existiere duda acerca de la naturaleza del género al que pertenecen los productos, los AGD no pueden aceptar operaciones bajo esta denominación.

Para que los AGD puedan realizar operaciones sobre productos genéricamente designados, deben observar las siguientes formalidades:

2.1.5.1. Sólo pueden ser objeto de esta operación, las materias primas destinadas a la industria.

2.1.5.2. Para cada grupo de especies del mismo género, la empresa debe emitir certificados de depósito y bonos de prenda separados.

2.1.5.3. En ambos documentos se debe dejar expresa constancia de que la operación versa sobre productos genéricamente designados, e indicarse con toda claridad tanto el género al que pertenecen, como las distintas especies que forman el grupo.

2.1.5.4. Los elementos que constituyan cada grupo deben mantenerse materialmente separados en las bodegas, de tal manera que no puedan confundirse con productos de otros géneros recibidos en depósito.

2.1.5.5. No pueden agruparse bajo la denominación común de productos genéricamente designados, aquellos elementos que por su naturaleza sean susceptibles de deterioro o disminución considerable de valor, ni aquellos que puedan causar daño a otros elementos del mismo grupo por causa de su olor, filtración o carácter explosivo.

2.1.5.6. La materia prima pignorada debe estar independizada de la que no lo está, por medio de paredes o mallas metálicas, cuando se encuentre en la misma bodega.

2.1.6. Bodegaje

Es responsabilidad directa de los órganos de administración de los AGD determinar las condiciones de bodegaje de la mercancía recibida, incluyendo las condiciones en las cuales deben operar sus instalaciones y ajustarlas de acuerdo a la naturaleza de la mercancía almacenada, sin que se requiera entonces autorización de esta Superintendencia.

En concordancia con lo anterior, es parte de la responsabilidad del mismo AGD establecer los controles a aplicar en los lugares de depósito que se usen para el bodegaje.

Lo anterior, sin perjuicio de que los soportes documentales utilizados por la sociedad con la finalidad de efectuar la verificación y aprobación interna de nuevos lugares de depósito, arrendamiento de bodegas particulares o de las que se usen para mercancías en transito, así como la actualización de las bases de datos internas de instalaciones aprobadas por el AGD, permanezcan a disposición de esta Superintendencia en el evento de procesos de supervisión que se practiquen a la sociedad.

2.2. EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE DEPÓSITO Y BONOS DE PRENDA.

2.2.1. Expedición y registro. Los AGD solo pueden expedir certificados de depósito y bonos de prenda cuando se haya constituido efectivamente el depósito, salvo lo dispuesto en las normas pertinentes.

Los AGD deben entregar el certificado y, en su caso, el formulario del bono de prenda, a requerimiento y costo del depositante.

Los AGD deben llevar un libro de registro para el control, actualizado en forma clara y completa de los títulos emitidos, sin perjuicio de los requisitos propios de la ley de circulación de títulos. Además, dichos títulos deben contabilizarse en cuentas de orden.

Los formularios de certificados de depósito y bonos de prenda deben ser autorizadas por la SFC.

2.2.2. Excepción a la obligación de depositar previamente las mercancías a la expedición de los certificados de depósito y bonos de prenda. La única excepción establecida por la ley a la obligación de depositar previamente las mercancías para constituir sobre ellas el certificado de depósito y el bono de prenda, la constituye el caso de las mercancías en tránsito, de conformidad con lo previsto en el art. 1183 del C.Cio.

2.2.3. Títulos sobre mercancías para exportación. En las mercancías destinadas a la exportación y que garanticen bonos de prenda, los AGD deben velar porque no salgan del país sin que previamente se hayan cancelado dichos bonos.

2.2.4. Constancia en títulos sobre el tránsito de mercancías. En el recibo de depósito, en el certificado de depósito y en el bono de prenda que expidan los AGD sobre mercancías en tránsito debe dejarse constancia de este hecho.

2.2.5. Entrega del certificado de depósito y del formulario del bono de prenda. El C.Cio. impone la obligación al AGD de entregar el certificado de depósito al depositante, teniendo en cuenta que el título representa las mercancías dejadas en depósito, así como también la de entregar el formulario de bono de prenda para que dicho depositante le dé el uso que a bien tenga.

Esta obligación se encuentra establecida entre otros, en el art. 758 del C.Cio. En ese sentido, se considera que no se ajusta a la norma comentada que los AGD conserven los certificados de depósito, los endosen en blanco o a su favor.

2.2.6. Emisión en caso de mercancías recibidas por un AGD y depositadas en bodegas de otro. Cuando quiera que el AGD que no tenga bodegas en los puertos de destino de mercancías importadas sobre las cuales existe derecho de retención a favor del banco, y por tal razón debe acudir a utilizar bodegas de otro AGD; o cuando sin existir ese derecho de retención simplemente el banco ha ordenado que sea el consignatario de las mercancías actuando como agente de aduana; o cuando sin tratarse de mercancías en puertos, sino en el interior del país en donde tampoco el AGD tienen bodegas y debe acudir a otra para que la custodie y conserve la mercancía, el tratamiento que deben dar los AGD a las mercancías y a las personas que deben aparecer en los documentos que amparan dichas mercancías, es el siguiente:

2.2.6.1. Legal. El AGD al celebrar el contrato como agente de aduana con un cliente, ha recibido la mercancía en depósito y se hace responsable de la conservación y custodia de la misma, de conformidad con la ley, como depositario que es por una parte, y por otra, como agente de aduana.

Al celebrar un AGD un contrato de depósito con otro para que le conserve y custodie la mercancía surge para el último una responsabilidad como depositario, de conformidad con el art. 1171 del C.Cio. y del art. 34 del EOSF.

En consecuencia, en caso de pérdida de la mercancía o deterioro de la misma, el primer AGD es directamente responsable ante el cliente de los daños y perjuicios que pueda ocasionarle tal hecho, y el segundo AGD donde se encontraba almacenada la mercancía, se hace responsable ante el primero, en razón de que la relación contractual es independiente.

Por lo anterior, se hace indispensable que el AGD depositario expida al depositante la matrícula correspondiente y que el segundo AGD expida la matrícula a nombre del primer depositario.

2.2.6.2. Contable. Se hace necesario que los dos AGD contabilicen tales operaciones en "cuentas de orden", así: El primer AGD lo debe registrar según el caso con "simple recibo", "con retención", etc.; y el segundo habilitando el renglón "H" con la denominación "mercancías recibidas en depósito de otros AGD".

Se considera que en caso de presentarse emisión de títulos valores sobre las mercancías depositadas, ésta debe hacerse por el primer AGD quien es el responsable de las mismas frente al tenedor del certificado de depósito. Igualmente, el AGD es responsable frente al tenedor del bono de prenda tanto por la existencia de la mercancía, como porque ésta corresponda a las calidades detalladas en tal título. En estos casos, el primer AGD debe dejar constancia en los títulos del lugar donde se encuentran depositadas las mercancías. El segundo AGD no puede emitir títulos.

2.2.7. Instrucciones para expedir y emitir bonos de prenda. El certificado y cuando sea del caso, el formulario del bono de prenda lo expide el AGD a solicitud y por cuenta del deudor depositante, de conformidad con el régimen mercantil. Dicho bono para efectos de incorporar el derecho de crédito debe llevar las firmas tanto del deudor depositante como del gerente y secretario del AGD y transferirse de acuerdo con la ley de circulación aplicable.

Así, cuando se efectúa la operación de redescuento, el establecimiento de crédito como acreedor prendario, beneficiario y tenedor del bono de prenda es quien debe figurar como primer endosatario.

El valor de la mercancía depositada, debe ser igual en la matrícula, en el certificado y en el bono de prenda, entendiendo como tal, el precio de sustentación para los productos agrícolas o el comercial para el resto de los artículos.

2.2.8. Avalúo de mercancías. Se considera práctica insegura aquella en que aparece un valor diferente al de los certificados de depósito y bonos de prenda en la matrícula de depósito, para los productos que respaldan créditos incorporados en bonos de prenda y que van a ser objeto de redescuento en el Banco de la República

2.2.9. Reavalúo de mercancías. Los AGD pueden revaluar para todos los efectos las mercancías no nacionalizadas y recibidas en depósito, una vez se hayan nacionalizado, incorporándoles los gastos que normalmente se efectúen como derechos arancelarios, impuesto a las ventas, timbres, consulares, impuestos al café, etc.

El reavalúo solo puede hacerse a petición del depositante y con el consentimiento del acreedor prendario si existe.

Los reavalúos se deben anotar en la correspondiente matrícula de depósito.

2.3. PROCEDIMIENTOS EN RELACIÓN CON MERCANCÍAS DEPOSITADAS.

2.3.1. Venta de mercancías depositadas

2.3.1.1. Mercancías abandonadas. Se entiende por mercancías abandonadas aquellas que no han sido retiradas por el depositante al vencimiento del plazo pactado para el depósito, si además se cumplen los siguientes requisitos:

2.3.1.1.1. Que se haya comunicado el vencimiento del contrato de depósito al depositante por correo certificado a la última dirección registrada en el AGD. y

2.3.1.1.2. Que las mercancías no hayan sido retiradas dentro de los 30 días siguientes, contados a partir de la notificación o no se haya pactado de nuevo plazo para el depósito.

En tal sentido, jurídicamente no cabe la posibilidad de que los AGD se declaren poseedores de las mercancías que han sido objeto de un contrato de depósito, aún cuando sobre éstas se predique su abandono, por cuanto el contrato de depósito supone la obligación de restituir las mercancías, no pudiendo argumentarse el ánimo de señor y dueño por parte del Almacén.

2.3.1.2. Venta o subasta de mercancías. Los AGD pueden efectuar la venta de mercancías abandonadas, así como de las mercancías que corren riesgo de deterioro o de causar daños a otros efectos depositados, respecto de las cuales no se hayan emitido bonos de prenda, por cualquier procedimiento comercial, cuando así se hubiere pactado en el contrato de depósito. Si no se hubiere pactado la venta directa o no hubiere interesados en ella se hará en pública subasta en el AGD o en un martillo.

La venta de mercancías depositadas respecto de las cuales se hayan emitido bonos de prenda se debe efectuar en pública subasta, observando lo dispuesto en los arts. 798 y 1189 del C.Cio.

Tratándose de mercancías deterioradas que por razones de salud pública no es posible vender o transferir, se debe solicitar a la autoridad competente autorización para su destrucción.

Lo dispuesto en el presente subnumeral aplica también en los casos en que las mercancías no hayan sido retiradas a la expiración del plazo del depósito, previo cumplimiento de las normas sobre mercancías abandonadas, o cuando hayan transcurrido 30 días contados a partir del requerimiento hecho por el AGD al adjudicatario de las mercancías rematadas o vendidas directamente por el AGD.

2.3.2. Procedimiento para subasta de mercancías

2.3.2.1. Aviso de subasta. La subasta de las mercancías debe anunciarse con 8 días de anticipación, por medio de avisos que se fijen en un lugar visible al público en los AGD y, además, por una sola vez en un diario de amplia circulación en el lugar donde se encuentren los bienes o dos veces en días distintos en una radiodifusora de la misma localidad. Este plazo será de 3 días en caso de deterioro de la mercancía. Dicho aviso debe contener:

2.3.2.1.1. Lugar, fecha y hora en que ha de principiar la subasta

2.3.2.1.2. Los bienes materia de la subasta, con indicación de su clase, especie, calidad y cantidad

2.3.2.1.3. El avalúo correspondiente a cada bien o grupo de bienes y la base de la subasta

2.3.2.1.4. La oportunidad en que debe de hacerse la consignación del 20% del avalúo para hacer postura

El avalúo de las mercancías es el que aparezca en el contrato de depósito a menos que las circunstancias justifiquen uno nuevo, a juicio del AGD y/o del depositante o de su derecho habiente. El tenedor del bono puede pedir en todo caso la realización de un nuevo avalúo.

2.3.2.2. Avalúo de mercancías para subasta. El avalúo de las mercancías debe hacerse, en su caso, por dos peritos designados uno por cada parte, quienes al momento de tomar posesión, designan un tercero para el caso de desacuerdo. Si no lo hacen, el tercer perito es designado por el AGD. No obstante, las partes pueden designar un solo experto. En todo caso, el mencionado avalúo debe realizarse por personas inscritas en un registro abierto de avaluadores – RAA-, en desarrollo de las actividades autorizadas a dichas personas y atendiendo los criterios de profesionalidad establecidos en la Ley 1673 de 2013.

La designación debe hacerse en el término de 3 días, contados a partir de la notificación hecha por el AGD. Si las partes no hacen el nombramiento en el término fijado, la peritación debe llevarse a cabo por un solo perito designado por el AGD.

2.3.2.3. Exposición de mercancías para subasta. División en lotes. Las mercancías que fueren a subastarse deben exhibirse al público en los AGD desde el día en que principien las publicaciones. Si fueren a granel o genéricamente designadas, la exposición puede hacerse por medio de muestras.

Con el objeto de facilitar la subasta y siempre que la naturaleza y empaque de la mercancía lo permita, ésta puede ser dividida en lotes, previa autorización de las partes o de la SFC en subsidio.

2.3.2.4. Lugar de la subasta. La subasta debe efectuarse en los AGD con la asistencia del depositante o su cesionario, del titular del crédito o quien éste delegue y del representante del AGD. El Superintendente podrá asistir o nombrar su delegado.

En defecto del titular del crédito o del depositante o sus delegados, el AGD debe nombrar dos testigos para presenciar la subasta y en ese caso debe informarse a la SFC.

2.3.2.5. Acta. Del remate debe levantarse el acta correspondiente, debidamente firmada si fuere posible por las personas que hayan intervenido, entregándose copia a los interesados.

Dicha acta debe sentarse en un libro especial y contener:

2.3.2.5.1. La fecha y hora en que tuvo lugar la diligencia

2.3.2.5.2. La designación de las partes que intervinieron

2.3.2.5.3. Las distintas ofertas que se hayan hecho y el nombre de cada uno de los postores

2.3.2.5.4. Designación del rematante y de los bienes subastados

2.3.2.5.5. Precio del remate y forma de pago

Si la subasta queda desierta, de ello debe dejarse constancia en el acta.

2.3.2.6. Duración de la subasta. La subasta debe tener una duración mínima de 2 horas. Las mercancías deben salir inicialmente a subasta pública por el 80% de su avalúo, cuando menos.

Quien pretenda hacer postura en una subasta, debe depositar previamente, en un banco autorizado legalmente para recibir depósitos judiciales que funcione en el lugar del domicilio del AGD, o en el propio AGD y a órdenes de éste, el 40% del avalúo, teniendo en cuenta lo dispuesto en el art. 451 del CGP.

Cuando el postor sea el acreedor debe aplicarse lo dispuesto en el inciso final del art. 451 del CGP.

De conformidad con lo dispuesto con el art. 2423 del C.C, el deudor también puede ser postor.

Es postura aceptable la que cubra el 80% del avalúo.

En un tablero debe anotarse la base del avalúo y las ofertas propuestas.

2.3.2.6. Adjudicación. El AGD debe adjudicar al mejor postor los bienes materia de la subasta luego de haber anunciado por 3 veces que de no existir una oferta mejor se declarará cerrada.

Si se presenta duda acerca de la persona adjudicataria, el AGD debe abrir de nuevo subasta por un término de 15 minutos.

Llevado a efecto el remate, los importes depositados deben devolverse de inmediato a quienes los consignaron, excepto el que corresponda al rematante que se reservará como parte del precio o como garantía de sus obligaciones.

2.3.2.7. Forma de pago del remate. El rematante debe consignar en efectivo o cheque de gerencia o con provisión garantizada de fondos el valor de remate, descontadas las sumas que depositó para hacer la postura, dentro de los 5 días siguientes a la diligencia. Las partes de común acuerdo pueden ampliar este término hasta por 1 mes.

Si no se efectúa el pago se declara desierta la subasta sin lugar a restitución del 20% que debe imputarse al pago del crédito en la forma prevista en el art. 453 del CGP, debiendo sacar nuevamente a remate las mercancías con la base inicial.

2.3.2.8. Segunda y tercera subasta. Cuando no hubieren postores en la primera subasta dentro de los 15 días siguientes, el AGD debe sacar nuevamente a subasta las mercancías, siguiendo el procedimiento señalado para la primera.

Para el segundo remate se toma como base el 60% del avalúo, cuando menos.

Si en la segunda subasta no hubieren postores debe señalarse dentro de los 15 días siguientes una tercera fecha para la misma en la cual la base debe ser el 40% del avalúo, cuando menos. Si en esta oportunidad no se rematare debe procederse dentro de los 30 días siguientes a nuevo avalúo y subasta, en los términos indicados en este numeral.

2.3.2.9. Entrega de mercancías al adjudicatario. Una vez recibido el pago de las mercancías rematadas, el AGD las debe entregar al adjudicatario y, en caso de no ser retiradas dentro del término de 24 horas, éste será responsable de los bodegajes y gastos necesarios que se causen con posterioridad al remate.

El AGD debe entregar, además, copia del acta de adjudicación que le servirá para demostrar la propiedad de los bienes rematados.

2.3.2.10. Prohibiciones a los AGD y sus empleados. A los AGD les está prohibido en las subastas:

2.3.2.10.1. Admitir posturas por signos equívocos

2.3.2.10.2. Pregonar puja alguna sin que el postor la haya expresado en forma clara e inteligible

2.3.2.10.3. Tomar parte en la licitación por sí o por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona

2.3.2.10.4. Adquirir del adjudicatario los objetos rematados y,

2.3.2.10.5. Tomar parte en los remates, directa o indirectamente, por apoderado, ni por interpuesta persona, los empleados de los AGD.

2.3.2.11. Subasta de mercancías pertenecientes a personas sometidas a procesos de insolvencia o liquidación administrativa. Para proceder a la subasta de mercancías abandonadas que pertenezcan a depositantes que estén sometidos a cualquiera de los regímenes mencionados, el AGD debe obtener previa autorización del funcionario responsable respectivo. Exceptuase la subasta de mercancías que corran el riesgo de deterioro o de causar daños a otros efectos depositados, caso en el cual al AGD le basta con informar al responsable del correspondiente proceso.

En todo caso, realizada la subasta, el AGD debe poner a disposición del funcionario respectivo el precio obtenido en el remate, sin perjuicio de lo establecido en el art. 310 del CGP.

2.3.3. Mercancías en proceso de transformación

2.3.3.1. Transformación de mercancías. Los AGD que permitan a sus clientes someter las mercancías depositadas a procesos de transformación o beneficio deben exigir los siguientes requisitos:

2.3.3.1.1. Indicación de la persona encargada del proceso de transformación o beneficio, lugar donde se verificará y breve descripción de dicho proceso

2.3.3.1.2. Permiso del acreedor, si las mercancías estuvieren sujetas a gravámenes

2.3.3.1.3. Fecha de iniciación y terminación del respectivo proceso, y

2.3.3.1.4. Determinación del producto o productos que se obtendrán, indicando su clase, cantidad y valor

Sobre las transformaciones de mercancías que los AGD permitan a sus clientes, debe informarse a la SFC indicando los datos señalados anteriormente.

2.3.3.2. Transformación de mercancías sujetas a gravamen. Si las mercancías que hayan de procesarse estuvieren sujetas a gravámenes, el AGD debe proceder a instancias del acreedor a sustituir los documentos en que consten tales gravámenes por otros que se refieran a los productos obtenidos en dicho proceso.

Los AGD también pueden expedir certificados de depósito y bonos de prenda sobre mercancías en proceso de transformación o beneficio, siempre y cuando cumplan con los requisitos exigidos en el art. 1182 del C.Cio.

2.3.4. Transporte y traslado de mercancías

2.3.4.1. Traslado. Para trasladar mercancías de un lugar de depósito a otro, el AGD general debe obtener el permiso del acreedor prendario, si lo hubiere, y del depositante en caso de no ser éste el interesado en la movilización.

2.3.4.2. Vigilancia de prendas sin tenencia y contratación del transporte por cuenta de sus clientes. Los AGD pueden por cuenta del acreedor, ejercer la vigilancia de los bienes dados en prenda sin tenencia y contratar por cuenta de sus clientes el transporte de las mercancías.

2.3.4.3. Documentos de transporte. Cuando el transporte de las mercancías depositadas se contrate con terceros, el AGD debe exigir la emisión de una carta de porte o conocimiento de embarque expedido o endosado a su favor.

Si se expide la carta de porte, la misma debe contener los requisitos exigidos en el art. 768 del C.Cio.

Si se trata de otro documento de transporte, debe contener los datos necesarios para la completa identificación de las mercancías, así como las especificaciones propias del contrato de transporte exigidas en el título IV del Libro 4 del C.Cio.

Si no existieren estos títulos, debe exigirse el correspondiente documento contentivo del contrato de transporte, expedido o cedido a su favor.

Si el depositante contrata la conducción de las mercancías, el AGD debe exigir una carta de porte o un documento de transporte, endosado o cedido a su favor, y ejercer estricta vigilancia sobre todo el proceso de movilización.

Las mercancías transportadas deben asegurarse, en todo caso, contra los riesgos de transporte.

El flete y demás gastos de movilización son de cargo de la parte interesada en la misma.

Una vez producido el traslado, el AGD debe hacer las modificaciones correspondientes en el libro de talonario o en las respectivas matrículas de depósito.

2.3.5. Requisitos para retiro total de mercancías

Para que el AGD permita al tenedor del certificado de depósito el retiro de la totalidad de las mercancías depositadas, debe exigir la entrega de dicho documento y, en su caso, la del correspondiente formulario de bono de prenda. Si hubiere emitido bono de prenda, el AGD sólo entrega las mercancías al tenedor del certificado que haya hecho la provisión correspondiente. En ningún caso, el AGD puede cancelar el bono de prenda cuando no se haya constituido la provisión.

Si el AGD ha recibido la provisión para el pago de la deuda garantizada con el bono de prenda y ha hecho la entrega de tal suma al beneficiario, debe identificarlo plenamente. Para los efectos de esa identificación, el AGD debe abrir un libro de registro de beneficiarios o tenedores de títulos en el cual se anote los datos personales de éstos como nombre, documento de identificación, profesión y dirección, cuando se trate de personas naturales. En el caso de personas jurídicas, debe anotarse la razón social, dirección, poderes, certificados de existencia y representación y nombre del representante legal.

2.3.6. Retiros parciales de mercancías

Para que los AGD autoricen retiros parciales de la mercancía depositada deben exigir la presentación del certificado de depósito y, en su caso, la del correspondiente formulario de bono de prenda, consignando en su cuerpo la cantidad y valor de la mercancía retirada.

Si se ha emitido bono de prenda debe procederse en la forma establecida en el art. 1184 del C.Cio.

Si la mercancía estuviere pignorada mediante celebración de un contrato de prenda o sometido a retención a favor de terceros, la liberación de la prenda no puede hacerse sino con la autorización escrita del acreedor prendario o del tercero en cuyo favor se haya establecido la retención y de acuerdo con las instrucciones, que hubieren sido notificadas al AGD.

Si las mercancías estuvieren pignoradas en un lugar de propiedad de terceros, sobre el cual se hubiere celebrado con el AGD un contrato de tenencia material compartida o convenio, dichos terceros no pueden retirar total o parcialmente mercancías depositadas sin el cumplimiento previo de los anteriores requisitos y sin que se haya obtenido la autorización del correspondiente AGD.

2.3.7. Entrega parcial de mercancías

Para la entrega parcial de mercancías depositadas, en el caso en que no se hayan expedido certificados de depósito y bonos de prenda, debe seguirse, en lo pertinente, el procedimiento señalado en los numerales anteriores.

En todo caso, los AGD pueden abstenerse de autorizar el retiro total o parcial de las mercancías depositadas, mientras permanezcan insolutas deudas contraídas a su favor por el depositante, en los casos autorizados por la ley.

Para el retiro de las mercancías el AGD debe exigir un recibo firmado por el depositante o su representante.

2.3.8. Disposición del bien propio gravado con prenda

Cuando se presente un retiro de mercancías depositadas en bodegas particulares y esté mediando el pago del crédito que las grava, es necesario que exista una precisa diferenciación entre el contrato de depósito y el contrato de mutuo en la operación integralmente considerada. En particular, no puede considerarse el pago del crédito como una vía regular inmediata para disponer de la mercancía, pues desconoce la relación subyacente al crédito mismo. Una práctica contraria puede conllevar la comisión de conductas penales como el establecido en el art. 255 del CP.

2.4. OTORGAMIENTO DE PRÉSTAMOS.

2.4.1. Préstamos

2.4.1.1. Préstamos a sus clientes. El crédito directo que los AGD pueden otorgar o gestionar en beneficio de sus clientes, de conformidad con el numeral 5 del art. 33 del EOSF, debe ajustarse a los siguientes requisitos:

2.4.1.1.1. Solo puede tener por objeto suplir los gastos que se produzcan y guarden relación con la prestación de los servicios a cargo del AGD, con exclusión de las tarifas de almacenamiento.

2.4.1.1.2. Solo puede destinarse a sufragar los gastos actuales o futuros, quedando excluidos los pasados; por tanto, entre la fecha de crédito, la prestación del servicio y la cancelación del gasto, no puede existir más de 6 meses de diferencia. Plazos mayores indican que la financiación no es oportuna y no cumple con el objeto de la ley.

2.4.1.1.3. Sólo puede otorgarse hasta por el 30% del valor de la mercancía depositada, la cual se mantendrá en tal estado, guardando siempre el porcentaje citado anteriormente en relación con el monto o saldo del crédito pendiente.

2.4.1.1.4. Las liberaciones de mercancías deben sujetarse a lo previsto en el inciso anterior y podrán efectuarse cuando se presenten abonos parciales o cancelación total del crédito.

2.4.1.1.5. No pueden otorgarse créditos por encima de los gastos financiables aunque los mismos sean inferiores al máximo del 30% permitido. El AGD debe mantener los soportes de estas operaciones.

2.4.1.1.6. Cuando se otorguen créditos directos o se gestionen por cuenta de los clientes, las mercancías deben estar depositadas en los AGD y su liberación debe efectuarse en forma proporcional al abono hecho al crédito. Cuando exista bono de prenda, al efectuarse un crédito y conforme a lo previsto en el art. 33 numeral 5 del EOSF, los AGD deben observar especial cuidado en la exigencia y constitución de las garantías adecuadas.

2.4.1.1.7. Debe concederse teniendo en cuenta las necesidades de un depósito determinado y no las de otros depósitos, aunque sean del mismo cliente, ya que debe existir relación de causalidad entre el crédito y el depósito.

2.4.1.1.8. El plazo máximo que los AGD pueden conceder en el otorgamiento del crédito, incluyendo prórrogas, debe ser de 1 año. Mientras esté vigente el plazo inicial o la prórroga, no pueden cobrarse intereses de mora.

2.4.1.1.9. Para el otorgamiento de estos créditos, los AGD deben exigir a sus clientes garantías que cumplan con los requisitos establecidos en la ley, teniendo presente que una cosa gravada con prenda no puede pignorarse nuevamente, como sería el caso de la mercancía ya pignorada sobre la cual se ha expedido un bono de prenda.

No se consideran garantías adecuadas, las mercancías no nacionalizadas, excepto cuando se haya constituido la provisión para el efecto; los títulos valores emitidos por el cliente que incorporen solamente un derecho de crédito y los bonos de prenda expedidos sobre la mercancía depositada.

2.4.1.1.10 <Subnumeral modificado por la Circular 14 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Por cuanto los créditos tienen destinación especial, los comprobantes de la prestación del servicio (que deben provenir de quien lo prestó, no del depositante) se deben entregar por el cliente al AGD prestamista dentro de los 2 meses siguientes al otorgamiento del crédito.

2.4.1.1.11 <Subnumeral modificado por la Circular 14 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Por cada crédito efectuado el AGD debe abrir una carpeta en la cual se conserve la solicitud escrita del interesado, el presupuesto de los gastos indicando su destinación específica y los comprobantes.

2.4.1.1.12 <Subnumeral modificado por la Circular 14 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> El AGD no puede otorgar nuevos créditos directos a un depositante cuando tenga créditos u otra deuda vencida con el AGD, calificada por éste como de difícil cobro, o no haya acreditado mediante comprobantes la realización de los gastos.

2.4.1.1.13. Los AGD sólo deben atender los créditos con recursos propios.

2.4.1.1.14. Los AGD sólo pueden deducir de los créditos otorgados a sus clientes, el valor de los intereses remuneratorios que se causen durante el plazo pactado.

2.4.2. Certificados sobre existencia de préstamos. A efectos de que la SFC certifique acerca de la existencia y monto de las deudas constituidas a favor de los AGD, en los casos autorizados por la ley, es necesario que la solicitud correspondiente contenga los siguientes requisitos:

2.4.2.1. Nombre, razón o denominación legal del depositante

2.4.2.2. Fecha de la constitución del depósito y del vencimiento del plazo del contrato

2.4.2.3. Clase, cantidad y valor de las mercancías depositadas respecto de las cuales el AGD ha constituido el préstamo y, en su caso, la cantidad y el valor de los retiros parciales de la misma, efectuados hasta la fecha de la solicitud

2.4.2.4. Lugar donde se encuentran depositadas las mercancías, citando el número y fecha de los oficios de aprobación

2.4.2.5. Fecha de celebración del contrato de mutuo perfeccionado con el AGD y el vencimiento del plazo para el pago de la deuda

2.4.2.6. Valor de la deuda, abonos efectuados a la misma, si los hubiere, intereses ordinarios y de mora convenidos y destino del crédito

2.4.2.7. Manifestación del AGD sobre la carencia de documentos que prestan mérito ejecutivo, y

2.4.2.8. Certificación del revisor fiscal del AGD sobre la exactitud de los datos aportados

2.5. INTERMEDIARIOS ADUANEROS.

Para que los AGD puedan actuar como intermediarios aduaneros, deben obtener autorización para ejercer dicha actividad por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN)-. Sin embargo, esta actividad sólo puede ser desarrollada en condición de entidad vigilada por la SFC.

Para la respectiva actuación el AGD, en la carta de porte o conocimiento de embarque o en su defecto en el documento de transporte respectivo, debe aparecer como consignatario de la mercancía o que éste se endose a su favor.

2.5.1. Depósito sobre mercancía para importación o exportación. A petición del interesado, los AGD pueden constituir depósito con las mercancías que les hayan sido consignadas para su importación o exportación.

De las operaciones relacionadas con la actividad de intermediación aduanera y el correlacionado contrato de depósito, debe mantenerse los soportes correspondientes.

2.5.2. Documentos para carpeta D.O. -Documentos de operaciones-. Los AGD deben conservar en su correspondiente carpeta D.O. además de todos los documentos requeridos para la importación y exportación de mercancías, una copia del respectivo contrato de depósito, si es el caso.

3. RÉGIMEN DE INVERSIONES.

Además de las Inversiones autorizadas en los arts. 35 y 110 del EOSF, los AGD pueden efectuar inversiones en títulos de alta liquidez y constituir y mantener depósitos en cuentas corrientes, depósitos a término y depósitos de ahorro en establecimientos de crédito y en fondos de inversión colectiva abiertos administrados por sociedades administradoras de fondos de inversión colectiva autorizadas por la SFC, para el desarrollo de su objeto social, como actividad conexa.

Los depósitos que efectúen los clientes para el pago de derechos de importación, cuando actúen como intermediarios aduaneros, solamente pueden ser invertidos en títulos cuyo vencimiento no exceda de 90 días comunes y hayan sido emitidos o garantizados por la Nación o el Banco de la República, debiendo registrarse en la cuenta “voluntarias”.

Cuando en forma habitual los AGD mantengan sus recursos en las inversiones de que trata este artículo la SFC puede señalar límites al respectivo AGD.

3.1. REQUISITOS.

Para efectos de la aprobación de inversiones de que trata el numeral 2, art. 35 del EOSF el AGD debe presentar en cada caso solicitud previa y por escrito a la SFC, anexando copia del acta de la junta directiva de la entidad en la cual se imparta la autorización respectiva. Dicha acta debe contener las razones fundamentales que determinaron la decisión adoptada y debe anexarse, adicionalmente la copia de los estatutos sociales o del proyecto de estatutos de la sociedad receptora de la inversión, a efectos de poder verificar que su objeto se ajuste a las autorizaciones legales.

En todo caso, no les es dable a los AGD realizar inversiones en sociedades de intermediación aduanera, por cuanto no están contempladas en el régimen de autorización permitido.

La SFC, si lo estima necesario, puede solicitar la información adicional o el cumplimiento de los requisitos que estime pertinentes.

4. ASEGURAMIENTO DE BIENES.

4.1. SEGURO DE INCENDIO DE MERCANCÍAS.

Las mercancías depositadas en los AGD deben asegurarse contra incendio y otros riesgos. En caso de que el depositante de las mercancías las tenga aseguradas contra el riesgo de incendio, el AGD debe tener en cuenta ese factor en el pacto de la tarifa por almacenaje y, además, debe exigir el endoso de la correspondiente póliza. Si posteriormente el depositante no mantiene vigente el seguro, el AGD está en la obligación de asegurar la mercancía y, por consiguiente, puede reajustar la tarifa por almacenamiento en forma proporcional al seguro.

El tenedor del certificado de depósito, el del bono de prenda, el depositante o su cesionario, en su caso, tienen sobre el monto de la indemnización cubierta a los AGD por los aseguradores de las mercancías depositadas los mismos derechos que tendrían sobre éstas.

5. RÉGIMEN DE TARIFAS POR SERVICIOS.

No obstante que la definición de los costos en las operaciones de depósito responde a la autonomía de las partes, el criterio utilizado para la liquidación de las tarifas por los servicios prestados por los AGD debe quedar claramente expresado en la documentación relacionada con las operaciones.

En los depósitos que ofrezcan un movimiento permanente, los servicios se liquidan y cobran sobre los promedios de saldos diarios, salvo pacto en contrario. Se entiende por promedio, la suma de varias cantidades dividida por el número de ellas, que da el término medio, sin más.

Las únicas modalidades de depósito de movimiento permanente, son el depósito provisional y el simple y/o consignación.

De otra parte, la compra y venta por cuenta del cliente de la mercancía, ofrece también un movimiento permanente, en tanto que las modalidades de depósito con obligación prendaria, o con derecho de retención, o con certificado y bono de prenda, para estos efectos, no ofrecen movimiento permanente.

5.1. COBRO DE LOS SERVICIOS DE ALMACENAMIENTO.

Para el cobro de las tarifas se pueden tomar como base de liquidación factores tales como el valor, peso o volumen; en todo caso, las tarifas dispuestas deben corresponder a servicios efectivamente prestados.

Los AGD pueden cobrar los servicios de bodegaje cuando se presenten demoras no imputables a su conducta para el retiro de las mercancías, previa expedición de la orden de entrega, la cual tiene una vigencia de 3 días.

Lo anterior no se opone, de ninguna manera, a que las partes convengan un plazo de preaviso que se cobre, necesario para poder adecuar y planear el almacenamiento, o bien a que se sancione el incumplimiento al plazo pactado mediante el cobro completo del almacenaje convenido, pues en tales eventos se está frente a una situación diferente a la del cobro de una tarifa por servicio no prestado, toda vez que su origen, en el primer caso, es un pacto legítimo fundamentado en un aspecto de carácter técnico y, en el otro, la consecuencia establecida por las partes para el caso en que no se respete el plazo acordado para el depósito.

5.2. SERVICIOS EXTRAORDINARIOS

Los servicios extraordinarios tales como avalúos especializados, clasificación, fumigación, repeso, zunchaje, acarreos, empaque, limpieza y desecación, cuando hayan sido autorizados expresamente por el cliente y para cada caso, o fueren necesarios y urgentes para la conservación y almacenamiento de las mercancías, son por cuenta del mismo y deben liquidarse y cobrarse separadamente de los demás servicios previstos en este numeral.

5.3. COMISIONES COMO INTERMEDIARIOS ADUANEROS

Las comisiones que cobren los AGD en razón de las operaciones que realicen como intermediarios aduaneros deben responder a las que fije la autoridad respectiva.

Para la cancelación de los derechos de importación, los AGD deben obtener previamente del cliente los fondos correspondientes así como los necesarios para gastos menores. Cuando estos últimos excedan el estimativo inicial, los AGD pueden efectuar el pago de los mismos por cuenta de sus clientes, siempre y cuando se haya efectuado la provisión estimada inicialmente.

5.4. CUENTAS DE COBRO

En las cuentas de cobro que formulen los AGD a sus clientes se deben determinar claramente los conceptos a que corresponden los respectivos valores.

5.5. SALDOS A FAVOR DEL DEPOSITANTE

Practicada la liquidación definitiva, los AGD deben poner a disposición del cliente cualquier valor que hayan recibido anticipadamente y no se hubiere causado, comunicándole tal hecho de inmediato, o pueden proceder a compensar dichos valores, si fuere legalmente posible.

6. PROHIBICIONES

Acorde con su naturaleza, a los AGD les está prohibido:

6.1. Captar recursos del público, pues los créditos que otorguen a sus clientes lo deben hacer con recursos propios.

6.2. Realizar operaciones de crédito diferentes a las expresamente autorizadas, es decir al crédito directo a sus clientes para sufragar los gastos de la actividad contratada o por cuenta de éste, mediante el descuento de bonos de prenda. Por tanto, no es dable interpretar que puedan realizar operaciones que simulen operaciones no autorizadas, dándoles apariencia o nombres diferentes.

6.3. Otorgar garantías o pactar compromisos a cargo del AGD que conlleven la asunción de posiciones como la de avalista. En tal sentido, los AGD deben abstenerse de incluir en el bono de prenda o en escrito adherido a él, o en documento separado, cláusulas que les obliguen a que el bono sea cancelado a su vencimiento por dichas entidades con recursos propios.

6.4. Pagar comisiones por concepto de descuento de bonos de prenda a sus clientes a los establecimientos de crédito o dar participación o utilidad de las tarifas de bodegajes a los establecimientos de crédito, cualquiera que fuere el título utilizado, por concepto de descuento de bonos de prenda o presentación de clientes.

6.5. El AGD debe pagar al tenedor del bono de prenda sólo en el caso de que el depositante deudor o el tenedor del certificado, haya constituido la provisión correspondiente. En este evento el pago debe hacerse oportunamente, siendo el AGD responsable por el retardo. En ningún caso puede suministrar el AGD fondos para este efecto.

En caso de que el tenedor del bono lo presente y el depositante deudor o tenedor del certificado no haya constituido la provisión, el AGD debe poner en el bono la anotación "falta de pago", en la forma prevista por el art. 795 del C.Cio.

6.6. Expedir certificados de depósito y bonos de prenda cuando la mercancía subyacente mantenga otros gravámenes como la prenda de la misma mercancía u otorgar crédito con garantía prendaría cuando sobre la mercancía ha sido previamente expedido un CDM o un bono de prenda.

6.7. Facilitar o promover cualquier práctica que tenga como efecto permitir la evasión fiscal.

CAPÍTULO III.

DISPOSICIONES COMUNES APLICABLES A LAS SOCIEDADES DE SERVICIOS FINANCIEROS.

1. PRÁCTICAS INSEGURAS

Constituyen prácticas inseguras, y por tanto no están autorizadas, las siguientes conductas:

1.1. INVERSIÓN DE LOS RECURSOS EN LOS FONDOS

En las operaciones de administración de recursos de terceros, las entidades vigiladas deben invertir los recursos de sus clientes, afiliados o adherentes con criterios de prudencia y seguridad. En tal virtud, el adquirir compromisos de compra y venta sobre un mismo título en un mismo día sin considerar los recursos disponibles, que permitan cumplir con los compromisos de compra o cubrir el incumplimiento de otros agentes, se considera una práctica insegura.

Para estos efectos, se entienden por recursos disponibles los registrados al inicio de operaciones del día en las cuentas de caja, bancos y otras entidades financieras, así como los recursos obtenidos durante el mismo día provenientes de aportes, de la venta de inversiones y, adicionalmente, de los intereses efectivamente recibidos. Se excluyen expresamente del disponible los recursos obtenidos a través de operaciones de reporto o repo pasivas, o de operaciones simultáneas pasivas, y de los descubiertos en cuenta corriente.

Para el cálculo de dicho disponible, en cuanto hace referencia al concepto de ventas, sólo se deben tomar en cuenta las realizadas con títulos o valores adquiridos para el portafolio administrado con anterioridad a la fecha de venta.

1.2. OPERACIONES DE ADELGAZAMIENTO

Con cargo a los recursos de los fondos administrados no pueden realizarse operaciones de compra o venta de títulos, valores o inversiones a corto plazo, con una rentabilidad sensiblemente superior a la vigente en el mercado, atadas a la operación inversa de vender o comprar en una fecha posterior, a la misma persona o a quien ésta designe, títulos o inversiones en condiciones inferiores a las vigentes en el mercado a la fecha en que se conviene la operación. Estas operaciones, por ejecutarse en períodos diferentes, permiten manejar indebidamente la rentabilidad efectiva reflejada en cada uno de ellos.

En consecuencia, y sin perjuicio de la imposición de las sanciones a que haya lugar por la realización de las mencionadas operaciones, las sociedades de servicios financieros deben abstenerse en todo momento de publicitar por cualquier medio la rentabilidad obtenida por el fondo durante el período en favor del cual se realizó una operación de las señaladas en el presente numeral.

CAPÍTULO IV.

DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS SOCIEDADES DE INTERMEDIACIÓN CAMBIARIA Y DE SERVICIOS FINANCIEROS ESPECIALES.

1. FUNCIONAMIENTO DE LAS SOCIEDADES DE INTERMEDIACIÓN CAMBIARIA Y DE SERVICIOS FINANCIEROS ESPECIALES

1.1. MANUALES

Las sociedades de intermediación cambiaria y de servicios financieros especiales –SICSFE- deben informar a la SFC cualquier modificación o actualización que se efectúen a sus manuales e instructivos de procedimiento y control interno, dentro del mes siguiente a la fecha en que se produzcan.

En la realización de las operaciones que les son propias, las SICSFE deben dar estricta aplicación a los mecanismos de prevención y control de actividades delictivas y requerir la información mínima que corresponda al tipo de operación de cambio efectuada.

1.2. PROTECCIÓN CONTRA RIESGOS

De conformidad con lo dispuesto en el art. 2.7.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010, estas entidades deben cumplir integralmente con las instrucciones impartidas por esta Superintendencia en materia de gestión de riesgos.

En especial, en la celebración de los contratos de prestación de servicio de pago de giros -sin importar la denominación que se les dé- con entidades extranjeras y en los de compra y venta de divisas que realicen con los compradores y vendedores profesionales de divisas, y sin perjuicio del cumplimiento de lo dispuesto en los arts. 102 a 107 del EOSF y en el Capítulo IV, Título IV de la Parte I de esta Circular, estas sociedades, deben incluir cláusulas específicas sobre la administración de los riesgos connaturales a su actividad, con el fin de dar seguridad tanto al patrimonio de la empresa, como a los intereses de los usuarios o clientes derivados de las relaciones que se establezcan en desarrollo de las operaciones de cambio que con ellos se realicen.

Las SICSFE deben asegurarse de que las entidades extranjeras con las que celebren contratos para realizar operaciones de giros o transferencia de divisas se encuentren autorizadas o registradas ante las respectivas autoridades de control, si están obligadas a ello; o, en caso contrario, que cumplan de manera adecuada los procedimientos de control de lavado de activos según el tipo de actividad que realizan.

2. INFORMACIÓN SOBRE CUENTAS CORRIENTES Y CUENTAS DE AHORRO

Las SICSFE deben informar dentro de los 15 días calendarios siguientes a cada trimestre con corte a 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre de cada año, una relación de las cuentas corrientes o de ahorros que, en moneda legal o extranjera, posean tanto en Colombia como en el exterior, con indicación de la entidad financiera, ciudad y la oficina correspondiente, señalando cuáles son empleadas exclusivamente para la realización de las operaciones autorizadas. De la misma manera, deben informar sobre las cuentas utilizadas para el manejo administrativo de la entidad.

3. ADQUISICIÓN, ADECUACIÓN Y REMODELACIÓN DE INMUEBLES

Las SICSFE sólo pueden adquirir y poseer los bienes inmuebles necesarios para el acomodo de los negocios de la entidad. Respecto de la adquisición, adecuación y remodelación de bienes inmuebles se deben remitir a lo dispuesto para las demás entidades vigiladas, contenidos en el Capítulo V, Título I de la Parte I de esta Circular.

TÍTULO III.

INSTRUCCIONES GENERALES RELATIVAS A LAS OPERACIONES DE LAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE PENSIONES Y CESANTÍAS.

CAPÍTULO I.

DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES – SGP.

1. VINCULACIÓN A LAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS DEL SGP <Inicio modificado por la Circular 11 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> La vinculación de los afiliados al sistema general de pensiones debe realizarse mediante el diligenciamiento del formulario único de afiliación establecido por la SFC en el Anexo 1 del presente Capítulo. La información contenida en el formulario de vinculación puede diligenciarse por cualquier medio verificable previamente autorizado por esta Superintendencia. En todo caso la administradora debe enviar copia del formulario al afiliado y al empleador.

Previo al diligenciamiento del formulario de afiliación, las entidades administradoras deben brindar la asesoría de que trata el artículo 2.2.2.1.18 del Decreto 1833 de 2016 a sus potenciales afiliados y dejar constancia y registro del cumplimiento de dicha obligación.

Al respecto es de señalar que la vinculación no es inválida por el hecho de que se omitan algunos datos del formulario, como por ejemplo el documento de identidad de los beneficiarios, siempre y cuando los mismos no correspondan a la información mínima exigida en el art. 2.2.2.1.8 del Decreto 1833 de 2016.

El formulario a que se refiere este numeral debe ser adoptado por las entidades administradoras, con las especificaciones e instrucciones indicadas por esta Superintendencia en la mencionada proforma y su correspondiente instructivo. En todo caso las entidades durante el proceso de vinculación pueden solicitar la información adicional que consideren necesaria, la cual debe mantenerse a disposición de esta Superintendencia.

Las entidades administradoras del SGP deben garantizar la accesibilidad al contenido del formulario único de afiliación por parte de las personas en condición de discapacidad.

2. CÁLCULO DE RESERVAS

Las entidades administradoras del SGP y las correspondientes aseguradoras de vida al efectuar los cálculos que involucran la utilización de tablas de mortalidad, de invalidez de activos, de mortalidad de inválidos y de rentistas, para efectos del cálculo de reservas deben emplear un interés técnico real del 4%.

Para efecto del cálculo de reservas, las entidades administradoras del SGP y las correspondientes aseguradoras de vida deben emplear las tablas establecidas en los anexos señalados en el subnumeral 3.8 del Capítulo II, Título IV de la Parte II de la presente Circular.

3. PROCEDIMIENTO PARA EL TRASLADO DE AFILIADOS ENTRE REGÍMENES PENSIONALES Y ENTRE LAS DIFERENTES ADMINISTRADORAS DEL SGP

3.1. TÉRMINOS PARA LOS TRASLADOS

<Inciso modificado por la Circular 12 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> El término para trasladarse de régimen es de 5 años de conformidad con lo establecido en el literal e. del art. 13 de la Ley 100 de 1993, modificado por la Ley 797 de 2003 y siempre que al afiliado le falten más de 10 años para cumplir la edad para tener derecho a la pensión de vejez en el régimen de prima media con prestación definida, salvo lo dispuesto en el artículo 76 de la Ley 2381 de 2024 frente a la oportunidad de traslado y las demás normas que lo adicionen o modifiquen.

Para cambiarse de sociedad administradora dentro del régimen de ahorro individual con solidaridad – RAIS-, el término es de 6 meses de conformidad con los arts. 107 de la Ley 100 de 1993 y 16 del Decreto 692 de 1994.

<Inciso modificado por la Circular 16 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> En ambos casos los términos señalados deben contarse desde la selección anterior. Se entiende que hubo selección desde el momento en que se presente debidamente diligenciado el formulario correspondiente.

En aplicación de lo establecido en la Ley 1580 de 2012 en concordancia con el Decreto 288 de 2014, cuando los afiliados al SGP decidan optar por la aplicación de la pensión familiar, no son oponibles para el traslado entre regímenes o entre administradoras del RAIS los términos antes señalados.

3.2. DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO

<Inciso modificado por la Circular 16 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando el afiliado decida trasladarse de régimen o de administradora, debe expresar su voluntad mediante el diligenciamiento del formulario establecido en la proforma A.2000-01, de conformidad con su instructivo. Este formulario puede diligenciarse de la siguiente forma: cuando se trate de traslado entre administradoras del RAIS, ante el empleador o ante la nueva entidad administradora y, cuando se trate de traslado entre regímenes pensionales, ante cualquiera de las administradoras.

Con el fin de proceder al traslado, entre regímenes o entre administradoras del RAIS, el respectivo formulario sólo se puede presentar debidamente diligenciado a partir del primer día del 61 mes de efectuada la selección de régimen en el primer caso, y a partir del primer día del séptimo mes de seleccionada la administradora, en el segundo.

<Inciso modificado por la Circular 24 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> El formulario de vinculación puede diligenciarse por cualquier medio verificable establecido para el efecto por la nueva entidad administradora, quien en todo caso debe enviar copia a la administradora anterior, al afiliado, y al empleador.

Tratándose de solicitudes de traslado entre administradoras del RAIS o entre los regímenes del SGP, para efectos de acceder a la pensión familiar ya referida, deben diligenciarse los espacios creados en el mencionado formulario.

3.3. SOLICITUDES DE RETRACTO

<Inciso modificado por la Circular 24 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> El afiliado tiene el derecho a retractarse de su decisión, para lo cual debe manifestar su voluntad por cualquier medio verificable previamente aprobado por la Superintendencia Financiera de Colombia dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en la cual haya efectuado la correspondiente selección, bien sea que se trate de traslado entre administradoras del RAIS o entre regímenes pensionales, en los términos del art. 2.2.2.2.1 del Decreto 1833 de 2016. Dicha solicitud de retracto tiene validez siempre y cuando sea radicada en la entidad a la cual se desea trasladar el afiliado para el caso de traslados entre administradoras del RAIS o, ante la administradora en donde se radicó la solicitud de traslado, cuando se trate de traslado entre regímenes pensionales, dentro de los 5 días hábiles anteriormente citados, sin perjuicio de que esta solicitud se envíe mediante correo certificado dentro del mismo plazo.

3.4. REPORTE DE SOLICITUDES DE TRASLADO A LA ADMINISTRADORA ANTERIOR

La nueva administradora debe informar a la administradora anterior a más tardar el octavo día de cada mes las solicitudes de traslado presentadas en el mes inmediatamente anterior. Si el plazo señalado vence un sábado, domingo o festivo, se entiende prorrogado hasta el día hábil siguiente. Para tales efectos, la nueva administradora debe elaborar un listado que contenga los nombres de los trabajadores con su identificación y debe anexar las fotocopias de los respectivos formularios de vinculación, dejando constancia expresa de la fecha en que se efectúa el reporte.

Los listados a que se refiere el presente subnumeral pueden ser remitidos en medio magnético o electrónico.

3.5. INFORME DE SOLICITUDES DE TRASLADO

<Inciso modificado por la Circular 16 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> La administradora anterior, previa verificación del cumplimiento de los requisitos legales, debe informar a la nueva administradora, al afiliado y al empleador, si es del caso, acerca de la procedencia o no de las solicitudes de traslado reportadas en el respectivo mes de acuerdo con el subnumeral precedente, a más tardar el 23 del mismo mes en que se efectuó el reporte, o  a más tardar el 23 del mes siguiente en que se efectuó la solicitud de traslado, cuando se trate de traslados entre regímenes, si la solicitud fue radicada ante la administradora anterior.

Para ello debe emplear un formato que contenga como mínimo las siguientes especificaciones:

3.5.1. Nombre o razón social de la nueva entidad administradora

3.5.2. Fechas del reporte de las solicitudes de traslado y del informe de verificación de los requisitos legales

3.5.3. Nombre y apellidos del solicitante

3.5.4. Documento de identificación

3.5.5. Procedencia o improcedencia de la solicitud. Causal ---------

3.5.6. Nombre completo, cargo y firma del funcionario responsable

3.6. CAUSALES DE RECHAZO DEL TRASLADO

Para efectos de lo dispuesto en el subnumeral 3.5.5, la administradora anterior está en la obligación de verificar que el afiliado no esté incurso en alguna de las siguientes situaciones:

3.6.1. Fecha de la última selección menor a 6 meses (cambio entre administradoras del RAIS)

3.6.2. Fecha de la última selección menor a 5 años (traslado entre regímenes pensionales)

3.6.3 <Subnumeral modificado por la Circular 12 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Que al afiliado le falten 10 o menos años para cumplir la edad para tener derecho a la pensión de vejez en el régimen de prima media con prestación definida (traslado entre regímenes), salvo que se trate: (i) de una solicitud de traslado soportado en el acceso a una pensión familiar, de conformidad con el art. 5 del Decreto 288 de 2014 o (ii) se encuentre dentro de la oportunidad de traslado consagrada en el artículo 76 de la Ley 2381 de 2024.

3.6.4. En disfrute de pensión

3.6.5. Solicitud de pensión en trámite

3.6.6. No afiliado

Los plazos mencionados en los subnumerales 3.6.1. y 3.6.2. deben contarse desde la fecha en que se seleccionó la administradora anterior, siempre que tal selección se haya realizado dentro de los términos legales.

En los eventos en que la administradora anterior verifique que se cumplieron los requisitos legales para que proceda el traslado, en el respectivo informe debe precisar la fecha a partir de la cual dicho traslado surte efectos, así como el mes a partir del cual deben efectuarse las cotizaciones a la nueva entidad.

En los eventos en que no proceda el traslado, el informe debe expresar con claridad la causa del rechazo.

3.7. TRASLADO DE LA INFORMACIÓN Y DE LOS SALDOS DEL AFILIADO A LA NUEVA ENTIDAD ADMINISTRADORA

<Inciso modificado por la Circular 12 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> La administradora anterior tiene como plazo máximo 30 días hábiles siguientes a la fecha en que inicia la efectividad, definida en el siguiente subnumeral, para transferir los recursos pertinentes y remitir la información respectiva a la nueva administradora, dejando expresa constancia de dicha transferencia. No obstante, para el caso de los traslados de recursos que se generen con la aplicación del parágrafo del artículo 76 de la Ley 2381 de 2024, este señala que los valores contenidos en la cuenta de ahorro individual de las personas que hagan uso de este mecanismo seguirán siendo administrados por las Administradoras de Fondos de Pensiones hasta el momento en que se consolide la pensión integral de vejez.

La información a trasladar de la historia laboral del afiliado, la cual puede remitirse en medio magnético o electrónico, debe contener como mínimo: nombre y apellidos, fecha de nacimiento, sexo, documento de identificación y por cada período cotizado el número de identificación del empleador, la administradora en la que se efectuaron las cotizaciones, el período correspondiente, salario base de cotización, semanas cotizadas, valor de las cotizaciones obligatorias, porcentaje de cotización de alto riesgo, aportes voluntarios, si a ello hay lugar, y la solicitud del bono pensional, así como toda información adicional que repose en la entidad.

Si en la fecha en que se efectúe el traslado de los saldos de un trabajador dependiente, la administradora anterior no ha recibido la última cotización, es decir, la que debió liquidarse en el mes en que se hizo efectivo el traslado, debe proceder a la transferencia de ésta dentro de los 20 días calendario siguientes a su recepción.

Si el traslado se produce del régimen de prima media al de ahorro individual además del envío de la información aludida, hay lugar a la transferencia del título pensional o del valor que corresponda a la reserva pensional entregada, en su caso, y a la emisión o entrega del bono pensional.

Tratándose de trabajadores independientes, la administradora anterior tiene el mismo plazo máximo previsto en el primer inciso del presente subnumeral, para transferir los saldos y remitir la información respectiva a la nueva administradora.

3.8. EFECTIVIDAD DEL TRASLADO ANTE LA NUEVA ADMINISTRADORA

De conformidad con lo dispuesto en el art. 42 del Decreto 1406 de 1999, el traslado surte efectos el primer día calendario del segundo mes siguiente a la fecha de presentación de la solicitud de vinculación realizada por el afiliado ante la nueva administradora.

3.9. PRIMERA COTIZACIÓN A LA NUEVA ADMINISTRADORA <Numeral modificado por la Circular 24 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

La primera autoliquidación y consignación de aportes a la nueva administradora debe realizarse en el mes siguiente al cual se hace efectivo el traslado, dentro de los plazos legalmente previstos para ello. A título de ejemplo, si el traslado surte efectos el 1 de agosto, la autoliquidación y consignación de aportes a la nueva administradora debe realizarse en septiembre, correspondiente a los aportes de agosto.

3.10. DOCUMENTOS SOPORTE DE LAS SOLICITUDES EFECTUADAS

Tanto la nueva administradora como aquella en la cual se encontraba afiliado el trabajador, deben mantener a disposición de la SFC los documentos que soporten las solicitudes de traslado presentadas con el propósito de que en cualquier momento pueda verificarse el cumplimiento efectivo de las instrucciones aquí contenidas.

3.11. REALIZACIÓN DE CONVENIOS PARTICULARES

Las entidades administradoras de pensiones pueden celebrar convenios de carácter gremial o entre regímenes, con el propósito de lograr la agilización y seguridad del procedimiento, así como de la información que se obtenga en el trámite de los traslados.

En todo caso, las administradoras son responsables del cumplimiento de los términos y condiciones establecidas en el presente numeral para los trámites de traslados.

3.12. RENTABILIDAD EN EL TRASLADO DE RECURSOS DEL RÉGIMEN SOLIDARIO DE PRIMA MEDIA CON PRESTACIÓN DEFINIDA AL RÉGIMEN DE AHORRO INDIVIDUAL CON SOLIDARIDAD <Subnumeral modificado por la Circular 14 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Donde:

R_A     = Rentabilidad acumulada del período a calcular

R_Mi     = Rentabilidad divulgada por la SFC para cada uno de los meses que componen el período de cálculo.

i=1,2,…,n

En el evento en que dentro del período de cálculo se presente una fracción de mes, la rentabilidad de los respectivos días se establecerá mediante la aplicación de la siguiente fórmula:

Donde:

R_Mx = Rentabilidad equivalente para los n días calendario del mes

R_M = Rentabilidad divulgada por la SFC para el mes

n      = Número de días calendario a tener en cuenta

ndm = Número de días calendario del mes del cálculo

Las rentabilidades mensuales divulgadas por la SFC, se calculan de acuerdo con lo dispuesto para el tipo de fondo moderado en la Opción A, en los términos del parágrafo 2 del art. 2.6.5.1.2 del Decreto 2555 de 2010, tomando como período de cálculo el número de días calendario del respectivo mes.

<Inciso derogado por la Circular 16 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

3.13. DEBER DE ASESORÍA PARA QUE PROCEDA EL TRASLADO DE AFILIADOS ENTRE REGÍMENES. <Numeral adicionado por la Circular 16 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

De acuerdo con el inciso segundo del artículo 9º de la Ley 1328 de 2009, adicionado por el parágrafo 1º del artículo 2º de la Ley 1748 de 2014, y el art. 2.6.10.2.3. del Decreto 2555 de 2010, las Administradoras del Sistema General de Pensiones deben garantizar que los afiliados que deseen trasladarse entre regímenes pensionales, reciban asesoría de representantes de ambos regímenes, como condición previa para que proceda el traslado.

3.13.1. Solicitud de asesoría

3.13.1.1. Requisitos para la solicitud de asesoría.

<Inciso modificado por la Circular 12 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> El afiliado puede efectuar la solicitud de asesoría en cualquier momento, salvo: (i) que se encuentre dentro del término de 10 años establecido en el literal e) del artículo 13 de la Ley 100 de 1993 o (ii) que no se encuentre dentro del término de 2 años a los que se refiere el artículo 76 de la Ley 2381 de 2024 y demás normas que lo adicionen o modifiquen.

<Inciso adicionado por la Circular 12 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> La solicitud debe realizarse por cualquier medio verificable ante la administradora en la que se encuentra afiliado o ante la administradora del otro régimen a la que estaría interesado en trasladarse. Una vez el afiliado reciba las asesorías por parte de las administradoras de ambos regímenes, se podrá dar inicio al procedimiento de traslado de que trata el numeral 3 de este capítulo.

Para efectuar esta solicitud no se pueden exigir formalidades adicionales a la presentación del documento de identificación del afiliado.

3.13.1.2. Deberes de las administradoras frente a la solicitud de asesoría.

3.13.1.2.1. Una vez presentada la solicitud de asesoría, la administradora del SGP debe requerir al solicitante toda la información necesaria que permita contactar al afiliado para la prestación de la asesoría. En la recolección de esta información, la administradora del SGP debe solicitar, como mínimo, los siguientes datos: teléfono de residencia y trabajo, celular, dirección de correo electrónico y dirección del domicilio y trabajo. En todo caso, la administradora donde se efectuó la solicitud de asesoría debe procurar brindar la asesoría inmediatamente.

3.13.1.2.2. La administradora del SGP que reciba la solicitud debe contar con las autorizaciones sobre protección y tratamiento de datos personales a que haya lugar a efectos de poder compartir información entre las administradoras responsables de la prestación de las asesorías.

3.13.1.2.3. Como soporte de la solicitud de asesoría, la administradora del SGP debe expedir y entregar al afiliado un documento que contenga como mínimo lo siguiente: la información de identificación y los datos de contacto del afiliado, la autorización que otorgó para el tratamiento y protección de datos personales, una explicación o presentación del procedimiento de asesoría y traslado entre regímenes, haciendo énfasis en la necesidad de recibir asesoría de parte de ambas administradoras como requisito para que proceda la futura solicitud de traslado, la fecha límite dentro de la cual las administradoras involucradas le deben brindar la asesoría personalizada de la que trata el subnumeral 3.13.2. de este capítulo y los derechos que le asisten durante la asesoría.

3.13.1.2.4. Desde la fecha en que se solicita la asesoría, las administradoras del SGP involucradas en la asesoría, cuentan con un plazo máximo de 20 días hábiles para brindarla.

<Inciso modificado por la Circular 12 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando se trate de aquellos afiliados próximos a cumplir la edad máxima para traslado entre regímenes y cuando se encuentre próximo el vencimiento del plazo de que trata el artículo 76 de la Ley 2381, las administradoras deben tomar todas las medidas conducentes a prestar la asesoría de manera ágil y expedita, con el fin de garantizarles el ejercicio de su derecho de traslado.

3.13.1.2.5. La administradora que reciba la solicitud de asesoría debe remitir copia de la misma a la otra administradora, a más tardar el día hábil siguiente a su recepción, para que esta pueda proceder con lo indicado en el subnumeral 3.13.1.2.4. de este capítulo.

3.13.2. Información mínima que debe ser suministrada al afiliado de manera personalizada y particularizada en el marco de la asesoría.

<Inciso modificado por la Circular 12 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Conforme los aspectos que corresponden a su respectivo régimen, cada administradora del Sistema General de Pensiones, debe suministrar al afiliado la información que se detalla a continuación. Esta información se debe suministrar de manera personalizada, esto es, debe prestarse a través de un medio verificable que permita la interacción directa y en tiempo real entre representantes de la entidad y el afiliado. Asimismo, la información debe estar ajustada a la situación particular del interesado, debe ser presentada de manera sencilla y didáctica de tal forma que facilite la comprensión del consumidor financiero y debe contener los datos de identificación del afiliado. Colpensiones y las Administradoras de Fondos de Pensiones podrán de forma conjunta adelantar jornadas masivas para llevar a cabo la doble asesoría, en las que cada administradora debe suministrar la información particular e individualizada a los afiliados que hayan solicitado la asesoría. Se debe suministrar al afiliado la información de que trata el presente subnumeral y disponer de medios verificables individuales.

3.13.2.1. Información a ser suministrada por la administradora del RPM

3.13.2.1.1. Información general sobre pensión de vejez

Requisitos para obtener pensión de vejez. (Solo se debe informar lo que corresponda, según el género del afiliado al que se le está brindando asesoría).	Mujer: Haber cumplido 57 años y haber cotizado un mínimo de 1300 Semanas (26 años aproximadamente)
Hombre: Haber cumplido 62 años y haber cotizado un mínimo de 1300 Semanas (26 años aproximadamente)
Indemnización que sustituye la pensión de vejez en el evento en que no se cumplan los requisitos para pensionarse. (Solo se informará lo que corresponda, según el género del afiliado al que se le está brindando asesoría)	Las mujeres que habiendo cumplido 57 años no hayan cotizado un mínimo de 1300 semanas (26 años aproximadamente), podrán seguir cotizando hasta cumplir el mínimo de semanas exigidas. En el evento en que se declare su imposibilidad de seguir cotizando, tendrá derecho a recibir, en sustitución de la pensión, el valor de las cotizaciones efectuadas, actualizadas con el IPC. Los hombres que habiendo cumplido 62 años no hayan cotizado un mínimo de 1300 semanas (26 años aproximadamente), podrán seguir cotizando hasta cumplir el mínimo de 1300 semanas. En el evento en que se declare su imposibilidad de seguir cotizando, tendrá derecho a recibir, en sustitución de la pensión, el valor de las cotizaciones efectuadas, actualizadas con el IPC. En los casos en que los afiliados hayan sido beneficiarios al subsidio al aporte pensional, solo se les devolverá lo correspondiente a los aportes realizados por el afiliado.

3.13.2.1.2 Proyección de eventos pensión de vejez

Número de semanas cotizadas en el SGP a la fecha de la asesoría	xxx
Si cotiza 12 meses al año		Si cotiza 9 meses al año	Si cotiza 6 meses al año	Si no continúa cotizando
Proyección de la edad en la cual se pensionaría en el RPM (*).	xx Años	xx Años	xx Años	xx Años
Valor proyectado de la pensión al cumplir la edad indicada en la fila anterior.	$ xx	$ xx	$ xx	$ xx
Proyección del número de semanas cotizadas al cumplir 57 (o 62) años (**). Como quiera que de acuerdo con las proyecciones al cumplir 57 años (o 62) usted no alcanzaría a cumplir el mínimo de 1300 semanas cotizadas para tener derecho a la pensión, podría seguir cotizando hasta alcanzar el mínimo de semanas para pensión o, si lo prefiere, tendría derecho a recibir una indemnización que sustituye la pensión de vejez, correspondiente a los siguientes valores (**).	xx Semanas $ xx	xx Semanas $ xx	xx Semanas $ xx	xx Semanas $ xx

(*) Corresponde a la edad en la cual el afiliado cumple con los requisitos de edad y semanas cotizadas para pensionarse en el RPM, es decir, mínimo 57 años y 1300 semanas para mujeres y mínimo 62 años y 1300 semanas si es hombre.

(**) La información de este recuadro será suministrada únicamente en aquellos eventos en que, de acuerdo con las proyecciones, el afiliado al cumplir 57 (mujer) o 62 (hombre) años no alcanza a cotizar el mínimo de semanas exigidas.

<Inciso adicionado por la Circular 12 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Las proyecciones se realizarán sin tener en cuenta los tiempos recordados por el afiliado. Los tiempos recordados son los mencionados por el afiliado en la asesoría, los cuales no hacen parte de la historia laboral. No obstante, se podrá solicitar la corrección de historia laboral una vez finalizada la asesoría.

3.13.2.1.3. Para aquellos afiliados que, de acuerdo con las proyecciones, sean sujetos de indemnización sustitutiva de la pensión de vejez, se les debe suministrar información sobre los mecanismos de protección a la vejez -Beneficios Económicos Periódicos (BEPS) y Pensión Familiar- y sus requisitos de acceso, de tal forma que puedan contar con la información suficiente para decidir si desean o no adherirse a alguno de ellos.

3.13.2.1.4. La información adicional que considere la administradora que se debe suministrar para que el afiliado tome una decisión informada, de acuerdo con su situación particular.

3.13.2.2. Información a ser suministrada por la administradora del RAIS.

3.13.2.2.1. Información general sobre la pensión de vejez.

Requisitos para obtener pensión de vejez.	Que el capital acumulado en su cuenta de ahorro individual le permita obtener una pensión mensual superior al 110% del SMLMV.
Requisitos para obtener la garantía de pensión mínima de vejez. (Solo se informará lo que corresponda, según el género del afiliado al que se le está brindando asesoría).	Mujer: Haber cumplido 57 años, haber cotizado un mínimo de 1150 semanas (23 años aproximadamente), que el saldo de la cuenta de ahorro individual no le alcance para generar una pensión de un salario mínimo y que los ingresos permanentes que recibe no sean superiores a un salario mínimo, excluido el ingreso sobre el cual cotiza y que dejaría de percibir al momento de pensionarse.
Hombre: Haber cumplido 62 años, haber cotizado un mínimo de 1150 semanas (23 años aproximadamente), que el saldo de la cuenta de ahorro individual no le alcance para generar una pensión de un salario mínimo y que los ingresos permanentes que recibe no sean superiores a un salario mínimo, excluido el ingreso sobre el cual cotiza y que dejaría de percibir al momento de pensionarse.
Devolución de saldos en el evento en que no se cumplan los requisitos para obtener la pensión de vejez. (Solo se informará lo que corresponda, según el género del afiliado al que se le está brindando asesoría).	Las mujeres que habiendo cumplido 57 años, no hayan cotizado un mínimo de 1150 semanas (23 años aproximadamente) y no hayan acumulado el capital necesario para financiar una pensión de por lo menos un salario mínimo, tendrán derecho a la devolución del capital acumulado en su cuenta de ahorro individual y el valor del bono pensional, si a este hubiere lugar, o a continuar cotizando hasta alcanzar el derecho a la pensión.
Los hombres que habiendo cumplido 62 años, no hayan cotizado un mínimo de 1150 semanas (23 años aproximadamente) y no hayan acumulado el capital necesario para financiar una pensión de por lo menos un salario mínimo, tendrán derecho a la devolución del capital acumulado en su cuenta de ahorro individual y el valor del bono pensional, si a este hubiere lugar, o a continuar cotizando hasta alcanzar el derecho a la pensión.

3.13.2.2.2. Proyección de eventos de pensión de vejez

Número de semanas cotizadas en el SGP a la fecha de la asesoría	xxx
Si cotiza 12 meses al año		Si cotiza 9 meses al año	Si cotiza 6 meses al año	Si no continua cotizando
Proyección de la edad a la cual se pensionaría en el RAIS. (Edad en la cual acumularía el capital necesario para pensionarse)	xx Años	xx Años	xx Años	xx Años
Valor proyectado de la pensión bajo la modalidad de retiro programado, a la edad indicada en la fila anterior, teniendo en cuenta los siguientes tiempos de permanencia en cada tipo de fondo: xx años en el Moderado, xx años en el Conservador y xx años en el de Mayor Riesgo. (*)	$ xx	$ xx	$ xx	$ xx
Proyección de la edad en la cual tendría derecho a garantía de pensión mínima (un salario mínimo). (**)	xx Años	xx Años	xx Años	xx Años
Proyección del número de semanas cotizadas al cumplir 57 (o 62) años. (***) Como quiera que, de acuerdo con las proyecciones, al cumplir 57 (o 62) años usted no alcanzaría a cumplir el mínimo de 1150 semanas cotizadas y no acumularía el capital necesario para financiar una pensión de por lo menos un salario mínimo, podría seguir cotizando hasta alcanzar el capital necesario para pensionarse o, si lo prefiere, tendría derecho a recibir el capital acumulado en la cuenta individual, incluido el valor del bono	xx Semanas	xx Semanas	xx Semanas	xx Semanas
pensional si a este hubiere lugar. Los valores proyectados de la devolución de saldos, serían los siguientes. (***)	$ xx	$ xx	$ xx	$ xx
Proyección de la edad en la cual se pensionaría en el RPM. (****)	xx Años	xx Años	xx Años	xx Años
Proyección del valor de la pensión en el RAIS al cumplir la edad indicada en la fila anterior, para pensionarse en el RPM. (*****)	$ xx	$ xx	$ xx	$ xx

(*) Los tiempos de permanencia en cada tipo de fondo serán los que manifieste el afiliado de acuerdo con su condición particular y respetando las reglas de convergencia.

(**) Esta información será suministrada únicamente en aquellos eventos en que de acuerdo con las proyecciones, el afiliado al cumplir, por lo menos, 57 (mujer) o 62 (hombre) años, alcanza a cotizar 1150 semanas, pero a dicha edad no ha acumulado el capital necesario para financiar una pensión de por lo menos un salario mínimo y no recibe ingresos permanentes superiores a un salario mínimo, excluido el ingreso sobre el cual cotiza y que dejaría de percibir al momento de pensionarse.

(***) La información de este recuadro será suministrada únicamente en aquellos eventos en que de acuerdo con las proyecciones, el afiliado al cumplir 57 (mujer) o 62 (hombre) años no alcanza a cotizar el mínimo de semanas exigidas y no ha acumulado el capital necesario para financiar una pensión de por lo menos un salario mínimo.

(****) Corresponde a la edad en la cual el afiliado cumple con los requisitos de edad y semanas cotizadas para pensionarse en el RPM, es decir, mínimo 57 años y 1300 semanas para mujeres y mínimo 62 años y 1300 semanas para hombres.

(*****) Las proyecciones se efectuarán bajo el supuesto de que el afiliado continúa en el RAIS o se traslada a dicho régimen desde la fecha de la asesoría, en el evento en que se encuentre afiliado en el RPM. En aquellos casos en que para alguna de las densidades de cotización el capital acumulado no le dé derecho a una pensión, en la columna correspondiente se indicará lo siguiente: “No tendría derecho a pensionarse, por lo tanto aplicaría devolución de saldos”.

<Inciso adicionado por la Circular 12 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Colpensiones y las Administradoras de Fondos de Pensiones podrán de forma conjunta adelantar jornadas masivas para llevar a cabo la doble asesoría, en las que cada administradora debe suministrar la información particular e individualizada a los afiliados que hayan solicitado la asesoría. Se debe suministrar al afiliado la información de que trata el presente subnumeral y disponer de medios verificables individuales.

3.13.2.2.3. Para aquellos afiliados que de acuerdo con las proyecciones sean sujetos de devolución de saldos, se les debe suministrar información sobre los mecanismos de protección a la vejez -Beneficios Económicos Periódicos (BEPS) y Pensión Familiar- y sus requisitos de acceso, de tal forma que puedan contar con la información suficiente para evaluar si llegado el momento les interesaría o no adherirse a alguno de ellos.

3.13.2.2.4. La información adicional que considere la administradora que se le debe suministrar para que el afiliado tome una decisión informada, de acuerdo con su situación particular.

Los datos que se requieran para individualizar la información de que trata el presente subnumeral 3.13.2. de este capítulo no pueden ser exigidos al afiliado si la administradora ya dispone de ellos.

Para efectos del cálculo de las proyecciones mencionadas, las administradoras deben atender las instrucciones establecidas en el subnumeral 3.4.9. del Capítulo I del Título III de la Parte I de esta circular.

3.13.2.3 Información que debe ser suministrada por la administradora que preste la segunda asesoría

A efectos de cumplir lo indicado en este subnumeral, las administradoras del SGP deben establecer un mecanismo que les permita identificar aquella administradora que prestó la primera asesoría y, en general, el estado del trámite de asesoría.

<Inciso modificado por la Circular 51 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Finalizada la segunda asesoría, la administradora del SGP que la haya prestado, debe informar al afiliado las alternativas con las que cuenta en relación con el proceso de traslado, esto es: radicar el formulario de que trata el subnumeral 3.2. de este capítulo ante cualquiera de las administradoras para iniciar el proceso de traslado o no iniciarlo. Adicionalmente debe informar que la vigencia de las asesorías recibidas es de 12 meses y que una vez radicado el formulario se da inicio al término legal para el ejercicio del derecho de retracto del que trata el subnumeral 3.3. de este capítulo.

Si la administradora que presta la segunda asesoría es la administradora a la que tiene intención de trasladarse el afiliado, se debe continuar con lo establecido en el subnumeral 3.4,  

3.13.3. Información general que debe ser suministrada al afiliado en el marco de la asesoría.

<Inciso modificado por la Circular 12 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Sin perjuicio de la información que debe ser suministrada al afiliado de manera personalizada y particularizada de la que tratan los subnumerales 3,13.1. y 3.13.2. de este capítulo, cada administradora del Sistema General de Pensiones, conforme los aspectos que corresponden a su respectivo régimen, debe, como mínimo, brindar información sobre lo siguiente: definición de pensión, excepciones y excluidos del respectivo régimen pensional, ingreso base de liquidación (IBL) como base para el cálculo ce la mesada pensional, condiciones y restricciones para los traslados de régimen de pensión, igualdad de condiciones de reconocimiento de prestaciones de invalidez y sobrevivencia en los dos regímenes. Para el caso de las administradoras del régimen de ahorro individual con solidaridad, deben dar una explicación sobre cotización voluntaria, retiro programado y renta vitalicia inmediata.

La asesoría de la que trata este subnumeral puede ser prestada a través de cualquier medio verificable que se encuentre a disposición de los afiliados.

3.13.4. Preservación de la documentación relacionada con la asesoría.

Copia de la información suministrada al afiliado, de que trata el subnumeral 3.13.2. de este capítulo debe ser conservada por las administradoras y debe estar disponible para la SFC y para que el afiliado la pueda volver a consultar en cualquier momento, inclusive después de realizado el traslado entre regímenes.

Esta copia debe ser firmada por el afiliado en señal de: recibo de la información, recibo de la asesoría requerida para realizar el traslado de régimen y aceptación y entendimiento de los efectos legales así como los potenciales riesgos y beneficios de su decisión. Cuando la asesoría se preste por medios distintos a los presenciales, las administradoras igualmente deben mantener los soportes de la información suministrada y deben establecer los mecanismos necesarios para verificar la aceptación dada por el afiliado en los términos de este inciso.

3.13.5. Imposibilidad de brindar la asesoría.

Si alguna de las administradoras no puede brindar la asesoría al afiliado dentro del plazo previsto en el primer inciso del subnumeral 3.13.1.2.4. de este capítulo, por factores atribuibles al afiliado, debe conservar los soportes que evidencien las razones por las cuales no se pudo encontrar al afiliado o por las cuales no se pudo brindar la asesoría.

Sin embargo, lo anterior no obsta para que la asesoría pueda ser prestada en otro momento por iniciativa del afiliado.

3.13.6. Mecanismos de intercambio de información.

Las administradoras del SGP pueden suscribir convenios de intercambio de información con la finalidad exclusiva de facilitar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en el presente subnumeral 3.13. de este capítulo y de velar por los derechos de los afiliados. Asimismo, se puede implementar el uso de herramientas tecnológicas para garantizar la eficiencia del procedimiento de traslado. Lo anterior, en consonancia con la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

3.13.7. Posibilidad de solicitar la información en cualquier momento.

Sin perjuicio de lo dispuesto en el subnumeral 3.13. de este capítulo y de la información que se suministra al afiliado en sus extractos, el afiliado puede solicitar en cualquier momento, durante la vigencia de su relación con la administradora, toda aquella información que requiera para tomar decisiones informadas en relación con su participación en cualquiera de los dos regímenes y la modalidad de pensión, incluyendo la escogencia de la aseguradora previsional en el caso de seleccionar una renta vitalicia.

3.13.8. Aclaración sobre el alcance de la asesoría.

La asesoría a que se refiere el subnumeral 3.13. de este capítulo en ningún caso será interpretada conforme a las normas relativas al deber de asesoría contenidas en el artículo 7.3.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010 o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

Para el caso del RAIS, se debe aclarar que las proyecciones realizadas en el marco de la asesoría se tratan de cálculos provisionales que no se deben entender como una situación jurídica concreta o como un derecho adquirido en favor del afiliado, que depende del tipo de fondo elegido, que no hay certeza sobre la rentabilidad exacta de un tipo de fondo, y que hay otros factores que pueden modificar el monto de la pensión o la devolución de los saldos tales como el ingreso base de cotización, la fidelidad de la cotización, el valor del bono pensional, si lo hay, la tasa de descuento del bono pensional, cuando aplique, y de sus beneficiarios. Finalmente, debe aclararse que las proyecciones no incluyen los aportes voluntarios.

Para el caso del RPM, se debe aclarar que la proyección realizada en el marco de la asesoría se trata de un cálculo provisional que no se debe entender como una situación jurídica concreta o como un derecho adquirido en favor del afiliado, teniendo en cuenta que los cálculos son hechos con la información disponible al momento de evaluar la posibilidad de traslado y que algunos parámetros técnicos, como el cambio en el ingreso base de cotización y la fidelidad de cotización pueden implicar variaciones en la probabilidad de acceder a alguna prestación dentro del régimen o el monto de la misma.

Asimismo, se debe aclarar que el afiliado es responsable por la veracidad de los datos que suministre para efectos de la preparación de la información de la asesoría por parte de las administradoras, cuando la administradora no dispone o no ha conocido dichos datos y, por ende, los pudo solicitar.

4. TRASLADO DE RÉGIMEN PENSIONAL EN LOS TÉRMINOS DE LA SENTENCIA SU 062 DE 2010 DE LA CORTE CONSTITUCIONAL PARA EL CASO DE AFILIADOS BENEFICIARIOS DEL RÉGIMEN DE TRANSICIÓN SIN EL CUMPLIMIENTO DE LOS TÉRMINOS LEGALES DE TRASLADO

Para efectos de dar aplicación a lo establecido en la Sentencia SU-062 de 2010 proferida por la Corte Constitucional, las administradoras del SGP deben adelantar el procedimiento que se describe a continuación:

4.1. SOLICITUD DE APLICACIÓN DE LA SENTENCIA SU 062 DE 2010 Y DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE TRASLADO

Cuando el afiliado al RAIS desee que se le aplique la jurisprudencia establecida en el mencionado fallo debe expresar su voluntad mediante el diligenciamiento y entrega del formulario de traslado a Colpensiones, antes ISS, acompañado de una comunicación en la que manifieste su intención de acogerse a la referida sentencia y de una fotocopia de su documento de identificación.

4.2. REPORTE DE SOLICITUDES DE TRASLADO

El día 10 de cada mes, Colpensiones debe radicar ante las respectivas sociedades administradoras de fondos de pensiones los formularios de traslado de estos afiliados que haya recibido en el mes inmediatamente anterior, para lo cual utilizará el aplicativo establecido para tal fin, informando a cada sociedad administradora y por cada afiliado, el número de semanas que, de acuerdo con la correspondiente historia laboral de Colpensiones, anterior ISS, había cotizado el afiliado al 31 de marzo de 1994 o a la fecha en que haya entrado en vigencia el SGP en el respectivo nivel territorial, según corresponda.

Debe tenerse en cuenta que la fecha de entrada en vigencia del SGP en el nivel territorial debía ser determinada por la autoridad competente, sin exceder del 30 de junio de 1995.

4.3. REQUISITOS A VERIFICAR

La sociedad administradora de fondos de pensiones que reciba el formulario de traslado, debe verificar que se cumplan los requisitos -señalados en la Sentencia SU 062 de 2010-, a saber:

4.3.1. Que el afiliado, a la fecha de entrada en vigencia del SGP, es decir el 1 de abril de 1994, o a la fecha en que haya entrado en vigencia el SGP en el respectivo nivel territorial, tuviera 15 años de servicios cotizados para la pensión de vejez, equivalentes a 750 semanas.

4.3.2. Que traslade a Colpensiones, todos los aportes pensionales (ahorro) que haya acumulado en su cuenta de ahorro individual.

4.3.3. Que el ahorro efectuado en el RAIS, incluidos sus rendimientos y el valor correspondiente del fondo de garantía de pensión mínima del referido régimen, no sea inferior al monto total que habría obtenido en caso que hubiere permanecido en el RPMPD.

4.4. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS

Contra la radicación del formulario de traslado, la sociedad administradora de fondos de pensiones debe informar a Colpensiones, mediante el aplicativo establecido para tal fin, si el afiliado cumple o no con el requisito señalado en el subnumeral 4.3.1. Para este efecto, la sociedad debe tener en cuenta, además de las semanas reportadas por Colpensiones, antes el ISS, en la solicitud de traslado, las que tenga registradas como cotizadas o el tiempo de servicio prestado en las entidades que no realizaron aportes para pensión a dicha entidad o instituto. En caso de no cumplirse este requisito, la solicitud de traslado será rechazada.

Verificado el cumplimiento del requisito anterior, la sociedad administradora de fondos de pensiones debe efectuar el cálculo de la equivalencia del ahorro entre el régimen de prima media y el de ahorro individual, estableciendo si la suma acumulada en la cuenta de ahorro individual del afiliado es suficiente o equivalente a la que hubiera obtenido si el afiliado hubiese permanecido en el RPMPD.

A más tardar el día 23 del mes de la radicación del formulario de traslado ante la sociedad administradora de fondos de pensiones, ésta mediante el aplicativo establecido para tal fin, debe informar a Colpensiones el resultado de las validaciones realizadas, indicando:

4.4.1. Las solicitudes que fueron rechazadas por incumplimiento del requisito señalado en el subnumeral 4.3.1.

4.4.2. Las solicitudes que fueron aprobadas por el cumplimiento del requisito señalado en el subnumeral 4.3.1. y por el cumplimiento del cálculo de equivalencia señalado en el subnumeral 4.3.3.

4.4.3. Las solicitudes que cumpliendo con el requisito señalado en el subnumeral 4.3.1., no cumplen con el requisito del subnumeral 4.3.3., indicando en este caso el valor de la diferencia que debe ser consignada por el afiliado.

Simultáneamente, entre el día 23 y el 30 del mes de la radicación del formulario de traslado ante la sociedad administradora de fondos de pensiones, ésta notificará al afiliado los resultados del proceso, de lo cual debe dejar constancia.

A aquellas solicitudes que, cumpliendo con el requisito señalado en el subnumeral 4.3.1, no cumplan con el requisito establecido en el subnumeral 4.3.3. es decir que el saldo de la cuenta de ahorro individual del afiliado es menor al resultado del cálculo efectuado por la sociedad administradora de fondos de pensiones, la notificación mediante comunicación escrita al afiliado, debe indicar lo siguiente:

4.4.4. Que a partir de la fecha de la comunicación, el afiliado tiene un plazo que esta Superintendencia estima razonable de 2 meses para consignar a favor de Colpensiones el valor de la diferencia. En esta comunicación se le debe indicar la entidad bancaria, el número de la cuenta, los medios de pago aceptados y el procedimiento para efectuar la consignación.

En todo caso las entidades administradoras de pensiones pueden establecer, de manera general, un plazo diferente al señalado en el inciso anterior, previa información a esta Superintendencia justificando su razonabilidad.

El valor de la diferencia que debe consignar el afiliado como requisito para la aprobación del traslado no está sujeto a las variaciones de la rentabilidad de los fondos de pensiones en el plazo establecido para el efecto.

4.4.5. Que dentro del mismo plazo, el afiliado debe comprobar ante la sociedad administradora de fondos de pensiones, la realización de la consignación, entregando copia legible de la misma a la administradora de pensiones de la cual pretende trasladarse.

4.4.6. Que si el afiliado no llegare a pagar o paga de manera parcial la referida diferencia dentro del plazo señalado, el traslado debe ser rechazado y Colpensiones debe devolver al afiliado los dineros recibidos por este concepto, dentro del mes siguiente al rechazo del traslado, para lo cual debe informar al afiliado respecto de la disponibilidad de los recursos.

El día 23 de cada mes, la sociedad administradora de fondos de pensiones debe revisar los casos sobre los que haya recibido la copia de la consignación y, de resultar procedente, debe aprobar los traslados a través del aplicativo establecido para tal fin, entregando a Colpensiones copia digitalizada de la consignación realizada por el afiliado.

Igualmente debe revisar los casos sobre los que habiéndose cumplido el plazo de 2 meses no haya recibido la copia de la consignación y procederá a su rechazo informando de tal hecho a Colpensiones, a través del aplicativo establecido para tal fin y al afiliado, quien puede presentar una nueva solicitud de traslado en los términos de la referida Sentencia.

Si el afiliado con posterioridad a los 2 meses establecidos como plazo razonable, demuestra haber consignado en tiempo y en debida forma el valor de la diferencia, aun cuando su solicitud de traslado hubiese sido rechazada, la administradora de fondos de pensiones, a partir de la fecha de la comprobación, debe proceder a aprobar el traslado en las condiciones establecidas en este subnumeral.

4.5. EFECTIVIDAD DEL TRASLADO

Una vez aprobado el traslado, ya sea por el cumplimiento de los requisitos mencionados o por la consignación de la diferencia por parte del afiliado, la sociedad administradora de fondos de pensiones debe girar a Colpensiones el saldo que posea el afiliado en su cuenta de ahorro individual, a más tardar, el día 20 del mes siguiente a la aprobación. La sociedad administradora de fondos de pensiones debe informarle a Colpensiones, de manera detallada e individualizada por afiliado, el monto girado, el número de semanas de cotización a que corresponde, y debe remitir su historia laboral debidamente actualizada.

De conformidad con lo establecido en el art. 42 del Decreto 1406 de 1999 el traslado que cumpla con los requisitos señalados en los subnumerales 4.3.1 y 4.3.3, tendrá efectos a partir del primer día calendario del segundo mes siguiente a la fecha de presentación de la solicitud de traslado. Así mismo, cuando el traslado es aprobado posteriormente por consignación realizada por el afiliado, producirá efectos a partir del primer día calendario del segundo mes siguiente a la fecha de su aprobación.

4.6. MARCACIÓN DE LA BASE DE DATOS DE COLPENSIONES - ANTES ISS-

Colpensiones debe realizar una marcación en su base de datos, identificando que los afiliados cuyo traslado se ha autorizado, son beneficiarios del régimen de transición.

4.7. APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO EN OTRAS ADMINISTRADORAS DEL RPMPD

El procedimiento señalado en este numeral es aplicable también a las administradoras del RPMPD diferentes a Colpensiones, antes el ISS, caso en el cual la respectiva entidad debe convenir con las administradoras del RAIS el procedimiento requerido para cumplir con las disposiciones de esta Circular, el cual debe ser informado a esta Superintendencia.

5. TRASLADO DE RECURSOS E INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN ENTRE ENTIDADES ADMINISTRADORAS DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES (SGP) Y LA ENTIDAD ADMINISTRADORA DEL SERVICIO SOCIAL COMPLEMENTARIO DE BENEFICIOS ECONÓMICOS PERIÓDICOS – BEPS

Las administradoras del SGP y la entidad administradora del Servicio Social Complementario de Beneficios Económicos Periódicos – BEPS deben informar a los afiliados o vinculados, según sea el caso, sobre la existencia y características del mecanismo BEPS, los requisitos de ingreso al mismo, los usos que pueden dar a los recursos ahorrados, y brindar la asesoría sobre sus potenciales riesgos y beneficios, en concordancia con lo establecido en los arts. 12 y 16 del Decreto 604 de 2013. Asimismo deben suministrar la información respecto del procedimiento para solicitar el traslado de los recursos.

La persona (que para efectos de este numeral se denominará, el solicitante), que decida trasladar sus recursos del SGP a la administradora del mecanismo BEPS o viceversa, de conformidad con lo dispuesto en el art. 16 del mencionado Decreto, debe realizar la solicitud ante la administradora del mecanismo BEPS, o ante la administradora del SGP donde tenga los recursos, para lo cual debe diligenciar el formulario único de traslado.

La administradora del mecanismo BEPS y las administradoras del SGP deben acordar el contenido del referido formulario. Sin perjuicio de lo anterior, es responsabilidad de la administradora del mecanismo BEPS presentarlo ante esta Superintendencia con el fin de obtener la respectiva aprobación, de manera previa a su utilización.

En todo caso, el formulario debe permitir la identificación de la causal de traslado de acuerdo con lo establecido en el art. 16 del Decreto 604 de 2013, y debe quedar constancia que el solicitante recibió de parte de la administradora la asesoría requerida así como la información suficiente, y que en consecuencia, entiende y acepta los efectos legales así como los potenciales riesgos y beneficios de su solicitud de traslado, en concordancia con los principios establecidos en las normas relacionadas con protección al consumidor financiero.

Se entiende que existe solicitud de traslado de recursos e información por parte del solicitante, desde el momento en que éste radique el mencionado formulario ante la respectiva administradora.

5.1 REPORTE DE SOLICITUDES DE TRASLADO DE RECURSOS

La administradora que reciba la solicitud de traslado debe informar, a más tardar el tercer día hábil de cada mes, a la administradora a la cual se desean trasladar los recursos acerca de las solicitudes de traslado radicadas en el mes inmediatamente anterior. Para estos efectos, la administradora que reciba la solicitud de traslado debe elaborar un reporte relacionando los nombres de los solicitantes con su identificación, junto con las copias de los respectivos formularios de solicitud de traslado, dejando constancia de la fecha en que se efectúa el reporte, atendiendo para el efecto las disposiciones aplicables en materia de protección de datos personales. El referido reporte puede ser remitido en medio magnético o electrónico.

5.2 INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DE LAS SOLICITUDES DE TRASLADO POR PARTE DE LAS ADMINISTRADORAS

La administradora a la cual se desea trasladar el solicitante, una vez reciba el reporte de solicitudes de traslado, debe evaluar cada solicitud en relación con el cumplimiento de los requisitos establecidos para su procedencia. Realizada dicha evaluación debe informar tanto al solicitante como a la administradora de la que se desean trasladar los recursos, acerca de la procedencia o no de la solicitud, a más tardar dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha en que recibió el mencionado reporte. Para estos efectos la administradora debe elaborar una comunicación que contenga como mínimo la siguiente información, respecto de cada solicitud:

5.2.1. Fecha de recepción de la solicitud

5.2.2. Nombre y apellidos del solicitante

5.2.3. Género

5.2.4. Tipo y número del documento de identificación

5.2.5. Causal del traslado

5.2.6. Fecha de evaluación del cumplimiento de los requisitos asociados a la solicitud

5.2.7. Procedencia o improcedencia de la solicitud. En este último caso, se deben indicar las razones por las cuales no procede.

5.2.8. Nombre, cargo y firma del funcionario responsable de la evaluación.

La referida comunicación puede ser remitida en medio magnético o electrónico.

5.3. TRASLADO DE RECURSOS E INFORMACIÓN ENTRE ADMINISTRADORAS

La administradora responsable de realizar el traslado, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha en que recibió la comunicación acerca de la procedencia del mismo, debe transferir los recursos e información a la otra administradora, dejando para el efecto el respectivo soporte, el cual debe incluir como mínimo la siguiente información, respecto de cada solicitud:

5.3.1. Fecha de traslado de los recursos

5.3.2. Nombre y apellidos del solicitante

5.3.3. Género

5.3.4. Tipo y número del documento de identificación

5.3.5. Monto de los recursos transferidos

Tratándose de recursos relacionados con devolución de saldos e indemnización sustitutiva, el plazo para la evaluación y traslado es el establecido en la ley para efectos del reconocimiento de estas prestaciones.

Las administradoras deben mantener a disposición de la SFC la documentación e información a que hace referencia el presente numeral, permitiendo su revisión en cualquier momento.

5.4. INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN

Entre las administradoras del SGP y la administradora del mecanismo BEPS se pueden suscribir convenios de intercambio de información con la finalidad exclusiva de facilitar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en el presente numeral y de velar por los derechos de los vinculados y afiliados al sistema de protección para la vejez. Así mismo, se puede implementar el uso de herramientas tecnológicas para garantizar la eficiencia del procedimiento de traslado y el funcionamiento adecuado del mecanismo BEPS.

6. MÚLTIPLE VINCULACIÓN

La aplicación de los criterios acá contenidos se debe efectuar sin perjuicio de lo establecido en el Decreto 3995 de 2008, el cual se aplica a los afiliados al SGP que al 31 de diciembre de 2007 se encontraban incursos en situación de múltiple vinculación entre el régimen de prima media con prestación definida y el de ahorro individual con solidaridad.

Para los efectos aquí contenidos, cuando se haga referencia al término “afiliación” se entiende la realizada al SGP, en tanto que el término “vinculación” se reserva para la que se efectúa ante una determinada entidad administradora, sea ésta del RAIS o RPMPD.

En ese orden de ideas, ante conflictos presentados por múltiple vinculación, acorde con el art. 17 del Decreto 692 de 1994, las entidades administradoras de pensiones deben tener en cuenta las siguientes reglas:

Los trabajadores vinculados al Instituto de Seguros Sociales –ISS- al 31 de marzo de 1994, eran aquellos que a esa fecha no se encontraban en ninguna de las causales de desafiliación automática previstas en el art. 39 del Acuerdo 044 de 1989 y, por tal razón, son destinatarios de los efectos jurídicos establecidos en el inciso final del art. 11 del Decreto 692 de 1994, es decir, podían continuar en dicho Instituto sin necesidad de diligenciar ningún formulario o comunicación para hacer constar su vinculación; posibilidad igualmente predicable de los servidores públicos que se encontraban afiliados a una caja, fondo o entidad del sector público mientras no fuera ordenada su liquidación. En consecuencia, dichos trabajadores pueden ejercer en cualquier momento la opción de traslado.

6.1. Casos de múltiple vinculación

Sin perjuicio de las disposiciones en materia de retracto, las entidades administradoras deben observar lo dispuesto en los subnumerales siguientes:

6.1.1. Personas que se encontraban vinculadas al entonces ISS al 31 de marzo de 1994, que con posterioridad a tal fecha diligenciaron un formulario de vinculación o ratificación ante el citado Instituto y antes de que transcurrieran 3 años (o 5 años con posterioridad a la entrada en vigencia de la Ley 797 de 2003) seleccionaron el RAIS.

Con fundamento en lo dispuesto en el inciso final del art. 11 del Decreto 692 de 1994 el trabajador vinculado a la fecha señalada al citado Instituto, podía continuar en el mismo sin necesidad de diligenciar ningún formulario o comunicación donde constara la vinculación, quedando por tanto facultado para ejercer la opción de traslado en cualquier momento.

En tal sentido, tampoco debía entenderse como selección de régimen el diligenciamiento del formulario ante el ISS, realizado por parte del trabajador que habiéndose desvinculado laboralmente con posterioridad al 31 de marzo de 1994, decidió continuar cotizando al Instituto al vincularse nuevamente.

En consecuencia, el trabajador que encontrándose en cualesquiera de las situaciones descritas en el presente subnumeral, hubiera seleccionado el RAIS antes de que transcurrieran 3 o 5 años contados desde del diligenciamiento de la solicitud de vinculación o ratificación realizada ante el ISS, según corresponda, sin que hubiera sido necesario hacerlo, se entiende vinculado a la administradora del RAIS seleccionada o a la que hubiere seleccionado posteriormente de conformidad con los requisitos legales pertinentes.

6.1.2. Personas que no se encontraban vinculadas al entonces Instituto de Seguros Sociales al 31 de marzo de 1994, que con posterioridad a tal fecha diligenciaron formulario de vinculación ante el citado Instituto y antes de que transcurrieran 3 años (o 5 con posterioridad a la entrada en vigencia de la Ley 797 de 2003) seleccionaron el RAIS.

Frente a la hipótesis descrita, los trabajadores que seleccionaron, por primera vez, el Régimen de Prima Media con Prestación Definida y, por lo tanto, se entienden vinculados al entonces Instituto de Seguros Sociales y el diligenciamiento del formulario para vincularse a una administradora del RAIS antes de que transcurrieran 3 o 5 años contados a partir de la selección inicial, según corresponda a la fecha de selección del RAIS, no era jurídicamente procedente.

6.1.3. Personas que al vincularse a una entidad administradora diligenciaron un formulario que no se ajustaba a las disposiciones legales y antes de transcurrir los términos para el traslado se vincularon a otra entidad administradora.

Si el formulario de vinculación diligenciado no se encontraba autorizado por la SFC o no contenía los datos mínimos legales y la entidad no se lo comunicó al solicitante y al empleador, dentro del mes siguiente a la solicitud con el fin de subsanarlos, la vinculación se entiende confirmada en los términos del art. 12 del citado Decreto 692 de 1994, siempre que el formulario hubiese sido suscrito por el solicitante, lo cual se tendrá como manifestación expresa de su voluntad. Por tal razón, si el trabajador se vinculó a otra entidad administradora antes de que transcurrieran los términos legalmente señalados para el traslado entre entidades o entre regímenes, se entenderá que se encuentra vinculado a la administradora ante la cual se confirmó inicialmente la respectiva vinculación.

La confirmación de la vinculación prevista en el art. 12 del Decreto 692 de 1994 no es aplicable a los reportes de novedades, considerando que dichos reportes no constituyen para el trabajador vinculación a las administradoras del SGP.

6.1.4. Personas que en la misma fecha diligenciaron formularios de vinculación ante distintas entidades administradoras sin que pueda establecerse cuál se realizó primero.

En esa situación se entenderá que el trabajador se encuentra vinculado a la entidad que esté recibiendo las cotizaciones correspondientes. Si el trabajador no está cotizando, se entenderá vinculado a la última entidad ante la cual cotizó.

6.1.5. Personas que a la entrada en vigencia del SGP se encontraban vinculadas a una caja, fondo o entidad previsional del sector público o privado, posteriormente diligenciaron formulario de vinculación ante el entonces ISS y antes de que transcurrieran 3 años (o 5 años con posterioridad a la entrada en vigencia de la Ley 797 de 2003) a partir de dicho diligenciamiento seleccionaron el RAIS.

El trabajador debe entenderse vinculado al entonces ISS al haber seleccionado el régimen de prima media con prestación definida y estaba en la obligación de esperar a que transcurrieran 3 años a partir de dicha selección o 5 años con posterioridad a la entrada en vigencia de la Ley 797 de 2003, para vincularse a una entidad administradora del RAIS.

Para los efectos de este subnumeral, el entonces ISS no debe entenderse incluido en la denominación genérica de caja, fondo o entidad previsional del sector público.

6.1.6. Personas que se encontraban vinculadas al entonces ISS al 31 de marzo de 1994, que con posterioridad a tal fecha se vincularon como servidores públicos a una entidad del nivel territorial y al entrar en vigencia el SGP en dicha entidad, seleccionaron el RAIS.

Estos trabajadores, por encontrarse en el supuesto previsto en el inciso final del art. 11 del Decreto 692 de 1994, podían ejercer su opción de traslado en cualquier momento y, por lo tanto, se entiende que seleccionaron el RAIS.

6.1.7. Personas que no se encontraban vinculadas al entonces ISS al 31 de marzo de 1994, que con posterioridad a tal fecha diligenciaron formulario de vinculación ante el citado Instituto, luego se vincularon como servidores públicos a una entidad del nivel territorial y al entrar en vigencia el sistema en dicha entidad, seleccionaron el RAIS antes de que transcurrieran 3 años desde la selección inicial o 5 años con posterioridad a la entrada en vigencia de la Ley 797 de 2003.

Estos trabajadores no podían trasladarse antes de transcurridos 3 o 5 años, según corresponda, contados a partir de dicha selección.

6.1.8. Trabajadores que no seleccionaron régimen a la entrada en vigencia del SGP, y sus cotizaciones fueron efectuadas por el empleador en varias entidades administradoras en desarrollo de lo previsto en el art. 25 del Decreto 692 de 1994, situación que no tiene el carácter de selección.

En tales eventos, mientras no se ejerza el derecho de selección, se entiende vinculado a la entidad ante la cual el empleador efectuó la primera cotización.

6.2. CRUCE DE INFORMACIÓN ENTRE ADMINISTRADORAS DEL SGP

Es obligación de las entidades administradoras del SGP consultar el registro único de afiliados, RUAF, así como establecer y mantener sistemas de control previo de múltiple vinculación, cada vez que reciban una solicitud de vinculación.

6.3. DEBER DE INFORMAR AL TRABAJADOR Y AL EMPLEADOR

Dentro de un plazo máximo de 1 mes contado a partir de la fecha en que se solucione la múltiple vinculación, la entidad administradora a la cual se entienda vinculado el trabajador, debe informar expresamente tal circunstancia a éste y a su empleador o al trabajador independiente, según el caso, indicándole la obligación de continuar realizando los aportes correspondientes de acuerdo con las disposiciones vigentes.

6.4. OTROS CASOS DE MÚLTIPLE VINCULACIÓN

Sin perjuicio de la aplicación del Decreto 3995 de 2008, en el evento que resultaren situaciones específicas de múltiple vinculación que no puedan ser resueltas de acuerdo con las instrucciones impartidas en este presente numeral, las respectivas entidades deben poner el caso en conocimiento de esta Superintendencia.

6.5. CUMPLIMIENTO DE LOS TÉRMINOS LEGALES PARA EL TRASLADO DE AFILIADOS

Con el fin de verificar el cumplimiento de los términos legales por parte de los trabajadores que manifiesten su voluntad de trasladarse de régimen o de administradora luego de solucionada la múltiple vinculación, los 3 o 5 años, según corresponda, o los 6 meses a partir de la selección anterior, se cuentan desde la fecha del diligenciamiento del formulario que soporte la vinculación ante la entidad a la cual se entienda pertenecer de acuerdo con lo dispuesto los subnumerales anteriores.

6.6. SOLICITUDES DE RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES

En ningún caso las entidades administradoras pueden desatender los principios y términos legalmente establecidos, so pretexto de estar el afiliado incurso en una situación de múltiple vinculación. En tal sentido, es deber de dichas entidades dar aplicación a las disposiciones contenidas en los arts. 5 y 6 del ya citado Decreto 3995 de 2008.

7. DECLARACIÓN DE INGRESOS PERCIBIDOS

Teniendo en cuenta que la suma base de cotización al SGP debe corresponder al monto de los ingresos que efectivamente perciba el afiliado; las personas naturales que presten directamente sus servicios al Estado o a las entidades o empresas del sector privado deben declarar a la administradora ante la cual se afilien, el monto de los ingresos que reciben para beneficio personal, bajo las condiciones señaladas por esta entidad, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 510 de 2003.

En consecuencia, es deber de las entidades administradoras del SGP, adoptar un formulario o documento que contenga en su totalidad la información y la descripción señaladas por la SFC en la proforma B.6000-10 que se encuentra en el Anexo 2 del presente Capítulo.

8. REGLAS SOBRE RECONOCIMIENTO Y PAGO DE PENSIONES

Para los efectos de lo dispuesto en el art. 33 de la Ley 100 de 1993, modificado por los arts. 9 de la Ley 747, 4 de la Ley 700 de 2001 y 1 de la Ley 717 de 2001, así como en la Ley 1574 de 2012 y la Ley 1580 de 2012, en concordancia con lo señalado por la Corte Constitucional en la Sentencia de Unificación 975 de 2003, y con el fin de que las entidades administradoras del SGP adelanten las diligencias de reconocimiento y pago de pensiones dentro de los plazos establecidos en dichas disposiciones, las mismas deben diseñar y adoptar formalmente un sistema interno de procedimientos, en el que, de acuerdo con la estructura organizacional de la entidad se establezcan tiempos y funcionarios responsables de adelantar los trámites y diligencias necesarias para el reconocimiento y pago de las pensiones a su cargo.

Cualquiera sea el sistema que se adopte para tal fin, en su diseño e implementación se deben tener en cuenta los siguientes parámetros:

8.1. Los plazos establecidos por las normas legales mencionadas constituyen únicamente los términos máximos para dar cumplimiento a los deberes en ellas consagrados. Lo anterior supone que en desarrollo del principio de eficiencia consagrado en el art. 2 de la Ley 100 de 1993, es deber de las entidades administradoras del SGP adelantar con agilidad los trámites necesarios para el reconocimiento y pago de las pensiones, de modo que los beneficiarios de las prestaciones pensionales tengan acceso al derecho a la seguridad social de manera adecuada, oportuna y suficiente.

8.2. El sistema debe prever mecanismos que permitan la recolección de la información necesaria para el reconocimiento oportuno y pago ágil de pensiones a los clientes sobre el resultado de tales diligencias. Igualmente, deben establecer mecanismos para mantener permanentemente actualizada la historia laboral de sus afiliados.

8.3. Debe contar con al menos un funcionario responsable designado por el representante legal principal, a cargo de velar porque el sistema de procedimientos opere de manera adecuada al interior de la entidad y atender los requerimientos de información que sobre la materia presenten las autoridades.

8.4. Debe contar con procedimientos especiales para la atención rápida y eficiente de las solicitudes de información que sobre la materia presenten los clientes y usuarios, en los plazos señalados por la Corte Constitucional.

8.5 <Subnumeral adicionado por la Circular 31 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Debe permitir que la administradora del SGP verifique, antes de decidir una solicitud de pensión o prestación contemplada en cualquiera de los dos regímenes, que el solicitante no se encuentra afiliado en otra administradora del SGP y que no cuenta con una pensión o prestación que sea incompatible con la solicitada, dejando expresa constancia de dichas verificaciones.

9. REMISIÓN DE EXTRACTOS POR PARTE DE LAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS DEL RÉGIMEN SOLIDARIO DE PRIMA MEDIA CON PRESTACIÓN DEFINIDA

En cumplimiento de lo establecido en el parágrafo 1, art. 41 del Decreto 326 de 1996, en concordancia con lo previsto en el numeral 1, art. 97 EOSF, las entidades administradoras del RPMPD deben remitir a sus afiliados un extracto anual con información sobre las semanas y montos cotizados, a más tardar el día 31 de marzo de cada año. Ese extracto debe indicar el período al cual pertenece y contener de forma clara y precisa, como mínimo la siguiente información:

9.1. Información de la entidad administradora. Indica el nombre o razón social de la administradora y el número de identificación tributaria –NIT.

9.2. Información del afiliado. Registra los datos personales del afiliado como son el tipo y el número del documento de identidad, el nombre y apellidos, la fecha de afiliación y la dirección para remisión de la correspondencia.

9.3 <Texto en negrilla adicionado por la Circular 16 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Información sobre los aportes. Indica la fecha en que se efectuó la consignación y su monto, el período o ciclo a que corresponde, el ingreso base de cotización, el tiempo cotizado (semanas o días) y el nombre e identificación del empleador o empleadores aportantes en caso de los trabajadores dependientes. Adicionalmente, deben atender lo dispuesto en el literal d del artículo 2.6.10.4.2 del Decreto 2555 de 2010.

9.4. Información consolidada. Presenta un resumen de las semanas cotizadas en el período objeto del extracto, clasificado por cada empleador, cuando hay más de uno. Así mismo, informa el total de semanas cotizadas y/o el tiempo de servicio efectivamente prestado por el afiliado durante toda su permanencia en la entidad, según corresponda, con la indicación clara de si hubo períodos en que no cotizó, así como la dirección y área de la entidad a la que se puede acudir en caso de duda o inconformidad con el contenido del extracto.

9.5. Información adicional. Indica al afiliado si existen procesos de cobro coactivo, señalando los períodos en mora y el nombre e identificación de los empleadores morosos. Así mismo, puede incluir notas de interés relacionadas con la afiliación o con el SGP.

Al respaldo del extracto se debe incorporar un escrito en el que se ilustre la información contenida en cada uno de los campos.

Los extractos deben remitirse por correo a la dirección que el afiliado haya indicado para el envío de correspondencia en el formulario de vinculación o de traslado, sin perjuicio de que previa autorización de la SFC se utilice otro medio idóneo para el envío de dichos extractos.

La entidad administradora debe establecer controles y mecanismos adecuados de seguridad para el manejo y utilización de esta información.

Dentro del mes siguiente a la remisión de los extractos, las entidades administradoras deben enviar a la SFC una constancia suscrita por el representante legal, sobre el cumplimiento de la obligación en cuestión.

10. PAGO DE MESADAS PENSIONALES MEDIANTE CONSIGNACIÓN EN CUENTA CORRIENTE O DE AHORROS

10.1. Las entidades de previsión social deben ilustrar a los beneficiarios de mesadas pensionales sobre las diferentes posibilidades con que cuentan para el pago de las mismas, según los mecanismos establecidos para el efecto en los arts. 5 del Decreto 2150 de 1995, 2 y 5 de la Ley 700 de 2001 -modificado por el art. 1 de la Ley 952 de 2005 y art. 16 de la Ley 1171 de 2007, respectivamente-, 1 del Decreto 2751 de 2002 y 13 de la Ley 962 de 1995, e informarles que la decisión sobre el mecanismo a utilizar corresponde exclusivamente a ellos según les resulte más conveniente.

10.2. En el evento en que el pensionado elija la consignación en cuenta corriente o de ahorros como mecanismo para el pago de su mesada pensional, debe seleccionar un establecimiento de crédito vigilado por la SFC, una cooperativa de ahorro y crédito, una cooperativa multiactiva con sección de ahorro y crédito o una cooperativa integral con sección de ahorro y crédito vigilada por la Superintendencia de la Economía Solidaria, con sucursal, agencia o corresponsal, en los términos de los arts. 2.36.9.1.1. y siguientes del Decreto 2555 de 2010, en la localidad donde se efectúe regularmente el pago o en aquella en la cual el pensionado tenga su cuenta corriente o de ahorros.

Para el efecto, es necesario que la entidad administradora de pensiones haya celebrado o tenga vigente un convenio con la respectiva entidad financiera, cooperativa de ahorro y crédito, cooperativa multiactiva con sección de ahorro y crédito o cooperativa integral con sección de ahorro y crédito, en el que se especifique que dichas cuentas sólo pueden debitarse por su titular personalmente o mediante autorización especial, sin que puedan admitirse autorizaciones de carácter general o que la administración de la cuenta se confíe a un apoderado o representante.

En este sentido, las entidades financieras o pagadoras de pensiones al momento de realizar el pago tienen el deber legal de verificar adecuadamente la identidad del titular de la cuenta o beneficiario, a través de medios probatorios idóneos que acrediten tal circunstancia. Así mismo, deben efectuar las consultas respectivas ante la Registraduría Nacional del Estado Civil para confirmar la supervivencia del afiliado pensionado o beneficiario de la pensión.

De otra parte, de conformidad con lo previsto en el parágrafo del art. 5 de la Ley 700 de 2001, las entidades depositarias no pueden cobrar a los beneficiarios cuotas de manejo por la utilización de las cuentas. Y de acuerdo con lo establecido en el art. 145 del Decreto 019 de 2012, las entidades financieras, cooperativas de ahorro y crédito, cooperativas multiactivas con sección de ahorro y crédito o cooperativas integrales con sección de ahorro y crédito, no pueden exigir a los pensionados cuya mesada no exceda de 2 SMMLV, mantener saldo alguno en las cuentas en las cuales se les abonen las respectivas pensiones.

11. PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN AL AFILIADO <Numeral modificado por la Circular 35 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y las administradoras de cesantías con el fin de contribuir a una mayor transparencia en el desarrollo de su actividad deben suministrar a sus afiliados la información a que se refiere el subnumeral 3.4.9.6. del Capítulo I, Título III, de la Parte I de esta Circular, de manera que puedan comparar las distintas opciones del mercado.

En el mismo sentido y sin perjuicio de las obligaciones de información a cargo de las administradoras, la SFC dará a conocer la tabla de rentabilidades de los distintos tipos de fondos de pensiones obligatorias, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la divulgación de la rentabilidad mínima obligatoria al corte de cada trimestre; es decir, al corte de marzo, junio, septiembre y diciembre.

Las rentabilidades mínimas de cada tipo de fondo deben incluirse en la citada tabla a partir de su primera verificación.

La SFC incluye en la tabla en mención, las rentabilidades acumuladas del tipo de fondo moderado, teniendo en cuenta para el efecto los flujos de caja del fondo existente al 14 de septiembre de 2010.

12. EDUCACIÓN FINANCIERA DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

Las entidades administradoras de los dos regímenes del SGP deben desarrollar programas de capacitación dirigidos a los consumidores financieros en los términos establecidos en el numeral 4 del art. 2.6.10.1.2. del Decreto 2555 de 2010.

Para este efecto, tales programas deben contemplar como mínimo los siguientes aspectos, de acuerdo con el régimen aplicable para las sociedades administradoras del RAIS como para las de prima media con prestación definida:

12.1. Marco regulatorio del SGP y de los dos regímenes pensionales que lo conforman.

12.2. Características de cada uno de los regímenes del SGP.

12.3 <Subnumeral modificado por la Circular 24 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Marco regulatorio del esquema de “Multifondos” y las disposiciones relativas a asignación por defecto.

12.4. Facultades de selección y traslado entre los dos regímenes del SGP, entre las administradoras del régimen de ahorro individual y entre los tipos de fondos que éstas administran.

12.5. Composición y características de cada uno de los tipos de fondos ofrecidos dentro del esquema de “Multifondos”, con una clara identificación de los riesgos de cada uno de ellos.

12.6. Marco general sobre el cálculo de pensiones del SGP.

12.7. Modalidades de pensión de cada uno de los regímenes del SGP.

12.8. Marco regulatorio de protección al consumidor financiero en general y en el esquema de “Multifondos”,

12.9. Esquema de comisiones de administración en cada uno de los regímenes del sistema general de pensiones y particularmente en el RAIS.

12.10 <Subnumeral adicionado por la Circular 24 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Características del servicio social complementario de Beneficios Económicos Periódicos (BEPS).

12.11 <Subnumeral adicionado por la Circular 24 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> La importancia de la revisión permanente de la historia laboral y los extractos por parte de los afiliados.

<Inciso modificado por la Circular 24 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades administradoras del SGP deben contar con una estrategia de evaluación de impacto de los programas de educación financiera a que se refiere el presente numeral, cuyos resultados deben ser presentados a la Junta Directiva con una periodicidad anual. Asimismo, toda la información y documentación relacionada con estos programas se debe mantener a disposición de la SFC en cualquier medio verificable.

13. ACTUALIZACIÓN DE HISTORIA LABORAL.  <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Las administradoras del SGP deben desarrollar e implementar programas que tengan como finalidad incentivar a los afiliados a revisar la información relativa a su historia laboral y a informar sobre posibles inconsistencias. Estos programas deben ser aprobados por la Junta Directiva, y deben contar como mínimo con los siguientes elementos.

13.1. Página web

Las administradoras deben implementar un módulo en su página web para la actualización de la historia laboral, el cual permita al afiliado solicitar la corrección de la historia laboral e informar tiempos recordados. El módulo debe ser de fácil acceso y el link para acceder a éste debe estar en la página de inicio de la administradora. La solicitud de actualización se realizará en la administradora actual del afiliado independientemente de que los periodos a corregir o actualizar hayan sido recibidos por otra administradora.

En adición a su página web, las administradoras pueden implementar este módulo por medio de apps (aplicaciones informáticas diseñadas para ser ejecutadas en teléfonos celulares, tabletas y otros dispositivos) u otros canales tecnológicos.

13.2. Contacto

Para garantizar la efectividad de los programas de actualización de historia laboral, las administradoras del SGP deben diseñar una política encaminada a la actualización periódica de los datos de contacto de los afiliados.

13.3. Esquema de notificación

Las administradoras deben desarrollar un esquema que permita notificar al afiliado cuando el empleador deje de cotizar sin que medie una novedad de retiro y/o cuando pasen seis meses sin realizar cotizaciones, lo cual conlleva a que la afiliación pase a un estado inactivo. Esta notificación se puede realizar mediante el envío al afiliado de una comunicación remitida junto con el extracto trimestral o mediante cualquier medio verificable.

13.4. Evaluación del programa

Las administradoras deben contar con estrategias de evaluación de impacto tanto del programa de actualización de historia laboral como de su política de actualización de datos de contacto. Estas estrategias deben contar con indicadores y metas de efectividad que deben ser revisadas por lo menos anualmente por la Junta Directiva.

Asimismo, toda la información y documentación relacionada con estos programas se debe mantener a disposición de la SFC en cualquier medio verificable.

14. PROGRAMAS DE AFILIADOS PRÓXIMOS A CUMPLIR LA EDAD DE PENSIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Las administradoras del SGP deben desarrollar e implementar programas enfocados en los afiliados próximos a cumplir la edad de pensión con el objetivo de que se revise anticipada y oportunamente la información previsional del afiliado con anterioridad a cumplir la edad de pensión. Estos programas deben ser aprobados por la Junta Directiva.

14.1. Etapas de los programas de afiliados próximos a cumplir la edad de pensión

14.1.1 Afiliados a falta de doce (12) años para cumplir la edad de pensión

Las administradoras deben contactar a los afiliados que les falten doce (12) años para cumplir la edad de pensión con el fin de que éstos reciban información adecuada sobre los dos regímenes, incluyendo la posibilidad de solicitar la asesoría de que trata el subnumeral 3.13. de este Capítulo. La información podrá ser proporcionada al afiliado de forma presencial o por medios electrónicos verificables.

14.1.2 Afiliados a falta de cinco (5) años para cumplir la edad de pensión

Las administradoras deben llevar a cabo una revisión de la información básica de los afiliados a quienes les falten cinco (5) años para cumplir la edad de pensión. Esta revisión debe incluir la información básica de los afiliados, el estado de su afiliación y la consistencia de su historia laboral, y en caso de presentar inconsistencias, realizar las acciones necesarias para corregirlas. En desarrollo de lo anterior las administradoras deben realizar como mínimo lo siguiente:

14.1.2.1 Revisar que los datos personales del afiliado estén completos y actualizados.

14.1.2.2 Verificar el estado de la afiliación con el fin de asegurar que no haya multiafiliacion, y verificar la sincronización de sus bases de datos misionales y las del SGP.

14.1.2.3 Verificar que el afiliado no esté pensionado en otra administradora, tenga indicio de pensión con entidades públicas, o que aparezca como solicitud de pensión en trámite.

14.1.2.4 Verificar las deudas a cargo de Colpensiones a las administradoras del RAIS por concepto de los aportes de que tratan los artículos 2.2.16.1.14 y 2.2.16.7.18 del Decreto 1833 de 2016, y gestionar su cobro cuando sea necesario.

14.1.2.5 Revisar periodos cotizados, deudas y pagos correspondientes a traslados entre regímenes y entre administradoras del RAIS.

14.1.2.6 Verificar las deudas por concepto de aportes de no vinculado entre administradoras y gestionar su cobro cuando sea necesario.

14.1.2.7 Depurar sus rezagos.

14.1.2.8 Verificar las gestiones realizadas para el cobro de la deuda real y presunta.

14.1.2.9 Verificar que el afiliado cuente con las historias laborales de que trata la sección 2.2.9.2.2. del Decreto 1833 de 2016.

14.1.3 Afiliados a falta de dos (2) años para cumplir la edad de pensión.

Para los afiliados a quienes les falten dos (2) años para cumplir la edad de pensión, las administradoras deben contactarlos con la finalidad de que éstos revisen su historia laboral e informen si están conformes con la misma. En caso de que el afiliado manifieste que existen inconsistencias en la información de su historia laboral, las administradoras deben realizar las gestiones necesarias para subsanarla antes de que se cumplan los requisitos para solicitar las prestaciones a que tenga derecho.

Para estos afiliados la administradora debe identificar los casos que sean susceptibles de una futura devolución de saldos o una indemnización sustitutiva con el objetivo de informarles sobre la posibilidad de vincularse al servicio social complementario de Beneficios Económicos Periódicos (BEPS) o de acceder a una pensión familiar.

14.2. Evaluación del programa

Las administradoras deben contar con una estrategia de evaluación de impacto del programa de afiliados próximos a cumplir la edad de pensión, la cual debe contar con indicadores y metas de efectividad que deben ser revisadas por lo menos semestralmente por la Junta Directiva.

Asimismo, las administradoras deben conservar los soportes de las gestiones realizadas para todos los afiliados en desarrollo del programa, los cuales deben estar a disposición de la SFC en cualquier medio verificable.

CAPÍTULO II.

DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES EN MATERIA DE RÉGIMEN DE AHORRO INDIVIDUAL CON SOLIDARIDAD.

1. DISPOSICIONES RELACIONADAS CON OBLIGACIONES ESPECIALES DE LAS SOCIEDADES ADMINISTRADORAS –AFP-

1.1. CONTRATACIÓN DEL SEGURO DE INVALIDEZ Y SOBREVIVENCIA

Es responsabilidad de las entidades administradoras verificar que las pólizas que se contraten para cubrir los riesgos de invalidez y sobrevivencia cumplan con los requisitos señalados en el subnumeral 3.2 del Capítulo II, Título IV de la Parte II de esta Circular.

1.1.1. INFORMACIÓN RESPECTO DEL AVISO DEL SINIESTRO. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades administradoras deben avisar por cualquier medio verificable a las entidades aseguradoras con quien tengan contratada la póliza de seguro de invalidez y sobrevivencia, respecto de:

1.1.1.1. La radicación de una solicitud de pensión de sobrevivencia por el fallecimiento de un afiliado.

1.1.1.2. La notificación de un proceso judicial relacionado con una pensión de sobrevivencia o de invalidez.

1.1.1.3. La solicitud de determinar la pérdida de la capacidad laboral y calificar el grado de invalidez y el origen de la contingencia.

1.1.1.4. El recálculo de la suma adicional por el incremento del grado de invalidez de un pensionado, si aplica.

1.1.2. DEBER DE INFORMACIÓN PARA EL CÁLCULO DE RESERVAS TÉCNICAS DEL SEGURO DE INVALIDEZ Y SOBREVIVENCIA. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Adicionalmente al aviso de cualquiera de los eventos señalados en el subnumeral 1.1.1 de este Capítulo, las entidades administradoras deben suministrar a las entidades aseguradoras con quien tengan contratada la póliza de seguro de invalidez y sobrevivencia el listado de solicitudes de subsidio económico por concepto favorable de rehabilitación, auxilios funerarios, pensión de invalidez y pensión de sobrevivencia y, según corresponda, la siguiente información:

1.1.2.1. Fecha de afiliación

1.1.2.2. Nombre / identificación del afiliado

1.1.2.3. Sexo del afiliado

1.1.2.4. Fecha de nacimiento

1.1.2.5. Fecha de solicitud del beneficio (notificación)

1.1.2.6. Tipo de cobertura (Invalidez o Sobrevivencia)

1.1.2.7. Fecha de fallecimiento o de estructuración de la invalidez en cada una de las instancias, si aplica.

1.1.2.8. Fecha del siniestro de incapacidad temporal, si aplica

1.1.2.9. Historia laboral

1.1.2.10. Ingreso Base de Liquidación (IBL) y/o Ingreso Base de Cotización (IBC) o mejor estimación

1.1.2.11. Origen del siniestro (común o laboral) en cada una de las instancias, si aplica

1.1.2.12. Número de semanas cotizadas

1.1.2.13. Estado civil del afiliado.

1.1.2.14. Composición del grupo familiar: fecha de nacimiento, sexo, parentesco (cónyuge, compañero/a, hijo, padre, madre, etc.), estado de salud (activo / inválido)

1.1.2.15. Saldo en la cuenta de ahorro individual con corte a la fecha de reporte o fecha de indemnización

1.1.2.16. Monto del bono pensional actualizado y capitalizado a la fecha de corte, si aplica

1.1.2.17. Porcentaje de pérdida de capacidad laboral para cada una de las instancias, si aplica

1.1.2.18. Concepto favorable de rehabilitación expedido por la Entidad Promotora de Salud (EPS), si aplica.

Las modificaciones a la información reportada con el aviso se deben dar a conocer a la entidad aseguradora, dentro de los 8 días hábiles siguientes a la fecha en que se tenga conocimiento de estas.

1.2. REMISIÓN DE EXTRACTOS A LOS AFILIADOS Y PENSIONADOS DEL RAIS

De conformidad con lo dispuesto en el inciso 2, art. 63 de la Ley 100 de 1993, modificado por el art. 49 de la Ley 1328 de 2009, y el literal c) del art. 14 del Decreto 656 de 1994, las sociedades administradoras del RAIS están en la obligación de remitir periódicamente a sus afiliados y pensionados extractos de sus cuentas individuales, de acuerdo con las siguientes instrucciones:

1.2.1. PERIODICIDAD Y PLAZO PARA EL ENVÍO DE EXTRACTOS A LOS AFILIADOS Y PENSIONADOS.

Las AFP deben remitir a sus afiliados y pensionados, por lo menos trimestralmente, los extractos de sus cuentas individuales de ahorro pensional. En el caso de pensión de sobrevivientes, debe remitirse el extracto a todos los beneficiarios mayores de edad y los representantes legales de los menores de edad. En el evento de tratarse de una pensión temporal, debe advertirse tal hecho al beneficiario de la misma.

Como quiera que esta obligación involucra a todos los afiliados y pensionados de los tipos de fondos de pensiones obligatorias, es deber de las sociedades administradoras enviar los extractos a que se refiere este subnumeral a quienes en cualquier momento, durante el período del extracto, hayan tenido el carácter de afiliados o pensionados. Cuando haya varios beneficiarios de una pensión de sobrevivientes, el extracto de cuenta debe ser enviado a todos ellos conforme a las reglas contenidas en el presente Capítulo.

Los extractos se deben remitir dentro de los 15 días hábiles siguientes a la publicación por parte de la SFC de la rentabilidad mínima con corte al cierre de cada trimestre (marzo 31, junio 30, septiembre 30 y diciembre 31). En aquellos eventos en que una sociedad administradora ofrezca a sus afiliados la remisión de extractos que comprendan períodos inferiores a un trimestre, debe dejar expresa constancia en el reglamento del fondo, de la periodicidad y del plazo dentro del cual serán enviados.

En aquellos eventos en que los extractos sean devueltos durante 2 períodos consecutivos porque la dirección que el afiliado o pensionado indicó expresamente para el recibo de correspondencia no es la correcta, la sociedad administradora debe adelantar las gestiones pertinentes para ubicar al afiliado y corregir la dirección, con el fin de dar cumplimiento a las disposiciones señaladas en el subnumeral 1.2 precedente. Hasta tanto sea corregida la dirección del afiliado, la administradora debe mantener, a disposición del afiliado o pensionado, los respectivos extractos.

Los extractos remitidos a aquellos afiliados que ingresaron a un tipo de fondo como consecuencia del traslado de otra administradora de cualquier régimen, durante el período del extracto, éste debe ir acompañado de un documento que contenga la historia laboral del afiliado, indicando el número de semanas cotizadas (o tiempo de servicios prestados, según corresponda) al SGP y, por cada período cotizado, la identificación del empleador, de la administradora en la que se efectuaron las cotizaciones, el período correspondiente, el salario base de cotización y el valor de las cotizaciones obligatorias (en el caso de las cotizaciones en el RAIS, las mismas se refieren a lo abonado en la cuenta individual).

En todo caso, con corte al 30 de junio y 31 de diciembre, la historia laboral de los afiliados a que se refiere el párrafo anterior debe quedar a disposición de los mismos para consulta a través de la página de Internet de la respectiva entidad, dentro de los plazos previstos para la remisión de los extractos, en los que debe informar sobre este aspecto, indicando el procedimiento a seguir para dicha consulta. En la citada publicación se debe informar al afiliado que cuando lo solicite por cualquier medio verificable, la historia laboral le puede ser remitida por correo físico a la dirección que indique. Para el efecto, la entidad tendrá un plazo para la remisión de la misma de 15 días hábiles contados a partir de la recepción de la solicitud.

En aquellos eventos en que la sociedad administradora no publique la historia laboral de los afiliados para su consulta a través de la página de Internet, debe remitirla por correo físico, dentro de los plazos previstos en el inciso anterior.

1.2.2. CONTENIDO MÍNIMO DE LOS EXTRACTOS. <Numeral modificado por la Circular 28 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Los extractos periódicos que remitan las sociedades administradoras del RAIS, deben contener como mínimo la información descrita en las proformas B.6000-14 y B.6000-15 de los Anexos 1 y 4 del presente Capítulo.

1.2.3. MEDIO Y DIRECCIÓN A LA CUAL DEBEN REMITIRSE LOS EXTRACTOS PERIÓDICOS. <Numeral modificado por la Circular 28 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

De conformidad con el artículo 2.6.10.4.1 del Decreto 2555 de 2010, los extractos deben remitirse por cualquier medio electrónico, sin perjuicio que los afiliados pueden solicitar el envío mediante correo físico, caso en el cual el extracto debe remitirse a la dirección de correspondencia registrada en la respectiva AFP.

En el caso que no sea posible enviar el extracto por medio electrónico, la Administradora debe enviarlo mediante correo físico hasta tanto sean actualizados los datos de contacto del afiliado. La utilización del correo físico para el envío de los extractos a afiliados y pensionados sólo puede darse respecto de los afiliados o pensionados que lo consientan de manera expresa.

1.2.4. <Numeral adicionado por la Circular 28 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades administradoras deben mantener en su página web un documento en el cual se explique de manera sencilla el significado de la información contenida en el extracto de afiliados.

1.3. COMISIONES DE LOS FONDOS DE PENSIONES OBLIGATORIAS.

1.3.1. COMISIÓN POR ADMINISTRACIÓN APORTES OBLIGATORIOS.

1.3.1.1. Determinación de la comisión por administración. Las entidades que administren fondos de pensiones obligatorias pueden determinar libremente el componente de comisión de administración de aportes obligatorios calculado sobre el ingreso base de cotización, al igual que la periodicidad de su cobro dentro del año calendario, con sujeción al límite de tasa previsto en el art. 20 de la Ley 100 de 1993, modificado por la Ley 797 de 2003. Por tanto, la tasa que se cobre a los afiliados por conceptos de seguros previsionales para pensión de invalidez y pensión de sobrevivientes y comisión de administración de aportes obligatorios calculado sobre el ingreso base de cotización, no puede exceder del 3% de la base de cotización.

1.3.1.2. Término de duración de la metodología para determinar la comisión. La metodología para la determinación del componente de comisión de administración calculado sobre el ingreso base de cotización debe mantenerse por un término no inferior a 1 año, con excepción de aquellos casos en los cuales la entidad reduzca el valor de la comisión. El término antes señalado debe establecerse en relación con todos los afiliados al fondo y no en forma individual, independientemente de la fecha de vinculación de cada afiliado.

Una vez transcurrido el término antes señalado, o el período que la entidad haya estipulado si éste es mayor, puede modificarse el componente de comisión de administración calculado sobre el ingreso base de cotización así como la periodicidad para su cobro, para lo cual se debe atender el siguiente procedimiento:

1.3.1.3. Informar a cada afiliado con una antelación no inferior a 15 días hábiles respecto de la fecha en que vayan a surtirse dichas modificaciones, mediante comunicación dirigida a la última dirección registrada.

1.3.1.4. En la comunicación que la entidad remita al afiliado debe expresar la periodicidad de cobro de la comisión, el componente de comisión de administración que se calculará sobre el ingreso base de cotización, así como la fecha a partir de la cual deben empezar a regir las modificaciones correspondientes.

1.3.1.5. Los cambios introducidos en la metodología de cálculo de la comisión deben ser informados con la misma antelación a la SFC.

1.3.2. COMISIÓN POR ADMINISTRACIÓN DE PENSIONES BAJO LA MODALIDAD DE RETIRO PROGRAMADO.

Las sociedades administradoras de los tipos de fondos de pensiones pueden cobrar por la administración de los recursos de los pensionados bajo la modalidad de retiro programado un valor no superior al 1% de los rendimientos abonados durante el mes en la respectiva cuenta individual de ahorro pensional, sin que en ningún momento el valor de dicha comisión exceda el 1.5% de la mesada pensional. La comisión por este concepto puede cobrarse por cada mes vencido a partir del primer mes en que deba reconocerse la respectiva mesada.

1.3.3. COMISIÓN POR CONCEPTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS DE AFILIADOS CESANTES.

Las sociedades administradoras de los tipos de fondos de pensiones pueden percibir en forma mensual como ingreso por concepto de la administración de recursos de afiliados cesantes, un valor no superior al 4.5% de los rendimientos abonados durante el mes en cada cuenta individual.

En todo caso, el valor mensual de esta comisión por cuenta individual no puede ser superior al valor que resulte de aplicar al último ingreso base de cotización del afiliado cesante, el 50% del porcentaje de comisión de administración de cotizaciones obligatorias que se encuentre cobrando la administradora a sus afiliados cotizantes. Para tal efecto, el último ingreso base de cotización debe reajustarse el primero de enero de cada año según la variación del IPC certificado por el DANE para el año inmediatamente anterior.

Con el fin de proceder al cobro de la comisión prevista en este aparte, se entiende que un afiliado dependiente se encuentra cesante durante el lapso comprendido entre la fecha de novedad de terminación del vínculo laboral, legal o reglamentario y el reporte del nuevo vínculo. No puede cobrarse comisión a los afiliados cuyos empleadores se encuentren en mora. Se presumen en mora los empleadores que no han continuado haciendo los aportes respectivos y no han reportado a la administradora la novedad del retiro.

Se presume que un trabajador independiente está cesante, cuando ha dejado de cotizar durante por lo menos 3 meses consecutivos.

1.3.4. COMISIÓN POR TRASLADO DE AFILIADOS.

En el evento en que un afiliado a los tipos de fondos de pensiones opte por trasladarse a otra sociedad administradora del RAIS o al RPMPD, la entidad administradora de la cual se traslada el afiliado puede descontar por concepto de comisión de traslado, un valor no superior al 1% del ingreso base de cotización sobre el cual se efectuó el último recaudo, sin que en ningún caso exceda del 1% de 4 smmlv.

Esta comisión debe ser descontada de la cuenta individual en el momento en que esté a disposición de la administradora a la cual se traslada el afiliado el valor de los recursos a trasladar.

1.3.5. COMISIONES DIFERENCIALES.

Dentro de los límites impuestos por la Ley 100 de 1993 y por esta Circular, las entidades que administren fondos de pensiones pueden establecer comisiones diferenciales por descuento para cada uno de los conceptos señalados en los subnumerales 1.3.1 a 1.3.4. El descuento en la fijación de la comisión debe considerar criterios de permanencia y regularidad de los afiliados en su relación con el tipo de fondo correspondiente y el valor del tipo de fondo individual.

El descuento debe presentarse como un porcentaje único que resulte de las anteriores consideraciones.

Las entidades que opten por fijar comisiones diferenciales no pueden utilizarlas como mecanismo para discriminar a determinados afiliados en el ejercicio de los derechos que la ley les confiere. Para tales efectos, las comisiones deben establecerse con base en los mismos criterios y en forma transparente, lo que significa que debe aplicarse idéntica comisión al afiliado o afiliados que se encuentren bajo los mismos supuestos previamente establecidos por la entidad. Así mismo, las comisiones diferenciales no pueden establecerse por grupos de afiliados, sino que su fijación debe ceñirse a la aplicación de los criterios antes señalados en relación con las condiciones individuales de cada afiliado frente al tipo de fondo.

1.4. CAMPAÑAS DE INFORMACIÓN Y DE EDUCACIÓN PARA LA PROMOCIÓN DEL ESQUEMA DE MULTIFONDOS.

Las AFP deben adelantar campañas de información y de educación financiera para la promoción del esquema de multifondos de los fondos de pensiones obligatorias, con el fin de ofrecer a sus afiliados información clara, completa, oportuna y que genere mayores elementos de juicio, para que éstos puedan adoptar decisiones informadas sobre (i) las alternativas de elección del esquema de multifondos durante la etapa de acumulación de acuerdo con su edad, horizonte de inversión y perfil de riesgo y (ii) los efectos de la toma de tales decisiones.

Las campañas de educación y de información para la promoción de este esquema pueden realizarse a través de la entidad que agremie a las entidades administradoras de fondos de pensiones, utilizando medios masivos de comunicación.

En todo caso, las entidades administradoras de fondos de pensiones deben adelantar dichas campañas a través de mecanismos que procuren que los consumidores financieros conozcan el esquema de multifondos, tales como: página de internet, remisión de cartillas, folletos o volantes educativos junto con los extractos o conferencias en las empresas donde laboren los afiliados de los fondos.

Las administradoras deben mantener a disposición de esta Superintendencia el material de la campaña correspondiente.

Las campañas de información y educación financiera para promover el esquema de multifondos de que trata el presente subnumeral deben contemplar, como mínimo, los siguientes aspectos:

1.4.1. Tipos de fondos que conforman el esquema de multifondos.

1.4.2. Características de cada fondo de pensiones (perfil de riesgo, horizonte de inversión, objetivo, principales activos en que puede invertir, entre otros).

1.4.3. Perfil del afiliado al que está dirigido cada fondo teniendo en cuenta la edad, el horizonte de inversión y el grado de tolerancia al riesgo.

1.4.4. Condiciones para la elección y retracto del tipo de fondo.

1.4.5. Efectos de la elección para el afiliado, de acuerdo con su edad y perfil de riesgo.

1.4.6. Condiciones para el traspaso entre los diferentes tipos de fondos administrados por una misma administradora.

1.4.7. Condiciones para el traslado entre sociedades administradoras y traslado de régimen pensional.

1.4.8. Efectos del traslado de administradora, frente a los recursos pensionales y los tipos de fondos seleccionados.

1.4.9. Derechos y deberes de los afiliados a los fondos de pensiones de conformidad con lo señalado en los arts. 2.6.10.1.3 y 2.6.10.1.4. del Decreto 2555 de 2010.

1.4.10. <Subnumeral adicionado por la Circular 35 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Las reglas aplicables a la asignación por defecto y los efectos de su aplicación.

Cada vez que se promueva o publicite cualquier tipo de fondo del esquema de multifondos debe indicarse que corresponde al fondo de pensiones obligatorias y el tipo de fondo al que hace referencia, por ejemplo, fondo de pensiones obligatorias (nombre del Fondo) conservador, fondo de pensiones obligatorias (nombre del Fondo) moderado y fondo de pensiones obligatorias (nombre del Fondo) mayor riesgo.

El deber de adelantar campañas de información y educación para la promoción del esquema de multifondos no exime a las administradoras de la obligación de suministrar de manera particular a sus afiliados o potenciales afiliados asesoría e información clara, cierta, completa, comprensible y oportuna, que les permita tomar decisiones informadas.

2. DISPOSICIONES RELACIONADAS CON LOS FONDOS ADMINISTRADOS.

2.1. RÉGIMEN DE GASTOS ADMISIBLES PARA LOS TIPOS DE FONDOS DE PENSIONES OBLIGATORIOS.

Con cargo a los tipos de fondos de pensiones se pueden sufragar exclusivamente los gastos que se señalan a continuación, debiendo quedar expresa constancia en el correspondiente reglamento de administración:

2.1.1. Los honorarios y gastos en que haya de incurrirse para la defensa de los intereses de los tipos de fondos, cuando las circunstancias así lo exijan.

2.1.2. Los correspondientes al pago de comisiones por la utilización de comisionistas de bolsa y corredores de valores especializados en TES (CVTES), así como los gastos en que incurran en la negociación de las inversiones a través de sistemas de negociación de valores aprobados por la SFC o en el mercado mostrador registradas en un sistema de registro de operaciones sobre valores debidamente autorizado por la SFC, incluidos los gastos correspondientes a la utilización y acceso a tales sistemas.

2.1.3. Los intereses y demás rendimientos financieros que deban cancelarse por razón de operaciones de reporto o repo activas / pasivas y operaciones simultáneas activas / pasivas, siempre que estén autorizadas.

2.1.4. La pérdida en venta de inversiones, la pérdida en venta de bienes recibidos en pago y los demás gastos de índole similar que autorice con carácter general esta Superintendencia.

2.1.5. La remuneración correspondiente al revisor fiscal de los tipos de fondos.

2.1.6. Los gastos en que haya de incurrirse para la constitución de las garantías que deban otorgarse para hacer posible la participación de la administradora con recursos de los tipos de fondos en los procesos de privatización a que se refiere la Ley 226 de 1995.

2.1.7. Los gastos en que haya de incurrirse en la realización de operaciones a través de las cámaras de riesgo central de contraparte.

2.1.8. Los gastos de compensación y liquidación provenientes de la negociación de inversiones.

2.1.9. Los gastos derivados del registro de valores y los del depósito centralizado de valores que se generen en la realización de operaciones repo, transferencia temporal de valores (TTVs) y simultáneas.

2.1.10. <Subnumeral adicionado por la Circular 35 de 2018. Rige a partir del 1o. de abril de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Los gastos derivados del registro de operaciones con instrumentos financieros derivados y con productos estructurados que no se compensen y liquiden en sistemas de compensación y liquidación, incluido el registro de operaciones en los sistemas de registro de operaciones sobre divisas, y los gastos correspondientes a la utilización y acceso a tales sistemas.

2.1.11. <Subnumeral adicionado por la Circular 35 de 2018.  El nuevo texto es el siguiente:> Los gastos derivados del registro de operaciones con instrumentos financieros derivados y con productos estructurados realizadas en el mercado mostrador, en un sistema de registro de operaciones sobre valores debidamente autorizado por la SFC, tengan o no la calidad de valores, incluidos los gastos correspondientes a la utilización y acceso a tales sistemas.

2.2. ELECCIÓN O CAMBIO DE TIPO DE FONDO DE PENSIONES OBLIGATORIAS.

Las AFP deben poner a disposición de sus afiliados medios verificables a través de los cuales éstos puedan realizar la elección o cambio de tipo de fondo dentro del esquema de multifondos.

La disposición de los medios verificables por parte de las AFP debe efectuarse por medios físicos, caso en el cual deben adoptar la Proforma B.6000-17 denominada “Elección o cambio de tipo de fondo de pensiones obligatorias”, junto con su respectivo instructivo, disponibles en el Anexo 2 del presente Capítulo, o a través de su canal de distribución de servicios financieros de internet.

Independientemente del medio verificable que se ponga a disposición de los afiliados, las AFP deben:

2.2.1. Asegurar que al afiliado se le suministre de manera obligatoria y previa toda la información sobre el esquema multifondos y las características de cada uno de los tipos de fondos.

2.2.2. Garantizar que se le exigirá al afiliado ratificar que ha comprendido la información suministrada mediante la aplicación de un cuestionario, siendo obligatorio que éste conteste acertadamente tal evaluación de forma previa a la elección o cambio de tipo de fondo.

2.2.3. Advertir al afiliado antes de que manifieste su “ACEPTACIÓN Y DECLARACIÓN DE VOLUNTAD”, acerca de la importancia de haber entendido la información suministrada.

2.2.4. Para efectos de la utilización del canal de distribución de servicios financieros de internet, es necesario que la respectiva AFP obtenga la no objeción previa de la SFC para lo cual debe:

2.2.4.1. Acreditar que el canal cuenta con los mecanismos y las medidas de seguridad necesarios para establecer en todo momento que es el afiliado quien manifiesta de manera expresa y libre su elección o cambio de tipo de fondo.

2.2.4.2. Contar con un sistema de información que le explique al afiliado como mínimo, los aspectos señalados en la Proforma B.6000-17.

2.2.4.3. Asegurar que el sistema en caracteres destacados, le indica al afiliado los medios de que dispone la sociedad administradora para resolver cualquier duda que se le presente, antes de tomar la decisión de elección o cambio de tipo de fondo.

2.2.4.4. Disponer de mecanismos que permitan validar, si realmente corresponde a la primera elección del afiliado o a un cambio de tipo de fondo.

2.2.4.5. Establecer mecanismos que le informen al afiliado la fecha en la que se hará efectiva la orden impartida.

2.2.5. Tanto para la elección o cambio, por medio de la proforma impresa o a través del canal de distribución de servicios financieros de internet de la AFP, es necesario que el afiliado responda una encuesta que permita establecer su perfil de riesgo, advirtiéndole que la misma arroja como resultado una sugerencia, más no la obligación, del tipo de fondo a seleccionar. La sociedad administradora debe dejar evidencia del resultado de dicha encuesta, la cual debe tener en cuenta, como mínimo, los siguientes aspectos:

2.2.5.1. Rango de edad al momento de realizar la solicitud

2.2.5.2. Años en los que proyecta pensionarse (años contados a partir de la fecha de solicitud)

2.2.5.3 Tolerancia a las pérdidas del capital acumulado

2.2.5.4. Tolerancia del afiliado al riesgo en busca de una mejor rentabilidad

2.2.5.5. Periodicidad con la que el afiliado se informa sobre la rentabilidad de los tipos de fondos de pensiones obligatorias

El modelo de encuesta para evaluar el perfil de riesgo puede realizarse individualmente por cada AFP o a través de la entidad que las agremie. Dicho modelo debe remitirse para no objeción previa de la SFC, indicando cada uno de los aspectos a evaluar, la puntuación asignada a cada una de las respuestas y el procedimiento a seguir para determinar el tipo de fondo sugerido.

2.3. RETRACTO DE LA ELECCIÓN DE TIPO DE FONDO.

El afiliado puede ejercer la opción de retracto de su primera elección de tipo de fondo por una única vez. En el evento en que el afiliado decida ejercer la citada opción de retracto, la misma puede ser presentada por escrito o a través del canal de distribución de servicios financieros de internet. Las AFP deben validar que la solicitud de retracto presentada por el afiliado se ejerce frente a su primera elección y que la misma se ha efectuado dentro de los 3 días hábiles siguientes a la fecha de la decisión inicial de elección.

Surtido el procedimiento anterior, las AFP deben informar al afiliado, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la solicitud de retracto sobre la aceptación o rechazo de la misma, utilizando para el efecto el mismo medio empleado por el afiliado. En todos los casos, se debe dejar evidencia de dicha respuesta.

2.4. TRANSFERENCIA DE TÍTULOS Y/O VALORES ENTRE LOS DIFERENTES FONDOS, COMO CONSECUENCIA DE LOS CAMBIOS DE TIPO DE FONDO.

Las juntas directivas de las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantías, deben aprobar las políticas de distribución de títulos y/o valores para aquellos eventos en que el traspaso de recursos entre los diferentes tipos de fondos, como consecuencia de los cambios de tipo de fondo, se realice mediante la transferencia de títulos y/o valores.

Para la definición de las citadas políticas, las juntas directivas deben tener en consideración el objetivo de cada uno de los tipos de fondos de pensiones obligatorias, su perfil de riesgo, su horizonte de inversión y su rentabilidad objetivo. En las citadas políticas se debe indicar que corresponde al comité de inversiones de la administradora tomar la decisión sobre los títulos y/o valores a transferir.

Dichas políticas deben permitirle a la administradora actuar con diligencia e imparcialidad en la distribución de los títulos y/o valores, evitando conflictos de interés en la asignación de beneficios o pérdidas que se puedan dar entre los distintos tipos de fondos.

Cada vez que las sociedades administradoras transfieran títulos y/o valores entre los diferentes tipos de fondos administrados como consecuencia de cambios en los tipos de fondo, deben realizar una compensación entre los valores a trasladar por cada tipo de fondo, de tal forma que únicamente se lleven a cabo transferencias por el neto resultante.

El valor por el cual se transfieren títulos y/o valores entre los diferentes tipos de fondo, como consecuencia de cambios de tipos de fondo, debe corresponder al valor por el cual se encontraban registrados en la contabilidad al cierre del día inmediatamente anterior a la transferencia.

El comité de inversiones de las sociedades administradoras, cada vez que transfieran títulos y/o valores entre los tipos de fondos administrados, como consecuencia de cambios de tipos de fondo debe elaborar y mantener a disposición de la SFC un acta de distribución de los títulos, en donde se indique, por lo menos:

2.4.1. La fecha en que se realiza la transferencia.

2.4.2. Los valores compensados entre los tipos de fondo, junto con los documentos que soportan dichos valores, y el neto transferido.

2.4.3. El número asignado por la entidad a la inversión en el tipo de fondo que la transfiere, el cual debe corresponder al reportado en el formato 351 el día inmediatamente anterior a la transferencia. En ningún caso se pueden transferir títulos y/o valores adquiridos el mismo día de la transferencia.

2.4.4. Valor por el cual se transfiere cada título y/o valor.

2.4.5. Razón por la cual se transfieren cada uno de los títulos, la cual debe ser consistente con las políticas establecidas por la junta directiva.

2.4.6. Nombre y firma de quienes suscriben el acta.

El valor de la unidad con el cual un tipo de fondo traspasa recursos a otro, como consecuencia de cambios de tipo de fondo, debe corresponder al valor de la unidad de operación del día en que se transfieren los títulos y/o valores, esto es el día 20 calendario de cada mes o el día hábil siguiente.

2.5. CRITERIOS METODOLÓGICOS PARA LA CONFORMACIÓN DEL COMPONENTE DE REFERENCIA PARA TENER EN CUENTA EN EL CÁLCULO DE LA RENTABILIDAD MÍNIMA OBLIGATORIA DE LOS FONDOS DE PENSIONES OBLIGATORIAS DE LA ETAPA DE ACUMULACIÓN. <Numeral modificado por la Circular 35 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Para cada uno de los tipos de fondos de pensiones obligatorias de acumulación deben tenerse en cuenta los siguientes criterios metodológicos en la constitución, composición y actualización del componente de referencia para efectos del cálculo de la rentabilidad mínima obligatoria, el cual debe conformarse por la suma ponderada de las rentabilidades calculadas con base en un conjunto de índices del mercado.

2.5.1. ÍNDICES DEL MERCADO.  <Numeral modificado por la Circular 35 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

El componente de referencia para tener en cuenta para el cálculo de rentabilidad mínima de cada uno de los tipos de fondos de pensiones obligatorias de la etapa de acumulación se conforma con la variación porcentual (rentabilidad), en términos efectivos anuales, que durante el período de cálculo correspondiente presenten los siguientes índices:

2.5.1.1. Índice para renta variable local: Índice Agregado de Renta Variable Local (IARVL) establecido en el subnumeral 1.10.2.3. del Capítulo III Título III Parte II de la presente Circular.

2.5.1.2. Índice para renta fija internacional: Barclays Capital Global Aggregate Bond Index.

2.5.1.3. Índice para renta variable internacional: Morgan Stanley Capital International All Country World Index (MSCI ACWI).

2.5.1.4. Ponderación de índices para renta fija local.

2.5.1.4.1. En el caso de los fondos mayor riesgo y moderado se debe tener en cuenta la variación porcentual del promedio simple de las rentabilidades de los índices de Deuda Publica COLTES LP (Largo Plazo) y COLTES UVR.

2.5.1.4.2. En el caso del fondo conservador se debe tener en cuenta el índice de Deuda Pública COLTES.

2.5.2. COMPONENTE DE REFERENCIA. <Numeral modificado por la Circular 11 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

El componente de referencia para cada uno de los tipos de fondos de pensiones obligatorias de la etapa de acumulación debe conformarse por la suma ponderada de las rentabilidades de los índices del mercado mencionados. Para el efecto, las citadas rentabilidades deben ponderar así:

Rentabilidad	Descripción
índice para renta variable local: índice Agregado de Renta Variable Local (IARVL)	%IARVL: Corresponde al porcentaje de participación en renta variable local, cuya ponderación se determina con base en la participación de las inversiones en acciones de emisores nacionales y fondos de inversión colectiva representativos de índices accionarios locales. %IARVL: 'participación renta variable local'
índice para renta variable internacional: Morgan Stanley Capital International All Country World Index (MSCI ACWI)	%ACWI COP: Corresponde al porcentaje de participación en renta variable internacional sin cobertura cambiaría y con rentabilidad en COP. %ACWI COP = [[MIN (A);(B);(C) ] / (A)]*(D)
%ACWI USD: Corresponde al porcentaje de participación en renta variable internacional con cobertura cambiaría y con rentabilidad en USD. %ACWI USD = [1 -[[MIN (A);(B);(C) ] / (A)]]*(D)
índice para renta fija internacional: Barclays Capital Global Aggregate Bond Index	%Barclays Capital Global Aggregate Bond Index COP: Corresponde a la participación en renta fija internacional sin cobertura cambiaría y con rentabilidad en COP. %Barclays Capital Global Aggregate Bond Index COP = [[MIN (A);(B);(C) ] / (A)]*(E)
%Barclays Capital Global Aggregate Bond Index USD: Corresponde a la participación en renta fija internacional con cobertura cambiaría y con rentabilidad en USD. %Barclays Capital Global Aggregate Bond Index USD = [1-[MIN (A);(B);(C) ] / (A)]*(E )
índice para renta fija local: Ponderación indicada en el subnumeral 2.5.1.4. del presente Capítulo, según el tipo de fondo	%índice para renta fija local: Corresponde a la participación en renta fija local. %índice para renta fija local = 100% - %IARVL - %ACWI COP - %ACWI USD - %Barclays Capital Global Aggregate Bond Index COP - %Barclays Capital Global Aggregate Bond Index USD

Siendo:

(A): Porcentaje de la inversión en títulos en moneda extranjera en el portafolio del tipo de fondo (promedio diario de acuerdo con el periodo de rentabilidad mínima de cada tipo de fondo)

(B): Porcentaje del fondo sin cobertura cambiaría en títulos en dólar estadounidense (USD) (promedio mensual sobre el período de rentabilidad mínima de cada tipo de fondo)

(C): Límite de inversión en moneda extranjera sin cobertura para el tipo de fondo, según lo definido en el régimen de inversiones

(D): Porcentaje de la inversión en títulos de renta variable del exterior en el portafolio del tipo de fondo (promedio diario de acuerdo con el periodo de rentabilidad mínima de cada tipo de fondo)

(E): Porcentaje de la inversión en títulos de deuda del exterior en el portafolio del tipo de fondo (promedio diario de acuerdo con el periodo de rentabilidad mínima de cada tipo de fondo)

2.5.3. <Numeral eliminado  por la Circular 35 de 2018. > 

2.6. RENTABILIDAD MÍNIMA OBLIGATORIA PARA EL FONDO ESPECIAL DE RETIRO PROGRAMADO. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

2.6.1. Índices del mercado

La rentabilidad mínima obligatoria para el fondo especial de retiro programado será determinada de acuerdo con la suma ponderada de las rentabilidades que presenten los siguientes índices.

2.6.1.1. Índice representativo del mercado de renta variable local: Índice Agregado de Renta Variable Local (IARVL) establecido en el subnumeral 1.10.2.3. del Capítulo III Título III Parte II de la presente Circular.

2.6.1.2. Índice representativo del mercado accionario del exterior: Morgan Stanley Capital International All Country World Index (MSCI ACWI).

2.6.1.3. Índice representativo del mercado de TES en UVR: Índice de Deuda Publica COLTES UVR.

2.6.2. Porcentajes de ponderación para las rentabilidades de los índices de mercado.

La SFC calculará los porcentajes de ponderación de las rentabilidades de los índices de mercado como el promedio simple, calculado a la fecha de cierre de los doce (12) meses anteriores, de las participaciones de las inversiones en los tipos de activos descritos en el presente subnumeral.

Los porcentajes de ponderación de las rentabilidades de los índices de mercado serán informados por la SFC dentro de los 10 días hábiles del mes de julio de cada año, y se tendrán en cuenta para el cálculo de la rentabilidad mínima obligatoria de los siguientes 12 meses, desde el mes de julio del año de la publicación hasta el mes de junio del año siguiente.

2.6.2.1. El porcentaje de ponderación del índice IARVL será calculado con base en la participación de las inversiones en acciones de emisores nacionales y fondos de inversión colectiva representativos de índices accionarios locales.

%IARVL = 'participación renta variable local'

2.6.2.2. Las rentabilidades del índice MSCI ACWI serán calculadas tanto en dólares estadounidenses como en pesos colombianos, las cuales serán ponderadas de acuerdo con los criterios establecidos a continuación.

2.6.2.2.1 El porcentaje de ponderación de la rentabilidad calculada en dólares estadounidenses del índice MSCI ACWI será el mínimo entre el límite establecido en el régimen de inversión para las inversiones en moneda extranjera sin cobertura cambiaria y la participación de las inversiones en moneda extranjera sin cobertura cambiaria en acciones de emisores extranjeros, fondos de inversión internacionales representativos de índices accionarios y activos alternativos del exterior.

%ACWI _USD = min ('participación renta variable y activos alternativos del exterior sin cobertura cambiaria', 'límite de inversiones en moneda extranjera sin cobertura cambiaria')

2.6.2.2.2 El porcentaje de ponderación de la rentabilidad calculada en pesos colombianos del índice MSCI ACWI será el resultado de tomar el mínimo entre el límite establecido en el régimen de inversión para las inversiones en títulos y/o valores participativos y la participación de las inversiones en acciones de emisores extranjeros, fondos de inversión internacionales representativos de índices accionarios y activos alternativos del exterior, y restar a este valor el porcentaje de ponderación obtenido en el subnumeral 2.6.2.2.1.

%ACWI _COP = min ('participación renta variable y activos alternativos del exterior', 'límite de inversiones en títulos y/o valores participativos') - %ACWI _USD

2.6.2.3. El porcentaje de ponderación de la rentabilidad del índice COLTES UVR para las demás inversiones admisibles, será el resultado de restar al 100% los porcentajes obtenidos en los subnumerales de ponderación obtenidos en los subnumerales 2.6.2.1, 2.6.2.2.1, y 2.6.2.2.2.

%COLTES UVR = 100% - %IARVL - %ACWI _{USD -} %ACWI _COP

3. LÍMITE DE LA NEGOCIACIÓN DE COMPRA Y VENTA DE COP/USD BAJO LA MODALIDAD SPOT (CONTADO) O A TRAVÉS DE INSTRUMENTOS FINANCIEROS DERIVADOS.

3.1. Para efectos del cálculo del límite de la negociación en divisas a que se refiere el numeral 5 del art. 2.6.12.1.11 del Decreto 2555 de 2010, se debe tener como valor del fondo, el correspondiente al valor promedio de cada tipo de fondo, establecido de conformidad con lo dispuesto en el art. 2.6.12.1.16 del Decreto 2555 de 2010, de los 5 días hábiles anteriores a la fecha de cálculo del límite.

3.2. Se entiende como renovación o ampliación del plazo sobre instrumentos financieros derivados, con la misma u otra contraparte, de conformidad con lo previsto en el literal c del numeral 5, art. 2.6.12.1.11. del Decreto 2555 de 2010 ya mencionado, lo siguiente:

3.2.1. El valor nominal en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica de las negociaciones de venta, hasta el monto nominal en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica de los vencimientos de venta del mismo día, y

3.2.2. El valor nominal en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica de las negociaciones de compra, hasta el monto nominal en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica de los vencimientos de compra del mismo día.

En consecuencia, para efectos de establecer el límite de operaciones en divisas, tratándose de las negociaciones y vencimientos de los instrumentos financieros derivados de que trata el primer literal b) del numeral 5 del art. 2.6.12.1.11 del Decreto 2555 de 2010, se debe tener en cuenta el valor que resulte de aplicar para cada día, la siguiente fórmula:

{Valor absoluto (Valor nominal en USD de las negociaciones de venta – Valor nominal en USD de los vencimientos de venta) + Valor absoluto (Valor nominal en USD de las negociaciones de compra – Valor nominal en USD de los vencimientos de compra)}.

Los valores expresados en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica se deben convertir a pesos colombianos con base en la tasa representativa del mercado –TRM- calculada y certificada por la SFC en cada uno de los días a tener en cuenta en el cálculo.

4. DISPOSICIONES RELACIONADAS CON NUEVAS MODALIDADES DE PENSIÓN.

De conformidad con lo establecido en el literal d) del art. 79 de la Ley 100 de 1993, esta Superintendencia autoriza, de manera general, las siguientes modalidades de pensión, las cuales deben ser ofrecidas a sus afiliados por las entidades administradoras del RAIS, atendiendo las siguientes instrucciones:

4.1. DEFINICIONES GENERALES.

Para efectos de lo establecido en este subnumeral se deben tener en cuenta las siguientes definiciones:

4.1.1. Afiliado: Es la persona que hace parte del SGP en los términos del art. 15 de la Ley 100 de 1993, mediante su afiliación a una sociedad que administre fondos de pensiones.

4.1.2. Pensionado: Es la persona que ha cumplido los requisitos para acceder a una pensión de vejez o invalidez en el RAIS.

4.1.3. Mesada pensional: Corresponde al pago mensual que efectúa la administradora o aseguradora, según el caso, con ocasión del reconocimiento de una pensión por causa de vejez, invalidez o sobrevivencia. Dicho pago se efectúa de manera vencida.

4.1.4. Mesada adicional: Pago adicional a las 12 mesadas anuales a que tienen derecho los pensionados del SGP, de acuerdo con lo establecido en el Acto Legislativo 1 de 2005.

4.1.5. Auxilio funerario: Es el pago que debe efectuar la aseguradora o administradora que tiene a su cargo el pago de la pensión de vejez o invalidez, por causa del fallecimiento del pensionado, a la persona que demuestre haber sufragado los gastos de entierro del pensionado, equivalente al valor correspondiente a la última mesada pensional recibida, el cual no debe ser inferior a 5 salarios mínimos legales mensuales vigentes, ni superior a 10 veces dicho salario.

4.1.6. Renta vitalicia diferida: Corresponde a los pagos de mesadas pensionales a partir del mes siguiente a aquel en que termina el periodo de diferimiento y hasta la pérdida del derecho del pensionado y del último de los beneficiarios de ley, momento en el cual cesa la obligación. Si dicha pérdida se presenta durante el periodo de diferimiento no habría lugar a la devolución del capital correspondiente a la renta vitalicia diferida.

A la renta vitalicia diferida le son aplicables, en lo pertinente, las previsiones contenidas en el subnumeral 3.3.2.2.2 del Capítulo II, Título IV de la Parte II de esta Circular.

4.1.7. Tomador: Persona que celebra el contrato de seguro con la compañía de seguros seleccionada y que corresponde al pensionado en el caso de pensiones de vejez o invalidez y, a los beneficiarios de ley en el caso de pensiones de sobrevivientes.

4.1.8. Prima única: Corresponde al monto que debe ser girado a la aseguradora elegida por el afiliado o sus beneficiarios al contratar una renta vitalicia con la aseguradora.

4.2. RENTA TEMPORAL CIERTA CON RENTA VITALICIA DE DIFERIMIENTO CIERTO.

4.2.1. DEFINICIONES. EN ADICIÓN A LOS TÉRMINOS DEFINIDOS DE MANERA GENERAL PARA TODAS LAS MODALIDADES, PARA LOS EFECTOS DE ESTA MODALIDAD DE PENSIÓN SE ENTIENDE POR:

4.2.1.1. Asegurados: Corresponde a los pensionados a los que se les ha reconocido el derecho al pago de una pensión por causa de vejez o invalidez, así como a los beneficiarios de ley de una pensión por muerte del afiliado o pensionado.

4.2.1.2. Renta temporal cierta: Corresponde a pagos de mesadas pensionales por un período determinado, desde la fecha de inicio de vigencia del contrato hasta la fecha de inicio de la renta vitalicia de diferimiento cierto.

Durante la vigencia de esta renta, siempre habrá lugar al pago de una mesada pensional o de un beneficio, por cuanto no depende de la sobrevivencia del pensionado o de sus beneficiarios de ley.

4.2.1.3. Período de diferimiento cierto: Corresponde al período de vigencia pactado para la renta temporal cierta.

4.2.1.4. Renta vitalicia de diferimiento cierto: Corresponde a pagos de mesadas pensionales a partir del mes siguiente a aquel en que termina el periodo de diferimiento y hasta la pérdida del derecho del pensionado y del último de los beneficiarios de ley, momento en el cual cesa la obligación. Si dicha pérdida se presenta durante el periodo de diferimiento la aseguradora debe pagar el capital correspondiente a esta renta, efectuadas las deducciones previstas en el plan de pensiones respectivo.

4.2.2. ENTIDADES QUE PARTICIPAN EN LA MODALIDAD.

Esta modalidad está a cargo de las compañías de seguros de vida que tengan aprobado el ramo de seguro de pensiones Ley 100 y que cuenten con la aprobación individual correspondiente para el plan de pensiones que rige esta modalidad, de acuerdo con lo señalado en el subnumeral 4.7.2. de este Capítulo.

4.2.3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA MODALIDAD.

Bajo esta modalidad el afiliado, contrata simultáneamente con una aseguradora de su elección el pago de una renta temporal cierta y el pago de una renta vitalicia de diferimiento cierto, que inicia una vez expire el periodo de diferimiento cierto y dura hasta el fallecimiento del pensionado o del último beneficiario de ley.

La aseguradora se obliga a pagar las mesadas pensionales adicionales a que haya lugar, y el auxilio funerario al fallecimiento del pensionado por vejez o invalidez.

4.2.4. CARACTERÍSTICAS ESPECIALES.

4.2.4.1. En esta modalidad el afiliado o sus beneficiarios pueden optar por una mesada pensional más alta durante el período de diferimiento cierto, y menor en la renta vitalicia de diferimiento cierto o, viceversa, dependiendo de sus necesidades.

El monto de la mesada pensional durante la renta vitalicia de diferimiento cierto no puede en ningún caso ser inferior al 70% ni superior al 200% del monto de la mesada de la renta temporal cierta, porcentaje que se determina con base en las mesadas pensionales de la renta vitalicia de diferimiento cierto, expresadas en pesos de la fecha de la contratación de la modalidad.

4.2.4.2. La duración de la renta temporal cierta no puede ser inferior a 1 año ni superior a 10 años.

4.2.4.3. En ningún caso la pensión a pagar durante la renta temporal cierta o en vigencia de la renta vitalicia de diferimiento cierto puede ser inferior a 1 smmlv.

4.2.4.4. Una vez contratada esta modalidad de pensión la misma es irrevocable sin perjuicio de lo dispuesto en el EOSF sobre cesión de activos, pasivos y contratos y demás normas relativas al funcionamiento de las instituciones financieras. Ninguna de las partes puede poner término a la modalidad renta temporal cierta con renta vitalicia de diferimiento cierto, la cual debe permanecer vigente hasta la muerte del pensionado o del último de sus beneficiarios de ley.

4.2.4.5. Si uno de los asegurados fallece durante el período de diferimiento cierto, se genera un beneficio respecto de la renta vitalicia de diferimiento cierto, dada la exclusión de este asegurado en el cálculo actuarial, el cual debe ser reconocido como un mayor valor de mesada pensional de dicha renta o como un pago único a los otros asegurados.

4.2.4.6. En caso de fallecimiento de todos los asegurados durante el período de diferimiento cierto y siempre que no existan más beneficiarios con derecho a la pensión, la suma del valor presente de los pagos pendientes de la renta temporal cierta y el valor del pago único de la obligación pendiente de la renta vitalicia con diferimiento cierto, deben ser destinados a acrecentar la masa sucesoral del causante de la pensión.

El pago único de la obligación pendiente de la renta vitalicia con diferimiento cierto, se determina mediante el cálculo de la reserva matemática a la fecha del fallecimiento.

4.2.5. PARTICIPACIÓN DE UTILIDADES.

En cumplimiento de lo dispuesto en el inciso 3 del art. 108 de la Ley 100 de 1993, en esta modalidad de pensión la aseguradora se obliga a retornar al asegurado un porcentaje de participación de las utilidades originadas en la inversión de las reservas técnicas constituidas para la operación de dicha modalidad, a partir de la fecha de inicio de pagos de la renta vitalicia de diferimiento cierto.

4.2.6. ASUNCIÓN DE RIESGOS.

En esta modalidad de pensión, el afiliado traslada a la aseguradora de su elección los riesgos de extra longevidad y de mercado, por lo que el monto de la pensión no está sujeto a variaciones derivadas de una mayor o menor longevidad de los asegurados o de las fluctuaciones de los instrumentos en los que se encuentren invertidas las reservas constituidas por la aseguradora.

4.3. RENTA TEMPORAL VARIABLE CON RENTA VITALICIA DIFERIDA.

4.3.1. ENTIDADES QUE PARTICIPAN EN LA MODALIDAD.

La sociedad administradora de fondos de pensiones obligatorias a la cual se encuentre vinculado el afiliado está a cargo de la administración de la mesada pensional durante la renta temporal.

La compañía de seguros de vida que tenga aprobado el ramo de seguro de pensiones Ley 100 estará a cargo de la renta vitalicia diferida.

4.3.2. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA MODALIDAD.

La renta temporal variable con renta vitalicia diferida, es la modalidad de pensión en la cual un afiliado contrata con la aseguradora de su elección, una renta vitalicia que se paga a partir de una fecha posterior al momento en que se pensiona, reteniendo en su cuenta individual de ahorro pensional los recursos suficientes para que la sociedad administradora de fondo de pensiones le pague, con cargo a dicha cuenta, una renta temporal durante el período comprendido entre el momento en que se pensiona y la fecha en que la renta vitalicia comience a ser pagada por la aseguradora.

Igualmente y de acuerdo con la ley, habrá lugar al pago de las mesadas pensionales adicionales, ya sea por la sociedad administradora de fondos de pensiones o por la aseguradora, y al fallecimiento del pensionado, el pago del auxilio funerario a cargo de la aseguradora que expidió la renta vitalicia diferida.

4.3.3. CARACTERÍSTICAS ESPECIALES.

4.3.3.1. En esta modalidad el afiliado puede optar por una mesada pensional más alta durante el período de la renta temporal y menor en la renta vitalicia diferida o, viceversa, dependiendo de sus necesidades.

El monto de la mesada pensional durante la renta vitalicia diferida no puede en ningún caso ser inferior al 70% ni superior al 200% del monto de la mesada de la renta temporal, porcentaje que debe determinarse con base en las mesadas pensionales de la renta vitalicia diferida, expresadas en pesos de la fecha de la contratación de la modalidad.

4.3.3.2. En ningún caso la pensión a pagar durante la renta temporal variable o en vigencia de la renta vitalicia diferida puede ser inferior a un salario mínimo legal mensual vigente.

4.3.3.3. El monto de las mesadas canceladas durante la renta vitalicia diferida, deben ajustarse cada año en la variación del IPC certificado por el DANE para el año calendario inmediatamente anterior, o en el incremento del salario mínimo legal mensual vigente para dicho año, cuando sea del caso, de tal manera que la pensión no sea inferior a este salario.

4.3.3.4. Una vez contratada la renta vitalicia diferida, la decisión es irrevocable.

4.3.3.5. La mesada de la renta temporal se recalcula cada año con base en el saldo de la cuenta individual.

4.3.3.6. La renta temporal debe constituirse por un lapso mínimo de 1 año y máximo de 10 años.

4.3.3.7. La última mesada pensional pagada bajo la modalidad de renta temporal, debe corresponder al saldo total existente en la cuenta de ahorro individual del pensionado.

4.3.3.8. El saldo de la cuenta de ahorro pensional, mientras el pensionado o sus beneficiarios disfrutan de una renta temporal variable, no puede ser inferior al capital requerido para contratar con la aseguradora que emitió la renta vitalicia diferida, una renta temporal por lo menos igual al salario mínimo legal mensual vigente durante el tiempo de pago que le falte para acceder a la renta vitalicia diferida. La aseguradora que emitió la renta vitalicia diferida debe garantizar el otorgamiento de dicha prestación.

4.3.3.9. Cuando no hubiere beneficiarios, los saldos que queden en la cuenta individual al fallecer un pensionado que esté disfrutando de la renta temporal, debe acrecentar la masa sucesoral, de acuerdo con lo establecido en el art. 81 de la Ley 100 de 1993.

4.3.4. ASUNCIÓN DE RIESGOS.

En esta modalidad de pensión, durante el tiempo que se encuentre disfrutando de una renta temporal variable, el pensionado o sus beneficiarios de ley asumen el riesgo de mercado frente al capital que se ha retenido en su cuenta individual de ahorro pensional para el pago de la renta temporal, esto es, el riesgo derivado de las variaciones en los precios de los títulos, valores o participaciones en que se encuentren invertidos tales recursos. Dado que la renta temporal se contrata por un tiempo determinado el afiliado no asume el riesgo de extra longevidad.

En cuanto a la renta vitalicia diferida, el afiliado traslada a la aseguradora de su elección los riesgos de extra longevidad y de mercado, por lo que el monto de la pensión no está sujeto a variaciones derivadas de una mayor o menor longevidad de los asegurados o de las fluctuaciones de los instrumentos en que se encuentren invertidas las reservas constituidas por la aseguradora.

4.4. RETIRO PROGRAMADO SIN NEGOCIACIÓN DEL BONO PENSIONAL.

4.4.1. ENTIDAD QUE PARTICIPA EN LA MODALIDAD.

La AFP a la cual se encuentre vinculado el afiliado está a cargo de la administración de la respectiva mesada pensional.

4.4.2. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA MODALIDAD.

El retiro programado sin negociación del bono pensional es la modalidad de pensión en la cual el afiliado se pensiona, de manera anticipada a la fecha de redención del bono pensional emitido, bajo la modalidad de retiro programado descrita en el art. 81 de la Ley 100 de 1993, sin necesidad de negociar el citado bono.

4.4.2.1. Para acceder a esta modalidad de pensión el saldo en la cuenta de ahorro individual, sin considerar el monto del bono pensional, debe ser suficiente para cubrir el 130% de las mesadas pensionales proyectadas bajo la modalidad de retiro programado a pagar desde el momento en que se pensiona el afiliado, hasta la fecha de redención normal del bono pensional.

4.4.2.2. Bajo esta modalidad, la sociedad administradora le paga al pensionado o a los beneficiarios de ley la pensión con cargo a la cuenta de ahorro individual.

4.4.2.3. A esta modalidad le son aplicables las normas previstas para la modalidad de pensión de retiro programado de que trata el art. 81 de la Ley 100 de 1993. No obstante, para efectos de calcular cada año la anualidad en unidades de valor constante, en los años en que no se haya redimido normalmente el bono pensional, se debe tener en cuenta el valor actualizado y capitalizado del bono pensional a la fecha de cálculo (o recálculo) del monto de la pensión.

4.4.2.4. Los excedentes de libre disponibilidad deben calcularse únicamente en el momento en que el bono pensional sea redimido.

4.4.2.5. En esta modalidad de pensión debe tenerse en cuenta que como consecuencia de las actualizaciones de la historia laboral del afiliado, el valor del bono pensional a la fecha de recálculo de la pensión puede ser diferente al valor con el que se calculó inicialmente.

4.4.2.6. Mientras el bono pensional no se haya redimido y pagado o negociado, el pensionado no puede optar por otra modalidad de pensión de las establecidas en la ley o autorizadas por la SFC.

4.4.2.7. Asunción de riesgos

En esta modalidad de pensión, al tratarse de un retiro programado, el pensionado asume los riesgos de mercado y de extra longevidad, lo que significa que el monto de la pensión está sujeto al comportamiento de los precios de los títulos, valores o participaciones en que se encuentren invertidos los recursos de la cuenta individual, así como al riesgo de que el pensionado o sus beneficiarios vivan más allá de las probabilidades estimadas en las tablas de mortalidad emitidas por esta Superintendencia.

4.4.3. CONTROL DE SALDOS.

Las AFP que paguen pensiones bajo esta modalidad, deben controlar permanentemente que el saldo de la cuenta individual de ahorro pensional, mientras el bono no se redima, no sea inferior al monto de las mesadas a pagar durante los próximos 6 meses. En el evento en que el saldo sea inferior a dicho monto, la administradora debe proceder a negociar el respectivo bono, previa información al pensionado sobre dicha circunstancia.

Con la elección de esta modalidad de pensión, el afiliado autoriza expresa e irrevocablemente a la sociedad administradora de fondos de pensiones a negociar el bono pensional en el caso descrito en el inciso anterior.

4.5. RENTA TEMPORAL VARIABLE CON RENTA VITALICIA INMEDIATA.

4.5.1. ENTIDADES QUE PARTICIPAN EN LA MODALIDAD.

La AFP a la cual se encuentre vinculado el afiliado está a cargo de la administración de la parte correspondiente de la mesada pensional, mientras opere la renta temporal.

La aseguradora de vida que tenga aprobado el ramo de seguro de pensiones Ley 100 estará a cargo de la renta vitalicia inmediata.

4.5.2. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA MODALIDAD.

La renta temporal con renta vitalicia inmediata es la modalidad de pensión en la cual un afiliado contrata con la aseguradora de su elección el pago de una renta vitalicia inmediata a partir de la fecha en que se pensiona, reteniendo en la cuenta individual de ahorro pensional los recursos suficientes para que la sociedad administradora de fondos de pensiones le pague, con cargo a dicha cuenta y de manera simultánea a la renta vitalicia inmediata, una renta temporal durante el período acordado con la sociedad administradora.

De acuerdo con la ley, habrá lugar al pago de las mesadas pensionales adicionales, tanto por la AFP, respecto de la renta temporal y mientras esté vigente, como por la aseguradora, en relación con la renta vitalicia inmediata. Así mismo, al fallecimiento del pensionado por vejez o invalidez, dará lugar al pago del auxilio funerario a cargo de la aseguradora que expidió la renta vitalicia inmediata. El monto del auxilio se debe calcular teniendo en cuenta el valor total de la mesada pensional que está recibiendo el pensionado tanto por la renta vitalicia inmediata como por la renta temporal.

El monto de la pensión en esta modalidad corresponde a la suma de las mesadas pagadas tanto por la renta temporal como por la renta vitalicia inmediata.

4.5.3. CARACTERÍSTICAS ESPECIALES.

4.5.3.1. En esta modalidad el afiliado o sus beneficiarios optan por una mesada pensional total más alta durante el período de la renta temporal y menor en la renta vitalicia inmediata.

En todo caso, la suma de la mesada total recibida mientras se tenga derecho al pago de la renta temporal, no puede ser superior al 200% del monto de la mesada a que tiene derecho por la renta vitalicia inmediata.

4.5.3.2. En ningún caso la parte de la pensión a pagar mediante la renta vitalicia puede ser inferior a un salario mínimo legal mensual vigente.

4.5.3.3. El monto de las mesadas canceladas por la renta vitalicia inmediata, se deben ajustar cada año, en la variación del IPC certificado por el DANE para el año calendario inmediatamente anterior, o en el incremento del salario mínimo legal mensual vigente para dicho año, cuando sea del caso, de tal manera que la pensión no sea inferior a este salario.

4.5.3.4. Una vez contratada esta modalidad de pensión, la porción correspondiente a la renta vitalicia inmediata es irrevocable. En caso de que el pensionado opte por revocar la renta temporal, los recursos deben destinarse a incrementar el valor de la mesada de la renta vitalicia.

4.5.3.5. La mesada de la renta temporal se recalcula cada año con base en el saldo de la cuenta individual.

4.5.3.6. La renta temporal debe constituirse por un lapso mínimo de 1 año y máximo de 10 años.

4.5.3.7. El último pago bajo la renta temporal debe corresponder al saldo total existente en la cuenta de ahorro individual de ahorro pensional.

4.5.3.8. Cuando no hubiere beneficiarios, los saldos que queden en la cuenta individual de ahorro pensional al fallecer un pensionado o beneficiarios que estén disfrutando de la renta temporal, debe acrecentar la masa sucesoral, de acuerdo con lo establecido en el art. 81 de la Ley 100 de 1993.

4.5.4. ASUNCIÓN DE RIESGOS.

En esta modalidad de pensión, durante el tiempo que se encuentre disfrutando de una renta temporal, el pensionado o sus beneficiarios asumen el riesgo de mercado frente al capital que se ha retenido en su cuenta individual de ahorro pensional para el pago de la renta temporal, esto es, el riesgo derivado de las variaciones en los precios de los títulos, valores o participaciones en que se encuentren invertidos tales recursos. Dado que la renta temporal se contrata por un tiempo determinado y de manera simultánea a la renta vitalicia inmediata, el pensionado no asume el riesgo de extra longevidad.

En cuanto a la renta vitalicia inmediata, el pensionado o sus beneficiarios trasladan a la aseguradora de su elección los riesgos de extra longevidad y de mercado, por lo que el monto de la pensión no está sujeto a variaciones derivadas de una mayor o menor longevidad de los asegurados o de las fluctuaciones de los instrumentos en los que se encuentren invertidas las reservas constituidas por la aseguradora.

4.6. AUTORIZACIÓN DE OTRAS MODALIDADES DE PENSIÓN.

Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía y las aseguradoras de vida pueden proponer a la SFC que, en desarrollo de la facultad otorgada por el art. 79 de la Ley 100 de 1993, autorice de manera general nuevas modalidades de pensión en el RAIS, efecto para el cual, la solicitud debe cumplir con las siguientes condiciones mínimas:

4.6.1. Adjuntar una explicación de la modalidad propuesta, indicando su estructura jurídica, técnica y financiera. Para tal efecto, la modalidad a proponer debe considerar los aspectos técnicos y jurídicos establecidos por la normatividad vigente, tales como, tablas de mortalidad, tasa de interés técnico, limitaciones legales y constitucionales a los montos de la pensión y número de mesadas, etc.

4.6.2. Indicar de manera expresa los riesgos asociados a la referida modalidad en todas sus etapas, determinando quién asumirá dichos riesgos (aseguradora, pensionado u otros).

4.6.3. Adjuntar un comparativo de la modalidad propuesta frente a cada una de las modalidades de pensión contempladas en la Ley 100 de 1993 y demás autorizadas por la SFC, a efectos de determinar las diferencias y similitudes con éstas.

4.6.4. Adjuntar simulaciones, con bases de datos reales de pensionados sobre el posible comportamiento de las mesadas pensionales bajo la modalidad propuesta.

4.7. CONDICIONES PARA EL OFRECIMIENTO DE NUEVAS MODALIDADES DE PENSIÓN.

4.7.1. DISPOSICIONES RELACIONADAS CON LAS MODALIDADES EN QUE INTERVENGAN SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE PENSIONES.

Las, AFP deben remitir a la SFC la información que se señala a continuación a fin de obtener un pronunciamiento de no objeción respecto de una nueva modalidad de pensión:

4.7.1.1. El modelo del contrato a celebrar con el afiliado o sus beneficiarios, como mínimo debe contener:

4.7.1.1.1. La descripción de la modalidad de pensión y los requisitos mínimos para acceder a la respectiva modalidad.

4.7.1.1.2. Los beneficios ofrecidos que deben corresponder como mínimo a los de ley, esto es, el pago de una pensión por vejez, invalidez o sobrevivencia, el pago del auxilio funerario por muerte de un pensionado y el pago de las mesadas pensionales correspondientes.

4.7.1.1.3. La descripción de los riesgos asociados a la respectiva modalidad de pensión, especialmente, los riesgos de extra longevidad del pensionado y su grupo familiar y los riesgos de mercado.

4.7.1.1.4. La advertencia sobre las variaciones que se pueden presentar en el monto de las mesadas pensionales.

4.7.1.1.5. Las condiciones legales que se deben cumplir para tener la calidad de beneficiarios de ley de un pensionado por vejez o invalidez y poder acceder a una pensión de sobrevivientes.

4.7.1.1.6. La indicación de que el valor de la mesada pensional no puede ser inferior al salario mínimo mensual legal vigente.

4.7.1.1.7. Los mecanismos para el reajuste o recálculo de la pensiones.

4.7.1.1.8. El mecanismo que se utilizará para el pago de las mesadas pensionales, así como la fecha en que se hará efectivo.

4.7.1.1.9. El costo de la comisión de administración de los recursos mientras los mismos permanezcan en la cuenta de ahorro pensional, el cual no puede ser superior al establecido por la SFC para la modalidad de retiro programado.

4.7.1.1.10. La advertencia en el sentido que cuando la modalidad seleccionada involucre una operación de seguros no habrá lugar al cobro de ninguna suma por concepto de comisión de intermediación.

4.7.1.1.11. La aceptación expresa del afiliado o sus beneficiarios de los riesgos y condiciones propias de la modalidad de pensión escogida.

4.7.1.2. La nota técnica cuyas bases actuariales no pueden ser distintas a las definidas para el SGP en cuanto a las tablas de mortalidad de inválidos y de rentistas y la tasa de interés técnico real.

4.7.1.3. La descripción de los procesos, procedimientos y manuales relacionados con la operación y control de la modalidad de pensión.

4.7.1.4. Cualquier otra información que la SFC considere necesaria.

4.7.2. DISPOSICIONES RELACIONADAS CON LOS PLANES DE PENSIONES ASOCIADOS A LAS MODALIDADES DE PENSIÓN, EN LAS QUE INTERVENGAN ENTIDADES ASEGURADORAS.

Las entidades aseguradoras de vida interesadas en explotar alguna de las modalidades autorizadas por la ley o por esta Superintendencia, deben obtener en forma individual y previa, aprobación para ofrecer los planes de pensiones correspondientes, para lo cual deben remitir la siguiente información:

4.7.2.1. El modelo del contrato a celebrar que, como mínimo, debe contener:

4.7.2.1.1. La cobertura ofrecida, esto es, el pago de una pensión, el pago del auxilio funerario por muerte de pensionado y las mesadas pensionales adicionales que correspondan.

4.7.2.1.2. Las condiciones legales que se deben cumplir para tener la calidad de beneficiarios de ley de un pensionado por vejez o invalidez y poder acceder a una pensión de sobrevivientes.

4.7.2.1.3. La descripción de los riesgos asociados a la respectiva modalidad de pensión y al plan de pensiones y la manifestación expresa del afiliado o sus beneficiarios de que conocen y aceptan las consecuencias de tales riesgos.

4.7.2.1.4. La indicación de que el valor de la mesada pensional no puede ser inferior al salario mínimo mensual legal vigente y que los montos de las pensiones se reajustan en los términos y condiciones establecidas por la ley.

4.7.2.1.5. El mecanismo que se utilizará para el pago de las mesadas pensionales, así como la fecha en que se hará efectivo.

4.7.2.1.6. La advertencia en el sentido que no habrá lugar al cobro de ningún gasto por concepto de comisión de intermediación.

4.7.2.1.7. La condición sobre la participación de utilidades en beneficio de los pensionados, cuando el plan de pensiones involucre una operación de seguro.

4.7.2.1.8. La indicación y descripción de los beneficios adicionales que otorga el respectivo plan.

4.7.2.2. Un estudio de factibilidad del plan de pensiones, en el cual como mínimo, se deben especificar los elementos técnicos y financieros definidos para el manejo de los recursos pensionales, las necesidades de información e indicar si con carácter general se requiere la implementación de alguna herramienta o mecanismo para el seguimiento del negocio.

4.7.2.3. Copia del acta de la junta directiva, en donde conste que la administración de la entidad sometió a consideración y aprobación de este órgano social, el estudio de factibilidad realizado para solicitar la autorización para operar el nuevo plan de pensiones.

4.7.2.4. La descripción de los ajustes que se realizarán desde el punto de vista operativo, contable y tecnológico, con ocasión del nuevo plan de pensiones, para efectos de reportar la información a la SFC.

4.7.2.5. La descripción de los procesos, procedimientos y manuales relacionados con la operación y control del nuevo plan de pensiones.

4.7.2.6. Las medidas y procedimientos de control interno previstos para la operación del nuevo plan de pensiones.

4.7.2.7. La nota técnica cuyas bases actuariales no pueden ser distintas a las definidas para el SGP, en cuanto a las tablas de mortalidad de inválidos y de rentistas y la tasa de interés técnico real de la reserva matemática. la cual debe ser menor o igual a la empleada en el cálculo de la prima. La nota técnica debe atender los requisitos definidos en el subnumeral 1.8. del Capítulo II, Título IV de la Parte II de esta Circular.

4.7.2.8. Cualquier otra información que la SFC considere necesaria.

4.7.2.9. Modificación de los planes de pensiones: Toda modificación que se pretenda realizar a las condiciones establecidas en el plan de pensiones requiere la aprobación previa de la SFC, para cuyo efecto también deben remitirse los ajustes a la nota técnica correspondiente.

CAPÍTULO III.

DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LA ADMINISTRACIÓN DE FONDOS DE CESANTÍAS.

1. DISPOSICIONES RELACIONADAS CON LOS FONDOS ADMINISTRADOS.

1.1. REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DE LOS FONDOS DE CESANTÍAS.

El art. 160 del EOSF dispone que todo fondo de cesantía debe tener un reglamento de funcionamiento, aprobado de manera general o individual por la SFC.

En virtud de lo anterior, se ha considerado procedente impartir las siguientes instrucciones, en orden a facilitar el ejercicio de la actividad de estos fondos dentro de las normas legales vigentes:

1.1.1. RÉGIMEN DE APROBACIÓN GENERAL.

Se entienden aprobados por la SFC todos los reglamentos de funcionamiento de los fondos de cesantía, debidamente adoptados por la junta directiva o el órgano competente de la respectiva sociedad administradora, siempre y cuando el contenido de sus previsiones se ajuste cabalmente a las exigencias mínimas que se señalan a continuación:

1.1.1.1. Denominación del fondo

El fondo de cesantía se denominará “Fondo de Cesantías XXX” o “XX Fondo de Cesantías”; en consecuencia, cuando se utilice esta expresión en los diversos contratos o documentos que se suscriban y en las disposiciones internas de la sociedad administradora, debe entenderse que se hace referencia al fondo de cesantía.

1.1.1.2. Naturaleza jurídica del fondo

El fondo de cesantía es un patrimonio autónomo independiente del patrimonio de la sociedad administradora, conformado por cuentas de capitalización individual representadas en unidades. Cada cuenta individual debe tener 2 subcuentas, una de corto plazo que corresponde al portafolio de corto plazo y una de largo plazo que corresponde al portafolio de largo plazo.

1.1.1.3. Partícipes del fondo

Son partícipes del fondo de cesantía las personas que se relacionan a continuación:

1.1.1.3.1. Los trabajadores particulares vinculados mediante contratos de trabajo que se afilien al fondo.

1.1.1.3.2. Los trabajadores particulares que, no obstante hallarse vinculados mediante contratos de trabajo celebrados con anterioridad a la Ley 50 de 1990, se hayan acogido voluntariamente al régimen especial de auxilio de cesantía previsto en los arts. 99 y siguientes de dicha ley y se hayan afiliado al fondo.

1.1.1.3.3. Las personas naturales que, sin estar subordinadas a un empleador, realicen personal y directamente una actividad económica o, quienes siendo empleadores laboren en su propia empresa y decidan voluntariamente afiliarse al fondo.

1.1.1.4. Recursos de los portafolios del fondo de cesantía

Los portafolios del fondo de cesantía tienen las siguientes fuentes de recursos:

1.1.1.4.1. Las sumas que por concepto de auxilio de cesantía sean aportadas de conformidad con lo previsto en el los arts. 249 a 258 del CST y arts. 98 a 106 de la Ley 50 de 1990.

1.1.1.4.2. Las sumas entregadas como aportes voluntarios por los afiliados independientes a que se refiere el subnumeral 1.1.1.3.3. anterior.

1.1.1.4.3. Los rendimientos generados por los activos que integran los portafolios del fondo, cualquiera que sea su naturaleza.

1.1.1.4.4. El producto de las operaciones de venta de activos, así como los créditos que puedan obtenerse, y

1.1.1.4.5. Cualquier otro ingreso que resulte a favor de los portafolios del fondo.

1.1.1.5. Destinación de los recursos de los portafolios del fondo

Los recursos de los portafolios de corto y largo plazo del fondo deben destinarse única y exclusivamente a su inversión en valores de adecuada rentabilidad, seguridad y liquidez, en las condiciones y con sujeción a las limitaciones que para el efecto establezca el Gobierno Nacional.

1.1.1.6. Operaciones no autorizadas

En la realización de las operaciones con recursos de los portafolios del fondo de cesantía las administradoras deben abstenerse de:

1.1.1.6.1. Conceder créditos a cualquier título con los dineros de los portafolios del fondo.

1.1.1.6.2. Dar en prenda los activos de los portafolios del fondo, otorgar avales o establecer cualquier otro gravamen que comprometa dichos activos, salvo cuando se trate de actos destinados a garantizar créditos obtenidos para la adquisición de los mismos o exista autorización expresa por parte del Gobierno Nacional.

1.1.1.6.3. Celebrar con los activos de los portafolios del fondo operaciones que no estén permitidas en su régimen de inversiones o en porcentajes superiores a los permitidos en el mismo.

1.1.1.6.4. Actuar como contraparte de los portafolios del fondo en desarrollo de los negocios que constituyen el giro ordinario de éste.

1.1.1.6.5. Con excepción de los comisionistas de bolsa y corredores de valores, utilizar agentes, mandatarios u otro tipo de intermediarios en la realización de las operaciones propias de la administración de los portafolios del fondo, a menos que ello resulte indispensable para la realización de la operación propuesta.

1.1.1.6.6. Delegar, de cualquier manera, las funciones y responsabilidades que como administrador de los portafolios del fondo le corresponden.

1.1.1.6.7. Llevar a cabo prácticas inequitativas o discriminatorias en detrimento de los intereses de los afiliados.

1.1.1.6.8. Rechazar los dineros correspondientes al auxilio de cesantía que consignen los empleadores y aportantes independientes.

1.1.1.7. Derechos de los afiliados

Además de los derechos que por ley les corresponden y de los establecidos en el art. 2.6.7.1.3 del Decreto 2555 de 2010, los afiliados al fondo tienen los siguientes:

1.1.1.7.1. Poseer una cuenta de capitalización individual representada en unidades, en la que se refleje diariamente el valor de los portafolios del fondo.

1.1.1.7.2. Participar de los rendimientos financieros generados por los portafolios del fondo, sea que ellos se deriven de intereses causados, dividendos, valorizaciones de los activos que los integran o cualquier otro ingreso que corresponda al giro ordinario de sus operaciones, determinados a través de métodos de reconocido valor técnico.

1.1.1.7.3. Retirarse del fondo en los casos previstos por las normas legales vigentes.

1.1.1.7.4. Obtener la información financiera relativa al fondo que señale la SFC.

1.1.1.7.5. Tener acceso permanente a la información sobre el saldo en unidades y en pesos de su cuenta de capitalización individual y sobre las comisiones cobradas por la sociedad administradora, por los medios aprobados por la SFC.

1.1.1.7.6. Recibir, por lo menos semestralmente, un extracto de su cuenta de capitalización individual de acuerdo con lo que para el efecto señale la SFC.

1.1.1.7.7. Ser informado del valor de la comisión de manejo y de retiro de los portafolios del fondo y de los cambios que, previa aprobación de la junta directiva de la sociedad administradora, se efectúen a las mismas.

1.1.1.7.8. Transferir el valor de sus unidades a otra sociedad administradora, o entre los portafolios del mismo fondo previo aviso por escrito en los términos y condiciones determinadas al efecto por la ley.

1.1.1.7.9. Participar con voz y voto en la asamblea de afiliados. El afiliado tendrá tantos votos como unidades posea en el fondo.

1.1.1.7.10. Destinar parcial o totalmente las cesantías causadas o por causarse, en forma libre y voluntaria, en el marco del mecanismo de protección al cesante definido en la Ley 1636 de 2013 y Decreto 135 de 2014.

1.1.1.8. Obligaciones y prohibiciones de los afiliados

Los afiliados no pueden afiliarse a más de un fondo de cesantía por cada contrato de trabajo celebrado con un mismo empleador y están sujetos a las siguientes obligaciones, sin perjuicio de las adicionales que les señale la ley:

1.1.1.8.1. Pagar la comisión de manejo pactada, siempre que el portafolio del fondo obtenga una rentabilidad superior a la mínima establecida por el Gobierno Nacional.

1.1.1.8.2. Dar aviso, tanto a la sociedad administradora como a su empleador, de su deseo de transferir el valor de sus unidades a otra sociedad administradora, en los términos y condiciones señalados por la ley; y

1.1.1.8.3. Cumplir con el procedimiento señalado en la ley para efectos del retiro definitivo o anticipado de cada uno de los portafolios del fondo.

1.1.1.9. Derechos de la sociedad administradora

Además de los derechos que por ley le corresponden, la sociedad administradora tiene los siguientes:

1.1.1.9.1. Definir, dentro del marco señalado por la ley, la composición de los portafolios de inversiones.

1.1.1.9.2. Celebrar con los activos de los portafolios del fondo operaciones de reporto hasta el límite señalado en su régimen de inversiones y en los porcentajes permitidos en el mismo.

1.1.1.9.3. Recibir la comisión prevista por ley para cada uno de los portafolios.

1.1.1.9.4. Exigir, si así lo estima conveniente, la autenticación y el reconocimiento de firmas en los documentos de vinculación y retiro del fondo; y

1.1.1.9.5. Previa solicitud del trabajador y a costa de éste, adelantar ante las autoridades competentes las respectivas acciones de cobro derivadas del incumplimiento de la obligación, a cargo del empleador, de entregar a satisfacción el auxilio de cesantía liquidado anualmente.

1.1.1.10. Obligaciones de la sociedad administradora

Además de las contempladas en el art. 31 del EOSF y de las que se deriven de la adecuada administración de los portafolios administrados, la sociedad administradora tiene las siguientes obligaciones:

1.1.1.10.1. Desplegar todo su esfuerzo, conocimiento y diligencia en la administración de los recursos que conforman el fondo.

1.1.1.10.2. Mantener los activos y pasivos del portafolio de corto plazo separados de los del portafolio de largo plazo, de los demás fondos administrados y de los activos de su propiedad, de suerte que en todo momento pueda conocerse si un bien determinado es de propiedad del portafolio de corto o largo plazo, de otro fondo administrado por la misma entidad o de la sociedad.

1.1.1.10.3. Conservar actualizada y en orden cronológico la información y documentación relativa a las operaciones de cada uno de los portafolios.

1.1.1.10.4. Enviar, por lo menos semestralmente, extractos de cuenta de los movimientos de cada una de las subcuentas del afiliado, con sujeción a las instrucciones contenidas en este capítulo.

1.1.1.10.5. Mantener cuentas corrientes o de ahorro destinadas a manejar exclusivamente los recursos administrados. En este caso, debe identificarse claramente el portafolio al cual pertenece la cuenta.

1.1.1.10.6. Cobrar oportunamente los rendimientos financieros generados por los activos que integran los portafolios.

1.1.1.10.7. Abonar diariamente a cada trabajador afiliado y a prorrata de sus aportes individuales, la parte que le corresponda en los rendimientos obtenidos por el respectivo portafolio.

1.1.1.10.8. Hacer efectivas en los términos de ley las sumas de las subcuentas de capitalización que un trabajador desee transferir a otro fondo de la misma naturaleza. En este caso, los documentos que le sirvan de soporte al traslado deben ir firmados por el trabajador, acompañados de fotocopia de su documento de identidad.

1.1.1.10.9. Suministrar al afiliado las informaciones de que trata el subnumeral 1.1.1.7 del presente Capítulo

1.1.1.10.10. Valorar los portafolios de corto y largo plazo del fondo.

1.1.1.10.11. Garantizar la rentabilidad mínima.

Las obligaciones que asume la sociedad administradora tienen el carácter de obligaciones de resultado, solo en cuanto se garantiza a los afiliados que la rentabilidad de cada uno de los portafolios del fondo en ningún caso sea inferior a la rentabilidad mínima obligatoria calculada y divulgada por la SFC, de conformidad con lo dispuesto por las normas legales vigentes.

Para tales efectos, la sociedad administradora debe responder con su propio patrimonio, bien sea directamente o a través de la reserva de estabilización de rendimientos que se constituye como parte del mismo en los términos y condiciones al efecto señalados en los arts. 2.6.4.1.1. y siguientes del Decreto 2555 de 2010.

1.1.1.11. Procedimiento para determinar la rentabilidad de los portafolios del fondo

Sin perjuicio de lo dispuesto en el subnumeral 1.1.1.10.11. al cierre de cada mes, se establecerá la rentabilidad alcanzada por los portafolios. Para tal efecto, se seguirá el procedimiento señalado en las disposiciones legales respectivas, al igual que las instrucciones que sobre el particular imparta la SFC.

1.1.1.12. Gastos de los portafolios del fondo

Son de cargo de cada portafolio, los gastos a que se refiere el subnumeral 1.2 siguiente del presente capítulo y que se imputen al mismo por la sociedad administradora.

1.1.1.13. Procedimiento de ingreso al fondo

Tratándose de trabajadores particulares, la afiliación se produce desde el momento en que el empleador consigne el valor liquidado por concepto de auxilio de cesantía en la cuenta de capitalización individual a nombre de cada trabajador en el fondo. En este evento, al comprobante de consignación debe acompañarse la respectiva liquidación detallada por cada trabajador, firmada tanto por el empleador como por cada uno de éstos, al igual que fotocopia de los correspondientes documentos de identificación de los afiliados, de acuerdo con lo establecido en el subnumeral 1.4 del presente Capítulo. En todo caso, la afiliación se produce desde la fecha de la consignación.

Las personas naturales no subordinadas o las que sean empleadores y laboren en su propia empresa quedan afiliadas al fondo desde el momento en que efectúan la primera consignación. La sociedad administradora puede verificar la autenticidad de los documentos presentados.

Para efectos del procedimiento de ingreso, se deben seguir las instrucciones señaladas en el subnumeral 1.4 del presente Capítulo en materia del contenido mínimo de los documentos que deben utilizarse para tal efecto.

La sociedad administradora debe llevar un registro de afiliados, que contenga las unidades que posee cada afiliado, las pignoraciones sobre la cesantía, la fecha de ingreso al fondo y los retiros y consignaciones hechas en cada una de las subcuentas.

1.1.1.14. Retiro del fondo

El retiro del afiliado del fondo puede producirse por:

1.1.1.14.1. Por muerte del afiliado

1.1.1.14.2. Por terminación del contrato de trabajo por cualquier causa, cuando se hace la solicitud de retiro de los recursos

1.1.1.14.3. Por voluntad propia, tratándose de afiliados independientes

1.1.1.14.4. Por traslado a otra sociedad administradora

1.1.1.14.5. Por sustitución patronal, cuando se den las circunstancias previstas en el numeral 4. del art. 69 del Código Sustantivo de Trabajo

1.1.1.15. Procedimiento en caso de retiro

Terminado el contrato de trabajo por muerte del afiliado, la entrega de las sumas correspondientes debe hacerse con sujeción al procedimiento establecido en el art. 258 del Código Sustantivo de Trabajo y demás disposiciones aplicables sobre la materia.

Cuando la terminación del contrato de trabajo ocurra por cualquiera de las causales previstas en la ley laboral, distintas a la de la muerte del trabajador, basta la solicitud del afiliado para el retiro total de las sumas de dinero abonadas en su cuenta, presentada en los términos y condiciones que señale la ley. En este caso, la sociedad administradora debe entregar al trabajador las sumas a su favor dentro de los 5 días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud.

En los tres últimos eventos previstos en el subnumeral anterior, para el retiro de las sumas de dinero abonadas en las subcuentas del afiliado basta la solicitud de éste, presentada en los términos y condiciones que señale la ley.

Tratándose de retiros anticipados de las sumas abonadas en las subcuentas del afiliado como consecuencia de la liquidación y pago parcial de las cesantías con destino a la adquisición, construcción, mejora o liberación de bienes raíces destinados a la vivienda del afiliado, la sociedad administradora debe efectuar el giro correspondiente y descontar el anticipo del saldo que aquel posea, desde la fecha de la entrega efectiva, previa solicitud formulada por el afiliado y observancia de los requisitos y formalidades al efecto consagrados por la ley.

En el evento en que la solicitud de retiro anticipado la formule el afiliado para financiar los pagos por concepto de matrículas en instituciones de educación superior debidamente reconocidas por el estado, bien sean suyas o de su cónyuge, compañero o compañera permanente, o de sus hijos, la sociedad administradora debe efectuar el giro correspondiente directamente a la entidad educativa y descontar el anticipo del saldo que aquel posea en sus subcuentas, desde la fecha de la entrega efectiva, siempre que se cumplan los requisitos y formalidades consagrados por la ley. Igualmente se pueden realizar retiros de cesantías para educación -no formal- para el trabajo y desarrollo humano, atendiendo lo establecido en la Ley 1064 de 2006.

Tratándose de afiliados servidores públicos debe cumplirse lo dispuesto en la Ley 1071 de 2006.

<Inciso adicionado por la Circular 14 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Las administradoras deben habilitar canales no presenciales tales como internet, call center, aplicaciones móviles (Apps), audio respuesta, entre otros, para permitir el retiro de las cesantías, en los eventos autorizados por la ley. En todo caso, deben garantizar el uso de canales presenciales para aquellos afiliados que prefieran hacer uso de los mismos.

1.1.1.16. Retención de cesantías

En aquellos eventos en que el empleador esté autorizado para retener la cesantía, o abonar a gravámenes o préstamos su pago, la sociedad administradora debe efectuar la retención correspondiente o el pago, según el caso, previa solicitud presentada por aquél, acompañada de prueba que demuestre el cumplimiento de los requisitos señalados en la ley laboral sobre el particular.

1.1.1.17. Comisión de manejo

Siempre que se supere la rentabilidad mínima a que se refiere el 1.1.1.10.11 del presente Capítulo, la sociedad administradora tiene derecho a cobrar por la administración de los portafolios, la comisión que al efecto determine la misma sociedad, con sujeción a lo señalado al efecto por la SFC.

1.1.1.18. Contratos con entidades financieras

La sociedad administradora puede celebrar contratos para la utilización de la red de oficinas de los bancos, corporaciones financieras, compañías de financiamiento y organismos cooperativos de grado superior de carácter financiero, como apoyo para la ejecución de sus negocios, en los casos y con sujeción a las condiciones señaladas en el numeral 2 del art. 158 del EOSF.

1.1.1.19. Duración del fondo

El fondo debe tener una duración igual a la de la sociedad administradora, sin perjuicio de que, previa autorización de la SFC se produzca su disolución anticipada.

1.1.1.20. Disolución del fondo

Son causales de disolución del fondo:

1.1.1.20.1. La expiración del plazo establecido para su duración, y

1.1.1.20.2. La orden de autoridad competente debidamente ejecutoriada.

1.1.1.21. Modificaciones y adiciones

Cualquier adición o modificación que se pretenda introducir al reglamento debe ser previamente sometida a la aprobación de la SFC.

1.1.2. RÉGIMEN DE APROBACIÓN INDIVIDUAL.

Los reglamentos que no reúnan los requisitos mínimos enunciados en al subnumeral anterior deben obtener, de manera individual, la previa aprobación de la SFC.

Así mismo, cuando el reglamento contenga previsiones adicionales o que no se ajusten en su contenido, total o parcialmente, a las señaladas en el subnumeral anterior, deben someterse a aprobación de la SFC pero únicamente con respecto a tales previsiones.

Para estos efectos, las sociedades administradoras deben indicar en la solicitud respectiva las previsiones del reglamento materia de la aprobación correspondiente, acompañando copia íntegra del reglamento y copia del acta de la junta directiva o del órgano social competente en la cual conste su adopción.

1.1.3. INFORMACIÓN A LA SFC.

Dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha en que el fondo de cesantía vaya a entrar en operación, la sociedad administradora debe informar por escrito a la SFC acerca de la adopción del respectivo reglamento de administración, acompañando copia del mismo y del acta de la junta directiva, o del órgano social competente, en la cual conste su correspondiente aprobación.

1.2. RÉGIMEN DE GASTOS ADMISIBLES PARA LOS PORTAFOLIOS DE CORTO Y LARGO PLAZO DEL FONDO DE CESANTÍAS.

Con cargo a cada uno de los portafolios del fondo de cesantía se pueden sufragar exclusivamente los siguientes gastos, de lo cual debe quedar expresa constancia en su reglamento de administración:

1.2.1. Los honorarios y gastos en que haya de incurrirse para la defensa de los intereses de los portafolios, cuando las circunstancias así lo exijan.

1.2.2. Los correspondientes al pago de comisiones por la utilización de comisionistas de bolsa y corredores de valores especializados en TES (CVTES), así como los gastos en que incurran en la negociación de las inversiones a través de sistemas de negociación de valores aprobados por la SFC o en el mercado mostrador registradas en un sistema de registro de operaciones sobre valores debidamente autorizado por la SFC, incluidos los correspondientes al acceso a tales sistemas.

1.2.3. Los intereses y demás rendimientos financieros que deban cancelarse por razón de operaciones de reporto o repo activas/pasivas y operaciones simultáneas activas/pasivas, siempre que estén autorizadas.

1.2.4. La pérdida en venta de inversiones, la pérdida en venta de bienes recibidos en pago y los demás gastos de índole similar que autorice con carácter general esta Superintendencia, y

1.2.5. La comisión de administración o manejo, en favor de la sociedad administradora, en la forma establecida por la SFC, que se cause, siempre y cuando se supere la rentabilidad mínima a que se refieren las disposiciones legales.

1.2.6. Los gastos en que haya de incurrirse para la constitución de las garantías que deban otorgarse para hacer posible la participación de la administradora con recursos de los portafolios del fondo en los procesos de privatización a que se refiere la Ley 226 de 1995.

1.2.7. Los gastos en que haya de incurrirse en la realización de operaciones a través de las cámaras de riesgo central de contraparte.

1.2.8. Los gastos de compensación y liquidación provenientes de la negociación de inversiones.

1.2.9. Los gastos derivados del registro de valores y los del depósito centralizado de valores que se generen en la realización de operaciones repo, transferencia temporal de valores (TTVs) y simultáneas.

1.2.10. <Subnumeral adicionado por la Circular 35 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Los gastos derivados del registro de operaciones con instrumentos financieros derivados y con productos estructurados que no se compensen y liquiden en sistemas de compensación y liquidación, incluido el registro de operaciones en los sistemas de registro de operaciones sobre divisas y los gastos correspondientes a la utilización y acceso a tales sistemas.

1.2.11. <Subnumeral adicionado por la Circular 35 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Los gastos derivados del registro de operaciones con instrumentos financieros derivados y con productos estructurados realizadas en el mercado mostrador, en un sistema de registro de operaciones sobre valores debidamente autorizado por la SFC, tengan o no la calidad de valores, incluidos los gastos correspondientes a la utilización y acceso a tales sistemas.

1.2.12. <Subnumeral adicionado por la Circular 35 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Los gastos correspondientes a la remuneración del revisor fiscal de los portafolios del fondo de cesantías.

1.3. COMISIONES.

Las AFPC pueden cobrar por la administración de los portafolios de inversión de los fondos de cesantía a que se refiere el art. 2.6.7.1.1. del Decreto 2555 de 2010, las siguientes comisiones:

1.3.1. Sobre el valor del portafolio de inversión de corto plazo, una comisión de hasta el 1% anual, liquidada en forma diaria.

1.3.2. Sobre el valor del portafolio de inversión de largo plazo, una comisión de hasta el 3% anual, liquidada en forma diaria.

1.3.3. Sobre el valor de cada retiro anticipado, una comisión de hasta el 0.8%.

Las comisiones deben cobrarse con arreglo a lo que se establezca en el reglamento que para el funcionamiento del fondo de cesantías adopte la administradora.

En concordancia con lo dispuesto en el art. 101 de la Ley 50 de 1990, los valores anteriores se causan a favor de la administradora solamente cuando se acredite que ésta ha cumplido con la obligación de obtener la rentabilidad mínima de que trata el art. 101 de la Ley 100 de 1993, modificado por el art. 52 de la Ley 1328 de 2009.

Para todos los efectos a que haya lugar, se entiende por retiro anticipado el que efectúa el afiliado para cualquiera de los fines contemplados en los numerales 2 y 3 del art. 102 de la Ley 50 de 1990.

1.4. AUXILIO DE CESANTÍA.

1.4.1. CONSIGNACIÓN DEL AUXILIO DE CESANTÍAS.

Con el objeto de recibir de los empleadores la consignación de los dineros correspondientes a la liquidación del auxilio de cesantía de sus trabajadores, las administradoras están en obligación de exigir a los empleadores que tal consignación la efectúen diligenciando un formato de consignación que debe ser suministrado por ellas, el cual debe contener, al menos, la siguiente información:

1.4.1.1. Ciudad, fecha y oficina en la cual se realiza la consignación.

1.4.1.2. Nombre o razón social de la empresa que efectúa la consignación y su NIT o el nombre del empleador y su documento de identificación, si es persona natural.

1.4.1.3. La dirección y el teléfono del empleador.

1.4.1.4. El número de trabajadores respecto de los cuales se realiza la consignación de cesantías.

1.4.1.5. El valor total de la consignación, especificando el valor en cheques y en efectivo. De los cheques, se debe indicar el código del banco y el número del cheque.

1.4.1.6. Los formatos de consignación deben ir acompañados de una relación de los trabajadores cuyo auxilio de cesantía se consigna, en la que se indique respecto de cada trabajador, como mínimo, los siguientes datos:

1.4.1.6.1. El nombre y documento de identidad del trabajador

1.4.1.6.2. La dirección de la residencia y el número del teléfono

1.4.1.6.3. El nombre del empleador, la dirección y el teléfono

1.4.1.7. El valor del auxilio de cesantía que se consigna, con su liquidación detallada, es decir fecha de ingreso del trabajador (en formato aaaa/mm/dd), período de liquidación (en formato aaaa), número de días base de liquidación y salario base de liquidación.

1.4.1.8. El valor de la sanción por mora en la consignación de las cesantías.

Adicionalmente, en las proformas de consignación debe indicarse si el trabajador cuyo auxilio de cesantía se consigna se encuentra cobijado por el régimen especial a que hace referencia el numeral 2 del art. 98 de la Ley 50 de 1990.

Las AFPC quedan autorizadas para recibir la anterior información por cualquier medio magnético, sin perjuicio de cumplir con la obligación que les asiste de exigir de los respectivos empleadores la remisión inmediata de la relación de trabajadores cuyo auxilio de cesantía se consigna.

El valor total de la consignación que aparezca en el formato de consignación debe coincidir con el que de como resultado de la sumatoria de todos los valores expresados en la relación de los trabajadores, a que se refiere el anterior subnumeral 1.4.1.6.

<Inciso adicionado por la Circular 14 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Las administradoras deben habilitar canales no presenciales tales como internet, call center, aplicaciones móviles (Apps), audio respuesta, entre otros, para el diligenciamiento del formato, la remisión de la documentación señalada en el subnumeral 1.1.1.13 del presente capítulo y la consignación de los dineros correspondientes a la liquidación del auxilio de cesantías. En todo caso, deben garantizar el uso de canales presenciales a aquellos afiliados que prefieran hacer uso de estos.

1.4.2. PLAZO PARA CONSIGNACIÓN.

El numeral 3 del art. 99 de la Ley 50 de 1990, en concordancia con el numeral 4 del art. 164 del EOSF, establece como plazo para realizar, por parte del empleador, la consignación del valor liquidado anualmente por concepto de auxilio de cesantía hasta “antes del 15 de febrero del año siguiente”. Por lo tanto, las consignaciones que se realicen hasta la medianoche del día 14 de febrero deben entenderse efectuadas dentro de dicho plazo legal. En el evento en que el día 14 de febrero corresponda a un día no hábil, el plazo se extiende hasta la medianoche del día hábil siguiente.

1.4.3. AFILIACIÓN DE PERSONAS INDEPENDIENTES.

Para la afiliación al fondo de cesantías de personas independientes, las administradoras deben hacer diligenciar, previamente al recibo de sus cotizaciones, un formato de afiliación en el cual se exprese:

1.4.3.1. Datos personales: Nombre completo, documento de identidad, dirección residencia, número de teléfono, y

1.4.3.2. Datos sobre su actividad económica u ocupación: descripción de la actividad o del oficio u ocupación que realiza personal y directamente. Si es empleador y labora en su propia empresa, se debe indicar el nombre o razón social, el NIT, la dirección y el teléfono.

Este formato debe estar firmado por la persona que se afilia, quien lo debe presentar acompañado de una copia de su declaración de renta del año inmediatamente anterior, debidamente presentada ante la Dirección Administrativa de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, así como de fotocopia de su documento de identidad. En el evento en que el solicitante no adjunte la declaración de renta, por no estar obligado a ella de acuerdo con la ley tributaria, el monto total de sus cotizaciones voluntarias no puede ser superior, en ningún tiempo, a la cuantía que corresponda a la máxima de ingresos admisible para no estar obligado a presentar declaración de renta.

<Inciso adicionado por la Circular 14 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Las administradoras deben habilitar canales no presenciales tales como internet, call center, aplicaciones móviles (Apps), audio respuesta, entre otros, para el procedimiento de afiliación referido en este subnumeral. En todo caso, deben garantizar el uso de canales presenciales a aquellos afiliados que prefieran hacer uso de estos.

1.4.4. TRASLADO A OTRA ADMINISTRADORA.

La administradora que solicite el traslado de un afiliado debe diligenciar un formulario de traslado, suscrito por el afiliado, copia del cual debe remitir a la anterior administradora, junto con una fotocopia del documento de identidad de éste.

La anterior administradora debe trasladar el valor de las unidades del afiliado a la nueva administradora, anexando la información correspondiente al respectivo traslado, para lo cual puede utilizar un formato en medio magnético.

1.4.4.1. Si se trata del traslado de un afiliado, dicho formato contendrá, por lo menos lo siguiente:

1.4.4.1.1. El nombre de la administradora que realiza el traslado.

1.4.4.1.2. El nombre de la administradora que recibe los valores objeto del traslado.

1.4.4.1.3. El valor trasladado en moneda legal colombiana, especificando la fecha de la liquidación del traslado, el número de unidades trasladadas por cada una de las subcuentas y el valor de las unidades a dicha fecha, así como la última fecha de selección o modificación de perfil de administración realizado por el afiliado.

1.4.4.1.4. La información personal del afiliado: nombre, documento de identidad, dirección y teléfono.

1.4.4.1.5. La información laboral del afiliado: nombre o razón social del empleador, nit o documento de identificación, dirección y teléfono.

1.4.4.2. Si el traslado es de un afiliado independiente se puede utilizar otro formato que contenga, además de la información señalada en los subnumerales 1.4.4.1.1. a. 1.4.4.1.4., la siguiente:

Los datos sobre su actividad económica u ocupación: descripción de su actividad o del oficio u ocupación que realiza personal y directamente, adjuntando la documentación requerida para la afiliación. Si es empleador y labora en su propia empresa, se debe indicar el nombre o razón social de ésta, el NIT, la dirección y el teléfono.

La administradora que realice el traslado está en la obligación de comunicarle simultáneamente por escrito al afiliado la información relacionada con el traslado.

<Inciso adicionado por la Circular 14 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Las administradoras deben habilitar canales no presenciales tales como internet, call center, aplicaciones móviles (Apps), audio respuesta, entre otros, para el diligenciamiento del formulario y la remisión de la información señalada en este subnumeral. En todo caso, deben garantizar el uso de canales presenciales a aquellos afiliados que prefieran hacer uso de estos.

1.4.5. Remisión de extractos a los afiliados a los fondos de cesantías

Las sociedades administradoras de fondos cesantías están en la obligación de remitir periódicamente a sus afiliados extractos de sus cuentas individuales, de acuerdo con las siguientes instrucciones:

1.4.5.1. Periodicidad y plazo para el envío de extractos a los afiliados

Las sociedades administradoras deben remitir a sus afiliados, por lo menos semestralmente, los extractos de sus cuentas individuales.

Como quiera que esta obligación involucra a todos los afiliados al fondo de cesantías, es deber de las sociedades administradoras enviar los extractos a que se refiere este subnumeral, a quienes en cualquier momento, durante el periodo del extracto, hayan tenido el carácter de afiliados.

Los extractos deben remitirse dentro de los 15 días hábiles siguientes a la publicación por parte de la SFC de la rentabilidad mínima con corte a marzo 31 y septiembre 30. En aquellos eventos en que una sociedad administradora ofrezca a sus afiliados la remisión de extractos que correspondan a periodos inferiores a un semestre, deben dejar expresa constancia en el reglamento del fondo de la periodicidad y del plazo dentro del cual serán enviados.

Con los extractos con corte al 30 de septiembre, se debe remitir la información completa sobre los derechos y obligaciones de los afiliados al fondo y los efectos que se derivan de la selección entre los portafolios de inversión de corto plazo y largo plazo de los aportes y/o recursos de los fondos de cesantías.

1.4.5.2. Contenido mínimo de los extractos y uso obligatorio del formato único

Los extractos deben informar como mínimo lo siguiente, de conformidad con el formato único establecido por la SFC en el formato B.6000-13, disponible en el Anexo 1 del presente Capítulo:

1.4.5.2.1. Saldo inicial y final del periodo

1.4.5.2.2. Valor y fecha de consignación del auxilio de cesantías

1.4.5.2.3. Traslados desde y hacia el fondo de cesantía

1.4.5.2.4. Retiros parciales de cesantías

1.4.5.2.5. Retiros definitivos de cesantías

1.4.5.2.6. Comisión cobrada por retiros parciales

1.4.5.2.7. Porcentaje de comisión por administración

1.4.5.2.8. Rendimientos abonados durante el período, y

1.4.5.2.9. Rentabilidad efectiva anual de los portafolios del fondo y de las subcuentas individuales

1.4.5.3. Medio y dirección a la cual deben remitirse los extractos periódicos

Los extractos deben remitirse por correo físico a la dirección que el afiliado haya indicado expresamente para el recibo de correspondencia.

La utilización de medios distintos para el envío de los extractos a los afiliados debe quedar consignada en el reglamento del fondo de cesantías y sólo puede darse respecto de los afiliados que lo consientan de manera expresa.

La SFC debe evaluar la idoneidad y seguridad del medio para el envío de los extractos al momento de autorizar su inclusión en el reglamento del fondo de cesantías.

1.4.6. VALORACIÓN SUBCUENTAS INDIVIDUALES.

El valor de cada uno de los portafolios de corto y largo plazo del fondo de cesantía debe determinarse en forma diaria de conformidad con el procedimiento establecido por esta Superintendencia y expresarse en unidades de igual monto y características, donde las unidades miden el valor de los aportes de los afiliados y su mayor valor representa los rendimientos que se han obtenido en el período respectivo, como consecuencia de la gestión adelantada por la administradora, sin la injerencia de factores extraños que afecten la transparencia de su manejo y que atenten contra los principios inspiradores de una sana competencia entre las administradoras.

Cuando una administradora estime procedente efectuar aportes con sus propios recursos a los portafolios administrados debe efectuarlos de forma tal que los mismos no alteren la rentabilidad de los portafolios, ni por consiguiente, el valor de la unidad, pues las AFPC no pueden sustraerse a su obligación legal de administrar e invertir los recursos de los portafolios de corto y largo plazo del fondo en activos de acuerdo con el régimen de inversión definido por el Gobierno Nacional, con el propósito de obtener la rentabilidad mínima exigida, utilizando el traslado dinero al portafolio que administran.

En conclusión, las donaciones de dinero tanto de la misma sociedad administradora como de cualquier persona natural o jurídica, deben abonarse a los portafolios administrados, previo el cumplimiento de las disposiciones legales pertinentes, tratarse como una consignación y abonarse como unidades en las cuentas individuales a nombre de los afiliados.

1.5. MECANISMO DE PROTECCIÓN AL CESANTE.

Sin perjuicio de las disposiciones aplicables al auxilio de la cesantía por parte de las sociedades administradoras de los fondos de cesantías, con el fin de que se logren los objetivos y se de una adecuada aplicación de la normatividad en materia de acceso y ejecución del mecanismo de protección al cesante de que trata la Ley 1636 de 2013 y el Decreto 135 de 2014, constituyen obligaciones especiales de las AFPC:

1.5.1. Tener a disposición de los afiliados al fondo de cesantías el formato que determine el Ministerio del Trabajo a través del cual el trabajador autoriza la destinación de todo o parte de sus cesantías para ahorro en el mecanismo de protección al cesante.

1.5.2. Divulgar y promover en sus canales de servicio la destinación que pueden dar los afiliados de manera libre y voluntaria a parte o la totalidad de las cesantías para la financiación del mecanismo de protección al cesante. Especialmente, durante el primer trimestre de cada anualidad, deben disponer campañas y acciones orientadas a explicar a sus afiliados la operatividad de dicho mecanismo.

1.5.3. Adoptar los mecanismos que correspondan a fin de que la decisión de los trabajadores sobre destinación de cesantías para ahorro en el mecanismo de protección al cesante pueda realizarse por medios electrónicos, con las debidas seguridades informáticas y de protección de datos.

1.5.4. Trasladar a la caja de compensación familiar requiriente, el ahorro y los rendimientos destinados por el beneficiario para el mecanismo de protección al cesante, dentro del plazo previsto por el art. 7 de la Ley 1636 de 2013 y utilizando el mismo procedimiento definido para el pago de cesantías a los afiliados, propendiendo porque los traslados sean efectuados en línea.

1.5.5. Desarrollar herramientas de información y consulta sobre las condiciones de los beneficiarios del mecanismo de protección al cesante, en particular sobre el registro de éstos para el acceso a los beneficios, consultando los criterios de seguridad y protección de datos que sean aplicables.

1.5.6. Conservar la destinación de ahorro decidida por afiliado a los recursos orientados al citado mecanismo, en caso de traslado entre entidades administradoras de cesantías.

1.5.7. Contabilizar, en forma separada, los recursos de ahorro voluntario destinados por los trabajadores para el mecanismo de protección al cesante.

1.6. CESIÓN DE FONDOS DE CESANTÍA.

Con el fin de garantizar que la cesión de los fondos de cesantía se efectúe con sujeción a la ley, en defensa de los intereses de los afiliados al mismo, se considera indispensable impartir las siguientes instrucciones:

1.6.1. CIERRE.

Las AFPC que de conformidad con lo previsto en el art. 167 del EOSF cedan el fondo de cesantías por ellas administrado deben efectuar un corte de ejercicio en la fecha inmediatamente anterior a aquella en que se produzca la cesión, siguiendo para el efecto el procedimiento de cierre mensual establecido por la SFC.

1.6.2. IDENTIFICACIÓN.

Al momento de la cesión de un fondo de cesantías, la sociedad cedente debe entregar a la sociedad cesionaria la relación de los afiliados al fondo, con indicación de su participación en los portafolios de corto y largo plazo, expresada en pesos y unidades.

1.6.3. GARANTÍA DE RENTABILIDAD MÍNIMA.

La sociedad cedente de un fondo de cesantía debe garantizar la rentabilidad mínima acumulada exigida por la ley para cada uno de los portafolios administrados, con corte a la fecha en que se efectúe la cesión del fondo. Para el efecto, la SFC debe informar la rentabilidad mínima a las sociedades cedente y cesionaria, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la cesión del fondo.

Suministrada dicha información, la entidad cedente dispone de un plazo de 5 días comunes para cancelar la suma necesaria para alcanzar la rentabilidad mínima exigida.

Esta suma se cancelará, en primer lugar, con cargo a la comisión de administración causada hasta el día del cierre a favor de la entidad cedente.

Cuando la comisión de administración causada sea insuficiente para alcanzar la rentabilidad mínima exigida, la diferencia debe ser entregada en efectivo a los portafolios del fondo cesionario para su abono en las cuentas de capitalización individual de quienes al momento de la cesión se encontraban afiliados a los portafolios del fondo cedido. Dicho abono se debe efectuarse en unidades.

En caso de fusión de la entidad cedente, o cuando la totalidad de sus acciones en circulación hayan sido adquiridas por otra entidad o sus pasivos hayan sido cedidos, la obligación de garantizar la rentabilidad mínima debe extenderse a la entidad absorbente o a la nueva sociedad resultante de la fusión, así como a la adquirente de las acciones o de los pasivos, según sea el caso.

1.6.4. PROCEDIMIENTO A REALIZAR EN EL FONDO CESIONARIO.

El día de la cesión, el fondo de cesantía cedido debe incorporarse al administrado por la sociedad cesionaria, la cual debe efectuar la reliquidación de todas las cuentas del fondo cedido, con base en el valor de las unidades de los portafolios del fondo de cesantías por ella administrado vigente para el día de la cesión.

1.6.5. INFORMACIÓN A LA SFC.

Copia de todos los documentos en que conste la cesión y los términos en que ésta se ha pactado deben remitirse a la SFC, dentro de los 2 días hábiles siguientes a la fecha en que ella se produzca.

1.7.  ÍNDICE REPRESENTATIVO DEL MERCADO ACCIONARIO DEL EXTERIOR.  <Numeral eliminado por la Circular 35 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

1.7. INFORMACIÓN SOBRE LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS AFILIADOS Y EFECTOS DE LA SELECCIÓN O MODIFICACIÓN DE PERFIL DE ADMINISTRACIÓN.

El reglamento del fondo de cesantías administrado, en el cual se incluye la información completa de los derechos y obligaciones de los afiliados, debe estar a disposición de los mismos para consulta permanente a través de la página de Internet de la respectiva sociedad administradora. En todo caso, las sociedades administradoras deben suministrar de manera física o electrónica el referido reglamento a los afiliados que expresamente lo soliciten, dentro de los 3 días hábiles siguientes a tal requerimiento.

Así mismo, deben publicar por lo menos una vez al año, en el mes de enero, en un diario de amplia circulación nacional, información general sobre los derechos y obligaciones de los afiliados al fondo y los efectos que se derivan de la selección entre los diferentes portafolios de inversión de los aportes y/o recursos de los fondos de cesantía. Especialmente se debe informar a los afiliados que tanto en el portafolio de corto plazo como en el de largo plazo es posible que se produzcan pérdidas en el capital o en los rendimientos. Debe señalarse que el portafolio de corto plazo está orientado a los afiliados que tienen proyectado retirar sus cesantías en el corto plazo y por tanto, el objetivo en su administración es mitigar el riesgo de pérdida en los retiros a efectuar en el corto plazo mediante inversiones en las que se tiene un perfil de menor riesgo con una expectativa de menor rentabilidad que la de un portafolio de largo plazo; en tanto que el portafolio de largo plazo está orientado a los afiliados que no tienen proyectado retirar sus cesantías en el corto plazo y por tal razón, está constituido por inversiones de mayor plazo, con un perfil de mayor riesgo y expectativa de mayor rentabilidad.

La mencionada publicación tiene por finalidad ofrecer a los afiliados mayores elementos de juicio para que puedan adoptar decisiones informadas sobre la forma más adecuada de invertir sus aportes y/o recursos. La publicación puede realizarse individualmente por cada administradora o a través de la entidad que las agremie.

Además de la publicación de avisos en diarios de amplia circulación nacional y la remisión de extractos, se consideran válidas las informaciones que sobre los aspectos mencionados se entreguen a los afiliados por cualquier medio o que se incluyan en las páginas de Internet de las administradoras.

1.8. DEFINICIÓN O MODIFICACIÓN DEL PERFIL DE ADMINISTRACIÓN DE APORTES Y/O RECURSOS A LOS FONDOS DE CESANTÍAS.

Las administradoras de los fondos de cesantías deben poner a disposición de sus afiliados medios verificables a través de los cuales definan y modifiquen el perfil de administración de los aportes y/o recursos en los fondos de cesantías entre los portafolios de corto plazo y largo plazo, ya sea por medio de formatos impresos en los que conste la firma y aceptación del afiliado o a través del canal de distribución de servicios financieros de Internet. En cualquier caso, las administradoras deben atender lo dispuesto en el Anexo 2 del presente Capítulo en el que se presenta la proforma B.6000-16 “Proforma de Definición o Modificación del Perfil de Administración de aportes a los Fondos de Cesantías” con su respectivo instructivo.

Para efectos de la utilización del canal de servicios de Internet, es necesario que la respectiva administradora obtenga la no objeción previa de la SFC, para lo cual debe:

1.8.1. Establecer los criterios de segmentación de sus afiliados con el propósito de determinar a cuáles de ellos les permite el uso de dicho canal para la selección del perfil de administración de los recursos de cesantías.

1.8.2. Contar, a través del canal de servicios de Internet, con un sistema de información que explique de manera amplia y suficiente a los afiliados las características de los portafolios de corto y largo plazo elegibles, los efectos de la selección o modificación del perfil de administración y los tiempos para el traslado de recursos entre uno y otro portafolio. Así mismo, debe advertir a los afiliados acerca de la importancia de haber entendido la información suministrada y que en caso de dudas deben acceder a los medios que disponga la administradora para su aclaración.

Dicho sistema debe asegurar que la información se suministre de manera previa y obligatoria a la selección o modificación del perfil y dejar evidencia de su aceptación por parte del afiliado.

Acreditar que el canal de servicios de Internet cuenta con los mecanismos y las medidas de seguridad necesarios para establecer en todo momento que es el afiliado quien manifiesta de manera expresa y libre su selección de perfil de administración.

Establecer mecanismos que le permitan informar a los afiliados la selección efectuada, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la decisión.

1.9. RENTABILIDAD MÍNIMA OBLIGATORIA PARA EL PORTAFOLIO DE CORTO PLAZO DE LOS FONDOS DE CESANTÍAS. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

La rentabilidad mínima obligatoria para el portafolio de corto plazo de los fondos de cesantía se calcula de conformidad con el art. 2.6.9.1.1 del Decreto 2555 de 2010.

Para tal efecto, la SFC calcula la rentabilidad de un indicador de referencia construido con la rentabilidad diaria de la tasa IBR overnight, los aportes netos al final del día, y la comisión de administración autorizada.

1.10. RENTABILIDAD MÍNIMA OBLIGATORIA PARA EL PORTAFOLIO DE LARGO PLAZO DE LOS FONDOS DE CESANTÍAS. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

1.10.1. La rentabilidad acumulada por el portafolio de largo plazo del fondo de cesantía se calcula de acuerdo con el art. 2.6.9.1.3 del Decreto 2555 de 2010.

1.10.2. En atención a lo dispuesto en art. 2.6.9.1.2 del Decreto 2555 de 2010, la Superintendencia Financiera debe indicar los índices representativos del mercado de renta variable local, el mercado accionario del exterior, y el mercado de renta fija. Para el efecto, se tendrán en cuenta la variación porcentual efectiva anual durante el periodo de cálculo, una vez descontada la comisión de administración autorizada, que presenten los índices enunciados en los siguientes subnumerales.

El valor por descontar corresponde al porcentaje de comisión de administración autorizada de acuerdo con el subnumeral 1.3 del presente Capitulo que se haya causado durante el periodo de cálculo correspondiente.

1.10.2.1. Índice representativo del mercado accionario del exterior: Morgan Stanley Capital International MSCI All Country World Index (MSCI ACWI).

<Inciso adicionado por la Circular 11 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Para efectos de la ponderación definida en el ordinal ii. del literal b) del numeral 1 del artículo 2.6.9.1.2. del Decreto 2555 de 2010, la rentabilidad del índice MSCI ACWI debe discriminarse en su rendimiento en pesos colombianos (COP) y en dólares estadounidenses (USD), de acuerdo con lo previsto en el subnumeral 2.5.2. del Capítulo II del Título III de la Parte II de la presente Circular.

1.10.2.2. Metodología de agregación de índices de renta fija para el portafolio de largo plazo del fondo de cesantías.

La metodología de agregación de índices de renta fija busca establecer la forma de cálculo de un referente que se denominará índice agregado de renta fija local (IARFL).

1.10.2.2.1. Consideraciones generales del índice agregado de renta fija local (IARFL)

El IARFL es aplicable únicamente para efectos del cálculo de determinar la rentabilidad mínima el portafolio de largo plazo de los fondos de cesantías.

1.10.2.2.1.1. Nivel inicial

El nivel inicial del IARFL el 1 de abril de 2019 es de 100

1.10.2.2.1.2. Componentes

Hasta tanto no exista otro índice de renta fija, que de acuerdo con los criterios establecidos en el subnumeral 1.10.2.2.1.3., pueda considerarse en el IARFL, el mismo está compuesto por el Índice de Deuda Pública COLTES publicado por la Bolsa de Valores de Colombia - BVC.

1.10.2.2.1.3. Criterios de elegibilidad de índices de renta fija local para hacer parte del cálculo del IARFL.

Con base en lo establecido en el parágrafo 3 del artículo 2.6.9.1.2 del Decreto 2555 de 2010, los criterios que debe cumplir un índice para hacer parte del IARFL son los siguientes:

1.10.2.2.1.3.1. Experiencia del proveedor: el proveedor del índice debe hacer parte del listado de bolsas y entidades reconocidas por la SFC para elaboración de índices, relacionado con el régimen de inversión de los recursos del portafolio de cesantías de que trata el subnumeral 7.2 del Capítulo II, Título II, Parte I de la presente Circular.

1.10.2.2.1.3.2. Representatividad: el índice debe reflejar razonablemente el comportamiento del mercado de renta fija local de acuerdo con la duración del portafolio de largo plazo de los fondos de cesantías.

1.10.2.2.1.3.3. Replicabilidad: para índices de deuda pública los mismos deben estar compuestos por títulos admisibles para el régimen de inversión. Para índices de deuda privada, los mismos deben ser replicables mediante un Exchange Traded Fund – ETF listado en el mercado doméstico y negociable en moneda local.

1.10.2.2.1.3.4. Condiciones mínimas de divulgación: la metodología de construcción del índice debe ser de público conocimiento y disponible para consulta en línea, así como sus políticas de rebalanceo y recomposición.

1.10.2.2.1.3.5. Administración: deben estar establecidas las políticas de gobierno corporativo en relación con los procedimientos para administrar los conflictos de interés de los agentes involucrados en la construcción y divulgación del índice hacia el mercado. Esta información debe ser pública y estar disponible para su consulta en línea.

1.10.2.2.1.3.6. Disponibilidad de información histórica: el índice debe contar por lo menos con 12 meses de información histórica real. Adicionalmente debe estar disponible información histórica simulada (backtesting) de 5 años antes del inicio oficial del índice y de la canasta que lo compone. Esta información debe ser pública y estar disponible para su consulta en línea.

<Inciso adicionado por la Circular 10 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> En los casos en que se modifique el proveedor o la metodología del cálculo de un índice que haga parte del IARFL, la información histórica real debe corresponder a la calculada con la metodología inicial. Asimismo, la nueva metodología debe prever la continuidad en la serie histórica del índice, por lo cual no se requiere la publicación de la información histórica simulada (backtesting).

El incumplimiento de alguno de los anteriores criterios por parte de un índice es causal de su retiro en el cálculo del IARFL.

1.10.2.2.1.4. Divulgación de cambios en los componentes del IARFL

La Superintendencia debe informar acerca de la inclusión o exclusión de un índice, así como el momento a partir del cual tiene efecto en el cálculo del IARFL. La inclusión o exclusión de un índice debe proceder mínimo transcurridos 3 meses después de haber sido informado este hecho. No obstante, en el caso de una exclusión, excepcionalmente puede proceder un tiempo menor.

1.10.2.2.2. Metodología de cálculo del índice agregado de renta fija local (IARFL)

1.10.2.2.2.1. Determinación del IARFL

El IARFL se calcula mensualmente en función del valor de sus componentes al último día hábil de cada mes. El valor del IARFL se obtiene a partir de su nivel en el mes anterior afectado por la variación porcentual mensual de cada índice que lo conforma, ponderada por su porcentaje de participación, como se muestra a continuación:

Donde:

V_ij: Variación porcentual mensual del índice  en el mes , calculado como:

: Ponderación porcentual del índice  en el mes

: Número de índices a ponderar en el mes

Para todos los casos:

1.10.2.2.2.2. Cálculo de la ponderación de los índices que hacen parte del IARFL

La ponderación de cada índice mensualmente hasta completar el tiempo del período de cálculo se determina así:

Donde:

: Variación porcentual a ponderar mensualmente el índice  hasta completar el período de cálculo. Una vez todos los índices que conforman el IARFL completen el tiempo del periodo de cálculo, k=0.

: Número de meses del período de cálculo de rentabilidad mínima, establecido en el artículo 2.6.9.1.4 del Decreto 2555 de 2010.

: Ponderación porcentual del índice , en el mes inmediatamente anterior a un evento de inclusión, o en el último mes del período de exclusión del subnumeral 1.10.2.2.2.3. Este valor solamente se modifica cuando se presenten eventos de inclusión o exclusión.

Sin perjuicio de lo anterior, en caso de incluir un índice o índices de deuda privada, la suma de las ponderaciones de éstos no podrá ser superior al 30%.

1.10.2.2.2.3. Cálculo de la ponderación de los índices cuando se presenta un evento de exclusión del IARFL.

Para efectos de la exclusión de un índice del IARFL, la SFC de acuerdo con lo establecido en el subnumeral 1.10.2.2.1.4 debe informar a partir del momento en el cual el índice dejará de ponderar dentro del IARFL. El índice a ser excluido, mensualmente debe disminuir proporcionalmente su ponderación dentro del IARFL hasta llegar a 0%. El plazo máximo para la exclusión de un índice es de 6 meses; para este caso se tiene que:

Donde:

E_ij: reducción porcentual mensual en el ponderador del índicea ser excluido, en el mes

Por lo tanto, la ponderación del índice  a ser excluido en el mes  está dada por:

Para el mes , el porcentaje que mensualmente reduce su participación el índice a ser excluido, debe ser distribuido proporcionalmente  entre los demás índices que hagan parte del IARFL, teniendo en cuenta la ponderación relativa entre ellos, en el mes inmediatamente anterior al evento de exclusión, de tal forma que, durante los meses del período de exclusión, el ponderador para los índices que se mantienen en el IARFL está dado por:

Finalizado el periodo de exclusión, las ponderaciones de éstos índices deben calcularse de acuerdo con lo establecido en el subnumeral 1.10.2.2.2.2.

1.10.2.3. METODOLOGÍA DE AGREGACIÓN DE ÍNDICES DE RENTA VARIABLE LOCAL. <Numeral adicionado por la Circular 45 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>

La metodología de agregación de índices de renta variable local busca establecer la forma de cálculo de un referente que se denominará índice agregado de renta variable local (IARVL).

1.10.2.3.1. Consideraciones generales del índice agregado de renta variable local (IARVL)

Para efectos de determinar la rentabilidad mínima, resulta necesario contar con un IARVL específico para el portafolio de largo plazo de cesantías y para cada uno de los tipos de fondos de pensiones obligatorias, considerando la diferencia en los tiempos de sus períodos de cálculo establecidos en los artículos 2.6.5.1.4 y 2.6.9.1.4 del Decreto 2555 de 2010 respectivamente.

1.10.2.3.1.1. Nivel inicial

El nivel inicial del IARVL el 31 de Agosto de 2011 es de 100

1.10.2.3.1.2. Componentes

<Inciso modificado por la Circular 10 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Hasta tanto no exista otro índice de renta variable local, que de acuerdo con los criterios establecidos en el subnumeral 1.10.2.3.1.3., pueda considerarse en el IARVL, el mismo está compuesto por el índice Colcap.

1.10.2.3.1.3. Criterios de elegibilidad de índices de renta variable local para hacer parte del cálculo del IARVL

Con base en lo establecido en el parágrafo 4 del artículo 2.6.9.1.2 del Decreto 2555 de 2010, los criterios que debe cumplir un índice para hacer parte del IARVL son los siguientes:

1.10.2.3.1.3.1. <Subumeral modificado por la Circular 35 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Experiencia del proveedor: el proveedor del índice debe hacer parte del listado de bolsas y entidades reconocidas por la SFC para elaboración de índices, relacionado con los regímenes de inversión de los recursos de los fondos de cesantía y los de los fondos de pensiones obligatorias de que trata el subnumeral 7.2 del Capítulo II, Título II, Parte I de la presente Circular.

1.10.2.3.1.3.2. Representatividad: el índice debe reflejar razonablemente el comportamiento del mercado de renta variable local, buscando diversificación y evitando el sesgo hacia un sector o sectores específicos.

1.10.2.3.1.3.3. Replicabilidad: el índice debe ser replicable mediante un Exchange Traded Fund – ETF listado en el mercado doméstico y negociable en moneda local.

1.10.2.3.1.3.4. Condiciones mínimas de divulgación: la metodología de construcción del índice debe ser de público conocimiento y disponible para consulta en línea, así como sus políticas de rebalanceo y recomposición.

1.10.2.3.1.3.5. Administración: deben estar establecidas las políticas de gobierno corporativo en relación con los procedimientos para administrar los conflictos de interés de los agentes involucrados en la construcción y divulgación del índice hacia el mercado. Esta información debe ser pública y estar disponible para su consulta en línea.

1.10.2.3.1.3.6. Disponibilidad de información histórica: el índice debe contar por lo menos con 12 meses de información histórica real. Adicionalmente debe estar disponible información histórica simulada (backtesting) de 5 años antes del inicio oficial del índice y de la canasta que lo compone. Esta información debe ser pública y estar disponible para su consulta en línea.

<Inciso adicionado por la Circular 10 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> En los casos en que se modifique el proveedor o la metodología del cálculo de un índice que haga parte del IARVL, la información histórica real debe corresponder a la calculada con la metodología inicial. Asimismo, la nueva metodología debe prever la continuidad en la serie histórica del índice, por lo cual no se requiere la publicación de la información histórica simulada (backtesting).

El incumplimiento de alguno de los anteriores criterios por parte de un índice es causal de su retiro en el cálculo del IARVL.

1.10.2.3.1.4. Divulgación de cambios en los componentes del IARVL

La Superintendencia debe informar acerca de la inclusión o exclusión de un índice así como el momento a partir del cual tiene efecto en el cálculo del IARVL. La inclusión o exclusión de un índice debe proceder mínimo transcurridos 3 meses después de haber sido informado este hecho. No obstante en el caso de una exclusión, solo excepcionalmente puede proceder un tiempo menor.

1.10.2.3.2. Metodología de cálculo del índice agregado de renta variable local (IARVL)

1.10.2.3.2.1. Determinación del IARVL

El IARVL se calcula mensualmente en función del valor de sus componentes al último día hábil de cada mes. El valor del IARVL se obtiene a partir de su nivel en el mes anterior afectado por la variación porcentual mensual de cada índice que lo conforma, ponderada por su porcentaje de participación, como se muestra a continuación:

Donde:

V_ij: Variación porcentual mensual del índice  en el mes , calculado como:

: Ponderación porcentual del índice  en el mes

: Número de índices a ponderar en el mes

Para todos los casos:

1.10.2.3.2.2. Cálculo de la ponderación de los índices que hacen parte del IARVL

La ponderación de cada índice mensualmente hasta completar el tiempo del período de cálculo se determina así:

Donde:

: Variación porcentual a ponderar mensualmente el índice  hasta completar el período de cálculo. Una vez todos los índices que conforman el IARVL completen el tiempo del periodo de cálculo, k=0.

: número de meses del período de cálculo de rentabilidad mínima, establecido en los artículos 2.6.5.1.4 y 2.6.9.1.4 del Decreto 2555 de 2010 para los tipos de fondos de los fondos de pensiones obligatorias y para el portafolio de largo plazo del fondo de cesantía respectivamente.

: Ponderación porcentual del índice , en el mes inmediatamente anterior a un evento de inclusión, o en el último mes del período de exclusión del subnumeral 1.10.2.3.2.3. Este valor solamente se modifica cuando se presenten eventos de inclusión o exclusión.

1.10.2.3.2.3. Cálculo de la ponderación de los índices cuando se presenta un evento de exclusión del IARVL

Para efectos de la exclusión de un índice del IARVL, la SFC de acuerdo con lo establecido en el subnumeral 1.10.2.3.1.4 debe informar a partir del momento en el cual el índice dejará de ponderar dentro del IARVL. El índice a ser excluido, mensualmente debe disminuir proporcionalmente su ponderación dentro del IARVL hasta llegar a 0%. El plazo máximo para la exclusión de un índice es de 6 meses; para este caso se tiene que:

Donde:

: reducción porcentual mensual en el ponderador del índicea ser excluido, en el mes

Por lo tanto, la ponderación del índice  a ser excluido en el mes  está dada por:

Para el mes , el porcentaje que mensualmente reduce su participación el índice a ser excluido, debe ser distribuido proporcionalmente  entre los demás índices que hagan parte del IARVL, teniendo en cuenta la ponderación relativa entre ellos, en el mes inmediatamente anterior al evento de exclusión, de tal forma que, durante los meses del período de exclusión, el ponderador para los índices que se mantienen en el IARLV está dado por:

Finalizado el periodo de exclusión, las ponderaciones de éstos índices deben calcularse de acuerdo con lo establecido en el subnumeral 1.10.2.3.2.2.

CAPÍTULO IV.

DISPOSICIONES COMUNES A LA ADMINISTRACIÓN DE LOS FONDOS DE PENSIONES OBLIGATORIAS Y LOS PORTAFOLIOS DE CESANTÍAS.

1. REGISTRO DE OPERACIONES CON LOS RECURSOS DE LOS TIPOS DE FONDOS DE PENSIONES OBLIGATORIAS Y LOS PORTAFOLIOS DE LOS FONDOS DE CESANTÍA.

Las AFPC deben implementar un mecanismo que permita identificar de manera completa, clara y suficiente cada operación y el tipo de fondo o portafolio para el cual se efectúa la misma. Para el efecto, deben tener en cuenta:

1.1. Tratándose de operaciones que se realicen a través de un intermediario de valores o de cualquier tercero autorizado, las instrucciones que para el efecto imparta la administradora deben ser realizadas a través de un medio verificable de conformidad con la definición adoptada por esta Superintendencia para tal efecto, asegurándose que en dichas instrucciones se indique el tipo de fondo o portafolio para el cual se está solicitando la operación.

1.2. Tratándose de operaciones que realicen directamente las AFPC a través de sistemas de negociación de valores, el mecanismo de registro debe ser la identificación del tipo de fondo o portafolio para el cual se realizó la operación al momento de la complementación de la respectiva operación, la cual debe realizarse a más tardar dentro de los 30 minutos siguientes a su celebración.

1.3. Cuando las operaciones se realicen en el mercado mostrador –OTC-, las AFPC deben asegurarse de que en el medio verificable quede constancia del tipo de fondo o portafolio para el cual se celebró la respectiva operación. Este fondo o portafolio se entiende como el beneficiario de la operación para efectos de lo dispuesto en el subnumeral 2.8.1.8 del Capítulo II, Título II de la Parte III de esta Circular.

Para el caso de las operaciones que se realicen en el mercado OTC sobre valores diferentes a los establecidos en el subnumeral 2.1 del Capítulo II, Título II de la Parte III de esta Circular o a las excepciones allí contenidas, es necesario que las AFPC implementen un sistema de registro de dichas operaciones que garantice la identificación de manera completa, clara y suficiente del tipo de fondo o portafolio para el cual se realizó la operación. Dicho registro debe efectuarse a más tardar dentro de los 15 minutos siguientes al cierre de la operación y contener como mínimo la siguiente información:

1.3.1. Número de registro de la operación. El sistema debe generar automáticamente un número consecutivo que se asigna a cada operación.

1.3.2. Fecha y hora (HH:MM:SS) en que se registra la operación, información que debe ser generada automáticamente por el sistema.

1.3.3. Usuario que registra la información, lo cual debe ser generado automáticamente por el sistema.

1.3.4. Nombre de la contraparte en la operación.

1.3.5. Tipo de operación: compra o venta.

1.3.6. Tipo de fondo o portafolio para el cual se efectuó la operación.

1.3.7. Características de la especie que permita su identificación plena, tales como ISIN o Nemotécnico.

1.3.8. Monto nominal sobre el cual se realiza la operación.

1.3.9. Valor de compra o de venta en moneda o unidad original.

1.3.10. Valor de compra o venta en pesos.

1.3.11. Fecha de cumplimiento de la operación.

1.4. Seguridades del sistema de registro de operaciones de que trata el subnumeral 1.3

1.4.1. El sistema debe permitir la autenticación que asegure la identificación de manera única de todos los usuarios que ingresen. Igualmente, debe permitir controlar el acceso a la información mediante roles, perfiles o funciones por tipo de usuario.

1.4.2. No se debe permitir la modificación de la información por fuera del sistema.

1.4.3. Debe llevar una traza de auditoría, que contenga las acciones realizadas por los usuarios.

1.4.4. El sistema debe tener un esquema de contingencia, el cual debe estar en disponibilidad para garantizar su funcionamiento.

1.4.5. El sistema debe tener respaldo diario de datos completamente automático y continuo, el cual debe estar incluido en los procedimientos de toma de copias de seguridad para servidores centrales.

1.5. Los efectos y/o resultados de las operaciones realizadas no pueden afectar a un tipo de fondo o portafolio distinto al indicado en los mecanismos de operaciones descritos en los subnumerales 1.1., 1.2. y 1.3. anteriores.

2. POLÍTICAS DE INVERSIÓN, ASIGNACIÓN ESTRATÉGICA DE ACTIVOS Y FUNCIONES DE LOS COMITÉS DE RIESGOS E INVERSIONES.

Corresponde a la junta directiva de las AFPC aprobar la política de inversión para cada uno de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y para cada uno de los portafolios del fondo de cesantía administrados, de acuerdo con el objetivo de cada uno de ellos.

Así mismo, se encuentra a cargo de las referidas juntas directivas aprobar la asignación estratégica de activos para cada uno de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y para el portafolio de largo plazo del fondo de cesantía, de acuerdo con su respectiva política de inversión.

<Inciso modificado por la Circular 30 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Para tal fin, se establece el contenido mínimo de las citadas políticas de inversión y la asignación estratégica de activos, así como los requisitos mínimos para la conformación y funcionamiento de los comités de riesgos y de inversiones con los que deben contar las AFPC, las responsabilidades de dichos comités y la forma como deben documentarse las decisiones que adopten. Adicionalmente las AFPC que hagan parte de un conglomerado financiero deben cumplir con las disposiciones establecidas en el artículo 2.39.3.1.5. del Decreto 2555 de 2010.

2.1. POLÍTICAS DE INVERSIÓN.

2.1.1. CONTENIDO MÍNIMO.

Las políticas de inversión a divulgar a los afiliados y al público en general, para cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y para cada portafolio del fondo de cesantía deben contener como mínimo, la siguiente información:

2.1.1.1 <Subnumeral modificado por la Circular 4 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Objetivos de cada uno de los tipos de fondos de pensiones y de los portafolios del fondo de cesantía, teniendo en cuenta su perfil de riesgo, su horizonte de inversión, y el perfil de inversión de los afiliados de cada uno de los fondos. La entidad debe describir de manera clara la consistencia entre los objetivos del fondo y los factores antes mencionados, así como la metodología utilizada para establecerlos.

2.1.1.2 <Numeral modificado y subnumerales adicionados por la Circular 7 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Estructura organizacional para la gestión de inversiones y administración de sus riesgos (áreas que participan con sus principales funciones y facultades, entre otros), incluidos los roles y/o responsabilidades para la gestión de los riesgos ambientales, sociales y de gobierno corporativo (ASG) y climáticos.

2.1.1.2.1. La estructura organizacional debe contar con un comité de riesgos y un comité de inversiones, los cuales deben cumplir los requisitos de conformación y funcionamiento definidos en el subnumeral 2.2.1 del presente Capítulo.

2.1.1.2.2. Las políticas de inversión deben incluir la definición de las responsabilidades y las funciones en materia de estrategia y seguimiento a cargo de cada uno de los comités.

Dentro de las funciones asignadas al comité al comité de inversiones o al comité de riesgos, se deben contemplar como mínimo las siguientes:

2.1.1.2.2.1. Proponer a la junta directiva las políticas para la definición y seguimiento del proceso de inversiones en las fases estratégica, táctica, de selección de activos y de ejecución, o las que hayan definido internamente para el proceso de inversiones. Estas políticas deben estar soportadas en análisis técnicos que incorporen medidas y evaluaciones de riesgo-retorno.

2.1.1.2.2.2. Definir y aprobar las metodologías específicas para la definición y seguimiento del proceso de inversiones en las fases que hayan definido internamente para dicho proceso, conforme a las políticas aprobadas por la junta directiva.

2.1.1.2.2.3. Definir los procedimientos e instancias responsables del monitoreo y seguimiento del proceso de inversiones, conforme a las políticas aprobadas por la junta directiva.

2.1.1.2.2.4. Aquellas asignadas a cada uno de los comités por el artículo 2.6.13.1.1 del Decreto 2555 de 2010 u otras disposiciones.

2.1.1.2.2.5. En las AFPC que hagan parte de un conglomerado financiero, el comité de riesgos y el comité de inversiones de inversiones adicionalmente deben desarrollar las funciones establecidas para cada uno de estos en los numerales 4 al 6 del artículo 2.39.3.1.5. del Decreto 2555 de 2010.

2.1.1.3. Criterios generales para la selección de las inversiones para cada uno de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y de los portafolios del fondo de cesantía, tales como:

2.1.1.3.1. Condiciones que deben cumplir los títulos y/o valores y los emisores (nacionales y del exterior), tales como: calificación de riesgo crediticio, estándares de gobierno corporativo, área geográfica, sector económico y condiciones de los activos subyacentes de los fondos de inversión colectivos, fondos de inversión u otros esquemas de inversión colectiva.

2.1.1.3.2. Condiciones que deben cumplir los fondos de inversión colectivos, fondos de inversión u otros esquemas de inversión colectiva incluyendo las relativas a comisiones y devolución de las mismas.

2.1.1.3.3. Mercados en los cuales la administradora va a realizar las negociaciones de inversiones.

2.1.1.3.4. <Subnumeral adicionado por la Circular 7 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Objetivos esperados al realizar la inversión de acuerdo con las evaluaciones prospectivas de la relación riesgo-retorno.

2.1.1.4. Criterios generales para la realización de las operaciones con derivados, tales como:

2.1.1.4.1. Objetivos (cobertura y/o de inversión)

2.1.1.4.2. Mercados en los cuales la administradora va a realizar estas operaciones

2.1.1.4.3. Subyacentes autorizados

2.1.1.4.4. Políticas de administración de colaterales y negociación de acuerdos marco o contratos asociados

2.1.1.5. Políticas generales de la administradora en cuanto a la realización de:

2.1.1.5.1. Operaciones repo activos

2.1.1.5.2. Operaciones repo pasivos

2.1.1.5.3. Operaciones simultáneas activas

2.1.1.5.4. Operaciones simultáneas pasivas

2.1.1.5.5. Transferencia temporal de valores

2.1.1.6. Criterios adoptados para la selección de contrapartes en:

2.1.1.6.1. La negociación de títulos y/o valores

2.1.1.6.2. La negociación de instrumentos derivados

2.1.1.6.3. La negociación de repos, simultáneas y de transferencia temporal de valores

2.1.1.7. <Subnumeral modificado por la Circular 7 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Políticas generales en el evento en que se presenten excesos o defectos en los límites de inversión, tanto internos como legales. Estas políticas deben incluir el procedimiento, requisitos, e instancias responsables con sus niveles de atribución para reestablecer el cumplimiento de los límites. Dentro de los procedimientos se debe contemplar el curso de acción para la identificación de las circunstancias que llevaron al incumplimiento del límite, así como los procesos y medidas para subsanarlas.

2.1.1.8. Procedimiento para evaluar el desempeño en la gestión de las inversiones, en donde se indique por lo menos:

2.1.1.8.1. Descripción de los indicadores a utilizar

2.1.1.8.2. Periodicidad de evaluación

2.1.1.8.3. Órgano o áreas encargadas de hacer seguimiento a dicha evaluación

2.1.1.8.4. Órganos o áreas receptores de las evaluaciones

2.1.1.9. <Subnumeral modificado por la Circular 7 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Condiciones profesionales exigidas al personal interno o externo relacionado con los procesos estratégicos, de inversiones, supervisión y gestión de riesgos, incluyendo aquellas condiciones profesionales relativas a los riesgos y oportunidades ASG y climáticos.

Asimismo, se deben incluir las políticas para la capacitación de las personas involucradas en el proceso de inversiones, incluyendo los miembros de la junta directiva y de los comités de riesgos e inversiones, en aquellas materias que resulten relevantes para contar con conocimientos actualizados necesarios para el desarrollo de sus funciones.

2.1.1.10. <Subnumeral modificado por la Circular 7 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Principales límites internos de inversión para los diferentes tipos de fondos de pensiones obligatorias y de los portafolios del fondo de cesantías.

Adicionalmente, se deben incluir los límites internos aplicables a la suma de los recursos de todos los tipos de fondos de pensiones obligatorias administrados, o a la suma de los portafolios de corto y largo plazo del fondo de cesantía, en los casos que aplique, de acuerdo con el régimen de inversiones establecido en el Titulo 12 del Libro 6 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010.

Así mismo, se debe describir de manera clara la consistencia entre estos límites y los objetivos del fondo o portafolio, así como la metodología general que se utilizó para determinar las clases de activos y/o factores de riesgo asociados a los límites internos de inversión. También se deben incluir las políticas y criterios generales que se deben cumplir para la modificación de los límites internos. En todo caso, los excesos o defectos de un límite no puede ser un criterio necesario ni suficiente para la modificación de este.

En particular, se deben incluir los siguientes límites:

2.1.1.10.1. Límites para el valor que arroje la suma en la inversión directa de los instrumentos descritos en los subnumerales 1.10, 1.11, 2.7, 2.8, 2.9 y 2.10 del artículo 2.6.12.1.2 del Decreto 2555 de 2010, considerados como activos alternativos.

2.1.1.10.2. Límites en los distintos tipos de activos alternativos que se señalan en los numerales 1.10, 1.11, 2.7, 2.8, 2.9 y 2.10 del artículo 2.6.12.1.2 del Decreto 2555 de 2010.

2.1.1.10.3. Límites individuales para cada uno de los distintos tipos de fondos de capital privado que se mencionan en el numeral 1.10 del artículo 2.6.12.1.2 del Decreto 2555 de 2010.

2.1.1.10.4. Límites máximos de inversión por emisión, participación en vehículos de inversión colectiva cerrados y fondos de capital privado, aplicables a la suma de los recursos de todos los tipos de fondos de pensiones obligatorias administrados, o a la suma de los portafolios de corto y largo plazo del fondo de cesantía.

2.1.1.10.5. Límites de inversión en BOCEAS en circulación de una sociedad, aplicables a la suma de los recursos de todos los tipos de fondos de pensiones obligatorias administrados, o a la suma de los portafolios de corto y largo plazo del fondo de cesantía.

2.1.1.11. Políticas en la administración o gestión de riesgos:

2.1.1.11.1. <Subnumeral modificado por la Circular 7 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Descripción general de los riesgos a los cuales se encuentran expuestos los diferentes tipos de fondos de pensiones obligatorias y los portafolios del fondo de cesantía, de acuerdo con las características de cada uno de ellos. Esta descripción debe incorporar como mínimo los riesgos de liquidez, mercado, crédito, ASG y climáticos.

También debe relacionarse como la integración de factores de riesgo ASG y climáticos, responde a los objetivos de cada uno de los tipos de fondos de pensiones y de los portafolios del fondo de cesantías. En caso de no incluir dicha integración, la política deberá establecer explícitamente las razones por las cuales la AFPC no incluye el análisis de dichos riesgos.

2.1.1.11.2. Mecanismos de identificación, medición, control y monitoreo de cada uno de los riesgos a los que se encuentran expuestos los tipos de fondos de pensiones obligatorias y los portafolios del fondo de cesantía, en donde se indique por lo menos:

2.1.1.11.2.1. Métodos de medición y control

2.1.1.11.2.2. Mecanismos de monitoreo

2.1.1.11.2.3. Periodicidad de control

2.1.1.11.2.4. Órganos receptores de los resultados de medición y control

2.1.1.11.2.5. Procedimientos a seguir en el evento en que se presente un exceso en la exposición a determinado riesgo

<Inciso adicionado por la Circular 7 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Para los riesgos ASG y climáticos, la política puede no incluir en detalle el contenido del presente numeral 2.1.1.11.2. Sin embargo, debe incluir los lineamientos generales que serán considerados para la integración de estos riesgos, así como las etapas, responsables y el plazo estimado para la integración de los mismos en el proceso de inversiones y para la definición de los mecanismos de identificación, medición, control y monitoreo de estos riesgos.

2.1.1.12. Gestión de los potenciales conflictos de interés en el proceso de selección y negociación de inversiones, en donde se indique por lo menos:

2.1.1.12.1. Definición e identificación de situaciones generales que pueden generar conflictos de interés

2.1.1.12.2. Procedimientos para identificar y administrar cualquier operación que pueda dar lugar a conflictos de interés

2.1.1.12.3. Políticas adoptadas por la administradora para la negociación de títulos o valores admisibles cuyo emisor, garante, originador o propietario sea un vinculado a la administradora

2.1.1.12.4. Políticas adoptadas por la administradora en materia de celebración de contratos de depósitos a la vista en vinculados en los términos del art. 2.6.12.1.15 del Decreto 2555 de 2010, las cuales deben garantizar como mínimo que, en forma previa a la celebración del contrato, conste por escrito el análisis realizado, el cual debe referirse, por lo menos, a los siguientes aspectos: condiciones de mercado, remuneración de los depósitos, niveles de liquidez y estabilidad financiera de las entidades con las que pretendan celebrar el contrato respectivo. En todo caso, las entidades vinculadas con las cuales se celebre el correspondiente contrato, deben ser evaluadas con los mismos criterios y rigor que se evalúan todas las contrapartes de los fondos administrados, buscando siempre la mejor alternativa para los recursos de los afiliados.

Las políticas señaladas en este numeral deben revisarse por lo menos anualmente.

2.1.1.12.5. <Numeral adicionado por la Circular 30 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Las AFPC que hagan parte de un conglomerado financiero deben incluir en este numeral las directrices generales impartidas por el holding financiero en materia de conflictos de interés, a que se refiere el artículo 2.39.3.1.4 del Decreto 2555 de 2010.

2.1.1.13. Descripción del proceso mediante el cual las funciones de control de la administradora velan por la efectividad, eficiencia, transparencia y cumplimiento de las normas legales relacionadas con la negociación de las inversiones.

2.1.1.13.1 <Subnumeral adicionado por la Circular 7 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> En las AFPC que hagan parte de un conglomerado financiero, el comité de auditoría adicionalmente debe llevar a cabo la función establecida en el numeral 7 del artículo 2.39.3.1.5. del Decreto 2555 de 2010.

2.1.1.14. Inversiones alternativas <Subnumeral adicionado por la Circular 7 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

La política de inversión debe incluir un capítulo de inversiones alternativas que desarrolle los contenidos mínimos incluidos en el presente subnumeral para las inversiones en los activos descritos en los numerales 1.10, 1.11, 2.7, 2.8, 2.9 y 2.10 del artículo 2.6.12.1.2 del Decreto 2555 de 2010, considerados como alternativos.

En el caso que alguno de estos contenidos se encuentre incluido en otro aparte de la política de inversión, se podrá hacer alusión al mismo.

2.1.1.14.1. Las políticas adoptadas para la definición por parte de los comités de los modelos y metodologías por la AFPC para la medición y valoración del riesgo financiero asociado a este tipo de inversiones, las cuales deben incorporar como mínimo los efectos de los riesgos de liquidez, mercado y crédito, en un análisis integral del portafolio.

2.1.1.14.2. Las políticas y límites prudenciales internamente establecidos por la AFPC para la exposición al riesgo financiero asociado a este tipo de inversiones. Estas políticas y límites deben incorporar como mínimo los riesgos de liquidez, mercado, y crédito, y deben ser consistentes con los objetivos y la estrategia de inversión del portafolio.

2.1.1.14.3. Las políticas adoptadas para la definición por parte de los comités de los procesos para la identificación, medición, monitoreo y reporte de los riesgos financiero y operacional asociados a este tipo de inversiones, los cuales deben incorporar como mínimo los riesgos de liquidez, mercado y crédito en el riesgo financiero.

2.1.1.14.4. Las políticas y medidas de control interno adoptadas por la AFPC para corregir cualquier desviación que ocurra con respecto a la máxima exposición a los riesgos financiero y operacional establecida en la política de inversión, las cuales deben incorporar como mínimo los riesgos de liquidez, mercado y crédito en el riesgo financiero.

Estas políticas deben incluir el procedimiento, requisitos, e instancias responsables con sus niveles de atribución para reestablecer el cumplimiento de los límites.

2.1.1.14.5. Condiciones profesionales exigidas al personal interno o externo relacionado con los procesos estratégicos, de inversiones y de supervisión de las inversiones alternativas.

2.1.1.14.6. Criterios de selección de las inversiones alternativas que incluyan:

2.1.1.14.6.1. Los criterios y objetivos que se pretenden lograr al realizar la inversión, de acuerdo con las evaluaciones de la relación riesgo-retorno de esta frente a los resultados esperados.

2.1.1.14.6.2. Las políticas generales para clasificar los activos subyacentes de los fondos o esquemas de inversión como activos ubicados en el exterior en jurisdicciones que no hagan parte de la Alianza del Pacifico, incluyendo una periodicidad de verificación por lo menos trimestral.

2.1.1.14.6.3. Las políticas para definir las condiciones que deben cumplir los vehículos y/o contemplar las estrategias de estos, tales como: calificación de riesgo crediticio, estándares de gobierno corporativo, área geográfica, sector económico, variables o calificaciones ASG o climáticas y condiciones de los activos subyacentes.

2.1.1.14.6.4. Las políticas generales para definir las condiciones que deben cumplir los vehículos o emisores, tales como: idoneidad de los gestores y de las sociedades administradoras, las políticas contables y de valoración, estándares de revelación de información, y estructura de comisiones.

2.1.1.14.7. Las políticas, procedimientos y áreas responsables de la realización de la debida diligencia de las condiciones de la inversión en activos alternativos, incluyendo, por lo menos, las siguientes:

2.1.1.14.7.1. Análisis del ajuste de los reglamentos y/o políticas o mandatos de inversión, al cumplimiento de las condiciones tanto legales como internas para la inversión en activos alternativos.

2.1.1.14.7.2. Análisis de la idoneidad y experiencia del gestor profesional, que incluya el análisis de su estructura de gobierno corporativo, políticas de conflictos de interés y los riesgos de sustitución de personal clave.

2.1.1.14.7.3. Análisis de la idoneidad y experiencia de la sociedad administradora, que incluya el análisis de su estructura de gobierno corporativo y las políticas de conflictos de interés.

2.1.1.14.7.4. Análisis de la idoneidad técnica de las políticas contables y de valoración de los vehículos, y su ajuste a la naturaleza y realidad económica del activo.

2.1.1.14.7.5. Análisis de la estructura de comisiones y políticas de remuneración del vehículo.

2.1.1.14.7.6. Análisis de los estándares de revelación de información del vehículo, el gestor, y la sociedad administradora, incluyendo los estándares de aseguramiento de la información aplicables.

2.1.1.14.7.7. Análisis de la integración de factores y metodologías ASG en el proceso de inversiones y la gestión de riesgos del vehículo, incluyendo el análisis de las políticas del gestor en estos asuntos.

2.1.1.14.7.8. Análisis de las condiciones de los contratos y los mecanismos de salida de la inversión.

2.1.2. MECANISMOS DE DIFUSIÓN. <Subnumeral modificado por la Circular 4 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Las AFPC deben divulgar la política de inversión de cada uno de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y de los portafolios del fondo de cesantía a través de su página de internet, en una ubicación de fácil acceso y con un enlace que permita acceder directamente a dichas políticas. Estas políticas pueden incluirse en un documento general siempre que éste identifique claramente los elementos específicos aplicables para cada tipo de fondo.

Esta información debe ser remitida a la SFC quince (15) días hábiles antes de su publicación, así como de cualquier modificación que realice a las mismas, con el extracto del acta de la junta directiva en la cual se aprobó

En las notas a los estados financieros la AFPC debe informar sobre la existencia de las políticas de inversión de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y de los portafolios del fondo de cesantía, y los medios a través de los cuales se puede acceder a ellas. Adicionalmente, las AFPC pueden disponer de otros mecanismos de difusión de las políticas de inversión, distintos a los señalados anteriormente.

2.1.3.  <Subnumeral adicionado por la Circular 4 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Las AFPC deben publicar para cada uno de los tipos de fondos de pensiones obligatorias un resumen de las políticas de inversión, en la cual se resuma de manera breve, clara, y entendible para un afiliado sin experiencia en inversiones, la siguiente información contenida en las políticas de inversión:

2.1.3.1. Los objetivos de inversión, horizontes de inversión, y el perfil de riesgo establecidos de acuerdo al perfil de los afiliados del fondo.

2.1.3.2. <Subnumeral modificado por la Circular 7 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Los principales límites de inversión y los riesgos asociados a las inversiones del fondo.

2.1.3.3. Evaluación anual sobre el cumplimiento general de los objetivos de inversión del fondo.

2.2. COMITÉ DE RIESGOS Y COMITÉ DE INVERSIONES.

Las AFPC deben mantener su comité de riesgos y de comité de inversiones acorde con los requisitos mínimos señalados en el presente Capítulo, sin perjuicio de lo establecido en el sistema de control interno a que se refiere el Capítulo IV, Título I de la Parte I de la CBJ, y de las disposiciones que en materia de administración de riesgos se establecen en la CBCF.

2.2.1. CONFORMACIÓN Y FUNCIONAMIENTO. <Numeral modificado por la Circular 30 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

<Inciso modificado por la Circular 7 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> El comité de riesgos y el comité de inversiones de las AFPC deben conformarse cada uno por lo menos con 5 miembros, o más siempre que corresponda a un número impar, designados por la junta directiva, que acrediten conocimiento y experiencia en las respectivas materias y asuntos relacionados con sus funciones. Dichos requisitos deben ser determinados y evaluados por la junta directiva de forma previa a la designación de los miembros de los comités. Estos miembros únicamente podrán ser parte de uno de los dos comités, el de riesgos o el de inversiones.

Cada comité debe contar con por lo menos 1 miembro de la junta directiva y con por lo menos 1 miembro que cumpla con los supuestos de independencia previstos en el parágrafo 2 del artículo 44 de la Ley 964 de 2005.

Para dar cumplimiento al requisito del 40% de miembros independientes establecido en el numeral 2 del art. 2.39.3.1.5. del Decreto 2555 de 2010, en las AFPC que hagan parte de un conglomerado financiero, el miembro de junta directiva que sea designado para conformar cada comité, podrá a su vez tener la calidad de miembro independiente, siempre que cumpla con los requisitos allí definidos.

<Inciso adicionado por la Circular 7 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> La junta directiva debe establecer los criterios, periodicidad y la metodología para el seguimiento del desempeño de los comités y para la evaluación de sus miembros.

Tanto el comité de riesgos como el de inversiones deben contar con su respectivo reglamento de funcionamiento. Este reglamento debe ser aprobado por la junta directiva de la AFPC y contener las reglas para conformar el quorum y las mayorías necesarias para la toma de decisiones, las cuales deben establecer, como mínimo:

2.2.1.1. Que para la toma de decisiones en el comité de riesgos debe contarse con el voto favorable de uno de los miembros independientes.

2.2.1.2. Que en las AFPC que hagan parte de un conglomerado financiero, para la toma de decisiones en el comité de inversiones debe contarse con el voto favorable de uno de los miembros independientes.

2.2.1.3. Que en las AFPC que hagan parte de un conglomerado financiero, el quorum para la toma de decisiones relacionadas con las operaciones que se realicen con entidades que pertenezcan a su mismo conglomerado financiero, debe conformarse con un número de miembros independientes que represente por lo menos el 40% del total de miembros del respectivo comité.

Los comités deben sesionar de manera ordinaria por lo menos una vez dentro del respectivo mes calendario, elaborando por cada una de las sesiones su respectiva acta, en donde se evidencien los temas tratados y las decisiones tomadas.

<Inciso eliminado por la Circular 7 de 2021>

2.2.2. FUNCIONES DEL COMITÉ DE RIESGOS. <Numeral eliminado por la Circular 7 de 2021>

2.2.3. FUNCIONES DEL COMITÉ DE INVERSIONES. <Numeral eliminado por la Circular 7 de 2021>

2.2.4. FUNCIONES DE LOS COMITÉS EN LAS AFPC QUE HAGAN PARTE DE UN CONGLOMERADO FINANCIERO. <Numeral eliminado por la Circular 7 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

2.3. ASIGNACIÓN ESTRATÉGICA DE ACTIVOS.

2.3.1. CONTENIDO MÍNIMO.

<Inciso modificado por la Circular 4 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Las AFPC deben establecer anualmente la asignación estratégica de activos para cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y para el portafolio de largo plazo del fondo de cesantía. Esta asignación estratégica de activos se debe establecer en relación a las clases de activos definidos por el comité de inversiones de cada AFPC.

Dicha asignación, y cada modificación que se efectúe a la misma, debe ser remitida a la SFC junto con el extracto del acta de la junta directiva en la cual se aprobó, y la tabla relacionada en el subnumeral 2.3.1.2, dentro de los 3 días hábiles siguientes a su aprobación. Para tal efecto se debe tener en cuenta, por lo menos, lo siguiente:

2.3.1.1. Parámetros generales utilizados en la asignación estratégica de activos

2.3.1.1.1. <Subnumeral modificado por la Circular 4 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Horizonte de inversión que se tuvo en cuenta para cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y para el portafolio de largo plazo del fondo de cesantía, y los argumentos considerados para establecerlo.

2.3.1.1.2 <Subnumeral modificado por la Circular 4 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Rentabilidad objetivo de acuerdo al horizonte de inversión para cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y para el portafolio de largo plazo del fondo de cesantía y la descripción de la metodología utilizada para establecerla.

2.3.1.1.3 <Subnumeral modificado por la Circular 4 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Rentabilidad objetivo para cada clase de activo y descripción de los modelos para estimar las rentabilidades promedio esperadas por clase de activo en cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y en el portafolio de largo plazo del fondo de cesantía.

2.3.1.1.4. Descripción de la metodología para estimar la volatilidad esperada por clase de activo.

2.3.1.1.5. Descripción de los modelos utilizados para la optimización de los portafolios en cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y en el portafolio de largo plazo del fondo de cesantía, indicando las restricciones que se tuvieron en cuenta para dicha optimización.

2.3.1.1.6. Descripción de la metodología para seleccionar el portafolio de inversión de cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y del portafolio de largo plazo del fondo de cesantía, representativo de la asignación estratégica de activos, indicando las restricciones que se tuvieron en cuenta para el efecto.

2.3.1.1.7. Descripción de las variables, modelos, metodologías y/o demás elementos cualitativos considerados para establecer la asignación estratégica de activos para cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y del portafolio de largo plazo del fondo de cesantía.

2.3.1.1.8 <Subnumeral adicionado por la Circular 4 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Descripción de la metodología para definir los limites inferior y superior dentro de los cuales puede fluctuar la participación de cada clase de activo.

2.3.1.1.9 <Subnumeral adicionado por la Circular 4 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Descripción del procedimiento mediante el cual se evaluará que el riesgo inherente a la asignación estratégica de activos sea coherente con el perfil de riesgo de los afiliados del fondo.

2.3.1.1.10 <Subnumeral adicionado por la Circular 4 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Proyecciones del desempeño de la asignación estratégica de activos de cada fondo de pensiones obligatorias y del portafolio de largo plazo del fondo de cesantía estratégica bajo escenarios de estrés.

2.3.1.1.11. Los soportes que permitan evidenciar el desarrollo de las metodologías y modelos referidos.

<Inciso adicionado por la Circular 4 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Cualquier modificación a los rangos de participación por clase de activo o a los parámetros generales utilizados en la asignación estratégica de activos debe ser informada a la SFC dentro de los 3 días hábiles siguientes a la fecha de su aprobación por parte de la junta directiva, acompañada del respectivo análisis y justificación.

2.3.1.2. Tabla informativa de la asignación estratégica de activos

<Subnumeral modificado por la Circular 4 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

<Inciso eliminado por la Circular 4 de 2018>

<Inciso eliminado por la Circular 4 de 2018>

2.3.2. MONITOREO. <Subnumeral eliminado por la Circular 4 de 2018>

3. EJERCICIO DE LOS DERECHOS POLÍTICOS DE LAS AFPC RESPECTO DE LAS INVERSIONES QUE REALICEN CON LOS RECURSOS DE LOS FONDOS DE PENSIONES OBLIGATORIAS Y DE CESANTÍAS.

Corresponde a la junta directiva de las AFPC la aprobación de la política de ejercicio de derechos políticos respecto de las inversiones que realicen las AFPC con los recursos de los fondos de pensiones obligatorias y de cesantías, incluyendo aquellas que se efectúen en fondos de inversión colectivos, fondos de capital privado, bonos y/o acciones, entre otros.

3.1. CONTENIDO MÍNIMO.

Sin perjuicio de los lineamientos particulares que las AFPC establezcan, la política de ejercicio de derechos políticos debe incorporar como mínimo:

3.1.1. PRINCIPIOS ORIENTADORES.

La política se debe orientar teniendo en cuenta:

3.1.1.1. La prevalencia de los intereses de los afiliados en el ejercicio de los derechos políticos

3.1.1.2. La obligatoriedad en el cumplimiento de la política por parte de los representantes designados por la AFPC

3.1.1.3. El seguimiento permanente e información suficiente sobre la forma como se está ejerciendo la política por parte de los representantes designados por la AFPC

3.1.1.4. La revelación de la política a los diferentes grupos de interés, y

3.1.1.5. Las mejores prácticas de gobierno corporativo

3.1.2. Representantes designados para el ejercicio de los derechos políticos

La AFPC debe designar los representantes que considere necesarios para el ejercicio de sus derechos políticos, de conformidad con la política previamente aprobada, quienes deben ser personas de reconocida responsabilidad e idoneidad. Dichos representantes pueden ser funcionarios de la AFPC o mandatarios externos designados para tal fin, y deben ser elegidos con base en criterios mínimos definidos por la AFPC en su política. La selección de cada representante debe quedar debidamente documentada y los soportes correspondientes deben estar a disposición de la SFC.

Para la designación de las personas que han de representar a los fondos administrados pueden utilizarse los mecanismos establecidos en los arts. 2.14.4.1.6 y 2.14.4.1.7 del Decreto 2555 de 2010, para el ejercicio de los derechos sociales en las asambleas de accionistas.

En el ejercicio de los derechos políticos, los representantes designados por las AFPC deben cumplir sus obligaciones de conformidad con lo dispuesto en el art. 2.6.13.1.2 del Decreto 2555 de 2010.

Cuando el representante de una AFPC vote en forma contraria a la mayoría debe entregar una constancia que justifique las razones de su decisión a quien ejerza la secretaría de la reunión, para que sea incorporada en el acta respectiva. Copia de dicha constancia o del acta que la contenga debe reposar en la AFPC y estar a disposición de la SFC.

3.1.3. ASISTENCIA A REUNIONES.

La política de ejercicio de derechos políticos que establezca la AFPC debe garantizar la participación de su representante en las asambleas de accionistas, asambleas de tenedores de bonos y asambleas de inversionistas, cuando a ello haya lugar.

La participación en dichas reuniones debe sujetarse como mínimo a los siguientes lineamientos:

3.1.3.1. Las AFPC deben ejercer los derechos políticos que correspondan a inversiones que representen una participación relevante en los términos del art. 2.6.13.1.2 del Decreto 2555 de 2010; y

3.1.3.2. Siempre que lo consideren necesario, las AFPC pueden ejercer los derechos políticos que correspondan a inversiones en las cuales no tengan una participación relevante, de acuerdo con las políticas previstas para el efecto por la entidad y respetando los lineamientos establecidos en el presente Capítulo.

3.1.4. VOTACIÓN DE DECISIONES NO MATERIALES.

La junta directiva de la AFPC debe establecer las políticas y procedimientos a seguir por sus representantes en materia de decisiones no materiales, así como los criterios con base en los cuales pueden abstenerse de participar en las deliberaciones y votaciones de estos asuntos.

Para efectos de este subnumeral, se consideran materiales las decisiones relativas al cambio de estructura de los órganos de gobierno corporativo y administración del receptor de la inversión, el cambio de representante de tenedores de bonos, reorganizaciones empresariales, liquidaciones, nuevas emisiones o disminuciones de capital, políticas de inversión y financiamiento del emisor, y decisiones que en general requieran quórum especial, así como aquellas que puedan llegar a afectar los intereses de los afiliados a los fondos de pensiones obligatorias y/o de cesantías.

Para el caso de decisiones materiales, la AFPC solamente pueden abstenerse de ejercer el voto en aquellos casos en que se presenten situaciones generadoras de conflictos de interés o no haya podido obtener información suficiente para votar determinado asunto, caso en el cual deben documentarse las razones de la abstención y las gestiones llevadas a cabo para obtener la información, cuando a ello haya lugar. Los soportes correspondientes deben estar a disposición de la SFC.

3.1.5. Criterios y procedimientos de selección de miembros de junta directiva o consejos de administración

Las AFPC deben establecer los criterios y procedimientos de selección de las personas que sean propuestas o votadas para ser miembros de las juntas directivas o consejos de administración del receptor de la inversión, en los términos señalados en el art. 2.6.13.1.5 del Decreto 2555 de 2010.

En todos los casos, se deben tener como criterios mínimos de selección, la experiencia, idoneidad e independencia de los candidatos, así como su disponibilidad de tiempo para participar de la labor de la junta o consejo. Con este fin, se debe disponer dentro de sus políticas el número máximo de juntas directivas a las que dichas personas pueden pertenecer, dentro de los límites señalados en el art. 202 del C.Cio.

Para efectos del criterio de independencia se debe tener en cuenta como mínimo lo dispuesto en los arts. 2.6.13.1.5 del Decreto 2555 de 2010 y 44 de la Ley 964 de 2005.

3.1.6. ROTACIÓN, REELECCIÓN Y PARTICIPACIÓN MÍNIMA.

Las AFPC, como expresión de mejores prácticas de gobierno corporativo, deben establecer en sus políticas el número máximo de veces que apoyarán la reelección de una persona como miembro independiente de junta directiva o consejo de administración del receptor de la inversión. Para votar dicha reelección, las AFPC deben considerar en sus políticas, entre otros aspectos, los resultados que haya obtenido dicho miembro en la autoevaluación efectuada por la propia junta o consejo, si la hubiere.

3.1.7. REMUNERACIÓN.

Las AFPC deben promover que el emisor cuente con políticas en materia de remuneración de los miembros de junta directiva o consejo de administración, en las que se considere, entre otras, su participación activa y efectiva en el órgano colegiado, una gestión propia de un buen hombre de negocios y el cumplimiento de los objetivos de largo plazo del receptor de la inversión.

3.1.8. ELECCIÓN DEL REVISOR FISCAL.

En la política de ejercicio de derechos políticos, las AFPC deben promover las mejores prácticas de buen gobierno en la elección del revisor fiscal.

Para el efecto, se consideran como sanas prácticas de gobierno corporativo, entre otras:

3.1.8.1. El examen de idoneidad y experiencia de los postulantes personas jurídicas y naturales

3.1.8.2. Que las firmas de revisoría apliquen en su trabajo estándares internacionales de reconocida calidad y verificación

3.1.8.3. Que se verifique e informe por parte del receptor de la inversión el alcance de la planeación del trabajo, la metodología a utilizar, así como del equipo humano asignado por la firma para desarrollarlo

3.1.9. REGLAS SOBRE CONFLICTOS DE INTERÉS.

En virtud de lo dispuesto en el art. 13 del Decreto Ley 656 de 1994, así como en el art. 158 del EOSF y el art. 3 de la Ley 1328 de 2009, las políticas aplicables a las situaciones generadoras de conflictos de interés relacionadas con el proceso de inversión que fijen las AFPC deben incorporar los siguientes contenidos mínimos:

3.1.9.1. Criterios para identificar potenciales conflictos de interés, derivados de la función de administrador de recursos de terceros con acceso a información privilegiada.

3.1.9.2. Criterios para evitar incurrir en situaciones que puedan dar lugar a conflictos de interés y que puedan afectar el ejercicio de los derechos políticos, protegiendo en todo evento los intereses de los afiliados a la AFPC.

3.1.9.3. Procedimientos y normas de control interno que eviten la ocurrencia de conflictos de interés que puedan afectar a la AFPC, sus administradores, gerentes, ejecutivos principales.

3.1.9.4. Procedimientos y normas de control interno sobre situaciones de uso de información privilegiada respecto de cualquier funcionario que, en razón de su cargo o posición, tenga acceso a información de las inversiones de una AFPC que aún no haya sido divulgada al mercado, y que por su naturaleza sea capaz de influir en las cotizaciones de los valores de dichas inversiones.

3.1.10. ACUERDOS DE ACCIONISTAS Y CONVENIOS CON INVERSIONISTAS.

De conformidad con lo previsto en el art. 2.6.13.1.3 del Decreto 2555 de 2010, los acuerdos o convenios de accionistas suscritos para el ejercicio de los derechos políticos deben enmarcarse dentro de los principios de transparencia e integridad del mercado.

Dichos acuerdos deben tener como objetivo fortalecer el gobierno corporativo del receptor de la inversión y, adicionalmente, deben sujetarse en su contenido y revelación a lo dispuesto en los arts. 70 de la Ley 222 de 1995 y 43 de la Ley 964 de 2005.

Los acuerdos o convenios de accionistas en que sólo participen AFPC no puede dar lugar a ejercer el control sobre la receptora de la inversión.

Aquellos acuerdos que sean suscritos con accionistas diferentes a una AFPC, si están dirigidos a obtener participaciones de control, deben excluir la posibilidad de que la AFPC participe o tenga injerencia en la administración del receptor de la inversión.

En todo caso, ningún acuerdo debe contener cláusulas que conlleven vulneración de los derechos de los accionistas minoritarios y de las normas legales aplicables en materia de conflictos de interés, régimen de competencia y manipulación del mercado.

Estos acuerdos o convenios deben remitirse de forma inmediata a su suscripción a la SFC, precisando en la comunicación de envío las reuniones de asamblea en donde se tiene dispuesta su aplicación.

Para efectos de lo previsto en el presente numeral debe entenderse por control lo dispuesto en los arts. 260 y 261 del C.Cio.

3.1.11. Procedimientos para asegurar el cumplimiento de la política

Las AFPC deben diseñar, implementar y documentar los procedimientos necesarios para controlar el cumplimiento del contenido de la política de ejercicio de derechos políticos respecto de las inversiones que realicen con los recursos de los fondos de pensiones obligatorias y de cesantía.

3.2. DIVULGACIÓN.

La difusión de la política de ejercicio de derechos políticos, en su versión completa, debe efectuarse a través de la página de internet de las AFPC. Adicionalmente, deben señalar, en el panel de información al público ubicado en sus oficinas, la existencia y disponibilidad de una copia de tales políticas para su consulta. Lo anterior, sin perjuicio de otras formas de difusión que la AFPC estime pertinentes.

Las AFPC pueden elaborar un extracto o síntesis de la política de ejercicio de derechos políticos para su difusión a través de otros medios, cautelando que sus contenidos sean lo suficientemente claros y completos en todo aquello que deba constituir información indispensable para que las personas adopten sus decisiones de selección de la AFPC en forma ilustrada, particularmente en lo referente a los factores que incidan en la rentabilidad y riesgo de sus decisiones de inversión.

3.3. REVISIÓN PERIÓDICA.

La junta directiva de cada AFPC debe revisar, por lo menos, anualmente la política para el ejercicio de los derechos políticos que haya adoptado y, en caso de que sea modificada, debe divulgarse a los diferentes grupos de interés, a través de los medios indicados en el subnumeral anterior.

4. CÓMPUTO DE LOS LÍMITES EN INVERSIONES RESTRINGIDAS. <Numeral adicionado por la Circular 7 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Para el cumplimiento de los límites de inversión en los activos de que trata el artículo 2.6.12.1.25 del Decreto 2555 de 2010 para las inversiones de los recursos de los fondos de pensiones obligatorias y de los portafolios del fondo de cesantía, las AFPC deben mantener actualizada la información respecto de la exposición de los vehículos de inversión a activos considerados como inversiones restringidas.

Para el efecto, la AFPC puede implementar mecanismos para determinar la exposición real de los vehículos de inversión a las inversiones restringidas, siempre que se cumplan las condiciones definidas en el subnumeral 4.1 del presente capítulo. En el caso de que no pueda implementar los mecanismos para el cómputo de la exposición de los vehículos de inversión a activos considerados como inversiones restringidas, la AFPC debe tomar la máxima exposición permitida en este tipo de inversiones, según la política de inversión establecida en el reglamento del fondo de inversión colectiva o vehículo correspondiente.

Independientemente de la forma como la AFPC determine la exposición real de los vehículos de inversión a las inversiones restringidas, debe adelantar una revisión periódica de la política de inversión establecida en el reglamento del fondo de inversión colectiva o vehículo correspondiente y demás información relevante para la determinación de la exposición.

4.1 Condiciones de los mecanismos para determinar la exposición real de los vehículos de inversión a las inversiones consideradas como restringidas

4.1.1. Información actualizada. En caso de contar con información actualizada, bien sea por certificaciones expedidas por el administrador del vehículo de inversión o por los mecanismos contractuales dispuestos para la divulgación de la estructura de sus activos, la AFPC debe realizar el cálculo de su exposición basada en esta información, ponderado por el porcentaje de participación del fondo en el respectivo vehículo.

Se entiende por información actualizada aquella publicada por la sociedad administradora o gestor del vehículo de inversión, o conocida por la AFPC dentro de los 3 meses anteriores a la fecha de cálculo del control de los límites.

4.1.2. Con el fin de prever los movimientos en las composiciones diarias de los vehículos y su efecto en el cumplimiento de los límites de inversión internos y legales, el mecanismo para determinar la exposición debe incluir un supuesto que permita realizar la mejor estimación de la exposición real desde la fecha de cálculo del control de los límites hasta la próxima fecha en la cual se dispone de información actualizada.

4.1.3. Ser objeto de revisión por parte del Comité de Riesgos. Los resultados de la aplicación del mecanismo de que trata el presente subnumeral deben ser presentados mensualmente ante el Comité de Riesgos, de manera tal que este pueda cumplir con su función de velar por el cumplimiento de los límites internos y legales.

El área designada por el Comité de Riesgos como responsable de la presentación de los informes con los resultados de la aplicación del mecanismo de que trata el presente subnumeral, también será la encargada del control diario del cumplimiento de los límites de inversión.

4.1.4. Exposición subyacente en el caso de inversiones realizadas a través de fondos de fondos u otros vehículos de inversión mediante los cuales la AFPC tenga una exposición a inversiones restringidas. En el caso que la AFPC realice inversiones en fondos de fondos u otros vehículos mediante los cuales la AFPC tenga una exposición a inversiones restringidas, el mecanismo debe permitir determinar la exposición del fondo subyacente a estas inversiones. En el caso que para el fondo subyacente no se cuente con información actualizada en los términos del subnumeral 4.1.1 precedente, la AFPC debe tomar la máxima exposición permitida en este tipo de inversiones, según la política de inversión establecida en el reglamento.

En la determinación de la exposición real subyacente al tipo de fondo, el mecanismo debe definir el número de veces que razonablemente la AFPC requiere evaluar los activos subyacentes dentro de la composición de un vehículo de inversión u otro tipo de esquema de inversión indirecta, con el fin de establecer la participación de la AFPC en activos considerados como inversiones restringidas.

CAPÍTULO V.

DISPOSICIONES COMUNES A LOS PATRIMONIOS AUTÓNOMOS O ENCARGOS FIDUCIARIOS QUE CONSTITUYAN LAS ENTIDADES TERRITORIALES, SUS DESCENTRALIZADAS Y ECOPETROL PARA GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO DE DETERMINADAS OBLIGACIONES PENSIONALES.

1. AUTORIZACIÓN.

De conformidad con lo establecido en el art. 2 del Decreto 810 de 1998 y el art. 4 del Decreto 941 de 2002, las AFP y las sociedades fiduciarias o los consorcios o uniones temporales constituidos por este tipo de entidades, están autorizadas para administrar los patrimonios autónomos que deben constituir las entidades territoriales y sus descentralizadas. En consecuencia, para la administración de dichos patrimonios autónomos, tales sociedades no requieren autorización especial de esta Superintendencia.

Las sociedades fiduciarias pueden administrar los recursos de los encargos fiduciarios a que se refiere el subnumeral 2.1 siguiente, debiendo, para el efecto, contar con la capacidad técnica y administrativa suficiente para su ejecución, teniendo en cuenta la naturaleza y características específicas de las actividades a desarrollar y las instrucciones contenidas en este Capítulo.

2. OBJETO EXCLUSIVO DE LOS PATRIMONIOS AUTÓNOMOS Y ENCARGOS FIDUCIARIOS.

2.1. PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES O SUS DESCENTRALIZADAS QUE TENÍAN A SU CARGO EL RECONOCIMIENTO Y PAGO DE PENSIONES Y NO HUBIEREN SIDO SUSTITUIDAS POR FONDOS DE PENSIONES PÚBLICAS DEL ORDEN TERRITORIAL.

En este caso los patrimonios autónomos se constituyen para garantizar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de los bonos pensionales, cuotas partes de bonos pensionales y cuotas partes de pensiones reconocidas con efectividad posterior a la entrada en vigencia del SGP en el respectivo departamento, distrito o municipio.

Entiéndase por pensiones reconocidas con efectividad posterior a la entrada en vigencia del SGP, aquellas en las cuales el cumplimiento de los requisitos legales, tanto para adquirir el derecho a la respectiva pensión como para iniciar su disfrute, se dio en una fecha posterior a la entrada en vigencia del SGP en el respectivo nivel territorial.

Para el efecto debe recordarse que, según lo establecido en el parágrafo del art. 151 de la Ley 100 de 1993 para los servidores públicos del nivel departamental, distrital y municipal, el SGP entró en vigencia en la fecha en que así lo determinara la respectiva autoridad gubernamental y, en todo caso, a más tardar el 30 de junio de 1995.

Los recursos a que se refiere este subnumeral también pueden ser administrados mediante la celebración de encargos fiduciarios.

Los encargos fiduciarios deben constituirse como encargos irrevocables, no obstante lo cual pueden terminarse en forma anticipada cuando se demuestre la ocurrencia de una conmutación pensional con Colpensiones, antes Instituto de Seguros Sociales, o la celebración de contratos de renta vitalicia que produzcan los efectos de una conmutación pensional.

2.2. PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES O SUS DESCENTRALIZADAS QUE FUERON SUSTITUIDAS POR FONDOS DE PENSIONES PÚBLICAS DEL ORDEN TERRITORIAL.

En este caso, de conformidad con el numeral 5 del art. 5 del Decreto 1296 de 1994 el objeto de los patrimonios autónomos es proveer recursos para el pago de sus obligaciones pensionales, tales como pensiones, bonos pensionales, cuotas partes de bonos pensionales y cuotas partes de pensiones.

3. PROHIBICIONES.

En el caso de las entidades territoriales o sus descentralizadas que tenían a su cargo el reconocimiento y pago de pensiones y no hubieren sido sustituidas por fondos de pensiones públicas del orden territorial, la constitución de los patrimonios autónomos o encargos fiduciarios en ningún caso implica o pueden ser utilizados para:

3.1. LA CONMUTACIÓN PENSIONAL DE OBLIGACIONES A CARGO DE LAS ENTIDADES CONSTITUYENTES.

3.2. EL PAGO DE PENSIONES COMPLETAS O COMPARTIDAS, LEGALES, EXTRALEGALES O CONVENCIONALES, ENTRE OTROS.

Igualmente, en el caso de las entidades territoriales o sus descentralizadas que fueron sustituidas por fondos de pensiones públicas del orden territorial, la constitución de los patrimonios autónomos en ningún caso implica o pueden ser utilizados para la conmutación pensional de obligaciones a cargo de las entidades constituyentes.

La constitución de patrimonios autónomos o encargos fiduciarios, según sea el caso, no exime a las entidades constituyentes de las responsabilidades que por obligaciones pensionales les correspondan.

4. VALOR DE LOS ACTIVOS E INTEGRACIÓN DE LOS PATRIMONIOS AUTÓNOMOS Y ENCARGOS FIDUCIARIOS.

Las AFP y las sociedades fiduciarias, en forma previa a la constitución de los patrimonios autónomos o encargos fiduciarios, deben verificar que las entidades territoriales o sus descentralizadas constituyentes hayan dado cumplimiento a los siguientes aspectos:

4.1. QUE EN EL PROGRAMA DE CONSTITUCIÓN DE LOS PATRIMONIOS AUTÓNOMOS O ENCARGOS FIDUCIARIOS SE ESTABLEZCA QUE EL VALOR DE LOS ACTIVOS DEBA SER IGUAL O SUPERIOR AL MONTO DE LAS OBLIGACIONES GARANTIZADAS, TENIENDO EN CUENTA QUE:

4.1.1. El valor de los activos líquidos aportados debe ser suficiente para atender, por lo menos, las obligaciones que se hagan exigibles dentro del respectivo año.

4.1.2. El valor de los activos debe cubrir anualmente un valor esperado de imprevistos de que trata el art. 4 del Decreto 810 de 1998, así:

Para calcular el citado valor deben utilizarse las probabilidades contenidas en las tablas de mortalidad de rentistas y de invalidez de activos, hombres y mujeres establecidas por esta Superintendencia.

El monto de los imprevistos se calcula para cada género, así:

 _

E(B) = [ p(x) + i(x) ]*B* n, donde:

 _

E(B) = Valor esperado de los imprevistos por pago anticipado de bonos

 _

p(x) = Probabilidad de muerte a la edad promedio x

 _

i(x) = Probabilidad de invalidez a la edad promedio x

_

B = Valor promedio de los bonos

n = Número de elementos del grupo.

4.1.3. El valor total de los patrimonios autónomos o encargos fiduciarios debe integrarse en un plazo máximo de 30 años, señalando su forma de integración y la programación para la amortización y transferencia periódica de activos.

4.2. Que el valor de las obligaciones a garantizar se haya establecido con base en un cálculo actuarial o atendiendo, en lo pertinente, la metodología señalada en la Circular 048 de 2001 de la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público o en las que la modifiquen o adicionen.

Los estudios que sirvan de base para la determinación de la suficiencia del monto de las obligaciones a garantizar, deben comprender la totalidad de beneficiarios de bonos pensionales, cuotas partes de bonos pensionales y cuotas partes de pensión y, cuando sea del caso, pensiones completas o compartidas, legales, extralegales o convencionales.

Que la aceptación de activos diferentes a dinero no afecte la estructura de liquidez del patrimonio autónomo o del encargo fiduciario prevista en el subnumeral 4.1. anterior. Además deben tener en cuenta que su enajenación no puede exceder de 2 años.

Para la aceptación de estos activos diferentes a dinero, las administradoras de los patrimonios autónomos o de los encargos fiduciarios deben exigir que previamente se haya elaborado un avalúo comercial de reconocido valor técnico y deben, también en forma previa a su aceptación, efectuar un análisis de las posibilidades de enajenación dentro del término señalado en el inciso anterior. Para el efecto, las entidades administradoras deben actuar con la prudencia, diligencia y compromiso que se le exige a un buen hombre de negocios.

En caso de no poderse realizar los activos mencionados en el término previsto, las entidades administradoras deben provisionarlos en un 100%.

Cuando la entidad constituyente haya transferido al patrimonio autónomo o al encargo fiduciario, según sea el caso, sumas superiores a las reservas acordadas para un determinado período, tendrá derecho a que en el período siguiente se reduzca en forma equivalente el monto de la transferencia que para éste corresponda según el respectivo programa.

Las administradoras deben mantener a disposición de esta Superintendencia el programa de constitución del patrimonio autónomo o encargo fiduciario y el contrato que se celebre con cada entidad constituyente.

5. BONOS PENSIONALES.

Las administradoras de los patrimonios autónomos o encargos fiduciarios pueden asesorar a las entidades constituyentes en la emisión de bonos pensionales, pudiendo también administrar dichas emisiones.

La emisión y expedición de los bonos pensionales debe estar a cargo de la respectiva entidad territorial o su descentralizada, la cual debe ceñirse a las disposiciones que para el efecto le apliquen.

6. RENTABILIDAD MÍNIMA DEL FONPET.

Las administradoras de los patrimonios autónomos del FONPET deben garantizar una rentabilidad mínima neta de comisión, en los términos y condiciones definidos en el art. 5 del Decreto 1861 de 2012, la cual debe ser calculada, verificada e informada por esta Superintendencia acorde con lo definido en el art. 6 de la misma disposición.

7. GARANTÍA DE RENTABILIDAD MÍNIMA.

En el evento en que por ley las administradoras de los patrimonios autónomos se comprometan a garantizar una rentabilidad mínima, deben mantener una reserva de estabilización de rendimientos equivalente al uno por 1% del valor del respectivo patrimonio, en los términos y condiciones establecidos para los fondos de pensiones obligatorias.

Tratándose de las administradoras de los recursos del FONPET, para efectos de garantizar la rentabilidad mínima ordenada por la Ley 1450 de 2011, deben mantener una reserva de estabilización de rendimientos constituida con sus propios recursos. El monto mínimo de la reserva de estabilización de rendimientos debe ser equivalente al 1% del promedio mensual del valor a precios de mercado de los activos que constituyen los patrimonios autónomos que administren. Para efectos de la reserva de estabilización debe tenerse en cuenta lo establecido en el artículo 2.6.4.1.6. Decreto 2555 de 2010.

8. CÁLCULO DEL COCIENTE DE INGRESO POR COMISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS DEL FONPET. <Numeral modificado por la Circular 33 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Para el cálculo del cociente de ingreso por comisiones del FONPET para aquellas sociedades administradoras que no tengan información para los 3 años anteriores, bajo un mismo contrato de administración, se deben atender las disposiciones del Capítulo XIII-12 de la CBCF.

9. SEPARACIÓN CONTABLE.

Las AFP y las sociedades fiduciarias deben mantener los activos y pasivos de los patrimonios autónomos y encargos fiduciarios de que trata este Capítulo separados de los demás activos de su propiedad y de los fondos administrados.

Igualmente, por cada patrimonio autónomo o encargo fiduciario deben mantener cuentas corrientes o de ahorro destinadas exclusivamente a manejar los recursos de cada uno de ellos, identificando claramente el nombre de la entidad a la cual corresponde.

En el evento en que una entidad territorial o descentralizada decida constituir un solo patrimonio autónomo o encargo fiduciario para la garantía y pago de bonos, cuotas partes de bonos pensionales, cuotas partes pensionales u otras obligaciones pensionales, según corresponda de conformidad con lo establecido en el numeral 2 de este Capítulo, la entidad administradora del mismo debe identificar el valor de los aportes, los retiros y el saldo de cada uno de dichos conceptos, tanto en unidades como en pesos. Para el efecto, su registro contable en las cuentas patrimoniales debe identificarse a nivel de 7 u 8 dígitos y los libros auxiliares de dichas cuentas deben revelar el movimiento y saldo de cada concepto.

10. FONDOS DE PENSIONES VOLUNTARIOS.

De acuerdo con lo establecido en el inciso segundo del numeral 3, art. 169 del EOSF, las prestaciones percibidas en virtud de los planes voluntarios de pensiones administrados por las sociedades administradoras de fondos de pensiones, las sociedades fiduciarias o las compañías de seguros, son independientes del régimen de seguridad social y de cualquier otro régimen pensional. En consecuencia, los recursos a que se refiere el Decreto 810 de 1998 en ningún caso pueden ser administrados a través de fondos voluntarios de pensiones.

11. ENTIDADES AUTORIZADAS PARA ADMINISTRAR LOS RECURSOS CORRESPONDIENTES A PASIVOS PENSIONALES A CARGO DE LA EMPRESA COLOMBIANA DE PETRÓLEOS.

Ecopetrol debe constituir uno o varios patrimonios autónomos como garantía y fuente de pago de su pasivo pensional, los cuales pueden ser administrados por AFP o por sociedades fiduciarias según lo previsto en el Decreto 876 de 1998.

Las sociedades administradoras de dicho patrimonio o patrimonios autónomos deben observar, en cuanto fuere pertinente y de acuerdo con la naturaleza del respectivo contrato, las instrucciones contenidas en el presente capítulo. En todo caso deben identificar, a nivel de cuentas auxiliares, el manejo de cada uno de los pasivos (bonos pensionales, cuotas partes de bonos pensionales y otras obligaciones pensionales plenamente identificadas).

12. MECANISMO DE RESGISTRO DE OPERACIONES.  <Numeral adicionado por la Circular 4 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades Administradoras de los recursos del Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales – FONPET y otros patrimonios autónomos públicos destinados a la garantía y pago de pensiones deben implementar un mecanismo que permita identificar de manera completa, clara y suficiente cada operación y el portafolio para el cual se efectúa la misma. Para el efecto estas entidades deben aplicar las disposiciones contenidas en el numeral 1 del Capítulo IV del Título III la Parte II de esta Circular.

CAPÍTULO VI.

FONDOS VOLUNTARIOS DE PENSION – FVP.

1. CONSIDERACIONES GENERALES. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las reglas contenidas en el presente capítulo y sus anexos son aplicables a las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías, a las sociedades fiduciarias y a las compañías de seguros autorizadas para administrar fondos voluntarios de pensión (en adelante, “FVP”).

2. REQUISITOS APLICABLES A LAS SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DE FVP. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Para la autorización por primera vez de un reglamento de FVP, el representante legal de la sociedad administradora debe acreditar los requisitos señalados en el artículo 2.42.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010 mediante certificación, para lo cual tendrá que considerar como mínimo los siguientes aspectos:

2.1. INFRAESTRUCTURA ADMINISTRATIVA, OPERATIVA Y HUMANA. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las sociedades administradoras de FVP deben contar con los procesos, los recursos físicos y humanos adecuados para adelantar la gestión comercial, operativa, financiera, jurídica, administrativa, de gestión de riesgos y de control interno, entre otros.

Sin perjuicio de lo anterior, los FVP deben tener, como mínimo, los siguientes órganos:

2.1.1 Comité de inversiones

Los comités de inversiones de los FVP deben estar conformados por un número impar de miembros designados por la junta directiva de la sociedad administradora que acrediten conocimiento y experiencia en las respectivas materias.

La junta directiva puede definir que las funciones del comité de inversiones del FVP las desarrollen otros comités existentes o que tengan funciones similares respecto de otros productos, como, por ejemplo, los comités de riesgos y/o inversiones de los fondos de pensiones obligatorias. En estos casos, se entenderá que los miembros de los mencionados órganos formarán parte del comité de inversiones del FVP, independiente de la denominación de los otros comités.

Los requisitos para hacer parte de este comité deben ser determinados y evaluados por la junta directiva de forma previa a la designación de dichos miembros. Los comités deben contar como mínimo con un miembro que cumpla los supuestos de independencia previstos en el parágrafo 2 del artículo 44 de la Ley 964 de 2005. En ningún caso, los miembros independientes podrán tener vínculos laborales con las entidades locales o internacionales del conglomerado financiero al que pertenecen, si aplica, y/o sus vinculados.

En la conformación de los comités se debe garantizar independencia y segregación de roles, de acuerdo con la estructura organizacional de la sociedad administradora. En el caso en que un FVP cuente con más de un comité de inversiones, la sociedad administradora debe establecer las funciones que cada comité cumple respecto de los planes, portafolios y alternativas correspondientes.

Adicionalmente, la junta directiva de la sociedad administradora debe definir las funciones específicas, responsabilidades y la forma en que se documentarán sus decisiones y el reglamento de funcionamiento de los comités de inversiones.

2.1.2 Personal encargado de la negociación de operaciones

Las sociedades administradoras deben contar con el personal requerido para la negociación de las operaciones de los FVP, el cual no tiene que ser de dedicación exclusiva para cada FVP, razón por la cual pueden desarrollar funciones similares en otros negocios de la sociedad administradora. Dicha situación se debe informar en el reglamento del correspondiente FVP, y se deben adoptar políticas y mecanismos para identificar, administrar y controlar los riesgos, y los posibles conflictos de interés que se puedan generar.

Este personal no puede participar en las decisiones de inversión de los FVP, de otros productos o vehículos de inversión administrados o gestionados por la sociedad administradora, como tampoco en la toma de decisiones de inversión y/o celebración de operaciones de la cuenta propia y/o recursos propios de la sociedad administradora.

2.1.3 Personal encargado de los procedimientos operativos

Las sociedades administradoras deben contar con el personal requerido para el desarrollo de los procedimientos operativos de los FVP. Esta función puede ser desarrollada por el personal de la sociedad administradora dedicado a esta labor. En este evento, la sociedad administradora debe definir y gestionar claramente los posibles conflictos de interés que puedan surgir, así como su tratamiento.

2.2. INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA Y OPERATIVA SUFICIENTE PARA ADMINISTRAR EL RESPECTIVO FVP. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

2.2.1 Plan informático

En el plan o planes informáticos se describen las especificaciones técnicas de los sistemas de información, equipos de cómputo, redes de comunicaciones, centros de procesamiento de datos, seguridad de la información, planes de contingencia, continuidad operativa, y en general, el ambiente informático a utilizar para la administración, gestión y distribución del respectivo FVP, así como, el tiempo requerido para su montaje y puesta en funcionamiento.

2.2.2 Sistemas de información

Los sistemas deben garantizar que la información procesada y generada por ellos cumplen con los principios básicos de seguridad y calidad, y que cuentan con la capacidad para producir los reportes e informes requeridos por la SFC, atendiendo las especificaciones técnicas exigidas para tal fin.

La sociedad administradora debe contar con planes de contingencia y continuidad de la operación para prevenir y, en caso de ser necesario, solucionar los problemas, fallas e incidentes que se puedan presentar en los dispositivos de procesamiento y conservación de información que conforman el sistema integral de manejo y procesamiento de la información del FVP.

Adicionalmente, se requiere contar con uno o varios sistemas básicos de información para el funcionamiento de los FVP, los cuales deben comprender, como mínimo, los siguientes:

2.2.2.1 Sistema de gestión contable para el reporte a la SFC de la información contable y de cualquier otra información con fines de supervisión de cada portafolio del FVP de manera independiente.

2.2.2.2 Sistema para valorar el FVP y sus portafolios. En los casos en que la valoración no haya sido delegada en un tercero autorizado, se debe incorporar un sistema para valorar de manera periódica cada FVP, los portafolios que los componen y las unidades que representan los aportes de los partícipes y patrocinadores de este. Adicionalmente, este sistema debe contemplar el registro de la remuneración por administración, comisiones, gastos imputables a los FVP, entre otros.

2.2.2.3 Sistemas o mecanismos para el cruce e intercambio de información del FVP bajo administración con los demás agentes con los que interactúa la sociedad administradora tales como el custodio, sub-custodios, depósitos centralizados de valores, bolsas de valores, sistemas de negociación de valores y/o sistemas de registro de operaciones sobre valores, sistemas de compensación y liquidación de operaciones sobre valores, intermediarios del mercado de valores, sistemas de pagos, cámaras de riesgo central de contraparte, proveedores de precios y cualquier otro agente que participe en el proceso.

En adición al inciso anterior, para los portafolios que inviertan directamente a través de operaciones de factoring, en títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE, la sociedad administradora debe contar con sistemas o mecanismos para el cruce e intercambio de información con las contrapartes y/o agentes con los que interactúa respecto de la adquisición y/o gestión del portafolio. En todo caso, los portafolios que inviertan indirectamente en este tipo de operaciones deben contar con la información necesaria para administrar los riesgos particulares asociados a las mismas.

2.2.2.4 Sistema para el manejo de los partícipes y patrocinadores, el cual, entre otros aspectos, debe contemplar: el registro de identificación de los partícipes y patrocinadores, el registro de los aportes y/o retiros, la generación y entrega de información a los mismos, y la notificación de las transacciones realizadas.

2.2.2.5 Sistema o mecanismo para la notificación en línea de las transacciones realizadas por los partícipes y patrocinadores.

2.3. ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

La sociedad administradora debe contar con una adecuada estructura de control interno que garantice la debida ejecución de los procedimientos de la actividad de administración. No se requiere la constitución de un área específica para el cumplimiento de este requisito. Sin embargo, la sociedad administradora debe incluir en su propio sistema de control interno el manual o código de control interno respecto de las actividades de administración de FVP, el cual debe cumplir con las disposiciones establecidas en el Capítulo IV del Título I de la Parte I de la CBJ.

2.4. CÓDIGOS DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

La sociedad administradora debe incluir en sus códigos de buen gobierno un aparte dedicado a la administración de FVP, con el objetivo de asegurar que tales actividades se encaminan a la eficiente organización y operación de estos vehículos de inversión.

En este orden, el código de buen gobierno debe establecer que los funcionarios que participen en el desarrollo de las actividades de administración de FVP deben obrar exclusivamente en el mejor interés de los partícipes y patrocinadores. Para el efecto, este código debe estar acorde con las políticas de administración y revelación de los conflictos de interés aprobadas por la junta directiva.

Adicionalmente, en los mencionados códigos de buen gobierno se debe incluir:

2.4.1 Criterios éticos y de conducta encaminados a preservar los derechos de los partícipes y patrocinadores de los FVP.

2.4.2 Reglas claras y concretas que permitan realizar un control a la gestión de los administradores de los FVP respecto del cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades asignadas, así como del régimen general de prohibiciones.

2.5. SISTEMA DE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las sociedades administradoras deben contar con un sistema de gestión y administración de riesgos para los FVP bajo administración, y pueden emplear el que tenga la sociedad administradora para otras líneas de negocios, siempre que reconozca las particularidades de la actividad de los FVP bajo administración, junto con sus reglamentos de funcionamiento y políticas de inversión.

Para efectos de la administración del riesgo de crédito, la sociedad administradora debe incorporar en sus sistemas de gestión y administración de riesgos, los requisitos exigidos en el subnumeral 1.5. del Capítulo III del Título VI de la Parte III de la CBJ.

2.6. CUSTODIA. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las sociedades administradoras de FVP deben contar con una entidad autorizada por la SFC que preste, como mínimo, los servicios obligatorios de custodia de valores para los portafolios de inversión de los FVP bajo administración, con antelación a la entrada en funcionamiento del respectivo FVP. La actividad de custodia de los valores que conforman los portafolios del FVP se debe realizar según las mismas reglas aplicables a la custodia de los valores que integran los Fondos de Inversión Colectiva. Para ello, la verificación del cumplimiento al que se refiere el parágrafo del artículo 2.37.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010 se realiza a nivel de cada uno de los portafolios que componen el FVP y sus respectivos prospectos.

Para el caso de la contratación de servicios complementarios o especiales con el custodio de valores, tales como, la realización de la valoración del portafolio o la contabilidad de los FVP, el contrato respectivo debe garantizar que el proveedor de precios para valoración que se utilice sea el que haya sido seleccionado por la sociedad administradora para cada segmento de negocio. Igualmente, en materia de políticas contables, las mismas deben corresponder a las definidas por la sociedad administradora.

Respecto de los títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE, la sociedad administradora debe cumplir con las instrucciones establecidas en el subnumeral 1.8.2. del Capítulo III del Título VI de la Parte III de la CBJ.

2.7. REVISIÓN PERIÓDICA. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades administradoras deben evaluar periódicamente los sistemas, políticas, procedimientos, y códigos en los que se incorporan los requisitos para la administración de FVP, así como el cumplimiento por parte de la entidad, con el fin de identificar fallas que requieran modificaciones en los mismos.

3. AUTORIZACIONES. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

3.1. REQUISITOS PARA AUTORIZAR LA CONSTITUCIÓN DE NUEVOS FVP. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Para la autorización de constitución de nuevos FVP, la sociedad administradora deberá remitir a esta Superintendencia los siguientes documentos:

3.1.1 Modelo del reglamento de funcionamiento del Fondo Voluntario de Pensión, el cual debe cumplir con el contenido mínimo establecido en Libro 42 de la Parte 2 del Decreto y el subnumeral 5.2 del presente Capítulo. En caso de que la sociedad administradora opte por utilizar un modelo de reglamento estandarizado deberá solicitar la autorización mediante el trámite abreviado.

3.1.2 Certificación expedida por el representante legal de la sociedad administradora en el que manifieste que el reglamento de funcionamiento presentado ante la SFC cumple con los requisitos de contenido mínimo establecidos en la regulación aplicable, en especial, el Libro 42 de la Parte 2 del Decreto y el subnumeral 5.2 del presente Capítulo.

3.1.3 Copia del acta de junta directiva de la sociedad administradora mediante la cual se aprobó el modelo de reglamento de funcionamiento.

3.1.4 Certificación expedida por el representante legal de la sociedad administradora en el que manifieste que la sociedad administradora cumple con los requisitos previstos en el artículo 2.42.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010 y en el numeral 2 del presente Capítulo.

3.2. MODIFICACIONES AL REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL FVP EN OPERACIÓN. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

De conformidad con lo previsto en el parágrafo 1° del artículo 2.42.1.4.7. del Decreto 2555 de 2010, las modificaciones al reglamento de funcionamiento del FVP en operación deben regirse por las disposiciones del subnumeral 7.3. del Capítulo III del Título VI de la Parte III de la CBJ.

4. ALTERNATIVAS DE INVERSIÓN. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las alternativas de inversión corresponden a estrategias de distribución que agregan portafolios de acuerdo con los objetivos de inversión o perfil de riesgo de los partícipes, de tal forma que estos puedan acceder a los portafolios ofrecidos por la sociedad administradora.

Las sociedades administradoras pueden ofrecer los siguientes tipos de alternativas en desarrollo de la actividad de administración de FVP: (i) alternativas estandarizadas, (ii) alternativas flexibles, y (iii) alternativas autogestionadas.

4.1. ALTERNATIVAS ESTANDARIZADAS. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las alternativas estandarizadas corresponden a estrategias de distribución que agregan portafolios seleccionados por la sociedad administradora, y en las cuales se delega en aquella las decisiones respecto de la composición de la alternativa, tales como, la inclusión o exclusión de portafolios y el rebalanceo de la participación de la alternativa en los mismos.  

4.2. ALTERNATIVAS FLEXIBLES. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las alternativas flexibles corresponden a estrategias de distribución de portafolios previamente seleccionados por la sociedad administradora según perfiles de riesgo y/u objetivos de inversión, en las cuales los partícipes toman las decisiones respecto de su inversión individual en cada uno de los portafolios que componen la alternativa.

4.3. ALTERNATIVAS AUTOGESTIONADAS. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las alternativas autogestionadas corresponden a estrategias de distribución de portafolios en las cuales los partícipes toman las decisiones respecto de su inversión individual en cada uno de los portafolios ofrecidos por la sociedad administradora.

5. MECANISMOS DE REVELACIÓN DE INFORMACIÓN. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

5.1. PRINCIPIOS GENERALES DE REVELACIÓN DE INFORMACIÓN.  <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

5.1.1 Los mecanismos de revelación de información deben cumplir con los principios generales establecidos en el presente subnumeral. De esta manera, la información contenida en los mismos debe estar expresada en forma sencilla, clara y precisa, de tal manera que sea de fácil comprensión para los partícipes y les permita a estos conocer el estado de su inversión. Para el efecto, la sociedad administradora debe en su diseño y remisión:

5.1.1.1 Utilizar palabras de uso común y evitar el lenguaje técnico para las explicaciones y contenidos, a menos que la explicación de los términos técnicos sea incorporada para su comprensión.

5.1.1.2 Utilizar una redacción y estructura concisa en los textos escritos que facilite su lectura y comprensión.

5.1.1.3 Utilizar elementos de diseño, tales como: fuentes, tamaños, colores, diagramación, títulos, y el uso de espacio negativo o en blanco, de tal manera que se logre la comunicación efectiva de los contenidos.

5.1.1.4 Incorporar elementos adicionales que promuevan la comunicación y comprensión efectiva de los contenidos. Para el efecto pueden incluir: gráficas, tablas, infografías, listados, recuadros, íconos, formatos de preguntas y respuestas, y otros elementos visuales, gráficos o de texto en los cuales se agreguen contenidos al documento.

5.1.2 Dentro de los mecanismos de revelación de información diferentes al reglamento, la sociedad administradora debe especificar de manera detallada los parámetros utilizados para determinar el valor de las comisiones, así como, según la alternativa ofrecida, si el cobro se realiza a nivel de alternativa o a nivel de los portafolios que la componen, según lo definido en el reglamento.

5.2. CONTENIDO MÍNIMO DE LOS REGLAMENTOS DE FUNCIONAMIENTO. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Los reglamentos de funcionamiento de los FVP deben contener, como mínimo, la información que para los mismos se incluye en el “ANEXO 3: CONTENIDO MÍNIMO DEL REGLAMENTO DEL FUNCIONAMIENTO FVP”.

La información contenida en los Capítulo II “Información y características de los planes” y el Capítulo IV “Entidades Patrocinadoras” respecto de planes institucionales, únicamente puede ser revelada a aquellas personas que cumplan las condiciones de admisión del respectivo plan institucional para preservar su carácter confidencial y reservado.

En esta medida, la sociedad administradora debe mantener dicha información en un anexo aparte del reglamento de funcionamiento del FVP, el cual debe estar a disposición de los partícipes y potenciales participes del respectivo plan institucional.

5.3. DEBERES DE INFORMACIÓN EN LAS ALTERNATIVAS. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

5.3.1 Documento que contenga la descripción general de las alternativas estandarizadas.

Sin perjuicio que en el documento de vinculación señale las condiciones particulares de la inversión, la sociedad administradora deberá contar con un documento que contenga la descripción general de las alternativas estandarizadas, que incluya, como mínimo, la siguiente información:

5.3.1.1 Relación pormenorizada de las comisiones fijas y variables que se cobraran para la respectiva alternativa estandarizada. Para ello, se indicará si el cobro de las comisiones se va a realizar de manera agregada por los portafolios que componen la alternativa estandarizada y/o por la alternativa estandarizada, según lo establecido en el reglamento.

5.3.1.2 El término de duración de la alternativa estandarizada.

5.3.1.3 Las causales y procedimientos para su terminación anticipada.

5.3.1.4 Información sobre el funcionamiento de la alternativa estandarizada, incluyendo, pero sin limitarse, a las reglas y procedimientos para el aporte y redención de recursos por parte de los partícipes.

5.3.1.5 El plan de inversiones de la alternativa estandarizada, el cual deberá incluir los siguientes aspectos:

5.3.1.5.1 Objeto de la alternativa estandarizada.

5.3.1.5.2 Relación de los portafolios que se consideran aceptables para invertir, junto con su diversificación, de conformidad con el objeto de la alternativa estandarizada.

5.3.1.5.3 Información general de los portafolios que componen la alternativa estandarizada.

5.3.1.5.4 Determinación de los límites mínimos y máximos de inversión por portafolio.

5.3.1.5.5 Índice de referencia o benchmark, de acuerdo a las instrucciones del numeral 5.4.5.7. del presente Capítulo.

5.3.1.5.6 Políticas para la recomposición y rebalanceo de los portafolios en atención al objeto de la alternativa estandarizada.

Dicho documento deberá ponerse a disposición de los partícipes que se vinculen a la respectiva alternativa estandarizada y deberá estar publicado en la página web de la sociedad administradora. Adicionalmente, la sociedad administradora deberá suministrarle la ruta de la página web en donde se encuentran disponibles los prospectos y las fichas técnicas de cada uno de los portafolios que componen la alternativa estandarizada.

5.3.2 Alternativas flexibles y autogestionadas

Las sociedades administradoras que opten por ofrecer alternativas flexibles y/o autogestionadas deben suministrar a los partícipes la ruta de la página web en donde se encuentran disponibles los prospectos y las fichas técnicas de cada uno de los portafolios que componen la alternativa seleccionada.

Adicionalmente, las sociedades administradoras deben remitir un documento a los partícipes en el que se les informe las condiciones de su inversión a través de las alternativas seleccionadas. Dicho documento también deberá contener una relación pormenorizada de las comisiones fijas y variables que se cobraran para alternativa seleccionada. Para ello, se indicará si el cobro de las comisiones se va a realizar de manera agregada por los portafolios que componen la alternativa y/o por la alternativa seleccionada, según lo establecido en el reglamento.

5.4. PROSPECTO DE PORTAFOLIO. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

De manera previa a su ofrecimiento, las sociedades administradoras deben registrar los nuevos portafolios en el módulo de registro de negocios, en los términos del Capítulo VI Título IV de la Parte I de la Circular Básica Jurídica. Asimismo la información contenida en el módulo de registro de negocios debe ser actualizada en el caso que se modifiquen los prospectos de un portafolio existente.

Los prospectos de portafolios deben contener, como mínimo, la información que se relaciona a continuación, sin perjuicio de que la sociedad administradora pueda incluir cláusulas adicionales:

5.4.1 Información general del portafolio relacionada a continuación:

5.4.1.1 Identificación del portafolio.

5.4.1.2 Identificación de la sociedad administradora.

5.4.1.3 Vigencia del portafolio.

5.4.2 Identificación del custodio de valores

5.4.3 Descripción general de las opciones de planes a las que pueden acceder, según el tipo de portafolio.

5.4.4 Descripción general de las alternativas de inversión a las que pertenece el respectivo portafolio.

5.4.5 Contenido mínimo de la política de inversión del portafolio.

En el prospecto no se deben volver a incorporar las políticas generales establecidas en el reglamento, sino un desarrollo individualizado de las políticas para cada uno de los portafolios que componen un FVP. La política de inversión de portafolio debe contemplar, como mínimo, los aspectos relacionados en el artículo 3.1.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010 y aquellos establecidos a continuación:

5.4.5.1 Relacionar cómo la integración de riesgos ambientales, sociales y de gobierno corporativo (ASG), y climáticos, independientemente de la estrategia utilizada, responden a los objetivos del portafolio. Se entiende por integración de riesgos ASG y climáticos, la incorporación de información sobre los asuntos ASG en su gestión de riesgos de acuerdo con el perfil de riesgo-retorno de las inversiones. Para ello, la sociedad administradora debe mencionar cómo es su aproximación, enfoque o estrategia(s) para la incorporación de estos riesgos.

En caso de no incluir dicha integración, la política de inversión deberá establecer explícitamente las razones por las cuales no se incluye el análisis de dichos riesgos.

5.4.5.2 Indicación si el portafolio tendrá algún nivel de apalancamiento y a través de qué operaciones lo realizará, así como el límite máximo de apalancamiento del portafolio.

5.4.5.3 Políticas para la realización de operaciones de reporto, simultáneas y TTVs.

5.4.5.4 Políticas para la realización de operaciones con instrumentos financieros derivados y productos estructurados, según aplique.

5.4.5.5 Políticas para la realización de operaciones de cobertura, según aplique.

5.4.5.6 Políticas para la realización de operaciones en moneda extranjera o la adquisición de activos en moneda extranjera, así como el límite máximo de exposición cambiaria, según aplique.

5.4.5.7 Índice de referencia o benchmark

Dentro de la política de inversión de cada portafolio, la sociedad administradora deberá definir un índice de referencia o benchmark que permita la comparación de los rendimientos y riesgos del portafolio contra el comportamiento del mercado relevante. Para ello, las sociedades administradoras deben contar con políticas para la elección o construcción de un índice de referencia o benchmark que se ajuste al objetivo de inversión y características del portafolio.

El prospecto de cada portafolio debe incluir una explicación breve de las razones de elección o construcción del índice de referencia o benchmark, junto con la identificación de otras mediciones que permitan evaluar el desempeño del respectivo portafolio. No obstante, si como consecuencia del análisis técnico, la sociedad administradora concluye que no existe un referente apropiado para la elección o construcción del índice de referencia o benchmark, deberá incluir en el prospecto del portafolio un resumen que señale las razones por las cuales no se define el índice de referencia o benchmark para el respectivo portafolio.

5.4.6 Categorización estandarizada.

En el caso que el portafolio haga parte de alguna categorización estandarizada y reconocida por la industria, la sociedad administradora puede mencionar dicha categorización, siempre que incluya en el prospecto del portafolio la remisión a la información necesaria para conocer y entender dicha categorización y su metodología.

5.4.7 Denominación ASG o similares  <Subnumeral modificado por la Circular 5 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>

En los casos en los que a estos portafolios se les asigne una denominación relacionada con algunas de las tres dimensiones de ASG, o bajo nombres, tales como: sostenibles, responsables, o similares, y/o se utilice dicha denominación como estrategia comercial para el ofrecimiento del portafolio, la sociedad administradora deberá: (i) justificar de manera clara la asignación de esta denominación, para lo cual podrá utilizar un sistema de clasificación o una taxonomía reconocida nacional o internacionalmente, e (ii) incluir la explicación de las estrategias utilizadas. Sin perjuicio de lo anterior, la integración de riesgos ASG y climáticos no es suficiente para justificar la denominación.

Para los efectos del presente Capítulo, se entiende por taxonomía reconocida nacionalmente, la Taxonomía Verde de Colombia.

5.4.8 Información económica del portafolio

La sociedad administradora deberá incluir la información sobre las comisiones y gastos del portafolio, en los términos que se establecen a continuación:

5.4.8.1 Una relación pormenorizada de las comisiones fijas y las comisiones variables que se cobrarán en el respectivo portafolio, especificando los parámetros que se utilizarán para determinar las comisiones efectivamente cobradas. Dicha información debe ser suficiente para que el partícipe identifique la comisión que se le cobrará a partir de su adhesión y en cualquier momento posterior.

En todo caso, la sociedad administradora debe advertir que, atendiendo a las condiciones particulares de cada partícipe, el cobro de comisiones puede realizarse a nivel de la alternativa seleccionada.

5.4.8.2 Una relación de los gastos asociados al funcionamiento y gestión del respectivo portafolio que puedan afectar la rentabilidad del portafolio y que no se encuentren incluidos en el reglamento de funcionamiento.

5.4.9 Información operativa del portafolio

La sociedad administradora deberá incluir la siguiente información operativa del portafolio:

5.4.9.1 Procedimiento y requisitos para la constitución y redención de unidades de participación en el portafolio.

5.4.9.2 Redención parcial y anticipada de unidades de participación. En caso de que el portafolio tenga un pacto de permanencia, se debe indicar la sanción por retiro anticipado.

5.4.9.3 Canales de atención disponibles para atender a los partícipes y entidades patrocinadoras, incluyendo la indicación de los contratos vigentes de uso de red de oficinas y corresponsalía, cuando a ello haya lugar.

5.4.10 Medios de reporte de información a los partícipes, entidades patrocinadoras y al público en general.

5.5. INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA SOCIEDAD ADMINISTRADORA. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

El informe de rendición de cuentas es un mecanismo de revelación de información, a través del cual la sociedad administradora provee a los partícipes explicaciones detalladas y pormenorizadas sobre su gestión y el desempeño de los portafolios. El informe de rendición de cuentas debe seguir los principios generales de revelación de información establecidos en el subnumeral  del presente Capítulo y debe cumplir con los contenidos mínimos establecidos en los subnumerales  y subsiguientes del presente Capítulo. Adicionalmente, la sociedad administradora podrá presentar un informe de rendición de cuentas por cada una de las alternativas estandarizadas en los términos del presente subnumeral.

5.5.1 Información del desempeño, conformación y riesgos de los portafolios.

El informe de rendición de cuentas debe contener una explicación acerca de las particularidades del portafolio de inversiones de los FVP, los riesgos asociados con éste y el desempeño de sus activos, así como la estrategia empleada por la sociedad administradora ante los movimientos del mercado.

El informe debe incluir información cuantitativa y cualitativa acerca de los cambios materiales en el desempeño financiero de los principales activos y de la rentabilidad del portafolio, así como de los factores o eventos que explican el desempeño del portafolio y de los principales tipos de activos que los componen, de manera tal que los partícipes puedan entender los elementos esenciales que incidieron en el comportamiento de la rentabilidad en el período reportado. La información debe incluir una explicación respecto de los riesgos asociados al portafolio y a las principales clases de activos, incluyendo eventos de materialización de riesgo y las medidas adoptadas por la sociedad administradora ante los mismos.

Adicionalmente, se debe proveer información acerca de la composición del portafolio con relación a los riesgos y los retornos obtenidos y complementar el análisis de la composición del portafolio que se refleja a través de las fichas técnicas. Lo anterior, debe incluir un análisis acerca de su dinámica y porqué se presentaron cambios en el período, cuando se consideren materiales. Se debe informar a los partícipes acerca del cumplimiento de las políticas de inversión y su injerencia dentro de los resultados obtenidos.

La información cualitativa debe incluir indicadores de desempeño y de riesgos asociados con la rentabilidad y la volatilidad. Para tal efecto, las sociedades administradoras pueden utilizar indicadores más complejos que le permitan a los partícipes entender el desempeño y los riesgos del portafolio, tales como expected shortfall, máximum drawdown, VaR, entre otros. La presentación de estos indicadores se debe acompañar con una explicación clara de los mismos.

En el caso de los portafolios cuyo prospecto contemple la posibilidad de realizar operaciones con instrumentos financieros derivados y productos estructurados, o la realización de operaciones de apalancamiento, el informe debe incluir la explicación de las operaciones de esta naturaleza celebradas durante el período de referencia, incluyendo la información que de estas sea necesaria para que los partícipes conozcan y comprendan la naturaleza de los riesgos que están asumiendo.

5.5.2 Desempeño de inversiones con estrategias de inversión con denominación ASG o similares.

En los casos en los que a estos portafolios se les asigne una denominación relacionada con algunas de las tres dimensiones de ASG o bajo nombres, tales como, sostenibles, responsables, o similares, y/o se utilice dicha denominación como estrategia comercial para el ofrecimiento del portafolio, el informe de rendición de cuentas debe incorporar información respecto del impacto de estos factores en el desempeño y composición del portafolio.

5.5.3 Relación pormenorizada de comisiones fijas y variables:

5.5.3.1 La relación pormenorizada de las comisiones fijas y variables cobradas en el respectivo período, para lo cual pueden agregarse en un mismo rubro las comisiones cobradas a varios partícipes por el mismo concepto.

5.5.3.2 El porcentaje efectivamente pagado por comisiones, para lo cual se deben agregar las comisiones fijas y las comisiones variables para el efecto. Las comisiones variables se convertirán en la forma establecida en el reglamento de funcionamiento del FVP para expresarlas como porcentaje del monto de activos administrados.

5.5.3.3 La distribución de porcentajes efectivamente pagados por comisiones reportados en los extractos de cuenta.

5.5.4 Situaciones de conflictos de interés

Reportar las situaciones de conflictos de interés que se hubiesen presentado en el período del respectivo informe, para lo cual se debe incluir las características e información relevante de dichas situaciones, así como las decisiones y acciones adoptadas por los órganos competentes para la gestión de aquellos.

5.5.5 Información financiera del portafolio

El informe de rendición de cuentas de la sociedad administradora debe estar acompañado de un reporte de los activos que componen cada uno de los portafolios a la fecha de corte de los meses incluidos en el informe. Para el efecto, el documento que contenga la rendición de cuentas de la sociedad administradora debe incluir el vínculo a la página web de la SFC en el cual se puede acceder al mencionado reporte por cada portafolio.

5.5.6 Estados financieros y sus notas

El informe de rendición de cuentas debe incluir el vínculo a la página web de la sociedad administradora en la cual se pueda acceder a los estados financieros del FVP.

5.6. FICHA TÉCNICA.  <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

La ficha técnica debe implementarse de conformidad con lo establecido en el “ANEXO 2: FICHA TÉCNICA PORTAFOLIOS DE FONDOS DE PENSIONES VOLUNTARIAS” del presente Capítulo.

La ficha técnica debe actualizarse y publicarse mensualmente dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al último día calendario del mes. La fecha de corte de la información será el último día calendario del mes que se está informando. Adicionalmente, se debe mantener en la página web las fichas técnicas correspondientes a los últimos doce (12) meses.

5.7. EXTRACTOS. <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las sociedades administradoras de FVP deben revelar periódicamente a sus partícipes el estado de su inversión y los movimientos de cuenta en el respectivo FVP. Para ello, el extracto debe ajustarse al contenido mínimo previsto en el “ANEXO 1: EXTRACTOS DE FONDOS DE PENSIONES VOLUNTARIAS” del presente Capítulo.

Los extractos deben ser remitidos, por lo menos, trimestralmente a los partícipes por el medio previsto en el reglamento de funcionamiento, a más tardar, dentro de los 10 días hábiles siguientes al último día calendario del trimestre que se informa. Adicionalmente, los extractos deben quedar a disposición de los partícipes para su consulta a través de la página web de la respectiva entidad.  

5.8. PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE LA SOCIEDAD ADMINISTRADORA.  <Numeral sustituido por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

La sociedad administradora debe definir los mecanismos para asegurar que la información acerca de la actividad de administración de FVP se encuentre en la página web de la sociedad administradora de manera sobresaliente. Para estos efectos, se debe incluir en la página de inicio de la sociedad administradora un ícono independiente bajo el nombre “FONDOS VOLUNTARIOS DE PENSIÓN”, en el cual estarán disponibles (i) los reglamentos de funcionamiento, (ii) los prospectos de los portafolios, (iii) las fichas técnicas, (iv) los informes de rendiciones de cuentas, y (v) el documento que contiene la descripción general de las alternativas estandarizadas. Adicionalmente, en los eventos en que la sociedad administradora introduzca modificaciones al reglamento de funcionamiento que impliquen afectaciones en los derechos económicos de los partícipes, en la página web también se debe incluir el aviso que fue publicado en el diario de amplia circulación nacional en cumplimiento con lo establecido en el artículo 3.1.1.9.6 del Decreto 2555 de 2010.

En esta misma página web también debe estar disponible un cuadro comparativo con la información detallada de todas las comisiones aplicables a los partícipes, tanto fijas como variables. Para el efecto, se debe identificar el concepto por el cual se realiza el cobro de comisiones, el porcentaje de comisión aplicable y la base sobre la cual se calcula el monto de la comisión, según lo establecido en el reglamento, incluyendo únicamente los valores correspondientes a los máximos establecidos en el reglamento. El cuadro debe ser de fácil comprensión y debe contener toda la información necesaria para que el cliente identifique la comisión que se le cobrará a partir de su adhesión y en cualquier momento posterior.

Dicho cuadro comparativo debe incluir las comisiones efectivamente cobradas en el año inmediatamente anterior, expresadas como porcentaje de los activos administrados, la rentabilidad histórica y la rentabilidad del benchmark expresados en términos de interés efectivo anual del respectivo portafolio del año inmediatamente anterior. Además, debe contener el objetivo de inversión del portafolio.

Adicionalmente, debe estar disponible un hipervínculo que remita a los partícipes y/o potenciales inversionistas a la herramienta de comparación de comisiones habilitada en la página web de esta Superintendencia.

6. DEBER DE ASESORIA. <Numeral adicionado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Para la vinculación y atención de los partícipes durante su permanencia en el respectivo FVP, las entidades deben dar cumplimiento al deber de asesoría, de conformidad con lo previsto en el Libro 40 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010 y en el Capítulo IV del Título II la Parte III de la presente Circular.

En virtud de la remisión del parágrafo del artículo 2.42.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010 a las normas que regulan los fondos de inversión colectiva (FIC) y, atendiendo a las características propias de los FVP, los portafolios o alternativas estandarizadas de los FVP pueden ser clasificados como productos universales. Así, de acuerdo con el parágrafo segundo del artículo 2.40.1.1.6. del Decreto 2555 de 2010, para la distribución de estos portafolios o alternativas estandarizadas que sean clasificados como productos universales, no se requiere llevar a cabo el perfilamiento de sus clientes, el análisis de conveniencia, ni el suministro de una recomendación profesional.

CAPÍTULO VII.

RÉGIMEN DE INVERSIONES DE LOS FONDOS DE PENSIONES DE JUBILACIÓN E INVALIDEZ VOLUNTARIOS –FPV.

<Capítulo derogado por la Circular 8 de 2021>

TÍTULO IV.

INSTRUCCIONES GENERALES RELATIVAS A LAS OPERACIONES DE LAS ENTIDADES ASEGURADORAS, CAPITALIZACIÓN E INTERMEDIARIOS DE SEGUROS.

CAPÍTULO I.

DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS SOCIEDADES CAPITALIZADORAS.

1. PLANES DE CAPITALIZACIÓN.

De conformidad con el literal e. numeral 2 del art. 326 y numeral 1 del art. 178 del EOSF, todos los planes de capitalización, así como las bases técnicas, fórmulas para el cálculo de las cuotas, reservas matemáticas, valores de rescate, participación de beneficios, sorteos de amortización y demás elementos técnicos de la sociedades de capitalización deben someterse, antes de su comercialización al público, a aprobación de la SFC, quien debe pronunciarse dentro de los 60 días siguientes al recibo de la solicitud con los documentos, a que se hace referencia en la lista de chequeo identificada con el código M-LC-AUT-028.

Igualmente, requieren aprobación las reformas o modificaciones posteriores que se efectúen a los planes ya autorizados.

2. CONDICIONES DE LOS CONTRATOS.

2.1. CONTENIDO DE LOS TÍTULOS.

Los títulos de capitalización deben incluir todas las estipulaciones que regulan el contrato con indicación clara y precisa de las previsiones que señala el numeral 2, art. 180 del EOSF.

Para los efectos de lo dispuesto en dicho artículo, los títulos de capitalización deben contener la siguiente información:

2.1.1. EN LA PRIMERA PÁGINA.

Se debe consignar, en caracteres destacados, la siguiente información:

2.1.1.1. "Advertencia para el suscriptor:

Mediante el presente contrato el suscriptor se compromete a entregar la suma de dinero pactada en el mismo, durante un tiempo determinado, entendiéndose que de cada cuota una parte se destina a la constitución de un fondo de ahorro y, la otra, a deducir los gastos iniciales pendientes de amortización en que incurra la capitalizadora tales como expedición del título, papelería, comisiones, administración y costos del sorteo.

Por consiguiente, en caso de rescisión del contrato, vale decir, de la terminación en forma anticipada por parte del suscriptor, la cantidad de dinero a que tiene derecho no siempre resultará igual a la sumatoria de las cuotas pagadas. En tal caso, el valor efectivo a recibir corresponderá al saldo del fondo de ahorro e intereses devengados según la tabla de valores de rescate inserta en el título".

2.1.1.2. La tasa de interés en términos efectivos aplicable al respectivo título.

2.1.1.3. La cuota en la cual se produce la nivelación del título.

2.1.1.4. La naturaleza de los gastos y el valor o porcentaje de los mismos que se deducirá del valor de cada cuota.

2.1.1.5. Las demás condiciones que de manera particular y de acuerdo con las características del título ordene la SFC.

2.1.2. Otras condiciones

2.1.2.1. Señalar el plazo dentro del cual la capitalizadora se obliga a entregar los premios a los suscriptores favorecidos en los sorteos, así como los montos correspondientes a los capitales constituidos al vencimiento del término de duración de los planes o a los valores de rescate en el evento de rescisión o caducidad de los títulos.

2.1.2.2. Adjuntar el texto del anexo a que se refiere el subnumeral 2.4.8 de este Capítulo.

2.1.2.3. Incluir la tabla de valores de rescate en la cual se deben precisar los montos correspondientes a ahorro e intereses, gastos, comisiones y costos de sorteos. En forma adicional, como ilustración al suscriptor, la entidad debe explicar mediante un ejemplo, la aplicación de los conceptos antes señalados en por mil de cuota.

De otra parte, teniendo en cuenta que el numeral 3 del art. 180 EOSF contempla los efectos jurídicos de la rescisión del título, no resulta legalmente viable que en el cálculo de los valores de rescate se carguen penalizaciones en el evento de que el suscriptor del título proceda en tal sentido.

2.1.2.4. Indicar en el texto de los títulos la dirección en la cual la capitalizadora recibirá notificaciones.

2.2. CONDICIONES DE LAS NOTAS TÉCNICAS.

Las notas técnicas deben contener la formulación matemática y los resultados de la capitalización de las cuotas que constituyen la obligación de la capitalizadora para con los suscriptores o reserva de los planes. En las mismas se debe indicar explícitamente el período contractual de duración del plan, la tasa de interés a utilizar, el valor del sorteo y adicionalmente los siguientes parámetros expresados como porcentaje de la cuota:

2.2.1. Gastos de expedición y administración

2.2.2. Comisiones al intermediario

2.2.3. Costo del sorteo

2.2.4. Ahorro periódico

2.3. INTERESES.

Los planes de capitalización se deben calcular con base en el interés que determine cada capitalizadora para el respectivo plan.

2.4. SORTEOS DE CAPITALIZACIÓN.

2.4.1. CONFORMACIÓN DE GRUPOS.

Para determinar el número de grupos en el sorteo se debe dividir el número de suscriptores que han de participar entre el tamaño del grupo (1200, 1000, 900 etc.). Si el cociente es exacto, el número de grupos debe coincidir con el número de títulos que deben resultar favorecidos. Si existe residuo en esta división, el número de grupos debe ser igual al cociente entero más uno y el número de títulos favorecidos debe ser igual al número entero de cociente más la probabilidad de que salga favorecido un suscriptor en el grupo incompleto.

2.4.2. ELABORACIÓN DE LAS LISTAS DE LOS SUSCRIPTORES QUE HAN DE PARTICIPAR EN EL SORTEO.

Las listas de los suscriptores que han de participar en el sorteo pueden elaborarse utilizando cualquier orden que, en todo caso, conforme al tamaño del grupo, garantice la aleatoriedad e igualdad de posibilidades de participación a cada uno de los integrantes del grupo.

Las listas deben estar a disposición de los suscriptores 3 días hábiles antes del sorteo, para su examen.

2.4.3. DERECHO A PARTICIPAR EN EL SORTEO.

Los suscriptores tienen derecho a que la compañía les demuestre su participación en el sorteo.

El suscriptor que habiendo satisfecho sus cuotas en la oportunidad determinada en el contrato, no figurare en las listas de uno o más sorteos, tiene derecho a participar en el siguiente con un número adicional de posiciones en un mismo grupo igual al de los sorteos en que ha dejado de tomar parte.

2.4.4. INFORMACIÓN A LOS SUSCRIPTORES FAVORECIDOS.

Dentro de los 10 días hábiles siguientes a la realización del sorteo, las sociedades de capitalización deben informar a los suscriptores favorecidos sobre dicha circunstancia, mediante comunicación escrita enviada al domicilio que para el efecto se registre en la compañía, sin perjuicio de la utilización de mecanismos adicionales de amplia difusión.

2.4.5. PARTICIPACIÓN DE TÍTULOS RESCINDIDOS.

Cuando al rescindir un título se advierta que éste ha dejado de participar en uno o más sorteos a que tenía derecho, se debe resarcir al suscriptor con la devolución del costo de los sorteos correspondientes, adicionados los intereses generados desde la fecha de pago de la cuota hasta la de cancelación del valor de rescate, calculados a la tasa fijada por la capitalizadora para préstamos con garantía del título.

No obstante, previa estipulación contractual, la devolución puede sustituirse con la participación del suscriptor en el sorteo que se realice con mayor proximidad a la fecha en que se detectó la situación, con un número de posiciones en el mismo grupo igual al de los sorteos en que no participó, sin que esta alternativa implique la prórroga del título ni la causación de cuotas a cargo del suscriptor.

En todo caso, en el evento en que no se efectúe el sorteo en las condiciones previstas, debe hacerse efectiva la devolución en los términos igualmente establecidos.

2.4.6. TÍTULOS CADUCADOS O RESCINDIDOS.

Si efectuado un sorteo resulta favorecido un título caducado o rescindido, se considera favorecido el título vigente que tenga la posición posterior, o la anterior en caso de no encontrarse títulos vigentes con posiciones posteriores, en forma tal que siempre resulte favorecido uno de los suscriptores del grupo.

2.4.7. TÍTULOS RESCINDIDOS ANTES DEL SORTEO.

El suscriptor que pague oportunamente la cuota y rescinda su título antes del sorteo no puede participar en éste. No obstante, el valor de rescate se le computa sobre las cuotas pagadas hasta la fecha de la rescisión, sin descontar la cuota del sorteo en que no participó.

2.4.8. INFORMACIÓN A LOS SUSCRIPTORES.

Las sociedades de capitalización deben dar a conocer a los suscriptores de los títulos, el texto de los anteriores subnumerales, por medio de anexo a los títulos que expidan.

2.4.9. OBLIGACIÓN DE SEÑALAR FECHAS PARA LOS SORTEOS.

Las sociedades de capitalización deben señalar con suficiente anticipación la fecha y hora exacta en la que se realizará cada sorteo mensual de los títulos, e informar a los suscriptores cualquier modificación por un medio de amplia difusión.

Los sorteos sólo pueden aplazarse por causa justificada. Por tal motivo, las entidades que contraten seguros para cubrir posibles desviaciones de los sorteos deben prever con suficiente antelación la celebración de tales contratos, a fin de evitar que por este motivo se aplacen los sorteos en detrimento de los suscriptores.

2.4.10. ACTAS DE SORTEO.

<Inciso modificado por la Circular 14 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> El acta de sorteo debidamente suscrita por los intervinientes, debe hacer referencia a la verificación de todas las condiciones del sorteo con indicación precisa de las posiciones favorecidas, así como de los suscriptores señalados por éstas.

Las sociedades de capitalización deben mantener dichas actas en orden consecutivo a disposición de la SFC para su verificación.

2.5. CONSERVACIÓN DE TÍTULOS E INFORMACIÓN.

A fin de que la SFC en cualquier momento pueda verificar el cumplimiento de los requisitos señalados en el EOSF y en el presente Capítulo, las sociedades de capitalización deben mantener a disposición de esta entidad, de manera ordenada y centralizada, los modelos de los títulos de capitalización que se encuentren ofreciendo al público, así como los elementos que sirvan de sustento para dar cumplimiento a las reglas de divulgación de información al consumidor financiero. En iguales condiciones se deben mantener a disposición de la SFC respecto de cada título, la información de las cuotas pagadas, la tasa de interés aplicada, los intereses devengados, los gastos, los costos de sorteo, la reserva matemática y los valores de rescate. Esta información debe registrarse y mantenerse mes a mes desde el inicio del plan.

3. REGLAS APLICABLES AL RÉGIMEN DE LAS RESERVAS.

3.1. Remisión de cálculos de la reserva matemática. <Subnumeral modificado por la Circular 14 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Los cálculos de la reserva matemática deben remitirse a la SFC en la misma oportunidad prevista para el envío de estados financieros en un resumen explicativo certificado por el representante legal y un actuario. Tratándose de estados financieros de fin de ejercicio, la información debe reportarse en medios magnéticos, con el detalle completo de los títulos expedidos.

3.2. IMPROCEDENCIA DE CONSTITUCIÓN DE RESERVAS TÉCNICAS.

Respecto de los títulos vencidos no prescritos no resulta procedente la constitución de reserva técnica, en consideración a que en dicho evento al suscriptor le asiste solamente el derecho a percibir el valor de rescate, previa deducción de las sumas que graven el título, toda vez que éste no es susceptible de rehabilitación mediante el pago de las cuotas no satisfechas en su oportunidad.

El valor de rescate por vencimiento y rescisión del contrato es un pasivo fijo e invariable de inmediata exigibilidad por el suscriptor.

Por razón de lo expuesto, la partida formada por el valor de rescate de los títulos vencidos no prescritos, por tratarse de un pasivo exigible a cargo de las sociedades de capitalización y a favor de cada uno de los suscriptores no pertenece a la reserva técnica.

3.3. REGLAS SOBRE CALIFICACIÓN MÍNIMA Y CUANTIFICACIÓN DEL RIESGO CREDITICIO DE LAS INVERSIONES QUE RESPALDEN RESERVAS TÉCNICAS.

Las inversiones de las reservas técnicas de las sociedades de capitalización estan sujetas a los requisitos de calificación establecidos en el art. 2.31.3.1.3 del Decreto 2555 de 2010.

3.4. PROCESO DE INVERSIÓN Y GESTIÓN DE LAS INVERSIONES QUE RESPALDAN LAS RESERVAS TÉCNICAS.  <Numeral adicionado por la Circular 7 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Corresponde a la junta directiva de las sociedades de capitalización adoptar y hacer seguimiento a la política de inversión de los activos que respaldan las reservas técnicas y demás activos, de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente. Para tal fin, a continuación se establece el contenido mínimo de las políticas de inversión, y las responsabilidades de la junta directiva y la auditoría interna en relación con dicha política y sus deberes de documentación y reporte.

3.4.1. Políticas de inversión

La política de inversión de las sociedades de capitalización de que trata el Título 3 del Libro 31 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010 y demás disposiciones concordantes, debe contener como mínimo, la siguiente información:

3.4.1.1. Objetivos de la política de inversión, los cuales deben atender por lo menos a: (i) la naturaleza, duración y monedas subyacentes a las obligaciones por títulos de capitalización, (ii) el calce adecuado de plazo y tasas entre los activos y pasivos, y (iii) las necesidades de liquidez conforme al modelo de negocio y portafolio de títulos de capitalización.

3.4.1.2. Criterios generales para la selección de los activos susceptibles de inversión y los límites de inversión.

3.4.1.3. Tratamiento de los activos considerados como alternativos. En caso de que la junta directiva decida contemplar activos alternativos dentro de su política de inversión, debe incluirse un capítulo que señale su tratamiento y contemple por lo menos los siguientes aspectos:

3.4.1.3.1. Los modelos y metodologías adoptados por la sociedad de capitalización para la medición y valoración del riesgo financiero asociado a este tipo de inversiones.

3.4.1.3.2. Las políticas y límites prudenciales internos establecidos por la sociedad de capitalización para la exposición al riesgo financiero asociado a este tipo de inversiones.

3.4.1.3.3. Los procesos adoptados para la medición, monitoreo y reporte de los riesgos financieros y operacional, asociados a este tipo de inversiones.

3.4.1.3.4. Las políticas para la toma de decisiones de inversión en activos alternativos, incluyendo los procedimientos y áreas responsables de la realización de la debida diligencia de las condiciones de la inversión en activos alternativos.

3.4.1.4. Las políticas y medidas de control interno adoptadas por la sociedad de capitalización para corregir cualquier desviación que ocurra respecto a la máxima exposición a los riesgos financiero y operacional establecida en la política de inversión. Estas políticas deben detallar el procedimiento, requisitos, instancias responsables y planes de desmonte, o la modificación de los límites internos, en los casos en que ocurran desviaciones.

3.4.1.5. Políticas para seguir en el evento en que se presenten excesos o defectos en los límites de inversión, tanto internos como legales.

3.4.1.6. Políticas y criterios para la modificación de los límites internos.

3.4.1.7. Políticas de inversiones en entidades vinculadas o que hagan parte del conglomerado financiero, siempre que sean aplicables. Estas políticas deben guardar correspondencia con las políticas generales establecidas por el conglomerado financiero respecto del límite de exposición y de concentración de riesgos, en línea con lo dispuesto en el artículo 2.39.3.2.1 del Decreto 2555 de 2010 u otras disposiciones. Estas políticas deben contemplar las directrices generales impartidas por el holding financiero en materia de conflictos de interés, a que se refiere el artículo 2.39.3.1.4 del Decreto 2555 de 2010 u otras disposiciones.

3.4.1.8. Procedimiento para evaluar el desempeño en la gestión de las inversiones, en donde se indique por lo menos:

3.4.1.8.1 Descripción de los indicadores a utilizar.

3.4.1.8.2 Periodicidad de evaluación.

3.4.1.8.3 Órganos o áreas encargadas de hacer seguimiento a dicha evaluación.

3.4.1.8.4 Órganos o áreas receptores de las evaluaciones.

3.4.1.9. Condiciones profesionales exigidas al personal interno o externo relacionado con el área de inversiones.

3.4.1.10. Descripción general de los riesgos a los que se encuentra expuesto el portafolio de inversiones, la cual deben incorporar como mínimo los efectos de los riesgos de liquidez, mercado y crédito en un análisis integral del portafolio. Las sociedades de capitalización deben mencionar en su política de inversión si incluyen la evaluación de los riesgos ambientales, sociales y de gobierno corporativo (ASG) y climático, o los motivos por los cuales no se incluyen.

3.4.1.11. Políticas para la administración o gestión de riesgos a los que se encuentra expuesto el portafolio de inversiones, las cuales deben incorporar como mínimo los efectos de los riesgos de liquidez, mercado y crédito en un análisis integral del portafolio. Las sociedades de capitalización deben mencionar en su política de inversión si incluyen la evaluación de los riesgos ASG y climático, o los motivos por los cuales no se incluyen.

3.4.1.12. Los mecanismos de identificación, medición, control y monitoreo de los riesgos.

3.4.1.13. El proceso de identificación y gestión de los potenciales conflictos de interés en el proceso de inversiones.

3.5. GOBERNANZA DE LAS INVERSIONES. <Numeral adicionado por la Circular 7 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

La política de inversión debe señalar la estructura organizacional encargada de la gestión de inversiones y administración de sus riesgos, esto es las áreas que participan con sus principales funciones y facultades, entre otros. Para el efecto, la política de inversión puede crear comités en los cuales podrán participar miembros independientes de la sociedad de capitalización. La política de inversión también debe señalar los mecanismos que aseguren que las áreas y comités designados para la gestión de inversiones y administración de sus riesgos: (i) tengan acceso directo a la junta directiva, a los representantes legales, a las unidades de negocio y demás dependencias de la sociedad, así como a sus registros e información, y (ii) cuenten con el nivel jerárquico, el poder de decisión y la autoridad suficiente para cumplir con sus funciones y responsabilidades, así como para hacer recomendaciones y seguimiento a las medidas tomadas por la administración, en respuesta a las circunstancias y oportunidades de mejora identificadas.

Dentro de las funciones que asigne la política de inversión en relación con la gestión de inversiones y administración de sus riesgos, deberán señalarse por lo menos, las siguientes en cabeza de un área o comité previamente definido:

3.5.1. Proponer a la junta directiva, para su respectiva aprobación, las políticas de la entidad en la administración o gestión de riesgos inherentes a la actividad de inversión.

3.5.2. Evaluar y hacer seguimiento a los informes sobre el cumplimiento de las políticas de administración o gestión de riesgos inherentes a la actividad de inversión, y presentar ante la junta directiva un informe semestral sobre dicha evaluación, salvo que ocurra una situación que justifique un reporte adicional.

3.5.3. Proponer a la junta directiva para su respectiva aprobación, las metodologías de identificación, medición, control y monitoreo de los riesgos inherentes a la actividad de inversión y evaluar los resultados sobre back y stress testing.

3.5.4. Seleccionar los distintos emisores, contrapartes y gestores de fondos, así como definir los cupos de inversión en ellos.

3.5.5. Aprobar criterios para la adquisición de nuevas clases de activos, garantizando que se ajusten a las políticas de inversión y cumplan con los lineamientos legales.

3.5.6. Efectuar seguimiento permanente al mercado con el fin de conocer sobre cualquier evento o contingencia que pudiera afectar la valoración del portafolio de inversiones, incluyendo lo relacionado con riesgos emergentes.

3.5.7. Hacer seguimiento al cumplimiento de la política de inversión y a las condiciones que deben cumplir las inversiones.

3.5.8. Monitorear los límites de inversión internos y legales, y la posición en riesgo del portafolio de inversiones.

3.5.9. Presentar a la junta directiva para su aprobación el procedimiento a seguir en caso de incumplimiento a los límites de inversión internos y legales y a los límites de exposición a los riesgos inherentes a la actividad de inversión, las medidas a aplicar en tales casos, el mecanismo de información a la junta directiva sobre los citados eventos, y hacer seguimiento a dicho procedimiento.

3.5.10. En relación con los conflictos de interés, (i) presentar ante la junta directiva para su respectiva aprobación, las políticas para su gestión en el proceso de selección y negociación de inversiones y de abstención de operaciones que den lugar a potenciales conflictos de interés y (ii) analizar las situaciones relativas a los potenciales conflictos de interés relacionados con el proceso de inversión y su tratamiento, dejando constancia de los temas discutidos.

3.5.11. Preparar los análisis y recomendaciones que consideren necesarias, relacionadas con las condiciones que deben cumplir las inversiones y demás operaciones a realizar con los activos para que la junta directiva las tenga en cuenta en la definición de las políticas de inversión.

3.5.12. Proponer a la junta directiva el procedimiento para evaluar el desempeño en la gestión de las inversiones.

3.5.13. Definir las clases de activos a invertir, establecer las condiciones que deben cumplir los títulos y/o valores y los emisores de las inversiones u operaciones que se pueden realizar, analizar, evaluar y decidir sobre la administración de los riesgos inherentes a la actividad de inversión, tales como riesgo de mercado, de liquidez, de contraparte, de crédito, de lavado de activos, y operacional.

3.5.14. Presentar a la junta directiva reportes en la periodicidad establecida por la política inversión, en relación con los asuntos y riesgos ASG y climáticos. Esta función debe ser asignada únicamente en caso que la sociedad de capitalización decida incorporar los mencionados análisis en el marco de su política de inversión.

3.5.15. Las demás que asigne la junta directiva de la sociedad de capitalización.

3.6. FUNCIONES DE LA AUDITORÍA INTERNA. <Numeral adicionado por la Circular 7 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Serán funciones de la auditoría interna de la sociedad de capitalización, en relación con la política de inversión, las siguientes:

3.6.1 Evaluar el cumplimiento de la política de inversión al menos una vez al año. o cuando se presenten situaciones que requieran su revisión, e informar al comité de riesgos, al representante legal, al comité de auditoría y a la junta directiva los resultados de dicha evaluación.

3.6.2 Realizar el seguimiento a las recomendaciones o fallas identificadas en la política de inversión y la asignación estratégica de activos que resulten de la propia auditoría interna, así como de los planes de acción y medidas adoptadas por la entidad.

3.6.3 Llevar a cabo el seguimiento al cumplimiento de las órdenes que le imparta la SFC.

3.6.4 Efectuar control y seguimiento al cumplimiento de la política de inversión y presentar un informe semestral a la junta directiva sobre el particular.

3.7 CONTROL DE LÍMITES DE INVERSIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 7 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las sociedades de capitalización deben adoptar procesos y mecanismos que les permitan realizar el control de los límites de inversión tanto propios como legales, de manera que se dé cumplimiento a las disposiciones del artículo 2.31.3.1.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010.

3.7.1 Para el cumplimiento de los límites establecidos para las inversiones que respaldan las reservas técnicas de que trata el artículo 2.31.3.1.5 del Decreto 2555 de 2010 u otras disposiciones, las sociedades de capitalización deben mantener actualizada la información respecto de la exposición de los vehículos de inversión en activos considerados como alternativos.

En la determinación de la exposición a activos alternativos realizadas a través de fondos de fondos u otros vehículos de inversión, las sociedades de capitalización deben implementar un mecanismo que les permita determinar la exposición del fondo subyacente a estas inversiones. En el caso de que para el fondo subyacente no se cuente con información de los tres (3) meses anteriores, la sociedad de capitalización debe tomar la máxima exposición permitida en este tipo de inversiones, según la política de inversión establecida en el reglamento. En la determinación de la exposición subyacente en activos alternativos, el mecanismo debe definir el número de veces que razonablemente la sociedad de capitalización debe evaluar los activos subyacentes dentro de la composición de un vehículo de inversión u otro tipo de esquema de inversión indirecta, con el fin de establecer su exposición.

4. NOTIFICACIÓN DE ENTREGA DE LOS RECURSOS.

Dentro de los 5 días siguientes a la fecha en que se venza o se rescinda un título debe enviarse a la última dirección registrada por el suscriptor, por una sola vez, 2 comunicaciones escritas con intervalos entre ellas de 60 días, indicando el saldo a su favor y las direcciones de las oficinas de la capitalizadora a las cuales pueda acercarse a reclamar su dinero. Así mismo, en dicha comunicación debe advertirse sobre el término de prescripción de acciones legales a que alude el numeral 4 del art. 180 EOSF.

CAPÍTULO II.

DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS ENTIDADES ASEGURADORAS Y REASEGURADORAS.

1. REGLAS GENERALES SOBRE LA OPERACIÓN DE SEGUROS.  

1.1. REGÍMENES DE AUTORIZACIÓN DE RAMOS DE SEGUROS. <Encabezado del numeral 1.1 e inciso 1 modificados por la Circular 25 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Corresponde a la SFC autorizar los ramos de seguros que ofrezcan las entidades aseguradoras. Este proceso de autorización se sujetará al régimen de autorización general o individual, de acuerdo con las disposiciones contenidas en el presente numeral.

Las entidades aseguradoras podrán surtir el trámite de autorización a través de cualquiera de los dos regímenes, de acuerdo con las reglas que se indican a continuación en los subnumerales 1.1.1. y 1.1.2 del presente Capítulo.

No resulta necesaria la aprobación de un nuevo ramo para el ofrecimiento de productos que comprendan diversidad de amparos susceptibles de ser explotados bajo los ramos ya autorizados a la entidad. En tales eventos, las primas, siniestros y demás gastos e ingresos que se deriven de dichos amparos se deben clasificar bajo el ramo o ramos a los cuales correspondan los amparos respectivos. No obstante, cuando quiera que mediante la expedición de tales amparos la entidad alcance una producción de un ramo no autorizado que se pueda considerar como significativa, debe solicitar la correspondiente autorización, sin la cual la entidad no puede continuar expidiendo tales amparos. Lo anterior sin perjuicio de lo establecido en el subnumeral 3.3.1 del presente Capítulo.

Para los efectos del inciso anterior, se considera que la expedición de amparos es "significativa" cuando quiera que el monto de la producción de una cobertura adicional supere el 15% de la obtenida por las demás coberturas de la póliza.

Los ramos bajo los cuales se pueden operar los diversos productos son los siguientes:

Ramo	Código
Automóviles	03
SOAT	04
Cumplimiento	05
Responsabilidad Civil	06
Incendio	07
Terremoto	08
Sustracción	09
Transporte	10
Corriente Débil	11
Todo Riesgo Contratista	12
Manejo	13
Lucro Cesante	14
Montaje y Rotura de Maquinaria	15
Aviación	16
Navegación y Casco	17
Minas y Petróleos	18
Vidrios	19
Crédito Comercial	20
Crédito a la Exportación	21
Agrícola Agropecuario <Denominación modificada por la Circular 8 de 2015>	22
Semovientes	23
Desempleo	24
Hogar	25
Decenal <Adicionado por la Circular 25 de 2019>	26
Exequias	30
Accidentes Personales	31
Colectivo Vida	32
Educativo	33
Vida Grupo	34
Salud	35
Enfermedades de Alto Costo	36
Vida Individual	37
Previsional de Invalidez y Sobrevivencia	38
Riesgos Laborales	39
Pensiones Ley 100	40
Pensiones Voluntarias	41
Pensiones con Conmutación Pensional	42
Rentas Voluntarias	43
BEPS	44

1.1.1. RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN GENERAL. <Numeral adicionado por la Circular 25 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

1.1.1.1. Condiciones: Se entienden autorizados de manera general los ramos de seguros que pretendan comercializar las entidades aseguradoras, siempre y cuando cumplan las siguientes condiciones:

1.1.1.1.1. Que los ramos a autorizar no estén relacionados con el Sistema General de Seguridad Social y BEPS, con excepción del SOAT.

1.1.1.1.2. Que la entidad aseguradora tenga más de 1 año de experiencia, contado desde la fecha de solicitud de autorización del nuevo ramo, o que sus accionistas controlantes, directamente o a nivel de grupo, cuenten con dicha experiencia.

1.1.1.1.3. Que la entidad aseguradora o sus administradores en el año inmediatamente anterior a la fecha de solicitud de autorización del nuevo ramo no haya sido objeto de sanciones impuestas por la SFC, por cualquier infracción relacionada con el incumplimiento de deberes legales relativos a la gestión de riesgos.

1.1.1.1.4. Que la entidad aseguradora no haya sido objeto de la adopción de medidas u órdenes relacionadas con programas de recuperación, saneamiento o adecuación de capital, planes de ajuste por insuficiencia de reservas técnicas o programas de reaseguro o cualquier instituto de salvamento, en los 3 años inmediatamente anteriores a la fecha de solicitud de autorización del nuevo ramo.

1.1.1.1.5. Que la entidad aseguradora no haya sido objeto de la medida de suspensión de ramos.

1.1.1.2. Trámite de autorización general: Para adelantar el trámite de autorización general la entidad aseguradora debe remitir a la SFC la nota técnica del ramo que pretende comercializar junto con el clausulado de los productos del ramo objeto de la solicitud. Lo anterior debe ir acompañado de una certificación suscrita por el representante legal en la que manifieste:

1.1.1.2.1. Que las pólizas y notas técnicas que se pretendan comercializar bajo el ramo a autorizar cumplen los requisitos legales establecidos en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, el Decreto 2555 de 2010, en la CBJ y en las normas especiales que les sean aplicables.

1.1.1.2.2. Que las pólizas y notas técnicas que se pretendan comercializar bajo el ramo a autorizar no incluyan estipulaciones contrarias al régimen de protección al consumidor financiero contenido en las Leyes 1328 de 2009, 1793 de 2016, 1836 de 2017, la CBJ y demás normas que las modifiquen, sustituyan o adicionen.

1.1.1.2.3. Que la entidad aseguradora cuenta con políticas, procedimientos y controles idóneos para la verificación de las condiciones establecidas en los subnumerales 1.1.1.2.1. y 1.1.1.2.2. del presente Capítulo, en todos los productos que se comercialicen con posterioridad a la autorización del ramo.

1.1.1.2.4. Que la junta directiva de la entidad aseguradora autorizó la utilización este régimen para el respectivo ramo. Esta decisión deberá constar en el acta de junta directiva en la que se aprobó la apertura del ramo.

En todo caso, la SFC podrá establecer la aplicabilidad del régimen de autorización individual, cuando en el ejercicio de supervisión se identifiquen situaciones que lo ameriten.

La SFC podrá ordenar la suspensión y/o revocatoria, en cualquier momento, de los ramos de seguros que no se ajusten a los presupuestos establecidos en el presente régimen sin perjuicio de las sanciones administrativas a que haya lugar. En estos casos, las entidades aseguradoras no podrán acceder al trámite de autorización general para la autorización de nuevos ramos por un término de 3 años contados a partir de la referida suspensión y/o cancelación.

1.1.2. RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN INDIVIDUAL.  <Numeral adicionado por la Circular 25 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Se someterán al régimen de autorización individual las entidades que no cumplan con las condiciones para acceder al régimen de autorización general señaladas en el numeral 1.1.1.1. del presente Capítulo.

En todo caso, el trámite de solicitud de cancelación de los ramos continuará sujeto al régimen de autorización individual.

1.1.3. <1.1.1> NOTAS TÉCNICAS SOPORTE DE LA AUTORIZACIÓN.

<Inciso modificado por la Circular 27 -Anexo- de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Para efectos de la comercialización de los ramos a que se refiere este subnumeral debe mantenerse a disposición de la SFC la nota técnica que sustente la tarifa inicial. Dicha nota técnica, además de cumplir con los requisitos señalados en las instrucciones expedidas por esta Superintendencia, debe sustentar la tasa pura de riesgo, expresar de manera específica, los porcentajes por concepto de gastos de administración, comisión de intermediación y utilidad esperada por la aseguradora. Cuando el porcentaje de retención de riesgo resulte inferior o igual al 20%, el componente de tasa pura de riesgo de la nota técnica puede ser aquel que establezca el reasegurador, de acuerdo con las instrucciones que se señalan en el siguiente subnumeral. Cuando tal porcentaje sea mayor, dicho componente debe ser sustentado por la entidad aseguradora, de acuerdo con lo previsto en el subnumeral 1.8 del presente Capítulo. En todo caso, la nota técnica del producto debe ser modificada conforme se ajusten los contratos de reaseguro que la sustentan. Sin perjuicio de lo anterior, las pólizas que hayan sido emitidas con anterioridad al cambio en el programa de reaseguro bajo una nota técnica previa no deben ser modificadas.

Tratándose de ramos que generen reserva matemática, las modificaciones que se introduzcan a la nota técnica con posterioridad a la aprobación del ramo, se deben remitir a esta entidad junto con sus anexos, en forma previa a su utilización, en la forma señalada en la nota 2 del subnumeral 1.2.3.1 del presente Capítulo, sin que se entienda que las notas técnicas o sus anexos hagan parte del registro público a que hace referencia dicho numeral. Lo anterior debe entenderse sin perjuicio de lo dispuesto en el subnumeral 3.3.1. del presente Capítulo, además del cumplimiento de los requisitos señalados en las instrucciones expedidas por la SFC.

1.1.3.1 REQUISITOS MÍNIMOS PARA LA DEFINICIÓN DE LA TASA PURA DE RIESGO A PARTIR DE LA TARIFA DEL REASEGURADOR.  <Numeral adicionado por la Circular 27 -Anexo- de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>

En los casos en que la tasa pura de riesgo sea establecida por el reasegurador, las entidades aseguradoras deben enviar a los reaseguradores, como mínimo, la siguiente información y mantenerla a disposición de la SFC:

i. La descripción y cuantificación del mercado que la entidad aseguradora pretende atender con los productos incluidos en la solicitud de autorización.

ii. El clausulado y la documentación soporte del producto a comercializar por parte de la entidad aseguradora.

iii. La información adicional que requiera el reasegurador en el proceso de tarifación.

1.2. PÓLIZAS Y TARIFAS.  

Corresponde a la SFC, la aprobación previa de pólizas y tarifas sólo cuando se trata de la autorización inicial a una entidad aseguradora o de la correspondiente para la explotación de un nuevo ramo.

En cualquier caso, las pólizas y las tarifas deben cumplir en todo momento con los requisitos que se indican a continuación:

1.2.1. REQUISITOS GENERALES DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS.

Para el adecuado cumplimiento de lo señalado en el numeral 2 del art. 184 del EOSF las entidades aseguradoras deben redactar las condiciones del contrato de forma que sean claramente legibles y que los tomadores y asegurados puedan comprender e identificar las definiciones de los riesgos amparados y las obligaciones emanadas del negocio celebrado. Para ello, las pólizas deben incluir, cuando menos, la siguiente información:

1.2.1.1. EN LA CARÁTULA.

1.2.1.1.1. Las condiciones particulares previstas en el art. 1047 del C.Cio.

1.2.1.1.2. En caracteres destacados o resaltados, es decir, que se distingan del resto del texto de la impresión, el contenido del inciso 1 del art. 1068 del C.Cio. Para el caso de los seguros de vida, el contenido del art. 1152 del mismo ordenamiento legal.

1.2.1.2. A PARTIR DE LA PRIMERA PÁGINA DE LA PÓLIZA (AMPAROS Y EXCLUSIONES).

Los amparos básicos y todas las exclusiones que se estipulen deben consignarse en forma continua a partir de la primera página de la póliza. Estas deben figurar en caracteres destacados o resaltados, según los mismos lineamientos atrás señalados y, en términos claros y concisos que proporcionen al tomador la información precisa sobre el verdadero alcance de la cobertura contratada. No se pueden consignar en las páginas interiores o en cláusulas posteriores exclusiones adicionales en forma distinta a la prevista en este numeral.

1.2.1.3. OTRAS CONDICIONES DE LA PÓLIZA.

Además de las condiciones ya señaladas, se deben tener en cuenta los siguientes parámetros:

1.2.1.3.1. De conformidad con el numeral 1 del art. 184 del EOSF, el texto no debe incluir alusión alguna que indique que la póliza ha sido aprobada por la SFC.

1.2.1.3.2. No se deben estipular sanciones distintas a las señaladas en el art. 1058 del C.Cio como consecuencia de la inexactitud o reticencia en la declaración del estado del riesgo.

1.2.1.3.3. No se debe calificar la reclamación como una obligación del asegurado en desarrollo del contrato, ni señalar términos específicos para su formulación, toda vez que ésta corresponde a la facultad que puede ejercer el asegurado o beneficiario de hacer efectivo su derecho para lo cual sólo encuentra limitación en el tiempo, en los términos de prescripción señalados por el art. 1081 del C.Cio. Lo anterior, sin perjuicio de que la entidad contemple en la póliza la necesidad de efectuar la reclamación como un mecanismo para que el asegurado ejercite su derecho.

1.2.1.3.4. En relación con la cláusula compromisoria que se estipula en algunas pólizas, la misma debe regirse por lo dispuesto en el Decreto 1818 de 1998 y las disposiciones concordantes.

1.2.1.3.5. Con respecto al término para efectuar el pago de la indemnización, éste debe fijarse en 1 mes contado a partir de la presentación de la reclamación y no en 30 días, de conformidad con lo establecido en los arts. 21 de la Ley 35 de 1993 y 1080 del C.Cio.

1.2.1.3.6. Conforme con los términos del art. 1075 del C.Cio el aviso de siniestro no requiere formalidad escrita. En consecuencia, al exigir dicha formalidad para las notificaciones que se efectúan en desarrollo del contrato es preciso consignar claramente la salvedad de que trata la norma precitada.

1.2.1.3.7. Respecto del seguro de responsabilidad civil, el art. 1133 del C.Cio señala las condiciones necesarias para acceder al pago de la indemnización, no siendo viable la inclusión de requisitos adicionales.

1.2.1.3.8. En la estructuración de los amparos de responsabilidad civil debe tenerse en cuenta lo establecido en el art. 1127 C.Cio el cual indica que se trata de un seguro a favor de terceros y erige en beneficiario del mismo a la víctima.

1.2.1.3.9. En los anexos es requisito indispensable la incorporación de la identificación precisa de la póliza a la cual acceden, al tenor del art. 1049 del C.Cio.

1.2.2. REQUISITOS GENERALES DE LAS TARIFAS.

En los estudios técnicos y estadísticos que sustenten las tarifas deben observarse los principios a que se refiere el numeral 3 del art. 184 del EOSF, así:

1.2.2.1. Equidad: La prima y el riesgo deben presentar una correlación positiva, de acuerdo con las condiciones objetivas del riesgo.

1.2.2.2. Suficiencia: La tarifa debe cubrir razonablemente la tasa de riesgo y los costos propios de la operación, tales como los costos de adquisición y los administrativos, así como las utilidades.

1.2.2.3. Homogeneidad: Los elementos de la muestra objeto de estudio deben tener características comunes de tipo cualitativo y cuantitativo. Además, deben escogerse cumpliendo supuestos de aleatoriedad e independencia.

1.2.2.4. Representatividad: El tamaño de la muestra debe corresponder a un número objetivo de elementos de la población que garantice un nivel de significación razonable y cubra un período adecuado, de manera que el cálculo de los estimadores presente un bajo nivel de error.

1.2.2.5. Riesgos especiales o novedosos: En términos del literal c. numeral 3 del art. 184 del EOSF, solamente tratándose de riesgos especiales o de carácter novedoso respecto de los cuales no resulte viable obtener la información necesaria para efectuar el estudio estadístico pertinente, puede prescindirse de sustentar la tarifa con las exigencias enunciadas. En tales eventos, resulta necesario acreditar el respaldo de un reasegurador de reconocida solvencia técnica y financiera, el cual debe definir la tasa pura de riesgo siendo responsabilidad de la entidad aseguradora señalar el factor de gastos.

1.2.3. REMISIÓN DE PÓLIZAS Y TARIFAS A LA SFC.

1.2.3.1. DEPÓSITO DE PÓLIZAS Y ANEXOS. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades aseguradoras deben depositar en la SFC el modelo de póliza y anexos del ramo o ramos que explota, pues lo consignado en tales documentos se deben tener como condiciones del contrato en los casos en que no aparezca que hayan sido expresamente acordadas, según lo establece el parágrafo del art. 1047 del C.Cio. Esta disposición debe interpretarse armónicamente con lo dispuesto en el numeral 1 del art. 184 del EOSF según el cual los modelos de las pólizas y tarifas deben ponerse a disposición de la SFC antes de su utilización en la forma y con la antelación que determine con carácter general.

Las entidades aseguradoras deben depositar todos los modelos de la póliza, los anexos y notas técnicas  correspondientes vigentes de forma simultánea, previamente a la fecha prevista para iniciar su utilización, indicando expresamente que se envían para efectos del cumplimiento del deber de depósito. Igualmente se deben radicar las modificaciones a las pólizas, notas técnicas y anexos existentes que hayan sido previamente autorizados y depositados. Cuando se trate de modificaciones parciales se debe enviar un ejemplar completo del respectivo documento. Las entidades aseguradoras no podrán comercializar pólizas que no se encuentren depositadas a través del SIRI.

La SFC lleva el depósito de los modelos de las pólizas y anexos que se remiten en cumplimiento a dicho deber legal, los cuales, además de estar a disposición del público en general en los términos del art. 24 y siguientes del CPACA, obran para los efectos dispuestos en el art. 1047 C.Cio. La SFC ordena de manera sistematizada las pólizas y anexos por entidad y ramo y en orden cronológico. Se entiende que el modelo vigente es el último depositado en orden cronológico. Para tal efecto, la SFC cuenta con mecanismos adecuados de atención en línea para la consulta de los modelos y anexos por parte del público en general mediante la página web, así como para la consulta cuando se den los presupuestos indicados en el mencionado art. 1047 del C.Cio.  

El acto de enviar los modelos de las pólizas y demás documentos en sí mismo no supone un pronunciamiento de la SFC sobre la legalidad de los mismos y se lleva exclusivamente para efectos del depósito y del art. 1047 del C.Cio.

Lo anterior, se debe entender sin perjuicio de la facultad que tiene el ente de control de verificar en cualquier momento las pólizas y tarifas de conformidad con el  literal j. numeral 3 del art. 326 del EOSF, función que se lleva a cabo en los términos indicados en el siguiente numeral y sin perjuicio del deber que tiene la SFC de autorizar las pólizas y tarifas en los eventos en que se trate de la autorización inicial a una entidad aseguradora o de la correspondiente para la explotación de un nuevo ramo.  

Los textos de las pólizas y documentos anexos deben remitirse a la SFC accediendo a la página web mediante el link Trámites en línea y Remisión de información - Trámites SIRI, consignando los datos obligatorios en el formulario habilitado para tal fin y adjuntando las respectivas proformas únicamente en formato PDF; de conformidad con lo señalado en la nota 2 de este subnumeral. Se debe registrar en la parte inferior de cada página del documento el código del clausulado de acuerdo con los siguientes criterios:  

Campo	1	2	3	4	5	6
Descripción	Fecha a partir de la cual se utiliza	Tipo y número de la Entidad	Tipo de documento	Ramo al cual accede	Identificación interna de la proforma	Canal de Comercialización
Formato	10 dígitos dd/mm/aaaa	4 dígitos	1 carácter	2 dígitos	16 caracteres	4 caracteres

Campo 1: Indicación de la fecha a partir de la cual se utiliza el documento respectivo (día/mes/año). Tratándose de pólizas enviadas para efectos de la autorización de un ramo, se entiende que la fecha a partir de la cual se utiliza el documento corresponde a la del acto administrativo mediante el cual se imparte la respectiva autorización.

Campo 2: Código con el cual se identifica el tipo de entidad vigilada por la SFC, dependiendo de si se trata de entidades de seguros generales (13), de vida (14), o cooperativa (15) y el individual asignado a la entidad en la SFC.

Campo 3:

P - Si corresponde a una póliza

A - Si corresponde a un amparo adicional o anexo

Campo 4: Corresponde al código del ramo de acuerdo con lo previsto en el subnumeral 1.1 del presente Capítulo.

Los anexos que se utilicen en varios ramos deben codificarse con el número 0.

Campo 5: identificación de acuerdo con la codificación propia de la aseguradora.  

Los campos deben estar separados entre sí por un guion (-).

Campo 6: Deben incluir los canales a través de los cuales se comercialice la póliza. El campo debe estar diligenciado con la letra, en caso de que se comercialice a través de dicho medio, o con un 0 en el evento en que no se comercialice a través del mismo, conservando siempre los 4 caracteres. Para cada medio se debe marcar:

D  - Venta directa de la entidad aseguradora

R  - Contratos de uso de red

C  - Corresponsales

I   - Intermediarios de seguros

NOTA 1: En la parte inferior de cada página del documento también debe registrarse el código de la nota técnica correspondiente, de acuerdo con lo definido en el subnumeral 1.8.1.2 del presente Capítulo.

NOTA 2: Remisión de información mediante SIRI y contenido de los archivos: El envío de los modelos de las pólizas, anexos, notas técnicas y demás documentos del producto debe hacerse únicamente mediante SIRI eligiendo el código del trámite “360 Pólizas y Tarifas” o “422 Modificación a Notas Técnicas”, de conformidad con las instrucciones complementarias establecidas en la “Guía Casillero Virtual Formato A-GU-GDC-004, Versión 2”.

La radicación de los modelos de pólizas y notas técnicas debe realizarse simultáneamente mediante la clasificación específica al ramo al cual pertenece el producto y debe diligenciarse el formulario en los campos obligatorios. Los  códigos registrados en el formulario deben coincidir con los registrados en los documentos adjuntos. La actualización o modificación de un producto debe radicarse teniendo en cuenta el producto inicialmente radicado, con el fin de mantener la trazabilidad de las modificaciones realizadas a cada producto.

Los documentos que deben adjuntarse en los campos respectivos son los siguientes:

1.2.3.1.1. Comunicación mediante la cual la aseguradora señale que remite el modelo de póliza y anexos en cumplimiento del deber legal de depósito, o una nota técnica, que cumpla con los requisitos para el manejo de la correspondencia dirigida a la SFC.

1.2.3.1.2. Póliza, anexo o amparo adicional, según sea el caso, identificados de acuerdo con lo previsto para el Campo 3.

1.2.3.1.3. Carátula en la cual se debe indicar la proforma de la póliza a la cual corresponde.

1.2.3.1.4. Formato de solicitud de seguro, cuando corresponda.

1.2.3.1.5. Formato de certificado individual de seguro, cuando corresponda.

1.2.3.1.6. Formato de declaración de asegurabilidad, cuando corresponda.

1.2.3.1.7. Nota técnica correspondiente

1.2.3.1.8. Se debe también anexar digitalmente mediante una hoja de cálculo en Excel, la aplicación detallada de la formulación expuesta en la Nota Técnica para el cálculo de las primas de riesgo, comercial, reservas, valores garantizados y participación de utilidades, así como cualquier otro desarrollo mostrado en la nota técnica. Asimismo, se debe registrar en la parte inferior de cada página del documento el código del clausulado, de acuerdo con los criterios señalados en el presente numeral.

Los documentos referidos en los subnumerales 1.2.3.1.7 y  1.2.3.1.8 no hacen parte del registro público.

NOTA 3. Depósito Público de Pólizas del portal web de la SFC

El Depósito Público de Pólizas disponible en el portal web de la SFC contendrá las pólizas y anexos remitidos por las entidades aseguradoras; y del registro de la información histórica efectuado por cada entidad, el cual permitirá al público consultar en línea las pólizas y anexos depositados.

Las notas técnicas son objeto de confidencialidad, por lo cual no serán publicadas.

1.2.3.2. EVALUACIÓN DE PÓLIZAS.  

Corresponde a la SFC evaluar que las pólizas y tarifas que deban poner las entidades aseguradoras a disposición de esta Entidad cumplan con los requisitos jurídicos y técnicos previstos en la ley. Con tal fin, en cualquier momento -incluso en las visitas de supervisión in-situ- puede formular las observaciones a las pólizas depositadas para que se adecuen a lo prescrito en la normatividad.

En los eventos en que se efectúen modificaciones a los modelos de las pólizas ya sea por orden de la SFC o por iniciativa de la entidad aseguradora, se debe remitir un nuevo ejemplar a fin de que éste repose en el depósito, indicando claramente la variación introducida y dejando expresa constancia en el sentido de que el producto no ha sido objeto de modificaciones adicionales a las enunciadas.

1.2.3.3. EVALUACIÓN DE TARIFAS.

Para efectos de la verificación permanente de los requisitos jurídicos y técnicos de las tarifas, las entidades aseguradoras deben mantenerlas a disposición de la SFC, clasificadas por ramos, junto con los elementos documentales y soportes estadísticos correspondientes, salvo cuando deban remitirse por tratarse de la autorización o de la correspondiente para la explotación de un nuevo ramo.

<Inciso adicionado por la Circular 27 -Anexo- de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> En caso de que la tarifa haya sido sustentada a partir de la tasa definida por el reasegurador, las entidades aseguradoras deben mantener a disposición de la SFC los soportes del envío de información a los reaseguradores para efectos de lo dispuesto en el subnumeral 1.8.3.2 del presente Capítulo, así como de la información adicional intercambiada en el proceso de definición de las condiciones del contrato de reaseguro. Dicha información debe comprender, como mínimo, lo siguiente: (i) la descripción y cuantificación del mercado que la entidad aseguradora pretende atender con el producto, salvo en el caso de riesgos especiales o de carácter novedoso; (ii) el clausulado y la documentación soporte del producto a comercializar por parte de la entidad aseguradora; y (iii) la información adicional que solicite el reasegurador en el proceso de tarifación. Adicionalmente, las entidades aseguradoras deben mantener el soporte documental de la tasa definida por el reasegurador, sus eventuales ajustes, así como los acuerdos en relación con los recargos, descuentos aplicables a la tasa y los límites de estos, según sea el caso.

Para efectos de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el literal a. del art. 2.31.4.1.6 del Decreto 2555 de 2010, cuando las entidades aseguradoras de vida envíen los productos de seguros con reserva matemática que van a comercializar, deben remitir las notas técnicas de los mismos, especificando el nombre comercial del producto al cual acceden, las bases técnicas y los factores de reserva, de acuerdo con lo dispuesto en el subnumeral 1.8 del presente Capítulo. Tratándose de seguros de vida de ahorro con participación resulta necesario informar la manera como se estructurará el fondo que se establece en el art. 6, literal b. del Decreto 839 de 1991 y las reglas para su funcionamiento.

1.2.4. INCUMPLIMIENTO DE EXIGENCIAS LEGALES.

El incumplimiento de cualquiera de los requisitos legales antes señalados es causal para que la SFC prohíba la utilización de la póliza o tarifa correspondiente hasta tanto se acredite el cumplimiento del requisito respectivo o, incluso, pueda suspenderse el certificado de autorización de la entidad cuando tales deficiencias resulten sistemáticas. Ello sin perjuicio de las sanciones legales procedentes.

1.3. NEGOCIOS EN COASEGURO.

Para una adecuada gestión de los riesgos propios, los negocios que las entidades aseguradoras lleven en coaseguro deben acogerse al siguiente procedimiento:

1.3.1. ASPECTOS GENERALES.

El registro contable de las operaciones de coaseguro debe respaldarse en las copias de las pólizas, anexos y certificados expedidos por la aseguradora líder para tal efecto, los cuales constituyen la prueba de dicho asiento.

El pago de comisiones, impuesto a las ventas y retención en la fuente, cuando a ello hubiere lugar, constituyen obligaciones a cargo de la entidad aseguradora líder. Lo anterior se entiende sin perjuicio del derecho que le asiste a la aseguradora líder de cobrarle a las coaseguradoras aceptantes la parte que les corresponda asumir de las comisiones pagadas.

1.3.2. EXPEDICIÓN.

Una vez acordadas las condiciones técnicas, financieras y administrativas del negocio, la entidad que actúa como líder debe expedir los respectivos documentos, pólizas, certificados y anexos, y remitir copia de los mismos a las aceptantes del coaseguro dentro de los 5 días hábiles siguientes a tal expedición.

Las coaseguradoras disponen de un plazo de 5 días hábiles contados desde la fecha de la recepción para pronunciarse sobre los documentos recibidos a fin de devolverlos firmados, objetarlos o solicitar su modificación.

Una vez aceptados y firmados los documentos por las coaseguradoras, la líder dispone de un plazo de 5 días hábiles para entregar a las mismas, las respectivas pólizas, certificados y anexos debidamente formalizados.

1.3.3. REMESA.

La aseguradora líder debe elaborar un informe mensual (remesa) que registre la totalidad de negocios en coaseguro a su cargo, de acuerdo con la estructura y remitirlo a cada coasegurador a más tardar el día 20 del mes siguiente o día hábil siguiente, junto con el pago neto, si hay lugar a éste, suscrito por una persona autorizada para el efecto.

La remesa debe tener la siguiente estructura:

1.3.3.1. Informe uno - Informe general: Es el informe general de la remesa, el cual debe incluir los totales de los siguientes rubros: primas pagadas, primas financiadas, salvamentos, otros ingresos, comisiones, gastos de administración, otros egresos, siniestros y valor neto de la remesa.

El valor registrado en otros ingresos y otros egresos debe estar debidamente soportado, es decir, se requiere especificar cada una de las partidas que lo conforman y anexar los documentos pertinentes.

1.3.3.2. Informe dos - Primas recaudadas y comisiones: Comprende una relación detallada de primas y comisiones, la cual debe contener la siguiente información: sucursal, tomador, ramo, póliza, prima pagada, clase de pago (determinando si es total o abono), porcentaje de comisión, valor de la comisión e intermediario, certificado, porcentaje y valor de los gastos de administración. En el caso de recaudos en otras monedas se debe especificar la tasa de cambio del día en que tomador pagó la prima.

1.3.3.3. Informe tres - Siniestros Incurridos: Es un compendio detallado de los siniestros pagados, salvamentos, recobros, reintegros y reservas de siniestros pendientes, el cual debe contener la siguiente información: sucursal, asegurado, ramo, póliza, certificado afectado, número de reclamo de la aseguradora líder, fecha del siniestro, amparos afectados, porcentaje de participación líder, porcentaje de participación coaseguro, valor de la reserva periodo anterior, ajustes de reserva mes actual, número de orden de pago o recibo de caja, valor pagado siniestro, valor pagado gastos siniestro, salvamentos, recobros, reintegros y reserva fin del periodo, entendiéndose que estos valores son los que correspondan al coasegurador aceptante. Para los ramos de autos y vida se requiere incluir en este informe el número de identificación correspondiente.

1.3.3.4. Informe cuatro - Listados de primas emitidas: Debe contener la siguiente información: Sucursal, tomador, ramo, póliza, certificado, periodo de vigencia, participación, primas, intermediario, porcentaje de participación intermediario, valor asegurado, el porcentaje y valor de los gastos de administración, el porcentaje y valor de la comisión.

1.3.3.5. Informe cinco - Listado de primas anuladas: Debe incluir la siguiente información: sucursal, tomador, ramo, póliza, certificado y valor.

1.3.3.6. Informe seis - Listado de primas pendientes: Debe contener la siguiente información: sucursal, tomador, ramo, póliza, certificado, periodo de vigencia, participación, primas, abonos y saldos.

Los códigos asignados a las entidades aseguradoras para el diligenciamiento de estos informes es el señalado por la SFC mediante el subsistema de trámites.

Para los ramos de seguros se deben utilizar los códigos establecidos en el subnumeral 1.1. del presente Capítulo.

1.3.4. INDEMNIZACIONES.  

La líder debe atender en un plazo máximo de 5 días hábiles el requerimiento de envío de soportes de siniestros cuando estos lo ameriten.

1.4. COMISIONES PARA EL INTERMEDIARIO DE SEGUROS.

La expedición de un seguro en moneda extranjera no implica una operación de cambio respecto de la comisión que eventualmente se genere a favor del intermediario de seguros. Por tal motivo, no resulta procedente que dichas comisiones se paguen en moneda extranjera.

1.5. FINANCIACIÓN DE PRIMAS.

1.5.1. REQUISITOS.

Las entidades aseguradoras pueden financiar el pago de las primas de los contratos de seguros que expiden, con sujeción a las siguientes condiciones:

1.5.1.1. La financiación no puede exceder el 70% del valor total de la prima a cargo del tomador, ni de los límites individuales previstos para efectos de cupos individuales de crédito de que trata el art. 2.1.2.1.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010.

1.5.1.2. El plazo máximo de la financiación no puede ser superior al período de vigencia del seguro y, en todo caso, no debe exceder de 1 año contado desde la expedición de la póliza.

1.5.1.3. El importe de la parte no financiada de la prima, debe ser cubierto por el tomador a más tardar dentro del mes siguiente, contado a partir de la entrega de la póliza, certificados o anexos que se expidan con fundamento en ella, según el caso.

1.5.1.4. Los recursos con los cuales se financie el pago de primas deben provenir del patrimonio y demás fondos que no correspondan a las reservas técnicas.

Para que el valor de las primas a financiar se pueda entender como recaudado para todos los efectos, la obligación debe ser incorporada en pagarés o cualquier otro título valor de contenido crediticio emitido por el tomador a la orden del asegurador, excepto cuando se trate del fraccionamiento de la prima, cuyos términos deben consignarse en la póliza.

Cuando la prima haya sido cancelada mediante el sistema de financiación aquí señalado, tales créditos están sujetos a lo señalado en las instrucciones sobre gestión de riesgo crediticio.

1.5.2. CONSTITUCIÓN DE PROVISIONES.

Deben ser objeto de provisión, según las normas legales vigentes, las primas de seguros no recaudadas en el lapso previsto para su pago o no financiadas en los términos y condiciones anteriores.

Lo dispuesto en materia de provisiones no es aplicable a los contratos de seguros cuyas primas deban ser cubiertas por la Nación o garantizadas por ésta, siempre y cuando exista la apropiación presupuestal respectiva y la certificación expedida por la auditoría.

1.5.3. APLICACIÓN.

Los mecanismos de financiación previstos en el presente numeral no pueden ser aplicados a las primas correspondientes a los contratos de seguros cuya forma de pago a través de esta modalidad no fue previamente pactada.

1.6. RETENCIÓN DE RIESGOS, CESIÓN Y ACEPTACIÓN DE REASEGUROS.

<Inciso eliminado por de la Circular 38 de 2016. Rige a partir del 1o de abril de 2017, consultar el texto vigente hasta esta fecha en Legislación Anterior>

1.6.1. PROGRAMA DE REASEGURO. <Numeral adicionado por de la Circular 38 de 2016.  Rige a partir del 1o de abril de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

El programa de reaseguro es la estrategia integral con base en la cual las entidades aseguradoras transfieren a reaseguradoras una porción de los riesgos asumidos en virtud de contratos de seguro. Para efectos de las instrucciones establecidas respecto del programa de reaseguro y la contabilización de las reservas técnicas, se entiende como reaseguradora cualquier entidad nacional o extranjera que desarrolle operaciones de reaseguro.

Las entidades aseguradoras deben contar con un esquema de contratación de reaseguros que fije criterios y procedimientos para la selección de sus contrapartes, teniendo en cuenta la capacidad de éstas para asumir las obligaciones derivadas de dichos contratos. El esquema de contratación de reaseguros de la entidad y sus respectivas políticas deben estar a disposición de la SFC, la cual podrá solicitar ajustes a los mismos.

1.6.2. RESPONSABILIDADES DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LAS ENTIDADES ASEGURADORAS. <Numeral adicionado por de la Circular 38 de 2016.  Rige a partir del 1o de abril de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

La junta directiva de las entidades aseguradoras debe:

1.6.2.1. Definir aprobar y hacer seguimiento a las políticas de retención de riesgos y el esquema de contratación de reaseguros de la entidad, el cual debe contener como mínimo:

1.6.2.1.1. Los lineamientos de diversificación de las reaseguradoras consideradas dentro del programa de reaseguro.

1.6.2.1.2. Las calificaciones de fortaleza financiera de las reaseguradoras que admitirá la entidad aseguradora, vigentes a la fecha de celebración del contrato de reaseguro.

1.6.2.1.3. Las variables que serán requeridas por la entidad aseguradora para evaluar la fortaleza financiera de la reaseguradora, tales como rendimientos de inversiones, nivel y acceso a capital, fuentes y nivel de liquidez y su participación en el total de inversiones, evolución del patrimonio, relaciones de solvencia, nivel de reservas técnicas y su composición (reservas de primas, reservas de siniestros y otras).

1.6.2.1.4. La lista de reaseguradoras, seleccionadas bajo criterios técnicos, a las cuales se les debe solicitar las calificaciones internacionales de fortaleza financiera de sus retrocesionarios, así como aquellas reaseguradoras a las cuales se les debe ejecutar un procedimiento determinado por la entidad aseguradora para la verificación de su adecuada gestión de los riesgos. Dentro de los criterios técnicos considerados debe incluirse la participación de cada reaseguradora en la transferencia total de riesgos por ramo y la calificación de fortaleza financiera de la reaseguradora.

1.6.2.1.5. Las demás características que la entidad aseguradora considere relevantes en función de su tamaño, apetito al riesgo y naturaleza, tales como el comportamiento anual de las primas brutas y netas, la siniestralidad, el registro histórico de pago de reclamaciones respecto de tiempos de pago y objeciones de siniestros, los gastos operacionales, criterios para la contratación mediante intermediarios de reaseguros y el comportamiento esperado de reclamaciones.

1.6.2.2. Aprobar la metodología de cuantificación de las contingencias a cargo de las reaseguradoras, empleada en la contabilización de las reservas técnicas.

1.6.2.3. Aprobar el procedimiento de seguimiento para aquellos casos en que, pese a la terminación del contrato de reaseguro, no se han extinguido por completo todas las obligaciones a cargo de la reaseguradora.

1.6.2.4. Conocer y hacer seguimiento al valor máximo de exposición por riesgo después de haberse deducido las coberturas del programa de reaseguro.

1.6.3. CONDICIONES PARA LA TRANSFERENCIA DE RIESGO MEDIANTE CONTRATOS DE REASEGURO. <Título numeral modificado por la Circular 27 -Anexo- de 2022>

En la contratación de reaseguro las entidades aseguradoras deben:  <Texto adicionado por la Circular 27 -Anexo- de 2022. Cumplimiento a partir de 1 de julio de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

1.6.3.1. Realizar ejercicios actuariales de modelación de las pérdidas. Para el efecto, deben implementar un modelo cuantitativo que, con un determinado nivel de confianza, permita establecer que el programa de reaseguro es razonable para respaldar la siniestralidad estimada para la cartera. Los modelos a los que hace referencia el presente subnumeral deben cumplir con los siguientes requisitos: i) basarse en métodos validados técnicamente con suficiente desarrollo tanto teórico como práctico y que contemplen múltiples escenarios, y ii) basarse en la experiencia de siniestros propia de la entidad aseguradora, para lo cual se tomará una base de datos que permita realizar estimaciones estadística y actuarialmente razonables. En  caso de que la entidad aseguradora inicie la operación del ramo o no cuente con información suficiente, debe basarse, entre otros, en la información histórica que ha acumulado a la fecha de cálculo y supuestos propios razonables construidos a partir de la información del mercado colombiano o de otros mercados con características comparables. En todo caso, deben asumirse cargos adicionales por la incertidumbre asociada a cambios en la composición de la cartera y la falta de información.

Los modelos deben estar documentados y permanecer a disposición de la SFC, incluyendo los supuestos, parámetros, la simulación de las pérdidas de la cartera y demás elementos que fundamentaron su construcción y/o sustentación. Las modificaciones también deben mantenerse a disposición de la SFC, junto con la documentación de las razones que las sustentan y los impactos de los ajustes realizados sobre las pérdidas probables de la cartera.

1.6.3.2. Adelantar una evaluación que permita establecer que la capacidad vigente del programa de reaseguro soporta las pérdidas potenciales de la cartera asegurada y aquellas que se deriven de la suscripción de nuevos riesgos.

1.6.3.3. Tomar en cuenta el apetito de riesgo establecido por la Junta Directiva de la entidad aseguradora, de manera que las condiciones del programa de reaseguro se ajusten a esa directriz.

1.6.4. CONDICIONES DE LOS CONTRATOS.

1.6.4.1. REGLAS GENERALES.  <División  introducida por la Circular 27 de 2021>

Los contratos de reaseguro y las notas de cobertura suscritos por los representantes legales de las entidades aseguradoras cedentes y los apoderados de los reaseguradores, se mantendrán a disposición de la SFC, en las propias entidades aseguradoras y reaseguradoras.

Cuando las entidades aseguradoras y reaseguradoras registren las operaciones de reaseguro que realizan, deben especificar con precisión las condiciones de cada uno de los riesgos cedidos y aceptados y, la fecha de formalización de cada operación.

Salvo pacto en contrario, el pago de las obligaciones derivadas de los contratos de reaseguro automático proporcional debe efectuarse dentro de los 90 días corrientes a la fecha de cierre trimestral.

Las entidades aseguradoras al aceptar notas de cobertura suscritas por corredoras de reaseguros deben verificar que las mismas cuenten con autorización expresa para ello por parte del reasegurador.

No obstante, previo al inicio de la vigencia del contrato de reaseguro, la entidad aseguradora debe contar cuando menos con la confirmación por cualquier medio de la cobertura por parte del reasegurador. La formalización de este respaldo se debe realizar dentro del mes siguiente a la iniciación de la vigencia del respectivo acuerdo.

1.6.4.2. REGLAS PARTICULARES APLICABLES AL RAMO DE RIESGOS LABORALES. <Subnumeral adicionado por la Circular 27 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

1.6.4.2.1. En la contratación de las coberturas de reaseguro de que trata el artículo 2.31.4.6.1 del Decreto 2555 de 2010, las entidades aseguradoras que explotan el ramo de riesgos laborales deben aplicar los siguientes parámetros:

Las entidades aseguradoras deben determinar aquellos eventos de baja frecuencia y alta severidad que pueden dar lugar a siniestros catastróficos y atípicos, según corresponda a las coberturas del seguro. Las entidades aseguradoras deben contemplar como mínimo los eventos de terrorismo, incendio, pandemias, explosiones por accidentes industriales, terremoto, así como aquellos eventos a los cuales se encuentre expuesta, según la composición de su cartera. Las entidades aseguradoras deben considerar como mínimo los siguientes criterios para la selección de los demás eventos: i) ubicación geográfica de los afiliados; ii) las características de distribución de los afiliados entre las diferentes clases de riesgo y actividades económicas, iii) ingreso base de cotización de los afiliados y iv) hora de ocurrencia del siniestro.

Las entidades aseguradoras deben modelar los diferentes eventos identificados para la determinación de las condiciones de los contratos de reaseguro tales como: i) la definición de evento catastrófico y atípico, ii) los elementos mínimos de contratación incluyendo la capacidad, prioridad, reinstalamentos, capas, límites por evento y iii) límites por afiliado en un evento. En caso que en los contratos de reaseguro se pacten exclusiones frente a prestaciones o eventos que están amparados bajo el contrato de seguro, la entidad aseguradora debe modelar y cuantificar la pérdida esperada por esas prestaciones o eventos excluidos. La entidad aseguradora debe documentar el sustento técnico empleado para establecer las definiciones de evento catastrófico y siniestro atípico.

Las entidades aseguradoras deben hacer seguimiento a la capacidad de los contratos de reaseguro y contar con recursos disponibles para reinstalar su capacidad, según su apetito de riesgo y políticas de reaseguro adoptadas.

1.6.4.2.1.1. En la modelación de los diferentes eventos se deben emplear como mínimo las siguientes variables, siempre que resulten aplicables y la entidad aseguradora disponga de información sobre las mismas:

a. Actividad económica de los afiliados.

b. Ingreso base de cotización de los afiliados.

c. Edad de los afiliados.

d. Ubicación geográfica de los centros de trabajo.

e. Número promedio de empleados que permanezcan en el centro de trabajo durante la mayor parte de su jornada laboral.

f. En la modelación de los eventos de terrorismo y terremoto deben incluirse las variables relevantes contenidas en el Formato 506 (Proforma F.3000-87), o el que resulte aplicable.

g. Velocidad de propagación de la enfermedad.

h. Tasa contagio de la enfermedad.

i. Tasa de recuperación de los enfermos.

j. Velocidad de recuperación de los enfermos.

k. Periodo de incubación de los virus.

l. Tasa de mortalidad y de invalidez, por enfermedad.

Las entidades aseguradoras que no cuenten con la información anteriormente descrita, deben realizar supuestos razonables con el objetivo de aproximarse a la realidad de la cartera. En el caso particular de las variables relevantes para el evento de pandemia, los supuestos deben estar basados en evidencia científica y ser validados por profesionales idóneos. Adicionalmente, estas entidades deben desarrollar planes para la recopilación de la información necesaria para efectuar la adecuada modelación.

1.6.4.2.1.2 Características de los modelos empleados

Los modelos y/o metodologías empleados por las entidades aseguradoras deben cumplir con las características de los literales del presente subnumeral. El Actuario Responsable debe verificar la consistencia de los datos, supuestos y modelos empleados en la contratación de reaseguro. Las entidades aseguradoras deben comunicar a la SFC los cambios en sus modelos dentro de los 10 días hábiles siguientes a la modificación. La comunicación explicará el alcance de la modificación en el modelo, sus implicaciones e impactos. En todo caso, los cambios en los modelos únicamente serán aplicables a partir del 1 de enero del año siguiente a la adopción de la modificación, salvo instrucción particular de la SFC.

La entidad aseguradora puede contar con la asesoría de terceros expertos para la modelación de los eventos, lo cual no supone una delegación de su responsabilidad.

Adicionalmente, los modelos y/o metodologías empleados deben:

a. Permitir a la entidad aseguradora conocer la pérdida máxima probable de la cartera total para cada uno de los eventos. La pérdida máxima probable por evento y/o por riesgo, dependiendo del tipo de contrato de reaseguro, debe corresponder con un periodo de retorno de 200 años.

b. Estar basados en métodos validados técnicamente con desarrollo tanto teórico como práctico y contemplar escenarios que reconozcan el riesgo asociado a las acumulaciones conocidas y las acumulaciones probables de la cartera de la entidad. Se entiende por acumulaciones conocidas, aquellas identificadas a partir de criterios tales como: concentración de los centros de trabajo de diferentes empresas afiliadas a una misma entidad aseguradora en una misma área geográfica y/o concentración de un volumen de asegurados de una misma empresa afiliada en una determinada ubicación geográfica de manera permanente. Se entiende por acumulaciones probables, aquellas acumulaciones de riesgos a las que puede enfrentarse la entidad aseguradora por una situación extraordinaria pero probable, tales como acumulaciones de afiliados de una misma empresa por eventos esporádicos que sean objeto de cobertura.

c. Debe basarse en la experiencia de siniestros propia de la entidad aseguradora. La entidad debe emplear una base de datos con un historial de siniestros de al menos los últimos 10 años. Cuando la entidad disponga de más información debe emplearla. Las entidades aseguradoras que inicien la operación del ramo o que estén en el periodo requerido para acumular la experiencia de siniestros solicitada, deben basarse en la información histórica que han acumulado a la fecha de cálculo y los supuestos propios razonables. En todo caso, las entidades podrán incorporar supuestos propios razonables los cuales deben ser construidos a partir de información del mercado colombiano, de otros mercados con características comparables, evidencia científica o el criterio médico experto, según corresponda. En estos supuestos deben asumirse cargos adicionales por incertidumbre. El modelo debe incorporar un parámetro o variable que reconozca los cambios en la composición de la cartera a la fecha de cálculo.

d. Contemplar escenarios de estrés en los cuales se exacerben las indemnizaciones de cada una de las prestaciones económicas y/o asistenciales, así como un incremento generalizado en los costos de los insumos médicos y similares. Entre otros, deben contemplarse escenarios en los cuales la materialización del riesgo llevaría a la entidad a asumir un número y/o monto atípico de indemnizaciones por prestaciones asistenciales que culminen en pensiones de invalidez, así como escenarios en los cuales la entidad asume un alto volumen de indemnizaciones por prestaciones asistenciales pero que culminan en pensiones de sobrevivencia o prestaciones asistenciales para siniestros crónicos y/o vitalicios.

1.6.4.2.1.3. Las condiciones de los contratos de reaseguro deben tener correspondencia con el apetito de riesgo establecido por la junta directiva contenido en la política de retención de riesgos de la entidad aseguradora de que trata el subnumeral 1.6.2.1 del presente Capítulo, garantizando que se cumpla en todo momento con la normatividad vigente.

1.6.4.2.1.4. Dentro de las condiciones particulares de los contratos de reaseguro deben incorporarse, entre otros:

a. La definición de evento y el periodo de tiempo para determinar si los hechos ocurridos corresponden a un mismo evento.

b. Las medidas que tomarán las partes del contrato de reaseguro por cambios en el perfil de la cartera durante la vigencia del contrato. Dentro de las posibles causales de cambios en la cartera, debe contemplarse la obligación de afiliación que tiene la entidad aseguradora, según corresponde a las disposiciones legales vigentes.

c. Los tiempos máximos de reclamación o solicitud de reembolso a los reaseguradores participantes en el contrato de reaseguro. Los tiempos máximos deben basarse en el comportamiento histórico observado del aviso de reclamaciones de la entidad aseguradora, para lo cual se debe tomar como mínimo el tiempo promedio de aviso observado más una desviación estándar. Las entidades aseguradoras que inicien la operación del ramo podrán incorporar supuestos propios razonables los cuales deben ser construidos a partir de información del mercado colombiano y de otros mercados con características comparables. En todo caso, las partes deben definir las medidas que tomarán al vencimiento del tiempo máximo de reclamación frente a los siniestros ocurridos no avisados y los siniestros en desarrollo.

d. Reinstalamentos que correspondan con la probabilidad de afectación de las capas contratadas.

e. Los demás ramos cubiertos por el mismo contrato de reaseguro. Cuando se suscriban contratos de reaseguro que amparen más de un ramo, la entidad aseguradora debe determinar la capacidad máxima del contrato que puede comprometer los siniestros de los ramos amparados distintos de riesgos laborales. En estos casos, las entidades aseguradoras deben modelar los eventos de los demás ramos cubiertos por el contrato de reaseguro. Los modelos empleados deben atender a lo dispuesto en el subnumeral 1.6.4.2.1.2 del presente capítulo. La entidad aseguradora debe evaluar la suficiencia del contrato de reaseguro y documentarla. En la evaluación de la suficiencia del contrato de reaseguro debe constar la metodología actuarial empleada. Dicha metodología debe estar basada en métodos validados técnicamente, con desarrollo tanto teórico como práctico y deberá atender a los criterios señalados en el subnumeral 1.6.4.2.1.2 del presente capítulo, siempre que dichos criterios permitan realizar estimaciones actuariales y estadísticamente razonables. En la documentación que tengan las entidades aseguradoras a disposición de la SFC debe evidenciarse una valoración de escenarios que permita acreditar la suficiencia del contrato de reaseguro en los siguientes casos: i) si ocurren múltiples eventos y consumen parte de la capacidad o ii) si un mismo evento afecta a los diferentes ramos objeto de cobertura del contrato de reaseguro.

1.6.4.2.2 Obligación de documentación y conservación de información por parte de las entidades aseguradoras

La documentación e información que conozcan, recopilen, utilicen y generen las entidades aseguradoras en el proceso de contratación de las coberturas de reaseguro, junto con sus modificaciones, debe ser conservada durante el plazo dispuesto en el artículo 96 del EOSF, mediante cualquier medio que asegure su integridad y mantenerse a disposición de la SFC. Este deber aplica sin perjuicio de las demás disposiciones relacionadas con la documentación y conservación de la información.

1.6.5. CONTROL DE CESIONES Y ACEPTACIONES DE REASEGUROS FACULTATIVOS.

Las entidades aseguradoras deben adoptar mecanismos de control secuencial de las cesiones y aceptaciones de reaseguro facultativo que permitan a las partes contar con elementos que brinden certeza sobre los convenios. La SFC debe evaluar el contenido y calidad de tales mecanismos en desarrollo de la supervisión que adelante a las entidades.

1.6.6. PRÁCTICAS INSEGURAS.

Se consideran como prácticas inseguras y no autorizadas, las siguientes conductas:

1.6.6.1. La expedición de pólizas de seguro respecto de las cuales la sociedad no haya logrado obtener, mediante el empleo de contratos de reaseguro, colocación en firme del respectivo riesgo, en aquellos eventos en los que la entidad requiera del reaseguro.

1.6.6.2. La cesión o aceptación de riesgos en reaseguro facultativo, por funcionarios distintos de aquellos autorizados para tal efecto, con prescindencia de los mecanismos de control secuencial a que alude el subnumeral 1.6.5. del presente Capítulo, sin perjuicio de las facultades propias del representante legal o de la delegación expresa que éste haga para un negocio específico.

1.6.6.3. La celebración de contratos de reaseguro en los que no se verifique una transferencia real del riesgo.

La inobservancia de la presente disposición acarrea la imposición de las sanciones previstas en el EOSF y la suspensión del registro de reaseguradores del exterior REACOEX.

1.6.7. REPORTE DE INFORMACIÓN. <Ver Notas del Editor> <Numeral modificado por la Circular 28 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades aseguradoras deben remitir el último día del mes en que se presente la novedad, la estructura de los contratos automáticos proporcionales y no proporcionales y la nómina de reaseguradores, para lo cual deben diligenciar las siguientes proformas:

F3000-79 Estructura de contratos de reaseguros automáticos proporcionales

F3000-80 Estructura de contratos de reaseguros automáticos no proporcionales

F3000-81 Nómina de reaseguros -contratos de reaseguros proporcionales y no proporcionales-

1.7. PRÁCTICAS INSEGURAS EN LA CONTRATACIÓN DE SEGUROS.

Se consideran como prácticas inseguras y no autorizadas, las siguientes conductas:

1.7.1. Expedir notas de cobertura que no identifiquen los textos de los amparos con los códigos dispuestos en este Capítulo.

1.7.2. Utilizar códigos de formas que no hayan sido enviadas previamente a la SFC.

1.7.3. Proveer al asegurado de información inexacta respecto del contenido del texto referenciado y enviado a la SFC.

1.7.4. Utilizar en las notas de cobertura proformas de entidades diferentes a las que expiden el documento.

1.7.5. Usar notas de cobertura para pólizas no depositadas o cuyo texto no se incorpore en la misma nota de cobertura o en sus anexos.

1.7.6. La participación en consorcios o uniones temporales cuando quiera que la entidad no cuenta con autorización para la operación de alguno de los ramos involucrados.

1.8. CRITERIOS Y ELEMENTOS MÍNIMOS DE LAS NOTAS TÉCNICAS.

La nota técnica es el documento que describe y sustenta las metodologías utilizadas para el cálculo de las primas y/o reservas de las entidades aseguradoras. Para tal efecto, se considera necesario identificar los principios y elementos que deben ser considerados en la elaboración de las mismas, estableciendo características comunes para la sustentación de tarifas, conservando el rigor en la descripción de metodologías, hipótesis, información utilizada, entre otros.

La nota técnica debe presentar de manera clara la información, supuestos y métodos utilizados en la tarifación, de tal forma que un actuario pueda evaluar su validez. Adicionalmente, la información, hojas de cálculo y cualquier otra documentación relevante en la tarifación deben mantenerse por un periodo no inferior a 10 años, contados desde la fecha de presentación de la nota, y ponerse a disposición del supervisor en caso que éste la requiera.

Terminología y notación: La nota técnica debe ajustarse a la notación actuarial reconocida internacionalmente. Si se requiere terminología o notación matemática, estadística, financiera o actuarial adicional, debe ser explícitamente definida.

Principios: Los estudios técnicos y estadísticos en que se sustenten los resultados de la nota técnica deben observar los principios de equidad, suficiencia, homogeneidad y representatividad en los términos del numeral 3 del art. 184 del EOSF. De igual forma, en los casos de riesgos especiales se podrá aplicar lo dispuesto en el literal c., numeral 3 del art. 184 del EOSF.

Alcance: Toda solicitud de autorización de una nueva aseguradora o ramo, así como la remisión de un nuevo producto y/o amparo adicional, o sus modificaciones, deben estar acompañadas de su respectiva nota técnica.

Es deber de la aseguradora mantener actualizadas sus notas técnicas y tarifas, así como la remisión oportuna de dichas actualizaciones a esta Superintendencia.

La nota técnica debe contener los aspectos que se señalan a continuación:

1.8.1 IDENTIFICACIÓN DE LA NOTA TÉCNICA.

1.8.1.1. Nombre de la entidad.

1.8.1.2. Código de la nota técnica: La nota técnica debe enviarse impresa y en medio digital, registrando en la parte inferior de cada página del documento el código de la nota técnica de acuerdo con los siguientes criterios:

Campo	1	2	3	4	5
Descripción	Fecha a partir de la cual se utiliza	Tipo y número de la Entidad	Tipo de documento	Ramo al cual accede	Identificación interna de la Nota Técnica
Formato	8 dígitos dd/mm/aaaa	4 dígitos	4 caracteres	2 dígitos	16 caracteres

Campo 1: Fecha a partir de la cual se utiliza el documento respectivo (día/mes/año). Tratándose de notas técnicas enviadas para efectos de la autorización de un ramo, se entiende que la fecha a partir de la cual se utiliza el documento corresponde a la del acto administrativo mediante el cual se imparte la respectiva autorización.

Campo 2: Código con el cual se identifica el tipo de entidad vigilada por la SFC, dependiendo de si se trata de aseguradoras de seguros generales (13), de vida (14), o cooperativa (15) y el individual asignado a la entidad en la SFC.

Campo 3: Debe indicarse:

NT-P si corresponde a la nota técnica de un producto.

NT-A si corresponde a la nota técnica de un amparo adicional o anexo.

Campo 4: Corresponde al código del ramo de acuerdo con lo previsto en el subnumeral 1.1. del presente Capítulo. Las notas técnicas que se utilicen en varios ramos deben codificarse con el número correspondiente al ramo principal.

Campo 5: Identificación de acuerdo con la codificación propia de la aseguradora.

Los campos deben estar separados entre sí por un guión (-).

1.8.1.3. Identificación del producto y/o amparos adicionales: Indicar el nombre del producto y/o amparos adicionales a los que aplica.

1.8.1.4. Fecha de elaboración de la nota técnica: Se debe indicar la fecha de elaboración y/o actualización de la nota técnica.

1.8.2. DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO.

Se debe realizar una enumeración y descripción clara del amparo básico con los amparos o coberturas adicionales ofrecidos, así como el mercado objetivo al cual va dirigido, de tal forma que guarde correspondencia con lo establecido en el clausulado, indicando las características de los mismos e incluyendo el bien o bienes que se cubren y los beneficios o indemnizaciones. En cuanto sean aplicables debe contener, entre otros, elementos como los siguientes:

1.8.2.1. Temporalidad: Indicando la temporalidad de cada uno de los amparos.

1.8.2.2. Modalidad del seguro: Si es individual, colectivo, o de cualquier otra modalidad.

1.8.2.3. Valor asegurado: Se debe realizar una clara definición de la forma en que se establece el valor asegurado de cada uno de los amparos. En caso de requerirse, los elementos que lo conforman y/o la metodología de cálculo y actualización.

1.8.2.4. Moneda: Se debe indicar la moneda o índice en que se denomina la cobertura.

1.8.2.5. Medidas de control: Se deben señalar los criterios definidos por la aseguradora para la suscripción y las medidas adoptadas para el control del riesgo, tales como límites para la edad de ingreso y edad de permanencia, períodos de carencia, o cualquier otra medida de control.

1.8.3. BASES TÉCNICAS.

1.8.3.1. HIPÓTESIS.  

Los supuestos que se utilicen en el proceso de tarifación deben estar consignados y sustentados en la nota técnica. En particular debe contener, en cuanto sean aplicables, elementos tales como:

1.8.3.1.1. Hipótesis demográficas: Se refiere a las tablas de mortalidad o de morbilidad que se utilizan, así como otros supuestos demográficos relevantes que sean considerados.

1.8.3.1.2. Hipótesis financieras y/o económicas: Se refiere a las tasas de interés técnico o la forma utilizada para considerar el valor del dinero en el tiempo, tasas de inflación, tasas de cambio, o índices financieros que se utilizan, así como otros supuestos financieros y/o económicos relevantes que sean considerados.

1.8.3.1.3. Otras Hipótesis: Se refiere a cualquier otro supuesto de importancia que se haya tenido en cuenta en la tarifación, como por ejemplo supuestos de frecuencia, severidad o índices de siniestralidad, entre otros.

En el evento en que se utilicen estudios o estadísticas para sustentar cualquiera de las variables o parámetros utilizados en la tarifación, se deben anexar en medio digital los datos consolidados indicando claramente la fuente de los mismos. En el evento en que se utilicen supuestos prescritos por ley, se debe indicar la normatividad que establece su uso.

1.8.3.2. PRIMA DE RIESGO.

La nota técnica debe consignar y sustentar los procedimientos técnicos y actuariales, fórmulas y parámetros utilizados para establecer la tasa de riesgo y su respectiva prima. En cuanto aplique, se deben incluir elementos tales como:

1.8.3.2.1. Deducibles

1.8.3.2.2. Copagos

1.8.3.2.3. Límites

1.8.3.2.4. Recargos y/o descuentos basados en el riesgo

1.8.3.2.5. Factores de credibilidad

<Inciso adicionado por la Circular 27 -Anexo- de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando la tasa pura de riesgo sea establecida por el reasegurador, la nota técnica debe consignar el porcentaje de retención del reasegurador, la tasa que defina el reasegurador y los lineamientos técnicos a partir de los cuales se podrán aplicar tasas segmentadas, conforme a las características de los riesgos asegurados. La información de las tasas deberá indicar de manera expresa la temporalidad para la cual aplica. La tasa y los demás lineamientos técnicos aplicables deben estar en consonancia con el clausulado del contrato de reaseguro.

<Inciso adicionado por la Circular 27 -Anexo- de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> En adición, las entidades aseguradoras deben mantener a disposición de la SFC los soportes que señalen que el reasegurador: (i) cuenta con experiencia suscribiendo productos asimilables al que pertenece la nota técnica, salvo en el caso de riesgos especiales o de carácter novedoso; (ii) utilizó información cualitativa y/o estadística suficiente para la determinación de la tasa; y (iii) empleó metodologías actuariales y estadísticas reconocidas internacionalmente para la fijación de la tasa, sin perjuicio de incorporar variables cualitativas para el efecto.

1.8.3.3. PRIMA COMERCIAL.

La nota técnica debe consignar los procedimientos técnicos y actuariales, fórmulas, y parámetros utilizados para establecer la tasa comercial y su respectiva prima. En cuanto aplique, se deben incluir elementos tales como:

1.8.3.3.1. Gastos y comisiones: Se deben expresar de manera específica los recargos por concepto de gastos esperados por la aseguradora, entre otros, gastos de adquisición, gastos de administración, comisiones de intermediación y la forma en que se aplican. Si estos factores varían, se debe indicar de manera precisa los rangos en los cuales se encuentran.

1.8.3.3.2. Riesgo y utilidad: Se debe incluir el margen por riesgo y/o utilidad esperado por la aseguradora y la forma en que se aplica. Si estos factores varían, se debe indicar de manera precisa los rangos en los cuales se encuentran.

1.8.3.3.3. Recargos y descuentos: Se deben informar los recargos y descuentos contemplados, señalando su metodología de cálculo.

1.8.3.4. OTROS ASPECTOS.

Debe consignarse cualquier otro concepto o procedimiento técnico que a juicio del actuario que firma la nota técnica sea necesario para la adecuada implementación del producto, tales como:

1.8.3.4.1. Extraprimas: Se deben consignar los procedimientos técnicos, actuariales y financieros utilizados para establecerlas.

1.8.3.4.2. Fraccionamiento de primas: En el evento en que se contemple el fraccionamiento de primas, se deben expresar y sustentar los recargos establecidos para cada opción de fraccionamiento y la metodología utilizada para el cálculo de la prima fraccionada.

1.8.3.4.3. Participación de utilidades: Se debe consignar la metodología con la que se calcula la participación de utilidades, en caso de aplicar.

1.8.3.4.4. Valores garantizados: Se debe detallar el cálculo y forma en que se otorgan valores garantizados, en caso de aplicar.

1.8.3.4.5. Fondos de ahorro: Se deben definir los conceptos por los que se generan los fondos de ahorro, su metodología de cálculo, así como la forma en que se administrarán.

1.8.3.4.6. Reaseguros: En el evento en que el producto sea objeto de reaseguro se debe informar la modalidad del mismo.

1.8.3.5. RESERVAS.  

En la nota técnica también se deben indicar las reservas que se constituirán. En los eventos en los cuales no se tenga como referencia la metodología definida en la normatividad vigente, se debe consignar en forma detallada la metodología para su cálculo.

1.8.4. RESULTADOS.

Se debe anexar en hoja de cálculo en un medio digital, la aplicación detallada de la formulación expuesta en el documento para el cálculo de las primas de riesgo, comercial, reservas, valores garantizados y participación de utilidades, así como cualquier otro desarrollo mostrado en la nota técnica.

1.8.5. Nombre y firma del actuario que elaboró la nota técnica.

1.9 DEVOLUCIÓN DE PRIMAS. <Subnumeral adicionado por la Circular 14 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>

Para la devolución del valor de la prima estipulada por circunstancias generalizadas de disminución del riesgo que se presenten de conformidad con el art. 1065 del C.Cio, las entidades aseguradoras deben establecer políticas y metodologías internas con el fin de: (i) identificar los productos respecto de los cuales exista una disminución del riesgo, (ii) cuantificar la disminución del riesgo y la reducción correspondiente de la prima, (iii) definir procedimientos idóneos para aplicar tales mecanismos y (iv) comunicar de forma amplia, los canales, productos y procedimientos para hacer efectiva la devolución en dinero. No obstante, la entidad podrá definir y ofrecer otros mecanismos distintos a la devolución en dinero, siempre que el tomador los acepte de manera expresa o tácita, por ejemplo: la extensión en la cobertura del seguro.

2. ASPECTOS FINANCIEROS LAS ENTIDADES ASEGURADORAS.

2.1. RÉGIMEN PATRIMONIAL. <Numeral modificado por la Circular 18 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

El presente numeral señala los criterios y parámetros que las entidades aseguradoras deben observar para el cumplimiento del régimen de patrimonio adecuado establecido en el Título 1 del Libro 31 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010.

2.1.1. PATRIMONIO TÉCNICO. <Numeral modificado por la Circular 18 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

El Patrimonio Técnico (PT) se define como la suma del Patrimonio básico ordinario neto de deducciones (PBO), el Patrimonio Básico Adicional (PBA) y el Patrimonio Adicional (PA). Para el cálculo de cada componente deben tomarse en cuenta las instrucciones del presente subnumeral.

2.1.1.1. CLASIFICACIÓN DE LAS ACCIONES E INSTRUMENTOS DE DEUDA SUBORDINADA. <Numeral modificado por la Circular 18 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

En virtud del parágrafo 1 del artículo 2.31.1.2.1 del Decreto 2555 de 2010, la SFC definirá la pertenencia al PBO, PBA y PA, de las acciones y los instrumentos de deuda, según corresponda. Para el efecto, el emisor debe solicitar la clasificación de los instrumentos del patrimonio técnico de acuerdo con las instrucciones señaladas en el Anexo 14 del presente Capítulo. Aquellos títulos que ya fueron clasificados en alguna categoría no deben ser presentados de nuevo a esta Superintendencia.

Los instrumentos que la SFC no clasifique en el capital regulatorio no podrán hacer parte del PT de la entidad aseguradora.

Para el cumplimiento de los criterios y características que deben tener los instrumentos señalados en los artículos 2.31.1.2.2 a 2.31.1.2.4 del Decreto 2555 de 2010 para ser aprobados como capital regulatorio por parte de la SFC, debe tomarse en consideración que el criterio de pertenencia incluido como “No financiado por la entidad” en el artículo 2.31.1.2.1 del Decreto 2555 de 2010, se refiere como “vinculada” a cualquier participante que sea: a) el o los accionistas o beneficiarios reales del 5% o más de la participación accionaria en la entidad; b) las personas jurídicas en las cuales la entidad sea beneficiario real del 5% o más de la participación accionaria; o c) la matriz de la entidad y sus subordinadas.

Se entiende por beneficiario real para efectos de esta clasificación cualquier persona o grupo de personas que, directa o indirectamente, por sí misma o a través de interpuesta persona, por virtud de contrato, convenio o de cualquier otra manera, tenga respecto de una acción o de cualquier participación en una sociedad, la facultad o el poder de votar en la elección de directivas o representantes, o de dirigir, orientar y controlar dicho voto, así como la facultad o el poder de enajenar y ordenar la enajenación o gravamen de la acción o de la participación.

Conforman un mismo beneficiario real para efectos de esta clasificación los cónyuges o compañeros permanentes y los parientes dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y único civil, salvo que se demuestre que actúan con intereses económicos independientes, circunstancia que podrá ser declarada mediante la gravedad de juramento ante la SFC con fines exclusivamente probatorios.

Para efectos de esta clasificación, una persona o grupo de personas se considera beneficiario real de una acción o participación si tiene derecho para hacerse a su propiedad con ocasión del ejercicio de un derecho proveniente de una garantía o de un pacto de recompra o de un negocio fiduciario o cualquier otro pacto que produzca efectos similares, salvo que los mismos no confieran derechos políticos.

2.1.1.2. DEFINICIONES RELEVANTES PARA EL CÁLCULO DEL PBO. <Numeral modificado por la Circular 18 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Para efectos de la determinación del PBO, se entiende por inversión indirecta aquella inversión realizada por una entidad vigilada por la SFC (en adelante entidad principal) en una tercera entidad vigilada por la SFC o entidad financiera del exterior por medio de otra(s) entidad(es) o vehículo(s) (en adelante intermediario).

A continuación, se señala de manera ilustrativa y enunciativa, algunos ejemplos para determinar la inversión indirecta: a) Cuando el(los) intermediario(s) es(son) subordinado(s), controlado(s) o está(n) bajo administración de la entidad principal, la participación de ésta última en la tercera entidad corresponde a la participación del(los) intermediario(s) en dicha entidad; b) cuando el(los) intermediario(s) no es(son) subordinado(s), controlado(s) o no está(n) bajo administración de la entidad principal, la participación de ésta última en la tercera entidad corresponde al producto de las participaciones, es decir, la que tiene la entidad principal en el intermediario multiplicado por la participación de ésta en la tercera entidad; y c) cuando se realiza mediante la participación de varios intermediarios que son subordinados, controlados o están bajo administración de la entidad principal y aquellos que no son subordinados o controlados, la participación resulta de aplicar de forma conjunta a) y b).

2.1.2. PATRIMONIO ADECUADO. <Numeral modificado por la Circular 18 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades aseguradoras deben mantener permanentemente y acreditar ante la SFC un patrimonio técnico equivalente como mínimo al nivel de patrimonio adecuado, atendiendo a las disposiciones del Capítulo 2 del Título 1 del Libro 31 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010 y las instrucciones del presente subnumeral.

2.1.2.1. RIESGO DE SUSCRIPCIÓN. <Numeral modificado por la Circular 18 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades aseguradoras deben determinar el valor de la exposición a riesgo de suscripción de acuerdo con las instrucciones de los artículos 2.31.1.2.6 a 2.31.1.2.8 del Decreto 2555 de 2010.

2.1.2.1.1. Riesgo de suscripción en las entidades de seguros generales

Para dar cumplimiento a las instrucciones del parágrafo del artículo 2.31.1.2.6 del Decreto 2555 de 2010, respecto de la identificación de los siniestros extremos, las entidades aseguradoras señalarán como siniestro extremo (con excepción de aquellos registrados para el ramo de terremoto) aquel cuyo monto reservado bruto de reaseguro y/o pagado sin considerar reembolsos de reaseguro ascienda como mínimo a 399 millones de Unidades de Valor Real (UVR) vigentes al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. Así mismo, se identificará como siniestro extremo aquellos siniestros que ocurridos en un mismo evento acumulen un valor reservado bruto de reaseguro y/o pagado sin considerar reembolsos de reaseguro, superior al monto anteriormente señalado.

Este monto será revisado por la SFC y podrá ser modificado si ésta considera que no refleja las condiciones de siniestralidad del mercado de seguros.

En el caso del ramo de terremoto, se identificará como siniestro extremo aquellos siniestros que ocurridos en un mismo evento acumulen un valor reservado bruto de reaseguro y/o pagado sin considerar reembolsos de reaseguro, superior al monto de la PMP (Pérdida Máxima Probable) de la cartera total en los términos del artículo 2.31.5.1.1 del Decreto 2555 de 2010.

2.1.2.2. RIESGO DE ACTIVO. <Numeral modificado por la Circular 18 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades aseguradoras deben contar con políticas, procesos, sistemas y controles internos eficaces para garantizar que le asignan a cada contraparte y activo la ponderación adecuada.

Para la adecuada clasificación y el cálculo del riesgo de activo de acuerdo con la ponderación de riesgo crediticio en sus respectivas categorías, tanto en moneda nacional como extranjera, las entidades aseguradoras deben tener en cuenta las instrucciones de los formatos de reporte de información que para el efecto se establecen, con base en lo señalado en el Decreto 2555 de 2010, con sus correspondientes instructivos y las que se señalan a continuación:

2.1.2.2.1. Ponderación de la exposición crediticia de los instrumentos financieros derivados

El valor de la exposición crediticia de los instrumentos financieros derivados se debe calcular conforme a lo dispuesto en el Anexo 3 del Capítulo XVIII de la CBCF.

La exposición con instrumentos financieros derivados corresponde a la multiplicación de la Exposición Crediticia (EC) por el factor de ponderación que le corresponda a cada contraparte.

2.1.2.2.2. Ponderación de la exposición de los productos estructurados

Los productos estructurados ponderan de la siguiente forma:

2.1.2.2.2.1. Cuando se realicen inversiones en productos estructurados cuyos componentes provengan de distintas contrapartes y el vendedor no sea responsable de su pago, dicho producto estructurado debe computar según las instrucciones del parágrafo 2 del artículo 2.31.1.2.9 del Decreto 2555 de 2010, considerando la suma de los siguientes dos factores: 1) La multiplicación del precio justo de intercambio de mercado (valor razonable) del componente no derivado por el porcentaje de ponderación que aplique al respectivo emisor; y 2) la multiplicación del costo de reposición de los componentes derivados por el porcentaje de ponderación que aplique a la respectiva contraparte.

2.1.2.2.2.2. Los demás productos estructurados deben ponderar de conformidad con las instrucciones del numeral 6 del artículo 2.35.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010.

2.1.2.2.3. Ponderación de la exposición de las operaciones del mercado monetario

En las operaciones de reporto o repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores, se debe multiplicar la exposición neta de cada operación por el factor de ponderación que corresponda.

Exposición Neta (EN): Se entiende como exposición neta en una operación de reporto o repo, simultánea o transferencia temporal de valores el monto que resulte de restar la posición deudora de la posición acreedora que ostenta la entidad en la respectiva operación realizada, siempre que dicho monto sea positivo. Para el cálculo de dichas posiciones debe tenerse en cuenta el precio justo de intercambio (valor razonable) de mercado de los valores cuya propiedad se transfiera en desarrollo de la operación, la suma de dinero que sea entregada en la misma, así como los intereses o rendimientos causados asociados.

Incorporación al cálculo del riesgo de activo: Una vez determinada la exposición neta de cada operación, se debe establecer su contribución al riesgo de activo. De esta manera, la contribución de una operación del mercado monetario será igual a:

Donde  corresponde al porcentaje de ponderación asignado según la calidad crediticia de la contraparte definida en el artículo 2.31.1.2.9 del Decreto 2555 de 2010 y en el Formato XXX (Proforma F.XXXX-XX) “Declaración del control de ley patrimonio adecuado - Seguros”.

No obstante y de acuerdo con el parágrafo 3 y 4 del artículo 2.31.1.2.9 del Decreto 2555 de 2010, para efectos de determinar el valor de los activos ponderados por nivel de riesgo crediticio, las garantías transferidas con ocasión de la realización de operaciones repo o reporto, simultáneas o de transferencia temporal de valores se deben considerar de acuerdo con el porcentaje de ponderación de riesgo de contraparte que les corresponda, siempre que las mismas permanezcan en el balance del enajenante, originador o receptor.

2.1.2.2.4. Ponderación del activo de contingencias a cargo del reasegurador y las cuentas por cobrar con reaseguradores netas del depósito de reserva a reaseguradores del exterior

En la determinación del componente de riesgo de activo correspondiente a las cuentas por cobrar con reaseguradores y el activo de las contingencias a cargo de reaseguradores, descrito en los numerales 5 y 6 del art. 2.31.1.2.9 del Decreto 2555 de 2010, las entidades aseguradoras deben emplear la probabilidad de incumplimiento en un año, para lo cual tomarán la probabilidad de que la calificación del reasegurador migre a las calificaciones de BB o menos de las matrices de transición para el sector de seguros publicadas más recientemente por la sociedad calificadora de riesgo que califica a cada reasegurador. La probabilidad de incumplimiento se determina como la suma algebraica de la probabilidad de transición de la calificación actual del reasegurador a las calificaciones de BB hasta D, como se muestra en la siguiente fórmula:

Donde,

 corresponde a la probabilidad de incumplimiento de la calificación i del reasegurador.

i corresponde a la calificación actual del reasegurador con i= AAA, AA, A, BBB.

j corresponde a la calificación inferior a grado de inversión con j=BB, B, CCC, C y D.

 corresponde a la probabilidad de migrar de una calificación i a la calificación j.

En el caso que un reasegurador cuente con más de una calificación internacional de fortaleza financiera, la entidad aseguradora debe tomar la probabilidad de incumplimiento correspondiente a la calificación más baja o de mayor riesgo. Para la determinación de la equivalencia entre las calificaciones, la entidad aseguradora debe tomar la siguiente tabla de equivalencias. Cuando el reasegurador cuente con una calificación que proceda de una agencia calificadora distinta de las incluidas en la siguiente tabla de equivalencias, la entidad aseguradora debe incorporar en su análisis de equivalencias una tabla que presente una comparación entre las calificaciones de la agencia calificadora del reasegurador y alguna de las agencias incluidas en la tabla. Si las diferentes calificaciones internacionales de fortaleza financiera se consideran como iguales, la entidad aseguradora debe tomar la probabilidad de incumplimiento más alta entre las matrices de transición.

Calificadora	Standard & Poor's	Fitch	Moody's	A.M. Best
Calificaciones internacionales de fortaleza financiera	AAA	AAA	Aaa	A++, A+
AA +		AA +	Aa 1	A
AA		AA	Aa 2
AA -		AA -	Aa 3
A +		A+	A 1	A-
A		A	A 2
A -		A-	A 3
BBB +		BBB+	Baa 1	B++, B+
BBB		BBB	Baa 2
BBB -		BBB-	Baa 3

Cuando una sociedad calificadora de riesgo no publique matrices de transición, o transcurran más de 12 meses calendario desde la última publicación, la entidad aseguradora debe identificar la calificación equivalente en las sociedades calificadoras para las que existen matrices de transición actualizadas y emplear la probabilidad de incumplimiento más alta entre dichas matrices. Para determinar la equivalencia entre calificaciones la entidad aseguradora debe emplear la tabla de equivalencias anteriormente presentada y una tabla que presente una comparación entre las calificaciones de la agencia calificadora del reasegurador y alguna de las agencias incluidas en la tabla cuando el reasegurador cuente con una calificación que proceda de una agencia calificadora distinta de las incluidas en la tabla de equivalencias.

Las entidades aseguradoras deben actualizar las probabilidades de incumplimiento en el cálculo del patrimonio adecuado del mes siguiente al que tengan conocimiento de la publicación de las matrices de transición. En todo caso, el plazo máximo para la actualización de las probabilidades de incumplimiento es de tres (3) meses, contados a partir de la publicación de la matriz de transición por parte de la sociedad calificadora de riesgo.

La entidad aseguradora debe documentar las matrices de transición empleadas en la actualización y dentro del mes siguiente a dicha actualización remitir a la SFC una comunicación en la cual notifique el cumplimiento de las instrucciones del presente subnumeral. En la comunicación remitida a la SFC se debe señalar la fecha de publicación de las matrices de transición por parte de la sociedad calificadora y el mes a partir del cual la entidad aseguradora aplica dichas probabilidades.

2.1.2.3. RIESGO DE MERCADO. <Numeral modificado por la Circular 18 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

La medición de la exposición al riesgo de mercado se debe realizar conforme a las instrucciones establecidas en el Capítulo XXI “Reglas Relativas al Sistema de Administración de Riesgo de Mercado” de la CBCF.

2.1.2.4. RIESGO OPERACIONAL. <Numeral modificado por la Circular 18 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Para el cálculo de la exposición al riesgo operacional las entidades aseguradoras que administren a través de patrimonios autónomos recursos del Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales –FONPET y contratos de fondos de pensiones voluntarias, deben atender lo establecido en el Capítulo 2 del Título 1 del Libro 31 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010 y las siguientes instrucciones.

Para determinar el valor de la exposición al riesgo operacional, las entidades aseguradoras deben sumar los ingresos por comisiones provenientes de la administración de activos que se realice a través de patrimonios autónomos con recursos del Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales –FONPET y contratos de fondos de pensiones voluntarias.

Para los nuevos administradores o para aquellos que no tengan información de los 36 meses anteriores a la fecha de cálculo, previa solicitud de la entidad o de considerarlo necesario la SFC publicará mensualmente el cociente de ingresos y gastos por comisiones de administración.

Para aquellas entidades que no tengan información para los 36 últimos meses, el cálculo del cociente de ingresos y gastos por comisiones de los contratos administrados se realizará de la siguiente manera:

CIG = PAIG / PMA

Donde:

CIG = Cociente de ingresos y gastos por comisiones de administración de operaciones.

PAIG =   Promedio anual de los últimos 36 meses de los ingresos por comisiones de los contratos administrados menos los gastos por concepto de custodia de valores.

PMA =  Promedio mensual de los últimos 36 meses de los activos de los contratos administrados.

Los activos, ingresos y gastos corresponden a los reportados por los administradores en los últimos 36 meses.

El cociente de ingresos y gastos por comisiones de administración de operaciones (CIG) será calculado respecto de cada actividad o tipo de contrato, independientemente de la entidad que lo realice.

2.1.3. PLANES DE AJUSTE. <Numeral modificado por la Circular 18 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Cuando una entidad aseguradora prevea que va a incurrir o presente defectos en el régimen de patrimonio adecuado debe, de manera inmediata, establecer y enviar a la SFC el plan de ajuste anexando la documentación en la cual conste que se ha informado a los accionistas o asociados. Lo anterior sin perjuicio de otras medidas que pueda tomar la SFC en desarrollo de sus facultades.

El documento mediante el cual se presente el plan de ajuste debe contener como mínimo la siguiente información:

2.1.3.1 Las explicaciones sobre los motivos que originaron u originarán el defecto respectivo, con un estudio fundamentado de análisis financiero en el que se evalúen las principales variaciones de aquellos elementos del capital y de los estados financieros en donde se causen los mayores cambios por cuyo motivo se presenta o se espera que se presente el defecto.

2.1.3.2 Un plan de actividades que, partiendo del anterior diagnóstico, permita establecer objetivos, metas de cumplimiento y estrategias de corto plazo para ajustarse. El plan de ajuste deberá determinar de manera exacta, oportuna y cuantificable, proyectos específicos en materia de crecimiento o de la distribución del total de activos o de determinadas categorías de ellos, obligaciones de enajenación de inversiones, incrementos patrimoniales, o cualquier otro aspecto que permita evitar o resolver a la mayor brevedad posible el incumplimiento del régimen de patrimonio adecuado.

2.1.3.3 Un cronograma para el cumplimiento y desarrollo del plan de ajuste, que permita identificar de manera específica todas y cada una de las metas a cumplir en el término establecido para tal fin.

En todo caso, el plan de ajuste que se presente a consideración de la SFC no puede tener previsto un período de implementación superior a un año, contado a partir de la fecha de su aprobación por parte de la SFC.

Cuando los defectos mensuales se originen como consecuencia de eventos catastróficos las entidades aseguradoras convendrán un plan de ajuste con la SFC cuyo plazo no podrá superar noventa (90) días.

Lo anterior sin perjuicio de las medidas de supervisión que considere apropiadas la SFC.

En todo caso y conforme a los criterios señalados en el artículo 2.31.1.2.1 y las instrucciones del artículo 2.31.1.2.12 del Decreto 2555 de 2010, cuando se presente el mencionado incumplimiento del régimen de patrimonio adecuado y hasta tanto no se complete el plan de ajuste, la entidad aseguradora tendrá las siguientes limitaciones: 1) la distribución de utilidades o excedentes, liberación de reservas, reducción del capital social, y en general, cualquier posibilidad de afectación de recursos por voluntad de la administración que conlleve una reducción en su patrimonio; y 2) la suspensión temporal del pago de dividendos, recompra de acciones, bonificaciones a empleados o cualquier otro programa de pagos discrecionales, de incentivos o erogaciones no ordinarias a partes relacionadas.

2.2. REGLAS SOBRE EL RÉGIMEN DE RESERVAS TÉCNICAS Y SU INVERSIÓN.

2.2.1. REGLAS SOBRE RESERVAS TÉCNICAS.  

2.2.1.1. CONTROL DE RESERVAS DE SINIESTROS.

Las entidades aseguradoras deben contar con un libro auxiliar en el cual se asienten los datos que soporten los movimientos de la reserva de siniestros y el registro contable del respectivo pasivo. Dicho libro debe ser llevado en forma sistematizada, pudiéndose llevar un libro por cada ramo, área de la entidad o sucursal, aunque siempre de forma centralizada.

En todo caso, la entidad aseguradora debe mantener a disposición de la SFC la siguiente información mínima extraída de dicho libro:

2.2.1.1.1. Número de la póliza, o del contrato si se trata de un negocio aceptado.

2.2.1.1.2. Número de radicación del siniestro.

2.2.1.1.3. Ramo(s) de la póliza o del contrato. Para este efecto se debe utilizar el número del código de los ramos, establecido en el subnumeral 1.1. del presente Capítulo.

2.2.1.1.4. Indicación de si se trata de una póliza expedida de forma directa, en coaseguro o de un negocio aceptado en reaseguro. Para dicho efecto, se deben utilizar los siguientes códigos: PD para las pólizas expedidas directamente y sin coaseguro; AR para los negocios aceptados en reaseguro; CO para pólizas expedidas en coaseguro.

2.2.1.1.5. Nombre del asegurado, tomador y beneficiario.

2.2.1.1.6. Fecha de ocurrencia del siniestro.

2.2.1.1.7. Fecha de aviso.

2.2.1.1.8. Fecha de presentación de la reclamación en los términos señalados en el art. 1077 C.Cio. (fecha de entrega del último documento).

2.2.1.1.9. Cobertura afectada. Para este efecto se debe utilizar la codificación señalada en el subnumeral 1.1. del presente Capítulo.

2.2.1.1.10. Valor de la pretensión.

2.2.1.1.11. Reserva parte compañía inicialmente constituida.

2.2.1.1.12. Reserva parte reaseguradores inicialmente constituida.

2.2.1.1.13. Ajuste de cada una de las reservas a las que se refieren los subnumerales 2.2.1.1.11 y 2.2.1.1.12. anteriores, si los hubiere.

2.2.1.1.14. Fecha y valor de pago del siniestro.

2.2.1.1.15. Indicación de si el siniestro fue objetado o se encuentra en trámite.

2.2.1.1.16. Razones de objeción, en caso de que a ello haya lugar.

2.2.1.1.17. Indicación de si el siniestro se encuentra en proceso (litigio) o no.

2.2.1.1.18. Valor total de la reserva de siniestros parte compañía y parte reaseguradores.

Tratándose de operaciones de reaseguro aceptado, la aseguradora no está obligada a tener la información de que tratan los literales 2.2.1.1.5, 2.2.1.1.6, 2.2.1.1.7, 2.2.1.1.8, 2.2.1.1.1.15 y 2.2.1.1.16, anteriores.

2.2.1.2. CONSTANCIAS A RECLAMANTES.  

Para los mismos efectos previstos en este acápite, las entidades aseguradoras deben expedir constancia a sus reclamantes, que contenga como mínimo la siguiente información:

2.2.1.2.1. Nombre del asegurado

2.2.1.2.2. Número de la póliza afectada por el reclamo

2.2.1.2.3. Fecha del siniestro

2.2.1.2.4. Fecha de aviso del siniestro

2.2.1.2.5. Fecha de presentación del reclamo

2.2.1.2.6. Documentos aportados

2.2.1.2.7. Valor pretendido de la reclamación

2.2.1.2.8. Número consecutivo de la constancia expedida

2.2.1.3. Retención de reserva de riesgos en curso en la operación de reaseguro

Para efectos de la adecuada operación del reaseguro, las entidades aseguradoras deben dar aplicación al art. 2.31.4.1.9 del Decreto 2555 de 2010.

La entidad cedente y el reasegurador pueden estipular el reconocimiento de intereses remuneratorios en favor de éste sobre dichos depósitos durante el término en que deba mantener la retención.

2.2.2. RESERVA MATEMÁTICA. <Numeral adicionado por la Circular 40 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

2.2.2.1. Cálculo de la reserva matemática.

La reserva matemática se debe calcular conforme a lo establecido en el art. 2.31.4.3.2 y ss. del Decreto 2555 de 2010 para los seguros de vida individual, los ramos de seguros de pensiones Ley 100, riesgos laborales y conmutación pensional y los amparos cuya prima se calcule en forma nivelada o seguros cuyo beneficio se pague en forma de renta.

2.2.2.2. Tasa de interés técnico

Las entidades aseguradoras deben emplear una tasa de interés técnico para el cálculo de la reserva matemática. La tasa de interés técnico que emplearán durante toda su vigencia las pólizas y amparos emitidos se determinará a la fecha de emisión de la respectiva póliza y corresponderá a la menor entre la tasa de interés que sirvió como base para el cálculo de la prima (tasa de venta) y la Tasa de Mercado de Referencia (TMR) que se determina como se describe a continuación a partir del vector de tasas de interés TMR_k. En todo caso, la entidad aseguradora debe acoger la mayor reserva.

Para el ramo de riesgos laborales la tasa de interés técnico corresponderá a la TMR. Para el ramo de vida individual, la reserva correspondiente a cada renovación debe calcularse con base en la tasa de interés técnico aplicable al momento de la emisión de la póliza y no al momento de las renovaciones del contrato de seguro.

El vector de TMR_k en términos reales será publicado por la SFC trimestralmente. En el evento que no sea publicado dentro de dicho término, se debe aplicar el último vector TMR_k disponible.

Para encontrar la menor tasa entre la tasa de venta y la TMR, la entidad debe calcular una tasa equivalente o tasa interna de retorno al vector de tasas de mercado TMR_k resolviendo para TMR la siguiente ecuación:

Donde:

F_k son los flujos futuros esperados en el plazo k, expresado en años, de la respectiva póliza (ej: k = 1.5 para un flujo cuyo pago se hará en 18 meses).

TMR_k es la entrada k (del año más cercano) del vector de tasas de mercado de referencia publicado por la SFC.

TMR es la tasa de mercado de referencia equivalente de la póliza, que servirá para ser comparada con la tasa de venta de la póliza.

2.2.3. RESERVA POR INSUFICIENCIA DE ACTIVOS. <Numeral adicionado por la Circular 32 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:>

2.2.3.1. Ámbito de aplicación

Las instrucciones de la reserva por insuficiencia de activos (RIA) establecidas en el numeral 2.2.3 de este Capítulo aplican para los ramos establecidos en el 2.31.4.3.4 del Decreto 2555 de 2010.

2.2.3.2. Análisis de insuficiencia de activos

Trimestralmente las entidades aseguradoras deben efectuar un análisis de insuficiencia de activos respecto a los pasivos en los ramos aplicables, de acuerdo con la metodología establecida en el Anexo 13 del presente título, denominado “Metodología de Cálculo de la Reserva por Insuficiencia de Activos”.

2.2.3.3. Constitución y liberación de la reserva por insuficiencia de activos

Las entidades aseguradoras deben constituir la RIA cuando identifiquen una insuficiencia de activos con base en el análisis de insuficiencia que realicen trimestralmente. El plazo máximo para la constitución de la RIA será el último día hábil del corte trimestral siguiente al de identificación de la insuficiencia, que corresponde al corte de la información de los activos. La reserva se podrá liberar por la cuantía en exceso en el evento en que se reduzcan las insuficiencias con respecto al cálculo del periodo anterior o en su totalidad cuando no exista insuficiencia.

La SFC publicará trimestralmente las tasas de descuento relevantes para el cálculo del valor presente de la insuficiencia de activos. En el evento en que dichas tasas de descuento no sean publicadas dentro de dicho término, aplicarán los últimos vectores de tasas disponibles.

2.2.4 RESERVA TÉCNICA DE RIESGOS EN CURSO. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

2.2.4.1 RESERVA TÉCNICA DE PRIMA NO DEVENGADA. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

2.2.4.1.1. Metodología de cálculo de la reserva de prima no devengada

La reserva de prima no devengada se debe calcular conforme a lo establecido en el art. 2.31.4.2.2 del Decreto 2555 de 2010.

En línea con lo establecido en el Parágrafo 1 del mencionado artículo, en caso de que existan amparos cuya vigencia sea distinta a la vigencia de la póliza, para el cálculo de esta reserva se tomará como referencia el término de dicho amparo y no el de la póliza. Para pólizas cuya cobertura esté supeditada al pago de una prima calculada para un periodo inferior a la vigencia de la póliza, en las que el tomador no está obligado a pagar las primas pendientes hasta el vencimiento del contrato, para el cálculo de la reserva de prima no devengada se tomará como fecha de fin de la vigencia la de la cobertura otorgada por el pago de la prima y no la de la vigencia de la póliza.

En el evento en que el periodo de cobertura del amparo sea inferior o igual a un (1) mes, se debe constituir y mantener una reserva conforme a lo establecido en el inciso 4o del art. 2.31.4.2.2 del Decreto 2555 de 2010.

En pólizas en las que la prima sea financiada, el cálculo de la reserva de prima no devengada siempre se realizará tomando la vigencia de la póliza.

2.2.4.1.2. Gastos de Expedición

Para efectos del cálculo de la reserva técnica de prima no devengada, establecido en el art. 2.31.4.2.2 del Decreto 2555 de 2010, se entienden como Gastos de Expedición los gastos causados por la entidad para la suscripción y emisión de cada una de las pólizas. Los Gastos de Expedición deducibles de la prima emitida son los siguientes:

2.2.4.1.2.1. Gastos de tarifación, definidos como aquellos que permiten establecer el valor de la prima, tales como avalúos de predios por peritos, la remuneración del personal experto proporcional al tiempo dedicado a identificar los riesgos de suscripción, los exámenes médicos para el otorgamiento de pólizas de vida y los gastos en sistemas de información destinados a definir las condiciones de asegurabilidad.

2.2.4.1.2.2. Comisiones o remuneraciones variables causadas atadas a la venta de la póliza, destinadas al pago de intermediarios de seguros dependientes o independientes y canales de comercialización, tales como corresponsales y uso de red.

2.2.4.1.2.3. Papelería y gastos de entrega o de envío de la póliza al tomador.

El porcentaje correspondiente a los Gastos de Expedición deducidos del valor de la prima emitida, debe ser concordante con el rango establecido para tal efecto en la nota técnica a la que hace referencia el numeral 1.8 de este capítulo.

No son Gastos de Expedición aquéllos que no guarden relación directa o indirecta con la emisión de las pólizas, tales como los gastos en remuneraciones a los intermediarios de seguros distintos a las comisiones o remuneraciones variables, las indemnizaciones por incumplimiento de obligaciones legales o contractuales, las transferencias o contribuciones legales distintas a las efectuadas con cargo al ramo del SOAT, investigaciones de mercado o los gastos en publicidad.

2.2.4.1.3 Metodología de cálculo para vigencias indeterminadas <Subnumeral adicionado por la Circular 25 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Son pólizas o amparos con vigencia indeterminada aquellas en los que al momento de la contratación del seguro no se conoce el fin de la vigencia de la cobertura de la póliza o el amparo.

Para aquellas pólizas o amparo de seguros con vigencias indeterminadas para las cuales la fecha de fin de la vigencia no se conoce, se usará la siguiente fórmula para efectos del cálculo de la reserva de prima no devengada:

Donde:

 = Fecha estimada de finalización de la cobertura de la póliza o del amparo.

 = Fecha de inicio de la cobertura de la póliza o del amparo.

 = Número de días transcurridos entre el inicio y fin de vigencia de las pólizas o amparos cuya vigencia ya venció, o entre el inicio de la vigencia y la fecha de corte, en el caso de pólizas o amparos vigentes.

 = Número total de pólizas o amparos con vigencia indeterminada de dicha clase de póliza o amparo, vigentes o terminadas, teniendo en cuenta como mínimo los últimos tres años a la fecha de cálculo de la reserva de prima no devengada. Aquellas entidades sin experiencia siniestral en dichos productos deben utilizar información obtenida del mercado o de pólizas con características similares.

 = Desviación estándar del número de días transcurridos entre el inicio y fin de vigencia o la fecha de corte de las “n” pólizas o amparos considerados en el cálculo de la fecha del fin de vigencia.

En todo caso, si la reserva se agota mientras la póliza o el amparo continúa vigente, ésta debe constituirse nuevamente, utilizando como fecha de inicio de vigencia la fecha en que se agota la reserva, con base en la información disponible al momento de reconstituirla.

Para la cobertura de amparos judiciales del ramo de cumplimiento se deben tener en cuenta las variables antes mencionadas, incluyendo procesos judiciales en curso y terminados. En el seguro de transporte de mercancías, el cálculo se debe diferenciar según el medio de transporte (marítimo, aéreo o terrestre).

Las entidades aseguradoras pueden usar metodologías alternativas que tengan en cuenta la distribución estadística de la vigencia de las pólizas o amparos. Dicha metodología debe estar debidamente documentada, a disposición de la SFC y ser avalada por el Actuario Responsable.

2.2.4.2. RESERVA TÉCNICA POR INSUFICIENCIA DE PRIMAS. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

El cálculo de la reserva técnica por insuficiencia de primas, establecido en el art. 2.31.4.2.3 del Decreto 2555 de 2010, se realizará por ramos de seguros, de acuerdo con el listado definido en el numeral 1.1 de este capítulo.

Con excepción del seguro de invalidez y sobrevivencia, esta reserva debe calcularse y reajustarse mensualmente, tomando como referencia la información de los dos (2) últimos años, de acuerdo con lo establecido en el citado artículo, estableciendo como fecha de corte para la determinación de los ingresos y egresos, el cierre del mes inmediatamente anterior. Para tal efecto, se sumarán los ingresos relevantes de los últimos dos años y se descontará la suma de los egresos relevantes para este mismo periodo de acuerdo con las definiciones de los subnumerales 2.2.4.2.1 y 2.2.4.2.2.

Exceptuado el seguro previsional de invalidez y sobrevivencia, cuando se inicie la operación de un nuevo ramo, esta reserva se calculará según lo establecido en el parágrafo 4 del art. 2.31.4.2.3 del Decreto 2555 de 2010.

En caso de que la entidad aseguradora se acoja a una metodología de cálculo prospectivo para esta reserva, debe aplicarse lo establecido en el parágrafo 3 del art. 2.31.4.2.3 del Decreto 2555 de 2010.

Los ingresos y egresos relevantes para el cálculo de la reserva por insuficiencia de prima son los siguientes:

2.2.4.2.1. Ingresos:

2.2.4.2.1.1. Primas devengadas de acuerdo con la Proforma F3000-32 (Formato 290), descontando la liberación y/o constitución de las reservas técnicas por insuficiencia de prima e insuficiencia de activos; los ingresos de otros productos de seguros y la remuneración de administración de coaseguro.

2.2.4.2.1.2. Los ingresos de contratos de reaseguro proporcional y no proporcional, correspondientes a comisiones de reaseguro cedido, ingresos de contratos de reaseguro de exceso de pérdida, participaciones de utilidades por reaseguro cedido e intereses y gastos reconocidos por reaseguradores.

2.2.4.2.1.3. Los Ingresos Financieros de los activos que respaldan las reservas técnicas del ramo, sin incluir los rendimientos de las inversiones no asociadas a dichas reservas. Se entiende como Ingresos Financieros aquella entrada bruta de beneficios económicos realizados o causados, según corresponda, durante el periodo de reporte, asociados únicamente a los activos que respaldan las reservas técnicas de los respectivos ramos. Los Ingresos Financieros comprenden:

2.2.4.2.1.3.1. Ingresos realizados de los activos a valor razonable.

2.2.4.2.1.3.2. Ingresos causados de los activos a costo amortizado.

2.2.4.2.2. Egresos:

Los egresos computados deben corresponder en concepto y rango con los establecidos en la respectiva nota técnica.

2.2.4.2.2.1. Siniestros incurridos: Se computan sumando la constitución de reservas de siniestros avisados y ocurridos no avisados neta de reaseguro y los siniestros liquidados; y restando los salvamentos, recobros, reembolsos de siniestros sobre cesiones, así como la liberación de las reservas de siniestros avisados y ocurridos no avisados neta de reaseguro.

En caso de que se excluyan en el cálculo de esta reserva los siniestros caracterizados por baja frecuencia y alta severidad, la entidad aseguradora debe notificarlo a la SFC junto con la documentación que sustente actuarialmente dicha exclusión.

2.2.4.2.2.2. Egresos de contratos de reaseguro: Corresponden al costo de los contratos de exceso de pérdida, los intereses reconocidos a reaseguradores, participaciones de utilidades y otros egresos asociados al reaseguro.

2.2.4.2.2.3. Otros egresos de seguros: Corresponden a los gastos de administración de coaseguro aceptado, contribuciones de seguros y otros egresos.

2.2.4.2.2.4. Gastos de Expedición, en los términos del subnumeral 2.2.4.1.2 de este capítulo.

2.2.4.2.2.5. Gastos de administración y de personal, excluyendo los gastos extraordinarios sufragados con recursos de utilidades acumuladas o aportes de capital para fines específicos, tales como fusiones, adquisiciones, cierre de líneas de negocio y proyectos de infraestructura. Son gastos de administración y de personal aquéllos que no son Gastos de Expedición, ni son gastos de liquidación de siniestros o no están asociados a la gestión de las inversiones de la entidad aseguradora.

2.2.4.2.2.6. Los egresos financieros son aquéllos asociados a la gestión de las inversiones que respaldan las reservas técnicas, tales como pagos a proveedores de precios, remuneración del personal destinado a la labor de la administración de las inversiones, comisiones por concepto de la intermediación de valores y pagos por concepto de infraestructura y equipos destinados a la gestión de las inversiones. Se excluyen de este concepto, los egresos correspondientes a las inversiones propias de las entidades aseguradoras que no respaldan las reservas técnicas.

2.2.5. METODOLOGÍA PARA LA CONSTITUCIÓN Y AJUSTE DE LA RESERVA TÉCNICA DE SINIESTROS AVISADOS. <Nombre modificado por la Circular 15 de 2017>

2.2.5.1. SEGURO DE RIESGOS LABORALES. <División adicionada por la Circular 15 de 2017>

<Numeral adicionado por de la Circular 39 de 2016.  Rige a partir del 1o de enero de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

El monto total de la reserva de siniestros avisados del ramo de seguro de riesgos laborales debe ser igual a la sumatoria de aquella constituida por cada siniestro para cada prestación asistencial y/o económica en la fecha en que la entidad tenga conocimiento de la ocurrencia del siniestro, de acuerdo con el art. 2.31.4.4.4 del Decreto 2555 de 2010.

Para el cálculo de la reserva técnica de siniestros avisados del ramo de seguro de riesgos laborales, por cada siniestro se deben agregar las reservas técnicas constituidas para las siguientes prestaciones y gastos: prestaciones asistenciales (incluyendo, cuando sea del caso, siniestros avisados asistenciales crónicos y siniestros avisados asistenciales vitalicios), incapacidad temporal, incapacidad permanente parcial, pensión de invalidez, pensión de sobrevivencia, auxilio funerario, honorarios de abogados y gastos asociados al siniestro, directos e indirectos. El cálculo de la reserva para cada una de estas prestaciones se debe realizar conforme se indica en el Anexo 11 de este Título.

Los gastos directos asociados al siniestro son aquéllos que se encuentran relacionados de manera específica con un siniestro.

Los gastos indirectos asociados al siniestro son aquellos en que se incurre para la atención de los siniestros pero que no pueden ser asociados a uno solo de ellos.

2.2.5.2. SEGUROS PREVISIONALES DE INVALIDEZ Y SOBREVIVENCIA. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades aseguradoras deben constituir la reserva de siniestros avisados del ramo de seguros previsionales de invalidez y sobrevivencia conforme a lo establecido en el art. 2.31.4.4.2 del Decreto 2555 de 2010. El cálculo de esta reserva debe agregar las reservas técnicas constituidas para las siguientes coberturas y gastos: suma adicional requerida para la pensión de invalidez y sobrevivencia, auxilio funerario, subsidio económico por concepto favorable de rehabilitación y gastos asociados al siniestro tales como traslado de pacientes, valoración por especialistas, exámenes complementarios y honorarios de juntas de calificación.

Para el cálculo de esta reserva, las entidades aseguradoras deben implementar la metodología prevista en el Anexo 12 de este Título.

2.2.5.3. SEGUROS SIN RÉGIMEN ESPECIAL. <Subnumeral adicionado por la Circular 25 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

2.2.5.3.1. Ámbito de aplicación

Las entidades aseguradoras deben constituir la reserva de siniestros avisados para todos los ramos que no tengan una regulación especial, conforme al art. 2.31.4.4.1 del Decreto 2555 de 2010 y a las instrucciones contenidas en el num. 2.2.5.3 de este Capítulo.

2.2.5.3.2. Metodología para el cálculo de la reserva de siniestros avisados en siniestros típicos

Las entidades aseguradoras deben desarrollar metodologías propias para el cálculo de la reserva de siniestros avisados. Esta metodología debe tener en cuenta los criterios establecidos en el art. 2.31.4.4.1 del Decreto 2555 de 2010. Se entiende como típico aquel siniestro que se encuentre dentro de los rangos generalmente considerados de frecuencia y severidad o que se ajuste a la experiencia siniestral que sirve de base suficiente para su cálculo.

Las entidades aseguradoras deben constituir esta reserva en la fecha en que tenga conocimiento de la ocurrencia del siniestro y ajustarla mensualmente por el valor correspondiente a la mejor estimación técnica del costo del mismo. En caso en que no sea determinable dicho costo, la mejor estimación del siniestro debe basarse en hipótesis fundadas en el patrón de comportamiento de flujos, sustentadas en la experiencia de la propia entidad aseguradora o del mercado. La experiencia histórica de flujos de reclamaciones debe proporcionar una base sólida y confiable para desarrollar una proyección razonable del futuro.

En caso de que la entidad aseguradora implemente una nueva metodología o modifique la vigente, debe remitirla a la SFC, mediante una comunicación que informe dicho cambio y las motivaciones de esta decisión. Las modificaciones serán aplicables únicamente a partir del siguiente año fiscal.

2.2.5.3.3. Metodología para el cálculo de la reserva de siniestros avisados en siniestros atípicos

Las entidades aseguradoras deben establecer una metodología para calificar un siniestro como atípico, la cual debe ser aprobada por el actuario responsable y estar a disposición de la SFC. Se entiende como atípico aquel siniestro que se encuentre fuera de los rangos generalmente considerados de frecuencia y severidad o que no se ajuste a la experiencia siniestral, por lo cual ésta no sirve de base suficiente para su cálculo.

La metodología debe contener criterios prestablecidos para dicha calificación y ser aplicados consistentemente. Los siniestros atípicos pueden ser excluidos de la experiencia histórica de flujos utilizada para calcular la mejor estimación del costo de la reserva de siniestros avisados para siniestros típicos.

Las entidades aseguradoras deben constituir esta reserva en la fecha en que tenga conocimiento de la ocurrencia del siniestro y ajustarla mensualmente por el valor correspondiente a la mejor estimación técnica del costo del mismo. Para calcular la reserva de siniestros avisados en los siniestros atípicos, las entidades aseguradoras deben emplear una metodología propia que contenga bases actuariales, técnicas y estadísticas reconocidas internacionalmente. El monto estimado para siniestros atípicos debe adicionarse a la reserva de siniestros avisados, conjuntamente con los siniestros típicos.

El actuario responsable estará a cargo de determinar la metodología para la constitución de esta reserva en los siniestros atípicos y deberá dejar soporte de los criterios utilizados para la cuantificación de la reserva, los supuestos y parámetros utilizados para el efecto. Esta información debe estar a disposición de la SFC.

2.2.5.3.4. Lineamientos generales para el cómputo de los costos asociados al siniestro

La reserva de siniestros avisados debe incluir los egresos directos e indirectos asociados al proceso de administración de siniestros, incluyendo aquellos gastos o costos en que la aseguradora debe incurrir para procesar, evaluar y resolver las reclamaciones, tales como honorarios de asesoramiento legal y de peritos, costos internos de procesamiento de pagos de siniestros, gastos en sistemas de información de siniestros destinados a definir el valor de liquidación de los mismos y otros egresos de seguros relacionados con la administración de los siniestros.

Los egresos deben ser asignados conforme a criterios que reflejen la experiencia de la entidad aseguradora conforme a una metodología propia que cumpla los criterios establecidos los subnumerales 2.3.3.1.1 a 2.3.3.1.4 de este Capítulo. Esta asignación deberá estar basada en análisis actuales de las operaciones de la entidad, en la identificación de los factores de gastos adecuados y en coeficientes de distribución de gastos pertinentes.

2.2.5.3.5. Clasificación de siniestros

Después de calcularse la reserva de siniestros avisados, las entidades aseguradoras deben clasificar internamente cada siniestro en una de las siguientes categorías:

2.2.5.3.5.1. Siniestros liquidados pendientes de pago: Corresponde a aquellos siniestros que han sido liquidados de manera definitiva y que a la fecha de reporte de la información financiera no han sido pagados al beneficiario.

En el caso de los seguros de vida corresponde al importe de los siniestros de montos conocidos o pagos vencidos correspondientes a rentas que no han sido pagados al asegurado o beneficiario.

2.2.5.3.5.2. Siniestros avisados pendientes de liquidación: Son aquellos siniestros avisados cuya liquidación no se encuentra en firme porque están en trámite al interior de la entidad y no han sido liquidados o porque se esta definiendo su liquidación a través de mecanismos distintos al proceso judicial.

2.2.5.3.5.3. Siniestros avisados pendientes de liquidación en proceso judicial: Son aquellos siniestros que se encuentran en proceso judicial de cualquier índole. La reserva de estos siniestros debe comprender tanto el valor reservado para atender una eventual indemnización afectada por la probabilidad del riesgo técnico-jurídico como los honorarios de abogados, asociados a cada proceso. La reserva constituida para el pago de honorarios de abogados no debe ser afectada por la probabilidad del riesgo técnico-jurídico del proceso judicial.

Las entidades aseguradoras deben conformar un comité interdisciplinario de evaluación de siniestros en proceso judicial o conciliación, el cual debe ser integrado, al menos, por un experto en asuntos legales y un responsable administrativo del área técnica de siniestros. Dicho comité deberá reunirse mínimo trimestralmente.

Este comité tiene las siguientes responsabilidades:

2.2.5.3.5.3.1. Determinar la categoría y probabilidad del riesgo técnico-jurídico del proceso judicial, teniendo en cuenta los conocimientos y experiencia de los miembros del comité y la información disponible de los siniestros pagados. La metodología empleada para fijar las probabilidades de que trata este subnumeral debe estar debidamente documentada y mantenerse a disposición de la SFC.

2.2.5.3.5.3.2. Revisar los procesos judiciales, los cambios en la instancia jurídica para los procesos en curso y la terminación del proceso por conciliación o fallo.

2.2.5.3.5.3.3. Hacer un seguimiento de los procesos judiciales en curso.

2.2.6. INSTRUCCIONES RELATIVAS A LA INVERSIÓN DE RESERVAS TÉCNICAS EN BIENES RAÍCES PRODUCTIVOS Y NO PRODUCTIVOS. <Numeral modificado por la Circular 36 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

De acuerdo con los numerales 3.10 del art. 2.31.3.1.2 y 17 del art. 2.31.3.1.4 del Decreto 2555 de 2010, las reservas técnicas de las entidades aseguradoras de vida, netas del activo de transferencia de riesgo al reasegurador, pueden estar invertidas en bienes raíces productivos y no productivos ubicados en el territorio colombiano, sin perjuicio de lo dispuesto en el Capítulo V, Título I, Parte I de la presente Circular.

2.2.6.1. ADMISIBILIDAD DE LA INVERSIÓN EN BIENES RAÍCES PRODUCTIVOS Y NO PRODUCTIVOS. <Título numeral modificado por la Circular 36 de 2020>

<Subnumeral adicionado por la Circular 33 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Para que la inversión en bienes raíces productivos sea admisible, es necesario que se cumplan con los siguientes requisitos:

2.2.6.1.1. Los bienes raíces no pueden ser utilizados para el desarrollo del objeto social de la entidad aseguradora.

2.2.6.1.2. Las entidades vinculadas de la entidad aseguradora no pueden tener la condición de titular de derechos reales o alguno similar sobre el bien raíz objeto de inversión.

2.2.6.1.3. Los bienes raíces deben ser productivos, esto es, al momento de computarse como inversión de las reservas técnicas, los mismos deben ser objeto de un contrato de arrendamiento o concesión. Este contrato debe tener, como mínimo, un (1) año de duración y debe generar ingresos hacia la entidad aseguradora desde el momento mismo de su clasificación como activo que respalda las reservas técnicas. Lo anterior no obsta para que el término de duración del contrato se vaya reduciendo con el transcurso de la ejecución del mismo.

En ese sentido, no se pueden computar como inversión de reservas técnicas aquellas inversiones sobre bienes raíces no productivos. Por lo anterior, estas inversiones tendrán el tratamiento de inversiones de libre inversión de las que trata el art. 2.31.3.1.15 del Decreto 2555 de 2010.

Si un bien raíz deja de ser productivo, la entidad aseguradora tendrá un término de seis (6) meses para volverlo productivo. Si transcurrido dicho término, la entidad aseguradora no ha suscrito un nuevo contrato de arrendamiento o concesión, la respectiva entidad deberá darle el tratamiento de inversiones de libre inversión hasta cuando se celebre un nuevo contrato en las condiciones mencionadas en el primer inciso de este subnumeral.

2.2.6.1.4. Las entidades aseguradoras no pueden tener la condición de titular de derechos reales o alguno similar sobre el bien raíz objeto de inversión, al momento de la inversión.

2.2.6.1.5. Los bienes raíces productivos deben estar ubicados dentro del territorio colombiano.

2.2.6.1.6. La inversión debe realizarse de acuerdo con lo indicado en el numeral 2.2.6.2  de este Capítulo.

2.2.6.1.7. El bien raíz productivo debe estar asegurado, como mínimo, contra los riesgos de incendio y terremoto durante la vigencia del contrato de arrendamiento o concesión. El valor asegurado debe corresponder al valor de reconstrucción del bien raíz productivo.

2.2.6.1.8. En consonancia con lo establecido en el numeral 3 del art. 2.31.3.1.13 del Decreto 2555 de 2010, el bien raíz productivo debe mantenerse libre de embargos, gravámenes, medidas preventivas o de cualquier naturaleza que impidan su libre cesión o transferencia. Por lo tanto, cualquier afectación de las mencionadas impide que la inversión en el bien raíz sea computada como inversión de las reservas técnicas.

<Inciso adicionado por la Circular 36 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Siempre que se trate de los bienes inmuebles relativos a la renta vitalicia inmobiliaria descritos en el Título 7 del Libro 31 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, para que la inversión en bienes raíces no productivos sea admisible es necesario que se cumplan con los requisitos definidos en los subnumerales 2.2.6.1.2, 2.2.6.1.4., 2.2.6.1.5, 2.2.6.1.7 y 2.2.6.1.8. del presente Capítulo. En todo caso, en atención a la naturaleza de la operación de renta vitalicia inmobiliaria, se considera admisible la inversión en dichos bienes raíces no productivos a pesar del usufructo al tomador y/o sus beneficiarios al momento de la transferencia de la nuda propiedad a la entidad aseguradora.

2.2.6.2. POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA INVERSIÓN EN BIENES RAÍCES PRODUCTIVOS. <Subnumeral adicionado por la Circular 33 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

La junta directiva de la entidad aseguradora debe establecer una política de inversión para esta clase de inversiones. La política debe indicar, como mínimo, (i) las características de los bienes raíces productivos en los cuales la entidad aseguradora podrá realizar la inversión, (ii) los responsables de tomar la decisión sobre la realización o cancelación de la inversión y (iii) el contenido de los informes que el responsable de la inversión deberá presentar al comité de riesgos de la entidad aseguradora en el que se detallen las características de las inversiones, un análisis de los riesgos a los que están expuestas y el informe de valoración. Adicionalmente, el comité de riesgos debe verificar que en la valoración de las inversiones se tuvo en cuenta lo dispuesto en el subnumeral 2.2.6.3 de este Capítulo.

2.2.6.3. VALORACIÓN DE LOS ACTIVOS. <Subnumeral adicionado por la Circular 33 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Las inversiones en bienes raíces productivos deben valorarse teniendo en cuenta el avalúo catastral del inmueble así como la destinación que tenga el bien raíz, esto es, residencial, comercial, industrial u otra y cumplir con las siguientes instrucciones:

2.2.6.3.1. Valorarse por el precio que determine el proveedor de precios para valoración designado como oficial por la entidad aseguradora.

2.2.6.3.2. Cuando el proveedor de precios para valoración designado como oficial por la entidad aseguradora no cuente con una metodología de valoración para este tipo de inversiones, se debe cumplir con las siguientes instrucciones:

2.2.6.3.2.1. El avalúo debe ser realizado por un avaluador independiente de la entidad aseguradora, elegido por la junta directiva, inscrito en el Registro Nacional de Avaluadores y cuyos honorarios no pueden calcularse en función del valor de los activos avaluados. En todo caso, el avalúo debe atender, como mínimo, los criterios establecidos en el Decreto 422 de 2000 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan.

2.2.6.3.2.2. La técnica utilizada en el avalúo debe incluir la estimación y el descuento de los flujos de caja que genere el bien raíz productivo. La tasa de descuento a utilizar para descontar los flujos de caja no puede ser menor a aquella tasa utilizada para el cálculo de la reserva matemática que se va a respaldar con este activo. Si la inversión en bienes raíces productivos respalda más de una póliza de seguro, se aplicará la tasa más alta utilizada para el cálculo de la reserva matemática de dichas pólizas de seguro.

Las proyecciones de los flujos deben corresponder a aquellos ingresos establecidos en el contrato de arrendamiento o concesión del bien raíz productivo.

Es necesario que en el informe de valoración del bien raíz se revelen todos los supuestos de rentabilidad y riesgo que se utilizaron para calcular la tasa de descuento y este debe estar a disposición de la SFC.

2.2.6.3.3. Al avalúo, la entidad aseguradora debe aplicarle un ajuste por la iliquidez asociada al activo, para lo cual la entidad aseguradora debe establecer la metodología para este cálculo y tenerla a disposición de la SFC para su consulta en cualquier momento.

2.2.6.3.4. Los ingresos provenientes de los bienes raíces productivos por concepto de los contratos de arrendamiento o concesión deben ser actualizados anualmente, como mínimo, con base en la variación del índice de precios al consumidor (IPC) de los últimos doce (12) meses. Por lo anterior, las entidades aseguradoras deben incluir en los contratos que celebren una condición que cumpla con lo dispuesto en este subnumeral.

2.2.6.3.5. La periodicidad de la valoración del activo no puede ser superior al cierre de ejercicio de la entidad aseguradora. Sin embargo, debe actualizarse ante el indicio o la ocurrencia de eventos que puedan alterar considerablemente la valoración del activo, como un incumplimiento de la contraparte en el pago de los cánones de arrendamiento o el valor de la concesión, así como cambios económicos o de mercado que afecten la medición del valor del bien raíz.

2.2.6.3.6. Identificación y ocupación de los bienes raíces productivos en el territorio colombiano.

Cada bien raíz en que se invierta debe identificarse con un solo folio de matrícula inmobiliaria. Si el bien raíz es susceptible de ser fraccionado para su explotación (productividad), sin que lo anterior implique una división de la matrícula inmobiliaria, el cálculo de valoración de la inversión debe tener en cuenta el porcentaje de ocupación del bien raíz y/o las zonas y espacios susceptibles de ser explotados (productivos) pero que no tienen una matrícula inmobiliaria particular.

2.2.6.3.7. <Subnumeral adicionado por la Circular 36 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Valoración de los activos no productivos. Las inversiones en bienes raíces no productivos deben valorarse conforme a las siguientes instrucciones:

2.2.6.3.7.1. Las entidades aseguradoras deben realizar avalúos comerciales de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 2 del art. 2.31.7.1.4 del Decreto 2555 de 2010.

El valor del avalúo comercial resultante del inciso anterior debe ser actualizado trimestralmente. Para ello, tratándose de bienes inmuebles destinados a vivienda debe utilizarse el Índice de Precios de Vivienda Usada (IPVU) del Banco de la República. Por otro lado, tratándose de bienes inmuebles con destinación diferente a vivienda, las entidades aseguradoras deben realizar una estimación del valor del bien raíz no productivo de manera trimestral, teniendo en cuenta, como mínimo, el comportamiento de las principales variables macroeconómicas. La metodología de estimación debe estar a disposición de la SFC para su consulta en cualquier momento.

En todo caso, ante el indicio o la ocurrencia de eventos que puedan alterar considerablemente la valoración del bien raíz no productivo, tales como deterioro, cambios económicos y de mercado, las entidades aseguradoras deben incorporarlo en su valoración dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha de su conocimiento.

2.2.6.3.7.2. Al valor del bien raíz no productivo resultante de la aplicación del subnumeral anterior, la entidad aseguradora debe aplicarle trimestralmente un ajuste por la iliquidez asociada a dicho activo, para lo cual la entidad debe establecer la metodología para este cálculo y tenerla a disposición de la SFC para su consulta en cualquier momento.

2.2.7. CONTABILIZACIÓN DE LAS RESERVAS TÉCNICAS. <Subnumeral adicionado por de la Circular 38 de 2016.  Rige a partir del 1o de abril de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

En la contabilización de las reservas técnicas establecida en el art. 2.31.4.1.3 del Decreto 2555 de 2010, las entidades aseguradoras deben atender las siguientes instrucciones:

2.2.7.1. CONTABILIZACIÓN EN EL ACTIVO DE LAS CONTINGENCIAS A CARGO DE REASEGURADORAS. <Subnumeral adicionado por de la Circular 38 de 2016.  Rige a partir del 1o de abril de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades aseguradoras deben cuantificar y contabilizar en el activo las contingencias a cargo de reaseguradoras, derivadas de los contratos de reaseguro. Para efectos de las instrucciones relacionadas con la contabilización de las reservas técnicas, se entiende como contingencia la porción del riesgo asumida por la reaseguradora, producto de un contrato de reaseguro.

2.2.7.1.1. Metodología para la cuantificación de las contingencias a cargo de reaseguradoras

Las entidades aseguradoras deben utilizar una metodología propia para la cuantificación de las contingencias a cargo de reaseguradoras. Esta metodología y sus correspondientes modificaciones deben ser justificadas y avaladas por el Actuario Responsable. La metodología y la información utilizada deben estar contenidas en un documento técnico, el cual deberá permanecer a disposición de la SFC.

La metodología de cuantificación debe observar los siguientes criterios mínimos:

2.2.7.1.1.1 La cuantificación de las contingencias de las reaseguradoras debe hacerse por cada contraparte y por contrato.

2.2.7.1.1.2 El valor de las contingencias a cargo de las reaseguradoras debe reflejar transferencias reales de riesgo a cada reaseguradora, descartando cualquier acuerdo que no implique una asunción de riesgo por parte de cada reaseguradora.

Únicamente pueden reconocerse en el activo las obligaciones de las reaseguradoras derivadas de los contratos de reaseguro para los cuales la entidad aseguradora cuenta con un contrato celebrado con una reaseguradora. En el caso de contratos celebrados a través de intermediarios de reaseguros, sólo pueden contabilizarse aquellos que cumplan lo establecido en el subnumeral 1.6.3 de esta Capítulo, respecto de la aceptación de notas de cobertura suscritas por corredoras de reaseguros.

2.2.7.1.1.3. El valor de las contingencias de las reaseguradoras debe ser consistente con el programa de reaseguro de la entidad y las estipulaciones de los contratos de reaseguro tales como prioridades y capas. En el caso de los contratos de reaseguro proporcional, el valor de las contingencias a cargo de la reaseguradora debe corresponder con el porcentaje de cesión estipulado en el contrato de reaseguro.

Para los contratos de reaseguro en los que se establezcan límites de responsabilidad de la reaseguradora o variaciones en su participación en función de los niveles de siniestralidad de la entidad aseguradora u ocurrencia de un evento específico, estas condiciones deben reflejarse en el valor de las contingencias a cargo de las reaseguradoras. En todo caso, únicamente deben reflejarse las obligaciones derivadas de los contratos de reaseguro en los cuales existe transferencia real de riesgo.

Para la reserva de siniestros ocurridos no avisados, la estimación de las contingencias de las reaseguradoras debe calcularse con base en métodos técnicos que contemplen la historia siniestral de la aseguradora.

2.2.7.1.1.4. Consideración de la diferencia temporal entre las fechas en que se efectúen reembolsos por parte de la reaseguradora y los pagos por indemnizaciones que efectúa la entidad aseguradora, aplicando las tasas de interés de la curva cero cupón que determine el proveedor de precios oficial contratado por la entidad aseguradora. Dicha consideración tendrá en cuenta el saldo neto de todos los ingresos y egresos de la entidad aseguradora por contraparte.

2.2.7.1.1.5. En caso de que en el contrato de reaseguro se hayan establecido depósitos de reserva retenidos a reaseguradoras, el valor del depósito vigente debe ser descontado en la valoración de las contingencias a cargo de las reaseguradoras.

Las comisiones y participaciones de utilidades que pagará la reaseguradora a la entidad aseguradora, que estén establecidas en el contrato de reaseguro, no se tendrán en consideración al valorar las contingencias a cargo de las reaseguradoras.

2.2.7.1.1.6. Fundamentarse en la estimación del valor esperado de la pérdida por incumplimiento por parte de la reaseguradora. La metodología debe contemplar diferencias entre distintas calificaciones de fortaleza financiera de la reaseguradora, así como aquellas características del numeral 1.6.2.1.5. consideradas relevantes por la entidad aseguradora para la celebración del contrato de reaseguro.

2.2.7.1.1.7. La cuantía del deterioro del valor del activo por contingencias a cargo de reaseguradoras cuando se evidencie un cambio en la calificación de fortaleza financiera o variaciones en la pérdida dado el incumplimiento.

2.2.7.2. REVISIÓN DE LA VALORACIÓN DEL ACTIVO. <Subnumeral adicionado por de la Circular 38 de 2016.  Rige a partir del 1o de abril de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

La revisión del valor del activo correspondiente a las contingencias a cargo de reaseguradoras debe considerar aspectos tales como vencimientos de los contratos de reaseguros o modificaciones a los mismos, cambios en la calificación de fortaleza financiera del reasegurador, los antecedentes en la ejecución de los contratos de reaseguro y demás circunstancias que consideren que puedan afectar la capacidad de pago de cada reaseguradora.

En caso de que la mencionada revisión lo justifique, la entidad aseguradora debe modificar contablemente el valor del activo por contingencias a cargo del reasegurador. En todo caso, la totalidad de las reservas técnicas, netas del activo por contingencias a cargo de reaseguradoras, deben estar invertidas de acuerdo con las instrucciones del Título 3 del Libro 31 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010.

2.2.8. PROCESO DE INVERSIÓN Y GESTIÓN DE LAS INVERSIONES QUE RESPALDAN LAS RESERVAS TÉCNICAS. <Numeral adicionado por la Circular 7 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Corresponde a la junta directiva de las entidades aseguradoras adoptar una política de inversión, conforme al Anexo 15 del presente Título. La gestión de las inversiones que respaldan las reservas técnicas deberá realizarse de conformidad con las instrucciones señaladas a continuación y las contenidas en el referido Anexo.

2.2.9. CONTROL DE LÍMITES DE INVERSIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 7 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades aseguradoras deben adoptar procesos y mecanismos que les permitan realizar el control de los límites de inversión tanto internos como legales, de manera que se dé cumplimiento a las disposiciones del artículo 2.31.3.1.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010.

2.2.9.1. Control de los límites de inversiones restringidas

Para el cumplimiento de los límites establecidos en las inversiones que respaldan las reservas técnicas, de que trata el artículo 2.31.3.1.4 del Decreto 2555 de 2010 u otras disposiciones, las entidades aseguradoras de vida deben mantener actualizada la información respecto de la exposición de los vehículos de inversión en activos considerados como inversiones restringidas. Para el efecto, las aseguradoras de vida podrán implementar mecanismos para determinar la exposición real de los vehículos de inversión en inversiones restringidas, siempre que se cumplan las condiciones definidas en el subnumeral 2.2.9.1.1 del presente capítulo. En caso de que no puedan implementar los mecanismos para el cómputo de la exposición de los vehículos de inversión en activos considerados como inversiones restringidas, las entidades aseguradoras de vida deben tomar la máxima exposición permitida en este tipo de inversiones, según la política de inversión establecida en el reglamento del fondo de inversión colectiva o vehículo correspondiente.

Independientemente de la forma como la entidad aseguradora de vida determine la exposición real de los vehículos de inversión en las inversiones restringidas, debe adelantar una revisión periódica de la política de inversión establecida en el reglamento del fondo de inversión colectiva o vehículo correspondiente y demás información relevante para la determinación de la exposición.

2.2.9.1.1. Condiciones de los mecanismos para determinar la exposición real de los vehículos de inversión a las inversiones consideradas como restringidas

2.2.9.1.1.1. Información actualizada. En caso de contar con información actualizada, bien sea por certificaciones expedidas por el administrador del vehículo de inversión o por los mecanismos contractuales dispuestos para la divulgación de la estructura de sus activos, la entidad aseguradora de vida debe realizar el cálculo de su exposición basada en esta información, ponderado por el porcentaje de participación de la entidad en el respectivo vehículo. Se entiende por información actualizada aquella publicada por la sociedad administradora o gestor del vehículo de inversión o conocida por la entidad aseguradora de vida en los últimos 3 meses.

2.2.9.1.1.2. Con el fin de prever los movimientos en las composiciones de los vehículos de inversión y su efecto en el cumplimiento de los límites de inversión internos y legales, el mecanismo para determinar la exposición debe incluir un supuesto que permita realizar la mejor estimación de la exposición real desde a la fecha de cálculo del control de los límites hasta la próxima fecha en la cual se dispone de información actualizada.

2.2.9.1.1.3. Ser objeto de revisión por parte de un área o comité designados por la misma política. Los resultados de la aplicación de los mecanismos de que trata el presente subnumeral deben ser objeto de seguimiento trimestral por parte de un área o comité designados por la misma política, de manera tal que este cumpla con su función de velar por el cumplimiento de los límites internos y legales, señalados en el subnumeral 2.8 del Anexo 15 del presente Título.

2.2.9.1.1.4. La política de inversión debe designar el área responsable de la presentación de los informes con los resultados de la aplicación de los mecanismos de que trata el presente subnumeral, quien a su vez estará encargada del control permanente del cumplimiento de los límites de inversión.

2.2.9.1.1.5. Exposición subyacente en el caso de inversiones realizadas a través de fondos de fondos u otros vehículos de inversión mediante los cuales la entidad aseguradora de vida tenga una exposición a inversiones restringidas. En el evento que la entidad aseguradora de vida realice inversiones en fondos de fondos u otros vehículos mediante los cuales tenga una exposición a inversiones restringidas, el mecanismo debe permitir determinar la exposición del fondo subyacente a estas inversiones. En caso de que para el fondo subyacente no se cuente con información actualizada en los términos del subnumeral 2.2.9.1.1.1 precedente, la entidad aseguradora de vida debe tomar la máxima exposición permitida en este tipo de inversiones, según la política de inversión establecida en el reglamento. Para la determinación de la exposición real subyacente al tipo de fondo, el mecanismo debe definir el número de veces que razonablemente la entidad aseguradora debe evaluar los activos subyacentes dentro de la composición de un vehículo de inversión u otro tipo de esquema de inversión indirecta, con el fin de establecer la participación de la entidad en activos considerados como restringidos.

2.2.9.2. Control de los límites de inversiones en activos alternativos

Para el cumplimiento de los límites establecidos para las inversiones que respaldan las reservas técnicas de que tratan los artículos 2.31.3.1.4, 2.31.3.1.5 y 2.31.3.1.7 del Decreto 2555 de 2010 u otras disposiciones que los modifiquen o complementen, las entidades aseguradoras deben mantener actualizada la información respecto de la exposición de los vehículos de inversión en activos considerados como alternativos.

En la determinación de la exposición en activos alternativos realizadas a través de fondos de fondos u otros vehículos de inversión, las entidades aseguradoras deben implementar un mecanismo que les permita determinar la exposición del fondo subyacente a estas inversiones. En el caso de que para el fondo subyacente no se cuente con información actualizada en los términos del subnumeral 2.2.9.1.1.1 precedente, la entidad aseguradora debe tomar la máxima exposición permitida en este tipo de inversiones, según la política de inversión establecida en el reglamento. En la determinación de la exposición subyacente en activos alternativos, el mecanismo debe definir el número de veces que razonablemente la entidad aseguradora debe evaluar los activos subyacentes dentro de la composición de un vehículo de inversión u otro tipo de esquema de inversión indirecta, con el fin de establecer su exposición.

2.3. ASIGNACIÓN DE INGRESOS Y EGRESOS POR RAMO.  <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

2.3.1. DEFINICIONES. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Para los efectos de este capítulo, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

2.3.1.1. Ingresos y egresos asignables: Aquéllos que estén asociados al resultado técnico de los ramos o a los activos que respaldan las reservas técnicas. Éstos se clasifican en directos e indirectos.

2.3.1.2. Ingresos y egresos no asignables: Aquéllos que no estén relacionados con el resultado técnico o a los activos que respaldan las reservas técnicas de los ramos operados por la entidad aseguradora, tales como multas, sanciones administrativas e indemnizaciones no atadas a las pólizas expedidas por la entidad aseguradora.

2.3.1.3. Ingresos y egresos asignables directos: Aquéllos que se encuentran relacionados de manera específica con los procesos de desarrollo, comercialización, administración y recaudo de los productos asociados a un ramo determinado, así como aquéllos derivados de los activos que respaldan las reservas técnicas de cada ramo.

2.3.1.4. Ingresos y egresos asignables indirectos: Corresponden a ingresos o egresos asignables, los cuales no pueden ser asociados a un ramo específico, por lo cual deben ser distribuidos entre todos los ramos que opere.

2.3.2. DEBER DE ASIGNACIÓN DE INGRESOS Y EGRESOS INDIRECTOS POR RAMO. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Para efectos del cálculo de las reservas técnicas y para que la información transmitida en los distintos reportes corresponda con la realidad financiera de la operación de los ramos de seguros, las entidades aseguradoras deben distribuir la totalidad de los ingresos y egresos entre los distintos ramos.

Para aquellos ingresos y egresos asignables directos, su distribución debe corresponder con el ramo asociado. En el caso de ingresos y egresos asignables indirectos, la entidad aseguradora debe distribuirlos entre los diferentes ramos que opera, con base en una metodología propia o la metodología estándar atendiendo a lo establecido en el subnumeral 2.3.3 de este capítulo, según corresponda.

2.3.3. METODOLOGÍAS APLICABLES. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

2.3.3.1. METODOLOGÍA PROPIA. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades aseguradoras pueden aplicar una metodología de distribución de ingresos y egresos asignables indirectos que se adapte a su modelo de negocio.

En el evento en que la entidad aseguradora se acoja a una metodología propia, ésta debe ser aprobada por su junta directiva y cumplir con los siguientes criterios para la distribución de los ingresos y egresos asignables indirectos:

2.3.3.1.1. Ser coherente y consistente con su estructura de negocio y con las notas técnicas de sus productos.

2.3.3.1.2. Ser aplicable a todos los ramos sin excepción alguna.

2.3.3.1.3. Ser coherente con lo establecido en las notas de los estados financieros de fin de ejercicio.

2.3.3.1.4. Ser la misma utilizada en la elaboración y presentación de formatos de revelación de información.

Las entidades aseguradoras deben remitir a la SFC el documento técnico que contenga las características de la Metodología Propia. Es deber de las entidades aseguradoras informar y justificar las modificaciones hechas a dicha metodología, actualizar y mantener a disposición de la SFC la documentación correspondiente. En el evento en que se efectúen modificaciones a la Metodología Propia, éstas serán aplicables únicamente a partir del siguiente año fiscal. La SFC puede exigir en cualquier momento a las entidades aseguradoras la adopción de la Metodología Estándar, establecida en el subnumeral 2.3.3.2 de este capítulo.

2.3.3.2. METODOLOGÍA ESTÁNDAR.  <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Los ingresos y egresos asignables indirectos deben distribuirse entre los ramos, según la Metodología Estándar aquí establecida, en el evento en que la entidad aseguradora no cuente con una Metodología Propia. La metodología estándar se desarrolla conforme a los siguientes parámetros:

2.3.2.2.1. Para los productos que incluyan amparos de múltiples ramos de seguros, los Gastos de Expedición, definidos en el subnumeral 2.2.4.1.2 de este capítulo, se deben distribuir de acuerdo con la participación de cada ramo de conformidad con la nota técnica.

2.3.2.2.2. Los egresos financieros indirectos se distribuirán entre los diferentes ramos de acuerdo con la participación del valor de las inversiones que respaldan las reservas técnicas de cada ramo en el total de inversiones de la entidad aseguradora. Los egresos correspondientes a los activos de libre inversión son egresos no asignables, por lo cual no se deben distribuir entre los ramos. Para distribuir los mencionados egresos, se tendrán en cuenta las siguientes condiciones:

2.3.2.2.2.1. En el caso que sea posible determinar si los egresos financieros indirectos únicamente corresponden a las inversiones que respaldan las reservas técnicas, y no están asociados a los instrumentos de libre inversión, dichos egresos se distribuirán de acuerdo con la siguiente fórmula:

Donde:

i: Ramo al que se asignará el egreso financiero. Para i=1, 2, 3,…, n.

n: Total de ramos que opera la entidad aseguradora.

x_i: Egreso financiero asignado al ramo i.

x:Total egreso financiero asignable por distribuir entre n ramos.

Inversiones_i: Valor de los activos que respaldan las reservas técnicas del ramo i.

2.3.2.2.2.2. Para los egresos financieros indirectos en los que no sea posible determinar si éstos corresponden a las inversiones que respaldan las reservas técnicas o instrumentos de libre inversión, dichos egresos se distribuirán mediante la siguiente fórmula:

Donde:

i: Ramo al que se asignará el egreso financiero. Para i=1, 2, 3,…, n.

n: Total de ramos que opera la entidad.

x_i: Egreso financiero asignado al ramo i.

x: Total egreso financiero indistinguible entre activos de libre inversión y aquellos que respaldan reservas técnicas sujeto a distribuir entre n ramos.

Inversiones_i: Valor de los activos que respaldan las reservas técnicas del ramo i.

InversionesP: Valor de los activos de libre inversión.

2.3.2.2.3. Los demás egresos, y los ingresos indirectos deben asignarse por separado a cada ramo de acuerdo con su participación ponderada en el total de primas emitidas netas de revocaciones, en el número de pólizas y el número total de siniestros liquidados de la entidad para el periodo de reporte, como se muestra a continuación:

Donde:

i: Ramo al que se asignará el ingreso o egreso indirecto. Para i=1, 2, 3,…, n.

n: Total de ramos que opera la entidad.

x_i: Ingreso o egreso asignado al ramo i.  

x: Total de ingresos o egresos asignables indirectos por distribuir entre los n ramos que opera la entidad aseguradora.

Ppe_i: Participación del ramo i en el total de las primas emitidas netas de revocaciones del periodo de la entidad aseguradora.

Ppo_i: Participación del ramo i en el número total de pólizas expedidas de la entidad en el periodo.

<Formula adicionada por de la Circular 38 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

Ps_i: Participación del ramo i en el número total de siniestros liquidados por la entidad en el periodo.

3. REGLAS PARTICULARES APLICABLES A CIERTOS RAMOS.  

3.1. REGLAS APLICABLES AL SEGURO OBLIGATORIO DE DAÑOS CORPORALES CAUSADOS A LAS PERSONAS EN ACCIDENTES DE TRÁNSITO (SOAT).

3.1.1. OBLIGATORIEDAD DE LA EXPEDICIÓN DE PÓLIZAS. <Numeral modificado por la Circular 21 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades aseguradoras que cuentan con autorización para la explotación del SOAT están obligadas, sin excepción, a aceptar y expedir dicho seguro obligatorio. En tal virtud, cualquier conducta directa o indirectamente tendiente a rechazar la expedición del seguro resulta contraria a la normatividad vigente, y por ende constituye una práctica ilegal. En el evento en que se expida la póliza electrónicamente, las entidades aseguradoras deben tomar medidas para cumplir lo establecido en el Capítulo 47, Título 2, Parte 2, Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, respecto de la firma electrónica.

El incumplimiento a las disposiciones que regulan este seguro, compromete directamente la responsabilidad de los directores, administradores y demás funcionarios de la entidad vinculados al manejo de este seguro, en los términos que prevé el art. 209 del EOSF.

La obligatoriedad de la expedición de la póliza está sujeta a la verificación del interés asegurable del asegurado, cuya existencia podrá constatarse mediante:

3.1.1.1. La verificación en línea de la información registrada en el Registro Único Nacional de Tránsito (RUNT), salvo los vehículos de servicio diplomático y los vehículos con placas extranjeras.

3.1.1.2. La exhibición de la licencia de tránsito.

3.1.1.3. El documento equivalente a la licencia de tránsito, donde conste la información que identifique al vehículo objeto del contrato de seguro, en el caso de vehículos extranjeros que ingresen al territorio nacional.

3.1.1.4. La licencia de importación para los vehículos importados que se desplacen del puerto a los concesionarios para su venta al público.

3.1.1.5. El medio verificable escogido por la entidad aseguradora en aquellos vehículos que no se ajusten a los casos anteriormente listados.

3.1.2. CONTROL EN LA EXPEDICIÓN MEDIANTE MECANISMOS DE MERCADEO MASIVO.

Los errores que ocurran en la expedición de las pólizas del SOAT, sean éstos voluntarios o involuntarios, son inoponibles a las víctimas de los accidentes que vayan a ser indemnizadas. Por esta razón, las entidades aseguradoras que tienen autorizada la explotación de este ramo y que utilicen mecanismos de mercadeo masivo, deben adoptar las precauciones y controles necesarios para garantizar la validez de las pólizas y verificar las condiciones de las liquidaciones de las primas generadas por el seguro.

3.1.3. TRANSFERENCIAS DE RECURSOS AL FONSAT.

Para el adecuado cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 2 del art. 199 del EOSF, las entidades aseguradoras deben tener en cuenta las siguientes instrucciones:

3.1.3.1. Transferencia anual de excedentes. Para los efectos del inciso tercero, numeral 2 del art. 199 del EOSF, la entidad aseguradora debe verificar dentro de los 2 meses siguientes al corte del 31 de diciembre de cada año que el total de las transferencias que haya efectuado durante cada período anual al fondo del seguro obligatorio de accidentes de tránsito -FONSAT-, corresponda cuando menos al 50% de los excedentes de operación del ramo. Si no fuere así, debe transferirse el faltante dentro de los primeros 15 días hábiles del mes de marzo de cada año. El cálculo de los excedentes se determina según la metodología descrita en la proforma F.3000-49 de la SFC (anexo 26 del presente título), para lo cual se debe tener en cuenta que la sumatoria de los valores correspondientes a las operaciones relacionadas con el seguro obligatorio de daños corporales causados a las personas en accidentes de tránsito, SOAT, contabilizadas en los códigos asignados en el PUC para el sector asegurador, debe ser inferior, o a lo sumo igual al 25% de las primas emitidas durante el período respectivo.

3.1.3.2. Transferencias adicionales al FONSAT. Las transferencias adicionales a que haya lugar por virtud de lo dispuesto en el inciso segundo, numeral 2 del art. 199 del EOSF se deben realizar en las fechas que para ello determine el FONSAT.

3.1.3.3. Instrucciones contables. Las transferencias bimestrales al FONSAT y las transferencias adicionales, si las hubiere, se deben registrar en los códigos asignados para uno y otro concepto en el PUC para el sector asegurador.

<Inciso modificado por la Circular 14 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> En los meses que no se efectúe corte bimestral y en consecuencia no se realicen transferencias al FONSAT, las entidades deben causar la diferencia entre los recursos del 20% establecida en el numeral 2 del art. 199 del EOSF y el valor de los porcentajes correspondientes a la aplicación de la cobertura del mencionado seguro de la producción emitida en dicho mes, en desarrollo de lo dispuesto en el Decreto 056 de 2015 y la Resolución 001135 de 2012 del Ministerio de Salud y Protección Social.

3.1.3.4. Reporte de la información a la SFC. Para tales efectos se deben atender las instrucciones contenidas en la mencionada proforma F.3000-49, junto con la fotocopia legible de la consignación de la transferencia con cargo al FONSAT realizada para el correspondiente bimestre.

3.1.3.5. Reporte anual sobre oportunidad y suficiencia de las transferencias. Para efectos de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el parágrafo 2, numeral 2 del art. 199 del EOSF, la entidad administradora del FONSAT, debe remitir a la SFC, dentro de los 2 primeros meses de cada año, un reporte en el que se informe el monto consignado por cada una de las entidades obligadas, indicando además cuáles entidades aseguradoras no efectuaron las transferencias en forma oportuna durante el año inmediatamente anterior. Con base en este reporte la SFC verifica los aportes bimestrales en cuanto a montos y oportunidad.

3.1.4. CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA. <Subnumeral modificado por la Circular 14 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades aseguradoras, para efectos del ofrecimiento y posterior expedición de las pólizas de este seguro, deben tener en cuenta, tanto las coberturas y cuantías establecidas en el art. 193 del EOSF, como las condiciones generales y especiales previstas para este seguro en el Decreto 056 de 2015, especialmente en el art. 41, y en el Decreto 019 de 2012, particularmente en el art. 112.   

De la misma forma son beneficiarios de las prestaciones correspondientes a las indemnizaciones amparadas, los señalados en el numeral 2. del art. 3 del mencionado Decreto 056 de 2015, quienes deben seguir el procedimiento y acreditar las condiciones establecidas la misma disposición.

3.1.5. TARIFA MÁXIMA ANUAL. <Numeral modificado por la Circular 7 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>

En desarrollo de la facultad establecida en el numeral 5 del art. 193 del EOSF, en el anexo 1 del presente Capítulo se señalan las tarifas máximas anuales que pueden cobrar las entidades aseguradoras por el SOAT, de acuerdo con las categorías y definiciones contenidas en el mismo.

En el evento en el que se deba expedir una póliza de SOAT a un vehículo que no se ajusta exactamente a la descripción de las categorías definidas en el mencionado anexo 1, las especificaciones de capacidad en número de pasajeros, tonelaje y cilindraje debe regirse por lo señalado en la licencia de tránsito (tarjeta de propiedad) expedida por los organismos de tránsito autorizados por el Ministerio de Transporte. Para vehículos no matriculados, por la factura de compra o ficha técnica del fabricante del vehículo homologada por el Ministerio de Transporte.

De otra parte, y atendiendo a lo dispuesto en el art. 1 de la Ley 1364 de 2009 respecto de los vehículos importados que se desplacen del puerto a los concesionarios para su venta al público, en la cual se indica que el seguro obligatorio de daños corporales causados a las personas en accidentes de tránsito –SOAT– se puede expedir con vigencias inferiores a un año, esta Superintendencia señala que la tarifa máxima para dichas pólizas será el monto que resulte de dividir la tarifa anual del SOAT correspondiente en vigencia(s) mensual(es). En cualquier caso, dicha vigencia nunca podrá ser inferior a 1 mes, y siempre debe corresponder a vigencias en meses completos.

<Inciso modificado por la Circular 13 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Adicionalmente, y según lo dispuesto en numeral 2 del art. 193 EOSF, las entidades aseguradoras deberán expedir el SOAT para los vehículos que circulen por las zonas fronterizas con una vigencia inferior a un año. En tal virtud, esta Superintendencia, en desarrollo de la facultad señalada en el numeral 5 del artículo 193 del EOSF, determina la tarifa máxima aplicable para las pólizas de los vehículos extranjeros que circulen por las zonas fronterizas, las cuales pueden expedirse con una vigencia diaria, de acuerdo con la siguiente fórmula:

<Variables modificadas por la Circular 13 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

		número de días de vigencia de la póliza para los vehículos extranjeros que circulan en zonas fronterizas.
		número entero en meses de la vigencia de la póliza. Se calcula como:

 = [/30]

Donde:

[/30]:

= Corresponde al mínimo número entero que es mayor o igual a Ndías/30. Esta función se denomina techo.

<Numeral modificado por la Circular 13 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades aseguradoras dispondrán lo pertinente para que se garantice la adecuada y oportuna emisión de las pólizas para los vehículos extranjeros que circulen por zonas fronterizas, atendiendo lo dispuesto en el presente subnumeral.

3.1.6. REGISTRO EN EL RUNT. <Numeral adicionado por la Circular 21 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades aseguradoras deben implementar mecanismos para asegurar el registro en el RUNT de la información relativa a la póliza del SOAT. Esta obligación no es aplicable a las pólizas que aseguren vehículos de servicio diplomático o los vehículos con placas extranjeras.

En el evento en que no sea posible el registro de la póliza en el RUNT al momento de su expedición, las entidades aseguradoras contarán con un término de 24 horas a partir de su expedición para registrar la póliza.

En ningún caso, los errores en el registro de la póliza en el RUNT eximen a las entidades aseguradoras de cumplir sus obligaciones adquiridas en virtud de un contrato de seguro existente.

3.1.7 VERIFICACIÓN DE DUPLICIDAD DE PÓLIZAS. <Numeral adicionado por la Circular 21 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades aseguradoras deben desarrollar procedimientos que le permitan corroborar al momento del registro de la póliza en el RUNT que no exista duplicidad de amparos y de pago de primas para el vehículo para el cual se adquiere el SOAT, en línea con lo establecido en el num. 4 del art. 193 del EOSF. En el caso en que la entidad aseguradora corrobore que existe una póliza vigente, la vigencia de la que se pretende registrar debe iniciar desde el vencimiento de la póliza que ya se encuentra registrada y la entidad aseguradora debe informar al tomador sobre tal modificación.

Las entidades aseguradoras deben incluir una cláusula dentro del contrato que les otorgue el derecho de modificar unilateralmente la vigencia del amparo, exclusivamente en beneficio del consumidor.

3.2. REGLAS APLICABLES AL SEGURO PREVISIONAL DE INVALIDEZ Y SOBREVIVIENTES.

El art. 108 de la Ley 100 de 1993 establece la obligación de las administradoras de fondos de pensiones de suscribir seguros que garanticen los aportes adicionales necesarios para financiar las pensiones de invalidez y sobrevivientes, los cuales deben ser colectivos y de participación. A su vez el art. 79 de la mencionada ley consagra los planes que pueden expedir las entidades aseguradoras como opciones de pensión para los afiliados de una administradora.

Para garantizar el adecuado cumplimiento de lo dispuesto en la mencionada ley, a continuación se establecen los requisitos mínimos que deben reunir tales pólizas de seguros:

3.2.1. Características de las pólizas. Las pólizas de seguro de invalidez y sobrevivientes que contraten las sociedades que administren fondos de pensiones deben ser colectivas y de participación.

Las pólizas se entienden colectivas, para los efectos del presente instructivo, si otorgan cobertura a un número plural de afiliados de la administradora que contrata el seguro.

Las pólizas son de participación si la entidad aseguradora se obliga a repartir utilidades a los afiliados. La entidad aseguradora debe remitir previamente a la SFC las notas técnicas en las cuales se establezcan la forma de cálculo de dicha participación.

3.2.2. Condiciones Generales. Las pólizas de seguro de invalidez y sobrevivientes deben ajustarse a los siguientes parámetros:

3.2.2.1. Amparo: Mediante las pólizas de seguro de invalidez y sobrevivientes que contraten las sociedades que administren fondos de pensiones, la entidad aseguradora debe otorgar cobertura automática a las personas afiliadas a la administradora y asegurar el pago de las sumas adicionales que sean necesarias para completar el capital que financie el monto de la pensión, originadas por la declaración de invalidez que emitan las entidades a que se refiere el art. 142 del Decreto 019 de 2012 o el cubrimiento de los aportes adicionales para afiliados no pensionados que generen pensiones de sobrevivientes, en los términos de lo dispuesto en la Ley 100 de 1993, en cuanto a los requisitos para obtener la pensión de invalidez y sobreviviente.

3.2.2.2. Auxilio funerario: La aseguradora debe reembolsar a la administradora, el valor que ésta haya pagado a la persona que demuestre haber sufragado los gastos de entierro del afiliado, por concepto de auxilio funerario, el cual es equivalente al último salario base de cotización, siempre que no sea inferior a 5 SMMLV, ni superior a 10 veces dicho salario.

3.2.2.3. Exclusiones: La entidad aseguradora puede excluir su responsabilidad solamente en los siguientes eventos:

3.2.2.3.1. Participación del afiliado en guerra civil o internacional declarada o no, motines, rebelión, sedición, asonada y actos terroristas, suspensión de hecho de labores, movimientos subversivos o conmociones populares de cualquier clase.

3.2.2.3.2. Fisión o fusión nuclear o contaminación radiactiva derivada o producida con motivo de hostilidades.

3.2.2.3.3. Invalidez provocada intencionalmente.

3.2.2.3.4. Invalidez o muerte originadas en accidente de trabajo o enfermedad laboral, pues no constituyen objeto de cobertura bajo este seguro.

3.2.2.4. Definiciones

3.2.2.4.1. Tomador: La sociedad que administra fondos de pensiones que contrata el seguro de invalidez y de sobrevivientes.

3.2.2.4.2. Asegurado: La persona incorporada al Sistema General de Pensiones -SGP- en los términos del art. 15 de la Ley 100 de 1993, y las normas que lo reglamentan, mediante su afiliación a la sociedad que administra el fondo de pensiones.

3.2.2.4.3. Inválido: El afiliado declarado como tal conforme al art. 38 de la Ley 100 de 1993 y las normas que lo reglamenten, por las entidades a que se refiere el art. 142 del Decreto 019 de 2012.

3.2.2.4.4. Capital necesario: El definido en los arts. 70 y 77 de la Ley 100 de 1993 y las normas que lo reglamenten.

3.2.2.4.5. Aporte adicional: El definido en los arts. 70 y 77 de la Ley 100 de 1993 y las normas que lo reglamenten.

3.2.2.5. Valores asegurados. El seguro debe ser suficiente para cubrir íntegramente los siguientes beneficios:

3.2.3.5.1. Los aportes adicionales necesarios que correspondan a los afiliados declarados inválidos por las entidades correspondientes a que se refiere el art. 142 del Decreto 019 de 2012.

3.2.3.5.2. Los aportes adicionales necesarios que deben abonarse en las cuentas para afiliados a la administradora no pensionados, que generen pensiones de sobrevivientes.

3.2.3.5.3. El auxilio funerario del afiliado.

3.2.2.6. Prima. La prima del seguro se determina de acuerdo con las tarifas que cumplan los requisitos que señala el numeral 3 del art. 184 del EOSF y con sujeción a las bases técnicas que señale la SFC en relación con las tablas de mortalidad e invalidez, en los términos del Decreto 656 de 1994. Siempre que la entidad aseguradora modifique la tarifa de una póliza debe informar de ello a la SFC anexando la nueva nota técnica con los soportes estadísticos que justifiquen el cambio.

3.2.2.7. Pago de la prima. El pago de la prima, que corresponde a la administradora, se debe hacer en la forma que acuerden las partes.

3.2.2.8. Siniestros. Se entiende ocurrido el siniestro al fallecimiento o al momento en que acaezca el hecho que origine la invalidez de un afiliado. No obstante, en este último caso, el asegurador solo está obligado al pago a la declaración en firme de la invalidez.

La entidad aseguradora debe, en caso de declararse la invalidez o de producirse la muerte del afiliado, trasladar a la administradora de fondos de pensiones el aporte adicional que corresponda, dentro de los 2 días hábiles siguientes a aquel en que la administradora presente la reclamación en debida forma.

La administradora de fondos de pensiones en su condición de tomador, debe informar a la aseguradora, dentro de los 2 días siguientes a la presentación de la solicitud de dictamen ante las instancias de que trata el art. 142 del Decreto 019 de 2012, el capital que a la fecha hubiere en la cuenta de ahorro pensional y el bono pensional a que tenga derecho el afiliado, si es el caso.

3.3. REGLAS APLICABLES AL RAMO DE SEGURO DE PENSIONES LEY 100.

3.3.1. AUTORIZACIÓN DE PLANES DE PENSIONES POR PARTE DE LA SUPERINTENDENCIA.

De conformidad con lo previsto en el art. 95 de la Ley 100 de 1993 y sin perjuicio de lo establecido en el subnumeral 1.1. del presente Capítulo, todo plan de pensiones que se pretenda explotar a través del ramo de seguro de pensiones Ley 100, debe contar con autorización previa de la SFC.

Para tal efecto, en todos los casos se debe remitir un ejemplar con las condiciones aplicables al plan de pensiones, así como la respectiva nota técnica, la cual debe cumplir con los requisitos establecidos en cuanto hace a los modelos de las pólizas, tarifas y notas técnicas.

Cuando se trate de un plan de pensiones relacionado con una modalidad de pensión distinta de las contempladas en la Ley 100 de 1993, previamente autorizada por la SFC, se deben acreditar los requisitos establecidos en el subnumeral 4.7.2. del Capítulo II, Título III de la Parte II de esta Circular.

De igual forma, cualquier modificación que se pretenda realizar a las condiciones establecidas en el plan de pensiones, sus anexos o a la nota técnica, se debe someter a autorización previa de la SFC.

La SFC en el ejercicio de sus facultades legales puede suspender la autorización del plan de pensiones respectivo en el evento en que la aseguradora decida no cotizar dichos planes de pensiones durante un tiempo igual o superior a 6 meses.

3.3.2. PLANES DE PENSIONES.

De acuerdo con el art. 95 de la Ley 100 de 1993, las entidades autorizadas para actuar como administradoras o aseguradoras del SGP, deben someter a aprobación de la SFC los planes de capitalización y de pensiones que pretendan administrar, los cuales deben comprender todos los riesgos a que hace referencia dicha ley y señalar las condiciones específicas de cada amparo, según lo determina el art. 96.

Para garantizar el adecuado cumplimiento de lo dispuesto en los arts. 95 y 96 de la Ley 100 de 1993, a continuación se establecen los requisitos mínimos que deben reunir las pólizas de seguros:

3.3.2.1. Naturaleza del Seguro. Los planes de renta vitalicia deben adoptar la modalidad de seguros de participación. Las pólizas son de participación, si la entidad aseguradora se obliga a repartir utilidades a los pensionados.

3.3.2.2. Condiciones de los planes para las pólizas de seguro de renta vitalicia. Los planes de pensión que se sometan a aprobación de la SFC deben ajustarse a los siguientes parámetros:

3.3.2.2.1. Seguro de renta vitalicia inmediata

3.3.2.2.1.1. Amparo. En virtud del seguro de renta vitalicia inmediata la entidad aseguradora se obliga a pagar al asegurado una renta mensual vitalicia, de conformidad con lo previsto en el art. 80 de la Ley 100 de 1993.

Al fallecimiento del pensionado, la aseguradora debe pagar el auxilio funerario a que se refiere el art. 86 de la Ley 100 de 1993 y las pensiones mensuales de sobrevivientes en favor de los beneficiarios por el tiempo a que ellos tengan derecho.

3.3.2.2.1.2. Definiciones. Para los efectos del presente seguro se entiende por:

3.3.2.2.1.2.1. Afiliado: La persona incorporada al SGP en los términos del art. 15 de la Ley 100 de 1993, mediante su afiliación a una sociedad que administre fondos de pensiones.

3.3.2.2.1.2.2. Pensionado: El pensionado o el beneficiario de la pensión de sobrevivientes de un afiliado fallecido que contrate la póliza de renta vitalicia.

3.3.2.2.1.2.3. Rentista: La persona a la cual la entidad aseguradora le paga una renta vitalicia.

3.3.2.2.1.2.4. Beneficiarios: Las personas que cumplan los requisitos señalados en el art. 74 de la Ley 100 de 1993 y que figuren como tales en las condiciones particulares de la póliza.

3.3.2.2.1.3. Irrevocabilidad. Sin perjuicio de lo dispuesto en el EOSF sobre cesión de activos, pasivos y contratos y demás normas relativas al funcionamiento de las instituciones financieras, y de lo previsto en el art. 70 de la Ley 100 de 1993 sobre cesación del estado de invalidez, ninguna de las partes puede poner término anticipado al contrato de renta vitalicia inmediata, el cual debe permanecer vigente hasta la muerte del pensionado o del último de sus beneficiarios con derecho a pensión de sobrevivientes, si los hubiere.

3.3.2.2.1.4. Designación de beneficiario. Los beneficiarios deben ser individualizados en las condiciones particulares de la póliza. Si con posterioridad surgen otras personas con derecho a pensión de sobrevivientes, se deben recalcular las pensiones determinadas inicialmente incluyendo a todos los beneficiarios de acuerdo con la Ley. Dicho recálculo se debe efectuar en función de la reserva matemática que mantenga la entidad aseguradora al momento de acreditarse los nuevos beneficiarios.

3.3.2.2.1.5. Prima. La prima es única, pagadera una sola vez por la sociedad que administre el fondo de pensiones en la cual se encuentra el afiliado. Con cargo a dicha prima solo se otorgan los beneficios señalados en los arts. 80 y 86 de la Ley 100 de 1993.

Lo anterior no obsta para que la aseguradora otorgue beneficios adicionales, previa aprobación de la SFC.

3.3.2.2.1.6. Reajuste de valores. Las pensiones mensuales que otorga la póliza se reajustan en los términos que señala el art. 14 de la Ley 100 de 1993.

3.3.2.2.1.7. Monto de pensiones. Las pensiones que se determinen en virtud de un seguro de renta vitalicia inmediata deben ser uniformes en términos de poder adquisitivo constante y no pueden ser contratadas por valores inferiores a la pensión mínima de vejez vigente del momento.

Las pensiones de sobrevivientes equivalen a los porcentajes establecidos en el art. 48 de la Ley 100 de 1993.

3.3.2.2.1.8. Ajustes de prima y pensiones. Si por efecto de las variaciones que sufran el valor de la unidad real UVR y la cuota del fondo de pensiones, entre la fecha de contratación del seguro y la del pago efectivo de la cuenta individual del afiliado se produce alguna discrepancia entre el monto convenido y el valor realmente traspasado por la administradora a la entidad aseguradora, se deben ajustar los valores de la prima única y de las pensiones, de acuerdo con lo realmente percibido por el asegurador, manteniéndose en todo caso, los mismos criterios y parámetros utilizados en el cálculo original.

3.3.2.2.1.9. Pago de pensiones. Las pensiones que se devenguen en virtud de esta póliza comienzan a pagarse a más tardar dentro del mes calendario siguiente a la fecha de vigencia inicial, o de la fecha en que el beneficiario acredite la muerte del pensionado que recibe pensión de vejez o de invalidez, si se trata de pensiones de sobrevivientes.

Las pensiones se deben pagar el día y lugar que convengan las partes y no devengan intereses ni reajustes por atrasos en su cobro, que sean imputables al pensionado o beneficiario. A falta de estipulación expresa, el pago se debe efectuar el día 20 de cada mes o siguiente día hábil si aquel no fuere hábil, en la oficina de la aseguradora más cercana al domicilio del pensionado o beneficiario, según el caso. Las pensiones de sobrevivientes de los hijos incapaces del pensionado fallecido se deben pagar a quien los represente legalmente.

3.3.2.2.1.10. Auxilio funerario. La aseguradora debe pagar por una sola vez a la persona que demuestre haber sufragado los gastos de entierro del pensionado, un auxilio funerario equivalente al valor correspondiente a la última mesada pensional recibida, la cual no debe ser inferior a 5 SMMLV, ni superior a 10 veces dicho salario.

3.3.2.2.1.11. Fecha de vigencia inicial. Este seguro tendrá vigencia a partir de la fecha en que se efectúe el traspaso de la prima única por parte de la administradora de fondos de pensiones a la cual se encuentre incorporado el afiliado.

Las pensiones de vejez y de invalidez se devengan a partir del primer día del mes en que entre en vigencia la póliza, y las pensiones de sobrevivientes causadas por un pensionado fallecido, se devengan a partir de la fecha de su muerte.

No se deben pagar las pensiones de sobrevivientes señaladas en el inciso anterior, en el mismo mes en que se paguen pensiones de vejez o invalidez.

3.3.2.2.1.12. Liberalidad de condiciones. La póliza no puede imponer a los asegurados o beneficiarios restricciones en cuanto a residencia, profesión, oficio, cargo o actividad en general.

3.3.2.2.2. Seguro de renta vitalicia diferida

3.3.2.2.2.1. Amparo. En virtud del seguro de renta vitalicia diferida, la entidad aseguradora se obliga a pagar al asegurado una renta vitalicia mensual, a partir de la fecha determinada en las condiciones particulares de la póliza, de conformidad con lo establecido en el art. 82 de la Ley 100 de 1993.

Al fallecimiento del pensionado, la aseguradora debe pagar el auxilio funerario a que se refiere el art. 86 de la Ley 100 de 1993 y las pensiones mensuales de sobrevivientes en favor de los beneficiarios por el tiempo a que ellos tengan derecho.

3.3.2.2.2.2. Pago de las pensiones. Las pensiones que se devenguen en virtud de esta póliza comienzan a pagarse a más tardar dentro del mes calendario siguiente a la fecha en que se vence el período de diferimiento convenido. En el evento en que el afiliado fallezca devengando la renta por cuenta de la aseguradora, los beneficiarios deben recibir los pagos dentro del mes siguiente a la fecha en que estos acrediten la muerte del pensionado, sin perjuicio de las pensiones que se devenguen desde la fecha del fallecimiento, no pudiendo en un mismo mes pagarse simultáneamente pensiones al asegurado y a sus beneficiarios.

Las pensiones se pagan en el día y lugar que convengan las partes y no devengan intereses ni reajustes por atraso en su cobro, que sean imputables al pensionado o beneficiario. A falta de estipulación en contrario, el pago se debe efectuar el día 20 de cada mes o siguiente día hábil si aquel no fuere hábil, en la oficina de la aseguradora más cercana al domicilio del pensionado o beneficiario, según el caso.

Las pensiones de sobrevivientes de los hijos incapaces del pensionado fallecido se deben pagar a quien los represente legalmente.

3.3.2.2.2.3 Fecha de vigencia inicial. Este seguro entra en vigencia a partir de la fecha en que se haya efectuado el traspaso de la prima única por parte de la administradora a la cual se encuentre incorporado el afiliado.

Las pensiones se devengan a partir de la fecha convenida entre el asegurado y la aseguradora, señalada en las condiciones particulares de la póliza.

No se deben pagar las pensiones de sobrevivientes señaladas en el inciso anterior en el mismo mes en que se paguen pensiones de vejez o invalidez.

3.3.2.2.2.4. Anticipo de las pensiones. El asegurado puede anticipar la fecha a partir de la cual la aseguradora debe iniciar el pago de la renta vitalicia diferida, siguiendo alguno de los siguientes procedimientos:

3.3.2.2.2.4.1. Disminuyendo el monto de la renta convenida, la cual no puede ser inferior a la pensión mínima de vejez vigente.

3.3.2.2.2.4.2. Pagando una prima adicional con cargo al saldo que se mantuviere en las cuentas individuales de ahorro pensional en la sociedad que administre el fondo de pensiones en que se encuentre afiliado.

3.3.2.2.2.4.3. Una combinación de los anteriores.

3.3.2.2.2.5. Aplicación de otras condiciones. A las pólizas de renta vitalicia diferida le son aplicables en lo pertinente las previsiones contenidas en el subnumeral 3.3.2.2. del presente Capítulo.

3.3.2.2.2.6. Reclamaciones. Los trámites o reclamaciones que deben formularse ante la entidad aseguradora en virtud de los planes de pensiones aquí regulados, son realizadas por la administradora a nombre del pensionado, hasta la contratación de la renta vitalicia, momento en el cual las reclamaciones deben hacerse directamente a la seguradora por parte del pensionado, a menos que la reclamación conlleve responsabilidad de la AFP, en cuyo caso ésta debe intervenir a fin de salvaguardar los intereses del pensionado.

3.4. REGLAS APLICABLES AL SEGURO DE RIESGOS LABORALES.

3.4.1. AUTORIZACIÓN DEL RAMO.

En las solicitudes de autorización para la operación del ramo de seguro de riesgos laborales deben acreditarse, además de los requerimientos señalados en la ley y en el subnumeral 1.1 del presente Capítulo, salvo lo dispuesto en relación a la remisión del modelo de póliza, los siguientes:

3.4.1.1. Capacidad Administrativa. Se deben acreditar ante la SFC las medidas que se hayan adoptado para efectuar el control estadístico a que alude el art. 61 del Decreto 1295 de 1994 o la norma que lo sustituya.

3.4.1.2. Capacidad humana y técnica especializada suficiente para cumplir adecuadamente con la administración del Sistema General de Riesgos Laborales - SGRL.

Prestación de servicios de promoción y prevención. Se debe detallar la conformación, dentro de la estructura organizacional de la entidad, de un departamento de prevención de riesgos laborales que cumpla las funciones establecidas en el art. 11 de la Ley 1562 de 2012. Esta explicación debe contener, por lo menos, una descripción de la estructura organizacional que la entidad aseguradora ha definido para cumplir con estas funciones, así como el perfil de las personas que desarrollarán funciones dentro de la estructura planteada para tales fines.

En caso de que se decida prestar estos servicios mediante el concurso de terceras personas, éstas deben contar con licencia expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social para la prestación de servicios de salud ocupacional a terceros, de conformidad con el art. 23 de la citada Ley 1562, para lo cual se hace necesario informar dicha circunstancia con precisión del acto por el cual se autorizó, así como del contrato o arreglo suscrito con la entidad para la prestación de estos servicios.

3.4.2. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE RIESGOS LABORALES.  

3.4.2.1. VINCULACIÓN Y DESVINCULACIÓN AL SGRL.

3.4.2.1.1. Afiliación. La afiliación al SGRL se debe efectuar mediante el diligenciamiento del formulario único de afiliación, retiro y novedades de trabajadores y contratistas al sistema, definido por el Ministerio de Salud y Protección Social.

Dichos formularios constituyen el correspondiente contrato entre la administradora de riesgos laborales y el empleador en cada caso.

La afiliación se entiende perfeccionada el día calendario siguiente a aquél en que el formulario ha sido recibido por la entidad administradora de riesgos laborales respectiva, sin que se requiera documento, contrato o confirmación adicional alguna; sin perjuicio, de la facultad que asiste a la entidad administradora de riesgos laborales de determinar, con posterioridad a la afiliación, si ésta corresponde a la clasificación real.

Cuando se trate de afiliación de ingreso al SGRL, la cobertura se inicia desde la fecha de perfeccionamiento de la afiliación. En los casos de traslado de administradora de riesgos laborales, la cobertura se inicia desde el primer día del mes siguiente a aquél en que el traslado se produjo, conservando la empresa que se traslada la clasificación y el monto de la cotización por los siguientes 3 meses.

Sin perjuicio del perfeccionamiento de la afiliación y vigencia de las coberturas a que se refieren los art. 6 del Decreto 1772 de 1994 y 33 del Decreto 1295 del mismo año, modificado por el art. 21 de la Ley 776 de 2002, la entidad administradora de riesgos laborales debe hacer entrega al empleador, dentro de los 15 días siguientes al del recibo del formulario, de un ejemplar del formulario de afiliación firmado por el representante legal de la administradora.

3.4.2.1.2. Novedades Empleador - Centros de Trabajo. En el formulario "Novedades empleador - Centros de trabajo", contenido bajo la proforma B.3000-05 se deben incorporar las novedades relacionadas con el empleador y los centros de trabajos, indicando en cada caso el código que corresponda. Este formulario se debe tramitar únicamente cuando se presente alguna de dichas novedades. (Anexo 43 del presente título)

3.4.2.1.3. Relación de beneficiarios. Para efectos de la relación de beneficiarios se debe diligenciar el formulario único "Beneficiarios de trabajadores afiliados", proforma B.3000-03, el cual debe ser distribuido gratuitamente por las administradoras de riesgos laborales a los empleadores al momento de su afiliación por primera vez al sistema. (Anexo 41 del presente título)

Los formularios de beneficiarios de los trabajadores afiliados no se requieren para que se entienda efectuada y perfeccionada la afiliación, en consecuencia, deben ser entregados al empleador, quien puede diligenciarlos con posterioridad a la afiliación.

En los casos de traslado de administradora de riesgos laborales, el empleador no debe diligenciar nuevamente los formularios de beneficiarios, cuando éstos se encuentren ya debidamente diligenciados.

Con excepción de lo dispuesto en el inciso 2, art. 46 del Decreto 1406 de 1999, el empleador debe mantener en sus archivos a disposición de las administradoras, tanto los formularios como todos los documentos que acrediten la condición legal de beneficiarios y suministrarlos debidamente actualizados en caso de invalidez o muerte del trabajador, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la solicitud de la administradora.

3.4.2.2. Liquidación de aportes al SGRL

Es obligación de todo aportante, presentar mensualmente la declaración de autoliquidación de las cotizaciones al SGRL e incorporar allí las novedades ocurridas durante el período, de acuerdo con las normas que reglamenten el sistema unificado de aportes al régimen de seguridad social integral, de manera específica en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).

3.4.2.3. Traslado de administradora de riesgos laborales. Los traslados entre administradoras de riesgos laborales se rige por lo dispuesto en el art. 7 del Decreto 1772 de 1994 y el art. 33 del Decreto 1295 del mismo año, modificado por el art. 21 de la Ley 776 de 2002, parágrafo del art. 2 de la Ley 828 de 2003 y demás disposiciones complementarias.

3.4.2.4. Dentro de los 10 días siguientes al recibo de la comunicación, la administradora de riesgos laborales debe expedir al empleador constancia de afiliación en la que se contenga la siguiente información:

3.4.2.4.1. Nombre o razón social del empleador y cédula de ciudadanía o número de identificación tributaria.

3.4.2.4.2. Número del formulario de afiliación.

3.4.2.4.3. Vigencia de la afiliación, indicando las fechas de inicio y terminación de la misma.

3.4.2.4.4. Número de trabajadores afiliados a la fecha de expedición de la constancia.

3.4.2.4.5. Relación de los centros de trabajo del empleador, indicando para cada uno la clasificación de acuerdo con las normas legales vigentes y la tarifa con base en la cual se determina el monto de la cotización a la fecha de expedición de la constancia.

3.4.2.4.6. Estado de cuenta del empleador, que corresponde al informe sobre si se encuentra al día en el pago de las cotizaciones en la fecha de expedición de la constancia. En caso contrario, sobre los períodos por los que se encuentre en mora.

La no expedición oportuna de la constancia de afiliación a la que se refiere el presente numeral, da lugar a las responsabilidades del caso por impedimento o dilación a la libertad de escoger la entidad administradora de riesgos laborales.

3.4.2.4.7. Información a los trabajadores afiliados. Las entidades administradoras de riesgos laborales deben promover el conocimiento por parte de los trabajadores afiliados de las características y operación del SGRL, mediante cartillas, que deben ponerse a disposición de los trabajadores sin costo alguno.

3.4.3. RESERVA DE ENFERMEDAD LABORAL. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2022. Rige a partir del 31 de marzo de 2024. Consultar el texto vigente hasta esta fecha en Legislación Anterior. El nuevo texto es el siguiente:>

De conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 2.31.4.4.8 del Decreto 2555 de 2010 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, las entidades aseguradoras autorizadas para la operación del ramo de riesgos laborales o que adelanten el proceso de salida del mercado deben dar cumplimiento a las instrucciones señaladas en el presente subnumeral. Las instrucciones relacionadas con el cálculo del monto mínimo y máximo de la reserva técnica de enfermedad laboral no implican una modificación en la dinámica contable prevista en los marcos técnicos normativos que les resulten aplicables de acuerdo con la normatividad vigente.

Para efectos del reconocimiento y revelación en los estados financieros de los activos por recobros que se produzcan a las demás entidades aseguradoras por concepto de enfermedad laboral, las entidades aseguradoras deberán aplicar el Marco Conceptual de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) en lo relacionado con los criterios técnicos de la definición y reconocimiento del activo. De forma especial, las entidades aseguradoras deben evaluar el requisito de existencia de un derecho sin que exista incertidumbre sobre el mismo, o disputa entre la entidad aseguradora que reconocería el activo y otra entidad.

3.4.3.1 CONSTITUCIÓN DE LA RESERVA. <Subnumeral adicionado por la Circular 22 de 2022. Rige a partir del 31 de marzo de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades aseguradoras autorizadas para la operación del ramo de riesgos laborales deben destinar mensualmente el 2% de las primas devengadas del ramo durante dicho periodo para la constitución de la reserva de enfermedad laboral, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 2.31.4.4.8 del Decreto 2555 de 2010 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen.

Una vez realizado el cálculo del monto máximo de acumulación en los plazos que define el presente capítulo, las entidades aseguradoras podrán proceder con la liberación parcial de la reserva en los términos del subnumeral 3.4.3.4 del presente capítulo, sin perjuicio de la obligación de continuar constituyendo esta reserva con el 2% de las primas devengadas mensualmente hasta el momento en el cual se realice el cálculo del monto mínimo y máximo del siguiente año calendario.

3.4.3.2. INFORMACIÓN PARA EL CÁLCULO DEL MONTO MÁXIMO Y MÍNIMO DE ACUMULACIÓN DE LA RESERVA DE ENFERMEDAD LABORAL. <Subnumeral adicionado por la Circular 22 de 2022. Rige a partir del 31 de marzo de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

Para efectos del cálculo de los montos mínimos y máximos de la reserva de enfermedad laboral, las entidades aseguradoras que operen el ramo de riesgos laborales o que adelanten el proceso de salida del mercado deben establecer, a más tardar el 31 de marzo de cada año, la totalidad de prestaciones por enfermedades laborales que hayan pagado o reservado como siniestro avisado hasta el 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.

3.4.3.2.1. IDENTIFICACIÓN DE LAS PRESTACIONES POR ENFERMEDAD LABORAL. <Subnumeral adicionado por la Circular 22 de 2022. Rige a partir del 31 de marzo de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

Respecto de las prestaciones por enfermedad laboral que hayan pagado o reservado como siniestro avisado hasta el 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, las entidades aseguradoras deben identificar:

i. La totalidad de prestaciones a su cargo frente a las cuales no tienen expectativa de recobro a otras entidades aseguradoras, en razón a la exposición exclusiva del afiliado en la entidad aseguradora el cumplimiento del término de prescripción señalado en la ley aplicable para el recobro, u otras consideraciones. Para estos efectos, la exposición será medida en función del tiempo de afiliación.

ii. La totalidad de prestaciones a su cargo frente a las cuales tienen expectativa de recobro a otras entidades aseguradoras, en razón a la exposición del afiliado y el valor esperado de recobro por cada prestación. En esta categoría deberán incluirse aquellas prestaciones susceptibles de recobro respecto de las cuales se haya iniciado cualquier tipo de acción de cobro extrajudicial o judicial contra las demás entidades aseguradoras que se encuentren pendientes de una decisión final. Para estos efectos, la exposición será medida en función del tiempo de afiliación.

iii. La totalidad de prestaciones frente a las cuales ya se realizó el respectivo recobro a otras entidades aseguradoras. En este cálculo deberán incluirse aquellas prestaciones cuyo valor de recobro fue definido a través de acuerdos judiciales o extrajudiciales con las demás aseguradoras, por decisión judicial en firme o cualquier otro mecanismo de solución de controversias.

Las entidades aseguradoras deben identificar con la información que dispongan, así como con aquella que intercambien con las demás entidades aseguradoras, las prestaciones que puedan ser objeto de recobro en su contra, en razón a la exposición del afiliado medida para estos efectos en función del tiempo de afiliación y el valor esperado de recobro por cada prestación. Todo valor que se identifique como susceptible de recobrar a otra entidad aseguradora debe estar soportado en facturas y registros contables certificados por el revisor fiscal, entre otros.

3.4.3.2.2. DETERMINACIÓN DE LAS PRESTACIONES CON POSIBILIDAD DE RECOBRO. <Subnumeral adicionado por la Circular 22 de 2022. Rige a partir del 31 de marzo de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

En el proceso de determinación de las prestaciones con posibilidad de recobro a favor o en contra, las entidades aseguradoras podrán acudir a expertos actuariales, de la salud y legales, entre otros. Para el caso de prestaciones asistenciales, incluidas las asociadas a siniestros crónicos y vitalicios, incapacidad temporal, incapacidad permanente parcial y auxilio funerario, se tomarán los pagos que efectivamente haya realizado cada entidad aseguradora. Para el caso de pensiones de invalidez y de sobrevivencia se tomará:

i. La reserva matemática inicial de los casos que hayan sido objeto de constitución de esta reserva por primera vez en el último año más el retroactivo pagado.

ii. La reserva matemática a la fecha del recobro más el retroactivo pagado y el valor de las mesadas pagadas hasta la fecha de recobro. Lo anterior, en el caso de: a) rentas que no han sido recobradas y cuya constitución inicial no se haya realizado en último año y b) rentas cuya constitución inicial y reajuste por cambios en los parámetros de mortalidad, número de beneficiarios, pérdida de capacidad laboral y deslizamiento del salario mínimo, se realiza en el último año.

iii. El valor actual esperado de las pensiones de invalidez y de sobrevivencia, incluido el retroactivo en caso de que aplique, para aquellos casos que no han sido objeto de la constitución inicial de la reserva matemática en el último año, pero se encontraban avisados a la fecha del recobro y no han sido recobrados anteriormente.

iv. El diferencial entre: a) el saldo a la fecha de recálculo de la reserva matemática bajo los parámetros del último recálculo, y b) el saldo a la fecha de recálculo de la reserva matemática calculada bajo los parámetros ajustados, cuando se realicen ajustes a dicha reserva por cambios en los parámetros de mortalidad, número de beneficiarios, pérdida de capacidad laboral y deslizamiento del salario mínimo, con posterioridad al último recobro. Lo anterior, en el caso de rentas que han sido recobradas.

En la medida en que, para la adecuada gestión de la reserva de enfermedad laboral, y para determinar los eventuales recobros que pueden afectar esta reserva, las entidades aseguradoras requieren de información de mercado, éstas deben habilitar el acceso o suministrar la información que almacenen en sus repositorios a las demás administradoras de riesgos laborales y/o a un tercero responsable de la gestión de la información y las estimaciones de los recobros del mercado. La información susceptible de intercambio debe evidenciar los períodos de afiliación y exposiciones a su cargo y, así mismo, deben intercambiarse los parámetros relacionados con las pensiones de invalidez y de sobrevivencia o soportes de los valores a recobrar. La participación de terceros no exime a las entidades aseguradoras de la responsabilidad por la adecuada estimación de la reserva de enfermedad laboral y la adopción de medidas que les permitan validar las gestiones y procesos de estos terceros, así como los resultados entregados por ellos.

En el marco del intercambio de la información, se debe dar cumplimiento a la normatividad relacionada con la protección de datos personales.

En desarrollo de lo dispuesto en el parágrafo del artículo 2.31.4.4.8 del Decreto 2555 de 2010 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, las entidades aseguradoras que operen el ramo de riesgos laborales deben recopilar, actualizar y mantener a disposición de la SFC la información que señala el Anexo 16 del presente Título sobre siniestros de enfermedades laborales a partir de 2009.

La documentación e información que conozcan, recopilen, utilicen y generen las entidades aseguradoras en relación con el cálculo de la reserva de enfermedad laboral y los recobros del ramo, debe ser conservada durante el plazo dispuesto en el artículo 96 del EOSF y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, mediante cualquier medio que asegure su integridad y mantenerse a disposición de la SFC. Este deber aplica sin perjuicio de las demás disposiciones relacionadas con la documentación y conservación de la información.

3.4.3.3. CÁLCULO DE LOS MONTOS MÍNIMOS Y MÁXIMOS DE LA RESERVA. <Subnumeral adicionado por la Circular 22 de 2022. Rige a partir del 31 de marzo de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

La reserva de enfermedad laboral es equivalente a:

Donde,

  = El saldo de la reserva de enfermedad laboral al cierre del mes .

= Constitución de la reserva de enfermedad laboral en el mes  de acuerdo con las instrucciones del subnumeral 3.4.3.1 del presente capítulo.

 = Saldo de la reserva de enfermedad laboral al cierre del mes .

= Liberación de la reserva realizada durante el mes  de acuerdo con las instrucciones del subnumeral 3.4.3.4 del presente capítulo.

En todo caso, las entidades aseguradoras deben acreditar en todo momento un saldo mayor o igual al monto mínimo de acumulación que señala el siguiente subnumeral.

3.4.3.3.1 CÁLCULO DEL MONTO MÍNIMO DE ACUMULACIÓN DE LA RESERVA. <Subnumeral adicionado por la Circular 22 de 2022. Rige a partir del 31 de marzo de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades aseguradoras deben acreditar de manera permanente un saldo mínimo de la reserva de enfermedad laboral igual al resultado de la siguiente ecuación. El cálculo del monto mínimo de acumulación debe realizarse a más tardar el 31 de marzo de cada año calendario, tomando la información con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.

Donde:

 = Monto mínimo de acumulación de la reserva de enfermedad laboral (EL) al final del año .

 = Año calendario inmediatamente anterior a la fecha de cálculo.

 = Posición total deudora para el año . Es el monto total de los siniestros que la entidad aseguradora debe girar a las demás entidades correspondientes a las prestaciones asistenciales pagadas por éstas y los casos i, ii y iv del subnumeral 3.4.3.2.2 del presente capítulo, para las enfermedades laborales durante el año  y que son susceptibles de recobro. Son susceptibles de recobro aquellas prestaciones de siniestros por enfermedad laboral para los cuales a partir de información de mercado sobre el tiempo de afiliación se establece que la entidad tendría una  obligación  a  su  cargo. De manera exclusiva para  la  determinación  de  esta  posición  se debe asumir  que la

responsabilidad de cada administradora se calcula a prorrata del tiempo de afiliación medido en meses en cada entidad hasta la fecha del primer pago del siniestro sobre el total de meses de afiliación al sistema.

Dicha posición debe expresarse en términos constantes tomando como base el año  usando el Índice de Precios al Consumidor (IPC) que publica el DANE.

 Posición total acreedora para el año . Es el monto total de los siniestros que las demás entidades deben girar a la entidad aseguradora correspondientes a las prestaciones asistenciales pagadas por ésta y los casos i, ii y iv del subnumeral 3.4.3.2.2 del presente capítulo, en caso de enfermedades laborales durante el año  y que son susceptibles de recobro. Son susceptibles de recobro aquellos siniestros por enfermedad laboral para los cuales a partir de información de mercado sobre el tiempo de afiliación se establece que la entidad tendría un derecho. De manera exclusiva para la determinación de esta posición se debe asumir que la responsabilidad de cada administradora se calcula a prorrata del tiempo de afiliación medido en meses en cada entidad hasta la fecha del primer pago del siniestro sobre el total de meses de afiliación al sistema.

Dicha posición debe expresarse en términos constantes tomando como base el año  usando el Índice de Precios al Consumidor (IPC) que publica el DANE.

 Duración promedio de los siniestros correspondientes a recobros que debió pagar a otra entidad aseguradora en los últimos 5 años (siendo  el primer año), ponderada por el monto de cada uno de los pagos de estos. Calculada con la siguiente fórmula:

Donde:

= Total de los pagos del i-ésimo siniestro realizados en el año . Se excluyen los pagos correspondientes a pensiones de invalidez y de sobrevivencia.

= Tiempo medido en años transcurrido entre i) la fecha del aviso del i-ésimo siniestro y ii) la fecha del último pago del i-ésimo siniestro en el año .

= Conjunto de siniestros que debió pagar a otra entidad aseguradora por concepto de recobros incluyendo los siniestros para los cuales, a partir de información de mercado sobre el tiempo de afiliación, se establece que la entidad tendría una obligación a su cargo. Se excluyen de este conjunto los siniestros para los cuales los pagos corresponden únicamente a pensiones de invalidez y de sobrevivencia.

 Duración promedio de los siniestros correspondientes a recobros que debió recibir de otra entidad aseguradora en los últimos 5 años (siendo  el primer año) ponderada por el monto de cada uno de los pagos de estos. Calculada con la siguiente fórmula:

Donde:

= Corresponde a los pagos del i-ésimo siniestro realizados en el año . Se excluyen los pagos correspondientes a pensiones de invalidez y de sobrevivencia

= Tiempo medido en años transcurrido entre i) la fecha del aviso del i-ésimo siniestro y ii) la fecha del último pago del i-ésimo siniestro en el año .

= Conjunto de siniestros correspondientes a recobros que debió recibir de otra entidad aseguradora, excluyendo los siniestros respecto de los cuales existen controversias con otras entidades frente a la posibilidad de recobro y los siniestros para los cuales los pagos corresponden únicamente a pensiones de invalidez y de sobrevivencia.

= Factor de recobros efectivos medido como:

Donde,

= Corresponde al monto al cierre del año  de los recobros pagados por otras administradoras correspondientes a las prestaciones asistenciales asumidas por la entidad y los casos i, ii y iv del subnumeral 3.4.3.2.2 del presente capítulo durante el año  y que componen la . Dicho monto debe expresarse en términos constantes tomando como base el año  usando el Índice de Precios al Consumidor (IPC) que publica el DANE.

 = Reserva mínima calculada para el código de enfermedad  de acuerdo con la clasificación internacional de enfermedades seleccionadas, determinada a partir de los criterios contenidos en el subnumeral 3.4.3.3.3 del presente capítulo.

 = Tasa de incidencia calculada para el código de enfermedad  de acuerdo con la clasificación internacional de enfermedades seleccionadas, determinada a partir de los criterios contenidos en el subnumeral 3.4.3.3.3 del presente capítulo.

 = Expuestos que hayan estado afiliados a la administradora de riesgos laborales en algún momento y luego hayan estado afiliados en otra medidos por su tiempo de exposición en la administradora respecto al total del tiempo de afiliación al sistema neto de aquellos expuestos que estuvieron afiliados con otras administradoras de riesgos laborales y hayan terminado su afiliación con la administradora, considerando también el tiempo de exposición que corresponda a la entidad. Para efectos del cálculo de este término, la exposición en la administradora será equivalente al tiempo de afiliación.  se calcula de acuerdo con la siguiente fórmula:

Donde:

 Expuestos traspasados que hayan estado afiliados a la administradora de riesgos laborales en algún momento y luego hayan estado afiliados en otra medidos por su tiempo de exposición en la administradora respecto al total del tiempo de afiliación al sistema de riesgos laborales. Para efectos del cálculo de este término, la exposición en la administradora será equivalente al tiempo de afiliación.

 Expuestos recibidos que hayan estado con otras administradoras de riesgos laborales y que el último asegurador haya sido o sea la administradora de riesgos que realiza el cálculo medidos por su tiempo de exposición en la administradora respecto al total del tiempo de afiliación al sistema de riesgos laborales. Para efectos del cálculo de este término, la exposición en la administradora será equivalente al tiempo de afiliación.

= Expuestos que ya han tenido recobros en años anteriores por las enfermedades seleccionadas a partir de los criterios contenidos en el subnumeral 3.4.3.3.3 del presente capítulo.

 =Factor de mortalidad de mercado. Para el cálculo de este parámetro las entidades pueden acudir a repositorios centralizados de información elaborados por terceros expertos que consoliden información agregada y/o a la información suministrada por las demás administradoras. Calculado con la siguiente fórmula:

Donde:

=Número de afiliados al sistema de riesgos laborales calculado con base en la información disponible a partir de 2009 y hasta .

=Afiliados al sistema de riesgos laborales con decremento por mortalidad para el año , calculados de forma recursiva de la siguiente manera:

Donde:

= Afiliados al sistema de riesgos laborales con decremento por mortalidad para 2009.

= Número de afiliados al sistema de riesgos laborales en 2009.

= Afiliados al sistema de riesgos laborales con decremento por mortalidad para el año .

= Afiliados al sistema de riesgos laborales con decremento por mortalidad para el año de .

= Número de nuevos afiliados al sistema de riesgos laborales para el año .

= Año para el que se tiene información disponible, donde , , hasta llegar de manera sucesiva a .

=Índice del año para el que se tiene información disponible. Este varía entre 2 y (-2009+1).

= Probabilidad de sobrevivencia promedio ponderada de la cohorte , determinada empleando las tablas de mortalidad de rentistas y de rentistas inválidos, expedidas por la SFC vigentes a la fecha de cálculo. La probabilidad será calculada como un promedio ponderado entre las tablas de mortalidad de mujeres y las tablas de mortalidad de hombres como se muestra a continuación:

Donde:

= Conjunto de estados en los que se pueden clasificar los afiliados al sistema de riesgos laborales. Los estados posibles son: i) hombre no inválido, ii) mujer no inválida, iii) hombre en estado de invalidez y iv) mujer en estado de invalidez.

= Número de afiliados al sistema de riesgos laborales para edad  en el estado j en el año .

= Probabilidad de sobrevivencia de los afiliados para la edad  en la edad  en el estado j en el año , determinada empleando las tablas de mortalidad de rentistas y de rentistas inválidos, expedidas por la SFC vigentes a la fecha de cálculo.

= Número de afiliados al sistema de riesgos laborales en el año  calculado con base en la información disponible a partir de 2009 y hasta .

3.4.3.3.2 CÁLCULO DEL MONTO MÁXIMO DE ACUMULACIÓN DE LA RESERVA. <Subnumeral adicionado por la Circular 22 de 2022. Rige a partir del 31 de marzo de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades aseguradoras deben acumular la reserva técnica de enfermedad laboral hasta alcanzar un saldo equivalente al resultado de la siguiente ecuación. El cálculo del monto máximo de acumulación debe realizarse a más

tardar el 31 de marzo de cada año calendario, tomando la información con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.

Donde:

 = Monto máximo de acumulación de la reserva de enfermedad laboral al final del año T.

 = Año calendario inmediatamente anterior a la fecha de cálculo.

 = Posición total deudora para el año . Es el monto total de los siniestros que la entidad aseguradora debe girar a las demás entidades correspondientes a las prestaciones asistenciales pagadas por éstas y los casos i, ii y iv del subnumeral 3.4.3.2.2 del presente capítulo para las enfermedades laborales durante el año  y que son susceptibles de recobro. Son susceptibles de recobro aquellas prestaciones de siniestros por enfermedad laboral para los cuales, a partir de información de mercado sobre el tiempo de afiliación, se establece que la entidad tendría una obligación a su cargo. De manera exclusiva para la determinación de esta posición se debe asumir que la responsabilidad de cada administradora se calcula a prorrata del tiempo de afiliación medido en meses en cada entidad hasta la fecha del primer pago del siniestro sobre el total de meses de afiliación al sistema.

Dicha posición debe expresarse en términos constantes tomando como base el año  usando el Índice de Precios al Consumidor (IPC) que publica el DANE.

 Posición total acreedora para el año . Es el monto total de los siniestros que las demás entidades deben girar a la entidad aseguradora correspondiente a las prestaciones asistenciales pagadas por ésta y los casos i, ii y iv del subnumeral 3.4.3.2.2 del presente capítulo en caso de enfermedades laborales durante el año  y que son susceptibles de recobro. Son susceptibles de recobro aquellos siniestros por enfermedad laboral para los cuales, a partir de información de mercado sobre el tiempo de afiliación, se establece que la entidad tendría un derecho. De manera exclusiva para la determinación de esta posición se debe asumir que la responsabilidad de cada administradora se calcula a prorrata del tiempo de afiliación medido en meses en cada entidad hasta la fecha del primer pago del siniestro sobre el total de meses de afiliación al sistema.

Dicha posición debe expresarse en términos constantes tomando como base el año  usando el Índice de Precios al Consumidor (IPC) que publica el DANE.

 Duración máxima de los siniestros correspondientes a recobros que debió pagar a otra entidad aseguradora en los últimos 5 años (siendo  el primer año) ponderada por el monto de cada uno de los pagos de estos, calculada con la siguiente fórmula:

Donde:

 Duración promedio de los siniestros correspondientes a recobros que debió pagar a otra entidad aseguradora en los últimos 5 años (siendo  el primer año) ponderada por el monto de cada uno de los pagos de estos, calculada con la siguiente fórmula:

Donde:

= Total de los pagos del i-ésimo siniestro realizados en el año . Se excluyen los pagos correspondientes a pensiones de invalidez y de sobrevivencia.

= Tiempo medido en años transcurrido entre i) la fecha del aviso del i-ésimo siniestro y ii) la fecha del último pago del i-ésimo siniestro en el año .

= Conjunto de siniestros que debió pagar a otra entidad aseguradora por concepto de recobros incluyendo los siniestros para los cuales a partir de información de mercado sobre el tiempo de afiliación se establece que la entidad tendría una obligación a su cargo. Se excluyen de este conjunto los siniestros para los cuales los pagos corresponden únicamente a pensiones de invalidez y de sobrevivencia.

 = Desviación estándar de la duración de los siniestros correspondientes a recobros que debió pagar a otra entidad aseguradora en los últimos 5 años, siendo  el primer año, calculada con la siguiente fórmula:

 Duración máxima de los siniestros correspondientes a recobros que debió recibir de otra entidad aseguradora en los últimos 5 años (siendo  el primer año) ponderada por el monto de cada uno de los pagos de estos, calculada con la siguiente fórmula:

Donde:

 Duración promedio de los siniestros correspondientes a recobros que debió recibir de otra entidad aseguradora en los últimos 5 años (siendo  el primer año) ponderada por el monto de cada uno de los pagos de estos, calculada con la siguiente fórmula:

Donde:

= Corresponde a los pagos del i-ésimo siniestro realizados en el año . Se excluyen los pagos correspondientes a pensiones de invalidez y de sobrevivencia

= Tiempo medido en años transcurrido entre i) la fecha del aviso del i-ésimo siniestro y ii) la fecha del último pago del i-ésimo siniestro en el año .

= Conjunto de siniestros correspondientes a recobros que debió recibir de otra entidad aseguradora, excluyendo los siniestros respecto de los cuales existen controversias con otras entidades frente a la posibilidad de recobro y los siniestros para los cuales los pagos corresponden únicamente a pensiones de invalidez y de sobrevivencia.

 = Desviación estándar de la duración de los siniestros correspondientes a recobros que debieron recibir de otra entidad aseguradora en los últimos 5 años, siendo  el primer año, calculada con la siguiente fórmula:

= Factor de recobros efectivos medido como:

Donde,

= Corresponde al monto al cierre del año  de los recobros pagados por otras administradoras correspondientes a las prestaciones asistenciales asumidas por la entidad y los casos i, ii y iv del subnumeral 3.4.3.2 del presente capítulo durante el año  y que componen la . Dicho monto debe expresarse en términos constantes tomando como base el año  usando el Índice de Precios al Consumidor (IPC) que publica el DANE.

 = Reserva máxima calculada para el código de enfermedad  de acuerdo con la clasificación internacional de enfermedades seleccionadas determinada a partir de los criterios contenidos en el subnumeral 3.4.3.3.3 del presente capítulo.

 = Tasa de incidencia calculada para el código de enfermedad  de acuerdo con la clasificación internacional de enfermedades seleccionadas determinada a partir de los criterios contenidos en el subnumeral 3.4.3.3.3 del presente capítulo.

 = Expuestos que hayan estado afiliados a la administradora de riesgos laborales en algún momento y luego hayan estado afiliados en otra medidos por su tiempo de exposición en la administradora respecto al total del tiempo de afiliación al sistema neto de aquellos expuestos que estuvieron afiliados con otras administradoras de riesgos laborales y hayan terminado su afiliación con la administradora, considerando también el tiempo de exposición que corresponda a la entidad. Para efectos del cálculo de este término, la exposición en la administradora será equivalente al tiempo de afiliación.  se calcula de acuerdo con la siguiente fórmula:

Donde:

 Expuestos traspasados que hayan estado afiliados a la administradora de riesgos laborales en algún momento y luego hayan estado afiliados en otra, medidos por su tiempo de exposición en la administradora respecto al total del tiempo de afiliación al sistema de riesgos laborales. Para efectos del cálculo de este término, la exposición en la administradora será equivalente al tiempo de afiliación.

 Expuestos recibidos que hayan estado con otras administradoras de riesgos laborales y que el último asegurador haya sido o sea la administradora de riesgos que realiza el cálculo, medidos por su tiempo de exposición en la administradora respecto al total del tiempo de afiliación al sistema de riesgos laborales. Para efectos del cálculo de este término, la exposición en la administradora será equivalente al tiempo de afiliación.

= Expuestos que ya han tenido recobros en años anteriores por las enfermedades seleccionadas a partir de los criterios contenidos en el subnumeral 3.4.3.3.3 del presente capítulo.

 = Factor de mortalidad de mercado. Para el cálculo de este parámetro las entidades pueden acudir a repositorios centralizados de información elaborados por terceros expertos que consoliden información agregada y/o a la información suministrada por las demás administradoras. Calculado con la siguiente fórmula:

Donde:

=Número de afiliados al sistema de riesgos laborales calculado con base en la información disponible a partir de 2009 y hasta .

=Afiliados al sistema de riesgos laborales con decremento por mortalidad para el año , calculados de forma recursiva de la siguiente manera:

Donde:

= Afiliados al sistema de riesgos laborales con decremento por mortalidad para 2009.

= Número de afiliados al sistema de riesgos laborales en 2009.

= Afiliados al sistema de riesgos laborales con decremento por mortalidad para el año .

= Afiliados al sistema de riesgos laborales con decremento por mortalidad para el año de .

= Número de nuevos afiliados al sistema de riesgos laborales para el año .

= Año para el que se tiene información disponible, donde , , hasta llegar de manera sucesiva a .

=Índice del año para el que se tiene información disponible. Este varía entre 2 y (-2009+1).

= Probabilidad de sobrevivencia promedio ponderada de la cohorte , determinada empleando las tablas de mortalidad de rentistas y de rentistas inválidos expedidas por la SFC vigentes a la fecha de cálculo. La probabilidad será calculada como un promedio ponderado entre las tablas de mortalidad de mujeres y las tablas de mortalidad de hombres como se muestra a continuación:

Donde:

= Conjunto de estados en los que se pueden clasificar los afiliados al sistema de riesgos laborales. Los estados posibles son: i) hombre no inválido, ii) mujer no inválida, iii) hombre en estado de invalidez y iv) mujer en estado de invalidez.

= Número de afiliados al sistema de riesgos laborales para edad  en el estado j en el año .

= Probabilidad de sobrevivencia de los afiliados para la edad  en la edad  en el estado j en el año , determinada empleando las tablas de mortalidad de rentistas y de rentistas inválidos expedidas por la SFC vigentes a la fecha de cálculo.

= Número de afiliados al sistema de riesgos laborales en el año  calculado con base en la información disponible a partir de 2009 y hasta .

3.4.3.3.3 CRITERIOS DE SELECCIÓN DE LOS CÓDIGOS DE ENFERMEDADES RELEVANTES PARA LA DETERMINACIÓN DEL COMPONENTE PROSPECTIVO DEL MONTO MÍNIMO Y MÁXIMO DE LA RESERVA DE ENFERMEDAD LABORAL Y VALORACIÓN DE LA RESERVA CORRESPONDIENTE A CADA UNO DE ELLOS. <Subnumeral adicionado por la Circular 22 de 2022. Rige a partir del 31 de marzo de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

Para el cálculo de los montos mínimos y máximos de la reserva de enfermedad laboral, las entidades aseguradoras deben contemplar un componente prospectivo que recoja el comportamiento esperado de los recobros por enfermedades laborales que por su naturaleza no se encuentran caracterizados en la historia siniestral, de acuerdo con las fórmulas de cálculo del monto mínimo y máximo de la reserva establecidas en los subnumerales 3.4.3.3.1 y 3.4.3.3.2 del presente capítulo.

Las entidades aseguradoras deben seleccionar el conjunto de enfermedades caracterizadas por su alto periodo de latencia o que requieren tratamientos prolongados y respecto de las cuales las bases de datos de indemnizaciones no ofrecen información estadísticamente representativa. Para la selección de tales enfermedades, las entidades aseguradoras deben contar con el criterio de los auditores médicos y/o pueden acudir a repositorios centralizados de información elaborados por terceros expertos que consoliden información agregada del mercado colombiano o de otros mercados con características comparables.

Para cada una de las enfermedades seleccionadas para el cálculo del componente prospectivo las entidades aseguradoras deben emplear el criterio de auditores o médicos especializados en la enfermedad y la información de siniestros disponible y/o pueden acudir a repositorios centralizados de información elaborados por terceros expertos que consoliden información agregada del mercado colombiano o de otros mercados con características comparables que permitan determinar: i) la tasa de incidencia, ii) el periodo de latencia, iii) la duración del tratamiento, iv) la tasa de laboralidad, entendida como la probabilidad de que un determinado padecimiento sea considerado como de origen laboral, v) la consecuencia esperada de la enfermedad que puede ser el pago de prestaciones asistenciales y/o económicas, y vi) el costo mínimo y máximo de las prestaciones asistenciales y económicas correspondientes.

Las administradoras de riesgos laborales deben revisar y actualizar como mínimo cada 3 años los parámetros mencionados en el presente subnumeral.

3.4.3.4 LIBERACIÓN DE LA RESERVA DE ENFERMEDAD LABORAL. <Subnumeral adicionado por la Circular 22 de 2022. Rige a partir del 31 de marzo de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

Esta reserva solo podrá ser utilizada para el pago de recobros de otra administradora que repita contra la aseguradora por prestaciones económicas y asistenciales derivadas de enfermedades laborales.

En los términos del parágrafo del artículo 2.31.4.4.8 del Decreto 2555 de 2010 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, el 31 de marzo de cada año, las entidades aseguradoras podrán liberar parcialmente: i) hasta el valor que exceda el monto máximo de acumulación, o ii) hasta el valor que exceda el monto mínimo de acumulación cuando de manera consecutiva en los últimos 5 años se acredite una posición neta acreedora.

Lo anterior, sin perjuicio de su obligación de seguir constituyendo esta reserva con el 2% de las primas devengadas mensualmente.

3.4.4. PAGO DE COMISIONES DE INTERMEDIACIÓN.

En virtud de lo dispuesto en el inciso 2 del parágrafo 5 del artículo 11 de la Ley 1562 de 2012, la remuneración a favor de los intermediarios de seguros se debe sufragar con cargo a los recursos propios de las ARL, en consecuencia, la junta directiva de estas entidades o el órgano que haga sus veces, debe adoptar políticas y procedimientos que aseguren el cumplimiento de dicha norma y permitan verificar en todo momento la trazabilidad del origen de los recursos con cargo a los cuales se sufraguen las comisiones de intermediación. Las políticas adoptadas deben garantizar el cumplimiento de la destinación específica de los recursos del SGRL prevista en el artículo 31 de la ley 1562 de 2012.

3.4.5. AUDITORÍA MÉDICA. <Subnumeral Inciso Literal adicionado por de la Circular 39 de 2016.  Rige a partir del 1o de enero de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Para efectos de atender las reclamaciones, la entidad aseguradora debe contar con un sistema de auditoría médica interna o externa, en los mismos términos en que lo dispone el subnumeral 3.5.1 del presente capítulo.

3.4.6. RESERVA DE DESVIACIÓN DE SINIESTRALIDAD. <Subnumeral adicinado por la Circular 27 de 2021. Rige a partir del 22 de noviembre de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>

Para la determinación de la reserva de desviación de siniestralidad de que trata el artículo 2.31.4.5.1 del Decreto 2555 de 2010, las entidades aseguradoras deben adoptar metodologías y modelos y hacer supuestos razonables.

La información descrita a continuación hace parte del procedimiento de cálculo de la reserva de desviación de siniestralidad, debe constar en la nota técnica y ser analizada por el Actuario Responsable conforme a lo establecido en el subnumeral 6.3.2.1 del presente Capítulo. En cumplimiento de los dispuesto en el presente subnumeral, las entidades deben documentar y mantener a disposición la información empleada, incluyendo las modificaciones a las metodologías, junto con su sustento técnico e impactos.

3.4.6.1. Metodología de cálculo

Las entidades aseguradoras deben calcular la reserva de desviación de siniestralidad dentro del mes siguiente a la suscripción o renovación del programa de reaseguro, a partir de lo cual deben calcularla como mínimo cada 6 meses. Cuando se presente un cambio súbito y sustancial en la composición de la cartera y/o su siniestralidad, las entidades aseguradoras deberán calcular nuevamente la reserva en un plazo prudente que no exceda los 15 días siguientes a la fecha en la cual se conoció el cambio. En caso de que deban ajustarse las condiciones del programa de reaseguro por cambios en la composición de la cartera durante la vigencia de los contratos de reaseguro, la entidad aseguradora debe calcular nuevamente la reserva de desviación de siniestralidad dentro del mes siguiente al ajuste del programa de reaseguro.

La metodología de cálculo de la reserva de desviación de siniestralidad del ramo de riesgos laborales es la siguiente:

Donde,

RDS: Corresponde a la Reserva Técnica de Desviación de Siniestralidad.

MRA: Corresponde a la Máxima responsabilidad probable a cargo de la entidad aseguradora.

MPRI: Corresponde a la Máxima Prioridad pactada en el contrato de reaseguro catastrófico.

MPPE: Corresponde a la Máxima Pérdida Probable por los Eventos Catastróficos Excluidos en el contrato de reaseguro catastrófico.

PEENC: Corresponde a la Pérdida Esperada durante la vigencia del contrato de reaseguro a cargo de la entidad aseguradora por siniestros atípicos.

3.4.6.1.1. Las anteriores variables se determinan conforme a las siguientes fórmulas:

3.4.6.1.1.1. La máxima responsabilidad a cargo de la entidad aseguradora (MRA), calculada de acuerdo con la siguiente fórmula:

Donde,

 Corresponde a la responsabilidad de la entidad aseguradora por el evento i.

i: Corresponde al i-ésimo evento, del conjunto de eventos (I) determinados en el subnumeral 1.6.4.2.1 del presente capítulo que están cubiertos por el contrato de reaseguro catastrófico.

 Corresponde a la máxima pérdida probable por el evento i.

 Corresponde a la capacidad de los contratos de reaseguro para el evento i. En caso de que la entidad aseguradora cuente con un contrato de reaseguro por riesgo y evento, esta variable se determinará como la capacidad total del contrato descontando el monto total de los siniestros esperados que afectarán el contrato de reaseguro por riesgo incluyendo los siniestros atípicos. La estimación de estos siniestros esperados debe realizarse a partir de modelos técnicamente sustentados y basarse en la experiencia de siniestros propia de la entidad aseguradora. En todo caso podrán realizarse supuestos propios razonables construidos a partir de información del mercado colombiano y/o de otros mercados con características comparables. En estos supuestos deben asumirse cargos adicionales por incertidumbre.

3.4.6.1.1.2. La Máxima Prioridad pactada en el contrato de reaseguro catastrófico (MPRI), calculada de acuerdo con la siguiente fórmula:

Donde,

 Corresponde a la prioridad del contrato de reaseguro para el evento i, adicionando el monto correspondiente a cualquier otra cláusula o condición del contrato de reaseguro catastrófico por la cual se pongan a cargo de la entidad aseguradora porciones adicionales de indemnización, como en el caso de los deducibles agregados, entre otros.

i: Corresponde al i-ésimo evento, del conjunto de eventos determinados en el subnumeral 1.6.4.2.1 del presente capítulo que están cubiertos por el contrato de reaseguro catastrófico.

3.4.6.1.1.3. La Máxima Pérdida Probable por los Eventos Catastróficos Excluidos en el contrato de reaseguro catastrófico (MPPE), calculada de la siguiente manera:

Donde,

 Corresponde a la máxima pérdida probable por el evento j excluido en el contrato de reaseguro catastrófico.

j: Corresponde al j-ésimo evento, del conjunto de eventos determinados en el subnumeral 1.6.4.2.1 del presente capítulo que están excluidos de la cobertura del contrato de reaseguro catastrófico.

3.4.6.1.1.4. La pérdida esperada durante la vigencia del contrato de reaseguro a cargo de la entidad aseguradora por siniestros atípicos , se determina como se muestra en la siguiente ecuación. En caso que la entidad aseguradora cuente con un contrato de reaseguro por riesgo y evento esta variable tomará el valor de cero.

Donde,

 Corresponde a la máxima pérdida esperada modelada para un evento h que da lugar a un siniestro atípico.

h: Corresponde al h-ésimo evento que da lugar a un siniestro atípico esperado durante la vigencia del contrato de reaseguro, del conjunto de eventos (H) determinados en el subnumeral 1.6.4.2.1. y modelados de acuerdo con el subnumeral 3.4.6.1.2.3. del presente capítulo.

 Corresponde a la máxima pérdida esperada modelada para un evento k que da lugar a un siniestro atípico.

k: Corresponde al k-ésimo evento que da lugar a un siniestro atípico esperado durante la vigencia del contrato de reaseguro, del conjunto de eventos (H) determinados en el subnumeral 1.6.4.2.1. y modelados de acuerdo con el subnumeral 3.4.6.1.2.3. del presente capítulo.

 Corresponde a la capacidad de los contratos de reaseguro para el evento h cubierto en el contrato de reaseguro.

 Corresponde a la capacidad de los contratos de reaseguro para el evento k cubierto en el contrato de reaseguro.

 Coeficiente de correlación entre el evento h y el evento k. Se define  = 1, para todo h, k. Esto sin prejuicio de que las entidades aseguradoras puedan utilizar modelos de medición propios o de industria para el cálculo de las correlaciones entre los diferentes eventos, siempre y cuando se presenten a consideración previa de la SFC.

 Corresponde a la máxima pérdida neta esperada modelada para un evento h que da lugar a un siniestro atípico.

 Corresponde a la máxima pérdida neta esperada modelada para un evento k que da lugar a un siniestro atípico.

3.4.6.1.2. Para la cuantificación de las pérdidas esperadas y/o probables señaladas en las fórmulas anteriores, las entidades aseguradoras deben aplicar los siguientes criterios técnicos:

3.4.6.1.2.1. Para el cálculo de la máxima responsabilidad probable a cargo de la entidad aseguradora (MRA), las entidades aseguradoras deben cuantificar la máxima pérdida probable para cada uno de los eventos (), conforme al subnumeral 1.6.4.2.1 del presente Capítulo.

La entidad aseguradora debe tomar la  y descontar la capacidad del contrato de reaseguro para dicho evento (). La capacidad de los contratos de reaseguro catastrófico debe ser ajustada por el riesgo de contraparte de los reaseguradores participantes. Para el cálculo del ajuste por riesgo de contraparte, la entidad aseguradora debe emplear una metodología que cumpla con las instrucciones del subnumeral 2.2.7 del presente capítulo.

Cuando la entidad aseguradora haya amparado múltiples ramos de seguro bajo un mismo contrato de reaseguro, no debe deducir el 100% de la capacidad de los contratos. Para determinar la proporción de la capacidad de los contratos de reaseguro que podrá descontarse, la entidad debe estimar la pérdida probable y probabilidad de afectación de los contratos de reaseguro por eventos correspondientes a los ramos distintos de riesgos laborales, conforme al subnumeral 1.6.4.2.1.4 del presente Capítulo.

Por último, la entidad aseguradora debe seleccionar la máxima responsabilidad a su cargo.

3.4.6.1.2.2. La entidad aseguradora debe identificar y cuantificar la máxima pérdida probable por cada uno de los eventos catastróficos no amparados en el contrato de reaseguro (), de acuerdo con lo establecido en el subnumeral 1.6.4.2.1.2 del presente Capítulo. Por último, la entidad aseguradora debe seleccionar la máxima pérdida probable por estos eventos ().

3.4.6.1.2.3. Para el cálculo de la PEENC las entidades aseguradoras deben identificar y cuantificar la pérdida esperada de aquellos eventos no catastróficos de baja frecuencia y alta severidad que pueden causar desviaciones en la siniestralidad esperada del ramo, de acuerdo con los siguientes criterios:

3.4.6.1.2.3.1. La entidad aseguradora debe modelar el número de siniestros atípicos que pueden afectar la cartera durante la vigencia del contrato de reaseguro y el costo esperado bruto de cada uno de estos eventos. No será admisible tomar como referencia el costo promedio de los siniestros, considerando que se pretende identificar aquellos que por sus características pueden superar las condiciones o límites pactados en los contratos de reaseguro operativo por riesgo.

3.4.6.1.2.3.2. Debe basarse en la experiencia de siniestros propia de la entidad aseguradora. La entidad debe emplear una base de datos con un historial de siniestros de al menos 10 años. Cuando la entidad disponga de más información debe emplearla. En todo caso, las entidades podrán incorporar supuestos propios razonables los cuales deben ser construidos a partir de información del mercado colombiano y/o de otros mercados con características comparables. Las entidades aseguradoras que inicien la operación del ramo o que estén en el periodo requerido para acumular la experiencia de siniestros solicitada, deben basarse en la información histórica que han acumulado a la fecha de cálculo y supuestos propios razonables. Los supuestos propios razonables deben ser construidos a partir de información del mercado colombiano y/o de otros mercados con características comparables. En todo caso, en estos supuestos deben asumirse cargos adicionales por incertidumbre.

3.4.6.1.2.3.3. En caso de que la entidad aseguradora haya variado la composición o perfil de la cartera a la fecha de cálculo frente a la experiencia histórica, en la metodología de cálculo debe incorporar un parámetro o variable que reconozca la incertidumbre asociada a cambios en la composición de la cartera.

3.4.6.1.2.3.4. Para cada uno de los siniestros modelados, la entidad aseguradora debe descontar la capacidad de los contratos de reaseguro.

La capacidad de los contratos de reaseguro debe ser ajustada por el riesgo de contraparte de los reaseguradores participantes. Para el cálculo del ajuste por riesgo de contraparte, la entidad aseguradora debe emplear una metodología que cumpla con las instrucciones de los subnumerales 2.2.7 y siguientes del presente capítulo.

Las entidades aseguradoras podrán descontar de la pérdida esperada de eventos no catastróficos, la capacidad de los contratos de reaseguro que se asocien al ramo de riesgos laborales. Cuando la entidad aseguradora haya amparado múltiples ramos de seguro, no podrá deducir el 100% de la capacidad de los contratos de reaseguro suscritos. Para determinar la proporción de la capacidad de los contratos de reaseguro que podrá descontar, la entidad debe estimar la pérdida esperada y probabilidad de afectación de los contratos de reaseguro por eventos correspondientes a los ramos distintos de riesgos laborales, conforme al subnumeral 1.6.4.2.1.4 del presente Capítulo.

Para poder descontar la capacidad de los contratos de reaseguro (la entidad aseguradora debe llevar a cabo modelaciones que permitan determinar la suficiencia del contrato de reaseguro, para lo cual debe adoptar una metodología actuarial que proyecte los siniestros que afectarán la cartera de la entidad aseguradora y los contratos de reaseguro de exceso de pérdida operativo por riesgo. La metodología empleada en la modelación debe evaluar distintos escenarios de afectación del contrato de reaseguro, de manera tal que se verifiquen las condiciones de dicho contrato. Por ejemplo, para el caso de los contratos operativos por riesgo se debe verificar la suficiencia del límite agregado anual.

3.4.6.1.2.3.5. La PEENC debe corresponder a la raíz cuadrada de la sumatoria de los montos a cargo de la entidad aseguradora correlacionados, determinados de acuerdo con el subnumeral 3.4.6.1.2.3.4. del presente capítulo.

3.4.6.2. Constitución de la reserva

Trimestralmente las entidades aseguradoras deben destinar el 4% de las primas retenidas durante dicho periodo para la constitución de la reserva de desviación de siniestralidad, de manera progresiva hasta alcanzar el techo o límite de acumulación. En todo caso, las entidades aseguradoras deben acreditar como mínimo un saldo de la reserva de desviación de siniestralidad equivalente al:

MRA: Corresponde a la Máxima responsabilidad probable a cargo de la entidad aseguradora, definida en el subnumeral 3.4.6.1.1.1 anterior.

MPRI: Corresponde a la Máxima Prioridad Pactada en el contrato de reaseguro catastrófico, definida en el subnumeral 3.4.6.1.1.2 anterior.

MPPE: Corresponde a la Máxima Pérdida Probable por los Eventos Catastróficos Excluidos en el contrato de reaseguro catastrófico, definida en el subnumeral 3.4.6.1.1.3 anterior.

3.4.6.3. Techo o límite de acumulación

El techo o límite superior de acumulación corresponderá al máximo entre: i) el monto calculado de acuerdo con el subnumeral 3.4.6.1 del presente capítulo y ii) la mitad de las primas emitidas durante los últimos 12 meses, descontando la capacidad de los contratos de reaseguro catastrófico.

Cuando la entidad aseguradora haya amparado múltiples ramos de seguro bajo un mismo contrato de reaseguro, no podrá deducir el 100% de la capacidad de los contratos de reaseguro catastrófico. Para determinar la proporción de la capacidad de los contratos de reaseguro que podrá descontar, la entidad aseguradora debe estimar la pérdida probable y probabilidad de afectación de los contratos de reaseguro por eventos correspondientes a los ramos distintos de riesgos laborales, conforme al subnumeral 1.6.4.2.1.4 del presente Capítulo. La capacidad de los contratos de reaseguro debe ser ajustada por el riesgo de contraparte de los reaseguradores participantes. Para el cálculo del ajuste por riesgo de contraparte, la entidad aseguradora debe emplear una metodología que cumpla con las instrucciones de los subnumerales 2.2.7 y siguientes del presente capítulo.

3.4.6.4. Liberación de la reserva

Las entidades aseguradoras podrán liberar la reserva de desviación de siniestralidad para el pago de siniestros que por su monto o naturaleza puedan justificadamente ser considerados de baja frecuencia y alta severidad conforme lo señalado en el artículo 2.31.4.5.1 del Decreto 2555 de 2010. Adicionalmente, las entidades aseguradoras que acrediten excesos podrán liberarlos, siempre y cuando presenten a consideración previa de la SFC las metodologías de cálculo del monto a liberar.

En caso de que la entidad aseguradora libere total o parcialmente esta reserva para el pago de siniestros debe restituir dichos recursos dentro de un plazo razonable, siempre que presente a consideración previa de la SFC un plan de restitución.

En caso de que la entidad aseguradora modifique la composición de la cartera por encontrarse adelantando un proceso de salida del mercado, debe presentar a consideración previa de la SFC un plan de liberación gradual de la reserva de desviación de siniestralidad, acorde con el comportamiento histórico de los siniestros.

3.4.6.5. Contabilización de la reserva de desviación de siniestralidad

La reserva técnica de desviación de siniestralidad se debe contabilizar de acuerdo con las siguientes instrucciones:

a. Cuando el valor máximo del primer término de la fórmula del subnumeral 3.4.6.1. del presente capítulo corresponda a la máxima responsabilidad a cargo de la entidad aseguradora (), la entidad aseguradora debe contabilizar en el pasivo el monto correspondiente a la máxima pérdida probable por el evento i () y en el activo debe reflejar la capacidad de los contratos de reaseguro por el evento i ()que determina la .

b. La  debe ser ajustada por el riesgo de contraparte de los reaseguradores participantes en los contratos de reaseguro.

c. Cuando el valor máximo del primer término de la fórmula del subnumeral 3.4.6.1. del presente capitulo corresponda a la Máxima Prioridad Pactada en el contrato de reaseguro catastrófico (MPRI) o a la Máxima Pérdida Probable por los Eventos Catastróficos Excluidos en el contrato de reaseguro catastrófico (MPPE), la entidad aseguradora debe contabilizar en el pasivo el 100% de dicho monto.

d. Para la contabilización del segundo factor (PEENC), la entidad aseguradora debe contabilizar en el pasivo el monto de la pérdida bruta esperada durante la vigencia del contrato de reaseguro por siniestros atípicos (PBEENC) y en el activo el monto correspondiente a la diferencia entre la PBEENC y la PEENC. La pérdida bruta esperada durante la vigencia del contrato de reaseguro por siniestros atípicos se determinará de acuerdo con la siguiente ecuación:

Donde,

 Corresponde a la máxima pérdida esperada modelada para un evento h que da lugar a un siniestro atípico, determinada de acuerdo con el subnumeral 3.4.6.1.2.3 del presente Capítulo.

h: Corresponde al h-ésimo evento que da lugar a un siniestro atípico esperado durante la vigencia del contrato de reaseguro, del conjunto de eventos (H) determinados en el subnumeral 1.6.4.2.1. y modelados de acuerdo con el subnumeral 3.4.6.1.2.3. del presente capítulo.

 Corresponde a la máxima pérdida esperada modelada para un evento k que da lugar a un siniestro atípico, determinada de acuerdo con el subnumeral 3.4.6.1.2.3 del presente Capítulo.

k: Corresponde al k-ésimo evento que da lugar a un siniestro atípico esperado durante la vigencia del contrato de reaseguro, del conjunto de eventos (H) determinados en el subnumeral 1.6.4.2.1. y modelados de acuerdo con el subnumeral 3.4.6.1.2.3. del presente capítulo.

 Coeficiente de correlación entre el evento h y el evento k. Se define , para todo h, k. Esto sin prejuicio de que las entidades aseguradoras puedan utilizar modelos de medición propios o de industria para el cálculo de las correlaciones entre los diferentes eventos, siempre y cuando se presenten a consideración previa de la SFC.

3.4.6.6 Obligación de documentación y conservación de información por parte de las entidades aseguradoras

La documentación e información que conozcan, recopilen, utilicen y generen las entidades aseguradoras en el proceso de cálculo de la reserva de desviación de siniestralidad, junto con sus modificaciones, debe ser conservada por un plazo mínimo de 5 años mediante cualquier medio que asegure su integridad y mantenerse a disposición de la SFC. Este deber aplica sin perjuicio de las demás disposiciones relacionadas con la documentación y conservación de la información.

3.5. REGLAS APLICABLES AL SEGURO DE ENFERMEDADES DE ALTO COSTO.

3.5.1. AUDITORÍA MÉDICA.

Para efectos de atender las reclamaciones, la aseguradora debe contar con un sistema de auditoría médica interna o externa, contratada esta última con una sociedad especializada en la materia. En este último evento, la aseguradora debe constatar que la sociedad contratada cuente con una reconocida experiencia en el negocio y una adecuada infraestructura administrativa, técnica, operativa y financiera para el desarrollo de su actividad.

En el caso que se opte por una auditoría médica externa, en el contrato que celebre la aseguradora con la sociedad seleccionada se deben incorporar, en forma clara y precisa, cada una de las actividades que le corresponde ejecutar en los procesos establecidos por la aseguradora y los términos con que cuenta para cumplir su gestión.

3.5.2. CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA.

En consideración al marco normativo aplicable a cada régimen, para el ofrecimiento o comercialización de la cobertura de enfermedades de alto costo, se requiere el diseño individual de pólizas de seguro para el contributivo, el subsidiado, así como para aquellas personas catalogadas como vinculados.

Las condiciones generales de la póliza deben incorporar las siguientes estipulaciones:

3.5.2.1. Las tarifas que se aplican para efectos del pago de las indemnizaciones o la manera de determinarlas.

3.5.2.2. En caso que se pacte una participación de utilidades, se debe incluir la fórmula para establecer su monto, la cual debe corresponder a la expresada en la nota técnica.

3.5.2.3. En el evento en que se reconozca una bonificación por buena experiencia, se deben indicar los términos en que ésta se otorga, los cuales deben corresponder a lo expresado en la nota técnica.

3.5.2.4. El procedimiento y términos dentro de los cuales el tomador (EPS) debe notificar a la aseguradora el ingreso y egreso de afiliados a la póliza.

3.5.3. NOTA TÉCNICA.

La nota técnica, además de sustentar la tasa pura de riesgo, debe expresar de manera específica, los porcentajes por concepto de gastos de administración, comisión de intermediación y utilidad esperada por la entidad aseguradora. Así mismo, en la nota técnica se deben incorporar los porcentajes por reconocimiento de bonificaciones y participación de utilidades.

Las modificaciones que con posterioridad a la aprobación del ramo se introduzcan a la nota técnica, se deben remitir a esta Superintendencia en forma previa a su utilización.

3.5.4. GENERACIÓN Y REPORTE DE INFORMACIÓN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD.

Las entidades aseguradoras que otorguen la cobertura de los riesgos derivados de la atención de enfermedades de alto costo, deben estar en capacidad de generar y reportar, en forma oportuna, la información que requieran los organismos de dirección, vigilancia y control del sistema general de seguridad social en salud.

3.6. REGLAS APLICABLES A LOS SEGUROS DE VIDA.

3.6.1. SEGURO DE VIDA INDIVIDUAL.  

3.6.1.1. ESTADÍSTICAS DE MORTALIDAD.

Anualmente, antes del 9 de agosto, todas las aseguradoras deben allegar la información correspondiente a las pólizas de vida individual del período anual inmediatamente anterior, con corte al 15 de junio, para cuyo efecto a continuación se señala la metodología que deben utilizar.

3.6.1.1.1. Período de observación y convención sobre fechas: Se establece como período de análisis el comprendido entre el 15 de junio de cada anualidad y el 15 de junio del año siguiente. Para todos los efectos, debe asumirse como 15 el día del mes de una fecha dada.

3.6.1.1.2. Selección: Deben incluirse todos los asegurados en vida individual cuyas pólizas hayan sido expedidas con calificación de riesgos estándar y expuestos, vale decir, aquellos que tuvieron uno o más seguros de vida vigentes, dentro del período señalado, excluyendo coberturas anexas de seguro saldado y prorrogado producidos por dividendos de pólizas básicas, lo mismo que los anexos temporales, incluyendo los prorrogados, saldados y extendidos por acción del valor de cesión de la póliza básica, los anexos por esposa y las pólizas conjuntas, cuyo tratamiento se indica más adelante.

3.6.1.1.3. Atributos: Los resultados deben clasificarse según los siguientes atributos, los cuales se deben anotarse como aquí se indica:

1) Sexo: Subíndice izquierdo: m (masculino) y f (femenino)

2) Causa de muerte: Superíndice derecho: n (Natural), a (Accidental) y h (Homicidio).

3) Edad: Subíndice derecho. Para su cálculo se debe utilizar el criterio de la edad actuarial "x", a saber: la edad actuarial x de una persona es el entero más próximo a su edad exacta z, o sea:

Z-.5 < x < Z +.5

"z" es la edad exacta del asegurado al ingresar al estudio, con base en la mayor fecha entre la expedición del seguro más antiguo y la de iniciación del período de observación.

3.6.1.1.4. Expuestos (E): Para conocer el número de expuestos se debe utilizar el siguiente método, en donde "t" es el tiempo exacto, en unidades de año o fracción con aproximación de 3 decimales, que duró la cobertura mientras el asegurado tuvo "x" años. Se define jTx como el tiempo de exposición de un asegurado cualquiera "j" durante el año de vida comprendido entre x y x+1. Si "j" murió en dicho intervalo se asume que su tiempo de exposición fue igual a todo el año. En resumen:

Nótese que como t es el tiempo en que la persona "j" permaneció asegurada mientras tuvo la edad x. entonces 0 < t < 1.

Así el número de vidas con edad x expuestas (o que estuvieron aseguradas), durante la vigencia del estudio será:

  donde "n" es el número de personas distintas observadas, esto es, las personas que integran la cartera.

Y así: , es el número de expuestos por edad y sexo, y

 es el total, donde "0" y "w" son la edad más alta y más baja observadas, respectivamente.

En las pólizas conjuntas se separan los asegurados asignándoles sus edades respectivas y se les aplica el método para calcular _jT_x en forma individual.

3.6.1.1.5. Quinto- Número de muertes (N): Se deben contar las muertes observadas entre los asegurados seleccionados para la muestra, clasificados según la edad x al momento de su deceso, su sexo y su causa de muerte, así:

 muerte por CAUSA

, muerte por CAUSA Y SEXO

, muertes por SEXO Y CAUSA

, muertes por SEXO y, finalmente:

, total muertes observadas

3.6.1.1.6. Resultados: Deben consignarse como se detalla a continuación, aproximando los resultados a 3 decimales:

3.6.1.2. INFORMACIÓN DE LA RESERVA MATEMÁTICA DEL RAMO DE VIDA INDIVIDUAL.  <Numeral adicionado por la Circular 14 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

Para efectos del cálculo de la reserva matemática del ramo de vida individual, las entidades aseguradoras de vida deben incorporar como mínimo la información que se señala en el Anexo 10 - Cálculo de la reserva matemática para los productos de seguros del ramo de vida individual - del presente Título. En caso de que la SFC requiera esta información, las entidades aseguradoras deben remitirla conforme a la estructura establecida en el mencionado anexo.

En el caso de aplicar supuestos en el cálculo de esta reserva técnica, las entidades aseguradoras deben documentar las razones para la aplicación de los mismos y mantener a disposición de la SFC la información empleada para el efecto.

  

3.6.2. SEGUROS DE VIDA CON AHORRO.

Los seguros de vida individual con ahorro, en los cuales el asegurado paga una prima de ahorro puro, no corresponden a los que se señalan en la definición del art. 201 del EOSF. En este orden, la reserva matemática de los seguros de vida individual con ahorro debe constituirse por la reserva del seguro propiamente dicho más el valor acumulado del fondo conformado por las cuotas de ahorro y sus rendimientos, los cuales en su totalidad son retribuibles al asegurado, siendo susceptibles de descuento únicamente los gastos de administración cuyo monto como porcentaje del valor del fondo administrado y/o de los rendimientos del fondo debe quedar consignado en la nota técnica del seguro.

3.6.3. SEGURO DE VIDA GRUPO.

3.6.3.1. Clases. Las pólizas de seguros de vida grupo se clasifican en:

3.6.3.1.1. Deudores: Cuyo objeto es la protección contra los riesgos de muerte e incapacidad total y permanente a los deudores de un mismo acreedor, adquiriendo éste, en todos los casos, la calidad de tomador.

3.6.3.1.2. Contributivas: Cuando la totalidad o parte de la prima es sufragada por los integrantes del grupo asegurado.

3.6.3.1.3. No Contributivas: Cuando la integridad de las primas es sufragada por el tomador del seguro.

3.6.3.2. Grupo Asegurable. Es el conformado por personas naturales, vinculadas bajo una misma personería jurídica, en virtud de una situación legal o reglamentaria, o que tienen con una tercera persona (tomador) relaciones estables de la misma naturaleza, cuyo vínculo no tiene relación con el propósito de contratar el seguro de vida.

En todo caso, el tomador es responsable por el pago de las primas.

3.6.3.3. Selección. De manera previa a la integración del grupo se deben determinar las reglas tendientes a evitar la selección adversa al asegurador. Para tal efecto, éste puede exigir, según las características de cada grupo o de sus integrantes, las pruebas de asegurabilidad necesarias para su correcta selección.

3.6.3.4. Solicitudes. Para contratar un seguro de vida grupo se debe presentar a la entidad aseguradora una solicitud firmada por el tomador, acompañada de las solicitudes individuales de ingreso de los asegurados iniciales. Dichos documentos deben contener, como mínimo, la siguiente información:

3.6.3.4.1. Nombre del tomador.

3.6.3.4.2. Nombre, documento de identificación, ocupación, fecha de nacimiento y sexo del asegurado.

3.6.3.4.3. Valor del seguro solicitado.

3.6.3.4.4. Nombre de los beneficiarios del seguro, parentesco y calidad de su designación.

3.6.3.5. Condiciones de los certificados individuales. Los certificados individuales de seguro deben contener, como mínimo, la siguiente información:

3.6.3.5.1. Número de la póliza a la cual acceden.

3.6.3.5.2. Denominación del asegurador y nombre del tomador.

3.6.3.5.3. Nombre y documento de identificación del asegurado.

3.6.3.5.4. Vigencia del amparo individual, con indicación de la fecha y hora de iniciación.

3.6.3.5.5. Suma asegurada o forma de determinarla.

3.6.3.5.6. Nombre de los beneficiarios, parentesco, título al cual se hace la designación y porcentaje o cuantía de su participación.

3.6.3.5.7. Cláusulas de la póliza referentes a la convertibilidad, si la hubiere, irreductibilidad, causales de terminación del amparo individual y consecuencias resultantes de la inexactitud respecto de la edad en la declaración de asegurabilidad.

3.6.3.5.8. Amparos que se otorgan, con su respectiva definición, junto con la determinación del monto de la prima y la tasa aplicada.

3.6.3.5.9. Edades desconocidas: Cuando se ignore la edad de alguno de los integrantes del grupo, la prima básica de las edades desconocidas se debe calcular aplicando la tasa correspondiente a la edad que se defina en la tarifa. En el certificado de seguro o recibo correspondiente debe advertirse al asegurado que su prima se liquidó con la tasa correspondiente a dicha edad, por desconocerse la edad real del mismo.

Las tasas promedio no pueden calcularse aplicando esta disposición, por lo cual las edades que conformen la muestra deben conocerse en su integridad.

3.6.3.6. Garantía de la convertibilidad. Con excepción de las pólizas de deudores, a los seguros de vida grupo les es aplicable la cláusula de convertibilidad.

Para tal efecto, las aseguradoras deben garantizar dicho beneficio en la oportunidad en que se solicite la autorización para operar el ramo correspondiente o al momento de su renovación, mediante los siguientes mecanismos:

3.6.3.6.1. Contar con la aprobación de esta entidad para ofrecer pólizas de seguro de vida individual, distintas a los planes temporales o crecientes.

3.6.3.6.2. De manera subsidiaria acreditar un contrato con una entidad aseguradora que cumpla con el requisito anterior, mediante el cual esta aseguradora se comprometa a aceptar sin requisitos de asegurabilidad, y en las mismas condiciones vigentes al momento de retirarse del grupo, a aquellos asegurados provenientes de pólizas de vida grupo que accedan a la cláusula de convertibilidad.

3.6.3.7. Pólizas de deudores. Por saldo insoluto de la deuda, para efectos del presente numeral, se entiende el capital no pagado, más los intereses corrientes calculados hasta la fecha de fallecimiento del asegurado. En el evento de mora en las obligaciones se incluyen, además, los intereses moratorios y las primas del seguro de vida grupo deudores no cancelados por el deudor. Cuando el valor de la deuda a la cual se vincula el seguro se exprese en unidades de valor real UVR, la indemnización debe ser calculada con base en la cantidad de las aludidas unidades adeudadas en la fecha del fallecimiento, liquidada a la cotización del día en el cual se efectúe el pago.

<Inciso eliminado en la Circular 14 de 2016>

En este tipo de pólizas, además del deudor o deudores, pueden asegurarse los codeudores por la misma suma asegurada y con los amparos con los cuales cuenten éstos. Pero el tomador sólo puede exigir el seguro para el deudor o deudores.

Cuando existan varios asegurados respecto de una misma deuda son aplicables las normas contenidas en los incisos precedentes, con ocasión de la realización del riesgo asegurado en relación con cualquiera de los mencionados asegurados.

El seguro termina para los asegurados sobrevivientes o no incapacitados total y permanentemente, en la fecha de fallecimiento o declaratoria total y permanente para el primero de los asegurados respecto del cual se realice el riesgo asegurado y se cancele la indemnización por el saldo insoluto de la deuda a cargo del asegurador.

3.6.4. TABLA COLOMBIANA DE MORTALIDAD DE LOS ASEGURADOS.

La referencia a las tablas de mortalidad de asegurados vigentes en Colombia se encuentra en el anexo 4 del presente Título.

3.7. REGLAS ESPECIALES APLICABLES AL RAMO DE PENSIONES CON CONMUTACIÓN PENSIONAL.  

Este ramo hace referencia al seguro mediante el cual, por virtud de una conmutación pensional entre la sociedad a cargo de la pensión y la entidad aseguradora, ésta asume el riesgo asociado al pago de pensiones originadas en una relación laboral.

3.8. TABLAS DE RIESGOS DE VEJEZ, INVALIDEZ Y SOBREVIVENCIA.  

De acuerdo con el art. 45 del Decreto 656 de 1994, las entidades administradoras del SGP y las correspondientes entidades aseguradoras de vida deben utilizar para los desarrollos propios de sus productos y de los cálculos actuariales que se deriven de los mismos y que deban efectuar respecto de su operación técnica, tablas asociadas con los riesgos de vejez, invalidez y sobrevivencia, las cuales son fijadas por la SFC.

Para efectos del cálculo de las primas de seguros de rentas, de invalidez, de sobrevivencia y los productos de planes de pensiones, así como de las reservas correspondientes, se deben observar las tablas que se encuentran contenidas en los siguientes anexos del presente Título:

Anexo 5: Tabla de mortalidad de rentistas

Anexo 6: Tabla de invalidez de activos

Anexo 7: Tabla de mortalidad de inválidos

De acuerdo con lo previsto en el art. 46 del Decreto Ley 656 de 1994, la SFC puede modificar la metodología, presentación y, en general, cualquier aspecto inherente al desarrollo de las mencionadas tablas.

3.9. REGLAS APLICABLES AL RAMO DE CUMPLIMIENTO. <Numeral modificado por la Circular 27 -Anexo- de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>

3.9.1. CONTROL DE LA RETENCIÓN MÁXIMA POR RIESGO.

Para efectos del cálculo de la retención neta de que trata el artículo 2.31.1.3.1 del Decreto 2555 de 2010, las entidades aseguradoras y reaseguradoras deben dar cumplimiento a las siguientes instrucciones.

Las entidades deben calcular el monto correspondiente al 10% del patrimonio técnico del trimestre inmediatamente anterior al mes en el cual se hace la respectiva valoración de la cartera vigente, expedición de una póliza, entrada en vigencia de una determinada cobertura, o modificación de pólizas vigentes, entre otros. Para efectos del cálculo de la retención neta, el valor del patrimonio técnico del trimestre corresponderá al monto del patrimonio técnico registrado al cierre del último mes disponible. A manera de ejemplo, para una operación realizada en el mes de agosto, se tomará como referencia el patrimonio técnico registrado para el último mes disponible del trimestre comprendido entre mayo, junio y julio.

Las entidades deben calcular la retención neta por cada afianzado de forma independiente. La retención neta se determina como el monto de pérdida a cargo de la entidad deducidos los montos a cargo de los reaseguradores y coaseguradores que amparan las exposiciones en las coberturas vigentes en un escenario en el cual se afectan todas las pólizas de un mismo afianzado tanto individualmente como cuando es partícipe de una figura plural, y el monto a indemnizar de cada póliza corresponda al 100% del valor asegurado vigente al momento del cálculo. La retención neta se calculará de la siguiente manera: i) al monto del valor asegurado vigente se descuenta la responsabilidad a cargo de coaseguradores y los reaseguradores en los contratos de reaseguro proporcionales; ii) del monto determinado anteriormente se deducen los montos a cargo de los reaseguradores en contratos de reaseguro no proporcionales en el escenario de pérdida descrito. Para efectos de computar los contratos de reaseguro no proporcionales, el valor máximo por siniestro, sea este entendido como afianzado, grupo económico o póliza según las condiciones del respectivo contrato, que se puede deducir, es el correspondiente al 20% del patrimonio técnico del trimestre inmediatamente anterior. El valor del patrimonio técnico del trimestre corresponde al valor previsto en el presente subnumeral.

No obstante lo anterior, de manera previa e individual las entidades pueden presentar para no objeción de la SFC, un modelo cuantitativo que permita establecer niveles diferentes de transferencia de riesgo para los programas de reaseguro en exceso de pérdida operativa por riesgo. Dicho modelo debe estar soportado en una nota técnica que describa, entre otros, la identificación de los principios y elementos tenidos en cuenta para su elaboración, así como las hipótesis y demás información utilizada que pueda ser relevante para la sustentación de este. Cualquier ajuste o modificación del modelo debe ser sometido a consideración previa de la SFC. En todo caso, respecto de los contratos de reaseguro de exceso de pérdida operativa por riesgo, la entidad aseguradora debe mantener en todo momento un reinstalamento vigente que permita garantizar la continuidad de la cobertura.

Para los fines del presente subnumeral se consideran afianzados: (i) los tomadores que no son figuras plurales o no hacen parte de figuras plurales; y (ii) en el caso de pólizas cuyo tomador sea una figura plural, cada uno de los participantes de la misma. Se entenderá por figuras plurales los consorcios, uniones temporales y cualquier otro tipo de esquema contractual o legal que permita la colaboración de varias personas naturales o jurídicas con el fin de suscribir y ejecutar uno o varios contratos.

En todo caso, en la definición de afianzado deben incluirse los miembros del grupo económico al cual pertenece el afianzado para el cual se realiza el cálculo, dependiendo de las condiciones de interdependencia de los miembros del grupo y la materialidad de la exposición que representan las acumulaciones de riesgo, según el criterio profesional de la entidad aseguradora, determinado tomando en cuenta, entre otros, las pólizas suscritas con los miembros del grupo económico y las condiciones de los contratos de reaseguro.

Cuando se trate de pólizas cuyos tomadores sean figuras plurales en las cuales las obligaciones derivadas del contrato amparado se rijan por la figura de la responsabilidad solidaria, para el cálculo de la retención neta las entidades deben tomar por cada miembro de la figura el 100% del valor asegurado de la póliza vigente a la fecha de cálculo, y no el monto correspondiente a la participación de cada miembro en la figura plural.

Las entidades deben reportar mensualmente dentro del término establecido para el reporte de los estados financieros intermedios y de fin de ejercicio, la información relacionada con las garantías únicas de cumplimiento a favor de entidades estatales, cuyo valor asegurado supere el 10% del patrimonio técnico del trimestre inmediatamente anterior, en el reporte dispuesto para tal fin por la Superintendencia Financiera de Colombia. Para tal efecto, deben diligenciar la proforma F3000- 85 Cesión de reaseguro - Garantía única de cumplimiento.

Las entidades deben implementar mecanismos, procedimientos y controles para garantizar el cumplimiento permanente del límite establecido en el artículo 2.31.1.3.1 del Decreto 2555 de 2010 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. Las entidades deben mantener a disposición de la SFC los cálculos realizados e informar dentro de los 10 días hábiles siguientes, cuando el monto de la retención neta sea superior al 10% del patrimonio técnico en los términos del presente subnumeral. En este mismo plazo, la entidad deberá informar a la SFC las medidas que adoptará para subsanar el exceso en la retención neta, así como el cronograma para implementar dichas medidas.

3.10. REGLAS ESPECIALES APLICABLES AL RAMO DE SEGURO DE RENTAS VOLUNTARIAS.

En este ramo se pueden ofrecer y comercializar aquellos productos que reúnan las siguientes características:

3.10.1. Que su estructura técnica actuarial corresponda a una renta contingente.

3.10.2. Que el amparo básico consista en el pago de una mesada o beneficio periódico.

3.10.3. <Subnumeral modificado por la Circular 36 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Que el pago de cada mesada o beneficio periódico se efectúe, si se presenta la contingencia prevista en el contrato, respecto del o los asegurado(s), salvo para la operación de renta vitalicia inmobiliaria de que trata el Título 7 del Libro 31 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010.

3.10.4. Que su explotación u ofrecimiento no sea factible en alguno de los ramos de seguros definidos en el subnumeral 1.1. de este Capítulo.

3.10.5. <Subnumeral adicionado por la Circular 36 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Únicamente para el caso de la operación de renta vitalicia inmobiliaria de que trata el Título 7 del Libro 31 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, el pago periódico se efectúa hasta que se presenta el fallecimiento del último de los beneficiarios definidos en el contrato a cambio de la transferencia de la nuda propiedad de un bien inmueble en los términos del Título 7 del Libro 31 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010.

Al producto de que trata el presente subnumeral, le serán aplicables los siguientes requisitos:

3.10.5.1. Gestión del riesgo de liquidez. Las entidades aseguradoras que ofrezcan este producto deben garantizar que sus posiciones actuales y futuras sobre la liquidez son adecuadas para respaldar el pago periódico contractual de la renta vitalicia inmobiliaria, incluso en situaciones de tensión.

Las entidades aseguradoras deben diseñar e implementar unas políticas, procedimientos, metodologías y límites que les permitan identificar, medir, monitorear y controlar el riesgo de liquidez inherente al desarrollo de este producto, cuando sus reservas técnicas estén siendo respaldadas por bienes raíces no productivos. Estos elementos deben estar integrados con la gestión de riesgos de la entidad y ser acordes con el perfil y apetito de riesgo, el plan de negocio, la estrategia de riesgos, la naturaleza, el tamaño y la complejidad de las actividades que desarrolle la entidad con este producto.

Los elementos descritos anteriormente deben estar debidamente documentados, aprobados por la junta directiva de la entidad y estar a disposición de la SFC para su consulta.

3.10.5.2. Metodología de cálculo de la reserva matemática

Para dar cumplimiento a lo establecido por el art. 2.31.4.3.2 del Decreto 2555 de 2010, las entidades aseguradoras deben observar las instrucciones generales contenidas en el subnumeral 2.2.2 del presente Capítulo. Adicionalmente, deben utilizar las tablas de mortalidad que se encuentran contenidas en los siguientes anexos del presente Título:

Anexo 5: Tabla de mortalidad de rentistas.

Anexo 7: Tabla de mortalidad de inválidos.

3.10.5.3. Los criterios de admisibilidad y de valoración de los activos no productivos de que trata el numeral 3.10 del art. 2.31.3.1.2 del Decreto 2555 de 2010 corresponderán a los determinados en los subnumerales 2.2.6.1 (inciso final) y 2.2.6.3.7 del presente Capítulo.

3.10.5.4. Opción de retracto

Las entidades aseguradoras tienen el deber de ofrecer al tomador la posibilidad de pactar una opción de retracto para las modalidades de renta vitalicia inmobiliaria descritas en el artículo 2.31.7.1.2 del Decreto 2555 de 2010, de conformidad con el parágrafo 1 del mismo artículo.

3.10.5.4.1. Período de retracto

Con base en sus políticas de suscripción, las entidades aseguradoras deben definir el período de retracto aplicable, el cual no podrá ser inferior a seis (6) meses contados a partir de la fecha de inicio de vigencia de la renta vitalicia inmobiliaria.

En todo caso, en el evento en que el tomador presente la solicitud de retracto faltando menos de treinta (30) días calendario para el vencimiento del período de retracto, la entidad aseguradora extenderá dicho período hasta la fecha en que se venza el plazo que tiene el tomador para ratificar la opción de retracto en los términos del siguiente subnumeral.

3.10.5.4.2. Ejercicio de la opción de retracto

Dentro del período de retracto establecido en los términos del subnumeral anterior, las entidades aseguradoras deben recibir cualquier manifestación de intención del ejercicio de retracto realizada por el tomador. Ante esto, estas entidades deben presentar al tomador una estimación del monto de los costos, gastos y comisiones causados a la fecha, así como la forma de calcular los gastos a la fecha efectiva de la transferencia de la nuda propiedad al tomador, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud por parte del tomador. La estimación de dichos costos se debe realizar conforme a lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 2.31.7.1.2 del Decreto 2555 de 2010.

La entidad aseguradora debe otorgar al tomador, como mínimo, un plazo de treinta (30) días calendario para que éste le notifique si continúa con el ejercicio de la opción de retracto. Dicho plazo empieza a contar desde la fecha de recepción del documento que contiene la estimación del monto de los costos, gastos y comisiones.

En el evento en que el tomador le notifique a la entidad aseguradora que se ratifica con el ejercicio de la opción de retracto, la entidad aseguradora debe actualizar la estimación aportada inicialmente con los gastos que se causaron dentro del término que transcurrió luego de presentada la estimación inicial, y deberá acordar junto con el tomador el plazo dentro del cual se va a realizar el pago total y la transferencia de la nuda propiedad de vuelta al tomador. En dicho acuerdo, las entidades aseguradoras pueden proponerle al tomador pactar la suspensión del pago de las rentas dentro del período comprendido desde la fecha del acuerdo hasta la fecha estimada del pago total por parte del tomador y la transferencia de la nuda propiedad.

3.10.5.5. Políticas de suscripción: Las entidades aseguradoras deben definir en sus políticas de suscripción, entre otras, las clases de renta vitalicia inmobiliaria que pretenden comercializar y su mercado objetivo, para lo cual deberán realizar un análisis objetivo.

3.10.5.6. Deberes de las entidades aseguradoras en el ofrecimiento de la renta vitalicia inmobiliaria.

Las entidades aseguradoras deben diseñar e implementar políticas, procesos y procedimientos para asegurar el cumplimiento de los deberes establecidos en el artículo 2.31.7.2.1 del Decreto 2555 de 2010 para el ofrecimiento de la renta vitalicia inmobiliaria.

Para el efecto, las entidades deben elaborar, actualizar y poner en práctica un manual para el ofrecimiento de este producto, el cual será de obligatorio cumplimiento para todas las personas involucradas. Este manual debe ser aprobado por la junta directiva y su contenido mínimo debe cumplir con lo señalado en el presente subnumeral. Adicionalmente, este manual debe estar a disposición de la SFC para su consulta en cualquier momento.

3.10.5.6.1. Políticas y procedimientos generales

El manual para el ofrecimiento de la renta vitalicia inmobiliaria debe contener, como mínimo:

3.10.5.6.1.1. Las áreas, comités y/o funcionarios responsables del cumplimiento de los deberes de información, documentación, mejor resultado y asesoría, detallando sus funciones, deberes y responsabilidades en concordancia con los procesos y procedimientos establecidos en el manual.

3.10.5.6.1.2. Los mecanismos para el monitoreo, y criterios para la evaluación del cumplimiento de los deberes y las políticas y procedimientos en el manual, estableciendo su periodicidad.

3.10.5.6.1.3. Las políticas y procedimientos para la identificación, revelación y gestión de conflictos de interés que se puedan presentar en el ofrecimiento de la renta vitalicia inmobiliaria.

3.10.5.6.1.4. Las políticas que garanticen que los esquemas de remuneración o incentivos de los funcionarios que intervienen en el proceso de asesoría en el ofrecimiento del producto salvaguardan el mejor interés del cliente y el cumplimiento de los deberes de la entidad aseguradora.

3.10.5.6.1.5. Las políticas para garantizar que los funcionarios que participen en el ofrecimiento de la renta vitalicia inmobiliaria estén capacitados para el efecto, y conozcan y entiendan el manual para el ofrecimiento y las consecuencias del incumplimiento de éste.

3.10.5.6.1.6 Las políticas para definir los convenios a suscribir con los intermediarios de seguros, que se encuentren sujetos a supervisión permanente por parte de esta Superintendencia según lo establecido en el artículo 2.31.7.2.2. del Decreto 2555 de 2010, los cuales deben contener las reglas aplicables para el suministro oportuno de la asesoría al potencial cliente exclusivamente por parte de la entidad aseguradora.

3.10.5.6.2. Políticas y procedimientos específicos

Además de los contenidos señalados en el subnumeral anterior, el manual debe contener políticas y procedimientos específicos aplicables para asegurar el cumplimiento de los deberes señalados en el artículo 2.31.7.2.1 del Decreto 2555 de 2010, de acuerdo con lo reglado en el mencionado artículo y las siguientes instrucciones:

3.10.5.6.2.1. Deber de información. Las políticas y procedimientos aplicables para asegurar el cumplimiento del deber de información deben contener, como mínimo, lo siguiente:

3.10.5.6.2.1.1 Los medios, canales y/o herramientas para suministrar información a los clientes o potenciales clientes, los cuales deben garantizar que se cumpla con el deber de información y documentación de manera previa a la realización de una operación de renta vitalicia inmobiliaria, o a la modificación de las condiciones de la misma.

3.10.5.6.2.1.2 Los criterios para evaluar la suficiencia, objetividad, oportunidad, completitud, imparcialidad, claridad y facilidad de comprensión de la información dirigida a los clientes y potenciales clientes. Adicionalmente, deben establecer los criterios para determinar las condiciones contractuales materiales del producto ofrecido.

3.10.5.6.2.2. Deber de documentación. Se deben incluir las políticas de gestión y actualización documental que garanticen la documentacion de manera oportuna y adecuada de la información y asesoría entregada al cliente o potencial cliente de la operación.

3.10.5.6.2.3. Deber de mejor resultado de la operación. Se deben incluir los criterios y procedimientos específicos que le permitirán a los funcionarios participantes evaluar la información particular del cliente o potencial cliente y determinar el mejor resultado posible para el mismo.

3.10.5.6.2.4. Deber de asesoría. Las entidades aseguradoras deben establecer políticas y procedimientos para cumplir el deber de asesoría, las cuales deben contener, como mínimo, lo siguiente:

3.10.5.6.2.4.1. Los medios y procedimientos para brindar la asesoría al cliente o potencial cliente, los cuales deben contemplar el suministro de manera personalizada y a través de un medio verificable que permita la interacción directa y en tiempo real entre el funcionario de la entidad y el cliente o potencial cliente.

3.10.5.6.2.4.2. Los mecanismos que aseguren que la entidad cuenta con la información necesaria para la elaboración del perfil del cliente, incluyendo los medios y procedimientos para requerir dicha información al cliente o potencial cliente.

3.10.5.6.2.4.3. Los criterios para determinar el perfil del cliente y el perfil del producto, según lo establecido en los subnumerales 4.2 y 4.3 del artículo 2.31.7.2.1 del Decreto 2555 de 2010.

3.10.5.6.2.4.4. Los criterios para evaluar la idoneidad del producto tomando en consideración las características individuales y personales establecidas en el perfil del cliente y el perfil del producto, con el fin de entregar al cliente o potencial cliente la recomendación profesional establecida en el subnumeral 4.1 del artículo 2.31.7.2.1 del Decreto 2555 de 2010.

3.10.5.6.2.4.5. El documento entregado al cliente o potencial cliente como soporte de la recomendación profesional debe estar redactado en lenguaje claro y de fácil entendimiento, evitando el uso de lenguaje técnico o complejo, y debe contener, como mínimo, lo siguiente:

3.10.5.6.2.4.5.1. Explicación del perfil del cliente.

3.10.5.6.2.4.5.2. Perfil del producto ofrecido según corresponda en su respectiva nota técnica, el cual contenga de manera explícita la explicación de cómo la modalidad y los términos recomendados para la renta vitalicia inmobiliaria se adecuan al perfil del cliente.

3.10.5.6.2.4.5.3. La determinación de si la entidad aseguradora considera que el producto ofrecido es idóneo para el cliente o potencial cliente, con una síntesis de los argumentos que le sirven de fundamento.

3.10.5.6.2.4.5.4. Una descripción detallada de los costos, tarifas y comisiones asumidos por las entidades aseguradoras y el tomador al momento de suscribir el producto, junto con los efectos de incluir la opción de retracto en el valor del pago periódico y en los costos, tarifas y comisiones asumidos por las entidades aseguradoras.

Adicionalmente, las entidades aseguradoras deben incluir una estimación detallada del pago total que tendría que asumir el tomador en el evento en que decida ejercer la opción de retracto al finalizar el período de retracto.

En caso de que el producto incluya cubrimientos adicionales conforme al artículo 2.31.7.1.3 del Decreto 2555 de 2010, se debe informar el impacto de dichos cubrimientos sobre las rentas.

3.10.5.6.2.4.5.5. Descripción detallada de los derechos y deberes de los tomadores y/o beneficiarios así como de las entidades aseguradoras por la celebración de la operación.

3.10.5.7. Autorización de nuevas modalidades de renta vitalicia inmobiliaria <Subnumeral adicionado por la Circular 36 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

De conformidad con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 2.31.7.1.2 del Decreto 2555 de 2010 y sin perjuicio de lo establecido en el subnumeral 1.1. del presente Capítulo, las entidades aseguradoras que pretendan ofrecer nuevas modalidades de renta vitalicia inmobiliaria diferentes a las previstas en el artículo 2.31.7.1.2 del Decreto 2555 de 2010 deben contar con autorización previa de la SFC.

Para tal efecto, en todos los casos se debe remitir un ejemplar de la póliza con las condiciones aplicables a la nueva modalidad, así como la respectiva nota técnica, las cuales deben cumplir con la normatividad aplicable en relación con los modelos de las pólizas, tarifas, notas técnicas y anexos. Adicionalmente, se debe adjuntar un documento prototipo en el cual conste la recomendación profesional en un caso hipotético con base a lo cual darían cumplimiento al subnumeral 3.10.5.6.2.4.5 del presente Capítulo.

De igual forma, cualquier modificación que se pretenda realizar a las condiciones establecidas en la nueva modalidad de renta vitalicia inmobiliaria, sus anexos y/o a la nota técnica, se debe someter a autorización previa de la SFC.

La SFC en el ejercicio de sus facultades legales puede suspender la autorización del ofrecimiento de las nuevas modalidades de renta vitalicia inmobiliaria, en el evento en que la entidad aseguradora decida no comercializar dicha modalidad durante un tiempo igual o superior a seis (6) meses.

3.11. REGLAS APLICABLES AL SEGURO DE BENEFICIOS ECONÓMICOS PERIÓDICOS - BEPS.

De conformidad con lo dispuesto en el art. 48 de la Constitución Política, en el art. 87 de la Ley 1328 de 2009 y en el Decreto 0604 de 2013, el servicio social complementario de beneficios económicos periódicos - BEPS permite mediante la contratación de una anualidad vitalicia, conceder beneficios económicos periódicos inferiores al salario mínimo mensual legal vigente, a aquellas personas que se encuentren vinculadas a la administradora del mecanismo BEPS y no cumplan con las condiciones requeridas para tener derecho a una pensión. En virtud de lo anterior, las aseguradoras de vida que decidan ofrecer la anualidad vitalicia mediante el ramo de seguros BEPS, deben atender las siguientes instrucciones:

3.11.1. Nota técnica

De conformidad con las facultades otorgadas a esta Superintendencia en el art. 24 A del Decreto 0604 de 2013, se adopta la nota técnica para el ramo de seguros BEPS en el anexo 9 del presente Capítulo, la cual describe y sustenta la metodología utilizada para el cálculo de las primas y reservas técnicas del ramo.

3.11.2. Autorización especial del ramo de seguro BEPS

Las entidades aseguradoras de vida que tengan aprobado el ramo de seguros de pensiones Ley 100, no están obligadas a acreditar el cumplimiento de las reglas para la autorización de los ramos de seguros establecidas en la lista de chequeo en cuanto hace al estudio de mercado y a la incidencia técnica financiera y administrativa que ocasiona la apertura del ramo, salvo lo dispuesto en cuanto a las proyecciones de los resultados esperados para los 3 primeros años de operación del producto y su incidencia en los indicadores de capital mínimo, margen de solvencia, patrimonio requerido por ramos y patrimonio técnico a que se refiere el numeral 4 de la lista de chequeo identificada con el código M-LC-AUT-027.

Las demás entidades aseguradoras deben atender el régimen general de autorización.

3.11.3. Condiciones generales de la póliza

En desarrollo de la previsión contenida en el numeral 2 del art. 184 del EOSF, y para garantizar el cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 1 del art. 12 del Decreto 0604 de 2013, a continuación se establecen los requisitos que deben reunir las pólizas del ramo de seguro BEPS:

3.11.3.1 Definiciones.

Para efectos del presente seguro se entiende por:

3.11.3.1.1. Tomador, asegurado y beneficiario. La persona vinculada al servicio social complementario BEPS que cumpla los requisitos señalados en el art. 11 del Decreto 0604 de 2013 y opte por contratar una anualidad vitalicia en los términos del numeral 1 del art. 12 del Decreto 0604 de 2013.

3.11.3.1.2. Amparo. En virtud del ramo BEPS la entidad aseguradora se obliga a pagar, bimestralmente y hasta la muerte del asegurado, el valor del beneficio económico periódico, de conformidad con lo previsto en el numeral 1 del art. 12 del Decreto 0604 de 2013.

3.11.3.1.3. Exclusiones. La anualidad vitalicia no está sujeta a ninguna exclusión.

3.11.3.1.4. Reajuste de valores. El beneficio económico periódico que otorga la póliza debe reajustarse cada año de acuerdo con la variación porcentual del IPC certificado por el DANE para el año inmediatamente anterior, tal como lo dispone el numeral 1 del art. 12 del Decreto 0604 de 2013.

3.11.3.1.5. Prima. La prima es única pagadera por una sola vez por la entidad administradora del mecanismo BEPS. La prima pura se debe sufragar con cargo a los recursos ahorrados, los rendimientos generados, el subsidio periódico otorgado por el Estado, y si es del caso, los recursos que se tengan en el SGP a título de indemnización sustitutiva o devolución de saldos, según el régimen al cual se encuentre afiliado. Los costos de administración deben ser sufragados con cargo al presupuesto general de la Nación.

En el cálculo del beneficio no se incluyen los gastos derivados de la contratación del seguro, ni los costos asociados a la administración de la anualidad vitalicia.

La prima no puede incluir ningún monto destinado al pago de comisiones de intermediación de seguros en virtud de lo señalado en el parágrafo 1 del art. 12 ibídem.

3.11.3.1.6. Pago del beneficio económico periódico. El beneficio que se devengue en virtud de esta póliza se paga en forma bimestral, el día y lugar que establezca la entidad aseguradora, sin embargo, el tiempo transcurrido entre la fecha de emisión de la póliza y la fecha del primer pago no puede ser superior a 2 meses. En ningún caso, pueden devengarse intereses ni reajustes por atrasos en el cobro del beneficio que sean imputables al asegurado.

3.11.3.1.7. Fecha de vigencia. Este seguro tiene vigencia a partir de la fecha de emisión de la póliza, previo pago de la prima por parte de la administradora del mecanismo BEPS a la respectiva entidad aseguradora.

3.11.3.1.8. Irrevocabilidad. Sin perjuicio de lo dispuesto en el EOSF sobre cesión de activos, pasivos y contratos y demás normas relativas al funcionamiento de las instituciones financieras, ninguna de las partes puede poner término anticipado al contrato de seguro BEPS, el cual debe permanecer vigente hasta la muerte del asegurado.

3.11.3.1.9. Prohibición de beneficios adicionales. Los recursos ahorrados dentro del mecanismo BEPS, el valor de sus rendimientos, el subsidio periódico otorgado por el Estado, según el caso, y los aportes que eventualmente el beneficiario tenga en el SGP, tienen una destinación específica bajo los postulados del Decreto 0604 de 2013, por consiguiente, no es viable la destinación de dichos recursos al financiamiento de otros beneficios o coberturas.

3.12. REGLAS APLICABLES A LA PÓLIZA DE SERIEDAD DE LA CANDIDATURA. <Numeral adicionado por la Circular 32 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades aseguradoras que comercialicen pólizas de seriedad de la candidatura a las que se refiere el art. 9 de la Ley 130 de 1994 deben:

3.12.1. Establecer los requisitos generales para el otorgamiento de estas pólizas, los cuales deben atender criterios de viabilidad y proporcionalidad para el tomador y ser de conocimiento de sus funcionarios. Así mismo deben publicar en un lugar visible y de fácil acceso de su página web tal información.

3.12.2. <Numeral modificado por la Circular 3 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Abstenerse de exigir como requisito para esta clase de pólizas la constitución de contragarantías de cualquier naturaleza por el riesgo asegurable. <Notas de Vigencia>

- Numeral modificado por la Circular 3 de 2021, "Instrucciones aplicables a las pólizas de seriedad de la candidatura", publicada en el Boletín Ministerio de Hacienda, Capítulo Superintendencia Financiera de Colombia, No. 574 de 11 de marzo de 2021.

3.12.3 Las entidades aseguradoras cuentan un plazo máximo de 10 días hábiles para pronunciarse de forma definitiva respecto de la solicitud de la póliza de seriedad de la candidatura y respecto de los términos asociados a la misma.

3.12.4. <Numeral adicionado por la Circular 28 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Disponer de un canal especial de atención al público a través del cual se tramiten y resuelvan las inquietudes y consultas relacionadas con el otorgamiento de estas pólizas. En adición a lo anterior, las entidades aseguradoras deben publicar, en un lugar visible y de fácil acceso en su página web y en su red de oficinas, la información clara y actualizada sobre este canal y la forma como operará el mismo.

3.13. REGLAS APLICABLES AL SEGURO DE TERREMOTO. <Numeral adicionado por la Circular 6 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

3.13.1. Evento sísmico

Para la definición de evento sísmico establecida en el literal a) del art. 2.31.5.1.1. del Decreto 2555 de 2010, el periodo específico de referencia es de mínimo 72 horas.

3.13.2. Plan Integral de Gestión de Terremoto

Las entidades aseguradoras que tengan autorización para comercializar el ramo de terremoto, deben diseñar e implementar un Plan Integral de Gestión de Terremoto (PIGT). El PIGT y sus respectivas modificaciones deben ser aprobadas por la junta directiva de la entidad aseguradora y estar a disposición de la SFC para su revisión. Cuando se realicen dichas modificaciones, la entidad aseguradora debe notificar a la SFC. Las modificaciones al PIGT deben estar debidamente justificadas y documentadas.

Toda la información, documentación, parámetros y supuestos del modelo empleado en la ejecución del PIGT deben ser conservados por un plazo mínimo de 5 años mediante cualquier medio que asegure su integridad. Durante este mismo periodo las entidades aseguradoras deben mantener a disposición de la SFC los datos de entrada del modelo y los resultados de la modelación de la cartera indicando la versión del software del modelo utilizado, con el fin de que la SFC lleve a cabo actividades de supervisión. Adicionalmente, se deben conservar por este mismo plazo las distintas versiones documentales del PIGT y todos los documentos que evidencien la ejecución, cumplimiento y resultados de las actividades incluidas en el PIGT tales como: i) recolección y verificación de la calidad de la información, ii) ejecución de los procesos de modelación de la cartera, incluida la validación de las gestiones y procesos de los terceros asesores contratados para la modelación de la cartera, entre otras.

El PIGT debe ser actualizado por lo menos semestralmente, y contar con los siguientes elementos:

3.13.2.1. Caracterización de los riesgos

Las entidades aseguradoras deben recopilar la información relacionada con los seguros que cubren el riesgo de terremoto. La información mínima que deben recopilar es la indicada en el Formato 506 (Proforma F.3000-87).

Para bienes asegurados mediante pólizas del ramo de terremoto relacionadas con obras civiles, riesgos industriales, entre otros bienes diferentes de los susceptibles de reporte en el Formato 506 (Proforma F.3000-87) las entidades aseguradoras deben recopilar la siguiente información: i) valor asegurado; ii) valor asegurable; iii) ubicación (longitud y latitud); iv) deducibles; v) porcentaje de coaseguro; vi) la fecha de inicio y fin de vigencia de la póliza; vii) número de póliza, entre otros. En el caso de maquinaria que se encuentre en obra, la ubicación debe corresponder a la última conocida a la fecha de corte de la información. Esta información debe ser conservada por un plazo mínimo de 5 años mediante cualquier medio que asegure su integridad y debe permanecer a disposición de la SFC para su revisión.

La información que trata este subnumeral debe coincidir con la empleada y remitida a corredores de reaseguro y/o reaseguradores para la suscripción de contratos de reaseguro que cubran la pérdida máxima probable del ramo de terremoto.

3.13.2.2. Gestión de información

Para garantizar una adecuada gestión del riesgo en el ramo de terremoto, las entidades aseguradoras deben desarrollar procedimientos que garanticen la calidad de la información para un adecuado cálculo de la pérdida máxima probable de la cartera (PMP). La entidad aseguradora debe implementar procesos que permitan la evaluación continua de la calidad de la información que obtiene a través de red propia y/o de terceros, sean estos contratistas, intermediarios de seguros, a través de contratos de uso de red, aseguradores en pólizas suscritas a través de coaseguro y aseguradores en riesgos aceptados en reaseguro, entre otros.

En caso de que la entidad aseguradora no pueda completar la información relacionada en el inciso primero del subnumeral 3.13.2.1. de este Capítulo, debe incluir en el PIGT un informe de diagnóstico y un plan de recolección de información de los riesgos, el cual debe contener los siguientes elementos:

3.13.2.2.1. Caracterización de los riesgos con información incompleta

Cuando la entidad aseguradora carezca de la información relacionada en el Formato 506 (Proforma F.3000-87), ésta debe construir un informe que contenga como mínimo lo siguiente:

3.13.2.2.1.1. Información del número y valor asegurado de riesgos con información incompleta, la cual debe ser presentada como mínimo para las siguientes variables:

3.13.2.2.1.1.1. Georeferenciación (longitud y latitud)

3.13.2.2.1.1.2. Zona sísmica

3.13.2.2.1.1.3. Uso del riesgo (comercial, vivienda u otro)

3.13.2.2.1.1.4. Año de construcción

3.13.2.2.1.1.5. Tipo estructural

3.13.2.2.1.1.6. Número de pisos

Para cada una de las anteriores variables, la entidad aseguradora debe reportar el número de riesgos con información incompleta, la proporción que representa ese número de riesgos sobre el número total de riesgos de la cartera, el valor asegurado de los riesgos con información incompleta y la proporción que representa este valor asegurado sobre el valor asegurado de la cartera total.

En ningún caso será admisible no contar con la información mínima de los riesgos cubiertos por seguros asociados a créditos con garantía hipotecaria o leasing habitacional otorgados por entidades vigiladas por la SFC. En caso de que la entidad otorgante del crédito no sea una entidad vigilada, la entidad aseguradora debe adoptar procedimientos para la correcta recopilación de la información.

3.13.2.2.1.2. Información relacionada con el número de riesgos y exposición con información incompleta por zona sísmica

La entidad aseguradora debe discriminar el porcentaje del número de riesgos y de la exposición con información incompleta de acuerdo a las zonas sísmicas establecidas por la SFC en el Formato 506 (Proforma F.3000-87). Adicionalmente, dicha discriminación debe tener en cuenta como mínimo las siguientes variables:

3.13.2.2.1.2.1. Uso del riesgo (Comercial, vivienda u otro)

3.13.2.2.1.2.2. Año de construcción

3.13.2.2.1.2.3. Tipo estructural

3.13.2.2.1.2.4. Número de pisos

En el caso de los riesgos estatales (obligación de aseguramiento de los bienes de propiedad del estado), debe indicarse el número de riesgos para los que no se dispone de la información de zona sísmica y la exposición que representan dichos riesgos.

3.13.2.2.2. Causas de la carencia de información

La entidad aseguradora debe explicar para cada una de las variables del subnumeral 3.13.2.2.1.1. las razones por las cuales no cuenta con la información relacionada en el subnumeral 3.13.2.1. de este Capítulo. Dichas razones deben ser discriminadas de acuerdo al canal de comercialización mediante el cual fue suscrito el seguro de terremoto o la cobertura y para cada canal indicar el tipo de producto, sean estos: i) estatales (obligación de aseguramiento de los bienes de propiedad del estado); ii) bienes comunes; iii) ingeniería/obras civiles; iv) comercialización masiva de bajo valor (seguros a los que se refiere el subnumeral 4.2.2.1.7. Capítulo IV, Título IV, Parte I, de la CBJ y son comercializados a través de canales autorizados conforme a la normatividad vigente, distintos de intermediarios de seguros); v) comercialización masiva de alto valor (seguros que no cumplen con los requisitos del subnumeral 4.2.2.1.7. Capítulo IV, Título IV, Parte I, de la CBJ y son comercializados a través de canales autorizados conforme a la normatividad vigente, distintos de intermediarios de seguros); vi) hogar/residencial (no asociados a créditos con garantía hipotecaria o leasing habitacional y comercializados a través de corredores de seguros, agentes, agencias); vii) empresarial y viii) seguros asociados a créditos con garantía hipotecaria otorgados por entidades no vigiladas.

3.13.2.2.3. Procedimientos y estado de avance de la información

Una vez caracterizados los riesgos asegurados que trata el subnumeral 3.13.2.1. de este Capítulo, la entidad aseguradora debe incorporar en el PIGT los procedimientos de recopilación de información de las características de los riesgos, así como el informe de estado y avance en la recolección de la información faltante. Los procedimientos deben tener como mínimo descripciones de las tareas a ejecutar, entregables y responsables, así como los criterios tenidos en cuenta al momento de definir las estrategias para recolectar la información. Dichos criterios deben priorizar la recolección de información de aquellos riesgos asegurados que contribuyan en una mayor proporción a la perdida máxima probable o que representen acumulaciones significativas por zona sísmica, obedeciendo al principio de materialidad.

Cuando la entidad aseguradora modifique los procedimientos, debe actualizar los manuales y el PIGT, los cuales deben estar a disposición de la SFC.

3.13.2.3. Modelación de la cartera

La entidad aseguradora puede contar con la asesoría de terceros para la modelación de la cartera, sean estos corredores de reaseguro, consultores o personal de las firmas modeladoras, entre otros. No obstante, lo anterior no exime a la entidad aseguradora de la responsabilidad de verificar la calidad de la información de la cartera, escoger el modelo no objetado con base en criterios propios e implementar procesos que le permitan validar las gestiones y procesos de estos terceros en la modelación de la cartera, así como los resultados respectivos. Adicionalmente, la entidad aseguradora es igualmente responsable cuando la asesoría en la modelación de la cartera sea provista por miembros de su matriz o una sociedad vinculada o afiliada.

La entidad aseguradora debe incluir dentro del PIGT las políticas y procedimientos definidos para la modelación de su cartera, incluyendo los siguientes puntos:

3.13.2.3.1. Los criterios utilizados para la escogencia del modelo no objetado, tales como características de la cartera asegurada, apetito de riesgo, estructura de coaseguro y reaseguro, entre otros.

3.13.2.3.2. Información sobre el modelo seleccionado de acuerdo a los modelos no objetados por la SFC. Se debe especificar la versión del software usado para la última modelación y la última versión disponible en el mercado, los parámetros o valores que se utilizaron por defecto ante la ausencia de la información de la que trata el subnumeral 3.13.2.1. y una verificación de que el modelo replique fielmente la estructura de deducibles, coaseguros y reaseguros de la entidad aseguradora.

En caso de que la entidad aseguradora cambie el modelo no objetado debe comunicarlo a la SFC dentro de los 10 días hábiles siguientes, mediante una comunicación que informe dicho cambio y sus implicaciones e impactos. Los cambios serán aplicables únicamente a partir del siguiente año fiscal.

Cuando la entidad cambie la versión del modelo empleada, debe notificarlo a la SFC dentro de los 10 días hábiles siguientes, mediante una comunicación que informe dicho cambio y sus implicaciones e impactos. La entidad aseguradora debe documentar en el PIGT (i) las razones por las cuales la entidad aseguradora llevó a cabo dicho  cambio; (ii) las modificaciones que sufrió el modelo frente a la versión anterior que usaba la entidad aseguradora y (iii) el impacto que tiene la actualización en la modelación.

3.13.2.3.3. Las políticas, metodologías y supuestos utilizados para la modelación de la cartera cuando no cuente con la información de la que trata el subnumeral 3.13.2.1. de este Capítulo. Dichas metodologías y supuestos deben ser sustentados a partir del conocimiento del comportamiento de las edificaciones, de las prácticas constructivas en Colombia y reconocer la incertidumbre implícita de la ausencia de información. Las metodologías y supuestos de que trata este subnumeral deben estar debidamente documentadas y permanecer a disposición de la SFC para su revisión.

En caso de que la entidad aseguradora cambie los supuestos y metodologías debe comunicarlo a la SFC dentro de los 10 días hábiles siguientes, mediante una comunicación que informe dicho cambio y sus implicaciones e impactos. Los cambios serán aplicables únicamente a partir del siguiente año fiscal.

3.13.2.3.4. Los resultados de la modelación utilizando: i) las metodologías y supuestos de que trata el subnumeral 3.13.2.3.3. y ii) los parámetros o valores por defecto del modelo no objetado seleccionado.

La entidad aseguradora debe reportar como mínimo semestralmente a la SFC los resultados de la modelación anteriormente mencionados. Cuando las entidades aseguradoras cuenten con el 100% de la información de los riesgos asegurados deben reportar a la SFC mínimo semestralmente los resultados de la modelación de la cartera con el modelo no objetado.

3.13.2.3.5. Una vez obtenidos los resultados de que trata el subnumeral 3.13.2.3.4. para la determinación de las reservas técnicas del ramo, la entidad aseguradora debe utilizar la PMP que resulte mayor entre la determinada a partir de los supuestos propios de la entidad y los valores por defecto del modelo no objetado seleccionado.

3.13.2.3.6. El actuario responsable de la entidad aseguradora debe emitir concepto respecto de la escogencia de parámetros y supuestos idóneos acordes a las características físicas de los riesgos de la cartera asegurada conforme a lo establecido en el subnumeral 6.3.2.1. del Capítulo II, Titulo IV, Parte II de la CBJ. El PIGT debe incorporar los comentarios del actuario responsable con respecto a los supuestos y variables utilizados para la modelación de la cartera cuando no se cuente con información completa.

3.13.2.3.7. Los procedimientos implementados por la entidad aseguradora para validar los procesos y resultados de los terceros asesores para la modelación de la cartera. Adicionalmente, la entidad aseguradora debe incluir toda la información y documentación en la cual se evidencien los resultados que obtuvo de la implementación de dichos procesos.

3.13.2.4 Consideraciones adicionales

La entidad aseguradora debe documentar todas las estimaciones, procesos y usos adicionales para la gestión del riesgo de terremoto en los cuales se utiliza el modelo no objetado por la SFC escogido por la entidad aseguradora tales como, tarifación, suscripción, contratación de reaseguros, entre otros.

3.13.2.5 Función de la auditoria interna en el PIGT

La auditoría interna de la entidad aseguradora debe incluir dentro de su plan anual, las actividades para la revisión del estado de cumplimiento del PIGT. A partir de estas actividades y sus resultados, la auditoria interna debe emitir un informe que debe incluirse en el PIGT.

4. REGLAS RELATIVAS A OTRAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR LAS ENTIDADES ASEGURADORAS.

4.1. EMISIÓN DE PLANES ALTERNATIVOS DE PENSIONES

4.1.1. Requisitos

Los planes alternativos de pensiones que emitan las entidades aseguradoras deben elaborarse sobre bases que permitan al afiliado su traslado a otro plan de capitalización o pensiones autorizado y ajustarse a los siguientes requisitos:

4.1.1.1. Amparo: Los planes alternativos de pensiones, deben amparar a los afiliados y pensionados, por lo menos contra los riesgos de vejez, invalidez, sobrevivientes y auxilio funerario. Para optar por uno de tales planes es necesario que el afiliado haya capitalizado en una administradora de fondos de pensiones una suma equivalente al capital mínimo que señale el reglamento de la Ley 100 de 1993.

4.1.1.2. Aportes: Los aportes en un plan alternativo de pensiones no pueden ser inferiores a las cotizaciones obligatorias previstas en la Ley 100 de 1993, determinadas según la base de cotizaciones al SGP de que tratan los arts. 18 y 19 de la misma Ley.

4.1.1.3. Traslado de capital: La sociedad que administre el fondo de pensiones debe trasladar a la entidad aseguradora que ofrezca el plan alternativo de pensiones escogido, los aportes que registre la cuenta individual de ahorro pensional del afiliado, dentro de los 2 días siguientes a la fecha en que éste le comunique su decisión de optar por dicho plan.

4.1.2. Condiciones generales

Los planes alternativos de pensiones que emitan las entidades aseguradoras, deben precisar además, los siguientes aspectos:

4.1.2.1. Las condiciones para acceder a las prestaciones del plan, las cuales, en relación con las coberturas mínimas señaladas en el amparo, no pueden ser distintas a las exigidas en la Ley 100 de 1993 para el régimen de ahorro individual con solidaridad.

4.1.2.2. Los valores de las pensiones con indicación de los reajustes a que hubiere lugar.

4.1.2.3. Determinación del momento a partir del cual se devenga la pensión de acuerdo con la naturaleza del riesgo.

4.1.2.4. Las condiciones de pago de la pensión. En el evento de que se estipulen cuotas periódicas, deben precisarse las fechas en que se realizarán los pagos.

4.2. ADMINISTRACIÓN DE FONDOS VOLUNTARIOS DE PENSIÓN. <Numeral modificado por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades aseguradoras que, de acuerdo con lo dispuesto en el Libro 42 a la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, estén autorizadas para administrar fondos voluntarios de pensión deben atender las instrucciones incorporadas en el Capítulo VI del Título III de la Parte II de la presente Circular.

5. SUSCRIPCIÓN DE CONTRATOS DE ENCARGO FIDUCIARIO DE INVERSIÓN POR PARTE DE LAS ENTIDADES ASEGURADORAS.

Las entidades aseguradoras pueden suscribir contratos de encargo fiduciario de inversión con las sociedades fiduciarias legalmente constituidas, para la ejecución de operaciones relacionadas con sus portafolios de inversión.

El contrato de encargo fiduciario de inversión, debe contemplar dentro de sus cláusulas claramente la responsabilidad de la aseguradora en lo relacionado con la definición privativa de las políticas en materia de administración de riesgos de mercado, así como aquellas tendientes al seguimiento, análisis y evaluación de la gestión del portafolio por la sociedad fiduciaria. Igualmente, si el contrato comprende dentro de su objeto la ejecución de operaciones relacionadas con los portafolios a través de los cuales se respaldan las reservas técnicas de la entidad aseguradora, es menester pactar expresamente que el régimen de inversión de los mismos, sea el previsto en los arts. 2.31.3.1.2 y siguientes del Decreto 2555 de 2010.

En el respectivo contrato debe especificarse que los procedimientos operacionales correspondientes al área de tesorería del "middle office", deben estar siempre en cabeza de la aseguradora y por lo tanto, no es procedente contratar su manejo con terceros. Para estos efectos, se entiende por "middle office" la definición contenida en el numeral 7 del Capítulo XX de la Circular Externa 100 de 1995 de la CBCF.

Cabe resaltar que el hecho de suscribir este tipo de contratos con sociedades fiduciarias, no exime bajo ningún supuesto a la aseguradora del cumplimiento estricto de sus obligaciones legales o reglamentarias, como tampoco de las instrucciones contenidas en la presente Circular y en la CBCF, ni puede aducirse como una forma para trasladar las responsabilidades que le son inherentes en su calidad de entidades vigiladas a un tercero.

6. REGLAS RELACIONADAS CON EL ROL DE LOS ACTUARIOS DE LAS ENTIDADES ASEGURADORAS. <Numeral adicionado por la Circular 22 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

6.1. DEFINICIONES. <Subnumeral adicionado por la Circular 22 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

6.1.1. Actuario: Para efectos de lo previsto en las normas aplicables a las entidades aseguradoras, se entiende como Actuario a aquella persona natural que cuenta con formación profesional y conocimientos estadísticos, matemáticos, financieros y de administración de riesgos, concernientes a los seguros.

6.1.2. Actuario Responsable: Actuario que desempeñe las funciones establecidas en el subnumeral 6.2.1 de este Capítulo.

6.1.3. Actuario Responsable Externo: Actuario Responsable que no tenga una relación laboral con la entidad aseguradora.

6.1.4. Cálculo Actuarial: Cómputo, cuenta, estudio o investigación matemática, que debe ser ejecutado por un Actuario.

6.2. ACTUARIO RESPONSABLE. <Subnumeral adicionado por la Circular 22 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

De acuerdo con los artículos 2.31.4.1.2 y siguientes del Decreto 2555 de 2010, las entidades aseguradoras deben designar a un “actuario de la compañía”, de conformidad con lo previsto en el presente subnumeral.

6.2.1. FUNCIONES DEL ACTUARIO RESPONSABLE. <Subnumeral adicionado por la Circular 22 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades aseguradoras deben contar con un Actuario que, sin perjuicio de las funciones asignadas por cada entidad, tiene la responsabilidad de:

6.2.1.1. Certificar la suficiencia de las reservas técnicas constituidas por la entidad aseguradora.

6.2.1.2. Emitir los soportes técnicos actuariales que certifiquen la suficiencia de las reservas reportadas por la entidad aseguradora.

6.2.1.3. Emitir y certificar la metodología de cálculo de la reserva de riesgos en curso para aquellos riesgos en que la distribución del riesgo no es uniforme.

6.2.1.4. Emitir el sustento actuarial para excluir del cálculo de la reserva de insuficiencia de primas a aquellos siniestros de alta severidad y baja frecuencia.

6.2.1.5. Emitir los estudios actuariales que sustentan el cálculo de la reserva matemática.

6.2.1.6. Las demás funciones que la normatividad vigente asigne al Actuario Responsable.

6.2.2. DESIGNACIÓN. <Subnumeral adicionado por la Circular 22 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

La junta directiva de cada entidad aseguradora debe designar al Actuario Responsable, quien debe reunir, como mínimo, las siguientes características:

6.2.2.1. Tener experiencia comprobable de al menos 5 años en elaboración de notas técnicas, cálculo de reservas y fijación de tarifas, relacionadas con la industria aseguradora.

6.2.2.2. Tener un título de educación superior que comprenda el núcleo básico de conocimiento de economía, matemáticas, estadística, ingeniería y/o carreras afines, otorgado por una institución de educación superior nacional o internacional.

La junta directiva debe evaluar la exigencia de requisitos adicionales que le permitan constatar la idoneidad y la preparación académica para el desempeño de las funciones del Actuario Responsable, teniendo en cuenta el tamaño y complejidad de los seguros comercializados por la entidad aseguradora. En línea con las mejores prácticas internacionales, es recomendable que la persona designada pertenezca a una asociación profesional que sea miembro pleno de la Asociación Internacional de Actuarios.

La designación del Actuario Responsable se configurará con el acta de la junta directiva donde conste el nombramiento. Las entidades deben remitir a la SFC una comunicación suscrita por el representante legal de la entidad aseguradora, en la cual se notifique la designación del Actuario Responsable, dentro de los 15 días hábiles siguientes a dicha designación. Cualquier novedad relacionada con la función del Actuario Responsable debe ser reportada por la entidad dentro del mismo término.

Las entidades pueden designar a un Actuario Responsable suplente, siempre y cuando éste cumpla con los requerimientos establecidos en este capítulo. La designación del suplente debe reportarse en los mismos términos del párrafo anterior.

6.2.3. RESPONSABILIDADES DE LA ENTIDAD ASEGURADORA. <Subnumeral adicionado por la Circular 22 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

La entidad aseguradora debe:

6.2.3.1. Responder por los actos u omisiones del Actuario Responsable en el ejercicio de sus funciones, sin que pueda exonerarse de dicha responsabilidad.

6.2.3.2. Abstenerse de exonerar o limitar la responsabilidad del Actuario Responsable derivada del ejercicio de sus funciones.

6.2.3.3. Garantizar que el Actuario Responsable cuente con las facultades para exigir a las áreas responsables la información necesaria para el ejercicio de sus funciones y con el apoyo efectivo de los administradores de la entidad aseguradora para obtenerla.

6.2.3.4. Establecer mecanismos de reporte directo del Actuario Responsable a la junta directiva y al revisor fiscal de la entidad aseguradora.

6.2.3.5. Implementar políticas y procedimientos para que el Actuario Responsable conozca oportunamente la información y las decisiones que puedan impactar el cumplimiento de sus funciones.

6.2.4. INDEPENDENCIA. <Subnumeral adicionado por la Circular 22 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

El Actuario Responsable debe ejercer sus funciones con independencia técnica frente a los administradores de la entidad aseguradora distintos a la junta directiva. En caso de presentarse diferencias de criterio entre los administradores de la entidad y el Actuario Responsable en relación con el cumplimiento de sus funciones, éstas deben quedar documentadas junto con las decisiones que se adopten e incluirlas en los reportes que presente a la junta directiva.

Para tal efecto, la junta directiva de la entidad aseguradora debe:

6.2.4.1. Garantizar que el Actuario Responsable tenga a su disposición los recursos tecnológicos, humanos y físicos suficientes e idóneos para desempeñar sus funciones con la debida independencia.

6.2.4.2. Dictar políticas o directrices que aseguren que las decisiones del Actuario Responsable sean objetivas y su opinión técnica se sujete a los principios técnicos de equidad y suficiencia establecidos en el numeral 1.2.2 de este Capítulo.

6.2.4.3 <Numeral modificado por la Circular 45 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Garantizar que el Actuario Responsable no ejerza labores que puedan generar conflictos de interés con las funciones listadas en el numeral 6.2.1 de este Capítulo. En tal sentido, no puede ejercer funciones comerciales, de suscripción, de tarifación, de indemnizaciones, y en general, funciones relacionadas con la operación de los seguros comercializados por la entidad aseguradora.

6.2.4.4. Dictar políticas o directrices que aseguren que la remuneración del Actuario Responsable no esté atada al cumplimiento de metas que afecten la objetividad de sus conceptos y decisiones. Se presume que la remuneración en función del resultado técnico de una línea de negocio, ramo, producto de seguros, afecta la objetividad de Actuario Responsable para ejercer sus funciones.

6.2.5. ACTUARIO RESPONSABLE EXTERNO. <Subnumeral adicionado por la Circular 22 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

La entidad aseguradora puede contratar a un Actuario Responsable Externo, al cual le son aplicables las instrucciones establecidas en los numerales 6.2.1 a 6.2.4 de este capítulo. Adicionalmente, la entidad aseguradora debe:

6.2.5.1. Velar por que el Actuario Responsable Externo revele y administre los potenciales conflictos de interés, incluyendo aquellos derivados de relaciones contractuales del Actuario Responsable con terceros.

6.2.5.2. Verificar que el Actuario Responsable Externo cuenta con la capacidad técnica y operativa suficiente para el adecuado desempeño de sus funciones. Se considera que el Actuario Responsable Externo carece de capacidad operativa suficiente cuando opera como tal en más de 5 entidades aseguradoras.

6.2.5.3. Garantizar que el Actuario Responsable conteste oportunamente a los requerimientos de la SFC y asista a las convocatorias efectuadas por ésta.

6.3. REQUISITOS PARA LA CERTIFICACIÓN DE SUFICIENCIA DE LAS RESERVAS TÉCNICAS. <Numeral adicionado por la Circular 45 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

De acuerdo con el Parágrafo del art. 2.31.4.1.2 del Decreto 2555 de 2010, los estados financieros mensuales de las entidades aseguradoras deben estar acompañados de un soporte técnico en el que el Actuario Responsable certifique la suficiencia de las reservas reportadas.

6.3.1. CONTENIDO DE LA CERTIFICACIÓN DE LA SUFICIENCIA DE LAS RESERVAS TÉCNICAS. <Numeral adicionado por la Circular 45 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

La certificación de suficiencia de las reservas técnicas de la entidad aseguradora, emitida mediante documento físico o electrónico por parte del Actuario Responsable, debe contener su concepto sobre la suficiencia de las reservas técnicas para cada ramo de seguro que opere la entidad aseguradora. Dicha certificación, que debe ser remitida a la SFC junto con los estados financieros, debe contener como mínimo los siguientes elementos:

6.3.1.1. Datos básicos

6.3.1.1.1. Nombre o razón social de la entidad aseguradora para la cual se emite la certificación

6.3.1.1.2. Tipo y código de la entidad aseguradora asignado por la SFC

6.3.1.1.3. Nombre y firma del Actuario Responsable

6.3.1.1.4. Tipo y número de identificación del Actuario Responsable

6.3.1.1.5. Número y Fecha del acta de nombramiento del Actuario Responsable por parte de la junta directiva

6.3.1.1.6. Fecha de corte objeto de certificación

6.3.1.1.7 Número de afiliación o membresía y nombre de la asociación de actuarios a la que pertenece el Actuario Responsable, cuando sea aplicable.

6.3.1.2. Evaluación de la suficiencia de las reservas técnicas

6.3.1.2.1. Declaración de suficiencia

El Actuario Responsable debe expresar, de manera clara y concisa, un juicio sobre si las reservas técnicas constituidas por la entidad aseguradora son suficientes para respaldar las obligaciones contraídas en los contratos de seguro y si cumplen las exigencias regulatorias vigentes. Para el efecto, la certificación del actuario debe incluir variables tales como horizontes de tiempo, niveles o intervalos de confianza, supuestos e hipótesis acordes con la naturaleza de los ramos sobre los cuales se emite la certificación. La declaración de suficiencia no debe contener afirmaciones ambiguas o que no den certeza sobre el juicio de suficiencia.

Para la emisión del concepto de que trata el párrafo anterior, el Actuario Responsable debe verificar que existe coherencia entre sus estimaciones del monto al que ascienden las reservas técnicas y la información reportada por la entidad aseguradora en los estados financieros. De igual forma deberá establecer, en el caso que aplique, la cuantía de las desviaciones que se hayan detectado en cada reserva técnica por ramo o tipo de reserva de acuerdo a los tipos establecidos en el art 2.31.4.1.2 del Decreto 2555 de 2010 frente a las estimaciones del Actuario Responsable.

En caso de que la entidad aseguradora tenga agregaciones de ramos para la estimación de la reserva de siniestros ocurridos no avisados, que cumplan lo establecido en el parágrafo 2 del artículo 2.31.4.4.7 del Decreto 2555 de 2010, el concepto sobre la suficiencia de las reservas corresponderá al del grupo de ramos.

El Actuario Responsable debe firmar la declaración de suficiencia de reservas técnicas y con ello certifica que el documento fue elaborado y emitido de manera libre e independiente, de conformidad con el subnumeral 6.2.4 de este capítulo.

6.3.2. SOPORTES DE LAS DECLARACIONES DE SUFICIENCIA. <Numeral adicionado por la Circular 45 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

Junto con la certificación de la suficiencia de las reservas que corresponda a la información con corte a 31 de diciembre de cada año, el Actuario Responsable debe incorporar los análisis adicionales descritos en este subnumeral, respecto de las declaraciones de suficiencia del año calendario inmediatamente anterior. El Actuario Responsable debe remitir un documento que contenga la descripción de los procedimientos adelantados, las metodologías utilizadas y las conclusiones de su análisis.

Cuando durante el mes de reporte la entidad aseguradora haya modificado alguna de las metodologías descritas, el Actuario Responsable debe presentar en la certificación correspondiente a dicho mes el análisis de la nueva metodología, detallando sus procedimientos, supuestos e impacto que estos cambios tienen, salvo que dicha modificación sea producto de una obligación regulatoria.

6.3.2.1. Análisis de la metodología de cálculo de las reservas técnicas

Para sustentar la declaración de suficiencia de las reservas técnicas, anualmente el Actuario Responsable debe llevar a cabo un análisis que permita determinar que las metodologías utilizadas para el cálculo de las reservas técnicas son técnicamente adecuadas y cumplen con la normatividad vigente. Según corresponda a cada una de las reservas técnicas, el análisis debe tener en cuenta la calidad de los datos utilizados, la pertinencia de los supuestos, pruebas de estrés, análisis de backtesting y los procedimientos que componen la metodología de cálculo definida por la entidad aseguradora.

6.3.2.2. Evaluación de la valoración de las contingencias a cargo de las reaseguradoras

Para sustentar la declaración de consistencia de las contingencias a cargo de las reaseguradoras, anualmente el Actuario Responsable debe llevar a cabo un análisis que permita determinar que la metodología de cuantificación del valor del activo por contingencias a cargo de la reaseguradora, para cada reserva técnica constituida, es técnicamente adecuada y cumple con la normatividad vigente.

Adicionalmente, anualmente deben efectuarse los análisis de las metodologías de determinación de transferencia de riesgo en los contratos de reaseguro no proporcional suscritos por ramo, según corresponda a la normatividad vigente. A partir de dichos análisis el Actuario Responsable debe manifestar de manera clara su juicio respecto de la pertinencia de dichas metodologías para cumplir con los requerimientos regulatorios.

6.3.2.3. Actividades adicionales

6.3.2.3.1. Calidad de la información

El Actuario Responsable debe verificar la consistencia e integridad de la información empleada, particularmente que los datos empleados son suficientes, confiables y precisos para el cálculo de las reservas técnicas y la valoración del activo por contingencias a cargo de las reaseguradoras.

Cuando el Actuario Responsable no cuente con toda la información para realizar la valoración de una reserva técnica y requiera para ello emplear supuestos o hacer estimaciones, debe tener soporte de los métodos y supuestos utilizados, incluyendo la información que los sustenta. Adicionalmente, debe indicar las razones por las cuales no cuenta con la información suficiente y que justifican la utilización de dichos supuestos y estimaciones.

6.3.2.3.2. Acciones correctivas frente a certificaciones anteriores

El Actuario Responsable debe hacer una descripción de las acciones correctivas tomadas frente a anomalías detectadas y reportadas en los dictámenes sobre la situación y suficiencia de las reservas técnicas correspondientes a certificaciones anteriores. En este reporte de las acciones correctivas, el Actuario Responsable debe incluir su concepto respecto de la efectividad de las acciones tomadas para subsanar las anomalías identificadas. En el caso en que las acciones correctivas requieran un plan de acción, este debe ser incorporado en el reporte.

6.3.2.3.3. Hallazgos relevantes

El Actuario Responsable debe hacer una breve descripción de los hallazgos relevantes que complementen las declaraciones emitidas, incluyendo los eventos que pueden dar lugar a cambios o anomalías en la implementación de metodologías y los eventos que hayan obstaculizado el ejercicio de las funciones del Actuario Responsable.

6.3.3. INFORMACIÓN A CARGO DEL ACTUARIO RESPONSABLE. <Numeral adicionado por la Circular 45 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

En adición a lo establecido para la certificación de suficiencia de las reservas técnicas, las entidades aseguradoras, por conducto del Actuario Responsable, deben tener a disposición de la SFC soportes detallados sobre la siguiente información:

6.3.3.1. Actividades de revisión y soportes técnicos de los análisis requeridos para la certificación de suficiencia: Las actividades que desarrolla el Actuario Responsable y su equipo de trabajo para cumplir las funciones relacionadas con la evaluación de la suficiencia de las reservas técnicas y de la consistencia del activo por contingencias a cargo de reaseguradoras.

En dichas constancias debe ser posible comprobar los objetivos, las actividades planeadas, el cronograma de ejecución de las mismas y la documentación sobre los procedimientos y supuestos empleados para llevar a cabo tales actividades.

6.3.3.2. Actividades de verificación de la consistencia e integridad de la información: Los procedimientos utilizados para validar y verificar que la información proporcionada por la entidad aseguradora sea confiable, completa y consistente.

La información relativa al cumplimiento de las funciones del Actuario Responsable debe conservarse por un plazo mínimo de 5 años mediante cualquier medio que asegure su integridad.

7. INSTRUCCIONES RELATIVAS A LA IDONEIDAD DE PERSONAS NATURALES QUE EJERCEN LA INTERMEDIACIÓN DE SEGUROS.  <Subnumeral adicionado por la Circular 50 de 2015. Rige a partir del 1 de julio de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

7.1. ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Subnumeral adicionado por la Circular 50 de 2015. Rige a partir del 1 de julio de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

De conformidad con el artículo 101 de la Ley 510 de 1999, las entidades aseguradoras deben velar por que las agencias de seguros y los agentes de seguros, cumplan con los requisitos de idoneidad para el ejercicio de sus funciones. Para tal efecto, las personas naturales que ejerzan la intermediación de seguros, ya sea en calidad de empleado, agente, o como persona vinculada a un agente o a una agencia de seguros, están sujetos a las disposiciones contenidas en el presente numeral.

Para los efectos del presente numeral, se entiende como Persona Natural Vinculada cualquier persona natural que reúna los siguientes criterios:

7.1.1. Que tenga cualquier tipo de relación contractual (comercial, laboral, o de cualquier otra naturaleza) con una entidad aseguradora, con una agencia de seguros o con un agente de seguros; y

7.1.2. Que ejerza la colocación de seguros, entendida como el conjunto de actividades de asesoría y acompañamiento en la adquisición de productos de seguros.

Las instrucciones impartidas en el numeral 7 de este capítulo no son aplicables a los intermediarios que comercialicen exclusivamente seguros del ramo de riesgos laborales, quienes deben atenerse a lo establecido en el Decreto 1637 de 2013 o las normas que lo modifiquen. No obstante lo anterior, cuando un intermediario de seguros de riesgos laborales comercialice cualquier otro ramo, debe cumplir con lo establecido en la presente norma.

7.2. ACREDITACIÓN DE IDONEIDAD. <Subnumeral adicionado por la Circular 50 de 2015. Rige a partir del 1 de julio de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades aseguradoras deben velar porque las Personas Naturales Vinculadas, cuenten con capacidad técnica y capacidad profesional, que acrediten su idoneidad, conforme a lo establecido en este capítulo.

7.2.1. CAPACIDAD TÉCNICA. <Subnumeral adicionado por la Circular 50 de 2015. Rige a partir del 1 de julio de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades aseguradoras deben cerciorarse de que las Personas Naturales Vinculadas cuenten con los conocimientos mínimos necesarios para la intermediación en los ramos autorizados a éstas y que dichos conocimientos se actualicen de manera periódica.

En línea con lo anterior, las Personas Naturales Vinculadas deben demostrar ante la entidad aseguradora, que cuentan con capacidad técnica, a través de (i) la realización de un curso de formación y la aprobación de exámenes de conocimiento, que desarrollen y evalúen como mínimo el contenido previsto en el subnumeral 7.2.1.1 de este capítulo o (ii) la acreditación de experiencia.

Para efectos de la acreditación de experiencia, en línea con lo establecido en el artículo 2.30.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, aquellas personas que durante al menos dos (2) años hayan (i) desempeñado funciones de dirección o administración en entidades del sector asegurador; (ii) prestado asesorías durante el mismo término en el sector asegurador, relacionadas con la intermediación de seguros; o (iii) desempeñado funciones relacionadas con el objeto social de las entidades aseguradoras, pueden hacer valer dicha experiencia para efectos de la acreditación de su capacidad técnica. Dicha experiencia debe ser demostrada y documentada por la Persona Natural Vinculada y comprobada por la entidad aseguradora, según los criterios que para tal efecto ésta defina. No obstante lo anterior, estas personas estarán sujetas al deber de efectuar un curso de actualización, de acuerdo con lo establecido en el subnumeral 7.2.1.4 del presente Capítulo.

7.2.1.1. Características del curso de formación

El curso debe cubrir, como mínimo, los siguientes temas:

7.2.1.1.1. Aspectos básicos del contrato de seguros;

7.2.1.1.2. Régimen aplicable a los ramos de seguros;

7.2.1.1.3. Aspectos básicos de administración de riesgos;

7.2.1.1.4. Aspectos de SARLAFT, relacionados con la intermediación de seguros;

7.2.1.1.5. Aspectos relevantes de protección al consumidor financiero y atención al cliente.

Las Personas Naturales Vinculadas deben aprobar exámenes de conocimiento de los contenidos mencionados.

7.2.1.2. Organismos Autorizados

Para ser susceptibles de acreditar la capacidad técnica, el curso de formación y los exámenes de conocimiento a los que se refiere el subnumeral anterior, pueden realizarse en las siguientes entidades, consideradas Organismos Autorizados:

7.2.1.2.1. Instituciones de educación superior reconocidas por el Ministerio de Educación Nacional y el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA).

7.2.1.2.2. Entidades aseguradoras o corredores de seguros que cuenten con un área de formación en esta materia, que implementen cursos de formación a intermediarios de seguros.

7.2.1.2.3. Asociaciones, federaciones, organismos de autorregulación y demás formas asociativas gremiales o sus organismos educativos adscritos, que implementen cursos de formación a intermediarios de seguros.

Las personas que se desempeñen como instructores del curso de formación deben al menos: (i) ser profesionales universitarios o técnicos; (ii) tener experiencia profesional específica mínima de 3 años en instituciones del sector de seguros o reaseguros y (iii) tener experiencia profesional o académica en las áreas relacionadas con los temas que comprende el curso dictado.

7.2.1.3. Homologación

La acreditación de capacidad técnica emitida por cualquiera de los Organismos Autorizados es válida para ejercer como intermediario de seguros de cualquier entidad aseguradora o intermediario de seguros siempre y cuando esté dentro de los términos establecidos en el subnumeral 7.2.1.4 del presente Capítulo. No obstante lo anterior, las entidades aseguradoras (i) deben capacitar a las Personas Naturales Vinculadas, respecto de los productos específicos ofrecidos por cada entidad aseguradora y (ii) pueden establecer requisitos adicionales para la autorización de intermediarios de seguros.

7.2.1.4. Vigencia y actualización de la capacidad técnica

Las entidades aseguradoras deben velar por que las Personas Naturales Vinculadas, actualicen sus conocimientos mediante la realización de un curso de actualización y exámenes de conocimiento, como mínimo cada 4 años, contados a partir de la fecha en que la Persona Natural Vinculada acreditó por última vez su capacidad técnica.

Para tal efecto, dichas entidades deben verificar que las Personas Naturales Vinculadas demuestren la realización de un curso de actualización impartido por alguno de los Organismos Autorizados, el cual debe incluir los temas definidos en los subnumerales 7.2.1.1.2 al 7.2.1.1.5 de este capítulo.

Las Personas Naturales Vinculadas que cuenten con la experiencia prevista en el artículo 2.30.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010 previamente citado, también están obligadas a realizar el curso de actualización.

7.2.2. CAPACIDAD PROFESIONAL. <Subnumeral adicionado por la Circular 50 de 2015. Rige a partir del 1 de julio de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades aseguradoras deben velar por que las Personas Naturales Vinculadas ejerzan la intermediación de seguros de acuerdo con las sanas prácticas comerciales, financieras y de seguros. Para tal efecto, deben fijar mecanismos para corroborar la capacidad profesional de manera previa a su vinculación o al momento de efectuar la actualización de su capacidad técnica, de conformidad con lo establecido en el numeral 7.2.1.4 de este capítulo.

7.3. RESPONSABILIDADES DE LA JUNTA DIRECTIVA. <Subnumeral adicionado por la Circular 50 de 2015. Rige a partir del 1 de julio de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Corresponde a la junta directiva de las entidades aseguradoras establecer las políticas y aprobar los procedimientos necesarios para garantizar el cumplimiento de los requisitos de idoneidad de las Personas Naturales Vinculadas y el cumplimiento del deber de información de los mismos, refiriéndose como mínimo a los siguientes aspectos:

7.3.1. Procedimientos establecidos para garantizar el cumplimiento de los requisitos de acreditación de idoneidad y el régimen de inhabilidades e incompatibilidades que exijan las normas vigentes. Para tal efecto las políticas deben orientarse a asegurar (i) la actualización y renovación del contenido de los cursos y sus metodologías de evaluación, (ii) la pertinencia del contenido, (iii) la objetividad e imparcialidad y confidencialidad de los métodos de evaluación y (iv) el adecuado manejo de conflictos de interés relacionados con el diseño, implementación y evaluación de la capacidad técnica de las personas naturales que ejerzan la intermediación de seguros. Este subnumeral sólo aplicará para aquellas entidades aseguradoras que implementen cursos de formación y/o de actualización destinados a la acreditación de capacidad técnica.

7.3.2. Determinación del área responsable del proceso de acreditación y homologación de idoneidad de las Personas Naturales Vinculadas autorizadas por parte de la entidad aseguradora para adelantar actividades de intermediación de seguros. Dicha función debe estar centralizada en una única área responsable y no puede ser delegada a otros funcionarios o áreas.

7.3.3. Código de ética y conducta aplicable a las personas que ejerzan la intermediación de seguros que contenga como mínimo:

7.3.3.1. El procedimiento y los criterios de evaluación de la capacidad profesional de las personas naturales que ejerzan labores de intermediación de seguros, vinculadas a la entidad aseguradora, a las agencias de seguros o a los agentes de seguros.

7.3.3.2. Las conductas y prohibiciones a las cuales deben sujetarse las Personas Naturales Vinculadas a la entidad aseguradora, a las agencias de seguros o a los agentes de seguros.

7.3.3.3. El régimen legal de inhabilidades aplicable a las Personas Naturales Vinculadas.

7.3.3.4. Los mecanismos mediante los cuales la entidad velará por el cumplimiento del deber de información desarrollado en el Capítulo I, Título III, Parte I de la CBJ.

7.3.3.5. Políticas y procedimientos aplicables al incumplimiento del código de ética y conducta que impliquen la adopción de sanciones contractuales por parte de la entidad aseguradora respecto de un agente o agencia de seguros y sus Personas Naturales Vinculadas. Estas políticas y procedimientos deben garantizar que la entidad aseguradora cuenta con los mecanismos y facultades suficientes respecto de los agentes o agencias para dar por terminada la vinculación de la persona infractora y actualizar dicha información en su sitio web y el Sistema Unificado de Consulta de Intermediarios de Seguros unificado de información de que trata el Capítulo I, Título III, Parte I de la CBJ, respetando siempre el derecho al debido proceso.

7.3.4. Determinación de los mecanismos de control interno que aseguren un efectivo seguimiento de las políticas establecidas en materia de idoneidad de las personas naturales que ejerzan la intermediación de seguros, de conformidad con lo establecido en el Capítulo IV, Título I, Parte I de la CBJ. Estas medidas deben incluir mecanismos para mantener actualizado el listado de Personas Naturales Vinculadas.

7.3.5. Los mecanismos y procedimientos adicionales que la entidad considere necesario implementar para el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente numeral.

7.4. DOCUMENTACIÓN. <Subnumeral adicionado por la Circular 50 de 2015. Rige a partir del 1 de julio de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades aseguradoras deben documentar el cumplimiento de las instrucciones que se adoptan en el numeral 7 de este capítulo y tenerlos a disposición de la SFC. En el evento en que los cursos y exámenes sean realizados por medios virtuales, deben existir medios verificables para corroborar el cumplimiento de los requisitos establecidos en este numeral.

CAPÍTULO III.

DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LOS CORREDORES DE SEGUROS Y DE REASEGUROS.

1. CORREDORES DE SEGUROS.

1.1. CONDICIONES DE INSCRIPCIÓN ANTE LA SFC.

De conformidad con el art. 1347 y siguientes del C.Cio., en concordancia con el art. 101 de la Ley 510 de 1999 y el art. 54 del EOSF, los corredores de seguros son sociedades vigiladas por la SFC que para efectos del desarrollo de su objeto social deben cumplir con los requisitos de constitución establecidos en el art. 53 del EOSF, numerales 2 a 8, y obtener la inscripción ante la SFC, presentando para el efecto la documentación señalada en la lista de chequeo identificada con el código M-LC-AUT-001.

<Inciso modificado por la Circular 50 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> El capital mínimo fijado por la SFC para el año 2015 es de $361.000.000, el cual debe reajustarse anualmente en forma automática en el mismo sentido y porcentaje en que varíe el IPC que suministre el DANE para el año calendario inmediatamente anterior, aproximando el monto así obtenido al millón de pesos inmediatamente superior.

Igualmente, una vez constituidas, las sociedades que se encuentren en funcionamiento deben acreditar de manera permanente un capital mínimo equivalente al monto que resulte mayor entre el 10% de los ingresos causados por remuneraciones de intermediación durante el año inmediatamente anterior y la suma calculada según el párrafo anterior. Para estos efectos, el monto de capital mínimo requerido resulta de la suma de capital suscrito y pagado, reservas, superávit por prima en colocación de acciones, utilidades no distribuidas de ejercicios anteriores y revalorización del patrimonio deduciendo las pérdidas de ejercicios anteriores y pérdidas del ejercicio.

1.2. PROHIBICIÓN DE FINANCIACIÓN DE PRIMAS.

En ningún caso las sociedades corredoras de seguros pueden otorgar préstamos para la financiación de primas.

1.3. CONCURSOS DE MÉRITOS.

Los corredores de seguros no pueden participar, a ningún título, directa ni indirectamente, en la elaboración de los términos de referencia de los concursos de méritos para seleccionar corredores de seguros, independientemente de que pretendan participar o no en los mismos. La SFC impondrá las sanciones a que haya lugar por el incumplimiento de este deber de abstención, así como por cualquier inobservancia que por este motivo suponga una violación a los arts. 24 y 30 de la Ley 80 de 1993.

1.4. IDONEIDAD DE PERSONAS NATURALES VINCULADAS A CORREDORES DE SEGUROS. <Subnumeral adicionado por la Circular 50 de 2015. Rige a partir del 1 de julio de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Los corredores de seguros deben cerciorarse de que las Personas Naturales Vinculadas a sus empresas, que ejerzan actividades de intermediación de seguros, cumplan con los requisitos de idoneidad para el ejercicio de sus funciones, atendiendo las instrucciones específicas detalladas en el presente numeral.

Para efectos del presente capítulo, se entiende como Persona Natural Vinculada cualquier persona natural que reúna los siguientes criterios: (i) que tenga cualquier tipo de relación contractual (comercial, laboral, o de cualquier otra naturaleza) con un corredor de seguros; y (ii) que ejerza la colocación de seguros, entendida como el conjunto de actividades de asesoría y acompañamiento en la adquisición de productos de seguros.

Las instrucciones impartidas en el numeral 1.4 de este capítulo no son aplicables a las personas que comercialicen exclusivamente seguros del ramo de riesgos laborales, quienes deben atenerse a lo establecido en el Decreto 1637 de 2013 o las normas que lo modifiquen. No obstante lo anterior, cuando una persona comercialice cualquier otro ramo debe cumplir con lo establecido en la presente norma.

1.4.1. ACREDITACIÓN DE IDONEIDAD.  <Subnumeral adicionado por la Circular 50 de 2015. Rige a partir del 1 de julio de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Los corredores de seguros deben cerciorarse de que las Personas Naturales Vinculadas cuenten con capacidad técnica y capacidad profesional, que acredite su idoneidad, conforme a lo establecido en este capítulo.

1.4.1.1. Capacidad técnica

Los corredores de seguros deben cerciorarse de que las Personas Naturales Vinculadas, cuenten con los conocimientos mínimos necesarios para la intermediación en los ramos autorizados a éstas y que dichos conocimientos se actualicen de manera periódica.

En línea con lo anterior, las Personas Naturales Vinculadas deben demostrar ante el corredor de seguros, que cuentan con capacidad técnica, a través de (i) la realización de un curso de formación y la aprobación de exámenes de conocimiento, que desarrollen y evalúen como mínimo, conforme a lo instruido en el subnumeral 1.4.1.1.1 de este capítulo o (ii) la acreditación de experiencia.

Para efectos de la acreditación de experiencia, en línea con lo establecido en el artículo 2.30.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, aquellas personas que durante al menos dos (2) años hayan (i) desempeñado funciones de dirección o administración en entidades del sector asegurador; (ii) prestado asesorías durante el mismo término en el sector asegurador, relacionadas con la intermediación de seguros; o (iii) desempeñado funciones relacionadas con el objeto social de las entidades aseguradoras, pueden hacer valer dicha experiencia para efectos de la acreditación de su capacidad técnica. Dicha experiencia debe ser demostrada y documentada por la Persona Natural Vinculada y comprobada por el corredor de seguros, según los criterios que para tal efecto éste defina. No obstante lo anterior, estas personas estarán sujetas al deber de efectuar un curso de actualización, de acuerdo con lo establecido en el subnumeral 1.4.1.1.4 del presente Capítulo.

1.4.1.1.1. Características del Curso de Formación

El curso debe cubrir y evaluar, como mínimo, los temas relacionados en el subnumeral 7.2.1.1 del Capítulo II, Título IV, Parte II de la CBJ.

1.4.1.1.2. Organismos Autorizados

El curso de formación y el examen de conocimiento al que se refiere este numeral puede realizarse en los Organismos Autorizados, conforme a lo establecido en el numeral 7.2.1.2 del Capítulo II, Título IV, Parte II de la CBJ.

1.4.1.1.3. Homologación

La acreditación de capacidad técnica certificada por cualquiera de los Organismos Autorizados es válida para ejercer como intermediario de seguros de cualquier entidad aseguradora o intermediario de seguros siempre y cuando esté dentro de los términos establecidos en el subnumeral 1.4.1.1.4 del presente capítulo. No obstante lo anterior, los corredores de seguros pueden establecer requisitos adicionales para la autorización de Personas Naturales Vinculadas.

1.4.1.1.4. Vigencia y actualización de la capacidad técnica

Los corredores de seguros deben garantizar que las Personas Naturales Vinculadas, actualicen sus conocimientos mediante el estudio de un curso de actualización y exámenes de conocimiento, como mínimo cada 4 años, contados a partir de la fecha en que la Persona Natural Vinculada acreditó por última vez su capacidad técnica.

Para tal efecto, dichas entidades deben verificar que las Personas Naturales Vinculadas demuestren la realización de un curso de actualización impartido por alguno de los Organismos Autorizados, el cual debe incluir los temas definidos en los subnumerales 7.2.1.1.2 al 7.2.1.1.5 del Capítulo II, Título IV, Parte II de la CBJ.

Las Personas Naturales Vinculadas que cuenten con la experiencia prevista en el artículo 2.30.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010 previamente citado, también están obligadas a realizar el curso de actualización.

1.4.1.2. Capacidad profesional

Los corredores de seguros deben velar por que las Personas Naturales Vinculadas ejerzan sus funciones de acuerdo con las sanas prácticas comerciales, financieras y de seguros. Para tal efecto, deben fijar mecanismos para corroborar la capacidad profesional de manera previa a su vinculación o al momento de efectuar la actualización de su capacidad técnica, de conformidad con lo establecido en el numeral 1.4.1.1.4 de este capítulo.

1.4.2. RESPONSABILIDADES DE LA JUNTA DIRECTIVA. <Subnumeral adicionado por la Circular 50 de 2015. Rige a partir del 1 de julio de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Corresponde a la junta directiva de los corredores de seguros establecer las políticas y aprobar los procedimientos necesarios para garantizar el cumplimiento de los requisitos de idoneidad de las Personas Naturales Vinculadas a sus empresas, que ejerzan labores de intermediación de seguros y el cumplimiento del deber de información de los mismos, refiriéndose como mínimo a los siguientes aspectos:

1.4.2.1. Procedimientos establecidos para garantizar el cumplimiento de los requisitos de acreditación de idoneidad y el régimen de inhabilidades e incompatibilidades que exijan las normas vigentes. Para tal efecto las políticas deben orientarse a (i) la actualización y renovación del contenido de los cursos y sus metodologías de evaluación, (ii) la pertinencia del contenido, (iii) la objetividad e imparcialidad y confidencialidad de los métodos de evaluación; y (iv) el adecuado manejo de conflictos de interés relacionados con el diseño, implementación y evaluación de la capacidad técnica de las personas naturales que ejerzan la intermediación de seguros. Este subnumeral sólo aplicará para aquellos corredores de seguros que implementen cursos de formación y/o de actualización destinados a la acreditación de capacidad técnica.

1.4.2.2. Determinación del área responsable del proceso de acreditación de idoneidad de las Personas Naturales Vinculadas, autorizadas por parte del corredor de seguros para adelantar labores de intermediación de seguros. Dicha función debe estar centralizada en una única área responsable y no puede ser delegada a otros funcionarios o áreas.

1.4.2.3. Código de ética y conducta aplicable a las personas naturales que ejerzan la intermediación de seguros, que contenga como mínimo:

1.4.2.3.1. El procedimiento y los criterios de evaluación de la capacidad profesional de las personas naturales que ejerzan labores de intermediación de seguros, vinculadas a los corredores de seguros.

1.4.2.3.2. Las conductas y prohibiciones a las cuales deben sujetarse las Personas Naturales Vinculadas a los corredores de seguros.

1.4.2.3.3. El régimen legal de inhabilidades e incompatibilidades aplicable a las Personas Naturales Vinculadas.

1.4.2.3.4. Los mecanismos mediante los cuales la entidad velará por el cumplimiento del deber de información desarrollado en el Capítulo I, Título III, Parte I de la CBJ.

1.4.2.3.5. Políticas y procedimientos aplicables al incumplimiento del código de ética y conducta que impliquen la adopción de sanciones contractuales por parte del corredor de seguros respecto de las Personas Naturales Vinculadas. Estas políticas y procedimientos deben garantizar que el corredor de seguros cuenta con los mecanismos y facultades suficientes respecto de las Personas Naturales Vinculadas para dar por terminada la vinculación de la persona infractora y actualizar dicha información en su sitio web y el Sistema Unificado de Consulta de Intermediarios de Seguros de que trata el Capítulo I, Título III, Parte I de la CBJ, respetando siempre el derecho al debido proceso.

1.4.2.4. Determinación de los mecanismos de control interno que aseguren un efectivo seguimiento de las políticas establecidas en materia de idoneidad de las personas naturales que ejerzan la intermediación de seguros, de conformidad con lo establecido en el Capítulo IV, Título I, Parte I de la CBJ.

1.4.2.5. Los mecanismos y procedimientos adicionales que el corredor considere necesario implementar para el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente numeral.

1.4.4. DOCUMENTACIÓN. <Subnumeral adicionado por la Circular 50 de 2015. Rige a partir del 1 de julio de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Los corredores de seguros deben documentar el cumplimiento de las instrucciones que se adoptan en el numeral 1.4 de este capítulo y tenerlos a disposición de la SFC. En el evento en que los cursos y exámenes sean realizados por medios virtuales, deben existir medios verificables para corroborar el cumplimiento de los requisitos establecidos en este numeral.

2. CORREDORES DE REASEGUROS.

2.1. INSCRIPCIÓN.

La solicitud para inscribir una sociedad corredora de reaseguros, debe presentarse ante la SFC por los interesados en la forma establecida y acompañada de la documentación señalada en la lista de chequeo identificada con el código M-LC-AUT-001

2.1.1. INFORMACIÓN ADICIONAL QUE ESTIME PROCEDENTE LA SFC.

Dentro del plazo establecido por la SFC en la resolución de autorización debe elevarse a escritura pública el proyecto de estatutos sociales e inscribirse de conformidad con la ley. La entidad adquiere existencia legal a partir del otorgamiento de la escritura pública correspondiente, aunque sólo puede desarrollar las actividades propias de su objeto social una vez obtenga el certificado de inscripción.

La SFC debe expedir el certificado de inscripción dentro de los 5 días siguientes a la fecha en que se acredite la constitución regular de la sociedad, el pago del capital, el otorgamiento de las garantías conforme a lo establecido por el art. 2.30.1.4.4 del Decreto 2555 de 2010 y la existencia de la infraestructura técnica y operativa para funcionar regularmente, de acuerdo con lo señalado en el estudio de factibilidad.

2.2. PROHIBICIÓN DE NOTAS DE COBERTURA.

Los corredores de reaseguros, en ningún momento, pueden expedir o suscribir notas de cobertura de aceptación de riesgos a nombre del reasegurador.

3. DISPOSICIONES COMUNES.

3.1. ANTICIPOS DE COMISIONES.

Solo se pueden hacer anticipos a las sociedades corredoras por cuenta de comisiones, en cuantías que no excedan del 15% de las comisiones cobradas en el semestre inmediatamente anterior, para la compañía que haga el anticipo.

Los anticipos a cuenta de comisiones deben ser cancelados en un plazo no mayor a 1 año y las sociedades corredoras que no cancelen totalmente los anticipos a su vencimiento, no pueden recibir otros hasta después de haber transcurrido, por lo menos 1 año, desde la fecha en que se haya hecho el pago.

CAPÍTULO IV.

DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LA GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES ASEGURADORAS.

<Capítulo derogado a partir del 1 de junio de 2023 por la Circular 18 de 2021. Fecha en la que entran en vigencia los Capítulos XXXI y XXXII>

TÍTULO V.

INSTRUCCIONES GENERALES RELATIVAS A OTRAS INSTITUCIONES Y ACTIVIDADES SOMETIDAS A SUPERVISIÓN.

CAPÍTULO I.

DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LOS FONDOS GANADEROS.

Los fondos ganaderos que de conformidad con el art. 2 de la Ley 363 de 1997 se constituyan como sociedades de economía mixta o como sociedades anónimas de economía privada se rigen, para el desarrollo de su objeto social y de los planes y políticas que defina el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, por lo dispuesto en la citada ley y sus reglamentos y, en cuanto cumplan con los requisitos para ser sujetos de inspección, control y vigilancia de esta Superintendencia, por las instrucciones impartidas en el presente Capítulo.

1. REQUISITOS.

Para que un fondo ganadero acceda a la vigilancia de la SFC debe:

1.1. Organizarse como lo establece el art. 53 del EOSF.

1.2. Someterse al régimen de contribuciones de las entidades vigiladas, de conformidad con el numeral 4 del art. 337 del EOSF.

1.3. Acreditar el capital mínimo de las sociedades de servicios financieros, contemplado en el art. 82 del EOSF.

2. CUMPLIMIENTO DE PARÁMETROS LEGALES.

En concordancia con su naturaleza y régimen aplicable, los fondos ganaderos vigilados por la SFC deben cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley 363 de 1997, en especial, con las relativas al objeto social –art. 2-, composición del capital –art. 4-, duración de la sociedad –art. 22-, composición de juntas directivas –art. 5-, aplicación del régimen de inhabilidades e incompatibilidades -art. 7-, sanciones a directores y administradores -art. 8-, representación legal –art. 6-, derecho de voto en asambleas –art- 9, reparto de utilidades –art.10-, funciones del revisor fiscal -art. 16-, inversiones –art. 11-, readquisición de acciones – art 12-, contratos de ganado en participación –art. 13- y reposición de semovientes –art 14.

En todo caso, aquellos que no cumplan con los requisitos mínimos establecidos por esta Superintendencia, continúan bajo la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades.

3. APLICACIÓN EXTENSIVA DE DISPOSICIONES DE LAS ENTIDADES VIGILADAS.

Aplica a los fondos ganaderos vigilados por esta Superintendencia el régimen de oficinas; publicidad; adquisición, adecuación y remodelación de inmuebles; inscripción en el registro mercantil; conservación de documentos; colaboración con la justicia; reserva bancaria; reformas de estatutos, y lavado de activos, establecidos en la Parte I de esta Circular.

Igualmente, frente a las actuaciones y deberes relacionados con la posesión de administradores, reportes de cambio de domicilio, derechos de petición, solicitudes de información, información de carácter reservado, insistencia del peticionario, información personal, funcionarios encargados de autorizar la consulta de documentos y expedición de copias o fotocopias, consultas, quejas, reglas relativas a la expedición de certificados por parte de la SFC, certificación de la representación legal, actuaciones iniciadas de oficio en la SFC, sanciones pecuniarias y los recursos en vía gubernativa, los fondos que accedan a la vigilancia de esta Superintendencia deben ceñirse a las disposiciones generales contenidas en los Capítulos I, II y III del Título IV de la Parte I de esta Circular.

CAPÍTULO II.

DISPOSICIONES ESPECIALES APLLCABLES A LAS ENTIDADES DE DESARROLLO DE LOS ENTES TERRITORIALES.

1. RÉGIMEN LEGAL – REDESCUENTO.

De conformidad con el numeral 2, art. 270 del EOSF, corresponde a la Financiera de Desarrollo Territorial S.A. –FINDETER– efectuar, a través del sistema de redescuento, todas las operaciones de crédito por intermedio de los establecimientos de crédito o de las entidades descentralizadas de los entes territoriales cuyo objeto sea la financiación de las actividades de que trata el numeral 2 del art. 268 del mencionado Estatuto.

Las entidades descentralizadas adquieren la calidad de intermediarias en las operaciones de redescuento una vez obtienen la autorización específica de la FINDETER para el efecto, según lo establece el numeral 2 ibídem.

Teniendo en cuenta lo anterior, y que las entidades descentralizadas de los entes territoriales, para intermediar en las operaciones mencionadas, deben someterse al control y vigilancia permanentes de esta Superintendencia, en este Capítulo se establece el régimen especial de control y vigilancia que garantiza un adecuado manejo de los riesgos asumidos por tales entidades.

1.1. CAMPO DE APLICACIÓN.

Las presentes instrucciones se aplican con exclusividad a las entidades descentralizadas de los entes territoriales autorizadas específicamente por FINDETER para participar como intermediarias en las operaciones de redescuento, contempladas en el numeral 2, art. 270 del EOSF.

Para los propósitos de las reglas que a continuación se establecen pueden denominarse simplemente entidades de desarrollo regional.

1.2. NATURALEZA Y OBJETO.

Son organismos públicos de los entes territoriales cuyo objeto es la promoción del desarrollo económico, social y cultural de la comunidad y de las regiones, principalmente mediante la financiación y la prestación de servicios técnicos relacionados con las actividades previstas en el numeral 2, art. 268 del EOSF.

1.3. CERTIFICADO DE AUTORIZACIÓN.

Las entidades de desarrollo regional sólo pueden ejercer la actividad de intermediación en las operaciones de redescuento antes mencionadas si cumplen los requisitos establecidos en la presente instrucción y obtienen el certificado de autorización expedido por la SFC.

La SFC debe expedir el certificado de autorización cuando establezca que la respectiva entidad de desarrollo regional cumple con las previsiones de las presentes instrucciones.

Los certificados de autorización se otorgan por una vigencia no mayor de 5 años y pueden renovarse antes de su expiración hasta un período igual, previa solicitud del interesado.

Para obtener el respectivo certificado de autorización, las entidades de desarrollo regional deben presentar una solicitud acompañada de los documentos que acrediten lo siguiente:

1.3.1 Información legal: Estatutos con sus respectivas reformas u otros soportes que permitan evidenciar:

1.3.1.1. Naturaleza de los fondos

Las entidades de desarrollo regional pueden recibir y mantener fondos en depósitos sólo por cuenta de Ios entes territoriales respectivos, sus entidades descentralizadas, Ias organizaciones cooperativas creadas entre sí por Ios entes territoriales, las entidades descentralizadas, las áreas metropolitanas, las asociaciones de municipios y las entidades a que se refiere el Decreto 1333 de 1986, entre quiénes debe quedar igualmente circunscrito el otorgamiento de préstamos.

1.3.1.2. Destinación de los recursos

Las entidades de desarrollo regional están obligadas a prestar a Ios usuarios de créditos redescontables ante FINDETER servicios técnicos de asesorías y apoyo, directamente o mediante los sistemas y mecanismos que determinen en los reglamentos de crédito, pero en ningún caso pueden comprometer para estos fines los recursos que reciban y mantengan en depósito. Bajo estos mismos parámetros, dichas entidades están en Ia obligación de supervisar eI destino de Ios préstamos que otorguen, y Ia norma y ejecución de los proyectos o programas a Ios cuaIes sirvan Ios recursos crediticios.

1.3.1.3. Orbita de las actividades

Las entidades de desarrollo regional deI orden departamental sólo están habilitadas para realizar sus actividades en relación con el ente territorial al cuaI pertenezcan, sus áreas metropolitanas, Ios municipios que lo integran, las entidades descentralizadas de los respectivos entes territoriales, las organizaciones cooperativas creadas entre sí por tales entes y sus entidades descentralizadas, y las asociaciones de municipios, siempre que al menos uno de los municipios asociados forme parte del departamento correspondiente. En el caso de las operaciones autorizadas expresamente con las entidades a que se refiere el art. 375 del Decreto 1333 de 1986, éstas deben tener sede en uno de los municipios del departamento respectivo.

Tratándose de entidades de desarrollo regional del orden distrital o municipal, únicamente pueden adelantar sus actividades en relación con el distrito o municipio al cual pertenezcan, sus entidades descentralizadas, así como las áreas metropolitanas y las asociaciones de municipios de las cuales forme parte el ente territorial al cual pertenece la entidad de desarrollo.

1.3.1.4. Facultad para celebrar encargos fiduciarios

Las entidades de desarrollo regional pueden celebrar contratos de fiducia mercantil y encargos fiduciarios con sujeción a las restricciones y limitaciones impuestas por las normas, actuando exclusivamente como fideicomitentes.

1.3.1.5. Inversiones

Las entidades de desarrollo regional pueden adquirir o poseer acciones, cuotas, partes de interés o aportes sociales de carácter cooperativo en cualquier clase de sociedad o asociación y, en general, realizar inversiones de capital siempre y cuando el costo de tales inversiones no exceda del 100% de su patrimonio y su realización se encuentre autorizada por las normas especiales que regulen su actividad.

1.3.2. Información financiera

Balance general y estado de pérdidas y ganancias correspondientes a los últimos 4 años.

1.3.3. Administradores

Hojas de vida de los miembros de las juntas o consejos directivos, así como de los gerentes, directores, presidentes o, en general, de quiénes tengan la representación legal.

1.3.4. Capital mínimo

De conformidad con lo dispuesto en el art. 80 del EOSF, las entidades de desarrollo regional deben acreditar un capital pagado y reserva legal no inferior a $634.100.000 que corresponde al valor fijado en la norma antes citada con los reajustes que en la misma se dejaron previstos. Dicha suma debe ajustarse anualmente en forma automática en el mismo sentido y porcentaje en que varíe el IPC que suministre el DANE; tomando para el efecto las variaciones que se produzcan entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada año.

1.3.5. Información operacional

Relación de las operaciones activas de crédito celebradas, indicando su cuantía, plazo, tasa de interés, destino y estado actual, así como de las operaciones pasivas, con la mención de los anteriores datos que resulten pertinentes.

1.3.6. Información sobre bienes

Relación de todos los bienes muebles e inmuebles que posea la entidad y, cuando corresponda, el uso al cual se destinan. Tratándose de inversiones de capital debe expresarse su valor en libros y de mercado, el porcentaje de participación y la fecha de adquisición.

1.4. ESPECIALIZACIÓN.

Se entiende que una entidad de desarrollo regional cumple con su objeto cuando las operaciones de redescuento ante FINDETER y las realizadas en forma directa para las actividades enunciadas en el numeral 2 del art. 268 del EOSF encaminadas a la promoción del desarrollo económico social y cultural de la comunidad, representan como mínimo el 70% del total de sus activos.

1.5. PROGRAMA.

La entidad de desarrollo regional que al momento de hacer la solicitud de que trata el subnumeral 1.3 del presente Capítulo no cumpla con el porcentaje mencionado en el subnumeral anterior debe presentar, junto con los documentos a que se ha hecho referencia, un programa que contemple como término máximo un año, contado a partir de la correspondiente autorización, para la adecuación gradual al porcentaje mínimo requerido, el cual debe ser evaluado y aprobado por la SFC.

1.6. SUSPENSIÓN DE LA AUTORIZACIÓN IMPARTIDA POR LA SFC.

En el evento en que, para los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre, el porcentaje mencionado se haya reducido por debajo del mínimo permitido, la autorización impartida por esta Superintendencia queda suspendida y sólo puede ser rehabilitada cuando la entidad suspendida demuestre que se ha ajustado al mencionado límite.

1.7. OPERACIONES DE LIQUIDEZ.

Sin perjuicio de lo previsto en otras normas, solamente para atender requerimientos transitorios de liquidez, las entidades de desarrollo regional pueden concederse entre sí, o recibir de los establecimientos vigilados por la SFC, préstamos a corto plazo sin exceder del 5% del total de sus activos.

1.8. ENCAJE E INVERSIONES.

Las entidades de desarrollo regional no están sometidas a régimen de encaje ni a inversiones forzosas, de conformidad con el art. 271 del EOSF.

1.9. ADQUISICIÓN Y POSESIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES.

Las entidades de desarrollo regional no están facultadas para adquirir o poseer bienes muebles e inmuebles diferentes de aquellos requeridos para el desarrollo normal de sus actividades. No obstante, pueden recibir bienes en dación en pago, los cuales deben ser enajenados dentro de los 2 años siguientes a la fecha de su adquisición, a menos que dicho término sea prorrogado por la SFC de acuerdo con las previsiones vigentes al respecto para las instituciones financieras.

1.10. AJUSTES DE INVERSIÓN.

Las entidades de desarrollo regional que en la actualidad posean o tengan inversiones por un monto que exceda el determinado en el subnumeral 1.3.1.5 del presente Capítulo deben proceder a su enajenación en un plazo no superior a 2 años, contados a partir de a fecha de expedición del respectivo certificado de autorización.

Transcurrido dicho lapso sin que se haya logrado la enajenación, o el término adicional que por motivos fundados se conceda para ello, el incremento en el volumen total de activos no puede estar representado en préstamos redescontados ante FINDETER. De esta situación se debe dar aviso a FINDETER para los efectos correspondientes.

1.11. VIGILANCIA.

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 2 del art. 270 del EOSF, en concordancia con la literal a. del numeral 2 del art. 325 de la misma normatividad, las entidades de desarrollo regional autorizadas por FINDETER para intermediar en las operaciones de redescuento están sometidas al control y vigilancia permanentes de esta Superintendencia.

1.12. REFORMA DE ESTATUTOS.

Para los efectos del certificado de autorización, deben reformarse los estatutos de las entidades de desarrollo regional, a fin de que se ajusten a la presente instrucción.

2. RÉGIMEN ESPECIAL PARA LOS INSTITUTOS DE FOMENTO Y DESARROLLO DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES – INFIS- QUE MANEJEN EXCEDENTES DE LIQUIDEZ.

De conformidad con lo previsto en el art. 1 del Decreto 1117 de 2013, los INFIS que pretendan administrar excedentes de liquidez deben contar con la calificación de bajo riesgo crediticio y la autorización de la SFC para hacer parte del régimen especial de control y vigilancia. Para efectos de obtener la autorización deben cumplir con las siguientes instrucciones:

2.1. AUTORIZACIÓN.

Los INFIS deben remitir a la SFC una solicitud firmada por el representante legal de la entidad interesada con el fin de iniciar el trámite de autorización para hacer parte del régimen especial de control y vigilancia, la cual debe estar acompañada de los siguientes documentos:

2.1.1. Estatutos sociales, acto de creación de la entidad interesada, y acto administrativo de designación del representante legal.

2.1.2. Acta del consejo directivo u órgano equivalente de la entidad interesada, en la cual se indique la decisión de iniciar el trámite de autorización ante la SFC.

2.1.3. Información que permita constatar que la entidad cuenta con la estructura administrativa, tecnológica, operativa y de recurso humano suficiente para prestar los servicios derivados de las actividades objeto de supervisión bajo condiciones de seguridad, calidad y eficacia. Para el efecto, se deben adjuntar los siguientes documentos:

2.1.3.1. Esquema de la estructura organizacional de la entidad interesada, incorporando las áreas de gestión de riesgos de las actividades supervisadas y los comités de apoyo, en caso de que existan.

2.1.3.2. Esquema de la estructura operativa, relativa a los mecanismos que tenga establecidos para la prestación de sus servicios relacionados con las actividades supervisadas, el cual debe contemplar como mínimo, la información relacionada con:

2.1.3.2.1. El recurso humano asignado para el desarrollo de las actividades supervisadas, el cual debe incluir funciones y perfiles requeridos para los cargos principales.

2.1.3.2.2. Descripción de la plataforma tecnológica sobre la cual operan las actividades supervisadas, considerando elementos, tales como:

2.1.3.2.2.1. Equipos centrales.

2.1.3.2.2.2. Sistemas operativos.

2.1.3.2.2.3. Sistema de administración de bases de datos.

2.1.3.2.2.4. Red de comunicaciones.

2.1.3.2.2.5. Canales mediante los cuales se prestan los servicios, indicando si son propios o se tiene contrato con un tercero.

2.1.3.2.2.6. Centro de cómputo principal y de contingencia, indicando los controles de seguridad física y de ambiente.

2.1.3.2.2.7. Controles de seguridad lógica a nivel de sistema operativo y base de datos.

2.1.3.2.3. Descripción de las aplicaciones que soportan las actividades supervisadas, indicando el esquema de seguridad de los aplicativos.

2.1.3.2.4. Plan de conservación, custodia y seguridad de la información tanto documental como electrónica.

2.1.3.2.5. Estado de la implementación del subnumeral 5.2. del Capítulo IV, Título I de la Parte I de esta Circular.

2.1.3.2.6. Actividades contratadas con terceros, indicando el objeto de la respectiva contratación, los requisitos a exigir a la firma a contratar, el detalle de las funciones que se contraten externamente, los controles y áreas encargadas del seguimiento a dichos contratos.

2.1.3.3. Manual de buen gobierno y ética, atendiendo a lo previsto en el subnumeral 2.2.1 del presente Capítulo.

2.1.3.4. Mapa de riesgos y controles identificados para las actividades objeto de supervisión.

2.1.3.5. Plan de contingencia y continuidad del negocio, atendiendo a lo previsto en el numeral 2.9 del presente Capítulo.

2.1.4. Manual de las actividades objeto de supervisión que pretenda desarrollar, en el cual se detalle la forma de operación de la entidad para adelantar la respectiva actividad, de acuerdo con lo previsto en el presente Capítulo. Así mismo, se deben detallar los roles y responsabilidades del (de las) área(s) encargada(s) de las actividades supervisadas, así como el manual de funciones de las personas responsables de las mismas.

En el evento que, después de obtenida la autorización a la que se refiere el presente numeral, un instituto pretenda desarrollar una actividad objeto de supervisión que no hubiera sido incluida en el manual antes mencionado, debe remitir dicho manual con 15 días hábiles de antelación a la entrada en operación de la respectiva actividad.

2.1.5. Últimos estados financieros de la entidad interesada.

2.1.6. Listado de las inversiones de capital que la entidad interesada posea en sociedades tanto del sector real como financiero, detallando el monto y porcentaje de su participación.

La SFC debe resolver sobre la solicitud dentro de los 4 meses siguientes a la fecha en que se haya suministrado la información a la que se ha hecho referencia. No obstante lo anterior, el término mencionado se suspende en los casos en que la Superintendencia solicite información complementaria o aclaraciones que permitan analizar suficientemente la solicitud de autorización. La suspensión opera hasta la fecha en que se reciba la respuesta completa por parte de la entidad interesada.

2.2. GOBIERNO CORPORATIVO.

2.2.1. Manual de buen gobierno y ética

Los INFIS deben establecer su gobierno corporativo de acuerdo al tamaño de su organización, el volumen de los recursos administrados y los riesgos asociados a la ejecución de las actividades objeto de supervisión por esta Superintendencia. En ese sentido, deben contar con un manual de buen gobierno y ética que consagre normas de comportamiento, principios éticos, y políticas para el adecuado funcionamiento de la entidad, el cual como mínimo debe prever, los siguientes aspectos:

2.2.1.1. Las funciones y responsabilidades de los órganos de administración y control, así como de los comités de apoyo que tengan establecidos y las demás áreas relacionadas con las actividades objeto de supervisión.

2.2.1.2. Los controles que garanticen que el desarrollo de las actividades objeto de supervisión se adelantan adecuadamente y en cumplimiento a la normatividad aplicable, con líneas claras de responsabilidad, y reportes periódicos presentados por los diferentes órganos de administración y control.

2.2.1.3. Las situaciones generadoras de conflictos de interés, así como las políticas y procedimientos para la administración y solución de las mismas.

2.2.1.4. Los principios y normas orientadoras de conducta para los empleados y funcionarios, incluyendo aquellas conductas que no son permitidas.

2.2.1.5. Las políticas y procedimientos que garanticen la confidencialidad de la información y eviten el uso indebido de información privilegiada.

2.2.1.6. El órgano encargado de velar por el cumplimiento del manual de buen gobierno y ética, y las consecuencias por su inobservancia.

2.2.2. Funciones de los órganos de administración

2.2.2.1. Consejo directivo u órgano quien haga sus veces

Los miembros del consejo directivo u órgano que haga sus veces, como máximo órgano de administración de los INFIS, son los principales gestores del gobierno corporativo del Instituto y deben administrar adecuadamente los riesgos asociados a las actividades sujetas a supervisión por la SFC.

Sin perjuicio de las demás funciones asignadas por ley y otras disposiciones normativas, el consejo directivo u órgano que haga sus veces, es responsable de:

2.2.2.1.1. Aprobar su reglamento de funcionamiento.

2.2.2.1.2. Fijar la periodicidad de sus reuniones, las cuales deben ser como mínimo 2 veces al año y llevar actas de cada una de las mismas. En las actas debe constar, como mínimo fecha y hora, miembros asistentes, los temas a tratar, el resumen de las discusiones, y el sentido del voto.

2.2.2.1.3 <Subnumeral modificado por la Circular 55 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Evaluar los informes y recomendaciones que formulen los demás órganos de administración, de control, la revisoría fiscal y el funcionario responsable; adoptar las medidas pertinentes, y hacer seguimiento al cumplimiento de las mismas.

2.2.2.1.4. Aprobar las políticas para la ejecución de las actividades objeto de supervisión, relativas a:

2.2.2.1.4.1. La adecuada administración de los riesgos asociados, lo cual debe comprender por lo menos la identificación, medición, monitoreo y control de las fuentes o factores de riesgo. Así como las políticas para el otorgamiento, seguimiento y recuperación de créditos, y las políticas para dar cumplimiento a los requerimientos de liquidez.

2.2.2.1.4.2. Los niveles de exposición, concentración y tolerancia a las fuentes o factores de los diferentes riesgos que se asumen, así como los procedimientos para la prevención y mitigación de la materialización de los mismos.

2.2.2.1.4.3. La estrategia de inversión, incluyendo los criterios de diversificación del portafolio de acuerdo con los perfiles de riesgo que se determinen, y la metodología de documentación y conservación de la valoración de las inversiones de acuerdo con las instrucciones impartidas por la Contaduría General de la Nación.

2.2.2.1.4.4. La prevención y control necesarios para evitar que los recursos administrados puedan ser utilizados como instrumentos para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dineros u otros bienes provenientes o vinculados a actividades delictivas para dar apariencia de legalidad a las mismas o a las transacciones y recursos vinculados con estas.

2.2.2.1.4.5 <Subnumeral modificado por la Circular 55 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Designar al funcionario responsable de la entidad de acuerdo con lo dispuesto en el subnumeral 2.10 del presente Capítulo, quien debe acreditar ante dicho órgano conocimientos en materia de prevención y control de lavado de activos.

2.2.2.1.5. Definir las áreas encargadas o responsables de la administración de los riesgos, el grado de independencia y sus funciones. Así mismo, los órganos de administración y de control que deben encargarse de velar por el cumplimiento de las políticas de administración de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisión.

2.2.2.1.6. Aprobar los procedimientos que permitan realizar el seguimiento al cumplimiento de las políticas y de los niveles de riesgo definidos por el mismo consejo directivo, para la adecuada administración de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisión.

2.2.2.1.7. Aprobar el manual de buen gobierno y ética.

2.2.2.1.8. Aprobar el plan de contingencia y continuidad del negocio.

2.2.2.1.9. Aprobar el sistema de control interno del instituto y los ajustes al mismo.

2.2.2.2. Representante legal

2.2.2.2.1. Hacer seguimiento al cumplimiento de las instrucciones impartidas por el consejo directivo u órgano que haga sus veces, e informar al mismo sobre los incumplimientos evidenciados. Cada 6 meses, o con una frecuencia menor si así resulta procedente, presentar al consejo directivo u órgano que haga sus veces un informe sobre los aspectos más importantes de la gestión realizada.

2.2.2.2.2. Evaluar los informes presentados por los demás órganos de administración, de control y las áreas encargadas o responsables de la administración de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisión. Los aspectos relevantes deben ser incorporados en el informe de seguimiento mencionado en el subnumeral anterior.

2.2.2.2.3. Velar por el cumplimiento de los manuales y demás disposiciones relacionadas con la administración de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisión.

2.2.2.2.4. Diseñar y proponer al consejo directivo u órgano que haga sus veces para su aprobación:

2.2.2.2.4.1. Las políticas y procedimientos para la administración de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisión.

2.2.2.2.4.2. La definición de las áreas o responsables encargados de velar por el cumplimiento de las políticas y procedimientos para la administración de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisión.

2.2.2.2.4.3. El manual de buen gobierno y ética.

2.2.2.2.4.4. El plan de contingencia y continuidad del negocio.

2.2.2.2.5. Evaluar las recomendaciones para mejorar el sistema de control interno que le proponga la oficina de control interno, y someter los ajustes correspondientes a aprobación del consejo directivo.

2.2.2.2.6. <Subnumeral modificado por la Circular 55 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al funcionario responsable, y dotarlo del recurso humano y técnico necesario para desarrollar su función.

2.2.3. Sistema de control interno

El sistema de control interno (SCI) aplicable a los INFIS corresponde a lo previsto en el art. 1 de la Ley 87 de 1993 y el Decreto 1599 de 2005.

Respecto de las operaciones supervisadas, el SCI de cada INFIS debe basarse en los principios de la función administrativa previstos en el art. 209 de la Constitución Política, y los principios de autocontrol, autogestión y autorregulación establecidos en el numeral 3 del Capítulo IV, Título I de la Parte I de esta Circular, y contener como mínimo, planes, métodos, normas, procedimientos y mecanismos que permitan verificar y evaluar:

2.2.3.1. La estructura del gobierno corporativo de acuerdo a las instrucciones antes señaladas.

2.2.3.2. La prevención y mitigación en la ocurrencia de fraudes.

2.2.3.3. La transparente y adecuada ejecución de las actividades supervisadas, de acuerdo con las políticas y procedimientos dispuestos.

2.2.3.4. La oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros en las actividades supervisadas.

2.2.3.5. Los controles que permitan un adecuado cumplimiento a la normatividad y regulaciones aplicables a las actividades objeto de supervisión.

2.2.3.6. Las políticas, procedimientos y controles adoptados para prevenir que los recursos administrados puedan ser utilizados como instrumentos para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dineros u otros bienes provenientes o vinculados a actividades delictivas para dar apariencia de legalidad a las mismas o a las transacciones y recursos vinculados con estas.

2.3. ADMINISTRACIÓN DE EXCEDENTES DE LIQUIDEZ DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES.

Los INFIS deben remitir a la SFC dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción de los excedentes de liquidez, el documento en el que consten las condiciones bajo las cuales las entidades territoriales les entregan en administración sus excedentes de liquidez, el cual debe contener, como mínimo, la identificación de las partes, el título bajo el cual reciben los recursos, las condiciones de la entrega de los mismos, la fecha de recepción de los excedentes, y el término y forma de devolución, en caso que se pacte.

En el manejo de los excedentes de liquidez no condonables, es decir, cuando no se pacta término de devolución, los INFIS deben efectuar una gestión integral de la estructura de sus activos y pasivos, estimando y controlando el grado de exposición al riesgo de liquidez, con el objeto de protegerse de eventuales pérdidas por variaciones en el valor económico y con el fin de poder responder con sus obligaciones por la administración de los excedentes de liquidez. Esta gestión requiere una permanente medición y evaluación de la composición de plazos, montos y tipos de instrumentos de los activos y los pasivos.

Los INFIS deben establecer su grado de exposición al riesgo de liquidez mediante el análisis de la maduración de los activos y pasivos de acuerdo con las instrucciones impartidas por esta Superintendencia en el instructivo del respectivo formato, en cumplimiento a los deberes de información de que trata el subnumeral 2.8 del presente Capítulo.

Siempre que en el presente subnumeral se haga referencia a los pasivos se refiere exclusivamente a los excedentes de liquidez no condonables.

Estos aspectos deben consagrarse en el manual al que se hace referencia en el subnumeral 2.1.4 del presente Capítulo.

2.4. CARTERA DE CRÉDITO.

Los INFIS deben adoptar procedimientos claros y precisos que definan los criterios y la forma mediante la cual se evalúa, asume, califica, controla y cubre su riesgo crediticio. Estos aspectos deben consagrarse dentro del manual al que se hace referencia en el subnumeral 2.1.4 del presente Capítulo, atendiendo las instrucciones mínimas previstas a continuación.

2.4.1. OTORGAMIENTO.

Para el otorgamiento de crédito, los INFIS deben contar con procedimientos que permitan precisar las características básicas del sujeto de crédito y las condiciones bajo las cuales se realizará el contrato (condiciones financieras, garantías, fuente de pago, entre otras), teniendo en cuenta el perfil de riesgo definido por la entidad.

En el proceso de otorgamiento se debe:

2.4.1.1. Evaluar la capacidad de pago del deudor, así como de los codeudores, avalistas, deudores solidarios y, en general, cualquier persona natural o jurídica que resulte o pueda resultar directa o indirectamente obligada al pago del crédito.

2.4.1.2. En la evaluación de la capacidad de pago de entidades públicas territoriales deben verificar el cumplimiento de las condiciones establecidas en las Leyes 358 de 1997, 550 de 1999 y 617 de 2000, y de las demás normas que las reglamenten o modifiquen.

2.4.1.3. Informar de forma previa al desembolso al potencial deudor, las condiciones del contrato incluyendo tasas, plazos, comisiones, recargos, derechos, deberes y, en general, toda la información que resulte relevante para la operación.

La información y/o documentación evaluada para cada uno de los deudores correspondientes debe permanecer a disposición de esta Superintendencia.

2.4.2. SEGUIMIENTO.

La etapa de seguimiento supone un continuo monitoreo de las operaciones crediticias, para lo cual se deben adoptar procedimientos que incorporen metodologías que permitan medir las condiciones del servicio de la deuda, fundamentándose en la información relacionada con el comportamiento histórico de pago de los deudores con la entidad y el sistema. Adicionalmente, las metodologías deben contemplar la adopción de medidas oportunas que permitan mitigar los factores de riesgo del deudor, en caso de evidenciar riesgos en la atención de la deuda.

Las metodologías para el proceso de seguimiento deben ser evaluadas una vez al año, con el fin de verificar su idoneidad. Los resultados de estas evaluaciones y pruebas deben ser presentadas por el representante legal al consejo directivo, y estar a disposición de esta Superintendencia junto con las conclusiones de su análisis.

La información y/o documentación evaluada para el seguimiento de los deudores correspondientes deben permanecer a disposición de esta Superintendencia.

2.4.3. RECUPERACIÓN.

Los INFIS deben contar con procedimientos tendientes a maximizar la recuperación de créditos no atendidos normalmente. Tales procesos deben identificar los responsables de su desarrollo, así como los criterios con base en los cuales se ejecutan las labores de cobranza, se evalúan y deciden reestructuraciones, se administra el proceso de recepción y realización de bienes recibidos a título de dación en pago, y se decide el castigo de los créditos.

Se entiende por reestructuración de un crédito cualquier mecanismo excepcional, instrumentado mediante la celebración y/o ejecución de cualquier negocio jurídico, que tenga por objeto modificar las condiciones originalmente pactadas con el fin de permitirle al deudor la atención adecuada de su obligación ante el real o potencial deterioro de su capacidad de pago. Adicionalmente, se consideran reestructuraciones los acuerdos celebrados en el marco de las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y 1116 de 2006 o normas que las adicionen o sustituyan, así como las reestructuraciones extraordinarias y las novaciones.

Las reestructuraciones no pueden convertirse en una práctica generalizada para regularizar el comportamiento de la cartera de créditos. No se consideran reestructuraciones los alivios crediticios ordenados por leyes, como fue el caso de los establecidos en la Ley 546 de 1999.

2.4.4. MODALIDADES CARTERA DE CRÉDITOS.

La cartera de créditos se debe clasificar en las modalidades definidas en el numeral 2.1 del Capítulo II de la CBCF de esta Superintendencia. Igualmente, se deben clasificar en la modalidad que corresponda a cada uno de los créditos, las comisiones y cuentas por cobrar originadas en cada tipo de operación.

2.4.5. REGLAS SOBRE CALIFICACIÓN DE LOS CRÉDITOS.

Los contratos de crédito deben clasificarse en una de las siguientes categorías dependiendo de la altura de mora:

2.4.5.1. Categoría A o “Nivel de mora normal”.

2.4.5.2. Categoría B o “Nivel de mora aceptable, superior al normal”.

2.4.5.3. Categoría C o “Nivel de mora apreciable”.

2.4.5.4. Categoría D o “Nivel de mora significativo”.

2.4.5.5. Categoría E o “Nivel de mora muy significativo”.

2.4.6. REGLAS SOBRE PROVISIONES DE LOS CRÉDITOS.

Los INFIS deben provisionar, como mínimo, el 1% sobre el total de la cartera de créditos bruta.

2.4.7. SUSPENSIÓN DE LA CAUSACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE INTERESES.

Deben dejar de causarse intereses, corrección monetaria, ajustes en cambio, cánones e ingresos por otros conceptos cuando un crédito presente la mora indicada en el siguiente cuadro:

 

Por lo tanto, no se debe afectar el estado de resultados hasta que sean efectivamente recaudados. Mientras se produce su recaudo, el registro correspondiente debe efectuarse en cuentas de orden. Esta Superintendencia puede ordenar la suspensión de la causación de estos ingresos cuando un crédito haya sido reestructurado más de una vez.

2.4.8. VALORACIÓN DE GARANTÍAS.

Para la valoración de las garantías se debe tener en cuenta lo dispuesto en el ordinal (iii) del literal d. del numeral 1.3.2.3.1 del Capítulo II de la CBCF de esta Superintendencia.

2.5. FINANCIACIÓN DE LAS ACTIVIDADES PREVISTAS EN EL NUMERAL 2 DEL ART. 268 DEL EOSF.

La supervisión de esta actividad se sujeta a lo dispuesto en el numeral 1 del presente Capítulo para aquellos INFIS que adelanten las operaciones de las que trata el numeral 2, art. 270 del EOSF.

2.6. DESCUENTO Y NEGOCIACIÓN DE PAGARÉS, GIROS, LETRAS DE CAMBIO Y OTROS TÍTULOS DE DEUDA.

Los INFIS deben adoptar procedimientos claros y precisos que definan los criterios y la forma mediante la cual realizan estas operaciones. Para el efecto deben, como mínimo:

2.6.1. Contar con límites de concentración por riesgo de crédito, así como por tipo de activo u operación, teniendo en cuenta variables propias del conocimiento del obligado a pagar el derecho contenido en el instrumento (deudor, contraparte, emisor, originador y/o pagador, según sea el caso).

2.6.2. Atender las instrucciones impartidas por la Contaduría General de la Nación en relación con la valoración de los instrumentos en que invierte.

2.6.3. Establecer mecanismos de seguimiento permanente a la evolución de la calidad crediticia del obligado a pagar el derecho contenido en los instrumentos (deudor, contraparte, emisor, originador y/o pagador, según sea el caso), o de la contraparte de las operaciones que ésta realice, y las garantías que haya recibido como respaldo de las mismas.

2.6.4. Definir los tipos de activos que recibirá como garantía del cumplimiento de las operaciones, o de las obligaciones derivadas de los instrumentos adquiridos.

2.6.5. Adoptar los mecanismos para la conservación y custodia de los títulos.

Estos aspectos deben contenerse dentro del manual al que se hace referencia en el subnumeral 2.1.4 del presente Capítulo.

2.7. ADMINISTRACIÓN DE FONDOS ESPECIALES.

Los INFIS deben remitir a la SFC el documento en el que consten las condiciones bajo las cuales se administran los fondos especiales que constituyan. Se entiende por fondos especiales aquellos que se conforman por recursos propios y/o recibidos que se administran por parte de los INFIS para desarrollar un objeto específico, independientemente de la forma jurídica que les dé origen. Dicho documento debe remitirse dentro de los 5 días hábiles siguientes a la entrada en operación del respectivo fondo, y debe contener como mínimo lo siguiente:

2.7.1. IDENTIFICACIÓN DE LAS PARTES.

2.7.2. OBJETO DEL CONTRATO, GESTIONES O ACTIVIDADES ESPECÍFICAS CONSTITUTIVAS DE LA FINALIDAD DEL CONTRATO.

2.7.3. OBLIGACIONES Y DERECHOS DE LAS PARTES CONTRATANTES.

2.7.4. DURACIÓN DEL CONTRATO.

En todo caso, en el evento que a través de los fondos especiales los INFIS adelanten cualquiera de las actividades objeto de supervisión por parte de esta Superintendencia, están obligados a dar cumplimiento a las instrucciones correspondientes a la actividad adelantada.

2.8. REVELACIÓN DE INFORMACIÓN.

En atención a lo previsto por el art. 6 del Decreto 1117 de 2013, los estados financieros y balances contables de los INFIS que obtengan la autorización a la que se ha hecho referencia en el numeral 2.1 deben remitirse a la SFC, de acuerdo con la periodicidad estipulada por la Contaduría General de la Nación.

Adicionalmente, estas entidades deben remitir la información relativa a las actividades objeto de supervisión, de conformidad con lo previsto en el art. 3 del Decreto 1117 de 2013, para lo cual deben utilizar los formatos que disponga esta Superintendencia.

2.9. REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS Y OPERATIVOS.

Para la realización de las actividades objeto de supervisión los INFIS deben contar con:

2.9.1. Una plataforma tecnológica para su operación, la cual debe estar acorde con el tamaño de la entidad.

2.9.2. La implementación de los requerimientos mínimos de seguridad y calidad que le aplican en el manejo de información de las actividades supervisadas.

2.9.3. Un plan de conservación, custodia y seguridad de la información, tanto documental como electrónica.

2.9.4. Un plan de contingencia y continuidad del negocio que tenga como finalidad primordial prevenir y solucionar los problemas, fallas e incidentes que se puedan presentar en cualquiera de los sistemas de información que se tengan dispuestos en la operación de las actividades supervisadas, de tal manera que se garantice la realización de las actividades objeto de supervisión.

2.9.5. La descripción de los procesos para cada una de las actividades objeto de supervisión, con sus respectivos procedimientos y soporte tecnológico.

2.9.6. Mecanismos para la administración del riesgo operativo a que se exponen las actividades objeto de supervisión, con el fin de gestionarlos y minimizar la probabilidad o impacto en los casos que se materialicen.

2.9.7. La información de aquellas actividades objeto de supervisión que pretendan ser contratadas con terceros, indicando el objeto de la respectiva contratación, los requisitos a exigir a la firma a contratar, el detalle de las funciones que se contratarían externamente, los controles y áreas encargadas del seguimiento a dichos contratos. Esta información debe ser remitida a la SFC con 15 días de antelación al inicio del contrato.

2.10. PREVENCIÓN Y CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO. <Numeral modificado por la Circular 55 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Los INFIS deben definir políticas y procedimientos para evitar que los recursos administrados puedan ser utilizados como instrumentos para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dineros u otros bienes provenientes o vinculados a actividades delictivas, para dar apariencia de legalidad a las mismas o a las transacciones y recursos vinculados con estas. Las INFIS se rigen por lo establecido para este tipo de entidades en el capítulo correspondiente a las instrucciones relativas a la administración de los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo de la CBJ.

2.11. RÉGIMEN DE RESPONSABILIDAD Y SANCIONES ADMINISTRATIVAS.

<Numeral modificado por la Circular 55 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Los representantes legales, el consejo directivo u órgano quien haga sus veces, los administradores y el funcionario responsable de los INFIS no tienen que cumplir con la obligación de posesión de que tratan los arts. 72 y 74 del EOSF.

En evento de incumplimiento de las instrucciones establecidas en el presente Capítulo, por parte de los INFIS, esta Superintendencia debe aplicar el régimen sancionatorio previsto en los arts. 208 y siguientes del EOSF.

2.12. FINALIZACIÓN DEL RÉGIMEN ESPECIAL DE SUPERVISIÓN.

Los INFIS que hayan obtenido la autorización a la que se hace referencia en el presente numeral quedan excluidos del ámbito de supervisión especial de la SFC en los siguientes casos:

2.12.1. Cuando determinen que no van a continuar administrando excedentes de liquidez, evento en el cual deben informar a esta Superintendencia tal situación, mediante documento en el que conste la decisión del consejo directivo u órgano que haga sus veces. La SFC debe comunicar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público tal situación, informando que el INFIS ha dejado de estar cobijado por el régimen especial de supervisión.

2.12.2. Cuando entren en proceso de liquidación, bien sea voluntaria u obligatoria, situación que deben informar a esta Superintendencia dentro de los 5 días hábiles siguientes a la decisión. En este evento, una vez recibida la comunicación, la SFC debe comunicar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público que el INFIS ha dejado de estar cobijado por el régimen especial de supervisión.

2.12.3. Cuando esta Superintendencia lo determine, por incumplimiento de la normatividad aplicable a las actividades objeto de supervisión, informando a la entidad y al Ministerio de Hacienda y Crédito Público que el INFIS deja de estar cobijado por el régimen especial de supervisión.

2.13. PUBLICIDAD.

Los programas o campañas publicitarias de los INFIS que incorporen referencias a la supervisión adelantada por la SFC deben obtener, de manera previa, autorización individual por parte de esta Superintendencia.

Para obtener dicha autorización debe remitirse, con antelación no inferior a 15 días hábiles, un ejemplar del material publicitario que contenga los textos, las imágenes y las secuencias gráficas así como los audios que llegarían al público, según el medio de comunicación a través del cual se pretenda adelantar.

Una vez obtenida la aprobación correspondiente pueden utilizarse indistintamente, sin necesidad de nueva autorización, siempre que correspondan al proyecto autorizado.

En cualquier caso, la publicidad debe ser clara en el sentido de manifestar que la vigilancia de la SFC se ejerce respecto de las actividades a las que se refiere el art. 3 del Decreto 1117 de 2013.

CAPÍTULO III.

DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LA CONSTITUCIÓN DE LAS SECCIONES ESPECIALIZADAS DE AHORRO Y CRÉDITO DE LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR.

1. REQUISITOS.

1.1. CONSTITUCIÓN.

De acuerdo con la Ley 920 de 2004, las Cajas de Compensación Familiar pueden constituir secciones especializadas de ahorro y crédito, que tienen la naturaleza de patrimonios autónomos y, en tal virtud, pueden ser objeto de supervisión de la SFC.

1.2. CAPITALES MÍNIMOS.

De conformidad con lo previsto en los arts. 1 y 2 del Decreto 2801 de 2005, las Cajas de Compensación Familiar cuya capacidad de aporte de capital sea igual o superior al 100% de los recursos necesarios para conformar una cooperativa financiera, deben destinar la suma correspondiente al capital mínimo de una cooperativa financiera para la constitución de una sección especializada de ahorro y crédito.

No obstante, cuando su capacidad de aporte sea inferior al 100% pero igual o superior al 50% de los recursos necesarios para conformar una cooperativa financiera, deben destinar para su constitución, como mínimo, el 50% del capital mínimo requerido para la constitución de una cooperativa financiera.

1.3. RÉGIMEN ESPECIAL DE AUTORIZACIÓN DE LA SFC.

Con el fin de contar con información suficiente sobre la Caja de Compensación Familiar y de poder establecer la adecuada infraestructura técnica, administrativa y humana de la sección especializada de ahorro y crédito, a la solicitud de autorización para la constitución de dicha sección se debe acompañar la siguiente información:

1.3.1. Indicación del nombre y documento de identidad de los miembros del consejo directivo y del director administrativo de la respectiva Caja de Compensación Familiar.

1.3.2. Acta a través de la cual se acredite la decisión del consejo directivo de la respectiva Caja de Compensación Familiar de constituir la sección especializada de ahorro y crédito.

1.3.3. Copia de los estatutos de la Caja de Compensación, previamente adecuados en los términos de la Ley 920 de 2004.

1.3.4. Certificación emitida por el revisor fiscal de la respectiva Caja de Compensación, en donde conste, en los términos del Decreto 2801 de 2005, la capacidad de aporte de capital para la constitución de la sección especializada.

1.3.5. Copia de los estados financieros de la Caja de Compensación debidamente certificados y acompañados de las notas a los estados financieros, correspondientes a los 3 últimos ejercicios o, en caso de contar con menos tiempo de constituida la Caja, con todos los que cuente; el dictamen e informe del revisor fiscal; el NIT; un certificado actualizado de existencia y representación legal, con vigencia no mayor a 15 días.

1.3.6. Estudio de factibilidad que demuestre la viabilidad de la sección especializada de ahorro y crédito que se constituiría, así como las razones que la sustentan, teniendo en cuenta lo indicado en el literal d. numeral 3 del art. 53 del EOSF. Este estudio debe contemplar una proyección de la sección especializada a 5 años.

1.3.7. La información adicional que requiera esta Superintendencia para poder analizar adecuadamente la idoneidad, responsabilidad y solvencia moral de las personas que soliciten la autorización, así como el debido manejo de las operaciones autorizadas.

Adicionalmente, debe tramitarse, a través de la página web de la SFC, la solicitud de posesión contenida en la proforma electrónica “Hoja de vida” para efectos de la posesión de los miembros del consejo de administración, de los representantes legales y de los revisores fiscales de las secciones especializadas de ahorro y crédito, principales y suplentes, en concordancia con las disposiciones consagradas para tal efecto en el numeral 1 del Capítulo II, Título IV de la Parte I de esta Circular y en el Decreto 4709 de 2005.

CAPÍTULO IV.  

DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS SOCIEDADES ESPECIALIZADAS EN DEPÓSITOS Y PAGOS ELECTRÓNICOS - SEDPE.

1. REGIMEN LEGAL.  <Numeral adicionado por la Circular 50 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

Las Sociedades Especializadas en Depósitos y Pagos Electrónicos - SEDPE, son instituciones financieras sujetas a la inspección, vigilancia y control de la SFC, cuyo objeto exclusivo es:

1.1. La captación de recursos a través de los depósitos a los que se refieren los arts. 2.1.15.1.1 y subsiguientes del Decreto 2555 de 2010. Los recursos captados por las SEDPE deben mantenerse en depósitos en el Banco de la República en los términos y condiciones que autorice su Junta Directiva y/o en depósitos a la vista en Establecimientos de Crédito.

1.2. Hacer pagos y traspasos.

1.3. Tomar préstamos dentro y fuera del país destinados específicamente a la financiación de su operación. De acuerdo con la Ley 1735 de 2014, en ningún caso se podrán utilizar recursos del público para el pago de dichas obligaciones.

1.4. Enviar y recibir giros financieros.

Teniendo en cuenta lo anterior, en este Capítulo se establece el régimen especial que le aplica a las SEDPE conforme a los riesgos asumidos por tales entidades, sin perjuicio de aquellas disposiciones que, por su naturaleza y actividades que realizan, les resulten aplicables.

2. GOBIERNO CORPORATIVO. <Numeral adicionado por la Circular 50 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

Las SEDPE deben contar con una estructura organizacional apropiada para administrar los riesgos a los que se ven expuestas, con funciones, responsabilidades y líneas de reporte claramente definidas. Para el efecto, deben establecer y preservar estándares que permitan contar con personal idóneo para la administración de riesgos. De igual forma, deben quedar claramente asignadas las responsabilidades de las diferentes personas, órganos y áreas involucradas en los respectivos procesos.

A las SEDPE les serán aplicables las disposiciones sobre gobierno corporativo establecidas en el Capítulo III del Título I de la Parte I de la CBJ, con excepción del subnumeral 1.2.1. Así mismo les son aplicables las disposiciones sobre Sistema de Control Interno a que se refiere el Capítulo IV del mismo Título.

En ese sentido, las SEDPE deben establecer como mínimo los siguientes cargos u órganos de dirección, administración y control para el adecuado funcionamiento de la entidad:

2.1. Asamblea General de Accionistas

2.2. Junta Directiva o Consejo de Administración.

2.3. Representante Legal

2.4. Revisoría Fiscal

2.5. Auditoria Interna

2.6. Comité de Auditoría

De conformidad con lo establecido en el Capítulo II del Título IV de la Parte I de la CBJ, las SEDPE deben atender las instrucciones relacionadas con el trámite de posesión de los cargos que así lo requieran.

3. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS. <Numeral adicionado por la Circular 50 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

Las SEDPE deben diseñar e implementar sistemas de administración de riesgos que les permita realizar una gestión oportuna y adecuada de todos los riesgos inherentes al desarrollo del negocio. Estos sistemas deben ser acordes con el perfil y apetito de riesgo, el plan de negocio, estrategia de riesgos, la naturaleza, el tamaño y la complejidad de las actividades que desarrolle la entidad, así como con su rol e importancia en el sistema financiero, y el entorno económico y de los mercados.

Considerando lo anterior, estos sistemas deben estar inmersos en las actividades que desarrollan las SEDPE y ser de conocimiento de todas las áreas que la componen, de forma que se garantice una cultura de gestión de riesgos al interior de la entidad. Adicionalmente, deben adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado y la economía en general y considerar el análisis individual de los riesgos así como la interacción entre éstos, y su impacto en la entidad.

En este sentido, las SEDPE deben cumplir como mínimo con los siguientes lineamientos en materia de gestión de riesgos:

3.1. Operativo.

3.1.1. Consideraciones generales

Las SEDPE deben contar con políticas, procedimientos, metodologías y límites, que les permitan identificar, medir, monitorear y controlar el riesgo operativo. La gestión del riesgo se debe hacer acorde con su estructura, los servicios prestados, los canales de atención al consumidor financiero y las actividades que realizan, directamente o a través de terceros.

En este sentido, las disposiciones que le aplican a las SEDPE en materia de administración del riesgo operativo son las establecidas en este numeral, y por lo tanto no se encuentra obligadas a aplicar las “Reglas Relativas a la Administración del Riesgo Operativo” a que se refiere el Capítulo XXIII de la CBCF.

Para efectos del presente Capítulo se entiende por Riesgo Operativo la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos.

Esta definición incluye:

3.1.1.1. El riesgo legal, el cual comprende la posibilidad de pérdida en que incurre la SEDPE al ser sancionada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales, o el riesgo que surge como consecuencia de fallas en el desarrollo de las actividades autorizadas, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de dichas actividades; y

3.1.1.2. El riesgo reputacional, entendido como la posibilidad de pérdida en que se incurre por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que causen pérdida de clientes o usuarios, disminución de ingresos o procesos judiciales.

3.1.2. Administración del riesgo operativo

Las SEDPE deben administrar el riesgo operativo al que se encuentran expuestas estableciendo para el efecto: (i) las políticas; (ii) los roles y responsabilidades de los funcionarios encargados de su gestión; (iii) los procedimientos y metodología(s) para identificar, medir, controlar y monitorear los riesgos operativos; y (iv) los planes de contingencia y continuidad del negocio que se requieran para mantener disponibles los servicios prestados y la información manejada.

La información correspondiente a los numerales señalados en el inciso anterior deberá constar en un manual y contar con la aprobación de la junta directiva o consejo de administración.

La gestión realizada para la administración del riesgo operativo debe estar debidamente documentada y a disposición de la SFC.

3.1.3. Eventos de riesgo operativo

Las SEDPE deben llevar un registro de los eventos de riesgo operativo que les causen pérdidas, consignando al menos la siguiente información:

3.1.3.1. Fecha de inicio del evento: (Día, mes, año, hora.)

3.1.3.2. Fecha de finalización del evento: (Día, mes, año, hora.)

3.1.3.3. Fecha del descubrimiento del evento: (Día, mes, año, hora.)

3.1.3.4. Cuantía: El monto de dinero (moneda legal) a que asciende la pérdida como consecuencia de la ocurrencia de un evento de riesgo operativo, incluyendo los gastos derivados de su atención.

3.1.3.5. Cuantía total recuperada: El monto de dinero recuperado (moneda legal) por acción directa de la SEDPE. Incluye las cuantías recuperadas por seguros.

3.1.3.6. Clase de evento: Se determina de acuerdo a la siguiente clasificación: fraude interno, fraude externo, relaciones laborales, obligaciones con los clientes, daños a activos físicos, fallas tecnológicas, administración de procesos.

3.1.3.7. Servicio afectado: Identifica el servicio afectado.

3.1.3.8. Descripción del evento: Descripción detallada del evento.

3.1.4. Capacitación

Las SEDPE deben diseñar, programar y ejecutar planes de capacitación sobre la administración del riesgo operativo dirigido a las áreas, funcionarios y terceros contratados para el desarrollo de su objeto social.

La capacitación se deberá realizar al menos una vez al año, considerando los nuevos riesgos y controles. Las SEDPE deben evaluar la efectividad de la capacitación impartida.

3.1.5. Auditoría interna

La Auditoría Interna o quien ejerza el control interno debe evaluar anualmente el sistema de administración de riesgo operativo y su efectividad.

3.2. Lavado de activos y financiación del terrorismo

Las SEDPE deben cumplir las disposiciones sobre administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo establecidas en el Capítulo IV del Título IV de la Parte I de la CBJ.

Los depósitos electrónicos que cumplan las características a las que se refieren los artículos 2.1.15.2.2. y 2.1.15.2.5. del Decreto 2555 de 2010, les serán aplicables las excepciones previstas en el Capítulo IV del Título IV de la Parte I de la CBJ.

3.3. Liquidez

Las SEDPE deben contar con unas políticas, procedimientos, metodologías y límites que les permita identificar, medir, monitorear y controlar el riesgo de liquidez inherente al desarrollo de las actividades autorizadas. En este sentido, deben contar con los mecanismos que les permita garantizar, como mínimo, que:

3.3.1. Al cierre diario de las operaciones, el valor de los recursos captados corresponda al valor de los depósitos en el Banco de la República y/o en depósitos a la vista en establecimientos de crédito.

3.3.2. Cuentan con una gestión eficiente del flujo de caja que les permita dar cumplimiento a los requerimientos de liquidez que se originen en el desarrollo de sus actividades.

3.3.3. Cuentan con un plan de contingencia de liquidez que les permita dar cumplimiento a los requerimientos extraordinarios de liquidez.

El sistema de administración de riesgo de liquidez, así como los mecanismos, modelos y límites que lo componen deben estar debidamente documentados y a disposición de la SFC.

3.4. Manejo de los recursos captados

De conformidad con lo establecido en el art. 2.38.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, las SEDPE deben mantener los recursos captados en: (i) depósitos en el Banco de la República y/o (ii) en depósitos a la vista en establecimientos de crédito, al cierre diario de las operaciones.

Para efectos del cumplimiento de este requerimiento, se considerará las 5:00 p.m. como horario de cierre de las operaciones diarias para realizar el cálculo del saldo de los recursos captados a través de depósitos electrónicos, y para su verificación, las SEDPE deben remitir periódicamente a la SFC el formato establecido para el efecto, contenido en el Anexo 1 de la CBCF.

Las operaciones realizadas con posterioridad a la referida hora de cierre, se tendrán en cuenta para realizar el cálculo del saldo de los recursos captados a través de depósitos electrónicos el día hábil siguiente.

3.4.1. Gestión del efectivo

Las SEDPE deben cuantificar diariamente el efectivo que requieren a efectos de cumplir de forma oportuna con sus obligaciones, a través de los distintos canales de prestación de servicios, tales como sucursales, corresponsales y cualquier otro habilitado para el retiro de efectivo.

Para el efecto, las SEDPE deben desarrollar e implementar una metodología basada en criterios técnicos, que les permita la adecuada administración de los riesgos que se deriven de la gestión del efectivo. Dicha metodología debe estar debidamente documentada y a disposición de la SFC.

Las SEDPE deben contar con una base de datos con la información diaria de las operaciones realizadas en cada canal de prestación de servicios con el objetivo de llevar un registro de los flujos de efectivo. Dicha base de datos deberá contener como mínimo la siguiente información:

3.4.1.1. El monto de entradas y salidas de efectivo.

3.4.1.2. La identificación del punto donde se realizó la operación.

3.4.1.3. El tipo de operación.

3.4.1.4. Fecha y hora de realización de la operación.

3.4.1.5. Número de identificación de las partes que intervienen en la transacción.

3.5. Mercado

Las SEDPE que realicen inversiones de tesorería en posición propia deben contar con políticas, procedimientos, metodologías y límites que les permita identificar, medir, controlar y monitorear eficazmente el riesgo de mercado. Dichos controles deben permitir a las entidades vigiladas la adopción de decisiones oportunas para la adecuada mitigación del riesgo. Para los efectos, las inversiones de tesorería en posición propia son todas aquellas que estén incluidas en la cuenta 13 del Catálogo Único de Información Financiera con Fines de Supervisión.

Sin perjuicio de lo anterior, esta Superintendencia podrá exigir el desarrollo e implementación de planes, límites, estrategias y/o metodologías que le permitan mitigar dicha exposición, en función de la complejidad de las operaciones realizadas.

Adicionalmente, todas las inversiones de la SEDPE deben ser clasificadas, valoradas y contabilizadas de conformidad con las instrucciones establecidas en los Capítulos I-1, XI y XVIII de la CBCF, según corresponda.

3.6. Concentración por contraparte

Las SEDPE deben contar con políticas para administrar: (i) el riesgo de concentración derivado de la colocación de los recursos captados del público en establecimientos de crédito; y (ii) la exposición al riesgo de contraparte, basándose en un análisis de los perfiles de riesgo de los establecimientos de crédito en los que se depositen dichos recursos.

La gestión de los riesgos de concentración y contraparte por parte de las SEDPE debe comprender la diversificación en la asignación de los recursos captados, a través de cupos y límites entre las múltiples contrapartes, acordes con las políticas definidas para tal fin.

Estas políticas deben ser adoptadas por la junta directiva o el consejo de administración, definiendo con claridad y precisión los criterios bajo los cuales la entidad debe evaluar, calificar, asumir, controlar y cubrir los riesgos. Igualmente, dicho órgano debe establecer los mecanismos y controles necesarios para asegurar el cumplimiento estricto de dichas políticas.

4. DEPÓSITOS. <Numeral modificado por la Circular 42 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Las SEDPE deben atender las disposiciones relacionadas con las características de los depósitos de bajo monto y ordinarios establecidos en los arts. 2.1.15.1.1. y siguientes del Decreto 2555 de 2010, así como lo dispuesto en el Capítulo III, Título I, Parte II de la CBJ.

5. GIROS FINANCIEROS. <Numeral adicionado por la Circular 50 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

Las SEDPE deben contar con mecanismos apropiados que les permitan realizar la devolución al ordenante de los giros financieros en los casos en los que éstos no sean reclamados por el beneficiario dentro de un plazo de 30 días hábiles siguientes, contados a partir de la fecha en la cual se ordenó el mismo.

6. PUBLICIDAD, INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR FINANCIERO.  <Numeral adicionado por la Circular 50 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

Las SEDPE deben atender las reglas previstas en el Capítulo I del Título III de la Parte I de la CBJ en cuanto al acceso a los servicios, los programas publicitarios y los requisitos de información al consumidor financiero, que le sean aplicables conforme a la naturaleza de las operaciones que les han sido autorizadas.

6.1. Información

Además de la información que por virtud de las disposiciones legales vigentes deban divulgar las SEDPE a sus consumidores financieros, deben suministrar de manera particular, lo siguiente:

6.1.1. Que los depósitos electrónicos se encuentran amparados por el seguro de depósito del FOGAFÍN, en los términos establecidos en los subnumerales 2.7, 2.8 y 2.9 del Capítulo I, Título III de la Parte I de la CBJ.

6.1.2. De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1328 de 2009, las SEDPE deben divulgar de manera permanente la información de los precios de todos los productos y servicios que se ofrezcan de manera masiva.

6.1.3. Las tasas de interés que las entidades decidan ofrecer a los consumidores por la captación de recursos mediante depósitos electrónicos, si a ello hubiere lugar.

6.1.4. En relación con los depósitos de dinero electrónico previstos en el art. 2.1.15.1.2. del Decreto 2555 de 2010, deben informar al consumidor financiero la posibilidad de hacer retiros en efectivo. Así mismo, para el caso de los depósitos electrónicos transaccionales, en los cuales se restringe la posibilidad de hacer retiros en efectivo, el cliente deberá ser informado oportunamente sobre la mencionada restricción.

6.2. Extractos y reportes

Respecto de los depósitos electrónicos, deben poner a disposición de los clientes los extractos o estados de cuenta, a través de los mecanismos que establezcan para el efecto.

En todo caso, las SEDPE deben informar oportuna y claramente a los consumidores financieros dónde, cómo y cuándo pueden acceder a esta información. Igualmente, tales mecanismos deben permitir que el cliente consulte la información correspondiente a la tasa de interés efectiva reconocida sobre el saldo durante el período cubierto, así como la periodicidad y forma de liquidar los rendimientos cuando a ello hubiere lugar, los movimientos del depósito y los cambios que se presenten respecto de esta información.

6.3. Cláusulas y prácticas abusivas

Las SEDPE deben abstenerse de incurrir en conductas que conlleven abusos contractuales o de convenir cláusulas que puedan afectar el equilibrio del contrato o que den lugar a un abuso de posición dominante contractual. Para esto, las SEDPE deben observar lo establecido en los arts. 11 y 12 de la Ley 1328 de 2009 y en el numeral 6 del Capítulo I del Título III de la Parte I de la CBJ.

6.4. Protección del consumidor financiero

6.4.1. Sistema de Atención al Consumidor Financiero (SAC)

Las SEDPE deben implementar un SAC, en los términos previstos en la Ley 1328 de 2009, para lo cual deberán aplicar las instrucciones contenidas en el Capítulo II del Título III de la Parte I de la CBJ.

6.4.2. Defensor del Consumidor Financiero

Las SEDPE que designen un defensor del consumidor financiero, deben atender las reglas establecidas para el efecto en el Capítulo II del Título III de la Parte I de la CBJ.

7. CANALES DE SERVICIOS, SEGURIDAD Y CALIDAD EN LAS OPERACIONES. <Numeral adicionado por la Circular 50 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

Las SEDPE deben observar las disposiciones generales previstas en materia de canales de prestación de servicios y requerimientos mínimos de seguridad y calidad para la realización de operaciones previstas en el Capítulo I, Título II de la Parte I de la CBJ.

<Texto eliminado por la Circular 2 de 2021>

PARTE III.

MERCADO DESINTERMEDIADO.

TÍTULO I.

EMISORES DE VALORES.

CAPÍTULO I.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES DE LOS EMISORES DE VALORES.

1. INSCRIPCIÓN EN EL RNVE.

Los emisores que quieran ofrecer sus valores en el mercado público de valores deben solicitar, ante la SFC, la inscripción tanto del ente emisor como de los valores a ser colocados en el mercado, para lo cual deben presentar la solicitud acompañada de los requisitos definidos en la lista de chequeo identificada con el código M-LC-AUT-021 establecida por esta Superintendencia.

2. SISTEMA DE CONTROL INTERNO –SIC- DE LOS EMISORES DE VALORES.

2.1. ENTIDADES SOMETIDAS A CONTROL EXCLUSIVO DE LA SFC.

Los emisores de valores sometidos a control exclusivo de esta Superintendencia, deben tener el SCI ajustado o implementado por sus administradores, de acuerdo con el tamaño de la respectiva organización, la naturaleza de sus actividades y la complejidad de sus operaciones, sin que el costo de las medidas adoptadas exceda el beneficio que de ellas se derive. Para tal efecto deben aplicar los principios de autocontrol, autogestión y autorregulación establecidos en el numeral 3 del Capítulo IV, Título I de la Parte I de esta Circular.

De otra parte, según lo establecido en el art. 45 de la Ley 964 de 2005 el comité de auditoría debe supervisar el cumplimiento del SCI de la respectiva entidad. Asimismo, debe velar porque la preparación, presentación y revelación de la información financiera se ajuste a lo dispuesto en la ley.

Para el cumplimiento de sus funciones el comité de auditoría puede contratar especialistas independientes en los casos específicos en que lo juzgue conveniente.

Igualmente, según lo dispuesto en el art. 47 de la mencionada Ley 964, los representantes legales de los emisores de valores son responsables del establecimiento y mantenimiento de adecuados sistemas de revelación y control de la información, para lo cual deben diseñar procedimientos de control y revelación y asegurar que la información financiera les es presentada en forma adecuada.

En tal sentido, deben certificar que los estados financieros y otros informes relevantes para el público no contienen vicios, imprecisiones o errores que impidan conocer la verdadera situación patrimonial o las operaciones del correspondiente emisor de valores.

2.2. ENTIDADES SOMETIDAS A CONTROL CONCURRENTE DE LA SFC.

Las entidades sometidas a control concurrente, deben atender en materia de control interno las normas y las disposiciones que sobre el particular haya emitido o llegue a emitir el Gobierno Nacional y las demás entidades competentes.

3. TRANSFERENCIA DE ACCIONES Y BONOS CONVERTIBLES EN ACCIONES INSCRITOS EN BOLSA.

Sin perjuicio de la aplicación de las disposiciones propias a la naturaleza de la especie y de la operación que se realice con las mismas, las transferencias de acciones y bonos convertibles en acciones inscritos en una bolsa de valores, deben tener en cuenta las siguientes reglas:

3.1. TRASPASOS DE TÍTULOS QUE NO REQUIEREN INFORMACIÓN PREVIA A LA INSCRIPCIÓN EN EL LIBRO DE REGISTRO DE ACCIONISTAS.

Los traspasos de acciones y bonos convertibles en acciones, en virtud de donaciones, sucesiones, órdenes judiciales, fusiones, escisiones y/o cesión de activos y pasivos, así como liquidación de sociedades conyugales y/o comerciales, sin tener en cuenta el porcentaje de acciones en circulación que represente la transacción, deben ser inscritos directamente por el emisor, sin informar previamente a la SFC, para lo cual debe cerciorarse que la transferencia se encuentre revestida de la juridicidad indispensable para que produzca plenos efectos.

Para los fines previstos en el presente subnumeral se entiende que los precitados actos o hechos jurídicos son de carácter taxativo. Dentro de las 24 horas siguientes a la inscripción del traspaso en el libro de registro de accionistas, el emisor debe remitir a esta Superintendencia el Anexo 1 debidamente diligenciado a efectos de informar acerca de las condiciones del traspaso.

Adicionalmente, la SFC debe publicar como información relevante todos aquellos traspasos de acciones, en virtud de los actos o hechos jurídicos indicados, que representen para el enajenante o el adquirente directamente o en condición de beneficiario real, el 5% o más de las acciones en circulación de la sociedad emisora.

3.1.1. Documentos con los cuales se puede acreditar los actos o hechos jurídicos del presente subnumeral

Para efectos de verificar que la transferencia se encuentra revestida de la juridicidad indispensable, el interesado debe acreditar ante el emisor la existencia de los actos o hechos citados mediante prueba idónea, entre otras:

3.1.1.1. Traspaso con ocasión de donación entre vivos: manifestación de la voluntad de donar realizada por el donante y la aceptación realizada por el donatario a la oferta de aquél. Se debe tener en cuenta que el art. 1458 del C.C., exige insinuación judicial tratándose de donaciones cuyo valor exceda la suma de 50 SMMLV.

Tratándose de donaciones cuyos efectos se produzcan después de la muerte del donante debe atenderse lo dispuesto por la liquidación de la masa sucesoral.

3.1.1.2. Traspaso con ocasión de sucesión: sentencia proferida por autoridad judicial competente o escritura pública otorgada ante Notario, en los cuales conste en el trabajo de partición y adjudicación, la identificación de las acciones, esto es, emisor, número de acciones, adjudicatario y valor asignado a cada una de las acciones.

3.1.1.3. Traspaso en virtud de órdenes judiciales: providencias judiciales.

3.1.1.4. Traspaso en virtud de fusiones, escisiones y cesiones de activos y pasivos: copia de la escritura pública por medio de la cual se protocoliza la respectiva reforma estatutaria, con su correspondiente inscripción ante la Cámara de Comercio.

3.1.1.5. Liquidación de sociedades conyugales y/o comerciales: tratándose de sociedades conyugales sentencia proferida por autoridad judicial competente o escritura pública otorgada ante Notario en las cuales conste el trabajo de partición y adjudicación identificando las acciones, esto es, emisor, número de acciones, adjudicatario y valor asignado a cada una de las acciones.

Tratándose de liquidación de sociedades comerciales copia del acta correspondiente a la reunión del máximo órgano social en la cual se haya aprobado la cuenta final de liquidación en los términos del art. 247 del C.Cio.

3.2. TRASPASOS QUE REPRESENTEN EL 2% O MENOS DE LAS ACCIONES EN CIRCULACIÓN, EN VIRTUD DE ACTOS O HECHOS JURÍDICOS DIFERENTES A LOS MENCIONADOS EN EL SUBNUMERAL ANTERIOR.

Tratándose de traspasos que representen el 2% o menos de las acciones en circulación de un emisor, en virtud de una dación en pago, aportes en especie y transferencia por negocios fiduciarios o transferencia en virtud de cualquier otro acto o hecho jurídico, diferente de los establecidos en el subnumeral 3.1.1. del presente Capítulo, debe surtirse el procedimiento previsto en el mencionado numeral.

Para efectos de acreditar ante el emisor los actos o hechos jurídicos a que se refiere el presente subnumeral, pueden emplearse, según la naturaleza del traspaso, cualquiera de los medios probatorios enunciados en el siguiente subnumeral.

3.3. TRASPASOS QUE REPRESENTEN MÁS DEL 2% DE LAS ACCIONES EN CIRCULACIÓN, CON OCASIÓN DE ACTOS O HECHOS JURÍDICOS DIFERENTES A LOS MENCIONADOS EN EL SUBNUMERAL 1.1. DEL PRESENTE CAPÍTULO.

Cuando las daciones en pago, aportes en especie, traspasos por negocios fiduciarios, o cualquier otro acto o hecho jurídico diferentes de los establecidos en el subnumeral 3.1.1 del presente Capítulo, superen el 2% de las acciones en circulación, previa inscripción del traspaso en el libro de registro de accionistas, el tenedor, actual titular o enajenante debe informar y acreditar mediante prueba idónea ante esta Superintendencia el traspaso que pretende efectuar a fin de verificar la naturaleza de la transacción.

En los eventos previstos en el presente subnumeral el enajenante debe al momento de informar, adjuntar los documentos que pretenda hacer valer como prueba de la transacción. La SFC tiene un plazo de 5 días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de radicación para hacer las observaciones que estime pertinentes. La inscripción en el libro de registro de accionistas debe realizarse dentro de los 5 días comunes siguientes al vencimiento del plazo referido, siempre y cuando esta Superintendencia no hubiere efectuado observaciones.

En el evento en que se formulen observaciones, el término para la respectiva inscripción debe contarse a partir de la fecha en que la SFC manifieste su conformidad con la información, datos o aclaraciones que al respecto haya solicitado.

3.3.1. Documentos con los cuales se puede acreditar los actos o hechos jurídicos a que se refiere el presente subnumeral

El enajenante debe acreditar ante la SFC la existencia de los actos o hechos citados, mediante prueba idónea, para lo cual puede utilizar, entre otras:

3.3.1.1. Dación en pago: Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el parágrafo 2 del art. 6.15.1.1.2. del Decreto 2555 de 2010, en forma previa a la inscripción del traspaso en el libro de registro de accionistas se debe acreditar ante la SFC la preexistencia de la respectiva obligación.

Dicha preexistencia puede acreditarse mediante certificación del revisor fiscal o de un contador público o a través de declaración otorgada bajo la gravedad de juramento ante la SFC con fines exclusivamente probatorios, el cual se entiende prestado con la suscripción de la respectiva solicitud, en las cuales conste la fecha de vencimiento de la obligación y su cuantía, diferenciando claramente el monto que se adeuda por concepto de capital e intereses. Además, se debe adjuntar copia del contrato de dación en pago.

3.3.1.2. Aportes en especie: Copia de la escritura pública de constitución o reforma donde conste el aporte, o copia del acta del órgano social competente donde conste el avalúo respectivo, el número de acciones objeto de transferencia, el emisor de las mismas y la autorización de la Superintendencia respectiva.

3.3.1.3. Negocios fiduciarios: Tratándose de traspasos en virtud de negocios fiduciarios, copia del contrato de fiducia mercantil o encargo fiduciario en el cual se identifique claramente el titular de las acciones a transferir, el número y el emisor.

Tratándose de traspasos por restitución al fideicomitente, certificación expedida por el revisor fiscal de la sociedad fiduciaria en la cual conste el número y beneficiario de las acciones objeto de la transacción. Si en virtud del negocio fiduciario se entregan acciones a persona o personas diferentes del fideicomitente, tales traspasos deben ajustarse a las normas e instrucciones, que según la naturaleza del acto o hecho jurídico que se tipifique, le sean aplicables.

4. CELEBRACIÓN DE ASAMBLEAS DE TENEDORES DE BONOS Y CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES ESTABLECIDAS TANTO PARA LAS SOCIEDADES EMISORAS COMO PARA LOS REPRESENTANTES LEGALES DE TENEDORES.

4.1. REGLAS DE CONDUCTA PARA LOS REPRESENTANTES LEGALES DE TENEDORES DE BONOS.

En ejercicio de sus funciones como representantes legales de tenedores de bonos, las entidades facultadas para el efecto deben adoptar, además de las que le imponga su propio régimen legal y demás disposiciones del mercado público de valores, las siguientes reglas de conducta:

4.1.1. Ajustar sus actuaciones a las reglas establecidas en los arts. 6.4.1.1.5 y siguientes del Decreto 2555 de 2010, en este Capítulo y en las demás disposiciones vigentes, revelando adecuada y oportunamente a la SFC y a los tenedores de bonos, toda información relevante acerca de la sociedad emisora y/o de sí mismo.

4.1.2. Abstenerse de realizar operaciones en que exista un interés involucrado que real o potencialmente se contraponga al interés de los tenedores de los bonos o que den lugar al desconocimiento de los intereses comunes y colectivos de los mismos o a la ejecución de actos de administración y conservación en detrimento de los derechos y la defensa de los intereses que les asisten a todos y cada uno de ellos, privilegiando con su conducta intereses particulares.

4.1.3. Informar inmediatamente a la SFC sobre cualquier situación o evento que pueda implicar conflicto de interés en sus actuaciones frente a los tenedores de los bonos. De conformidad con lo establecido en el art. 2.11.4.2.1. del Decreto 2555 de 2010, se entiende por conflicto de interés la situación en virtud de la cual una persona en razón de su actividad se enfrenta a distintas alternativas de conducta con relación a intereses incompatibles, ninguno de los cuales puede privilegiar en atención a sus obligaciones legales o contractuales. Para el caso de quienes actúen como representantes legales de tenedores de bonos, se considera que, entre otras conductas, habría conflicto de interés cuando la situación implique la escogencia entre:

4.1.3.1. El beneficio propio y el de los tenedores de bonos que se representa.

4.1.3.2. El beneficio de la matriz o controlante propia y el beneficio de los tenedores de bonos.

4.1.3.3. El beneficio de otra entidad subordinada a la misma matriz o controlante y la utilidad o beneficio de los tenedores de bonos.

4.1.3.4. El beneficio de terceros vinculados al representante legal de los tenedores de los bonos y la utilidad o beneficio de dichos tenedores.

4.1.3.5. El beneficio de otro cliente o grupo de clientes de la entidad y la utilidad o beneficio de los tenedores de bonos.

4.1.4. Inhibirse para el ejercicio de la representación legal de tenedores de bonos emitidos por su matriz o controlante, por una sociedad subordinada a dicha matriz o controlante, o por cualquier entidad respecto de la cual exista una de las inhabilidades señaladas en el art. 6.4.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010.

4.1.5. Guardar reserva, de acuerdo con lo dispuesto en el parágrafo del art. 6.4.1.1.9. del Decreto 2555 de 2010, respecto de las informaciones de carácter confidencial que conozca la entidad en desarrollo de su función como representante legal de tenedores de bonos, en cuanto no fuere indispensable para el resguardo de los intereses de sus representados, de acuerdo con las normas contenidas en la presente Circular y las otras instrucciones impartidas para el efecto por esta Superintendencia.

4.1.6. Abstenerse de dar cualquier tratamiento preferencial a un tenedor o grupo de tenedores.

4.1.7. Convocar a la asamblea de tenedores de bonos, para que decida sobre su reemplazo, cuando en el curso de la emisión se encuentre en una situación que inhabilite a la entidad para continuar actuando como su representante. Dicha convocatoria debe efectuarse dentro de los 5 días hábiles siguientes a la ocurrencia o conocimiento de la referida situación.

4.1.8. Substraerse de cualquier conducta o circunstancia que de conformidad con las normas legales y/o el concepto de la SFC atenten contra el adecuado ejercicio de sus funciones como representantes legales de tenedores de bonos.

4.2. ALCANCE DE LAS FUNCIONES DEL REPRESENTANTE LEGAL DE TENEDORES DE BONOS.

El representante legal de tenedores de bonos tiene como objetivo principal brindar la máxima protección posible a sus representados, razón por la cual debe velar en todo momento por sus derechos y realizar todos los actos que sean necesarios para la defensa de sus intereses, ejerciendo, entre otras, las funciones expresamente señaladas en el art. 6.4.1.1.9 del Decreto 2555 de 2010.

Dentro de tales funciones el representante legal de los tenedores debe informar, tanto a la SFC como a los tenedores de los bonos, a la mayor brevedad posible y por los medios idóneos, no sólo sobre el incumplimiento de las obligaciones en que ya haya incurrido la entidad emisora, sino también sobre la existencia de circunstancias que originen el temor razonable de que se llegue a tal incumplimiento, así como de cualquier hecho que afecte o pueda afectar en forma significativa la situación financiera, administrativa y/o legal del emisor, del avalista de la emisión y/o de las garantías que respaldan las obligaciones contraídas con los tenedores de bonos.

Lo anterior, sin perjuicio de los deberes de suministro de información relevante que respecto a la misma situación le corresponde al representante legal de la entidad emisora, de conformidad con lo establecido en el art. 5.2.4.1.5. del Decreto 2555 de 2010.

La facultad de solicitar información del representante legal de los tenedores de bonos se refiere no sólo a los estados financieros de la entidad emisora, tanto de cierre como intermedios, con sus notas y el dictamen del revisor fiscal, sino también a cualquier otro dato, certificación o documento, tal como informes de tesorería y proyecciones financieras, en cuanto guarde relación con las funciones que implica la representación legal de los tenedores. La SFC debe resolver cualquier discrepancia que surja con respecto a este tema.

Efectuada la inscripción de una entidad como representante legal de tenedores de una emisión de bonos, la persona nombrada conserva tal carácter hasta cuando se inscriba el nombramiento de un nuevo representante legal, sin que sea posible bajo ninguna circunstancia cesar en el ejercicio de las funciones que le corresponden, mientras no haya otra entidad debidamente facultada para el efecto que asuma dichas funciones. En tal sentido, mientras ostente la calidad de representante legal de tenedores de bonos, la entidad no puede dejar de cumplir con sus obligaciones legales y contractuales, so pretexto de que el emisor ha incumplido con alguno de los compromisos consignados en el contrato.

El representante legal de los tenedores de bonos sólo puede renunciar al cargo por motivos graves que califique el organismo estatal facultado para autorizar la emisión de los respectivos bonos, o por las causas justas previstas en el contrato de emisión. En tales eventos, la entidad debe, previa autorización de esta Superintendencia, convocar a la mayor brevedad posible a la asamblea de tenedores, para que decida sobre su reemplazo.

4.3. NORMAS REFERENTES A LA CELEBRACIÓN DE ASAMBLEAS DE TENEDORES DE BONOS.

4.3.1. CONVOCATORIA.

De conformidad con lo establecido en el art. 6.4.1.1.18 del Decreto 2555 de 2010, la convocatoria para las asambleas de tenedores de bonos debe hacerse mediante avisos publicados en forma destacada en diarios de amplia circulación nacional, o por cualquier otro medio idóneo a criterio de la SFC que garantice igualmente la más amplia difusión de la citación, con una antelación de por lo menos 8 días hábiles a la fecha prevista para la realización de la reunión, salvo que en el contrato de representación legal de tenedores o en el prospecto se establezca una antelación diferente, la cual en ningún caso puede ser inferior a 3 días hábiles. Para la contabilización de estos plazos no se tomará en consideración ni el día en que se publica o comunica la convocatoria ni el día de realización de la asamblea.

En el aviso de convocatoria se debe informar, por lo menos, lo siguiente:

4.3.1.1. Nombre de la entidad o entidades que realizan la convocatoria.

4.3.1.2. Nombre de la entidad o entidades emisoras de los bonos.

4.3.1.3. Emisión o emisiones a cuyos tenedores se está convocando a asamblea y monto insoluto del empréstito que cada una de ellas representa.

4.3.1.4. Si se trata de una reunión de primera, segunda o tercera convocatoria.

4.3.1.5. El lugar, la fecha y la hora de la reunión.

4.3.1.6. El orden del día de la asamblea, en el cual se debe indicar explícitamente si se trata de una reunión informativa o si en ella se pretende someter a consideración de los tenedores algún tipo de decisión, aclarando la naturaleza de ésta.

4.3.1.7. La documentación que deben presentar los tenedores de bonos o sus apoderados para acreditar tal calidad, de conformidad con lo indicado en el subnumeral 4.3.7. del presente Capítulo.

4.3.1.8. Cualquier otra información o advertencia a que haya lugar de acuerdo con lo previsto en el presente Capítulo.

En el evento en que la reunión de primera convocatoria no se lleve a cabo por falta de quórum, se debe citar a una nueva reunión, la cual no puede llevarse a cabo antes de 5 días hábiles contados a partir de la fecha prevista para la realización de la primera reunión. Igualmente, en caso de no haber quórum en la reunión de segunda convocatoria, se puede citar a una nueva reunión, la cual no puede llevarse a cabo antes de 3 días hábiles contados a partir de la fecha prevista para la realización de la segunda reunión.

Con una antelación de por lo menos 5 días hábiles respecto a la fecha prevista para la comunicación de la primera convocatoria, el representante legal de los tenedores o, en su defecto, el representante legal de la entidad emisora, debe enviar a la SFC, para sus comentarios y aprobación, el proyecto del aviso de convocatoria, indicando los medios que se utilizarán para su divulgación, adjuntando los informes de que trata el subnumeral 4.3.2. del presente Capítulo, cuando sea del caso, así como la información a que se refiere el tercer inciso del numeral 4.3.5. ibídem, a efectos de que esta entidad analice la procedencia de su autorización y adopte las medidas que considere del caso para la protección de los inversionistas.

En el caso de la segunda y tercera convocatoria, el proyecto de aviso y la indicación de los medios que se utilizarán para su divulgación deben ser sometidos a consideración de la SFC con una antelación de por lo menos 3 días hábiles respecto a la fecha prevista para la publicación o comunicación del aviso de convocatoria.

No obstante, para efectos de agilizar el trámite correspondiente, y previendo la necesidad de tener que hacer una segunda y/o tercera convocatoria, se pueden someter simultáneamente a autorización de la SFC los proyectos de aviso de las tres convocatorias.

Por otra parte, no sobra advertir que no puede procederse a la publicación de los avisos de convocatoria, hasta tanto no se obtenga autorización por parte de esta Superintendencia, tanto de los avisos en mención como de los informes especiales que de conformidad con lo señalado en el subnumeral 4.3.2. del presente Capítulo deben someterse a consideración de los tenedores.

En todo caso, una vez obtenida la mencionada autorización, el representante legal de los tenedores y el emisor deben velar porque se cumplan los plazos legales establecidos para la convocatoria y la celebración de la reunión, de conformidad con lo previsto en los art. 6.4.1.1.18 y siguientes del Decreto 2555 de 2010 y el presente Capítulo. En el evento en que, conforme a las normas aplicables a la respectiva emisión, no sea necesaria la existencia de un representante de tenedores de bonos, la obligación de realizar la convocatoria a asamblea de tenedores corresponde al representante legal de la entidad emisora.

4.3.2. INFORMES ESPECIALES QUE DEBEN PRESENTARSE A LA ASAMBLEA.

Siempre que se convoque a los tenedores a una reunión con el objeto de decidir acerca de fusiones, escisiones, integraciones, cesión de activos y pasivos, absorciones y demás temas que requieren una mayoría especial, de conformidad con lo dispuesto en el art. 6.4.1.1.22 del Decreto 2555 de 2010 y en el subnumeral 4.4 del presente Capítulo, la entidad emisora debe elaborar un informe, con el propósito de ilustrar a la asamblea de tenedores en forma amplia y suficiente sobre el tema que se somete a su consideración y los efectos del mismo sobre sus intereses, incluyendo toda la información financiera, administrativa, legal y de cualquier otra naturaleza que sea necesaria para el efecto. Dicho informe debe complementarse con el concepto de quienes ejerzan las funciones de representantes legales de los tenedores de los bonos. Los informes deben enviarse a esta Superintendencia, para sus comentarios y aprobación, con una antelación de por lo menos 5 días hábiles respecto a la fecha prevista para la comunicación de la primera convocatoria.

Una vez aprobados por la SFC, los informes deben colocarse a disposición de los tenedores en las oficinas de la entidad emisora, del representante legal de los tenedores, del administrador de la emisión, de las bolsas de valores en las cuales se encuentren inscritos los títulos y de esta Superintendencia, desde la fecha de la comunicación de la convocatoria a la asamblea y hasta la fecha de realización de la misma. Cada uno de los informes citados debe ser presentado a la asamblea de tenedores, según corresponda, por un funcionario de nivel directivo de la entidad que lo elaboró, quien debe estar adecuadamente calificado con respecto al tema en cuestión.

4.3.3. ASAMBLEAS DE TENEDORES DE BONOS DE ENTIDADES QUE TENGAN VARIAS EMISIONES VIGENTES.

Puede convocarse a una asamblea conjunta de tenedores de bonos de varias emisiones vigentes de una misma entidad emisora, siempre y cuando vayan a ser tratados en dicha reunión temas que produzcan los mismos efectos a todos los bonohabientes que se pretenda convocar.

Por otra parte, si alguna de las emisiones cuyos tenedores han sido convocados presenta características sustancialmente diferentes a las que tienen las otras emisiones, y tal hecho incrementa potencialmente el riesgo involucrado en el respectivo proceso para sus tenedores, para efectos de la respectiva decisión se requiere la aprobación, en forma independiente, de la mayoría de los tenedores de la o las emisiones que se encuentren en la referida situación, de acuerdo con los porcentajes mínimos establecidos en los numerales 4.3.5. y 4.3.6. del presente Capítulo, según corresponda.

Cuando las diferentes emisiones convocadas a la asamblea tengan más de un representante de tenedores, los asistentes a la reunión deben elegir por mayoría simple entre los distintos representantes de tenedores a aquella entidad que debe presidir la reunión o, en su defecto, pueden delegar al grupo de representantes de tenedores para que, entre ellos, elijan al presidente de la asamblea.

4.3.4. ASAMBLEAS DE TENEDORES DE BONOS EMITIDOS POR DIFERENTES ENTIDADES.

Puede convocarse a una asamblea conjunta de tenedores de bonos emitidos por distintas entidades, cuando vayan a tratarse temas como fusiones, integraciones, consolidaciones o procesos que tengan efectos similares, en los que intervengan la totalidad de las entidades emisoras de los bonos a cuyos tenedores se pretende convocar. No obstante, para efectos de verificar el quórum y las mayorías se deben tomar en forma independiente las emisiones realizadas por cada una de las entidades emisoras, siguiendo los procedimientos señalados en el presente Capítulo.

4.3.5. QUÓRUM Y MAYORÍAS PARA DECISIONES ORDINARIAS.

De conformidad con lo establecido en el art. 6.4.1.1.19 del Decreto 2555 de 2010, la asamblea puede deliberar válidamente con la presencia de cualquier número plural de tenedores que represente no menos del 51% del monto insoluto del empréstito.

Si en la reunión de la asamblea de tenedores de bonos se encuentran presentes los bonohabientes de varias emisiones efectuadas por la misma entidad, para efectos de determinar el quórum señalado en el párrafo precedente, se debe tener en cuenta el monto insoluto de todas las emisiones de bonos en circulación, salvo lo previsto en el inciso segundo del subnumeral 4.3.3. de la presente Circular.

En todo caso, cuando a su criterio existan diferencias sustanciales entre las condiciones de las diferentes emisiones convocadas a una asamblea, la SFC puede objetar la unificación de la base para la determinación de quórum y mayorías. Con tal propósito, junto con el aviso de convocatoria a la reunión debe enviarse a la SFC, respecto a cada una de las emisiones, la información que se indica a continuación, para efectos de que esta entidad decida sobre la procedencia tal unificación:

4.3.5.1. Valor de los bonos en circulación.

4.3.5.2. Plazo remanente hasta su redención.

4.3.5.3. Garantías con que cuenta, indicando su naturaleza, cobertura y vigencia.

4.3.5.4. Número de tenedores según la información más reciente de que se disponga, así como nombre y monto de la inversión de los 10 tenedores mayoritarios.

Las decisiones de la asamblea de tenedores deben adoptarse por la mayoría absoluta de los votos presentes, teniendo en cuenta lo dispuesto en el subnumeral 4.3.3. del presente Capítulo, sin perjuicio de aquellos casos en que de acuerdo con lo dispuesto en el art. 6.4.1.1.22 del Decreto 2555 de 2010, se exija un quórum decisorio superior.

Si no hubiera quórum para deliberar y decidir en la reunión de la primera convocatoria, puede citarse a una nueva reunión, con arreglo a lo previsto en el Decreto 2555 de 2010 y en el presente Capítulo. En dicha reunión basta la presencia de cualquier número plural de tenedores de bonos para deliberar y decidir válidamente, hecho sobre el cual debe advertirse claramente en el aviso.

4.3.6. QUÓRUM Y MAYORÍAS ESPECIALES.

De conformidad con lo establecido en los arts. 6.4.1.1.22 y 6.4.1.1.42 del Decreto 2555 de 2010 la asamblea de tenedores, con el voto favorable de un número plural que represente la mayoría numérica de los tenedores presentes y el 80% del empréstito insoluto, tomando el valor total de las emisiones realizadas por el mismo emisor presentes en la reunión, cuando sea del caso, de acuerdo con lo previsto en el subnumeral 4.3.3. del presente Capítulo, puede consentir en las modificaciones a las condiciones del empréstito; la cancelación de la inscripción de los bonos en una bolsa de valores, siempre y cuando dicha inscripción se mantenga en por lo menos otra de las bolsas de valores del país; la realización de fusiones, escisiones y procesos que produzcan similares efectos y autorizar al representante de los tenedores para celebrar en su nombre y representación un contrato de transacción o para votar favorablemente una fórmula concordataria.

Las modificaciones a las condiciones del empréstito también deben ser autorizadas por el órgano social competente, según los estatutos de la entidad, para aprobar la emisión de bonos y sus condiciones.

Si no hubiera quórum para deliberar y decidir en la reunión de la primera convocatoria respecto a los temas antes mencionados, puede citarse a una segunda reunión en la cual se puede decidir válidamente con el voto favorable de un número plural que represente la mayoría numérica de los tenedores presentes y el 40% del total del empréstito insoluto. Sobre este hecho debe advertirse expresamente a los tenedores de bonos en el aviso de convocatoria.

Si no hubiera quórum para deliberar y decidir en la reunión de la segunda convocatoria, puede citarse a una nueva reunión, en la cual basta la presencia de cualquier número plural de tenedores de bonos para deliberar y decidir válidamente, hecho sobre el cual debe advertirse claramente en el aviso.

Las decisiones adoptadas por la asamblea de tenedores con sujeción a la ley son obligatorias aun para los ausentes o disidentes, hecho sobre el cual debe advertirse igualmente, en forma destacada, en el aviso de convocatoria.

4.3.7. PRUEBA DE LA CALIDAD DE TENEDOR PARA PODER PARTICIPAR EN LA ASAMBLEA.

Para tener derecho a participar en la asamblea de los tenedores de bonos, éstos o sus representantes deben exhibir los títulos o enviar el día de la reunión copia de los mismos vía fax a quien presida la reunión, o presentar cualquier otra prueba idónea de la titularidad de los bonos. Tratándose de títulos nominativos además se requiere de la inscripción en el libro que para el efecto se lleve.

Es de anotar que en el evento en que los bonos se encuentren en un depósito centralizado de valores, los titulares deben exhibir el certificado expedido por dicha entidad, en términos de lo establecido en Título 4. del Libro 14 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010. Para el efecto, quien ejerza la representación legal de los tenedores o, en su defecto, la entidad emisora, deben informar al depósito de valores con la debida oportunidad, sobre la convocatoria a la asamblea.

Si en la reunión se pretende representar a una persona jurídica debe adjuntarse a la documentación anteriormente señalada, un certificado de existencia y representación legal de la entidad, con una antigüedad no superior a 1 mes. Por otra parte, si el tenedor pretende participar en la asamblea por intermedio de un apoderado, éste debe exhibir el poder correspondiente, otorgado con el pleno cumplimiento de los requisitos legales.

4.4. OBLIGACIONES ESPECIALES DE LAS ENTIDADES EMISORAS DE BONOS.

De conformidad con lo previsto en el art. 6.4.1.1.42 del Decreto 2555 de 2010, durante la vigencia de la emisión la entidad emisora no puede cambiar su objeto social, escindirse, fusionarse o transformarse, a menos que lo autorice la asamblea de tenedores con la mayoría necesaria para aprobar la modificación de las condiciones del empréstito.

4.4.1. Casos en los que pueden realizarse reorganizaciones: No obstante lo anterior, la entidad puede realizar la modificación de su objeto social, fusionarse, escindirse o transformarse sin que haya lugar a obtener la autorización de los tenedores de bonos, cuando previamente lleve a cabo uno de los siguientes procedimientos alternativos, previa autorización de la SFC:

4.4.4.1. Ofrecer a los tenedores de los bonos el reembolso del empréstito;

4.4.4.2. Reemplazar los bonos originales por otros con características idénticas emitidos por la sociedad resultante del proceso respectivo, siempre y cuando las condiciones financieras de ésta sean similares o superen las de la sociedad emisora original, aspecto éste que debe ser evaluado por la SFC.

4.4.4.3. Otorgar una garantía satisfactoria a juicio de esta Superintendencia, la cual debe cubrir el monto del capital e intereses proyectados para la vigencia del empréstito.

Con el ánimo de hacer claridad en la interpretación que debe darse al art. 6.4.1.1.42 del Decreto 2555 de 2010, respecto de las reorganizaciones empresariales que éste cobija, se hace necesario realizar algunas precisiones:

El fin de la norma en mención no es otro que el de proteger a los tenedores de bonos ofrecidos en el mercado público de valores de los perjuicios que puedan ocasionar a sus intereses los procesos de reorganización de las entidades emisoras, al variar en forma significativa importantes aspectos de la misma que fueron tenidos en cuenta inicialmente por el inversionista al realizar los análisis previos a la adopción de su decisión de adquirir los respectivos títulos, especialmente en lo referente a la valuación del riesgo asociado a la inversión. En tal sentido, debe entenderse que al preceptuar el señalado art. 6.4.1.1.4 que durante la vigencia de la emisión “la entidad emisora no podrá cambiar su objeto social, escindirse, fusionarse o transformarse....”, dicha restricción comprende todos aquellos procesos que produzcan efectos similares a los de los expresamente enunciados en la norma, aún cuando a los mismos se les de una denominación diferente como, por ejemplo, integración, absorción, consolidación, cesión de activos y pasivos, segregación, etc. En síntesis, debe entenderse que la norma en comento debe aplicarse a todos aquellos procesos de reorganización empresarial que puedan afectar en forma sustancial la situación de la entidad emisora y/o el respaldo con que cuentan las obligaciones contraídas por ésta con los tenedores de bonos.

Por tanto, en tales casos debe darse cumplimiento a lo establecido en el mencionado artículo, so pena de incurrir en las sanciones legales aplicables a la operación, a las entidades participantes en el proceso y a sus representantes legales.

4.4.2. OPORTUNIDAD Y FORMA DE REALIZAR LA SOLICITUD.

Una vez aprobada la determinación de realizar la respectiva reforma estatutaria o proceso de reorganización por parte del máximo órgano social de las entidades que participan en el mismo, y antes de proceder a su solemnización o perfeccionamiento del contrato, según corresponda a la naturaleza de la operación en cuestión, debe remitirse la solicitud respectiva a esta Superintendencia con la debida antelación y adjuntando la documentación requerida, según sea el caso de conformidad con lo establecido en el subnumeral 4.4.3. del presente Capítulo, para efectos de obtener la autorización correspondiente.

Con tal propósito, además de la documentación solicitada para cada opción en particular según lo dispuesto en el numeral 4.4.3. del presente Capítulo, se requiere el envío de una copia autorizada del acta de la reunión del órgano competente de la(s) entidad(es) emisora(s) de bonos donde se aprobó la reforma u operación y en donde se determinó la opción u opciones escogidas para efectos de dar cumplimiento a lo estipulado en el art. 6.4.1.1.42 del Decreto 2555 de 2010. En caso que el referido órgano social no se pronuncie respecto a este último punto, se entiende que se opta por obtener la autorización de la asamblea de tenedores de bonos.

4.4.3. DOCUMENTACIÓN QUE DEBE PRESENTARSE PARA OBTENER LA AUTORIZACIÓN POR PARTE DE LA SFC.

Para efectos de obtener la autorización respectiva por parte de la SFC, deben presentarse a esta entidad, en forma previa a la solemnización de la reforma estatutaria o a la normalización de la operación mediante escritura pública, según corresponda, los documentos que se indican a continuación, de acuerdo con la opción elegida por la o las entidades emisoras para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el art. 6.4.1.1.42 del Decreto 2555 de 2010, y teniendo en cuenta las normas establecidas en el presente Capítulo.

Es de anotar que este requisito aplica para todas las entidades emisoras de bonos que intervengan en los procesos en cuestión (absorbente y absorbidas, escindida y beneficiarias, cedente y cesionaria, etc.).

4.4.3.1. Autorización de la asamblea de tenedores de bonos. Si se opta por someter a consideración de la asamblea de tenedores de bonos la respectiva reforma estatutaria (inciso primero del art. 6.4.1.1.42 del Decreto 2555 de 2010), el representante legal de tenedores de bonos o, en su defecto, la entidad emisora, según corresponda, deben presentar para aprobación previa de esta Superintendencia, los documentos que se relacionan a continuación:

4.4.3.1.1. El proyecto de aviso de convocatoria a la asamblea de tenedores de bonos, el cual debe contener, por lo menos, la información mínima requerida en el numeral 3.1. de la presente Circular.

4.4.3.1.2. Los informes que deben ser presentados por el emisor y el representante legal de los tenedores de bonos a dichos tenedores, de conformidad con lo establecido en el art. 6.4.1.1.18 del Decreto 2555 de 2010 y en el subnumeral 4.3.2. del presente Capítulo.

4.4.3.1.3. Una vez esta Superintendencia apruebe la realización de la convocatoria y se celebre la asamblea, debe enviarse a esta entidad, dentro de los 8 días siguientes a su ocurrencia, una copia autorizada del acta de la reunión, adjuntándole todos los documentos que se hayan presentado a consideración de los tenedores, los cuales para todos los efectos forman parte integral del acta.

No obstante, exclusivamente en casos en los cuales el extremo deterioro de la situación financiera del emisor así lo justifique, puede convocarse a la asamblea de tenedores de bonos para someter a su consideración la aprobación de la reforma estatutaria o proceso respectivo, aún sin disponer de la totalidad de la información requerida para proporcionarles una adecuada ilustración acerca del proceso, advirtiendo expresamente a los tenedores acerca de la referida carencia.

4.4.3.2. Reembolso del empréstito. Si se opta por ofrecer a los tenedores de bonos el reembolso del empréstito (numeral 1 del inciso segundo del art. 6.4.1.1.42 del Decreto 2555 de 2010), debe enviarse a la SFC, con por lo menos 5 días hábiles de antelación a la fecha prevista para su publicación, el proyecto del aviso donde se formule el respectivo ofrecimiento, en el cual debe indicarse el nombre de la entidad a través de la cual se efectuará el pago, la dirección de las oficinas asignadas para tal propósito; el plazo dentro del cual puede solicitarse el reembolso, el cual no puede ser inferior a 15 días hábiles; los documentos que se deben presentar para acreditar el correspondiente derecho; la forma en que se liquidarán los intereses causados y pendientes de pago hasta la fecha del reembolso, cualquier otra condición que se establezca para la respectiva operación y toda aquella información que resulte necesaria a efectos de ilustrar adecuadamente a los tenedores sobre la misma.

4.4.3.3. Reemplazo de los bonos. Si se opta por ofrecer el reemplazo de los bonos originales por otros emitidos por la entidad resultante del proceso respectivo (numeral 2 del inciso segundo del art. 6.4.1.1.42 del Decreto 2555 de 2010), a la carta de solicitud debe anexarse lo siguiente:

4.4.3.3.1. El documento que contenga la justificación del respectivo proceso, incluyendo los estados financieros presentados a consideración de los órganos sociales competentes para la aprobación de la reforma, de cada una de las entidades que participarán en el proceso, junto con sus correspondientes indicadores financieros.

4.4.3.3.2. Informe de la sociedad calificadora de valores que hubiere calificado inicialmente la o las emisiones de bonos respecto a las cuales se solicita la autorización, incluyendo la calificación actual así como la que tendrían la o las emisiones en cuestión, en el evento en que quien asumiera la responsabilidad de las respectivas obligaciones fuera el ente resultante del proceso que se pretende adelantar.

4.4.3.3.3. Autorización impartida por el organismo estatal que ejerza inspección, vigilancia o control sobre las entidades que intervendrán en el proceso.

4.4.3.3.4. Certificado actualizado de existencia y representación legal de la o las entidades emisoras de bonos, con una antigüedad no superior a 1 mes.

La SFC imparte la autorización si se acredita que la calificación de las respectivas emisiones, tomando en consideración los cambios que se producirían como consecuencia de la operación proyectada, mejora o se mantiene en la categoría que tenía antes de la misma, para lo cual todas las entidades intervinientes en el proceso deben suministrarle a la sociedad calificadora de valores toda la información que esta requiera.

En caso que alguna de las emisiones no estuviere calificada con anterioridad, puede tomarse, exclusivamente para efectos del trámite a que se refiere el presente subnumeral, la calificación asignada a otra u otras emisiones de similares características realizadas por la misma entidad. En caso que ninguna de las emisiones de bonos efectuadas por la entidad hubiere sido con anterioridad objeto de calificación, debe pedirse que la sociedad calificadora de valores emita simultáneamente una calificación anterior y posterior a la realización de la reforma estatutaria u operación proyectada.

No obstante lo anterior, exclusivamente cuando se trate de establecimientos de crédito para efectos de la autorización a que hace referencia el presente subnumeral no se debe exigir la calificación mencionada en el subnumeral 4.4.3.3.2 del presente Capítulo, en los casos en que se haga necesaria la inmediata realización de la operación proyectada. En este evento, a la solicitud debe anexarse adicionalmente los siguientes documentos:

4.4.3.3.3.1. Certificación emitida por el representante legal de la institución afectada, exponiendo detalladamente las circunstancias que justifican la solicitud de la excepción y que hacen imperativa la urgente realización de la operación, y

4.4.3.3.3.2. Certificación emitida por el representante legal de la entidad que vaya a asumir la responsabilidad por el pago de los bonos emitidos por la absorbida o cedente, respecto a que la realización de la operación proyectada no implica un deterioro significativo en su situación general y que, en caso de ser a su vez emisor de bonos, con la misma no se lesionan los intereses de los tenedores de dichos títulos.

El contenido de los referidos documentos debe ser comunicado por la SFC por los medios previstos para la divulgación de información relevante.

4.4.3.4. Otorgamiento de una garantía. Si la entidad emisora opta por ofrecer una garantía, la cual debe cubrir el monto del capital e intereses proyectados para el período que resta hasta el vencimiento del plazo del empréstito (numeral 3 del inciso segundo del art. 6.4.1.1.42 del Decreto 2555 de 2010), para obtener la respectiva autorización debe remitir a esta Superintendencia copia auténtica del contrato de aval otorgado por un establecimiento de crédito sometido a inspección y vigilancia de la SFC, debidamente suscrito por el representante legal del mismo, junto con un certificado actualizado de existencia y representación legal de la sociedad. Si se ofrece otro tipo de garantía, debe someterse a consideración de esta Superintendencia el documento en que conste la misma, el cual debe incluir en forma muy clara la cobertura de la garantía, su vigencia, las condiciones para hacerla efectiva, el procedimiento a seguir para su reclamación y los eventos en que puede escindirse el compromiso adquirido. Es de advertir que la garantía que se ofrezca debe tener vigencia hasta que se haya producido la redención total del empréstito, para lo cual se exige que las primas, comisiones u otros emolumentos que pida el garante como contraprestación a esta operación sean totalmente cancelados al momento de suscribirse el respectivo contrato.

4.5. DEBER DE COLABORACIÓN POR PARTE DEL EMISOR AL REPRESENTANTE DE LOS TENEDORES.

Los administradores y el revisor fiscal de las entidades emisoras de bonos deben prestarle su completa colaboración al representante legal de los tenedores de los bonos, atendiendo adecuadamente todos sus requerimientos, lo cual incluye el suministro oportuno de toda la documentación que éste requiera con el propósito de cumplir a cabalidad con sus funciones, para lo cual la solicitud respectiva debe formularse por escrito, estipulando en forma clara y completa los documentos y datos que se piden así como el plazo que se establece para su entrega oportuna. El incumplimiento a la obligación antes señalada debe ser comunicado a la SFC, adjuntando copia del oficio mediante el cual se elevó la solicitud.

CAPÍTULO II.

REGLAS PARTICULARES DE EMISIÓN DE VALORES.

1. PROSPECTO DE INFORMACIÓN DE LAS EMISIONES DE VALORES.

Los emisores a los que se refiere el art. 5.2.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010 que deseen adelantar una oferta pública de sus valores o que los mismos vayan a ser objeto de inscripción en un sistema de negociación y que por tales circunstancias deban inscribirse en el Registro Nacional de Valores y Emisores –RNVE, así como las emisiones de bonos hipotecarios deben cumplir con las instrucciones contenidas en el presente numeral, más los requerimientos especiales consagrados en las normas vigentes.

A contrario sensu, no son aplicables a los valores emitidos por sociedades titularizadoras ni a las ofertas públicas para democratización accionaria prevista en el art. 6.15.3.1.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010, estas últimas se regirán por lo contemplado en las normas vigentes.

<Inciso adicionado por la Circular 19 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> De conformidad con lo señalado en el art. 5.2.1.1.7 del Decreto 2555 de 2010 la SFC se encuentra facultada para establecer los requisitos necesarios que deben cumplir los emisores locales que utilicen prospectos de información estandarizados para la emisión de sus valores.

<Inciso adicionado por la Circular 19 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Los emisores o potenciales emisores de valores pueden optar por la utilización de cualquiera de los procedimientos establecidos para la elaboración del prospecto de información, ya sea a través del medio tradicional o del aplicativo electrónico dispuesto para tal efecto por la SFC en su página web, el cual contiene las plantillas de los prospectos estandarizados necesarias para efectuar una oferta pública en el mercado primario, así como sus respectivos anexos (en adelante el Aplicativo).

1.1. TIPO DE INFORMACIÓN QUE DEBE CONTENER EL PROSPECTO DE INFORMACIÓN.

1.1.1. Información básica

El emisor debe incluir en el prospecto toda aquella información que resulte necesaria para que los inversionistas puedan formarse una opinión acerca de las condiciones y características del valor que se ofrece; de las condiciones de la oferta; de la actividad, funcionamiento, organización y expectativas del emisor, los proyectos futuros, así como de los riesgos a que se puede enfrentar, metodologías y fuentes de información para la valoración; y la destinación de los recursos que se reciban como consecuencia de la emisión.

La SFC puede requerir, en cualquier momento, la corrección, adición o sustitución de la información presentada en el prospecto de información de que trata éste numeral.

1.1.2. Información adicional

El emisor debe incluir en el prospecto toda aquella información que, en adición a la información básica anterior, considere relevante a fin de que los inversionistas comprendan las implicaciones positivas y negativas de la inversión a que se invita realizar.

En caso de que la oferta se vaya a colocar simultáneamente en el extranjero, la información que sea requerida por el país o países en donde se cotizarán los valores hará parte del prospecto de información y se debe incluir en el ejemplar que circule dentro del territorio nacional, en los términos que aquí se establecen y en las demás normas que resulten aplicables.

1.1.3. Información incorporada por referencia <Numeral adicionado por la Circular 19 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

El emisor de valores que utilice prospectos de información estandarizados para la emisión de valores podrá incorporar por referencia la información básica y/o adicional más reciente que conste en el RNVE y sea de acceso al público en general, la cual, en todo caso, debe cumplir con todos los requisitos señalados en el numeral 1.3 del presente Capítulo.

Cuando se haga uso de esta posibilidad, la información incorporada por referencia deberá ser identificable por página, parágrafo, subtítulo o cualquier otro modo que permita su ubicación.

En concordancia con lo establecido en el númeral 1.3.9 del presente Capítulo, las personas allí señaladas se hacen responsables de la información incorporada por referencia en el prospecto.

1.2. CARACTERÍSTICAS DEL PROSPECTO DE INFORMACIÓN.

1.2.1. La información del prospecto debe ajustarse a lo señalado en el presente numeral y en todo caso, su veracidad, congruencia y pertinencia debe ser certificada, de conformidad con lo establecido en el art. 5.2.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, por las personas responsables de la misma.

1.2.2. El prospecto debe estar redactado en idioma castellano, utilizando expresiones claras y sencillas, de forma tal que se permita su fácil comprensión por el público al que se dirige. Lo anterior se entiende sin perjuicio de lo establecido en el art. 6.13.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010, o las excepciones que se establezcan en el presente numeral.

1.2.3. La información básica y la adicional debe ser ubicada en el capítulo del prospecto que guarde relación con la misma.

1.2.4. Cuando en la información contenida en el prospecto se presente un reporte, estadística o alguna otra clase de datos que proceda de una fuente diferente al emisor, debe indicarse por lo menos la entidad, fecha, metodología de cálculo y medio de publicación de donde se extrajo, junto con una aclaración de que dicha información ha sido incluida en el prospecto con el consentimiento del titular, salvo cuando aquella sea información de carácter público.

1.3. CONTENIDO DEL PROSPECTO DE INFORMACIÓN.

1.3.1. Portada

Se incluye de manera general para todos los procesos una información esquemática del proceso sobre el cual versa el prospecto, y como mínimo:

1.3.1.1. Título “PROSPECTO DE INFORMACIÓN”, debidamente destacado.

1.3.1.2. Identificación del emisor, dirección de domicilio, ciudad de domicilio principal, sucursales, si las hay, junto con la dirección respectiva y actividad principal. Tratándose de emisiones sindicadas, se debe relacionar los datos de todas las entidades comprometidas en la realización de la emisión.

1.3.1.3. Mercado al que se dirigen los valores, destinatarios de la oferta, modalidad de inscripción y de oferta.

1.3.1.4. Características principales de los valores sobre los cuales versa el prospecto, las cuales, dependiendo de la clase de valor serán: clase de valores, ley de circulación, valor nominal, precio de suscripción, número de valores, series y plazos, cupones, monto de la emisión, inversión mínima, tasa máxima de interés, derechos que incorporan los valores. Tratándose de programas de emisión, monto del cupo global para efectuar las emisiones que abarque el programa, así como la información contenida en el presente literal para los valores comprendidos en el mismo.

1.3.1.5. Comisiones y gastos conexos que obligatoriamente deba desembolsar el suscriptor.

1.3.1.6. Bolsa en que están inscritos los valores, cuando resulte pertinente.

1.3.1.7. Calificación otorgada, cuando resulte pertinente.

1.3.1.8. Plazo de colocación y vigencia de la oferta.

1.3.1.9. Garantías con que cuenta la emisión, cuando resulte pertinente.

1.3.1.10. Identificación de los agentes que actúan en la emisión como colocadores, administradores, agentes de pago, estructuradores y asesores.

1.3.1.11. Fecha a la cual se encuentra actualizada la información financiera contenida en el prospecto, indicando el procedimiento para obtener mayor información del emisor.

1.3.1.12. Indicación de si el emisor cuenta o no con código de buen gobierno. En caso afirmativo, señalar el cumplimiento de los requisitos establecidos por las normas vigentes para el efecto, así como establecer el lugar o lugares donde puede ser consultado.

1.3.1.13. Inclusión de las siguientes advertencias:

1.3.1.13.1. “SE CONSIDERA INDISPENSABLE LA LECTURA DEL PROSPECTO DE INFORMACIÓN PARA QUE LOS POTENCIALES INVERSIONISTAS PUEDAN EVALUAR ADECUADAMENTE LA CONVENIENCIA DE LA INVERSIÓN”

1.3.1.13.2. “LA INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO NACIONAL DE VALORES Y EMISORES Y LA AUTORIZACIÓN DE LA OFERTA PÚBLICA, NO IMPLICA CALIFICACIÓN NI RESPONSABILIDAD ALGUNA POR PARTE DE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA ACERCA DE LAS PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS INSCRITAS NI SOBRE EL PRECIO, LA BONDAD O LA NEGOCIABILIDAD DEL VALOR O DE LA RESPECTIVA EMISIÓN, NI SOBRE LA SOLVENCIA DEL EMISOR”

1.3.1.13.3. Tratándose de un proceso en segundo mercado: “LOS VALORES QUE HACEN PARTE DE LA PRESENTE EMISIÓN SÓLO PODRÁN SER ADQUIRIDOS Y NEGOCIADOS POR AQUELLAS PERSONAS CONSIDERADAS COMO INVERSIONISTAS CALIFICADOS EN LOS TÉRMINOS DEL ARTÍCULO 5.2.3.1.5. DEL DECRETO 2555 de 2010”

1.3.1.14. Fecha de difusión del prospecto de información, la cual no debe ser posterior a la de la formulación de la oferta.

1.3.2. Autorizaciones, informaciones especiales y otras advertencias generales a todos los procesos

1.3.2.1. Autorizaciones de los órganos competentes del emisor y de las autoridades administrativas, impartidas al emisor para la emisión y colocación.

1.3.2.2. Información sobre ofertas públicas o privadas de valores que esté adelantando el emisor, vigentes o en trámite, en forma simultánea con la del proceso sobre la que trata el prospecto.

1.3.2.3. Indicación de la persona o personas autorizadas para dar información o declaraciones sobre el contenido del prospecto.

1.3.2.4. Información sobre las personas naturales o jurídicas que han participado en la tasación, valoración o evaluación de algún activo o pasivo del emisor que se haya tenido en cuenta para el reporte de información financiera del emisor.

1.3.2.5. Información sobre vinculaciones o intereses económicos existentes entre las personas naturales o jurídicas que han participado en la tasación, valoración o evaluación de algún activo o pasivo del emisor o de alguna información significativa contenida en el prospecto, y los estructuradores y/o asesores con el propio emisor, o con alguna sociedad controlada por él.

1.3.2.6. Indicar si cualquiera de los asesores del proceso, o participantes en él, tienen un interés económico directo o indirecto que dependa del éxito de la colocación de los valores, proporcionando una breve descripción de la naturaleza y términos de dicha contingencia o interés.

1.3.2.7. Inclusión de las siguientes advertencias:

1.3.2.7.1. Información sobre la existencia de alguna autorización previa para participar en la oferta de los valores objeto del prospecto.

1.3.2.7.2. Señalar que “El prospecto no constituye una oferta ni una invitación por o a nombre del emisor, el estructurador, el agente líder o los colocadores, a suscribir o comprar cualquiera de los valores sobre los que trata el mismo”.

1.3.2.7.3. Cualquier otra advertencia que deba realizarse de conformidad con el régimen legal del emisor y el proceso que se lleva a cabo.

1.3.3. Advertencias, autorizaciones e información especial, adicional para determinados procesos

1.3.3.1. Ofertas simultáneas en el exterior y en Colombia: Incluir la mención de que la oferta forma parte de una oferta internacional, señalando el monto total de valores de la oferta y discriminando el correspondiente a la parte internacional y la parte local.

1.3.3.2. Valores de emisores extranjeros: Documento oficial por medio del cual la autoridad extranjera competente autorizó la emisión, cuando a esto haya lugar.

1.3.3.3. Valores emitidos por sucursales de entidades extranjeras: La indicación precisa e inequívoca de si la emisión cuenta con el respaldo de la entidad extranjera, en cuyo caso debe indicarse cuando menos:

1.3.3.3.1. El alcance de la obligación de la entidad extranjera, en particular, si se respalda total o parcialmente la emisión de la sucursal y si la obligación de la entidad extranjera es solidaria o subsidiaria.

1.3.3.3.2. El orden de prelación para el pago que tendrán los tenedores de los valores emitidos por la sucursal, en el evento de cualquier procedimiento concursal universal que se adelante judicial o extrajudicialmente contra la entidad extranjera.

1.3.3.3.3. La ley y la jurisdicción aplicables a la obligación de la entidad extranjera, incluyendo una descripción del procedimiento que deba adelantarse para su cobro extrajudicial o ejecución forzosa judicial.

1.3.3.3.4. Las autorizaciones correspondientes, emitidas por el órgano competente de la entidad extranjera.

1.3.3.4. Bonos públicos: Incluir los conceptos y autorizaciones expedidos por la autoridad competente con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el parágrafo 2 del art. 41 de la Ley 80 de 1993 y en el art. 22 del Decreto 2681 de 1993.

1.3.3.5. Titularizaciones: Incluir la advertencia de que las obligaciones que adquiere el agente de manejo, son de medio y no de resultado.

1.3.3.6. Titularizaciones en las que el originador es una entidad pública: Incluir información sobre el concepto favorable del Departamento de Planeación Nacional o de los organismos de planeación correspondientes; la autorización de la Dirección Nacional del Presupuesto Nacional, del Concejo Municipal, de la Asamblea Departamental, del Consejo Territorial Indígena, para la asunción de obligaciones que afecten presupuestos de vigencias futuras, y el concepto favorable de la Dirección General de Crédito Público del MHCP, según sea el caso.

1.3.3.7. Las advertencias, en caracteres destacados, a que haya lugar.

1.3.4. Tabla de contenido del prospecto

Constituye el índice temático del prospecto, el cual debe incluir los números de las páginas en la que se encuentra la información a que se hace referencia.

1.3.5. Glosario

Sobre términos del mercado de valores, de la industria a la que pertenece el emisor y de otros términos empleados en el prospecto, que por su especialidad requieran de su definición.

1.3.6. Primera parte – De los valores.

1.3.6.1. Capítulo I - Características de los títulos, condiciones y reglas de la emisión

1.3.6.1.1. Información general para todos los procesos:

1.3.6.1.1.1. Clase de valor ofrecido, derechos que incorporan los valores y ley de circulación.

1.3.6.1.1.2. Cantidad de valores ofrecidos, valor nominal, precio de suscripción, inversión mínima y monto total de la oferta.

1.3.6.1.1.3. Características de los valores ofrecidos según sea el caso.

1.3.6.1.1.4. Reglas relativas a la reposición, fraccionamiento y englobe de los valores.

1.3.6.1.1.5. Definición de fechas de suscripción, de expedición y de emisión de los valores.

1.3.6.1.1.6. Comisiones y gastos conexos de todo tipo que obligatoriamente haya de desembolsar el suscriptor.

1.3.6.1.1.7. Bolsa de valores o sistemas de negociación en las cuales estarán inscritos los valores.

1.3.6.1.1.8. Objetivos económicos y financieros perseguidos a través de la emisión: Destinación concreta de los recursos, que se capten a través de la oferta, reflejada en términos porcentuales, especificando si más del 10% de los recursos obtenidos se va a destinar para pagar pasivos con compañías vinculadas o socios.

1.3.6.1.1.9. Medios a través de los cuales se dará a conocer la información de interés para los inversionistas.

1.3.6.1.1.10. Régimen fiscal aplicable a los valores objeto de la oferta.

1.3.6.1.1.11. Entidad que administrará la emisión, si es del caso, indicando la razón social, el domicilio y la dirección de su oficina principal, sus derechos y obligaciones, conforme al contrato suscrito o que se vaya a suscribir.

1.3.6.1.1.12. Tratándose de programas de emisión, monto del cupo global para efectuar las emisiones que abarque dicho programa.

1.3.6.1.1.13. Si se trata de una emisión desmaterializada, debe presentarse, además, información completa de la operatividad de este mecanismo.

1.3.6.1.1.14. Garantías o avales que respalden la emisión, con indicación expresa de que en la parte de anexos del prospecto se incluyen los documentos correspondientes a las mismas.

1.3.6.1.1.15. Derechos y obligaciones de los tenedores de los valores.

1.3.6.1.1.16. Obligaciones del emisor.

1.3.6.1.1.17. Nombre del representante legal de los tenedores de bonos o de los valores que lo exijan, relacionando la información correspondiente a este tema.

1.3.6.1.1.18. En caso de que existan garantías sometidas a una ley o una jurisdicción diferente de la colombiana, otorgadas por entidades no domiciliadas en el país, el prospecto también debe incluir la siguiente información sobre la entidad extranjera que otorgue la garantía:

1.3.6.1.1.18.1. Nombre del garante, señalando su domicilio y dirección, la duración de la entidad y las causales de disolución.

1.3.6.1.1.18.2. La naturaleza jurídica del garante y su régimen legal aplicable.

1.3.6.1.1.18.3. Actividad principal, breve reseña histórica de la entidad y datos sobre la conformación de la entidad.

1.3.6.1.1.18.4. En caso de que la garantía se haga efectiva en Colombia, la designación de los agentes que en Colombia recibirán en nombre del garante y en el de su patrimonio notificaciones de las actuaciones judiciales.

1.3.6.1.1.18.5. La información relativa a la calificación otorgada al garante.

1.3.6.1.1.18.6. Copia del último estado financiero de propósito general de fin de ejercicio, junto con el informe presentado por el auditor del garante sobre dicho estado financiero, acompañado de sus respectivas notas explicativas.

1.3.6.1.1.18.7. En caso de que la ley o la jurisdicción aplicables a la garantía correspondan a otra diferente a la colombiana se deben especificar las mismas y advertir tal situación en forma destacada. Esta advertencia debe incluirse además en el aviso de oferta y en cualquier publicidad o información que se divulgue sobre el respectivo valor.

1.3.6.1.1.18.8. La opinión legal emitida por un abogado idóneo, autorizado para ejercer como tal en el país o estado a cuyas leyes se sometan las garantías, que no tenga interés alguno en el resultado del proceso de emisión, acerca del perfeccionamiento de los respectivos contratos de garantía, de conformidad con las normas que les sean aplicables, así como de la capacidad del garante y de quien lo representa para suscribir dichos contratos. El aviso de oferta debe mencionar la existencia de la opinión legal.

1.3.6.1.1.18.9. El texto completo del contrato de garantía.

1.3.6.1.1.19. La información adicional que a juicio de la SFC resulte indispensable para el mercado de valores.

1.3.6.1.2. Información adicional para determinados procesos

1.3.6.1.2.1. Acciones: Además de la información general señalada, deben incorporar, en la parte pertinente del prospecto, la siguiente información:

1.3.6.1.2.1.1. Clase de acciones.

1.3.6.1.2.1.2. En este punto se debe indicar el precio de suscripción y el valor patrimonial de la acción; así como, quién determinó el precio de suscripción, y con base en qué parámetros o elementos se decidió dicho precio. El precio de suscripción, debe incluir además una descripción detallada del modelo que se usó para calcularlo.

Tratándose de una sociedad propietaria de valores inscritos en bolsa que constituyan parte esencial de su activo y donde la inversión en estos sea su objeto principal, en este acápite deben incluirse, para efectos de comparación, 2 cálculos adicionales del valor patrimonial de la acción de la sociedad, teniendo en cuenta:

1.3.6.1.2.1.2.1. Que el valor de tales participaciones corresponderá al porcentaje que representen las mismas en el valor patrimonial total de la sociedad receptora de la respectiva inversión.

1.3.6.1.2.1.2.2. Para efectos de comparación, un segundo cálculo en el que el valor de esas inversiones corresponda al valor promedio de sus cotizaciones en bolsa durante los últimos 6 meses.

1.3.6.1.2.1.3. El proceso que se debe seguir para cambiar los derechos asociados a las acciones y cualquier limitación para la adquisición de las mismas por parte de los accionistas o determinada clase de accionistas.

1.3.6.1.2.1.4. La forma como se convocarán las asambleas ordinarias y extraordinarias de accionistas, incluyendo las condiciones para participar en ellas.

1.3.6.1.2.1.5. Breve descripción de cualquier convenio que tenga por efecto retrasar, prevenir, diferir o hacer más oneroso un cambio en el control de la compañía.

1.3.6.1.2.1.6. Si existen fideicomisos en los que se limiten los derechos corporativos que confieren las acciones.

1.3.6.1.2.1.7. Si existen cláusulas estatutarias o acuerdos entre accionistas que limiten o restrinjan a la administración de la compañía o a sus accionistas, tales como: quórum mínimo para contratar pasivos, realizar inversiones, cambiar las compensaciones de directivos y ejecutivos, vender activos, etc.

1.3.6.1.2.1.8. Restricciones para la negociación.

1.3.6.1.2.1.9. Cotización promedio y volumen transado de las acciones para cada uno de los 12 últimos meses, en las bolsas donde se encuentran inscritas.

1.3.6.1.2.1.10. Para el caso de las acciones con dividendo preferencial y sin derecho de voto, adicionalmente debe indicarse lo siguiente:

1.3.6.1.2.1.10.1. El dividendo mínimo preferencial a que tienen derecho los titulares de estas acciones y los períodos de acumulación del mismo.

1.3.6.1.2.1.10.2. El procedimiento para ajustar el precio de suscripción con base en el cual se liquidará en el futuro el dividendo mínimo preferencial, en los eventos en que se ofrezca dicho ajuste.

1.3.6.1.2.1.10.3. La fecha aproximada en que los accionistas preferenciales recibirán el primer pago de dividendos.

1.3.6.1.2.1.10.4. La periodicidad y forma de pago del dividendo mínimo preferencial.

1.3.6.1.2.1.10.5. La forma como se constituirá e incrementará la reserva que se establezca con el fin de asegurar el pago de la totalidad o parte del dividendo mínimo preferencial, y la manera de distribuirla, en los casos en que la sociedad se obligue a constituir dicha reserva.

1.3.6.1.2.1.11. Para el caso de acciones privilegiadas: Información sobre el dividendo privilegiado a que tienen derecho los accionistas, su duración y si es acumulable, conforme al reglamento autorizado.

1.3.6.1.2.1.12. La información requerida en el art. 6.15.2.1.21 del Decreto 2555 de 2010, en lo que resulte pertinente.

1.3.6.1.2.2. Bonos ordinarios, bonos públicos, papeles comerciales, titularizaciones, y valores de contenido crediticio

Además de la información general señalada, deben incorporar la siguiente información:

1.3.6.1.2.2.1. Condiciones financieras de los valores, incluyendo:

1.3.6.1.2.2.1.1. Series en que se divide la emisión con las características principales de cada una, plazos y cupones en los casos pertinentes.

1.3.6.1.2.2.1.2. Modalidad del rendimiento y el medio que se utilizará para informar a los inversionistas sobre las tasas vigentes.

1.3.6.1.2.2.1.3. Subordinación de las obligaciones, si es el caso.

1.3.6.1.2.2.1.4. Base de liquidación de los intereses y procedimiento para el cálculo de los mismos.

1.3.6.1.2.2.1.5. Periodicidad de pago de los intereses.

1.3.6.1.2.2.1.6. Forma de amortización del capital, incluyendo condiciones de prepago total o parcial, así como eventos de readquisición.

1.3.6.1.2.2.1.7. Lugar y fecha de pago del capital y los rendimientos por parte del emisor y/o del avalista o garante, si fuere el caso. Esto Incluye el procedimiento a seguir cuando en la fecha de cumplimiento de las obligaciones el emisor no cuente con los recursos para satisfacerlas.

1.3.6.1.2.2.1.8. Si es del caso, garantías con que cuenta la emisión, nombre, domicilio y dirección de los garantes, y cobertura exacta y operatividad de las mismas. Evento en el cual se hará efectiva la garantía, valor y conservación de la garantía, procedimiento a seguir para determinar si hay lugar a la utilización de la garantía, duración y terminación de la garantía. Tratándose de emisiones sindicadas estructuradas bajo el mecanismo de solidaridad, información sobre el mismo.

Tratándose de titularizaciones, mecanismos de cobertura del índice de siniestralidad y operatividad de los mismos debe indicarse expresamente que en la parte de los anexos del prospecto se contemplan los documentos correspondientes a las garantías.

1.3.6.1.2.2.2. Información sobre el representante legal de los tenedores de los bonos, o de los títulos si es del caso:

1.3.6.1.2.2.2.1. Razón social, domicilio y dirección de su oficina principal.

1.3.6.1.2.2.2.2. Derechos y obligaciones del representante legal de los tenedores de los bonos, o de los títulos (en los casos contemplados en el Decreto 2555 de 2010) para el caso de bonos o para el caso en que los valores diferentes a bonos se acojan a estas normas, incluyendo aquellas que sólo se contemplen en el respectivo contrato.

1.3.6.1.2.2.3. Derechos y obligaciones de los tenedores de los valores, indicando para el caso de los bonos, la facultad de la entidad emisora o un grupo de tenedores que represente no menos del 10% del monto insoluto del empréstito para exigir a su representante legal la convocatoria de asamblea y, en caso de renuencia de éste, la posibilidad de solicitar a la SFC que realice la convocatoria.

1.3.6.1.2.2.4. Lugar donde se realizarán las reuniones de asamblea de tenedores de bonos y su periodicidad.

1.3.6.1.2.2.5. Calificación otorgada a la emisión, con una síntesis de las conclusiones del estudio técnico que exponga sucintamente las razones de la calificación otorgada. Debe indicarse expresamente que en la parte de los anexos se encuentra el informe de calificación.

1.3.6.1.2.3. Bonos convertibles en acciones.

Además de los requisitos exigidos para los bonos ordinarios:

1.3.6.1.2.3.1. Número de acciones que podrán ser suscritas o la forma de establecerlo, el precio de suscripción o los criterios para determinarlo.

1.3.6.1.2.3.2. Plazo para la conversión de los valores.

1.3.6.1.2.4. Bonos de prenda

Además de los requisitos exigidos para los bonos ordinarios:

1.3.6.1.2.4.1. La forma, el término y los requisitos conforme a los cuales debe proceder el tenedor del valor para obtener el pago del mismo, y en caso de no pago, el remate de la mercancía gravada.

1.3.6.1.2.4.2. El valor comercial de la mercancía de acuerdo con la estimación que se realice en desarrollo del estudio técnico practicado.

1.3.6.1.2.4.3. Tratándose de títulos nominativos la dirección donde se encuentra el libro en el cual se inscribirán las transferencias del título.

1.3.6.1.2.4.4. Garantías con que cuenta la emisión, nombre, domicilio y dirección de los garantes, y cobertura exacta y operatividad de las mismas.

1.3.6.1.2.5. Certificados de depósito de mercancías

Además de los requisitos exigidos para los valores de contenido crediticio, deben incorporar la siguiente información:

1.3.6.1.2.5.1. Valor comercial de las mercancías de acuerdo con la estimación que se realice según las normas aplicables.

1.3.6.1.2.5.2. Descripción pormenorizada de las mercancías depositadas.

1.3.6.1.2.5.3. Plazo del depósito.

1.3.6.1.2.5.4. Tratándose de títulos nominativos, la dirección donde se encuentra el libro en el cual se inscribirán las transferencias del título.

1.3.6.1.2.6. Valores de emisores extranjeros

Además de la información general señalada y de la específica por clase de valor, deben incorporar la siguiente información:

1.3.6.1.2.6.1. Definición del régimen jurídico de los valores con indicación de los tribunales competentes para el ejercicio de cualquier acción legal o procedimiento relativo al cumplimiento y ejecución forzosa de las obligaciones que de ellos se originen.

1.3.6.1.2.6.2. Descripción sucinta del régimen fiscal aplicable a los valores, así como del régimen cambiario y de inversiones internacionales del país en que tenga su domicilio principal el emisor.

1.3.6.1.2.6.3. Designación de los agentes que en Colombia recibirán en nombre del emisor y en el de su patrimonio, notificaciones de actuaciones judiciales, en el caso en que la jurisdicción establecida sea la colombiana.

1.3.6.1.2.6.4. Cuando la emisión vaya a ser colocada en diferentes mercados, se debe especificar respecto de éstos la información sobre el sistema o procedimiento que se utilizará para la colocación de la emisión, indicando las entidades colocadoras, los sitios en los cuales se puede hacer la suscripción y las bolsas de valores o sistemas de negociación en que estarán inscritos

1.3.6.1.2.6.5. En caso que la emisión vaya a ser colocada en diferentes mercados, el prospecto que deba circular en Colombia debe allegarse en castellano; cuando el idioma original del mismo no sea el castellano, debe allegarse su traducción oficial.

1.3.6.1.2.6.6. Los estados financieros del emisor incluidos en el prospecto deben ser auditados por una firma de reconocido prestigio, a juicio de la SFC.

1.3.6.1.2.6.7. La cláusula de salvaguardia mediante la cual los derechos del tenedor y las obligaciones del emisor se equiparan por lo menos “pari passu” en prioridad de pago y de garantía con toda la demás deuda directa del emisor representada en valores no garantizada y no subordinada.

1.3.6.1.2.6.8. En caso de que la emisión se efectúe por una sucursal de sociedad extranjera que desarrolle actividades permanentes en Colombia y cuente con el respaldo de la entidad extranjera, debe indicarse cuando menos:

1.3.6.1.2.6.8.1. Nombre comercial de la entidad extranjera, su objeto social, su domicilio principal, la dirección de la oficina principal.

1.3.6.1.2.6.8.2. Los estados financieros del emisor incluidos en el prospecto deben ser auditados por una firma de reconocido prestigio, a juicio de la SFC.

1.3.6.1.2.6.8.3. Las autorizaciones correspondientes a que haya lugar, emitidas por el órgano competente de la entidad extranjera.

1.3.6.1.2.6.8.4. El alcance de la obligación de la entidad extranjera, en particular, si se respalda total o parcialmente la emisión de la sucursal y si la obligación de la entidad extranjera es solidaria o subsidiaria, de conformidad con la opinión legal emitida por un abogado idóneo, autorizado para ejercer como tal en el país en que se encuentre el domicilio principal de la entidad extranjera, de conformidad con el parágrafo del art. 6.11.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010. Debe hacerse expresa mención de que en la parte de los anexos del prospecto se encuentran los documentos relativos a la garantía.

1.3.6.1.2.6.8.5. El orden de prelación para el pago que tendrán los tenedores de los valores emitidos por la sucursal, en el evento de cualquier procedimiento concursal universal que se adelante judicial o extrajudicialmente contra la entidad extranjera.

1.3.6.1.2.6.8.6. La ley y la jurisdicción aplicables a la obligación de la entidad extranjera, incluyendo una descripción del procedimiento que deba adelantarse para su cobro extrajudicial o ejecución forzosa judicial.

1.3.6.1.2.7. Valores emitidos por gobiernos extranjeros o entidades públicas extranjeras

Además de los requisitos contemplados para las entidades extranjeras:

1.3.6.1.2.7.1. La información sobre el país del emisor, la cual debe contener:

1.3.6.1.2.7.1.1. Un capítulo sobre información general, y,

1.3.6.1.2.7.1.2. Un resumen sobre el desempeño económico reciente, destacando al menos la estructura y evolución del producto interno bruto, el comercio exterior y la balanza de pagos, el endeudamiento externo, las finanzas públicas y los documentos de contenido crediticio que tenga en circulación, especificando plazo, condiciones, calificación de los títulos y estado actual de cumplimiento.

1.3.6.1.2.7.2. Las siguientes cláusulas de salvaguardia:

1.3.6.1.2.7.2.1. Por la cual se renuncia de manera irrevocable a la inmunidad soberana con respecto a cualquier acción, pleito, procedimientos o notificaciones que surjan de la colocación de los valores, cuando la jurisdicción convenida sea diferente a la del emisor.

1.3.6.1.2.7.2.2. Aquella por la cual los derechos del tenedor y las obligaciones del emisor se equiparan por lo menos “pari passu” en prioridad de pago con toda la demás deuda externa directa del emisor representada en valores no garantizada y no subordinada.

1.3.6.1.2.7.2.3. La que establece el vencimiento acelerado de los valores al presentarse un incumplimiento en su pago, en el de otras emisiones realizadas o garantizadas por el gobierno extranjero o por la entidad pública extranjera, o en el de la deuda externa no representada en valores.

1.3.6.1.2.8. Bonos de destinación específica. <Numeral modificado por la Circular 20 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>

Son aquellos bonos cuyos recursos se destinan exclusivamente a financiar o refinanciar, ya sea en parte o totalmente, proyectos elegibles nuevos o existentes. Se entiende por proyectos elegibles: los activos, los proyectos, las inversiones, los gastos relacionados o de apoyo y las actividades de investigación y desarrollo que contribuyan al logro de objetivos ambientales, sociales, sostenibles o de economía naranja.

En todo caso, otros instrumentos de contenido crediticio, tales como: papeles comerciales y títulos de deuda emitidos en el marco de procesos de titularización, también pueden tener la denominación de destinación específica, siempre que cumplan con las instrucciones previstas en el subnumeral 1.3.6.1.2.8. del presente Capítulo.

Son bonos de destinación específica, entre otros, los siguientes:

(i) Bonos verdes: Son valores en los que los recursos son destinados exclusivamente a financiar o refinanciar, ya sea en parte o totalmente, activos o proyectos que contribuyan al logro de objetivos ambientales, incluyendo, entre otros, los climáticos, y los de conservación de la biodiversidad y de los servicios ecosistémicos.

(ii) Bonos sociales: Son valores en los que los recursos son destinados exclusivamente para financiar o refinanciar, ya sea en parte o totalmente, activos o proyectos que contribuyan al logro de objetivos sociales, incluyendo, entre otros, los de igualdad de género.

(iii) Bonos sostenibles: Son valores en los que los recursos son destinados exclusivamente para financiar o refinanciar, ya sea en parte o totalmente, activos o proyectos que contribuyan de manera simultánea al logro de objetivos sociales y ambientales.

(iv) Bonos naranja: Son valores en los que los recursos son destinados exclusivamente para financiar o refinanciar, ya sea en parte o totalmente, activos o proyectos para fomentar el desarrollo integral de las industrias creativas y culturales comprendidas por aquellos sectores que abarcan la creación, producción y comercialización de bienes y servicios basados en contenidos intangibles de carácter cultural, o que generen protección en el marco de los derechos de autor, de conformidad con la Ley 1834 de 2017, o cualquier norma que la modifique, adicione o sustituya.

Además de los requisitos exigidos en el prospecto para los bonos ordinarios, tratándose de la emisión de bonos de destinación específica en el mercado principal se debe incorporar, como mínimo, la información que se establece en el presente subnumeral sobre: (a) uso de fondos, (b) proceso de evaluación y selección de proyectos elegibles, (c) políticas de gestión de fondos, (d) reportes del emisor y (e) verificación externa.

En caso de que un Programa de Emisión y Colocación (PEC) pretenda incluir como uno de sus valores asociados, bonos de destinación específica, el emisor debe atender lo previsto en el subnumeral 1.3.6.1.2.8. del presente Capítulo.

En el evento en que el emisor decida incorporar bonos de destinación específica en un PEC inscrito en el RNVE, debe solicitar autorización a la SFC para modificar el prospecto del PEC a través de una adenda.

1.3.6.1.2.8.1. Uso de fondos

En esta sección, el emisor debe señalar la siguiente información:

(i) El compromiso de destinar la totalidad de los recursos a la financiación o refinanciación de proyectos elegibles.

(ii) Los objetivos ambientales, sociales, sostenibles o de economía naranja que la emisión busca cumplir a través de los proyectos elegibles, así como las categorías temáticas generales en las que se enmarcan estos proyectos.

Para el efecto, el emisor puede basarse en: (a) los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) de las Naciones Unidas; (b) los objetivos de sistemas de clasificación, taxonomías reconocidas internacionalmente o de la Taxonomía Verde de Colombia; (c) estándares, normas, políticas públicas nacionales e internacionales o compromisos internacionales suscritos por el país en materia ambiental, social o de economía naranja; o (d) las categorías previstas en los principios del International Capital Market Association (ICMA, por sus siglas en inglés).

(iii) Los criterios de elegibilidad para cada una de las categorías temáticas seleccionadas por el emisor a las que hace referencia el numeral anterior. Adicionalmente, se debe indicar uno o varios marcos o estándares de referencia sobre los cuales el emisor definió los criterios de elegibilidad, tales como: sistemas de clasificación, taxonomías reconocidas internacionalmente o la Taxonomía Verde de Colombia.

En todo caso, en el evento en que el emisor no utilice un marco o estándar de referencia reconocido, debe justificar las razones que sustentan dicha decisión e incluir una breve justificación de la selección de los criterios de elegibilidad definidos.

(iv) Los criterios de exclusión para cada una de las categorías temáticas seleccionadas por el emisor a las que hace referencia el numeral (ii) anterior, siempre que lo haya decidido.

En el evento en que el emisor decida incorporarlos, deberá indicar uno o varios marcos o estándares de referencia sobre los cuales el emisor definió los criterios de exclusión, tales como: sistemas de clasificación, taxonomías reconocidas internacionalmente o la Taxonomía Verde de Colombia.

En todo caso, en el evento en que el emisor no utilice un marco o estándar de referencia reconocido, debe justificar las razones que sustentan dicha decisión e incluir una breve justificación de la selección de los criterios de exclusión definidos.

1.3.6.1.2.8.2. Proceso de evaluación y selección de proyectos elegibles

En esta sección, el emisor debe señalar la siguiente información:

(i) El área, grupo u órgano responsable de los procesos de evaluación, selección y seguimiento de los proyectos elegibles. Para tal efecto, el emisor puede utilizar las áreas u órganos existentes al interior de su organización o contratar a un tercero. En este último caso, el emisor debe incluir el nombre o razón social, así como la experiencia, las certificaciones o cualquier otro elemento que acredite su idoneidad e independencia para el desarrollo de estas funciones.

(ii) Una breve descripción de los procesos de evaluación, selección y seguimiento de los proyectos elegibles, atendiendo a los criterios de elegibilidad o de exclusión definidos por el emisor, en virtud de lo dispuesto en el numeral (iii) del subnumeral 1.3.6.1.2.8.1. del presente Capítulo.

(iii) Una breve descripción de los proyectos elegibles, siempre que el emisor cuente con dicha información al momento de solicitar la inscripción en el RNVE ante la SFC.

(iv) Una breve descripción de los mecanismos implementados por el emisor para identificar, evaluar y realizar seguimiento a los riesgos sociales y ambientales, incluidos los climáticos, asociados al desarrollo de los proyectos elegibles, siempre que el emisor cuente con dichos mecanismos.

1.3.6.1.2.8.3. Políticas de gestión de fondos

En esta sección, el emisor debe señalar las políticas para gestionar y hacer seguimiento a los recursos obtenidos a través de la emisión, las cuales deben contener, como mínimo:

(i) Una breve descripción de los mecanismos que permitan hacer seguimiento a los recursos obtenidos a través de la emisión.

(ii) La política de inversión temporal de los saldos netos no asignados a proyectos elegibles.

(iii) El compromiso de asignar la totalidad de los recursos en un período máximo de 24 meses contados a partir de la fecha de publicación del aviso de oferta.

(iv) Las circunstancias bajo las cuales podría ocurrir una reasignación de los recursos por parte del emisor a otros proyectos elegibles.

(v) Las circunstancias en las que se perderá la denominación de bonos de destinación específica por hechos sobrevinientes, incluidas las relacionadas con el incumplimiento de lo dispuesto en el prospecto, y las consecuencias contractuales de este hecho, en caso de haberlas. En el evento en que tales circunstancias generen un riesgo para los inversionistas, el emisor debe revelar dichos riesgos en el prospecto.

1.3.6.1.2.8.4. Reportes del emisor

En esta sección, el emisor debe señalar la siguiente información:

(i) El compromiso de divulgar al mercado un reporte anual, preparado por el emisor, durante la vigencia de la emisión. Este informe debe contener, como mínimo: (a) una descripción de los proyectos elegibles junto con una breve explicación de cómo cumplen con alguno o varios de los criterios de elegibilidad seleccionados para la emisión; (b) el nivel de alineación de los proyectos elegibles al marco o estándar de referencia seleccionado por el emisor, si aplica; (c) el monto asignado a cada uno de los proyectos elegibles; y (d) el impacto esperado y el generado respecto al logro de objetivos ambientales, sociales, sostenibles o de economía naranja definidos para la emisión. De igual forma, el emisor debe señalar el monto de los saldos netos no asignados y en dónde se encuentran invertidos temporalmente, si aplica.

Para estos efectos, el emisor puede complementar el contenido de este informe de conformidad con el manual marco de reporte para informes de impacto del ICMA (Handbook Harmonized Framework for Impact Reporting, por su traducción en inglés).

(ii) El compromiso de divulgar al mercado la pérdida de la denominación de los bonos de destinación específica cuando ocurra, señalando la circunstancia o hecho que dio lugar a ello, en los términos del numeral (v) del subnumeral 1.3.6.1.2.8.3 del presente Capítulo.

(iii) Los mecanismos de divulgación a los inversionistas de la información de que trata el presente subnumeral, adicionales al RNVE, siempre que el emisor decida establecerlos.

Los reportes anuales descritos en literal (i) pueden ser incorporados en los informes periódicos de fin de ejercicio o trimestrales, entre otros.

1.3.6.1.2.8.5. Verificación externa

En esta sección, el emisor debe señalar la siguiente información:

(i) Los siguientes datos básicos del tercero independiente que realiza la opinión de segundas partes: nombre o razón social, domicilio y las obligaciones principales conforme al contrato suscrito. Igualmente, se debe revelar la experiencia, certificaciones o cualquier otro elemento que acredite la idoneidad e independencia del tercero.

En ningún caso el emisor y los asesores del emisor que participaron en la estructuración de la emisión pueden tener la calidad de terceros independientes.

Para que la SFC autorice la inscripción del PEC en el RNVE y su oferta pública, no serán exigibles los datos básicos del tercero independiente que realizará la opinión de segundas partes. En este evento, el emisor deberá revelar, previo a la publicación del aviso de oferta, los datos básicos del tercero independiente en los términos requeridos en el presente literal a través del RNVE, y, cuando el emisor así lo determine, a través de cualquier otro mecanismo adicional que disponga para tal fin.

(ii) Una opinión de segundas partes realizada por el tercero independiente, en la cual se verifique la capacidad del emisor para cumplir con los lineamientos definidos en los subnumerales 1.3.6.1.2.8.1, 1.3.6.1.2.8.2, 1.3.6.1.2.8.3 y 1.3.6.1.2.8.4 del presente Capítulo. La opinión de segundas partes debe incluirse como un anexo al prospecto de información.

Para que la SFC autorice la inscripción del PEC en el RNVE y su oferta pública no será exigible la opinión de segundas partes del tercero independiente al momento de presentar la documentación requerida para su autorización. Sin embargo, antes de la publicación del aviso de oferta pública, el emisor deberá divulgar la opinión de segundas partes a través de los mecanismos que defina para el efecto.

(iii) El compromiso de divulgar al mercado un informe realizado por el tercero independiente en el cual verifique: (a) la asignación de los recursos obtenidos a través de la emisión a los proyectos elegibles, y (b) los resultados obtenidos o esperados frente al cumplimiento de los objetivos definidos para la emisión.

Este informe de verificación se debe divulgar al mercado por lo menos una vez y tan pronto el emisor haya asignado la totalidad de los recursos en proyectos elegibles. En todo caso, el emisor podrá divulgar informes de verificación adicionales conforme a la periodicidad que se establezca en el prospecto.

(iv) Si se realizarán verificaciones externas por parte de un tercero independiente a cada uno de los reportes anuales descritos en el literal (i) del subnumeral 1.3.6.1.2.8.4 del presente Capítulo. En este evento, el emisor debe incluir el compromiso de divulgar al mercado dichas verificaciones externas junto con los reportes anuales. En todo caso, si el emisor decide que no habrá verificación externa para estos reportes, debe indicarlo de manera expresa.

Si el tercero independiente que realizará la verificación externa a cada uno de los reportes anuales será diferente al que emite la opinión de segundas partes, el emisor deberá revelar los datos básicos del tercero independiente en los términos requeridos en el literal (i) del presente subnumeral a través del RNVE y, cuando el emisor así lo determine, a través de cualquier otro mecanismo adicional que disponga para tal fin.

(v) Los mecanismos adicionales al RNVE para la divulgación al mercado de la opinión de segundas partes y de los informes de verificación realizados por el tercero independiente, en ejercicio de las obligaciones previstas en el presente subnumeral, siempre que el emisor decida establecerlos.

Para sustentar las principales características de la emisión en el segundo mercado, según lo previsto en el núm. 2 del art. 5.2.3.1.14 del Decreto 2555 de 2010, los emisores deben incluir en el prospecto, como mínimo, una certificación emitida por su representante legal en la que conste que la emisión cumple con los principios señalados por la International Capital Market Association (ICMA, por sus siglas en inglés).

1.3.6.1.2.9. Bonos Vinculados al Desempeño Sostenible <Subnumeral adicionado por la Circular 8 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>

Son aquellos instrumentos de deuda cuyas características pueden variar dependiendo del cumplimiento de los objetivos de desempeño sostenible definidos por el emisor.

Además de los requisitos exigidos en el prospecto para los bonos ordinarios, tratándose de la emisión de bonos vinculados al desempeño sostenible en el mercado principal se debe incorporar, como mínimo, la información que se establece en el presente subnumeral sobre: (i) la selección de indicadores claves, (ii) la calibración de objetivos de desempeño sostenible, (iii) las características particulares de tales bonos, y (iv) la verificación externa y los reportes del emisor.

En caso de que un Programa de Emisión y Colocación (PEC) incluya como uno de sus valores asociados, bonos vinculados al desempeño sostenible, se debe atender lo previsto en el presente subnumeral.

En el evento en que el emisor decida incorporar bonos vinculados al desempeño sostenible en un PEC inscrito en el RNVE, debe solicitar autorización a la SFC para modificar el prospecto del PEC. Dicha solicitud debe ser radicada, como mínimo, 15 días hábiles previos a la publicación del aviso de oferta y debe atender lo previsto en el presente subnumeral.

1.3.6.1.2.9.1. Selección de indicadores claves

Los indicadores claves son métricas cuantificables que permiten medir el comportamiento de los objetivos de desempeño sostenible. Al respecto, el emisor debe incluir la siguiente información:

(i) Los indicadores claves seleccionados por el emisor, incluyendo su descripción y su unidad de medida.

(ii) Una justificación de cómo se relacionan los indicadores claves seleccionados con los siguientes aspectos: (a) el desarrollo de su objeto social, (b) su estrategia de sostenibilidad y (c) los asuntos sociales, de gobernanza y ambientales, incluidos los climáticos, asociados al desarrollo de su actividad económica.

(iii) El alcance de la aplicación de los indicadores claves seleccionados, por ejemplo: si su medición responde a una de sus líneas de negocio, o de sus subsidiarias.

(iv) Las metodologías utilizadas para el cálculo de los indicadores claves, un breve resumen de las mismas y la manera cómo se adelantará su implementación.

Las metodologías se deben basar en alguna de las siguientes:

(a) Estándares reconocidos, tales como: las normas ISO 14064 o los estándares del Sustainability Accounting Standards Board (SASB, por sus siglas en inglés) de la Value Reporting Foundation (VRF, por sus siglas en inglés) o cualquier estándar que lo sustituya;

(b) Marcos reconocidos, tales como: las recomendaciones del Task Force for Climate Related Financial Disclosure (TCFD, por sus siglas en inglés), o cualquier marco que lo sustituya; o

(c) Sistemas de clasificación o taxonomías reconocidos nacional e internacionalmente. Se entiende por taxonomía reconocida nacionalmente, la Taxonomía Verde de Colombia.

En todo caso, en el evento en que la metodología no esté basada en un estándar, marco, sistema de clasificación o taxonomía reconocida, o no pueda ser comparada con terceros, el emisor debe justificar las razones que sustentan dicha situación y desarrollar la metodología aplicable.

(v) Las fuentes de información para la medición de los indicadores claves conforme a la metodología seleccionada.

1.3.6.1.2.9.2. Calibración de los objetivos de desempeño sostenible

Los objetivos de desempeño sostenible son las metas establecidas para los indicadores claves en un período definido. Para el efecto, el emisor debe revelar la siguiente información:

(i) Los objetivos de desempeño sostenible seleccionados por el emisor.

(ii) La fecha máxima para el cumplimiento de los objetivos de desempeño sostenible, la cual debe ser previa a la fecha de vencimiento del bono.

(iii) La alineación de los objetivos de desempeño sostenible con: (a) su actividad económica, (b) su estrategia de sostenibilidad, y (c) el desarrollo de su objeto social.

(iv) Una explicación del nivel de ambición de los objetivos de desempeño sostenible en términos cuantitativos y cualitativos, la cual debe contener, como mínimo:

(a) La línea base de los indicadores claves. Se entiende por línea base, el punto de referencia para verificar la evolución del indicador clave frente a los objetivos de desempeño sostenible. El emisor debe incluir el valor o valores de los indicadores claves, su fecha de medición y una breve justificación de la elección de la línea base de los indicadores claves.

(b) El resultado de los indicadores claves seleccionados por el emisor de los últimos 3 años, junto con una proyección de los indicadores claves bajo un escenario en el que no se realicen esfuerzos para alcanzar los objetivos de desempeño sostenible. En caso de que no cuente con el resultado de los últimos 3 años, debe justificar las razones que soportan dicha situación.

(c) La comparación de sus objetivos de desempeño sostenible contra los resultados reportados en el literal (b) anterior y alguno de los siguientes criterios:

(1) El resultado de los indicadores claves reportados por sus entidades pares, o contra índices de referencia contemplados en un estándar, marco, sistema de clasificación o taxonomía reconocida. Se entiende por entidades pares aquellas que el emisor considere que son sus competidoras directas.

(2) Referencias a la ciencia, por ejemplo: los criterios y recomendaciones de la iniciativa Science Based Targets.

(v) El período de verificación de los objetivos de desempeño sostenible. El período de verificación está comprendido desde la fecha de medición de la línea base hasta la fecha máxima para el cumplimiento de los objetivos de desempeño sostenible.

(vi) La frecuencia para la medición y evaluación del comportamiento de los indicadores claves que debe ser por lo menos anual.

En todo caso, en los eventos en que no sea posible medir los indicadores claves de manera anual, el emisor debe indicar: (a) las razones que impiden la medición de los indicadores claves en dicha periodicidad; y (b) la frecuencia de dicha medición, la cual debe realizarse al menos una vez antes de la ocurrencia de un evento desencadenante.

(vii) La estrategia que el emisor implementará para cumplir los objetivos de desempeño sostenible.

1.3.6.1.2.9.3. Características del bono

En esta sección, el emisor debe incluir la siguiente información:

(i) Las características del bono que se modificarían ante la ocurrencia de un evento desencadenante, tales como: el cupón, vencimiento, prepagos, fecha de pagos de interés, entre otros.

(ii) Una descripción de los eventos desencadenantes. Se entiende por eventos desencadenantes aquellas situaciones que cambian las características del bono, tales como: el cumplimiento o no cumplimiento de uno o varios de los objetivos de desempeño sostenible dentro del período de verificación establecido por el emisor.

(iii) El procedimiento detallado para modificar las características del bono cuando ocurra un evento desencadenante.

(iv) La identificación del agente responsable de notificar la ocurrencia de un evento desencadenante a los sistemas de negociación y al administrador de la emisión, una vez reciba el informe del tercero independiente sobre este aspecto, en cumplimiento de las obligaciones descritas en el subnumeral 1.3.6.1.2.9.4(iii) del presente Capítulo.

(v) Cuando el emisor prevea la ocurrencia de eventos que impidan el cálculo de los indicadores claves seleccionados conforme a las fuentes de información definidas en el subnumeral 1.3.6.1.2.9.1(v) del presente Capítulo, debe informar: (a) los mecanismos de respaldo para medir o verificar el desempeño del emisor frente

al cumplimiento de los objetivos de desempeño sostenible, y (b) los eventos ante los cuales se activarían dichos mecanismos.

(vi) Cuando el emisor prevea que pueden presentarse situaciones que generen cambios en la metodología utilizada

para el cálculo de los indicadores claves, de conformidad con el subnumeral 1.3.6.1.2.9.1(iv) del presente Capítulo, o en la calibración de los objetivos de desempeño sostenible, debe informar: (a) dichas situaciones, (b) los procedimientos y las instancias a través de los cuales se aprobarían dichos cambios, incluyendo el rol de los tenedores de bonos, y (c) el mecanismo a través del cual revelará de manera oportuna dicha información al mercado.

1.3.6.1.2.9.4. Verificación externa

En materia de verificación externa, el emisor debe incluir la siguiente información:

(i) Los datos básicos del tercero independiente: su nombre o razón social, su domicilio y las obligaciones principales, conforme al contrato suscrito o que se vaya a suscribir para el efecto. Igualmente, se debe revelar la experiencia, certificaciones o cualquier otro elemento que acredite la idoneidad e independencia del tercero.

En ningún caso el emisor y los asesores del emisor que participaron en la estructuración de la emisión pueden tener la calidad de terceros independientes.

(ii) El compromiso de divulgar al mercado una opinión de segundas partes realizada por el tercero independiente a través del RNVE y los mecanismos adicionales que el emisor disponga para tal fin, de manera previa a la publicación del aviso de oferta.

La opinión de segundas partes debe verificar el cumplimiento de: (a) la capacidad e idoneidad del emisor para emitir este tipo de instrumentos, (b) los criterios para la selección de indicadores claves, según se describen en el subnumeral 1.3.6.1.2.9.1 del presente Capítulo, (c) los criterios para la calibración de los objetivos de desempeño sostenible, según se describen en el subnumeral 1.3.6.1.2.9.2. del presente Capítulo, con especial énfasis en la estrategia del emisor para cumplir los objetivos de desempeño sostenible.

(iii) El compromiso de divulgar al mercado los informes realizados por el tercero independiente respecto del comportamiento de los indicadores claves frente a los objetivos de desempeño sostenible en las siguientes periodicidades:

(a) Una vez al año, como mínimo.

En todo caso, en aquellos eventos en que la medición de los indicadores claves no pueda realizarse en dicha frecuencia, la periodicidad de dichos informes puede ser mayor a un año, pero deberá llevarse a cabo por lo menos una vez previa a la ocurrencia de un evento desencadenante.

(b) En cualquier fecha o período que se requiera para determinar la ocurrencia de un evento desencadenante.

(iv) El compromiso de divulgar al mercado una nueva opinión de segundas partes únicamente sobre los elementos que fueron modificados, ante la ocurrencia de las situaciones descritas en el subnumeral 1.3.6.1.2.9.3(vi) del presente Capítulo.

(v) La forma de divulgación al mercado de los informes y las verificaciones realizadas por el tercero independiente en ejercicio de las obligaciones previstas en el presente subnumeral, a través del RNVE y los mecanismos adicionales que el emisor disponga para tal fin.

1.3.6.1.2.9.5. Reportes del emisor

En materia de reportes, el emisor debe incluir la siguiente información:

(i) El compromiso de divulgar al mercado reportes periódicos que permitan evaluar y medir el comportamiento de los indicadores claves frente a los objetivos de desempeño sostenible. Dichos reportes deben contener como mínimo: (a) el resultado del cálculo actualizado de los indicadores claves frente a la línea base, incluyendo una explicación del desempeño de tales indicadores durante el período informado en el reporte; (b) cualquier otra información que permita monitorear el nivel de ambición de los objetivos de desempeño sostenible, por ejemplo: una actualización en la estrategia de sostenibilidad del emisor; y (c) cualquier cambio en la metodología utilizada para el cálculo de los indicadores claves, o en la calibración de los objetivos de desempeño sostenible.

(ii) El compromiso de divulgar al mercado la ocurrencia de eventos desencadenantes y el cambio en las características del bono, una vez se haya materializado el evento.

(iii) La periodicidad en la que se emitirán los reportes, la cual deberá ser por lo menos anual o en la frecuencia definida por el emisor para la medición de los indicadores claves, según se establece en el subnumeral 1.3.6.1.2.9.2(vi) del presente Capítulo. De igual forma, el emisor debe garantizar que la periodicidad de los reportes le permita monitorear a los inversionistas de manera oportuna, el comportamiento de los indicadores claves frente a los objetivos de desempeño sostenible.

(iv) La forma de divulgación a los inversionistas de los reportes periódicos de que trata el presente subnumeral. Los reportes periódicos pueden ser incorporados en los informes periódicos de fin de ejercicio o trimestrales, entre otros.

1.3.6.1.2.9.6. La SFC podrá asignar la categoría de valor vinculado al desempeño sostenible a aquellos papeles comerciales y títulos de deuda emitidos en el marco de procesos de titularización cuando cumplan con los estándares establecidos en el subnumeral 1.3.6.1.2.9. del presente Capítulo.

Para sustentar las principales características de la emisión en el segundo mercado, según lo previsto en el núm. 2 del art. 5.2.3.1.14 del Decreto 2555 de 2010, los emisores deben incluir en el prospecto, como mínimo, una certificación emitida por su representante legal en la que conste que la emisión cumple con los principios señalados por la Asociación Internacional de Mercado de Capitales (ICMA, por sus siglas en inglés) para los Sustainability-Linked Bonds. En todo caso, será facultativo para los emisores contar con una verificación externa por lo menos anual, en los términos establecidos para el principio de verificación, pero deberán acreditar dicha situación en el certificado.

1.3.6.2. Capítulo II – Condiciones de la oferta y de la colocación

Este capítulo es aplicable a toda clase de proceso, y sólo se debe elaborar si el prospecto hace relación a una oferta pública.

La información que debe incluir es:

1.3.6.2.1. Plazo de colocación de los valores y vigencia de la oferta.

1.3.6.2.2. Modalidad para adelantar la oferta.

1.3.6.2.3. Medios a través de los cuales se formulará la oferta.

1.3.6.2.4. Descripción detallada del sistema o procedimiento de colocación de la emisión, indicando los mercados en que vaya a negociarse, las entidades colocadoras, lugares y horarios en los cuales se puede hacer la suscripción y bolsas de valores o sistemas de negociación en que estarán inscritos los títulos

El procedimiento a seguir para la adjudicación de los valores debe prever el mecanismo para el evento en el cual la cantidad de valores demandada exceda la ofrecida.

En caso que el mecanismo de adjudicación sea por demanda en firme debe quedar expresado en el prospecto la forma de adjudicación (orden de llegada o prorrata) y que el aviso de oferta pública de cada lote de la emisión señalará el número de fax o dirección donde se recibirán las demandas, hora de apertura y hora hasta la que se recibirán demandas y la hora en la cual se informará a los inversionistas el monto adjudicado. Se establecerá que debe quedar constancia de la fecha y hora de recepción de las demandas y que el revisor fiscal del agente líder de colocación debe estar presente durante la recepción de las demandas y durante el proceso de adjudicación a efecto de certificar el cumplimiento de los requisitos del mismo.

En caso que el mecanismo de adjudicación sea por subasta debe quedar expresado en el prospecto que el sistema de negociación será el encargado de realizar la adjudicación de los lotes conforme a los términos y condiciones del prospecto y a los instructivos que para el efecto determine el mismo sistema, así como los criterios a tener en cuenta para la presentación, rechazo, adjudicación o eliminación de demandas.

1.3.6.2.5. En caso de garantizar la colocación mediante underwriting, indicar el nombre y dirección de las entidades que lo garantizan con los respectivos montos y riesgo asumidos.

1.3.6.2.6. Mercado secundario y metodología de valoración. En el caso que los valores emitidos tengan mercado secundario en el prospecto debe establecerse así. Igualmente, en el prospecto se debe indicar la metodología de valoración y las fuentes de la información para valorar, y en el evento en que ésta no se haya establecido por la SFC, se debe indicar una propuesta de metodología de valoración de dichos títulos y las fuentes de información que se utilizarán siempre que refleje el precio justo de intercambio, la cual debe ser aprobada previamente por esta Superintendencia. Se debe incluir la advertencia de que la propuesta de valoración no implica responsabilidad alguna por parte de la SFC en caso de adoptarse lo allí establecido ni sobre el precio, bondad o negociabilidad de los títulos.

1.3.7. Segunda parte – información del emisor

1.3.7.1. Capítulo I – Información general

1.3.7.1.1. Razón social, situación legal, duración y causales de disolución, relacionando la escritura de constitución y la de la última reforma estatutaria. En este punto se debe indicar el lugar o lugares donde se pueden consultar los estatutos sociales.

1.3.7.1.2. Ente estatal que ejerce inspección y vigilancia sobre el emisor y forma jurídica o legislación especial que le sea aplicable, señalando claramente si la actividad del emisor está sujeta a una regulación específica y, de ser el caso, hacer una indicación sucinta de la misma (Ejemplo: servicios públicos, financiero, asegurador, etc.).

1.3.7.1.3. Domicilio social principal y dirección principal de las oficinas del emisor.

1.3.7.1.4. Objeto social principal y/o actividad económica principal.

1.3.7.1.5. Breve reseña histórica del emisor, donde conste en forma breve la evolución a lo largo del tiempo de las actividades económicas del mismo.

1.3.7.1.6. Composición accionaria e información sobre los socios.

1.3.7.2. Capítulo II - Estructura organizacional del emisor

1.3.7.2.1. Descripción de la estructura orgánica del emisor.

1.3.7.2.2. Número de miembros que conforman su junta directiva, de conformidad a lo establecido en el art. 44 de la Ley 964 de 2005, indicando los nombres de los principales y suplentes, mecanismo de designan, funciones y facultades, fechas y clase de reuniones del máximo órgano social en las que fueron designados y el período por el cual fueron electos.

1.3.7.2.3. Mecanismos adoptados para garantizar la independencia de los miembros de junta directiva de conformidad con lo establecido en los arts. 44 y 86 de la Ley 964 de 2005.

1.3.7.2.4. Indicación sobre si los miembros de junta directiva desempeñan algún cargo adicional en la entidad o en cualquiera de sus vinculadas.

1.3.7.2.5. Indicación de los funcionarios que conforman el personal directivo del emisor, señalando nombre y cargo que desempeñan.

1.3.7.2.6. Información relativa a las personas que ejercen la revisoría fiscal sobre la entidad, señalando su nombre, tarjeta profesional, antigüedad, experiencia laboral, estudios realizados y entidades donde ha ejercido o ejerce funciones de revisor fiscal. En caso de que la persona natural se encuentre vinculada a una firma de revisoría fiscal, así debe indicarse.

1.3.7.2.7. Información sobre la participación accionaria en el emisor de los miembros de junta directiva y de los funcionarios que conforman el nivel directivo, así como de las opciones de compra de acciones a las que tengan derecho. La información sobre las opciones convenidas, debe incluir las características generales, tales como: clase y monto de opciones, precio de ejercicio y fecha de expiración de las mismas.

1.3.7.2.8. Descripción de cualquier convenio o programa que exista para otorgar participación a los empleados en el capital del emisor.

1.3.7.2.9. Indicar si el emisor está sujeto al control, ya sea directo o indirecto, de otra sociedad, y, si así lo fuera, señalar la clase de subordinación y la identificación de la entidad subordinante indicando la nacionalidad, actividad económica principal y porcentaje de participación en el capital.

Para lo anterior se debe tener en cuenta los criterios establecidos en los arts. 260 y 261 del C.Cio., modificados por los arts. 26 y 27 de la Ley 222 de 1995, indicando si la entidad emisora está controlada, directamente por la matriz o con el concurso o por intermedio de las subordinadas de ésta. Si el emisor no posee ninguna participación de las contempladas, debe señalarlo expresamente.

1.3.7.2.10. Señalar las empresas subordinadas (filiales y subsidiarias, en términos de lo establecido en los arts. 260 y 261 del C.Cio), indicando para cada una: clase de subordinación, razón social, domicilio, actividad principal, porcentaje de participación (directa o indirecta) en su capital, importe del capital, reservas, resultado del último ejercicio, dividendos percibidos durante el último ejercicio en razón a la participación poseída y comparado con el correspondiente valor contable en libros. Esta información aplica incluso para aquellas entidades con las cuales el emisor no tiene la obligación de consolidar sus estados financieros.

Así mismo, debe presentarse la anterior información, para el caso de aquellas sociedades no subordinadas en las que el emisor mantenga una inversión inferior al 50% del capital social de las mismas y la participación de dicha sociedad en el resultado neto consolidado del emisor sea superior al 20%. Si el emisor no posee ninguna participación de las contempladas, debe señalarlo expresamente.

1.3.7.2.11. Si el emisor no es la entidad dominante de un grupo, relacionar las sociedades en las cuales participa a nombre propio o a través de otra persona que actúe en su propio nombre pero por cuenta del emisor, y directa o sucesivamente, al menos en un 10% de su capital. En este punto se debe indicar, para estas sociedades: la razón social, domicilio, objeto social principal, porcentaje de participación en el capital (directo e indirecto), importe del capital, reservas, resultado del último ejercicio, y dividendos percibidos durante el último ejercicio en razón a la participación poseída y comparado con el correspondiente valor contable en libros. Si el emisor no posee ninguna participación de las contempladas, deber señalarlo expresamente.

1.3.7.2.12. Relaciones laborales: Situación actual de las relaciones laborales de la entidad, indicando los sindicatos existentes y vigencia de la última convención, en caso de existir. Así mismo se debe indicar en este numeral:

1.3.7.2.12.1. Número total de empleados por cada tipo de vinculación, número de empleados temporales, variación en el número total de empleados y en los empleados temporales frente al último año, cantidad de empleados sindicalizados y turnos de trabajo.

1.3.7.2.12.2. Descripción de cualquier interrupción total o parcial de las actividades del emisor en los últimos 3 años originado en diferencias en las relaciones laborales.

1.3.7.3. Capítulo III – aspectos relacionados con la actividad del emisor-producción e ingresos operacionales

1.3.7.3.1. Descripción de los principales mercados en los que participa el emisor.

1.3.7.3.1.1. Información sobre el grado de dependencia de los principales proveedores y clientes, locales y extranjeros, cuando sea superior al 20%.

1.3.7.3.1.2. Descripción de las principales actividades productivas y de ventas del emisor.

1.3.7.4. Capítulo IV – Información financiera

1.3.7.4.1. Capital autorizado, suscrito y pagado del emisor, señalando el número de acciones en circulación y las reservas.

1.3.7.4.2. Ofertas públicas de adquisición de acciones del emisor celebradas en el último año, con sus condiciones y resultados.

1.3.7.4.3. Provisiones y reservas para la readquisición de acciones.

1.3.7.4.4. Información sobre dividendos: breve descripción de la política de dividendos de la sociedad, relacionando los niveles de utilidad para los 3 últimos años y los dividendos decretados para los mismos períodos, indicando:

1.3.7.4.4.1. Utilidad neta del ejercicio.

1.3.7.4.4.2. Utilidad por acción.

1.3.7.4.4.3. Dividendo por acción y forma de pago.

1.3.7.4.4.4. Porcentaje de la utilidad distribuida como dividendo.

1.3.7.4.4.5. Valor patrimonial de la acción.

1.3.7.4.4.6. Precio promedio en bolsa, cuando a ello hubiere lugar.

1.3.7.4.4.7. Precio en bolsa al cierre anual, cuando a ello hubiere lugar.

1.3.7.4.4.8. Precio en bolsa/utilidad por acción, cuando a ello hubiere lugar.

1.3.7.4.4.9. Precio en bolsa/dividendo por acción, cuando a ello hubiere lugar.

1.3.7.4.4.10. Valor patrimonial/utilidad por acción

1.3.7.4.4.11. Valor patrimonial/dividendo por acción

1.3.7.4.4.12. Precio en bolsa/valor patrimonial, cuando a ello hubiere lugar.

La información contemplada en el presente subnumeral debe ser diligenciada para las sociedades en que estén representadas las inversiones del emisor, cuando se trate de una holding.

1.3.7.4.5. Información sobre la generación de EBITDA en los 3 últimos años y al corte del último trimestre, señalando la razón para la variación anual del mismo para el último año.

1.3.7.4.6. Presentar la evolución del capital social en los 3 últimos años.

1.3.7.4.7. Indicar si existen empréstitos u obligaciones convertibles, canjeables o con bonos convertibles en acciones, señalando su número, modalidades y fechas de conversión, canje o suscripción, respectivamente, e importe de capital resultante de ellas, distinguiendo la clase de acciones en que se convertirían.

1.3.7.4.8. Principales activos del emisor. Tratándose de inversiones, información discriminada sobre las mismas, indicando el porcentaje que representa cada una sobre el activo de la entidad, su monto actual, valor patrimonial y las políticas de manejo de las mismas.

1.3.7.4.9. Señalar las inversiones que excedan el 10% del total de activos del emisor.

1.3.7.4.10. Indicar si el emisor tiene restricciones para la venta de los activos que conforman su portafolio de inversiones, en qué consisten, a qué aplican y hasta cuándo permanecen dichas restricciones.

1.3.7.4.11. Incluir información sobre las principales inversiones en curso de realización y su modo de financiación.

1.3.7.4.12. Indicar si el emisor posee algún compromiso en firme por parte de sus órganos de dirección para la adquisición de inversiones futuras, señalando su modo de financiación.

Cuando el emisor sea una matriz, o la entidad dominante en un grupo, toda la anterior información se debe proporcionar respecto del emisor y de su grupo.

1.3.7.4.13. Breve descripción de los activos fijos separados por propios, en leasing, rentados y otros. Para efecto del contenido del presente subnumeral, se debe tener en cuenta que:

1.3.7.4.13.1. Cuando el emisor posea bienes muebles en leasing, debe acreditar el registro correspondiente, e informarlo en el prospecto de información.

1.3.7.4.13.2. Cuando el emisor tenga bienes inmuebles en leasing, debe acreditar su registro en la respectiva oficina de registro, e informarlo en el prospecto de información.

1.3.7.4.13.3. Cuando el emisor posea vehículos en leasing, debe acreditar el registro en la oficina de tránsito, e informarlo en el prospecto de información.

En este punto se debe presentar también información relativa a cualquier activo fijo importante, del emisor y sus subordinadas, mencionando su tamaño, uso, localización, productos elaborados en ellos, estado en que se encuentra, antigüedad, capacidad instalada y utilizada, si cuentan con seguro, dimensiones, medidas ambientales que afecten la utilización de estos bienes, etc. Así mismo, se debe indicar si ha otorgado algún activo como garantía para la obtención de algún crédito, el tipo de activo destinado, procedimiento para ejecutar la garantía y las características generales del crédito (monto, tasa, plazo, etc.).

1.3.7.4.14. Patentes, marcas y otros derechos de propiedad del emisor que están siendo usadas bajo convenios con terceras personas, señalando regalías ganadas y pagadas.

1.3.7.4.15. Descripción de cualquier protección gubernamental y los grados de cualquier inversión de fomento que afecten a la sociedad.

1.3.7.4.16. Especificar si la sociedad celebró durante el año inmediatamente anterior operaciones con compañías vinculadas, sus accionistas, directivos, administradores, o cualquier persona que tenga parentesco por consanguinidad o afinidad hasta el primer grado, civil o conyugal, con cualquiera de las personas mencionadas, e indicar la cuantía y condiciones de dichas operaciones.

De igual modo, debe mencionarse si algún miembro de junta directiva, o algún funcionario principal, o algún familiar de estos, ha contraído deudas con el emisor o sus subsidiarias en el año inmediatamente anterior, indicando el monto de la deuda y las condiciones de la misma. Este monto debe ser discriminado en el monto acumulado y el monto en el último año

1.3.7.4.17. Información sobre créditos o contingencias que representen el 5% o más del pasivo total de los estados financieros consolidados del último ejercicio, incluyendo los de tipo fiscal y de los que siendo inferiores al 5% resultan ser materiales a la luz de lo establecido en el Decreto 2649 de 1993, señalando su prelación de pagos y si el emisor se encuentra al día en el pago de capital e intereses.

1.3.7.4.18. Informar sobre las obligaciones financieras de la entidad emisora al corte del trimestre calendario inmediatamente anterior, con expresa mención del saldo vigente de cada una, el costo efectivo anual, la forma de amortización y la fecha de vencimiento de la obligación. Si eventualmente la obligación está pactada en moneda extranjera, se debe indicar la tasa representativa del mercado que utilizó para realizar la conversión a pesos colombianos.

1.3.7.4.19. Procesos pendientes contra la sociedad emisora, agrupados según su naturaleza e indicando los bienes afectados por los mismos, y la cuantía actualizada, así como el estado de ellos a la fecha de presentación de los documentos ante la SFC. Así mismo, debe indicarse la probabilidad de pérdida de los procesos pendientes.

1.3.7.4.20. Informar los valores que tiene el emisor inscritos en el RNVE.

1.3.7.4.21. Información sobre títulos de deuda en curso que se hayan ofrecido públicamente y se encuentren sin redimir, indicando fecha de emisión, monto de emisión, monto en circulación, rendimiento, calificación, provisiones para modificar los términos o condiciones de la emisión, y fecha inicial de redención.

1.3.7.4.22. Valor de las garantías reales otorgadas a favor de terceros, señalando el tipo de activo destinado como garantía, el procedimiento para ejecutar la garantía, subordinación para reclamar, derechos de los acreedores y las características generales del crédito (monto, tasa, plazo, etc.). En el caso de garantías abiertas (hipotecas o prendas sin tenencia), expresar el cupo o valor máximo.

1.3.7.4.23. Evaluación conservadora de las perspectivas del emisor: Proyectos de expansión y desarrollo (planes de inversiones futuras, de diversificación de sus productos, de incremento en la capacidad instalada), para un período de 3 a 5 años, indicando su objeto y las fuentes proyectadas de financiamiento.

1.3.7.5. Capítulo V – Comentarios y análisis de la administración sobre los resultados de la operación y la situación financiera del emisor

En esta parte del prospecto se debe proporcionar la información que facilite el análisis y la comprensión de los cambios importantes ocurridos en los resultados de operación y en la situación financiera del emisor y sus subordinadas.

La información a la que se hace referencia es aquella que no se puede visualizar claramente en los estados financieros de la entidad y comprende también todos aquellos eventos conocidos por la administración que pueden causar que la información reportada pueda no ser indicativa de los resultados futuros de operación y de la situación futura del emisor.

El presente capítulo debe contener cuando menos la siguiente información:

1.3.7.5.1. El emisor debe identificar cualquier tendencia, compromiso o acontecimiento conocido que pueda o vaya a afectar significativamente la liquidez del emisor, sus resultados de operación o su situación financiera.

1.3.7.5.2. Se debe presentar el comportamiento del último año de los ingresos operacionales, detallando niveles de producción, inventarios, ventas, valor de órdenes de bienes o servicios no cubiertas, así como el comportamiento de sus costos y precios de venta.

1.3.7.5.3. Se deben explicar los cambios significativos en ventas, costo de ventas, gastos de operación, costo integral de financiamiento, impuestos y utilidad neta, correspondientes al último ejercicio, así como una explicación general de la tendencia que han mostrado dichas cuentas en los últimos 3 años y los factores que han influido en estos cambios. Así mismo, se debe explicar hasta qué punto el incremento en las ventas obedece a incrementos en precios, en volumen, o a venta de nuevos productos.

1.3.7.5.4. Señalar si el emisor posee pasivo pensional a su cargo. Así mismo, indicar la incidencia del pasivo pensional, la carga prestacional y los resultados del cálculo actuarial sobre las finanzas de la entidad.

1.3.7.5.5. Explicar el impacto de la inflación y de las fluctuaciones en el tipo de cambio y la forma en que los préstamos o inversiones en moneda extranjera están cubiertos con ventas de exportación y otros instrumentos de cobertura cambiaria.

1.3.7.5.6. Préstamos o inversiones en moneda extranjera que posea el emisor, señalando si están cubiertos con ventas de exportación, instrumentos de cobertura, u otros instrumentos de cobertura cambiaria.

1.3.7.5.7. Restricciones acordadas con las subordinadas para transferir recursos a la sociedad.

1.3.7.5.8. Información sobre el nivel de endeudamiento al final de los 3 últimos ejercicios fiscales, así como de la estacionalidad de los requerimientos de créditos y las líneas crediticias disponibles. En este sentido, debe proporcionarse información sobre el perfil de deuda contraída, indicando si es a tasa fija o variable, así como los instrumentos financieros utilizados.

1.3.7.5.9. Información sobre los créditos o deudas fiscales que el emisor mantenga en el último ejercicio fiscal.

1.3.7.5.10. Información relativa a las inversiones en capital que se tenían comprometidas al final del último ejercicio y del último trimestre reportado, así como del detalle asociado a dichas inversiones y la fuente de financiamiento necesaria.

1.3.7.5.11. Explicación de los cambios importantes ocurridos en las principales cuentas del balance del último ejercicio, así como de la tendencia general en las mismas en los últimos 3 ejercicios.

1.3.7.6. Capítulo VI – Estados financieros

1.3.7.6.1. Presentar las cifras de la deuda a corto plazo, deuda a largo plazo, deuda total, endeudamiento a corto plazo, endeudamiento a largo plazo, endeudamiento total, activos totales, patrimonio de los accionistas, utilidades netas, cuentas de orden contingentes, principales inversiones en otras sociedades por sector productivo y participación de la sociedad en el sector de su actividad principal y su evolución durante los 3 últimos años.

1.3.7.6.2. Balances, estados de ganancias y pérdidas, estados de cambios en la situación financiera, estados de cambios en el patrimonio y estados de flujos de efectivo del emisor, correspondientes a los 3 últimos años, debidamente suscritos y certificados conforme a lo dispuesto en la Ley 964 de 2005 y en la Ley 222 de 1995, con sus notas a los estados financieros, informe de gestión y dictamen del revisor fiscal. Estos estados financieros se deben presentar en forma comparativa.

1.3.7.6.3. Balance y estado de resultados del emisor, a corte del trimestre calendario inmediatamente anterior a la fecha de presentación de la documentación completa debidamente diligenciada, presentados en forma comparativa con los correspondientes al mismo corte del año anterior, y anexos de información financiera, de acuerdo con los formatos que para el efecto expida la SFC.

1.3.7.6.4. Estados financieros consolidados del emisor, a corte del último ejercicio anual aprobado, debidamente suscritos y certificados conforme a lo dispuesto en la Ley 964 de 2005 y en a Ley 222 de 1995, con sus correspondientes notas, para aquellas entidades que posean más del 50% del capital de otros entes económicos.

1.3.7.6.5. Cuando el emisor se encuentre en etapa preoperativa o tenga menos de 2 años de haber iniciado operaciones, se debe incluir en el presente capítulo el estudio de factibilidad económica, financiera y de mercado para un período de 5 años con su respectiva ejecución y modificaciones si es del caso.

1.3.7.6.6. Si el emisor es una holding, balances, estados de ganancias y pérdidas, estados de cambios en la situación financiera, estados de cambios en el patrimonio y estados de flujos de efectivo, de cada una de las sociedades en que tiene inversión, correspondientes a los 3 últimos años, junto con sus notas a los estados financieros, informe de gestión y dictamen del revisor fiscal.

1.3.7.7. Capítulo VII – Información sobre riesgos del emisor

Presentación de los principales factores, internos y/o externos al emisor que puedan afectar el nivel de riesgo asociado a la inversión, debe incluir una descripción y análisis de los principales sucesos futuros e inciertos que en razón del objeto social tiene el emisor destacando aquellos que en caso de concretarse puedan llegar a afectar la situación financiera y/o comercial del mismo. El contenido debe analizar como mínimo la siguiente información:

1.3.7.7.1. Factores macroeconómicos que afecten la rentabilidad real del valor que se ofrece, tales como variabilidad de las tasas de interés, devaluación, inflación, volatilidad en índices, evolución económica del sector, situación económica del país, etc.

1.3.7.7.2. Dependencia en personal clave (administradores).

1.3.7.7.3. Dependencia en un solo segmento de negocio.

1.3.7.7.4. Interrupción de las actividades del emisor, que hubiere sido ocasionada por factores diferentes a las relaciones laborales.

1.3.7.7.5. Ausencia de un mercado secundario para los valores ofrecidos.

1.3.7.7.6. Ausencia de un historial respecto de las operaciones del emisor.

1.3.7.7.7. Ocurrencia de resultados operacionales negativos, nulos o insuficientes en los últimos 3 años.

1.3.7.7.8. Incumplimientos en el pago de pasivos bancarios y bursátiles.

1.3.7.7.9. La naturaleza del giro del negocio que realiza o que pretende realizar el emisor.

1.3.7.7.10. Riesgos generados por carga prestacional, pensional, sindicatos.

1.3.7.7.11. Riesgos de la estrategia actual del emisor.

1.3.7.7.12. Vulnerabilidad del emisor ante variaciones en la tasa de interés y/o tasa de cambio.

1.3.7.7.13. La dependencia del negocio respecto a licencias, contratos, marcas, personal clave y demás variables, que no sean de propiedad del emisor.

1.3.7.7.14. Situaciones relativas a los países en los que opera el emisor, si es el caso.

1.3.7.7.15. Adquisición de activos distintos a los del giro normal del negocio del emisor.

1.3.7.7.16. Vencimiento de contratos de abastecimiento.

1.3.7.7.17. Impacto de posibles cambios en las regulaciones que atañen al emisor.

1.3.7.7.18. Impacto de disposiciones ambientales.

1.3.7.7.19. Existencia de créditos que obliguen al emisor a conservar determinadas proporciones en su estructura financiera.

1.3.7.7.20. Existencia de documentos sobre operaciones a realizar que podrían afectar el desarrollo normal del negocio, tales como fusiones, escisiones u otras formas de reorganización; adquisiciones, o procesos de reestructuración económica y financiera, disolución, liquidación y/o concurso de acreedores.

1.3.7.7.21. Factores políticos, tales como inestabilidad social, estado de emergencia económica, etc.

1.3.7.7.22. Compromisos conocidos por el emisor, que pueden significar un cambio de control en sus acciones.

1.3.7.7.23. Dilución potencial de inversionistas.

1.3.8. Tercera parte – Anexos

1.3.8.1. Informe de la evolución del acuerdo de reestructuración, si es del caso.

1.3.8.2. Reporte completo de calificación de la emisión, si es del caso. El citado reporte debe incluir cuando menos la síntesis de las conclusiones del estudio técnico que exponga sucintamente las razones de la calificación otorgada.

1.3.8.3. Información sobre la garantía de la emisión, si es del caso, incluyendo contrato por medio del cual se instrumente.

1.3.8.4. Balances, estados de ganancias y pérdidas, estados de cambios en la situación financiera, estados de cambios en el patrimonio y estados de flujos de efectivo, de los garantes de la emisión, si es el caso, correspondientes al último año, debidamente suscritos y certificados conforme a lo dispuesto en la Ley 964 de 2005 y en a Ley 222 de 1995, con sus respectivas notas, informe de gestión y dictamen del revisor fiscal.

1.3.8.5. Cuando la garantía sea otorgada por entidades no domiciliadas en Colombia y el contrato se someta a una ley o a una jurisdicción diferente de la colombiana:

1.3.8.5.1. Nombre del garante, señalando su domicilio y dirección, la duración de la entidad y las causales de disolución.

1.3.8.5.2. La naturaleza jurídica del garante y su régimen legal aplicable.

1.3.8.5.3. Actividad principal, breve reseña histórica de la entidad y datos sobre la conformación de la entidad.

1.3.8.5.4. En caso de que la garantía se haga efectiva en Colombia, la designación de los agentes que en Colombia recibirán en nombre del garante y en el de su patrimonio notificaciones de las actuaciones judiciales.

1.3.8.5.5. Calificación del garante.

1.3.8.5.6. Copia del último estado financiero de propósito general de fin de ejercicio, junto con el informe presentado por el auditor del garante sobre dicho estado financiero, acompañado de sus respectivas notas explicativas.

1.3.8.5.7. En caso de que la ley o la jurisdicción aplicables a la garantía correspondan a otra diferente a la colombiana, se deben especificar las mismas y advertir de tal situación en forma destacada.

1.3.8.5.8. Copia completa del concepto emitido por un abogado idóneo, autorizado para ejercer como tal en el país o estado a cuyas leyes se sometan las garantías, sobre el perfeccionamiento de los respectivos contratos de garantía, de conformidad con las normas que les sean aplicables, así como de la capacidad del garante y de quien lo representa para suscribir dichos contratos.

1.3.8.5.9. Texto completo del contrato de garantía, con el cumplimiento de los requisitos señalados para el mismo en el art. 5.2.1.1.6 del Decreto 2555 de 2010.

1.3.8.6. Tratándose de emisiones sindicadas, se debe incluir el acuerdo de sindicación.

1.3.9. Cuarta parte – Certificaciones

1.3.9.1. Constancia del representante legal de la entidad emisora, del revisor fiscal, del representante legal de los tenedores de títulos, del originador del patrimonio autónomo, si es el caso, y del asesor en banca de inversión, dentro de lo de su competencia, de que emplearon la debida diligencia en la verificación del contenido del prospecto, en forma tal que certifican la veracidad del mismo y que en éste no se presentan omisiones de información que revistan materialidad y puedan afectar la decisión de los futuros inversionistas.

1.3.9.2. Para el caso de títulos emitidos por gobiernos extranjeros o por entidades públicas extranjeras con garantía de su gobierno o por entidades extranjeras: certificación de autoridad competente de que se cumplieron todos los requisitos de emisión y colocación de los valores.

1.3.10. Información específica o adicional para titularizaciones

El contenido del prospecto para los procesos de titularización debe contener además de la información establecida en los anteriores numerales que le sea aplicable en virtud de la clase de proceso, la siguiente:

1.3.10.1. Razón social, domicilio y dirección principal del agente de manejo, del originador, del administrador de los activos y del representante legal de los tenedores de títulos, si es del caso, con sus representantes legales y su respectiva identificación, señalando para el originador, en caso de tratarse de una persona jurídica, su situación legal (normal, intervenida, en liquidación, etc.) y para el agente de manejo, el contador y las personas encargadas de la revisoría fiscal, principal y suplencia, con su respectiva identificación y tarjeta profesional.

1.3.10.2. Objeto del fondo o patrimonio autónomo y los flujos proyectados por el agente de titularización en relación con el fondo o patrimonio que administra.

1.3.10.3. Duración del patrimonio o fondo.

1.3.10.4. Beneficiarios del patrimonio o fondo.

1.3.10.5. Activos o bienes titularizados y estado de los mismos. En el caso de inmuebles, se debe dar una descripción de los mismos, con su respectiva ubicación.

1.3.10.6. Valor del activo o bien titularizado, con fecha del avalúo e identificación del avaluador, si es el caso. Se debe indicar el procedimiento que se siguió para la valoración.

1.3.10.7. Descripción del método de valoración que va a emplear el patrimonio o fondo para sus activos, y de las unidades de inversión en el caso de fondos

1.3.10.8. Procesos pendientes contra los activos movilizados.

1.3.10.9. Políticas de inversión.

1.3.10.10. Relación de costos y gastos a cargo del patrimonio o fondo.

1.3.10.11. Órganos administrativos del fideicomiso.

1.3.10.12. Para el caso de titularización de proyectos de construcción:

1.3.10.12.1. Estudio técnico-económico detallado sobre la viabilidad financiera del proyecto.

1.3.10.12.2. Presupuesto total del proyecto inmobiliario.

1.3.10.12.3. Forma como se determinó el punto de equilibrio y condición resolutoria del proceso.

1.3.10.13. Para el caso de titularización de construcción de obras de infraestructura y de servicios públicos:

1.3.10.13.1. Estudio de factibilidad financiera de retorno de la inversión.

1.3.10.13.2. Estudio de costos del proyecto.

1.3.10.13.3. Plazo de retorno de la inversión a los potenciales adquirentes de los títulos.

1.3.10.14. Para el caso de titularización de proyectos de construcción de obras de infraestructura vial, además de los requisitos exigidos para la titularización de construcción de obras de infraestructura y servicios públicos:

1.3.10.14.1. Estudio de la potencial demanda de tráfico vehicular para la vía en construcción o en reparación.

1.3.10.14.2. Estudio de tarifas de peaje proyectadas para la vía objeto de la obra.

1.3.10.14.3. Los análisis que permitieron establecer el índice de siniestralidad general de los activos o bienes titularizados, si es el caso.

1.3.10.15. Mención de las garantías o seguridades que amparan los activos o bienes titularizados y demás mecanismos de cobertura, describiendo su operatividad.

1.3.10.16. Forma de liquidación del patrimonio o fondo y procedimiento en caso de terminación anticipada del contrato.

1.3.10.17. Balance inicial del patrimonio autónomo o del fondo común especial y flujo de caja proyectado para todo el proceso, el cual debe incluir sus respectivas bases de proyección y explicitar el riesgo de que éstas no se cumplan.

1.3.10.18. Cuando la titularización verse sobre títulos o valores en circulación en el mercado nacional o internacional, debe incluirse el prospecto de los mismos así como los balances, estados de ganancias y pérdidas, estados de cambios en la situación financiera, estados de cambios en el patrimonio y estados de flujos de efectivo del emisor de dichos títulos o valores y de los garantes de los mismos, correspondientes al último año, debidamente certificados, con sus respectivas Notas, informe de gestión y dictamen del revisor fiscal. Igualmente se debe indicar la forma en que se va a mantener informados a los inversionistas sobre el tema.

1.3.10.19. En la parte correspondiente a los anexos, debe incluirse:

1.3.10.19.1. Contrato de fiducia o reglamento del fondo, para el caso de titularizaciones.

1.3.10.19.2. Para el caso de titularización inmobiliaria: copia del avalúo practicado al inmueble.

1.3.10.19.3. En el caso de titularizaciones de cartera: certificación del revisor fiscal de la entidad, donde se especifique la categoría o combinación de categorías a la(s) que corresponden los créditos titularizados, de acuerdo con las condiciones y categorías establecidas para el efecto por la SFC.

1.3.10.19.4. Para el caso de titularización de productos agropecuarios o agroindustriales, copia de la valoración efectuada a los productos por el avaluador, debidamente suscrita.

1.3.10.19.5. Garantías: pólizas, o contratos con los que se garantizan los valores, los subyacentes a los valores, o el proceso.

1.3.10.19.6. Estudio técnico practicado para estimar el valor de la mercancía, para el caso de bonos de prenda.

1.3.10.19.7. Declaración del almacén general de depósito de que no se le ha notificado la existencia de gravámenes o embargos judiciales sobre la mercancía depositada, para el caso de bonos de prenda.

1.3.10.20. La advertencia conforme a la cual el agente de manejo de la titularización adquiere obligaciones de medio y no de resultado.

1.3.11. Información específica para emisiones adelantadas por organismos multilaterales de crédito

Tratándose de emisiones realizadas por organismos multilaterales de crédito de los que trata el art. 6.14.1.1.1. del Decreto 2555 de 2010, el prospecto debe contener lo siguiente:

1.3.11.1. Identificación del emisor, señalando su sede y dirección principal, conformación del organismo, así como una descripción del régimen legal que le sea aplicable.

1.3.11.2. Copia de los estatutos del emisor o del tratado que haga sus veces.

1.3.11.3. Información general del emisor, indicando por lo menos lo siguiente:

1.3.11.3.1. Nombre, duración y causales de disolución.

1.3.11.3.2. Actividad principal.

1.3.11.3.3. Breve reseña histórica del organismo.

1.3.11.3.4. Datos sobre la conformación del organismo.

1.3.11.3.5. Información sobre el administrador de la emisión, con sus respectivas funciones.

1.3.11.3.6. Copia del último estado financiero anual auditado de fin de ejercicio, junto con el informe presentado por el auditor del organismo multilateral sobre dicho estado financiero. Los estados financieros incluidos en el prospecto pueden ser presentados en el formato e idioma que fueron aprobados por el emisor.

1.3.11.4. Las condiciones y características generales de la oferta, indicando en todo caso la naturaleza del valor ofrecido, su ley de circulación, el valor nominal de los títulos en los que esté dividida la emisión, los rendimientos pactados y las condiciones aplicables a su cobro, las reglas relativas a la reposición, fraccionamiento y englobe de títulos, los destinatarios de la oferta, el monto total de la oferta, el monto mínimo de suscripción, la vigencia de la oferta y de las garantías que respaldan la emisión si las hubiere, así como los datos principales de dichas garantías.

Cuando sea el caso se debe incluir la información de las series en que se divida la emisión, con indicación de las características de cada serie.

1.3.11.5. Sistema de amortización previsto para el reembolso del capital, indicando el lugar, la fecha y forma de pago.

1.3.11.6. Información sobre la destinación general de los recursos que se capten a través de la oferta.

1.3.11.7. Una descripción detallada del sistema o procedimiento de colocación de la emisión, indicando los mercados en que vaya a negociarse, las entidades colocadoras, los sitios en los cuales se puede hacer la suscripción y las bolsas de valores en que estarán inscritos los títulos. Cuando la emisión vaya a ser colocada en diferentes mercados, se debe especificar dicha información respecto de cada uno de ellos.

1.3.11.8. La definición del régimen jurídico de los valores con indicación de los tribunales competentes para el ejercicio de cualquier acción legal o procedimiento relativo al cumplimiento y ejecución forzosa de las obligaciones que de ellos se originen.

1.3.11.9. Una descripción sucinta del régimen fiscal aplicable a los valores.

1.3.11.10. La designación de los agentes que en Colombia recibirán en nombre del emisor notificaciones de actuaciones judiciales, en el caso que la jurisdicción establecida sea la colombiana.

1.3.11.11. La cláusula de salvaguarda por la cual los derechos del tenedor y las obligaciones del emisor se equiparán por lo menos "pari passu" en prioridad de pago con toda la demás deuda directa del emisor representada en valores, no garantizada y no subordinada.

1.3.11.12. En caso que la emisión vaya a ser colocada en diferentes mercados, el prospecto que deba circular en Colombia debe allegarse en castellano; cuando el idioma original del mismo no sea el castellano, debe allegarse su traducción oficial.

1.3.11.13. La advertencia en caracteres destacados, de suerte que resalte visiblemente, que la inscripción en el RNVE no implica certificación sobre la bondad del valor o la solvencia del emisor, así como las demás advertencias que deban hacerse de conformidad con el régimen legal del organismo emisor.

1.3.11.14. Declaración de funcionario competente del organismo multilateral, o en su defecto de quien lo represente, en la que manifieste que se adelantaron todas las averiguaciones razonables que le permite afirmar que el prospecto contiene toda la información que reviste materialidad en relación con los valores y el emisor, y que dicha información es materialmente exacta y veraz.

2. OFERTAS PÚBLICAS DE ADQUISICIÓN DE VALORES – OPA.

Las ofertas públicas de adquisición se rigen en lo no previsto en el Título 2 del Libro 15 de la Parte 6 del Decreto 2555 de 2010, por las instrucciones contenidas en el presente numeral.

2.1. LIBERACIÓN DE LÍMITES MÍNIMOS Y MÁXIMOS.

En el evento en que no exista una oferta competidora y el número de valores comprendidos en las aceptaciones de la oferta no iguale la cantidad mínima de valores que se ha ofrecido adquirir o el número de valores comprendidos en las aceptaciones de la oferta supere la cantidad máxima de valores que se ha ofrecido adquirir, el oferente puede modificar el límite mínimo o máximo de valores, según corresponda, siempre que previamente así lo haya anunciado en el cuadernillo y en el aviso de oferta.

2.2. GARANTÍAS EN LA REALIZACIÓN DE UNA OPA.

Las garantías se deben acreditar y constituir antes de la publicación del aviso de la OPA y mantenerse hasta que se haya dado pleno cumplimiento a las obligaciones resultantes de la misma. Luego de autorizada la OPA por parte de la SFC, la bolsa de valores puede suspender en cualquier momento el proceso, cuando a su juicio, la calidad o la cantidad de las garantías sufran una disminución y dicha situación no sea corregida en los términos que para el efecto ella determine. La bolsa de valores debe informar inmediatamente la suspensión al mercado en general y a esta Superintendencia.

2.3. INFORMACIÓN SOBRE EL PRECIO EN EL AVISO Y EN EL CUADERNILLO.

Cuando la contraprestación haya sido pactada en valores, el oferente debe indicar en el cuadernillo y en el aviso de oferta el precio y los términos de la relación de intercambio definidos de conformidad con lo establecido en el parágrafo tercero del art. 6.15.2.1.10. del Decreto 2555 de 2010. Así mismo, debe incluir en el aviso el nombre de la persona o entidad que definió dicha relación de intercambio.

2.4. CONDICIONES DE LAS CLÁUSULAS COMPENSATORIAS O “BREAK FEE”.

Se pueden pactar entre el vendedor de acciones y el oferente inicial en la OPA mecanismos de compensación que permitan indemnizar por terminación a los procedimientos de adquisición de compañías listadas en bolsa, siempre que las características generales de dichos mecanismos se hayan informado en los términos establecidos en el art. 7.5.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010 y que se asegure que lo recursos no provienen de la compañía ofertada sino directamente de sus accionistas. En todo caso, se debe dar cumplimiento a lo dispuesto en el parágrafo primero del art. 6.15.2.1.6. del Decreto 2555 de 2010.

En el evento en que los aceptantes de la oferta sean una persona jurídica, se requiere aprobación de su junta directiva, o del órgano que haga sus veces, con la indicación de que la decisión de pactar la compensación se tomó procurando favorecer los mejores intereses de sus accionistas.

2.5. SUSCRIPCIÓN DE ACCIONES Y AUTORIZACIÓN DE UNA OPA.

En el evento en el cual se encuentren simultáneamente una OPA y una colocación de acciones sobre la misma entidad, la OPA debe incluir la totalidad de las acciones a colocar y las garantías que se constituyan y acrediten de conformidad con el art. 6.15.2.1.11. del Decreto 2555 de 2010 y deben extenderse hasta el monto total a ser emitido.

3. AUTORIZACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN EN EL RNVE Y DE LA OFERTA PÚBLICA DE VALORES Y PUBLICACIÓN DE PROSPECTOS DE INFORMACIÓN. <Numeral modificado por la Circular 19 de 2018>

3.1. GENERALIDADES. <Numeral modificado por la Circular 19 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Para los emisores nuevos o potenciales emisores de valores, el representante legal o el agente de manejo debe enviar un archivo firmado digitalmente al correo electrónico soporte@superfinanciera.gov.co, relacionando el tipo de entidad, nombre de entidad, código CIIU, nombre del representante legal, su identificación y correo electrónico, solicitando que se le asigne “Usuario y Contraseña” para realizar los trámites de inclusión de información básica, relevante y/o de publicación de prospectos de información.

Una vez se haya realizado la asignación de “Usuario y Contraseña”, se debe ingresar a la página web de la SFC y seleccionar el ícono correspondiente para realizar el trámite a que haya lugar, debiendo seguir los pasos indicados en la “Guía para Prospectos de Información Estandarizados”.

En el caso de que las entidades emisoras cuenten previamente con “Usuario y Contraseña”, podrán acceder directamente al trámite a que haya lugar.

La administración y confidencialidad del “Usuario y Contraseña” es responsabilidad del representante legal del emisor o potencial emisor de valores, o del agente de manejo, según el caso.

3.2. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR AUTORIZACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN EN EL RNVE Y DE LA OFERTA PÚBLICA DE VALORES. <Numeral modificado por la Circular 19 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

3.2.1. Disposiciones especiales para la autorización de la inscripción en el RNVE y de la oferta pública de valores a través de plantillas de prospectos estandarizados de información.

Con el fin de promover medios diferentes a la elaboración y radicación tradicional de los prospectos de información correspondientes a la inscripción de valores en el RNVE, el emisor o potencial emisor de valores puede hacer uso del Aplicativo electrónico establecido por la SFC en su página web.

El procedimiento establecido para los emisores o potenciales emisores de valores habilitados para el uso del Aplicativo respecto de una emisión en particular, será el señalado en la “Guia para Prospectos de Información Estandarizados” que se encuentra publicada en la página web de la SFC.

Son valores admisibles en el Aplicativo aquellos que cuenten con una plantilla de prospectos de información estandarizados. Está habilitado para hacer uso del Aplicativo cualquier emisor o potencial emisor de valores que cumpla las características y requisitos establecidos para ser emisor de un valor admisible, de conformidad con la normatividad aplicable a cada valor.

El Aplicativo no podrá ser utilizado cuando se trate de emisiones sindicadas, extranjeras, inscripciones temporales, ofertas de democratización, ofertas de valores que tengan una regulación especial en cuanto a la información requerida en los prospectos de información, ofertas públicas de adquisición, titularizaciones, u otra inscripción exclusiva en un sistema de negociación, o cualquier otro caso en el que no se tenga habilitado el aplicativo específico.

La responsabilidad por la información que se incluya en el Aplicativo es del representante legal del emisor o el potencial emisorde valores.

La SFC tendrá un término máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir de la fecha de radicación de la solicitud de autorización de oferta pública de valores a través del Aplicativo, para verificar el envío de la información completa y proceder a su autorización, siempre y cuando la SFC no solicite ajustes a la misma, caso en el cual iniciará nuevamente un término de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha en la que el emisor o potencial emisor de valores radique la respuesta a la solicitud de ajustes. Lo anterior sin perjuicio de términos inferiores establecidos en la normatividad vigente.

3.2.2. Radicación tradicional de los prospectos de información

En los casos en que el emisor o potencial emisor de valores no esté habilitado para el uso del Aplicativo respecto de una emisión en particular, o cuando decida no usarlo, éste deberá radicar el prospecto por medio de los mecanismos ordinarios previstos para el efecto junto con los demás documentos necesarios para la autorización de la inscripción en el RNVE y de la oferta pública de valores.

3.3. PROCEDIMIENTO PARA PUBLICAR LOS PROSPECTOS DE INFORMACIÓN O ADENDAS. <Numeral modificado por la Circular 19 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

En los términos del art. 5.2.4.1.8. del Decreto 2555 de 2010 la publicación de los prospectos es responsabilidad del representante legal de la entidad emisora y cuando se trate de procesos de titularización, dicha responsabilidad es del representante legal del agente de manejo o de la sociedad titularizadora.

A más tardar, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a: i) la ejecutoria del acto administrativo que haya aprobado la inscripción del valor en el RNVE, ii) la autorización de la oferta, iii) se haya informado sobre la inscripción automática o iv) la autorización de las modificaciones, los prospectos mencionados en el numeral 3.2.1. y 3.2.2., así como sus adendas, deben ser publicados en la página web de la SFC a través del enlace establecido para el efecto, según sea el caso. Con lo anterior, queda automáticamente incorporado el prospecto de información en la sección “Información Relevante” del SIMEV.

4. ENVÍO DE INFORMACIÓN RELEVANTE SOBRE LA CUAL SE SOLICITA AUTORIZACIÓN DE NO PUBLICACIÓN.

Con el objeto de velar por la confidencialidad en el manejo de la información relevante sobre la cual se solicite autorización de reserva, de conformidad con lo previsto en el art. 5.2.4.1.7. del Decreto 2555 de 2010, las entidades emisoras de valores deben radicar en el centro de documentación e información de esta Superintendencia la mencionada solicitud en sobre debidamente cerrado junto con el formato Anexo 2 diligenciado en duplicado, del cual debe quedar una copia para la sociedad emisora.

5. ENTENDIMIENTO DE TÉRMINOS PARA LOS EMISORES E INVERSIONISTAS EN ACCIONES.

5.1. PAGO DE DIVIDENDOS.

Para efectos del presente subnumeral, los términos que se definen a continuación tienen el significado que aquí se les atribuye:

5.1.1. Accionista: Entiéndase por accionista aquella persona propietaria de acciones y poseedor del título que las representa, quien además se encuentra debidamente inscrito en el libro de registro de accionistas de la respectiva sociedad emisora.

5.1.2. Causación de dividendos: La causación de dividendos tiene lugar, a partir del momento en el cual la asamblea general de accionistas decide decretar y ordenar su correspondiente pago, siendo justamente a partir de dicho instante en que surge la obligación para la sociedad y el derecho de los accionistas, a percibir los dividendos en la forma -dinero o acciones- y fecha que se disponga para el efecto.

Desde el punto de vista contable, y para el caso de los dividendos en dinero, corresponde al movimiento contable mediante el cual el emisor traslada la totalidad de los dividendos decretados por la asamblea general, de una suma de una cuenta del patrimonio -reserva o utilidades de periodos anteriores- a una cuenta del pasivo - dividendos por pagar-.

5.1.3. Dividendos pendientes: Se consideran aquellos que habiendo sido causados se encuentran sujetos a un plazo suspensivo y por lo tanto, no se han hecho exigibles, motivo por cual, deben registrarse como un pasivo externo del ente emisor.

5.1.4. Dividendos exigibles: Son aquellos cuya exigibilidad por parte del accionista puede hacerse efectiva en forma inmediata, ya sea porque la asamblea general no dispuso plazo para su exigibilidad o porque habiéndose dispuesto, éste ha expirado o culminado, resultando entonces, procedente su cobro. La exigibilidad de los dividendos, en nada se afecta, si el titular de los mismos no concurre a su reclamación el día previsto para su correspondiente pago.

5.1.5. Fecha de pago de dividendos: Entiéndase por fecha de pago, aquella en la cual se produce la exigibilidad de los dividendos, de acuerdo con lo expresado en el numeral anterior.

De conformidad con lo establecido en el inciso 2 del art. 455 del C.Cio., el pago de dividendos se debe hacer en las épocas que acuerde la asamblea general al decretarlos y en favor de quien tenga la calidad de accionista al tiempo de hacerse exigible cada pago. En consecuencia, los emisores de valores no pueden disponer por motivo alguno una regla distinta o contraria al tenor literal del citado artículo.

5.1.6. Fecha ex-dividendo: Se entiende aquel lapso durante el cual toda negociación de acciones que se realice a través de una bolsa de valores, se efectúa sin comprender el derecho a percibir los dividendos que sean legalmente exigibles, continuando por tanto los respectivos dividendos en cabeza del vendedor.

5.1.7. Fecha de la carta de traspaso: Para los efectos previstos en el art. 418 del C.Cio., se toma como fecha de la carta de traspaso, tratándose de operaciones de contado, la fecha en la cual se haya producido el registro de la operación en bolsa, y tratándose de operaciones a plazo de cumplimiento efectivo, la fecha prevista para el cumplimiento bursátil de la operación.

La anterior regla, se aplica sin perjuicio de lo dispuesto sobre la negociación de acciones sin dividendo o ex-dividendo de que trata el subnumeral anterior.

5.2. TITULARIDAD.

De conformidad con lo dispuesto en el art. 418 del C.Cio., los dividendos pendientes pertenecen al adquirente de las acciones desde la fecha de la carta de traspaso, salvo que las partes en ejercicio de su autonomía privada dispongan lo contrario, es decir, que el enajenante se reserva la titularidad de los mismos.

No obstante, cabe advertir que, el entendimiento del referido acuerdo debe producirse sin detrimento de la facultad de autorregulación que les ha sido conferida a las bolsas de valores, por cuya virtud, se encuentran plenamente facultadas para establecer a través de sus propios reglamentos, la imposibilidad de realizar cualquier convenio o acuerdo de voluntades que tienda a reservar en cabeza del vendedor la titularidad de los aludidos dividendos pendientes.

Sin embargo, atendiendo al tiempo prudencial que requiere el ente emisor para efectuar los correspondientes ajustes y actualizaciones en el libro registro de accionistas con miras a realizar los correspondientes pagos a que haya lugar, se entiende, que tratándose del ex-dividendo a que alude la presente Circular, toda compraventa de acciones que sea realizada entre el primer día de pago de dividendos de las respectivas acciones y los 10 días hábiles bursátiles inmediatamente anteriores a la mencionada fecha, es necesariamente sin dividendos y en consecuencia, los dividendos que se encuentren pendientes durante este interregno se mantendrán siempre en cabeza del vendedor. Sobre el particular, cabe señalar que de igual manera las bolsas de valores, pueden disponer que en desarrollo de operaciones sin dividendo (fecha ex-dividendo) no le es dable a las partes pactar en contrario.

Igualmente, cabe señalar que la fecha dispuesta por la asamblea general de accionistas para el pago de dividendos coincide con la de su exigibilidad, por consiguiente, si resultando exigibles los dividendos en los términos ya expuestos, el emisor no procede a efectuar su cancelación en la misma fecha de presentación del pertinente título o del certificado que para el ejercicio de derechos patrimoniales expida el depósito centralizado de valores, se entiende que el emisor o administrador de la emisión o de los títulos, según sea el caso, ha incumplido con la obligación de pago establecida a su cargo.

6. INSCRIPCIÓN EN EL RNVE Y AUTORIZACIÓN DE OFERTAS PÚBLICAS DE EMISORES CONOCIDOS Y RECURRENTES DEL MERCADO DE VALORES. <Numeral adicionado por la Circular 20 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

De conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 3 del art. 5.2.1.1.3, el inciso segundo del art. 5.2.1.1.4, el parágrafo 4 del art. 5.2.1.1.5, los arts. 5.2.2.1.12 y 5.2.2.1.13 del Decreto 2555 de 2010, en el presente numeral se establecen las reglas aplicables a la inscripción automática de valores emitidos por emisores que cumplan con los requisitos para ser considerados como emisores conocidos y recurrentes.

6.1. REQUISITOS PARA SER CONSIDERADO EMISOR CONOCIDO Y RECURRENTE. <Subnumeral adicionado por la Circular 20 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Pueden ostentar la calidad de emisores conocidos y recurrentes, los emisores de valores previamente inscritos en el RNVE que cumplan con todos los requisitos establecidos en el presente subnumeral:

6.1.1. Tener una antigüedad de 3 años o más como emisor de valores inscrito en el RNVE.

6.1.2. Haber cumplido con el diligenciamiento, divulgación y envío a la SFC de la encuesta o reporte de implementación del Código de Mejores Prácticas Corporativas de Colombia - Código País o Nuevo Código de Mejores Prácticas Corporativas de Colombia – Nuevo Código País, según se encuentren vigentes, de manera ininterrumpida durante los 3 años anteriores a la emisión que se pretenda realizar.

6.1.3. Haber realizado 3 o más ofertas públicas de valores inscritas en el RNVE en los 3 años inmediatamente anteriores a la fecha del envío de la certificación de que trata el numeral 6.2 del presente Capítulo, de las cuales por lo menos 1 de ellas debe tener sus valores vigentes e inscritos en el RNVE, o haber realizado por lo menos 1 programa de emisión y colocación de acuerdo con lo dispuesto en el Libro 3, Parte 6, del Decreto 2555 de 2010, en los 3 años inmediatamente anteriores a la fecha del envío de la citada certificación.

6.1.4. Contar con acciones, bonos, o títulos resultantes de procesos de titularización realizados por sociedades titularizadoras, inscritos en el RNVE.

6.1.5. No haber sido objeto de sanciones a nivel local o en el exterior por infracciones a la normatividad del mercado de valores, incluyendo aquella relacionada con su calidad de emisor o las obligaciones de revelación de información al mercado, sus controlantes o administradores, en los últimos 3 años. Para efectos de demostrar la inexistencia de sanciones a nivel internacional, el representante legal del emisor debe presentar a la SFC una certificación de la autoridad extranjera competente o un documento que haga sus veces.

6.1.6. Acreditar a la fecha del envío de la solicitud de que trata el subnumeral 6.2 del presente numeral, que ha efectuado una o varias emisiones de valores por valor de 1.200.000 SMMLV, inscritas en el RNVE durante los últimos 3 años.

6.2. ACREDITACIÓN DE REQUISITOS POR PARTE DEL EMISOR. <Subnumeral adicionado por la Circular 20 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Para efectos de la acreditación de los requisitos antes establecidos, el emisor debe remitir una solicitud a la SFC, anexando una certificación suscrita por el representante legal en la cual manifieste expresamente el cumplimiento de cada uno de los requisitos mencionados en el subnumeral 6.1 y adjuntando la documentación que resulte pertinente respecto de aquellos requisitos que no puedan verificarse con la información que reposa en el RNVE.

6.3. CALIDAD DE EMISOR CONOCIDO Y RECURRENTE. <Subnumeral adicionado por la Circular 20 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

La calidad de emisor conocido y recurrente se obtendrá una vez la SFC haya emitido una comunicación escrita en la que manifieste que el emisor ha cumplido con los requisitos de los subnumerales 6.1 y 6.2 del presente numeral.

Para efectos de mantener la calidad de emisor conocido y recurrente, el emisor debe asegurarse de dar cumplimiento permanente a los requisitos establecidos en los subnumerales 6.1.1. a 6.1.6 del presente numeral y remitir a la SFC dentro de los 4 primeros meses de cada año, una certificación de su representante legal suscrita en los términos del subnumeral 6.2. La referida certificación deberá ser remitida en forma anual a partir del año siguiente al haber obtenido la calidad de emisor conocido y recurrente.

Sin perjuicio de lo establecido en el párrafo anterior, la SFC puede suspender en cualquier momento la aplicación del régimen de emisores conocidos y recurrentes respecto de un emisor, cuando éste no cumpla con los requisitos establecidos en el presente subnumeral y en los subnumerales 6.1. y 6.2. o cuando la SFC lo considere conveniente.

6.4. INSTRUCCIONES ESPECIALES PARA EMISIONES REALIZADAS POR EMISORES CONOCIDOS Y RECURRENTES. <Subnumeral adicionado por la Circular 20 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Las emisiones de valores que adelanten los emisores conocidos y recurrentes se deben sujetarse a las siguientes instrucciones:

6.4.1 De conformidad con el artículo 5.2.2.1.12 del Decreto 2555 de 2010, el emisor conocido y recurrente puede realizar la oferta pública de sus valores pasados 2 días hábiles tras la radicación en la SFC de una comunicación del representante legal en donde certifique que se cumple con cada uno de los requisitos y/o documentación establecidos en los artículos 5.2.1.1.3, 5.2.1.1.4 y 5.2.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010, a la cual se debe anexar de manera informativa la documentación establecida en los artículos 5.2.1.1.3 y 5.2.1.1.5 del citado Decreto. Lo anterior, sin perjuicio de la facultad del art. 5.2.2.1.13 del Decreto 2555 de 2010.

6.4.2 El emisor conocido y recurrente puede acreditar el cumplimiento de los requisitos y/o documentación establecidos en los arts. 5.2.1.1.3 y 5.2.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010 mediante documentación que se haya remitido en forma previa a la SFC, así como con la información revelada previamente al mercado y que se encuentre disponible en el RNVE. No obstante lo anterior, si la información previamente enviada a la SFC debe ser actualizada, el representante legal del emisor conocido y recurrente deberá remitir a la SFC, junto con la documentación citada en el subnumeral 6.4.1, una certificación relativa a las modificaciones pertinentes.

6.5. RESPONSABILIDAD DE LOS REPRESENTANTES LEGALES Y EMISORES. <Subnumeral adicionado por la Circular 20 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

De conformidad con el art. 5.2.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010, la inscripción en el RNVE no implica calificación ni responsabilidad alguna por parte de la SFC acerca de las personas jurídicas inscritas, ni sobre el precio, la bondad, negociabilidad del valor o de la respectiva emisión, o solvencia del emisor. Igualmente, los representantes legales de los emisores de valores que detenten la calidad de emisores conocidos y recurrentes, serán responsables por que la información relacionada con la oferta pública de valores realizada en virtud del art. 5.2.2.1.12 del Decreto 2555 de 2010 y del subnumeral 6.4 del presente numeral, sea veraz y completa, garantizando que aquella relacionada con su calidad de emisor y la oferta pública de valores se encuentre debidamente actualizada.

7. PROSPECTO DE INFORMACIÓN PARA LAS INSCRIPCIONES TEMPORALES EN EL RNVE.  <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

En desarrollo del principio de proporcionalidad y de las facultades previstas en el art. 5.2.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, la SFC en el presente numeral establece el contenido específico del prospecto de información para la modalidad de inscripción temporal, en atención a las particularidades propias de este tipo de emisiones y las condiciones por las cuales se produce dicha inscripción.

Las entidades que pretendan solicitar la autorización ante la SFC para su inscripción temporal en el RNVE en los términos del art. 5.2.2.2.1 del Decreto 2555 de 2010 deben cumplir con las instrucciones acá contenidas, sin perjuicio del cumplimiento de las obligaciones previstas en las normas relacionadas con la enajenación de la propiedad estatal y los procesos concursales o liquidatorios.

El contenido específico del prospecto descrito en el presente numeral es aplicable únicamente para los emisores de valores que acudan bajo la modalidad de inscripción temporal.

7.1 INFORMACIÓN QUE DEBE CONTENER EL PROSPECTO. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

El prospecto debe incluir la información que resulte necesaria para que los inversionistas puedan formarse una opinión acerca de:

a El proceso de enajenación de la propiedad estatal, o proceso concursal o de liquidación, que originen la inscripción temporal, según corresponda;

b Los requisitos necesarios para hacerse parte del proceso de adquisición de valores;

c Las condiciones y características del valor que se ofrece y de la oferta;

d Las autorizaciones de los órganos de decisión del emisor o de las autoridades administrativas competentes dentro del proceso de enajenación de la propiedad estatal, o proceso concursal o de liquidación, según corresponda; y

e La descripción del emisor en los términos del inciso 2 del art. 5.2.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010.

Adicionalmente, el prospecto debe incluir toda aquella información que se considere relevante para que los destinatarios de su ofrecimiento entiendan el proceso y las consecuencias de la adquisición de los valores ofrecidos en venta.

La SFC puede requerir, en cualquier momento, la corrección, adición o sustitución de la información presentada en el prospecto que a su juicio resulte indispensable para el mercado de valores.

7.2 CARACTERÍSTICAS DEL PROSPECTO DE INFORMACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

El prospecto de información debe cumplir con los siguientes requisitos:

a Incorporar información cuya veracidad, congruencia y pertinencia sea certificada por las personas responsables de la misma, de conformidad con lo establecido en el art. 5.2.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010.

b Estar redactado en idioma castellano, utilizando expresiones claras y sencillas, de forma tal que se permita su fácil comprensión por el público al que se dirige.

c Ubicar la información en el capítulo que guarde relación con la misma.

d Indicar la fuente de información cuando la misma no proceda del emisor.

7.3 CONTENIDO DEL PROSPECTO DE INFORMACIÓN PARA LA MODALIDAD DE INSCRIPCIÓN TEMPORAL DE VALORES. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

7.3.1 Portada

El prospecto debe incluir la información esquemática del proceso sobre el cual trata. En todo caso, debe contener:

a Título “Prospecto de información para la modalidad de inscripción temporal de valores”, debidamente destacado.

b Identificación del emisor, actividad principal, dirección y ciudad de domicilio principal y sus sucursales, si las hay.

c Indicación del tipo del proceso: si es de enajenación de propiedad estatal, o proceso concursal o de liquidación.

d Características principales de los valores: clase del valor, ley de circulación, valor nominal, precio, número de valores, inversión mínima y derechos que incorporan los valores.

e Destinatarios de la oferta distinguiendo la ronda a la que pertenecen, de ser el caso.

f Comisiones y gastos que debe desembolsar el inversionista, cuando aplique.

g La información señalada en los subnumerales 1.3.1.6, 1.3.1.8, 1.3.1.9, 1.3.1.10, 1.3.1.11, 1.3.1.12 y 1.3.1.14 del presente Capítulo.

7.3.2 Advertencias

El prospecto debe incluir las siguientes advertencias, las cuales deben estar en caracteres destacados como se indica a continuación:

a “LA PRESENTE INSCRIPCIÓN ES DE CARÁCTER TEMPORAL. FINALIZADO EL PERÍODO DE ENAJENACIÓN O HABIÉNDOSE MATERIALIZADO LA MISMA, LOS VALORES QUEDARÁN CANCELADOS EN EL REGISTRO NACIONAL DE VALORES Y EMISORES (RNVE) POR LO QUE LA NORMATIVIDAD DEL MERCADO DE VALORES CESARÁ DE APLICARSE UNA VEZ VERIFICADA LA CANCELACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN EN EL REFERIDO REGISTRO”.

b “EL PROSPECTO NO CONSTITUYE UNA OFERTA NI UNA INVITACIÓN, EN NOMBRE DEL EMISOR, LOS ENAJENANTES, EL ESTRUCTURADOR, EL AGENTE LÍDER O LOS COLOCADORES, A COMPRAR CUALQUIERA DE LOS VALORES SOBRE LOS QUE TRATA EL MISMO”.

c Las señaladas en los subnumerales 1.3.1.13.1, 1.3.1.13.2 y 1.3.2.7.1 del presente Capítulo, así como cualquier otra relacionada con el proceso de enajenación de propiedad estatal, o proceso concursal o de liquidación, el régimen legal del emisor y el proceso que se lleva a cabo que se considere necesaria a juicio del emisor.

7.3.3 Autorizaciones e información especial

El prospecto debe incluir la información indicada en los subnumerales 1.3.2.2, 1.3.2.4 y 1.3.2.5. del presente Capítulo, así como la relacionada con las autorizaciones de los órganos de decisión del emisor o de las autoridades administrativas competentes dentro del proceso de enajenación de propiedad estatal, o proceso concursal o de liquidación, y la información especial de los procesos, cuando se requiera.

7.3.4 Tabla de contenido del prospecto

El prospecto debe contener un índice temático que incluya los números de las páginas en las que se encuentra la información a que se hace referencia.

7.3.5 Glosario

El prospecto debe contener un glosario sobre los términos relativos al proceso de enajenación de la propiedad estatal, o proceso concursal o de liquidación, así como del mercado de valores, de la industria a la que pertenece el emisor y de los otros términos empleados que por su especialidad requieran de su definición.

7.3.6 Primera parte - Información respecto del proceso subyacente para la modalidad de inscripción temporal

7.3.6.1 Capítulo I – Características, condiciones y reglas del proceso

7.3.6.1.1 Información relativa al proceso de enajenación de valores de entidades de carácter público u oficial

El prospecto debe incluir la siguiente información sobre el proceso de enajenación de valores de entidades de carácter público u oficial:

7.3.6.1.1.1 Respecto del proceso de enajenación:

a Antecedentes.

b Objetivos de la enajenación.

c Régimen jurídico, incluyendo mención a leyes, decretos, resoluciones y reglamentos aplicables.

d Etapas del programa de enajenación y su cronograma.

e Costos y gastos de la participación en el proceso de enajenación.

7.3.6.1.1.2 Respecto de las reglas de la oferta de enajenación para la primera etapa:

a Destinatarios de la oferta.

b Cantidad de valores ofrecidos y su precio.

c Duración de la oferta de enajenación e interrupciones.

d Información sobre el ejercicio o no del derecho de preferencia en la negociación, en caso de estar previsto en los estatutos sociales.

e Medios para la publicidad del aviso de oferta y la información del proceso de enajenación.

f Requisitos para presentar las aceptaciones:

i Documentos que tienen que presentar los aceptantes, según se trate de personas naturales o jurídicas.

ii Reglas y procedimiento para presentar las aceptaciones por parte de los destinatarios de la oferta, según se trate de personales naturales y jurídicas.

iii Garantías admisibles para respaldar las obligaciones derivadas de la aceptación.

g Mecanismos de pago, líneas de crédito y otros mecanismos de financiación para la adquisición de los valores objeto del proceso de enajenación.

h Devolución de las garantías admisibles, en caso de ser aplicable.

i Efectos del incumplimiento de las obligaciones derivadas de la aceptación.

j Eventos de rechazo de las aceptaciones.

k Procedimiento de adjudicación de los valores.

l Notificación de la adjudicación de las aceptaciones.

m Mecanismos para el suministro de información sobre el programa de enajenación..

7.3.6.1.1.3 Respecto de las reglas aplicables a las etapas adicionales del proceso de enajenación:

a Destinatarios de la oferta.

b Medios para la publicidad del aviso de oferta y la información respecto de las etapas adicionales del proceso de enajenación.

c Valores que se ofrecen en venta y su precio.

d  Duración de la oferta del proceso de enajenación y los eventos de interrupción.

e Condiciones para la presentación de la oferta para la adquisición de los valores.

f Procedimiento para la adjudicación de los valores.

g Mecanismos para el suministro de información sobre el proceso de enajenación.

7.3.6.1.1.4 La demás información que el emisor considere indispensable para la toma de decisión de inversión.

7.3.6.1.2 Información relativa al proceso de enajenación de valores de entidades en procesos concursales o liquidatorios.

7.3.6.2 Capítulo II - Información sobre los valores objeto de venta

El prospecto debe incluir la información a la que se refieren los subnumerales 1.3.6.1.1.1., 1.3.6.1.1.2., 1.3.6.1.1.4., 1.3.6.1.1.9., 1.3.6.1.1.10 y 1.3.6.1.1.13. del presente Capítulo, así como, la relacionada con:

a Las comisiones y gastos conexos a cargo del inversionista.

b La bolsa de valores o sistemas de negociación en las cuales estarán inscritos los valores, según aplique.

c Derechos y obligaciones de los inversionistas de los valores.

d Restricciones a la negociación de los valores.

e En el caso que se pretendan enajenar acciones, el prospecto debe:

i Indicar el precio de enajenación o venta, quién lo determinó y con base en qué parámetros o elementos se estableció.

ii Incorporar la información relacionada en los subnumerales 1.3.6.1.2.1.3., 1.3.6.1.2.1.4., 1.3.6.1.2.1.5, 1.3.6.1.2.1.6. y 1.3.6.1.2.1.7. del presente Capítulo.

f Cuando se pretendan enajenar acciones con dividendo preferencial y sin derecho de voto, el prospecto debe contener la información relacionada en el literal e anterior y en el subnumeral 1.3.6.1.2.1.10. del presente Capítulo.

g Cuando se pretendan enajenar acciones privilegiadas, el prospecto debe contener la información señalada en los literales e y f anteriores, y aquella relacionada con el dividendo privilegiado a que tienen derecho los accionistas, su duración y si es acumulable, conforme al reglamento autorizado.

h Cuando se pretendan enajenar bonos convertibles en acciones, el prospecto debe incluir:

i Las condiciones financieras de los valores, según se definen en los subnumerales 1.3.6.1.2.2.1.2., 1.3.6.1.2.2.1.3., 1.3.6.1.2.2.1.4., 1.3.6.1.2.2.1.5., 1.3.6.1.2.2.1.6., 1.3.6.1.2.2.1.7. y 1.3.6.1.2.2.1.8. del presente Capítulo.

ii La razón social, el domicilio y la dirección de la oficina principal del representante legal de los tenedores de los bonos, cuando exista.

iii Los derechos y obligaciones del representante legal de los tenedores de los bonos, cuando exista, y de los tenedores de los valores, incluyendo la facultad de la entidad emisora o de un grupo de tenedores que represente no menos del 10% del monto insoluto del empréstito para exigir a su representante legal la convocatoria de asamblea y, en caso de renuencia de este, la posibilidad de solicitarle a la SFC que realice la convocatoria.

iv La información sobre el lugar donde se realizarán las reuniones de la asamblea de los tenedores de bonos y su periodicidad, cuando aplique.

v La calificación otorgada a los bonos, con una síntesis de las conclusiones del estudio técnico que exponga sucintamente las razones de la calificación otorgada. Para el efecto, debe indicarse expresamente en qué parte de los anexos se encuentra el informe de calificación.

vi La información sobre el número de acciones que podrán ser suscritas o la forma de establecerlo, el precio o los criterios para determinarlo.

vii El plazo para la conversión de los valores.

7.3.6.3 Capítulo III – Información Adicional

El prospecto debe incluir la información relacionada con:

a Las obligaciones de la sociedad objeto del proceso de enajenación como emisor de valores.

b Los medios a través de los cuales se dará a conocer la información de interés para los inversionistas.

c Mecanismos para la colocación: directa o a través de entidades sujetas a la inspección y vigilancia de la SFC.

d El cumplimiento de la normatividad para la prevención y control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo por parte del emisor.

e La forma como se convocarán las asambleas ordinarias y extraordinarias de accionistas, incluyendo las condiciones para participar en ellas.

7.3.7 Segunda parte – Información del emisor

7.3.7.1 Capítulo I – Información general del emisor

El prospecto debe incluir la información a la que se refieren los subnumerales 1.3.7.1.2. y 1.3.7.1.3. del presente Capítulo respecto del emisor, así como la relacionada con:

a La razón social, la situación legal, el objeto social principal o la actividad económica principal del emisor, la duración y causales de disolución, relacionando la escritura de constitución y la de la última reforma estatutaria. En este punto se debe indicar el lugar o lugares físicos o electrónicos, donde se pueden consultar los estatutos sociales.

b La composición accionaria e información de los accionistas que sean propietarios de una participación igual o superior al 10% del capital social del emisor.

7.3.7.2 Capítulo II – Estructura organizacional e información financiera

El prospecto debe incluir la información a la que se refieren los subnumerales 1.3.7.2.9, 1.3.7.4.1.,1.3.7.4.5 y 1.3.7.4.18 del presente Capítulo respecto del emisor, así como la relacionada con:

a La descripción de la estructura orgánica del emisor, incluyendo:

i Los funcionarios que conforman el personal directivo, señalando el nombre y el cargo que desempeñan.

ii Los órganos colegiados (la asamblea de accionistas y la junta directiva) indicando el número de miembros de la junta directiva y los comités que ellos conforman, si existen. Igualmente, se deben indicar sus funciones, los procedimientos para su convocatoria, y los quórums y las mayorías necesarias para adoptar decisiones. En el caso de contar con miembros independientes en la junta directiva se debe indicar si cuentan con tal calidad en los términos del art. 44 de la Ley 964 de 2005.

iii Las personas que ejercen la revisoría fiscal.

b Información financiera:

i La información sobre dividendos: breve descripción de la política de dividendos del emisor, relacionando los niveles de utilidad para los 3 últimos años y los dividendos decretados para los mismos períodos.

ii La información relacionada con los principales activos del emisor.

iii Un cuadro en el cual se identifiquen los cambios relevantes en los principales rubros del estado de situación financiera en los últimos 3 años y al corte del último trimestre, señalando las razones de las variaciones más significativas.

iv Un cuadro en el cual se identifiquen los principales cambios en los principales rubros del Estado de Resultados en los 3 últimos años, teniendo en cuenta el trimestre de corte de la información financiera y señalando las razones de las variaciones más significativas.

v Cualquier tendencia, compromiso o acontecimiento conocido que pueda o vaya a afectar significativamente la liquidez del emisor, sus resultados de operación o su situación financiera.

7.3.7.3 Capítulo III – Información sobre riesgos

El prospecto debe incluir la siguiente información sobre los riesgos así como sus respectivos mitigantes:

a Los riesgos asociados al proceso de enajenación de propiedad estatal, o proceso concursal o de liquidación, incluyendo las posibles interrupciones del ofrecimiento de los valores y la presentación de acciones judiciales que afecten las autorizaciones de los órganos de decisiones del emisor o de las autoridades administrativas competentes dentro del proceso.

b Los riesgos del emisor señalados en los subnumerales 1.3.7.7.1, 1.3.7.7.7, 1.3.7.7.8, 1.3.7.7.22 y 1.3.7.7.23, así como los relacionados con:

i La naturaleza del giro del negocio del emisor.

ii Cualquier otro riesgo que a juicio del emisor deba ser conocido por los inversionistas.

7.3.8 Tercera parte – Anexos

El prospecto debe incluir los siguientes anexos:

a Los estados de situación financiera, de resultados, de cambios en el patrimonio del período y de flujos de efectivo del emisor correspondientes a los 3 últimos años debidamente suscritos y certificados conforme a lo dispuesto en el art. 46 de la Ley 964 de 2005 y la Ley 222 de 1995, junto con sus notas, informe de gestión y dictamen del revisor fiscal. Estos estados financieros deben ser presentados en forma comparativa.

b Los estados de situación financiera y de resultados del emisor con corte al trimestre calendario inmediatamente anterior a la fecha de presentación de la documentación debidamente diligenciada. Estos estados financieros deben ser presentados en forma comparativa con los correspondientes al mismo corte del año anterior.

c El estudio de factibilidad económica, financiera y de mercado para un período de 5 años con su respectiva ejecución y modificaciones si es del caso, cuando el emisor se encuentre en etapa preoperativa o tenga menos de 2 años de haber iniciado operaciones.

d Los documentos que hacen parte del proceso de enajenación de propiedad estatal, o proceso concursal o de liquidación, tales como: programa de enajenación, reglamentos de cada una de las etapas de ser el caso, formatos de aceptación, prenda, garantía, y cualquier otro que haga parte del proceso.

e Los demás que a juicio del emisor sean necesarios.

7.3.9 Cuarta parte – Certificaciones

El prospecto debe incluir una certificación del representante legal del emisor, de su revisor fiscal, del representante legal de la entidad o entidades enajenantes, y del asesor en banca de inversión, de ser el caso, en donde conste que emplearon la debida diligencia en la verificación del contenido del prospecto, en forma tal que certifican su veracidad y que omite información que pueda afectar la decisión de los futuros inversionistas.

CAPÍTULO III.

EMISIÓN DE VALORES DE ENTIDADES VIGILADAS POR LA SFC.

1. RÉGIMEN DE EMISIÓN DE BONOS DE ENTIDADES VIGILADAS EN GENERAL.

1.1. CAPACIDAD Y AUTORIZACIONES.

La emisión de bonos, sean ordinarios, con cupones para la suscripción de acciones u obligatoriamente convertibles en acciones –BOCEAS- se rige por las disposiciones contenidas en el numeral 3 del art. 111 del EOSF y en los arts. 6.4.1.1.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010, en tanto su régimen legal se los permita.

Cuando dichas emisiones las efectúen los establecimientos de crédito en desarrollo de sus operaciones pasivas de manera regular o esporádica, los valores así emitidos se entienden inscritos en el RNVE y no requieren autorización estatal, de conformidad con el art. 5.2.2.1.2 del Decreto 2555 de 2010.

No obstante, de conformidad con el numeral 24 del art. 11.2.1.4.51 del Decreto 2555 de 2010, corresponde a esta Superintendencia autorizar, respecto de sus vigilados, los reglamentos de emisión de títulos que se vayan a colocar mediante oferta pública. Cuando el emisor sea vigilado por esta entidad, debe solicitarse el concepto previo del supervisor institucional, en lo de su competencia.

Ahora bien, para la emisión de bonos convertibles en acciones o de bonos con cupones para la suscripción de acciones, la sociedad emisora debe tener inscritas en una bolsa de valores sus acciones, caso en el cual los bonos también han de inscribirse en bolsa. Los bonos ordinarios que se coloquen por oferta pública también deben inscribirse en una bolsa de valores.

No obstante, si los títulos a emitir van a ser colocados exclusivamente entre los accionistas o entre los acreedores con el fin de capitalizar obligaciones de la sociedad emisora, originados en créditos ciertos debidamente comprobados y adquiridos con anterioridad a la emisión de los bonos, no se requiere la inscripción en bolsa referida.

1.2. CONDICIONES DE LA EMISIÓN.

La solicitud de autorización de una oferta pública de valores por parte de entidades vigiladas, en cuanto resulte aplicable, debe cumplir con los requisitos de la Parte 6 del Libro 4 del Decreto 2555 de 2010 y presentarse acompañada de la documentación señalada en la lista de chequeo identificada con el código M-LC-AUT-018, además de los requisitos que de manera particular establezca esta Superintendencia.

Adicionalmente, debe tenerse presente:

1.2.1. De emitirse bonos convertibles en acciones cuyo pago quede subordinado, en caso de liquidación de la entidad, al cubrimiento de los pasivos externos de la misma, debe realizarse una manifestación expresa en tal sentido, en los términos del art. 86 numeral 1 del EOSF.

1.2.2. Tratándose de ofertas privadas de bonos de sociedades comisionistas de bolsa y de sociedades calificadoras, de conformidad con el art. 8 del Decreto 2016 de 1992 debe remitirse el prospecto de emisión suscrito por el representante legal y el revisor fiscal de la sociedad emisora, que ha de incluir, además de las informaciones a que alude el art. 5.2.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010 en cuanto sean aplicables, las siguientes:

1.2.2.1. Cualquier hecho o información que resulte relevante o esencial, que en ese momento o hacia el futuro pueda tener efecto o influencia en el desenvolvimiento de los negocios de la entidad, en sus estados financieros, en sus valores y en la oferta de ellos.

1.2.2.2. Cuando el contrato de suscripción esté sujeto a la condición resolutoria de que no se coloque la totalidad de la emisión, la indicación de esta circunstancia.

1.2.2.3. La advertencia de que trata el art. 16 del Decreto 1026 de 1990.

1.2.2.4. Calidad y responsabilidad del tercero administrador de la emisión, cuando quiera que los títulos sean firmados por éste.

1.2.2.5. Tratándose de bonos con cupones para la suscripción de acciones, en cada cupón debe indicarse el título al cual pertenece, su número, valor, la condición de ser nominativo, a la orden o al portador, la fecha en que puede hacerse efectivo, el número de acciones que podrán ser suscritas o la forma de establecerlo, el precio de suscripción o los criterios para determinarlo, el momento a partir del cual se podrá ejercer este derecho y el plazo para el efecto.

1.2.2.6. Cuando la SFC estime que los derechos de los inversionistas pueden verse vulnerados, puede exigir a la entidad emisora el nombramiento de un representante legal de tenedores de bonos u otra figura jurídica que lo sustituya que, a su criterio, vele en forma adecuada por los intereses de los tenedores de los títulos y del cumplimiento de las obligaciones contraídas con los mismos.

1.2.3 <Subnumeral adicionado por la Circular 14 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Tratándose de ofertas privadas de bonos de las demás entidades vigiladas, deberá remitirse a título informativo a esta Superintendencia la información referida en el subnumeral 1.2.2. del presente capítulo.

1.3. CONDICIONES PARTICULARES DE LA EMISIÓN DE BONOS CONVERTIBLES EN ACCIONES.

1.3.1. Régimen de emisión de bonos convertibles en acciones: Además de sujetarse a las instrucciones contenidas en el presente Capítulo, las entidades vigiladas interesadas en este tipo de emisiones deben observar las condiciones señaladas en el art. 6.4.1.1.27 y siguientes del Decreto 2555 de 2010, a excepción de lo dispuesto en el art. 6.4.1.1.36 del mismo texto normativo, materia que en lo relativo a las entidades vigiladas se deben regir por lo indicado en el art. 86 del EOSF.

1.3.2. Restricciones para su adquisición o negociación: A los bonos convertibles en acciones, por expresa prescripción del art. 6.4.1.1.33 Decreto 2555 de 2010 les son aplicables las normas legales, reglamentarias, administrativas o estatutarias que restrinjan la adquisición o negociación de las acciones o que exijan el cumplimiento de determinados requisitos para el efecto, entre ellas:

1.3.2.1. Los administradores de la sociedad emisora no pueden enajenar o adquirir, por sí o por interpuesta persona, BOCEAS que ésta emita mientras se encuentren en ejercicio de sus cargos, sino por los motivos y en las condiciones contempladas en el art. 404 del C.Cio. Estas condiciones deben observarse aún para aquellas suscripciones que los administradores de las sociedades emisoras pretendan hacer en ejercicio del derecho de preferencia, en el evento en que los mismos tengan la calidad de accionistas.

1.3.2.2. De acuerdo con el régimen legal aplicable a cada tipo, las entidades vigiladas pueden adquirir y poseer bonos convertibles en acciones emitidos por las sociedades en las cuales se encuentre autorizada su participación.

1.3.2.3. Por aplicación de lo prescrito en el art. 88 numeral 1 del EOSF, hay que solicitarse autorización previa de la SFC para la suscripción y/o negociación de BOCEAS emitidos por las instituciones sometidas a la vigilancia de esta entidad, siempre que a través de tal operación pueda llegarse a adquirir un número de bonos que en el supuesto de convertirse en acciones al momento de la transacción llegaran a representar el 10% o más de las acciones suscritas de la entidad emisora, o si con tal suscripción y/o negociación pudiera llegarse a superar el porcentaje indicado o a incrementar el que se posea, superior al 10% del capital suscrito de la entidad, debiendo advertirse que de no obtenerse tal autorización, la negociación o la suscripción de tales BOCEAS se entiende ineficaz de pleno derecho.

En virtud de lo anterior, debe recordarse que las entidades vigiladas deben abstenerse de inscribir en el libro de registro de accionistas toda transferencia de BOCEAS, cuando la misma no se acompañe de la respectiva aprobación de la SFC.

1.4. REPRESENTACIÓN DE LOS TENEDORES DE BONOS.

Las corporaciones financieras y las sociedades fiduciarias pueden ser representantes de los tenedores de bonos, de acuerdo con su régimen legal y acorde con el art. 6.4.1.1.5 y siguientes del Decreto 2555 de 2010, siempre que sean autorizados para el efecto por la SFC.

1.5. INFORMACIÓN A LA SFC SOBRE LAS EMISIONES DE BONOS.

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del art. 111 del EOSF, los establecimientos de crédito deben remitir a la SFC la información indicada en el inciso final del art. 133 numeral 1 del citado estatuto, con una antelación no inferior a 10 días hábiles respecto de la fecha en que se vaya a efectuar la emisión de bonos ordinarios, cuando lo hagan en desarrollo de operaciones pasivas realizadas de manera regular o esporádica que se entienden inscritas automáticamente en el RNVE.

Por su parte, respecto de las sociedades de servicios financieros o de seguros no se requiere la remisión de información alguna con posterioridad a la emisión, así como tampoco en el caso en que cualquiera de las entidades vigiladas proceda a la emisión de bonos convertibles en acciones, como quiera que en todos los casos anteriores se debe surtir el trámite pertinente para obtener previa autorización de esta Superintendencia.

2. RÉGIMEN DE EMISIÓN DE BONOS DE GARANTÍA GENERAL DE LAS CORPORACIONES FINANCIERAS.

La emisión de bonos por parte de las corporaciones financieras se encuentra prevista como operación autorizada por el literal b. del art. 13 del EOSF, y puede desarrollarse con sujeción a los términos prescritos en el art. 133 de dicho régimen.

Debe entenderse que la emisión de títulos de deuda colectiva autorizada a las corporaciones financieras bajo la denominación de bonos de garantía general, involucra un negocio jurídico subyacente que se identifica con el previsto en el art. 752 del C.Cio., y el art. 6.4.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010 bajo la restricción de tratarse de una obligación que debe contar con el patrimonio de la entidad como garantía de la deuda, esto es, ser de garantía general.

Por tales razones, aquellos aspectos que no se encuentren expresamente consagrados en el art. 133 antes mencionado, deben remitirse en su regulación a lo previsto para los denominados bonos ordinarios, regidos por Parte 6 del Libro 4 del Decreto 2555 de 2010 en cuanto no pugnen con su propia naturaleza, teniendo en cuenta, en todo caso, que no es necesario que exista un representante de los tenedores.

3. RÉGIMEN DE EMISIÓN DE BONOS DE LAS SOCIEDADES COMISIONISTAS DE BOLSA DE VALORES.

3.1. AUTORIZACIÓN PARA EMITIR Y COLOCAR BONOS ORDINARIOS.

<Inciso modificado por la Circular 14 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Las sociedades comisionistas de bolsas de valores podrán emitir y colocar bonos ordinarios, previa autorización de la SFC.

En los eventos en que decidan emitir bonos ordinarios para ser ofrecidos públicamente, deben observar las disposiciones que rigen la autorización de la oferta pública de valores en el mercado primario, en especial las contenidas en los Libros Primero, Segundo y Cuarto de la Parte 6 del Decreto 2555 de 2010.

3.2. DESTINACIÓN EXCLUSIVA DE LOS RECURSOS DEL EMPRÉSTITO.

Los recursos que obtengan las sociedades comisionistas de bolsas de valores derivados de la emisión y colocación de bonos ordinarios, deben tener como única destinación la atención de requerimientos de liquidez.

3.3. REQUISITOS Y CONDICIONES PARA LA EMISIÓN DE BONOS ORDINARIOS.

Las sociedades comisionistas de bolsas de valores que pretendan emitir y colocar bonos ordinarios deben acreditar de manera previa a la autorización correspondiente, el cumplimiento de los siguientes requisitos:

3.3.1. La elaboración de un manual que contemple los procedimientos para el manejo de la emisión, los activos en que se mantendrán invertidos los recursos captados, así como los casos en que se podrá acudir eventual y transitoriamente a los mismos.

3.3.2. La actualización de sus sistemas de control interno y de gestión y control de riesgos conforme a lo previsto en el subnumeral 3.8 del presente Capítulo.

3.3.3. La inclusión dentro del código de buen gobierno de la sociedad de normas de conducta especiales para el manejo de emisiones propias, las cuales deben guardar armonía con lo previsto en el subnumeral siguiente y con los principios de lealtad, transparencia, reserva, manejo adecuado de la información, profesionalismo y adecuación a la ley.

3.4. OPERACIONES QUE NO PUEDEN REALIZARSE CON TÍTULOS QUE INTEGREN UNA EMISIÓN.

La sociedad comisionista de bolsa de valores que coloque bonos ordinarios debe abstenerse de realizar respecto de los títulos que integren la emisión correspondiente, las siguientes operaciones o actividades:

3.4.1. Desarrollar el contrato de comisión para la compra y venta de valores.

3.4.2. Recomendar o sugerir a sus clientes la inversión en ellos.

3.4.3. Participar en el proceso de colocación de la emisión correspondiente.

3.4.4. Realizar operaciones por cuenta propia o con recursos propios.

3.4.5. Adquirirlos e integrarlos a los portafolios de valores de terceros que administre.

3.4.6. Adquirirlos e integrarlos a los portafolios de las carteras colectivas que administre.

3.4.7. La administración de valores.

3.4.8. Otorgar préstamos con sus propios recursos para financiar la adquisición de bonos emitidos por ella.

3.5. INVERSIÓN O REPRESENTACIÓN DEL EMPRÉSTITO.

La totalidad del empréstito derivado de la colocación de bonos ordinarios por parte de las sociedades comisionistas miembros de bolsas de valores debe mantenerse invertido en todo momento, de manera exclusiva, en uno o varios de los siguientes tipos de activos:

3.5.1. Depósitos bancarios en cuentas de ahorro o corrientes;

3.5.2. Participaciones en portafolios colectivos de adhesión voluntaria que ofrezcan a sus suscriptores o tenedores liquidez a la vista;

3.5.3. Títulos o valores de deuda pública interna de alta seguridad y liquidez emitidos por la Nación, entendidos como tales los valores integrantes de aquellas emisiones o referencias de deuda pública interna respecto de las cuales los creadores y aspirantes a creadores de mercado, deban colocar permanente y simultáneamente puntas de compra y de venta en el primer escalón del mercado secundario de TES Clase B dentro del programa de deuda pública interna, de conformidad con las publicaciones que para el efecto realice el Banco de la República.

3.5.4. En otros instrumentos y valores que de manera general y previa autorice la SFC.

3.6. DISPOSICIÓN DE LOS RECURSOS DEL EMPRÉSTITO.

Una sociedad comisionista de bolsa de valores puede hacer uso de los recursos obtenidos a través de la colocación de bonos ordinarios únicamente en los siguientes eventos:

3.6.1. Para subsanar problemas transitorios de liquidez originados en el incumplimiento de operaciones por parte de sus contrapartes;

3.6.2. Por interrupciones en los sistemas y procesos de compensación y liquidación de operaciones sobre valores;

3.6.3. Por interrupciones o fallas en los sistemas de negociación de valores, y

3.6.4. Para agilizar el proceso de cumplimiento de operaciones que se deban compensar y liquidar el mismo día de su negociación o contratación.

3.7. RESTITUCIÓN DE LOS RECURSOS.

La sociedad comisionista de bolsa de valores emisora que disponga de los recursos obtenidos mediante la colocación de bonos ordinarios debe restituirlos a los rubros del activo señalados en el subnumeral 3.5 del presente Capítulo en el mismo día de su utilización. De no ser posible su restitución dentro del mismo día de su uso, el representante legal de la sociedad debe informar de manera inmediata sobre dicha circunstancia a la SFC y al representante de los tenedores de bonos, con indicación de las razones que imposibilitaron tal restitución, así como de la fecha en que dicho procedimiento se hará efectivo.

En todo caso, los recursos deben ser restituidos, a más tardar, dentro de los 3 días hábiles siguientes a la fecha en que la sociedad comisionista de bolsa dispuso de los mismos.

3.8. AJUSTES AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores que recurran a la colocación de bonos ordinarios como mecanismo de endeudamiento, deben ajustar su sistema de control interno mediante el establecimiento de políticas, procedimientos y mecanismos para el seguimiento y monitoreo de, entre otros, los siguientes aspectos:

3.8.1. Asegurar que los recursos obtenidos en las colocaciones de deuda se inviertan y mantengan en los activos autorizados, según lo previsto en el subnumeral 3.5 del presente Capítulo.

3.8.2. Verificar que los recursos provenientes del empréstito se utilicen únicamente en los eventos permitidos.

3.8.3. Determinar que se observen y cumplan de manera cabal los deberes de suministro y revelación de información al mercado y a la SFC, y

3.8.4. Verificar que se dé estricto cumplimiento a las prohibiciones y demás instrucciones de esta Superintendencia.

3.9. INFORMACIÓN A LA SFC.

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben reportar diariamente a la SFC vía internet, información acerca del saldo no amortizado de las emisiones de bonos ordinarios que mantengan vigentes, así como sobre los activos en los que se encuentre invertida o representada la porción no amortizada de dichas emisiones, según lo dispuesto en el subnumeral 3.5 precedente.

3.10. REVELACIONES EN TORNO A LAS EMISIONES DE BONOS ORDINARIOS VIGENTES.

Las sociedades comisionistas deben revelar a través de notas a los estados financieros la siguiente información respecto de las emisiones de bonos ordinarios que mantenga vigentes:

3.10.1. El monto total autorizado y colocado de cada emisión;

3.10.2. Las series en que se encuentra dividida cada emisión con indicación del monto autorizado y colocado de cada serie, así como de la fecha de redención de los bonos que integran cada serie;

3.10.3. Las tasas de interés y forma de pago;

3.10.4. Las garantías o avales;

3.10.5. Los activos en los que se encuentre invertida o representada la porción no amortizada de cada emisión vigente, con indicación de las cuentas contables en las que se encuentran registrados;

3.10.6. El monto o porción no amortizada de cada una de las series en las que se encuentra dividida la emisión,

3.10.7. El monto de los flujos de recursos que demandará el servicio de la deuda (capital e intereses) durante los 12 meses siguientes al informe respectivo,

3.10.8. La razón de cobertura del flujo de efectivo, y

3.10.9. Las calificaciones de riesgo crediticio otorgadas a la sociedad comisionista emisora o a la emisión correspondiente por las calificadoras de valores autorizadas para el efecto.

Además de todo lo anterior, debe darse cumplimiento de lo previsto en el Libro 16 de la Parte 6 del Decreto 2555 de 2010, y las demás obligaciones previstas para los emisores de valores.

CAPÍTULO IV.

OPERACIONES QUE REQUIEREN AUTORIZACIÓN DE LA SFC- CONTROLADOS EXCLUSIVOS.

De conformidad con las funciones previstas en el literal B del art. 11.2.1.4.51 del Decreto 2555 de 2010 respecto de los emisores de valores sometidos a control exclusivo de esta entidad y con el propósito de cumplir adecuadamente los requisitos necesarios para que la SFC imparta las respectivas autorizaciones atendiendo los principios de celeridad, eficiencia y economía que rigen las actuaciones administrativas, los interesados en dichas autorizaciones deben presentar la solicitud correspondiente cumpliendo los requisitos que se definen a continuación, sin perjuicio de lo dispuesto para cada trámite específico, y siempre que los mismos no reposen ya en los archivos de esta Superintendencia, circunstancia ésta que debe indicarse en el escrito de solicitud.

1. DOCUMENTACIÓN GENERAL.

1.1. Solicitud formulada por el representante legal o apoderado.

1.2. Certificado de existencia y representación legal de la sociedad, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio respectivo, con fecha de expedición no superior a 3 meses.

1.3. En el evento de actuarse por intermedio de apoderado, debe presentarse el poder debidamente otorgado, con constancia de exhibición de la tarjeta profesional de abogado.

1.4. Compendio de estatutos sociales vigentes y copia de la escritura de constitución y de las escrituras de reformas estatutarias.

1.5. Copia del aviso de convocatoria a la reunión del órgano social competente donde se sometió a consideración la propuesta de reforma estatutaria, emisión de acciones, disolución anticipada, aporte en especie, conversión de acciones, reducción de capital o admisión a un acuerdo de reestructuración, el cual debe reunir los requisitos establecidos en la ley y en los estatutos sociales.

1.6. Copia autorizada del acta correspondiente a la reunión del órgano social competente en la cual se haya aprobado la reforma estatutaria, emisión de acciones, disolución anticipada, aporte en especie, conversión de acciones o admisión a un acuerdo de reestructuración, con constancia de su aprobación. A este respecto debe tenerse en cuenta lo siguiente:

1.6.1. El acta debe cumplir con los requisitos establecidos en los arts. 189 y 431 del C.Cio. y en ella debe quedar constancia de toda la información suministrada por la administración a los socios, accionistas o miembros de junta directiva acerca de la reforma estatutaria u operación que se somete a su consideración, la cual debe tener la suficiencia necesaria para proporcionarles todos los elementos de juicio requeridos, de orden legal, financiero, comercial o contable, para la adopción de la correspondiente decisión.

1.6.2. En caso de reuniones no presenciales u otros mecanismos para la toma de decisiones, debe enviarse también la prueba de la comunicación simultánea o sucesiva o los escritos por medio de los cuales todos los socios o miembros de junta directiva, según corresponda, hayan expresado el sentido de su voto.

1.6.3. Constancia en el acta respecto de la verificación de lo establecido en el art. 185 del C.Cio., o en su defecto debe adjuntarse una certificación del representante legal.

1.7. Copia de los acuerdos suscritos entre las compañías participantes en la respectiva operación, relacionados con la misma. En caso de no existir dichos acuerdos, tal hecho debe ser certificado por el representante legal.

1.8. Copia de los acuerdos entre accionistas relacionados con la operación, que hayan sido depositados en la respectiva sociedad emisora o que hayan sido dados a conocer a los administradores del emisor por los accionistas participantes. En caso de no haberse depositado ningún acuerdo entre accionistas o de no haberse dado a conocer la existencia de éstos a los administradores del emisor, tal hecho debe ser certificado por el representante legal.

1.9. Actualización de la calificación emitida por la sociedad calificadora de riesgos correspondiente, teniendo en cuenta el efecto del proceso proyectado, para los casos en los cuales un emisor de títulos que conforme a la reglamentación vigente requieran calificación, solicite autorización para fusiones, escisiones, segregaciones o reducción de capital con reembolso efectivo de aportes.

1.10. Cualquier otro documento que el emisor considere pertinente.

2. DOCUMENTACIÓN ADICIONAL.

Además de los documentos relacionados anteriormente, según sea el tipo de reforma estatutaria o acto que se pretenda adelantar, se deben adjuntar a la solicitud y presentar para su evaluación y estudio por parte de la SFC, los documentos que se señalan a continuación:

2.1. DOCUMENTACIÓN BÁSICA PARA FUSIONES Y ESCISIONES.

Además de la documentación relacionada en el numeral 1 del presente Capítulo, a las solicitudes de autorización para la protocolización de una reforma estatutaria de fusión o escisión deben adjuntarse los siguientes documentos:

2.1.1. Aviso publicado en la sección económica de un diario de amplia circulación nacional, que cumpla los requisitos exigidos por el art. 174 del C.Cio. sobre aprobación del acuerdo de fusión o de escisión. En caso de escisión, debe adjuntarse, además, aviso publicado en un diario de amplia circulación en el domicilio social de cada una de las entidades participantes que contenga los requerimientos previstos en el citado artículo del régimen mercantil.

2.1.2. Certificación suscrita por el representante legal de las sociedades que participan en la fusión o escisión, en donde conste el medio utilizado en relación con todos y cada uno de los acreedores para la comunicación del acuerdo de fusión o escisión, en los términos del inciso 2 del art. 5 de la Ley 222 de 1995.

2.1.3. Certificación suscrita por el representante legal de las sociedades que participan en la fusión o escisión, en la que se informe si los acreedores han exigido garantías satisfactorias y suficientes para el pago de sus créditos, en los términos de los arts. 175 del C.Cio. y 6 de la Ley 222 de 1995 y, en caso afirmativo, el estado actual de los trámites correspondientes. Puede presentarse la solicitud de autorización antes del vencimiento del término señalado en las normas citadas. No obstante, esta entidad sólo puede impartir su aprobación a la protocolización de la reforma cuando reciba la certificación correspondiente, una vez se haya vencido dicho término.

2.1.4. Estados financieros básicos correspondientes a la fecha de corte establecida para la fusión o escisión, debidamente certificados, de todas las sociedades que participan en el proceso, incluyendo las notas y el dictamen del revisor fiscal correspondientes. De conformidad con lo establecido en el art. 29 del Decreto 2649 de 1993, la fecha de corte de los estados financieros preparados para decidir sobre la fusión o escisión no puede ser anterior a 1 mes a la fecha de realización de la convocatoria a la reunión del máximo órgano social. Según lo dispuesto en el numeral 15 del art. 115 del Decreto 2649 de 1993, se deben revelar los hechos económicos realizados luego de la fecha de corte, que puedan afectar en forma material la situación financiera y las perspectivas del ente económico.

Si ha transcurrido un lapso superior a 3 meses entre la fecha de corte de los estados financieros utilizados para decidir sobre la fusión o escisión y la fecha en que se presente la solicitud ante la SFC debe entregarse una certificación del representante legal sobre la ocurrencia o no, entre la fecha de corte de los mencionados estados financieros y la presentación de la solicitud, de eventos que puedan afectar significativamente la situación de las entidades.

2.1.5. Cuando de conformidad con los arts. 12 y siguientes de la Ley 222 de 1995, con ocasión de la reforma haya lugar a que los socios o accionistas hagan uso del derecho de retiro, debe remitirse un listado de los socios ausentes en la reunión de la asamblea de accionistas o junta de socios en que se aprobó la reforma. Adicionalmente, debe remitirse una certificación suscrita por el representante legal en la que conste si el derecho se ejerció o no y, en caso afirmativo, el nombre de los socios o accionistas ausentes o disidentes que lo ejercieron y las condiciones en que se efectuó o se proyecta efectuar la compra o el reembolso de los aportes, según corresponda.

2.1.6. Certificación suscrita por el representante legal de la sociedad, en donde conste si el proyecto de fusión o de escisión se mantuvo para consulta de los asociados en las oficinas donde funciona la administración de la sociedad en su domicilio principal, por lo menos con 15 días hábiles de antelación a la reunión.

2.1.7. Reglamento para la colocación de acciones, cuando haya lugar a su elaboración de acuerdo al ordinal 4 del art. 177 del C.Cio. Es de anotar, que no hay lugar a la elaboración de reglamento de colocación cuando solamente se vayan a colocar las acciones que correspondan a los socios de las sociedades participantes como producto de la respectiva operación.

2.1.8. Copia del acta de la asamblea de tenedores de bonos en la que conste la decisión adoptada por tales inversionistas respecto de la fusión o escisión. En el caso en que no se haya autorizado la respectiva reforma, debe acreditarse la opción que, de conformidad con lo aprobado por el máximo órgano social, se ofrecerá a los tenedores de bonos.

2.1.9. Copia de la decisión adoptada respecto a la operación de integración proyectada emitida por la SIC, en cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 1 del art. 177 del C.Cio. y del numeral 1 del art. 8 de la Ley 222 de 1995, cuando sea del caso.

Si bien con el propósito de agilizar el trámite, para efectos de la presentación de la solicitud ante la SFC basta con que se acredite que se presentó ante la SIC la solicitud correspondiente, esta entidad sólo imparte su aprobación a la protocolización de la reforma cuando reciba la decisión final de la SIC toma una decisión de fondo a la mencionada operación.

2.1.10. Copia de los estudios técnicos elaborados para determinar el valor actualizado de los activos de la sociedad solicitante representados en propiedad, planta y equipo; intangibles, inversiones y otros activos, cuando sea del caso, los cuales deben cumplir con la totalidad de requisitos indicados en el subnumeral 2.11. del presente Capítulo.

2.1.11. Documentos que, de conformidad con lo señalado en el subnumeral 2.12. del presente Capítulo acrediten la idoneidad profesional, solvencia moral, experiencia e independencia de quienes realicen los estudios de valoración.

2.1.12. Con el propósito de verificar el valor que por concepto de valorizaciones de propiedad planta y equipo, intangibles y otros activos se refleja en el balance general, se debe presentar un anexo en que se indique:

2.1.12.1. Descripción del bien (por unidades o grupos homogéneos).

2.1.12.2. Los bienes que conforman los terrenos y construcciones, los cuales deben relacionarse uno a uno. Los demás bienes se presentarán a nivel de cuenta.

2.1.12.3. Saldo en libros (costo histórico, ajustes por inflación, menos la depreciación ajustada por inflación).

2.1.12.4. Valor del avalúo.

2.1.12.5. Valorización o desvalorización (si se ha constituido provisión, se revelará lo pertinente en notas a los estados financieros).

En las notas a los estados financieros debe revelarse la fecha del último avalúo, el nombre del avaluador, la fecha en que se hizo el ajuste, si es del caso, el indicador utilizado y su valor.

2.1.13. Respecto de las inversiones representadas en acciones, cuotas o partes de interés, debe presentarse un anexo que indique:

2.1.13.1. Nombre de la sociedad receptora de la inversión y NIT.

2.1.13.2. Número de acciones, cuotas o partes de interés poseídas.

2.1.13.3. Porcentaje de participación.

2.1.13.4. Costo ajustado de la inversión a la fecha de corte de los estados financieros.

2.1.13.5. Valor intrínseco o de mercado a la fecha de corte de los estados financieros.

2.1.13.6. Método de valuación utilizado.

2.1.13.7. Valorización o provisión.

2.1.14. En cuanto al rubro de intangibles, debe señalarse lo siguiente:

2.1.14.1. Clase de intangible.

2.1.14.2. Monto total del intangible y criterios utilizados para su determinación.

2.1.14.3. Costo ajustado del intangible a la fecha de corte de los estados financieros.

2.1.14.4. Vida útil estimada de explotación del intangible.

2.1.14.5. Valor anual de amortización.

2.1.14.6. Valor acumulado de amortización.

2.1.14.7. Método contable de amortización.

2.1.14.8. Contingencias que puedan ajustar o acelerar su amortización

2.1.15. Copia completa de los estudios técnicos efectuados para la valoración de las acciones o cuotas sociales de cada una de las empresas que participan en la operación y para determinar la relación de intercambio, adjuntando en medio magnético el archivo en el cual consten los cálculos efectuados. Dichos estudios deben realizarse utilizando métodos de reconocido valor técnico, teniendo en cuenta el principio de empresa en marcha y cumpliendo, en lo que les sea aplicable, los criterios generales señalados en el subnumeral 2.11. del presente Capítulo.

Por regla general el método de valor en libros no se considera adecuado para la valoración de empresas, salvo en los eventos en los cuales exclusivamente se vayan a adquirir los activos del ente y se pueda demostrar que no se va a continuar con las actividades que el mismo ha ejercido en desarrollo de su objeto social. Adicionalmente, puede optarse por su utilización en los siguientes casos:

2.1.15.1. En los procesos de fusión en los cuales el capital de todas las sociedades participantes en el proceso pertenezca en su totalidad a un mismo beneficiario real, o en el que todos los asociados formen parte de un mismo grupo empresarial, situación que deberá acreditarse.

2.1.15.2. En los procesos de escisión en los que los accionistas de la sociedad originaria mantengan igual proporción a la que poseían en ésta, en todas y cada una de las sociedades beneficiarias.

En todo caso, es necesario, como mínimo, que el valor en libros de las propiedades, planta y equipo se determine mediante avalúos que cumplan con los requisitos establecidos en las normas vigentes sobre la materia, utilizando el método de reconocido valor técnico que resulte más apropiado a las circunstancias, teniendo en cuenta la naturaleza, características y situación específicas de cada activo en particular. Dicho avalúo no puede tener una antelación superior a un 1 año.

En los procesos de escisión, los estudios técnicos deben realizarse para la valoración de las acciones o cuotas sociales que corresponderán a cada socio, cuando conforme a lo establecido en el último inciso del art. 3 de la Ley 222 de 1995 los socios de la sociedad escindida no participen en el capital de las sociedades beneficiarias en la misma proporción que tenían en aquella.

A los estudios técnicos a que se refiere este subnumeral debe anexarse copia de la documentación que acredite la idoneidad profesional, experiencia e independencia de quienes efectuaron la valoración de cada sociedad, según lo requerido en el subnumeral 2.12. del presente Capítulo.

2.2. DOCUMENTACIÓN ESPECÍFICA PARA FUSIONES.

Además de la documentación relacionada en los numerales 1 y 2.1. del presente Capítulo, a las solicitudes de autorización para la protocolización de una reforma estatutaria de fusión deben adjuntarse los siguientes documentos:

2.2.1 Copia del acuerdo de fusión, el cual ha de constar en el acta de la reunión del órgano social competente que autorizó la reforma. Dicho acuerdo debe contener, conforme a lo establecido en el art. 173 del C.Cio, la siguiente información:

2.2.1.1. Los motivos de la proyectada fusión y las condiciones en que se realizará.

2.2.1.2. Los datos y cifras, tomados de los libros de contabilidad de las sociedades que participan en la fusión que hubieran servido de base para establecer las condiciones en que se realizará la fusión.

2.2.1.3. La discriminación y valoración de los activos y pasivos de las sociedades que participan en la fusión.

2.2.1.4. Anexo explicativo de la metodología utilizada para la valoración de las acciones o cuotas sociales de cada compañía y para determinar la relación de intercambio, y

2.2.1.5. Estados financieros básicos de todas las sociedades que participan en la fusión, correspondientes a la fecha de corte establecida para dicha reforma, los cuales deben cumplir con la totalidad de requisitos señalados en el subnumeral 2.1.4. del presente Capítulo.

2.2.2. Estados financieros consolidados que se tengan a la fecha de corte establecida para la fusión, bajo el supuesto que a dicha fecha la misma ya se hubiera realizado, con indicación detallada del método de reconocido valor técnico utilizado para la determinación de las cifras contenidas en dichos estados financieros y de los supuestos empleados, adjuntando copia del archivo correspondiente en excel.

2.3. DOCUMENTACIÓN ESPECÍFICA PARA ESCISIONES.

Además de la documentación relacionada en los numerales 1 y 2.1. del presente Capítulo, a las solicitudes de autorización para la protocolización de una reforma estatutaria de escisión deben adjuntarse los siguientes documentos:

2.3.1. El proyecto de escisión, el cual ha de constar en el acta de la reunión del órgano competente que aprobó la escisión. Dicho proyecto debe contener, de acuerdo con lo dispuesto en el art. 4 de la Ley 222 de 1995, las siguientes especificaciones:

2.3.1.1. Los motivos de la escisión y las condiciones en que se realizará.

2.3.1.2. El nombre de las sociedades que participarán en la escisión.

2.3.1.3. En el caso de creación de nuevas sociedades, los estatutos de las mismas.

2.3.1.4. La discriminación y valoración de los activos y pasivos que se integrarán al patrimonio de la sociedad o sociedades beneficiarias.

2.3.1.5. El reparto entre los socios de la sociedad escindente, de las cuotas, acciones o partes de interés que les corresponderán en las sociedades beneficiarias, con explicación de los métodos de valuación utilizados.

2.3.1.6. Estados financieros de las sociedades que participen en el proceso de escisión, debidamente certificados y acompañados de sus notas y el dictamen emitido por el revisor fiscal.

2.3.1.7. La fecha a partir de la cual las operaciones de las sociedades que se disuelven habrán de considerarse realizadas para efectos contables, por cuenta de la(s) sociedad(es) beneficiaria(s).

2.3.1.8. La opción que se ofrecerá a los tenedores de bonos.

2.3.2. Estimativo de los estados financieros que se tengan para cada una de las sociedades que resulten de la escisión, elaborados a la fecha de corte de aquellos que sirvieron como base para decidir sobre la escisión, bajo el supuesto que a dicha fecha ya se hubiese realizado la citada reforma. En los mismos debe especificarse claramente cuál sociedad asumirá el cumplimiento de las obligaciones surgidas de las emisiones de títulos que tenga en circulación en el mercado público de valores la sociedad que va a escindirse. Para la determinación de las cifras contenidas en dichos estados financieros debe utilizarse un método de reconocido valor técnico e informarse claramente los supuestos tenidos en cuenta para su elaboración.

2.4. DOCUMENTACIÓN ESPECÍFICA PARA TRANSFORMACIONES.

Además de la documentación relacionada en el numeral 1 del presente Capítulo, a las solicitudes para que se autorice la protocolización de una reforma estatutaria de transformación deben adjuntarse los siguientes documentos:

2.4.1. Constancia de aprobación del balance que servirá como base para determinar el capital de la sociedad transformada, la cual debe estar incluida en el acta de la reunión del órgano social competente que aprobó la transformación, de acuerdo con lo dispuesto en el art. 170 del C.Cio.

2.4.2. Proyecto de los nuevos estatutos ajustados a los requisitos exigidos en el C.Cio. para la nueva forma societaria, los cuales deben constar en el acta referida o como anexo a la misma.

2.4.3. Copia del acta de la asamblea de tenedores de bonos en la que conste la decisión adoptada por tales inversionistas respecto de la transformación, o en caso de que no se haya autorizado la respectiva reforma debe acreditarse la opción que, de conformidad con lo aprobado por el máximo órgano social, se ofrecerá a los tenedores de bonos.

2.4.4. Cuando de conformidad con los art. 12 y siguientes de la Ley 222 de 1995, con ocasión de la reforma haya lugar a que los socios o accionistas hagan uso del derecho de retiro, debe remitirse un listado de los socios disidentes en la reunión de la asamblea de accionistas o junta de socios en que se aprobó la reforma. Adicionalmente, debe remitirse una certificación suscrita por el representante legal en la que conste si el derecho se ejerció o no y, en caso afirmativo, el nombre de los socios o accionistas ausentes o disidentes que lo ejercieron y las condiciones en que se efectuó o se proyecta efectuar la compra o el reembolso de los aportes, según corresponda.

2.5. DOCUMENTACIÓN ESPECÍFICA PARA DISOLUCIÓN ANTICIPADA.

Además de la documentación relacionada en el numeral 1 del presente Capítulo, a las solicitudes para que se autorice la disolución anticipada de una sociedad debe adjuntarse:

2.5.1. Acta de la reunión del órgano social competente que aprobó la disolución, en la cual debe constar el nombramiento del liquidador.

2.5.2. Estados financieros básicos de la sociedad, cuya antigüedad no puede ser anterior a un 1 mes respecto a la fecha de la convocatoria para la reunión del máximo órgano social en que se vaya a considerar la disolución, acompañados de sus notas, debidamente certificados conforme con lo establecido en el art. 37 de la Ley 222 de 1995 y dictaminados por el revisor fiscal, conforme con lo dispuesto en el art. 38 ibídem, y adjuntando los documentos indicados en los subnumerales 2.1.10, 2.1.11 y 2.1.12 del presente Capítulo.

2.5.3. En los casos en que la sociedad que se vaya a disolver haya colocado títulos de deuda o bonos convertibles en acciones, las condiciones y plazos en los que procederá a pagar a los tenedores de tales títulos de conformidad con lo dispuesto por los arts. 6.4.1.26 del Decreto 2555 de 2010 y 244 del C.Cio.

2.6. DOCUMENTACIÓN ESPECÍFICA PARA OTRAS FORMAS DE REORGANIZACIÓN.

Además de la documentación relacionada en el numeral 1 del presente Capítulo, a las solicitudes para que se autorice el cambio de objeto social, la segregación o escisión impropia u otros actos societarios, diferentes a la fusión, escisión o transformación, que impliquen reorganización empresarial y que afecten la situación patrimonial, la actividad principal o el riesgo de las sociedades emisoras de valores sometidas al control exclusivo de esta Superintendencia, deben adjuntarse los siguientes documentos:

2.6.1. Documentos presentados a consideración de la asamblea de accionistas, junta de socios u órgano social competente, mostrando las consideraciones de orden jurídico, financiero, comercial, contable, tributario y de cualquier otra índole que sustentan la procedencia de la respectiva operación y el impacto de la misma sobre la situación futura de la sociedad, adjuntando copia de los estudios técnicos elaborados para el efecto.

2.6.2. Tratándose de cambios en el objeto social, copia del acta de la asamblea de tenedores de bonos en la que conste la decisión adoptada por tales inversionistas respecto de la modificación al objeto social o, en caso de que no se haya autorizado la respectiva reforma, debe acreditarse la opción que, de conformidad con lo aprobado por el máximo órgano social, se ofrecerá a los tenedores de bonos.

2.6.3. Para el caso de las segregaciones o escisiones impropias, deben adjuntarse los siguientes documentos adicionales:

2.6.3.1. Estados financieros básicos de las sociedades que participarán en la operación, acompañados de sus notas, debidamente certificados conforme con lo establecido en el art. 37 de la Ley 222 de 1995 y dictaminados por el revisor fiscal, según lo dispuesto en el art. 38 ibídem, y adjuntando los documentos indicados en los subnumerales 2.1.10, 2.1.11 y 2.1.12 del presente Capítulo.

2.6.3.2. Informe completo sobre la participación que actualmente tienen las líneas de negocio que se pretende segregar en los activos, pasivos, flujo de efectivo, ingresos, egresos y resultados de la empresa segregante.

2.6.3.3. Cuando la segregación incluya la enajenación de uno o varios establecimientos de comercio, debe enviarse copia completa de los estudios técnicos realizados para su valoración, los cuales deben efectuarse utilizando métodos de reconocido valor técnico, teniendo en cuenta el principio de empresa en marcha y cumpliendo, en lo que les sea aplicable, los criterios generales señalados en el subnumeral 2.11. del presente Capítulo. A dichos estudios debe anexarse copia de la documentación que acredite la idoneidad profesional, experiencia e independencia de quienes efectuaron la valoración, según lo requerido en el numeral 2.12. del presente Capítulo.

2.6.3.4. Cuadro explicativo de la composición accionaria o de capital, que tiene la sociedad o sociedades beneficiarias, y la que tendrá después de realizarse la operación, indicando el nombre de cada accionista o socio, NIT, número de acciones o cuotas partes poseídas, porcentaje de participación, valor nominal de las acciones o cuotas partes, valor patrimonial, forma de pago, en efectivo o en especie, y plazo.

2.6.3.5. Relación de todos los activos a transferir, con su respectivo valor según el avalúo más reciente de que se disponga y justificación del precio al cual se entregarán, si éste difiere del avalúo.

2.6.3.6. Relación de todos y cada uno de los pasivos y contratos que se entregan a las sociedades beneficiarias, indicando el nombre o razón social del acreedor o contratante, NIT, dirección, valor actual de la respectiva acreencia o contrato y documento de soporte correspondiente.

2.6.3.7. Explicación acerca de los mecanismos jurídicos que se utilizarán para efectos de transferir o enajenar los activos, pasivos o contratos objeto de la segregación.

2.6.3.8. Identificación de los activos y pasivos que quedarán en la sociedad segregante, con su respectivo valor.

2.6.3.9. Indicación del número de acciones o participación en el capital de la sociedad beneficiaria que recibirá la sociedad segregante, así como su precio y justificación del mismo.

Se entiende por segregación o escisión impropia la operación mediante la cual una sociedad, que se denomina “segregante” destina una o varias partes de su patrimonio a la constitución de una o varias sociedades o al aumento de capital de sociedades ya existentes, que se denominarán “beneficiarias”, generalmente en forma de aportes en especie. Como contraprestación, la sociedad segregante recibe acciones, cuotas o partes de interés de las sociedades beneficiarias.

Se considera que un aporte en especie constituye segregación cuando, como resultado del mismo, se entregue una línea de negocio, establecimiento de comercio o se produzca un cambio significativo en el desarrollo del objeto social de la entidad segregante.

Se presume que se ha producido un cambio significativo en el desarrollo del objeto social de la entidad segregante cuando el valor neto de los bienes aportados equivalga o sea superior al 25% del total del patrimonio de la respectiva sociedad o cuando los activos aportados generen el 30% o más de los ingresos operacionales de la misma, tomando como base los estados financieros correspondientes al ejercicio inmediatamente anterior.

2.7. DISMINUCIÓN DE CAPITAL CON REEMBOLSO EFECTIVO DE APORTES.

Para la autorización de la disminución de capital con reembolso efectivo de aportes de los emisores de valores existen los siguientes régimenes de autorización:

2.7.1. Autorización general. Sin perjuicio del cumplimiento del deber de información revelante, se entiende autorizada por vía general la reforma consistente en la disminución del capital por reembolso de aportes a socios en las sociedades sometidas al control exclusivo de esta entidad, en las cuales se cumplan las siguientes condiciones:

2.7.1.1. Que el valor que represente la disminución del capital social no supere el 5% del valor del capital suscrito, según los estados financieros que se hayan presentado a consideración del máximo órgano social para efectos de decidir sobre la reforma en cuestión, y

2.7.1.2. Que el monto total de la disminución prevista no exceda la suma equivalente a 2.000 SMMLV.

El representante legal de la sociedad debe remitir a esta Superintendencia, a título informativo, dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha en que se solemnice la reforma estatutaria de disminución del capital, los documentos señalados en el subnumeral siguiente.

2.7.2. Autorización específica. En los eventos en que la disminución del capital no se enmarque dentro de los presupuestos establecidos para el régimen de autorización general indicado en el subnumeral anterior, es necesario que el representante legal o un apoderado debidamente constituido, eleve a la SFC en forma previa a su protocolización, la solicitud pertinente, anexando los documentos señalados en el numeral 1 del presente Capítulo y adicionalmente los siguientes:

2.7.2.1. Certificación suscrita por el representante legal de la sociedad, en la cual conste:

2.7.2.1.1. Que la sociedad carece de pasivo externo o, si lo tiene, que hecha la reducción los activos totales representan no menos del doble del pasivo externo.

2.7.2.1.2. Relación de la totalidad de los acreedores sociales y de los montos adeudados a cada uno, a la fecha de presentación de la solicitud.

2.7.2.1.3. Origen y disponibilidad de los fondos con los cuales se procederá al reintegro de aportes a los socios y las medidas adoptadas para la consecución de los mismos. En caso de que se proyecte enajenar activos, deben identificarse claramente los que se enajenarían o que se utilizarían como medio de pago para el reembolso, precisando si tales activos son no operacionales u operacionales y explicando claramente el efecto que su enajenación tendría sobre el desarrollo del objeto social de la compañía.

En todos los casos, incluso si se va a hacer uso de las propias disponibilidades de caja de la compañía, debe adjuntarse un estudio que contemple las proyecciones de flujo de caja para los 3 años siguientes al reembolso y un análisis sobre el impacto del mismo en la estructura financiera de la compañía.

2.7.2.1.4. El monto total capitalizado durante la existencia del ente económico, proveniente de la cuenta de revalorización del patrimonio, el cual debe coincidir con las cuentas de orden correspondientes.

2.7.2.1.5. Que se ha verificado que la disminución de capital con efectivo reembolso de aportes no proviene, total ni parcialmente, de la capitalización de la revalorización del patrimonio.

2.7.2.2. Estados financieros básicos de la sociedad, acompañados de sus notas, debidamente certificados conforme con lo establecido en el art. 37 de la Ley 222 de 1995 y dictaminados por el revisor fiscal, según lo dispuesto en el art. 38 ibídem, adjuntando los documentos indicados en los subnumerales 2.1.10, 2.1.11 y 2.1.12 del presente Capítulo.

De conformidad con lo previsto en el art. 29 del Decreto 2649 de 1993, la fecha de los estados financieros preparados para decidir sobre la disminución de capital no puede tener una antelación mayor de 1 mes respecto de la fecha de la reunión del máximo órgano social en la que se vaya a considerar la reforma estatutaria, lo cual puede implicar la presentación de estados financieros de periodos intermedios, con la antelación propia de un estado financiero de carácter extraordinario. Respecto de las sucursales de sociedades extranjeras, los estados financieros respectivos deben tener un corte cuya antelación respecto a la fecha de la reunión del órgano competente de la casa matriz que deba adoptar la decisión no debe ser superior a 1 mes.

Estos estados financieros, al reflejar la situación del ente económico al corte correspondiente, se constituyen en una de las principales herramientas de que dispone la SFC verificar el cumplimiento del art. 145 del C.Cio.

En el evento en que esta Superintendencia autorice la disminución de capital de una sociedad con estados financieros correspondientes a un corte determinado, el reembolso del mismo debe hacerse una vez se hayan cumplido las formalidades o solemnidades exigidas, con el fin de que no se presenten cambios significativos de los activos frente a los pasivos respecto de la situación que se haya verificado al estudiar la solicitud e impartir la autorización.

<Inciso modificado por la Circular 14 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Si ha transcurrido un lapso superior a 3 meses entre la fecha de los estados financieros utilizados para decidir sobre la disminución de capital con efectivo reembolso de aportes y la fecha en que se presente la solicitud ante la SFC, deben enviarse unos estados financieros intermedios, con el corte más cercano posible a la fecha de presentación de la solicitud ante esta Entidad, certificados y acompañados del respectivo dictamen del revisor fiscal. Así mismo, el representante legal debe manifestar si se mantienen los presupuestos establecidos por el art. 145 del C.Cio.

2.7.2.3. Si para proceder a la disminución del capital se cuenta con la aceptación expresa de la totalidad de acreedores de la sociedad, se debe presentar una copia del documento en que los acreedores sociales acepten expresamente y por escrito la reducción del capital.

2.7.2.4. Cuando en el pasivo figuren prestaciones sociales, es necesario acreditar la aprobación del funcionario competente del Ministerio de Salud y de Protección Social, de conformidad con lo exigido en el inciso final del art. 145 del C.Cio.

2.7.2.5. Para las sociedades que tengan pensiones a cargo, copia del cálculo actuarial correspondiente al ejercicio inmediatamente anterior, en el evento en que éste no haya sido enviado con anterioridad a la SFC, con indicación del porcentaje que del mismo se tenga amortizado

2.7.2.6. Copia del acta de la asamblea de tenedores de bonos en la que conste la decisión adoptada por tales inversionistas respecto de la disminución del capital o, en caso que ellos no hayan autorizado la reducción, debe acreditarse la opción que, de conformidad con lo aprobado por el máximo órgano social, se ofrecerá a los tenedores de bonos.

2.8. DOCUMENTACIÓN ESPECÍFICA PARA LA APROBACIÓN DEL AVALÚO DE APORTES EN ESPECIE.

Además de la documentación relacionada en el numeral 1 del presente Capítulo, a las solicitudes para que se apruebe el avalúo de aportes en especie que reciban los emisores de valores sometidos a control exclusivo de la SFC, deben adjuntarse los siguientes documentos:

2.8.1. Estudios que contengan las consideraciones de orden jurídico, financiero, comercial, contable, tributario y de cualquier otra índole que se hayan presentado a consideración de la asamblea de accionistas o junta de socios para demostrar la procedencia del respectivo aporte en especie.

2.8.2. Relación de todos los activos a transferir como aporte en especie, valor en libros de los mismos y valor total por el cual serán recibidos por la sociedad receptora del aporte.

2.8.3. Si en el aporte se incluyen bienes que se clasifiquen dentro del grupo de “propiedad, planta y equipo”, presentar para los mismos un cuadro explicativo en el cual se indique:

2.8.3.1. Identificación del bien.

2.8.3.2. Saldo en libros del respectivo bien (costo histórico, ajustes por inflación, menos la depreciación ajustada por inflación).

2.8.3.3. Fecha del último avalúo realizado.

2.8.3.4. Nombre del avaluador.

2.8.3.5. Metodología específica utilizada para su valuación. No basta con señalar que se trata de un método de reconocido valor técnico.

2.8.3.6. Valor del bien determinado por el avalúo.

2.8.3.7. Valorización o desvalorización resultante.

2.8.3.8. Precio al cual serán entregados los bienes a la sociedad receptora del aporte.

2.8.4. Cuadro explicativo de la composición accionaria o de capital que tiene la sociedad actualmente y tendrá después de recibir el aporte, indicando el nombre de los veinte 20 principales accionistas o socios, NIT, número de acciones o cuotas partes poseídas, porcentaje de participación, valor nominal de las acciones o cuotas partes, valor patrimonial, plazo y forma de pago (en efectivo o en especie).

2.8.5. Copia de los estudios técnicos, elaborados para determinar el valor actualizado de los activos que se aportarán, los cuales no deben tener una antelación superior a 1 año respecto a la fecha de la solicitud y deben cumplir con la totalidad de requisitos indicados en el subnumeral 2.11. del presente Capítulo.

2.8.6. Documentos que, de conformidad con lo señalado en el subnumeral 2.12. del presente Capítulo acrediten la idoneidad profesional, solvencia moral, experiencia e independencia de quienes realicen los estudios de valoración a que se refiere el numeral anterior.

2.8.7. Si el aporte incluye uno o varios establecimientos de comercio, debe enviarse copia completa de los estudios técnicos realizados para su valoración, los cuales deben efectuarse utilizando métodos de reconocido valor técnico, teniendo en cuenta el principio de empresa en marcha, y cumpliendo, en lo que les sea aplicable, los criterios generales señalados en el subnumeral 2.11. del presente Capítulo. A dichos estudios debe anexarse copia de la documentación que acredite la idoneidad profesional, experiencia e independencia de quienes efectuaron la valoración, según lo requerido en el numeral 2.12. del presente Capítulo.

2.9. REGLAMENTOS DE SUSCRIPCIÓN DE ACCIONES.

La aprobación de los reglamentos de suscripción de acciones de las entidades sometidas a control exclusivo de la SFC que no se vayan a colocar mediante oferta pública, se sujetan al régimen de autorización general o al de autorización específica, de conformidad con los presupuestos que se indican en los subnumerales 2.10.1 y 2.10.2. del presente Capítulo.

2.9.1. Autorización general.

Sin perjuicio del cumplimiento del deber de información relevante consagrado en el art. 2.9.20.1.3. del Decreto 2555 de 2010, se entienden autorizados por vía general los reglamentos de suscripción de acciones ordinarias de sociedades sometidas al control exclusivo de la SFC, que cumplan las siguientes condiciones:

2.9.1.1. Que el número de acciones que se pretenden colocar sea igual o inferior al 20% de las acciones en circulación.

2.9.1.2. Que la oferta de las acciones no se enmarque dentro de los presupuestos consagrados en el art. 6.1.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010 que la califican como pública.

2.9.1.3. Que la colocación se realice con sujeción al derecho de preferencia.

2.9.1.4. Que el reglamento se ajuste en su contenido a lo previsto en el art. 386 del C.Cio.

2.9.1.5. Que se hayan adoptado medidas tendientes a preservar los derechos de los tenedores de bonos obligatoriamente convertibles en acciones, si es del caso.

<Inciso modificado por la Circular 14 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> En relación con los reglamentos autorizados por vía general, el representante legal de la sociedad emisora debe remitir a esta Superintendencia, a título informativo y dentro de los 10 días hábiles siguientes a la expiración del plazo de la oferta, la documentación prevista en el numeral 3 del subnumeral siguiente.

2.9.2. Autorización específica.

En el evento en que un reglamento de suscripción de acciones no se enmarque dentro del régimen de autorización general, es necesario que el representante legal o un apoderado debidamente constituido formulen por escrito la solicitud pertinente a la SFC, a la cual deben anexar los documentos que se señalan en los subnumerales 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 y 1.5 del presente Capítulo, y adicionalmente los siguientes:

2.9.2.1. Copia del reglamento de suscripción de acciones, el cual debe formar parte integral del acta de la reunión del órgano social que lo aprobó. A falta de norma estatutaria expresa, corresponde a la junta directiva aprobar dicho reglamento de conformidad con el art. 385 del C.Cio.

Según lo dispuesto en el art. 386 del C.Cio, el reglamento de suscripción de acciones debe contener como mínimo:

2.9.2.1.1. La cantidad de acciones que se ofrecerán, que no podrá ser inferior a las emitidas;

2.9.2.1.2. La proporción y forma en que podrán suscribirse;

2.9.2.1.3. El plazo para aceptación de la oferta, en cada una de las vueltas en que se divida. Es de advertir que el plazo total de la oferta no podrá ser menor de 15 días hábiles ni superar los tres meses;

2.9.2.1.4. El precio al que serán ofrecidas, que no debe ser inferior al valor nominal de las respectivas acciones;

2.9.2.1.5. Los plazos para el pago de las acciones;

2.9.2.1.6. En el caso de las acciones privilegiadas o con dividendo preferencial y sin derecho a voto, debe establecerse claramente los derechos que otorgan, su duración y los plazos y condiciones de acumulación. En consecuencia, no puede establecerse que los derechos que confieran este tipo de acciones o su duración serán determinados en el futuro por la asamblea de accionistas u otro órgano social, debiendo precisarse claramente dichas prerrogativas en el acto de creación de los respectivos títulos.

Adicionalmente, según lo dispuesto en el art. 6.4.1.1.30 del Decreto 2555 de 2010, las sociedades que tengan bonos convertibles en acciones deben acreditar que con la emisión de acciones proyectada no se afectan los derechos de los tenedores de dichos bonos, para lo cual se pueden ofrecer acciones a los tenedores, en condiciones equivalentes a las de los actuales accionistas.

2.9.2.2. Facsímil o modelo de la acción

2.9.2.3 <Subnumeral modificado por la Circular 14 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Una vez autorizada la oferta de acciones, y dentro de los 10 días hábiles siguientes a la expiración del plazo de la oferta, el representante legal de la sociedad debe presentar a la SFC la siguiente información:

2.9.2.3.1. Listado de los suscriptores que después de la suscripción hayan quedado con una participación igual o superior al 10% del total de acciones en circulación de la sociedad, señalando su nombre completo o razón social, nacionalidad, cédula de ciudadanía o NIT, cantidad de acciones suscritas y porcentaje que representan las acciones poseídas por cada uno con respecto al total de acciones en circulación de la sociedad, indicando si con anterioridad a la colocación el suscriptor era accionista de la compañía emisora.

2.9.2.3.2. Cuadro resumen con la siguiente información:

2.9.2.3.2.1. Cifra en que se incrementó el capital suscrito y pagado;

2.9.2.3.2.2. Número total de antiguos accionistas y, cuando sea el caso, de tenedores de bonos convertibles en acciones que suscribieron los títulos objeto de la oferta, número total de acciones suscritas por ellos y valor total de las mismas;

1.2.9.2.3.2.3. Número de terceros que suscribieron los títulos objeto de la oferta, número total de acciones suscritas por ellos y valor total de las mismas;

2.9.2.3.2.4. Número total de accionistas de la sociedad al finalizar la oferta;

2.9.2.3.2.5. Valor del capital suscrito de la sociedad al finalizar la oferta;

2.9.2.3.3. Certificado de Cámara de Comercio donde conste la inscripción del aumento del capital suscrito y pagado.

2.10. CONVERSIÓN DE ACCIONES.

Para efectos de solicitar ante la SFC autorización para la solemnización de una reforma estatutaria de conversión de acciones deben presentarse los documentos relacionados en el numeral 1 del presente Capítulo. Cuando las acciones se conviertan en privilegiadas o con dividendo preferencial y sin derecho a voto, en el acta de la reunión de la asamblea de accionistas en la cual se haya aprobado la conversión de acciones debe dejarse constancia expresa de los derechos específicos que las acciones otorgan, su duración y los plazos y condiciones de acumulación. En consecuencia, no puede establecerse que los derechos que confieran este tipo de acciones o su duración serán determinados en el futuro por la asamblea de accionistas u otro órgano social, debiendo precisarse claramente dichas prerrogativas en el acto de creación de los respectivos títulos.

2.11. CONDICIONES GENERALES DE LOS AVALÚOS Y OTROS ESTUDIOS DE VALORACIÓN.

En la práctica de un avalúo se deben observar las normas técnicas específicas que correspondan a los recursos o hechos que constituyan el objeto del mismo, según lo establecido en el Título Segundo, Capítulo II, Sección I del Decreto 2649 de 1993, así como la reglamentación especial contenida en la Ley 1673 de 2013 y sus decretos reglamentarios, en lo que les sea aplicable.

En todos los casos, el estudio debe reconocer las contingencias de pérdida que afecten el objeto del mismo, cualificarlas y cuantificarlas de conformidad con la información disponible al momento de formular el respectivo avalúo, con el objeto de determinar las provisiones o valorizaciones que correspondan.

Los estudios de valuación deben sujetarse a los siguientes criterios:

2.11.1. Objetividad. Deben efectuarse con base en criterios objetivos y datos comprobables.

2.11.2. Certeza de fuentes. La información, índices, precios unitarios, curvas de depreciación o proyecciones que se utilicen deben provenir de fuentes verificables, de reconocida profesionalidad. Cuando se trate de bienes materiales, los avalúos se deben estructurar con base en los resultados de la inspección física del respectivo activo, la cual debe ser hecha de forma directa por el avaluador, con el propósito de constatar su existencia y recabar toda la información necesaria sobre su estado físico y condiciones de conservación o deterioro.

2.11.3. Transparencia. En los estudios de valuación debe darse claridad respecto de todas las limitaciones y posibles fuentes de error en la metodología, en la información utilizada o en cualquier otro aspecto del trabajo realizado, así como revelarse todos los supuestos que se hayan tomado en cuenta.

2.11.4. Integridad y suficiencia. Los documentos que se produzcan como resultado de la valuación realizada deben contener toda la información que permita a un tercero interesado conocer el valor total del avalúo y el alcance del concepto emitido, sin necesidad de recurrir a fuentes externas al texto. Adicionalmente, debe ser posible verificar todos los cálculos que soporten el resultado final y los intermedios.

El informe que se presente debe incluir al menos los siguientes elementos:

2.11.4.1. Indicación de la clase de avalúo que se realizó y la justificación de por qué es el apropiado para el propósito pretendido.

2.11.4.2. Explicación de la metodología utilizada. En el caso de valoración de acciones, cuotas sociales y partes de interés, el estudio debe realizarse utilizando métodos de reconocido valor técnico y teniendo en cuenta las instrucciones para imparta para el efecto por la SFC.

2.11.4.3. Identificación y descripción de los bienes o derechos avaluados, precisando la cantidad y estado o calidad de sus componentes.

2.11.4.4. Los valores de referencia o unitarios que se utilicen y sus fuentes.

2.11.4.5. Las cantidades de que se compone el bien o derecho valorado, que se utilizaron para realizar los cálculos.

2.11.4.6. El valor resultante del avalúo.

2.11.4.7. La vigencia del avalúo, que no podrá ser inferior a 1 año.

2.11.4.8. La identificación de la persona que realiza el avalúo

2.11.4.9. Cuando la metodología del avalúo utilice un sistema de depreciación, se debe indicar el método de depreciación utilizado y la razón por la cual se considera que resulta más apropiado que los métodos alternativos.

2.11.4.10. Cuando la metodología utilice proyecciones, se deben señalar todos y cada uno de los supuestos y el procedimiento usado para proyectar. En el caso de variables proyectadas se deben incluir las fuentes de donde fueron tomadas y/o los supuestos que se tuvieron en cuenta para realizar la proyección.

2.11.4.11. Si la metodología del avalúo utiliza índices, se debe señalar cuáles se utilizaron y la fuente de donde fueron tomados.

2.12. CONDICIONES GENERALES DE LOS AVALUADORES.

Los avalúos que realicen los emisores de valores para determinar el valor de realización o valor actual de sus activos, ya sea en cumplimiento de las normas contables vigentes o para sustentar alguna solicitud ante esta Superintendencia, deben ser practicados por personas de comprobada idoneidad profesional, solvencia moral, experiencia e independencia.

Para acreditar el cumplimiento de los requisitos señalados, el avaluador debe presentar, por conducto de la sociedad emisora propietaria de los activos o de la que solicite la autorización para la respectiva reforma estatutaria u operación, los siguientes documentos:

2.12.1. Hoja de vida de las personas que realizaron directamente el estudio, precisando sus calidades y experiencia.

2.12.2. Certificados de estudio y de experiencia laboral.

2.12.3. Certificado de inscripción en el registro de avaluadores, en la especialidad que corresponda según el activo avaluado, o de afiliación a la agremiación del ramo, si es del caso.

2.12.4. Declaración juramentada en la que conste que carece de vínculos con el propietario del activo valuado, su representante legal o socios con participación superior al 10% del capital social; o con los acreedores del emisor, cuya acreencia sea superior al 2% del activo del respectivo acreedor, y que no tiene interés alguno, directo o indirecto, en el resultado del estudio de valoración o en sus posibles utilizaciones.

2.13. DOCUMENTACIÓN ESPECÍFICA PARA SOLICITAR LA PROMOCIÓN DE UN ACUERDO DE REESTRUCTURACIÓN.

Para efectos de solicitar la admisión de una sociedad a un acuerdo de reestructuración, en términos de lo establecido en la Ley 550 de 1999 deben presentarse a la SFC los siguientes documentos:

2.13.1. Solicitud suscrita por el representante legal de la entidad solicitante o su apoderado, en el cual se acredite el cumplimiento de los requisitos señalados en el inciso segundo del art. 6 de la Ley 550 de 1999 para que proceda la admisión al acuerdo de reestructuración.

2.13.2. Propuesta de bases para la negociación del acuerdo, la cual debe contener los estados de resultados, balances y flujos de efectivo proyectados, con el detalle de los procedimientos y supuestos utilizados, así como de las fuentes de información empleadas.

2.13.3. Balance general, estado de resultados, estado de flujo de efectivo y estado de inventario, cortados al último día calendario del mes inmediatamente anterior a la fecha de solicitud de la promoción al acuerdo, debidamente certificados y dictaminados, en términos de lo establecido en los arts. 37 y 38 de la Ley 222 de 1995.

2.13.4. Notas a los estados financieros a que se refiere el numeral anterior, elaboradas con el pleno cumplimiento de los requisitos de revelación establecidos en los arts. 15 y 113 a 121 del Decreto 2649 de 1993.

2.13.5. Como información complementaria del estado de inventario deben presentarse los siguientes documentos:

2.13.5.1. Listado discriminado de los inmuebles de propiedad de la sociedad, indicando su ubicación, número de matrícula inmobiliaria; número de escritura, notaría, ciudad y fecha; dirección de la oficina de registro de instrumentos públicos correspondiente, valor comercial según el último avalúo realizado y gravámenes constituidos sobre ellos.

2.13.5.2. Certificado de tradición y libertad de los bienes inmuebles.

2.13.5.3. Relación discriminada de otros activos sociales cuyo valor sea superior a 20 SMMLV, indicando los datos de identificación respectivos, ubicación, valor comercial según el último avalúo realizado y gravámenes constituidos sobre ellos.

2.13.5.4. Copia de los avalúos más recientes que se hayan realizado respecto de los activos sociales.

2.13.5.5. Relación completa y actualizada de los acreedores, con indicación del nombre, domicilio y dirección de cada uno; relación o vínculo existente entre el acreedor y la sociedad emisora, sus socios, administradores o controlantes; cuantía y naturaleza de los créditos, tasas de interés, documentos en que consta la obligación, fecha de origen y vencimiento, nombre, domicilio y dirección de la oficina o lugar de habitación de los codeudores, fiadores o avalistas. En caso de ignorar los mencionados lugares, el deudor debe manifestarlo expresamente.

2.13.4.5. Para obligaciones tributarias: discriminación por clase de impuestos, identificando su cuantía, tasas de interés, sanciones y las declaraciones tributarias correspondientes.

2.13.4.6. Para obligaciones laborales: relación de los trabajadores, indicando cargo que desempeñan, vínculos adicionales con la sociedad (accionista, miembro de junta directiva, etc.), domicilio y dirección de cada uno; del personal jubilado a su cargo y de los ex trabajadores a quienes se adeude sumas de carácter laboral, indicando monto de cada acreencia.

2.13.4.7. Relación de los procesos judiciales y de cualquier procedimiento o actuación administrativa de carácter patrimonial adelantada por la sociedad emisora solicitante o que cursen contra ella, indicando el juzgado o la oficina donde se encuentren radicados y el estado en que se encuentren.

2.13.4.8. Relación completa de los accionistas de la sociedad, indicando el valor de su aporte y su porcentaje de participación en el capital social.

2.13.4.9. Cuando la solicitud de admisión al acuerdo de reestructuración sea presentada por uno o varios acreedores, basta con que se presenten los siguientes documentos:

2.13.4.9.1. La solicitud requerida en el subnumeral 2.13.1.

2.13.4.9.2. El certificado de existencia y representación legal de los acreedores que sean personas jurídicas expedido por la Cámara de Comercio del domicilio respectivo, con fecha de expedición no superior a 3 meses.

2.13.4.9.3. En el evento de actuarse por intermedio de apoderado, el poder debidamente otorgado, con constancia de exhibición de la tarjeta profesional de abogado.

2.13.4.9.4. Cualquier medio probatorio que de forma clara demuestre que los supuestos previstos en el inciso segundo del art. 6 de la Ley 550 de 1999 se han configurado.

2.14. DOCUMENTACIÓN ESPECÍFICA PARA SOLICITAR AUTORIZACIÓN PARA LA REALIZACIÓN DE LAS OPERACIONES A QUE SE REFIERE EL ART. 17 DE LA LEY 550 DE 1999.

A las solicitudes que, en cumplimiento de lo dispuesto en el art. 17 de la Ley 550 de 1999, se presenten ante la SFC para que autorice a una sociedad en reestructuración la realización de reformas estatutarias, operaciones que no correspondan al giro ordinario de su negocio, venta de activos no operacionales, constitución o ejecución de garantías o cauciones, compensación, pago anticipado de acreencias incluidas en el acuerdo, arreglo, conciliación o cualquiera de las otras operaciones previstas en la norma mencionada, deben adjuntarse los siguientes documentos:

2.14.1. Solicitud suscrita por el representante legal de la empresa en reestructuración o por el representante legal del acreedor interesado, si es del caso, en la cual se indique el detalle completo de la operación para la cual se solicita autorización, así como las razones de urgencia, necesidad y conveniencia para la empresa deudora, que justifican la realización de la operación o reforma estatutaria.

2.14.2. Concepto del promotor del acuerdo respecto de la reforma u operación que se solicita autorizar a la SFC, para lo cual, además de las razones de urgencia, necesidad y conveniencia de la misma para la empresa, debe verificar que el empresario se encuentre atendiendo oportunamente los gastos administrativos que se hayan causado con posterioridad a la promoción del acuerdo.

2.14.3. Certificado de existencia y representación legal de la sociedad deudora y de la acreedora, si es del caso, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio respectivo, con fecha de expedición no superior a 3 meses.

2.14.4. Documentos en que conste la obligación, si es del caso.

2.14.5. Avalúos actualizados de los activos que se pretenda enajenar, si es del caso, los cuales deben cumplir en su totalidad con los requisitos señalados en los arts. 60 y 61 de la Ley 550 de 1999, en concordancia con la Ley 1673 de 2013 y sus decretos reglamentarios el Decreto 422 de 2000, Decreto 400 y 556 de 2014, en lo que sea pertinente y en numerales 2.11. y 2.12. del presente Capítulo.

Copia autorizada o auténtica del acta correspondiente a la reunión del órgano social competente en la cual se haya aprobado la reforma estatutaria, pago, conciliación u operación específica para la cual se solicita la autorización de la Superintendencia, con constancia de su aprobación.

2.15. DOCUMENTACIÓN ESPECÍFICA PARA SOLICITAR AUTORIZACIÓN DE LA FÓRMULA DE NORMALIZACIÓN DEL PASIVO PENSIONAL EN LOS ACUERDOS DE REESTRUCTURACIÓN EN TÉRMINOS DE LA LEY 550 DE 1999.

Para efectos de solicitar la autorización de los mecanismos de normalización del pasivo pensional, según lo previsto en el art. 41 de la Ley 550 de 1999, los emisores de valores que se encuentren en acuerdo de reestructuración deben presentar los siguientes documentos:

2.15.1. Carta de solicitud suscrita por el representante legal del emisor en reestructuración y por el promotor del acuerdo, en la cual se indique el detalle completo del mecanismo elegido por la sociedad para la normalización del pasivo pensional, en los términos establecidos en el art. 41 de la Ley 550 de 1999 y en los Decretos 1260 de 2000 y 941 de 2002.

2.15.2. Copia completa del proyecto de acuerdo que se someterá a consideración de los acreedores.

2.15.3. Copia auténtica del acta de junta directiva u órgano social competente en la cual se haya aprobado el mecanismo a utilizar para efectos de la normalización del pasivo pensional y las condiciones del mismo.

2.15.4. Concepto del Ministerio de Salud y Protección Social acerca de la pertinencia y conveniencia para los pensionados del mecanismo propuesto por la empresa para la normalización del pasivo pensional.

2.15.5. Cuando el mecanismo de normalización del pasivo pensional sea la conmutación pensional, copia del documento mediante el cual Colpensiones o la entidad administradora de pensiones correspondiente acepte la conmutación pensional y establezca los términos de la misma, en los casos en los cuales el mecanismo elegido.

2.15.6. Cuando el mecanismo de normalización del pasivo pensional sea la constitución de un patrimonio autónomo pensional o de garantía, proyecto del contrato de fiducia respectivo.

2.15.7. Cuando el mecanismo de normalización del pasivo pensional sea la constitución de gravámenes hipotecarios o prendarios, copia de los documentos que acrediten la propiedad y los avalúos de los activos sobre los cuales se constituirán las garantías mencionadas. Dichos avalúos deben cumplir con los requisitos señalados en los numerales 2.11. y 2.12. del presente Capítulo, e incluir un análisis sobre las condiciones del mercado de los respectivos activos y las posibilidades razonables de su enajenación en el corto plazo.

2.15.8. En los casos en los cuales el mecanismo de normalización del pasivo pensional sea la negociación o transferencia de pasivos, deben presentarse adicionalmente los siguientes documentos:

2.15.8.1. Copia completa, autorizada, del acta correspondiente a la reunión de la asamblea de accionistas, junta de socios o máximo órgano social de la entidad cesionaria, donde se haya sometido a su consideración la propuesta de negociación o transferencia de pasivos pensionales, indicando claramente el monto del pasivo pensional que se asume, con base en el cálculo actuarial y demás características de la operación, el impacto de la misma para cada una de las entidades participantes en el proceso, especialmente en términos de variación en el endeudamiento y liquidez; la procedencia de los recursos con los cuales se pagarán las obligaciones pensionales que se asumirán, el costo de las fuentes de financiación y las contraprestaciones que recibirá la entidad que asumirá el pago de las obligaciones pensionales, de ser el caso, adjuntando el aviso de convocatoria respectivo y la totalidad de documentos suministrados a los socios o accionistas para ilustrarlos acerca del tema a debatir, incluyendo los estados financieros a que se refiere el literal siguiente.

2.15.8.2. Compendio de estatutos sociales vigentes y copia de la escritura de constitución y de las escrituras de reformas estatutarias de las entidades participantes en el proceso.

2.15.8.3. Estados financieros básicos, individuales y consolidados, debidamente certificados y dictaminados, de todas las entidades que participan en el proceso, incluyendo las notas y el dictamen del revisor fiscal correspondientes. La fecha de corte de los referidos estados financieros no puede ser anterior a 1 mes a la fecha de realización de la convocatoria a la reunión del máximo órgano social.

2.15.8.4. Si ha transcurrido un lapso superior a 3 meses entre la fecha de corte de los estados financieros utilizados para decidir sobre la negociación o transferencia de pasivos pensionales y la fecha en que se presente la solicitud ante la SFC, debe entregarse una certificación del representante legal sobre la ocurrencia o no, entre la fecha de corte de los mencionados estados financieros y la presentación de la solicitud, de eventos que puedan afectar significativamente la situación de las entidades.

2.15.8.5. Copia de los acuerdos suscritos respecto a la negociación o transferencia de obligaciones pensionales entre la administración o los accionistas de las diferentes empresas participantes en el proceso, o certificación acerca de la inexistencia de los mismos.

2.15.8.6. Proyecto de los contratos que se firmarán para efectos de la negociación o transferencia de pasivos pensionales

2.16. SOLICITUD DE INFORMACIÓN ADICIONAL.

Para efectos de otorgar las autorizaciones a que se refiere el presente Capítulo, la SFC puede solicitar información adicional a la aquí señalada.

2.17. PERFECCIONAMIENTO DE LAS REFORMAS ESTATUTARIAS O DEL ACTO AUTORIZADO.

Dentro de los 30 días hábiles siguientes a la fecha de ejecutoria de la resolución por medio de la cual se autorice la solemnización de la respectiva reforma estatutaria o del acto correspondiente, el representante legal debe enviar a la SFC copia notarial o auténtica de la escritura pública respectiva, con la constancia de su inscripción en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la compañía y en el de las sucursales si las hubiere, o de los documentos en los cuales conste la ejecución del acto autorizado. En caso de no haberse elevado a escritura pública e inscrito en el registro mercantil dentro de ese término, o de no haberse realizado el acto autorizado, la SFC debe evaluar la permanencia de los fundamentos de hecho y de derecho que sirvieron como base para impartir la autorización, de conformidad con lo dispuesto en el art. 91 del CPACA.

2.18. RESERVA DE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA.

La información que sea suministrada a la SFC para efectos de otorgar las autorizaciones de que trata este Capítulo tiene carácter reservado, salvo que la entidad considere indispensable hacerla pública para proteger la estabilidad y regularidad del mercado y, para garantizar la defensa de los intereses de los inversionistas.

Tampoco se predica la reserva respecto de aquellos documentos que por su naturaleza tengan el carácter de públicos.

CAPÍTULO V.

CÓDIGO PAÍS.

(Rige a partir del 1 de enero de 2015)

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

<Inciso modificado por la Circular 15 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> El presente capítulo es aplicable a todas las entidades que tengan valores inscritos en el RNVE; excepto la Nación, los patrimonios autónomos administrados por las sociedades fiduciarias, los fondos de inversión colectiva, las universalidades de que trata la Ley 546 de 1999, las entidades territoriales a que se refiere el art. 286 de la CN, los organismos multilaterales de crédito, los gobiernos extranjeros, las entidades públicas extranjeras, las sucursales de sociedades extranjeras, las entidades extranjeras y los emisores de valores que cuenten con inscripción temporal ante el RNVE. El Código País se encuentra incorporado al presente capítulo mediante el Anexo 1.

2. ALCANCE DEL CÓDIGO PAÍS Y ADOPCIÓN DEL REPORTE DE IMPLEMENTACIÓN.

El Código País se fundamenta en el principio de “cumpla o explique” y por lo tanto, sus recomendaciones son de adopción voluntaria para los emisores de valores. Los destinatarios del presente capítulo deben dar a conocer al mercado el nivel de implementación de las recomendaciones contenidas en el Código País, mediante el diligenciamiento y remisión anual a la SFC del Reporte de Implementación de Mejores Prácticas Corporativas. Dicho reporte se incorpora como Anexo 2.

El Reporte de Implementación debe reflejar la situación del emisor frente a las recomendaciones del Código País durante el período comprendido entre enero y diciembre del año inmediatamente anterior a su diligenciamiento, reporte y envío.

3. ESTRUCTURA DEL CÓDIGO PAÍS.

El Código está integrado por 33 Medidas, las cuales agrupan hasta 148 recomendaciones que pueden ser adoptadas por los emisores de valores en materia de: (i) Derechos y trato equitativo de los accionistas, (ii) Asamblea General de Accionistas, (iii) Junta Directiva,(iv) Arquitectura de Control, y (v) Transparencia e Información Financiera y no Financiera.

4. DILIGENCIAMIENTO Y REPORTE.

Para el diligenciamiento y remisión del Reporte de Implementación de Mejores Prácticas Corporativas, se debe ingresar a la página de Internet de la SFC: www.superfinanciera.gov.co.

A continuación de cada recomendación se debe responder con SI, NO o NO APLICA (N.A.), señalando la casilla que corresponda según se adopte o no la recomendación referida, o si la misma no resulta aplicable.

En virtud del modelo adoptado, cada recomendación cuenta con un espacio para que los emisores que han acogido las recomendaciones describan brevemente la manera cómo han realizado dicha implementación. En caso contrario, el emisor deberá explicar las razones por las cuales no ha acogido la misma.

La respuesta N.A., sólo puede ser suministrada por el emisor en aquellos casos en que por razones legales no le sea posible adoptar la recomendación. En este evento deberá indicar en forma precisa la norma o disposiciones que se lo impiden.

Cada recomendación cuenta con una casilla para indicar la fecha en que el emisor la implementó por primera vez. Adicionalmente, se contará con una casilla donde se registrarán las fechas en las cuales se han realizado modificaciones.

Toda la información debe ajustarse a los principios de transparencia, integralidad y veracidad, por tal razón no podrá incluir información sesgada, insuficiente, no verificable, o cualquier otra que pueda inducir a error o confusión, o no permita al mercado en general y a los inversionistas hacerse un juicio fundado y objetivo sobre la entidad.

Así mismo, las explicaciones deben estar redactadas en un lenguaje claro y preciso, de forma tal que no den lugar a la formación de un juicio erróneo entre sus destinatarios.

El Reporte de Implementación constituye información relevante, en atención a lo definido en el parágrafo 5o del art. 5.2.4.1.5 del Decreto 2555 de 2010. En consecuencia, la responsabilidad por su envío corresponde al representante legal de la entidad emisora, en los términos del art. 5.2.4.1.8 del Decreto 2555 de 2010. El acceso para el diligenciamiento y transmisión requerirá la firma digital del representante legal designado.

En todo caso, la responsabilidad respecto de la integralidad y veracidad de la información contenida en el Reporte de Implementación transmitido al RNVE es del representante legal de la entidad emisora, del representante legal responsable del suministro de información relevante y de los administradores de la sociedad que hayan intervenido en la preparación del mismo.

El Reporte debe publicarse por el emisor en su página de Internet en forma simultánea a su remisión a la SFC.

El Reporte de Implementación deberá ponerse en conocimiento de la asamblea general de accionistas, u órgano que haga sus veces, por parte de la administración del emisor, y hará parte del informe de gestión que dicha administración aprueba y presenta cada año durante la sesión ordinaria de la asamblea. Aquellas entidades que opten por adoptar un informe anual de gobierno corporativo, de conformidad con la recomendación 33.1 del Código País, deberán informarles a los accionistas que el Reporte de Implementación se encuentra publicado en la página web de la entidad.

5. IMPLEMENTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES.

Los destinatarios del Código País deben incluir en sus estatutos una cláusula según la cual la entidad, sus administradores y empleados o funcionarios se encuentran obligados a cumplir las recomendaciones que voluntariamente ha adoptado la sociedad.

6. CONTEXTUALIZACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES.

Cuando por su naturaleza el emisor no cuente con el órgano específico al que se refiere la recomendación, se entenderá que la misma hace referencia al órgano que al interior de la entidad sea equivalente o haga sus veces.

7. PERIODICIDAD.

Los emisores de valores obligados a diligenciar y remitir el Reporte de Implementación deberán hacerlo cada año, en el periodo comprendido entre el 8 y el 31 de enero, antes de que se lleve a cabo la sesión ordinaria de la asamblea general ordinaria de accionistas del emisor, u órgano que haga sus veces. El reporte enviado por los emisores hará referencia al período enero-diciembre del año inmediatamente anterior.

CAPÍTULO VI.

PRÁCTICAS INSEGURAS Y NO AUTORIZADAS.

1. PRÁCTICAS ILEGALES, NO AUTORIZADAS E INSEGURAS DE LOS EMISORES DE VALORES.

1.1. EN RELACIÓN CON LA REPRESENTACIÓN DE SUS ACCIONISTAS EN LAS ASAMBLEAS.

En la medida en que pueden constituir contravención a lo dispuesto en los arts. 184 y 185 del C.Cio. y el art. 23 de la Ley 222 de 1995, en particular los numerales 2, 6, y 7, los emisores de valores deben abstenerse de realizar directa o indirectamente las siguientes conductas:

1.1.1. Incentivar, promover o sugerir a los accionistas el otorgamiento de poderes donde no parezca claramente definido el nombre del representante para las asambleas de accionistas de las respectivas sociedades.

1.1.2. Recibir de los accionistas poderes para las reuniones de asamblea, donde no aparezca claramente definido el nombre del respectivo representante.

1.1.3. Admitir como válidos poderes conferidos por los accionistas, sin el lleno de los requisitos establecidos en el art. 184 del C.Cio, para participar en asambleas de accionistas.

1.1.4. Tratándose de quienes por estatutos ejerzan la representación legal de la sociedad, de los liquidadores, y de los demás funcionarios de la sociedad emisora de acciones, sugerir o determinar el nombre de quienes actuarán como apoderados de los accionistas en las asambleas.

1.1.5. Tratándose de quienes por estatutos ejerzan la representación legal de la sociedad, de los liquidadores, y de los demás funcionarios de la sociedad emisora de acciones, recomendar a los accionistas que voten por determinada lista.

1.1.6. Tratándose de quienes por estatutos ejerzan la representación legal de la sociedad, de los liquidadores, y de los demás funcionarios de la sociedad emisora de acciones, sugerir, coordinar, convenir con cualquier accionista o con cualquier representante de accionistas, la presentación en la asamblea de propuestas que hayan de someterse a su consideración.

1.1.7. Tratándose de quienes por estatutos ejerzan la representación legal de la sociedad, de los liquidadores, y de los demás funcionarios de la sociedad emisora de acciones, sugerir, coordinar o convenir con cualquier accionista o con cualquier representante de accionistas, la votación a favor o en contra de cualquier proposición que se presente en la misma.

En todo caso los administradores o los empleados de la sociedad emisora de acciones, pueden ejercer los derechos políticos inherentes a sus propias acciones y a aquellas que representen cuando actúen en calidad de representantes legales.

1.2. MEDIDAS CORRECTIVAS Y DE SANEAMIENTO.

En el evento en que se presente alguna de las situaciones previstas en el subnumeral anterior debe procederse de la siguiente manera:

1.2.1. Los administradores deben devolver a sus poderdantes los poderes que pudieren contravenir lo prescrito en el numeral anterior.

1.2.2. Los administradores deben informar a los accionistas que los poderes no pueden conferirse a personas vinculadas directa o indirectamente con la administración o con los empleados de la sociedad.

1.2.3. Los administradores no pueden recibir poderes especiales antes de la convocatoria por medio de cual se informe los asuntos a tratar en la asamblea respectiva.

1.2.4. Los administradores deben adoptar todas las medidas necesarias para que los funcionarios de la respectiva sociedad obren con neutralidad frente a los distintos accionistas.

1.2.5. Los administradores deben, previa a la celebración de la asamblea de accionistas, adoptar todas las medidas apropiadas y suficientes para garantizar la participación efectiva de los accionistas en la asamblea y el ejercicio de sus derechos políticos.

1.2.6. Las juntas directivas de las sociedades emisoras de acciones están obligadas a establecer por escrito medidas apropiadas y suficientes, orientadas a asegurar que no se incurra en las prácticas inseguras y no autorizadas señaladas en el subnumeral 1.1. del presente Capítulo. Tales medidas deben estar dirigidas a los representantes legales, administradores y demás funcionarios de la respectiva sociedad, para asegurar que éstos den un trato equitativo a todos los accionistas de la misma.

1.2.7. Para tal efecto, la respectiva junta directiva debe adoptar por escrito mecanismos de control y diseñar y poner en práctica procedimientos específicos y designar funcionarios responsables de verificar el adecuado cumplimiento de dichos procedimientos.

1.2.8. Los miembros de la junta directiva deben requerir antes de cada asamblea a los funcionarios responsables de verificar el cumplimiento de los procedimientos a los que se refiere el inciso anterior, con el fin de que se les informe sobre el cumplimiento de lo dispuesto en desarrollo del presente subnumeral, y deben tomar las medidas necesarias para remediar las posibles falencias detectadas por los mencionados funcionarios responsables de la verificación.

1.2.9 <Subumeral modificado por la Circular 3 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Las medidas y mecanismos a que se refiere el presente subnumeral deben ser comunicadas al Registro Nacional de Valores y Emisores – RNVE, a través del mecanismo dispuesto para el suministro de la información relevante, de manera previa a la celebración de la respectiva asamblea de accionistas. En ningún caso, el uso de este mecanismo otorga a la información comunicada la calidad de información relevante.

CAPÍTULO VII.

INSTRUCCIONES EN MATERIA DE PREVENCIÓN Y CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO A LOS EMISORES NO VIGILADOS POR LA SFC.

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN.

Los emisores de valores no sometidos a la inspección y vigilancia permanente de la SFC, con excepción de la Nación, deben dar aplicación a las instrucciones del presente Capítulo, de acuerdo con los eventos que se señalan a continuación:

1.1. INSTRUCCIONES ESPECIALES PARA LOS EVENTOS DE COLOCACIÓN EN EL MERCADO PRIMARIO.

1.1.1. COLOCACIÓN DIRECTA.

Corresponde al emisor dar aplicación a las instrucciones relativas a la prevención y control de lavado de activos y de la financiación del terrorismo previstas en el numeral 2 y subsiguientes del presente Capítulo, cuando éste coloque de manera directa en el mercado primario los valores emitidos, es decir, cuando dicha colocación no se realice por intermedio de una entidad vigilada por la SFC.

1.1.2. COLOCACIÓN A TRAVÉS DE ENTIDADES VIGILADAS POR LA SFC.

Cuando la colocación se haga a través de una entidad vigilada por la SFC, corresponde a dicha entidad dar aplicación a las instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo, de conformidad con lo establecido en el Capítulo IV, Título IV de la Parte I de esta Circular. En todo caso, el emisor debe establecer en forma previa, criterios para la escogencia del intermediario, que garanticen el cumplimento de los fines establecidos en el presente Capítulo.

En los eventos de colocación de valores a través de varias entidades sujetas a inspección y vigilancia de la SFC, el emisor tiene que consolidar la información de los inversionistas, para lo cual puede designar a una de las entidades que hizo parte de la colocación u otra entidad vigilada, para que se encargue de realizar dicha consolidación. En este caso, cada una de las entidades vigiladas debe darle cumplimiento a las instrucciones relativas al SARLAFT y efectuar en forma individual, los reportes de que trata dicho Capítulo.

1.1.3. COLOCACIÓN DE VALORES EN EL EXTERIOR.

Cuando se trate de colocación de valores en el exterior, la o las entidades por intermedio de las cuales se realice la colocación deben acreditar mediante certificación expedida por el representante legal o quien ejerza funciones similares, que se ha dado cumplimiento a las normas exigidas en el respectivo país en materia de prevención y control de lavado de activos y de la financiación del terrorismo.

1.2. INSTRUCCIONES PARA LOS EVENTOS DE NEGOCIACIÓN EN EL MERCADO SECUNDARIO.

En los eventos de negociación en el mercado secundario, realizados a través de entidades vigiladas, corresponde a tales entidades dar aplicación a las instrucciones relativas al SARLAFT de conformidad con el Capítulo IV, Título IV de la Parte I de esta Circular y realizar los reportes de que trata el mencionado Capítulo.

Cuando se trate de operaciones realizadas por fuera de los sistemas de negociación de valores o de registro de operaciones sobre valores, por ejemplo sucesiones o donaciones, entre otras, si las mismas se refieren a títulos desmaterializados o inmovilizados, corresponde a los depositantes directos en los depósitos centralizados de valores, dar cumplimiento a las mencionadas disposiciones. Cuando este tipo de operaciones recaiga sobre títulos materializados en los que la administración de la emisión la efectúe directamente el emisor, corresponde a éste dar cumplimiento a lo establecido en el subnumeral 2.4.2 de este Capítulo, relativo al procedimiento para el conocimiento de los inversionistas en el mercado secundario.

1.3. ADMINISTRACIÓN DE LA EMISIÓN.

Cuando la administración de la emisión sea contratada con entidades vigiladas, corresponde a éstas aplicar las instrucciones previstas en el Capítulo IV, Título IV de la Parte I de esta Circular sobre el particular.

Cuando la administración de la emisión la realice un tercero, no obligado a aplicar las instrucciones contenidas en el Capítulo citado corresponde al intermediario que haya realizado la operación, aplicar las instrucciones contenidas en el señalado Capítulo.

2. SISTEMA INTEGRAL PARA LA PREVENCIÓN Y CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO - SIPLA.

Los emisores definidos en el numeral 1 de este Capítulo, deben adoptar y poner en práctica metodologías y procedimientos propios dentro de un sistema que sea integral para la prevención del lavado de activos y de la financiación del terrorismo (SIPLA), de acuerdo con los requisitos aquí establecidos en el presente Capítulo. No obstante, las instrucciones aquí contenidas constituyen los parámetros mínimos que los emisores deben cumplir en el diseño e implementación de sus propios sistemas de prevención y control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo.

El SIPLA se compone del conjunto de políticas, procedimientos, mecanismos e instrumentos mínimos diseñados e implementados para prevenir y controlar el lavado de activos y la financiación del terrorismo -LA/FT- en la colocación y negociación de valores emitidos por el respectivo emisor.

Es deber de los emisores, sus órganos de administración y de control, su oficial de cumplimiento y demás administradores y funcionarios, observar y asegurar el cumplimiento de los reglamentos internos y demás disposiciones en materia de prevención y control del LA/FT.

Los emisores deben anteponer la observancia de los principios éticos al logro de la colocación de la emisión, considerando que es primordial generar una cultura orientada al cumplimiento de las normas establecidas en esta materia.

2.1. REQUISITOS DEL SIPLA.

El SIPLA que diseñen las entidades debe cumplir los siguientes requisitos:

2.1.1. Señalar las funciones a cargo de los órganos de dirección, administración, control y del oficial de cumplimiento.

2.1.2. Contar con mecanismos e instrumentos, que como mínimo contengan los siguientes aspectos:

2.1.2.1. Procedimientos para el conocimiento de los inversionistas.

2.1.2.2. Procedimientos para la detección de operaciones inusuales y, determinación y reporte de operaciones sospechosas.

2.1.2.3. Procedimientos de control y reporte.

2.1.2.4. Determinación y suministro de los recursos informáticos, tecnológicos, físicos y humanos que el emisor considere como necesarios.

2.1.2.5. El manual del SIPLA atendiendo como mínimo lo señalado en el presente Capítulo.

2.1.2.6. Procedimientos para la consolidación de transacciones en efectivo del inversionista.

2.1.3. Establecer las reglas y procedimientos para la conservación, acceso y reserva de la información.

2.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

Las entidades deben establecer las facultades y funciones de los administradores y órganos de control, para el adecuado funcionamiento del SIPLA, y como mínimo deben contener las siguientes:

2.2.1. JUNTA DIRECTIVA U ÓRGANO QUE HAGA SUS VECES.

El SIPLA como mínimo debe contemplar a cargo de la junta directiva u órgano que haga sus veces las siguientes funciones:

2.2.1.1. Señalar las políticas para la prevención y control de LA/FT, de conformidad con lo previsto en el presente Capítulo.

2.2.1.2. Aprobar el manual SIPLA, así como sus actualizaciones.

2.2.1.3. Aprobar los mecanismos e instrumentos que compongan el SIPLA de la entidad.

2.2.1.4. Designar al oficial de cumplimiento.

2.2.1.5. Pronunciarse respecto de cada uno de los puntos que contengan los informes que presente el oficial de cumplimiento, dejando expresa constancia en la respectiva acta.

2.2.1.6. Pronunciarse sobre los informes presentados por el revisor fiscal y hacer seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando expresa constancia en la respectiva acta.

2.2.1.7. Ordenar los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SIPLA.

Cuando por la naturaleza jurídica del emisor no exista junta directiva, las anteriores funciones corresponden al representante legal.

2.2.2. REPRESENTANTE LEGAL.

El SIPLA debe contemplar como mínimo las siguientes funciones, a cargo del representante legal o quien haga sus veces:

2.2.2.1. Verificar que los procedimientos establecidos, desarrollen todas las políticas establecidas por la junta directiva u órgano que haga sus veces.

2.2.2.2. Proveer los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SIPLA.

2.2.2.3. Someter a aprobación de la junta directiva u órgano que haga sus veces, en coordinación con el oficial de cumplimiento, el manual de procedimientos del SIPLA y sus actualizaciones.

2.2.2.4. Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al oficial de cumplimiento.

2.2.3. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO.

2.2.3.1. Requisitos del oficial de cumplimiento. Debe cumplir como mínimo con los siguientes:

2.2.3.1.1. Ser designado por la junta directiva (o el órgano que haga sus veces).

2.2.3.1.2. Tener capacidad decisoria.

2.2.3.1.3. Contar con el tiempo necesario para el desarrollo de sus funciones y estar apoyado por un equipo de trabajo humano y técnico que le permita cumplir en forma adecuada sus funciones.

2.2.3.2. Funciones:

2.2.3.2.1. Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento del SIPLA.

2.2.3.2.2. Presentar informes escritos semestrales a la junta directiva u órgano que haga sus veces, en los cuales debe referirse como mínimo a los siguientes aspectos:

2.2.3.2.2.1. Los resultados de la gestión desarrollada.

2.2.3.2.2.2. El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades.

2.2.3.2.2.3. La efectividad de los mecanismos e instrumentos establecidos en el presente Capítulo, así como de las medidas adoptadas para corregir las fallas en el SIPLA.

2.2.3.2.2.4. Los resultados de los correctivos ordenados por la junta directiva u órgano que haga sus veces.

2.2.3.2.2.5. Los resultados de la colocación cada vez que finalice la vigencia de la respectiva oferta pública.

2.2.3.2.2.6. Un reporte en relación con el control de LA/FT realizado a las transferencias en el mercado secundario, si es del caso.

2.2.3.2.3. Presentar al representante legal o a quien haga sus veces los requerimientos de recursos informáticos, tecnológicos, físicos y humanos necesarios para el cumplimiento de sus funciones.

2.2.3.2.4. Promover la adopción de correctivos del SIPLA.

2.2.3.2.5. Evaluar los informes que presente el revisor fiscal y adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas.

2.2.3.2.6. Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud o diligencia de autoridad competente judicial o administrativa en esta materia.

Los destinatarios del presente Capítulo deben remitir a la UIAF dentro de los 15 días corrientes siguientes a su designación, el nombre del oficial de cumplimiento, su número de identificación, cargo y nivel jerárquico (si resulta del caso).

2.2.4. Revisoría fiscal o quien haga sus veces

La revisoría fiscal o quien haga sus veces debe instrumentar los controles que le permitan detectar incumplimientos a las instrucciones que se consagran en el presente Capítulo. Dicha gestión incluye el examen de las funciones que cumplen los administradores de la entidad y el oficial de cumplimiento en relación con el SIPLA.

Dentro del informe que debe presentar el revisor fiscal o quien haga sus veces al máximo órgano social y al oficial de cumplimiento, debe expresar las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas sobre prevención y control LA/FT.

2.3. MANUAL SIPLA.

Debe establecer claramente los procedimientos para el desarrollo, implementación y ejecución de los instrumentos y mecanismos a que se refiere el presente Capítulo.

El manual debe estar actualizado, permanecer a disposición de la SFC y contener por lo menos los siguientes aspectos:

2.3.1. Descripción de los procedimientos para el conocimiento de los inversionistas y confirmación de la información, indicando los niveles o cargos responsables de su ejecución.

2.3.2. Las funciones, responsabilidades y facultades de los administradores y demás funcionarios de la entidad a cargo del cumplimiento de las normas legales e internas en materia de prevención y control de LA/FT.

2.3.3. Los criterios y procedimientos necesarios para prevenir y resolver los conflictos de interés que se puedan presentar en cumplimiento de las normas relativas a la prevención y control de LA/FT y, en especial, en la detección y análisis de operaciones inusuales, y determinación y reporte de operaciones sospechosas.

2.3.4. Funciones y responsabilidades del oficial de cumplimiento en relación con el SIPLA de la entidad, así como su nivel jerárquico (si es del caso).

2.3.5. Políticas y procedimientos para la conservación, acceso y reserva de los documentos y de la información en general.

2.3.6. Procedimiento a seguir para atender los requerimientos de información por parte de las autoridades competentes.

2.3.7. Metodologías, criterios y señales de alerta que permitan detectar, analizar y evaluar la información relacionada con operaciones inusuales y sospechosas, así como el procedimiento para el reporte de las sospechosas.

2.3.8. Procedimientos a seguir para dar cumplimiento a las obligaciones relacionadas con listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional y disponer lo necesario para que se consulten dichas listas, de manera previa y obligatoria a la vinculación de un potencial cliente a la entidad.

2.3.9. Desarrollo de los demás elementos con que cuenta la entidad para protegerse del LA/FT.

El manual debe ser conocido por los funcionarios que tengan responsabilidades relacionadas con el control y prevención del LA/FT y, en especial, por los administradores del emisor, las personas que intervengan en la labor de colocación directa de los valores y los responsables del registro de transferencias en el mercado secundario o del pago de rendimientos a los inversionistas.

2.4. PROCEDIMIENTOS PARA EL CONOCIMIENTO DE LOS INVERSIONISTAS.

Los destinatarios del presente Capítulo deben adoptar procedimientos que les permitan la identificación plena y confiable de sus inversionistas, así como la verificación de la información suministrada por éstos, de conformidad con lo exigido en el Anexo 1 del presente Capítulo. Tales procedimientos deben ser aplicados con la debida diligencia y responsabilidad.

No obstante, los emisores pueden establecer formularios simplificados para el conocimiento de los inversionistas cuando el monto de la transacción sea inferior o equivalente a 66.000 UVR, los cuales en todo caso deben permitir dar cumplimiento a las instrucciones contenidas en el presente subnumeral.

Tratándose de valores que cotizan en bolsa, se considera como monto de la transacción el que resulte de multiplicar el número de títulos transados por el precio base en bolsa. En el caso de valores que no cotizan en bolsa, el monto de la transacción se debe calcular con base en el valor intrínseco -si se trata de acciones- o con base en el valor nominal, si se trata de otros títulos.

Los emisores que tengan acciones inscritas en el RNVE, deben mantener actualizada la información señalada en el subnumeral siguiente respecto de los accionistas que posean el 1% o más de sus acciones en circulación.

2.4.1. PROCEDIMIENTOS PARA EL CONOCIMIENTO DE LOS INVERSIONISTAS EN EL MERCADO PRIMARIO.

Los procedimientos establecidos con el objetivo de conocer al inversionista en el mercado primario, se consideran adecuados cuando en su diseño y aplicación atiendan los siguientes parámetros mínimos:

2.4.1.1. Garanticen el diligenciamiento adecuado del formulario de vinculación de los inversionistas, así como la verificación y confirmación de la información suministrada y los soportes respectivos, de acuerdo con el Anexo 1 del presente Capítulo, salvo en los casos expresamente exceptuados en este instructivo.

2.4.1.2. Permitan el conocimiento de los inversionistas, la naturaleza de la actividad o negocios que realizan y, además, proporcionen la siguiente información:

2.4.1.2.1. Identificación de la persona, empleando para el efecto, documentos, datos e información de una fuente independiente y confiable.

2.4.1.2.2. Actividad económica.

2.4.1.2.3. Características y montos de los ingresos y egresos.

2.4.1.2.4. Origen y procedencia de los fondos a utilizar en la adquisición de los valores, para lo cual debe apoyarse, entre otros documentos que se considere pertinentes, en la declaración jurada del inversionista.

2.4.1.3. Tratándose de la vinculación de personas jurídicas, el conocimiento del inversionista supone además conocer la estructura de su propiedad, es decir, la identidad de los accionistas o asociados que tengan el 5% o más de las acciones o participaciones.

2.4.1.4. Cuando la información no pueda ser confirmada o sea inexacta, tal hecho debe considerarse como una operación inusual. Cuando la información sea falsa, tal hecho debe considerarse como una operación sospechosa y reportarse a la UIAF y demás autoridades competentes.

2.4.1.5. En los casos de inversionistas con dependencia económica de un tercero, se debe solicitar la documentación de la(s) persona(s) de quien(es) provenga(n) los recursos utilizados para la inversión.

En todo caso, los emisores deben establecer en el prospecto de colocación y en el aviso de oferta como requisito para participar en el proceso de colocación, que los inversionistas interesados en adquirir los valores deben allegar el formulario de vinculación debidamente diligenciado con sus anexos, previo al momento de aceptación de la oferta.

Tratándose de colocaciones a través del mecanismo de subasta, la documentación mencionada debe allegarse a más tardar antes de la hora prevista para la iniciación de la subasta.

El interesado que no haya allegado oportunamente el formulario de vinculación debidamente diligenciado y la totalidad de los anexos requeridos, no puede participar en el proceso de adjudicación.

En todo caso, el emisor debe confirmar la información suministrada por los adquirentes de los valores, dentro de los plazos que se indican a continuación, los cuales se cuentan a partir de la recepción de los documentos respectivos:

NÚMERO DE ADQUIRENTES PLAZO

Hasta 100 adquirentes 5 días

De 101 a 200 adquirentes 10 días

De 201 a 300 adquirentes 20 días

De 301 a 500 adquirentes 30 días

De 501 a 1000 adquirentes 40 días

De 1001 a 2000 adquirentes 50 días

De 2001 a 5000 adquirentes 60 días

Más de 5000 adquirentes 120 días

2.4.2. PROCEDIMIENTOS PARA EL CONOCIMIENTO DE LOS INVERSIONISTAS EN EL MERCADO SECUNDARIO.

Cuando se trate de enajenación de valores nominativos y siempre que no intervengan entidades vigiladas por la SFC, los destinatarios del presente Capítulo antes de proceder a inscribir la respectiva enajenación en el libro de registro correspondiente, deben solicitar el diligenciamiento del formulario de vinculación de inversionistas y realizar las gestiones necesarias para confirmar los datos suministrados, de acuerdo con los parámetros mínimos establecidos en el subnumeral anterior y en el Anexo 1 del presente Capítulo. Los emisores deben adelantar el mismo procedimiento cuando se trate de valores a la orden y el emisor vaya a pagar los rendimientos al inversionista.

En aquellos eventos en los cuales se advierta que no se ha diligenciado en debida forma el formulario de vinculación y/o no se han adjuntado la totalidad de los anexos requeridos, los destinatarios del presente Capítulo deben adelantar en forma inmediata las acciones tendientes a obtener la información faltante y, en caso de que no se obtenga, debe tenerse como una señal de alerta a partir de la cual se puede inferir la posible existencia de una operación inusual y, si la situación lo amerita, reportarse como operación sospechosa a la UIAF.

2.5. PERSONAS PÚBLICAMENTE EXPUESTAS.

El SIPLA debe prever procedimientos más exigentes para la vinculación de inversionistas y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempeñan pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, tales como: personas que por razón de su cargo manejan recursos públicos, detentan algún grado de poder público o gozan de reconocimiento público. En tal sentido, el SIPLA debe contener mecanismos efectivos, eficientes y oportunos que permitan identificar los casos de inversionistas que responden a tales perfiles, así como procedimientos de control y monitoreo más exigentes respecto de las operaciones que realizan.

2.6. EXCEPCIONES A LA OBLIGACIÓN DE DILIGENCIAR EL FORMULARIO DE VINCULACIÓN DE INVERSIONISTAS.

Los requerimientos de información previstos en los subnumerales 2.4.1. y 2.4.2. del presente Capítulo no son aplicables a los siguientes inversionistas:

2.6.1. Emisores de valores o entidades inscritas en el RNVE.

2.6.2. Entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC.

2.6.3. Organismos multilaterales.

2.6.4. Entidades públicas del orden nacional, departamental y municipal, salvo que se trate de empresas industriales y comerciales del Estado, sociedades de capital público o sociedades de economía mixta que no estén sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC.

2.7. OPERACIONES INUSUALES Y OPERACIONES SOSPECHOSAS.

Para efectos de lo dispuesto en el presente Capítulo se entiende por operación inusual y por operación sospechosa, lo siguiente:

2.7.1. OPERACIÓN INUSUAL.

Es aquella operación cuya cuantía o características no guarda relación con la actividad económica del inversionista y la entidad no le haya encontrado explicación o justificación que considere razonable.

2.7.2. DETERMINACIÓN DE OPERACIONES SOSPECHOSAS.

La confrontación de las operaciones detectadas como inusuales, con la información acerca de los inversionistas y de los mercados, debe permitir, conforme a los criterios objetivos definidos por la entidad, determinar si una operación es o no sospechosa.

En este sentido, reviste especial importancia la información que sobre los inversionistas conserve el emisor, con el objeto de poder identificar y evaluar las operaciones inusuales que a su juicio se pueden considerar como sospechosas. El SIPLA debe establecer que en estos casos es necesario documentar el análisis y los resultados de la evaluación hecha por la entidad.

El concepto de operación sospechosa incluye no sólo las que se hayan realizado, sino también aquellas que se intentaron realizar pero que no fueron efectivamente concluidas.

2.8. PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL Y REPORTE.

Los destinatarios del presente Capítulo deben establecer como mínimo procedimientos, mecanismos e instrumentos de control que les permitan identificar las operaciones a que hacen referencia los siguientes subnumerales, así como procedimientos de reporte de las transacciones en efectivo y de operaciones sospechosas a la UIAF.

2.8.1. CONTROL Y REGISTRO DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO.

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 1 del art. 103 del EOSF, durante el período de colocación en el mercado primario de los valores emitidos, los destinatarios de este Capítulo deben dejar constancia conforme al Anexo 3 de este Capítulo, de la información relativa a transacciones en efectivo cuyo valor sea igual o superior a $10.000.000 si es en moneda legal o US $5.000 o su equivalente en otras monedas, según la tasa representativa del mercado del día en que se realice la operación.

2.8.2. REPORTES.

El SIPLA que diseñen los emisores debe prever un sistema adecuado de reportes tanto internos como externos, que garantice el funcionamiento de sus propios procedimientos de control de riesgos, así como el cumplimiento del deber legal de colaborar con las autoridades a cargo de la lucha contra las actividades delictivas.

A continuación se señalan los reportes que toda entidad debe efectuar en esta materia a fin de que sean tenidos en cuenta en el diseño del SIPLA:

2.8.2.1. Reporte interno sobre transacciones inusuales. Establecer los procedimientos para que cada funcionario responsable de la detección de operaciones inusuales, reporte las mismas al área encargada de analizarlas. Un buen reporte debe indicar las razones que permiten considerar la operación como tal.

2.8.2.2. Reporte interno sobre operaciones sospechosas. Se deben prever los procedimientos de reporte inmediato y por escrito al funcionario o instancia(s) competente(s).

2.8.2.3. Reporte externo de operaciones sospechosas – ROS. Determinada la operación sospechosa, incluyendo aquellas que no se realizaron pero que se intentaron llevar a cabo, procede su reporte inmediato y directo a la UIAF, de acuerdo con las instrucciones impartidas en el Anexo 2 del presente Capítulo. Para efectos del ROS, sólo se requiere que la entidad considere que la operación es sospechosa. Por no corresponder el ROS a una denuncia penal, el mismo no tiene que ser firmado.

2.8.2.4. Reporte de transacciones en efectivo. Una vez finalizado el período de colocación de los valores emitidos, se debe remitir a la UIAF el informe sobre las transacciones en efectivo a que se refiere el subnumeral 2.8.1. del presente Capítulo, mediante el diligenciamiento del formato previsto en el Anexo 3 de este Capítulo.

2.8.2.5. Otros reportes. Cualquier otro reporte que requiera la UIAF para lo de su competencia.

3. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.

Para garantizar un apoyo efectivo a las autoridades, los destinatarios del presente Capítulo deben conservar los documentos y registros relativos al cumplimiento de las normas sobre prevención y control de LA/FT, de conformidad con las normas que rigen la conservación de libros y papeles de comercio.

El SIPLA debe prever los procedimientos necesarios para la organización y conservación de la información generada por el sistema, de tal forma que permita atender de forma oportuna y eficiente los requerimientos de las autoridades. Para el efecto, debe tener en cuenta lo siguiente:

3.1. En los casos de procesos de reorganización empresarial, como fusión, escisión y transformación, entre otros, las entidades resultantes, siempre que continúen siendo emisores de valores, deben garantizar la continuidad y estricto cumplimiento de esta disposición.

3.2. En caso de liquidación, corresponde al liquidador adoptar las medidas necesarias para garantizar el archivo, guarda, conservación y protección de estos documentos.

3.3. Respecto de los documentos que soportan la decisión de determinar una operación como sospechosa, la entidad debe disponer la conservación centralizada de tales documentos con las debidas seguridades, junto con el respectivo reporte a la UIAF, con el propósito de hacerlos llegar en forma completa y oportuna a las autoridades cuando éstas los soliciten.

En cuanto a los formularios establecidos para los reportes de que trata el subnumeral 2.7, los emisores deben conservarlos debidamente organizados y a disposición de las autoridades. La información debe reposar como mínimo en la oficina de radicación durante los primeros 3 años, sin perjuicio del deber de conservación de documentos establecido en el presente Capítulo. La información contenida en estos formularios debe organizarse internamente, en forma centralizada en una base datos, de manera que permita atender de forma inmediata los requerimientos de las autoridades y ser utilizada eficientemente por la entidad para la detección de operaciones inusuales y sospechosas.

4. RESERVA DE LA INFORMACIÓN.

De acuerdo con lo señalado en los arts. 102 a 105 del EOSF, la información que se reciba, maneje o reporte en virtud de lo previsto en tales artículos y en este Capítulo, está sometida a reserva y sólo puede ser utilizada para los fines previstos en las normas legales, especialmente la relacionada con el literal d. del numeral 2. del art. 102 del EOSF.

TÍTULO II.

DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS ACTIVIDADES Y ENTIDADES DEL MERCADO DE VALORES.

CAPÍTULO I.

REGLAS GENERALES.

1. INTERMEDIACIÓN DE VALORES.

1.1. CONSIDERACIONES GENERALES.

La intermediación de valores como actividad del mercado de valores se rige por las disposiciones contenidas en el Decreto 2555 de 2010 en relación con las operaciones que permiten el desarrollo de esta actividad, en especial la Parte 7 del citado decreto, así como por las instrucciones por el presente Capítulo, más reglas que se adopten a través de los organismos de autorregulación del mercado de valores y las propias de los intermediarios de valores. Esta normatividad aplica sin perjuicio de los regímenes normativos particulares a cada especie de las entidades que desarrollan actividades y operaciones de intermediación de valores.

En tal sentido, tanto los intermediarios de valores como los proveedores de infraestructura del mercado de valores y los organismos de autorregulación del mismo, deben propender por generar procesos de trazabilidad de las operaciones del mercado de manera consolidada, para que la información existente en los diferentes foros de negociación y de registro se pueda relacionar entre sí de forma progresiva, y generar, dentro del proceso de supervisión y de monitoreo de operaciones, un único registro consecutivo de las operaciones realizadas en el mercado.

Para tal fin, los organismos de autorregulación deben apoyarse en la labor de monitoreo que realizan los administradores de sistemas de negociación de valores y los administradores de sistemas de registro de operaciones sobre valores. Igualmente, éstos últimos pueden, en virtud del art. 11.4.2.1.11 del Decreto 2555 de 2010, acordar con los organismos de autorregulación del mercado de valores que la labor de monitoreo se efectúe como parte del proceso de supervisión de los reglamentos de los respectivos sistemas, cuando así se haya pactado.

Así mismo, para cumplir con el objetivo de promover el desarrollo y eficiencia del mercado de valores, la intermediación de valores requiere de un alto grado de profesionalismo de sus actores. Por ello, cada intermediario de valores puede determinar de manera independiente los escenarios de negociación de su preferencia, asumiendo como parte de su responsabilidad el contar con las políticas y procedimientos necesarios y suficientes para el cumplimiento efectivo de la normatividad que rige esta actividad. Corresponde por tanto, a cada intermediario demostrar que en el desarrollo de sus operaciones y actividades de intermediación ha cumplido con sus políticas y procedimientos.

<Inciso modificado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> En este sentido, para la realización de las actividades y operaciones de intermediación de valores previstas en los arts. 7.1.1.1.1 y 7.1.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010 los intermediarios de valores deben implementar unas políticas y procedimientos escritos con el propósito de generar una cultura de cumplimiento interno para el desarrollo de las actividades y operaciones de intermediación de valores que le están autorizadas de conformidad con su objeto social. Dichas políticas y procedimientos deben ser evaluados por el intermediario de valores, por los organismos de autorregulación del mercado de valores y por la SFC de conformidad con sus competencias legales.

1.2. PRINCIPIOS APLICABLES EN LA DEFINICIÓN DE LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LOS INTERMEDIARIOS DE VALORES.

1.2.1. ÉNFASIS EN EL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE.

Los intermediarios de valores deben adoptar políticas y procedimientos para conocer a los clientes o posibles clientes con los cuales realicen o pretendan realizar operaciones de intermediación, de manera tal que les permitan clasificarlos como “cliente inversionista” o “inversionista profesional”.

De conformidad con el art. 7.2.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010 se denomina genéricamente cliente a quien intervenga en cualquier operación de intermediación en la que a su vez participe cualquier intermediario de valores.

<Inciso modificado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Las políticas y procedimientos del intermediario de valores deben establecer que el ofrecimiento a un “cliente inversionista” para comprar y vender valores, realizar operaciones repo, simultáneas y/o de transferencia temporal de valores o realizar operaciones con instrumentos financieros derivados o con productos estructurados se debe efectuar teniendo en cuenta que éstos requieren del mayor grado de protección. Por consiguiente, estas políticas y procedimientos deben asegurar que las actividades y operaciones por cuenta propia realizadas por los intermediarios de valores con contrapartes clasificadas como “cliente inversionista” correspondan a la intención del cliente con conocimiento pleno de los riesgos que implican la realización de dichas operaciones, y que se dé cumplimiento a las obligaciones especiales establecidas en el articulo 7.4.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010.

<Inciso eliminado por la Circular 19 de 2021>

1.2.2. GENERACIÓN DE UNA CULTURA DE CUMPLIMIENTO.

La actividad de intermediación de valores y por tanto su regulación se fundamenta en la autonomía de los intermediarios de valores, producto de su profesionalismo. Tal situación les impone una mayor responsabilidad en el cumplimiento de sus deberes y, por lo tanto, sus políticas y procedimientos deben contener los elementos que sean necesarios para crear tal cultura de cumplimiento. De esa manera, son los intermediarios de valores quienes deben documentar adecuadamente la necesidad y suficiencia de sus políticas y procedimientos, asegurándose que las personas vinculadas a éste den cumplimiento a los mismos. Adicionalmente, son ellos quienes deben identificar y adoptar decisiones administrativas frente al desconocimiento o incumplimiento de dichas políticas o a las normas que rigen el mercado de valores, sin perjuicio de las sanciones derivadas de las funciones de supervisión de esta Superintendencia y demás instancias o autoridades que rijan su desarrollo.

1.2.3. CONSISTENCIA DE LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.

Las políticas y procedimientos de los intermediarios de valores deben ser consistentes con su estructura, naturaleza, tamaño, complejidad de sus actividades, operaciones, líneas de negocio, tipo de clientes que atiende y con los deberes aplicables a su actividad. Estas políticas y procedimientos también deben respetar las actividades autorizadas al intermediario de valores de conformidad con su objeto social y régimen legal aplicable.

1.2.4. PROFESIONALISMO DE LOS INTERMEDIARIOS DE VALORES.

Se refiere a los medios para alcanzar y demostrar la integridad de los administradores y demás funcionarios del respectivo intermediario de valores, independientemente del tipo de vinculación con el mismo, en cuanto éstos participen, directa o indirectamente, en la realización de actividades propias de la intermediación de valores.

Las políticas y procedimientos del intermediario de valores deben propender por los más altos estándares de profesionalismo en el comportamiento de su personal. Para tal fin, se deben dar pautas claras y concretas respecto de:

1.2.4.1. Los posibles conflictos de interés;

1.2.4.2. El adecuado uso de información obtenida como consecuencia de cualquier actividad de intermediación de valores;

1.2.4.3. El tratamiento equitativo y honesto de los clientes.

Incurrir en conductas que no se encuentren enmarcadas dentro de estos estándares de profesionalismo debe ser objeto de decisiones administrativas por parte del intermediario de valores, sin perjuicio de las sanciones derivadas de las funciones de supervisión de esta Superintendencia y demás instancias o autoridades que rijan su desarrollo.

1.2.5. REVELACIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.

Los intermediarios de valores deben garantizar una completa, oportuna y precisa revelación de los aspectos generales contenidos en sus políticas y procedimientos acerca de las actividades de intermediación de valores que realizan, de manera que sus clientes o posibles clientes puedan realizar sus decisiones de inversión de conformidad con su expectativa acerca del régimen de protección y deberes aplicables al intermediario de valores. En todo caso, el intermediario de valores debe poner a disposición de sus clientes, cuando éstos lo soliciten, las políticas y procedimientos, así como la documentación necesaria para establecer si las operaciones realizadas con sus clientes se ajustan a las mismas.

2. MANEJO DE RECURSOS DE CLIENTES E INVERSIONISTAS Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS A TRAVÉS DE INTERNET.

Las entidades a las que se refiere el parágrafo del art. 75 de la Ley 964 de 2005 que en desarrollo de su objeto social manejen o administren recursos de terceros, de manera temporal o permanente, deben tomar todas las medidas necesarias para mantener independencia financiera, operativa y contable de los recursos de sus clientes respecto de los de la respectiva entidad.

Dado que el cumplimiento de las referidas disposiciones comporta la adopción de medidas que permitan hacer efectiva dicha independencia, esta Superintendencia se permite impartir las siguientes instrucciones:

2.1. APERTURA DE CUENTAS.

Con el fin de garantizar una mayor protección de los dineros provenientes de clientes e inversionistas, cuando quiera que una entidad vigilada desee abrir una cuenta en un establecimiento bancario cuyo destino sea el depósito y manejo de dichos recursos, debe tomar las medidas necesarias tendientes a preservar el manejo independiente de los mismos. Para el efecto, pueden optar por la apertura de cuentas en entidades financieras en las cuales la sociedad no posea cuentas para el manejo de sus propios recursos, o en una misma entidad financiera, caso en el cual debe pactarse una cláusula que prevea que en ningún caso pueda tener lugar la compensación de las acreencias de la respectiva entidad financiera respecto de la entidad vigilada, con los saldos existentes en cuentas abiertas para el manejo de los recursos de terceros.

2.2. RESPONSABLE.

El representante legal de la entidad es el responsable de mantener actualizada la información de las cuentas bancarias, en la base de datos de la SFC, de conformidad con las instrucciones que imparta esta Superintendencia para dichos efectos.

2.3. CERTIFICACIÓN. <Subnumeral modificado por la Circular 14 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:>

Con el informe de fin de ejercicio se debe remitir una comunicación suscrita por el representante legal donde se confirme el cumplimiento de lo dispuesto en el subnumeral 3.1 del presente Capítulo.

3. PRÁCTICAS INSEGURAS Y NO AUTORIZADAS DE LAS ENTIDADES RELACIONADAS EN LOS NUMERALES 1 Y 3 DEL PARÁGRAFO 3 DEL ART. 75 DE LA LEY 964 DE 2005.

Se consideran prácticas no autorizadas e inseguras de las bolsas de valores, las bolsas de bienes y productos agropecuarios y agroindustriales y sus miembros, las bolsas de futuros y opciones y sus miembros, las sociedades que realicen la compensación y liquidación de valores, contratos de futuros, opciones y otros; las sociedades comisionistas de bolsa, los comisionistas independientes de valores, las sociedades administradoras de fondos de inversión, las sociedades administradoras de depósitos centralizados de valores, las sociedades calificadoras de valores, las sociedades titularizadoras, los fondos mutuos de inversión a que se refiere el numeral 1 del parágrafo 3o, art. 75 de la Ley 964 de 2005 y de los fondos de inversión a que se refiere el Decreto 384 de 1980, las siguientes:

3.1. La utilización de esquemas de negocio, mecanismos o figuras legales a través de las cuales las sociedades comisionistas encargan o facultan a terceros la ejecución de operaciones de intermediación cuando ello implique la pérdida de la autonomía y discrecionalidad que debe caracterizar la toma de decisiones profesionales.

3.2. La utilización por parte de las sociedades comisionistas, de cualquier mecanismo o figura que permita a una persona vinculada o no a éstas, asumir parcial o totalmente los riesgos financieros a los que se exponen en desarrollo de las operaciones por cuenta propia y con recursos propios.

Las mencionadas sociedades comisionistas deben gestionar y asumir directamente todos los riesgos inherentes a las operaciones por cuenta propia y con recursos propios y, por lo tanto, las utilidades o pérdidas que de dichas operaciones se deriven no pueden corresponder a personas distintas de las propias sociedades comisionistas, debiéndose por consiguiente reconocer, reflejar y revelar en sus sistemas de información una vez sucedan.

Lo anterior no exime a las personas vinculadas a las sociedades comisionistas de la responsabilidad derivada del incumplimiento de la normatividad vigente o de los manuales, procedimientos y políticas internas que para el efecto establezcan dichas sociedades.

La utilización por parte de las mencionadas sociedades comisionistas de esquemas de remuneración variable de conformidad con los resultados de las operaciones por cuenta propia o con recursos propios, no constituye por sí misma práctica no autorizada o insegura.

3.3 La utilización de una persona jurídica para como representante legal de los intermediarios de valores para el desarrollo de las operaciones de intermediación.

3.4. Las prácticas que tengan por objeto ofrecer o garantizar una rentabilidad específica sobre la inversión que va a realizar el cliente para el desarrollo de las actividades de administración de portafolios de terceros y de contratos de comisión. Tampoco se puede ofrecer una rentabilidad fija o mínima en la administración de fondos de inversión colectiva, salvo que la normatividad expresamente lo autorice.

3.5. Ejercer las funciones correspondientes a los cargos de representante legal, miembro de junta directiva y revisor fiscal sin haber sido posesionado por la SFC.

3.6. La utilización de activos de los clientes para realizar o garantizar operaciones de otros clientes o de la entidad vigilada por esta Superintendencia, salvo en los casos autorizados por la normatividad y con el consentimiento expreso y escrito del cliente.

CAPÍTULO II.

REGLAS DE INTERMEDIACIÓN EN EL MERCADO MOSTRADOR.

1. DEFINICIONES.

Para los efectos del presente Capítulo se utilizarán las siguientes definiciones:

1.1. Afiliado: Intermediario del mercado de valores con acceso directo a un sistema de registro de operaciones sobre valores según lo establezca el reglamento de dicho sistema.

1.2. Complementación: Corresponde a la información que el administrador del sistema de registro de operaciones sobre valores requiera de sus afiliados con posterioridad a la confirmación del registro de la operación o al calce de 2 registros compatibles.

1.3. Confirmación del registro: Registro mediante el cual una contraparte verifica la información relativa a la ejecución de una operación pre-ingresada por la otra contraparte y la confirma directamente o a través del afiliado contraparte.

1.4. Contrapartes: Corresponde a las personas que cierran de manera directa la operación.

1.5. Ejecución de operaciones: Una operación se ejecuta cuando las partes involucradas cotizan y cierran, por un medio verificable, las condiciones del negocio suficientes para calcular el valor en pesos de la respectiva operación. La hora de ejecución de una operación corresponde al momento inmediatamente posterior al de cierre.

1.6. Medio verificable: Es aquel que permite el registro confiable del momento y de la totalidad de la información correspondiente a las negociaciones realizadas en el mercado mostrador mediante un procedimiento de cotización-cierre. Este medio será, entre otros, un teléfono con grabación de llamadas, medios escritos o medios de intercambio electrónico de datos (IED).

1.7. Preingreso de información: Consiste en toda la información relacionada con la operación que se registra, que el administrador del sistema de registro de operaciones sobre valores, que opera mediante confirmación de registro, solicita al afiliado que inicia el proceso de registro y que aún no ha sido verificada por la contraparte.

1.8. Procedimiento de cotización-cierre: Consiste en un conjunto de pasos mínimos a considerar por los intermediarios de valores cuando negocian en el mercado mostrador. Como producto de este procedimiento debe poderse identificar toda la información relevante de la operación. Los pasos mínimos son:

1.8.1. Cotización: El intercambio de información entre las partes respecto de sus intenciones de negociación de valores. Cuando el intermediario negocie con una contraparte que tenga la calidad de cliente inversionista, debe dar cumplimiento al numeral 3 del presente Capítulo dentro de este procedimiento.

2. OBLIGACIÓN DE REGISTRO.

<Numeral modificado por la Circular 41 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Los intermediarios de valores deben reportar todas sus operaciones realizadas en el mercado mostrador sobre valores objeto de registro a un sistema de registro de operaciones sobre valores debidamente autorizado para ello. El deber de reporte es igualmente aplicable a las entidades vigiladas por la SFC que realicen operaciones con instrumentos financieros derivados y con productos estructurados en el OTC o que no sean estandarizados

2.1. OPERACIONES OBJETO DE REGISTRO.  

2.1.1. Aplicables al registro de operaciones sobre valores

Se entienden por valores objeto de registro los valores de deuda pública y de deuda privada inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores –RNVE- distintos a las acciones y los bonos obligatoriamente convertibles en acciones. Igualmente, son valores objeto de registro los instrumentos financieros derivados que cumplan con las condiciones previstas en los parágrafos 3 y 4 del art. 2 de la Ley 964 de 2005 y los productos estructurados que tengan la calidad de valor en los términos del numeral 2 del art. 2.35.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010.

Se exceptúan de la obligación de registro las operaciones de emisión primaria de CDT's y la renovación de CDT's que realicen los establecimientos de crédito con entidades diferentes a otros intermediarios de valores.

En ningún caso son objeto de registro en sistemas de registro de operaciones sobre valores las operaciones sobre acciones o bonos convertibles en acciones, incluyendo aquéllas en las cuales el subyacente de la operación sean acciones o bonos convertibles en acciones.

2.1.2 <Subnumeral modificado por la Circular 41 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Aplicables al registro de instrumentos financieros derivados y productos estructurados que no tengan la calidad de valor: comprende los instrumentos financieros derivados y los productos estructurados negociados en el OTC o que no sean estandarizados y que no están incluidos en el subnumeral anterior del presente numeral.

2.2. AFILIACIÓN OBLIGATORIA A UN SISTEMA DE REGISTRO DE OPERACIONES SOBRE VALORES.

Para reportar sus operaciones del mercado mostrador -objeto de registro- a un sistema de registro de operaciones sobre valores debidamente autorizado por la SFC, los intermediarios de valores deben afiliarse a un sistema de registro de operaciones sobre valores.

2.3. REQUISITOS PARA EL AFILIADO A UN SISTEMA DE REGISTRO DE OPERACIONES SOBRE VALORES.

Los intermediarios de valores afiliados a un sistema de registro de operaciones sobre valores están en la obligación de cumplir de manera permanente con el (los) acuerdo (s) de afiliación que hayan suscrito con las administradoras de dichos sistemas.

2.4. PLAZO PARA REPORTAR LAS OPERACIONES EJECUTADAS.

Los afiliados a un sistema de registro de operaciones sobre valores deben reportar al administrador de dicho sistema la información relativa a la operación de manera oportuna, teniendo en cuenta los siguientes plazos máximos:

2.4.1. Las operaciones que se ejecuten dentro del horario de operación establecido por el sistema de registro de operaciones sobre valores se deben reportar dentro de los 15 minutos siguientes a la ejecución de la respectiva operación con independencia del momento de su cumplimiento.

El administrador del sistema de registro de operaciones sobre valores puede establecer los términos para recibir operaciones con cumplimiento en (t+0) por fuera de su horario de operación, siempre y cuando tales términos sean concordantes con los horarios de operación de los proveedores de precios y de los sistemas de compensación y liquidación. Estas operaciones deben ser registradas dentro de los 15 minutos siguientes a su ejecución. Cuando el administrador del sistema de registro de operaciones no haya establecido tales términos, dichas operaciones no pueden registrarse ese mismo día y por lo tanto su cumplimiento tampoco puede realizarse en (t+0).

2.4.2. Las operaciones que se ejecuten con posterioridad a la hora de cierre del sistema de registro de operaciones sobre valores y antes de la hora de apertura del día hábil siguiente se registrarán como si hubieran sido ejecutadas al primer instante de la apertura siguiente, es decir, el registro debe efectuarse durante los primeros 15 minutos posteriores a la apertura del sistema de registro de operaciones sobre valores.

Tratándose de un sistema de registro de operaciones sobre valores que opere mediante confirmación, los plazos de que anteriores eventos del presente subnumeral serán de: máximo 10 minutos para quien debe pre-ingresar la información y máximo de 5 minutos, contados a partir del momento del pre-ingreso de la información, para quien deba confirmar la respectiva operación.

En el caso de registro de operaciones sobre instrumentos financieros derivados o productos estructurados que no tengan la calidad de valor cuyas contrapartes hayan pactado compensar y liquidar la operación a través de una cámara de riesgo central de contraparte, las partes deben remitir y confirmar la operación a través de los sistemas de negociación y/o registro de operaciones autorizados por la cámara de riesgo central de contraparte, para que dicha entidad acepte interponerse como contraparte de la misma.

El registro de la operación en el sistema de registro de operaciones sobre valores sólo opera cuando la operación cumpla con los controles de riesgo que deba surtir la respectiva cámara de riesgo central de contraparte de acuerdo con sus reglamentos, para efectos de compensación y liquidación en dicha cámara. Cuando se trate de instrumentos financieros derivados que tengan la calidad de valor, el sistema de registro debe rechazar o aceptar el registro de dicha operación en el sistema, teniendo en cuenta la validación de la respectiva cámara de riesgo central de contraparte, a más tardar a la hora de cierre del sistema.

2.5. REPORTE DE LAS OPERACIONES EJECUTADAS.

Los intermediarios de valores afiliados a un sistema de registro de operaciones sobre valores tienen la obligación indelegable de reportar la información de todas las operaciones ejecutadas de manera veraz y completa, según los siguientes criterios:

2.5.1. Tratándose de una operación entre 2 afiliados a un mismo sistema de registro de operaciones sobre valores, ambos afiliados deben realizar directamente el registro de la operación. Éste se puede hacer mediante el calce de los 2 registros en el sistema de registro de operaciones sobre valores o mediante la confirmación de la información que un intermediario de valores ha pre-ingresado, según lo disponga el administrador del respectivo sistema. Cuando un intermediario de valores afiliado esté actuando por cuenta de un tercero, la obligación de registro o confirmación corresponde a dicho intermediario.

2.5.2. En las operaciones ejecutadas entre un afiliado y un no afiliado, el afiliado tiene la obligación de realizar su correspondiente registro, así como aquéllos del no afiliado. El intermediario afiliado debe conocer sus contrapartes, de manera tal que esté en capacidad de reportar todas las operaciones que le correspondan.

2.5.3. En las operaciones ejecutadas entre 2 intermediarios de valores que se encuentren afiliados a diferentes sistemas de registro de operaciones sobre valores, las partes deben acordar, al momento de la negociación y mediante el medio verificable quién realizará el correspondiente registro. En ausencia de dicho acuerdo, corresponde al vendedor, enajenante u originador, según sea el caso, el registro de las operaciones.

2.5.4. Los demás que establezca el administrador del sistema de registro de operaciones sobre valores.

2.6. DEMOSTRACIÓN DE LAS CONDICIONES DE LAS OPERACIONES.

Los intermediarios de valores deben estar en capacidad de demostrar el momento y condiciones en que efectivamente realizaron sus operaciones sobre valores en el mercado mostrador.

2.7. PROCEDIMIENTO DE REPORTE DE LAS OPERACIONES.

Los afiliados deben reportar sus operaciones atendiendo los siguientes criterios:

2.7.1. En las operaciones en las cuales no se esté actuando por cuenta de un tercero se debe registrar el precio o tasa de la operación cerrada.

2.7.2. Tratándose de operaciones en las cuales la parte compradora o vendedora esté actuando por cuenta de un tercero, dicha parte debe registrar el precio o tasa cerrada para la ejecución de la operación, excluyendo cualquier comisión o cobro por sus servicios.

2.7.3. Tratándose de operaciones en las cuales un afiliado actúe como corredor, y las partes compradora y/o vendedora no sean afiliados al sistema de registro de operaciones sobre valores, debe registrar para cada una de ellas la operación tal y como lo establece el subnumeral 3.2.7.2. anterior.

2.8. INFORMACIÓN MÍNIMA A REPORTAR.

En adición a la información que exija el administrador del sistema de registro de operaciones sobre valores se debe reportar como mínimo:

2.8.1. En el caso de valores de renta fija

2.8.1.1. La identificación del valor negociado mediante Nemotécnico, Isin o cualquier otra clasificación que determine el sistema de registro de operaciones sobre valores.

2.8.1.2. La moneda o unidad en la cual está expresado el valor nominal del respectivo valor.

2.8.1.3. El valor nominal de la operación expresado en la moneda o unidad en que se encuentre emitido el valor.

2.8.1.4. El valor en pesos de la operación.

2.8.1.5. El precio o tasa de la operación.

2.8.1.6. La fecha cuando ejecutó la operación para el caso de operaciones realizadas fuera del horario de registro.

2.8.1.7. Identificación de la contraparte en los términos que establezca el administrador del sistema de registro de operaciones sobre valores.

2.8.1.8. Nombre e identificación del beneficiario de la operación.

2.8.1.9. Hora en la cual se ejecutó la operación.

2.8.1.10. La comisión en términos porcentuales cuando se trate de una operación por cuenta de un tercero.

2.8.1.11. Tipo de operación de que se trata, tales como compra, venta, operación de contado, a plazo, repo, simultánea, transferencia temporal de valores, operaciones de crédito público y de manejo de deuda realizadas con la Nación.

2.8.1.12. Modalidad en la cual se actuó, tales como cuenta propia, cuenta de terceros, administración de portafolios, según lo establezca el administrador del sistema de registro.

2.8.1.13. Fecha de liquidación de la operación

2.8.2. En el caso de operaciones con instrumentos financieros derivados que tengan la calidad de valor:

2.8.2.1. La identificación del instrumento financiero derivado negociado, mediante Nemotécnico, Isin o cualquier otra clasificación que determine el sistema de registro.

2.8.2.2. La cantidad del instrumento financiero derivado a registrar.

2.8.2.3. El precio total de la operación.

2.8.2.4. Identificación de la contraparte en los términos que establezca el sistema de registro de operaciones.

2.8.2.5. Nombre del beneficiario de la operación o número de cuenta del titular en la respectiva cámara de riesgo central de contraparte donde los afiliados administran las cuentas.

2.8.3. En el caso de operaciones con instrumentos financieros derivados que no tengan la calidad de valor:

2.8.3.1. Información general de la operación:

2.8.3.1.1. Tipo de instrumento financiero derivado. Para estos efectos se debe tener en cuenta la clasificación establecida en el Capítulo XVIII de la CBCF, y cualquier detalle adicional que complemente el nombre genérico.

2.8.3.1.2. Tipo de liquidación, diferenciando entre financiera o sin entrega ('Non Delivery') y con entrega ('Delivery').

2.8.3.1.3. Fecha de registro.

2.8.3.1.4. Fecha de celebración.

2.8.3.1.5. Fecha vencimiento.

2.8.3.1.6. Fecha de liquidación.

2.8.3.1.7. Posición, diferenciando entre compra y venta.

2.8.3.1.8. Información de la entidad o persona a nombre de quien se está registrando la operación tanto para ésta como para su respectiva contraparte. Se debe incluir nombre, tipo y número de identificación, diferenciando entre: entidades vigiladas y controladas por la SFC; entidades no vigiladas ni controladas por la SFC; persona natural y, sociedad extranjera sin NIT en Colombia.

2.8.3.1.9. Tasa(s) (de cambio y/o de interés) pactada(s) o precio pactado en la moneda original. Para el caso de las opciones se debe reportar el precio de ejercicio.

2.8.3.1.10. Valor nominal del contrato, con su respectiva denominación de la(s) moneda(s) pactada(s).

2.8.3.1.11. Información del(los) subyacente(s), incluyendo como mínimo el tipo.

2.8.3.2. Información específica de la operación:

Para los casos en los que aplique, además de la información anterior se debe incluir la siguiente:

2.8.3.2.1. Tipo de opción, diferenciando entre 'call' o 'put'.

2.8.3.2.2. Valor de la prima pactada en pesos.

2.8.4. Productos estructurados que tengan o no la calidad de valor:

2.8.4.1. La identificación de la operación mediante Nemotécnico, Isin o cualquier otra clasificación que determine el sistema de registro de operaciones sobre valores.

2.8.4.2. Fecha de registro.

2.8.4.3. Fecha de celebración.

2.8.4.4. Fecha vencimiento.

2.8.4.5. Fecha de liquidación.

2.8.4.6. Posición, diferenciando entre emisión o venta y compra.

2.8.4.7. Precio (venta/compra).

2.8.4.8. Existencia de opcionalidad sobre la operación.

2.8.4.9. Información de la entidad o persona a nombre de quien se está registrando la operación tanto para ésta como para su respectiva contraparte. Se debe incluir nombre, tipo y número de identificación, diferenciando entre: entidades vigiladas y controladas por la SFC; entidades no vigiladas ni controladas por la SFC; persona natural y, sociedad extranjera sin NIT en Colombia.

2.8.4.10. Valor nominal del producto, con su respectiva denominación de la(s) moneda(s) pactada(s).

2.8.4.11. Información del(los) subyacente(s), incluyendo como mínimo el tipo.

No obstante lo anterior, para efectos del registro de los instrumentos y productos a los que se refieren los subnumerales 2.8.3. y 2.8.4., se deben atender las siguientes convenciones:

Formato de fechas: AAAA-MM-DD:hh:mm:ss

Tasas de interés: Expresadas en términos efectivos anuales con cuatro cifras decimales

Montos: Expresados con dos cifras decimales.

2.9. REGLAS PARTICULARES PARA OPERACIONES REPO, SIMULTÁNEAS Y DE TRANSFERENCIA TEMPORAL DE VALORES.

2.9.1. Se debe registrar la información contenida en el subnumeral 2.8.1. del presente Capítulo de la manera que establezca el administrador del sistema de registro de operaciones sobre valores acorde con lo dispuesto en el Título 3 del Libro 36 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010 y de manera especial el Capítulo 2 en cuanto hace al régimen de garantías en estas operaciones y Capítulo 3 relativo a las limitaciones establecidas en su realización cuando son celebradas por cuenta de terceros.

2.9.2. Teniendo en cuenta el carácter unitario de las operaciones repo, simultánea o de transferencia temporal de valores, establecido en el art. 2.36.3.1.4 del Decreto 2555 de 2010, el administrador del sistema de registro de operaciones sobre valores debe prever los mecanismos para permitir el registro de cada uno de los componentes que integran una operación simultánea, repo y de transferencia temporal de valores, el mismo día en que se realiza la transacción inicial.

2.9.3. El administrador del sistema de registro de operaciones sobre valores puede aceptar el registro de este tipo de operaciones por fuera de su horario de operación, cuando tales términos sean concordantes con los horarios de operación de los sistemas de compensación y liquidación. En todo caso, los intermediarios de valores deben registrar estas operaciones de conformidad con lo establecido en el subnumeral 2.4.1. del presente Capítulo.

2.9.4. Las operaciones repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores que se cierren en las facilidades administradas por entidades administradoras de depósitos centralizados de valores o por entidades administradoras de sistemas de compensación y liquidación de valores están exceptuadas de lo previsto en el presente Capítulo y les es aplicable lo establecido en los respectivos reglamentos de la correspondiente entidad administradora y en el Libro 36 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010.

Las operaciones repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores realizadas por el Banco de la República, cuando este actúe en calidad de administrador del Fondo de Reserva para la Estabilización de la Cartera Hipotecaria – FRECH, están exceptuadas del registro previsto en el presente Capítulo. Para el efecto, le son aplicables las disposiciones emitidas por la JDBR y las normas que las reglamenten.

2.10. PROCESO DE COMPLEMENTACIÓN.

El administrador del sistema de registro de operaciones sobre valores debe determinar la información que es necesaria introducir al momento del preingreso de información para su registro y confirmación; así como, aquélla que se debe diligenciar con posterioridad mediante la complementación. En todo caso, cuando los sistemas de compensación y liquidación establezcan que las órdenes de transferencia de dinero o valores se entienden confirmadas por virtud de la transmisión de la información del sistema de registro, toda la información requerida para la compensación y liquidación que no haya sido introducida al momento de registro debe introducirse mediante complementación.

La complementación, tanto en sistemas de negociación de valores como en sistemas de registro de operaciones sobre valores debe ser lo más inmediata posible y máximo 1 hora después de confirmada la operación en el sistema de registro o de celebrada la operación en el sistema de negociación. Los organismos de autorregulación de valores pueden exigir el cumplimiento de plazos máximos inferiores para realizar dicha complementación.

Los administradores de los sistemas de registro sobre valores pueden establecer que toda la información sea diligenciada desde el preingreso y confirmación de la operación, y en este caso, no requerir información mediante la complementación.

2.11. COMPENSACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE OPERACIONES REGISTRADAS.

Toda operación sobre valores que sea registrada en un sistema de registro de operaciones sobre valores debe ser compensada y liquidada en un sistema de compensación y liquidación de valores y/o en una cámara de riesgo central de contraparte. Para estos efectos, los administradores de los sistemas de registro de operaciones sobre valores deben remitir las órdenes de transferencia de valores y los fondos a los sistemas de compensación y liquidación de valores.

Cuando se trate de operaciones con instrumentos financieros derivados y con productos estructurados que no tengan la calidad de valor y sean registradas en un sistema de registro de operaciones sobre valores, pueden ser compensadas y/o liquidadas en una cámara de riesgo central de contraparte, siempre y cuando así lo hayan pactado las respectivas contrapartes de la operación y la misma haya sido aceptada por dicha cámara.

2.12. REPORTE DE LA HORA DE EJECUCIÓN DE LAS OPERACIONES.

Tratándose de operaciones entre 2 afiliados, la hora de ejecución de las operaciones debe reportarse al sistema de registro de operaciones sobre valores de manera independiente por cada una de las partes. En ningún caso, una parte puede conocer la hora de ejecución pre-ingresada o ingresada, según corresponda, por su contraparte.

2.13. MODIFICACIONES Y ANULACIONES DE REGISTROS.

El administrador del sistema de registro de operaciones sobre valores debe establecer el procedimiento para realizar modificaciones y anulaciones de los registros, atendiendo razones como el error material, fallas técnicas u otras. En todo caso, se debe conservar la información relativa a modificaciones y anulaciones de los registros de dicho sistema, necesaria para hacer trazabilidad de cualquier operación.

3. TRANSPARENCIA EN LAS OPERACIONES OBJETO DE REGISTRO.

Las reglas generales acerca de la transparencia en el registro de operaciones sobre valores se encuentran en el Capítulo 2 del Título 3 del Libro 15 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010. Sin perjuicio de lo anterior, los administradores de los sistemas de registro de operaciones sobre valores deben considerar las siguientes condiciones:

3.1. OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO Y DE MANEJO DE DEUDA REALIZADAS CON LA NACIÓN.

De conformidad con el art. 7.5.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, tratándose de colocaciones en el mercado primario y de operaciones de manejo de deuda realizadas con la Nación, el administrador de la emisión debe reportar la información resultante de la operación al(los) agente(s) especializado(s) en valoración de activos mobiliarios o inmobiliarios de que trata el parágrafo 2 del numeral 2.1 del Capítulo I de la CBCF, o quien desarrolle sus funciones debidamente autorizado por la SFC.

Los intermediarios de valores que hagan parte del programa de creadores de mercado de los títulos de deuda de la Nación, que hayan realizado previamente un acuerdo con sus clientes para participar en las operaciones de colocación primaria o de manejo de deuda con ésta, deben dejar registro de los elementos de la operación de forma previa al inicio de la misma en un medio verificable. Cuando el cliente haya adquirido el compromiso de participar en la opción no competitiva, dicho registro debe incluir la constancia de este compromiso. Las instrucciones impartidas por los clientes a los participantes del programa de creadores de mercado se entenderán en firme y se cumplirán de acuerdo con condiciones resultantes de la operación de colocación primaria en el mismo día de la operación.

Para efectos del seguimiento a las instrucciones de los clientes de las entidades que hacen parte del programa de creadores de mercado, la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público –DGCPTN- es la autoridad competente para definir mediante resolución las instrucciones sobre los formatos que se deben diligenciar previamente a una operación con la Nación.

En todo caso, la entidad vigilada que participa en el programa de creadores de mercado debe dar cumplimiento a la instrucción del cliente de acuerdo con los resultados de la subasta, tanto en el monto adjudicado como en la tasa de interés de corte. No es necesario llevar estas operaciones a un sistema de registro de operaciones sobre valores para efectos de su cumplimiento.

La información relacionada con las operaciones de colocación primaria y de manejo de deuda efectuadas por la Nación debe ser provista por el administrador de la respectiva emisión a la SFC de conformidad con los requerimientos que esta entidad realice para el efecto.

3.2. MOMENTO DE DISEMINACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LAS OPERACIONES OBJETO DE REGISTRO.

El administrador del sistema de registro de operaciones sobre valores puede diseminar información acerca de la identificación del valor, su precio y su monto de acuerdo con el primer registro recibido o preingreso no confirmado, cuando así se establezca en su respectivo reglamento.

4. MANUALES Y PROCEDIMIENTOS RESPECTO DE OPERACIONES EN EL MERCADO MOSTRADOR.

Los intermediarios de valores deben establecer, mantener y hacer cumplir políticas y procedimientos escritos para el tratamiento de sus clientes en el mercado mostrador según las calidades de los mismos y los deberes que tienen con éstos, atendiendo el principio de conocimiento del cliente del subnumeral 2.1. del presente Capítulo. Tales manuales deben establecer la manera como internamente se organizará el área que podrá hacerse cargo de este tipo de operaciones. Igualmente, deben determinar la información y la manera cómo la misma debe solicitarse y entregarse a sus contrapartes en cada una de las etapas del procedimiento de cotización-cierre.

4.1. CUMPLIMIENTO DE LOS DEBERES CONSAGRADOS RESPECTO DE CONTRAPARTES QUE TENGAN LA CALIDAD DE “CLIENTES INVERSIONISTAS”. <Numeral modificado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

4.1.1. <Inciso modificado por la Circular 23 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Los intermediarios de valores que actúen como contrapartes en operaciones en el mercado mostrador con valores, instrumentos financieros derivados estandarizados, productos estructurados que involucren valores o instrumentos financieros derivados estandarizados, fondos de inversión colectiva, fondos de capital privado u otros activos financieros que generen expectativas de beneficios económicos y tengan la calidad de valor, con clientes inversionistas en el mercado mostrador, deben implementar políticas y procedimientos para el tratamiento de estas contrapartes, de conformidad con lo establecido en el numeral 2 del presente Capítulo y con los deberes y obligaciones consagrados en los arts. 7.4.1.1.4 y 7.4.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010.

Estos intermediarios deben elaborar, actualizar y poner en práctica un manual que contenga las políticas y procedimientos para llevar a cabo las etapas de la actividad de asesoría necesarias para el cumplimiento de sus deberes y obligaciones. Para el efecto, el referido manual debe incorporar las políticas y procedimientos generales establecidos en el numeral 2.1 del Capítulo IV del Título II de la Parte III de la presente Circular, así como las políticas y procedimientos específicos establecidos en el numeral 2.2. del mismo Capítulo, en relación con las siguientes etapas:

4.1.1.1. Clasificación de los clientes

4.1.1.2. Perfilamiento de los clientes

4.1.1.3. Clasificación de los productos

4.1.1.4. Perfilamiento de los productos

4.1.1.5. Realización del análisis de conveniencia

4.1.2. De manera previa al cierre de una operación por cuenta propia, posición propia o como contraparte en el mercado mostrador con un cliente inversionista, dicho cliente debe ser informado expresamente que el intermediario está actuando como su contraparte. Adicionalmente, previo a su ejecución, la entidad debe informar por cualquier medio verificable las condiciones de mercado de la operación y las condiciones económicas de la misma, y cómo estas representan condiciones de mercado razonables para el cliente inversionista.

Para el análisis de las condiciones de mercado, el intermediario de valores debe tener en cuenta la información suministrada por los sistemas de negociación y/o registro de valores o por el proveedor de precios para valoración, así como la información de las operaciones recientes en las cuales ha participado el intermediario. En el caso que la información provista por los sistemas de negociación y/o registro o el proveedor de precios no sea suficiente para establecer las condiciones de mercado de una operación, el intermediario deberá aplicar y documentar los procedimientos que considere pertinentes para determinar las condiciones de negociación que considera razonables para la respectiva operación.

4.1.3. Los intermediarios de valores deben implementar el libro de instrucciones internas para la realización de operaciones de que trata el numeral 4 del artículo 7.4.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, de acuerdo con los principios establecidos a continuación:

4.1.3.1. Oportunidad. El registro de operaciones en el libro de instrucciones internas debe realizarse de manera oportuna. Para el efecto, la entidad debe registrar la información en el libro el mismo día en el que sea celebrada la respectiva operación, sin perjuicio de que el cumplimiento de las obligaciones de entrega de información al inversionista se realice de manera previa a la realización de la operación.

4.1.3.2. Información sobre las condiciones de la operación. Cada operación debe incluir la siguiente información:

4.1.3.2.1. La identificación de la contraparte y las características de la instrucción recibida, junto con la fecha y hora de recepción de la misma.

4.1.3.2.2. La información necesaria para identificar los medios a través de los cuales se pueda verificar el cumplimiento de las obligaciones de entrega de información al inversionista, incluyendo el análisis de conveniencia y de la información de las condiciones de mercado de la operación, de acuerdo al numeral 4.1.2. precedente.

4.1.3.2.3. La identificación o referencia del comprobante de registro de la operación en el sistema de registro de operaciones sobre valores o divisas.

4.1.3.3. Integralidad. Hacen parte integral del libro de instrucciones internas, los comprobantes del registro de la operación, los documentos o medios verificables en los cuales se valide el cumplimiento de las obligaciones de entrega de información al cliente inversionista y, en el caso de productos complejos, la acreditación por parte del inversionista de la recomendación profesional recibida previo a la operación.

5. RÉGIMEN APLICABLE AL REGISTRO DE OPERACIONES CON INSTRUMENTOS FINANCIEROS DERIVADOS Y CON PRODUCTOS ESTRUCTURADOS.

En lo no previsto por el presente Capítulo, el registro de operaciones con instrumentos financieros derivados y con productos estructurados en las cuales se interponga una cámara de riesgo central de contraparte se rige por lo establecido en los reglamentos de la misma y del respectivo sistema de registro de operaciones.

<Inciso adicionado por la Circular 41 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades vigiladas que administren sistemas de registro de operaciones sobre valores y deseen implementar el registro de operaciones con instrumentos financieros derivados y con productos estructurados negociadas en el OTC o que no sean estandarizadas deben cumplir los requerimientos establecidos en los arts. 2.15.1.1.2, 2.15.1.1.3 y 2.15.1.1.6 del Decreto 2555 de 2010.

<Inciso adicionado por la Circular 41 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Adicionalmente, cuando se negocien las operaciones mencionadas en el párrafo anterior y éstas sean sobre divisas, su registro se debe realizar de acuerdo con las instrucciones que para el efecto establezca la Junta Directiva del Banco de la República.

CAPÍTULO III.

ACTIVIDAD DE FINANCIACIÓN COLABORATIVA A TRAVÉS DE VALORES.

1. DEFINICIÓN Y ENTIDADES AUTORIZADAS. <Numeral adicionado por la Circular 14 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

De conformidad con el art. 2.41.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010, la actividad de financiación colaborativa a través de la emisión de valores es aquella en la cual entidades vigiladas por la SFC ponen en contacto, a través de una infraestructura electrónica, un número plural de aportantes con receptores que solicitan financiación en nombre propio para destinarla a un proyecto productivo de inversión. Tales infraestruturas pueden incluir interfaces, plataformas, páginas de internet u otro medio de comunicación electrónica. Se entiende por proyecto productivo aquel desarrollado por personas jurídicas con el fin de obtener una rentabilidad económica a partir de actividades empresariales, agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios.

En virtud de lo establecido en el art. 2.41.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, la actividad de financiación colaborativa a través de valores puede ser desarrollada por: (i) sociedades anónimas de objeto exclusivo, (ii) bolsas de valores y (iii) sistemas de negociación o registro de valores autorizados por la SFC, las cuales se denominarán "sociedades de financiación colaborativa" (en adelante “SOFICO”) y están sujetas a la inspección y vigilancia de la SFC.

Las SOFICO deben adelantar el trámite de constitución previsto en el art. 53 del EOSF, cumplir las demás disposiciones del Decreto 2555 de 2010 que le resulten aplicables y las instrucciones del presente Capítulo.

2. REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO.  <Numeral adicionado por la Circular 14 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

El reglamento de funcionamiento de las SOFICO debe contener, como mínimo, la información a que se refiere el art. 2.41.2.1.5 del Decreto 2555 de 2010 y, adicionalmente, debe consagrar:

i. Los mecanismos de recaudo y las condiciones financieras que aplicarán a los recursos invertidos desde la entrega de los mismos hasta la emisión de los valores; y

ii. Los mecanismos para el reintegro y/o devolución de los recursos que los aportantes entregan a la plataforma.

Según lo establecido en el numeral 1 del art. 2.41.2.1.2 del Decreto 2555 de 2010, la SFC debe aprobar el reglamento de funcionamiento de las SOFICO.

3. SUMINISTRO DE INFORMACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 14 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las SOFICO deben dar cumplimiento a las instrucciones del subnumeral 3.4.13 del Capitulo I del Título III de la Parte I de la CBJ relacionadas con el suministro de información a los consumidores financieros.

4. PROCEDIMIENTO DE CLASIFICACIÓN DE PROYECTOS PRODUCTIVOS. <Numeral adicionado por la Circular 14 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las SOFICO deben realizar la clasificación de los proyectos productivos atendiendo lo dispuesto en el art. 2.41.2.1.4 del Decreto 2555 de 2010. Para tal efecto, podrán utilizar los siguientes criterios adicionales: i) tamaño del proyecto; ii) solvencia financiera del proyecto; iii) actividad económica del proyecto; iv) solidez financiera del proyecto; v) antigüedad del proyecto; vi) nivel de endeudamiento del proyecto; vii) estándares ambientales, sociales y de gobierno corporativo del emisor, y viii) garantías, coberturas o seguros asociados al cumplimiento de la emisión de los valores, entre otros.

Las SOFICO deben informar a los aportantes y receptores que la clasificación de un proyecto productivo no conlleva a una calificación de los riesgos, ni constituye una opinión respecto de la factibilidad o viabilidad del proyecto, ni garantiza la obtención de lucro para el aportante.

El procedimiento de clasificación debe ser aprobado por la alta gerencia y revisarse por lo menos una vez al año con el fin de actualizarlo. Las actualizaciones a este procedimiento deben documentarse.

5. ACTIVIDADES ADICIONALES. <Numeral adicionado por la Circular 14 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las SOFICO podrán adelantar las actividades adicionales a que se refiere el parágrafo del art. 2.41.2.1.1 del Decreto 2555 de 2010, siempre que atiendan las siguientes instrucciones:

5.1 Para la prestación de servicios adicionales de publicidad para la divulgación de proyectos productivos, las SOFICO deben:

a. Informar que la publicidad no conlleva una calificación de los riesgos del proyecto, ni constituye una opinión respecto de la factibilidad y viabilidad del mismo como tampoco asegura la obtención de rendimientos para el aportante.

b. Diferenciar los servicios de publicidad prestados por las SOFICO de la actividad de financiación colaborativa a través de valores, con el objetivo de no generar confusión entre los consumidores financieros.

c. Dar cumplimiento, en lo que resulte aplicable, a las instrucciones contenidas en el numeral 2.2 Capítulo I, Título III, Parte I de la CBJ, relacionadas con las prácticas prohíbidas en los programas publicitarios.

d. Indicar a los potenciales aportantes la forma de acceder a la información complementaria del proyecto objeto de la publicidad. Lo anterior con el fin de que conozcan y profundicen sobre los riesgos de adquirir los valores de financiación colaborativa y adopten una decisión informada.

5.2 Para la administración de los sistemas de registro de operaciones sobre los valores de financiación colaborativa emitidos a través de la propia plataforma, las SOFICO deben:

a. Contar con un reglamento propio para esta actividad o un capítulo específico en su reglamento general destinado a este propósito que consagre como mínimo lo siguiente:

i. Las condiciones de participación en el sistema de registro y los derechos y obligaciones de sus participantes;

ii. El tipo de valores y tipo de operaciones sobre los cuales se realizará la actividad de registro; y

iii. Las condiciones operativas o reglas de funcionamiento del registro, incluidos horarios, tarifas, comisiones, plazo para registrar las operaciones y demás condiciones bajo las cuales se deban realizar los registros correspondientes.

b. Informar a sus afiliados por lo menos:

i. El tipo de valores y tipo de operaciones sobre los cuales se realizará la actividad de registro;

ii. El procedimiento de cumplimiento de las operaciones objeto de registro; y

iii. La información relacionada con las condiciones bajo las cuales se cierran las operaciones, esto es: precios, tasas, montos, plazos, entre otros.

5.3  Para la prestación de servicios que permitan a los receptores inscritos en la plataforma recibir donaciones las SOFICO deben:

a. Separar completamente la actividad, productos y servicios relacionados con la donación, de la actividad de financiación colaborativa a través de valores.

b. Publicar de forma independiente, en su página web y demás mecanismos de difusión, la información relacionada con los servicios de donaciones.

c. Utilizar una página web o micrositio distinto al dispuesto para la actividad de financiación colaborativa a través de valores. Lo anterior, sin perjuicio de que los recursos entregados por los aportantes puedan migrar o ser utilizados para donaciones, siempre y cuando el aportante acepte o apruebe expresamente dichos movimientos.

d. Informar a los usuarios que la actividad de donación no está sujeta a la supervisión de la SFC.

e. Implementar mecanismos de información que garanticen que los aportantes y demás usuarios, tengan claridad respecto del servicio al cual acceden.

6. ÓRGANO DE CONTROL INTERNO. <Numeral adicionado por la Circular 14 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las SOFICO deben cumplir las instrucciones impartidas en el Capítulo IV, Título I, Parte I de la CBJ relacionadas con la implementación de una estructura de control interno.

7. SISTEMA DE ATENCIÓN AL CONSUMIDOR FINANCIERO (SAC). <Numeral adicionado por la Circular 14 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las SOFICO deben cumplir las instrucciones del Capítulo II, Título III, Parte I de la CBJ relativas a las instancias de atención al consumidor financiero e implementar un sistema de atención del consumidor financiero (SAC) atendiendo criterios de proporcionalidad según el tamaño, frecuencia y complejidad de las emisiones y registros que se realicen. En desarrollo de tales criterios, las SOFICO deben considerar el tamaño, canales, tiempos de respuesta, recursos y capacidades operativas y tecnológicas asociadas a la atención de los consumidores financieros. En esa medida, a mayor cantidad o volumen de aportantes y receptores que interactúen con la plataforma, las SOFICO deben acreditar capacidades de atención altamente eficientes, mecanismos automáticos, ágiles y efectivos, entre otros, acordes con la naturaleza y evolución del servicio que prestan.

Las SOFICO podrán designar de manera voluntaria un defensor del consumidor financiero, de conformidad con lo previsto en los artículos 13 a 22 de la Ley 1328 de 2009 y en los artículos 2.34.2.1.1. y siguientes del Decreto 2555 de 2010.

8. RIESGO OPERACIONAL. <Numeral adicionado por la Circular 14 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las SOFICO deben cumplir con las instrucciones establecidas en el Capítulo XXIII de la CBCF sobre la administración del riesgo operacional. En todo caso, la gestión del riesgo operacional se debe graduar considerando la naturaleza del negocio y las actividades asociadas, su estructura, tamaño, volumen de operaciones, número de aportantes y receptores, los servicios prestados, los canales de servicio y atención al consumidor financiero y las actividades que realizan, directamente o a través de terceros, conforme lo ordena el referido capítulo.

Así mismo, cuando resulte pertinente, las SOFICO deben cumplir las disposiciones relacionadas con: i) reglas relativas al uso de servicios de computación en la nube contenidas en el Capítulo VI, Título I, Parte I de la CBJ; ii) canales, medios, seguridad y calidad en el manejo de información en la prestación de servicios financieros consagradas en el Capítulo I, Título II Parte I de la CBJ; y iii) requerimientos mínimos para la gestión de la seguridad de la información y la ciberseguridad a que se refiere el Capítulo V, Título IV, Parte I de la CBJ.

9. RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO. <Numeral adicionado por la Circular 14 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las SOFICO deben dar cumplimiento a las obligaciones contenidas en los art. 102 al 107 del EOSF en materia de procedimientos de conocimiento del cliente y prevención del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo respecto de los aportantes y receptores, de acuerdo con lo señalado en el subnumeral 2.1 del Capítulo IV del Título IV de la Parte I de la CBJ.

CAPÍTULO IV.

ACTIVIDAD DE ASESORÍA EN EL MERCADO DE VALORES.

1. INTRUCCIONES GENERALES. <Numeral adicionado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

1.1. DEFINICIONES. <Numeral adicionado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

1.1.1. Productos. Conforme a lo establecido en el literal e) del artículo 2 de la Ley 1328 del 2009, se entiende por productos las operaciones legalmente autorizadas que se instrumentan en un contrato celebrado con el cliente o que tienen origen en la ley.

1.1.2. Servicio. Se entiende por servicio aquellas actividades conexas al desarrollo de las correspondientes operaciones que se prestan a los consumidores financieros.

1.1.3. Etapas. Son etapas de la actividad de asesoría: i) la elaboración del perfil del inversionista, ii) la elaboración del perfil del producto, iii) el análisis de conveniencia del producto, iv) el suministro de recomendaciones profesionales, v) la entrega de información al inversionista y vi) la distribución de los productos, de conformidad con las reglas establecidas para el desarrollo de la actividad de asesoría.

1.2. CRITERIOS GENERALES. <Numeral adicionado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades vigiladas que realicen la actividad de asesoría en el mercado de valores deben atender los siguientes criterios generales para el desarrollo de esta actividad:

1.2.1. Contemplar dentro de su Sistema de Administración de Riesgo Operativo (SARO) la gestión efectiva de los riesgos derivados del desarrollo de la actividad de asesoría.

1.2.2. Garantizar los recursos físicos, tecnológicos, humanos y todos aquellos necesarios para el desarrollo de la actividad de asesoría y su seguimiento.

1.2.3. Contar con una adecuada estructura de control interno que garantice la debida ejecución de la actividad de asesoría, de forma tal que se verifique el cumplimiento de las políticas y procedimientos y se asegure que éstos estén acordes con los criterios señalados por esta SFC y las demás normas que regulan esta actividad.

1.2.4. Adecuar sus políticas de protección e información al consumidor financiero y su Sistema de Atención al Consumidor Financiero (SAC) para la ejecución de la actividad de asesoría.

2. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD DE ASESORIA. <Numeral adicionado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades vigiladas que realicen la actividad de asesoría en el mercado de valores deben elaborar, actualizar y poner en práctica un manual de asesoría que contenga las políticas y procedimientos para el desarrollo de esta actividad que será de obligatorio cumplimiento para todas las personas involucradas en la actividad de asesoría. Este manual debe incluir el contenido mínimo señalado a continuación:

2.1. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS GENERALES. <Numeral adicionado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

El manual de asesoría debe contener procedimientos y políticas generales aprobadas por la junta directiva de la entidad, las cuales como mínimo deben contemplar lo siguiente:

2.1.1. Los procedimientos para la toma de decisiones y diseño de la actividad de asesoría en el mercado de valores.

2.1.2. Las áreas, comités o funcionarios responsables de cada una de las etapas de la actividad de asesoría en el mercado de valores, detallando sus funciones, deberes y responsabilidades.

2.1.3. Los procedimientos para la elaboración, aprobación y modificación de las políticas y procedimientos específicos, de conformidad con lo establecido en el numeral 2.2. Para el efecto, la junta directiva debe establecer el área o comité responsable.

2.1.4. Las políticas y procedimientos generales para el monitoreo de las etapas de la actividad de asesoría, estableciendo su periodicidad.

2.1.5. Las políticas y procedimientos para la identificación, revelación y gestión de conflictos de interés, de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.40.3.2.1 del Decreto 2555 de 2010.

2.1.6. Las condiciones profesionales exigidas a los funcionarios responsables de cada una de las etapas de la actividad de asesoría.

2.1.7 Las políticas para la capacitación de las personas involucradas en la actividad de asesoría en aquellas materias que requieran actualizar los conocimientos para el desarrollo adecuado de sus funciones.

2.2. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS. <Numeral adicionado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Además de los contenidos señalados en el subnumeral anterior, el manual de asesoría debe contener políticas y procedimientos específicos aplicables a las etapas de la actividad de asesoría en el mercado de valores, de acuerdo con las instrucciones incorporadas en el presente numeral.

Estas políticas y procedimientos específicos deben ser elaborados y aprobados por el área o comité designado por la junta directiva en cumplimiento de las políticas generales establecidas para el efecto.

2.2.1. Calidad de los clientes

Las entidades vigiladas deben establecer políticas y procedimientos encaminados a contar con la información necesaria para determinar la calidad del cliente como cliente inversionista o inversionista profesional, así como la actualización de esta clasificación. Adicionalmente, deben incorporar las políticas y procedimientos que les permitan establecer la experiencia y conocimientos del inversionista para efectos de determinar su calidad como cliente inversionista o inversionista profesional.

2.2.2. Perfilamiento del cliente

Las entidades vigiladas deben adoptar políticas y procedimientos para la elaboración y actualización del perfil del cliente, de acuerdo con la información suministrada por este, y las cuales deben contener, como mínimo, lo siguiente:

2.2.2.1. La identificación del tipo de información que será solicitada a los clientes y sin la cual la entidad no puede realizar la elaboración y actualización del perfil del cliente.

2.2.2.2. Los mecanismos que permitan a la entidad obtener toda la información necesaria del cliente para la elaboración y actualización del perfil del cliente, de acuerdo con la obligación de suministro de información requerida.

2.2.2.3. Los criterios para determinar y actualizar el perfil del cliente.

2.2.2.4. La periodicidad para la actualización del perfil del cliente.

2.2.3. Clasificación de los productos

Las entidades vigiladas deben establecer políticas y procedimientos para evaluar y clasificar los productos que ofrecen como simples o complejos, conforme a lo establecido en el numeral 4 del presente Capítulo. La evaluación y clasificación por parte del área o áreas responsables debe realizarse de manera previa a su ofrecimiento y debe ser documentada, de tal forma que las entidades vigiladas tengan a disposición de la SFC el análisis que justifique la clasificación de los productos.

Cuando las entidades vigiladas se aparten de los criterios establecidos para la clasificación de productos complejos, el análisis y la justificación para dicha decisión deben ser expresamente aprobados por el área o comité asignado por la junta directiva para tal efecto.

Adicionalmente, las entidades vigiladas deben definir:

2.2.3.1. Los criterios para evaluar la clasificación del producto.

2.2.3.2. El procedimiento para modificar la clasificación del producto.

2.2.3.3. El procedimiento para llevar a cabo el monitoreo periódico de los productos, con el propósito de revisar si la clasificación se ajusta a las condiciones actuales del producto.

2.2.4. Perfilamiento del producto

Las entidades vigiladas deben establecer políticas y procedimientos para la elaboración y actualización del perfil del producto, las cuales deben contener, como mínimo, lo siguiente:

2.2.4.1. Los criterios para el perfilamiento del producto.

La clasificación del producto como simple o complejo en ningún caso puede ser el criterio exclusivo o preponderante para el perfilamiento del producto por parte de las entidades vigiladas.

El perfilamiento de fondos de inversión colectiva (FIC) y de portafolios o alternativas estandarizadas de fondos voluntarios de pensiones (FVP) como productos universales requiere de un análisis profesional en el cual la entidad determine, mediante la aplicación de los criterios para el perfilamiento, que están dirigidos a cualquier tipo de inversionista sin ninguna característica o exigencia particular, esto es, que el FIC, portafolio o alternativa estandarizada clasificado como producto universal es adecuado para cualquier inversionista, independientemente de su perfil.

El análisis profesional por parte del área o áreas responsables debe ser documentado, de tal forma que las entidades vigiladas tengan a disposición de esta SFC el análisis que justifique el perfil del producto. Este análisis debe estar a disposición de los inversionistas, cuando se trate del perfilamiento de FIC, o de portafolios o alternativas estandarizadas de FVP como productos universales.

2.2.4.2. Las políticas y procedimientos para el monitoreo de los elementos que se utilizan para el perfilamiento del producto, así como los criterios para evaluar los cambios que generen la necesidad de actualización del perfil de los productos.

2.2.4.3. La periodicidad para la actualización del perfil del producto.

2.2.4.4. Políticas para el perfilamiento del producto cuando la entidad vigilada actúa como distribuidor de productos en los cuales otra entidad vigilada haya decidido el perfilamiento inicial.

2.2.5. Análisis de conveniencia

Las entidades vigiladas deben contar con políticas y procedimientos para la realización del análisis el cual determine si el perfil del producto es adecuado para un inversionista, de acuerdo con su perfil de cliente.

2.2.6. Recomendación profesional

2.2.6.1. Las entidades vigiladas deben establecer políticas y procedimientos para el suministro de la recomendación profesional. Así mismo, deben establecer los procedimientos que permitan seleccionar y analizar periódicamente algunas de las recomendaciones profesionales suministradas con el objetivo de evaluar internamente estos procesos.

2.2.6.2. Las entidades vigiladas deben establecer políticas y procedimientos específicos encaminados a garantizar el cumplimiento de los criterios para el envío de informes de investigación y comunicaciones generales que reciban el tratamiento de recomendaciones profesionales, conforme a lo señalado en el numeral 6 del presente Capítulo.

2.2.6.3. El suministro de la recomendación profesional puede comprender la realización de inversiones de manera agregada, a través de uno o varios productos u operaciones. En este caso se le deben informar al inversionista todos los productos y operaciones para los cuales se entiende se ha suministrado una recomendación profesional.

2.2.7. Documentación y registro

Las entidades vigiladas deben contar con políticas de gestión y actualización documental que garanticen el cumplimiento de las obligaciones de documentación y registro de la actividad de asesoría.

2.2.8. Revelación de tarifas y comisiones

Las entidades vigiladas deben establecer criterios para la definición de las tarifas y comisiones aplicables a la actividad de asesoría, las cuales deben ser compatibles con las necesidades y características del mercado objetivo de cada uno de los productos.

La estructura de costos debe ser transparente para el inversionista, de tal forma que este tenga claridad sobre la estructura de cobro y la totalidad de los costos asociados a la actividad de asesoría, identificando de forma detallada los productos y/o servicios asociados a cada uno de los cobros.

Las entidades vigiladas deben publicar en su página web las tarifas aplicables a la actividad de asesoría, las cuales deben en todo caso reflejar las actividades efectivamente realizadas por la entidad, particularmente cuando se trate de los servicios de solo ejecución.

2.2.9. Entrega de información al inversionista

Las entidades vigiladas deben establecer las políticas y procedimientos generales para garantizar que en la entrega de información general respecto de sus productos o en las interacciones con la entidad que no constituyan el ejercicio de la actividad de asesoría, no se incluyan contenidos que induzcan al receptor a pensar que está recibiendo una recomendación profesional respecto del producto.

Asimismo, deben establecer los criterios para evaluar la claridad y pertinencia de la información entregada a los inversionistas, de tal forma que la entidad vigilada cuente con parámetros uniformes de información que garanticen su entrega de manera homogénea y actualizada.

2.2.10. Personas autorizadas por la entidad para la ejecución de la actividad de asesoría

Independientemente que exista o no vinculación laboral, la autorización por parte de la entidad a una persona natural para la ejecución de la actividad de asesoría compromete la responsabilidad de la entidad vigilada en el cumplimiento de las reglas aplicables a la actividad de asesoría. En consecuencia, las personas naturales que ejecuten la actividad de asesoría en desarrollo de esta autorización deben actuar de acuerdo a lo establecido en las normas aplicables, el manual de asesoría, y las políticas y procedimientos establecidos por la entidad para la ejecución de la actividad.

Las entidades vigiladas deben publicar en su página web la información que permita identificar a las personas autorizadas por la misma para la ejecución de la actividad de asesoría, junto con la información de los productos respecto de los cuales la persona está autorizada para brindar recomendaciones profesionales.

Es obligación de la entidad establecer políticas y procedimientos para la selección, vinculación, y autorización del personal idóneo y capacitado para desarrollar la actividad de asesoría. Dichas políticas deben incluir criterios de experiencia, conocimiento y profesionalidad. Asimismo, las entidades deben contar con mecanismos que les permitan gestionar los riesgos generados por la autorización a personas no vinculadas laboralmente para ejecutar la actividad de asesoría.

Por otra parte, la entidad debe incorporar políticas dirigidas a las personas autorizadas para la ejecución de la actividad de asesoría respecto del ofrecimiento, promoción, vinculación o entrega de información relacionada con productos u oportunidades de inversión no ofrecidos por la entidad o respecto de los cuales las personas naturales no están autorizadas por la entidad para brindar recomendaciones profesionales.

Adicionalmente, la entidad debe implementar mecanismos de seguimiento y supervisión que garanticen que las personas naturales autorizadas para ejecutar la actividad de asesoría cumplan con todas las obligaciones derivadas del desarrollo de dicha actividad, y con las políticas y procedimientos establecidos por la entidad.

2.2.11. Criterios especiales aplicables para determinar si la asesoría se suministra bajo la modalidad independiente o no independiente.

3. GOBIERNO Y DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS. <Numeral adicionado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

3.1. CRITERIOS GENERALES PARA EL DESARROLLO Y DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS. <Numeral adicionado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades vigiladas deben establecer políticas y procedimientos aplicables al desarrollo y la distribución de todos sus productos, los cuales deben atender la normatividad aplicable para la distribución de cada uno de los productos. Asimismo, deben contener lo siguiente:

3.1.1. Mecanismos que permitan determinar el mercado objetivo de cada uno de los productos que desarrollen o distribuyan, incluyendo la identificación de las características del tipo de inversionistas compatibles con cada uno de los productos.

3.1.2. La estrategia de distribución de los productos, la cual debe estar de acuerdo con el mercado objetivo de los productos y ser objeto de monitoreo periódico.

3.1.3. Mecanismos de monitoreo que permitan identificar situaciones que puedan afectar las condiciones iniciales del producto y las estrategias para evaluar posibles modificaciones al mismo.

3.1.4. El acuerdo de distribución de productos con un tercero debe delimitar claramente las obligaciones de cada una de las partes, así como las reglas particulares necesarias para que el tercero pueda cumplir plenamente con las obligaciones derivadas del ejercicio de la actividad de asesoría durante el tiempo en que el inversionista está vinculado a la entidad.

En el caso de que los contratos de uso de red establezcan que el prestador de la red se limita a entregar información, promocionar el producto, o poner a disposición de los inversionistas las herramientas tecnológicas que disponga la entidad usuaria de la red para el suministro de recomendaciones profesionales, sin ejecutar la actividad de asesoría, los acuerdos o contratos deben establecer claramente las políticas a seguir por parte de cada una de las entidades para garantizar que en la entrega de información general respecto de sus productos o en las interacciones con la entidad, no se incluyan contenidos que induzcan al receptor a pensar que está recibiendo una recomendación profesional respecto del producto por parte de la entidad prestadora de la red.

3.1.5. La entidad vigilada prestadora de la red deberá cumplir las reglas de la actividad de asesoría para la debida atención del cliente, según lo dispuesto en el parágrafo 4 del artículo 2.34.1.1.2. y en el artículo 2.34.1.1.3. del Decreto 2555, de acuerdo con lo establecido en el contrato celebrado entre las partes. La entidad usuaria de la red es responsable de asegurar el cumplimiento de las reglas de la actividad de asesoría en los términos contractuales establecidos.

3.2. DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS COMPLEJOS A CLIENTES INVERSIONISTAS. <Numeral adicionado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Para la distribución de productos complejos a clientes inversionistas las entidades vigiladas deben establecer políticas y procedimientos encaminados a dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 2.40.2.1.3 del Decreto 2555 de 2010.

Estas políticas y procedimientos deben incorporar los siguientes criterios específicos con respecto a los productos que se ofrecen a clientes inversionistas, los cuales deben estar encaminados a la protección de estos inversionistas y a otorgar transparencia durante la actividad de asesoría:

3.2.1. La información otorgada debe ser suficiente, con una descripción clara de la complejidad y la estructura del producto, para el pleno entendimiento del mismo por parte del cliente inversionista.

3.2.2. Revelación de los riesgos asociados al producto complejo de forma suficiente para el entendimiento de éstos y sus efectos en las condiciones del producto, así como la identificación de los escenarios en los cuales estos riesgos se pueden materializar.

3.2.3. El perfil del producto debe ser adecuado para el perfil del cliente al cual se le ofrece.

3.2.4. Es obligatorio entregar al cliente inversionista de manera previa a la ejecución de la operación, el documento soporte del suministro de la recomendación profesional de un producto complejo, cuando este lo solicite.

3.2.5. La recomendación profesional suministrada al cliente debe considerar la inversión del producto complejo en un análisis integral del portafolio del inversionista, su situación financiera y su capacidad para asumir perdidas, de acuerdo con la información que este haya suministrado a la entidad.

3.2.6. La estructura riesgo-retorno del producto debe ser adecuada para los intereses y necesidades del cliente inversionista en el momento en el cual se realiza la inversión.

Al cliente inversionista se le podrán ofrecer productos alternativos que sean menos riesgosos y/o costosos, siempre y cuando se ajusten a su perfil y los mismos sean distribuidos por la misma entidad vigilada y/o sus vinculados.

4. CLASIFICACIÓN DE PRODUCTOS. <Numeral adicionado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

La clasificación de productos como simples y complejos se debe llevar a cabo por el área responsable y según las políticas que se definan en el manual de asesoría. Adicionalmente, los criterios incorporados en el presente numeral deben ser analizados por parte de la entidad para la clasificación.

Para el caso de productos diseñados por parte de la entidad vigilada que estén compuestos por varios tipos de activos u operaciones, el análisis para su clasificación de complejidad deberá considerar las características agregadas del producto. En consecuencia, la inclusión de productos complejos no implica, por sí mismo, la clasificación del producto resultante como complejo.

4.1. PRODUCTOS SIMPLES. <Numeral adicionado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Son productos simples aquellos que, según el análisis profesional de la entidad, cumplen con todos los siguientes criterios:

4.1.1 Productos que según su estructura son fácilmente comprensibles para los inversionistas en sus términos, riesgos, costos, rendimientos esperados y características.

4.1.2. Productos en los cuales la información sobre sus características, riesgos y costos sea transparente y de fácil acceso por parte del inversionista.

4.1.3. Productos en los cuales exista información disponible para el inversionista sobre su valor o precio o se negocien en sistemas de negociación de valores.

4.1.4. Productos en los cuales el inversionista tenga la posibilidad de salir de su posición en un término razonable y a precios razonables de mercado. El presente criterio no implica que los productos que incorporen limitaciones temporales para salir de la posición o penalidades por retiro anticipado, por este solo hecho, sean productos complejos.

Para aquellos productos que incorporen barreras de salida, estas deberán serán claras y fácilmente comprensibles para los inversionistas. Adicionalmente, la entidad debe evaluar los criterios particulares para los productos establecidos en los numerales 4.2, 4.3 y 4.4.

4.2. CRITERIOS ADICIONALES PARA INSTRUMENTOS FINANCIEROS DERIVADOS Y PRODUCTOS ESTRUCTURADOS. <Numeral modificado por la Circular 23 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>

Los instrumentos financieros derivados estandarizados y productos estructurados que involucren operaciones con valores y/o con instrumentos financieros derivados estandarizados y que incorporen alguna de las características siguientes, son productos complejos:

4.2.1. Instrumentos financieros derivados estandarizados que no tengan un valor razonable diario disponible para el inversionista.

4.2.2. Productos estructurados establecidos en el subnumeral 5.3 del Capítulo XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera que involucren operaciones con valores y/o con instrumentos financieros derivados estandarizados.

4.3. CRITERIOS ADICIONALES PARA INSTRUMENTOS DE DEUDA. <Numeral adicionado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Los instrumentos de deuda que incorporen alguna de las siguientes características son productos complejos:

4.3.1. Cuyo pago esté subordinado al reembolso de la deuda en poder de otros;

4.3.2. Que carezcan de una fecha de vencimiento o rescate específica;

4.3.3. Que tengan mecanismos de garantía sobre el principal o fuentes de pago que resulten difícilmente comprensibles.

4.4. CRITERIOS ADICIONALES PARA VEHÍCULOS DE INVERSIÓN COLECTIVA, CUALQUIERA SEA SU ESTRUCTURA LEGAL Y/O DENOMINACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

El análisis profesional para la clasificación de complejidad de los vehículos de inversión colectiva, incluyendo pero sin limitarse a fondos de inversión colectiva y los portafolios y/o alternativas estandarizadas de los fondos voluntarios de pensión, deberá considerar las características agregadas del producto. En consecuencia, la inclusión de productos complejos dentro de la política de inversiones del vehículo no implica, por sí mismo, la clasificación del producto resultante como complejo.

Sin embargo, los vehículos de inversión colectiva que incorporen alguna de las siguientes características, son productos complejos:

4.4.1. Que inviertan en títulos valores, documentos de contenido crediticio y cualquier otro documento representativo de obligaciones dinerarias, no inscritos en el RNVE ni listados en una bolsa de valores o sistema de negociación autorizado por esta SFC o en un sistema de cotización de valores del extranjero, divulgadas a través de la página web de la SFC;

4.4.2. Que inviertan en acciones u otros títulos de participación en el capital de sociedades u otras personas jurídicas de cualquier naturaleza, no inscritos en el RNVE ni listados en una bolsa de valores o sistema de negociación autorizado por esta SFC o en un sistema de cotización de valores del extranjero, divulgadas a través de la página web de la SFC;

4.4.3. Que inviertan en commodities, siempre y cuando estos commodities no estén representados en un valor;

4.4.4. Que realicen operaciones de naturaleza apalancada;

4.4.5. Inmobiliarios, siempre y cuando sus participaciones no se negocien a través de un sistema de negociación de valores;

4.4.6. Bursátiles o ETFs que repliquen o sigan índices nacionales o internacionales, siempre y cuando estos índices no correspondan a aquellos elaborados por bolsas de valores, entidades nacionales o del exterior reconocidas por esta SFC, divulgadas a través de la página web de esta SFC;

4.4.7. Bursátiles o ETFs que repliquen o sigan subyacentes que no sean claros o fácilmente comprensibles;

4.4.8. Fondos de capital privado.

5. HERRAMIENTAS TECNÓLOGICAS. <Numeral adicionado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades vigiladas que realicen la actividad de asesoría en el mercado de valores pueden utilizar medios físicos o electrónicos verificables que incorporen el uso de mecanismos tecnológicos, automatizados o estandarizados, con el propósito de llevar a cabo una o varias de las etapas de la actividad de asesoría y/o la ejecución de las operaciones. Las entidades vigiladas deben garantizar que a través de la herramienta tecnológica se dé cumplimiento a todas las obligaciones establecidas en la normatividad aplicable para cada una de estas etapas, incluyendo las políticas y procedimientos adoptados por la entidad en el manual de asesoría.

Adicionalmente, las entidades vigiladas que utilicen herramientas tecnológicas para el suministro de recomendaciones profesionales deben cumplir con las obligaciones establecidas en los numerales 5.1, 5.2 y 5.3 siguientes.

5.1. CRITERIOS GENERALES RELACIONADOS CON LA HERRAMIENTA TECNOLÓGICA PARA EL SUMINISTRO DE RECOMENDACIONES PROFESIONALES. <Numeral adicionado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

5.1.1. Las entidades vigiladas deben dar cumplimiento a lo establecido en las disposiciones aplicables al Sistema de Administración de Riesgo Operativo (SARO) y a canales, medios, seguridad y calidad en el manejo de información en la prestación de servicios financieros.

5.1.2. Las entidades vigiladas deben garantizar que los funcionarios que vayan a interactuar con la herramienta tecnológica estén capacitados para su uso.

5.2. POLÍTICAS PARA EL USO DE LA HERRAMIENTA TECNOLÓGICA PARA EL SUMINISTRO DE RECOMENDACIONES PROFESIONALES. <Numeral adicionado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades vigiladas que utilicen herramientas tecnológicas para el suministro de recomendaciones profesionales deben contemplar políticas y procedimientos que incluyan las condiciones de la herramienta tecnológica. Estas políticas y procedimientos deben contener, como mínimo, lo siguiente:

5.2.1. Gobierno de la herramienta tecnológica. Las políticas para el gobierno de la herramienta tecnológica deben ser aprobadas por la junta directiva.

5.2.1.1. El área o áreas responsables del diseño, implementación, utilización y monitoreo de la herramienta tecnológica.

5.2.1.2. La estrategia para adecuar los sistemas de administración de riesgos de la entidad vigilada para que contemplen los riesgos que se puedan presentar en el diseño, implementación, utilización y monitoreo de la herramienta tecnológica.

5.2.1.3. Las políticas para la toma de decisiones por parte del área o áreas responsables del diseño, implementación, utilización y monitoreo de la herramienta tecnológica.

5.2.1.4. Los criterios mínimos de calidad de la información que será utilizada como insumo por parte de la herramienta tecnológica, propendiendo por la utilización de datos imparciales, completos, actualizados, confiables, relevantes, consistentes y pertinentes.

5.2.1.5. Los criterios para evaluar las recomendaciones profesionales que provee la herramienta tecnológica, con el propósito de asegurar que las mismas estén acordes con lo establecido en la normatividad vigente.

5.2.1.6. Las políticas para la identificación, prevención, administración y revelación de conflictos de interés que se puedan presentar en relación con la herramienta tecnológica.

5.2.2. Diseño de la herramienta tecnológica

Las entidades vigiladas que utilicen herramientas tecnológicas para el suministro de recomendaciones profesionales deben contemplar políticas y procedimientos aprobados por el comité o área responsable que defina la junta directiva y contener, como mínimo, los siguientes elementos relativos al diseño de la herramienta tecnológica:

5.2.2.1. El proceso que debe adelantar la entidad vigilada para que el área responsable autorice el funcionamiento de la herramienta tecnológica, el cual debe contemplar, como mínimo, la descripción del funcionamiento general de la herramienta. Esta autorización debe otorgarse de manera previa a la implementación de la herramienta tecnológica.

5.2.2.2. El proceso para realizar modificaciones a la herramienta tecnológica.

5.2.2.3. La definición de los criterios para determinar el tipo y la calidad de los insumos de información que utilizará la herramienta tecnológica, así como la calidad del resultado que arroje la misma.

5.2.2.4. El proceso para elegir y definir el proveedor tecnológico que desarrolle la herramienta tecnológica, en caso de que la entidad vigilada decida tercerizar el desarrollo de ésta.

5.2.2.4. Los criterios para la actualización de la recomendación profesional debido a rebalanceos, incluyendo la periodicidad mínima de la revisión, en caso de ser aplicable.

5.2.3. Implementación de la herramienta tecnológica

Las entidades vigiladas que utilicen herramientas tecnológicas para el suministro de recomendaciones profesionales deben contemplar políticas y procedimientos aprobados por el comité o área responsable que defina la junta directiva y contener, como mínimo, los siguientes elementos relativos a la implementación de estas herramientas:

5.2.3.1. La obligatoriedad de realizar pruebas técnicas y funcionales iniciales de la herramienta tecnológica de manera previa a su puesta en funcionamiento, hasta garantizar su estabilidad. Dichas pruebas deben estar documentadas.

5.2.3.2. La obligatoriedad de realizar pruebas técnicas y funcionales de las actualizaciones de la herramienta tecnológica de manera previa a su puesta en funcionamiento, hasta garantizar su estabilidad. Dichas pruebas deben estar documentadas, junto con los resultados de las mismas.

5.2.3.3. El cumplimiento de los criterios para la puesta en funcionamiento de la herramienta tecnológica o sus actualizaciones.

5.2.4. Monitoreo de la herramienta tecnológica

Las entidades vigiladas que utilicen herramientas tecnológicas para el suministro de recomendaciones profesionales deben contemplar políticas y procedimientos aprobados por el comité o área responsable que defina la junta directiva y contener, como mínimo, los siguientes elementos relativos al monitoreo de estas herramientas:

5.2.4.1. Las áreas responsables del monitoreo de la herramienta tecnológica tanto del funcionamiento operativo como de las recomendaciones profesionales suministradas.

5.2.4.2. Los criterios para evaluar el funcionamiento operativo de la herramienta tecnológica.

5.2.4.3. Los criterios para identificar las posibles fallas en el funcionamiento de la herramienta tecnológica, los cuales deben incluir sesgos en la lógica de la herramienta, manipulación de tendencias, inclusión de funciones no previstas y errores en la codificación o en las premisas de diseño.

5.2.4.4. Los protocolos para seguir en el evento que ocurran fallas en el funcionamiento de la herramienta tecnológica y el procedimiento para identificar y avisar a los clientes que pudieron verse afectados.

5.2.4.5. Las metodologías aplicables para la realización de pruebas periódicas que permitan asegurar el correcto funcionamiento de la herramienta tecnológica y la idoneidad de las recomendaciones profesionales brindadas por este medio, así como la periodicidad de estas pruebas la cual debe ser, por lo menos, anual.

5.2.4.6. La obligatoriedad de realizar un monitoreo permanente a la reactividad de la herramienta tecnológica frente a las condiciones del mercado y sus cambios, así como a los demás supuestos en los que se base la herramienta tecnológica, con el propósito de garantizar la idoneidad de las recomendaciones profesionales.

5.2.4.7. La obligatoriedad de documentar la ejecución, desempeño y cumplimiento de las pruebas y del monitoreo de la herramienta tecnológica.

5.3. UTILIZACIÓN DE LA HERRAMIENTA TECNOLÓGICA PARA EL SUMINISTRO DE RECOMENDACIONES PROFESIONALES. <Numeral adicionado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades vigiladas que utilicen herramientas tecnológicas para el desarrollo de la actividad de asesoría deben contar con un reglamento de uso y funcionamiento de la herramienta, el cual debe estar a disposición de los inversionistas y contener, como mínimo, lo siguiente:

5.3.1. Entregar información que facilite la comprensión general del funcionamiento de la herramienta tecnológica y las condiciones para el suministro de la recomendación profesional. La entidad vigilada debe advertir que la herramienta tecnológica puede no resultar conveniente para todo tipo de clientes.

5.3.2. La revelación de las tarifas y comisiones asociadas a la utilización de la herramienta tecnológica.

5.3.3. Informar las condiciones de acceso al asesor certificado en caso de requerir un complemento de la recomendación profesional suministrada por la herramienta tecnológica.

5.3.4. Informar al cliente las situaciones que pueden llevar a la actualización de la recomendación profesional. En el caso que la herramienta incorpore la ejecución de operaciones y/o la modificación de las condiciones iniciales de la inversión, adicionalmente, se debe informar al cliente de manera previa que el rebalanceo o modificación de las condiciones iniciales opera como una actualización de la recomendación profesional, junto con la identificación de las modificaciones realizadas y los efectos de renunciar a la actualización de la recomendación profesional.

5.3.5. Informar al cliente las condiciones para la aceptación de la modificación de las condiciones iniciales de inversión, incluyendo la determinación de si ésta puede ser dada de manera general y previa por parte del cliente.

5.3.6. Informar que el objetivo de la herramienta tecnológica es brindar una recomendación profesional.

6. INFORMES DE INVESTIGACIÓN Y COMUNICACIONES GENERALES. <Numeral adicionado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Los informes de investigación y comunicaciones generales enviados a los inversionistas por parte de las entidades vigiladas recibirán el tratamiento de recomendaciones profesionales cuando cumplan con los siguientes criterios:

6.1. El inversionista haya aceptado expresamente la posibilidad de recibir recomendaciones profesionales por medio de informes de investigación o comunicaciones generales.

6.2. Se envíe a inversionistas debidamente identificados según su perfil y el perfil del producto comprendido en el informe de investigación o comunicación general.

6.3. Se informe expresamente al inversionista que, según su perfil y el perfil del producto comprendido en el informe de investigación o comunicación general, se está suministrando una recomendación profesional.

6.4. Se informe al inversionista las condiciones para acceder a un asesor certificado en caso de requerir un complemento de la recomendación profesional.

6.5. No se incluyan productos complejos en el caso de clientes inversionistas.

6.6. No se incluya la leyenda a la que hace referencia el artículo 2.40.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010.

TÍTULO III.

SOCIEDADES COMISIONISTAS DE BOLSA DE VALORES.

CAPÍTULO I.

DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS OPERACIONES DE LAS SOCIEDADES COMISIONISTAS DE BOLSA DE VALORES.

1. CONSTITUCIÓN DE PÓLIZAS.

Para obtener y conservar la inscripción en el RNAMV las firmas comisionistas de bolsa de valores deben constituir pólizas de seguros que incorporen las coberturas mínimas que establezcan las bolsas de valores, así como otorgar las demás garantías que dichas instituciones determinen, sin perjuicio de las pólizas adicionales que cada firma comisionista deba tomar para el cubrimiento de sus propios riesgos.

Las bolsas de valores deben informar a la SFC y al mercado sus políticas en relación con pólizas de seguros y garantías adicionales, así como sobre su cumplimiento y el alcance de la protección que en cada caso dichas pólizas y garantías proporcionen a cada sociedad comisionista de bolsa de valores.

2. PROHIBICIONES EN EL DESARROLLO DE SU ACTIVIDAD.

A las sociedades comisionistas de bolsa de valores les está prohibida la utilización de los fondos que reciban por cuenta de sus comitentes, en razón por ejemplo de la venta o redención de un título. En consecuencia, es su deber mantener exclusivamente en caja o en bancos las sumas de dinero que hayan recibido de parte de sus clientes o por cuenta de éstos.

3. INVERSIONES CON BAJA TRANSACCIONALIDAD EN VALORES. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

Se entienden como inversiones de baja transaccionalidad en valores aquellos portafolios en los que no se hayan presentado | operaciones con los valores que los componen por un periodo de doce (12) meses continuos.

3.1. Entrega de información

Las SCBV pueden establecer políticas diferenciadas para la entrega de información a los inversionistas con baja transaccionalidad en valores, las cuales deben estar publicadas en la página web de la SCBV o cualquier otro mecanismo que permita su consulta por parte del público en general, siempre que cumplan con los siguientes requisitos mínimos:

3.1.1. Las SCBV deben estar en capacidad de poner a disposición de los inversionistas todos los extractos y certificaciones relacionados con su inversión.

3.1.2. Las SCBV deben establecer y publicar en su página web el procedimiento aplicable para la consulta y/o remisión de extractos y certificaciones a los inversionistas.

3.1.3. Las SCBV deben remitir por medios físicos o electrónicos verificables los extractos y certificaciones a los inversionistas cuando éstos lo soliciten expresamente. El tipo de medio o medios a utilizarse para la remisión será determinado por la SCBV, y debe quedar consignado en el contrato respectivo.

3.2 Tarifas

Las SCBV deben publicar las tarifas aplicables a las inversiones con baja transaccionalidad en valores, las cuáles, en todo caso, | deben reflejar las actividades que efectivamente realiza la SCBV.

4. OPERACIONES DE INTERMEDIACION DE BAJO MONTO EN EL MERCADO DE VALORES.  <Numeral modificado por la Circular 10 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

4.1 Características

Se entiende por operaciones de intermediación de bajo monto en el mercado de valores las operaciones que se ejecuten o se vayan a ejecutar en desarrollo de contratos de comisión, administración de portafolios de terceros, o administración de valores, para la adquisición o enajenación de valores inscritos en el RNVE o de valores extranjeros listados en un sistema local de cotización de valores extranjeros, que cumplan con las siguientes condiciones:

4.1.1. Los inversionistas deben tener la calidad de beneficiarios finales de las operaciones de adquisición o enajenación de valores.

4.1.2. El monto total de los valores propiedad del inversionista individual no supere veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

En todo caso, las entidades podrán ampliar este umbral hasta cuarenta (40) salarios mínimos mensuales legales vigentes, siempre y cuando las características o condiciones especiales definidas por la entidad vigilada, de conformidad con el numeral 4.3. del presente capítulo, permitan garantizar un bajo nivel de riesgo LA/FT en la realización de operaciones de intermediación con el umbral definido por la entidad. Para estos efectos, las entidades deben preparar un análisis de riesgo de LA/FT en el cual se expliquen las características o condiciones especiales que permiten ampliar el umbral a más de 25 salarios mínimos legales mensuales vigentes, de forma que se mantenga un bajo riesgo de LA/Ft para la respectiva entidad vigilada en el ofrecimiento del producto. Este análisis debe mantenerse a disposición de la SFC.

Para el cálculo del monto definido en este subnumeral 4.1.2, se tendrá en cuenta el precio al que el inversionista adquirió los | valores y no el precio de mercado diario de los mismos. Adicionalmente, la SCBV deberá verificar los valores de propiedad del inversionista que tenga o vaya a tener bajo su administración, sin que sea necesario verificar si el inversionista es propietario de más valores cuya administración esté en cabeza de otra SCBV u otro depositante directo.

4.1.3. El monto total mensual de las operaciones que impliquen la entrega de recursos al inversionista o a un tercero, o la compraventa de valores por fuera de los módulos o sistemas transaccionales de una bolsa de valores no superen en el mes calendario veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

En todo caso, las entidades podrán ampliar este umbral hasta cuarenta (40) salarios mínimos mensuales legales vigentes, siempre y cuando las características o condiciones especiales definidas por la entidad vigilada, de conformidad con el numeral 4.3. del presente capítulo, permitan garantizar un bajo nivel de riesgo LA/FT en la realización de operaciones de intermediación con el umbral definido por la entidad. Para estos efectos, las entidades deben preparar un análisis de riesgo de LA/FT en el cual se expliquen las características o condiciones especiales que permiten ampliar el umbral a más de 25 salarios mínimos legales mensuales vigentes, de forma que se mantenga un bajo riesgo de LA/FT para la respectiva entidad vigilada en el ofrecimiento del producto. Este análisis debe mantenerse a disposición de la SFC.

4.1.4. Los recursos para la ejecución de las operaciones de intermediación de bajo monto en el mercado de valores provienen de productos de titularidad del inversionista. Para efectos del subnumeral 4 del presente Capítulo, “producto” tiene el significado asignado en el Capítulo IV del Título IV de la Parte 1 de la CBJ.

Para el cálculo del monto definido en este subnumeral 4.1.3, la SCBV tendrá en cuenta los montos de todas las operaciones sin que sea necesario verificar si el inversionista realizó otras operaciones a través de un intermediario de valores distinto u otro depositante directo.

4.2. Información a los inversionistas

Las SCBV deben informar claramente a los inversionistas todas las características y restricciones aplicables a estas operaciones, así como los efectos de su incumplimiento.

De otra parte, las SCBV deben suministrar a los clientes información clara, completa y oportuna sobre los medios y canales habilitados para la realización de operaciones y transacciones.

4.3. Instrucciones especiales respecto de la administración de los riesgos LA/FT

4.3.1. Las SCBV deben definir características o condiciones especiales en sus metodologías para gestionar el riesgo LA/FT, que les permitan mantener un bajo riesgo LAFT en las operaciones de intermediación de bajo monto en el mercado de valores, para lo cual pueden:

4.3.1.1. Establecer un número y monto máximo de operaciones permitidas para conservar las características previstas en el subnumeral 4.1 de este Capítulo.

4.3.1.2. Limitar los canales a través de los cuales se pueden realizar operaciones y transacciones.

4.3.1.3. Las demás que consideren necesarias.

4.4. Vinculación simplificada

Para efectos de la realización de operaciones de intermediación de bajo monto en el mercado de valores se podrá aplicar el procedimiento simplificado de conocimiento de cliente previsto en el Capítulo IV del Título IV de la Parte I de la CBJ.

Sin perjuicio de lo anterior, las SCBV deben obtener de manera completa la información de conocimiento de cliente requerida de acuerdo con lo previsto en el subnumeral 4.2.2.2.1.1.3. del Capítulo IV del Título IV de la Parte I de la CBJ, de forma previa a la realización de cualquier operación que exceda las características de las operaciones de intermediación de bajo monto en el mercado de valores definidas en el subnumeral 4.1. del presente Capítulo.

5. ASESORÍA Y DEBER DE INFORMACIÓN EN OPERACIONES DE ADQUISICIÓN DE ACCIONES CUANDO EL EMISOR ACTÚE COMO DEPOSITANTE DIRECTO. <Numeral adicionado por la Circular 23 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

<Inciso modificado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando un inversionista vaya a adquirir acciones de un emisor que ha decidido actuar como depositante directo de las mismas y el inversionista acepte que el emisor actúe en tal condición respecto de sus acciones, las SCBV a través de las cuales adquieren las mencionadas acciones deben prestar asesoría, sin perjuicio de que los inversionistas puedan solicitar que esta operación se realice a través de servicios de solo ejecución, de acuerdo con las disposiciones contenidas en el artículo 7.8.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010. En todo caso las SCBV deben cumplir con el deber especial de información establecido en el Libro 3 de la Parte 7 del Decreto 2555 de 2010. Estos deberes se deben cumplir en el momento de la adquisición, conforme a las siguientes instrucciones.

La referida manifestación de aceptación del inversionista para que el emisor actúe como depositante directo de sus acciones puede hacerse por cualquier medio verificable que habilite la SCBV para el efecto.

5.1. Deber de información

Las SCBV deben informar lo siguiente a los inversionistas, de manera previa y por medios físicos o electrónicos verificables, que pueden incorporar el uso de mecanismos tecnológicos, automatizados o estandarizados:

5.1.1. Que las acciones se encuentran o encontrarán bajo la administración del emisor que actúa como depositante directo de las mismas en un depósito centralizado de valores.

5.1.2. El contenido del prospecto que corresponde a la emisión y/o el programa de enajenación y reglamento del proceso de democratización, lo cual se podrá hacer con la entrega física o electrónica de estos documentos o indicando claramente la ruta a seguir para ubicarlos en la página web del emisor o en los mecanismos de divulgación de información al público previstos en el Decreto 2555 de 2010. Cuando se trate de acciones negociadas en el mercado secundario, las SCBV deben indicar que la información actualizada del emisor se debe consultar en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE).

5.1.3. Que la actuación de la SCBV abarca únicamente la operación de adquisición de las mencionadas acciones y, por ende, una vez se perfeccione esta operación se terminará la relación contractual entre el inversionista y la SCBV, subsistiendo únicamente la relación entre el inversionista y el emisor, en su calidad de depositante directo.

5.1.4. Los mecanismos a través de los cuales el inversionista podrá realizar operaciones posteriores de venta de las mencionadas acciones, incluyendo la posibilidad de que en caso que desee enajenarlas por un monto inferior a sesenta y seis mil (66.000) unidades de valor real (UVR), lo podrá hacer en el mercado mostrador, por fuera de los módulos o sistemas transaccionales de la bolsa de valores y sin necesidad de vincularse a una SCBV, siempre y cuando se cumpla con las previsiones dispuestas en la normatividad aplicable.

5.1.5. <Numeral modificado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Los mecanismos a través de los cuales el inversionista podrá adelantar un proceso de vinculación ante las SCBV con el fin de realizar operaciones de venta posteriores sobre dichas acciones, incluyendo la posibilidad de aplicar lo establecido en el subnumeral 5.3. del presente Capítulo, y la posibilidad de que los inversionistas puedan solicitar que esta operación se realice a través de servicios de solo ejecución, de acuerdo a las disposiciones contenidas en el artículo 7.8.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010. Asimismo, las SCBV deben informar si existe un programa de recompra por parte del emisor y las condiciones de éste, de ser el caso.

5.1.6. Las tarifas derivadas de la operación de adquisición de las mencionadas acciones, que deberán estar publicadas en su página web, las cuales, en todo caso, deben reflejar las actividades que efectivamente realiza la SCBV.

5.2. Asesoría para la operación de compra de las acciones respecto de las cuales el emisor actúe como depositante directo. <Subnumeral eliminado por la Circular 19 de 2021>

5.3. Asesoría para la operación de venta de las acciones respecto de las cuales el emisor actúe como depositante directo. <Subnumeral eliminado por la Circular 19 de 2021>

6. DEBER DE INFORMACIÓN FRENTE A INVERSIONISTAS CON INVERSIONES EXISTENTES EN ACCIONES. <Numeral adicionado por la Circular 23 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

En desarrollo de su función de administrar el libro de registro de accionistas de la compañía, el emisor, en cualquier momento, puede tomar la decisión de actuar en calidad de depositante directo de sus acciones ante el respectivo depósito centralizado de valores, en las condiciones que considere pertinentes. En estos casos, el emisor debe manifestar esta decisión expresamente, a través de los mecanismos de divulgación de información al público previstos en el Decreto 2555 de 2010, indicando las condiciones en las cuales va a actuar en esta calidad, el plazo mínimo de antelación con el cual informará cualquier cambio en esta situación, los costos que éste asumirá y/o aquellos que trasladará a los accionistas, los mecanismos que utilizará para informar cualquier modificación en los mencionados costos, el procedimiento que se llevará a cabo para realizar el traslado de depositante directo y cualquier otra que considere relevante. Así mismo, el emisor deberá informar a través de estos mismos mecanismos, cualquier modificación que se presente en relación con las situaciones antes descritas.

Los emisores que actúan como depositantes directos de los inversionistas en los términos de este Capítulo, no asumen las obligaciones propias de los intermediarios del mercado de valores. A partir del momento en que se trasladen los inversionistas al emisor depositante directo, éste debe atender las instrucciones en materia de prevención y control de lavado de activos y de la financiación del terrorismo contempladas en el Capítulo VII del Título I de la Parte III de esta Circular. Para los eventos de negociación en el mercado secundario, el emisor de valores que actúe como depositante directo debe cumplir con las instrucciones contenidas en el subnumeral 2.4.2 del mencionado Capítulo VII del Título I de la Parte III.

Los emisores de valores a los que se refiere este numeral 6 pueden llevar a cabo los procedimientos para el conocimiento de los inversionistas en el mercado secundario a los que se refiere el subnumeral 2.4.2 el Capítulo VII del Título I de la Parte III de esta Circular a través de entidades vigiladas, en cuyo caso estas entidades vigiladas deberán cumplir con las instrucciones contenidas en el mencionado subnumeral 2.4.2.

6.1. Inversionistas con información de contacto actualizada que opten porque el emisor actúe como su depositante directo

Cuando un inversionista que tenga acciones frente a las cuales el emisor ha decidido actuar como depositante directo, le informe a su SCBV que ha decido optar porque dicho emisor actúe como depositante directo respecto de sus acciones, las SCBV deben cumplir con el deber especial de información establecido en el Libro 3 de la Parte 7 del Decreto 2555 de 2010, informándole al respectivo cliente lo siguiente por medios físicos o electrónicos verificables, que pueden incorporar el uso de mecanismos tecnológicos, automatizados o estandarizados:

6.1.1. Que es propietario de acciones cuyo emisor ha decidido empezar a actuar como depositante directo en un depósito centralizado de valores.

6.1.2. Los mecanismos a través de los cuales el inversionista podrá realizar operaciones posteriores de venta de las mencionadas acciones, incluyendo la posibilidad de que en caso de que desee enajenarlas por un monto inferior a sesenta y seis mil (66.000) UVR, lo podrá hacer en el mercado mostrador, por fuera de los módulos o sistemas transaccionales de la bolsa de valores y sin necesidad de vincularse a una SCBV, siempre y cuando se cumpla con las previsiones dispuestas en la normatividad aplicable.

6.1.3. Los mecanismos a través de los cuales las SCBV permitirán la posterior vinculación del inversionista una vez éste pretenda enajenar las mencionadas acciones, incluyendo la posibilidad de aplicar lo establecido en el subnumeral 5.3. del presente Capítulo. Asimismo, las SCBV deben informar si existe un programa de recompra por parte del emisor y las condiciones de éste, de ser el caso.

6.1.4. Que en atención a que terminaría la relación contractual entre la SCBV y el cliente, éste ya no tendrá que sufragar las tarifas derivadas de las labores la SCBV.

6.1.5. Que podrán obtener la información de las mencionadas acciones utilizando los mecanismos que disponga el emisor o el depósito centralizado de valores en el marco del contrato que tenga suscrito con el emisor.

6.2. Inversionistas con información de contacto actualizada que opten porque la SCBV continúe actuando como su depositante directo

Cuando un inversionista que tenga acciones frente a las cuales el emisor ha decidido actuar como depositante directo, opte porque la SCBV siga actuando como su depositante directo, la SCBV podrá apoyarse en los mecanismos que disponga el depósito centralizado de valores para cumplir con el servicio de administración de valores establecido en el Título 6 del Libro 9 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010. En los casos en que las SCBV decidan hacerlo, deben informar lo siguiente a sus clientes por medios físicos o electrónicos verificables, que pueden incorporar el uso de mecanismos tecnológicos, automatizados o estandarizados:

6.2.1. Que, para realizar el cobro y pago de dividendos y capital, podrá utilizar los mecanismos que disponga el depósito centralizado de valores en el marco del contrato que tenga suscrito con la SCBV.

6.2.2. Que obtendrán la información de las mencionadas acciones utilizando los mecanismos que disponga la SCBV o el depósito centralizado de valores en el marco del contrato que tenga suscrito con la SCBV.

6.2.3. La información de las tarifas, las cuales deben reflejar únicamente las actividades que efectivamente realiza la SCBV y, de ser el caso, aquellos costos derivados del acceso a los mecanismos que disponga el depósito centralizado de valores en el marco del contrato que tenga suscrito con la SCBV.

6.3. Inversionistas con información de contacto desactualizada

Cuando la SCBV identifique que dentro de sus clientes se encuentra uno o varios inversionistas que tienen acciones frente a las cuales el emisor ha decidido actuar como depositante directo, debe cumplir con el deber especial de información establecido en el Libro 3 de la Parte 7 del Decreto 2555 de 2010, informándole que su emisor ha decidido actuar como depositante directo y, además, informándole lo descrito en los subnumerales 6.1.1 al 6.1.5 del presente Capítulo. Si la SCBV no logra comunicarse con el cliente y, además, se trata de uno con el que la SCBV no haya logrado establecer contacto efectivo en los últimos dos años, la SCBV procederá a trasladar la administración de las mencionadas acciones al emisor, quien actuará como depositante directo del inversionista, previo acuerdo de la SCBV con el emisor, que cumpla con los requisitos legales aplicables, y siempre y cuando el inversionista se encuentre a paz y salvo en todo concepto con la SCBV.

El reglamento del depósito centralizado de valores debe establecer el procedimiento que se debe seguir para realizar el mencionado traslado, el cual debe prever mecanismos que garanticen que una vez cualquiera de los inversionistas que fueron trasladados soliciten que la que fue su SCBV vuelva a actuar como su depositante directo, se realice el respectivo traslado en el menor tiempo posible.

Las SCBV deberán tener a disposición de esta Superintendencia los medios verificables a través de los cuales se demuestre su diligencia en tratar de comunicarse con su cliente, sin haber logrado contactarlo.

CAPÍTULO II.

LIBRO ELECTRÓNICO DE REGISTRO DE ÓRDENES Y PRINCIPIOS PARA EL PROCESAMIENTO DE ÓRDENES DE SOCIEDADES COMISIONISTAS DE VALORES.

Los organismos de autorregulación del mercado de valores deben establecer los parámetros mínimos que deben cumplir los libros de órdenes que implementen las sociedades comisionistas de bolsa de valores, con base en lo previsto en el presente Capítulo.

1. PRINCIPIOS A SEGUIR EN EL PROCESAMIENTO DE ÓRDENES.

1.1. Trazabilidad. Consiste en la posibilidad de verificar y auditar las condiciones en las cuales se surten cada una de las etapas para el procesamiento de las órdenes.

1.2. Equidad. Consiste en el trato equitativo que deben dar los intermediarios de valores a las órdenes realizadas por sus clientes.

1.3. Revelación del sistema para el procesamiento de órdenes. Consiste en la información que deben dar los intermediarios de valores a sus clientes acerca de las características generales del sistema de registro de órdenes.

2. SISTEMA ELECTRÓNICO DE REGISTRO DE ÓRDENES SOBRE VALORES.

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben implementar un(os) sistema(s) de registro de órdenes sobre cualquier valor. Dicho sistema o el conjunto de sistemas se denominan “Libro(s) Electrónico(s) de Órdenes” –LEO-.

2.1. ETAPAS PARA EL TRATAMIENTO DE ÓRDENES.

El LEO debe reconocer las siguientes etapas:

2.1.1. Recepción de órdenes.

2.1.2. Registro de órdenes en el LEO.

2.1.3. Transmisión de las órdenes a un sistema de negociación o a diferentes contrapartes cuando se trate del mercado mostrador.

2.1.4. Ejecución de órdenes.

2.1.5. Procesos operativos posteriores a la ejecución

2.2. MANUALES DEL LEO.

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben contar con manuales sobre su sistema(s) de registro de órdenes y dar a conocer a sus clientes las características generales de los mismos y de sus respectivas modificaciones.

2.3. RECEPCIÓN DE ÓRDENES.

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores tienen que recibir sus órdenes a través de cualquier medio verificable, en el cual quede el correspondiente registro.

2.4. ÓRDENES RECIBIDAS FUERA DEL HORARIO NORMAL DE OPERACIÓN.

La comisionista de bolsa de valores puede recibir órdenes las 24 horas, siempre que en sus manuales de libro de órdenes haya establecido políticas para el tratamiento de las mismas en cada una de las etapas, para el tratamiento de órdenes.

2.5. CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN EN EL LEO.

El contenido de las órdenes ingresadas al sistema del libro electrónico de órdenes debe incluir toda la información necesaria para el cumplimiento de los principios previstos en el presente Capítulo.

2.6. INTERRUPCIONES DEL SISTEMA DE LIBRO DE ÓRDENES.

Cuando se presente algún hecho transitorio que impida que el sistema funcione de manera continua, la sociedad comisionista de bolsa de valores debe contar con una alternativa para operar en situación contingente. Esta misma debe permitir auditar las condiciones y el orden cronológico en que fueron ejecutadas las órdenes, y que corresponden en un todo a los términos señalados por los clientes de la firma.

2.7. EJECUCIÓN DE ÓRDENES.

En los manuales del libro de órdenes, los intermediarios de valores deben establecer la manera cómo se deben ejecutar las órdenes ingresadas en el LEO y que posteriormente se hayan transmitido, con el fin de dar cumplimiento al deber de mejor ejecución. En dichos manuales se deben establecer los casos en los cuales, de conformidad con el tipo de cliente de que se trate, el volumen de la operación o el medio verificable a través del cual se recibe la orden, no es necesario haber ingresado la orden previamente a su ejecución.

2.8. PROCESOS OPERATIVOS POSTERIORES A LA EJECUCIÓN DE ÓRDENES.

Para la realización de cualquier proceso operativo posterior a la ejecución de operaciones, tanto por cuenta propia como por cuenta de terceros, las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben incluir en sus políticas, una descripción de sus procesos operativos posteriores. Los procesos mencionados deben tener una secuencia cronológica relacionada con el folio que corresponda a la orden, salvo las excepciones contenidas en el presente Capítulo, y las demás que establezcan los organismos de autorregulación.

El proceso operativo posterior a la ejecución de complementación de información en los sistemas de negociación o de registro de operaciones debe efectuarse a la mayor brevedad posible, y máximo 1 hora después de la ejecución. Los organismos de autorregulación de valores pueden exigir el cumplimiento de plazos máximos inferiores para realizar dicha complementación.

2.9. CONSOLIDACIÓN DE ÓRDENES Y FRACCIONAMIENTO DE OPERACIONES.

Se pueden ejecutar de manera consolidada órdenes de clientes previamente ingresadas al LEO. Para la realización de este tipo de operaciones, los intermediarios de valores que ejecuten órdenes que después sean fraccionadas, deben establecer en sus manuales reglas generales claras de prorrateo o distribución de las órdenes ejecutadas, que eviten conflicto de interés en las operaciones que afecten a dos o más clientes basados en el principio de equidad. Así mismo, deben determinar criterios claros de tiempo u otros para establecer qué órdenes serán unidas en una operación que después será fraccionada.

2.10. VIGENCIA DE LAS ÓRDENES.

Las órdenes deben tener la vigencia que determine el comitente. En ausencia de instrucción sobre el lapso en el cual deba cumplirse o ante la imposibilidad de especificar el término de ésta, debe aplicarse un término máximo de 5 días hábiles, que empieza a correr desde el día en que la misma sea ingresada al LEO.

En caso de órdenes con vigencia superior a 1 día y mientras éstas no sean ejecutadas, las comisionistas de bolsa de valores deben transmitir las posturas correspondientes a cada una de ellas, al inicio de cada sesión de negociación o, en su caso, mantenerlas en el libro electrónico de los sistemas de negociación electrónicos, durante la vigencia de la orden y hasta tanto concluya dicha vigencia o sean ejecutadas, lo que suceda primero.

2.11. CANCELACIÓN O CORRECCIÓN DE ÓRDENES.

Las órdenes impartidas por un cliente pueden ser canceladas del LEO o corregidas mediante instrucción impartida por el cliente mediante medio verificable que tenga como fin eliminar o variar una orden que haya sido formulada con anterioridad, siempre y cuando no hayan sido ejecutadas. La comisionista de bolsa de valores debe establecer el procedimiento para realizar la cancelación o corrección de las órdenes, y en todo caso, conservar la información necesaria para hacer la trazabilidad de cualquier orden ingresada.

CAPÍTULO III.

SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE RUTEO DE ÓRDENES.

1. CONSIDERACIONES GENERALES. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

Se incluyen en el ámbito de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, los utilizados por las sociedades comisionistas de bolsa de valores para enviar órdenes a los sistemas de negociación de valores o a las bolsas de valores, ya sea por parte de sus clientes o para facilitar o gestionar el acceso de sus propios operadores a dichos sistemas.

El ofrecimiento de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes a los clientes para facilitar la canalización de sus órdenes hacia los sistemas de negociación de valores o a las bolsas de valores, impone tanto a las sociedades comisionistas de bolsa de valores, como los administradores de sistemas de negociación de valores o bolsas de valores, el cumplimiento de las instrucciones que se imparten en el presente numeral dentro del ámbito de sus respectivas competencias.

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben mantener controles adecuados, políticas y procedimientos para gestionar los riesgos que se deriven de sus sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, para lo cual ellas deben asegurar que cuentan con: mecanismos para identificar, gestionar, monitorear, controlar y mitigar los riesgos asociados al funcionamiento de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes; herramientas de acceso para la actuación de sus clientes y de sus operadores a través de dichos sistemas y, la interacción con uno o varios sistemas de negociación de valores o bolsas de valores. Esto debe ser consecuente con las obligaciones de las sociedades comisionistas de bolsa de valores en cuanto a los distintos sistemas de administración de riesgos que le son aplicables a su actividad.

Las plataformas para el acceso a los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes podrán integrarse o hacer parte de canales digitales tales como páginas web, aplicaciones, programas u otras soluciones tecnológicas que integren en una misma interfaz el acceso a los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes con la distribución de los demás productos que ofrece la sociedad comisionista de bolsa de valores y con la promoción de productos del exterior, en los términos de la regulación aplicable. En caso de utilizar este tipo de canales integradores, las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben adoptar medidas para informar a sus clientes sobre las diferencias entre los productos que se ofrecen en la herramienta y sobre el régimen legal aplicable a cada uno. Las instrucciones del presente capítulo son aplicables únicamente en lo relacionado con los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

2. DEFINICIONES. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

Para efectos del presente Capítulo, se deben tener en cuenta los siguientes términos:

2.1. Contrato marco SERO: acuerdo celebrado entre la sociedad comisionista de bolsa y sus clientes para la canalización de sus órdenes a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

2.2. Límites operativos: criterios o condiciones aplicables al ingreso de órdenes a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes para permitir una gestión y control acorde con la normativa del mercado, la reglamentación de los sistemas de negociación de valores, de las bolsas de valores y las políticas de riesgo de la sociedad comisionista de bolsa de valores.

2.3. Operadores: persona natural vinculada a una sociedad comisionista de bolsa de valores que ejecuta o imparte instrucciones para la colocación de órdenes en un sistema de negociación de valores o una bolsa de valores y tenga acceso a los mismos.

2.4. Órdenes: ofertas o posturas de compra y/o de venta impartidas por los clientes de una sociedad comisionista de bolsa de valores o ejecutadas por parte de sus operadores, que son transmitidas o enviadas a los sistemas de negociación de valores o a las bolsas de valores autorizados por la SFC.

2.5. Sistema electrónico de ruteo de órdenes: sistema electrónico a través del cual los clientes de contrato de comisión o los operadores de una sociedad comisionista de bolsa de valores direccionan y administran órdenes hacia los sistemas de negociación de valores o bolsas de valores autorizados por la SFC y consultan las operaciones realizadas.

Las órdenes de clientes direccionadas o administradas a través de un sistema electrónico de ruteo de órdenes deben cumplir con las disposiciones aplicables al registro de las mismas en los LEO para su respectivo ingreso y transmisión, únicamente en los casos en donde el sistema electrónico de ruteo no transmita las órdenes de manera inmediata a los sistemas de negociación de valores o a las bolsas de valores.

2.6. Trazabilidad: proceso mediante el cual las sociedades comisionistas de bolsa de valores llevan a cabo un seguimiento permanente o continuo de las órdenes, y en general, de toda la actividad de los usuarios de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

2.7. Desarrollador tecnológico: persona jurídica o natural que desarrolla, mantiene y ejecuta los aspectos de carácter tecnológico del sistema electrónico de ruteo de órdenes en calidad de proveedor externo o asociado de la sociedad comisionista de bolsa de valores.

3. AGENTES AUTORIZADOS PARA EL OFRECIMIENTO Y USO DE SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE RUTEO DE ÓRDENES. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

Los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes pueden ser ofrecidos y utilizados para la canalización de órdenes bajo contrato de comisión de cualquier tipo de cliente de una sociedad comisionista de bolsa de valores, sean estos clientes inversionistas o inversionistas profesionales de conformidad con lo establecido en los arts. 7.2.1.1.2, 7.2.1.1.3 y 7.2.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, sin perjuicio de las disposiciones legales que definan límites en la capacidad de los clientes para realizar operaciones sobre determinados tipos de valores, operaciones o instrumentos financieros. En todo caso, las sociedades comisionistas de bolsa de valores son responsables de evaluar el perfil del cliente con el fin de determinar si el acceso a su sistema electrónico de ruteo se ajusta al mismo.

Cuando las sociedades comisionistas de bolsas de valores ofrezcan a sus clientes o habiliten para sus operadores un sistema electrónico de ruteo de órdenes, se entiende que son administradores del mismo. Estos administradores son los responsables de que el sistema electrónico de ruteo de órdenes opere adecuadamente y que los clientes u operadores en calidad de usuarios del mismo, cumplan con lo establecido en los reglamentos, manuales, contratos y demás normas aplicables.

De acuerdo con lo señalado, las sociedades comisionistas de bolsa de valores son responsables por el monitoreo de las órdenes ingresadas a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, así como de la identificación, gestión y control de los riesgos asociados a dichos sistemas y el cumplimiento de las operaciones.

4. VALORES Y OPERACIONES.

Los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes pueden ser utilizados para transmitir órdenes sobre cualquier tipo de valor negociado en un sistema de negociación de valores o en una bolsa de valores, sin perjuicio de la facultad de los sistemas de negociación de valores, de las bolsas de valores o de las propias sociedades comisionistas de bolsa de valores de limitar el tipo de operaciones o valores sobre los cuales se puede ofrecer o facilitar el acceso a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, lo cual debe ser informado de manera previa y expresa a los clientes por parte de la sociedad comisionista de bolsa de valores.

5. REQUERIMIENTOS APLICABLES A LAS SOCIEDADES COMISIONISTAS DE BOLSA DE VALORES.

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores en desarrollo de los contratos de ruteo electrónico de órdenes deben cumplir con los siguientes requisitos:

5.1. REQUISITOS Y OBLIGACIONES. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

Las sociedades comisionistas de bolsas de valores deben cumplir con los siguientes requisitos y obligaciones para la implementación y ofrecimiento a sus clientes de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes:

5.1.1. Contar con la aprobación de la junta directiva de la sociedad para el desarrollo y ofrecimiento a sus clientes de sistemas electrónicos de ruteo, así como de los reglamentos que contengan las políticas y procedimientos aplicables al funcionamiento de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes y a la gestión de riesgos de los mismos.

5.1.2. Contar con un contrato marco SERO que contenga, como mínimo, los parámetros establecidos en el presente Capítulo.

5.1.3. Contar con la infraestructura física, administrativa, humana, técnica, tecnológica y operativa adecuada para el funcionamiento y control del sistema electrónico de ruteo de órdenes, de conformidad con requerimientos y estándares establecidos por los administradores de los sistemas de negociación de valores o de las bolsas de valores para garantizar un acceso seguro a sus sistemas, así como aquellos particulares que puedan llegar a establecer los organismos de autorregulación y/o la SFC.

Para estos efectos, las sociedades comisionistas de bolsas de valores pueden contratar a un desarrollador tecnológico. En todo caso, la sociedad comisionista de bolsa de valores es la responsable de verificar que el desarrollador tecnológico cumpla con los requisitos de infraestructura aquí previstos.

5.1.4. Implementar las políticas y procedimientos especiales para gestionar los riesgos asociados al sistema electrónico de ruteo de órdenes que permita a la sociedad identificar, medir, controlar y monitorear eficazmente los riesgos que se puedan generar en el funcionamiento de dicho sistema, la operativa de sus clientes u operadores a través del mismo y la interconexión a los sistemas de negociación de valores o a las bolsas de valores.

5.1.5. Contar con planes de contingencia que garanticen la transmisión de órdenes, su modificación o cancelación, así como la consulta de las operaciones.

En caso de que la sociedad comisionista de bolsa de valores contrate a un desarrollador tecnológico, la sociedad comisionista de bolsa de valores debe verificar que el desarrollador tecnológico cuente con planes de contingencia en los términos descritos en el presente subnumeral.

5.1.6. Contar con procedimientos que sirvan para garantizar la trazabilidad de todas las órdenes y operaciones realizadas a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes para que puedan ser auditadas desde el momento en que se ingresen al sistema electrónico de ruteo y se transmitan a los respectivos sistemas de negociación de valores o bolsas de valores, así como durante su ejecución o cuando se efectúen modificaciones o cancelaciones, y el correspondiente calce de operaciones en los sistemas de negociación o bolsas de valores hasta su liquidación.

En caso de que la sociedad comisionista de bolsa de valores contrate a un desarrollador tecnológico, la sociedad comisionista de bolsa de valores debe verificar que el desarrollador tecnológico cuente con procedimientos para garantizar la trazabilidad de todas las órdenes en los términos descritos en el presente subnumeral.

5.1.7. Implementar mecanismos y procedimientos de control de riesgos que permitan la aplicación automática de límites operativos a la actividad de los clientes y los operadores en los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes. En caso de que la sociedad comisionista de bolsa de valores contrate a un desarrollador tecnológico, la sociedad comisionista de bolsa de valores debe verificar que el desarrollador tecnológico cuente con la capacidad operativa para implementar los límites y controles dispuestos por la sociedad comisionista de bolsa de valores.

5.1.8. Contar con mecanismos de autenticación de los usuarios a través de códigos y claves de acceso únicos, individuales e intransferibles, e implementar herramientas técnicas que permitan validar que los mismos no permitan el acceso o uso no autorizado. Para el efecto, las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben ejecutar un procedimiento seguro en su creación, modificación o cancelación, así como la trazabilidad de la operativa de cada uno de los códigos y la adecuada y completa conservación de las pistas de auditoría correspondientes. Esta información debe estar a disposición de los sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores, de los organismos de autorregulación del mercado de valores y de la SFC.

5.1.9. Dar cumplimiento, en lo que resulte aplicable, a lo previsto en cuanto a requerimientos mínimos de seguridad y calidad en el manejo de información a través de medios y canales de distribución de productos y servicios del Capítulo I, Título II de la Parte I de esta Circular, y en particular a los subnumerales 2.3.6., 2.3.3.2, 2.3.4.9., 2.3.5., y 2.3.7. de dicho Capítulo.

5.1.10. Contar con la certificación de los sistemas de negociación de valores o las bolsas de valores a los cuales se pretende acceder a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes sobre el cumplimiento de los estándares de comunicación, seguridad y demás que sean requeridos para acceder a sus respectivos sistemas.

5.1.11. Realizar de manera periódica y coordinada con los administradores de los sistemas de negociación de valores y de las bolsas de valores, pruebas sobre la capacidad de los sistemas para la recepción y manejo de órdenes a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.1.12. Adoptar las medidas pertinentes para evitar el uso indebido de los accesos directos otorgados a los clientes, el acceso por parte de terceros no autorizados, así como la ejecución de órdenes o estrategias que puedan vulnerar la normativa del mercado de valores, para lo cual deben establecer políticas, procedimientos y mecanismos para el monitoreo y la generación de alertas sobre la operación de los clientes a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes. Los mecanismos de monitoreo y las alertas deben ser diseñadas para las distintas etapas del proceso (pre-negociación, tiempo real y postnegociación).

En cualquier caso, si una sociedad comisionista de bolsa de valores llega a identificar circunstancias, órdenes u operaciones que puedan vulnerar la normativa del mercado o advierta la posible realización de conductas que atentan contra la transparencia, confianza y seguridad del mercado, debe informar de manera inmediata a los organismos de autorregulación y a la SFC.

5.1.13. Capacitar a sus operadores y a sus clientes sobre el manejo de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes. En particular, los clientes deben ser capacitados e informados sobre los riesgos a los cuales se encuentran expuestos por el uso de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes y los mecanismos o reglas de seguridad aplicables a los mismos.

5.1.14. Dar cumplimiento de la normativa aplicable al manejo de órdenes de clientes a través del LEO, únicamente en los casos en donde el sistema electrónico de ruteo no transmita las órdenes de manera inmediata a los sistemas de negociación de valores o a las bolsas de valores. Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben asegurarse de que en los mencionados libros electrónicos se puedan diferenciar las órdenes impartidas a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, de aquéllas que se hayan recibido a través de otros medios o canales.

5.2. REGLAMENTOS. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben elaborar e implementar un reglamento de funcionamiento para los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, en el cual se deben abordar los siguientes asuntos, como mínimo:

a. Derechos y obligaciones de los clientes que utilizan los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes. En todo caso, se debe contemplar el cumplimiento de la normatividad superior y de los reglamentos de los sistemas de negociación de valores o de las bolsas de valores.

b. Derechos y obligaciones de la sociedad comisionista de bolsa de valores en relación con los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

c. Derechos y obligaciones del desarrollador tecnológico, en caso de contar con uno.

d. Políticas y procedimientos para el ingreso, validación, rechazo y aceptación de órdenes.

e. Límites y controles para la realización de operaciones a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

f. Políticas y procedimientos relacionados con el funcionamiento de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, incluidos los de tipo comercial y tecnológico.

g. Los tipos o clases de valores que serán susceptibles de ser negociados a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

h. Las clases y características de las órdenes que pueden formular los clientes en los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

i. Las políticas y procedimientos para gestionar los riesgos especiales asociados con los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

j. Los criterios bajo los cuales podrán suspenderse los servicios relacionados con los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, así como los lineamientos para la reanudación de dichos servicios.

k. Las políticas y reglas para difundir información a los clientes sobre el manejo de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

l. Políticas y procedimientos para atender de forma oportuna, y en los términos de la ley aplicable, los requerimientos de las autoridades sobre las órdenes enrutadas a los sistemas de negociación de valores y a las bolsas de valores.

m. Las reglas para la activación de los planes de contingencia y continuidad que deberán aplicarse en caso de fallas en el funcionamiento de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

n. La política general en materia de tarifas.

o. Horarios de disponibilidad del sistema electrónico de ruteo de órdenes y las reglas de operación en días u horarios no hábiles del mercado.

p. Mecanismos para orientar a los clientes en el uso de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

La sociedad comisionista de bolsa debe tener a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia el reglamento de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes y cualquier modificación a los mismos.

5.3. DISPONIBILIDAD DE RECURSOS. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

De forma previa a la realización de operaciones a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben asegurarse de que el cliente a quien se facilita el acceso cuenta con los recursos en dinero y/o los valores, así como las garantías que correspondan para impartir órdenes a través del sistema, en línea con lo previsto en su sistema de administración del riesgo de contraparte.

5.4. DEBERES ESPECIALES Y RESPONSABILIDAD DE LAS SOCIEDADES COMISIONISTAS DE BOLSA DE VALORES. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

Los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes de clientes no eximen a las sociedades comisionistas de bolsa de valores de cumplir con las normas aplicables a su actividad como intermediarios de valores y las disposiciones en materia de los sistemas de administración de riesgos. En desarrollo de lo anterior, además de lo previsto en las demás normas aplicables, las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben dar cumplimiento a los siguientes deberes para la implementación de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes:

5.4.1. Realizar el monitoreo de las órdenes que se transmitan por conducto de sus sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, con el fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones de los clientes y advertir la posible realización de conductas que atenten contra la transparencia, confianza y seguridad del mercado.

5.4.2. Velar por el cumplimiento por parte de las personas naturales vinculadas a la sociedad comisionistas de bolsa de valores de los deberes aplicables a la actividad de intermediación de valores de acuerdo con lo establecido en la normatividad que regula la materia.

5.5. CONTENIDO MÍNIMO DE LOS CONTRATOS MARCO SERO.  <Numeral modificado por la Circular 10 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

En los contratos marco SERO se deben incorporar, como mínimo, los siguientes contenidos:

5.5.1. El objeto del contrato.

5.5.2. Términos y definiciones.

5.5.3. Las condiciones económicas del contrato:

5.5.3.1. Determinación de costos y gastos.

5.5.3.2. Régimen de tarifas aplicables para el acceso al mercado a través del sistema electrónico de ruteo de órdenes.

5.5.6. Deberes y responsabilidades de cada una de las partes. En particular, el contrato debe prever como mínimo:

5.5.6.1. Obligaciones de las sociedades comisionistas de bolsa de valores

5.5.6.1.1 Informar los mecanismos a través de los cuales los inversionistas puedan conocer la información financiera, económica, contable, jurídica y administrativa de los emisores o del tipo de operaciones que realiza, incluyendo aquella que se considera información relevante o cualquier otra sensible para la operativa del cliente a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.5.6.1.2. Capacitar a los clientes en relación con el manejo de la plataforma tecnológica para la ejecución de órdenes a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, así como sobre las modificaciones o actualizaciones realizadas a dichas plataforma, e informar acerca de los riesgos asociados a su uso.

5.5.6.2. Obligaciones del cliente

5.5.6.2.1. Contar con los recursos y valores necesarios para realizar operaciones en los sistemas de negociación de valores, a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.5.6.2.2. Conservar en todo momento la confidencialidad y privacidad en el uso de su clave y código de acceso a los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.5.6.2.3. No permitir el uso de su clave y código de acceso a los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes por parte de terceros.

5.5.6.2.4. Declarar en forma expresa su aceptación y sujeción a las normas de mercado, así como a los reglamentos de los sistemas de negociación de valores o de las bolsas de valores a los que accede, y a las reglas y disposiciones propias del contrato suscrito con la sociedad comisionista de bolsa de valores.

5.5.7. Vigencia del contrato.

5.5.8. Las condiciones y régimen de terminación del contrato.

5.5.9. La fecha en que se suscribe el contrato y fecha a partir de la cual empieza a regir.

5.5.10. Indicación expresa de que el acceso y operación en los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes se rigen por lo dispuesto en el reglamento establecido por la sociedad comisionista de bolsa de valores. Este reglamento debe estar a disposición de los clientes en todo momento.

Con una antelación de 5 días hábiles previos a su implementación, las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben enviar con fines informativos a la SFC los modelos de contrato marco SERO, así como sus ajustes.

Está prohibido a las sociedades comisionistas de bolsa de valores facilitar el uso de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes a sus clientes sin celebrar un contrato que incorpore las condiciones mínimas establecidas en el presente Capítulo y demás normas aplicables.

5.6. CONDICIONES DE OPERACIÓN DE LOS SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE RUTEO DE ÓRDENES. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

Los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes deben cumplir, como mínimo, con los requisitos que se establecen a continuación. En caso de contar con un desarrollador tecnológico, las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben verificar que el respectivo desarrollador cumple integralmente los requisitos correspondientes:

5.6.1. Capacidad

Los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes deben tener capacidad suficiente para gestionar los volúmenes de órdenes previsibles y tener la posibilidad de ampliar su capacidad para responder al aumento del flujo de órdenes.

5.6.2. Continuidad de las actividades

Los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes deben disponer de mecanismos eficaces para procurar la continuidad de las operaciones con el fin de solucionar los imprevistos que puedan alterar su funcionamiento como fallos del sistema. Dichos mecanismos deben garantizar la reanudación rápida de sus actividades e incorporar, en lo que proceda, como mínimo los siguientes aspectos:

5.6.2.1. La consideración de una serie de posibles escenarios referidos al funcionamiento de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes que requieran mecanismos específicos para garantizar la continuidad en el envío y administración de las órdenes.

Para el efecto, dichos mecanismos deben garantizar la continuidad del envío y gestión de las órdenes de los clientes que aseguren un tratamiento ágil, adecuado y eficiente de las mismas y sin que se afecten los derechos de los clientes.

5.6.2.2. La obtención de copias de seguridad de los datos críticos de las órdenes y operaciones realizadas a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.6.2.3. La disponibilidad de procedimientos para el traslado o funcionamiento del sistema electrónico de ruteo de órdenes a un centro alterno de operación o para realizar la canalización segura, oportuna y eficiente de las órdenes de los clientes a través de otros mecanismos para la recepción de órdenes.

5.6.2.4. La disponibilidad de un programa de pruebas, evaluación y revisión de los mecanismos de contingencia.

5.6.3. Pruebas

Antes de la puesta en funcionamiento de un sistema electrónico de ruteo de órdenes y de cualquier actualización del mismo, las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben disponer de metodologías y sistemas o entornos de prueba que permitan simular adecuadamente la operativa del sistema. Se debe dejar constancia o registro de la ejecución, desempeño y cumplimiento de las pruebas, así como establecer la periodicidad con la que se evaluará la capacidad y mecanismos de continuidad de su sistema.

El empleo de estas metodologías debe garantizar, entre otras cosas, que el funcionamiento del sistema electrónico de ruteo de órdenes sea compatible con las obligaciones impuestas al funcionamiento de los sistemas de negociación de valores o las bolsas de valores en la normativa, y que los controles relativos al cumplimiento y a la gestión del riesgo en el sistema funcionen según lo previsto.

Las pruebas de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes deben ser ejecutadas en los entornos de prueba de los sistemas de negociación de valores o las bolsas de valores, los cuales deben permitir la simulación del desempeño y funcionamiento que tendría el respectivo sistema electrónico de ruteo de órdenes en el escenario de producción del mismo. En ningún caso, las sociedades comisionistas de bolsa de valores podrán ejecutar operaciones en los sistemas de negociación de valores o las bolsas de valores que correspondan a órdenes ingresadas para la realización de pruebas de sus sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

6. SUPERVISIÓN.

Los organismos de autorregulación del mercado de valores, en virtud de su función normativa, en concordancia con lo establecido por la Ley, por los decretos del Gobierno Nacional y por las instrucciones de la SFC, deben establecer las reglas y criterios particulares para el desarrollo de la actividad de intermediación de valores a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, con el fin de buscar la integridad del mercado y la protección de los inversionistas. Igualmente, dichos organismos de autorregulación del mercado de valores deben continuar actuando como supervisor de primera línea en la actividad de intermediación de valores y en particular de la desarrollada a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

Toda la información relacionada con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente Capítulo para el funcionamiento de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes debe estar a disposición de los organismos de autorregulación del mercado de valores y de la SFC.

7. REQUERIMIENTOS APLICABLES A LOS ADMINISTRADORES DE SISTEMAS DE NEGOCIACIÓN DE VALORES Y A LAS BOLSAS DE VALORES.

Los administradores de sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores que permitan el acceso a sus sistemas a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes deben cumplir con lo siguiente:

7.1. REQUISITOS PREVIOS. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

Además de las obligaciones generales aplicables a los sistemas de negociación de valores y a las bolsas de valores, de manera previa a la habilitación del acceso de un sistema electrónico de ruteo de órdenes deben cumplir como mínimo con los siguientes aspectos:

7.1.1. Establecer en el reglamento del sistema las condiciones generales bajo las cuales se facilitará el acceso, teniendo en cuenta los aspectos comerciales, tecnológicos, técnicos, de seguridad, de administración de riesgos y disponibilidad de información pre y post negociación que procedan para permitir un acceso seguro, eficiente y continuo a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, acorde con la normativa del mercado.

Los sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores deben certificar que el respectivo sistema electrónico de ruteo de órdenes cumple con los estándares de comunicación, seguridad y demás que sean requeridos por estos para acceder a sus respectivos sistemas. Para el efecto, los sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores deben definir, diseñar e implementar los mecanismos que consideren apropiados para monitorear el cumplimiento de dichos estándares.

7.1.2. Contemplar en sus planes de contingencia la continuidad de la transmisión de órdenes a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, su modificación o cancelación, así como la consulta de las operaciones.

7.1.3. Realizar pruebas sobre la capacidad de los sistemas para la recepción y manejo de órdenes ingresadas a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes. Para tal efecto, deben disponer de metodologías y sistemas o entornos de prueba que permitan simular adecuadamente la carga operativa de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes en sus sistemas, y dejar constancia o registro de la ejecución, desempeño y cumplimiento de las mismas.

7.2. REQUISITOS DE FUNCIONAMIENTO. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

Los administradores de sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores que permitan el acceso de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes deben cumplir como mínimo con los siguientes aspectos:

7.2.1. Disponer de mecanismos eficaces para garantizar la continuidad de las operaciones con el fin de solucionar los imprevistos que puedan alterar su funcionamiento tales como fallos del sistema, entre otros, y que pongan en riesgo el acceso o adecuada operación de sus sistemas y de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes que acceden a los mismos. Dichos mecanismos deben procurar la reanudación rápida de sus actividades e incorporar, en lo que proceda, como mínimo los siguientes aspectos:

7.2.1.1. La consideración de una serie de posibles escenarios referidos al funcionamiento de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes que requieran mecanismos específicos para garantizar la continuidad en el envío y administración de las órdenes.

7.2.1.2. La obtención de copias de seguridad de los datos críticos de las órdenes y operaciones realizadas a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

7.2.1.3. La disponibilidad de procedimientos para el traslado o funcionamiento del sistema a un centro alterno de operación y las condiciones aplicables al acceso de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes a través de dicho centro.

7.2.1.4. La disponibilidad de un programa periódico de pruebas, y de evaluación y revisión de los mecanismos de contingencia que impacten el acceso de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

7.2.2. Suministrar la información a las sociedades comisionistas de bolsa de valores sobre las condiciones de acceso de sus sistemas electrónicos de ruteo de órdenes en situaciones de contingencia.

7.2.3. Los administradores de los sistemas de negociación de valores o bolsas de valores que faciliten el acceso de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes de las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben monitorear la operación desarrollada a través de éstos, e informar en forma inmediata a la SFC y a los organismos de autorregulación del mercado de valores cualquier situación que pueda llegar a alterar o poner en riesgo el adecuado funcionamiento del mercado. Igualmente, deben dar tratamiento a los problemas detectados con la mayor rapidez posible y en el orden correspondiente a su prioridad, estar en capacidad de ajustar, reducir o detener el acceso de los sistemas electrónicos de ruteo cuando pongan en riesgo el adecuado funcionamiento del sistema o la seguridad y transparencia del mercado.

Las decisiones que se adopten para solucionar los problemas que surjan en la interconexión de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes deben tener en cuenta la necesidad de que los sistemas de negociación de valores o las bolsas de valores sigan funcionando de manera segura y ordenada.

7.3. INFORMACIÓN DE LOS SISTEMAS DE NEGOCIACIÓN DE VALORES Y DE LAS BOLSAS DE VALORES. <Numeral eliminado por la Circular 10 de 2024>

CAPÍTULO IV.

FORMADORES DE LIQUIDEZ DEL MERCADO DE VALORES.

De conformidad con lo dispuesto en los arts. 2.9.17.1.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010, las sociedades comisionistas de bolsa de valores en desarrollo de las operaciones como formadores de liquidez del mercado de valores, deben atender las siguientes instrucciones:

1. MODALIDADES.

1.1. ACTUACIÓN COMO FORMADOR DE LIQUIDEZ CON FONDOS PROPIOS.

Cuando se empleen fondos propios del formador de liquidez, la referida actividad puede desarrollarse bajo las siguientes modalidades:

1.1.1. Sin que exista un contrato con el emisor. En este caso el formador de liquidez:

1.1.1.1. Debe acogerse al programa para actuar como formador de liquidez establecido por las bolsas de valores o por los sistemas de negociación de valores autorizados por la SFC en los cuales se negocien los valores que serán objeto de las operaciones como formador de liquidez.

1.1.1.2. Puede realizar operaciones por cuenta propia sobre los valores objeto del programa de formadores de liquidez.

1.1.1.3. No puede recibir ningún tipo de incentivo de orden económico por parte del emisor del valor objeto del programa, sin perjuicio de los beneficios tarifarios o reputacionales que pueda pactar con las bolsas de valores o con los sistemas de negociación de valores, según corresponda.

En esta modalidad, le corresponde a las bolsas de valores o a los sistemas de negociación de valores informar por escrito al emisor acerca de la inscripción de la sociedad comisionista de bolsa de valores como formador de liquidez del valor correspondiente.

1.1.2. En desarrollo de un contrato suscrito con el emisor, utilizando fondos o recursos propios del formador de liquidez bajo un esquema de incentivos, el cual debe contener como mínimo lo siguiente:

1.1.2.1. El objeto del contrato.

1.1.2.2. La identificación del valor o valores objeto de la actividad de formador de liquidez.

1.1.2.3. Definición clara, precisa y detallada de los derechos, las obligaciones y las responsabilidades del emisor y del formador de liquidez, así como los demás elementos o condiciones necesarios para su ejecución y las reglas aplicables a su terminación.

1.1.2.4. La estructura bajo la cual funcionará el esquema de incentivos por parte del emisor hacia el formador de liquidez, que en ningún caso debe estar condicionado o sujeto al logro de un resultado específico de precio o tasa de negociación del respectivo valor.

1.1.2.5. Las políticas, mecanismos y procedimientos necesarios para asegurar que las decisiones del formador de liquidez sean tomadas con total autonomía técnica y administrativa y con absoluta independencia del emisor.

1.1.2.6. La vigencia del contrato.

1.1.2.7. Las obligaciones especiales de suministro de información entre el formador de liquidez y el emisor.

1.1.2.8. Adicionalmente, bajo esta modalidad el formador de liquidez debe cumplir con lo siguiente:

1.1.2.8.1. Acogerse al programa para actuar como formador de liquidez establecido por las bolsas de valores o por los sistemas de negociación de valores autorizados por la SFC, en el cual se negocien los valores que serán objeto de las operaciones como formador de liquidez.

1.1.2.8.2. Suministrar copia del contrato y/o sus modificaciones a las bolsas de valores o a los sistemas de negociación de valores.

Así mismo, bajo esta modalidad el formador de liquidez puede realizar operaciones por cuenta propia sobre los valores objeto del contrato.

1.2. ACTUACIÓN COMO FORMADOR DE LIQUIDEZ CON FONDOS PROVENIENTES DEL EMISOR.

En aquellos eventos en los cuales, el formador de liquidez utilice fondos provenientes del emisor, además del contrato con el emisor y del contrato de fiducia mercantil establecidos en el art. 2.9.17.1.3 del Decreto 2555 de 2010, el formador de liquidez:

1.2.1. Debe acogerse al programa para actuar como formador de liquidez establecido por las bolsas de valores o los sistemas de negociación de valores autorizados por la SFC en el cual se negocien los valores que serán objeto de las operaciones como formador de liquidez.

1.2.2. No puede realizar operaciones por cuenta propia sobre los valores objeto de negociación y para los cuales suscribió el contrato como formador de liquidez con el emisor.

1.2.3. Puede pactar beneficios tarifarios o reputacionales con las bolsas de valores o con los sistemas de negociación de valores.

1.2.4. Debe ejecutar el contrato de manera autónoma y con total independencia del administrador del patrimonio autónomo y del emisor.

2. OBLIGACIONES DEL FORMADOR DE LIQUIDEZ.

Además de las obligaciones generales establecidas en el art. 2.9.17.1.6 del Decreto 2555 de 2010 y de las que le resulten aplicables en su condición de intermediario de valores, el formador de liquidez debe:

2.1. Anunciar al público en general, a través de su página web y/o el empleo de cualquier otro medio de comunicación que permita difundir y mantener actualizada la información, su condición de formador de liquidez y los valores objeto de dicha actividad, así como el mecanismo a través del cual desarrolla las actuaciones y operaciones como formador de liquidez. Lo anterior sin perjuicio de las obligaciones de información relevante que le asisten al emisor.

2.2. Cumplir con los criterios, reglas y parámetros aplicables al respectivo programa o contrato para actuar como formador de liquidez, sin que esto implique el logro o compromiso de un resultado específico de precio o tasa de negociación del respectivo valor.

2.3. Elaborar y presentar a su respectiva junta directiva u órgano de administración equivalente, un informe trimestral de la evolución y comportamiento de sus actividades como formador de liquidez y remitir copia de dicho informe a la SFC y al organismo de autorregulación del mercado de valores, dentro de los 10 días hábiles siguientes a su presentación en la respectiva sesión de junta directiva.

2.4. Establecer políticas, procedimientos y controles para evitar que sus administradores y demás funcionarios, en cuanto participen de manera directa o indirecta en la realización de actividades propias como formador de liquidez, compren o vendan de manera directa o indirecta para sí o para aquellas personas con las que ostenten la calidad de un mismo beneficiario real, los valores objeto de la actividad de formadores de liquidez. Para estos efectos, se considera un mismo beneficiario real a las personas definidas en el art. 6.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010.

2.5. La auditoría interna y el contralor normativo deben realizar un seguimiento permanente, adecuado e independiente al cumplimiento de los requisitos, obligaciones, prohibiciones y demás responsabilidades que adquiera la sociedad comisionista de bolsa de valores como formador de liquidez. Los informes como resultado de estas auditorías deben presentarse al menos trimestralmente a la junta directiva de la entidad y estar a disposición de la SFC y el organismo de autorregulación del mercado de valores.

2.6. Incorporar en sus sistemas de administración de riesgos las políticas, procedimientos y mecanismos a través de los cuales hará un adecuado seguimiento y control a las actuaciones y operaciones que realice como formador de liquidez, indicando expresamente las áreas o personas responsables definidas por la junta directiva para dichos efectos.

2.7. Informar a la SFC y al organismo de autorregulación del mercado de valores, su condición como formador de liquidez, así como los sistemas de negociación de valores o bolsas de valores en los cuales se va a desempeñar como tal, la fecha de inicio de la actividad y la fecha de retiro, suspensión o cancelación, en caso de ocurrir.

2.8. Adoptar políticas y procedimientos adecuados encaminados a prevenir y administrar los conflictos de interés respecto de sus clientes, los fondos de inversión que administran o gestionan y los propios de la sociedad comisionista de bolsa de valores.

3. PROHIBICIONES APLICABLES AL FORMADOR DE LIQUIDEZ.

Además de lo establecido en el parágrafo 3 del art. 2.9.17.1.2 y en el art. 2.9.17.1.7 del Decreto 2555 de 2010 y las demás propias de su actividad como intermediario de valores, le está prohibido al formador de liquidez:

3.1. Celebrar operaciones por cuenta propia sobre los valores del emisor respecto de los cuales haya suscrito un contrato para el desarrollo de actividades de formador de liquidez con recursos de dicho emisor.

3.2. Realizar operaciones que correspondan a su actuación como formador de liquidez en detrimento de los intereses de sus clientes y de los fondos de inversión colectiva que administre o gestione. Esto incluye aquellas operaciones que realice la sociedad comisionista de bolsa de valores producto de la finalización de su condición como formador de liquidez.

3.3. Comprometerse de manera directa o indirecta con el emisor o con cualquier tercero a obtener un determinado precio o tasa del valor a través de las operaciones que realice como formador de liquidez.

3.4. Tomar decisiones que puedan vulnerar la independencia de la sociedad comisionista de bolsa de valores respecto de los intereses del emisor.

3.5. Realizar operaciones dentro del esquema de formadores de liquidez en las cuales entre en conflicto el interés de la sociedad comisionista de bolsa de valores, la integridad y transparencia del mercado.

3.6. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Realizar en forma simultánea operaciones que correspondan a su actividad como formador de liquidez de un valor y actuar como colocador en una oferta pública del mismo valor.

La disposición en virtud de la cual se prohíbe al formador de liquidez la celebración de operaciones por cuenta propia con valores respecto de los cuales haya suscrito y tenga vigente un contrato como formador de liquidez con el emisor del respectivo valor, prevista en el numeral 2 del art. 2.9.17.1.7 del Decreto 2555 de 2010, no es aplicable en los casos en los cuales el formador de liquidez desarrolle sus actividades en virtud de un contrato suscrito con el emisor, utilizando recursos propios.

4. EXCEPCIONES AL CUMPLIMIENTO DE LA ACTIVIDAD.

Además de los eventos establecidos en el reglamento de las bolsas de valores y/o de los sistemas de negociación de valores, y de conformidad con lo señalado en el numeral 11 del art. 2.9.17.1.9 del Decreto 2555 de 2010, los formadores de liquidez pueden eximirse temporalmente de sus obligaciones, en los siguientes casos:

4.1. Cuando la SFC, las bolsas de valores, y/o los administradores de los sistemas de negociación de valores, adopten la decisión de suspender la negociación del valor.

4.2. Cuando el emisor se acoja a la Ley 1116 de 2006, escenario en el cual el formador de liquidez puede suspender sus actividades como tal respecto de dicho valor, hasta que se defina la situación del emisor.

4.3. Cuando el emisor no permita al formador de liquidez ejecutar con autonomía e independencia las condiciones del programa, previo reporte de la situación debidamente justificada ante la SFC.

5. REGLAS GENERALES APLICABLES A LOS EMISORES QUE SUSCRIBAN CONTRATOS CON FORMADORES DE LIQUIDEZ.

El emisor que suscriba un contrato con una sociedad comisionista de bolsa de valores para que ésta actúe como formador de liquidez de los valores emitidos, debe cumplir, además de las obligaciones y prohibiciones establecidas en el art. 2.9.17.1.8 del Decreto 2555 de 2010, con las siguientes instrucciones:

5.1. Suscribir el contrato de fiducia mercantil establecido en el parágrafo del art. 2.9.17.1.3 del Decreto 2555 de 2010, cuando se utilicen recursos del emisor, con el fin de transferir a un patrimonio autónomo los fondos que serán utilizados para el desarrollo del contrato con el formador de liquidez. Cuando la sociedad fiduciaria corresponda a una entidad vinculada al emisor o a la sociedad comisionista de bolsa de valores, dicha circunstancia junto con los mecanismos adoptados para administrar posibles conflictos de interés, deben revelarse al mercado a través del mecanismo de información relevante, y/o a través de los medios de difusión establecidos en las bolsas de valores.

El concepto de vinculado aplicable es el previsto en el literal b. del numeral 2 del art. 7.3.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010.

5.2. Enviar copia del contrato que suscriba con el formador de liquidez y del contrato con la sociedad fiduciaria, a las bolsas de valores o a los sistemas de negociación de valores donde se realizan las operaciones objeto del contrato.

5.3. Informar al RNVE, a los organismos de autorregulación del mercado de valores y a las bolsas de valores o a los sistemas de negociación de valores donde se realizan las operaciones objeto del contrato, cualquier evento o situación que genere la suspensión, cancelación o terminación del contrato con el formador de liquidez.

6. REQUISITOS Y OBLIGACIONES DE LOS SISTEMAS DE NEGOCIACIÓN DE VALORES Y/O LAS BOLSAS DE VALORES.

Las bolsas de valores o los sistemas de negociación de valores que establezcan un programa de formadores de liquidez de valores inscritos o negociados en sus sistemas, pueden autorizar a sus sociedades comisionistas de bolsa de valores miembros o afiliados, para que actúen simultáneamente como formadores de liquidez de uno o más valores, de acuerdo con las condiciones definidas en sus reglamentos. Igualmente, pueden establecer un límite o número máximo de formadores de liquidez por cada valor, de acuerdo con los criterios que definan en sus reglamentos.

Corresponde a las bolsas de valores o a los sistemas de negociación de valores hacer seguimiento al cumplimiento de las obligaciones y prohibiciones aplicables a las sociedades comisionistas de bolsa de valores que actúen como formadores de liquidez en sus respectivos sistemas. Igualmente, es un deber de las bolsas de valores y de los sistemas de negociación de valores informar a la SFC y a los organismos de autorregulación del mercado de valores, cualquier incumplimiento relacionado con los deberes y prohibiciones aplicables a los formadores de liquidez.

Así mismo, las bolsas de valores o los sistemas de negociación de valores pueden suspender preventivamente las actividades del formador de liquidez de acuerdo con lo establecido en sus reglamentos, cuando se presente un comportamiento inusual del precio del valor sobre el cual ejerce la actividad de formador de liquidez. Lo anterior sin perjuicio de las medidas disciplinarias y correctivas que pueden imponer la SFC y el organismo de autorregulación del mercado de valores, respectivamente.

De acuerdo con lo dispuesto en el parágrafo 2 del art. 2.9.17.1.2 del Decreto 2555 de 2010, cuando las actuaciones como formadores de liquidez se realicen sobre valores cuyo emisor sea una bolsa de valores o un administrador de un sistema de negociación de valores o una entidad vinculada a estos, las mismas requieren autorización previa y particular de la SFC, para lo cual debe informarse de manera clara y precisa el esquema de beneficios o incentivos.

El concepto de vinculado aplicable es el previsto en el literal b. del numeral 2 del art. 7.3.1.1.2 del presente Decreto.

7. CONTENIDO DE LOS REGLAMENTOS DE LAS BOLSAS DE VALORES O SISTEMAS DE NEGOCIACIÓN DE VALORES.

Las bolsas de valores o los sistemas de negociación de valores que habiliten en sus sistemas la realización de operaciones que corresponden a la actividad de formadores de liquidez sobre valores inscritos en el RNVE o listados en sistemas de cotización de valores del extranjero autorizados, deben incorporar en sus reglamentos, como mínimo, lo siguiente:

7.1. Condiciones y reglas generales de funcionamiento del respectivo programa, incluyendo las aplicables al retiro del programa y las consecuencias en caso de incumplimiento. Lo anterior, sin perjuicio de las facultades de la SFC y los organismos de autorregulación del mercado de valores.

7.2. Calidades generales y requisitos que deben acreditar las sociedades comisionistas de bolsa de valores que decidan participar en los programas de formadores de liquidez, los cuales deben incluir aspectos como suficiencia de recursos financieros, capacidad operativa, técnica y de recursos que les permitan cumplir con sus obligaciones como formador de liquidez.

7.3. Criterios aplicables de acceso y de retiro, los cuales deben ser objetivos y públicos.

7.4. Mecanismos a través de los cuales divulgará al público en general la información sobre las sociedades comisionistas de bolsa de valores que realizan actividades como formador de liquidez, los valores objeto de las mismas, los montos y número de valores negociados, la fecha de inicio de la actividad, así como las fechas en las cuales su condición como formador de liquidez fue suspendida o cancelada. Esta información debe ser reportada igualmente a la SFC y al organismo de autorregulación del mercado de valores.

8. MONITOREO Y SUPERVISIÓN.

Las actividades que realicen las sociedades comisionistas de bolsa de valores como formadores de liquidez están sujetas a la supervisión permanente del organismo de autorregulación al cual pertenezca la respectiva entidad, con el fin de evitar e identificar posibles conductas o situaciones de incumplimiento de la normativa vigente ligadas a su condición de formadores de liquidez, sin perjuicio de las facultades y funciones que correspondan a la SFC.

TÍTULO IV.

PROVEEDORES DE INFRAESTRUCTURA Y OTROS AGENTES.

CAPÍTULO I.

BOLSAS DE VALORES.

1. APLICACIÓN EXTENSIVA.

Las disposiciones contenidas en el Capítulo III, Título IV de la Parte III de esta Circular son aplicables a las bolsas de valores en su condición de administradores de sistemas de negociación de valores.

2. OPERACIONES DE DEMOCRATIZACIÓN REALIZADAS A TRAVÉS DE BOLSA.

Las compraventas que se realicen en las bolsas de valores en desarrollo de lo dispuesto por el art. 60 de la Constitución Política y la Ley 226 de 1995 y el art. 2.10.6.1.1 del Decreto 2555 de 2010, o en virtud de operaciones de democratización que para los efectos de la presente Circular expresamente califique en tal sentido la SFC, deben someterse al régimen especial que para el efecto consagren los reglamentos de la bolsa, de acuerdo con el cual la oferta puede sujetarse a las siguientes reglas:

2.1. Que las condiciones de adquisición sean fijas y uniformes para todos los inversionistas.

2.2. Que el número de acciones o bonos convertibles que puede adquirir cada inversionista se encuentre limitado.

2.3. Que en el caso en que el número de títulos demandados exceda el total de títulos ofrecidos, se prevea un mecanismo de prorrateo.

2.4. Que cuando se trate de la enajenación de acciones por parte de entidades públicas la oferta se condicione a que los aceptantes reúnan determinadas calidades, siempre que las mismas tengan por objeto democratizar la sociedad o desarrollar dicha democratización, o tenga por propósito permitir la participación de las organizaciones solidarias y de trabajadores, todo ello de acuerdo con la ley.

Igualmente, cuando se trate de operaciones que se realicen en desarrollo de lo dispuesto por la Ley 226 de 1995, la oferta debe sujetarse a que los compradores reúnan las calidades a que se refieren dichas disposiciones.

CAPÍTULO II.

SOCIEDADES CALIFICADORAS DE VALORES.

1. SOCIEDADES CALIFICADORAS INTERNACIONALMENTE RECONOCIDAS.

Esta Superintendencia considera que se está en presencia de una sociedad calificadora de riesgos o valores internacionalmente reconocida cuando sea una entidad que cumpla con los siguientes requisitos:

1.1. Cuente con el "reconocimiento" o "autorización", según el caso, de la autoridad administrativa de su país de origen para ejercer la actividad de calificación de valores.

1.2. Haya calificado instrumentos para efectos de su negociación, en más de un mercado donde exista una bolsa internacionalmente reconocida, y

1.3. Divulgue y publique corrientemente una valoración sobre la capacidad para atender un crédito por parte de un sujeto obligado con respecto a un título específico que circule como valor o a un instrumento del mercado monetario, siempre que uno y otro se transen en mercados públicos de valores, donde funcionen bolsas internacionalmente reconocidas.

Con el propósito de facilitar el análisis de los criterios aquí establecidos, puede consultarse el registro que sobre el particular mantiene la SEC en relación con los mercados de valores que internacionalmente merecen el mayor reconocimiento, bajo la sigla “NRSRO”, a la que se puede acceder a través de la siguiente página web www.sec.gov

2. INFORMACIÓN SOBRE CALIFICACIONES Y REVISIONES DE LAS MISMAS.

De conformidad con el art. 2.22.2.1.3. y siguientes del Decreto 2555 de 2010 las sociedades calificadoras de valores deben divulgar al mercado y al público en general los resultados tanto de los procesos iniciales de calificación que adelanten como de las revisiones periódicas que se realicen de tales calificaciones.

En consideración a lo expuesto y con el propósito fundamental de propender por el mejoramiento de la transparencia, claridad y oportunidad con las que se comunican al mercado y al público en general los resultados de las calificaciones o revisiones que practiquen, las sociedades calificadoras deben tener en cuenta las siguientes instrucciones:

2.1 INFORMACIÓN AL MERCADO.

La información correspondiente a las calificaciones y sus respectivas revisiones debe ser divulgada a la SFC, a los sistemas de negociación en los que se vayan a negociar los valores y debe ser publicada en su página de internet para conocimiento del público en general de acuerdo con lo establecido en el Título 2 del Libro 22 del Decreto 2555 de 2010, y en las oportunidades allí señaladas sin que se presenten demoras o retrasos injustificados.

La remisión de la información a los sistemas de negociación de valores sobre las calificaciones debe realizarse de manera inmediata al vencimiento del plazo de que trata el inciso primero del art. 2.22.2.1.3. del Decreto 2555 de 2010 de acuerdo al procedimiento que éstas establezcan mediante correo electrónico, medio magnético o vía fax.

En el caso de las revisiones periódicas o revisiones que tengan su origen en la ocurrencia de hechos que por su naturaleza sean susceptibles de alterar la capacidad de efectuar los pagos de los correspondientes valores o del emisor, el resultado de las mismas debe ser comunicado a la SFC, a los sistemas de negociación de los valores, al mercado, al público en general una vez concluya la sesión de la junta directiva en la cual se haya adoptado la respectiva decisión.

Las sociedades calificadoras deben implementar en su página web un cuadro informativo sobre todas las calificaciones que han otorgado con su respectiva evolución, señalando la fecha correspondiente a cada revisión. La información debe mantenerse actualizada y organizada según la modalidad de calificación (portafolios colectivos, emisiones de valores, endeudamiento de entidades y capacidad de pago de siniestros). Estas sociedades pueden disponer formas adicionales de organización y de divulgación de la información al público.

2.2. CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN.

Cuando las sociedades calificadoras divulguen el resultado de las calificaciones y de las revisiones periódicas deben incluir en caracteres destacados, como mínimo, la siguiente información:

2.2.1. CALIFICACIÓN DE UNA EMISIÓN DE VALORES.

2.2.1.1. Identificación de la emisión: por ejemplo bonos ordinarios del banco XX;

2.2.1.2. Denominación o razón social del emisor y, para el caso de titularizaciones, deberá indicarse también la del agente de manejo del proceso de titularización;

2.2.1.3. Identificación de los valores objeto de calificación y la serie a que pertenecen, si fuere el caso;

2.2.1.4. Características más relevantes de la emisión;

2.2.1.5. Sociedad calificadora que efectúa la calificación;

2.2.1.6. Condición de primera calificación o de revisión;

2.2.1.7. Propósito de la calificación o revisión;

2.2.1.8. Calificación asignada en caracteres destacados;

2.2.1.9. Significado de la calificación asignada, según el texto de las escalas consignadas en el reglamento de la respectiva sociedad calificadora de valores;

2.2.1.10. Fecha de otorgamiento de la calificación o de la última revisión;

2.2.1.11. Advertencia, en caracteres destacados, mediante la cual se informe que la calificación no implica recomendación para comprar, vender o mantener un valor, ni implica una garantía de pago del título sino una evaluación sobre la probabilidad de que el capital del mismo y sus rendimientos sean cancelados oportunamente.

2.2.2. CALIFICACIÓN DEL ENDEUDAMIENTO DE UNA ENTIDAD.

2.2.2.1. Denominación o razón social de la entidad;

2.2.2.2. Sociedad calificadora que efectúa la calificación;

2.2.2.3. Indicación del tipo de calificación, es decir, si corresponde al endeudamiento de corto o largo plazo de la entidad;

2.2.2.4. Condición de primera calificación o de revisión;

2.2.2.5. Propósito de la calificación o revisión;

2.2.2.6. Calificación asignada en caracteres destacados;

2.2.2.7. Significado de la calificación asignada, según el texto de las escalas consignadas en el reglamento de la respectiva sociedad calificadora de valores;

2.2.2.8. Fecha de otorgamiento de la calificación o de la última revisión;

2.2.2.9. Advertencia, en caracteres destacados, mediante la cual se informe que la calificación no implica recomendación para comprar, vender o mantener un valor, ni implica una garantía de pago del título sino una evaluación sobre la probabilidad de que el capital del mismo y sus rendimientos sean cancelados oportunamente.

2.2.3. CALIFICACIÓN DE LOS FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA.

2.2.3.1. Identificación del fondo;

2.2.3.2. Denominación o razón social del administrador;

2.2.3.3. Sociedad calificadora que efectúa la calificación;

2.2.3.4. Condición de primera calificación o de revisión;

2.2.3.5. Propósito de la calificación o revisión;

2.2.3.6. Calificación asignada en caracteres destacados; indicando en todo caso, la correspondiente a la calificación administrativa y operativa, a la de mercado y a la de crédito.

2.2.3.7. Significado de la calificación asignada, según el texto de las escalas consignadas en el reglamento de la respectiva sociedad calificadora de valores;

2.2.3.8. Fecha de otorgamiento de la calificación o de la última revisión;

2.2.3.9. Advertencia, en caracteres destacados, mediante la cual se informe que la calificación no implica recomendación para hacer o mantener la inversión o suscripción en el fondo, sino una evaluación sobre el riesgo de administración y operacional del portafolio por una parte, y sobre los riesgos de crédito y de mercado a que está expuesto el mismo.

2.2.4. CALIFICACIÓN DE CAPACIDAD DE PAGO DE SINIESTROS DE LA ENTIDAD ASEGURADORA.

2.2.4.1. Denominación o razón social de la compañía de seguros;

2.2.4.2. Sociedad calificadora que efectúa la calificación;

2.2.4.3. Condición de primera calificación o de revisión;

2.2.4.4. Propósito de la calificación o revisión;

2.2.4.5. Calificación asignada, en caracteres destacados, con independencia de sí se trata de una calificación o de su revisión;

2.2.4.6. Significado de la calificación asignada, según el texto de las escalas consignadas en el reglamento de la respectiva sociedad calificadora de valores;

2.2.4.7. Fecha de otorgamiento de la calificación o de la última revisión;

2.2.4.8. Advertencia, en caracteres destacados, mediante la cual se informe que la calificación no implica recomendación para contratar los seguros con la respectiva entidad aseguradora, ni implica una garantía de pago de los siniestros sino una evaluación sobre la probabilidad de que los mismos sean pagados oportunamente.

La información que divulgue la sociedad calificadora en su página web y la que remita a esta Superintendencia y a los sistemas de negociación de valores debe incluir además de los datos anteriores, una síntesis de las conclusiones del estudio técnico que exponga sucintamente las razones de la calificación otorgada, la cual debe hacer referencia a todos y cada uno de los factores de riesgo según la metodología de calificación remitida a la SFC.

CAPÍTULO III.

SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DE SISTEMAS DE NEGOCIACIÓN DE VALORES Y SISTEMAS DE REGISTRO DE OPERACIONES SOBRE VALORES.

1. CONTENIDO DE LOS COMPROBANTES DE LIQUIDACIÓN.

Sin perjuicio de lo dispuesto en los reglamentos de los sistemas de negociación de renta variable, los comprobantes de las operaciones que se celebren por intermedio de las sociedades administradoras de sistemas de negociación de valores deben contener además de las condiciones mínimas que permitan identificar la operación celebrada, las siguientes:

1.1 Tasa efectiva de registro de los valores transados.

1.2. Tasa neta efectiva comprador o tasa neta efectiva de cesión, según sea el caso.

1.3. Valor de la comisión expresada en pesos y como diferencia en puntos porcentuales entre la tasa efectiva de registro de los valores transados y la tasa neta efectiva comprador o tasa neta efectiva de cesión, según sea el caso.

1.4. Comisión total generada por la transacción expresada como diferencia en puntos porcentuales entre la tasa neta efectiva comprador y la tasa neta efectiva de cesión.

1.5. Modalidad correspondiente a la operación celebrada.

CAPÍTULO IV.

PROVEEDORES DE PRECIOS.

1. RECONOCIMIENTO EN EL EXTRANJERO.

Se consideran sociedades extranjeras reconocidas por desarrollar, de manera profesional, la proveeduría de precios para valoración, aquellas que cuenten con experiencia igual o superior a 5 años desarrollando en el exterior las actividades a que se refiere el art. 2.16.1.2.4 del Decreto 2555 de 2010.

La anterior experiencia se puede demostrar directamente o por conducto de sus entidades vinculadas o por su beneficiario real, siempre y cuando la entidad que acredite la experiencia respectiva se encuentre bajo la supervisión de una autoridad con funciones públicas o de un ente con funciones de autorregulación, según corresponda en su jurisdicción.

2. LA ACTIVIDAD.

La prestación habitual y profesional del servicio de cálculo, determinación y proveeduría o suministro de información para valoración de inversiones, así como la creación y expedición de las metodologías de valoración y de los reglamentos de los sistemas de valoración, son actividades exclusivas de los proveedores de precios para valoración que se constituyan en Colombia.

<Inciso modificado por la Circular 24 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Los proveedores de precios son los encargados de suministrar la información con la que las entidades sometidas a inspección y vigilancia de la SFC deben valorar sus inversiones, de conformidad con lo dispuesto en el art. 2.16.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010 y lo dispuesto en los Capítulos I-1, XI y XVIII de la CBCF.

Lo anterior, sin perjuicio de las actividades consagradas en el parágrafo 1 del art. 5.3.1.1.9 del Decreto 2555 de 2010, las cuales pueden ser desarrolladas por los proveedores de información.

2.1. ÁMBITO DE APLICACIÓN.

Las instrucciones contenidas en el presente Capítulo son aplicables a las sociedades constituidas en Colombia como proveedores de precios para valoración en lo concerniente a su funcionamiento; a los proveedores de infraestructura, excluidas las entidades administradoras de sistemas de pago de bajo valor, en lo que hace referencia al suministro de información a los proveedores de precios para valoración; y, en general, a todas las entidades sometidas a inspección y vigilancia de la SFC que tengan portafolios de inversiones, sean éstos propios o de terceros, para su valoración.

2.2. DEFINICIONES.

Para efectos de lo dispuesto en el presente capítulo se adoptan las siguientes definiciones:

2.2.1. Inversiones: Los activos o instrumentos a que se refiere el art. 2.16.1.2.1 del Decreto 2555 de 2010.

2.2.2. Información para valoración: En desarrollo de lo dispuesto en el parágrafo del art. 2.16.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010, se considera información para valoración los precios, tasas de interés, tasas de descuento, curvas de referencia, márgenes e índices, entre otros, que calculen, determinen y/o provean los proveedores de precios para valoración.

<Inciso adicionado por la Circular 24 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> En el caso en que el proveedor de precios para valoración realice análisis de variables y/o calcule factores para la medición de riesgos financieros necesarios en la gestión de activos y pasivos por parte de las entidades, esta se debe considerar como información para valoración de acuerdo a lo establecido en el art. 2.16.1.2.4 del Decreto 2555 de 2010.

2.2.3. Segmentos de mercado:

En adelante, se entenderán por segmentos de mercado los siguientes:

2.2.3.1. La totalidad de las inversiones que hacen parte del balance de la entidad vigilada.

2.2.3.2. Para efectos de las entidades vigiladas obligadas a consolidar, y de aquellas obligadas a remitir a esta Superintendencia estados financieros combinados, se entiende por segmento de mercado la totalidad de las inversiones que hacen parte del balance consolidado y/o combinado, según corresponda.

2.2.3.2 <Inciso modificado y numerado por la Circular 24 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Las inversiones de los fondos de terceros, y en general cualquier instrumento de inversión colectiva tales como patrimonios autónomos, fondos de inversión colectiva, universalidades y portafolios de terceros.

2.2.4 <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Fallas en el suministro de información para valoración y/o precios: se entenderá como una falla en el suministro de información, el evento en el cual un proveedor de precios para valoración: i) Haya realizado la publicación definitiva de la información para valoración y esta se encuentre incorrecta o incompleta o contenga errores producidos por fallas operativas en la aplicación de la metodología de valoración correspondiente; ii) No haya realizado la publicación definitiva de la información oficial para valoración en los horarios establecidos en los manuales de valoración o en sus respectivos reglamentos.
<Notas de Vigencia>

- Numeral adicionado, a partir del 1 de enero de 2021, por la Circular 24 de 2020, "Instrucciones relacionadas con la actividad de proveeduría de precios en el mercado y valoración de inversiones de las entidades vigiladas", publicada en el Boletín Ministerio de Hacienda, Capítulo Superintendencia Financiera de Colombia, No. 546 de 10 de julio de 2020.

2.2.5 <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Marco de Gestión de Metodologías (MGM): Conjunto de políticas y procedimientos técnicos y metodológicos para la identificación, medición, control y monitoreo del desempeño de las metodologías para la valoración de activos financieros.

3. DE LOS PROVEEDORES DE PRECIOS PARA VALORACIÓN.

3.1. FUNCIONES ESPECIALES DE LA JUNTA DIRECTIVA.

En adición a las funciones contempladas en el C.Cio., en los estatutos sociales, en el art. 2.16.1.2.8 del Decreto 2555 de 2010 y demás normas aplicables, corresponde a la junta directiva de los proveedores de precios para valoración el cumplimiento de las siguientes funciones:

3.1.1. Aprobar el reglamento de funcionamiento y sus modificaciones, el cual debe contener el reglamento del sistema de valoración y el reglamento del proceso para la impugnación, señalados en el art. 2.16.1.2.9 ibídem.

3.1.2. Aprobar el código de conducta a que se refiere el numeral 10 del art. 2.16.1.2.12 del Decreto 2555 de 2010, así como sus modificaciones.

3.1.3. Aprobar el manual contentivo de las políticas y medios que se utilizarán para proveer o suministrar información para la valoración de inversiones, señalado en el numeral 12 del art. 2.16.1.2.12 del Decreto 2555 de 2010, así como sus modificaciones.

3.1.3 <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Aprobar el Marco de Gestión de las Metodologías de valoración (MGM), así como los métodos y procedimientos señalados en el numeral 3.4.1., y en el numeral 3.4.2 de este Capítulo.

3.2. OBLIGACIONES ESPECIALES DE LOS PROVEEDORES DE PRECIOS PARA VALORACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

En adición a las obligaciones especiales de las que trata el artículo 2.16.1.2.12 del Decreto 2555 de 2010, los proveedores de precios para valoración deben:

3.2.1. Incluir dentro de los contratos suscritos con sus clientes, causales de terminación unilateral del contrato de prestación de servicios y/o suministro de información para valoración de inversiones.

3.2.2. Incluir en los contratos los acuerdos de nivel de servicio, así como cláusulas de responsabilidad contractual por incumplimiento en la prestación del servicio y/o suministro de información para la valoración de inversiones, en los términos definidos en el reglamento.

3.2.3 Informar a sus clientes, a la SFC y a la AMV, cuando se presenten fallas en el suministro de información para valoración, el mismo día en que ocurran dichas contingencias. De igual manera, los proveedores de precios para valoración deben comunicar los impactos que dicha falla puede generar en el mercado, así como los mecanismos que utilizará para solucionarla. Adicionalmente, los proveedores de precios deben señalar cuales son los nuevos esquemas de control que implementarán con el fin de prevenir que eventos similares vuelvan a presentarse.

3.2.4 Desarrollar procedimientos operativos y metodológicos que le permitan al proveedor de precios para valoración, la verificación de la información suministrada a sus clientes.

3.2.5. Cuando el proveedor de precios para valoración preste servicios de cálculo y análisis de variables o factores de riesgo como insumo para la medición de riesgos financieros necesarios para la gestión de activos y pasivos de sus clientes, o cualquier otro tipo de actividad contemplada en el artículo 2.16.1.2.4 del Decreto 2555 de 2010, debe mantener a disposición de la SFC, los organismos de autorregulación y de sus clientes, las metodologías, fórmulas matemáticas, o cualquier tipo de información relacionada con el procedimiento de cálculo del servicio prestado.

Adicionalmente, el proveedor de precios para valoración debe garantizar que los métodos y/o los procedimientos de cálculo de las variables o factores de riesgo que suministre, guardan integridad con sus metodologías de valoración y se encuentran soportada por documentación técnica.

3.3. COMPOSICIÓN DEL COMITÉ DE VALORACIÓN.

En desarrollo de lo dispuesto en el art. 2.16.1.2.10 del Decreto 2555 de 2010, el comité de valoración debe tener por lo menos 7 miembros, de los cuales al menos 3 deben tener la calidad de independiente. Cuando dicho comité tenga un número mayor a 7 miembros, se debe respetar la proporción mínima de miembros independientes establecida en dicho artículo.

Adicionalmente, corresponde a la junta directiva del proveedor de precios para valoración, establecer las condiciones mínimas referentes a la capacidad técnica e idoneidad de la totalidad de los miembros del comité de valoración. Dichas condiciones deben quedar expresamente establecidas en el reglamento de funcionamiento de la entidad.

3.4. OBLIGACIONES ESPECIALES DEL COMITÉ DE VALORACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Adicionalmente a las obligaciones contenidas en el artículo 2.16.1.2.9 del Decreto 2555 de 2010, corresponde a los miembros del comité de valoración las siguientes funciones:

3.4.1. Proponer a la junta directiva, un MGM tendiente a realizar una supervisión continúa del desempeño de las metodologías de valoración. Dicho marco debe contener como mínimo las siguientes fases:

3.4.1.1 Fase de diseño y desarrollo: hace referencia al proceso de estudio y posterior estructuración de las metodologías de valoración, así como, de sus modificaciones. Este proceso debe contemplar las siguientes directrices: i) definición objetiva de la finalidad de cada metodología o modificación, ii) revisión de la documentación académica y/o empírica que respaldan las distintas metodologías de valoración. Dicha validación debe garantizar que el diseño y la construcción de las metodologías sean consistentes con las más recientes investigaciones académicas publicadas y con las prácticas de la industria local e internacional. Adicionalmente, debe evaluarse los supuestos claves de cada modelo, así como, los mecanismos o procedimientos de selección de los datos insumo, de manera que se garanticen que los mismos son representativos del mercado, iii) evaluación de la calidad y la pertinencia de la información utilizada como insumo de valoración de cada metodología y iv) procedimientos de pruebas para evaluar que las metodologías arrojen resultados que sean representativos del mercado.

3.4.1.2 Fase de implementación: se refiere al momento a partir del cual una metodología de valoración y/o modificación ha surtido todo el trámite de expedición, y, por tanto, está siendo utilizada en el proceso de valoración. En esta etapa, se debe considerar todas las actividades concernientes para que tanto operativa y técnicamente las metodologías implementadas sean aplicadas de manera correcta y eficiente en todo el proceso de valoración.

3.4.1.3 Fase de validación: se refiere al conjunto de procesos destinados a verificar el adecuado funcionamiento de las metodologías de valoración. Por lo tanto, todos los componentes del proceso de valoración (entrada, procesamiento y resultados) deben ser sujetos de evaluación. El proceso de validación debe comprender los siguientes componentes: i) Monitoreo: los proveedores de precios para valoración deben diseñar e implementar un programa de pruebas y evaluación periódica del desempeño, robustez, sensibilidad y estabilidad de sus metodologías, que incluya la verificación de procesos y evaluación comparativa de las mismas. Asimismo, los proveedores de precios para valoración deben realizar de ser posible, una evaluación comparativa de los precios que hayan sido transados con los precios que son objeto de valoración, ii) Evaluación: comprende el proceso de análisis de los resultados de los precios y/o información con el objetivo de verificar y confirmar la calidad de estos. La evaluación debe basarse en pruebas estadísticas u otras medidas cuantitativas, dependiendo de las características propias de cada metodología, así mismo, podrá incluir el juicio experto de los miembros de Comité de Valoración. En cualquier caso, los proveedores de precios para valoración deben respaldar y documentar tanto la elección de las pruebas a practicar, así como, la interpretación de los resultados de estas.

Los proveedores de precios para valoración deben documentar adecuadamente todas las fases que hagan parte del marco de gestión de las metodologías de valoración, los resultados de las fases de diseño y desarrollo y de validación, las limitaciones y/o fallas observadas y sus mecanismos de resolución. Asimismo, los proveedores de precios para valoración deben implementar y asegurar la correcta ejecución del marco de gestión de las metodologías de valoración descritos en el presente Capítulo y los riesgos asociados a estos, una vez sean aprobados por la junta directiva.

Adicionalmente, el proveedor de precios para valoración es responsable de notificar a los clientes sobre los cambios que se realicen a las metodologías de valoración, con el fin de que estos realicen las adecuaciones pertinentes derivadas de dichos ajustes.

3.4.2. Proponer a la junta directiva, la inclusión dentro del reglamento de funcionamiento, un protocolo o procedimiento de carácter general, que incluya lo establecido en el art 2.16.1.2.9 del Decreto 2555 de 2010, así como un procedimiento relativo a los aspectos mínimos a evaluar, cuando el proveedor de precios para valoración realice las verificaciones de las impugnaciones conforme a lo señalado en el numeral 3.10 de este Capítulo.

3.4.3. Presentar semestralmente un informe dirigido a la junta directiva, la auditoría interna y sus clientes, en el cual los miembros del Comité de Valoración presenten los resultados obtenidos de la ejecución del MGM del que trata el numeral 3.4.1 de este Capítulo.

3.4.4. Los procedimientos, manuales y/o protocolos derivados de las obligaciones contenidas en los numerales 3.4.1 y 3.4.2 deben ser revisados como mínimo una vez al año.

3.5. PROVEEDURÍA DE PRECIOS PARA LA VALORACIÓN DE INVERSIONES.

El proveedor de precios para valoración designado por el cliente como oficial para un segmento de mercado, según lo establecido en el subnumeral 4.2 del presente Capítulo, debe suministrar precios para aquellas inversiones que éste tenga en dicho segmento. Dicha obligación incluye el suministro de precios para días hábiles y no hábiles.

Tratándose de los instrumentos financieros derivados básicos con excepción de los futuros, el proveedor de precios debe suministrar la información para valoración según lo dispuesto en el subnumeral 2.2.2. del presente Capítulo.

Adicionalmente, el proveedor de precios para valoración designado por el cliente como oficial para un segmento de mercado, según lo establecido en el subnumeral 4.2 del presente Capítulo, debe suministrar las curvas y márgenes de valoración para aquellas inversiones que éste tenga en dicho segmento, con el propósito de calcular el riesgo de mercado de dichas inversiones según lo establecido en el Capítulo XXI de la CBCF.

<Inciso adicionado por la Circular 24 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> De igual forma y de conformidad con lo señalado en el numeral 3.4.4 de este Capítulo, los procedimientos, manuales y/o protocolos derivados de las obligaciones contenidas en los numerales 3.4.1 y 3.4.2 deben ser actualizados por parte del proveedor de precios para valoración, como mínimo una vez al año. <Notas de Vigencia>

- Inciso adicionado, a partir del 1 de enero de 2021, por la Circular 24 de 2020, "Instrucciones relacionadas con la actividad de proveeduría de precios en el mercado y valoración de inversiones de las entidades vigiladas", publicada en el Boletín Ministerio de Hacienda, Capítulo Superintendencia Financiera de Colombia, No. 546 de 10 de julio de 2020.

3.6. REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO.

De conformidad con lo dispuesto en el art. 2.16.1.2.11 del Decreto 2555 de 2010 los proveedores de precios para valoración deben adoptar un reglamento de funcionamiento, el cual debe contemplar la manera como desarrollan su objeto social, contener el reglamento del sistema de valoración y el reglamento del proceso para la impugnación, señalados en el art. 2.16.1.2.9 ibídem.

En adición a lo anterior, el reglamento de funcionamiento debe contener, como mínimo, lo siguiente:

<3.6.1> 3.4.1. Procedimientos para su aprobación y modificación.

<3.6.2> 3.4.2. Derechos y obligaciones de los clientes;

<3.6.3> 3.4.3. Derechos, facultades y obligaciones del proveedor de precios;

<3.6.4> 3.4.4. Los requisitos que deben cumplir los administradores, los funcionarios que participen en las funciones técnicas de la proveeduría de precios, y los miembros del comité de valoración, en cuanto a la capacidad e idoneidad para el adecuado desarrollo de su objeto social;

<3.6.5> 3.4.5. Los mecanismos a través de los cuales se solucionarán las controversias o conflictos que se presenten por las actividades previstas en los numerales 1 y 2 del Art. 2.16.1.2.4 del Decreto 2555 de 2010;

<3.6.6> 3.4.6. El procedimiento de creación y modificación de las metodologías de valoración, el cual debe incluir una etapa de divulgación previa a los clientes, salvo en el caso de eventos no previstos;

<3.6.7> 3.4.7. Las reglas de quórum y mayorías necesarias al interior del comité de valoración, garantizando que la proporción de miembros independientes, establecida en el numeral 2.2 de este Capítulo se cumpla para la toma de decisiones;

3.6.8 <Numeral modificado por la Circular 24 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> La descripción general de los mecanismos o medios que serán utilizados para la divulgación de la información para valoración a sus clientes; la cual debe indicar como mínimo el número de decimales publicado como información producto de valoración y el criterio empleado bien sea redondeo o truncamiento.

<3.6.9> 3.4.9. La política no discriminatoria de acceso de los clientes a los servicios o derechos del proveedor de precios;

<3.6.10> 3.4.10. Los criterios generales y objetivos en materia de tarifas. Las políticas tarifarias y las tarifas aplicadas deben ser divulgadas en su sitio web;

<3.6.11> 3.4.11. Descripción de los procedimientos para gestionar los eventos no previstos en las metodologías de valoración. En todo caso, si el procedimiento deriva en la implementación de una metodología alternativa o de contingencia, ésta se implementará transitoriamente, hasta tanto sea aprobada por el comité de valoración y por la junta directiva, momento a partir del cual podrá tener el carácter de definitiva. En todo caso, la aprobación por parte del comité de valoración y la junta directiva no podrá ser mayor a 5 días hábiles después de implementada dicha metodología;

<3.6.12> 3.4.12. La descripción de las actividades de cálculo y análisis de variables o factores de riesgo, así como de las actividades complementarias que realizará el proveedor de precios para valoración en desarrollo de lo dispuesto en el parágrafo del art. 2.16.1.2.4 del Decreto 2555 de 2010;

3.6.13 <Subnumeral adicionado por la Circular 24 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> La descripción general de los mecanismos o procedimientos establecidos para gestionar adecuadamente el MGM, del que trata el numeral 3.4.1 de este Capítulo;

3.6.14 <Subnumeral adicionado por la Circular 24 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> La descripción de los procedimientos para manejar las contingencias asociadas a las fallas en el suministro de información para valoración, de que trata el numeral 2.2.4 de este Capítulo, que incluya por lo menos: i) los mecanismos y/o canales de aviso a sus clientes, respecto del estado de la situación y la periodicidad de actualización de la misma; ii) los tiempos máximos dentro de los cuales se adelantará el restablecimiento del servicio o cumplimiento de la publicación de precios y el manejo de eventos en los cuales no podrá suministrarse el servicio, dado el nivel de afectación generado por la contingencia; iii) los eventos en los cuales se podrá realizar la corrección de la información de los precios para valoración.

<3.6.15> 3.4.13. Los demás aspectos que solicite la SFC, para preservar el adecuado funcionamiento de la proveeduría de precios para valoración.

El reglamento de funcionamiento, así como sus modificaciones, deben ser autorizados previamente por la SFC.

3.7. METODOLOGÍAS DE VALORACIÓN.

<Inciso modificado por la Circular 24 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Los proveedores de precios deben expedir y suministrar a sus clientes, a la SFC y a los organismos de autorregulación del mercado de valores, las metodologías de valoración de inversiones necesarias para el desarrollo de su objeto social, las cuales deben atender los objetivos y criterios generales establecidos para ello en los Capítulos I-1, XI y XVIII de la CBCF.

De conformidad con lo establecido en el numeral 11 del art. 2.16.1.2.12 del Decreto 2555 de 2010, dichas metodologías deben estar soportadas técnica, estadística y matemáticamente, y contener como mínimo lo siguiente:

3.7.1 <Subnumeral modificado por la Circular 24 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Los supuestos y parámetros empleados en su estimación y, en general, los modelos de medición, cálculo y análisis utilizados en su elaboración deben ser confiables y representativos del mercado;

<3.7.2> 3.5.2. Las fuentes de información, primarias y alternativas, que son necesarias para la implementación de la metodología, y el mecanismo que se utilizará para garantizar que dicha información sea oportuna, confiable y representativa del mercado. Para el cálculo, determinación y proveeduría o suministro de información actualizada para la valoración, se debe tener en cuenta la información proveniente de los sistemas de negociación y registro de operaciones, atendiendo los criterios que el proveedor de precios establezca en sus metodologías de valoración;

<3.7.3> 3.5.3. Los procedimientos, criterios y periodicidad bajo los cuales se realizará la revisión y, cuando haya lugar, actualización de los modelos, variables, supuestos y criterios técnicos, estadísticos y matemáticos que soportan las respectivas metodologías, y cuyos supuestos, parámetros, modelos y resultados –en general, metodologías de valoración- deben presentarse de manera oportuna al comité de valoración para su respectivo análisis, evaluación y aprobación;

<3.7.4> 3.5.4. Los horarios para el suministro de la información. En desarrollo de lo anterior, se debe incluir: la hora máxima del primer reporte de información del día; el plazo para hacer uso del mecanismo de impugnación; el plazo para dar respuesta a la impugnación; y la hora de publicación de la información oficial para la valoración. La información para valoración debe suministrarse en un mismo momento para todos sus clientes.

<3.7.5> 3.5.5. Los mecanismos que garanticen la identificación estandarizada de las distintas inversiones objeto de la respectiva metodología, como su código ISIN, nemotécnico y características faciales principales;

<Inciso modificado por la Circular 24 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Las metodologías de valoración, así como sus modificaciones, deben ser remitidas a esta Superintendencia por lo menos 15 días hábiles antes de la fecha de su implementación. Así mismo, las metodologías de valoración alternativas o de contingencia a que se refiere el subnumeral 3.6.11. del presente Capítulo, si se llegase a requerirlas, deben ser informadas a esta Superintendencia en forma inmediata.

<Inciso adicionado por la Circular 24 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Las metodologías de valoración, así como sus modificaciones, que hayan surtido el trámite de no objeción tendrán un plazo máximo de implementación de seis (6) meses. Si cumplido este plazo el proveedor de precios para valoración no ha implementado la nueva metodología, el proveedor debe surtir nuevamente el trámite de expedición y/o modificación correspondiente ante la SFC.

Las metodologías de valoración, así como sus modificaciones, deben ser remitidas a los organismos de autorregulación del mercado de valores en un plazo no mayor a 2 días hábiles después de implementadas.

La SFC puede objetar las metodologías de valoración, así como sus modificaciones, en cualquier momento.

En aquellos casos en los cuales la SFC presente objeciones a las nuevas metodologías de valoración de inversiones o a las modificaciones propuestas, el proveedor de precios debe continuar aplicando la metodología que venía utilizando hasta tanto se subsanen las causas que dieron origen a la objeción. Una vez realizados los respectivos ajustes, la nueva metodología o las modificaciones propuestas pueden ser implementadas transcurridos 5 días hábiles contados a partir de la presentación de la solicitud. No obstante en caso de que la solicitud tenga un término mayor para su implementación se preferirá el mismo.

Por otra parte, en los casos en los cuales esta Superintendencia objete una metodología que se esté aplicando, el proveedor de precios debe presentar a la mayor brevedad y, en todo caso, en un plazo no mayor a 5 días hábiles después de notificada dicha objeción, las modificaciones a las metodologías existentes. De igual forma, desde el momento de la objeción y hasta 5 días hábiles después de presentada la modificación, el proveedor de precios debe utilizar la metodología de contingencia existente a la que se refiere el subnumeral 3.4.11. <3.6.11>  del presente Capítulo, siempre y cuando la propuesta de modificación no sea objetada, caso en el cual se debe continuar con la metodología de contingencia. La SFC autorizará de manera particular, los casos en los que considere que se requiere de un plazo mayor para presentar las modificaciones mencionadas.

La objeción de una metodología de valoración en ningún caso tendrá efecto retroactivo respecto de los precios calculados y/o publicados con anterioridad al momento en que dicha objeción se resuelva.

3.8. INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN.

La infraestructura tecnológica del proveedor de precios debe garantizar que la información procesada y generada por éste, cumpla con los principios básicos de seguridad y calidad. Así mismo, debe estar en capacidad de poner a disposición canales permanentes de acceso a la información propia de su objeto social, mediante la asignación de usuarios y claves de acceso, a través de su sitio web y/o de la conexión por servidor, entre otros, con el fin de garantizar la seguridad de la información.

Dentro de la documentación del proveedor de precios debe figurar el manual con la descripción de la infraestructura tecnológica y operativa para gestionar adecuadamente la proveeduría de precios para valoración.

Los proveedores de precios deben estar en capacidad de producir los reportes e informes requeridos por la SFC, con la periodicidad y en las condiciones que se establezcan para tal fin. Adicionalmente, deben suministrar a los organismos autorreguladores la información para valoración, en las condiciones y con la periodicidad definidas por esta Superintendencia.

3.9. PROHIBICIONES APLICABLES A LOS PROVEEDORES DE PRECIOS PARA VALORACIÓN.

Con el fin de garantizar la independencia en el ejercicio de sus actividades, los proveedores de precios para valoración no pueden:

<3.9.1> 3.7.1. Proporcionar información para la valoración de inversiones cuando tengan un conflicto de interés respecto de la valoración de éstas. Para efectos de lo dispuesto en el presente subnumeral, no se considera que el proveedor de precios tenga un conflicto de interés tratándose del suministro de información para valoración de los valores emitidos por sus accionistas.

<3.9.2> 3.7.2. Utilizar en forma indebida, ya sea en beneficio propio o de terceros, la información confidencial a la que haya tenido acceso en desarrollo de las actividades comprendidas en su objeto social.

<3.9.3> 3.7.3. Asegurar u ofrecer a sus clientes un determinado resultado del cálculo, determinación y proveeduría o suministro de información para valoración.

<3.9.4> 3.7.4. Calcular, determinar, proveer o suministrar información oficial para valoración diferente entre entidades vigiladas respecto de un mismo activo, en una misma fecha.

<3.9.5> 3.7.5. Tener una relación de dependencia económica al momento de celebración de contratos de prestación de servicios propios de su objeto social o durante la vigencia de los mismos con alguno de sus clientes. Hay dependencia económica cuando al menos la mitad de los ingresos totales del proveedor de precios provengan de un mismo cliente y partes vinculadas con éste, salvo las excepciones que de manera particular autorice esta Superintendencia, cuando a su juicio no se altere la adecuada prestación del servicio.

Las prohibiciones establecidas en el presente subnumeral se harán extensivas a los administradores, miembros del comité de valoración, revisor fiscal y demás funcionarios del proveedor de precios para valoración de inversiones, cuando estas personas hayan tenido acceso a información privilegiada o hayan participado de cualquier forma en las actividades propias de su objeto social.

3.10. IMPUGNACIÓN DE PRECIOS CALCULADOS Y/O SUMINISTRADOS POR LOS PROVEEDORES DE PRECIOS PARA VALORACIÓN.

Los proveedores de precios para valoración de inversiones deben resolver las impugnaciones que a través de medio verificable les formulen sus clientes, respecto de los precios calculados y/o suministrados. La impugnación debe ser presentada y resuelta el mismo día que la información sea publicada, cuando a juicio de los clientes existan elementos que permitan suponer una incorrecta aplicación de la metodología o algún error de parámetro(s) o supuesto(s) implementado(s) en tales modelos, que no representen adecuadamente los niveles de mercado.

Si el recurso de impugnación resultare procedente y se modifica el precio publicado, el proveedor de precios para valoración debe comunicar el precio modificado a sus demás usuarios, a los organismos de autorregulación y a la SFC, tan pronto como se realice la actualización respectiva.

<Inciso adicionado por la Circular 24 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> En cualquier caso, el dictamen de la impugnación que otorgue el proveedor de precios, sea este o no procedente para el cliente, debe contener como mínimo la siguiente información: i) identificación del instrumento impugnado o la información para valoración objeto de impugnación, ii) fundamento de la impugnación, iii) detalle de la revisión de la impugnación realizada, iv) utilización o no de un mecanismo de apoyo para solucionar la impugnación y v) explicación técnica que justifica la decisión final de la impugnación adoptada de manera oportuna. Dicho dictamen debe publicarse el mismo día en que se realizó la impugnación.

<Inciso adicionado por la Circular 24 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Por otra parte, los proveedores de precios para valoración deben publicar en su página web, un informe estadístico mensual, en el cual se detallen de manera general las impugnaciones realizadas por sus clientes de los activos financieros valorados. Dicho informe debe contener como mínimo la siguiente información: i) identificación del activo impugnado mediante su código ISIN u otros códigos utilizados en el mercado, ii) frecuencia de la impugnación del activo en el periodo respectivo al informe y iii) estadística de los resultados de las impugnaciones allegadas.

<Inciso adicionado por la Circular 24 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> En todo caso, los proveedores de precios para valoración deben realizar un continuo seguimiento a las impugnaciones de precios allegadas por sus clientes, identificando sus causas y las respuestas, con el propósito de identificar las posibles modificaciones metodológicas y/o operativas para subsanarlas cuando haya lugar a ello.

4. DE LAS ENTIDADES VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA.

4.1. SUMINISTRO DE INFORMACIÓN A LOS PROVEEDORES DE PRECIOS PARA VALORACIÓN.

<Inciso modificado por la Circular 24 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades administradoras de sistemas de negociación de valores y/o de sistemas de registro de operaciones sobre valores, las bolsas de valores, las bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales y de otros commodities y sus organismos de compensación y liquidación, los almacenes generales de depósito, las entidades administradoras de sistemas de compensación y liquidación de divisas, las cámaras de riesgo central de contraparte, las entidades administradoras de depósitos de valores, las entidades administradoras de sistemas de negociación de divisas y/o de sistemas de registro de operaciones sobre divisas y las sociedades calificadoras de valores, deben suministrar a todos los proveedores de precios para valoración, la información que éstos requieran para el desarrollo de su objeto social, de manera oportuna, fidedigna, continua, clara, suficiente y en los términos y condiciones que acuerden con los proveedores de precios para valoración cuya constitución haya sido autorizada por la SFC. De igual forma, las entidades vigiladas por la SFC están obligadas a suministrar en igualdad de condiciones, la información necesaria respecto a los activos contenidos en sus portafolios de inversión, sujetos a ser valorados por el proveedor de precios para valoración oficial, seleccionado por la entidad, según el segmento correspondiente. Dicha información es sujeta a reserva y su uso debe ser únicamente para efectos propios de la valoración de las inversiones de las entidades vigiladas.

Dicha información comprende, entre otras, aquella relativa a las operaciones celebradas o registradas en el correspondiente sistema, así como todas las posturas y/o cotizaciones que se hayan realizado en éste, incluyendo aquellas que no hayan dado lugar a la celebración de una operación. En ningún caso, la obligación en el suministro de la información se predica de aquella sujeta a reserva.

La información de las operaciones y de las posturas y/o cotizaciones comprende la especie, el precio o tasa y la cantidad. La información debe ser suministrada utilizando su nemotécnico -cuando aplique- y características faciales principales. Adicionalmente, los proveedores de infraestructura deben suministrar los mecanismos que permitan contar con el código ISIN del respectivo valor, cuando haya lugar.

Las tarifas que cobren las entidades a los proveedores de precios por el suministro de la información mencionada deben obedecer a una política de tarifas aprobada por la junta directiva o el órgano que haga sus veces, siguiendo criterios objetivos y no discriminatorios. Las políticas de tarifas y las tarifas aplicadas deben ser divulgadas en su sitio web.

4.2. DESIGNACIÓN Y CONTRATACIÓN DEL PROVEEDOR DE PRECIOS OFICIAL PARA VALORACIÓN. <Numeral modificado por la Circular 24 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

Con el fin de valorar sus inversiones, las entidades deben contratar un proveedor de precios oficial para valorar cada segmento de mercado, por periodos mínimos de 1 año cuando al menos una de sus inversiones esté sujeta a ser valorada utilizando la información suministrada por dichos proveedores, de acuerdo a lo establecido en los Capítulos I-1, XI y XVIII de la CBCF.

Los fondos mutuos de inversión no están obligados a contratar un proveedor de precios, cuando la administración de la totalidad de sus inversiones sujetas a ser valoradas utilizando la información suministrada por los proveedores de precios, haya sido encomendada a una entidad vigilada en los términos del art. 2.19.1.1.6 del Decreto 2555 de 2010. En todo caso, los fondos mutuos de inversión deben reportar e informar a la SFC la designación del proveedor de precios oficial para valoración, sea este contratado por el fondo o por la sociedad que lo administre.

Las entidades vigiladas deben realizar la selección del proveedor de precios oficial para valoración con base en criterios técnicos objetivos asociados al servicio de proveeduría de precios para valoración del respectivo segmento seleccionado, tanto para efecto de su contratación inicial, como antes de las prórrogas del contrato y en cualquier otro momento, de acuerdo con las políticas y procedimientos internos de contratación de dicho servicio, establecidos por la respectiva entidad. Las evaluaciones deben ser conservadas y puestas a disposición de la SFC cuando ésta así lo solicite.

En el evento en que una entidad sometida a inspección y vigilancia de la SFC contrate los servicios de 2 o más proveedores de precios para un mismo segmento, debe designar a uno de éstos como oficial.

En todos los casos, la entidad debe informar sobre la designación del proveedor oficial a la SFC y a los organismos de autorregulación de valores de los que sea miembro, por lo menos 5 días hábiles antes del momento en que la entidad empiece a utilizar la información suministrada por dicho proveedor, conforme a las instrucciones impartidas por la SFC para tal efecto.

Las entidades vigiladas clientes de los proveedores de precios para valoriación pueden dar por terminado el contrato antes de cumplido el año, cuando se presenten fallas del servicio conforme a los términos establecidos contractualmente por las partes. Igualmente, los proveedores de precios para valoración pueden dar por terminado el contrato antes de cumplido el año cuando el cliente del proveedor de precios oficial para valoración no cumpla con las obligaciones objeto del contrato.

En el evento en que la entidad vigilada por las razones anteriormente señaladas decida contratar un nuevo proveedor de precios para valoración oficial del segmento correspondiente, ésta debe informar a la SFC, la designación del mismo, incluyendo en todo caso la fecha de inicio del contrato.

La información oficial para valoración de las inversiones que se entregue al mercado, a esta Superintendencia y a sus clientes, debe provenir del proveedor oficial designado por la entidad.

La designación de un proveedor de precios como oficial no desconoce las obligaciones de los otros proveedores de precios contratados por la entidad para suministrar la información acordada para cada segmento de mercado en los términos y condiciones pactados.

Para el caso de consorcios y uniones temporales, las entidades que lo componen deben designar un solo proveedor de precios oficial para la valoración de las inversiones que lo componen. Igual designación debe realizarse respecto de los casos en que varias entidades o consorcios participen en la administración de patrimonios autónomos que manejen recursos pensionales de fondos cuenta, adscritos o administrados por una entidad pública, y que deban garantizar una rentabilidad mínima.

4.3. OBLIGACIÓN DE VALORACIÓN CON INFORMACIÓN DE LOS PROVEEDORES DE PRECIOS PARA NUEVAS INVERSIONES.

Las entidades vigiladas, de manera  previa a la realización de la inversión en un nuevo activo, deben asegurarse que el proveedor de precios designado como oficial para el segmento de mercado al que pertenezca dicho activo, según lo establecido en el subnumeral 4.2 del presente Capítulo, esté en la capacidad de suministrar precios para la valoración del mismo, cuando los Capítulos I <I-1>, XI y XVIII de la CBCF así lo dispongan.

4.3.1. CORRECCIÓN DE LA VALORACIÓN DE PRECIOS POR PARTE DEL PROVEEDOR DE PRECIOS OFICIAL PARA VALORACIÓN, ANTE LA EXISTENCIA DE FALLAS EN EL SUMINISTRO DE INFORMACIÓN PARA VALORACIÓN Y/O PRECIOS. <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

En caso de presentarse una falla en el suministro de la información para la valoración y/o precios, el proveedor de precios para valoración puede recalcular y publicar la información y/o precios corregidos, siempre que haya establecido dicha posibilidad en sus procedimientos contingentes, de acuerdo con el numeral 3.6.14 del presente Capítulo.

En cualquier caso, la hora de publicación definitiva no puede exceder a la establecida en el manual de valoración o en sus reglamentos, según corresponda. Adicionalmente, cuando ocurra este evento, el proveedor de precios para valoración, el mismo día que ocurrió la falla, debe informar acerca del recalculo y la nueva hora de publicación a sus clientes, a la SFC y el AMV.

4.3.2. VALORACIÓN DE LAS ENTIDADES VIGILADAS ANTE LA EXISTENCIA DE FALLAS EN EL SUMINISTRO DE INFORMACIÓN PARA VALORACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>

En el evento en que el proveedor de precios designado como oficial para un segmento de mercado, de que trata el numeral 2.2.3., de este Capítulo, presente fallas en el suministro de la información para valoración y no se encuentre en el evento descrito en el numeral 4.3.1 del presente capítulo, las entidades vigiladas podrán aplicar alguno de los siguientes mecanismos para valorar sus inversiones:

4.3.2.1 En caso de tener contratado otro proveedor de precios de valoración, la entidad debe utilizar la información de valoración suministrada por este, para el día en que su proveedor de precios para valoración oficial haya presentado la falla en el suministro de información. De presentarse esta situación, la entidad vigilada debe informar de manera inmediata a la SFC respecto del cambio de proveedor de precios para valoración y las razones por las cuales se efectuó dicho cambio.

4.3.2.2 En caso de no tener contratado otro proveedor de precios de valoración, la entidad debe valorar sus inversiones, de conformidad con las instrucciones de valoración establecidos en los Capítulos I-1, XI y XVIII de la CBCF, según corresponda.

4.3.2.3 En caso de que la entidad vigilada considere que no es posible implementar los criterios enunciados en el numeral 4.3.2.2 argumentando que no poseen los mecanismos pertinentes para la determinación de la valoración de las inversiones, la entidad vigilada puede tomar como valor justo de intercambio, el precio de valoración del día anterior del activo correspondiente suministrado por el proveedor de precios para valoración oficial.En todo caso, la entidad vigilada puede hacer uso de esta opción, mientras su proveedor de precios para valoración oficial solucione la falla en virtud de los términos señalados en este numeral y en todo caso este mecanismo podrá ser utilizado máximo por el término de un 1 día.

Por consiguiente, ante la presencia de fallas en el suministro de información para valoración, la entidad vigilada debe poner en conocimiento, mediante comunicación escrita a la SFC dichos eventos y el mecanismo de valoración alternativo utilizado, dentro de un término no mayor a 24 horas, contados a partir del momento en que se presentó la contingencia. En el caso de que la entidad vigilada se acoja en lo señalado en el numeral 4.3.2.3 del presente Capítulo, la entidad vigilada debe comunicar a la SFC de manera detallada, las razones por las cuales no es posible acogerse a los criterios señalados en el 4.3.2.2. En todo caso, la entidad debe mantener a disposición de la SFC toda la información de los cálculos, incluyendo los modelos utilizados para la respectiva valoración. De igual forma, este evento también debe ser comunicado a sus inversionistas.

CAPÍTULO V.

ENTIDADES CERTIFICADORAS DE PROFESIONALES DEL MERCADO DE VALORES.

1. AUTORIZACIÓN PARA EJERCER LA ACTIVIDAD DE CERTIFICACIÓN.

Los organismos de autorregulación debidamente constituidos e inscritos en el RNAMV, así como las bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities interesados en obtener la autorización para cumplir la función de certificación de que trata el art. 5.4.2.1.2. del Decreto 2555 de 2010 deben acreditar ante esta entidad los siguientes requisitos:

1.1. Reglamento que desarrolle la actividad de certificación, estableciendo como mínimo:

1.1.1. Políticas de definición y ajuste de las tarifas que se cobrarán por la labor de certificación.

1.1.2. Indicación expresa de si aplicará directamente los exámenes de idoneidad profesional de que trata el art. 5.4.3.1.1 del Decreto 2555 de 2010.

 El organismo de certificación puede aplicar directamente los exámenes cuando así se defina en su reglamento.

1.1.3. Prever la conformación de un comité académico en los términos del art. 5.4.2.1.7 del Decreto 2555 de 2010.

1.1.4. Mecanismos y procedimientos para la modificación del reglamento de la actividad de certificación que incluyan la previa aprobación por parte de esta Superintendencia, de conformidad con lo establecido en el art. 5.4.2.1.3 del Decreto 2555 de 2010.

1.1.5. Criterios para determinar la capacidad técnica y profesional de los aspirantes, así como los antecedentes personales que deben acreditar, en adición a los establecidos en el art. 5.4.2.1.4. del Decreto 2555 de 2010.

1.1.6. Las modalidades y especialidades de certificación.

1.1.7. Prever la existencia de un sistema con capacidad de almacenamiento de la información relacionada con las solicitudes de certificación, la verificación de los criterios de que trata el subnumeral 1.1.5 anterior, las calificaciones de los exámenes de idoneidad profesional y cualquier información adicional derivada del proceso de certificación. Dicho sistema debe contar con políticas que aseguren el adecuado manejo de toda la información que sea recopilada en desarrollo de la actividad de certificación.

Las entidades certificadoras pueden suscribir convenios o memorandos de entendimiento tendientes a la obtención de la información que se requiera para adelantar la labor de verificación de antecedentes. Así mismo, pueden solicitar a los aspirantes, a las bolsas de valores, las bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities, a las sociedades administradoras de sistemas de negociación y/o de registro de operaciones sobre valores, a las cámaras de riesgo central de contraparte, y en general a cualquier proveedor de infraestructura, previa autorización de su titular, toda la información que consideren necesaria para adelantar el proceso de certificación.

1.1.8. Forma y procedimiento en que se dará a conocer a los aspirantes el resultado del proceso de certificación, indicando de manera expresa que la obtención de la certificación no supone la inscripción en el RNPMV como tampoco la autorización para actuar en el mercado, y que en ningún caso reemplaza los trámites de admisión previstos en los reglamentos de las bolsas, los sistemas de negociación de valores y de registro de operaciones sobre valores.

1.1.9. Prever las consecuencias y procedimientos ante la ocurrencia de fraude en la presentación de los exámenes, suplantación de persona, falsedad en documentos u otras faltas que pudieran ocurrir en el curso del proceso de certificación o durante la vigencia de la misma.

1.1.10. Procedimiento para informar a esta Superintendencia todos los resultados del proceso de certificación de cada aspirante, con independencia de sus resultados

1.2. Mecanismos que garanticen que las funciones disciplinarias, de supervisión y de certificación se ejercerán de forma separada e independiente. Tales mecanismos deben implementarse antes del inicio de la función de certificación.

1.3. Acreditar la capacidad técnica y administrativa para desarrollar la función de certificación y para transmitir oportunamente al RNPMV los resultados del trámite de certificación, así como la información que sobre el particular requiera esta Superintendencia.

1.4. Designar, por lo menos, un representante legal cuya función principal sea el desarrollo de la actividad de certificación. Lo anterior, sin perjuicio de la responsabilidad y funciones de los demás administradores de la entidad.

2. INFORMACIÓN DEL PROCESO DE CERTIFICACIÓN.

La entidad certificadora debe informar a la SFC y a las demás entidades certificadoras sobre los procesos de certificación aprobados y denegados; en este último caso, indicando las razones que motivaron la decisión. Dicha información puede ser usada por las demás entidades certificadoras única y exclusivamente como criterio para analizar los antecedentes del aspirante que pretenda obtener alguna certificación, y en ningún caso puede publicarla o remitirla a terceros, distintos de autoridades públicas competentes, salvo que medie expresa y previa autorización de su titular.

La entidad certificadora debe remitir a la SFC, en los términos que para el efecto establezca la información sobre los resultados de los procesos de certificación que surta, a más tardar dentro del día hábil siguiente a la fecha en que se adopte la decisión respectiva, salvo situaciones de fuerza mayor o caso fortuito.

Para efectos de la información requerida por el numeral 10 del art. 5.4.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, cuando no sea posible suministrar la certificación de los nominadores, el profesional puede suministrar bajo la gravedad del juramento la información correspondiente, sujeto a lo dispuesto en el Decreto 019 de 2012.

3. EXIGENCIAS MÍNIMAS DE LAS ENTIDADES APLICANTES.

Las entidades aplicantes tienen como finalidad la provisión de la infraestructura y demás condiciones necesarias para adelantar los exámenes de idoneidad profesional de que trata el art. 5.4.3.1.1. del Decreto 2555 de 2010.

Para el ejercicio válido de tal actividad, las entidades deben acreditar previamente ante esta Superintendencia, por medio de una entidad certificadora, los siguientes aspectos:

3.1. Ser persona jurídica que ejerza funciones de autorregulación en el mercado de valores; bolsas de valores, bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities; organización gremial o profesional, o institución de educación superior debidamente autorizada por el Ministerio de Educación Nacional.

3.2. Contar con un reglamento de aplicación del examen que establezca como mínimo:

3.2.1. Los recursos humanos, administrativos y tecnológicos que se utilizarán para la aplicación del examen de idoneidad.

3.2.2. Proceso de inscripción y citación.

3.2.3. Periodicidad de los exámenes, la cual, en todo caso deberá ser por lo menos trimestral.

3.2.4. Esquema de verificación de la identidad del tomador del examen.

3.2.5. Estrategia de seguridad sobre los cuestionarios, preguntas y respuestas, de conformidad con lo establecido por la respectiva entidad certificadora.

3.2.6. Sistema y proceso de calificación de conformidad con lo establecido por la respectiva entidad certificadora.

3.2.7. Estrategia para divulgar los resultados de las evaluaciones de conformidad con lo establecido por la respectiva entidad certificadora.

3.2.8. Política de tarifas.

3.2.9. Modelo del examen, de conformidad con lo establecido por la respectiva entidad certificadora.

Las entidades aplicantes deben utilizar los reglamentos autorizados a la entidad certificadora. Dichos reglamentos se entienden autorizados por vía general, para los efectos del art. 5.4.4.1.4. del Decreto 2555 de 2010.

3.3. En el evento en que la entidad aplicante no sea una entidad certificadora, copia del contrato o convenio vigente con una entidad certificadora, cuyo objeto principal sea la aplicación de los exámenes de idoneidad profesional.

3.4. Certificación del representante legal en donde conste que la entidad aplicante adoptará integralmente el modelo de reglamento de aplicación de exámenes que haya aprobado esta Superintendencia.

La aplicación de examen de idoneidad profesional no constituye impedimento para ofrecer cursos de capacitación y/o preparación de dichos exámenes.

No obstante, las entidades aplicantes no pueden condicionar la presentación del examen de idoneidad a la aprobación o asistencia obligatoria de algún curso preparatorio o cualquier otro curso relacionado con dicho examen.

Adicionalmente, las entidades aplicantes que ofrezcan cursos de capacitación o preparación para los exámenes de idoneidad profesional deben adoptar en sus reglamentos normas adecuadas que garanticen que las personas encargadas de la capacitación no tengan acceso al banco de preguntas ni que intervengan en la realización de los exámenes.

En cualquier momento, la SFC puede verificar el cumplimiento de los requisitos por parte de la entidad aplicante, para efectos de determinar la vigencia de la autorización otorgada para el ejercicio de la actividad.

4. VERIFICACIÓN DE ANTECEDENTES.

Para efectos de lo dispuesto en los numerales 4 y 8 del art. 5.4.2.1.4. del Decreto 2555 de 2010, las entidades certificadoras deben tener en cuenta las sanciones impuestas por las siguientes autoridades:

4.1. Cuando el aspirante hubiere sido sancionado por la Procuraduría General de la Nación con destitución e inhabilidad general, o suspensión en el ejercicio del cargo e inhabilidad especial, siempre que la sanción se encuentre vigente.

4.2. Cuando contra el aspirante se hubiere proferido fallo con responsabilidad fiscal dentro de los últimos 2 años por la Contraloría General de la República, siempre que se encuentre en firme y ejecutoriado.

4.3. Cuando al aspirante se encuentre incluido en la lista SDNT publicada por la OFAC (Office of Foreign Assets Control).

CAPÍTULO VI.

CUSTODIOS DE VALORES.

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN.

De acuerdo con lo dispuesto en art. 2.37.2.1.1 del Decreto 2555 de 2010, pueden desarrollar la actividad de custodia de valores las sociedades fiduciarias autorizadas por la SFC.

En este orden, el presente Capítulo contiene los parámetros mínimos que las sociedades fiduciarias deben atender en relación con la actividad de custodia de valores regulada en el Libro 37 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010. Todas las actividades desarrolladas por sociedades fiduciarias y que correspondan a los servicios obligatorios y/o complementarios de la actividad de custodia de valores definidos en los arts. 2.37.1.1.2 y 2.37.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, incluida la custodia de valores inscritos en el RNVE de propiedad de inversionistas extranjeros, deben ceñirse a lo dispuesto en el presente Capítulo.

En este sentido y para los efectos previstos en el presente Capítulo, se entiende por “custodio(s)” a la(s) sociedad(es) fiduciaria(s) autorizada(s) para desarrollar la actividad de custodia de valores. Igualmente, se entiende por “custodiado” a la persona natural o jurídica que celebra un contrato de custodia de valores con una sociedad fiduciaria autorizada para el efecto, con el fin de que ésta ejerza el cuidado y vigilancia de los valores de su propiedad o de propiedad del (de los) vehículo(s) de inversión administrado(s) por el custodiado, de acuerdo con su régimen legal. Tal como lo dispone el art. 2.37.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010, la custodia de valores incluye la custodia de los recursos de dinero para el cumplimiento de operaciones sobre los valores objeto de custodia.

2. PROCESO DE AUTORIZACIÓN.

A efectos de obtener la autorización para ejercer la actividad de custodia de valores de que trata el art. 2.37.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010, las sociedades fiduciarias deben remitir a la SFC, por intermedio del representante legal principal de la sociedad, la siguiente información:

2.1. Solicitud para que se autorice la actividad de custodia de valores

2.2. Copia del acta de la junta directiva de la sociedad en la cual se aprueba el desarrollo de la actividad. Dicha acta debe incorporar los análisis o decisiones adoptadas en relación con el plan estratégico de la entidad respecto del desarrollo de la actividad de custodia, que permitan establecer si se quiere especializar únicamente en la prestación de servicios obligatorios, o si pretende prestar los servicios complementarios y especiales definidos en las normas, así como las decisiones adoptadas en relación con la continuidad o no de otras actividades o negocios por parte de la sociedad fiduciaria y las medidas que adoptará en este caso para garantizar la independencia en el ejercicio de la actividad de custodia de valores.

2.3. Descripción de la estructura organizacional dispuesta para el ejercicio de la actividad de custodia de valores, indicando las áreas que comparten o tienen asignadas funciones respecto de otras actividades o negocios de la entidad.

2.4. Documento suscrito por el representante legal principal de la sociedad fiduciaria, en el cual certifique el cumplimiento de cada uno los requisitos contenidos en los arts. 2.37.2.1.2 y 2.37.2.1.3 del Decreto 2555 de 2010, así como de los que se indican a continuación:

2.5. Adopción de la infraestructura física, administrativa, tecnológica y de la capacidad humana y técnica de dedicación exclusiva e independiente para el desarrollo de la actividad de custodia de valores y que le permita dar cumplimiento a las obligaciones previstas en los arts. 2.37.2.1.4 y 2.37.2.1.5 del Decreto 2555 de 2010 y en el presente Capítulo.

2.6. Adopción de políticas y procedimientos tendientes a la prevención, administración y revelación de conflictos de interés y uso indebido de la información privilegiada, en desarrollo de la actividad de custodia de valores, tanto de los servicios obligatorios, complementarios y los especiales definidos en los arts. 2.37.1.1.2 a 2.37.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010.

<Inciso modificado por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> De acuerdo con el parágrafo 1 del art. 2.37.2.1.4 del Decreto 2555 de 2010 y el parágrafo 1 del art. 2.37.2.1.5 del Decreto 2555 de 2010, en caso que la actividad de custodia de valores se realice para entidades vinculadas al custodio, para fondos de inversión colectiva –FIC- fondos voluntarios de pensión -FVP-, u otros vehículos de inversión administrados y/o gestionados por entidades vinculadas al custodio, tanto el custodio como el custodiado deben establecer y aplicar consistentemente principios, políticas y procedimientos para la detección, prevención y manejo de conflictos de interés en la realización de dicha actividad.

Dichos principios, políticas y procedimientos deben contener como mínimo los mecanismos y procedimientos para que las áreas, funciones y sistemas de toma de decisiones susceptibles de entrar en conflicto de interés, estén separados decisoria, física y operativamente, de igual forma deben contener las reglas, límites y controles aplicables a las operaciones con vinculados.

Para los efectos de lo previsto en el parágrafo 1 del art. 2.37.2.1.4 y en el parágrafo 1 del art. 2.37.2.1.5 del Decreto 2555 de 2010 se entiende por “vinculado”:

2.6.1. Cualquier entidad que deba consolidar sus operaciones y estados financieros con el custodio, sea o no una entidad sujeta a la supervisión de la SFC.

2.6.2. El(los) accionista(s) o beneficiario(s) real(es) del 10% o más de la participación accionaria en el custodio.

2.6.3. Las personas jurídicas en las cuales, el custodio sea beneficiario real del 10% o más de la participación societaria. Se entiende por beneficiario real el definido en el art. 6.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010.

2.6.4. La matriz del custodio y las filiales y subordinadas de dicha matriz.

2.6.5. Los administradores del custodio, de su matriz y de las filiales o subordinadas de ésta.

2.7. Inclusión en el código de buen gobierno, o en el documento equivalente, un aparte especial dedicado al desarrollo de la actividad de custodia de valores. Para el diseño y desarrollo de tales disposiciones, la entidad debe considerar las disposiciones sobre gobierno corporativo existentes en el código país adoptado por los emisores de valores inscritos en el RNVE que estime pertinentes aplicar para un adecuado desarrollo de sus actividades.

2.8. Adopción de procedimientos para la recepción, manejo y conservación de la información relacionada con todas y cada una de las operaciones realizadas sobre los valores objeto de custodia, los cuales deben permitir la trazabilidad de las instrucciones impartidas por custodiado y la información recibida de los proveedores de infraestructura y/o los intermediarios de valores, según el caso, en relación con las operaciones sobre dichos valores.

2.9. Adopción de procedimientos y mecanismos que permitan el cumplimiento del principio de segregación previsto en el literal b. del art. 2.37.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010, de tal forma que se garantice la separación de los activos propios del custodio de los del custodiado, incluidos los valores o dineros pertenecientes a los vehículos de inversión administrados por el custodiado y sobre los cuales se ejerce la actividad de custodia.

2.10. Inclusión en sus sistemas de administración de riesgos de los aspectos particulares que correspondan al desarrollo de la actividad de custodia de valores de acuerdo con lo dispuesto en la normativa vigente, incluyendo las políticas, procedimientos y mecanismos a través de los cuales la junta directiva hará un adecuado seguimiento y control a las actuaciones y operaciones que realice como custodio, indicando expresamente las áreas o personas responsables definidas por la junta directiva para dichos efectos.

2.11. Aprobación de la junta directiva de las políticas y procedimientos aplicables a la actividad de custodia de valores, de acuerdo con lo dispuesto en el art. 2.37.3.1.1 del Decreto 2555 de 2010 y los manuales referidos en el numeral 7 del mismo artículo.

2.12. Existencia y adecuado funcionamiento de la plataforma tecnológica sobre la cual operará la actividad de custodia de valores, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral del presente Capítulo.

2.13. Existencia de las instalaciones que le permitan al custodio de valores preservar la seguridad de los valores físicos custodiados.

2.14. Adopción de un mecanismo o procedimiento de registro de valores custodiados, y del dinero asociado a las operaciones, que reúna como mínimo condiciones de seguridad, disponibilidad y trazabilidad.

Sin perjuicio de lo anterior, la SFC puede requerir, en cada caso particular, información adicional y/o complementaria que considere necesaria para analizar suficientemente una solicitud de autorización. Los requerimientos hechos por la SFC suspenden el proceso hasta la fecha en que se reciba la respuesta completa por parte de la entidad interesada.

Finalmente, de acuerdo con lo establecido en los arts. 5.3.1.1.1 y 5.3.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010, con la expedición del acto administrativo en que se autorice la operación de la sociedad fiduciaria como custodio de valores se entienden automáticamente cumplidos los requisitos generales para su inscripción ante el RNAMV.

3. ESTÁNDARES ESPECIALES APLICABLES A LOS SISTEMAS DEL CUSTODIO DE VALORES.

Los custodios deben asegurar que su infraestructura física, tecnológica y operativa cumpla con los siguientes estándares:

3.1. Seguridad: Contar con mecanismos de seguridad de la información que propendan por preservar y proteger la inviolabilidad y confidencialidad de la misma, así como la integridad de los valores objeto de custodia y de la información asociada a los mismos.

3.2. Disponibilidad: Los sistemas informáticos y operativos deben contar con mecanismos que garanticen la continuidad de la operación de los servicios que se prestan en el marco de la actividad de custodia de valores.

3.3. Interconexión: Los sistemas informáticos y operativos deben contar con mecanismos que permitan la interconexión en línea con los sistemas de los distintos participantes de la operación sobre los valores custodiados, entre otros, los custodiados, las sociedades que ejerzan la gestión de FIC, según resulte aplicable, los sub-custodios, los depósitos centralizados de valores, las bolsas de valores, los sistemas de negociación de valores y/o sistemas de registro de operaciones sobre valores, los sistemas de compensación y liquidación de operaciones sobre valores, los intermediarios del mercado de valores, los sistemas de pagos, las cámaras de riesgo central de contraparte y los proveedores de precios para valoración y cualquier otro proveedor de infraestructura necesario para el cumplimiento de los servicios de custodia, sean obligatorios, complementarios o especiales.

De acuerdo con lo previsto en el numeral del presente Capítulo, las bolsas de valores, los administradores de sistemas de negociación de valores y/o de registro de operaciones sobre valores, los administradores de sistemas de compensación y liquidación de operaciones sobre valores, las cámaras de riesgo central de contraparte, los depósitos centralizados de valores, los sistemas de pago, los proveedores de precios para valoración y cualquier otro proveedor de infraestructura necesario para el cumplimiento de la labor de custodia, deben poner a disposición sus sistemas, infraestructura física, tecnológica y operativa para viabilizar el desarrollo adecuado de las funciones del custodio.

Esta conectividad se puede realizar a partir de los modelos de conectividad y plataformas existentes en cada uno de los proveedores de infraestructura, quienes deben informar al custodio los estándares operativos, tecnológicos y de procesos requeridos para el efecto. Dichos estándares o requisitos deben guardar consonancia con aquellos que hayan sido definidos para el acceso a los sistemas de otro tipo de participantes, de acuerdo con el régimen legal aplicable al respectivo proveedor de infraestructura, los reglamentos aprobados por la SFC y/o los contratos de operación correspondientes.

3.4. Confidencialidad: Todos los administradores, funcionarios, revisores fiscales, contratistas y demás personas vinculadas al custodio, que en desarrollo de la actividad de custodia de valores y/o sus respectivas funciones, tengan acceso autorizado a la información asociada con esta actividad, deben garantizar la reserva, la no revelación de la misma y abstenerse de usarla para beneficio personal o de un tercero, e inclusive una vez finalizada la relación en virtud de la cual tuvieron acceso a dicha información.

3.5. Cumplimiento de las operaciones: En ejercicio de la actividad de custodia de valores, el custodio de valores debe establecer los mecanismos que garanticen la continuidad y el cumplimiento oportuno, seguro y adecuado de las operaciones realizadas respecto de los valores objeto de custodia.

4. OBLIGACIONES DEL CUSTODIO DE VALORES.

<Inciso modificado por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Los custodios de valores tienen que dar cumplimiento a las obligaciones generales previstas en el art. 2.37.2.1.4 del Decreto 2555 de 2010, y para el caso de custodia de valores de FIC y portafolios que integran FVP a las obligaciones especiales establecidas en el art. 2.37.2.1.5 del Decreto 2555 de 2010. En esta medida, todas las obligaciones especiales aquí establecidas para los FIC aplican para la custodia de los valores que integran los portafolios de los FVP. En desarrollo de estas obligaciones deben:

4.1. Establecer mecanismos de comunicación en línea que le permitan al custodio de valores interconectarse y cumplir con sus funciones y obligaciones respecto del custodiado bajo los estándares del numeral anterior, incluyendo el cumplimiento oportuno, seguro y adecuado de las obligaciones respecto de las bolsas de valores, los sistemas de negociación de valores, los sistemas de registro de operaciones sobre valores, los sistemas de compensación y liquidación de operaciones sobre valores, los intermediarios de valores, las cámaras de riesgo central de contraparte, los depósitos centralizados de valores, los sistemas de pagos, los bancos y demás entidades o proveedores de infraestructura con los cuales tenga relación en virtud de su actividad de custodia de valores.

4.2. Implementar el registro de las instrucciones impartidas por el custodiado, incluyendo de manera individual la discriminación de las instrucciones sobre valores correspondientes a cada uno de los vehículos de inversión administrados por el custodiado y frente a los cuales se desarrolla la actividad de custodia de valores. El registro debe incluir como mínimo toda aquella información que le permita al custodio realizar los procesos de validación de las operaciones que se realizan sobre los valores custodiados de manera eficiente, oportuna y segura, con el fin de garantizar el cumplimiento oportuno, de acuerdo con la reglamentación aplicable a la negociación o registro y a la compensación y liquidación de las operaciones sobre los valores custodiados.

4.3. Constatar, con una periodicidad diaria, la información sobre la correspondencia entre los valores objeto de custodia y los que se encuentran en el(los) depósito(s) central(es) de valores a nombre del custodiado o del respectivo vehículo de inversión administrado por el custodiado y frente al cual se desarrolla la actividad de custodia de valores, así como realizar la conciliación de las cuentas en las cuales el custodio maneje el dinero asociado al cumplimiento de las operaciones sobre los valores. Dichas cuentas pueden ser manejadas por el custodio a nivel de cada uno de los custodiados, sin perjuicio del seguimiento que debe realizar el custodio y que permita garantizar el uso o destinación de los recursos a favor de cada uno de los vehículos de inversión administrados por el custodiado.

Esta obligación también es aplicable respecto de los valores o dineros entregados en virtud de contratos de sub-custodia en el exterior, para lo cual el custodio debe solicitar y revisar diariamente los informes que el sub-custodio genere de la posición del custodiado.

Los soportes que evidencien el cumplimiento de esta obligación, así como los resultados de la misma, deben estar a disposición de la SFC, del custodiado y del organismo de autorregulación del mercado de valores al que pertenezca el custodiado. En caso de evidenciarse alguna inconsistencia en el cumplimiento de esta obligación debe informarse de manera inmediata al custodiado.

4.4. Establecer los procedimientos y mecanismos que le permitan asegurar que los dineros que maneje para el cumplimiento de operaciones sobre los valores objeto de custodia se utilicen únicamente para dicho propósito y que los dineros recibidos en virtud del cumplimiento de operaciones en favor del custodiado o de los vehículos de inversión administrados por este serán debidamente abonados o utilizados a favor del respectivo custodiado o vehículo, de acuerdo con las instrucciones del custodio. En todo caso, el custodiado debe garantizar y estar en capacidad de demostrar que para el cumplimiento de las operaciones sobre los valores objeto de custodia entregó o transfirió al custodio dineros del respectivo vehículo de inversión al cual corresponde la operación.

Los soportes relacionados con la transferencia de los dineros del custodiado o de los vehículos de inversión administrados por éste al custodio, deben estar a disposición del custodio, de la SFC y del organismo de autorregulación de valores al cual pertenezca el custodiado.

4.5. Realizar pruebas sobre la capacidad de sus sistemas para la recepción y manejo de las instrucciones asociadas al cumplimiento de operaciones sobre los valores objeto de custodia. Para tal efecto, deben disponer de metodologías y sistemas o entornos de prueba que permitan simular adecuadamente la carga operativa de sus sistemas con base en el volumen de instrucciones que deben recibir de los custodiados, y dejar constancia o registro de la ejecución, desempeño y cumplimiento de las mismas.

4.6. Informar al custodiado sobre los derechos patrimoniales que se deriven de los valores objeto de la custodia de valores, en el momento en que tal información esté disponible, sin perjuicio de que en el contrato entre el custodio y custodiado se establezca el acceso a información preliminar o estimada en relación con dichos derechos.

4.7. Para dar cumplimiento a lo establecido en el numeral 16 del art. 2.37.2.1.4 y en el numeral 4 del art. 2.37.2.1.5, del Decreto 2555 de 2010, en concordancia con lo dispuesto en el parágrafo del art. 2.37.1.1.2 del mismo Decreto, el custodio debe reportar a la SFC, a los organismos de autorregulación del mercado de valores a los que se encuentre vinculado el custodiado, a la junta directiva de la sociedad administradora del FIC y al custodiado, según sea el caso, los hallazgos sobre incumplimientos que se evidencien en el ejercicio de su función de verificación.

Sin perjuicio de lo anterior, es deber del custodiado implementar los procedimientos y mecanismos que le permitan realizar un control efectivo respecto de cada una de las operaciones que pretenda realizar sobre los valores objeto de custodia, con el fin de evitar que se materialicen incumplimientos al reglamento, así como de los límites, restricciones y prohibiciones legales aplicables que puedan impactar el cumplimiento de las operaciones a través del custodio. El detalle de dichos procedimientos y mecanismos debe ser incorporado en los respectivos manuales del custodiado.

Adicionalmente, cuando se presenten incumplimientos a las normas del reglamento, así como de los límites, restricciones y prohibiciones legales aplicables a las operaciones sobre los valores custodiados, y las correspondientes al vehículo de inversión administrado por el custodiado y frente al cual se desarrolla la actividad de custodia de valores, el custodiado debe proceder a corregir los efectos de dicha situación a más tardar al día hábil siguiente. En caso que la corrección implique la realización de una o varias operaciones en una bolsa de valores o en un sistema de negociación de valores o de registro de operaciones, el día hábil corresponderá al día bursátil o de negociación en el respectivo sistema. Para estos efectos, el custodiado debe definir y divulgar previamente las reglas y procedimientos aplicables a la corrección y restitución de los efectos del mismo, los cuales deben garantizar la protección de los intereses de los inversionistas y/o del vehículo de inversión administrado por el custodiado. El custodiado debe atender las reglas contenidas en este inciso, sin perjuicio de las sanciones a las que haya lugar.

4.8. Para el caso de operaciones sobre valores pertenecientes a FIC respecto de los cuales se ejerce la custodia, el custodio debe abstenerse de cumplir las instrucciones del custodiado cuando identifique que mediante la(s) operación(es) sobre los valores o el dinero asociado al cumplimiento de operaciones sobre los valores se está incurriendo en algunas de las siguientes actuaciones:

4.8.1. Concediendo préstamos con los dineros que la sociedad administradora ha entregado al custodio en nombre del FIC, salvo tratándose de operaciones de reporto activas, simultáneas activas y de transferencia temporal de valores, en los términos del art. 3.1.1.4.5 del Decreto 2555 de 2010.

4.8.2. Destinando los recursos del FIC para otorgar liquidez al custodiado, al gestor externo en caso de existir, las subordinadas de los mismos, su matriz o las subordinadas de esta.

4..8.3. Adquiriendo para el FIC la totalidad o parte de los valores o títulos valores que el custodiado o el gestor externo en caso de existir se haya obligado a colocar por un contrato de colocación bajo la modalidad en firme o garantizado, antes de que hubiere finalizado dicho proceso.

4.8.4. Dando en prenda, otorgando avales o estableciendo cualquier otro gravamen que comprometa los valores del FIC objeto de custodia, excepto los casos permitidos expresamente por la normativa vigente.

En relación con estos posibles eventos, el custodio debe abstenerse de dar cumplimiento a las instrucciones impartidas por el custodiado, conservar la información relacionada con la instrucción y la(s) causal(es) de abstención, y reportar de manera inmediata dicha situación al custodiado, al gestor externo en caso de existir, a la SFC y al organismo de autorregulación del mercado de valores al cual se encuentre vinculado el custodiado.

En adición a lo establecido en el numeral del presente Capítulo, el incumplimiento reiterado por parte del custodiado en relación con la realización de operaciones que vayan en contra de las normas del reglamento, así como de los límites, restricciones y prohibiciones legales aplicables a las operaciones sobre los valores correspondientes al FIC frente al cual se desarrolla la actividad de custodia, implica que el custodiado incorpore en los informes de rendición de cuentas para los inversionistas del respectivo FIC la revelación de la ocurrencia de dichas circunstancias, la información de las medidas correctivas adoptadas y aquellas tendientes a evitar que dichos eventos vuelvan a presentarse. El custodiado debe atender las reglas contenidas en este inciso, sin perjuicio de las sanciones a las que haya lugar.

4.9. En los casos en los cuales se haya contratado con el custodio servicios complementarios o servicios especiales relacionados con la custodia de FIC, el custodio debe transmitir al custodiado la información correspondiente a la prestación de dichos servicios, con el fin de que el custodiado realice de manera adecuada y oportuna la divulgación o entrega de dicha información a quien corresponda, a los inversionistas en el caso de FIC y realice los reportes de información que deba transmitir a la SFC.

4.10. Elaborar y presentar a su respectiva junta directiva u órgano de administración equivalente, un informe trimestral de la evolución y comportamiento de sus actividades como custodio de FIC y remitir copia de dicho informe a la SFC y al organismo de autorregulación del mercado de valores al cual se encuentre vinculado el custodiado, dentro de los 10 días hábiles siguientes a su presentación en la respectiva sesión de junta directiva.

4.11. Establecer e informar al custodiado los principios aplicables a la administración de los derechos políticos de los valores custodiados. Entre otros, el custodio debe garantizar al custodiado la aplicación de los siguientes derechos:

4.11.1. El derecho del custodiado para reservarse el voto;

4.11.2. El derecho del custodiado a ser informado sobre situaciones en las cuales se pueda ejercer los derechos políticos, tales como la celebración de reuniones ordinarias y extraordinarias de asamblea;

4.11.3. El derecho del custodiado a que el custodio establezca una política general de ejercicio de los derechos políticos para los casos en que se haga una delegación expresa por parte del custodiado;

4.12. Asegurar la trazabilidad de la comunicación que se establezca para el intercambio de información entre el custodiado y el custodio, con el fin de garantizar que todas las instrucciones y cualquier modificación de las mismas puedan ser reconstruidas y auditadas.

4.13. Suscribir los contratos o acuerdos que corresponda con los proveedores de infraestructura con el fin de asegurar el acceso a los sistemas y la interconexión con los mismos en las diferentes fases de las operaciones sobre los valores objeto de custodia, en particular aquellas correspondientes a la compensación y liquidación de las operaciones y la anotación en cuenta.

4.14. Atender los demás requerimientos de esta Superintendencia, los organismos de autorregulación del mercado de valores al cual se encuentre vinculado el custodiado, y demás autoridades competentes.

Para la prestación de los servicios previstos en los arts. 2.37.1.1.3, 2.37.1.1.4 y 2.37.2.1.7 del Decreto 2555 de 2010, se debe atender, además, lo expresamente pactado en el contrato entre el custodio de valores y el custodiado.

4.15 <Numeral adicionado por la Circular 31 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando el custodio decida prestar sus servicios en relación con valores inscritos en el RNVE de propiedad de inversionistas extranjeros, deberá propender por garantizar al custodiado el cumplimiento de las obligaciones establecidas en los subnumerales anteriores y las demás disposiciones contenidas en el presente Capítulo, así como evaluar y acreditar de manera adecuada y suficiente aquellos eventos en los cuales algunas no resultasen   aplicables,  de acuerdo  con  el  régimen legal del custodiado y lo establecido en el respectivo contrato.  Lo anterior sin perjuicio del cumplimiento de las disposiciones en materia cambiaria que correspondan. Esta información deberá estar a disposición de la SFC.

5. CONTRATOS.

Los contratos que se celebren para el desarrollo de la actividad de custodia de valores entre el custodio de valores y el custodiado deben prever expresamente, como mínimo, lo siguiente:

5.1. Identificación y domicilio de las partes que suscriben el contrato y de sus representantes legales.

5.2. Objeto y alcance de los servicios, y los respectivos niveles de servicio.

5.3. Obligaciones especiales de las partes, incluidas las adicionales a las previstas en las normas legales y reglamentarias. En este punto en particular deben incorporarse las obligaciones y responsabilidades de cada una de las partes en las diferentes etapas asociadas a las operaciones sobre los valores objeto de custodia y la forma, plazos y procedimientos de información asociados a la prestación de servicios obligatorios, complementarios y/o especiales, según corresponda, incluyendo las de existencia de planes de contingencia y continuidad.

5.4. Obligaciones relacionadas con las validaciones de instrucciones, así como aquellas que tengan que ver con la interconexión, interacción y flujo de información con los diferentes participantes (tales como intermediarios de valores y gestores de FIC, según resulte aplicable) y proveedores de infraestructura que intervienen en el proceso, necesarios para el ejercicio adecuado de la actividad de custodia de valores.

5.5. Derecho del custodio a solicitar al custodiado toda la información que necesite para el ejercicio de las actividades y /o funciones acordadas dentro del respectivo contrato y las previstas en el presente Capítulo.

5.6. Horarios y canales de atención.

5.7. Mecanismos de información y comunicación entre las partes, incluidos aquellos que deban concertarse con otros participantes como son los proveedores de infraestructura, intermediarios de valores y/o gestores de FIC, según el caso, con el fin de que el custodio y el custodiado accedan de manera eficiente y efectiva a la información de las operaciones sobre los valores objeto de custodia y desarrollen las labores a su cargo.

5.8. En caso de que se realicen operaciones de transferencia temporal de valores de las que trata el numeral 3 del art. 2.37.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, señalar si existe autorización para la utilización de los valores objeto de custodia para el desarrollo de estas operaciones, precisando en caso afirmativo como mínimo: los valores objeto de las mismas, las instrucciones generales para la celebración de las operaciones por parte del custodio, las características de las garantías y el plazo de las mismas.

5.9. Características mínimas de los reportes obligatorios de información, incluyendo contenido, destinatario y periodicidad, de tal forma que permitan dar cumplimiento, como mínimo, a lo establecido en los numerales 8, 9, 11 y 24 del art. 2.37.2.1.4 del Decreto 2555 de 2010.

5.10. Acuerdos de confidencialidad sobre la información manejada y sobre las operaciones desarrolladas.

5.11. Existencia de mecanismos que amparen la protección de los riesgos detallados en el art. 2.37.2.1.2 del Decreto 2555 de 2010.

5.12. Condiciones y controles aplicables a la contratación de sub-custodios de valores en el exterior, de acuerdo con lo previsto en el art. 2.37.2.1.7 del Decreto 2555 de 2010.

5.13. Término de duración del contrato.

5.14. Causales y procedimientos aplicables para la cesión del contrato.

5.15. Causales, forma de terminación y tiempos prudenciales para finalización del mismo en atención a las causales de terminación.

5.16. Procedimiento de entrega de los valores custodiados.

5.17. Procedimientos para el manejo de las cuentas de compensación y liquidación.

5.18. Mecanismos para la solución de conflictos entre las partes.

5.19. Para el caso de la custodia de valores correspondientes a FIC, en concordancia con lo dispuesto en el parágrafo del art. 2.37.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010, se debe definir la información que va a suministrar el custodiado al custodio de valores, así como el alcance y la oportunidad de la misma, con el fin de permitir la verificación del cumplimiento de las normas establecidas en el reglamento del FIC y de los límites, restricciones y prohibiciones legales aplicables a las operaciones del FIC sobre los valores objeto de custodia, de acuerdo con lo previsto en los numerales y del presente Capítulo.

5.20. En el mismo sentido se debe establecer el procedimiento a seguir cuando el custodio se abstenga de dar cumplimiento a una instrucción en virtud de lo establecido en el numeral del presente Capítulo.

5.21. Responsabilidades y resarcimiento de perjuicios.

6. SUB-CUSTODIA DE VALORES UBICADOS EN EL EXTERIOR.

El custodio de valores, al momento de escoger con quien subcontratar la custodia de valores ubicados en el exterior relacionados con el servicio de custodia que presta, debe verificar que el sub-custodio de valores del extranjero cumpla por lo menos con los siguientes requerimientos:

6.1. Corresponder a una de las entidades descritas en el art. 2.37.2.1.6 del Decreto 2555 de 2010.

6.2. Tener experiencia mínima de 5 años en servicios de custodia de valores.

6.3. Contar con una calificación de grado de inversión otorgada por una sociedad calificadora de riesgos reconocida internacionalmente. La agencia calificadora de riesgos debe ser una entidad sujeta a la supervisión de una autoridad equivalente a la SFC.

6.4. Estar regulado y supervisado en el país en el cual se encuentre constituido por una autoridad equivalente a la SFC.

6.5. En adición a lo anterior, el custodio de valores debe evaluar la exigencia de requisitos adicionales, en particular aquellos que le permitan constatar o asegurar la idoneidad del sub-custodio a contratar, incluyendo el análisis o verificación de al menos los siguientes aspectos relacionados con el mismo:

6.5.1. Fortaleza financiera de la entidad.

6.5.2. Experiencia específica y participación como tal en otros mercados.

6.5.3. Políticas y esquemas de control interno del sub-custodio.

6.5.4. Estándares operativos y grado de automatización de la infraestructura para el ejercicio de la subcustodia.

6.5.5. Calificaciones de riesgo asociadas a la capacidad operativa y estándares de seguridad para desarrollar la actividad de custodia de valores y/o auditorías relacionadas directamente con la capacidad y desempeño de la entidad extranjera como sub-custodio.

6.6 <Numeral adicionado por la Circular 31 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:> Los requisitos establecidos en los numerales 6.1 a 6.5 anteriores serán igualmente aplicables en aquellos casos en que un custodiado decida contratar directamente la custodia de valores ubicados en el exterior.

7. REGLAS RELATIVAS A LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS.

7.1. RIESGO OPERATIVO.

Los custodios de valores deben ajustar los sistemas de administración de riesgo operativo, con el fin de incorporar las políticas, procedimientos y manuales relacionados con la actividad de custodia de valores, y en particular los siguientes:

7.1.1. Garantizar la comunicación permanente con el custodiado, con el(los) depósito(s) central(es) de valores, las bolsas de valores y los sistemas de negociación de valores y/o de registro de operaciones sobre valores, los sistemas de compensación y liquidación de operaciones sobre valores, las cámaras de riesgo central de contraparte, los sistemas de pagos, los bancos y las demás entidades con las cuales tenga relación en virtud de su actividad de custodia de valores. Así mismo, contar con controles y alarmas que informen sobre el estado de los sistemas de comunicación, y que permitan identificar y corregir las fallas acorde con los tiempos establecidos en el plan de contingencia y continuidad del negocio respectivo.

7.1.2. Contar con mecanismos eficientes y seguros que le permitan al custodio de valores validar las instrucciones impartidas por el custodiado contra la información que reciba de las bolsas de valores o los sistemas de negociación de valores o de registro de operaciones sobre valores, los sistemas de compensación y liquidación de operaciones sobre valores, las cámaras de riesgo central de contraparte, los depósitos centralizados de valores y los sistemas de pago, entre otros agentes, con el fin de verificar la información de las operaciones objeto de compensación y liquidación contra las instrucciones del custodiado.

Dichos mecanismos deben permitir realizar la validación y control de las instrucciones de una manera eficiente y segura, de tal forma que el custodio pueda cumplir las operaciones sobre los valores, de acuerdo con los reglamentos del respectivo proveedor de infraestructura.

7.1.3. Establecer mecanismos de seguridad para la administración de la información confidencial del custodiado que se maneja en los equipos, sistemas y redes del custodio de valores. La información enviada como parte de o adjunta a un mensaje de correo electrónico o mensaje digital o electrónico para remitir o recibir información debe estar cifrada. Tratándose de mensajes físicos o por cualquier otro medio, se deben implementar medidas de seguridad que impidan el acceso a terceros no autorizados.

7.1.4. Dotar sus terminales, equipos de cómputo y redes con los elementos necesarios que eviten la instalación de programas o dispositivos que capturen la información de sus clientes y de sus operaciones de manera no autorizada.

7.1.5. Disponer de una plataforma tecnológica que soporte eficaz y eficientemente todos los procesos propios de los servicios prestados en desarrollo de la actividad de custodia de valores, considerando elementos tales como centros de cómputo, equipos centrales, red de comunicaciones, interfaces, canales de servicio, planes de contingencia y continuidad del negocio y mecanismos de seguridad tanto física como de las aplicaciones y de la información, entre otros.

7.1.6. Sincronizar todos los relojes de los sistemas de información de la entidad involucrados en la actividad de custodia de valores, para cuyo efecto se debe tener como referencia la hora oficial suministrada por la Superintendencia de Industria y Comercio.

7.1.7. Establecer mecanismos y/o procedimientos que le permitan al custodio controlar, entre otras, la fecha límite para el ejercicio de derechos patrimoniales, de los derechos políticos cuando dicho servicio haya sido contratado, y los procedimientos a seguir en caso de incumplimiento de los mismos.

7.1.8. Establecer mecanismos y/o procedimientos que le permitan al custodio verificar la anotación en cuenta de los valores y la disponibilidad o saldos de dineros entregados por el custodiado, con el fin de evitar la posibilidad de fraudes internos y externos.

7.1.9. Implementar las medidas necesarias que mitiguen el riesgo de cometer errores en la valoración de los portafolios de inversión administrados por los custodiados, así como en la contabilización, cuando estos servicios hayan sido contratados, con el fin de evitar que se generen o registren precios o valores equivocados en las unidades de inversión de compra o redención y su correspondiente contabilización errada.

7.1.10. Identificar, medir y establecer los controles necesarios a que haya lugar para mitigar cualquier otro riesgo identificado, y así mismo evaluarlos de forma continua, probar y supervisar la adecuación de dichos controles.

7.1.11. En los casos en que se haga uso del sub-custodio internacional, establecer mecanismos y/o procedimientos que le permitan al custodio ejercer los derechos sobre los valores de conformidad con las regulaciones aplicables en jurisdicciones del exterior, y que le permitan controlar y mitigar el riesgo legal asociado al servicio de ejercicio de derechos políticos, entre otros factores de riesgo operativo que se identifiquen en relación con dicho servicio, sin perjuicio de la responsabilidad del custodio respecto de la contratación del sub-custodio.

7.2. RIESGO DE CRÉDITO.

Los custodios de valores que realicen transferencias temporales de valores de las que trata el numeral 3 del art. 2.37.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, deben ajustar sus sistemas de administración de riesgos, con el fin de establecer las políticas, mecanismos y/o procedimientos que les permitan evaluar y controlar la exposición a riesgo de crédito que tengan cuando obren como agente para la realización de operaciones de transferencia temporal de valores. En este sentido, el custodio debe incluir dentro de sus políticas de administración de riesgos, la forma cómo va a controlar la exposición al riesgo crediticio y el manejo de los derechos patrimoniales inherentes a los valores que se encuentren bajo su custodia, cuando ejecute órdenes individuales o genéricas de operaciones de transferencia temporal de valores, así como los procedimientos a seguir para la liquidación de los valores dados en garantía, en caso de presentarse un incumplimiento de las operaciones de transferencia temporal de valores.

7.3. RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.

Las sociedades fiduciarias que van a desarrollar las actividades de custodia de valores deben efectuar las modificaciones a las políticas, procedimientos y mecanismos, los cuales deben estar debidamente autorizados por la junta directiva, e incorporar los parámetros mínimos que en desarrollo de la actividad de custodia de valores deben atender para administrar el riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo.

De igual forma, de acuerdo con lo previsto en el Capítulo IV del Título IV de la Parte I de esta Circular, las sociedades fiduciarias que desarrollen la actividad de custodia de valores están obligadas a dar cumplimiento a las disposiciones aplicables a la administración del riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo respecto de la relación que establezcan con sus clientes o custodiados no vigilados por la SFC.

Los administradores de FIC, de portafolios de valores de terceros, y de fideicomisos de inversión, según sea el caso, contratantes de la custodia de valores, siguen siendo responsables de cumplir con las disposiciones aplicables en materia de administración del riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo respecto de sus clientes, responsabilidad que en consecuencia no le corresponde al custodio de los valores del respectivo vehículo de inversión administrado por otra entidad vigilada por parte de la SFC.

<Inciso adicionado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> A las sociedades fiduciarias que desarrollan las actividades de sub-custodia de valores, las sociedades comisionistas de bolsa de valores que realicen operaciones de intermediación sobre los valores custodiados por una de estas sociedades fiduciarias y los establecimientos de crédito que realicen la aperturas de cuentas corrientes y de ahorro para la canalización de dichas operaciones, les corresponde dar cumplimiento a las disposiciones aplicables en materia de administración del riesgo de LA/FT únicamente respecto del custodio extranjero (y no del beneficiario final), siempre y cuando el custodio extranjero esté sujeto a la vigilancia de una autoridad bancaria o de valores, cumpla con la regulación prudencial emitida por el regulador financiero de su respectiva jurisdicción, en relación con la administración del riesgo LA/FT y, a su vez, sea objeto de inspección, vigilancia y/o control o un grado de supervisión equivalente, por parte del supervisor de la jurisdicción donde se encuentre domiciliado o constituido.

<Inciso adicionado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Para este fin, el sub-custodio deberá tener a disposición de esta Superintendencia la documentación pertinente para acreditar que el custodio extranjero está sujeto a la vigilancia de una autoridad bancaria o de valores, cumple con la regulación prudencial emitida por el regulador financiero de su respectiva jurisdicción en relación con la administración del riesgo LA/FT y, a su vez, es objeto de inspección, vigilancia y/o control o un grado de supervisión equivalente, por parte del supervisor de la jurisdicción donde se encuentre domiciliado o constituido. Sin perjuicio de lo anterior, la SFC podrá solicitar la información adicional que requiera, a fin de contar con suficientes elementos de juicio para determinar la equivalencia de los regímenes de administración del riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo.

8. DOCUMENTACIÓN.

En materia de documentación los custodios de valores deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:

8.1. Llevar un registro ordenado de las instrucciones impartidas por el custodiado, que permita verificar la trazabilidad de la operación (fecha, hora, características de la operación, entre otros), el cual debe ser conservado por un término mínimo de 5 años, y mantenerlo a disposición del custodiado, de la SFC y de los organismos de autorregulación del mercado de valores a los cuales se encuentre afiliado el custodiado. En caso que la información sea objeto o soporte de una reclamación, queja o cualquier proceso de tipo de judicial, ésta debe ser conservada hasta el momento que sea resuelto.

8.2. Garantizar la trazabilidad y segregación en el acceso al flujo de información confidencial recibida en razón o con ocasión de los servicios prestados en desarrollo de la actividad de custodia de valores. En desarrollo de lo anterior, se deben establecer mecanismos que restrinjan el acceso a dicha información confidencial, para que sólo pueda ser usada por el personal autorizado que lo requiera exclusivamente para el desarrollo de la actividad de custodia de valores.

8.3. Conservar todas las comunicaciones que se realicen en desarrollo de la actividad de custodia de valores por un término mínimo de 5 años, y debe mantenerlas a disposición del custodiado, de la SFC y de los organismos de autorregulación del mercado de valores a los cuales se encuentre afiliado el custodiado.

9. INFORMACIÓN A LOS CUSTODIADOS.

El custodio de valores debe como mínimo, en relación con el suministro de información dirigida a los custodiados, atender lo dispuesto en los numerales 8, 9, 11 y 24 del art. 2.37.2.1.4 del Decreto 2555 de 2010.

Los sistemas o mecanismos de información o consulta que disponga el custodio, ya sean propios o soportados en los mecanismos disponibles a través de los depósitos centralizados de valores o los sub-custodios, según el caso, deben permitir que el custodiado pueda acceder a la información sobre los movimientos y/o saldos de los valores objeto de custodia y del dinero asociado a las operaciones sobre dichos valores, de acuerdo con la periodicidad o frecuencia establecida en el respectivo contrato celebrado entre el custodio y el custodiado.

Estos mecanismos de suministro de información y consulta deben cumplir estándares de seguridad y calidad que permitan asegurar la veracidad de la información entregada al custodiado y le faciliten a éste la realización de arqueos periódicos de manera automática.

10. ESTÁNDARES ESPECIALES PARA LOS PROVEEDORES DE INFRAESTRUCTURA.

<Inciso modificado por la Circular 27 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades que interactúan con el custodio, en particular, las bolsas de valores, los sistemas de negociación de valores y de registro de operaciones sobre valores, los administradores de sistemas de compensación y liquidación de operaciones sobre valores, las cámaras de riesgo central de contraparte y los depósitos centralizados de valores, los sistemas de pagos, los proveedores de precios para valoración y cualquier otro proveedor de infraestructura indispensable para el cumplimiento de la labor de custodia, deben ajustar sus procedimientos, mecanismos, sistemas, y todo aquello que se considere necesario, con el fin de facilitar y permitir al custodio interconectarse o acceder a la información que se requiera para el desarrollo de sus funciones, atendiendo en todo caso el cumplimiento de las normas y reglamentación aplicable a las funciones de cada proveedor de infraestructura.

<Inciso adicionado por la Circular 27 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Los proveedores de infraestructura del mercado de valores deben realizar pruebas o ejercicios sobre la capacidad de sus sistemas para el cumplimiento de operaciones sobre los valores objeto de custodia, que permitan prever la interacción adecuada, segura y oportuna con las entidades que pretendan ser autorizadas para desarrollar esta actividad. Para tal efecto, deben establecer aspectos tales como: los procedimientos, metodologías, horarios, datos de prueba, mecanismos para el intercambio de información y sistemas, o entornos de prueba que permitan simular razonablemente la operatividad de sus sistemas con la participación de los custodios.

<Inciso adicionado por la Circular 27 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Las pruebas deben ser integrales y permitir el adecuado flujo de información entre los proveedores de infraestructura que participan en la cadena de valor y los custodios, para dar seguridad sobre el funcionamiento de los servicios obligatorios, complementarios y especiales, así como el proceso de compensación y liquidación de operaciones en el mercado.

<Inciso adicionado por la Circular 27 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Para tal efecto, los proveedores de infraestructura definirán el ambiente de prueba que permita, de manera continua, la simulación de una operación desde que se ingresa e inicia la ejecución de una orden o registro de operaciones en el respectivo sistema, hasta la culminación de la operación.

<Inciso adicionado por la Circular 27 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Se debe dejar constancia o registro de la ejecución, desempeño y cumplimiento de las pruebas que se hayan surtido, antes del inicio de la prestación de los servicios para custodios.

11. ÓRGANOS DE CONTROL.

Los órganos de control del custodio de valores responsables de adelantar las labores de verificación y seguimiento a las actividades de la entidad, dentro de las cuales se encuentra la de custodia de valores, deben garantizar el cumplimiento de las instrucciones de este Capítulo y demás obligaciones exigibles. Esas instancias deben informar los resultados de dicha labor a los órganos o instancias competentes o área de administración de riesgos del custodio de valores de manera oportuna.

11.1. REVISORÍA FISCAL.

El revisor fiscal del custodio, respecto de la actividad de custodia de valores, debe cumplir con las labores de verificación y control a él asignadas, en virtud de las normas de los sistemas de administración de riesgos aplicables de la actividad de las sociedades fiduciarias, dentro de los cuales se destacan el sistema de administración de riesgo operativo y el sistema de administración de riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo, conforme con lo dispuesto por esta Circular por la, CBCF y demás disposiciones relevantes en estas materias. Los reportes deben ser realizados con la misma periodicidad que disponga la normativa vigente en relación con las actividades a cargo de la revisoría fiscal respecto de los negocios o actividades que desarrollan las sociedades fiduciarias. Los reportes del revisor fiscal por lo tanto, deben incorporar los resultados y análisis correspondientes al desarrollo de la actividad de custodia de valores.

A su vez, el revisor riscal del custodio de valores debe dar a conocer al Representante Legal de la entidad, los incumplimientos de que tenga conocimiento, sin perjuicio de la obligación de informar inmediatamente sobre ellos y sobre las irregularidades materiales que advierta en el cumplimiento de lo establecido en las normas aplicables, a la junta directiva u órgano que haga sus veces y a la SFC.

11.2. ÓRGANO DE CONTROL INTERNO.

Sin perjuicio de las funciones asignadas en otras disposiciones, la auditoría interna del custodio de valores, o quien ejerza el control interno, debe evaluar periódicamente la efectividad y el cumplimiento de todas y cada una de las labores que se realicen en ejercicio de la actividad de custodia de valores, con el fin de determinar las eventuales deficiencias y explorar sus posibles soluciones. Así mismo, debe informar los resultados de la evaluación a la unidad o área de administración del riesgo, al comité de riesgos, según sea el caso, y al representante legal de la entidad.

Su labor debe contar con procesos de control interno mediante los cuales sea posible verificar la implementación de las metodologías, procedimientos y en general el cumplimiento de todas las reglas aplicables en su funcionamiento, incluyendo especialmente el oportuno flujo de información a la junta directiva de la entidad, u órgano que haga sus veces, y al nivel administrativo de la entidad que corresponda.

La auditoria interna debe realizar un seguimiento permanente, adecuado e independiente al cumplimiento de los requisitos, obligaciones, prohibiciones y demás responsabilidades que adquiera el custodio por tal condición. Los informes como resultado de estas auditorías deben presentarse al menos trimestralmente a la junta directiva de la entidad y estar a disposición de la SFC.

12. OTRAS DISPOSICIONES.

Las actividades que desarrolle el custodio en virtud del servicio obligatorio establecido en el numeral 2 del art. 2.37.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010 deben entenderse como parte del proceso de compensación y liquidación de las operaciones sobre los valores objeto de custodia. Los desembolsos derivados de las operaciones sobre valores objeto de custodia que se realicen a través de sistemas de compensación y liquidación administrados por entidades autorizadas por la SFC para tal fin, están sujetos al régimen aplicable a la actividad de compensación y liquidación de operaciones sobre valores prevista en la normativa vigente.

El organismo de autorregulación de valores al cual pertenezca el custodiado debe velar porque éste, no obstante suscriba un contrato de custodia con un custodio, cumpla con los deberes y responsabilidades en calidad de intermediario de valores, según corresponda. Para dichos efectos, el organismo de autorregulación de valores tiene como insumo para su labor toda la información y reportes efectuados por parte del custodio, de acuerdo con lo establecido en el presente Capítulo.

13. CLASIFICACION DE LAS ACTIVIDADES DE CUSTODIA DE VALORES. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Para efectos del registro de las actividades de custodia en el Módulo de Registro de Negocios, así como el reporte y transmisión de información con fines de supervisión a esta Superintendencia, las actividades de custodia de valores se clasifican en las siguientes categorías:

13.1. CUSTODIA DE VALORES QUE INTEGRAN LOS PORTAFOLIOS DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA. <Subnumeral adicionado por la Circular 34 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Es la actividad en la cual el custodio ejerce el cuidado y la vigilancia de los valores y recursos en dinero de fondos de inversión colectiva para el cumplimiento de operaciones sobre dichos valores, en desarrollo de la obligación establecida en el articulo 3.1.3.3.1 de Decreto 2555 de 2010.

En ejercicio de esta actividad, el custodio de valores debe prestar los servicios obligatorios establecidos en el artículo 2.37.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010, incluyendo la verificación de cumplimiento establecida en el parágrafo del citado artículo.

13.2. CUSTODIA DE VALORES QUE INTEGRAN LOS PORTAFOLIOS DE OTROS VEHÍCULOS DE INVERSIÓN Y/O NEGOCIOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS DE TERCEROS. <Subnumeral adicionado por la Circular 34 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Es la actividad en la cual el custodio ejerce el cuidado y la vigilancia de los valores y recursos en dinero de vehículos de inversión y/o negocios de administración de activos de terceros, diferentes a fondos de inversión colectiva, para el cumplimiento de operaciones sobre dichos valores.

13.3. CUSTODIA DE VALORES DE INVERSIÓN DE CAPITALES DEL EXTERIOR DE PORTAFOLIO. <Subnumeral adicionado por la Circular 34 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Es la actividad en la cual el custodio ejerce el cuidado y la vigilancia de los valores propiedad de inversionistas de capitales del exterior de portafolio, con la posibilidad de pactar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el artículo 2.17.2.2.2.3 del Decreto 1068 de 2015.

13.4. CUSTODIA DE VALORES DE INVERSIÓN DE CAPITALES DEL EXTERIOR DIRECTA. <Subnumeral adicionado por la Circular 34 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Es la actividad en la cual el custodio ejerce el cuidado y la vigilancia de los valores inscritos en el RNVE que constituyan inversión extranjera directa de acuerdo con el Régimen General de inversión de capitales del exterior en Colombia.

13.5. CUSTODIA DE VALORES QUE INTEGRAN LOS PORTAFOLIOS DE FONDOS VOLUNTARIOS DE PENSIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 8 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Es la actividad en la cual el custodio ejerce el cuidado y la vigilancia de los valores y recursos en dinero de los portafolios de los fondos voluntarios de pensión para el cumplimiento de operaciones sobre dichos valores, en desarrollo de la obligación establecida en el artículo 2.42.1.3.6. del Decreto 2555 de 2010.

En ejercicio de esta actividad, el custodio de valores debe prestar los servicios obligatorios establecidos en el artículo 2.37.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010, incluyendo la verificación de cumplimiento establecida en el parágrafo del citado artículo.

CAPÍTULO VII.

ORGANISMOS DE AUTORREGULACIÓN DEL MERCADO DE VALORES.

<Capítulo adicionado por la Circular 4 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 4 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

El presente capítulo es vinculante para los organismos de autorregulación del mercado de valores a los que hace referencia el Capítulo II del Título IV de la Ley 964 de 2005, quienes, para efectos de este Capítulo, se denominarán organismos de autorregulación.

2. PLANEACIÓN  ANUAL DE ACTIVIDADES. <Numeral adicionado por la Circular 4 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Los organismos de autorregulación deben planificar sus actividades y reportar el avance de dicha planeación en los términos descritos a continuación.

2.1. PLAN ANUAL DE ACTIVIDADES.  <Numeral adicionado por la Circular 4 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Dentro del primer mes de cada año, los organismos de autorregulación deben remitir a la SFC un Plan Anual de Actividades para el año calendario en curso, que relacione las actividades de supervisión y regulación que ejecutarán durante dicho periodo.

El Plan Anual de Actividades y cualquier modificación al mismo, debe ser presentado por el representante legal y aprobado por el consejo directivo u órgano que haga sus veces del organismo de autorregulación. En caso de que se presente un cambio en el Plan Anual de Actividades, los organismos de autorregulación deben informar a la SFC los cambios efectuados dentro de los 15 días hábiles siguientes a la aprobación del cambio correspondiente.

En caso de que el Informe de Gestión Para Fines de Supervisión, de que trata el numeral 2.2 del presente Capítulo, evidencie que las actividades disciplinarias ejercidas por el organismo de autorregulación no cumplen con los criterios establecidos en el numeral 2.2.5 de este Capítulo, el Plan Anual de Actividades deberá contener un plan de acción detallado sobre las políticas y procedimientos que se implementarán para subsanar esta situación.

2.1.1. INFORME DE RIESGOS. <Numeral adicionado por la Circular 4 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

El Plan Anual de Actividades deberá estar fundamentado en un análisis de riesgos. Por lo tanto, en el mismo se deben detallar los riesgos generales y específicos que serán objeto de supervisión, durante el año objeto de planeación. La identificación de los riesgos debe estar fundada en el análisis de la coyuntura económica del momento, la experiencia en el ejercicio de las facultades de supervisión y disciplina del respectivo organismo autorregulador y toda aquella información adicional que los órganos directivos estimen relevante para identificar, y de ser el caso. Medir dichos riesgos de manera integral.   

2.1.2. ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 4 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Dentro del Plan Anual de Actividades se debe formular un plan integral que describa cómo el organismo de autorregulación llevará a cabo su actividad de supervisión durante el año en curso, el cual deberá contener, como mínimo, lo siguiente:

2.1.1.1. Resumen del plan estratégico del organismo autorregulador que incluya los objetivos específicos del enfoque de la supervisión del año calendario objeto de reporte y los riesgos que se buscarán mitigar, el cual deberá identificar la forma en que se realizará el seguimiento de riesgos específicos.

2.1.1.2. Herramientas y recursos que serán utilizados para su ejecución.

2.1.1.3. Detalle de las actividades de inspección in situ e inspección extra situ planificadas que dé cuenta del objeto, alcance y fecha de realización de las mismas.

2.1.3. ACTIVIDADES DE REGULACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 4 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Dentro del Plan Anual de Actividades se deben detallar las materias que serán objeto de regulación durante el año en curso, en el cual se deben detallar como mínimo lo siguiente:

2.1.3.1. Resumen de los proyectos regulatorios que se llevarán a cabo

2.1.3.2. Motivación y contexto de los proyectos regulatorios

2.1.3.3. Problemas a resolver y objetivos de los proyectos regulatorios

2.1.3.4. Cronograma de los proyectos regulatorios

2.2. INFORME DE GESTIÓN PARA EFECTOS DE SUPERVISIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 4 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Dentro del primer mes de cada año, los organismos de autorregulación deben remitir a la SFC un Informe de Gestión para Efectos de Supervisión, respecto de sus actividades durante el año calendario anterior.

El Informe de Gestión para Efectos de Supervisión, y cualquier modificación al mismo, debe ser presentado por el representante legal y aprobado por el consejo directivo u órgano que haga sus veces, del organismo autorregulador. En caso de que se presente un cambio en el Informe de Gestión para Efectos de Supervisión, los organismos de autorregulación deben informar a la SFC los cambios efectuados dentro de los 15 días hábiles siguientes a la aprobación del cambio correspondiente.

El Informe de Gestión para Efectos de Supervisión que debe contener como mínimo:

2.2.1. Exposición general de la gestión en relación con el ejercicio de sus labores de regulación, supervisión, disciplina y certificación

2.2.2. Indicadores definidos por los órganos directivos de los organismos de autorregulación en materia de regulación, supervisión, disciplina y certificación, que permitan evaluar de forma clara y comprensiva dichas funciones

2.2.3. Evolución trimestral de los indicadores

2.2.4. Relación de demandas interpuestas contra el organismo de autorregulación, o cualquiera de sus funcionarios por razones relacionadas con el ejercicio de sus funciones

2.2.5. Declaración justificada con base en los procedimientos disciplinarios que estén en curso y/o que hayan terminado durante el año calendario anterior, indicando que la imposición de sanciones por el organismo de autorregulación, y el desarrollo y terminación de los procesos disciplinarios a su cargo, cumplen con los siguientes criterios:

2.2.5.1. El procedimiento disciplinario cumple con el principio del debido proceso

2.2.5.2. Durante el procedimiento disciplinario existe un análisis de proporcionalidad de la conducta cometida

2.2.5.3. Al momento de imponer sanciones se busca un efecto disuasorio de las conductas cometidas frente a los participantes del mercado

2.2.5.4. Al momento de imponer sanciones se tienen en cuenta criterios objetivos y subjetivos prestablecidos para la atenuación o agravación de sanciones

2.2.5.5. Al momento de imponer sanciones se procura mantener coherencia de las sanciones con casos análogos o similares

2.3. REVISIÓN Y COORDINACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 4 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Una vez recibidos el Plan Anual de Actividades y el Informe de Gestión Para Fines de Supervisión, la SFC podrá requerir en cualquier momento modificaciones, precisiones, correcciones y complementaciones a dichos documentos con el fin de obtener una idea clara y completa sobre los informes y planes allí contenidos. Igualmente, la SFC podrá instruir a los organismos de autorregulación para que hagan aquellas modificaciones a sus Planes Anuales de Actividades que propendan a que dichos organismos ejecuten sus funciones de regulación, supervisión, disciplina y certificación de forma completa, adecuada y conforme con la normatividad vigente.

Con el fin de hacer seguimiento sobre el avance anual y parcial del Plan Anual de Actividades se establecerá un Comité de Seguimiento al mismo, que estará conformado por los representantes que el Superintendente Financiero de Colombia designe, al igual que por los representantes del organismo de autorregulación correspondiente, según se específica en este párrafo. La SFC podrá, en cualquier momento, comunicar a los organismos de autorregulación el cronograma de seguimiento, reglas de procedimiento, características de sus representantes y cualquier otro elemento que considere relevante y que regirán el funcionamiento del Comité de Seguimiento. Los representantes del organismo de autorregulación en el Comité de Seguimiento del Plan Anual de Trabajo tendrán un nivel directivo.

2.4. REQUERIMIENTOS ESPECÍFICOS DE INFORMACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 4 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Sin perjuicio de la remisión de los planes e informes detallados en este Capítulo, los organismos de autorregulación deben suministrar la información que la SFC requiera en cualquier momento, en ejercicio de las facultades de supervisión, en los términos indicados por ésta.

CAPÍTULO VIII.

PROTOCOLO DE CRISIS O CONTINGENCIA DEL MERCADO DE VALORES.

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN.  <Numeral adicionado por la Circular 12 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Las instrucciones impartidas en este Capítulo son de obligatorio cumplimiento para las bolsas de valores, los administradores de sistemas de compensación y liquidación de valores, contratos de futuros, opciones y otros, los administradores de depósitos centralizados de valores, las cámaras de riesgo central de contraparte, los administradores de sistemas de negociación de valores y de registro de operaciones, proveedores de precios y los demás sistemas o mecanismos por medio de los cuales se facilite la negociación o registro de valores, contratos de futuros, opciones y demás instrumentos financieros.

2. OBLIGACIONES. <Numeral adicionado por la Circular 12 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

2.1 DE LOS PROVEEDORES DE INFRAESTRUCTURA. <Numeral adicionado por la Circular 12 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Los proveedores de infraestructura del mercado de valores señalados en el numeral 1 de este Capítulo deben diseñar, estructurar e implementar un protocolo de crisis o contingencia para el mercado de valores (Protocolo), en el cual se prevea el mecanismo a seguir para afrontar situaciones que impidan o pongan en riesgo el correcto funcionamiento del mercado de valores, así como estrategias de recuperación y de contingencia. Dicho Protocolo debe incorporarse en los reglamentos de los mencionados proveedores.

2.2 DE LAS ENTIDADES VIGILADAS. <Numeral adicionado por la Circular 12 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades vigiladas que participen en una parte de la cadena de valor del mercado de valores, en calidad de intermediario del mercado de valores y/o en desarrollo de funciones relacionadas con los procesos de liquidación de valores y pago de las operaciones, están obligadas a participar del Protocolo en los términos que indique el órgano de gobierno del numeral 3, así como en las pruebas integrales y capacitaciones anuales coordinadas por dicho órgano.

3.  GOBIERNO. <Numeral adicionado por la Circular 12 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

El Protocolo debe contar con un órgano de gobierno conformado por los proveedores de infraestructura señalados en el numeral 1 de este Capítulo, quienes son los encargados del diseño, activación y ejecución de las actividades que se establezcan en el Protocolo.

Adicionalmente, podrán participar otros actores del mercado que por su papel en la cadena de valor se consideren de alta relevancia, tales como los custodios de valores, entre otros. Lo anterior teniendo en cuenta las calidades que señale el Protocolo conforme al literal b del artículo 2.35.5.1.2., del Decreto 2555 de 2010.

Esta instancia debe contar con la participación, por lo menos, de un Representante Legal de cada entidad que componga este órgano de gobierno y tendrá las siguientes responsabilidades y facultades:

3.1. RESPONSABILIDADES.  <Numeral adicionado por la Circular 12 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

3.1.1. Diseñar, implementar y mantener actualizado el Protocolo.

3.1.2. Aprobar las disposiciones del Protocolo.

3.1.3. Implementar las actividades incorporadas en el Protocolo.

3.1.4. Documentar y mantener actualizada la información del Protocolo, como mínimo con los documentos del numeral 6.1 de este Capítulo.

3.1.5. Divulgar y ejecutar actividades de sensibilización respecto del Protocolo a los participantes del mercado, con el fin de especificar los roles de cada uno en la cadena de valor, así como los procedimientos y etapas del mismo.

3.1.6. Activar canales de comunicación necesarios para informar o consultar acciones propias del Protocolo a la SFC.

3.1.7. Atender a la SFC respecto de todos los asuntos que se deriven del Protocolo.

3.1.8. Decidir sobre la activación del Protocolo y las diferentes etapas a ejecutar.

3.1.9. Identificar las posibles acciones como mecanismos para responder ante un evento de crisis o contingencia, identificando y sugiriendo aquellas que pueden ser implementadas por las autoridades con el fin de controlar la crisis o la contingencia.

3.1.10. Diseñar y ejecutar pruebas integrales del Protocolo conforme a lo señalado en el numeral 5 de este Capítulo.

3.1.11. Definir los planes de acción para subsanar las debilidades evidenciadas luego de la ejecución de las pruebas.

3.1.12. Atender oportunamente las necesidades que surjan como consecuencia del evento de crisis.

3.1.13. Coordinar la gestión de bienes y servicios necesarios para atender eventos de contingencia.

3.1.14. Coordinar las actividades relacionadas con el proceso de post crisis.

3.1.15. Promover la mejora continua del Protocolo.

3.1.16. Establecer los mecanismos para comunicar al mercado de valores y al público en general, el Protocolo, las actividades relacionadas con el mismo y demás información que se considere pertinente.

3.2. FACULTADES. <Numeral adicionado por la Circular 12 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

3.2.1. Determinar criterios para decretar las crisis o contingencias del mercado de valores.

3.2.2. Designar los grupos de trabajo necesarios para diseñar e implementar el Protocolo.

3.2.3. Diseñar planes de gestión de crisis o contingencia.

3.2.4. Convocar a reuniones a los equipos de trabajo para aprobar los cambios a los planes de gestión de crisis

3.2.5. Definir las estrategias de continuidad.

3.2.6. Definir las estrategias de retorno a la operación normal.

3.2.7. Decretar eventos de crisis o contingencia en el mercado de valores, de acuerdo con los parámetros establecidos en el Protocolo.

3.2.8. Establecer los recursos humanos, físicos y tecnológicos necesarios, así como los responsables de cada uno de los participantes con relación al Protocolo.

3.2.9. Establecer los planes de capacitación de los diferentes actores.

3.2.10. Divulgar periódicamente los cambios y modificaciones realizados al Protocolo.

4. DISEÑO, ESTRUCTURACIÓN E IMPLEMENTACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 12 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

4.1. Diseño: Con el fin de crear el referido Protocolo, los proveedores de infraestructura junto con los demás actores del mercado de valores que consideren necesarios, deben efectuar acuerdos conjuntos de industria que faciliten la implementación y mantenimiento del Protocolo.

4.2. Estructuración: Como mínimo el Protocolo deberá contener los lineamientos para determinar una crisis y/o activación de la contingencia de industria. Para ello deberá considerar graduaciones por el nivel de afectación del mercado.

4.3. Implementación: El Protocolo debe ser incluido dentro de los reglamentos de los proveedores de infraestructura señalados en el numeral 1 del presente Capítulo conforme a lo señalado en el Decreto 2555 de 2010. Se deberán incorporar en el reglamento de funcionamiento de las infraestructuras los siguientes aspectos mínimos del Protocolo de crisis: i) Procedimiento de aprobación; ii) Estructura general; iii) Políticas y/o principios básicos; iv) El órgano de gobierno que administrará la estructuración, implementación, modificación o actualización; v) Facultades, derechos y obligaciones del órgano de gobierno y de las infraestructuras; vi) Derechos y obligaciones de los participantes del mercado, según su rol; vii) Políticas y reglas de divulgación de información y de las decisiones del órgano de gobierno; viii) Régimen de transición para la entrada en vigencia del Protocolo; y ix) Los demás aspectos que el órgano de gobierno y la Superintendencia encuentren necesario incluir.

En todo caso, la estructura completa y detallada del Protocolo, en donde se establezcan los mecanismos de activación, escenarios de crisis, análisis de riesgos de los mercados, mapas de interrelación de procesos, etc., debe preverse a través de las circulares, instructivos o manuales operativos de los proveedores de infraestructura.

Cualquier modificación o alteración del Protocolo debe ser presentada para autorización previa por parte de la SFC.

5. PRUEBAS INTEGRALES. <Numeral adicionado por la Circular 12 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Los proveedores de infraestructura señalados en el numeral 1 de este Capítulo deben diseñar y ejecutar pruebas integrales del Protocolo, a efectos de asegurar su efectividad. Cada año se debe simular, al menos, un proceso crítico, de inicio a fin, en ambiente de contingencia con el propósito de confirmar la preparación de las entidades para operar en una situación contingente. Las pruebas se deben realizar en el orden dado por la prioridad de los procesos en el análisis de impacto y para la realización de ellas, se deben convocar a todos los participantes en dichos procesos.

Las condiciones de las pruebas (objetivo, alcance, proceso crítico que se probará, participantes, fecha y duración) deben ser informadas a la SFC, con al menos 30 días de anticipación a la realización de las mismas. Así mismo, dentro de los 15 días siguientes a la citada prueba se debe remitir al buzón de correo electrónico riesgooperativo@superfinanciera.gov.co el informe con los resultados obtenidos y los planes de acción a los que haya lugar.   

6. DOCUMENTACIÓN Y PUBLICACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 12 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

6.1 Documentación: El Protocolo debe contar con la documentación que permita identificar los diferentes actores, funciones, roles y responsabilidades de cada uno de ellos. Asimismo, debe contar con mecanismos de activación, escenarios de crisis, gobierno, análisis de riesgos de los mercados, mapas de interrelación de procesos, actividades a ejecutar al momento de activación del Protocolo, etc., así como los procedimientos de revisión y actualización que permitan mantener vigente el Protocolo en el tiempo.

En particular, el Protocolo se deberá actualizar con los cambios regulatorios, cambios tecnológicos, cambios en la estructura del mercado, nuevas operaciones, nuevos actores y tipos de actores.

6.2 Medios de información y publicación: El Protocolo debe contener los mecanismos de comunicación que serán utilizados para informar la activación del mismo al mercado, al público en general y a las autoridades competentes.

7. MERCADO DE DIVISAS.  <Numeral adicionado por la Circular 12 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

Las disposiciones relacionadas con el Protocolo del que trata el presente Capítulo podrán ser extensivas al mercado de divisas de conformidad con lo que establezca el Banco de la República.  

CAPÍTULO IX.

ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE SISTEMAS DE PAGO DE BAJO  VALOR-EASPBV.

1. AUTORIZACIÓN PARA EJERCER LA ACTIVIDAD DE COMPENSACIÓN Y LIQUIDACIÓN EN SISTEMAS DE PAGO DE BAJO VALOR. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

De conformidad con lo definido en el art. 2.17.2.1.4 del Decreto 2555 de 2010, las Entidades Administradoras de Sistemas de Pago de Bajo Valor (en adelante, EASPBV) son las únicas que pueden desarrollar la actividad de compensación y liquidación de los sistemas de pago de bajo valor (en adelante, SPBV).

Atendiendo lo dispuesto en el art. 2.17.2.1.1 del referido Decreto, las normas aplicables a las EASPBV serán las previstas para las compañías de financiamiento, en lo pertinente.

1.1 AUTORIZACIÓN DE LOS REGLAMENTOS DE LAS EASPBV. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

De conformidad con lo establecido en el parágrafo del art. 2.17.2.1.12 del Decreto 2555 de 2010, el reglamento que adopten las EASPBV debe ser aprobado por la SFC. Dicha aprobación se encuentra sujeta al cumplimiento de los principios de los SPBV, los deberes y las obligaciones definidos en el citado Decreto. El reglamento debe ser publicado en la página web de cada entidad.

Las modificaciones relacionadas en los numerales 2, 4, 13, 18 y 19 del mencionado artículo, no requerirán aprobación de la SFC, pero deberán ser aprobados por su Junta Directiva o quien haga de sus veces, e informados a la SFC dentro de los 15 días siguientes a su aprobación.

1.2 RÉGIMEN DE INVERSIÓN EN EASPBV. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Los establecimientos de crédito, las sociedades de servicios financieros, las sociedades de capitalización y las sociedades especializadas en depósitos y pagos electrónicos podrán poseer, conjuntamente, cualquier porcentaje de acciones en las EASPBV, de conformidad con lo dispuesto en el art. 2.17.2.1.2 del Decreto 2555 de 2010.

2. REGISTRO DE ADQUIRENTES NO VIGILADOS - RANV. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

De conformidad con lo previsto en el art. 2.17.3.1.2 del Decreto 2555 de 2010, la SFC debe mantener un registro de las sociedades no vigiladas que desarrollen la actividad de adquirencia, el cual, para su funcionamiento y operación, atenderá las instrucciones contenidas en el presente capítulo.

2.1 OBJETO Y ALCANCE DEL RANV. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

En los términos del art. 2.17.3.1.2. del Decreto 2555 de 2010, el objeto del RANV es permitir que se evalúe la solvencia de la sociedad no vigilada que desarrolla la actividad de adquirencia, de manera previa a que sea aceptada como participante del SPBV.

El RANV opera como un mecanismo habilitante para ejercer las actividades de adquirencia pero en ningún caso otorga a quienes lo conforman la calidad de entidad vigilada por la SFC, ni constituye un proceso de licenciamiento ante esta Entidad.

El procedimiento que adelanta la SFC para autorizar, negar y mantener la inscripción en el RANV se circunscribe a validar el cumplimiento de los requisitos de carácter general que establece el referido art. 2.17.3.1.2 del Decreto 2555 de 2010, e informar sus decisiones a las sociedades postulantes.

2.2 REQUISITOS Y EFECTOS DE LA INSCRIPCIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Para el trámite de inscripción en el RANV, las sociedades no vigiladas que desarrollan la actividad de adquirencia deberán cumplir con los requerimientos definidos en el art. 2.17.3.1.2 del Decreto 2555 de 2010 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen.

La inscripción en el RANV no exime a la sociedad no vigilada que desarrolla la actividad de adquirencia del cumplimiento de los requisitos definidos en los reglamentos de los SPBV para su acceso como participante.

Las EASPBV no podrán requerir a la sociedad no vigilada que desarrolla la actividad de adquirencia el cumplimiento de requisitos de capital, solvencia o mecanismos de separación de fondos provenientes de órdenes de pago o transferencias de fondos, distintos a los previstos en el art. 2.17.3.1.2 del Decreto 2555 de 2010.

2.3 PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

2.3.1 REGLAS RELATIVAS A LA SOLICITUD. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

La solicitud de inscripción de una sociedad no vigilada que desarrolle la actividad de adquirencia se debe presentar mediante el aplicativo de “Registro de Adquirentes no Vigilados” y conforme a la Lista de Chequeo “Registro de Adquirentes No vigilados” que se encuentre publicada en la página web www.superfinanciera.gov.co.

La respuesta a la solicitud de inscripción en el RANV atenderá los términos establecidos en el art. 2.17.3.1.2 del Decreto 2555 de 2010.

2.3.2 NEGACIÓN DE LA SOLICITUD DE LA INSCRIPCIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

La inscripción en el RANV será negada por la SFC cuando la sociedad no vigilada que desarrolla la actividad de adquirencia no cumpla los requisitos establecidos en el art. 2.17.3.1.2 del Decreto 2555 de 2010 y/o los establecidos en el presente Capítulo.

2.4. REGLAS PARTICULARES DE OPERACIÓN DEL RANV. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

2.4.1 REMISIÓN PERIÓDICA DE INFORMACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Un mes antes del cumplimiento de año de operación, contados a partir de la fecha de comunicación de la inscripción en el RANV, la sociedad no vigilada que desarrolle la actividad de adquirencia, deberá remitir a la SFC los documentos definidos en la Lista de Chequeo “Renovación Registro de Adquirentes No vigilados” para acreditar el cumplimiento de lo señalado en el art. 2.17.3.1.2 del Decreto 2555 de 2010. En el evento en que esta incumpla dicho término, la SFC podrá cancelar la inscripción en el RANV.

Para el primer año de operación, los inscritos en el RANV que vayan a renovar su inscripción deberán remitir la información a la SFC un mes antes del cumplimiento de este primer año, contado a partir de la fecha de comunicación de la inscripción. En este evento, y por esa única vez, se evaluará el cumplimiento de los requisitos señalados en el art. 2.17.3.1.2 del Decreto 2555 de 2010 con la información de los 11 meses de operación, contados desde la fecha de otorgamiento de registro. Para los años subsiguientes, se tendrá en cuenta el cumplimiento de los requisitos señalados en el art. 2.17.3.1.2 del Decreto 2555 de 2010 durante el año de operación inmediatamente anterior.

La renovación del registro será informada a más tardar dentro de los 10 días hábiles siguientes a la recepción de los documentos a los que hace referencia el presente numeral.

2.4.2 CANCELACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

La SFC podrá verificar, en cualquier momento, el cumplimiento de los requisitos definidos para el RANV. Así mismo, podrá cancelar la inscripción de la sociedad no vigilada que desarrolla la actividad de adquirencia cuando:

i) Deje de acreditar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el art. 2.17.3.1.2. del Decreto 2555 de 2010,

ii) No remita la información completa a que se refiere el subnumeral 2.4.1 dentro de los plazos establecidos,

iii) No atienda algún requerimiento de información efectuado por esta Superintendencia o,

iv) El representante legal de la sociedad no vigilada que desarrolla la actividad de adquirencia solicite la cancelación voluntaria del RANV.

En caso de que la inscripción en el registro sea cancelada, la sociedad no vigilada que desarrolla la actividad de adquirencia queda inhabilitada. En consecuencia, debe proceder inmediatamente a trasladar los fondos recibidos de la liquidación de órdenes de pago o transferencias de fondos a sus usuarios, de acuerdo con lo dispuesto en el reglamento del SPBV del cual sea participante e informar a la SFC, dentro de los 3 días hábiles siguientes, sobre el mecanismo definido para el efecto.

2.4.3 PUBLICIDAD DEL RANV Y SU CONTENIDO. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

La SFC informará sobre la inscripción de una sociedad no vigilada que desarrolla la actividad de adquirencia en el RANV, así como la cancelación del mismo, mediante comunicación dirigida a esta y al público en general, a través de la página web de la SFC.

La SFC publicará la lista de sociedades inscritas en el RANV, con su número de identificación tributaria y la fecha de inclusión en el mismo. Igualmente, se indicará el estado del registro (activo o cancelado). Y se indicará que el mismo opera como un mecanismo habilitante para ejercer las actividades de adquirencia pero en ningún caso otorga a quienes lo conforman la calidad de entidad vigilada por la SFC.

3. OBLIGACIONES DE TRANSPARENCIA DE LOS ADQUIRENTES Y ENTIDADES RECEPTORAS. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Los adquirentes y entidades receptoras, en relación con los plazos de acreditación de los fondos a sus usuarios, deben incluir en el texto de los contratos con caracteres destacados, la información relativa a:

3.1 El mecanismo para mantener separados los fondos de los usuarios de los propios.

3.2 El número de días en que se acreditarán los fondos, contados desde la realización de la operación en el SPBV.

3.3 El valor mínimo requerido para el traslado y acreditación de los fondos, si existe.

3.4 Las condiciones y mecanismos requeridas para la acreditación de los fondos.

Esta misma información debe mantenerse actualizada en la página web de la entidad y cualquier modificación a la misma debe ser informada a sus usuarios a través de los mecanismos habitualmente utilizados para la comunicación con éstos, dentro de los 10 días calendario siguientes a su aprobación.

4. JUNTAS DIRECTIVAS DE LAS EASPBV. <Numeral adicionado por la Circular 20 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Para la conformación de las juntas directivas, las EASPBV no podrán designar como miembros dependientes empleados que hagan parte de las áreas de negocio relacionadas con pagos y la operación bancaria de las filiales, subsidiarias, controlantes o accionistas de la EASPBV, de conformidad con lo dispuesto en el art. 2.17.2.1.6. del Decreto 2555 de 2010. Para tal efecto, se entiende por áreas de negocio relacionadas con la operación bancaria aquellas que estén directamente vinculadas con el ejercicio de la actividad de intermediación financiera que  desarrollan los establecimientos de crédito.

En todo caso, las EASPBV deben garantizar en la conformación de sus juntas directivas el cumplimiento de los principios consagrados en el art. 2.17.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010 y la adopción de buenas prácticas de gobierno corporativo, tales como:

i) Propender por que los miembros designados sean personas que representen un adecuado balance de habilidades, diversidad y conocimientos, de acuerdo con las características de la entidad.

ii) Propender para que todos los miembros se mantengan informados de los asuntos de la entidad, asistan a todas las reuniones y asuman la misma responsabilidad frente a las decisiones adoptadas.

iii) Contar con políticas de revelación de información y procedimientos para la generación de informes y relacionamiento con sus participantes

IV) Garantizar que la selección, aprobación, renovación y sustitución de sus miembros sea un proceso estratégico al interior de la EASPBV, y cuente con normas internas que establezcan los perfiles y calidades para ser miembro, los procesos de nominación y remoción, y esquemas de sustitución de liderazgo.

5. ACTIVIDADES CONEXAS DE LAS EASPBV. <Numeral adicionado por la Circular 20 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las actividades conexas que desarrollen las EASPBV deben guardar relación directa con aquellas definidas en su objeto social exclusivo, consagrado en el parágrafo 1 del art. 2.17.2.1.1 del Decreto 2555 de 2010. Se consideran actividades conexas de las EASPBV aquellas que tienen como propósito mejorar, hacer más eficiente, agilizar, o fortalecer la seguridad de las siguientes actividades: i) compensación y liquidación, ii) provisión de servicios de pago por delegación de adquirentes o entidades emisoras, y iii) procesamiento de órdenes de pago o transferencia de fondos y suministro de tecnologías de corresponsales, puntos de recaudo y cajeros electrónicos.

6. USO DE INFORMACIÓN. <Numeral derogado por la Circular 4 de 2024>

6. ESTÁNDARES OPERATIVOS, TÉCNICOS Y DE SEGURIDAD. <RENUMERADO> <Numeral adicionado por la Circular 20 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las EASPBV deben definir requerimientos operativos, técnicos y de seguridad proporcionales al rol y a los riesgos inherentes a la actividad que cada uno de sus participantes ejecuta dentro del SPBV. Dichos requerimientos deben estar alineados con estándares internacionales y promover el cumplimiento de los principios definidos en el art. 2.17.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010. Las EASPBV deben realizar, de manera previa, un análisis técnico que justifique y soporte los criterios empleados para la definición de tales requerimientos.

CAPÍTULO X.

PRINCIPIOS APLICABLES A LAS INFRAESTRUCTURAS DE LOS  MERCADOS FINANCIEROS.

1. DEFINICIONES. <Numeral  adicionado por la Circular 19 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>

1.1. Banco de Pagos Internacionales (BIS por sus siglas en inglés): organización internacional que fomenta la cooperación monetaria y financiera internacional, actúa como banco para los bancos centrales, y ejerce como: i) foro para fomentar el debate y facilitar la toma de decisiones tanto entre bancos centrales como en el seno de la comunidad financiera y supervisora internacional, ii) centro de investigación económica y monetaria, iii) entidad de contrapartida principal para las operaciones financieras de los bancos centrales, y iv) agente depositario de garantías o fideicomisario en operaciones financieras internacionales.

1.2. Comité de Pagos e Infraestructuras del Mercado (CPMI por sus siglas en inglés): comité con secretaría del BIS cuyas principales funciones son promover la estabilidad financiera y establecer estándares regulatorios y de supervisión en materia de pagos e infraestructuras de los mercados financieros.

1.3. Principios aplicables a las Infraestructuras de los Mercados Financieros: principios establecidos de manera conjunta por el CPMI y la Organización Internacional de Comisiones de Valores (IOSCO por sus siglas en inglés), reconocidos por la comunidad internacional para orientar el desarrollo de las actividades de las infraestructuras de los mercados financieros y promover la estabilidad financiera.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Numeral  adicionado por la Circular 19 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>

Las instrucciones contenidas en este Capítulo son de obligatorio cumplimiento para las bolsas de valores, los administradores de sistemas de compensación y liquidación de valores, contratos de futuros, opciones y otros, los administradores de depósitos centralizados de valores, las cámaras de riesgo central de contraparte, los administradores de sistemas de negociación de valores y de registro de operaciones, proveedores de precios y los demás sistemas o mecanismos por medio de los cuales se facilite la negociación o registro de valores, contratos de futuros, opciones y demás instrumentos financieros, en lo que resulten aplicables.

Las disposiciones del presente Capítulo podrán ser extensivas al mercado de divisas, de conformidad con lo que establezca el Banco de la República.

3. PRINCIPIOS APLICABLES A LAS INFRAESTRUCTURAS DE LOS MERCADOS FINANCIEROS. <Numeral  adicionado por la Circular 19 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>

La regulación aplicable en Colombia a los proveedores de infraestructura señalados en el numeral 2 del presente Capítulo, prevista en la Ley 964 de 2005 y en el Decreto 2555 de 2010, incorpora la aplicación de principios y estándares internacionales. En tal sentido, las referidas entidades deben cumplir los PFMI que les resulten aplicables en consideración a su objeto social y las actividades que desarrollen, y surtir los procesos de revisión y autoevaluación sobre el nivel de cumplimiento de los referidos principios. En caso de ser procedente deben determinar los planes de acción a seguir. Dichas autoevaluaciones deben realizarse al menos cada 3 años y publicarse en la página web de cada entidad.

TÍTULO V.

SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN DEL MERCADO DE VALORES – SIMEV.

CAPÍTULO I.

REGISTRO NACIONAL DE VALORES Y EMISORES - RNVE.

1. AMBITO DE APLICACIÓN.

Los emisores de valores a los que se refiere el art. 5.2.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010 que deseen adelantar una oferta pública de sus valores o que los mismos vayan a ser objeto de negociación en un sistema de negociación y que por tales circunstancias deban inscribirse en el RNVE, están obligados a inscribirse ellos mismos y las emisiones de las diferentes clases de valores que realicen.

<Inciso modificado por la Circular 3 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> En desarrollo de esa condición, corresponde a todo emisor la obligación de mantener permanentemente actualizado el RNVE remitiendo a la SFC los reportes de información periódica y relevante de que tratan el Título 4 del Libro 2 de la Parte 5 del Decreto 2555 de 2010 y la información general definida en el numeral 3 del presente Capítulo.

2. ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN BÁSICA DE EMISORES.

2.1. FORMA DE INGRESO. <Numeral modificado por la Circular 3 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>

Para actualizar la información en el RNVE, los emisores de valores deben ingresar al icono correspondiente en la página web de la SFC.

2.2. USUARIO Y CONTRASEÑA. <Numeral modificado por la Circular 3 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>

Para actualizar la información en el RNVE, los emisores de valores deben identificarse con el usuario y la contraseña que les fueron asignados para su autenticación.

Los emisores de valores que no cuenten con el usuario y contraseña deben atender lo dispuesto en la Guía “Autogestión de Usuarios A-GU-GTI-039” para solicitar la asignación de usuario, que se encuentra disponible en la página web www.superfinanciera.gov.co.

2.3. PROCEDIMIENTO. <Numeral modificado por la Circular 3 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>

Cumplidos los pasos descritos en los subnumerales 2.1 y 2.2. del presente Capítulo, los emisores de valores pueden actualizar la información en el RNVE.

Al ingresar al icono correspondiente, el sistema muestra la información que en la actualidad se encuentra registrada en la base de datos del RNVE.

En la página web de la SFC www.superfinanciera.gov.co se encuentra disponible el manual de usuario donde se explica cada uno de los pasos que debe realizar el emisor de valores para actualizar la información en el RNVE.

<Inciso eliminado por la Circular 12 de 2022>

2.4. RESPONSABLE DE LA ACTUALIZACIÓN. <Numeral eliminado por la Circular 3 de 2022>

3. INFORMACIÓN GENERAL QUE HACE PARTE DEL RNVE.  <Numeral adicionado por la Circular 3 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>

La siguiente información hace parte del RNVE. Debe ser remitida y mantenerse actualizada por cada emisor de valores y su representante legal principal, se debe verificar y actualizar frente a las decisiones adoptadas por la asamblea general de accionistas, la junta directiva, o el representante legal de la entidad, o quien haga sus veces en cada uno de estos, y debe ser fiel reflejo de éstas.

3.1. Una breve descripción de la actividad económica principal, por ejemplo, producción, distribución y comercialización de cemento. En ningún caso se podrá transcribir el objeto social del emisor de valores.

3.2. Si se encuentra en un proceso de insolvencia o de reorganización empresarial como: disolución, fusión, escisión, adquisición o transformación. En dicho evento, se debe incluir una breve y suficiente descripción del proceso de insolvencia o reorganización empresarial en lenguaje claro, sencillo y de fácil entendimiento para el público en general, la cual debe ser actualizada a medida que se van surtiendo las etapas del proceso.

3.3. Si es resultado de un proceso de reorganización empresarial en los últimos 5 años, se debe incluir una breve descripción de dicho proceso en lenguaje claro, sencillo y de fácil entendimiento para el público en general.

3.4. Los datos de cada uno de los miembros de la junta directiva o el órgano que haga sus veces: (i) nombre completo, (ii) tipo y número de identificación, (iii) tipo de cargo: principal o suplente, (iv) número y fecha del acta de nombramiento, (v) su calidad de independiente o no independiente, (vi) fecha de inicio del ejercicio del cargo, (vii) período de ejercicio, (viii) número y fecha del acta de reelección, cuando aplique, (ix) género y (x) su participación en órganos de administración o control de sociedades distintas al emisor de valores, cuando aplique. Adicionalmente, se debe indicar cuál de los miembros ostenta la calidad de presidente de la junta directiva. Los emisores de valores que tengan la calidad de entidades vigiladas por la SFC y que actualicen la información contenida en el presente subnumeral en otros aplicativos de la SFC, no deben actualizarla a través del RNVE.

3.5. Los datos de cada uno de los miembros del comité de auditoría, si aplica: (i) nombre completo, (ii) tipo y número de identificación, (iii) su calidad de independiente o no independiente, (iv) fecha de inicio del ejercicio del cargo, (v) período de ejercicio y (vi) tipo de cargo: principal o suplente. Adicionalmente, se debe indicar cuál de estos ostenta la calidad de presidente del comité.

3.6. Los datos básicos de cada uno de los representantes legales o el órgano que haga sus veces: (i) nombre completo, (ii) tipo y número de identificación, (iii) cargo que desempeña al interior de la entidad, (iv) número y fecha del acta de nombramiento, (v) fecha de inicio del ejercicio del cargo, (vi) su calidad de principal o suplente, (vii) número y fecha del acta de reelección, cuando aplique, (viii) género y (ix) su participación en órganos de administración o control de sociedades distintas al emisor de valores, cuando aplique. Los emisores de valores que tengan la calidad de entidades vigiladas por la SFC y que actualicen la información contenida en el presente subnumeral en otros aplicativos de la SFC, no deben actualizarla a través del RNVE.

3.7. El nombre y la fecha de designación del representante legal principal que sea el funcionario responsable de suministrar la información al RNVE, en los casos en que exista pluralidad de representantes legales principales (en adelante, el “representante legal principal designado”). Lo anterior, sin perjuicio de la obligación que le asiste al emisor de valores y al representante legal principal de informar tal designación, así como cualquier modificación temporal o definitiva de la misma, en la forma establecida para la divulgación de la información relevante.

3.8. Los datos básicos del revisor fiscal o auditor externo: (i) nombre completo, (ii) tipo y número de identificación, (iii) número del acta de designación, (iv) tipo de cargo: principal o suplente, (v) número de tarjeta profesional, (vi) la razón social de la firma de contadores, (vii) fecha de nombramiento, (viii) fecha de inicio del ejercicio del cargo, (ix) número y fecha del acta de reelección, cuando aplique, y (x) su participación en órganos de administración o control de sociedades distintas al emisor de valores, cuando aplique. Los emisores de valores que tengan la calidad de entidades vigiladas por la SFC y que actualicen la información contenida en el presente subnumeral en otros aplicativos de la SFC, no deben actualizarla a través del RNVE.

3.9. Los datos básicos del contador titular: (i) nombre completo, (ii) tipo y número de identificación, (iii) número de tarjeta profesional y (iv) fecha de inicio del ejercicio del cargo.

3.10. El domicilio social y la dirección de la sede administrativa u oficina principal del emisor de valores indicando la ciudad respectiva.

3.11. El correo institucional y las URL de la página web y de los perfiles de redes sociales con las que cuente el emisor de valores, por ejemplo, Twitter, Facebook e Instagram.

3.12. Los Códigos de Buen Gobierno Corporativo, los Códigos de Conducta o Ética, los reportes de mejores prácticas corporativas, el informe anual de Gobierno Corporativo, los reglamentos internos de asamblea general de accionistas, de Junta Directiva y de los distintos comités creados, o los documentos equivalentes previstos en sus políticas de gobierno corporativo, en caso en que el emisor de valores cuente con los mismos.

3.13. Los estatutos sociales, reglamentos o los documentos equivalentes, vigentes del emisor.

3.14. Las situaciones de control, grupo empresarial o conglomerado financiero en las cuales esté o haga parte el emisor de valores, cuando aplique.

3.15. El organigrama de la estructura organizacional hasta el quinto nivel jerárquico contado desde el máximo órgano social.

3.16. El nombre del representante legal de los tenedores de bonos de las emisiones vigentes identificando la emisión correspondiente.

4. INFORMACIÓN QUE DEBEN REMITIR LOS EMISORES Y NO SE PUBLICA EN EL RNVE. <Encabezado numeral modificado por la Circular 12 de 2022> <Numeral adicionado por la Circular 3 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>

4.1. DOCUMENTOS CORPORATIVOS DEL EMISOR.  <División adicionada por la Circular 12 de 2022>

La siguiente información debe ser remitida y permanecer actualizada por los emisores de valores, pero no se publica en la página web de la SFC: (i) copia de las actas de asamblea de accionistas mediante las cuales se aprueban los nombramientos de cada uno de los miembros de junta directiva y los informes de gestión, así como en las que se presentan los informes anuales de Gobierno Corporativo, y (ii) copia del certificado de existencia y representación legal del emisor de valores expedido por la autoridad competente, el cual no debe tener una fecha de expedición superior a 3 meses. Las entidades vigiladas por la SFC no deben remitir el certificado de existencia y representación legal al que hace referencia el presente subnumeral.

4.2. ACTUALIZACIÓN DEL RNVE POR PARTE DE LOS EMISORES QUE HAGAN PARTE DEL SEGUNDO MERCADO. <Numeral adicionado por la Circular 12 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>

De conformidad con las facultades previstas en el art. 5.2.3.1.9. del Decreto 2555 de 2010, los emisores que hagan parte del segundo mercado deben enviar a la SFC la siguiente información:

4.2.1. Estados financieros de fin de ejercicio

(i) Los estados financieros de fin de ejercicio con corte a 31 de diciembre, incluyendo las notas a los estados financieros, deben remitirse a la SFC dentro de los 90 días calendario siguientes a la fecha de cierre del respectivo ejercicio. Sin perjuicio de lo anterior, la SFC podrá requerir de manera individual que el envío de dichos estados financieros se efectúe, a más tardar, dentro de los 60 días calendario siguientes a la fecha de cierre del respectivo ejercicio.

(ii) Los estados financieros de fin de ejercicio, cuyo período contable corresponda a una fecha de cierre diferente al 31 de diciembre, deben remitirse a la SFC dentro de los 90 días calendario siguientes a la fecha de cierre del respectivo ejercicio. Sin perjuicio de lo anterior, la SFC podrá requerir de manera individual que el envío de dichos estados financieros se efectúe, a más tardar, dentro de los 60 días calendario siguientes a la fecha de cierre del respectivo ejercicio.

Los emisores extranjeros que hagan parte del segundo mercado deben presentar la información financiera a la SFC, de conformidad con las normas contables de su país de origen, siempre que se ajusten a los estándares internacionales de contabilidad. Esta información debe ser presentada en español e inglés, y revelarse en la moneda de presentación, pesos colombianos, y en dólares de los Estados Unidos de América.

Para efectos de lo dispuesto en el presente numeral se consideran estándares internacionales de contabilidad, los Estándares Internacionales de Información Financiera «NIIF».

4.2.2. La certificación expedida por el representante legal del emisor en la que conste que: (i) ha actualizado y enviado la información relevante de que trata el art. 5.2.4.3.1. del Decreto 2555 de 2010 a los inversionistas autorizados que sean tenedores de los valores emitidos bajo el régimen de segundo mercado, y (ii) ha puesto a disposición de los inversionistas autorizados que hayan demostrado interés en dicha información. Esta certificación debe ser enviada a la SFC cada año entre el 8 y el 31 de enero.

5. DEBERES DEL REPRESENTANTE LEGAL PRINCIPAL PARA REMITIR INFORMACIÓN AL RNVE. <Numeral adicionado por la Circular 3 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>

El representante legal principal o el representante legal principal designado es el responsable de mantener permanentemente actualizada la información que hace parte del RNVE, la cual debe ser veraz, clara, suficiente y oportuna.

Adicionalmente, el representante legal principal o el representante legal principal designado debe nombrar a un agente de cumplimiento, quien será el encargado de transmitir la información relevante de que trata el Título 4 del Libro 2 de la Parte 5 del Decreto 2555 de 2010. Lo anterior, sin perjuicio de la responsabilidad que le asiste al emisor de valores y al representante legal principal o al representante legal principal designado conforme a las normas que regulan el mercado público de valores.

6. REVELACIÓN DE INFORMACIÓN PERIÓDICA. <Numeral adicionado por la Circular 12 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>

Los emisores deben cumplir con las instrucciones previstas en el Anexo 1 «Información periódica de los emisores» del presente Capítulo para la revelación de la información periódica.

7. REVELACIÓN DE INFORMACIÓN DE ASUNTOS SOCIALES Y AMBIENTALES, INCLUIDOS LOS CLIMÁTICOS, POR PARTE DE LOS EMISORES.  <Numeral adicionado (renumerado) por la Circular 12 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>

Los emisores deben cumplir con las instrucciones previstas en el Anexo 2 del presente Capítulo sobre la revelación de la información sobre asuntos sociales y ambientales, incluidos los climáticos.

CAPÍTULO II.

REGISTRO NACIONAL DE AGENTES DEL MERCADO DE VALORES – RNAMV.

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN.

Las entidades señaladas en el numeral 1 del parágrafo 3 del art. 75 de la Ley 964 de 2005, las personas que realicen actividades de intermediación en el mercado de valores, los fondos mutuos de inversión sometidos al control de la SFC, las entidades que desarrollen la actividad de suministro de información al mercado de valores, los organismos de autorregulación y las entidades que administren sistemas de registro de operaciones sobre valores, deben inscribirse en el RNAMV, como requisito para desarrollar el objeto social permitido.

2. TRÁMITE DE INSCRIPCIÓN.

La inscripción en el RNAMV debe atender los requisitos señalados en los Títulos 1 y 2 del Libro 3, Parte 5 del Decreto 2555 de 2010, según corresponda, de conformidad con la naturaleza de cada entidad.

En todos los casos el trámite debe adelantarse por el representante legal de la entidad respectiva allegando los siguientes documentos:

2.1  <Subnumeral modificado por la Circular 3 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Formulario para la inscripción de intermediarios en el RNAMV debidamente diligenciado, el cual se encuentra disponible en la página web www.superfinanciera.gov.co.

2.2. Documentación que acredite el cumplimiento de los requisitos generales y específicos establecidos para cada tipo de entidad en el Decreto 2555 de 2010, de conformidad con las siguientes instrucciones:

2.2.1. Toda persona que pretenda inscribirse como intermediario de valores en el RNAMV debe acreditar la información requerida en el art. 5.3.2.1.1. del Decreto 2555 de 2010. Para acreditar el cumplimiento del requisito previsto en el numeral 1 Ibídem debe allegarse a esta Superintendencia una certificación expedida por el respectivo órgano de autorregulación en la que conste que el agente ha solicitado la admisión como miembro.

En el caso de las sociedades comisionistas de bolsas de bienes y productos agropecuarios que ejerzan funciones de autorregulación, el requisito se cumple allegando a esta Superintendencia una certificación expedida por la bolsa respectiva, en la que conste que el agente le ha acreditado la totalidad de la información necesaria para ser admitido como miembro de la misma.

El acto administrativo en que se ordene la inscripción del agente en el RNAMV se entiende condicionado a que se acredite por parte del intermediario la membresía en el organismo de autorregulación. El término para acreditar dicha situación se establece para cada caso en el respectivo acto administrativo.

Mientras no se acredite la admisión en el organismo de autorregulación, el intermediario no puede actuar en el mercado de valores, de conformidad con lo establecido en el inciso segundo del art. 11.4.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010.

2.2.2. El reglamento de operación de que trata el numeral 3 del parágrafo del art. 5.3.2.1.1 del Decreto 2555 de 2010 debe presentarse a esta Superintendencia para su respectiva aprobación, junto con la solicitud de registro y el nombre de la persona designada para velar por su cumplimiento.

2.2.3. Los demás requisitos que se enumeren en los arts. 5.3.2.3.2. y 5.3.2.1.1 del Decreto 2555 de 2010.

Los requisitos acreditados en las actuaciones de constitución y expedición del certificado de autorización por parte de las entidades señaladas en el numeral 1 del parágrafo 3 del art. 75 de la Ley 964 de 2005, se entienden cumplidos automáticamente como requisitos generales para su inscripción en el RNAMV.

3. ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

<Inciso modificado por la Circular 14 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> De conformidad con lo establecido en el parágrafo primero del art. 5.1.1.1.3 y 5.3.3.1.2 del Decreto 2555 de 2010, los agentes que se encuentren inscritos en el RNAMV serán responsables de la actualización permanente y de la veracidad de la información que reportan a dicho registro.

Así las cosas, cualquier cambio en la información que repose en el RNAMV implica para el agente el deber de realizar la respectiva actualización de manera inmediata.

Para lo anterior, cada agente debe designar un representante legal como responsable de la actualización RNAMV, en los términos señalados en el citado Decreto y en el presente instructivo.

3.1. INFORMACIÓN QUE HACE PARTE DEL RNAMV.

La información relacionada a continuación hace parte del RNAMV y por lo tanto, debe mantenerse actualizada por cada agente, según corresponda:

3.1.1.  <Subnumeral modificado por la Circular 3 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Nombre o razón social, naturaleza e identificación del agente, sigla, NIT, domicilio, página web, dirección, teléfonos, el correo institucional, y la URL del perfil de redes sociales con las que cuente, por ejemplo, Twitter, Facebook e Instagram.

3.1.2.  <Subnumeral modificado por la Circular 3 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Los estatutos sociales vigentes, así como el histórico de todas las reformas realizadas con el número de escritura pública y una breve descripción de cada modificación en lenguaje claro, sencillo y de fácil entendimiento para el público en general. Adicionalmente, cada vez que se realice una reforma estatutaria, se deberá adjuntar la escritura pública que protocolizó la respectiva reforma.

3.1.3. Estados financieros intermedios y de fin de ejercicio, presentados a nivel de cuenta. Los estados financieros intermedios y de fin de ejercicio deben transmitirse con la periodicidad y por los medios definidos en el Capítulo VIII - Estados financieros intermedios de la CBCF.

3.1.4. Las personas naturales inscritas en el RNAMV deben remitir sus estados financieros con una periodicidad semestral.

3.1.5. Proyecto de distribución de utilidades que se debe presentar a consideración de la asamblea general de accionistas o al órgano que haga sus veces, así como las decisiones que se adopten al respecto.

3.1.6.  <Subnumeral modificado por la Circular 3 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Los datos básicos de cada uno de los representantes legales: (i) nombre completo, (ii) tipo y número de identificación, (iii) cargo que desempeña al interior de la entidad, (iv) número y fecha del acta de nombramiento, (v) fecha de inicio del ejercicio del cargo, (vi) facultades y calidades, de acuerdo con lo previsto en el acto de nombramiento y en los estatutos sociales, (vii) su calidad de principal o suplente, (viii) número y fecha del acta de reelección, cuando aplique, y (ix) género. Los agentes que tengan la calidad de entidades vigiladas por la SFC y que actualicen la información contenida en el presente subnumeral en otros aplicativos de la SFC, no deben actualizarla en el RNAMV.

3.1.7. Actividades autorizadas.

3.1.8. Sucursales, agencias y oficinas. Para el caso de los intermediarios de valores diferentes a los enunciados en el numeral 1 del parágrafo 3 del art. 75 de la ley 964 de 2005 deben informar con destino al RNAMV solamente las sucursales, agencias y oficinas en donde se realicen las actividades de intermediación de valores para las cuales esté autorizado el respectivo agente.

3.1.9. Los reglamentos generales y operativos que requieran de autorización por la SFC y sus modificaciones. Los proveedores de infraestructura obligados a inscribirse, las sociedades calificadoras de valores y/o riesgos y los organismos de autorregulación deben mantener en el registro el texto compilado y actualizado de sus reglamentos.

3.1.10.  <Subnumeral modificado por la Circular 3 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Las sanciones administrativas por infracciones en el mercado de valores que se encuentren en firme y que hayan sido impuestas por los sistemas de negociación, bolsas o por los organismos de autorregulación de los cuales sea miembro o afiliado, según corresponda, así como las sanciones administrativas impuestas por la Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la República y demás autoridades que ejercen funciones de inspección vigilancia y control. El representante de dichas entidades debe informar las condiciones de la sanción, a más tardar dentro de los 3 días siguientes a la ejecutoria de la medida.

3.1.11. Indicación de las bolsas de valores o de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities y los sistemas de negociación o registro de los cuales sea miembro o afiliado, según corresponda.

3.1.12. Indicación del nombre e identificación de las personas naturales que al interior del agente se dediquen a la actividad de intermediación de valores con independencia de su forma de vinculación o contratación.

3.1.13. Organismo u organismos de autorregulación de los cuales sea miembro, cuando a ello haya lugar.

3.1.14.  <Subumeral modificado por la Circular 3 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Las situaciones de control, grupo empresarial o conglomerado financiero de las cuales haga parte el agente, cuando aplique.

3.1.15.  <Subnumeral adicionado por la Circular 3 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Si es resultado de un proceso de reorganización empresarial, por ejemplo: fusión, disolución, transformación o escisión, en los últimos 5 años. En dicho evento debe incluir una breve descripción del proceso de reorganización empresarial en lenguaje claro, sencillo y de fácil entendimiento para el público en general.

3.1.16.  <Subnumeral adicionado por la Circular 3 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Los datos básicos de cada uno de los miembros de la junta directiva: (i) nombre completo, (ii) tipo y número de identificación, (iii) tipo de cargo: principal o suplente, (iv) número y fecha del acta de nombramiento, (v) su calidad de independiente o no independiente, (vi) fecha de inicio del ejercicio del cargo, (vii) período de ejercicio, (viii) número y fecha del acta de reelección, cuando aplique, y (ix) género. Adicionalmente, se debe indicar cuál de los miembros ostenta la calidad de presidente de la junta directiva. Los agentes que tengan la calidad de entidades vigiladas por la SFC y que actualicen la información contenida en el presente subnumeral en otros aplicativos de la SFC, no deben actualizarla en el RNAMV.

3.1.17.  <Subnumeral adicionado por la Circular 3 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Los datos básicos de cada uno de los miembros del comité de auditoría: (i) nombre completo, (ii) tipo y número de identificación, (iii) su calidad de independiente o no independiente, (iv) fecha de inicio del ejercicio del cargo, (v) período de ejercicio y (vi) tipo de cargo: principal o suplente. Adicionalmente, se debe indicar cuál de estos ostenta la calidad de presidente del comité.

3.1.18.  <Subnumeral adicionado por la Circular 3 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Los datos básicos de los revisores fiscales: (i) nombre completo, (ii) tipo y número de identificación, (iii) número del acta de designación, (iv) tipo de cargo: principal o suplente, (v) número de tarjeta profesional, (vi) razón social de la firma de contadores, (vii) fecha de nombramiento, (viii) fecha de inicio del ejercicio del cargo, y (ix) número y fecha del acta de reelección, cuando aplique. Los agentes que tengan la calidad de entidades vigiladas por la SFC y que actualicen la información contenida en el presente subnumeral en otros aplicativos de la SFC, no deben actualizarla en el RNAMV.

3.1.19.  <Subnumeral adicionado por la Circular 3 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Los datos básicos de los oficiales de cumplimiento: (i) nombre completo, (ii) tipo y número de identificación, (iii) cargo que desempeña al interior de la entidad, (iv) tipo de cargo: principal o suplente, (v) número y fecha del acta de designación, (vi) fecha de inicio del ejercicio del cargo, y (vii) número y fecha del acta de reelección, cuando aplique. Los agentes que tengan la calidad de entidades vigiladas por la SFC y que actualicen la información contenida en el presente subnumeral en otros aplicativos de la SFC, no deben actualizarla en el RNAMV.

3.1.20.  <Subnumeral adicionado por la Circular 3 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Los datos básicos del contralor normativo: (i) nombre completo, (ii) tipo y número de identificación y (iii) fecha del acta de designación por parte del órgano competente.

3.1.21.  <Subnumeral adicionado por la Circular 3 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Los datos básicos del contador titular: (i) nombre completo, (ii) tipo y número de identificación, (iii) fecha del acta de designación por parte del órgano competente, y (iv) número de tarjeta profesional.

3.1.22.  <Subnumeral adicionado por la Circular 3 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Los datos básicos de los defensores del consumidor financiero: (i) nombre completo, (ii) tipo y número de identificación, (iii) tipo de cargo: principal o suplente, (iv) número y fecha del acta de designación, (v) fecha de inicio del ejercicio del cargo, y (vi) número y fecha del acta de reelección, cuando aplique. Los agentes que tengan la calidad de entidades vigiladas por la SFC y que actualicen la información contenida en el presente subnumeral en otros aplicativos de la SFC, no deben actualizarla en el RNAMV.

3.1.23.  <Subnumeral adicionado por la Circular 3 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Los Códigos de Buen Gobierno Corporativo y los Códigos de Conducta y Ética, o los documentos equivalentes previstos en sus políticas de gobierno corporativo.

3.2. Información que debe remitirse por los agentes y que no hace parte del RNAMV

La siguiente información debe ser transmitida y permanecer actualizada por las entidades inscritas en RNAMV, pero no hace parte de dicho registro:

3.2.1. Cuentas abiertas en establecimientos bancarios, nacionales o del exterior, destinadas al manejo de recursos utilizados para el desarrollo de actividades de intermediación de valores. Los intermediarios de valores que en desarrollo de su objeto social manejen o administren recursos de terceros, de manera temporal o permanente deben atender lo señalado en el numeral 2 del Cap. I, Título II de la Parte III de esta Circular.

3.2.2. Composición accionaria definiendo los beneficiarios reales del capital del agente en los términos establecidos en el art. 6.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010. Tratándose de socios o accionistas que sean personas jurídicas, se debe acreditar la composición accionaria de los mismos, así como los datos de domicilio y el nombre del representante legal.

3.2.3. Las personas inscritas como intermediarios de valores en el RNAMV en calidad de corredores de valores o por la realización de operaciones habituales de adquisición y enajenación de valores ejecutadas directamente y por cuenta propia, de acuerdo con lo establecido en la Parte 7 del Decreto 2555 de 2010 deben cumplir con las siguientes obligaciones de reporte de información:

3.2.3.1. Remitir quincenalmente una relación diaria de las operaciones que tengan por finalidad o efecto el acercamiento de demandantes y oferentes para la adquisición o enajenación de valores en el mercado público de valores, indicando tipo de operación, valor transado, precio, tasa, montos de cada operación, mercado en el que se lleva a cabo, indicación de si es a plazo o de contado y contraparte de las operaciones, siempre que fichas operaciones no se hayan registrado en un sistema dispuesto para tal fin.

3.2.3.2. Copia de los manuales de procedimiento y de organización interna que se tengan para efectos de realizar labores de intermediación en el mercado público de valores.

3.2.4.  <Subnumeral adicionado por la Circular 3 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> El reglamento de funcionamiento de la junta directiva y de sus comités, o los documentos que hagan sus veces.

4. ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN DE LOS AGENTES DEL MERCADO A TRAVÉS DE LA PÁGINA WEB DE LA SFC. <Numeral modificado por la Circular 3 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>

Con el propósito de simplificar y agilizar la remisión de la información que debe ser actualizada en el RNAMV, los agentes deben realizar las correspondientes actualizaciones de acuerdo con las especificaciones contenidas en el manual de usuario que se encuentra publicado en la página web www.superfinanciera.gov.co.

5. ASIGNACIÓN INICIAL DE CÓDIGO DE USUARIO Y CONTRASEÑA.

Las entidades destinatarias del presente Capítulo deben solicitar al correo electrónico soporte@superfinanciera.gov.co el código de usuario y la contraseña inicial para acceder al trámite de actualización de información agentes del mercado de valores, por internet. Dicha solicitud debe estar firmada digitalmente por el representante legal, especificando el tipo, código y nombre de la entidad; nombre, tipo y número de documento de identificación, cargo, teléfono y correo electrónico de la persona designada como funcionario responsable del trámite que se requiere de conformidad con el numeral 3 del presente Capítulo. El responsable del trámite debe recibir el código de usuario asignado a la entidad y una contraseña inicial que por seguridad debe ser cambiada por una nueva de conocimiento y uso exclusivo del mismo.

CAPÍTULO III.

REGISTRO NACIONAL DE PROFESIONALES DEL MERCADO – RNPMV.

1. SUJETOS DE INSCRIPCIÓN EN EL RNPMV.

De conformidad con el art. 7 de la Ley 964 de 2005 en concordancia con el art. 5.4.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010, como requisito previo para actuar en el mercado de valores, deben inscribirse en el RNPMV, debiendo certificarse como profesionales del segmento en los que se pretenda desarrollar una actividad determinada, las siguientes personas, con independencia del cargo que ocupen o la naturaleza de la vinculación:

1.1. Cualquier persona que al interior de un intermediario de valores tome directamente decisiones, o imparta directamente instrucciones acerca de la estructura, límites, políticas o estrategias para la realización de operaciones de intermediación de valores y/u operaciones de derivados financieros.

En esta categoría no están incluidos los presidentes de las entidades ni los miembros de juntas directivas, por el solo hecho de su calidad.

Los presidentes o miembros de junta directiva que tengan código de acceso de operador a un sistema de negociación deben certificarse en la modalidad que establezca el reglamento de certificación.

1.2. Cualquier persona que al interior de un intermediario de valores o de un miembro de una bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales u otros commodities, sea la autoridad encargada de la administración de riesgos de mercado.

1.3. Cualquier persona que realice una de las siguientes actividades:

1.3.1. <Subnumeral adicionado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Quien ejecute órdenes de clientes o terceros sobre valores, derivados financieros, o quien imparta instrucciones para la ejecución de dichas órdenes, con sujeción a instrucciones, directrices, lineamientos y/o políticas establecidas por la entidad a la cual está vinculado, por los reglamentos o normas aplicables a los fondos de inversión colectiva, contratos fiduciarios de inversión, contratos de administración de portafolios de terceros, fondos de pensiones obligatorias y voluntarias, fondos de cesantías, o directamente por sus clientes, según corresponda;

1.3.2. Quien estructure, ejecute o imparta instrucciones para realizar operaciones de intermediación de valores o derivados financieros con recursos de propiedad de la entidad (posición propia o cuenta propia) o en las cuales se actúe como contraparte;

1.3.3. Quien tenga asignado un código de acceso de operador o su equivalente a cualquier sistema de negociación o de registro de operaciones sobre valores o quien ingrese órdenes en los mismos. Se exceptúan quienes exclusivamente utilicen dicho código para realizar colocaciones en el mercado primario;

1.3.4. Quien realice cualquiera de las actividades anteriores, o realice actividades de corretaje sobre valores o derivados financieros, al servicio de un Corredor de Valores Especializado en TES –CVTES-;

1.3.5. Quien ejecute las actividades de intermediación autorizadas a los intermediarios no vigilados por la SFC;

1.3.6. Cualquier persona que tenga acceso físico a una mesa de negociación y que estando en ella realice cualquiera de las actividades descritas en los subnumerales 1.3.1, 1.3.2 y 1.3.3 anteriores.

Para efectos del presente numeral, se entiende por mesa de negociación, cualquier recinto en el cual las personas naturales vinculadas a un intermediario de valores estructuren, ejecuten o realicen operaciones de compra y venta de valores, compra y venta de otros activos financieros, operaciones de derivados, ya sea por cuenta propia, o en los cuales reciban órdenes o instrucciones para celebrar tales operaciones en nombre de terceros, teniendo acceso a información de sistemas de negociación y/o de registro de operaciones a través de pantallas, ya sean éstas activas o pasivas.

1.4. <Subnumeral modificado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Cualquier persona que desarrolle la actividad de asesoría en el mercado de valores para la celebración de operaciones de derivados y operaciones que se realicen por conducto de una bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales y otros commodities.

Se entiende que una persona desarrolla la actividad de asesoría en el mercado de valores cuando esté autorizado por una entidad vigilada para la elaboración o suministro de recomendaciones profesionales.

No están incluidos en esta categoría las personas cuya labor comercial se límite a la entrega de información sobre alternativas de inversión o a poner a disposición de los inversionistas las herramientas tecnológicas de que disponga la entidad para el suministro de recomendaciones profesionales, siempre y cuando estas personas no desarrollen la actividad de asesoría en el mercado de valores. Tampoco están incluidos los corresponsales no bancarios, los corresponsales no bursátiles ni los asesores comerciales que promuevan la compra y/o venta de CDT ni CDAT.

1.5. Para el caso de los fondos mutuos de inversión sometidos a la inspección y vigilancia de la SFC, solamente deben certificarse e inscribirse en el RNPMV aquellas personas naturales que teniendo acceso directo a un sistema de negociación y/o registro de operaciones sobre valores adelante cualesquiera de las actividades enunciadas en el subnumeral 1.3 del presente Capítulo. Los fondos mutuos de inversión controlados no requieren certificación ni inscripción en el RNPMV por haber sido exceptuados por el Gobierno Nacional en el art. 5.4.1.1.2. del Decreto 2555 de 2010.

1.6. Las personas naturales que al interior de las sociedades comisionistas estructuren, dirijan y ejecuten operaciones sobre bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities, incluidas las operaciones de derivados sobre tales productos, así como las personas naturales que asesoren o promocionen los servicios de registro que ofrecen los miembros de las bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities.

2. RÉGIMEN DE INSCRIPCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN.

La inscripción en el RNPMV de los profesionales obligados está sujeta al régimen de inscripción general o al régimen de inscripción individual, según corresponda.

2.1. RÉGIMEN DE INSCRIPCIÓN GENERAL.

 Se entiende autorizada de manera general la inscripción en el RNPMV de las personas que cumplan los siguientes requisitos:

2.1.1. Que hayan sido certificadas por una entidad legalmente autorizada para el efecto.

2.1.2. Que la información necesaria para adelantar el trámite respectivo haya sido recibida de manera integral por esta Superintendencia.

2.1.3. Que no se encuentre en alguna de las situaciones señaladas en el subnumeral 2.2.

2.2. RÉGIMEN DE INSCRIPCIÓN INDIVIDUAL.

Se someten al régimen de inscripción individual las personas que se encuentren en cualquiera de las siguientes situaciones:

2.2.1. Que la entidad certificadora advierta la existencia de información que, a pesar de no ser una causal para negar la respectiva certificación, pueda resultar relevante para verificar la buena reputación moral y profesional necesarias para la inscripción en el RNPMV. En dicho evento, la entidad certificadora debe remitir a la SFC, junto con los datos de la respectiva certificación, la información recabada por dicha entidad.

2.2.2. Que la SFC decida someter a verificación la información presentada dentro del trámite de certificación e inscripción en el RNPMV.

La inscripción de las personas sometidas al régimen de inscripción individual queda sujeta a los resultados de la evaluación realizada por la SFC sobre la información recabada en el trámite respectivo.

La SFC puede solicitar al profesional o a cualquier entidad pública o privada, la información adicional que considere necesaria para verificar el cumplimiento de los requisitos de inscripción en el RNPMV.

Con posterioridad y de acuerdo con el art. 5.4.1.1.3. del Decreto 2555 de 2010 la persona a la cual se encuentre vinculado el profesional inscrito en el RNPMV, o la persona natural que desarrolle operaciones de corretaje, son responsables de la actualización de la información que reposa en dicho registro, en los términos señalados en esa norma.

2.3.   REMISIÓN DE INFORMACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Los organismos de autorregulación autorizados para el ejercicio de la función de certificación de los profesionales del mercado de valores deberán remitir la información por los medios y canales que disponga esta Superintendencia con el fin de dar trámite a las solicitudes de inscripción y actualización del RNPM.  

3. NOTIFICACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN EN EL RNPMV.

De conformidad con el art. 19 de la Ley 962 de 2005, el profesional que obtenga su inscripción en el RNPMV se entiende notificado de dicha decisión, a través de la anotación correspondiente en el aplicativo publicado en la página de internet de esta Superintendencia www.superfinanciera.gov.co.

En los casos de negación de la referida inscripción, la notificación de dicha decisión debe efectuarse a través de acto administrativo motivado, el cual se notificará de manera personal de acuerdo con lo señalado en el art. 67 del CPACA.

4. CERTIFICACIÓN COMO PROFESIONAL DEL MERCADO DE VALORES.

La certificación como profesional del mercado de valores de las personas a que se refiere este Capítulo, implica la acreditación de la capacidad técnica y profesional de la persona natural ante un organismo certificador. Dicho proceso comprende dos pasos: la aprobación de unos exámenes de idoneidad para inscribirse o para permanecer en él, acorde con la vigencia definida por el gobierno nacional y la verificación de los antecedentes personales. De igual manera, puede comprender la formación académica y la trayectoria profesional.

De conformidad con el art. 5.4.2.1.2 del Decreto 2555 de 2010, para que una persona natural pueda ser certificado como profesional en alguna de las categorías establecidas para desempeñarse en el mercado, de manera previa debe ser presentado por el agente a la cual se encuentra vinculado, salvo en el caso de las personas naturales que desarrollen operaciones de corretaje quienes deben hacerlo de manera directa.

4.1. ALCANCE DE LA CERTIFICACIÓN.

4.1.1. La obtención de la certificación no supone la inscripción en el RNPMV como tampoco la autorización para actuar en el mercado. La entidad certificadora debe informar sobre dicha circunstancia, de manera clara y precisa, a todos los profesionales que pretendan certificarse de conformidad con lo establecido en el subnumeral 1.1.8 del Capítulo V, Título IV de la Parte III de esta Circular.

4.1.2. La obtención de la certificación no reemplaza los trámites de admisión previstos en los reglamentos de las bolsas, de los sistemas de negociación y/o de registro de operaciones sobre valores, ni de los sistemas de negociación y/o de registro de operaciones sobre productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities, salvo que los respectivos reglamentos dispongan lo contrario. Tales entidades deben verificar de manera previa, la correspondencia entre la modalidad de la certificación e inscripción de la persona natural en el RNPMV y la calidad en la que se solicita la admisión en la respectiva bolsa o sistema de negociación y/o de registro de operaciones sobre valores o sobre productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities, según corresponda.

4.1.3. El proceso de certificación, así como la inscripción en el RNPMV son independientes al trámite de posesión al que están obligados los representantes legales, miembros de junta directiva, consejo directivo o de administración, revisores fiscales y oficiales de cumplimiento para la prevención del lavado de activos de las entidades vigiladas por esta Superintendencia, y en ningún caso lo sustituye.

4.1.4. Sin perjuicio de lo establecido en el art. 31 de la Ley 964 de 2005, el trámite de certificación vale para los propósitos de admisión de personas naturales vinculadas a intermediarios de valores a un organismo autorregulador, siempre que dicho el organismo de autorregulación haya expedido dicha certificación y previsto en sus estatutos o reglamentos tal procedimiento.

4.1.5. Sin perjuicio de la facultad discrecional de la SFC para requerir y evaluar la información adicional que considere necesaria para decidir las solicitudes de inscripción en el RNPMV, se entiende que las personas certificadas, han acreditado la capacidad técnica, profesional y personal necesaria para proceder a su inscripción en el registro de profesionales, de conformidad con el procedimiento señalado en el numeral 8 de la presente circular.

4.2. VIGENCIA DEL EXAMEN DE IDONEIDAD.

El examen de idoneidad profesional aprobado en los términos definidos en el reglamento del organismo certificador tiene una vigencia de 3 años, contados a partir de la aprobación de dicho examen.

Cada examen tiene una vigencia independiente. Para que la certificación en una modalidad y especialidad dada se considere vigente, debe estar vigente el examen básico y el examen especializado que corresponda, de conformidad con lo establecido en el reglamento de certificación.

La documentación de soporte, entregada por los aspirantes a la certificación durante el proceso, debe ser conservada por la entidad certificadora, por lo menos durante la vigencia de la certificación.

De conformidad con el inciso segundo del art. 5.4.3.1.3 del Decreto 2555 de 2010 la certificación en la modalidad de directivos tiene una vigencia de 4 años contados a partir del momento de la aprobación del examen. Los reglamentos de certificación deben incorporar esta modalidad de certificación.

A la certificación en la modalidad de directivos y su correspondiente inscripción en el RNPMV, no les es aplicable el método de extensión de la vigencia de la certificación de que trata el presente subnumeral.

4.3. CANCELACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN EN EL RNPMV POR INACTIVIDAD.  <Numeral adicionado por la Circular 3 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>

En aquellos eventos en que se informe a la SFC de la desvinculación del profesional del mercado de valores, en los términos del parágrafo del art. 5.4.1.1.3. del Decreto 2555 de 2010 y no se acrediten los supuestos contenidos en el art. 5.4.1.1.2 del referido decreto dentro del mes siguiente al informe sobre la desvinculación del profesional, se procederá a la cancelación de la inscripción en el RNPMV. La cancelación de la inscripción en el RNPMV por este motivo no configura una sanción y el profesional podrá, en cualquier momento y a través de la entidad certificadora, solicitar su inscripción en el RNPMV.

TÍTULO VI.

INSTRUCCIONES RELATIVAS A LA CONSTITUCIÓN, ADMINISTRACIÓN, GESTIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA - FICs.

CAPÍTULO I.  

DISPOSICIONES GENERALES.

El presente Título es aplicable a las sociedades administradoras de inversión, las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las sociedades fiduciarias que administran, gestionen y/o distribuyen los fondos de inversión colectiva (en adelante “FICs”) definidos y regulados en el Decreto 1242 de 2013, mediante el cual se sustituyó la parte 3 del Decreto 2555 de 2010, y contiene las instrucciones respecto de tales actividades.

Para efectos del presente Título, las entidades mencionadas se denominan genéricamente sociedades administradoras de fondos de inversión colectiva, o sociedades administradoras.

En concordancia con el artículo 3.1.3.2.1 del Decreto 2555 de 2010, las instrucciones contenidas en el presente Titulo correspondientes a la actividad de gestión de portafolios de FICs son aplicables a las sociedades administradoras de FICs, cuando ejerzan directamente la gestión, o a las sociedades administradoras de inversión, las sociedades comisionistas de bolsas de valores y/o las sociedades fiduciarias que desarrollan la actividad de gestión externa de portafolios de FICs, y se denominan genéricamente sociedades gestoras. Para el caso del gestor extranjero, la sociedad administradora es la responsable de asegurar que dicha entidad cumple con las disposiciones correspondientes previstas en el presente Titulo.

En concordancia con los artículos 3.1.4.1.1 y 3.1.4.2.1 del Decreto 2555 de 2010, las instrucciones contenidas en el presente Titulo correspondientes a la actividad de distribución de FICs son aplicables a los establecimientos bancarios, las sociedades administradoras de inversión, las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las sociedades fiduciarias que realicen distribución especializada de FICs. Para los efectos de tales instrucciones contenidas en el presente Título, las entidades mencionadas se denominan genéricamente distribuidores especializados.

CAPÍTULO II.

FAMILIAS DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA.

<Inciso modificado por la Circular 29 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Las sociedades administradoras pueden constituir familias de FICs que tengan como fin agrupar más de un FIC. Para efectos de la constitución de familias de FICs deben tener en cuenta las siguientes instrucciones:

1. REQUISITOS ESPECIALES PARA LA CONSTITUCIÓN DE FAMILIAS DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA. <Numeral modificado por la Circular 29 de 2017. El nuevo texto es el siguiente>

Las sociedades administradoras pueden constituir familias de FICs respecto de los tipos de activos establecidos en los numerales 1, 2, y 3, del artículo 3.1.1.2.5 del Decreto 2555 de 2010, complementado o adicionado por el presente Capítulo, los cuales son excluyentes entre sí. La gestión de la liquidez puede realizarse entre otros a través de la realización de depósitos en cuentas de ahorro y corrientes de establecimientos de crédito nacionales y cuentas del exterior de conformidad con el perfil de riesgo y la política de inversión del respectivo fondo.

La SFC puede solicitar en cualquier momento los ajustes que considere necesarios a los reglamentos de los FICs que hagan parte de una familia, de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 3.1.1.3.2 del Decreto 2555 de 2010.

1.1. Requisitos de idoneidad y profesionalidad

De acuerdo con lo dispuesto en el parágrafo 3° del artículo 3.1.1.2.5 del Decreto 2555 de 2010, las sociedades administradoras que presenten nuevos fondos dentro de una familia o deseen constituir nuevas familias, deben acreditar que durante el año inmediatamente anterior a la fecha de entrada en operación del nuevo FIC o familia, según corresponda, la sociedad administradora haya administrado:

1.1.1. Al menos 1 FIC (diferente a fondos de capital privado) cuando se trate de la constitución de una familia de FICs de las establecidas en los numerales 1 y 2 del artículo 3.1.1.2.5 del Decreto 2555 de 2010 o en el numeral 2 del presente capítulo.

1.1.2. Al menos 1 FIC que cumpla con la definición de Fondo de Inversión Colectiva Inmobiliario del artículo 3.5.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010 cuando se trate de una familia de FICs de las establecidas en el numeral 3 del artículo 3.1.1.2.5 del Decreto 2555 de 2010.   

2. TIPOS DE FAMILIAS DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA.

2.1. FAMILIAS DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA INSCRITOS EN EL RNVE Y EN SISTEMAS DE COTIZACIÓN DE VALORES DEL EXTRANJERO.

En relación con esta categoría de familia de fondos y de acuerdo con la facultad establecida en el numeral 1 del artículo 3.1.1.2.5 del Decreto 2555 de 2010, en adición a los bonos y/o acciones inscritos en el RNVE y/o listados en sistemas de cotización de valores del extranjero, estas familias pueden realizar la gestión de la liquidez a través de la realización de depósitos en cuentas de ahorro y corrientes de establecimientos de crédito nacionales y bancos del exterior con una calificación de grado de inversión otorgada por una sociedad calificadora reconocida internacionalmente, de conformidad con el perfil de riesgo y la política de inversión del respectivo fondo y de la realización de operaciones activas del mercado monetario entre otros.

Como parte de la gestión del riesgo de mercado, los fondos que hacen parte de este tipo de familias pueden realizar operaciones en instrumentos financieros derivados de cobertura, de acuerdo con lo establecido en sus reglamentos.

Estas familias de FICs pueden incluir exclusivamente los siguientes valores o activos, siempre y cuando no correspondan a operaciones de naturaleza apalancada:

2.1.1. Familia de FICs de valores de renta fija

Bajo esta subcategoría de familia se pueden constituir FICs cuyas inversiones incluyan exclusivamente:

2.1.1.1. Títulos de deuda inscritos en el RNVE que cuenten con una calificación mínima de AA+ emitida por una sociedad calificadora de riesgo autorizada por la SFC.

2.1.1.2. Títulos de contenido crediticio derivados de procesos de titularización de emisores inscritos en el RNVE que cuenten con una calificación mínima de AA+ emitida por una sociedad calificadora de riesgo autorizada por la SFC.

2.1.1.3. Participaciones en FICs abiertos sin pacto de permanencia establecidos en Colombia, cuya política de inversión considere como activos admisibles únicamente los mencionados en los numerales anteriores y no realicen operaciones de naturaleza apalancada.

2.1.2. Familias de FICs de valores de renta variable

Bajo esta subcategoría de familia se pueden constituir FICs cuyas inversiones incluyan exclusivamente:

2.1.2.1. Acciones o títulos participativos inscritos en el RNVE.

2.1.2.2 Acciones o títulos de participación listados en sistemas de cotización de valores del extranjero, de acuerdo con lo previsto en el Titulo 6 del Libro 15 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010.

2.1.2.3. Títulos participativos o mixtos derivados de procesos de titularización inscritos en el RNVE cuyos activos subyacentes sean distintos a cartera hipotecaria.

2.1.2.4. Participaciones en FICs abiertos sin pacto de permanencia y en fondos bursátiles establecidos en Colombia, cuya política de inversión considere como activos admisibles únicamente los mencionados en los numerales anteriores y no realicen operaciones de naturaleza apalancada.

2.1.3. Familia de FICs Mixtos

Bajo esta subcategoría de familia se pueden constituir FICs cuya política de inversión incorpore exclusivamente activos de las dos categorías mencionadas en los numerales 2.1.1 y 2.1.2 del presente Capítulo.

2.2. FAMILIAS DE FICS SOBRE VALORES INSCRITOS EN EL RNVE, VALORES Y FONDOS EXTRANJEROS.

Se establece un nuevo tipo de familia adicional a las tres descritas en el numeral 3.1.1.2.5 del Decreto 2555 de 2010, bajo la cual se pueden crear fondos individuales que tengan dentro de su política de inversión exclusivamente, alguna o algunas de las siguientes inversiones, siempre y cuando no correspondan a operaciones de naturaleza apalancada y se establezcan políticas claras en relación con la diversificación de las inversiones:

2.2.1. Las inversiones definidas dentro de los numerales 2.1.1 y 2.1.2 del presente Capítulo.

2.2.2. Títulos de deuda externa de emisores locales o del exterior que cuenten con una calificación de grado de inversión otorgada por una sociedad calificadora reconocida internacionalmente, incluidos los time deposits con permanencia superior a un día.

2.2.3. Acciones emitidas por entidades del exterior o certificados de depósitos negociables representativos de dichas acciones o de emisores locales (ADR y GDR) transados en bolsas de valores reconocidas por la SFC.

2.2.4. Instrumentos financieros derivados con fines de cobertura.

2.2.5. Instrumentos financieros derivados básicos (plain vanilla) con fines de inversión siempre que cumplan con las condiciones establecidas en el artículo 3.1.1.4.6 del Decreto 2555 de 2010 y cuyo subyacente se encuentre explícitamente contenido en la política de inversión del respectivo FIC.

2.2.6. Participación en fondos que, en adición al cumplimiento de las disposiciones establecidas en el numeral 2.6 del capítulo III del presente Título, correspondan a fondos representativos de índices de renta fija o de acciones, incluidos los ETFs (por sus siglas en inglés Exchange Traded Funds) y participaciones en fondos mutuos o de inversión internacionales o esquemas de inversión colectiva que tengan estándares de regulación y supervisión equivalentes a los del FIC que realiza la inversión, y cuyos activos admisibles correspondan únicamente a los descritos en los numerales 2.2.1 al 2.2.3 del presente Capítulo.

2.2.7. Las inversiones descritas en el numeral 2.2.6 pueden realizarse siempre y cuando los fondos en mención no correspondan a hedge funds, no se encuentren apalancados, y cumplan las siguientes condiciones:

2.2.7.1. La calificación de la deuda soberana del país donde esté constituida la entidad encargada de la gestión del fondo y la bolsa de valores en el que se transan las cuotas o participaciones, debe corresponder a grado de inversión otorgada por una sociedad calificadora de riesgos reconocida internacionalmente.

2.2.7.2. Las participaciones o derechos de participación de los fondos o vehículos de inversión deben contar con una política de redenciones coherente con las del FIC que realiza la inversión y/o poder ser transadas en una bolsa de valores reconocida por la SFC.

2.2.7.3. La entidad encargada de la gestión del fondo y el fondo deben estar registrados y fiscalizados o supervisados por los organismos o autoridades de supervisión pertinentes en los países en los cuales se encuentren constituidos.

2.2.7.4. La entidad encargada de la gestión del fondo o su matriz debe acreditar un mínimo de diez mil millones de dólares (USD $10.000 millones) en activos administrados por cuenta de terceros y un mínimo de cinco (5) años de experiencia en la gestión de los activos administrados.

2.2.7.5. En el caso de los fondos mutuos o de inversión internacionales se deberá verificar al momento de la inversión que el mismo cuente por lo menos con diez (10) aportantes o adherentes no vinculados a la entidad encargada de la gestión y un monto mínimo de cincuenta millones de dólares (USD $50 millones) en activos, excluido el valor de los aportes efectuados por el FIC y las entidades vinculadas al administrador y/o gestor del FIC.

2.2.7.6. En el prospecto o reglamento del fondo extranjero se debe especificar claramente el o los objetivos del mismo, sus políticas de inversión y administración de riesgos, así como los mecanismos de custodia de los valores.

2.2.7.7. En el fondo mutuo o de inversión internacional ningún partícipe o adherente puede tener una concentración superior al diez por ciento (10%) del valor del referido fondo. Esta condición puede acreditarse a través del reglamento o prospecto del fondo mutuo de inversión o por medio de carta o certificación expedida por la entidad encargada de la gestión del mismo.

2.2.7.8. Tratándose de participaciones en fondos representativos de índices de acciones o de renta fija, incluidos los ETFs, los índices deben corresponder a aquellos elaborados por bolsas de valores o entidades del exterior con una experiencia no inferior a diez (10) años en esta materia, que sean internacionalmente reconocidas a juicio de la SFC, y fiscalizadas o supervisadas por los organismos reguladores/supervisores pertinentes de los países en los cuales se encuentren constituidas.

2.2.7.9. El valor de rescate de la cuota o unidad del respectivo fondo debe ser difundido mediante sistemas públicos de información financiera de carácter internacional.

2.2.7.10. Que la jurisdicción en la cual se encuentren constituidos el administrador, gestor y/o el distribuidor no corresponda a un paraíso fiscal en el Decreto 2193 de 2013.

CAPÍTULO III.

CONSTITUCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA Y FAMILIAS DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA.

1. ACREDITACIÓN DE REQUISITOS APLICABLES A LAS SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA.

Para la constitución de FICs el representante legal de la sociedad administradora debe acreditar los requisitos señalados en el artículo 3.1.1.3.1 del Decreto 2555 de 2010 mediante certificación, para lo cual tendrá que considerar como mínimo los siguientes aspectos:

1.1. INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA Y OPERATIVA SUFICIENTE PARA ADMINISTRAR EL RESPECTIVO FONDO DE INVERSIÓN COLECTIVA, O LA RESPECTIVA FAMILIA DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA, O PARA REALIZAR LAS ACTIVIDADES DE GESTIÓN Y DISTRIBUCIÓN.

1.1.1. Plan informático. En el cual se describen las especificaciones técnicas de los sistemas de información, equipos de cómputo, redes de comunicaciones, centros de procesamiento de datos, seguridad de la información, planes de contingencia y continuidad operativa y en general el ambiente informático a utilizar para la administración, gestión y distribución del respectivo FIC, o de la respectiva familia de FICs, según sea el caso, estableciendo claramente cada una de las actividades a desarrollar, así como, el tiempo requerido para su montaje y puesta en funcionamiento.

1.1.2. Sistemas de información. Los sistemas deben garantizar que la información procesada y generada por ellos cumple con los principios básicos de seguridad y calidad y que además estén en capacidad de producir los reportes e informes requeridos por la SFC, atendiendo las especificaciones técnicas exigidas para tal fin.

Para el funcionamiento de los FICs y las familias de FICs, se requiere contar con un sistema integral de información, que debe como mínimo comprender los siguientes sistemas básicos de información:

1.1.2.1. Sistema de gestión contable para el reporte a la SFC de la información contable de cada FIC de manera independiente.

1.1.2.2. Sistema para la valoración periódica de cada FIC, su portafolio de inversiones y las unidades que representan las participaciones de los inversionistas, siempre que la valoración no haya sido delegada en un tercero autorizado, el cual, entre otros, contemple el registro de la remuneración por administración y demás gastos imputables a los FICs.

1.1.2.3. <Subnumeral modificado por la Circular 54 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Sistemas o mecanismos para el cruce e intercambio de información de los FICs bajo administración, con los demás agentes con los que interactúa la sociedad administradora tales como el custodio, sub-custodios, depósitos centralizados de valores, bolsas de valores, sistemas de negociación de valores y/o sistemas de registro de operaciones sobre valores, sistemas de compensación y liquidación de operaciones sobre valores, intermediarios del mercado de valores, sistemas de pagos, cámaras de riesgo central de contraparte, gestores, distribuidores de FICs, proveedores de precios y cualquier otro agente que participe dentro del proceso.

Adicionalmente a lo enunciado en el inciso anterior, para los FICs que invierten directa o indirectamente, a través de operaciones de factoring, en títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE, la sociedad administradora debe contar con sistemas o mecanismos para el cruce e intercambio de información con las contrapartes y/o agentes con los que interactúa respecto de la adquisición y/o gestión del portafolio.

1.1.2.4. Sistema para el manejo de inversionistas de los FICs, el cual, entre otros aspectos, debe contemplar:

1.1.2.4.1. Registro e identificación de los inversionistas o sus beneficiarios, cuando a esto haya lugar.

1.1.2.4.2. Registro de los aportes y/o retiros efectuados por los inversionistas.

1.1.2.4.3. Registro e identificación de los tipos de participación.

1.1.2.4.4. Generación y entrega de extractos de cuenta a los inversionistas.

1.1.2.5. Sistema o mecanismo para la notificación en línea de las transacciones realizadas por los inversionistas.

Finalmente, como parte de la infraestructura para la administración de FICs y familias de FICs, la sociedad administradora debe contar con planes de contingencia y continuidad de la operación para prevenir y, en caso de ser necesario, solucionar los problemas, fallas e incidentes que se puedan presentar en los dispositivos de procesamiento y conservación de información que conforman el sistema integral de manejo y procesamiento de la información de los FICs y las familias de FICs.

<Inciso modificado por la Circular 54 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> La obligación contenida en el presente numeral 1.1.2. se entiende sin perjuicio de la existencia de los demás sistemas requeridos para el funcionamiento de la sociedad administradora de FICs o para el desarrollo adecuado de las demás actividades asociadas a FICs como son la gestión externa o la distribución especializada, cuando resulten aplicables a la respectiva entidad.

1.2. INFRAESTRUCTURA ADMINISTRATIVA, OPERATIVA Y HUMANA.

Las sociedades administradoras de FICs deben contar con los procesos y los recursos físicos y humanos adecuados para adelantar la gestión comercial, operativa, financiera, jurídica, administrativa, de gestión de riesgos y de control interno, entre otras.

Sin perjuicio de lo anterior, los FICs deben tener como mínimo los siguientes órganos:

1.2.1. GERENTE DEL FONDO DE INVERSIÓN COLECTIVA.

Los FICs deben tener un gerente, con su respectivo suplente, que reúnan las calidades personales establecidas en el artículo 3.1.5.2.2 del Decreto 2555 de 2010, y desarrollen las funciones señaladas en el artículo 3.1.5.2.3 del mencionado Decreto.

En caso que el suplente del gerente definitiva o temporalmente, deba ejercer las funciones del gerente principal, este debe cumplir con la condición de exclusividad antes indicada a partir de ese momento y abstenerse de incurrir en situaciones que representen conflicto de interés, de acuerdo con lo dispuesto por el código de buen gobierno corporativo de la respectiva entidad.

1.2.2. COMITÉ DE INVERSIONES.

Los comités de inversiones de los FICs deben estar conformados por un número impar de miembros y deben considerar dentro de las políticas de inversión las disposiciones existentes sobre gobierno corporativo, en particular aquellas que resulten pertinentes del código país adoptado por los emisores de valores inscritos en el RNVE.

Para los FICs que se encuentren en proceso de liquidación no es necesario mantener un comité de inversiones, salvo que la asamblea general de inversionistas disponga lo contrario.

<Inciso adicionado por la Circular 54 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> De acuerdo con las normas vigentes, los reglamentos que contemplen inversión directa o indirecta a través de operaciones de factoring en títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE, deben establecer reglas particulares para el tratamiento de los conflictos de interés y de las relaciones con vinculados que aseguren una efectiva e imparcial evaluación de este tipo de inversiones para el FIC en cumplimiento de las funciones legales de este comité.

1.2.3. NÚMERO MÁXIMO DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA BAJO ADMINISTRACIÓN.

Un mismo gerente y un mismo comité de inversiones pueden desempeñar sus funciones respecto de varios FICs y familias de FICs hasta el número máximo que fije la junta directiva de la sociedad administradora o del gestor externo, mediante parámetros objetivos, como la capacidad de gestión y el tiempo requerido para el desarrollo apropiado de las funciones. Sin perjuicio de lo anterior, en caso de que la función de gestión se delegue, las partes pueden definir los límites en cuanto a número de FICs y dedicación exclusiva que consideren apropiados, así como la forma en que se administrarán los eventuales conflictos de interés.

1.2.4. PERSONAL ENCARGADO DE LA NEGOCIACIÓN DE OPERACIONES.

Las sociedades administradoras y las sociedades gestoras deben contar con el personal requerido para la negociación de las operaciones de los FICs, el cual no tendrá que ser de dedicación exclusiva para cada FIC. En este sentido, estos operadores pueden desarrollar funciones similares en otros negocios de la sociedad administradora o gestora, siempre que así lo haya aprobado su junta directiva, dicha situación se informe en el reglamento del correspondiente FIC y se hayan adoptado políticas y mecanismos para administrar y controlar los posibles conflictos de interés que dicha circunstancia pudiera generar.

En todo caso, estos operadores bajo ninguna circunstancia pueden participar en las decisiones de inversión de los FICs, de otros productos o vehículos de inversión administrados o gestionados por la sociedad administradora, como tampoco en la toma de decisiones de inversión y/o celebración de operaciones de la cuenta propia y/o recursos propios de la sociedad administradora.

En los casos en que la gestión de uno o varios FICs haya sido delegada, la sociedad administradora debe establecer en los contratos con el gestor correspondiente el manejo de eventuales conflictos de interés, especialmente aquellos que pueden asimilarse a las situaciones antes descritas.

1.2.5. PERSONAL ENCARGADO DE LOS PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DE LOS FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA.

Se debe contar con el personal requerido para el desarrollo de los procedimientos operativos de los FICs. Esta función puede ser desarrollada por personal de la sociedad administradora dedicado a esta labor. En este evento, la sociedad administradora debe definir claramente los posibles conflictos de interés que puedan surgir, así como su tratamiento.

1.3. ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO.

La sociedad administradora de FICs debe contar con una adecuada estructura de control interno que garantice la debida ejecución de los procedimientos, la actividad de administración y distribución y, cuando no se haya delegado en un gestor externo o gestor extranjero, la actividad de gestión de los portafolios de los FICs bajo administración. En todo caso, no se requiere la constitución de un área específica para el cumplimiento de este requisito. Sin embargo, la sociedad administradora debe incluir en su propio sistema de control interno el manual o código de control interno respecto de las actividades que esté desarrollando (administración, gestión y/o distribución) respecto de los FICs, el cual debe cumplir con las disposiciones establecidas en el Capítulo IV, Título I de la Parte I de esta Circular.

1.4. CÓDIGOS DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO.

La sociedad administradora debe incluir en sus códigos de buen gobierno un aparte especial dedicado a la administración, gestión y/o distribución de los FICs y familias de FICs, con el objetivo de asegurar que tales actividades se encaminen a la eficiente organización y operación de estos vehículos de inversión.

En este orden, el código de buen gobierno debe establecer que los funcionarios que participen en el desarrollo de las actividades de administración, gestión y/o distribución de FICs obren exclusivamente en el mejor interés de los inversionistas.

Adicionalmente, en los mencionados códigos de buen gobierno se debe incluir:

1.4.1. Criterios éticos y de conducta encaminados a preservar los derechos de los inversionistas de los FICs y las familias de FICs bajo administración, gestión y/o distribución.

1.4.2. Reglas claras y concretas que permitan realizar un control a la gestión de los administradores y gestores de los FICs, acerca del cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades asignadas, así como del régimen general de prohibiciones.

1.4.3. Las disposiciones sobre la prevención y la administración de los posibles conflictos de interés que puedan afrontar la entidad y sus funcionarios, en desarrollo de las actividades de administración, gestión y/o distribución de FICs.

1.4.4. <Subnumeral adicionado por la Circular 54 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Reglas particulares para el tratamiento de los conflictos de interés que aseguren una efectiva e imparcial evaluación de las operaciones directas o indirectas con títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE, cuando se haya previsto en los reglamentos de los FICs correspondientes.

Cuando las sociedades administradoras, las sociedades gestoras o los distribuidores, en desarrollo de las actividades de administración, gestión y/o distribución, respectivamente, decidan adoptar un código de buen gobierno específico, éste debe contener como mínimo los criterios y reglas que se mencionan en el presente numeral.

1.5. SISTEMA DE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS.

Las sociedades administradoras deben contar con un sistema de gestión y administración de riesgos para los FICs y las familias de FICs bajo administración, gestión y/o distribución, y pueden emplear el que la sociedad administradora tenga para otras líneas de negocios, siempre que reconozca las particularidades de la actividad de los distintos FICs y familias de FICs bajo administración, gestión y/o distribución, junto con sus reglamentos y políticas de inversión.

<Inciso modificado por la Circular 54 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> En particular, para efectos de la administración del riesgo de crédito, la sociedad administradora y/o el gestor externo deben contar con modelos de calificación, metodologías de valoración de dicho riesgo y mecanismos de seguimiento, los cuales deben estar incorporados en un “Manual para la Administración de Riesgo de Crédito”, que debe estar a disposición de la SFC. Dicho documento también debe contener la descripción de los procedimientos que empleará la sociedad administradora o el gestor externo, según sea el caso, para exigir el cumplimiento de las obligaciones contenidas en los activos o instrumentos en que inviertan, de acuerdo con el numeral 2.1.1.1. del presente Capítulo, así como para ejecutar las garantías a las que se refiere el numeral 2.1.1.5. del presente Capítulo. El documento en comento debe ser aprobado por la junta directiva de la sociedad administradora o la sociedad gestora, según sea el caso.

Para efectos de lo dispuesto en este Capítulo se entiende por riesgo de crédito la posibilidad de que un FIC incurra en pérdidas y disminuya el valor de sus activos como consecuencia de que un deudor o contraparte incumpla sus obligaciones.

1.5.1 <Subnumeral modificado por la Circular 54 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Instrucciones en relación con la inversión directa o indirecta a través de operaciones de factoring en títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE

Para efectos de este capítulo se adoptan las definiciones establecidas en el Artículo 2.2.2.2.2 del Decreto 1074 de 2015. Para los efectos de este Capítulo se entiende que operaciones de factoring incluyen la compraventa a título oneroso de operaciones de libranzas.

Las sociedades administradoras de FICs cuya política de inversión contemple operaciones de factoring en títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE deben atender las siguientes reglas y principios en relación con las contrapartes con las cuales celebran dichas operaciones así como en materia de sus políticas y procedimientos para la administración de riesgos en dichas operaciones:

1.5.1.1. Adquisición de títulos valores u otros derechos de contenido económico a sociedades comerciales que desarrollen de manera profesional y habitual operaciones de factoring:

<Inciso modificado por la Circular 54 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> En estos casos la sociedad administradora o la sociedad gestora, según sea el caso, deberá implementar los procedimientos y controles que le permitan asegurarse que las sociedades comerciales que desarrollen de manera profesional y habitual operaciones de factoring cumplan con las siguientes condiciones mínimas:

1.5.1.1.1. Contar con las autorizaciones y cumplir los requisitos exigidos en la normativa aplicable para el desarrollo de las actividades de comercialización o compraventa de títulos valores u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE, de conformidad con su objeto social.

1.5.1.1.2. Contar con políticas, procedimientos, contratos, entre otros, que permitan acreditar que la sociedad tiene implementados los mecanismos para reportar a las centrales de riesgo la información sobre el comportamiento crediticio de sus deudores, conforme a lo señalado en la Ley 1266 de 2008.

1.5.1.1.3. Cumplir con las disposiciones legales que regulan las tasas de interés y sus límites máximos.

1.5.1.1.4. En el caso de pagarés-libranza, cumplir con los límites máximos de descuento salarial, de acuerdo con la legislación laboral vigente.

1.5.1.1.5. Contar con información sobre el análisis del riesgo crediticio de sus clientes o deudores, según corresponda de manera tal que el administrador o gestor del FIC que adquiere el título o derecho de contenido económico, pueda evaluar de manera adecuada los riesgos de la inversión.

1.5.1.1.6 <Subnumeral modificado por la Circular 54 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Acreditar un patrimonio suficiente y acorde con el monto de la operación u operaciones a realizar, de acuerdo con los criterios objetivos definidos por la sociedad administradora o gestora del respectivo FIC. Igualmente, la sociedad administradora o gestora del FIC deberá evaluar la pertinencia de solicitar garantías, fuentes de pago u otras seguridades que sean idóneas para cubrir las operaciones efectuadas, las cuales deberán ser otorgadas a favor del FIC respectivo, y sobre las cuales el administrador del FIC debe hacer un seguimiento periódico con el fin de llevar a cabo las gestiones de cobro de manera oportuna en caso de ser necesario.

1.5.1.1.7. <Subnumeral adicionado por la Circular 54 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Contar con la infraestructura tecnológica y operativa que garantice la adecuada gestión del recaudo. En aquellos casos en que esta actividad se realice a través de un tercero éste debe cumplir con lo dispuesto en este subnumeral.

1.5.1.2. <Inciso modificado por la Circular 54 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Requisitos de las sociedades administradoras y/o gestoras de FICs en relación con las operaciones de factoring en la adquisición de títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE con recursos de los FICs:

Las sociedades administradoras o gestoras de FICs deberán cumplir con siguientes requisitos o condiciones especiales para el desarrollo de estas operaciones:

1.5.1.2.1 <Subnumeral modificado por la Circular 54 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Incorporar en el manual de riesgo respectivo políticas y procedimientos explícitos para la selección de las contrapartes en las operaciones, los cuales deben contemplar como mínimo:

1.5.1.2.1.1. Criterios de selección del enajenante del título o derecho de contenido económico, dentro de los cuales deberá verificar por lo menos su experiencia en la actividad, conocimiento del nicho de mercado que atiende y capacidad operativa para la realización y recaudo de operaciones, cuando sea el caso.

1.5.1.2.1.2. Lineamientos para el análisis y estudio de la situación patrimonial y capacidad financiera de las contrapartes involucradas en la operación como el originador, operador, factor, vendedor, pagador, administrador del patrimonio autónomo, entre otros, que sean fuente de riesgo de crédito, contraparte u operativo.

1.5.1.2.1.3. Establecer los criterios mínimos de selección de los créditos objeto de compra, en cuanto a perfil de riesgo, capacidad de pago de los deudores o aquellas variables adicionales que la sociedad administradora considere relevantes para el tipo de negocio.

1.5.1.2.1.4. Establecer principios, reglas y mecanismos que garanticen la guarda, custodia, conservación y consulta de la documentación de los títulos valores y otros derechos de contenido económico, incluyendo aquella relacionada con las garantías. Dentro de lo anterior se debe hacer especial referencia a los siguientes aspectos:

1.5.1.2.1.4.1. La infraestructura operativa, de recursos humanos y de control necesario para esta actividad. Así mismo las funciones y responsabilidades de las personas asignadas a estas tareas deben estar documentadas de manera clara.

1.5.1.2.1.4.2. Los mecanismos que permitan la consulta y verificación de la información suministrada por el originador, operador, factor, vendedor, pagador, administrador del patrimonio autónomo, el depósito o guarda de los títulos cuando se establezca, entre otros.

1.5.1.2.1.4.3. Sistemas, procedimientos y términos para verificar la tenencia física y titularidad de los títulos valores y/o de los derechos de contenido económico, en todo momento.

1.5.1.2.1.4.4. Procedimientos para realizar la conciliación de posiciones, flujos de efectivo y transacciones a nivel individual y agregado respecto del portafolio.

1.5.1.2.1.5. Políticas, procedimientos y mecanismos que permitan un control adecuado y suficiente que permitan controlar y evitar incurrir en las prohibiciones señaladas en el artículo 3.1.1.10.1 del Decreto 2555 de 2010. Tales mecanismos deberán prever en forma detallada y para cada una de las conductas allí señaladas, reglas claras y concretas, medidas de control y demás acciones encaminadas a evitar su materialización a través de las operaciones de adquisición de títulos valores o u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE.

1.5.1.3. <Subnumeral modificado por la Circular 54 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Para la adquisición de títulos valores y/u otros derechos de contenido económico en los cuales no intervenga o participe una sociedad comercial dedicada profesionalmente a la actividad de factoring, se deben cumplir las siguientes instrucciones:

1.5.1.3.1. Las operaciones deberán contar con un estudio integral de los riesgos del negocio, incluidos los asociados a la actividad del deudor principal, que proporcione elementos de decisión suficientes al comité de inversiones del respectivo FIC para tomar la decisión de invertir o no en dichos títulos valores u derechos de contenido económico.

1.5.1.3.2. Contar con revisión integral y minuciosa de la estructura jurídica, y demás aspectos legales de la operación, que permita dar cumplimiento a lo establecido en el numeral 7 del artículo 3.1.3.2.4 del Decreto 2555 de 2010.

1.5.1.3.3. Contar con manuales de riesgo de crédito especializados que contengan como mínimo:

1.5.1.3.3.1. Descripción de la metodología de análisis de riesgo de crédito.

1.5.1.3.3.2. Lineamientos para el análisis de las operaciones sobre este tipo de activos.

1.5.1.3.3.3. Políticas para el seguimiento de las operaciones y del perfil de riesgo del deudor principal.

1.5.1.3.3.4. <Subnumeral adicionado por la Circular 54 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Políticas respecto de los casos en los cuales la sociedad administradora o gestora del FIC solicitará garantías, fuentes de pago u otras seguridades que sean idóneas para cubrir las operaciones efectuadas, las cuales deberán ser otorgadas a favor del FIC respectivo, y sobre las cuales el administrador del FIC debe hacer un seguimiento periódico con el fin de hacer las gestiones de cobro de manera oportuna en caso de ser necesario.

1.5.1.3.4. <Subnumeral adicionado por la Circular 54 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Verificar que las contrapartes involucradas en la operación cuenten con la infraestructura tecnológica y operativa que garantice la adecuada gestión del recaudo, para lo cual debe quedar soporte.

1.6. MECANISMOS DE COBERTURA.

Teniendo en cuenta que el Capítulo XXIII de la Circular Básica Contable y Financiera (Circular Externa 100 de 1995) es aplicable en su totalidad a las sociedades administradoras de FICs, así como a las sociedades gestoras o distribuidores, debe hacerse referencia expresa en la implementación del sistema de administración de riesgo operativo – SARO, a las actividades de administración, gestión y/o distribución de FICs y familias de FICs, según corresponda, en la identificación, medición, control y monitoreo eficaz de los riesgos descritos en el artículo 3.1.1.3.4 del Decreto 2555 de 2010.

1.7. ACREDITACIÓN DE REQUISITOS PARA ACTIVIDADES DELEGADAS POR LA SOCIEDAD ADMINISTRADORA.

En caso de que la sociedad administradora delegue las actividades de gestión y/o distribución, ésta debe acreditar que los agentes en los que se han delegado estas actividades cumplen con los requerimientos exigidos en los numerales al del presente Capítulo y los Capítulos IV y V del presente Título, mediante certificación suscrita por el representante legal de la sociedad gestora o del distribuidor especializado, según sea el caso.

1.8. CUSTODIA DE VALORES.

1.8.1 De valores <Subnumeral asignado por la Circular 54 de 2016>

Las sociedades administradoras de FICs deben contar con una entidad autorizada por la SFC que preste como mínimo los servicios obligatorios de custodia de valores para los FICs bajo administración, con antelación a la entrada en funcionamiento del respectivo FIC.

El cumplimiento de este requisito debe acreditarse mediante la remisión por parte de la sociedad administradora de la carta de compromiso suscrita por las partes correspondientes, dentro del proceso de autorización individual del FIC o de la familia de FICs, según corresponda.

Para el caso de la contratación de servicios complementarios o especiales con el custodio de valores, tales como la realización de la valoración del portafolio o la contabilidad de los FICs, el contrato respectivo debe garantizar que el proveedor de precios para valoración que se utilice sea el que haya sido seleccionado por la sociedad administradora para cada segmento de negocio. Igualmente, en materia de políticas contables, las mismas deben corresponder a las definidas por la sociedad administradora para cada uno de los FICs.

1.8.2 De títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE. <Subnumeral adicionado por la Circular 54 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

1.8.2.1. Las sociedades administradoras deben establecer la forma de guarda, custodia y conservación de dichas inversiones, con antelación a la entrada en funcionamiento del respectivo FIC. Esta decisión debe estar debidamente documentada y autorizada por el órgano competente de la sociedad.

1.8.2.2. Las sociedades administradoras pueden contratar la guarda, custodia y conservación con entidades especializadas en el desarrollo de estas actividades o con terceros que cuenten con las características técnicas y capacidad legal para desarrollarlas. En estos casos, la sociedad administradora no se exime de su responsabilidad en el cumplimiento de sus funciones.

Cuando la guarda, custodia y conservación se contrate con entidades especializadas en el desarrollo de estas actividades o con terceros, la sociedad administradora debe dar cumplimiento a lo señalado en el numeral 1.5.1.2.1.4 del presente Capítulo. Adicionalmente, las sociedades deben celebrar un contrato que cuente al menos con las siguientes características:

1.8.2.2.1. Constar por escrito.

1.8.2.2.2. Establecer obligaciones claras y adecuadas en materia de guarda, custodia y conservación de los títulos y/u otros derechos económicos.

1.8.2.2.3. Señalar obligaciones en materia de confidencialidad.

1.8.2.2.4. Establecer derechos en cabeza de la sociedad administradora para consultar y verificar el estado de los documentos.

El presente subnumeral no será aplicable a los títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE que estén desmaterializados o inmaterializados y que se encuentren custodiados en los depósitos centralizados de valores, dado que estos se regirán por lo establecido en sus reglamentos.

1.8.2.3. Cuando la guarda, custodia y conservación sea realizada por la sociedad administradora, ésta debe establecer procedimientos y protocolos internos que den cumplimiento a los subnumerales 1.8.2.2.1. y 1.8.2.2.2.

1.9. CONTRATACIÓN DE INTERMEDIARIOS DE VALORES PARA ADQUISICIÓN DE INVERSIONES PARA LOS FICS. <Nombre modificado por la Circular 54 de 2016>

Cuando la Sociedad Administradora o la Sociedad Gestora, decida contratar intermediarios de valores para la realización de operaciones de los FICs gestionados, tanto aquellas como el respectivo intermediario de valores deben garantizar que todas las operaciones ejecutadas para los FICs son transadas en las bolsas de valores, los sistemas de negociación de valores o de registro de operaciones sobre valores. Sólo en casos excepcionales y previa autorización de la sociedad administradora o la sociedad gestora, el intermediario de valores puede atender el cumplimiento de la operación por cuenta del FIC correspondiente, situación que debe estar debidamente justificada y soportada por parte de la sociedad administradora o la sociedad gestora y el intermediario de valores, sin perjuicio de las actividades de verificación y supervisión que pueda adelantar la SFC al respecto.

1.10. AUDITORIA Y SEGUIMIENTO.  <Subnumeral modificado por la Circular 54 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

Las sociedades administradoras de FICs que contemplen la inversión a través de operaciones de factoring en títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE, deben realizar auditorías internas específicas para este tipo de inversiones. Estas auditorías deben realizarse al menos semestralmente e incluir las siguientes actividades y sus resultados deben estar a disposición de la SFC:

1.10.1. Verificar la existencia y estado de las obligaciones, así como validar la veracidad y correspondencia de la información entre los reportes y los documentos físicos de los títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE.

1.10.2. Verificar la transferencia efectiva de los recaudos por título valor y/u otro derecho de contenido económico no inscrito en el RNVE y no a nivel agregado.

1.10.3. Verificar el procedimiento de conciliación del portafolio de acuerdo con lo establecido en el numeral 1.5.1.2.1.4.4.

1.10.4. Verificar que se cuente con registros separados y con mecanismos que permitan controlar el recaudo y la contabilización oportuna y adecuada de los títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE.

2. DOCUMENTOS PARA LA AUTORIZACIÓN DE FICS Y FAMILIAS DE FICS.

2.1. CONTENIDO MÍNIMO DE LOS REGLAMENTOS.

Los reglamentos de los FICs deben tener como mínimo la información que para los mismos se describe en los Anexos Nos. 1, 2 y 3 del presente Título.

Los reglamentos marco de las familias de FICs deberán tener como mínimo la información que para los mismos se describe en el Anexo No. 4 “CONTENIDO MÍNIMO DEL REGLAMENTO MARCO DE LAS FAMILIAS DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA”. En relación con los capítulos III y IV del reglamento marco, deberán consagrarse las reglas generales aplicables a la familia de FICs correspondiente, dado que las condiciones específicas deberán ser desarrolladas en el reglamento de cada uno de los FIC que hagan parte de una familia.

<Inciso modificado por la Circular 4 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Los reglamentos de los FICs cerrados cuyas participaciones se pretendan inscribir en el Registro Nacional de Valores y Emisores – RNVE y listar en bolsas de valores o sistemas de negociación de valores, deben disponer que estas participaciones se expresan en unidades enteras, esto es, sin fracciones. De igual manera, este tipo de fondos podrán disponer en sus reglamentos que la constitución y redención de las participaciones podrá realizarse únicamente en unidades enteras.

2.1.1. CONSIDERACIONES ESPECIALES EN MATERIA DE RIESGOS.

<Inciso modificado por la Circular 10 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Dentro del numeral 2.5.3 “Administración de riesgos” de los reglamentos de los FICs, de conformidad con el contenido mínimo señalado en los anexos del presente Título, debe indicarse, como mínimo, lo siguiente:

2.1.1.1. Límites de concentración por riesgo de crédito, así como por tipo de activo u operación, teniendo en cuenta variables propias del conocimiento del obligado a pagar el derecho contenido en el instrumento (deudor, contraparte, emisor, originador y/o pagador, según sea el caso), de las inversiones en títulos valores y demás derechos de contenido económico de acuerdo al numeral 6.4 del Capítulo I de la Circular Básica Contable y Financiera.

2.1.1.2. La mención de que los instrumentos en que invierta el FIC se valorarán de conformidad con las metodologías de valoración sujetas a los estándares mínimos previstos en el Capítulo I de la Circular Básica Contable y Financiera de la SFC y/o a la información suministrada por un Proveedor de Precios para Valoración autorizado por la SFC.

2.1.1.3. La mención de que la sociedad administradora de FICs cuenta con modelos de calificación por riesgo de crédito que permiten la adecuada gestión de riesgos, la asignación de límites de los que trata el numeral y la valoración de los activos de que trata el numeral del presente Capítulo.

2.1.1.4. La mención de que la sociedad administradora de FICs cuenta con mecanismos de seguimiento permanentes a la evolución de la calidad crediticia del obligado a pagar el derecho contenido en los instrumentos (deudor, contraparte, emisor, originador y/o pagador, según sea el caso) que conforman el portafolio del FIC, o de la contraparte de las operaciones que ésta realice, las garantías que haya recibido como respaldo de las mismas, o las obligaciones derivadas de los instrumentos que el FIC adquiera.

2.1.1.5. Los tipos de activos que el FIC recibirá como garantía del cumplimiento de las operaciones, o de las obligaciones derivadas de los instrumentos adquiridos por el FIC.

2.1.1.6. Si el FIC invertirá en instrumentos en los cuales la fecha de cumplimiento sea posterior a la fecha de vencimiento, debido a una práctica comercial generalizada.

2.1.1.7. <Numeral adicionado por la Circular 10 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Para efectos de lo previsto en el numeral 3 del artículo 3.1.1.4.6. del Decreto 2555 de 2010, se deben establecer políticas para mitigar los riesgos asociados a las posibles pérdidas por cambios en la valoración de las posiciones, así como las posibles diferencias entre el precio fijado en la documentación del instrumento financiero derivado y las garantías que se hayan constituido en el correspondiente administrador de garantías.

2.2. CONTENIDO MÍNIMO DE LA POLÍTICA DE INVERSIÓN.

<Inciso modificado por la Circular 31 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:> La política de inversión de los FICs, debe contemplar los aspectos señalados en el art. 3.1.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010.

El objeto referido en el literal a), numeral 1 del citado artículo, debe incorporar el objetivo de inversión del respectivo FIC, el cual comprende al menos aspectos tales como el propósito del fondo en términos de estabilidad o crecimiento de capital, tasa y/o índice de referencia, cuando a ello haya lugar.

Adicionalmente, la política de inversión debe establecer el plazo de vencimiento máximo de las inversiones de renta fija, e indicar la calificación mínima de los valores en los cuales se invertirá, en los casos que aplique. Igualmente, se debe indicar si el FIC tendrá algún nivel de apalancamiento y a través de qué operaciones lo realizará así como el límite máximo de apalancamiento del fondo.

En particular, respecto de la gestión de la liquidez, se debe incluir si el manejo de los depósitos en cuentas corrientes o de ahorro se realizará en establecimientos de créditos nacionales y/o extranjeros así como la calificación mínima con la que deberá contar la respectiva entidad.

En los casos en los cuales la política de inversión prevea la realización de operaciones o la adquisición de activos en moneda extranjera, la política de inversión deberá establecer el límite máximo de exposición cambiaria del portafolio, es decir, la posición denominada en moneda extranjera que no se encuentre cubierta, respecto del total del valor del respectivo FIC.

Sin perjuicio de lo anterior y de acuerdo con lo previsto en el artículo 3.5.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, la política de inversión de los FICs inmobiliarios podrá hacer referencia únicamente a operaciones apalancadas relacionadas con operaciones de endeudamiento.

<Inciso adicionado por la Circular 5 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Adicional a lo establecido en el artículo 3.1.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, la política de inversión de los FIC debe atender los siguientes lincamientos:

i. Gestión de riesgos ASG: En todos los casos, las sociedades administradoras deben considerar los factores ASG en la gestión de riesgos del FIC y en su proceso de toma de decisiones de inversión. Para el efecto, las sociedades administradoras deben revelar las políticas y procedimientos para administrar dichos riesgos, las cuales deben incluir, como mínimo: los procesos de identificación, evaluación, monitoreo y mitigación de tales riesgos. Adicionalmente, las sociedades administradoras deben describir el área, grupo u órgano responsable de los procesos de gestión de los riesgos ASG, así como del logro de objetivos ASG en la política de inversión del FIC en caso de que aplique de conformidad con lo establecido en el literal ii del presente subnumeral.

ii. Transparencia en la revelación de aspectos ASG: Las sociedades administradoras deben explicar los objetivos ASG que persigue el FIC, así como la estrategia general que contribuye a alcanzar dichos objetivos, únicamente en los siguientes eventos: a) cuando el FIC tenga una denominación relacionada con alguno de los asuntos ASG, tales como: sostenibles, responsables, verdes o similares, b) cuando una o varias de las inversiones del FIC tengan como objetivo generar un efecto positivo en algún aspecto ASG, o c) cuando el FIC utilice los asuntos ASG en la comercialización del producto.

Para tal fin, para aquellos FIC que se encuentren dentro de alguno de los eventos señalados en el presente literal ii, la sociedad administradora debe: (a) señalar la taxonomía, el sistema de clasificación o el marco de referencia utilizado al momento de definir las inversiones admisibles en el portafolio, por ejemplo: la Taxonomía Verde de Colombia o los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), e (b) incluir los métodos utilizados para evaluar, medir y monitorear los objetivos ASG que persigue la inversión del FIC.

<Inciso adicionado por la Circular 5 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Los fondos bursátiles se encuentran exceptuados del cumplimiento de las Instrucciones previstas en los literales i. y ii. anteriores, sin perjuicio de que voluntariamente cumplan dichas instrucciones cuando el índice que replican incorpore algún aspecto ASG.

2.3. SUSPENSIÓN DE REDENCIÓN DE PARTICIPACIONES POR DECISIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA SOCIEDAD ADMINISTRADORA O DE LA ASAMBLEA DE INVERSIONISTAS.

En concordancia con los artículos 3.1.1.7.3 y 3.1.1.9.5, literal f), numeral 4, del Decreto 2555 de 2010, las juntas directivas de las sociedades administradoras pueden autorizar la suspensión de redenciones de participaciones de los FICs administrados exclusivamente en los casos en que se presenten situaciones de crisis o eventos sobrevinientes o inesperados en los cuales no sea posible cumplir con los términos necesarios para convocar a la asamblea de inversionistas. En todo caso, la junta directiva de la sociedad administradora debe contar con el debido sustento técnico y económico que demuestre que se hace necesaria la adopción inmediata de esa medida en beneficio de los inversionistas.

En ese entendimiento, la facultad de la asamblea de inversionistas de aprobar la suspensión de redenciones de las participaciones, es independiente y complementaria de las facultades asignadas a la junta directiva de las sociedades administradoras por cualquier otra norma relevante.

2.4. REDENCIÓN DE PARTICIPACIONES.

Sin perjuicio de lo dispuestos en el artículo 3.1.1.7.2 del Decreto 2555 de 2010, y en particular en lo que se refiere a los FICs cerrados, cualquier retiro o reembolso por concepto de redención de participaciones que se solicite con anterioridad a la vigencia del plazo determinado previamente para la redención de participaciones, debe calcularse con base en el valor de la participación vigente para el día en que se inicie efectivamente dicho plazo.

2.5. TIPOS DE PARTICIPACIÓN.

En consonancia con el artículo 3.1.1.6.5 del Decreto 2555 de 2010, los reglamentos de los FICs deben incluir una explicación detallada de cada tipo de participación, las diferencias entre ellas y los derechos y obligaciones que otorgan, según corresponda.

Los reglamentos de los FICs pueden establecer los siguientes cuatro tipos de participación de acuerdo con el tipo de inversionista y el pago de comisión a favor del FIC, a saber:

2.5.1. Participaciones suscritas por clientes inversionistas que pagan una comisión a favor del FIC al momento de entrada al fondo.

2.5.2. Participaciones suscritas por clientes inversionistas que pagan una comisión a favor del FIC diferida a plazos previamente establecidos y pagaderos durante el tiempo que el inversionista mantenga su participación en el FIC. En caso de que el inversionista haga un retiro total de sus inversiones, éste debe pagar el saldo restante de la comisión, si lo hubiere, a favor del FIC. En caso de retiro parcial, el inversionista debe pagar la prorrata del saldo restante de la comisión a favor del FIC, si lo hubiere.

2.5.3. Participaciones suscritas por clientes inversionistas que pagan una comisión a favor del FIC pagadera en la fecha de retiro de la inversión. En caso de que el retiro sea parcial, el inversionista debe pagar la prorrata de la comisión aplicable.

2.5.4. Participaciones suscritas por inversionistas institucionales que pagan una comisión a favor del FIC, en los términos previstos en el reglamento.

Sin perjuicio de estos cuatro tipos de participación, los FICs pueden establecer en sus reglamentos tipos de participación diferentes o adicionales. En todo caso, los reglamentos de los FICs deben garantizar que entre los inversionistas que compartan características objetivas, tales como, (i) tipo de inversionista, (ii) redención de la inversión, (iii) reglas para realizar los aportes o (iv) monto o pago de la comisión, no existan tratos inequitativos o discriminatorios.

2.6. FICS QUE INVIERTAN EN OTROS FICS O VEHÍCULOS DE INVERSIÓN COLECTIVA.

Para efecto de aquellos FICs que inviertan en otros FICs, o en fondos de inversión extranjeros, deben incluir en su reglamento lo siguiente:

2.6.1 <Subnumeral modificado por de la Circular 34 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Que sólo pueden invertir en FICs o fondos de inversión extranjeros que cumplan con la política de inversión del FIC. Cuando se contemplen inversiones en otros FICs o fondos de inversión extranjera, se debe indicar qué tipo de inversiones pueden tener estos fondos.

2.6.2. Que no se permiten aportes recíprocos.

2.6.3. Que se revele si puede o no invertir en FICs locales o extranjeros administrados o gestionados por su matriz, filiales y/o subsidiarias.

2.6.4. Que en los casos en el que el total o parte de las inversiones del FIC se realice en otros FICs administrados por la misma sociedad administradora, no puede generarse el cobro de una doble comisión.

2.6.5. En caso que resulte aplicable, lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 3.1.1.10.2 del Decreto 2555 de 2010.

En todo caso, cuando una sociedad administradora o sociedad gestora decida realizar inversiones en otros FICs o vehículos de inversión colectiva, dicha decisión debe estar debidamente soportada en análisis y estudios sobre la pertinencia y razonabilidad de realizar las inversiones a través de esos vehículos, los cuales deben estar a disposición de la SFC y del organismo de autorregulación al cual pertenezca la sociedad.

2.7. CONTENIDO MÍNIMO DE LOS PROSPECTOS.

Los prospectos de los FICs deben contener como mínimo la información que se relaciona en el Anexo No. 5 “CONTENIDO MÍNIMO DE LOS PROSPECTOS”, sin perjuicio de que la sociedad administradora pueda incluir cláusulas adicionales.

2.8. CONTENIDO MÍNIMO DE LAS CONSTANCIAS DE ENTREGA DE RECURSOS.

La constancia documental de la entrega de recursos en los FICs debe contener como mínimo:

2.8.1. Nombre e identificación del titular y/o beneficiario de la inversión en el FIC.

2.8.2. Nombre de la sociedad administradora y nombre del FIC en el que se efectúa la inversión y tipo de participación.

2.8.3. Nombre de la oficina, sucursal o agencia de la sociedad administradora donde se realiza la entrega de los recursos.

2.8.4. Monto de los recursos entregados por el inversionista en pesos.

2.8.5. Especificación que se trata de una inversión en un FIC.

2.8.6. Fecha y hora de la transacción.

2.8.7. Constancia de recibo de los recursos por parte de la sociedad administradora o sus agentes o mandatarios.

2.8.9. A excepción de los fondos de capital privado, certificación de la entrega de una copia del prospecto de inversión, así como de la lectura, aceptación y entendimiento de la información allí consignada, cuando la inversión se realice por primera vez, y de haber recibido el inversionista la asesoría especial cuando a ello haya lugar. La sociedad administradora podrá entregar copia por medio electrónico siempre que así se haya definido en el reglamento.

2.9. CONTENIDO MÍNIMO DE LOS DOCUMENTOS, REGISTROS ELECTRÓNICOS O COMPROBANTES REPRESENTATIVOS DE LAS PARTICIPACIONES EN LOS FICS CERRADOS.

2.9.1. Nombre de la sociedad administradora y el nombre del FIC que administra y tipo de participación.

2.9.2. El nombre de la oficina, sucursal o agencia de la sociedad administradora, o si fuere el caso, el de las entidades con las que se haya suscrito convenio de uso de red, contrato de distribución especializada, o contrato de corresponsalía local, que estén facultados para expedir el documento representativo de participaciones y la fecha de expedición respectiva.

2.9.3. Fecha de vencimiento del valor y detalle de los plazos determinados para realizar la redención de las participaciones.

2.9.4. Nombre e identificación del inversionista suscriptor.

2.9.5. Indicar si se encuentra inscripto en el RNVE y/o en la BV.

2.9.6. Valor nominal de la inversión, el número de unidades que dicha inversión representa y el valor de la unidad a la fecha en que se realiza la inversión.

2.9.7. La advertencia señalada en el artículo 3.1.1.9.3 del Decreto 2555 de 2010, salvo para las participaciones negociadas en el mercado de valores.

2.10. CONTENIDO MÍNIMO DE LOS DOCUMENTOS, REGISTROS ELECTRÓNICOS O COMPROBANTES REPRESENTATIVOS DE LAS PARTICIPACIONES EN LOS FICs ABIERTOS.

2.10.1. Nombre de la sociedad administradora, nombre del FIC que administra y tipo de participación.

2.10.2. Plazo mínimo de permanencia y penalización, cuando a ello haya lugar.

2.10.3. El nombre de la oficina, sucursal o agencia de la sociedad administradora, o si fuere el caso, el de las entidades con las que se haya suscrito convenio de uso de red, contrato de distribución especializada, o contrato de corresponsalía local, que estén facultados para expedir el documento representativo de participaciones y la fecha de expedición respectiva.

2.10.4. El nombre e identificación del inversionista.

2.10.5. El valor nominal de la inversión, el número de unidades que dicha inversión representa y el valor de la unidad a la fecha en que se realiza la inversión de acuerdo con el tipo de participación, según corresponda.

2.10.6. Las advertencias señaladas en el inciso segundo del artículo 3.1.1.6.3 y en el artículo 3.1.1.9.3 del Decreto 2555 de 2010.

2.11. FUSIÓN DE FICS. <Numeral eliminado por la Circular 29 de 2017>

3. OBLIGACIONES DE REVELACIÓN DE INFORMACIÓN.

3.1. EXTRACTO DE CUENTA. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

Las sociedades administradoras de FIC deben mantener a disposición de los inversionistas de los FIC bajo su administración un extracto de cuenta con la información mínima contenida en el subnumeral 3.1.2. del presente Capítulo, con una periodicidad de corte de información por lo menos trimestral. En línea con el artículo 3.1.1.9.9 del Decreto 2555 de 2010, los extractos deben mantenerse a disposición a través la página web de la sociedad administradora únicamente para los inversionistas destinatarios de dicha información.

En los casos contenidos en el subnumeral 3.1.1. del presente Capítulo, los extractos se deben regir por las instrucciones especiales allí contenidas.

3.1.1. Otras periodicidades

3.1.1.1. Para los FIC que se encuentren en proceso de liquidación no será necesario el extracto de cuenta. En estos casos, el liquidador debe mantener a disposición de los inversionistas la información necesaria para que éstos puedan conocer en cualquier tiempo el estado y la evolución del portafolio del FIC durante el proceso liquidatorio. Cualquier inversionista del FIC en liquidación podrá pedir al liquidador copia de la información antes mencionada, a costa del interesado, la cual debe ser entregada dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la respectiva petición, salvo que por el volumen de la información solicitada se requiera de un tiempo adicional, en cuyo caso la información debe ser entregada dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la respectiva petición.

3.1.1.2. En concordancia con el artículo 3.4.1.1.11 del Decreto 2555 de 2010, para los FICs bursátiles y fondos de capital privado no es necesario el extracto de cuenta.

3.1.1.3. Cuando la inversión en el FIC se realice a través de una cuenta ómnibus, el extracto de cuenta debe ser expedido por la sociedad administradora a nombre del distribuidor especializado que administra la cuenta ómnibus, y entregado a éste.

El distribuidor especializado será el responsable de poner a disposición dicho extracto de cuenta a los inversionistas de acuerdo con lo dispuesto en el presente numeral, en los términos del parágrafo 2 del artículo 3.1.4.2.3. del Decreto 2555 de 2010.

3.1.1.4. Para los inversionistas que adquieran valores representativos de los derechos de participación de los FICs cerrados inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores - RNVE en desarrollo de las actividades de intermediación de valores previstas en el artículo 7.1.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010, las sociedades administradoras deben mantener a disposición los extractos únicamente cuando así lo solicite el inversionista, salvo que el reglamento del fondo contemple una periodicidad diferente.

3.1.2. Contenido mínimo de los extractos

3.1.2.1. Aportes o inversiones y/o retiros realizados en el respectivo FIC durante el periodo correspondiente, expresados en pesos y en unidades.

3.1.2.2 Identificación del inversionista suscriptor.

3.1.2.3. Tipo de participación y valor de la unidad.

3.1.2.4. Saldo inicial y final del período revelado.

3.1.2.5. El valor y la fecha de recepción de las inversiones iniciales o adicionales.

3.1.2.6. Los rendimientos abonados durante el período y las retenciones practicadas.

3.1.2.7. La rentabilidad histórica del FIC, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 11 del anexo 6 del presente Título, la cual permite reflejar esta información por cada tipo de participación.

3.1.2.8. Remuneración de la sociedad administradora y del gestor externo o gestor extranjero, en caso de existir, de conformidad con lo definido en el reglamento.

3.1.2.9. Información sobre la página de Internet y demás datos necesarios para ubicar la información mencionada bajo el numeral 4.2 del presente Capítulo.

3.1.10. Los extractos deben estar a disposición de los inversionistas a través de la página web.

3.1.11. Los extractos de los FIC cerrados inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores - RNVE deben incluir el valor de las participaciones, según la información reportada por el proveedor de precios de la sociedad administradora.

3.2. FICHA TÉCNICA.

La ficha técnica debe implementarse de conformidad con lo establecido en el “ANEXO 6 INSTRUCTIVO Y FORMATO DE LA FICHA TÉCNICA” del presente Título y sólo se permiten variaciones relacionadas con la adición del color institucional y el logotipo de cada sociedad administradora exclusivamente en el lugar para ello definido. Los gráficos que se incluyan deberán presentarse en las mismas condiciones señaladas en el formato, conservando la misma forma de presentación para los rótulos de los datos.

La ficha técnica debe actualizarse y publicarse mensualmente dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al último día calendario del mes. La fecha de corte de la información será el último día calendario del mes que se está informando. Adicionalmente, se debe mantener en la página web las fichas técnicas correspondientes a los últimos seis (6) meses.

No se requerirá la elaboración y publicación de la ficha técnica para los FIC bursátiles, fondos de capital privado o para los FIC que se encuentren en proceso de liquidación.

3.2.1. ANEXO FICHA TÉCNICA. <Numeral adicionado por de la Circular 34 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

Las sociedades administradoras de FICs deberán considerar lo siguiente:

En caso de que los FICs tengan inversión en otros FICs o vehículos de inversión colectiva locales, deben incorporar en su página web el enlace de la ficha técnica del fondo en el que se encuentre invertido.

Los FICs que tengan inversión en otros FICs o vehículos de inversión colectiva extranjeros, deben incorporar en su página web el enlace de la ficha técnica del fondo en el que se encuentre invertido, o el documento que haga sus veces, así como publicar un resumen de los aspectos más relevantes que le permita a los inversionistas tener conocimiento claro de los activos en los que se encuentran invertidos sus portafolios, así como los posibles riesgos a los que se puedan ver expuestos.

3.3. PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN EN INTERNET.

La sociedad administradora debe definir los mecanismos para asegurar que la información acerca de la actividad de administración de FICs y familias de FICs se encuentre en la página de Internet de la sociedad administradora en forma sobresaliente. Se debe incluir en la página de inicio de la entidad un ícono independiente bajo el nombre “FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA”, donde se incluirá toda la información relativa a estos que deba ponerse a disposición de los inversionistas en general.

En este icono deberá publicar diariamente, con corte a la última fecha de cierre del fondo, como mínimo la información correspondiente a las rentabilidades de los FICs administrados por cada uno de los tipos de participación, con ventanas móviles mensual, semestral y anual, año corrido, últimos dos años y últimos tres años, en términos efectivos anuales. El cálculo de las tasas de interés efectivas anuales se realiza con base 365, en función del valor de la unidad actual del FIC que corresponde al del día del cierre del periodo para el cual se está midiendo la rentabilidad y del valor de unidad histórico que corresponde al del cierre del período inmediatamente anterior. En el evento en que el FIC tenga menos de tres (3) años de haberse constituido, debe relacionarse la información desde la fecha de su constitución. La información debe presentarse de la siguiente manera:

Valor Unidad

Valor FIC

Información al dd/mm/aa

COMPORTAMIENTO HISTORICO DE LAS RENTABILIDADES

Tipo de Participación	Mensual	Semestral	Año Corrido	Último Año	Últimos 2 años	Últimos 3 años
TP A
TP B
TP C

Dentro de la información relativa a la actividad de administración de FICs y familias de FICs, en la página web de la sociedad administradora se debe incluir como mínimo y de manera independiente para cada FIC y familia de FICs, según sea aplicable, su ficha técnica, informe de calificación si lo hay, reglamento junto con sus modificaciones, prospecto, informes de gestión y rendición de cuentas, y estados financieros y sus notas.

La obligación prevista en este numeral 5 se entiende sin perjuicio de los demás instrumentos de revelación de información contemplados en el Decreto 2555 de 2010.

3.3.1. TÍTULOS VALORES Y DEMÁS ACTIVOS O DERECHOS DE CONTENIDO ECONÓMICO NO INSCRITOS EN EL RNVE.  <Subnumeral adicionado por la Circular 54 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

La sociedad administradora en adición a lo indicado en los subnumerales precedentes, debe divulgar al público de forma clara en su página web, dentro de los 15 primeros días hábiles de cada mes, la siguiente información con corte al último día hábil del mes anterior. Sin embargo, la información contenida en los numerales 3.3.1.1.5, 3.3.1.1.6, 3.3.1.1.7 y 3.3.1.1.8 sólo debe estar disponible para los inversionistas del FIC.

3.3.1.1. Informe de riesgos

Sin perjuicio de la información adicional que el administrador considere necesario suministrar, se debe presentar como mínimo la siguiente:

3.3.1.1.1. Composición del portafolio por tipo de inversión (CDTs, bonos, TES, cheques, libranzas, sentencias, entre otros) y la participación del mismo sobre el valor total del portafolio (en porcentajes).

3.3.1.1.2. Participación por sector económico y región geográfica sobre el total del portafolio de dichos títulos, teniendo en cuenta para la determinación de la actividad económica, la clasificación CIIU por división (a dos dígitos).

En el caso de créditos de libranza, la ubicación geográfica y actividad económica será la del pagador. En los demás casos y sentencias judiciales la ubicación geográfica y actividad económica será la de la persona obligada a hacer el pago de conformidad con el títulos valor u otro documento que incorpore o evidencie el derecho de contenido económico no inscritos en el RNVE.

3.3.1.1.3. Información por tipo de inversión (libranzas, cheques, facturas, sentencias, entre otros) que componen el portafolio, respecto del número de operaciones, el monto agregado del saldo de cada tipo de obligación, y la proporción del monto agregado del saldo de cada tipo de obligación que está ubicada en cada calificación de crédito, según lo dispuesto en el parágrafo 3 del numeral 6.4. del Capítulo I-1 de la CBCF, como se indica en la tabla a continuación:

 

3.3.1.1.4. Información que permita identificar la mora y la evolución de los prepagos por tipo de título, expresados en porcentajes sobre el monto agregado del portafolio del título valor u otro documento que incorpore o evidencie el derecho de contenido económico no inscritos en el RNVE, de los últimos 5 años o del tiempo en que el fondo lleve en operación si éste es menor.

3.3.1.1.5. Composición del portafolio por intermediario (montos), la participación del mismo sobre el valor total del portafolio (en porcentajes) y si participa en la operación con o sin recurso. En caso de tratarse de personas naturales se debe identificar como un solo intermediario.

Se entiende por “Intermediario” cualquier agente que se dedica a comprar y vender operaciones de factoring.

3.3.1.1.6. Cuando se trate de cartera de libranzas adquirida por el FIC, mostrar la composición por originador, y la participación de la cartera originada por cada originador sobre el total de la cartera de libranzas del FIC, expresado como un porcentaje. En caso de tratarse de personas naturales se debe identificar como un solo originador.

3.3.1.1.7. Participación por custodio sobre el total del portafolio de títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE, incluyendo la sociedad administradora cuando sea ella quien ejerce directamente esta actividad e identificando la participación de los títulos que se encuentran desmaterializados en un deposito centralizado de valores.

3.3.1.1.8 Revelación sobre las medidas existentes para mitigar los posibles riesgos de crédito y de contraparte u otros del portafolio. Esta revelación debe incluir la identificación y descripción de la medida de mitigación de riesgo, el garante u obligado por la medida de mitigación de riesgo y el monto agregado cubierto por la medida correspondiente. En caso de que la cobertura sea parcial, se deben indicar los montos cubiertos.

3.3.1.2. Información adicional a disposición de los inversionistas

Las sociedades administradoras deben tener a disposición de los inversionistas que así lo soliciten, la siguiente información actualizada con un rezago no mayor de dos meses:

3.3.1.2.1 Títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE con pagos intermedios.

Información correspondiente a las características generales de cada una de las obligaciones que conforman el portafolio, como mínimo indicando: clase de título, fecha de desembolso o contrato, plazo del crédito o contrato (meses), fecha de compra de la operación, saldo de la operación, estado de la obligación (al día o en mora), días de mora de la obligación, calificación de la obligación, porcentaje de ajuste según lo dispuesto en el parágrafo 3 del numeral 6.4. del Capítulo I-1 de la CBCF y si el recaudo y gestión es propio o administrado.

3.3.1.2.2. Títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE sin pagos intermedios.

Se debe incorporar la información correspondiente a las características generales de cada una de las obligaciones que conforman el portafolio, como mínimo indicando: clase de título, fecha de emisión, fecha de vencimiento, valor del documento, calificación de la obligación, estado de la obligación (al día o en mora), días de mora de la obligación, porcentaje de ajuste según lo dispuesto en el parágrafo 3 del numeral 6.4. del Capítulo I-1 de la CBCF y si el recaudo y gestión es propio o administrado.

4. INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA SOCIEDAD ADMINISTRADORA.

4.1. ASPECTOS GENERALES.

El informe de rendición de cuentas consiste en proveer a los inversionistas de los FICs, sea que formen o no parte de una familia de FICs, una explicación detallada y pormenorizada, por parte de los administradores, en particular de los gerentes de los FICs, acerca del desempeño de éstos. El reporte debe identificar los elementos esenciales del modelo de negocio empleado y constituirse en un mecanismo de comunicación entre el administrador del FIC y sus inversionistas de manera que provea a sus lectores de un entendimiento completo acerca de la condición financiera del respectivo FIC, los cambios en éste y los resultados de las operaciones adelantadas.

Para los FICs que se encuentren en proceso de liquidación no es necesaria la elaboración del informe de rendición de cuentas. En todo caso, el liquidador debe elaborar y entregar a los inversionistas informes periódicos sobre el desarrollo, las perspectivas y los resultados del proceso de liquidación del FIC, cada seis (6) meses o con la periodicidad que determine la asamblea general de inversionistas. El informe del liquidador debe contener como mínimo: la composición y el valor del portafolio de inversiones del FIC en liquidación; el valor de la unidad; las operaciones realizadas y sus resultados; los gastos incurridos durante el período de referencia por todo concepto; los estados financieros del FIC, y las perspectivas del proceso de liquidación y de pago a los inversionistas.

Para los casos en los cuales en el reglamento del FIC se hayan establecido diferentes tipos de participación el informe debe hacer remisión al respecto.

4.2. PRINCIPIOS GENERALES DE REVELACIÓN DEL INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS.

Los siguientes son los principios generales que deben ser observados por la sociedad administradora al momento de elaborar el informe de rendición de cuentas:

4.2.1. Proveer por escrito una explicación acerca de las particularidades del portafolio de inversiones del FIC, los riesgos asociados con éste y el desempeño de sus activos, de tal forma que le permitan a un inversionista conocer el estado de su inversión visto a través de los ojos del administrador. Tratándose de activos de derechos de contenido económico, se debe proveer una explicación detallada en relación con los riesgos particulares asociados con estos y sus efectos sobre el portafolio del respectivo FIC

4.2.2. Complementar la información ya incluida en los demás mecanismos de revelación de información del FIC o familia de FICs.

4.2.3. Proveer información acerca de la composición del portafolio de inversiones del FIC con relación a los riesgos y los retornos obtenidos, de manera tal que los inversionistas puedan entender los elementos esenciales que explican el comportamiento de la rentabilidad.

4.3. INFORMACIÓN DE DESEMPEÑO.

El informe debe incluir para cada FIC información cuantitativa y cualitativa acerca de los cambios materiales en el desempeño financiero de los principales activos del portafolio y de la rentabilidad del FIC.

4.4. COMPOSICIÓN DEL PORTAFOLIO.

El informe debe complementar y explicar la composición del portafolio de inversiones del FIC que se refleja a través de las fichas técnicas. Lo anterior debe incluir un análisis acerca de su dinámica y porqué se presentaron cambios en el período, cuando sean materiales. Se debe informar a los inversionistas acerca del cumplimiento de las políticas de inversión y su injerencia dentro de los resultados obtenidos. La información revelada en este aparte debe recoger las recomendaciones o conclusiones materiales y generales que el comité de inversiones haya realizado durante el período, en temas tales como: inversiones, emisores, gobierno corporativo, definición de cupos de inversión y cumplimiento de las políticas para la adquisición y liquidación de inversiones.

En el caso de los FIC apalancados, el informe debe incluir la explicación de las operaciones de naturaleza apalancada celebradas durante el período de referencia, incluyendo la información de las mismas que sea necesaria para que los inversionistas conozcan y comprendan la naturaleza de los riesgos que están asumiendo.

4.5. ESTADOS FINANCIEROS Y SUS NOTAS.

El informe de rendición de cuentas debe analizar vertical y horizontalmente los cambios materiales del estado de situación financiera y del estado de resultados integral del respectivo FIC.

De una parte, para el análisis vertical se utilizará como mínimo el monto de los aportes de los inversionistas como parámetro de comparación. De igual manera, para el análisis horizontal se utilizarán los estados financieros correspondientes al mismo mes, de los años inmediatamente anteriores que el administrador considere pertinente. Los links de la página de Internet al balance y estado de resultados utilizados en dicho análisis deberán incorporarse al informe.

4.6. EVOLUCIÓN DEL VALOR DE LA UNIDAD.

El informe debe contener un análisis de la evolución del valor de la unidad del respectivo FIC, incluyendo, si es del caso, el valor por cada tipo de participación. Para tal fin, la valoración de las inversiones que los FIC tengan en sus portafolios debe realizarse de conformidad con lo establecido en el Capítulo I de la Circular Externa 100 de 1995- Circular Básica Contable y Financiera.

Para calcular el valor del respectivo FIC, así como las unidades de participación en el mismo, se utilizará lo establecido en el Capítulo XI de la Circular Externa 100 de 1995 Circular Básica Contable y Financiera.

4.7. GASTOS.

La sociedad administradora debe hacer un análisis detallado sobre la evolución de los gastos imputables al respectivo FIC. Para tal efecto, debe como mínimo hacer una descripción de la evolución de los rubros contenidos en el artículo 3.1.1.8.1 del Decreto 2555 de 2010 además de aquellos que, a criterio del administrador, impactaron materialmente la rentabilidad percibida por los inversionistas; también se debe tener en cuenta como éstos afectaron la variabilidad de la rentabilidad durante el período de análisis. El administrador debe revelar cómo dio cumplimiento a lo establecido en la metodología de cálculo de la remuneración de la entidad y la escogencia y utilización de intermediarios cuando éstos fueron necesarios.

Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el parágrafo primero del artículo 3.1.1.8.2 del Decreto 2555 de 2010, la sociedad administradora de FIC debe revelar en el informe de gestión y rendición de cuentas la evolución de la rentabilidad bruta, es decir, antes de descontar los gastos totales (incluyendo la comisión de la sociedad administradora, del custodio, y la del gestor externo o gestor extranjero, en caso de existir), y la rentabilidad neta. Este análisis debe permitir que el inversionista conozca el impacto que tuvo en la rentabilidad percibida por él, la evolución de los factores objetivos definidos en la metodología para el cálculo de dicha remuneración.

4.8 RIESGOS ASG. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

La sociedad administradora debe incluir una descripción de los hechos o riesgos materializados en el período reportado que estén relacionados con aspectos ASG y que incidieron materialmente en el desarrollo de la administración del FIC y su desempeño, asi como de las estrategias y medidas adoptadas para su gestión y el resultado de la aplicación de estas.

En el evento en que no se hayan materializado riesgos ASG durante el período de reporte, la sociedad administradora debe indicar tal situación en el informe de rendición de cuentas.

4.9 DESEMPEÑO DE LAS INVERSIONES ASG. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

La sociedad administradora debe incluir un resumen de los resultados medioambientales, sociales o de gobernanza de las inversiones realizadas por el FIC durante el periodo de reporte únicamente cuando el FIC se encuentre dentro de alguno de los eventos definidos en el literal ii del subnumeral 2.2 del presente Capítulo. Para el efecto, la sociedad administradora puede incluir indices de referencia para medir el desempeño de las inversiones frente a los objetivos ASG determinados por la sociedad administradora.

Adicionalmente, el informe debe contener información sobre cómo la integración de factores ASG en la política de inversión incidió en el desempeño y en la composición de activos del portafolio de inversiones del FIC.

Atendiendo a su naturaleza, los fondos bursátiles están exceptuados del cumplimiento de las instrucciones previstas en los subnumerales 4.8 y 4.9 del presente Capítulo, sin perjuicio de que voluntariamente cumplan dichas instrucciones cuando el índice que replican incorpore algún aspecto ASG.

Para la revelación de la información a la que hace referencia los subnumerales 4.8 y 4.9 del presente Capítulo, la sociedad administradora debe abstenerse de incluir descripciones genéricas, estandarizadas o indeterminadas.

5. CÁLCULO DE LOS MONTOS DE SUSCRIPCIONES. <Numeral eliminado por la Circular 33 de 2019>

6. OPERACIONES DE REPORTO O REPO, SIMULTÁNEAS Y DE TRANSFERENCIA TEMPORAL DE VALORES, OPERACIONES DE DERIVADOS, Y OPERACIONES APALANCADAS.

6.1. OPERACIONES AUTORIZADAS.

Pueden realizarse para los FICs las operaciones repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores, de acuerdo con las definiciones establecidas en el Decreto 2555 de 2010, observando los límites y condiciones establecidos en el respectivo reglamento y en el artículo 3.1.1.4.5 y el parágrafo 2 del artículo 3.1.1.5.1, del mencionado Decreto.

Así mismo, pueden realizarse para los FICs operaciones de derivados, con sujeción a los límites y condiciones establecidos en el respectivo reglamento y en el artículo 3.1.1.4.6 del Decreto 2555 de 2010. La compensación y liquidación de estas operaciones pueden realizarse a través de cámaras de riesgo central de contraparte nacionales o extranjeras teniendo en cuenta lo establecido en los numerales 2.6. y 2.7. del Capítulo XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera. De acuerdo con lo dispuesto en el numeral 2 del Artículo 3.1.1.4.6 del citado Decreto, las cámaras de riesgo central de contraparte extranjeras autorizadas para compensar y liquidar estas operaciones serán las mismas que se encuentren autorizadas por la SFC en relación con las operaciones de los Administradores de Fondos de Pensiones y Cesantías.

Para la realización de operaciones apalancadas con recursos de los FICs, debe darse estricta aplicación a las reglas establecidas en el Capítulo 5 de la Parte 3 del Decreto 2555 de 2010.

6.2. METODOLOGÍAS PARA MEDIR LA EXPOSICIÓN DE LAS OPERACIONES DE NATURALEZA APALANCADA.

Para medir la exposición de las operaciones de naturaleza apalancada que se realicen para los FIC, cuando a ello haya lugar, se aplicarán la siguiente metodología:

El apalancamiento corresponde a la sumatoria de la exposición total sobre el valor del patrimonio del fondo.

La exposición total es igual a la diferencia entre la sumatoria de las operaciones de naturaleza apalancada enunciadas en el artículo 3.1.1.5.1 del Decreto 2555 de 2010 y el disponible. Para el caso de las operaciones de derivados se debe tomar la diferencia entre el valor de la exposición y las garantías que se hayan constituido.

Las operaciones que sean aceptadas por una cámara de riesgo central de contraparte para ser compensadas y liquidadas si bien no se encuentran sujetas al límite de apalancamiento establecido en el artículo 3.1.1.5.2 del Decreto 2555 de 2010, cuando aquellas operaciones no correspondan a derivados de inversión, de acuerdo con la definición del artículo 3.1.1.4.6 del mismo decreto y sean de naturaleza apalancada, deberán ser incluidas dentro del cálculo de apalancamiento que se realice para revelación de información a los inversionistas.

7. AUTORIZACIÓN Y NOTIFICACIÓN A LA SFC. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2024>

7.1. AUTORIZACIÓN DE FIC DE SOCIEDADES ADMINISTRADORAS SIN EXPERIENCIA. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

Para efectos de la autorización de los FIC y familias de FIC de que trata el artículo 3.1.1.3.2. del Decreto 2555 de 2010, las sociedades administradoras deben remitir a esta Superintendencia la documentación prevista en dicho artículo y la demás que pueda requerir la SFC en desarrollo del trámite de autorización.

7.2. REMISIÓN DE INFORMACIÓN A LA SFC. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

Las sociedades administradoras que no requieran de autorización por parte de la SFC para la constitución de nuevos FIC o familias de FIC, en los términos del artículo 3.1.1.3.2. del Decreto 2555 de 2010, deben remitir la siguiente documentación a la SFC dentro de los 10 días hábiles previos a la entrada en operación del respectivo FIC:

(a) La documentación a la que se refiere el artículo 3.1.1.3.2. del Decreto 2555 de 2010

(b) Un documento resumen del FIC que incluya:

(i) Nombre o razón social de la sociedad administradora del FIC

(ii) Fecha estimada de inicio de operaciones

(iii) Identificación o nombre comercial del FIC y nombre de la familia de FIC, si aplica

(iv) Monto del patrimonio mínimo definido en el respectivo reglamento

7.3. MODIFICACIÓN DEL REGLAMENTO DE UN FIC O FAMILIA EN OPERACIÓN. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

7.3.1. Remisión información a la SFC

7.3.1.1. Reformas al reglamento que no implican afectación negativa a los derechos económicos

En línea con el artículo 3.1.1.9.6 del Decreto 2555 de 2010, las reformas del reglamento de un FIC o familia de FIC en operación deben ser aprobadas previamente por la junta directiva de la sociedad administradora y ser remitidas a la SFC con una antelación mínima de 10 días hábiles antes de su entrada en vigencia.

Para el efecto, las sociedades administradoras deben enviar a la SFC lo siguiente:

(a) Versión del reglamento que incluya la identificación clara de los cambios introducidos

(b) Copia del acta de junta directiva de la sociedad administradora mediante la cual se aprueba la reforma al reglamento. En dicha copia debe constar el análisis realizado por la junta directiva, así como su pronunciamiento respecto de la ausencia de afectaciones negativas a los derechos económicos de los inversionistas con ocasión a la reforma propuesta al reglamento

7.3.1.2. Reformas al reglamento que sí implican afectación negativa a los derechos económicos

En el caso de las reformas al reglamento que implican una afectación negativa a los derechos económicos, las sociedades administradoras deben remitir a la SFC la siguiente documentación con una antelación mínima de 10 días hábiles a la remisión de la comunicación dirigida a los inversionistas en los términos del artículo 3.1.1.9.6. del Decreto 2555 de 2010:

(a) Borrador del reglamento que incluya la identificación clara de los cambios introducidos

(b) Copia del acta de junta directiva de la sociedad administradora mediante la cual se aprueba expresamente la reforma al reglamento y la procedencia del ejercicio del derecho de retiro por parte de los inversionistas para el caso de los fondos cerrados y abiertos con pacto de permanencia

(c) Estudio técnico que soporta la decisión de la junta directiva, el cual debe incluir un análisis sobre las posibles afectaciones negativas a los derechos de los inversionistas

(d) Proyecto de la comunicación mediante la cual se informa a los inversionistas sobre la modificación al reglamento. Para el caso de los fondos cerrados y abiertos con pacto de permanencia, esta comunicación debe cumplir los requisitos del subnumeral 7.3.2. del presente Capítulo, y para los fondos abiertos sin pacto de permanencia únicamente debe contener lo previsto en los literales (a) y (b) del mencionado subnumeral

7.3.2. del presente Capítulo.

7.3.2. Derecho de retiro

En virtud del artículo 3.1.1.9.6. del Decreto 2555 de 2010, para el caso de los fondos cerrados y abiertos con pacto de permanencia, las sociedades administradoras deben dar cumplimiento a la normatividad aplicable para el adecuado ejercicio del derecho de retiro por parte de los inversionistas por reformas al reglamento del FIC que impliquen afectación negativa de los derechos económicos de los inversionistas.

Para estos efectos, la sociedad administradora debe remitir a los inversionistas una comunicación, mediante los mecanismos previstos en el segundo inciso del citado artículo, de manera previa a la entrada en vigencia de la reforma al reglamento.

La referida comunicación debe incluir de forma clara y compresible la siguiente información:

(a) Un breve resumen de la reforma al reglamento

(b) Una explicación de la manera como la reforma al reglamento modifica los derechos de los inversionistas

(c) Una breve explicación del mecanismo del derecho de retiro

(d) El mecanismo a través del cual los inversionistas pueden pronunciarse ante la sociedad administradora para el ejercicio del derecho de retiro, así como para solicitar la redención de sus participaciones

(e) El plazo máximo que tienen los inversionistas para pronunciarse ante la sociedad administradora para el ejercicio del derecho de retiro

De conformidad con el artículo 3.1.1.9.6. del Decreto 2555 de 2010, el plazo máximo que tienen los inversionistas para pronunciarse sobre el ejercicio de su derecho de retiro debe ser de mínimo un mes, contado a partir de la fecha del recibo efectivo de la comunicación.

Las reformas al reglamento que impliquen la afectación negativa de los derechos económicos de los inversionistas entrarán en vigencia una vez se haya vencido el plazo máximo para realizar la redención de las participaciones previsto en el tercer inciso del citado artículo.

7.4. FUSIÓN DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

7.4.1. Cuando la fusión de dos o más FICs se realice entre fondos administrados por una misma sociedad administradora, se debe dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 3.1.2.1.1 del Decreto 2555 de 2010, y no se requerirá de autorización por parte de la SFC.

7.4.2. Cuando la fusión de dos o más FICs se realice entre fondos administrados por diferentes sociedades administradoras, la respectiva fusión requiere autorización de la SFC. Para estos efectos, debe presentarse a esta entidad la correspondiente solicitud acompañada de los siguientes documentos:

(a) Proyecto de fusión aprobado por las juntas directivas de las sociedades administradoras de FICs involucradas.

(b) Proyecto del aviso de publicación en un diario de amplia circulación nacional del resumen del compromiso de fusión, el cual debe incluir la mención en el sentido que los inversionistas que no estén de acuerdo con el compromiso de fusión o los que no asistan a la asamblea en la que se decida la fusión podrán ejercer el derecho de solicitar la redención de sus participaciones consagrado en el artículo 3.1.1.9.6 del Decreto 2555 de 2010, en cuyo caso, el término de un (1) mes para pronunciarse sobre el ejercicio del derecho de retiro se contará desde el día de la celebración de la reunión de la asamblea de inversionistas en la cual se apruebe el compromiso de fusión.

(c) Proyecto de convocatoria a las asambleas de inversionistas de los fondos de inversión colectiva a fusionar.

(d) La metodología utilizada para el cálculo de la relación de intercambio.

(e) Cronograma de actividades y ajustes operativos y tecnológicos que se requieran para efectos de la fusión de los

(f) FICs.

7.5. CESIÓN DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

7.5.1. La cesión de un fondo de inversión colectiva o familia de fondos de inversión colectiva a otra sociedad administradora debe ser autorizada por la SFC. Para el efecto, se deben presentar a esta entidad la correspondiente solicitud acompañada de los siguientes documentos:

(a) Los documentos relacionados en los numerales 3, 5, y 6 del artículo 3.1.1.3.2 del Decreto 2555 de 2010.

(b) Copia de las respectivas actas de las juntas directivas de las sociedades administradoras involucradas en la operación mediante las cuales se aprueba la cesión.

(c) Proyecto del aviso de cesión a ser publicado en un diario de amplia circulación nacional, el cual debe incluir la mención en el sentido que los inversionistas deberán expresar su rechazo o aceptación de la cesión dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de la publicación del aviso de cesión, y que aquellos inversionistas que manifiesten su desacuerdo con la cesión podrán solicitar el derecho a la redención de sus participaciones consagrado en el artículo 3.1.1.9.6 del Decreto 2555 de 2010.

7.6. SUPERVISIÓN DE LOS FONDOS AUTORIZADOS DE MANERA GENERAL. <Numeral adicionado por la Circular 29 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

Cuando en el ejercicio de la supervisión esta Superintendencia determine que una determinada sociedad administradora incumplió con los requisitos certificados por el representante legal respecto de un FIC o familia autorizado de manera general, podrá ordenar, entre otras, las siguientes medidas:

7.6.1. La suspensión a la vinculación de nuevos inversionistas al respectivo fondo.

7.6.2. La suspensión para la respectiva sociedad administradora de la aplicación de los regímenes de autorización general establecidos en este capítulo.

Las anteriores medidas se tomarán sin perjuicio de las sanciones legales y administrativa a las que haya lugar.

CAPÍTULO IV.

GESTIÓN FONDOS DE INVERSION COLECTIVA.

1. DELEGACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE GESTIÓN DE FICS.

1.1. ACREDITACIÓN DE REQUISITOS POR PARTE DE QUIEN EJERZA LA ACTIVIDAD COMO GESTOR DEL PORTAFOLIO DE FICS Y FAMILIAS DE FICS.

La actividad de gestión de portafolios de FICs comprende la ejecución de la política de inversión del FIC, lo cual incluye la toma de decisiones de inversión y desinversión de los activos del FIC gestionado, así como la identificación, medición, control y gestión de los riesgos inherentes al portafolio.

La sociedad administradora, en el ejercicio de la administración, puede realizar directamente la gestión de los FICs bajo su administración, o puede contratar un gestor (gestor externo o gestor extranjero) para que éste ejecute dicha gestión, en los términos dispuestos en el artículo 3.1.3.2.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010.

Toda la información obtenida y validada para efectos de la selección del gestor debe mantenerse a disposición de la SFC durante la vigencia del contrato suscrito entre el gestor y la sociedad administradora, y tres (3) años adicionales.

En todo caso, en el respectivo contrato que suscriba la Sociedad Administradora y el gestor externo o gestor extranjero se deben incluir todos aquellos aspectos que permitan garantizar el cumplimiento de las disposiciones previstas por la Parte 3 del Libro 1 del Decreto 2555 de 2010, y las demás condiciones que resulten necesarias para una adecuada interacción, intercomunicación, seguimiento y control de ambas partes, de tal manera que se asegure un adecuado ejercicio de la actividad de gestión, incluyendo, entre otros, los aspectos relacionados con el cumplimiento de los estándares de certificación o de idoneidad profesional del personal a cargo de la gestión, así como los aspectos que las partes acuerden en materia de divulgación de información a terceros respecto de la relación contractual y el desempeño del gestor.

Lo anterior sin perjuicio de las obligaciones y responsabilidades señaladas en los artículos 3.1.3.2.4 y 3.1.3.2.5 del Decreto 2555 de 2010.

1.2. GESTOR EXTRANJERO DE PORTAFOLIOS.

Conforme a lo dispuesto en el artículo 3.1.3.2.3 del Decreto 2555 de 2010, la sociedad administradora puede contratar un gestor extranjero de portafolios, cuando ello esté previsto expresamente en el reglamento del respectivo FIC.

La selección, designación, contratación, seguimiento y remoción del gestor extranjero, se rigen por lo previsto sobre el particular en el reglamento del respectivo FIC, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 3.1.3.2.3 del Decreto 2555 de 2010.

Para efectos de acreditar el cumplimiento de los requisitos legalmente exigidos al gestor extranjero, la sociedad administradora debe obtener y evaluar antes de la celebración del correspondiente contrato como mínimo la siguiente información:

1.2.1. Documentos que certifiquen la constitución, vigencia y duración del gestor extranjero como persona jurídica, su actual domicilio y dirección, así como su capacidad jurídica para prestar los servicios de gestión de portafolios de terceros ofrecidos para el FIC, de conformidad con su objeto social y la regulación aplicable, y su representación legal.

1.2.2. Composición del capital del gestor extranjero, con indicación del nombre, documento de identificación, nacionalidad, domicilio y dirección, de los socios, accionistas o asociados que sean titulares del cinco por ciento (5%) o más de dicho capital social, y sus respectivas participaciones porcentuales en este.

1.2.3. Estados financieros del gestor extranjero del último ejercicio fiscal y contable, firmados por el representante legal y debidamente auditados. Cuando el gestor extranjero tenga menos de un año de constituido, podrá presentar los estados financieros del mes anterior al de presentación de la oferta de servicios de gestión del FIC.

1.2.4. Información sobre los estándares o reglas de gobierno corporativo que el gestor extranjero aplica en el desarrollo de su actividad, especialmente aquellas relacionadas con la administración y control de situaciones de conflicto de interés.

1.2.5. Documento suscrito por el representante legal del gestor extranjero, con información detallada sobre:

1.2.5.1. La capacidad administrativa y la infraestructura tecnológica y operativa con que cuenta el gestor extranjero, para prestar los servicios de gestión de portafolio ofrecidos para el respectivo FIC.

1.2.5.2. La experiencia específica del gestor extranjero en la gestión de portafolios de activos similares a los que componen el portafolio del FIC a ser gestionado, en los tres (3) años anteriores a la presentación de la respectiva oferta de servicios, describiendo para cada caso: titular de los activos gestionados, su naturaleza, características generales y monto, la duración de la gestión y los resultados obtenidos durante la misma.

1.2.5.3. Si el gestor extranjero, o la persona natural que haya de ejercer el cargo de gerente del FIC, por cuenta de aquél, ha sido sancionado o condenado por alguna autoridad, en razón o con ocasión de su actividad de gestión de portafolios de terceros, durante los últimos cinco (5) años, y en caso afirmativo se debe indicar qué autoridad impuso la sanción o condena y en qué consistió ésta.

1.2.5.4. El nombre y apellido, documento de identificación, nacionalidad, domicilio y dirección, de las personas naturales que como principal y suplente hayan de ejercer el cargo de gerente del FIC, por cuenta del gestor extranjero. Adicionalmente, relacionar la información sobre su formación académica y experiencia específica en la gestión de portafolios de activos similares a los del FIC a ser gestionado por el gestor extranjero, en los tres (3) años anteriores a la presentación de la respectiva oferta de servicios, con indicación, como mínimo, para cada una de las experiencias laborales o profesionales informadas, de los siguientes datos: nombre, domicilio, dirección y número de teléfono, del empleador o contratante; cargo y funciones desempeñadas; descripción de los activos gestionados, incluyendo su naturaleza, características generales y monto; descripción de los resultados obtenidos en la gestión durante la respectiva vinculación; duración de la vinculación, y fecha y motivo del retiro.

1.2.5.5. Oferta de los servicios de gestión del portafolio del FIC a gestionar, suscrita por el representante legal del gestor extranjero, junto con copia de la autorización impartida por el órgano corporativo competente, autorizando la presentación de la oferta, en caso de que ésta sea necesaria.

Cuando el gestor extranjero opte por acreditar los anteriores requisitos mediante la experiencia, idoneidad y solvencia moral de sus socios y de las personas naturales que vincule para el cumplimiento de la labor de gestión de portafolios de FICs, la sociedad administradora, antes de la celebración del correspondiente contrato, debe obtener y evaluar la siguiente información, en lugar de la señalada en el numeral.2 precedente, la cual debe así mismo mantenerse a disposición de la SFC durante la vigencia del contrato suscrito entre el gestor extranjero y la sociedad administradora, y durante tres (3) años adicionales:

1.2.6 . Documento suscrito por el representante legal del gestor extranjero, con la siguiente información:

1.2.6.1. Nombre y apellido, documento de identificación, nacionalidad, domicilio y dirección, de cada una de las personas naturales cuya experiencia, idoneidad y solvencia se invoca para acreditar los requisitos legalmente exigidos al gestor extranjero, incluyendo en todo caso a quienes como principal y suplente hayan de ejercer el cargo de gerente del FIC a gestionar, por cuenta del gestor extranjero. Cuando el socio del gestor extranjero sea una persona jurídica, debe suministrarse la información de las personas naturales que sean beneficiarios reales del cinco por ciento (5%) o más de su capital social.

1.2.6.2. Para cada una de las personas relacionadas, la información indicada en el numeral, precedente.

La sociedad administradora definirá la periodicidad de la actualización de la información relacionada con el gestor extranjero, y en todo caso debe evaluar la capacidad del gestor extranjero siempre que ocurran situaciones imprevistas que puedan afectar la idoneidad del mismo para la labor que desempeña.

CAPÍTULO V.

DISTRIBUCIÓN DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA.

1. MEDIOS AUTORIZADOS PARA REALIZAR LA DISTRIBUCIÓN DE FIC.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 3.1.4.1.2 del Decreto 2555 de 2010, la actividad de distribución de los FIC puede realizarse por los siguientes medios autorizados:

1.1. Directamente a través de la fuerza de ventas de la sociedad administradora;

1.2. Por el distribuidor especializado de que trata el artículo 3.1.4.2.1. del Decreto 2555 de 2010;

1.3. Por medio del contrato remunerado de uso de red, celebrado por la sociedad administradora de FICs con una entidad vigilada habilitada para prestar ese servicio, en los términos del artículo 2.34.1.1.1. y siguientes del Decreto 2555 de 2010; y

1.4. Por medio del contrato de corresponsalía, caso en el cual únicamente se podrán prestar por el corresponsal los servicios establecidos en el artículo 2.36.9.1.6. del Decreto 2555 de 2010. Los corresponsales de las sociedades administradoras de FICs no podrán prestar ningún tipo de asesoría para la vinculación de clientes e inversión en dichos fondos, ni para la realización de inversiones respecto de clientes ya vinculados, no obstante, podrán recolectar y entregar documentación e información relacionada con los servicios previstos en el citado artículo.

<Inciso adicionado por la Circular 4 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> En todo caso, la adquisición y enajenación de los valores representativos de los derechos de participación de los fondos de inversión colectiva cerrados inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores – RNVE podrá realizarse en desarrollo de las actividades de intermediación de valores previstas en el artículo 7.1.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010. Estas operaciones se rigen por las disposiciones especiales aplicables a la intermediación de valores, incluyendo el cumplimiento de los deberes y obligaciones del intermediario de valores respecto de sus clientes.

2. DEBER DE ASESORÍA. <Numeral modificado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades que realicen la actividad de distribución de FIC deben dar cumplimiento al deber de asesoría, de conformidad con lo previsto en el Libro 40 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010 y en el Capítulo IV del Título II la Parte III de la presente Circular.

En virtud del parágrafo segundo del artículo 2.40.1.1.6. del Decreto 2555 de 2010, para la distribución de los FIC que sean clasificados como productos universales, no se requiere llevar a cabo el perfilamiento de sus clientes, el análisis de conveniencia, ni el suministro de una recomendación profesional.

<Inciso modificado por la Circular 10 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> De acuerdo con lo previsto en el numeral 8 del artículo 2.40.1.2.1 y el inciso segundo del artículo 3.3.2.2.4 del Decreto 2555 de 2010, las sociedades administradoras de fondos de capital privado deben desarrollar la actividad de asesoría, para efectos de lo cual podrán requerir el acompañamiento de la sociedad gestora para la entrega a los inversionistas de información detallada, completa y suficiente sobre los activos o inversiones subyacentes del fondo y sus riesgos asociados, sin que ello implique una delegación de la responsabilidad por la actividad de asesoría.

3. OBLIGACIONES DE LOS DISTRIBUIDORES ESPECIALIZADOS A TRAVÉS DE CUENTAS ÓMNIBUS. <Título numeral modificado por la Circular 15 de 2018>

Cuando el distribuidor especializado realice el manejo de los inversionistas a través de cuentas ómnibus, éste es quien se relaciona con los inversionistas registrados en la cuenta, a través de la cual se invierten los recursos aportados por ellos al FIC promocionado. En consecuencia, el distribuidor especializado, respecto de los inversionistas registrados en cada cuenta ómnibus que administre, es el responsable de cumplir, entre otros, con los deberes de conocimiento del cliente, segregación de los recursos de los inversionistas, suministro de información a éstos sobre la cuenta ómnibus y las inversiones realizadas a través de la misma, y atención y servicio al cliente, entre otros que correspondan a dicha relación.

Así mismo, el distribuidor especializado es quien como administrador de la cuenta ómnibus, obrando en nombre propio y por cuenta de los inversionistas registrados en ésta, se relaciona con la sociedad administradora del FIC en el cual se invierten los recursos de tales inversionistas, y ejerce frente a ésta los derechos derivados de la calidad de inversionista.

Los términos y condiciones de la relación entre la Sociedad Administradora y el distribuidor especializado deben establecerse en un contrato escrito a suscribirse por ambas partes. Adicionalmente, los términos y condiciones de la relación entre el distribuidor especializado y el inversionista de la cuenta ómnibus deben establecerse en el respectivo reglamento de la cuenta ómnibus.

<Inciso modificado por la Circular 15 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> El contrato a suscribirse entre la sociedad administradora y el distribuidor especializado y el reglamento que regula la relación entre el distribuidor especializado y los inversionistas deben garantizar el cumplimiento de las disposiciones previstas en el Decreto 2555 de 2010, el presente Título y las demás condiciones que resulten necesarias para una adecuada interacción entre la Sociedad Administradora y el Distribuidor así como una adecuada y suficiente información hacia los inversionistas, de tal manera que se asegure un adecuado ejercicio de la actividad de distribución.

<Inciso adicionado por la Circular 10 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Para efectos de lo previsto en el numeral 10 del artículo 3.1.4.2.3 del Decreto 2555 de 2010, los distribuidores especializados deben implementar políticas y procedimientos que le permitan llevar información separada de cada una de las cuentas ómnibus de forma consistente con las instrucciones del Capítulo XXIX de la CBCF.

<Inciso modificado por la Circular 10 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Con arreglo a lo dispuesto en el numeral 13 del artículo 3.1.4.1.6 y en el numeral 11 del artículo 3.1.4.2.3 del Decreto 2555 de 2010, además de las obligaciones previstas en dichos artículos y en otras normas aplicables, los distribuidores especializados de FICs deben cumplir con las siguientes obligaciones:

3.1 <Subumeral modificado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Atender las disposiciones contenidas en el artículo 3.1.4.1.3 del Decreto 2555 de 2010.

3.2. <Subumeral modificado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Documentar las solicitudes de redención de participaciones, y los demás aspectos de la relación del distribuidor especializado con el cliente inversionista que deban ser documentados, de acuerdo con la regulación aplicable y las políticas adoptadas por la junta directiva de la sociedad administradora de FICs y/o del distribuidor especializado, según sea el caso, en las etapas de promoción, vinculación, vigencia y redención de las participaciones del cliente inversionista en el respectivo FIC.

En todos los casos, el distribuidor especializado debe informar al inversionista que quien invierte en el FIC a través de una cuenta ómnibus no puede tener otras inversiones en el mismo FIC en el cual han de colocarse los recursos de la cuenta ómnibus, ya sea de manera directa o a través de otra cuenta ómnibus, mientras tenga la calidad de inversionista registrado en esa cuenta ómnibus. Una vez suministrada esta información, el distribuidor especializado debe pedir al inversionista que manifieste expresamente si tiene inversiones en el mismo FIC en el cual han de colocarse los recursos de la cuenta ómnibus, ya sea de manera directa o a través de otra cuenta ómnibus, que se compromete a no tenerlas mientras esté registrado en la cuenta ómnibus, y por ende asume la responsabilidad que le corresponde en caso que llegare a tenerlas, así como del cumplimiento de los límites establecidos en la regulación respecto de la participación máxima por inversionista en el correspondiente FIC. Estas manifestaciones deben ser documentadas y estar debidamente firmadas por el inversionista. En todo caso, si el distribuidor llegare a identificar alguna circunstancia que pudiera indicar un posible incumplimiento del límite por parte de un inversionista, debe reportar dicha situación a la sociedad administradora y a la SFC.

3.3. <Subumeral modificado por la Circular 19 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Documentar la vinculación de cada inversionista registrado en la cuenta ómnibus, y entregar al inversionista copia del reglamento de la misma, a través de medios físicos o electrónicos verificables.

3.4. Cumplir los deberes relativos al conocimiento del cliente, respecto de todos y cada uno de los inversionistas registrados en la cuenta ómnibus.

3.5. Durante la vigencia de la inversión en el FIC, suministrar al menos trimestralmente a los inversionistas registrados en la cuenta ómnibus la información relacionada con ésta y con el FIC en el cual se efectúen inversiones a través de la misma. Para el efecto, el distribuidor especializado debe entregar a cada inversionista registrado en la cuenta ómnibus un extracto con la siguiente información:

3.5.1. Identificación de la cuenta ómnibus.

3.5.2. Identificación del inversionista registrado.

3.5.3. Tipo de participación.

3.5.4. Saldo inicial y final del período revelado.

3.5.5. El valor y la fecha de recepción de las inversiones iniciales o adicionales.

3.5.6. El número de unidades poseídas a través de la cuenta ómnibus en el FIC en el cual se efectúan inversiones a través de ésta, y su valor, en la fecha de corte del extracto.

3.5.7. Los rendimientos abonados durante el período y las retenciones practicadas, en la proporción correspondiente a la participación del inversionista en la cuenta ómnibus.

3.5.8. La rentabilidad del FIC en el cual se efectúan inversiones a través de la cuenta ómnibus del periodo revelado y la acumulada desde la fecha del primer aporte.

3.5.9. La remuneración del distribuidor especializado como administrador de la cuenta ómnibus.

3.5.10. La rentabilidad obtenida por el inversionista a través de la cuenta ómnibus del periodo revelado y la acumulada desde la fecha del primer aporte.

3.6 <Subnumeral modificado por la Circular 15 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

<Inciso modificado por la Circular 10 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Los extractos deben mantenerse a disposición del inversionista de la cuenta omnibus. El tipo de medio o medios a utilizarse debe quedar consignado en el reglamento de la cuenta ómnibus.

Además del extracto de la cuenta ómnibus, el distribuidor especializado debe mantener a disposición de los inversionistas registrados en la cuenta ómnibus, copia de los extractos de cuenta expedidos por la sociedad administradora del FIC destinatario de las inversiones de la cuenta ómnibus.

Así mismo, el distribuidor especializado debe mantener a disposición de los inversionistas registrados en la cuenta ómnibus, y suministrarles copia cuando lo requieran, los siguientes documentos del FIC destinatario de las inversiones de la cuenta ómnibus: (1) los reglamentos junto con sus modificaciones, (2) los prospectos, (3) las fichas técnicas, y (4) los informes de rendición de cuentas recibidos de la sociedad administradora.

3.7. Velar porque en la recepción, trámite y atención de consultas, solicitudes, quejas y reclamos que sean presentados por el inversionista, se cumpla lo dispuesto sobre el particular en el Sistema de Atención al Consumidor Financiero (SAC) del distribuidor especializado.

3.8. Documentar el cumplimiento de las obligaciones del distribuidor especializado respecto de la fuerza de ventas, establecidas en el artículo 3.1.4.3.3 del Decreto 2555 de 2010, y actualizar la información correspondiente cuando a ello haya lugar según su naturaleza.

3.9. Mantener en reserva la información de los inversionistas registrados en la cuenta ómnibus, sin perjuicio del cumplimiento de los requerimientos de las autoridades competentes en ejercicio de sus funciones, en las cuales se requiera al distribuidor especializado el suministro de dicha información.

3.10. De acuerdo con lo dispuesto por el numeral 5o del artículo 3.1.4.2.3 del Decreto 2555 de 2010, el distribuidor especializado debe establecer, en conjunto con la sociedad administradora que administre el FIC respectivo, los mecanismos necesarios que permitan el ejercicio de los derechos políticos fraccionados por parte de los inversionistas de la cuenta ómnibus.

4. REQUERIMIENTOS ESPECIALES PARA LOS SUJETOS PROMOTORES QUE COMPONEN LA FUERZA DE VENTAS.

En desarrollo de lo dispuesto en el numeral 7 del artículo 3.1.4.3.3 del Decreto 2555 de 2010, y sin perjuicio de las obligaciones consagradas en el artículo 3.1.4.3.2 del mismo Decreto, y en otras normas, los sujetos promotores que componen la fuerza de ventas deben cumplir los siguientes requerimientos especiales:

4.1. Entregar inmediatamente a la sociedad administradora de FICs, o al distribuidor especializado, según sea el caso, toda la documentación que el sujeto promotor reciba de los potenciales inversionistas que atiende, en las etapas de promoción y vinculación, así como en la actualización de información de inversionistas y en la renovación de inversiones.

4.2. Informar inmediatamente a la sociedad administradora de FICs, o al distribuidor especializado, según sea el caso, cualquier circunstancia que el sujeto promotor conozca sobre los potenciales inversionistas que atiende, que sea relevante para que aquélla tome la decisión de vinculación o no vinculación del potencial inversionista, o de mantenimiento o terminación de la vinculación del inversionista.

4.3. Obrar como experto prudente y diligente en el cumplimiento de sus funciones y obligaciones como sujeto promotor de fondos de inversión colectiva.

5. REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DE LA CUENTA ÓMNIBUS.

La cuenta ómnibus es una cuenta administrada por el distribuidor especializado, bajo la cual se agrupan uno o más inversionistas registrados previamente de manera individual ante aquél, con el fin de que el distribuidor especializado actúe a nombre propio y por cuenta de ellos, constituyéndose como un inversionista en un único FIC.

Un distribuidor especializado puede administrar diferentes cuentas ómnibus para hacer parte de distintos FICs, cuentas éstas que a su vez no podrán incluir como inversionistas a otras cuentas ómnibus.

Teniendo en cuenta los porcentajes máximos de participación en los FICs establecidos por la regulación, y la circunstancia de que la identidad de los inversionistas registrados en la cuenta ómnibus no es conocida por la sociedad administradora del FIC en el cual han de colocarse los recursos de la cuenta ómnibus, quien invierta en FICs a través de una cuenta ómnibus no podrá tener otras inversiones en el mismo FIC en el cual han de colocarse los recursos de la cuenta ómnibus, ya sea de manera directa o a través de otra cuenta ómnibus, mientras tenga la calidad de inversionista registrado en esa cuenta ómnibus. Lo anterior, sin perjuicio del control que le corresponde realizar al distribuidor al interior de la cuenta ómnibus respecto del límite máximo aplicable respecto de cada uno de los inversionistas.

La información sobre la identidad de los inversionistas registrados en una cuenta ómnibus debe estar a disposición de la SFC y del organismo de autorregulación del mercado de valores que corresponda, en cualquier momento.

<Inciso modificado por la Circular 15 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> El distribuidor especializado debe informar a la SFC la constitución y la cancelación de una cuenta ómnibus dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su constitución o cancelación.

Previo al ofrecimiento de cuentas ómnibus, el distribuidor especializado debe obtener la aprobación por parte de la SFC al reglamento marco de funcionamiento de sus cuentas ómnibus, el cual debe tener el siguiente contenido mínimo y en cada caso debe ser aceptado expresamente por el inversionista:

5.1. Término de duración de la cuenta ómnibus, causales y procedimiento para su terminación anticipada.

5.2. Derechos y obligaciones del distribuidor especializado y de los inversionistas registrados en la cuenta ómnibus.

5.3. Información expresa acerca de los mecanismos a través de los cuales los inversionistas de la cuenta ómnibus ejercen sus derechos políticos de manera fraccionada inherentes a las participaciones de los fondos de inversión colectiva de los que son parte a través de la cuenta ómnibus. En todo caso, el distribuidor debe garantizar el ejercicio de los derechos políticos por parte de cada uno de los inversionistas de manera fraccionada y para eso debe disponer de la infraestructura física y administrativa necesaria para trasmitir la voluntad de sus inversionistas al FIC respectivo.

5.4. Información del funcionamiento de la cuenta ómnibus, incluyendo: vinculación y retiro; aporte de recursos; redención de participaciones; mecanismos de suministro de información; remuneración del distribuidor especializado como administrador de la cuenta ómnibus, y cualquier otro gasto a cargo de ésta.

5.5. Información acerca de que quien invierta en FIC a través de la cuenta ómnibus no podrá tener otras inversiones en el mismo FIC en el cual han de colocarse los recursos de la cuenta ómnibus, ya sea de manera directa o a través de otra cuenta ómnibus, mientras tenga la calidad de inversionista registrado en esa cuenta ómnibus.

5.6. Información de los riesgos de la cuenta ómnibus y de las políticas y mecanismos adoptados para mitigarlos.

5.7. Información sobre las posibles situaciones generadoras de conflictos de interés y los mecanismos para administrarlos y mitigarlos.

5.8. Información sobre la comisión a cobrarse al cliente inversionista por el distribuidor especializado.

5.9. Información sobre el deber de asesoría especial a cargo del distribuidor especializado, cuando a ello haya lugar.

El distribuidor especializado puede incluir cláusulas adicionales en el reglamento de la cuenta ómnibus.

6. DISTRIBUCIÓN DE FONDOS DE INVERSIÓN DEL EXTERIOR. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:>

El distribuidor especializado de fondos de inversión del exterior debe cumplir con las obligaciones de promoción y divulgación establecidas en la Parte 3 del Decreto 2555 de 2010 y en el presente capítulo.

6.1. Inversionistas autorizados.

Las participaciones de los fondos de inversión del exterior únicamente podrán ser adquiridas por cuenta de un inversionista que cumpla con los requisitos de vinculación establecidos por el reglamento del fondo de inversión del exterior, de tal forma que dichas participaciones pueden ser adquiridas o enajenadas por el mismo inversionista en la jurisdicción de origen del fondo.

6.2. Reglamento marco de funcionamiento de la cuenta ómnibus para distribución de fondos de inversión del exterior.

El distribuidor especializado de fondos de inversión del exterior debe contar con un reglamento marco específico para la distribución de los fondos de inversión del exterior, el cual debe obtener la aprobación de la SFC.

6.2.1. Contenido mínimo del reglamento marco

6.2.1.1. Los contenidos relacionados en el numeral 5 del presente Capítulo.

6.2.1.2. Información expresa acerca de los mecanismos mediante los cuales los inversionistas pueden acceder a la información relacionada el numeral 2 del artículo 3.6.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010.

6.2.1.3. Información sobre los mecanismos dispuestos para el cumplimiento de las normas cambiarias y tributarias aplicables tanto en Colombia como en la(s) jurisdicción(es) de origen de los respectivos fondos.

6.2.1.4. Un anexo donde informe a los inversionistas que la supervisión tanto del fondo de inversión del exterior como de su entidad administradora se realiza por parte de las autoridades de supervisión de las jurisdicciones de origen y no por parte de la SFC.

6.2.1.5. El reglamento debe ser aceptado por el inversionista, quien debe dejar constancia expresa del entendimiento y aceptación de las condiciones particulares y los riesgos de la inversión en fondos de inversión del exterior.

6.2.2. Anexos al reglamento marco

El reglamento marco de la cuenta ómnibus para distribución de fondos de inversión del exterior podrá contener anexos en los cuales se incluyan cláusulas aplicables únicamente a la distribución de fondos de alguna o algunas de las jurisdicciones de origen.

6.3. Remisión de información de los acuerdos de distribución de fondos de inversión del exterior

Previa autorización del reglamento marco, el distribuidor especializado podrá iniciar el ofrecimiento de los fondos de inversión del exterior de una determinada sociedad administradora cinco (5) días hábiles después de que deposite en la SFC la siguiente documentación:

6.3.1. Listado de los fondos de inversión del exterior de la sociedad administradora que pretende distribuir.

6.3.2. Certificación expedida por el representante legal donde manifieste:

6.3.2.1 Que ha verificado que la sociedad administradora de los fondos del exterior que pretende distribuir cumple con los requisitos establecidos en el Libro 6 de la Parte 3 del Decreto 2555 de 2010.

6.3.2.2 Que el acuerdo de distribución suscrito con la sociedad administradora de los fondos del exterior incluye las reglas particulares necesarias para que el distribuidor pueda cumplir plenamente con las obligaciones derivadas de la actividad de distribución de fondos de inversión del exterior en Colombia.

El acuerdo de distribución celebrado con la sociedad administradora de fondos de inversión del exterior debe estar a disposición de la SFC cuando ésta lo requiera.

6.4. <renumerado> Obligaciones especiales para la distribución del fondos del exterior a través de cuentas ómnibus.

El distribuidor especializado de fondos de inversión del exterior debe cumplir con las obligaciones de los distribuidores especializados a través de cuentas ómnibus contenidos en el numeral 3 de este capítulo.

Adicionalmente, durante la etapa de promoción y vinculación debe entregar a cada inversionista un documento resumen del fondo de inversión del exterior, que incluya:

6.4.1. Identificación de la entidad administradora del fondo.

6.4.2. Identificación de la autoridad encargada de la supervisión de la entidad administradora y del fondo en la jurisdicción de origen.

6.4.3. Identificación del custodio profesional y de la autoridad encargada de su supervisión en la jurisdicción de origen.

6.4.4. Los requisitos de vinculación establecidos por el reglamento del fondo de inversión del exterior y por el régimen legal aplicable en la respectiva jurisdicción, así como el tipo de inversionista que puede adquirir o enajenar sus participaciones.

6.4.5. Tipo de fondo de inversión y política de redención de participaciones del fondo.

6.4.6. Breve resumen de la política de inversión que incluya el objetivo del fondo y principales riesgos asociados a la inversión.

6.4.7. Los mecanismos mediante los cuales los inversionistas pueden acceder a la información relacionada el numeral 2 del artículo 3.6.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010.

6.4.8. Todas las tarifas y comisiones a cobrarse al cliente, incluyendo comisiones de entrada, salida, rendimientos y/o cualquier otra imputable al inversionista.

6.4.9. La calificación del fondo de inversión, si aplica.

6.4.10. La manifestación de que el administrador de la cuenta ómnibus responderá hasta la culpa leve en el cumplimiento de sus funciones como experto prudente y diligente.

6.4.11. La manifestación de que la supervisión tanto del fondo de inversión del exterior como de su entidad administradora se realiza por parte de la autoridad de supervisión de la jurisdicción de origen y no por parte de la SFC.

7. ADQUISICIÓN DE PARTICIPACIONES DE BAJO MONTO EN FICS. <Numeral modificado por la Circular 10 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:>

7.1 Características

Se entiende por adquisición de participaciones de bajo monto en FICs aquellas que cumplan con las siguientes condiciones:

7.1.1. Los inversionistas que las realizan sean los mismos beneficiarios finales de las operaciones de adquisición o redención de participaciones en los FICs.

7.1.2. Los recursos para la adquisición de participaciones de bajo monto en FICs provienen de productos de titularidad del inversionista. Para efectos del subnumeral 7 del presente Capítulo, “producto” tiene el significado asignado en el Capítulo IV del Título IV de la Parte 1 de la CBJ.

7.1.3 Los montos de las operaciones de adquisición o redención de participaciones del inversionista en todos los FICs administrados por la misma sociedad administradora o distribuidos a través de cuenta ómnibus por el distribuidor especializado no superen en el mes calendario veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

En todo caso, las entidades podrán ampliar este umbral hasta cuarenta (40) salarios mínimos mensuales legales vigentes, siempre y cuando las características o condiciones especiales definidas por la entidad vigilada, de conformidad con el numeral 7.3. del presente Capítulo, permitan garantizar un bajo nivel de riesgo LA/FT en la realización de operaciones de adquisición de participaciones con el umbral definido por la entidad. Para estos efectos, las entidades deben preparar un análisis de riesgo de LA/FT en el cual se expliquen las características o condiciones especiales que permiten ampliar el umbral a más de 25 salarios mínimos legales mensuales vigentes, de forma que se mantenga un bajo riesgo de LA/FT para la respectiva entidad vigilada en el ofrecimiento del producto. Este análisis debe mantenerse a disposición de la SFC.

7.1.4. El monto total de las participaciones del inversionista en todos los FICs administrados por la misma sociedad administradora o distribuidos a través de cuenta ómnibus, no excedan veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

En todo caso, las entidades podrán ampliar este umbral hasta cuarenta (40) salarios mínimos mensuales legales vigentes, siempre y cuando las características o condiciones especiales definidas por la entidad vigilada, de conformidad con el numeral 7.3. del presente Capítulo, permitan garantizar un bajo nivel de riesgo LA/FT en la realización de operaciones de adquisición de participaciones con el umbral definido por la entidad. Para estos efectos, las entidades deben preparar un análisis de riesgo de LA/FT en el cual se expliquen las características o condiciones especiales que permiten ampliar el umbral a más de 25 salarios mínimos legales mensuales vigentes, de forma que se mantenga un bajo riesgo de LA/FT para la respectiva entidad vigilada en el ofrecimiento del producto. Este análisis debe mantenerse a disposición de la SFC.

7.2. Información a los inversionistas

Las sociedades administradoras o los distribuidores especializados deben informar claramente a los inversionistas todas las características y restricciones aplicables a estas operaciones, así como los efectos de su incumplimiento.

Asimismo, las sociedades administradoras o los distribuidores especializados deben suministrar a los clientes información clara, completa y oportuna sobre los medios y canales habilitados para la realización de operaciones.

7.3. Instrucciones especiales respecto de la administración de los riesgos de LA/FT

7.3.1. Las sociedades administradoras o los distribuidores especializados definir características o condiciones especiales en sus metodologías para gestionar el riesgo LA/FT, que les permitan mantener un bajo riesgo LA/FT en las operaciones de adquisición de participaciones de bajo monto en FICs, para lo cual pueden:

7.3.1.1. Establecer un número y monto máximo de operaciones permitidas para conservar las características previstas en el subnumeral 7.1 del presente Capítulo.

7.3.1.2. Limitar los canales a través de los cuales se pueden realizar operaciones.

7.3.1.3. Las demás que se consideren necesarias.

7.4. Vinculación simplificada

Para efectos de la adquisición de participaciones de bajo monto en FIC se podrá aplicar el procedimiento simplificado de conocimiento de cliente previsto en el Capítulo IV del Título IV de la Parte I de la CBJ.

Sin perjuicio de lo anterior, las sociedades administradoras o los distribuidores especializados, según sea el caso, deben obtener de manera completa la información de conocimiento del cliente requerida de acuerdo con lo previsto en el subnumeral 4.2.2.2.1.1.3. del Capítulo IV del Título IV de la Parte I de la CBJ, de forma previa a la realización de cualquier operación que exceda las características de las operaciones de adquisición de participaciones de bajo monto en FIC definidas en el subnumeral 7.1. del presente Capítulo.

CAPÍTULO VI.

FONDOS DE CAPITAL PRIVADO.

1. REGLAS ESPECIALES PARA LOS FONDOS DE CAPITAL PRIVADO.

1.1. Para determinar la proporción de las dos terceras (2/3) partes exigida en el artículo 3.3.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010, las inversiones que hayan sido inscritas en el RNVE con posterioridad a la fecha en el que el fondo efectuó la inversión, no se tendrán en cuenta como valores inscritos.

1.2. Los reportes y la transmisión de información que deben realizar los fondos de capital privado a la SFC, y no tienen periodicidad establecida en la normatividad vigente, se harán con la misma periodicidad definida para los informes de rendición de cuentas señalada en el reglamento del respectivo fondo.

1.3. Los reglamentos y sus modificaciones no requieren aprobación previa por parte de la SFC. Las modificaciones se remitirán con carácter informativo dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la aprobación de la modificación por parte del órgano respectivo.

La remisión de la información de que trata el artículo 3.3.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010 se debe hacer con quince (15) días de anterioridad a la constitución del fondo, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 3.3.1.1.6 del mencionado Decreto.

1.4. Las siguientes disposiciones del presente Capítulo no son aplicables a los fondos de capital privado:

1.1.1. Los numerales, 2.7, 3.1 y 3.3 del Capítulo III del presente Título, sin embargo la sociedad debe tener a disposición la información allí señalada cuando la SFC la requiera.

1.1.2. Los requisitos establecidos en el numeral 4 del Capítulo III del presente Título, con excepción de la periodicidad y demás elementos establecidos en el artículo 3.3.1.1.13 del Decreto 2555 de 2010. En todo caso, se debe incluir todo aquello que previamente se haya definido en el reglamento del fondo de capital privado. Cuando no se hubiere establecido el contenido mínimo del informe, en el respectivo reglamento, se debe dar cumplimiento al mencionado numeral 4 en su totalidad.

CAPÍTULO VII.

FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA INMOBILIARIOS.

1. DESTINACIÓN DE LOS INMUEBLES Y PROYECTOS INMOBILIARIOS EN LOS QUE DEBEN INVERTIR LOS FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA INMOBILIARIOS QUE FORMEN PARTE DE UNA FAMILIA DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA.

En desarrollo de lo previsto en el literal a) del numeral 3 del artículo 3.1.1.2.5, y en el Parágrafo 2 del artículo 3.5.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010, los FIC inmobiliarios que se pretendan incluir como parte de una familia de FIC, deben invertir en uno o más de los tipos de activos inmobiliarios que seguidamente se relacionan:

1.1. Bienes inmuebles construidos y destinados a: vivienda, oficinas, centros comerciales, hoteles, parqueaderos, bodegas, locales comerciales individuales, grandes superficies, clínicas u hospitales.

1.2. Proyectos inmobiliarios cuyo objeto consista en la construcción, renovación, remodelación, comercialización, o explotación a cualquier título, en Colombia, de bienes inmuebles destinados a cualquiera de los usos señalados en el numeral 1.1 precedente.

Sin perjuicio de las operaciones autorizadas para el manejo de la liquidez, los FICs inmobiliarios que formen parte de una familia de FICs, pueden invertir en los activos mencionados en el artículo 3.5.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010, y pueden realizar las operaciones autorizadas en el artículo 3.5.1.1.4 del mismo Decreto, única y exclusivamente en relación con los inmuebles y proyectos inmobiliarios cuya destinación se enmarque dentro de las señaladas en el presente numeral.

2. INVERSIÓN EN ACCIONES O CUOTAS DE INTERÉS SOCIAL EMITIDAS POR COMPAÑÍAS EXTRANJERAS LISTADAS EN BOLSAS DE VALORES INTERNACIONALES, CUYO OBJETO EXCLUSIVO SEA LA INVERSIÓN EN BIENES INMUEBLES O EN PROYECTOS INMOBILIARIOS, O AMBOS.

Cuando la sociedad administradora, o el gestor externo o gestor extranjero en caso de existir, pretenda realizar para el FIC inmobiliario inversiones en acciones o cuotas de interés social emitidas por compañías extranjeras cuyo objeto exclusivo sea la inversión en bienes inmuebles o en proyectos inmobiliarios, o ambos, en virtud de las cuales el FIC inmobiliario haya de adquirir la calidad de socio minoritario, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 7 del artículo 3.5.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010, la compañía receptora de la inversión debe tener inscritos valores en una o más bolsas de valores internacionales reconocidas por la SFC, para cuyo efecto se tendrán en cuenta los criterios establecidos en esta materia para la oferta de valores emitidos por entidades extranjeras, previstos en el artículo 6.11.1.1.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010.

3. DETERMINACIÓN DEL VALOR DEL APORTE EN ESPECIE DE BIENES INMUEBLES Y DERECHOS FIDUCIARIOS.

El artículo 3.5.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010, dispone que el reglamento del FIC inmobiliario podrá establecer que se acepten para este aportes en activos admisibles de acuerdo con la respectiva política de inversión, y señala que en el caso de bienes inmuebles y derechos fiduciarios el criterio para establecer el valor del aporte será el determinado por la SFC.

Para tales efectos, tratándose de aportes en especie consistentes en bienes inmuebles o en derechos fiduciarios, que constituyan activos admisibles de acuerdo con la política de inversión del respectivo FIC inmobiliario, el valor del aporte no podrá exceder el valor que arroje un avalúo comercial del bien raíz o de los derechos fiduciarios a aportar, según sea el caso, practicado con no más de un (1) mes de antelación con respecto a la fecha de realización del aporte, por un perito avaluador de reconocida trayectoria en el mercado, escogido por la sociedad administradora del FIC inmobiliario, o por el gestor externo o gestor extranjero en caso de existir. El perito avaluador debe cumplir con lo dispuesto por los artículos 1, 2, 3 y 4 del Decreto 422 de 2000.

En el mencionado avalúo debe incluirse la información y evaluación relativa a restricciones de dominio, destinación, uso o explotación, gravámenes, medidas cautelares, demandas o pleitos pendientes, y cualquier otra circunstancia que pueda afectar el valor comercial del bien inmueble o derecho fiduciario avaluado. Adicional a lo anterior, se debe suministrar un estudio de títulos donde conste que el bien raíz o los derechos fiduciarios a aportarse no cuenten con prendas, hipotecas, embargos o cualquier tipo de afectación que limite su uso y/o disposición.

4. VALORACIÓN DE LOS FIC INMOBILIARIOS.

Para la valoración de portafolios y unidades de los FICs inmobiliarios, se debe aplicar lo dispuesto en el numeral 2 del capítulo XI de la Circular Básica Contable y Financiera.

En todo caso, los avalúos comerciales que se practiquen sobre los bienes de los FICs inmobiliarios, deberán ser realizados por peritos avaluadores de reconocida trayectoria en el mercado, escogidos por la sociedad administradora del FIC inmobiliario, o por el gestor externo o gestor extranjero en caso de existir. El perito avaluador debe cumplir con lo dispuesto por los artículos 1, 2, 3 y 4 del Decreto 422 de 2000.

Para los numerales 3 y 4 del presente capítulo, los avaladores internacionales que elaboren avalúos de inmuebles en el exterior están exceptuados del cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 4 del Decreto 422 de 2000.

ANEXOS.

<Anexos no incluidos>