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RESOLUCIÓN 881 DE 2021
(junio 25)
Diario Oficial No. 51.720 de 29 de junio de 2021
<Rige a partir del 1 de julio de 2021>
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 978 de 2023>
Por la cual se adopta el Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades de Trabajadores, Contratistas y Estudiantes al Sistema General de Riesgos Laborales.
EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL,
en ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 2 numeral 23 del Decreto Ley 4107 de 2011, artículos 2.2.4.2.2.7 y 2.2.4.2.5.2 numeral 5 del Decreto 1072 de 2015, y en desarrollo del artículo 2o de la Ley 1562 de 2012 y,
CONSIDERANDO:
Que el artículo 2o de la Ley 1562 de 2012, dispuso quiénes son los afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales en forma obligatoria y en forma voluntaria, estableciendo adicionalmente en su parágrafo 1, que en la reglamentación que se expida para la vinculación de estos trabajadores, se adoptarán todas las obligaciones del Sistema General de Riesgos Laborales que les sean aplicables y con precisión de las situaciones de tiempo, modo y lugar en que se realiza dicha prestación.
Que mediante la Resolución 3310 de 2018 este Ministerio adoptó un Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades al Sistema General de Riesgos Laborales.
Que la Resolución 4020 de 2019 “por medio de la cual se establecen las especiales condiciones del trabajo penitenciario en la modalidad indirecta, su remuneración, los parámetros de afiliación al Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones” definió en el artículo 6 que la entidad o persona natural contratante, que suscriba convenios o contratos para la modalidad de trabajo penitenciario indirecto deberá realizar la afiliación del trabajador privado de la libertad y el pago de las respectivas cotizaciones al Sistema General de Riesgos Laborales.
Que el Decreto 1809 de 2020, por el cual se adiciona el Título 8 a la Parte 2 Libro 3 del Decreto 780 de 2016, Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, reglamentó la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales de los voluntarios acreditados y activos del Subsistema Nacional de Voluntarios en Primera Respuesta, estableciendo que esta se realizará por parte de las entidades del Subsistema Nacional de Voluntarios en Primera Respuesta ante la entidad Administradora de Riesgos Laborales en la cual la entidad esté afiliada, diligenciando el Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades al Sistema General de Riesgos Laborales, o a través de la plataforma del Sistema de Afiliación Transaccional - SAT.
Que el artículo 2 ibídem, definió que la entrada en vigencia de los voluntarios acreditados y activos del Subsistema Nacional de Voluntarios en Primera Respuesta al Sistema General de Riesgos Laborales, será a partir del 1 de julio de 2021.
Que el artículo 3o de la Ley 2075 de 2021 modificó el artículo 23 de la Ley 1551 de 2012 y dispuso que los concejales tendrán derecho a la cotización al Sistema de Seguridad Social: pensión, salud, ARL y cajas de compensación familiar, la cual se hará con cargo al presupuesto de la administración municipal, sin que esto implique vínculo laboral con la entidad territorial.
Que, conforme con lo expuesto, dada la creación de nuevos tipos y subtipos de afiliados dentro del Sistema General de Riesgos Laborales, se impone la adopción de un nuevo formulario de afiliación, retiro y novedades de trabajadores y contratistas al Sistema General de Riesgos Laborales, que incluya dichas modificaciones.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. OBJETO. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 978 de 2023> La presente resolución tiene como objeto adoptar el Formulario único de afiliación y reporte de novedades de trabajadores, contratistas y estudiantes al Sistema General de Riesgos Laborales, contenido en el Anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución.
ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 978 de 2023> La presente resolución aplica a las administradoras de riesgos laborales, a los empleadores, a los trabajadores independientes, a las entidades de los regímenes especial y de excepción, a las agremiaciones, asociaciones o congregaciones religiosas, a las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado, misiones diplomáticas, consulares o de organismos multilaterales no sometidos a la legislación colombiana, pagador de aportes de los concejales municipales, distritales o de los ediles de las juntas administradoras locales, pagador de aportes contrato sindical, a las entidades territoriales certificadas en educación, a las instituciones de educación, a las escuelas normales superiores, a las entidades, empresas o instituciones públicas o privadas donde se realicen prácticas por parte de los estudiantes, entidades del Subsistema Nacional de Voluntarios en Primera Respuesta y a la entidad o persona natural contratante que suscriba convenios o contratos para la modalidad de trabajo penitenciario indirecto.
ARTÍCULO 3o. INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 978 de 2023> Corresponderá a las direcciones territoriales del Ministerio del Trabajo efectuar la inspección, vigilancia y control a la aplicación de las disposiciones previstas en la presente resolución.
ARTÍCULO 4o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de su publicación, surte efectos desde el 1 de julio de 2021 y deroga a partir de esa fecha, la Resolución 3310 de 2018.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 25 de junio de 2021.
El Ministro de Salud y Protección Social,
Fernando Ruiz Gómez.
FORMULARIO ÚNICO DE AFILIACIÓN Y REPORTE DE NOVEDADES DE TRABAJADORES, CONTRATISTAS Y ESTUDIANTES AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO ÚNICO DE AFILIACIÓN Y REPORTE DE NOVEDADES DE TRABAJADORES, CONTRATISTAS Y ESTUDIANTES AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES
Para su diligenciamiento, utilice tinta de color negro, escriba en letra de imprenta, sin tachones ni enmendaduras, y siga las instrucciones de este documento.
ENCABEZADO
Logo de la ARL: Espacio destinado a la ARL.
Número de radicación: número que la ARL asigna en forma consecutiva a cada trámite.
Fecha de radicación: Este dato corresponde a la fecha en que la Administradora de Riesgos Laborales ARL recibe físicamente el Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades de trabajadores, contratistas y estudiantes al Sistema General de Riesgos Laborales, en dicha entidad.
Fecha de inicio de cobertura: Este dato corresponde al día calendario siguiente al de la afiliación (fecha de radicación), tal como lo establece el literal k del artículo 4o del Decreto Ley 1295 de 1994.
CAPÍTULO I. DATOS DEL TRÁMITE
Estos datos se refieren a la descripción de la operación, trámite o transacción que se realiza mediante la suscripción del “Formulario único de afiliación y reporte de novedades de trabajadores, contratistas y estudiantes al Sistema General de Riesgos Laborales”, por tanto, son obligatorios para el responsable de la afiliación cuando se registre una afiliación o reporte alguna novedad.
1. Tipo de trámite
A. Afiliación:
Aplica cuando se registra una afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales SGRL, en condición de trabajador dependiente, trabajador independiente o estudiante, siempre que se cumplan las condiciones para ello.
B. Reporte de novedades:
Aplica cuando se registra un retiro o algún cambio en los datos básicos de identificación o datos complementarios del afiliado o del responsable de la afiliación o se registran cambios en la información según el/los tipo(s) de novedad(es) que se encuentran relacionadas en el campo 40 del Capítulo VII.
2. Tipo de afiliación
A. Individual:
Esta opción aplica cuando el responsable de la afiliación realiza directamente la afiliación o reporte de novedades y no a través de otras personas, entidades o instituciones.
Se debe colocar una X en la opción que corresponda a individual.
B. Colectiva:
Está opción aplica al trabajador independiente que se afilia o reporta la novedad al Sistema General de Riesgos Laborales de manera colectiva a través de una asociación o agremiación, o al miembro de una congregación o comunidad religiosa que se afilia o reporta la novedad a través de congregación religiosa. Las asociaciones, agremiaciones y congregaciones religiosas deben estar autorizadas para tal fin por el Ministerio de Salud y Protección Social.
Se debe colocar una X en la opción que corresponda a colectiva.
3. Tipo de aportante: Dato obligatorio. Lo suministra quien realiza la afiliación. Identifique el tipo de afiliado y escriba el código correspondiente de acuerdo con las siguientes opciones:
| Código | Nombre tipo de aportante |
| 01 | Empleador |
| 02 | Independiente |
| 03 | Entidades o universidades públicas de los regímenes especial y de excepción |
| 04 | Agremiaciones, asociaciones o congregaciones religiosas |
| 05 | Cooperativas y precooperativas de trabajo asociado |
| 07 | Organizaciones administradoras del programa de hogares de bienestar |
| 08 | Pagador de aportes de los concejales municipales, distritales o ediles de las juntas administradoras locales |
| 09 | Pagador de aportes contrato sindical |
| 13 | Pagador Subsistema Nacional de Voluntarios en Primera Respuesta |
4. Tipo de afiliado cotizante al Sistema General de Riesgos Laborales: Dato obligatorio
Marque con una X la opción correspondiente a la condición de quien se afilia o de quien se reporta la novedad:
Dependiente: Si el afiliado tiene un empleador mediante un contrato de trabajo o una relación laboral legal o reglamentaria.
Independiente: Si el afiliado no está vinculado a un empleador mediante un contrato de trabajo o una relación laboral legal o reglamentaria y por tanto el pago de los aportes al Sistema General de Riesgos Laborales SGRL se encuentra a su cargo, salvo si el contratante realiza una actividad clasificada con riesgo IV o V, tal como lo establece el artículo 13 del Decreto 723 de 2013 compilado en el Decreto 1072 de 2015.
Independiente voluntario a riesgos laborales: Persona natural que realiza una actividad económica o presta sus servicios de manera personal y por su cuenta y riesgo y tenga ingresos iguales o superiores un (1) salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV), tal como lo establecen los Decretos 780 y 1563 de 2016 compilado este último en el Decreto 1072 de 2015.
Trabajador penitenciario indirecto: El trabajo penitenciario que se realiza con personas privadas de la libertad en razón a la celebración de convenios y ordenes de Trabajo con una persona, empresa o tercero, ya sea público, mixto o privado.
Estudiante: Si el afiliado es un estudiante que realiza practicas judicatura o tiene una relación de docencia-servicio en el área de la salud.
Voluntario en Primera Respuesta aporte solo riesgos laborales: Persona natural voluntaria acreditada y activa en el Subsistema Nacional de Voluntarios en Primera Respuesta al Sistema General de Riesgos Laborales que haya sido convocados para atender situaciones de emergencias, calamidades, desastres y eventos antrópicos.
Código: Dato obligatorio. Conforme a la opción marcada identifique y escriba el código correspondiente de acuerdo con las siguientes opciones:
| Código | Nombre tipo de afiliado cotizante al Sistema General de Riesgos Laborales |
DEPENDIENTE
| 01 | Dependiente |
| 02 | Servicio doméstico |
| 18 | Funcionarios públicos sin tope máximo de IBC |
| 22 | Profesor de establecimiento particular |
| 30 | Dependiente entidades o universidades públicas de los regímenes especial y de excepción |
| 31 | Cooperados o precooperativas de trabajo asociado, |
| 32 | Cotizante miembro de la carrera diplomática o consular de un país extranjero o funcionario de organismo multilateral. |
| 44 | Cotizante dependiente de empleo de emergencia con duración mayor o igual a un mes |
| 45 | Cotizante dependiente de empleo de emergencia con duración menor a un mes |
| 47 | Trabajador dependiente de entidad beneficiaria del sistema general de participación – Aportes patronales |
| 53 | Afiliado participe |
| 55 | Afiliado participe-dependiente |
INDEPENDIENTE
| 16 | Independiente agremiado o asociado (aporte voluntario a SGRL) |
| 57 | Independiente voluntario a Riesgos Laborales |
| 59 | Independiente con contrato de prestación de servicios superior a 1 mes |
| 34 | Concejal o edil de Junta Administradora Local del Distrito Capital de Bogotá amparado por póliza de salud |
| 35 | Concejal municipal o distrital |
| 36 | Edil de Junta Administradora Local beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional |
| 60 | Edil Junta Administradora Local no beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional |
| 64 | Trabajador penitenciario |
ESTUDIANTES
| 19 | Aprendices en etapa productiva |
| 20 | Estudiantes (Régimen especial ley 789/2002) |
| 21 | Estudiantes de posgrado en salud y residentes |
| 23 | Estudiantes aporte solo a riesgos laborales |
| 58 | Estudiantes de prácticas laborales en el sector público |
VOLUNTARIOS EN PRIMERA RESPUESTA
| 67 | Voluntario en Primera Respuesta aporte solo riesgos laborales |
5. Subtipo de afiliado cotizante al Sistema General de Riesgos Laborales: Dato obligatorio. Lo suministra quien realiza la afiliación. Identifique el subtipo de afiliado de acuerdo con las siguientes opciones:
Pensionado: Los jubilados o pensionados, que se reincorporen a la fuerza laboral como trabajadores dependientes, vinculados mediante contrato de trabajo o como servidores públicos deben afiliarse de manera obligatoria al Sistema General de Riesgos Laborales tal como se establece en el artículo 2o de la Ley 1562 de 2012.
Conductor del servicio público: Los conductores de los equipos destinados al Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Individual de Pasajeros en Vehículos Taxi, deberán estar afiliados como cotizantes al Sistema General de Riesgos Laborales SGRL y no podrán operar sin que se encuentren activo. El riesgo ocupacional de los conductores se clasifica en el nivel cuatro (IV), tal como lo establece el artículo 3o del Decreto 1047 de 2014 compilado en el Decreto 1072 de 2015.
Otro Subtipo: Hace referencia a los afiliados cotizantes que por mandato legal o reglamentario se les reconoce una condición especial para afiliarse y cotizar al Sistema General de Riesgos Laborales de acuerdo con las características individuales de tal condición.
Código: Dato obligatorio. Conforme a la opción marcada identifique y escriba el código correspondiente de acuerdo con las siguientes opciones:
| Código | Nombre Subtipo de Afiliado cotizante al Sistema General de Riesgos Laborales |
PENSIONADO
| 1 | Dependiente pensionado por vejez, jubilación o invalidez activo |
| 2 | Independiente pensionado por vejez, jubilación o invalidez activo |
| 9 | Cotizante pensionado con mesada igual o superior a 25 SMLMV |
CONDUCTOR DEL SERVICIO PÚBLICO
| 11 | Conductores del servicio publico de transporte terrestre automotor individual de pasajeros en vehiculo taxi |
| 12 | Conductores del servicio público de transporte terrestre automotor individual de pasajeros en vehículos taxi no obligado a cotizar a pensión |
OTRO SUBTIPO
| 3 | Cotizante no obligado a cotización a pensiones por edad |
| 4 | Cotizante con requisitos cumplidos para pensión |
| 5 | Cotizante a quien se le ha reconocido indemnización sustitutiva ó devolución de saldos |
| 6 | Cotizante perteneciente a un régimen exceptuado de pensiones o a entidades autorizadas para recibir aportes exclusivamente de un grupo de sus propios trabajadores |
| 10 | Residente en el exterior afiliado voluntario al Sistema General de Pensiones y/o afiliado facultativo al sistema de subsidio Familiar. |
CAPÍTULO II. DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DE LA AFILIACIÓN
Estos datos son los que permiten identificar al responsable de la afiliación y quien suscribe el trámite que adelanta con el Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades de trabajadores, contratistas y estudiantes al Sistema General de Riesgos Laborales, por tanto, son obligatorios para el responsable de la afiliación cuando se registre una afiliación o reporte una novedad.
Los datos básicos de identificación son aquellos que permiten la plena identificación de quien realiza la afiliación los cuales deben coincidir con el documento expedido por la Entidad competente y los datos generales son aquellos que se relacionan con el lugar de trabajo y la actividad económica. Estos son:
Datos básicos
6. Nombre o razón social: Dato obligatorio. Estos datos deben ser registrados en las casillas correspondientes, escriba el nombre completo de la razón social o los nombres y apellidos completos de quien realiza la afiliación como aparecen en el documento de identificación.
7. Tipo de documento de identificación: Dato obligatorio. Debe colocar en las casillas correspondientes el código del tipo de documento de identificación según corresponde de acuerdo con las siguientes opciones:
| Código | Nombre tipo de documento de identificación |
| NI | Número de identificación tributaria |
| TI | Tarjeta de Identidad, es el documento expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil con el que se identifican los menores entre de edad entre 7 y 17 años. Debe ser reemplazada por la cédula de ciudadanía. |
| CC | Cédula de ciudadanía, es el documento expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil con el que se identifican las personas al cumplir 18 años de edad. |
| CE | Cédula de extranjería, es el documento de identificación expedido por Migración Colombia, que se otorga a los extranjeros titulares de una visa superior a 3 meses y a sus beneficiarios, con base en el Reporte de Extranjeros. La Vigencia de la Cédula de Extranjería será por un término de cinco (5) años. |
| PA | Pasaporte, es el documento que acredita la identidad de un extranjero que cuenta con una visa para trabajar en Colombia y no se encuentra obligado a tramitar una cédula de extranjería, y de los extranjeros menores de 7 años. |
| CD | Carnet diplomático, es el documento que identifica a extranjeros que cumplen funciones en las embajadas, legaciones, consulados y delegaciones en representación de gobiernos extranjeros. |
| SC | Salvoconducto de permanencia, es un documento de carácter temporal expedido por la Unidad Administrativa Especial de Migración Colombia a los extranjeros que deban permanecer en el país mientras resuelven su situación de refugiados o asilados. Tiene una validez de 3 meses y debe ser renovado o sustituido por la cédula de extranjería. |
| PE | Permiso Especial de Permanencia, es un documento expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores mediante la Resolución 5797 de 2017, para los nacionales venezolanos. |
8. Número del documento de identificación. Dato obligatorio. Es el número con el cual se identifica como persona única y debe registrarlo exactamente como figura en el documento de identificación.
Datos generales
9. Ubicación / sede principal. Datos obligatorios. Estos datos aplican para quien realiza la afiliación.
- Dirección
- Teléfono fijo
- Teléfono celular
- Correo electrónico
- Municipio/Distrito
- Zona: Urbana o Rural donde se ubica la residencia
- Localidad/Comuna si existen en su ciudad
- Departamento
En el caso de Bogotá, D.C., debe escribir en el campo departamento: Bogotá, D.C.
10. Código de la actividad económica. Dato obligatorio. Registre según corresponda el código que se encuentra asignado en la tabla de clasificación de actividades económicas para el Sistema General de Riesgos Laborales, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1607 de 2002 o aquel que lo modifique, adicione o sustituya
11. Clase de riesgo: Dato obligatorio. Identifique y marque con una X la clase de riesgo de quien realiza la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales SGRL de acuerdo con las siguientes opciones:
| Clase de riesgo | |
| I. | Clase I |
| II. | Clase II |
| III. | Clase III |
| IV. | Clase IV |
| V. | Clase V |
A. AFILIACIÓN
Si el trámite es de afiliación, tenga en cuenta lo siguiente:
1. Diligenciar los espacios de los capítulos I y II los cuales son obligatorios.
2. Diligenciar los espacios de los capítulos III y IV correspondientes a los datos básicos de identificación del afiliado y datos complementarios del afiliado.
3. Diligenciar los espacios del capítulo V así:
- Si el afiliado es dependiente diligencie las casillas 21, 22, 23, 24 y 26.
- Si el afiliado es Independiente con contrato de prestación de servicios superior a 1 mes diligencie las casillas 23, 24 y 26.
- Si el afiliado es Independiente voluntario a riesgos laborales diligencie la casilla 24, 25 y 26.
- Si el afiliado es Voluntario en Primera Respuesta aporte solo riesgos laborales diligencie la casilla 24, 25 y 26.
4. Diligenciar los espacios del capítulo VI así:
- Si el afiliado es dependiente diligencie la casilla 27.
- Si el afiliado es Independiente con contrato de prestación de servicios superior a 1 mes diligencie las casillas 28, 29, 30, 31 y 32.
- Si el afiliado es Independiente voluntario a riesgos laborales diligencie las casillas 33 y 34.
- Si el trabajador penitenciario indirecto diligencie las casillas 35, 36 y 37.
- Si el afiliado es estudiante diligencie las casillas 38, 39,40 y 41.
- Si el afiliado del Voluntario en Primera Respuesta aporte solo riesgos laborales diligencie las casillas 42 y 43.
5. Marcar con una X, en el capítulo VIII, Autorizaciones las casillas 51,52 y 53 según corresponda.
6. Firmar en el capítulo IX en la casilla 54.
7. Marcar con una X en el capítulo X. Anexos los que se acompañen al formulario casillas 56, 57 y 58 según corresponda.
CAPÍTULO III. DATOS BÁSICOS DE IDENTIFICACIÓN DEL AFILIADO.
Los datos básicos de identificación son aquellos de obligatorio reporte que permiten la plena identificación del afiliado, deben coincidir con los del documento expedido por la entidad competente y no pueden ser los mismos del empleador o contratante. Estos son:
12. Apellidos y nombres: Datos obligatorios. Estos datos deben ser registrados en las casillas correspondientes, en forma idéntica a como aparecen en el documento de identificación.
- Primer apellido
- Segundo apellido (Cuando aplique)
- Primer nombre
- Segundo nombre (Cuando aplique)
13. Tipo de documento de identificación: Dato obligatorio. Debe colocar en el espacio el código que corresponde al documento con el cual se va a identificar, de acuerdo con las siguientes opciones:
| Código | Nombre tipo de documento de identificación |
| TI | Tarjeta de Identidad, es el documento expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil con el que se identifican los menores entre de edad entre 7 y 17 años. Debe ser reemplazada por la cédula de ciudadanía. |
| CC | Cédula de ciudadanía, es el documento expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil con el que se identifican las personas al cumplir 18 años de edad. |
| CE | Cédula de extranjería, es el documento de identificación expedido por Migración Colombia, que se otorga a los extranjeros titulares de una visa superior a 3 meses y a sus beneficiarios, con base en el Reporte de Extranjeros. La Vigencia de la Cédula de Extranjería será por un término de cinco (5) años. |
| PA | Pasaporte, es el documento que acredita la identidad de un extranjero que cuenta con una visa para trabajar en Colombia y no se encuentra obligado a tramitar una cédula de extranjería, y de los extranjeros menores de siete (7) años. |
| CD | Carnet diplomático, es el documento que identifica a extranjeros que cumplen funciones en las embajadas, legaciones, consulados y delegaciones en representación de gobiernos extranjeros. |
| SC | Salvoconducto de permanencia, es un documento de carácter temporal expedido por la Unidad Administrativa Especial de Migración Colombia a los extranjeros que deban permanecer en el país mientras resuelven su situación de refugiados o asilados. Tiene una validez de tres (3) meses y debe ser renovado o sustituido por la cédula de extranjería. |
| PE | Permiso Especial de Permanencia, es un documento expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores mediante la Resolución 5797 de 2017, para los nacionales venezolanos. |
14. Número del documento de identificación: Dato obligatorio. Es el número con el cual se identifica como persona única y debe registrarlo exactamente como figura en el documento de identificación.
15. Sexo: Dato obligatorio. Marque con una X, la opción: femenino o masculino, como aparece en su documento de identificación.
16. Fecha de nacimiento: Dato obligatorio. Registre la fecha de nacimiento como figura en el documento de identificación día, mes y año.
CAPÍTULO IV. DATOS COMPLEMENTARIOS DEL AFILIADO
Datos personales
Estos datos deben registrarse para el afiliado al Sistema General de Riesgos Laborales-SGRL, según corresponda.
17. Entidad Promotora de Salud (EPS): Dato obligatorio. Lo suministra el afiliado. Escriba el nombre de la Entidad Promotora de Salud -EPS en la cual se encuentra inscrita.
18. Administradora de Pensiones: Dato obligatorio. Lo suministra el afiliado. Registre el nombre de la Entidad Administradora de Pensiones donde se encuentra afiliado.
19. Ingreso Base de Cotización – IBC: Dato obligatorio. Lo suministra el afiliado. Registre el valor del salario o del ingreso mensual sobre el cual va a pagar los aportes al Sistema General de Riesgos Laborales SGRL. El valor señalado debe ser igual o mayor a 1 SMLMV y menor o igual a 25 SMLMV.
Para el efecto puede consultar la siguiente tabla:
| Tipo de afiliado | Ingreso base de cotización (IBC) |
| Dependiente | Salario mensual percibido. |
| Independiente con contrato de prestación de servicios superior a 1 mes | 40% del valor de honorarios pactado mensualmente en el contrato. |
| Independiente voluntario a riesgos laborales | 40% del valor total de honorarios percibidos al mes por la ocupación u oficio. |
| Trabajador Penitenciario indirecto | No puede ser inferior a un salario mínimo legal mensual vigente. |
| Estudiantes | Un salario mínimo legal mensual vigente. |
| Voluntario en Primera Respuesta aporte solo riesgos laborales | Un salario mínimo legal mensual vigente. |
20. Residencia: Dato. Obligatorio. Diligencie los datos del lugar donde reside el afiliado al Sistema General de Riesgos Laborales- SGRL.
- Dirección
- Teléfono fijo
- Teléfono celular
- Correo electrónico
- Municipio/Distrito
- Zona: Urbana o Rural donde se ubica la residencia
- Localidad/Comuna si existen en su ciudad
- Departamento
En el caso de Bogotá, D.C., debe escribir en el campo departamento: Bogotá, D.C.
CAPÍTULO V. DATOS RELACIONADOS CON EL SITIO DE TRABAJO O DEL LUGAR DONDE SE REALIZA LA PRÁCTICA FORMATIVA LA PRÁCTICA FORMATIVA.
21. Modalidad: Dato obligatorio. Lo suministra el responsable de la afiliación o el afiliado según el caso. Identifique la modalidad del trabajo que realiza el afiliado y marque con X, según corresponda:
Modalidad del afiliado
| A. | Presencial: Trabajo que una persona realiza para una empresa en la sede de la misma. |
| B. | Teletrabajo: Trabajo que una persona realiza para una empresa desde un lugar alejado de la sede de esta (habitualmente su propio domicilio), por medio de un sistema de telecomunicación. |
22. Sitio de trabajo o lugar donde se realiza la práctica formativa: Dato obligatorio. Lo suministra el afiliado. Seleccione y marque con una X el sitio de trabajo o lugar donde se realiza la práctica formativa o el trabajo penitenciario indirecto, según corresponda:
Sitio de trabajo o lugar donde se realiza la práctica formativa
| A. | Sede principal |
| B. | Centro de Trabajo |
23. Código de la actividad económica. Dato obligatorio. Registre según corresponda el código que se encuentra asignado en la tabla de clasificación de actividades económicas para el Sistema General de Riesgos Laborales- SGRL, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1607 de 2002 o aquel que lo modifique, adicione o sustituya.
24. Clase de riesgo. Dato obligatorio. Identifique y marque con una X la clase de riesgo del afiliado al Sistema General de Riesgos Laborales SGRL de acuerdo con las siguientes opciones:
| Clase de riesgo | |
| I. | Clase I |
| II. | Clase II |
| III. | Clase III |
| IV. | Clase IV |
| V. | Clase V |
25. Código de ocupación u oficio: Registre, según corresponda, el código que se encuentra asignado en la tabla de ocupaciones u oficios para el Sistema General de Riesgos Laborales SGRL de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1563 de 2016 que modifico Decreto 1072 de 2015 o aquel que lo modifique, adicione o sustituya.
26. Sitio de trabajo: Dato obligatorio. Diligencie los datos del lugar donde el afiliado al Sistema General de Riesgos Laborales SGRL realiza su actividad o práctica formativa.
- Dirección
- Teléfono fijo
- Teléfono celular
- Correo electrónico
- Municipio/Distrito
- Zona: Urbana o Rural donde se ubica la residencia
- Localidad/Comuna si existen en su ciudad
- Departamento
En el caso de Bogotá, D.C., debe escribir en el campo departamento: Bogotá, D.C.
CAPÍTULO VI. DATOS SOBRE CONDICIONES PACTADAS PARA LA EJECUCIÓN DEL TRABAJO O LA PRÁCTICA FORMATIVA.
Datos del trabajador dependiente
27. Denominación del cargo o del empleo: Dato obligatorio. Registrar el nombre del cargo que va a desempeñar en la empresa.
Datos del trabajador independiente con contrato de prestación de servicios superior a 1 mes
28. Tipo de Contrato Suscrito: Dato obligatorio. Seleccione y escriba el código según corresponda al tipo de contrato que fue suscrito de acuerdo con las siguientes opciones:
| Código | Tipo de contrato suscrito |
| A | Civil |
| B | Administrativo |
| C | Comercial |
29. Fecha inicial: Registrar la fecha de inicio del contrato en formato día, mes y año.
30. Fecha final: Registrar la fecha final del contrato en formato día, mes y año.
31. Valor total de los honorarios: Registrar el valor total de los honorarios pactados dentro del contrato suscrito.
32. Valor mensual de los honorarios: Registrar el valor que se pagará mensualmente durante la ejecución del contrato.
Datos del trabajador independiente voluntario a riesgos laborales
33. Fecha inicial: Registrar la fecha de inicio de la ocupación u oficio en formato día, mes y año.
34. Fecha final: Registrar la fecha final de la ocupación u oficio en formato día, mes y año.
Datos del trabajador penitenciario indirecto
35. Fecha inicial: Registrar la fecha de inicio de la actividad en formato día, mes y año.
36. Fecha final: Registrar la fecha final de la actividad en formato día, mes y año.
37. Actividad: Registre la actividad a realizar por parte del trabajador penitenciario indirecto.
Datos del estudiante
38. Fecha inicial: Registrar la fecha de inicio de la práctica formativa en formato día, mes y año.
39. Fecha final: Registrar la fecha final de la práctica formativa en formato día, mes y año.
40. Actividad principal: Registre la principal actividad a realizar como parte de la práctica formativa.
41. Actividad secundaria: Registre la segunda actividad a realizar como parte de la práctica formativa.
Datos del Voluntario en Primera Respuesta aporte solo riesgos laborales
42. Fecha inicial: Registrar la fecha de inicio de la convocados para atender situaciones de emergencias, calamidades, desastres y eventos antrópicos en formato día, mes y año.
43. Fecha final: Registrar la fecha final de la convocados para atender situaciones de emergencias, calamidades, desastres y eventos antrópicos en formato día, mes y año.
Datos relacionados con la dedicación de tiempo destinado para la ejecución del trabajo o la práctica formativa (aplica para trabajadores dependientes y estudiantes).
44. Jornada establecida: Seleccione y marque con X la jornada establecida para ejecutar el trabajo o la práctica formativa, de acuerdo con las siguientes opciones:
La jornada establecida para ejecutar el trabajo o la práctica formativa
| A. | Jornada única |
| B. | Turnos |
| C. | Rotativa |
B. REPORTE DE NOVEDADES.
Si el trámite es de reporte de novedades, tenga en cuenta lo siguiente:
1. El Reporte de novedades no puede realizarse simultáneamente con la afiliación. La novedad es la modificación de los datos reportados en la afiliación o de la condición de la afiliación.
2. El Reporte de novedades solo puede ser realizado por quien realiza la afiliación y el afiliado, según corresponda.
3. La Administradora de Riesgos Laborales ARL no podrá reportar a la base de datos de los afiliados vigente novedades que no hayan sido reportadas por el responsable de la afiliación o por el afiliado mediante la suscripción del Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades de trabajadores, contratistas y estudiantes al Sistema General de Riesgos Laborales.
4. Diligenciar los espacios de los capítulos I y II los cuales son obligatorios.
5. Registrar en las casillas del numeral 46, los datos correspondientes a la identificación de quien se registre la novedad ya sea el afiliado o del responsable de la afiliación (Dato obligatorio), después de la modificación.
6. Marcar con una X, en el capítulo VIII, Autorizaciones las casillas 51, 52 y 53 según corresponda.
7. Firmar en el capítulo IX en la casilla 54.
8. Marcar con una X en el capítulo X. Anexos los que se acompañen al formulario casillas 56, 57 y 58 según corresponda.
45. Tipo de novedad: Marque con una X la casilla que corresponda al tipo de novedad que va a registrar, de acuerdo con las siguientes opciones:
Tipo de novedad
| 1. | Ingreso |
| 2. | Retiro |
| 3. | Retiro por muerte del afiliado |
| 4. | Incapacidad temporal por enfermedad general |
| 5. | Incapacidad por accidente de trabajo o enfermedad laboral |
| 6. | Vacaciones, Licencia remunerada |
| 7. | Suspensión temporal del contrato de trabajo o práctica formativa o trabajo penitenciario indirecto o licencia no remunerada |
| 8. | Licencia de maternidad o paternidad |
| 9. | Modificación datos básicos de identificación del afiliado |
| 10. | Actualización y corrección datos complementarios del afiliado |
| 11. | Modificación ingreso base de cotización |
| 12. | Actualización del documento de identificación del responsable de la afiliación |
| 13. | Corrección de datos básicos de identificación del responsable de la afiliación |
| 14. | Variación centro de trabajo |
| 15. | Cambio de ocupación u oficio del afiliado |
| 16. | Traslado de ARL |
46. Datos de identificación de quien se registre la novedad (afiliado o el responsable de la afiliación). Dato Obligatorio. Está novedad se registra cuando el afiliado o el responsable de la afiliación modifica uno o varios de los datos básicos de su identificación, para lo cual debe presentar el documento de identificación, en el que consten tales modificaciones marcando con una X en el numeral 45 “Tipo de novedad” el numeral 9 si la novedad corresponde al afiliado o el numeral 12 si la novedad corresponde al responsable de la afiliación. Deberá registrarse la información que corresponda después de la modificación.
Datos básicos de identificación: Estos datos deben ser registrados en las casillas correspondientes, en forma idéntica a como aparecen en el documento de identificación.
- Primer apellido
- Segundo apellido (Cuando aplique)
- Primer nombre
- Segundo nombre (Cuando aplique)
Tipo de documento de identificación: Registrar en el espacio el código que corresponde al documento con el cual se va a identificar, de acuerdo con las siguientes opciones:
| Código | Tipo de documento de identificación |
| NI | Número de identificación tributaria |
| TI | Tarjeta de Identidad, es el documento expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil con el que se identifican los menores entre de edad entre 7 y 17 años. Debe ser reemplazada por la cédula de ciudadanía. |
| CC | Cédula de ciudadanía, es el documento expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil con el que se identifican las personas al cumplir 18 años. |
| CE | Cédula de extranjería, es el documento de identificación expedido por Migración Colombia, que se otorga a los extranjeros titulares de una visa superior a 3 meses y a sus beneficiarios, con base en el Reporte de Extranjeros. La Vigencia de la Cédula de Extranjería será por un término de 5 años. |
| PA | Pasaporte, es el documento que acredita la identidad de un extranjero que cuenta con una visa para trabajar en Colombia y no se encuentra obligado a tramitar una cédula de extranjería, y de los extranjeros menores de 7 años. |
| CD | Carnet diplomático, es el documento que identifica a extranjeros que cumplen funciones en las embajadas, legaciones, consulados y delegaciones en representación de gobiernos extranjeros. |
| SC | Salvoconducto de permanencia, es un documento de carácter temporal expedido por la Unidad Administrativa Especial de Migración Colombia a los extranjeros que deban permanecer en el país mientras resuelven su situación de refugiados o asilados. Tiene una validez de tres meses y debe ser renovado o sustituido por la cédula de extranjería. |
| PE | Permiso Especial de Permanencia, es un documento expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores mediante la Resolución 5797 de 2017, para los nacionales venezolanos. |
Número del documento de identificación: Corresponde al número con el cual se identifica como persona única y debe registrarlo exactamente como figura en el documento de identificación.
47. Datos complementarios de quien se registre la novedad (aplica solo a afiliados). Está novedad se reporta cuando el afiliado modifica uno o varios de los datos complementarios y se ha marcado con una X en el numeral 45 “Tipo de novedad” la novedad del numeral 10.
Datos personales: Estos datos deben registrarse para el afiliado al Sistema General de Riesgos Laborales SGRL, según corresponda.
Entidad Promotora de Salud - EPS: Lo suministra el afiliado. Escriba el nombre de la Entidad Promotora de Salud - EPS en la cual se encuentra registrada.
Administradora de Pensiones - AFP: Lo suministra el afiliado. Registre el nombre de la Entidad Administradora de Pensiones donde se encuentra afiliado.
Ingreso Base de Cotización – IBC: Lo suministra el afiliado. Registre la modificación el valor del salario o del ingreso mensual sobre el cual va a pagar los aportes al Sistema General de Riesgos Laborales SGRL.
Para el efecto, puede consultar la siguiente tabla:
| Tipo de afiliado | Ingreso base de cotización (IBC) |
| Dependiente | Salario mensual percibido. |
| Independiente con contrato de prestación de servicios superior a 1 mes | 40% del valor de honorarios pactado mensualmente en el contrato. |
| Independiente voluntario a riesgos laborales | 40% del valor total de honorarios percibidos al mes por la ocupación u oficio. |
| Trabajador Penitenciario indirecto | No puede ser inferior a un salario mínimo legal mensual vigente. |
| Estudiantes | Un salario mínimo legal mensual vigente. |
| Voluntario en Primera Respuesta aporte solo riesgos laborales | Un salario mínimo legal mensual vigente. |
Residencia: Diligencie los datos de modificación del lugar donde reside el afiliado al Sistema General de Riesgos Laborales SGRL
- Dirección
- Teléfono fijo
- Teléfono celular
- Correo electrónico
- Municipio/Distrito
- Zona: Urbana o Rural donde se ubica el nuevo sitio de residencia
- Localidad/Comuna si existen en su ciudad
- Departamento
En el caso de Bogotá, D.C., debe escribir en el campo departamento: Bogotá, D.C.
48. Datos novedades relacionadas con el reporte de fechas. Está novedad se reporta cuando el afiliado presenta una novedad que incide en la cobertura del Sistema General de Riesgos Laborales SGRL por un período temporal o definitivo y si ha marcado con una X en el numeral 45 “Tipo de novedad” los numerales de las novedades 1 al 8, según corresponda, y deberá registrarse:
Fecha inicial: Registrar la fecha de inicio de la novedad en formato día, mes y año.
Fecha final: Registrar la fecha final de la novedad en formato día, mes y año. Si el Tipo de novedad registrado es 1. Ingreso; 2. Retiro o 3. Retiro por muerte del afiliado únicamente deberá registrarse los datos correspondientes a la fecha inicial.
49. Administradora de Riesgos Laborales anterior. Está novedad aplica solo al trabajador independiente que se traslade de Administradora de Riesgos Laborales ARL y haya marcado con una X en el numeral 45 “Tipo de novedad” la novedad del numeral 16, para el efecto deberá registrar el nombre de la Administradora de Riesgos laborales la ARL de la cual se traslada.
50. Datos relacionados con el sitio de trabajo o del lugar donde se realiza la práctica formativa o del lugar donde se realiza el trabajo penitenciario indirecto: Está novedad se reporta cuando el responsable de la afiliación modifica las condiciones de ejecución de la actividad o de la práctica formativa, y se ha marcado con una X en el numeral 45 “Tipo de novedad”, la novedad del numeral 14, cuando exista variación del centro de trabajo identificándolo de acuerdo con las siguientes opciones:
Sitio de trabajo o lugar donde se realiza la práctica formativa
| A. | Sede principal |
| B. | Centro de Trabajo |
Código de la actividad económica. Registre según corresponda el código que se encuentra asignado en la tabla de clasificación de actividades económicas para el Sistema General de Riesgos Laborales SGRL, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1607 de 2002 o aquel que lo modifique, adicione o sustituya, de acuerdo con el nuevo centro de trabajo.
Clase de riesgo. Identifique y marque con una X la clase de riesgo del afiliado al Sistema General de Riesgos Laborales SGRL de acuerdo con las siguientes opciones, que le aplique al nuevo centro de trabajo:
| Clase de riesgo | |
| I. | Clase I |
| II. | Clase II |
| III. | Clase III |
| IV. | Clase IV |
| V. | Clase V |
Sitio de trabajo: Diligencie los datos del nuevo lugar donde el afiliado al Sistema General de Riesgos Laborales SGRL realizará su actividad o práctica formativa.
- Dirección
- Teléfono fijo
- Teléfono celular
- Correo electrónico
- Municipio/Distrito
- Zona: Urbana o Rural donde se ubica la residencia
- Localidad/Comuna si existen en su ciudad
- Departamento
En el caso de Bogotá, D.C., debe escribir en el campo departamento: Bogotá, D.C.
Si la opción marcada con una X en el numeral 45, “Tipo de novedad”, es la novedad del numeral 15, deberá registrar:
Código de ocupación u oficio: Registre el nuevo código que se encuentra asignado en la tabla de ocupaciones u oficio para el Sistema General de Riesgos Laborales SGRL de acuerdo con lo establecida en el Decreto 1563 de 2016 o aquel que lo modifique, adicione o sustituya.
CAPÍTULO VIII. AUTORIZACIONES
Marque con una X las autorizaciones que se describan en los numerales 51, 52 y 53 según corresponda:
51. Autorización para que la ARL reporte la información que se genere de la afiliación o del reporte de novedades a la base de datos de afiliados vigente y a las entidades públicas que por sus funciones la requieran.
52. Autorización para que la ARL maneje los datos personales del afiliado o del responsable de la afiliación de acuerdo con lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 compilado en el Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
53. Autorización para que la ARL envíe información al correo electrónico o al celular como mensajes de texto.
CAPÍTULO IX. FIRMAS
Este formulario debe suscribirse por el responsable de la afiliación o el afiliado, según corresponda, de conformidad con la normativa vigente, que tenga a su cargo la afiliación o el reporte de novedades.
En las casillas 54 y 55 debe ir la firma de:
54. El responsable de la afiliación o el afiliado, según corresponda.
55. El nombre y firma del funcionario de la Administradora de Riesgos Laborales. Con la firma contenida en el numeral 54 el responsable de la afiliación o el afiliado, según corresponda, manifiesta la veracidad de la información registrada y de las autorizaciones contenidas en el capítulo VIII del formulario.
CAPÍTULO X. ANEXOS
Marque con una X las autorizaciones que se describan en los numerales 56, 57 y 58 según lo requiera el trámite que realiza.
56. Documento de identidad: NI, TI, CC, CE, PA, CD, SC, PE.
57. Formato diligenciado de la identificación de peligros.
58. Certificado de resultado del examen pre-ocupacional