RESOLUCIÓN 71857 DE 2022
(septiembre 29)
Diario Oficial No. 52.176 de 3 de octubre de 2022
ADMINISTRADORA DE RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023>
Por la cual se definen las especificaciones técnicas y operativas para el trámite de devolución de cotizaciones no compensadas a las EPS y EAS en el régimen contributivo, así como la devolución de aportes efectuados a la ADRES, y se dictan otras disposiciones.
EL DIRECTOR GENERAL DE LA ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD (ADRES),
en ejercicio de sus facultades, en especial, de las conferidas en el numeral 12 del artículo 9o del Decreto número 1429 de 2016 y en los artículos 2.6.4.7.2 y 2.6.4.7.3 del Decreto número 780 de 2016, en desarrollo de lo previsto en los artículos 2.1.5.2.10 y 2.6.4.3.3.2 del mismo Decreto, en concordancia con el artículo 13 del Decreto ley 1281 de 2002, y
CONSIDERANDO:
Que, mediante el artículo 66 de la Ley 1753 de 2015, el Legislador creó a la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES), como una entidad de naturaleza especial del nivel descentralizado del orden nacional, adscrita al Ministerio de Salud y Protección Social, con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio independiente, cuyo objeto es la administración de los recursos que financian el aseguramiento en salud.
Que, para el desarrollo de su objeto, el Legislador en el artículo 66 de la Ley 1753 asignó a la ADRES la función de efectuar la liquidación, reconocimiento y giro de las Unidades de Pago por Capitación y demás recursos del aseguramiento obligatorio en salud, labor que, para el caso del régimen contributivo de salud, se ejecuta en el proceso de devolución de cotizaciones.
Que el cobro de las devoluciones de cotizaciones no compensadas en el régimen contributivo por parte de las EPS y EAS a la ADRES se encuentra reglamentado en el artículo 2.6.4.3.1.1.8. del Decreto número 780 de 2016.
Que el artículo 2.6.4.3.3.2 del referido Decreto dispone que “Cuando un afiliado a los regímenes de excepción y especial con ingresos adicionales solicite la devolución de pagos erróneamente efectuados, la ADRES realizará la validación y entrega de resultados dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de presentación de la solicitud. Cuando corresponda, el respectivo empleador certificará lo pertinente”.
Que el parágrafo del artículo 2.6.4.3.3.2 del Decreto número 780 de 2016 dispone que “Los afiliados a que hace referencia el presente artículo, solo podrán solicitar ante la ADRES la devolución de pagos erróneamente efectuados, dentro de los doce (12) meses siguientes a la fecha de pago”.
Que las especificaciones, la estructura y los formularios que soportan el proceso de devolución de cotizaciones no compensadas se encuentran contenidos en la Resolución número 1110 de 2022 expedida por la ADRES.
Que, por otra parte, el artículo 2.6.4.3.3.2 del Decreto número 780 de 2016, dispone, entre otros, que las devoluciones a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud deberán ser tramitadas por los aportantes ante la ADRES, por afiliados a los regímenes especiales o de excepción con ingresos adicionales sobre los cuales se encuentran obligados a cotizar.
Que el artículo 2.1.5.2.10 del Decreto número 780 de 2016 referente al Mecanismo de Afiliación del Régimen Subsidiado a través de la Contribución Solidaria dispone que “los aportantes podrán solicitar a la ADRES la devolución de la contribución solidaria cuando se efectúe de manera errónea o sin que haya lugar a la misma, dentro de los doce (12) meses siguientes a la fecha de pago”.
Que el artículo 7o de la Resolución número 5510 de 2013 establece que los aportantes podrán solicitar al administrador fiduciario de los recursos del FOSYGA hoy la ADRES, dentro de los doce (12) meses siguientes a la fecha de pago, la devolución de los aportes realizados erróneamente y corresponderá a esta Entidad determinar la procedencia de la devolución de tales aportes.
Que en los artículos 29 y siguientes de la Resolución número 51399 de 2022 de la ADRES, se estableció lo relativo a la devolución del pago erróneo de la contribución solidaria.
Que, en desarrollo de las normas antes indicadas y en el marco de los principios que rigen la administración pública, entre otros, el debido proceso, eficacia, eficiencia y celeridad aplicables a los procesos a cargo de la ADRES, resulta necesario, consolidar en un único instrumento normativo las especificaciones técnicas y operativas, la estructura de datos y los formularios que soportan el proceso de devoluciones de cotizaciones no compensadas a las EPS y EAS en el régimen contributivo, así como aquellas relativas a la devolución de aportes efectuados erróneamente a la ADRES.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ASPECTOS GENERALES.
ARTÍCULO 1o. OBJETO. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> La presente resolución tiene por objeto definir las especificaciones técnicas y operativas para la devolución de cotizaciones a las EPS y EAS en el régimen contributivo, así como determinar la estructura de la información que soporta el proceso de devoluciones de cotizaciones en el régimen contributivo. Así mismo, fijar las especificaciones operáticas frente a la devolución de aportes erróneamente efectuados a la ADRES o de la tarifa liquidada en el mecanismo de afiliación al régimen subsidiado a través de la contribución solidaria.
Así mismo, tiene por objeto determinar la estructura de la información que soporta el proceso de devoluciones de cotizaciones en el régimen contributivo.
ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> Las disposiciones contenidas en la presente resolución aplican a las Entidades Promotoras de Salud (EPS) que operan en el régimen contributivo, a las Entidades Adaptadas en Salud (EAS) y a la ADRES.
Así mismo aplica a las personas naturales y jurídicas legitimadas para solicitar la devolución de cotizaciones erróneamente efectuadas a la ADRES y a los afiliados que contribuyen en el mecanismo de Contribución Solidaria.
ARTÍCULO 3o. DEFINICIONES. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> Para efectos del presente acto administrativo, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
a) Pago errado o sin estar obligado: Corresponde a los aportes o valor de la UPC adicional, realizadas por colombianos que han establecido su residencia fuera del territorio nacional, afiliados a los regímenes especiales o de excepción que no reportaron ingresos adicionales durante el periodo solicitado, cotizantes que no se encontraban con afiliación activa a una EPS o cotizantes que cambiaron de régimen de afiliación.
b) Aportes por personas fallecidas: Corresponde a los aportes efectuados por un afiliado que para el periodo del aporte había fallecido.
c) Conciliación entre ESE y EPS (SGP): Corresponde a la solicitud de devolución de aportes del Sistema General de Participaciones SGP, resultado de una conciliación entre la EPS y la ESE.
d) Intereses de mora: Corresponde al valor pagado por el aportante causado por el pago extemporáneo del aporte al Sistema General de Seguridad Social en Salud. La procedencia de su devolución se encuentra supeditada a la devolución del aporte que lo originó.
e) Recaudo fuera de PILA: Corresponde a las cotizaciones recaudadas por un mecanismo diferente al de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes.
f) Aporte doble: Corresponde a un pago doble realizado por un aportante a la ADRES para un mismo periodo.
g) Sentencia judicial: Es una resolución de carácter jurídico que expresa una decisión definitiva sobre un proceso. Dicha sentencia debe ordenar a la ADRES la devolución de los aportes.
h) Devoluciones aprobadas y no reclamadas por el aportante: Corresponde a la devolución de recursos que le fueron devueltos previamente a las EPS – EOC y no fueron reclamados de manera oportuna por el aportante, en consideración de lo dispuesto en el artículo 13 del Decreto ley 1281 de 2002 modificado por el artículo 93 del Decreto ley 2106 de 2019.
i) Aportes con mayor valor pagado: Corresponde a los aportes efectuados por afiliados a los regímenes especiales o de excepción que exceden el monto que deben realizar de acuerdo con los ingresos adicionales o que excedan posterior a una conciliación o modificación de una liquidación oficial de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP) o de un ajuste efectuado por la citada entidad a las pensiones por compartibilidad.
ARTÍCULO 4o. ANEXOS TÉCNICOS. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> Con la presente resolución se adoptan los siguientes anexos técnicos:
1. Anexo técnico 1. Estructura de datos del proceso de devolución de cotizaciones. Contiene el detalle de los registros presentados por las EPS y EAS o los aportantes de la solicitud de devolución de cotizaciones.
2. Anexo técnico 2. Formularios de resultado de la devolución de cotizaciones. Corresponde a los formatos mediante los cuales se presentan los resultados consolidados del proceso de devolución en el régimen contributivo.
3. Anexo técnico 3. Causales de inconsistencia en el proceso de devolución de cotizaciones. Corresponde a las causales y códigos de glosa, generados cuando se presentan inconsistencia en los registros presentados por parte de la EPS y EAS.
PLATAFORMA ELECTRÓNICA DE DEVOLUCIONES DE COTIZACIONES.
REGISTRO.
ARTÍCULO 5o. REGISTRO. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> Para la presentación de solicitudes de devolución de cotizaciones, las EPS y EAS en el régimen contributivo, los aportantes –personas jurídicas y naturales–, en el caso de afiliados a los regímenes especiales o de excepción con ingresos adicionales o aquellos que hayan efectuado aportes directamente a la ADRES y los afiliados que contribuyen solidariamente, deberán registrarse en la plataforma electrónica dispuesta para tal efecto por la ADRES, la cual dispondrá de las siguientes condiciones:
1. Creación y actualización de datos. Para cualquier trámite contemplado en el presente acto administrativo, las EPS y EAS y los aportantes deberán ingresar a la plataforma electrónica y realizar el registro o actualización de sus datos.
2. Registro de dirección. Los aportantes en el caso de afiliados a los regímenes especiales o de excepción con ingresos adicionales; o aquellos que hayan efectuado aportes directamente a la ADRES; y los afiliados al mecanismo de la contribución solidaria; deberán registrar en la plataforma electrónica dispuesta para tal efecto la dirección para la notificación de los actos administrativos expedidos por la ADRES en el proceso de devolución de cotizaciones, la cual podrá ser física o electrónica.
3. Información financiera. El aportante, ya sea persona jurídica en su calidad de empleador o fondo de pensiones, o persona natural tratándose de trabajador independiente o responsable del pago, deberá adjuntar en la plataforma electrónica dispuesta la certificación bancaria y el Registro Único Tributario –RUT– expedido por la DIAN, siempre que se esté obligado a tenerlo por sus actividades económicas.
PARÁGRAFO. Para el caso de la afiliación al régimen subsidiado a través del mecanismo de contribución solidaria deberá tenerse en cuenta el mecanismo electrónico de devolución de la contribución solidaria de que trata el artículo 31 de la Resolución número 51399 de 2022 o la que la modifique o sustituya.
ARTÍCULO 6o. SOLICITUDES. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> Las EPS y EAS en el régimen contributivo y los aportantes –personas jurídicas y naturales–, en el caso de afiliados a los regímenes especiales o de excepción con ingresos adicionales o aquellos que hayan efectuado aportes directamente a la ADRES y los afiliados al régimen subsidiado a través del mecanismo de contribución solidaria que requieran adelantar algún trámite de solicitud de devolución de cotizaciones ante la ADRES, deberán presentar la solicitud mediante la plataforma tecnológica.
REPORTE DE LA INFORMACIÓN.
ARTÍCULO 7o. REPORTE DE LA INFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> Para la presentación de las solicitudes por parte de las EPS y EAS en el régimen contributivo, los aportantes –personas jurídicas y naturales–, en el caso de afiliados a los regímenes especiales o de excepción con ingresos adicionales o aquellos que hayan efectuado aportes directamente a la ADRES y los afiliados al régimen subsidiado a través del mecanismo de contribución solidaria, se deberá reportar la información requerida en la plataforma, necesaria para la validación de la procedencia de la devolución de cotización solicitada.
ARTÍCULO 8o. OPORTUNIDAD DEL REPORTE. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> Las solicitudes de devolución de cotizaciones se deberán presentar teniendo en cuenta lo siguiente:
8.1. Cotizaciones no compensadas en el régimen contributivo. El término para solicitar la devolución de cotizaciones no compensadas es de un año desde la fecha de pago del aporte a través de la PILA
Las EPS y EAS deberán presentar la información de acuerdo con el calendario de procesos definido por la ADRES cada mes hasta las 10 a. m.
8.2. Aportes efectuados a la ADRES. Los aportantes –persona natural o jurídica– por afiliados al régimen especial y de excepción con ingresos adicionales o aquellos que hayan efectuado aportes directamente a la ADRES deberán solicitar la devolución del aporte dentro de los 12 meses siguientes a su fecha de pago a través de la PILA.
Los aportantes que realicen la solicitud de devolución por más de un cotizante lo deben realizar con el archivo establecido en el numeral 1.3 del Anexo Técnico 1.
8.3. Tarifa liquidada en el mecanismo de la contribución solidaria. Los afiliados al régimen subsidiado mediante el mecanismo de la contribución solidaria deberán solicitar la devolución del aporte dentro de los 12 meses siguientes a su fecha de pago a través de la PILA.
Bajo ningún caso, la solicitud extemporánea dará lugar a la devolución del aporte o de la tarifa liquidada en el mecanismo de la contribución solidaria.
ARTÍCULO 9o. REPORTE PARA EL RÉGIMEN CONTRIBUTIVO. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> En el caso de solicitudes de las devoluciones de cotizaciones por las EPS y EAS, el reporte de la información deberá efectuarse de una de las siguientes maneras:
9.1. Por medio del archivo “DEVOLCODENTIDADDDMMA.TXT” con la estructura prevista en los numerales 1.1.1 y 1.1.2 del anexo técnico 1 del presente acto administrativo. Los registros por presentar para devolución deberán corresponder con cotizaciones efectuadas con anterioridad al mes del proceso. El archivo debe contar con la firma digital del representante legal.
9.2. Por medio de un servicio web dispuesto en el portal web de la ADRES, en el cual remitirán los registros de devoluciones objeto de la solicitud. Esta opción se presenta para las EPS y EAS que cuenten con esta funcionalidad tecnológica.
PARÁGRAFO. Cuando la solicitud de devolución corresponda a excedentes de cotizaciones de SGP del período de octubre de 2013 a diciembre de 2016 o se presente por causal de excedentes del SGP, deberán remitirse además el acta de la conciliación y las estructuras previstas en el numeral 1.2 del anexo técnico 1 del presente acto administrativo.
La solicitud de devolución será presentada por el valor total de la cotización del afiliado o por los intereses moratorios correspondientes al valor de la cotización del afiliado.
ARTÍCULO 10. REPORTE PARA AFILIADOS A LOS REGÍMENES ESPECIALES O DE EXCEPCIÓN CON INGRESOS ADICIONALES O AQUELLOS QUE HAYAN EFECTUADO APORTES DIRECTAMENTE A LA ADRES. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> En el caso de solicitudes de devolución efectuada por aportantes –personas jurídicas y naturales–, en el caso de afiliados a los regímenes especiales o de excepción con ingresos adicionales o aquellos que hayan efectuado aportes directamente a la ADRES, el reporte de la información deberá efectuarse de una de las siguientes maneras:
10.1. Con un archivo en la estructura definida en el numeral 1.3 del Anexo Técnico 1 del presente acto administrativo.
10.2. Por medio de la generación del formulario de solicitud en la plataforma tecnológica.
ARTÍCULO 11. REPORTE PARA AFILIADOS EN RÉGIMEN SUBSIDIADO A TRAVÉS DE LA CONTRIBUCIÓN SOLIDARIA. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> En el caso de solicitudes de devolución efectuadas por aportantes –personas naturales– afiliados en el régimen subsidiado a través del mecanismo de contribución solidaria, la solicitud la deberán realizar mediante la generación del formulario implementado en la plataforma tecnológica, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 31 de la Resolución número 51399 de 2020 o la que la modifique o sustituya.
ARTÍCULO 12. SOPORTES. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> En el caso de solicitudes que tengan origen en sentencias judiciales, será necesario allegar el respectivo fallo, en el que se ordena a la ADRES la respectiva devolución. Cuando la solicitud de devolución de cotizaciones se origine en una orden judicial, las EPS y EOC remitirán a la ADRES, por la herramienta tecnológica dispuesta, dos días antes de la fecha del subproceso, a más tardar a las 10 a. m., copia de la providencia judicial que ordena la devolución de la cotización. La remisión extemporánea o incompleta de este documento impedirá el procesamiento del registro reportado bajo la causal de devolución de providencia judicial.
Cuando la devolución de aportes por afiliados a los regímenes especiales o de excepción con ingresos adicionales corresponda a un mayor valor pagado, derivado de una reliquidación por parte de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP) o de un pago errado o sin estar obligado, por residir en el exterior, deberán remitirse los siguientes soportes:
– Documento de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP), entidad competente en la que se detalle el mayor valor pagado, objeto de la devolución.
– Certificado del consulado o embajada en el que se acredite la residencia en el exterior.
ARTÍCULO 13. ALERTAS DE RADICACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> En el caso en que se detecten inconsistencias en la información reportada, respecto a i) existencia del afiliado, ii) extemporaneidad en la solicitud y iii) presentación duplicada en la misma solicitud, la plataforma alertará de las mismas al usuario, con el fin de que este proceda con la anulación o modificación del registro solicitado o en caso contrario, continúe con la validación o resultado.
VALIDACIONES Y CÁLCULO.
VALIDACIONES.
ARTÍCULO 14. VALIDACIONES. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> Con la información reportada, la ADRES validará la solicitud presentada por la EPS o EAS o los aportantes –personas jurídicas y naturales–, en el caso de afiliados a los regímenes especiales o de excepción con ingresos adicionales o aquellos que hayan efectuado aportes directamente a la ADRES y afiliados al régimen subsidiado a través del mecanismo de contribución solidaria, con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa vigente para la procedencia de la devolución de la cotización o tarifa liquidada en el mecanismo de la contribución solidaria.
Para el efecto, se efectuarán cruces de información de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA), de la base de datos que consolida la información reportada por las entidades que operan los regímenes especiales y de excepción (BDEX), de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), de la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC), de la que se reciba del Ministerio de Salud y Protección Social respecto a personas fallecidas y documentos no válidos, de la base de datos del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (INPEC), de Migración Colombia y de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP).
PARÁGRAFO. En el caso de las devoluciones aplicables al mecanismo de contribución solidaria, la ADRES validará la solicitud, en primera instancia, con las notas crédito y débito que resulten del cierre de cuentas por cada cabeza de familia, responsable del pago de su núcleo familiar; como entidad encargada del recaudo y administración.
ARTÍCULO 15. REGLAS DE VALIDACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> De acuerdo con la normativa vigente, para la devolución de aportes o la tarifa liquidada en el mecanismo de la contribución solidaria, por parte de la ADRES se tendrán en cuenta las siguientes reglas:
1. Cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social en Salud. Por el afiliado cotizante deben existir aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud para el periodo objeto a devolución, ya sea al régimen contributivo o al Sistema como afiliado al régimen especial o de excepción con ingresos adicionales o aquellos que hayan efectuado aportes directamente a la ADRES o de afiliados que contribuyen solidariamente.
No serán objeto de devolución aquellas cotizaciones que fueron tenidas en cuenta para el reconocimiento de prestaciones económicas.
2. Afiliación. El afiliado por el cual se solicita la devolución de la cotización o la tarifa liquidada en el mecanismo de la contribución solidaria debe existir y debe encontrarse en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) o en la Base de Datos del Régimen Especial y de Excepción (BDEX), según sea el caso.
3. Oportunidad. La radicación de la solicitud de la devolución de la cotización o tarifa liquidada en el mecanismo de la contribución solidaria debe efectuarse dentro de los términos señalados en la ley para el efecto.
4. Fallecidos. En el caso en que se solicite la devolución de aportes o tarifa liquidada en el mecanismo de la contribución solidaria efectuados por un afiliado fallecido, este debe encontrarse en la Base de Datos de la RNEC o en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) en estado fallecido y el mes de fallecimiento debe corresponder al periodo objeto de devolución.
5. Existencia recaudo. En el caso de recaudo fuera de PILA de que trata la Resolución número 1111 de 2022, la EPS o EAS debe haber reportado y clasificado este recaudo como fuera de PILA.
6. Involucrados en el reconocimiento de prestaciones económicas. Los aportes que hayan sido tenidos en cuenta para el reconocimiento de prestaciones económicas, tales como incapacidades por enfermedad general o licencias de maternidad o paternidad, no serán tenidos en cuenta para las solicitudes de devolución.
7. Devolución previa. En el caso en que se haya surtido el proceso de devolución en el régimen contributivo y la EPS o EAS haya devuelto el aporte por no ser objeto de reclamación del aportante dentro del término previsto en el artículo 13 del Decreto ley 1281 de 2002, el aporte no podrá ser objeto de devolución nuevamente.
ARTÍCULO 16. TÉRMINO PARA LA VALIDACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> La ADRES realizará la validación de las condiciones para la devolución de cotizaciones en los siguientes términos:
1. En el caso de solicitudes de cobro de las EPS y EAS, dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a la fecha de presentación, el último día hábil de la primera semana de cada mes.
2. En caso de las devoluciones de cotizaciones realizadas por afiliados al régimen especial o de excepción con ingresos adicionales se realizará dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de la radicación de la solicitud
3. En caso de las devoluciones de cotizaciones efectuadas por aportantes directamente a la ADRES y de la tarifa liquidada en el mecanismo de la contribución solidaria, se realizará dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de la radicación de la solicitud.
PARÁGRAFO. En el caso de los numerales 2 y 3 del presente artículo deberá tenerse en cuenta el procedimiento administrativo adelantado y se suspenderán los términos de acuerdo con lo previsto en el artículo 17 de la Ley 1437 de 2011 y con ocasión de la práctica de pruebas de haber lugar a ello.
CÁLCULO.
ARTÍCULO 17. CÁLCULO. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> La ADRES procederá con la devolución de cotizaciones, teniendo en cuenta las siguientes reglas para su cálculo:
1. Para el caso de las solicitudes reportadas por la EPS o EAS la devolución se realizará por el valor total pagado; para el caso de devolución de intereses se validará que el valor reportado sea igual o menor al valor total de intereses de esa PILA para esa EPS o EAS.
2. Para los afiliados al régimen subsidiado a través del mecanismo de contribución solidaria la devolución será por el valor total de pago o el valor parcial, por el núcleo familiar. La devolución del valor de manera parcial aplica cuando se presentó el cambio de uno de los integrantes del núcleo familiar o por cambio de régimen durante el periodo objeto a devolución.
3. Todas las variables de cálculo deberán estar aproximadas al entero superior más cercano.
4. En el caso de solicitudes por parte de los aportantes –personas jurídicas y naturales–, en el caso de afiliados a los regímenes especiales o de excepción con ingresos adicionales o aquellos que hayan efectuado aportes directamente a la ADRES y los afiliados al régimen subsidiado a través del mecanismo de contribución solidaria, se tendrá en cuenta lo siguiente:
4.1. Pago errado o sin estar obligado: La ADRES procederá a dividir el Ingreso Base de Cotización –IBC– reportado en la PILA entre los días reportados en la planilla. Sobre el resultado de esta operación, se calculará el valor a devolver por los días en que no existió obligación de pago.
4.2. Exonerados: La devolución se efectuará restando el valor del aporte del porcentaje que le corresponde al empleador exonerado al IBC reportado en la PILA.
RESULTADO.
RÉGIMEN CONTRIBUTIVO.
ARTÍCULO 18. RESULTADO. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> El resultado de las validaciones efectuadas por la ADRES será:
1. Aprobada. Cuando la solicitud cumpla con todos los requisitos señalados por la normativa vigente.
2. Negada. Cuando la información reportada no cumple con las validaciones establecidas en el Anexo 3 de la presente resolución y da lugar a la imposición de una glosa.
ARTÍCULO 19. PUBLICACIÓN DEL RESULTADO. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> La ADRES reportará a las EPS y EOC, mediante la herramienta tecnológica dispuesta y en los cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud de devolución, el detalle de los registros aprobados y negados en los archivos “DEVOL”, con la estructura prevista en el numeral 1.1 del anexo técnico 1 del presente acto administrativo, según corresponda y en el “Formulario de devolución de cotizaciones” adoptado en el numeral 1 del anexo técnico 2 de la presente resolución. Las causales de inconsistencia son las previstas en el numeral 1 del anexo técnico 3 del presente acto administrativo. Adicionalmente, mediante la herramienta tecnológica dispuesta, informará a los aportantes el detalle de la devolución de cotizaciones aprobadas.
ARTÍCULO 20. RECONOCIMIENTO. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> Las solicitudes aprobadas en el proceso de devolución de cotizaciones no compensadas serán objeto de pago por parte de la ADRES a la EPS o EAS solicitante en la cuenta maestra de pagos registrada por la entidad aseguradora.
APORTES EFECTUADOS A LA ADRES.
ARTÍCULO 21. ACTO ADMINISTRATIVO EMITIDO POR LA ADRES. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> La ADRES procederá a determinar mediante acto administrativo la procedencia o no de la devolución de aportes solicitada por los aportantes –personas jurídicas y naturales–, en el caso de afiliados a los regímenes especiales o de excepción con ingresos adicionales o aquellos que hayan efectuado aportes directamente a la ADRES, el cual deberá ser notificado personalmente a la dirección física o electrónica registrada de acuerdo con lo previsto en el artículo 5o del presente acto administrativo.
ARTÍCULO 22. DEVOLUCIÓN DE LA CONTRIBUCIÓN SOLIDARIA. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> La ADRES determinará la procedencia de la devolución de la tarifa liquidada en el mecanismo de la contribución solidaria con fundamento en el marco normativo aplicable e informará mediante la herramienta tecnológica, el detalle del valor a reconocer, en los términos del artículo 31 de la Resolución número 51399 de 2022.
PARÁGRAFO TRANSITORIO. Hasta tanto la ADRES implemente el mecanismo electrónico, la devolución del pago erróneo de la contribución solidaria se hará de forma manual, para lo cual el aportante deberá realizar su solicitud a través de los canales de radicación de correspondencia establecidos por esta Entidad.
PAGO.
ARTÍCULO 23. PAGO A EPS Y EAS. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> La ADRES, una vez surtidas las validaciones y aprobada la solicitud, procederá con el giro de recursos a la cuenta maestra de pagos de la EPS o EAS.
ARTÍCULO 24. PAGO DE LA DEVOLUCIÓN DE LA COTIZACIÓN POR AFILIADOS AL RÉGIMEN ESPECIAL O DE EXCEPCIÓN CON INGRESOS ADICIONALES. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> La ADRES, una vez se encuentre en firme el acto administrativo mediante el cual reconoció la devolución de la cotización, procederá con el giro de recursos a la cuenta bancaria registrada por el aportante ante la ADRES según lo previsto en el artículo 5o del presente acto administrativo.
ARTÍCULO 25. PAGO DE LA DEVOLUCIÓN DE LA COTIZACIÓN POR AFILIADOS AL RÉGIMEN SUBSIDIADO A TRAVÉS DEL MECANISMO DE CONTRIBUCIÓN SOLIDARIA. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> La ADRES, una vez quede aprobada la solicitud de devolución, procederá con el respectivo giro de recursos a la cuenta bancaria o cuenta de trámite simplificado registrada por el responsable del pago ante la ADRES según lo previsto en el artículo 5o del presente acto administrativo.
El pago se realiza por la totalidad de la sumatoria de las tarifas de cada uno de los miembros mayores de edad del núcleo familiar, de acuerdo con la clasificación en el Sisbén en su última metodología, a cargo del cabeza de familia, teniendo en cuenta los intereses de mora en el pago si hay lugar, incluidos los rendimientos financieros causados.
OTRAS DISPOSICIONES.
ARTÍCULO 26. RESPONSABILIDAD DE PAGO A LOS APORTANTES. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> De acuerdo con el artículo 2.6.4.3.1.1.8 del Decreto número 780 de 2016, les corresponde a las EPS y EAS efectuar la devolución de los recursos aprobados a los aportantes. En ningún caso la ADRES reconocerá directamente la devolución de la cotización en el régimen contributivo en salud.
ARTÍCULO 27. RESPONSABILIDAD DE LA INFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> Las EPS y EAS en el régimen contributivo, los aportantes –personas jurídicas y naturales–, en el caso de afiliados a los regímenes especiales o de excepción con ingresos adicionales y responsables del pago, deberán garantizar en todo momento la calidad de la información reportada, la cual deberá ser veraz y confiable.
ARTÍCULO 28. REPORTE A UGPP. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> La ADRES reportará mensualmente a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP), la información relativa a las devoluciones efectuadas en los términos previstos en el presente acto administrativo.
ARTÍCULO 29. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> Las entidades que participen en el proceso de devolución de cotizaciones serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que les sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el Capítulo 25 del Título 2 del Libro 2 de la Parte 2 del Decreto número 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad y confidencialidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tienen acceso.
ARTÍCULO 30. TRANSITORIEDADES. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> Para efectos de dar cumplimiento a las disposiciones contenidas en la presente resolución, deberá tenerse en cuenta lo siguiente:
A partir de la entrada en vigencia de la presente resolución, las EPS y EAS deberán presentar la estructura de datos para las devoluciones en los términos establecidos en los numerales 1.1 y 1.2 del Anexo Técnico 1 de este acto administrativo y deberán presentar el formulario devolución de cotizaciones régimen contributivo establecido en el numeral 1 del Anexo Técnico 2.
La estructura de que trata el numeral 1.3 del Anexo Técnico 1, los formularios de los numerales 2 y 3 del Anexo Técnico 2 y el Anexo Técnico 3, serán exigibles a partir del 1 de abril de 2023. Hasta el 31 de marzo de 2023 se seguirán usando las causales de inconsistencia establecidas en la Resolución número 1110 de 2022 o la que la modifique o la sustituya.
Así mismo, la implementación y uso de la plataforma electrónica de devoluciones de cotizaciones será exigible de acuerdo con el cronograma de implementación que defina la ADRES. En cualquier caso, será exigible a partir del 1 de abril de 2023.
ARTÍCULO 31. VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 851 de 2023> La presente resolución entra en vigencia a partir de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias.
PARÁGRAFO. La aplicación de las estructuras establecidas en la presente resolución estará sujeta a la transitoriedad establecida en el artículo 30 del presente acto administrativo.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 29 de septiembre de 2022.
El Director General de la ADRES,
Jorge Enrique Gutiérrez Sampedro
ESTRUCTURA DE DATOS DEL PROCESO DE DEVOLUCIÓN DE COTIZACIONES.
1. Devolución de cotizaciones
1.1. Estructura para la devolución de cotizaciones
1.1.1 Estructura del nombre del archivo: DEVOLCODENTIDADDDMMA.TXT
Núm. de campo | Descripción | Longitud | Tipo de campo |
1 | Prefijo: Para este tipo de archivo siempre es DEVOL | 5 | Carácter |
2 | Código de la entidad: Código de la EPS o EOC | 6 | Alfanumérico |
3 | Fecha: Fecha de presentación del archivo del subproceso de devoluciones. El formato es DD/MM/ AAAA | 10 | Alfanumérico |
1.1.2 Estructura del archivo de devolución de cotizaciones
Núm. de Campo | Nombre | Descripción | Longitud | Tipo de Campo |
1 | Código de la EPS o EOC | Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC. | 6 | Carácter |
2 | Tipo de documento del afiliado | Corresponde a los tipos de documento del afiliado establecidos en la Resolución número 2388 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya. | 2 | Carácter |
3 | Número de documento del afiliado | Número de documento del afiliado. | 16 | Carácter |
4 | Primer apellido | Primer apellido del afiliado. | 20 | Carácter |
5 | Segundo apellido | Segundo apellido del afiliado. | 30 | Carácter |
6 | Primer nombre | Primer nombre del afiliado. | 30 | Carácter |
7 | Segundo nombre | Segundo nombre del afiliado. | 20 | Carácter |
Núm. de Campo | Nombre | Descripción | Longitud | Tipo de Campo |
8 | Tipo de cotizante | Corresponde a los tipos de cotizante establecidos en la Resolución número 2388 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya. | 2 | Numérico |
9 | Tipo de documento del aportante o cotizante | Corresponde a los tipos de documento del aportante o cotizante establecidos en la Resolución número 2388 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya. | 2 | Carácter |
10 | Número de documento del aportante o cotizante | Número de documento del aportante o cotizante | 20 | Carácter |
11 | Nombre del aportante o cotizante | Nombre de la empresa o persona natural. | 40 | Carácter |
12 | Serial HA | Número asignado al registro en el subproceso PILA Financiero | 16 | Alfanumérico |
13 | Fecha de radicación de la solicitud de devolución ante la EPS o EOC | Corresponde a la fecha en que el aportante radicó la solicitud de devolución de cotizaciones ante la EPS o EOC en formato (DD/MM/AAAA). | 10 | Carácter |
14 | Número de radicado asignado a la solicitud de devolución por la EPS- EOC | Corresponde al número interno de radicado asignado por la EPS o EOC a la solicitud de devolución. | 15 | Carácter |
15 | Causal por la cual se solicita la devolución de cotizaciones | Corresponde a la causal en la cual se enmarca la solicitud de devolución de aportes: 1. Pago errado o sin estar obligado: Corresponde a las cotizaciones o valor de la UPC adicional, pagada de manera errada, cotizantes que no se encontraba activos a una EPS o porque pagó sin estar obligado a hacerlo. 2. Aportes por personas fallecidas: Corresponde a las cotizaciones efectuadas por un afiliado que para el periodo del aporte había fallecido. 3. Conciliación entre ESE y EPS (SGP): Corresponde a la solicitud realizada por la EPS la cual es de cotizaciones correspondientes a excedentes del Sistema General de Participaciones SGP, previa conciliación con las ESE. 4. Intereses de mora: El interés moratorio es el pago adicional que se debe realizar siempre que se paguen de forma extemporánea los aportes a seguridad social. Para su procedencia se requerirá que la cotización del afiliado haya sido devuelta por este subproceso o por el de corrección de registros compensados. 5. Recaudo fuera de PILA: Corresponde a las cotizaciones recaudadas por un mecanismo diferente al de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes de cotizaciones diferentes a recursos del Sistema General de Participaciones. 6. Recaudo fuera de PILA: Corresponde a las cotizaciones recaudadas | 2 | Numérico |
Núm. de Campo | Nombre | Descripción | Longitud | Tipo de Campo |
por un mecanismo diferente al de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes de cotizaciones del Sistema General de Participaciones. 7. Aporte doble: Corresponde a un pago doble realizado por un aportante a la ADRES para un mismo periodo. 8. Sentencia Judicial: Es una resolución de carácter jurídico que expresa una decisión definitiva sobre un proceso. Dicha sentencia debe ordenar a la ADRES la devolución de los aportes. 9. Devoluciones aprobadas y no reclamadas por el aportante: Corresponde a la devolución de recursos que les fueron devueltos previamente a las EPS–EOC y no fueron reclamados de manera oportuna por el aportante. En caso de que la EPS – EOC realice la devolución de estos recursos, estos no son objeto de nuevo a devolución de acuerdo con lo establecido en la Norma XXX. | ||||
16 | Periodo de cotización | Corresponde al periodo objeto de la solicitud de devolución en formato (MM/AAAA). | 7 | Carácter |
17 | Código del operador de información | Corresponde a la identificación del operador de información. | 2 | Numérico |
18 | Número de planilla de liquidación | Corresponde al número asignado por el operador de información a la planilla de liquidación de aportes. | 15 | Numérico |
19 | Fecha de pago de la planilla de liquidación | Corresponde a la fecha en que el aportante realizó el pago de la cotización e intereses de mora a la EPS o EOC, en formato (DD/MM/AAAA). | 10 | Carácter |
20 | Número de radicado | Para antes de la salida del Decreto número 1437 de 2021, este dato corresponde al número de radicado asignado en el proceso de conciliación mensual, y para aquellas solicitudes a partir de la vigencia de Decreto número 1437 el número de radicado debe ser igual a cero. | 10 | Numérico |
21 | Valor de la cotización o de los intereses de mora objeto de la solicitud | Corresponde al valor de la cotización o de los intereses para el periodo objeto de la solicitud, expresado sin decimales | 10 | Numérico |
22 | Aprobación de la solicitud de devolución | Este campo se diligencia exclusivamente por la ADRES con el resultado del subproceso para cada registro: 1=Sí 2=No | 1 | Numérico |
23 | Inconsistencias | Este campo se diligencia exclusivamente por la ADRES, con el código asignado a la inconsistencia identificada en el registro. | 60 | Alfanumérico |
1.2 Estructura para la devolución de recursos del SGP
1.2.1 Estructura del nombre del archivo:
CAUSALSGPCODENTIDADDDMMAAAA.TXT
Núm. de campo | Descripción | Longitud | Tipo de campo |
1 | Prefijo: Para este tipo de archivo siempre es CAUSALSGP | 9 | Carácter |
2 | Código de la entidad: Código de la EPS o EOC | 6 | Alfanumérico |
3 | Fecha: Fecha de presentación del archivo del subproceso de devoluciones. El formato es DD/MM/AAAA | 10 | Alfanumérico |
1.2.2 Estructura del archivo de devolución de cotizaciones para solicitudes de SGP
Núm. de campo
1
2
3
4
5
6
7
8
1.3. Estructura para la devolución de afiliados al régimen especial y de excepción
1.3.1 Estructura del nombre del archivo: 99999999DDDMMAAAA.TXT
Núm. de campo | Descripción | Longitud | Tipo de campo |
1 | Número de identificación del aportante | 16 | Numérico |
2 | Fecha: Fecha de presentación del archivo del subproceso de devoluciones. El formato es DD/MM/AAAA | 10 | Alfanumérico |
1.3.2 Estructura del archivo de devolución de cotizaciones de afiliados al régimen especial y de excepción.
Campo | Nombre | Descripción | Longitud | Tipo de Campo |
1 | Tipo documento del afiliado | Corresponde a los tipos de documento del aportante o cotizante establecidos en la Resolución número 2388 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya. | 2 | Carácter |
2 | Núm. de identificación del afiliado. | Número de documento del aportante o cotizante | 20 | Numérico |
3 | Residente en el exterior | El campo debe de ser SÍ/NO | 2 | Carácter |
4 | Tipo de identificación del aportante | Corresponde a los tipos de documento del aportante o cotizante establecidos en la Resolución número 2388 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya. | 2 | Carácter |
5 | Número de identificación del aportante | Número de documento del aportante o cotizante | 20 | Numérico |
6 | Causal de devolución | 1. Pago errado o sin estar obligado: Corresponde a las cotizaciones o valor de UPC adicional, realizadas por colombianos que han establecido su residencia fuera del territorio nacional, afiliados a los regímenes especiales y exceptuados que no reportaron ingresos adicionales durante el periodo solicitado, cotizantes que no se encontraban activos a una EPS o cotizantes que cambiaron de régimen de afiliación. 2. Aportes por personas fallecidas: Corresponde a las cotizaciones efectuadas por un afiliado que para el periodo del aporte había fallecido. 3. Intereses de mora: El interés moratorio es el pago adicional que se debe realizar siempre que se paguen de forma extemporánea los aportes a seguridad social. Para su procedencia se requerirá que la cotización del afiliado haya sido devuelta por este subproceso. 4. Aporte doble: Corresponde a un pago doble realizado por un aportante a la ADRES para un mismo periodo. 5. Sentencia Judicial: Es una resolución de carácter jurídico que expresa una decisión definitiva sobre un proceso. Dicha sentencia debe ordenar a la ADRES la devolución de los aportes. 6. Aportes con mayor valor pagado: Corresponde a los aportes efectuados por afiliados a los regímenes especiales y exceptuados que exceden el monto que deben realizar de acuerdo con los ingresos adicionales o que excedan posterior a una conciliación o modificación de una liquidación oficial de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP) o de un ajuste efectuado por la citada Entidad a las pensiones por compartibilidad. Así mismo, este concepto aplica para mayores valores pagados por cotizantes que únicamente deben realizar el aporte solidario como afiliados a regímenes especiales o de excepción. | 1 | Numérico |
Campo | Nombre | Descripción | Longitud | Tipo de Campo |
7 | Periodo de devolución | Corresponde al periodo objeto de la solicitud de devolución en formato (MM/AAAA). | 7 | Carácter |
8 | Número de planilla | Corresponde al número asignado por el operador de información a la planilla de liquidación de aportes. | 15 | Numérico |
9 | Fecha pago | Corresponde a la fecha de pago de la planilla del periodo objeto a devolución, el cual debe ser en formato (DD-MM-AAAA) | 10 | Carácter |
10 | Valor solicitado | El campo debe de ser numérico sin comas ni puntos. | 9 | Numérico |
FORMULARIOS DE RESULTADO DE DEVOLUCIÓN DE COTIZACIÓN.
1. Formulario de devolución de cotizaciones régimen contributivo.
2. Formulario de devolución de cotizaciones de régimen especial o de excepción.
3. Formulario de devolución de la tarifa liquidada en el mecanismo de la contribución solidaria.
CAUSALES DE INCONSISTENCIA EN EL PROCESO DE DEVOLUCIÓN DE COTIZACIONES.
Causales de inconsistencia en el proceso de devolución de cotizaciones – régimen contributivo.
Código | Descripción | Validación |
GD001 | El registro ya fue devuelto en proceso de devoluciones anteriores | Valida que el registro reportado se encuentre en estado devuelto en el histórico de aportes o en la matriz de devoluciones. |
GD002 | El registro se encuentra compensado | Valida que los datos (tipo y número de identificación del aportante y cotizante, número de planilla, código de operador, fecha de pago de la planilla, periodo, código de EPS, tipo de cotizantes y Serial HA) del registro reportado es igual a la información que existe en el histórico de afiliados compensados. |
GD003 | Los datos reportados en la estructura no corresponden a los registrados en el Histórico de Aportes | Valida que los datos (tipo y número de identificación del aportante y cotizante, número de planilla, código de operador, fecha de pago de la planilla, periodo, código de EPS, tipo de cotizantes y Serial HA - los datos según aplique al régimen) del registro sea igual a la información que existe en el histórico de aportes. |
GD004 | La solicitud de devolución es extemporánea | Valida que el campo “fecha de pago planilla liquidación” sea mayor a 01/08/2012 y el campo “fecha de radicación de la solicitud de devolución ante la EPS” no supere el término de doce (12) meses contra la información reportada en el campo “fecha de pago planilla liquidación”. |
GD005 | La solicitud de intereses moratorios es improcedente porque no se ha devuelto la cotización o supera el valor permitido | Valida que los datos (tipo y número de identificación del aportante y cotizante, número de planilla, código de operador, fecha de pago de la planilla, periodo, código de EPS, tipo de cotizante y Serial HA) del registro no se encuentren en estado aprobado en los subprocesos de corrección de registros compensados y devolución de cotizaciones. Adicionalmente, valida que el valor solicitado por concepto de intereses supere al reportado en PILA: |
GD006 | El valor solicitado es diferente al valor de la cotización o de la UPC adicional | Valida que el valor reportado en el campo “Valor de la cotización o de los intereses de mora objeto de la solicitud” sea igual al valor registrado en el histórico de aportes, para lo cual se validan los siguientes campos: tipo y número de identificación del aportante y cotizante, número de planilla, código de operador, código de EPS, tipo de cotizante y Serial HA. |
Código | Descripción | Validación |
GD007 | El registro no corresponde al SGP o el valor reportado es diferente al registrado en la estructura de datos de SGP | Valida que el campo “tipo cotizante” sea diferente a 47, y que el valor reportado no coincide con el valor registrado en la estructura de datos SGP entregado por la entidad. Y el valor solicitado no exceda el valor disponible. |
GD008 | El registro fue objeto de pago de una prestación económica | Valida que los datos (tipo y número de identificación del aportante y cotizante, periodo y código de EPS) del registro sea igual a la información que existe en el histórico de prestaciones económicas |
GD009 | El registro no corresponde a una doble dispersión | Valida que los datos (número de planilla, código de operador, periodo, código de EPS y valor de la cotización o de los intereses de mora objeto de la solicitud) del registro sea diferente a la información que existe en el histórico de planillas no conciliadas |
GD011 | La cotización no ha sido objeto de registro en el mes actual | Valida que la cotización corresponda a meses anteriores al subproceso de devolución, teniendo en cuenta que este se adelanta el último día hábil de la primera semana del mes. |
GD012 | La sentencia judicial no ordena a la ADRES realizar devolución | Valida que la sentencia judicial que relaciona el afiliado esté ordenando a la ADRES realizar dicha devolución. |