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ÍNDICE
ARTÍCULO 2.8.4.6.4. ASIGNACIÓN DE CÓDIGOS PARA LLAMADAS.ULO 2.8.4.6.4. ASIGNACIÓN DE CÓDIGOS PARA LLAMADAS. Los organismos, entidades, entes públicos y entes autónomos sujetos a esta reglamentación deberán, a través del área administrativa correspondiente, asignar códigos para llamadas internacionales, nacionales y a líneas celulares. Los jefes de cada área, a los cuales se asignarán teléfonos con código, serán responsables del conocimiento de dichos códigos y, consecuentemente, de evitar el uso de teléfonos con código para fines personales por parte de los funcionarios de las respectivas dependencias.
(Art. 14 Decreto 1737 de 1998)
ARTÍCULO 2.8.4.6.5. ASIGNACIÓN DE TELÉFONOS CELULARES.ULO 2.8.4.6.5. ASIGNACIÓN DE TELÉFONOS CELULARES. Se podrán asignar teléfonos celulares con cargo a los recursos del Tesoro Público exclusivamente a los siguientes servidores:
1. Presidente y Vicepresidente de la República.
2. Altos Comisionados.
3. Ministros Consejeros Presidenciales.
4. Secretarios y Consejeros del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.
5. Ministros del Despacho.
6. Viceministros.
7. Secretarios Generales y Directores de Ministerios.
8. Directores, Subdirectores, Secretarios Generales y Jefes de Unidad de Departamentos Administrativos y funcionarios que en estos últimos, de acuerdo con sus normas orgánicas, tengan rango de directores de Ministerio.
9. Embajadores y Cónsules Generales de Colombia con rango de Embajador.
10. Superintendentes, Superintendentes Delegados y Secretarios Generales de Superintendencias.
11. Directores y Subdirectores, Presidentes y Vicepresidentes de establecimientos públicos, Unidades Administrativas Especiales y Empresas Industriales y Comerciales del Estado, así como los Secretarios Generales de dichas entidades.
12. Rectores, Vicerrectores y Secretarios Generales de entes universitarios autónomos del nivel nacional.
13. Senadores de la República y Representantes a la Cámara, Secretarios Generales de estas Corporaciones, Secretarios de Comisiones, Subsecretarios del Senado y de la Cámara de Representantes.
14. Magistrados de la Corte Constitucional, Corte Suprema de Justicia, Consejo de Estado, Consejo Superior de la Judicatura, Consejo Nacional Electoral.
15. Contralor General de la República, Vicecontralor y Secretario General de la Contraloría General de la República.
16. Procurador General de la Nación, Viceprocurador y Secretario General de la Procuraduría General de la Nación.
17. Defensor del Pueblo y Secretario General de la Defensoría del Pueblo.
18. Registrador Nacional del Estado Civil y Secretario General de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
19. Fiscal General de la Nación, Vicefiscal y Secretario General de la Fiscalía General de la Nación.
20. Generales de la República.
21. Director General del Senado de la República.
22. Auditor General de la República, Auditor Auxiliar y Secretario General de la Auditoría General de la República.
En caso de existir regionales de los organismos antes señalados, podrá asignarse un teléfono celular al servidor que tenga a su cargo la dirección de la respectiva regional.
PARÁGRAFO 1o. Se exceptúa de la aplicación del presente artículo:
a) Al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y al Departamento Administrativo de la Prosperidad Social, entidades que asignarán, por intermedio de su Director, los teléfonos celulares a sus funcionarios teniendo en cuenta únicamente las necesidades del servicio y las condiciones para el ejercicio de la función pública;
b) Al Ministerio de Relaciones Exteriores y se autoriza al Secretario General de dicho Ministerio para asignar teléfonos celulares, con cargo a los recursos del Tesoro Público, a las personas que por sus funciones de carácter diplomático o protocolario así lo requieran, teniendo en cuenta únicamente las necesidades del servicio y las condiciones para el ejercicio de la función pública;
c) A los organismos de investigación y fiscalización, entendidos por estos, la Fiscalía General de la Nación, la Procuraduría General de la Nación, la Defensoría del Pueblo, y la Contraloría General de la República, así como los de la Policía Nacional y de las Fuerzas Armadas, y se autoriza a los secretarios generales de los mismos, para asignar teléfonos celulares a otros servidores de manera exclusiva, para el desarrollo de actividades especiales de investigación y custodia, sin que dicha asignación pueda tener carácter permanente. Así mismo, los secretarios generales de las entidades mencionadas en el artículo siguiente, o quienes hagan sus veces, podrán asignar teléfonos celulares para la custodia de los funcionarios públicos de la respectiva entidad, cuando así lo recomienden los estudios de seguridad aprobados en cada caso por la autoridad competente;
d) A Radio Televisión Nacional de Colombia, RTVC y al Instituto Geográfico Agustín Codazzi, y se autoriza a los secretarios generales de los mismos o a quienes hagan sus veces para asignar, bajo su responsabilidad, teléfonos celulares para uso del personal técnico en actividades específicas;
e) A la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, y se autoriza a su Secretario General para asignar teléfonos celulares con cargo a recursos del Tesoro Público a los empleados públicos de la entidad, para el desarrollo de labores de investigación control, fiscalización y de ejecución de operativos tendientes a optimizar la gestión en la administración y en el control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, y para garantizar la prestación eficiente del servicio público tributario, aduanero y cambiario de carácter esencial a cargo de la institución, de conformidad con lo establecido en el parágrafo del artículo 53 de la Ley 633 de 2000. Así mismo, se podrá asignar un teléfono celular al Defensor del Contribuyente y Usuario Aduanero de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, así como a los servidores públicos del Ministerio de Transporte, que estén a cargo de una Inspección Fluvial permanente a nivel regional y cuyos costos y tarifa resulten menores a los consumos de líneas fijas debidamente demostrados en forma comparativa;
f) Al Servicio Nacional de Aprendizaje - Sena, y se autoriza al Director Administrativo y Financiero del mismo para asignar teléfono celular, con cargo a los recursos de la entidad, a los Subdirectores de los Centros de Formación y a los Jefes de Oficina del Sena, previa expedición del acto administrativo mediante el cual señale el monto máximo de uso de los mismos;
g) A los Ministerios y Departamentos Administrativos, en cuanto sus competencias y funciones tengan relación con las actividades de prevención y atención de desastres, en particular el Ministerio del Interior y de Justicia, el Ministerio de Defensa Nacional, el Ministerio de Salud y Protección Social, Ministerio de Trabajo, el Ministerio de Transporte, el Ministerio de Educación Nacional, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el Departamento Nacional de Planeación, en su calidad de integrantes del Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres. Tales entidades asignarán, por intermedio de su representante legal, los teléfonos celulares a sus funcionarios teniendo en cuenta únicamente las necesidades del servicio en la atención y prevención de desastres, y las condiciones para el ejercicio de la función pública.
h) A la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil (Aerocivil) y se autoriza a su Secretario General para asignar teléfonos celulares con cargo a recursos del Tesoro Público, a los empleados públicos de las dependencias misionales, directiva y de coordinación de la entidad, como son: los administradores aeroportuarios; los jefes y supervisores de torres de control y de centros de control; personal de soporte técnico, meteorología, AIS/COM/MET, planes de vuelo, seguridad aérea, seguridad aeroportuaria, bomberos aeronáuticos, búsqueda y rescate y atención al usuario.
PARÁGRAFO 2o. Las entidades a que se refiere el parágrafo anterior, velaran por que exista una efectiva compensación en los gastos de adquisición de servicios, con la reducción de los costos en el servicio de telefonía básica conmutada de larga distancia.
PARÁGRAFO 3o. La limitación del presente artículo comprende únicamente el suministro de los equipos terminales y el pago del servicio por concepto de comunicaciones de voz móvil, denominado en el presente título indistintamente como celulares.
Las entidades a las que se encuentran vinculados los servidores públicos a quienes les aplica el presente título podrán, con cargo a su presupuesto de servicios, asignar a sus empleados planes de datos o de acceso a internet móvil, para lo cual al interior de la entidad se deberán definir las condiciones para la asignación. Los planes asumidos por la entidad deberán ser de aquellos que no permitan consumos superiores a los contratados por la entidad, denominados comúnmente como planes controlados o cerrados.
En todo caso, los destinatarios del servicio, salvo las personas que pueden ser beneficiarias de un servicio celular en los términos del presente artículo, deberán tener contratado por su cuenta el servicio móvil de voz y asumir integralmente su costo. De igual manera, deberán proporcionar el equipo terminal que permita el uso del servicio de datos.
El director de la entidad responsable deberá adoptar las medidas necesarias para:
(i) Verificar que los planes autorizados a sus funcionarios no sean cedidos o transferidos por estos a personal ajeno a la misma.
(ii) Verificar cuando menos semestralmente el uso que se está dando al servicio.
(iii) Verificar que una vez finalizada la relación laboral, el proveedor del servicio de comunicaciones con el cual tiene contratado el servicio, suspenda su prestación.
(Art. 15 Decreto 1737 de 1998, modificado y adicionado por los artículos 7o del Decreto 2209 de 1998; 1o del Decreto 2316 de 1998; 3o del Decreto 2445 de 2000, 1o del Decreto 134 de 2001; 1o del Decreto 644 de 2001; 1o del Decreto 3668 de 2006; 1o del Decreto 4561 de 2006; 1o de los Decretos 966, 1440 y 2045 de 2007, 1o del Decreto 4863 de 2009 y el artículo 1o del Decreto 1598 de 2011, adicionado en el literal h) del parágrafo 1 por el Art. 1 del Decreto 1743 de 2013)
ARTÍCULO 2.8.4.6.6. ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS.ULO 2.8.4.6.6. ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS. Se podrán asignar vehículos de uso oficial con cargo a los recursos del Tesoro Público exclusivamente a los siguientes servidores: Presidente de la República, Altos Comisionados, Ministros Consejeros Presidenciales, secretarios y consejeros del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, ministros del despacho, viceministros, secretarios generales y directores de ministerios; directores, subdirectores, secretarios generales y jefes de unidad de departamentos administrativos y funcionarios que en estos últimos, de acuerdo con sus normas orgánicas, tengan rango de directores de ministerio; embajadores y cónsules generales de Colombia con rango de embajador; superintendentes, superintendentes delegados, y secretarios generales de superintendencias; directores y subdirectores, presidentes y vicepresidentes de establecimientos públicos, unidades administrativas especiales y empresas industriales y comerciales del Estado, así como a los secretarios generales de dichas entidades; rectores, vicerrectores y secretarios generales de entes universitarios autónomos del nivel nacional; senadores de la República y representantes a la Cámara, y secretarios generales de estas corporaciones; magistrados de las altas cortes (Corte Constitucional, Corte Suprema de Justicia, Consejo de Estado, Consejo Superior de la Judicatura, Consejo Nacional Electoral); Contralor General de la República, Vicecontralor y Secretario General de la Contraloría General de la República; Procurador General de la Nación, Viceprocurador, Secretario General de la Procuraduría General de la Nación; Defensor del Pueblo y Secretario General de la Defensoría del Pueblo; Registrador Nacional del Estado Civil y secretario general de la Registraduría Nacional del Estado Civil; Fiscal General de la Nación, Vicefiscal y Secretario General de la Fiscalía General de la Nación y generales de la República; al Defensor del Contribuyente y Usuario Aduanero de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
En las altas cortes, el Congreso de la República, los organismos de investigación, los organismos de fiscalización y control y la organización electoral, se podrá asignar vehículo a quienes ocupen cargos del nivel directivo equivalente a los aquí señalados para los Ministerios.
En caso de existir regionales de los organismos señalados en este artículo, podrá asignarse vehículo al servidor que tenga a su cargo la dirección de la respectiva regional.
En las Fuerzas Armadas, la Policía Nacional, la Fiscalía General de la Nación, y el Departamento Administrativo de Seguridad -DAS-, la asignación de vehículos se hará de conformidad con sus necesidades operativas y con las normas vigentes.
PARÁGRAFO 1o. En el evento de existir primas o préstamos económicos para adquisición de vehículo en los organismos antes señalados, la asignación de vehículos se sujetará a las normas vigentes que regulan tales primas o préstamos.
PARÁGRAFO 2o. Se exceptúa de lo dispuesto en el presente artículo al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, entidad que asignará, por intermedio de su Director, los vehículos de uso oficial a sus funcionarios teniendo en cuenta únicamente las necesidades del servicio y las condiciones para el ejercicio de la función pública.Exceptúase de la aplicación del presente artículo teniendo en cuenta las funciones de carácter diplomático y protocolario que ejerce, al Ministerio de Relaciones Exteriores.
El secretario general del Ministerio de Relaciones Exteriores podrá asignar vehículos de uso oficial con cargo a los recursos del tesoro público a las personas que por sus funciones ya sean de carácter diplomático o protocolarios así lo requieran, teniendo en cuenta las necesidades del servicio y las condiciones para el ejercicio de la función pública.
(Art. 17 Decreto 1737 de 1998, modificado por el art. 8 del Decreto 2209 de 1998, adicionado por el art 2 del Decreto 2316 de 1998, modificado por el art. 4, Decreto 2445 de 2000, adicionado por art. 2 Decreto 134 de 2001 y modificado por el art 1o del decreto 644 de 2002)
ARTÍCULO 2.8.4.6.7. VEHÍCULOS OPERATIVOS.ULO 2.8.4.6.7. VEHÍCULOS OPERATIVOS. En los órganos, organismos, entes y entidades enumeradas en el artículo anterior se constituirá un grupo de vehículos operativos administrados directamente por la dependencia administrativa que tenga a su cargo las actividades en materia de transportes. Su utilización se hará de manera exclusiva y precisa para atender necesidades ocasionales e indispensables propias de las funciones de cada órgano y en ningún caso se podrá destinar uno o más vehículos al uso habitual y permanente de un servidor público distinto de los mencionados en el artículo anterior.
Será responsabilidad de los secretarios generales, o quienes hagan sus veces, observar el cabal cumplimiento de esta disposición. De igual modo, será responsabilidad de cada conductor de vehículo, de acuerdo con las obligaciones de todo servidor público, poner en conocimiento de aquél la utilización de vehículos operativos no ajustada a estos parámetros.
(Art.18 Decreto 1737 de 1998, inciso 1 derogado por el Decreto 2710 de 2014, artículo 41, literal A, numeral 2.1)
ARTÍCULO 2.8.4.6.8. TRASLADO DE SERVIDORES PÚBLICOS FUERA DE LA SEDE.ULO 2.8.4.6.8. TRASLADO DE SERVIDORES PÚBLICOS FUERA DE LA SEDE. Los servidores públicos que por razón de las labores de su cargo deban trasladarse fuera de su sede no podrán hacerlo con vehículos de ésta, salvo cuando se trate de localidades cercanas y resulte económico.
No habrá lugar a la prohibición anterior cuando el desplazamiento tenga por objeto visitar obras para cuya inspección se requiera el uso continuo del vehículo.
(Art. 15 Decreto 26 de 1998)
OTRAS DISPOSICIONES.
ARTÍCULO 2.8.4.8.1. PAGOS CONCILIACIONES JUDICIALES.ULO 2.8.4.8.1. PAGOS CONCILIACIONES JUDICIALES. Los apoderados de los órganos públicos deben garantizar que los pagos de las conciliaciones judiciales, las transacciones y todas las soluciones alternativas de conflictos sean oportunos, con el fin de evitar gastos adicionales para el Tesoro Público.
(Art. 6 Decreto 26 de 1998)
ARTÍCULO 2.8.4.8.2. VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES.ULO 2.8.4.8.2. VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES. Las oficinas de Control Interno verificarán en forma mensual el cumplimiento de estas disposiciones, como de las demás de restricción de gasto que continúan vigentes; estas dependencias prepararán y enviarán al representante legal de la entidad u organismo respectivo, un informe trimestral, que determine el grado de cumplimiento de estas disposiciones y las acciones que se deben tomar al respecto.
Si se requiere tomar medidas antes de la presentación del informe, así lo hará saber el responsable del control interno al jefe del organismo.
En todo caso, será responsabilidad de los secretarios generales, o quienes hagan sus veces, velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones aquí contenidas.
El informe de austeridad que presenten los Jefes de Control Interno podrá ser objeto de seguimiento por parte de la Contraloría General de la República a través del ejercicio de sus auditorías regulares.
(Art. 22 Decreto 1737 de 1998, modificado por el art. 1 del Decreto 984 de 2012)
ARTÍCULO 2.8.4.8.3. RESPONSABILIDADES ASIGNADAS A SECRETARIOS GENERALES.ULO 2.8.4.8.3. RESPONSABILIDADES ASIGNADAS A SECRETARIOS GENERALES. Las responsabilidades asignadas a los secretarios generales referentes a la austeridad del gasto serán cumplidas por éstos, o por los funcionarios que hagan sus veces.
(Art. 10 Decreto 2209 de 1998)
CONSTITUCIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LAS CAJAS MENORES.
ARTÍCULO 2.8.5.1. CAMPO DE APLICACIÓN.ULO 2.8.5.1. CAMPO DE APLICACIÓN. Quedan sujetos a las disposiciones del presente título los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación y las entidades nacionales con régimen presupuestal de Empresa Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta con el régimen de aquellas con carácter no financiero, respecto de los recursos que le asigna la Nación.
(Art. 1 Decreto 2768 de 2012)
ARTÍCULO 2.8.5.2. CONSTITUCIÓN.ULO 2.8.5.2. CONSTITUCIÓN. Las cajas menores se constituirán, para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el Jefe del respectivo órgano, en la cual se indique la cuantía, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar. Así mismo, se deberá indicar la unidad ejecutora y la cuantía de cada rubro presupuestal.
Para la constitución y reembolso de las cajas menores se deberá contar con el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
En los Ministerios, las cajas menores podrán ser constituidas mediante resolución expedida por cada Director General, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 110 del Estatuto Orgánico del Presupuesto. En el Ministerio de Defensa Nacional las cajas menores podrán ser constituidas por el Comandante General de las Fuerzas Militares, los Comandantes de cada una de las Fuerzas y los Directores de las respectivas Unidades Ejecutoras.
Las cajas menores deberán ajustarse a las necesidades de cada entidad, siendo responsabilidad de los ordenadores del gasto de dichas entidades el buen uso de las mismas y el cumplimiento de las reglas que aquí se establecen.
(Art. 2 Decreto 2768 de 2012)
ARTÍCULO 2.8.5.3. NÚMERO DE CAJAS MENORES.ULO 2.8.5.3. NÚMERO DE CAJAS MENORES. El Representante Legal, de acuerdo con los requerimientos de la entidad, deberá establecer el número de cajas menores y autorizar su creación con base en las reglas aquí establecidas.
La justificación técnica y económica deberá quedar anexa a la respectiva resolución de constitución de caja menor.
(Art. 3 Decreto 2768 de 2012)
ARTÍCULO 2.8.5.4. CUANTÍA.ULO 2.8.5.4. CUANTÍA. La cuantía de cada una de las cajas menores se establecerá de acuerdo con la siguiente clasificación de los órganos, dentro de cada vigencia fiscal:
| PRESUPUESTO VIGENTE DEL ORGANISMO O ENTIDAD | CUANTÍA MÁXIMA DE CAJA UNA DE LAS CAJAS MENOSRES HASTA | |||
| (Salario Mínimo Legal Mensual Vigente) | (Salario Mínimo Legal Mensual Vigente) | |||
| 1 | Menos | de | 3.897 | 11 |
| 2 | 3.898 | a | 7.796 | 22 |
| 3 | 7.797 | a | 19.546 | 27 |
| 4 | 19.547 | a | 39.089 | 31 |
| 5 | 39.090 | a | 80.184 | 40 |
| 6 | 80.185 | a | 117.270 | 44 |
| 7 | 117.271 | o | más | 53 |
Los órganos que requieran una mayor cuantía deberán justificarlo mediante escrito motivado por el jefe de cada órgano, el cual deberá quedar anexo a la resolución.
(Art. 4 Decreto 2768 de 2012)
ARTÍCULO 2.8.5.5. DESTINACIÓN.ULO 2.8.5.5. DESTINACIÓN. El dinero que se entregue para la constitución de cajas menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación que tengan el carácter de urgente. De igual forma los recursos podrán ser utilizados para el pago de viáticos y gastos de viaje, los cuales sólo requerirán de autorización del Ordenador del Gasto.
PARÁGRAFO 1o. Los dineros entregados para viáticos y gastos de viaje se legalizarán dentro de los cinco (5) días siguientes a la realización del gasto y, para las comisiones al exterior, en todo caso, antes del 29 de diciembre de cada año.
PARÁGRAFO 2o. Podrán destinarse recursos de las cajas menores para los gastos de alimentación que sean indispensables con ocasión de reuniones de trabajo requeridas para la atención exclusiva de la Dirección Superior de cada órgano, Direcciones Generales de los Ministerios y Gerencias, Presidencias o Direcciones de los Establecimientos Públicos Nacionales, siempre que el titular del despacho correspondiente deba asistir y autorice el gasto por escrito.
En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República los gastos de alimentación que sean indispensables con ocasión de reuniones de trabajo de los Ministros Consejeros, Consejeros Presidenciales, el Alto Comisionado y los titulares de las Secretarías Presidenciales requerirán autorización previa del Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.
(Art. 5 Decreto 2768 de 2012)
ARTÍCULO 2.8.5.6. FIANZAS Y GARANTÍAS.ULO 2.8.5.6. FIANZAS Y GARANTÍAS. El Ordenador del Gasto deberá constituir las fianzas y garantías que considere necesarias para proteger los recursos del Tesoro Público.
(Art. 6 Decreto 2768 de 2012)
ARTÍCULO 2.8.5.7. LEGALIZACIÓN.ULO 2.8.5.7. LEGALIZACIÓN. La legalización de los gastos de la caja menor deberá efectuarse durante los cinco (5) días siguientes a su realización.
No se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior.
(Art. 7 Decreto 2768 de 2012)
ARTÍCULO 2.8.5.8. PROHIBICIONES.ULO 2.8.5.8. PROHIBICIONES. No se podrán realizar con fondos de cajas menores las siguientes operaciones:
1. Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio.
2. Realizar desembolsos con destino a gastos de órganos diferentes de su propia organización.
3. Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el Estatuto de Contratación Administrativa y normas que lo reglamenten deban constar por escrito.
4. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.
5. Cambiar cheques o efectuar préstamos.
6. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén o depósito de la entidad.
7. Efectuar gastos de servicios públicos, salvo que se trate de pagos en seccionales o regionales del respectivo órgano, correspondiendo a la entidad evaluar la urgencia y las razones que la sustentan.
8. Pagar gastos que no contengan los documentos soporte exigidos para su legalización, tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control.
PARÁGRAFO. Cuando por cualquier circunstancia una caja menor quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazarla, hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.
(Art. 8 Decreto 2768 de 2012)
ARTÍCULO 2.8.5.9. MANEJO DEL DINERO.ULO 2.8.5.9. MANEJO DEL DINERO. El manejo del dinero de caja menor se hará a través de una cuenta corriente de acuerdo con las normas legales vigentes. No obstante, se podrá manejar en efectivo hasta cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Están exceptuados de esta cuantía el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y el Ministerio de Relaciones Exteriores.
Estos recursos serán administrados por el funcionario facultado, debidamente afianzado.
PARÁGRAFO. Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el funcionario que haya constituido la respectiva caja menor, podrá mediante resolución, encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situación, para lo cual sólo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en el libro respectivo.
(Art. 9 Decreto 2768 de 2012)
ARTÍCULO 2.8.5.10. REGISTRO DE CREACIÓN EN EL SIIF.ULO 2.8.5.10. REGISTRO DE CREACIÓN EN EL SIIF. Una vez suscrita la resolución de constitución de la caja menor, previa expedición del certificado de disponibilidad presupuestal, el órgano ejecutor procederá al registro de creación de la Caja Menor en el SIIF Nación, así como el registro de la gestión financiera que se realice a través de las mismas.
(Art. 10 Decreto 2768 de 2012)
ARTÍCULO 2.8.5.11. PRIMER GIRO.ULO 2.8.5.11. PRIMER GIRO. Se efectuará con base en los siguientes requisitos:
1. Que exista resolución de constitución expedida de conformidad con el presente título.
2. Que el funcionado encargado de su administración haya constituido o ampliado la fianza de manejo y esté debidamente aprobada, amparando el monto total del valor de la caja menor.
(Art. 11 Decreto 2768 de 2012)
ARTÍCULO 2.8.5.12. REGISTRO DE OPERACIONES.ULO 2.8.5.12. REGISTRO DE OPERACIONES. Todas las operaciones que se realicen a través de la caja menor deben ser registradas por el responsable de la caja menor en el SIIF Nación. Esto incluye los procesos relacionados con la apertura, ejecución, reembolso y de legalización para el cierre de la caja menor.
Con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan, las oficinas de control interno, deberán efectuar arqueos periódicos y sorpresivos independientemente de la verificación por parte de las dependencias financieras de los diferentes órganos y de las oficinas de auditoría. En todas las revisiones se debe tener en cuenta que la información oficial es la que se encuentra registrada en el SIIF Nación.
(Art. 12 Decreto 2768 de 2012)
ARTÍCULO 2.8.5.13. LEGALIZACIÓN.ULO 2.8.5.13. LEGALIZACIÓN. En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:
1. Que se haya registrado una solicitud de reembolso en el SIIF Nación.
2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.
3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.
4. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la caja menor según el caso.
5. Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 110 del Estatuto Orgánico del Presupuesto.
La legalización definitiva de las cajas menores, constituidas durante la vigencia fiscal, se hará antes del 29 de diciembre, fecha en la cual se deberá reintegrar el saldo sobrante y el respectivo cuentadante responderá por el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiese lugar.
(Art. 13 Decreto 2768 de 2012)
ARTÍCULO 2.8.5.14. REEMBOLSO.ULO 2.8.5.14. REEMBOLSO. Los reembolsos se harán en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma mensual o cuando se haya consumido más de un setenta por ciento (70%), lo que ocurra primero, de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados.
En el reembolso se deberán reportar los gastos realizados en todos los rubros presupuestales a fin de efectuar un corte de numeración y de fechas.
(Art. 14 Decreto 2768 de 2012)
ARTÍCULO 2.8.5.15. CAMBIO DE RESPONSABLE.ULO 2.8.5.15. CAMBIO DE RESPONSABLE. Cuando se cambie el responsable de la caja menor, deberá hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha.
(Art. 15 Decreto 2768 de 2012)
ARTÍCULO 2.8.5.16. CANCELACIÓN DE LA CAJA MENOR.ULO 2.8.5.16. CANCELACIÓN DE LA CAJA MENOR. Cuando se decida la cancelación de una caja menor, su titular la legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió. En este caso, se debe saldar la cuenta corriente.
(Art. 16 Decreto 2768 de 2012)
ARTÍCULO 2.8.5.17. VIGILANCIA.ULO 2.8.5.17. VIGILANCIA. Corresponde a la Contraloría General de la República ejercer la vigilancia y el control posterior en los términos establecidos en el artículo 268 de la Constitución Política.
Los responsables de las cajas menores deberán adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso manejo de los recursos, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar a las oficinas de auditoría o control interno.
(Art. 17 Decreto 2768 de 2012)
ARTÍCULO 2.8.5.18. RESPONSABILIDAD.ULO 2.8.5.18. RESPONSABILIDAD. Los funcionarios a quienes se les entregue recursos del Tesoro Público, para constituir cajas menores se harán responsables por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el manejo de este dinero.
(Art. 18 Decreto 2768 de 2012)
CUMPLIMIENTO DE SENTENCIAS Y CONCILIACIONES.
PAGO DE SENTENCIAS CON RECURSOS DEL PRESUPUESTO GENERAL DE LA NACIÓN.
ARTÍCULO 2.8.6.1.1. REMISIÓN AL ÓRGANO CONDENADO U OBLIGADO.ULO 2.8.6.1.1. REMISIÓN AL ÓRGANO CONDENADO U OBLIGADO. A partir del 1 de marzo de 1995 los créditos judicialmente reconocidos, las conciliaciones y los laudos arbitrales deben ser remitidos por la autoridad judicial o la administrativa que los reciba, al órgano condenado u obligado.
Cuando dos o más entidades públicas resulten obligadas a pagar sumas de dinero y no se especifique en la respectiva providencia la forma y el porcentaje con que cada entidad deberá asumir el pago, la obligación dineraria será atendida conforme a las siguientes reglas:
1. En conflictos de naturaleza laboral, el pago deberá atenderse en su totalidad con cargo al presupuesto de la entidad en la que preste o prestó el servicio en forma personal y remunerada el servidor público beneficiario de la sentencia, laudo o conciliación derivada de la relación laboral.
2. En conflictos de naturaleza contractual, deberá afectarse el presupuesto de la entidad que liquidó el contrato o, en su defecto, de la que lo suscribió.
Cuando la causa de la condena proviniere del ejercicio de las potestades excepcionales al derecho común consagradas en la Ley 80 de 1993 o en normas posteriores que la modifiquen, adicionen o complementen, deberá afectarse el presupuesto de la entidad que expidió el respectivo acto administrativo.
A falta de cualquiera de las anteriores hipótesis, el cumplimiento del pago de la condena deberá estar a cargo de la entidad que se benefició con la prestación contractual.
3. En conflictos de naturaleza extracontractual, deberá afectarse, en su orden, el presupuesto de la entidad responsable de la custodia y guarda del bien que produjo el hecho dañoso; o el de la entidad a la que prestaba sus servicios el servidor público que causó el perjuicio o incurrió en vía de hecho; o el de la entidad que omitió el deber legal que generó la condena; o el de la entidad que produjo la operación administrativa u ocupó inmuebles en los términos del artículo 140 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
PARÁGRAFO 1. Cuando una entidad pública sea condenada al pago de una indemnización, bonificación, salario o cualquier otra prestación laboral en beneficio de un servidor público que no ha estado vinculado a su planta de personal, deberá afectarse el presupuesto de la entidad a la que presta o prestó los servicios personales relacionados con la causa de la condena, aún si la indemnización consiste en el pago de prestaciones periódicas.
PARÁGRAFO 2. En los procesos de ejecución de sentencias en contra de entidades públicas de cualquier orden, los mandamientos de pago, medidas cautelares y providencias que ordenen seguir adelante la ejecución, deberán ceñirse a las reglas señaladas en el presente capítulo.
(Art. 37 Decreto 359 de 1995, modificado por el Art 1 del Decreto 4689 de 2005)
ARTÍCULO 2.8.6.1.2. TRÁMITE DE LAS TUTELAS.ULO 2.8.6.1.2. TRÁMITE DE LAS TUTELAS. Los fallos de tutela seguirán tramitándose y atendiéndose de la misma manera que se venía haciendo a 31 de diciembre de 1994.
(Art. 40 Decreto 359 de 1995)
COMPENSACIÓN DE OBLIGACIONES.
ARTÍCULO 2.8.6.2.1. SENTENCIAS Y CONCILIACIONES JUDICIALES.ULO 2.8.6.2.1. SENTENCIAS Y CONCILIACIONES JUDICIALES. Las oficinas encargadas en cada organismo de dar cumplimiento a las sentencias y conciliaciones judiciales de acuerdo con el artículo 29 de la Ley 344 de 1996, deberán informar sobre la existencia de la providencia o auto que aprueba la conciliación debidamente ejecutoriada, a la subdirección de Recaudación de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.
En la información enviada a la subdirección de Recaudación de la DIAN, se incluirán los siguientes datos:
a. Nombres y apellidos o razón social completos, del beneficiario de la sentencia o conciliación;
b. Número de identificación personal, tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía o el número de identificación tributaria si lo tiene disponible, según sea el caso;
c. Dirección que se obtenga del respectivo expediente de los beneficiarios de las providencias o conciliaciones, así como el monto de la obligación a cargo de la Nación o del órgano que sea una sección del Presupuesto General de la Nación según sea el caso, y
d. Número y fecha de la providencia o auto de conciliación y fecha de la ejecutoria de la providencia, datos que se entenderán certificados para todos los efectos.
Esta información será remitida por el obligado al pago de la sentencia o conciliación, en un término máximo de un (1) día, una vez se disponga de la misma.
(Art 1 Decreto 2126 de 1997)
ARTÍCULO 2.8.6.2.2. TRÁMITE A CARGO DE LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES.ULO 2.8.6.2.2. TRÁMITE A CARGO DE LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES. La Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas de la DIAN, luego de establecer el domicilio de los beneficiarios de las providencias o conciliaciones, remitirá toda la información descrita en el artículo anterior a la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales, donde ésta exista, o en los demás casos, a la Administración de Impuestos Nacionales de la jurisdicción del beneficiario, con el objeto de que ésta realice las inspecciones necesarias tendientes a cuantificar el valor de las obligaciones tributarias, aduaneras o cambiarias exigibles, que puedan ser objeto de compensación.
PARÁGRAFO. La inspección consistirá en la verificación a nivel nacional, de las deudas tributarias, aduaneras o cambiarias a cargo de los beneficiarios de la sentencia o conciliación, realizada por la administración que corresponda de conformidad con lo dispuesto en el inciso anterior.
(Art 2 Decreto 2126 de 1997)