RESOLUCIÓN 1528 DE 2024

(febrero 14)

Diario Oficial No. 52.677 de 22 de febrero de 2024

REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

Por la cual se reglamenta el procedimiento para la inscripción de oficio y en línea de las defunciones en el Registro del Estado Civil, implementando mecanismos tecnológicos para interoperar con las bases de datos del Registro Único de Afiliados RUAF-ND del Ministerio de Salud y Protección Social.

EL REGISTRADOR NACIONAL DEL ESTADO CIVIL,

en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial de las conferidas en el numeral 1 del artículo 25 del Decreto Ley 1010 de 2000 y el artículo 21 del Decreto número 2106 de 2019, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo dispuesto por el inciso segundo del artículo 266 de la Constitución Política, modificado por el Acto Legislativo 02 de 2015, corresponde al Registrador Nacional del Estado Civil ejercer, entre otras, la función de organizar y dirigir el registro civil y la identificación de las personas.

Que, son funciones del Registrador Nacional del Estado Civil adoptar las políticas del registro civil en Colombia, garantizar la inscripción confiable y efectiva de los hechos, actos y decisiones sujetas a registro, así como, coordinar y armonizar con los demás organismos y entes del Estado las políticas, desarrollo y consulta en materia de registro civil de conformidad con lo normado en los numerales 2, 3, 7 y 23 del artículo 5o del Decreto Ley 1010 de 2000.

Que, dentro de las funciones asignadas por el numeral 1 del artículo 25 del Decreto número 1010 de 2000, corresponde al Registrador Nacional del Estado Civil fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la organización y vigilancia del registro civil.

Que, para cumplir en forma adecuada y oportuna, acorde con el objeto y la misión institucional de la entidad, y en armonía con los criterios de organización establecidos por el numeral 2 del artículo 9o del Decreto número 1010 de 2000, se hace necesario implementar los mecanismos tecnológicos necesarios para interoperar con el Ministerio de Salud y Protección Social con el fin de reportar en tiempo real los registros civiles de defunción.

Que, el artículo 21 del Decreto número 2106 de 2019 asignó a la Registraduría Nacional del Estado Civil la inscripción oficiosa y en línea de las defunciones ocurridas en el territorio Nacional, así:

“La Registraduría Nacional del Estado Civil podrá inscribir de manera oficiosa y en línea las defunciones en el Registro Civil, siendo el documento antecedente el certificado médico de defunción que se genera en el Módulo de Nacimientos y Defunciones del Registro Único de Afiliados a la Protección Social RUAF-ND.

La Registraduría Nacional del Estado Civil y el Ministerio de Salud y Protección Social crearán el mecanismo automatizado para que los ciudadanos puedan obtener en línea el Registro Civil de Defunción.

Las entidades que en ejercicio de sus competencias requieran verificar la defunción de una persona deberán interoperar o en su defecto consultar en línea las bases de datos de identificación y registro civil, de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

La Registraduría Nacional del Estado Civil reglamentará este procedimiento”. (Negrita fuera de texto).

Que, mediante sentencia de primera instancia proferida el 21 de septiembre de 2023 por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, Sección Primera, Subsección B, se dispuso:

“(…)

3°.) Ordenar a la Registraduría Nacional del Estado Civil reglamentar el procedimiento para la inscripción de oficio y en línea de las defunciones en el registro civil, dentro de un término de un (1) mes, contado a partir del vencimiento de los dos (2) meses otorgado a esta y al Ministerio de Salud y Protección Social en la sentencia proferida el 30 de junio de 2023, en el proceso identificado con el número 25000-23-41-000-2023-00484-00, para crear el mecanismo automatizado para que los ciudadanos puedan obtener el Registro Civil de Defunción en línea.

(…)”.

Que, a su turno, en sentencia de segunda instancia, dictada por la Sección Quinta del Consejo de Estado de 9 de noviembre de 2023, se confirmó parcialmente la sentencia del 21 de septiembre de 2023 del Tribunal Administrativo de Cundinamarca, ampliando el término por tres meses más a partir de la Ejecutoria de la providencia.

Que, el artículo 76 del Decreto número 1260 de 1970 dispone que “[l]a defunción se acreditará ante el funcionario del registro del estado civil, mediante certificado médico, expedido bajo juramento, que se entenderá prestado por el solo hecho de la firma”; y, a su turno, el artículo 79 del Estatuto de Registro Civil precisó que, en caso de muerte violenta, el registro civil de defunción estará precedido de autorización judicial.

Que, por ser un procedimiento de oficio y teniendo en cuenta lo dispuesto en los artículos 20 y 21 del Decreto Ley 2106 de 2019, no resulta aplicable el término de denuncia de que trata el artículo 73 del Decreto Ley 1260 de 1970.

Que para la inscripción de oficio y en línea en el registro civil de defunción se requiere el certificado médico de defunción que se genera en el Módulo de Nacimientos y Defunciones del Registro Único de Afiliados a la Protección Social RUAF-ND del Ministerio de Salud y Protección Social.

Que la Circular Externa número 019 de 2007, expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social, dictó instrucciones acerca del procedimiento que las entidades promotoras de salud, las instituciones prestadoras de servicios de salud, tanto públicas como privadas, las entidades territoriales y los profesionales de salud deben seguir para expedir certificados de defunción por muerte natural, y practicar las autopsias clínicas.

Que, a su turno, la Circular Conjunta Externa de 2018 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social y la Fiscalía General de la Nación ratificó las instrucciones de la Circular Externa número 019 de 2007 para la certificación de defunción para muertes domiciliarias.

Que, de acuerdo con lo establecido en el Decreto número 1171 de 1997, compilado en el Decreto número 780 de 2016, el certificado médico de nacimiento se expedirá para acreditar el hecho del individuo nacido vivo y el certificado médico de defunción se expedirá para acreditar la defunción de todo individuo nacido vivo.

Que, la Circular Externa número 24 de 2019 del Ministerio de Salud y Protección Social establece las instrucciones al personal certificador para el diligenciamiento de las variables tipo y número de identificación en el certificado de nacido vivo y en el certificado de defunción, para el aplicativo web RUAF-ND.

Que el registro civil de defunción constituye un instrumento de carácter solemne, indispensable en sede judicial y administrativa, para probar la muerte o fallecimiento de una persona; la importancia y trascendencia del registro civil de defunción no radica únicamente en la esfera privada del ser humano, sino tiene una consecuencia y es la de retirar del tráfico jurídico a una persona como titular de derechos y obligaciones, en las actuaciones públicas y privadas, lo cual trasciende al ámbito de la seguridad jurídica en la sociedad.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. OBJETO. Reglamentar el procedimiento para la inscripción de oficio y en línea de las defunciones en el Registro del Estado Civil, implementando mecanismos tecnológicos para interoperar con las bases de datos del Registro Único de Afiliados RUAF-ND del Ministerio de Salud y Protección Social.

ARTÍCULO 2o. PROCEDIMIENTO. La Registraduría Nacional del Estado Civil realizará la inscripción oficiosa de las defunciones en el registro civil de acuerdo con la información que proviene de la base de datos del Registro Único de Afiliados RUAF-ND del Ministerio de Salud y Protección Social así:

a) Documento antecedente: como documento antecedente emplearán los datos consignados en el certificado médico de defunción alojados en el Sistema del Registro Único de Afiliados RUAF-ND del Ministerio de Salud y Protección Social.

b) Recepción y extensión: la recepción y extensión de la información del hecho de muerte se realizará por intermedio de la interoperabilidad de los sistemas de información del Registro Único de Afiliados RUAF-ND del Ministerio de Salud y Protección Social y SRC WEB de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

La Registraduría Nacional del Estado Civil solo podrá registrar de oficio los fallecimientos por causa de muerte natural certificados que provengan del RUAF-ND.

c) Autorización: El registro civil de defunción otorgado con base en los datos del Registro Único de Afiliados RUAF-ND del Ministerio de Salud y Protección Social será autorizado por el Registrador Auxiliar del CAN, en Bogotá, D. C.

d) Copias y certificados: Las copias y certificados de registro civil de las inscripciones realizadas mediante este procedimiento podrán ser solicitadas en las registradurías autorizadas para expedir copias del Sistema de Gestión Electrónica de Documentos (GED) de registro civil o por los medios que la Registraduría Nacional del Estado Civil disponga para tal fin.

PARÁGRAFO. La inscripción de las defunciones que no puedan hacerse mediante este procedimiento oficioso se realizará en las oficinas registrales, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto número 1260 de 1970 y demás normas complementarias.

En estos casos, los funcionarios registrales deberán verificar en la página de la Registraduría Nacional del Estado Civil que la defunción no haya sido inscrita de manera oficiosa, a fin de evitar duplicidad en las inscripciones.

ARTÍCULO 3o. OBLIGACIONES DE LA CARTERA DE SALUD. El Ministerio de Salud y Protección Social deberá poner a disposición de la Registraduría Nacional del Estado Civil la información de los certificados médicos de defunción que se incorporen a las bases de datos del Registro Único de Afiliados RUAF-ND para efectos de la inscripción oficiosa de la defunción.

La Gerencia de informática de la Registraduría Nacional del Estado Civil coordinará los temas técnicos e informáticos tendientes a lograr la interoperabilidad de los sistemas de información de la entidad y la Cartera de salud.

ARTÍCULO 4o. ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS DEL SIGC DE LA RNEC. Ordenar a la Gerencia de Informática y Dirección Nacional de Registro Civil, en coordinación con la Oficina de Planeación, establecer y/o actualizar los procedimientos, formatos, guías, capacitación, actos administrativos y circulares, a que haya lugar, de acuerdo con lo dispuesto en este acto administrativo.

ARTÍCULO 5o. COMUNICACIONES. Comunicar este acto administrativo al Ministerio de Salud y Protección Social, a la Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación, a la Dirección Nacional de Registro Civil, a la Dirección Nacional de Identificación, a la Gerencia de Informática, Oficina de Planeación de la Registraduría Nacional del Estado Civil y al Registrador Auxiliar CAN, para su conocimiento y lo de su competencia.

ARTÍCULO 6o. PUBLICACIÓN. Publicar este acto administrativo en el Diario Oficial.

ARTÍCULO 7o. La presente resolución rige a partir de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 14 de febrero de 2024.

El Registrador Nacional del Estado Civil,

Hernán Penagos Giraldo.