Legislación ARL - Resolución 2199 de 2013 MSPS

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RESOLUCIÓN 2199 DE 2013

(junio 21)

Diario Oficial No. 48.832 de 25 de junio de 2013

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

Por la cual se define el proceso de depuración de los registros de afiliados repetidos en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA).

Resumen de Notas de Vigencia

EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL,

en uso de sus facultades legales, en especial, de las conferidas por el numeral 7 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, el artículo 5o del Decreto-ley 1281 de 2002 y el numeral 23 del artículo 2o del Decreto-ley 4107 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que la Resolución número 1344 de 2012, estableció entre otros, los requerimientos técnicos y plazos para la entrega de novedades de actualización y/o corrección de información relacionada con el proceso de afiliación por parte de las Entidades Promotoras de Salud de los Regímenes Contributivo, Subsidiado, Especiales y de Excepción, las Entidades Obligadas a Compensar (EOC), el Distrito Capital de Bogotá, D. C., los municipios y los departamentos que tengan a cargo corregimientos departamentales al Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga);

Que pese a las condiciones establecidas en el artículo 6o de la mencionada resolución para el cruce y validación de la información por parte de las entidades que administran afiliaciones en los distintitos regímenes, este Ministerio determinó la necesidad de su complementación, en especial, respecto de los registros de afiliados repetidos, toda vez que persisten inconsistencias en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA);

Que ante el efecto e impacto que para el Sistema General de Seguridad Social en Salud conlleva la existencia de tal situación y en consideración a la presunta existencia de registros repetidos, generada como consecuencia de la auditoría a la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) y la posterior aplicación de criterios de depuración, todo lo cual, fue presentado por el Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) a las Entidades Promotoras de Salud de los Regímenes Contributivo y Subsidiado, en sesión de trabajo realizada el día 27 de mayo de 2013, se hace necesario complementar las condiciones de cruce y validación de la información de afiliación, estableciendo un proceso para la depuración de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA), en cuanto a registros repetidos se refiere;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. PROCESO DE DEPURACIÓN DE LOS REGISTROS REPETIDOS EN LA BASE DE DATOS ÚNICA DE AFILIADOS (BDUA). Las Entidades Promotoras de Salud de los Regímenes Contributivo y Subsidiado y las Entidades Obligadas a Compensar (EOC), deberán realizar la depuración de registros repetidos en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) y reportarla al Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga), atendiendo los parámetros y directrices contemplados en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución.

Concordancias

ARTÍCULO 2o. ACTUALIZACIÓN DE LA BASE DE DATOS ÚNICA DE AFILIADOS (BDUA). Cumplido el proceso de depuración de los registros repetidos en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA), el Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga), procederá a efectuar la actualización del registro válido en la BDUA.

ARTÍCULO 3o. ACTUACIONES FRENTE AL INCUMPLIMIENTO DE REPORTE DE LA INFORMACIÓN. El incumplimiento en el reporte de la información a que refiere esta resolución, constituirá, de conformidad con lo establecido en el numeral 130.12 del artículo 130 de la Ley 1438 de 2011, una conducta que vulnera el Sistema General de Seguridad Social en Salud, sancionable por la Superintendencia Nacional de Salud, de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia. Para el efecto, el Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga), comunicará a dicha entidad lo relacionado con las entidades que no alleguen la información dentro de los términos y con los parámetros y directrices consignados en el Anexo Técnico que hace parte integral de esta resolución.

ARTÍCULO 4o. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS. La Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación (TIC) de este Ministerio, actualizará el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución, cuando surjan modificaciones a las especificaciones técnicas en él contenidas o cuando sea necesario efectuar aclaraciones o ajustes al mismo.

ARTÍCULO 5o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 21 de junio de 2013.

El Ministro de Salud y Protección Social,

ALEJANDRO GAVIRIA URIBE.

ANEXO TÉCNICO PARA LA DEPURACIÓN DE LOS REGISTROS PRESUNTAMENTE REPETIDOS EN LA BASE DE DATOS ÚNICA DE AFILIADOS (BDUA).

De acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Resolución número 1344 de 2012 del Ministerio de Salud y Protección Social (MSPS), a continuación se señalan los parámetros, directrices y procesos para la depuración de registros identificados como presuntamente repetidos en la BDUA, así:

I. CONSIDERACIONES GENERALES.

II. CONCEPTOS UTILIZADOS.

III. CRITERIOS DE EVALUACIÓN, DEPURACIÓN Y APLICACIÓN A REGISTROS DE PRESUNTOS REPETIDOS.

IV. ENTREGA DE INFORMACIÓN A LAS EPS-EOC Y EPSS.

V. GESTIONES DE LAS EPS-EOC Y EPSS.

VI. GESTIONES DEL ADMINISTRADOR FIDUCIARIO.

I. CONSIDERACIONES GENERALES

1. La auditoría de presuntos repetidos se aplicará sobre toda la BDUA, con corte a 26/03/2013 y posterior al proceso de validación por parte de los municipios, correspondiente al mes de marzo de 2013. Con este corte, fueron tomadas las variables de la BDUA que están involucradas en los criterios de depuración.

2. Para efectos de identificar los presuntos registros repetidos, se aplicaron dos algoritmos fonéticos a todos los afiliados registrados en la BDUA, sin importar su estado de afiliación.

3. La comparación de los códigos fonéticos fue aplicada a los campos de nombres y apellidos y la comparación textual a la fecha de nacimiento.

4. Los registros identificados como presuntos repetidos se cruzaron con la información de la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC) por el tipo y número de documento vigente para el serial, obteniendo tres subconjuntos:

a) Los documentos que no existen en la RNEC;

b) Los documentos que sí existen en la RNEC pero no coinciden en su totalidad los valores de las variables (nombres, apellidos, fecha de nacimiento y género);

c) Los documentos que existen en la RNEC y coinciden en su totalidad los valores de las variables (nombres, apellidos, fecha de nacimiento y género).

II. CONCEPTOS UTILIZADOS

Grupo de repetición. Número asignado a cada conjunto de seriales los cuales pueden contener 2 o más seriales relacionados por la coincidencia de los códigos fonéticos en cualquiera de los dos algoritmos.

Registro a depurar. Se entiende por registro a depurar aquel que por definición no debe estar en la BDUA, dado que se identifica como repetido y no se sustenta formalmente su existencia como un homónimo fonético real con otro serial; por tanto, este registro será movido de la BDUA en operación a un modelo de datos paralelo (BDUA PR), que permita mantener la trazabilidad de la afiliación que tuvo y como soporte de los pagos ya efectuados.

Registro válido en la BDUA. Se entiende por registro válido en la BDUA, aquel que una vez aplicado el proceso de depuración, permanecerá en la BDUA dado que supera todos los criterios de depuración y es el representante del grupo de repetición.

Homónimos Fonéticos Permitidos (HFP). Son aquellos registros de la BDUA que perteneciendo al mismo grupo de repetición cumple:

-- La EPS-EOC o EPSS soporta que son personas diferentes y no son la evolución de la identificación de otro miembro del grupo de repetición.

-- Mediante los cruces de información realizada por el Administrador Fiduciario del Fosyga frente a la información entregada por la RNEC, se determinó que si dos o más registros del mismo grupo de repetición cuyo tipo de documento es cédula de ciudadanía y fueron certificados en sus 6 variables (2 nombres, 2 apellidos, fecha nacimiento y género) por la RNEC, se consideran HFP.

-- Mediante los cruces de información realizada por el Administrador Fiduciario del Fosyga frente a la información entregada por la RNEC, se determinó que, si dos o más registros del mismo grupo de repetición sin importar el tipo de documento, fueron certificados en sus 6 variables (2 nombres, 2 apellidos, fecha nacimiento y género), por la RNEC y presentan alguna diferencia en sus nombre o apellidos, se consideran HFP.

BDUA PR. Modelo de datos equivalente en estructura a la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) de operación, creado para contener todos los registros que sean depurados de la BDUA por ser considerados repetidos.

III. CRITERIOS DE EVALUACIÓN, DEPURACIÓN Y APLICACIÓN A REGISTROS DE PRESUNTOS REPETIDOS

A continuación se describen los criterios de evaluación, depuración y aplicación a registros de presuntos repetidos, con la finalidad de establecer cuáles serán movidos de la BDUA al modelo de datos paralelo BDUA-PR.

Los registros a depurar se identificarán con la sigla ELM en el resultado de la depuración y los registros reconocidos como válidos se identificarán con la sigla DEF.

Cada criterio de depuración tiene asociado un número el cual será informado por el Administrador de los Recursos del Fosyga en el archivo de salida, según los siguientes conceptos.

1. C1. Se retiran de la depuración los registros que al día de la ejecución de la depuración ya no existen en la BDUA, estos registros se clasifican como (ELM).

2. C2. Se retiran de la depuración los registros cuyo tipo y número de documento no existe en la RNEC, estos registros se clasifican como (ELM).

3. C3. Se retiran de la depuración los registros que existen en la RNEC pero esta los reporta como documentos anómalos o cancelados por causas diferentes a muerte, estos registros se clasifican como (ELM).

A partir de este punto la evaluación de criterios se hace por grupo de repetición, en el orden descrito y hasta el momento en el cual se logre seleccionar el registro o registros reconocidos como válidos en el grupo que serán identificados como DEF, el único caso en el cual un grupo pueda tener más de un registro válido en la BDUA es cuando se clasifican como HFP.

4. C4. Se identifican los casos de Homónimos Fonéticos Permitidos (HFP), estos registros se clasifican como (DEF) y representan a su grupo de tal forma que los demás seriales que pertenezcan a este grupo se clasifican como (ELM).

5. C5. Se identifican los registros que por tipo y número de documento coinciden en su totalidad con los valores de la RNEC en las variables (nombres, apellidos, fecha de nacimiento y género), así:

a) Si sólo existe un registro con esta condición en el grupo de repetición, este registro se clasifica como (DEF) y los demás registros que pertenezcan a este grupo de repetición se clasifican como (ELM);

b) Si hay más de un registro con esta condición en el grupo de repetición, estos registros continúan al siguiente paso y los demás registros de este grupo de repetición que no cumplan la condición se clasifican como (ELM);