RESOLUCIÓN 00000435 DE 2025

(marzo 14)

Diario Oficial No. 53.071 de 27 de marzo de 2025

Diario Oficial disponible en la web de la Imprenta Nacional de Colombia el 28 de marzo de 2025

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

Por medio de la cual se reglamenta el reporte de los hechos vitales - nacimientos y defunciones y se adopta la aplicación tecnológica, Registro Único de los Afiliados - Nacimientos y Defunciones (RUAF ND).

EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por los numerales 3 y 7 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, el artículo 112 de la Ley 1438 de 2011, en desarrollo del numeral 23 del artículo 2o del Decreto número 4107 de 2011, los artículos 3.1.3 y 3.1.5 del Decreto número 780 de 2016, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 521 de la Ley 9 de 1979 define que el Ministerio de Salud, hoy Ministerio de Salud y Protección Social, dictará las disposiciones necesarias para que, en el sistema de tránsito de los certificados individuales de defunción, incluyendo aquellos provenientes de autopsias médico-legales, tenga prioridad el subsistema de información de esta cartera ministerial.

Que el artículo 50 de la Ley 23 de 1981 definió el certificado médico como el documento destinado a acreditar el nacimiento, el estado de salud, el tratamiento prescrito, o el fallecimiento de una persona.

Que el artículo 2.7.2.2.1.3.1 del Decreto número 780 de 2016, Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social establece que corresponde a este Ministerio la adopción de los formatos para la expedición de los Certificados de Nacido Vivo y de Defunción.

Que el artículo 2.7.2.2.1.3.3 del mencionado decreto establece que en aquellos lugares donde no exista Profesional de la Medicina ni en Servicio Social Obligatorio, el certificado médico podrá ser diligenciado y firmado por el personal de salud autorizado, con el fin de obtener información estadística.

Que el numeral 43.1.6 del artículo 43 de la Ley 715 de 2001, establece que es competencia de las entidades territoriales en el sector salud, adoptar, implementar, administrar y coordinar la operación en su territorio del sistema integral de información en salud, así como generar y reportar la información requerida por el Sistema.

Que a través de la Resolución número 1346 de 1997, el Ministerio de Salud, hoy Ministerio de Salud y Protección Social, adoptó el Manual de Principios y Procedimientos del Sistema de Registro Civil y Estadísticas Vitales y los formatos únicos para la expedición de los certificados de Nacido Vivo y de Defunción, los cuales han requerido actualizaciones y que, en concordancia con las demás instituciones del sistema de registro civil, han implicado actualizaciones normativas.

Que a través del artículo 1o del Decreto número 955 de 2002 se creó la Comisión Intersectorial de Gestión de las Estadísticas Vitales, la cual, según lo establecido en el artículo 3o del mencionado decreto, tiene dentro de sus funciones el establecimiento de los procedimientos que garanticen el funcionamiento del sistema de registro civil y estadísticas vitales en todo el país, orientar la administración y operación de los procesos propios del sistema, así como impulsar y poner en práctica los cambios necesarios para contar con un mecanismo actualizado, universal, eficiente y oportuno, que satisfaga las necesidades del país en el campo de la información estadística.

Que el artículo 23 del Decreto número 019 de 2012, modificado por el artículo 20 del Decreto 2106 de 2019, estableció que el formato único que deberán diligenciar los médicos, el Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses, incluidas sus regionales y seccionales, y las autoridades competentes cuando certifiquen la muerte de una persona, será definido por la Registraduría Nacional del Estado Civil, en conjunto con el Ministerio de Salud y Protección Social y el Departamento Nacional de Estadística (DANE).

Que, a través del Acuerdo número 01 de 2024, por medio del cual se adoptan los formatos de certificación de Nacido Vivo y de Defunción, la Registraduría Nacional del Estado Civil, el Ministerio de Salud y Protección Social y el Departamento Nacional de Estadística (DANE), actualizaron los certificados de nacido vivo y defunción para incluir los ajustes a las nuevas variables estadísticas, como parte del mejoramiento tecnológico, y para que cumplan con los estándares establecidos por los referentes internacionales relacionados con la certificación médica de los hechos vitales.

Que, en consideración a lo descrito, se hace necesario establecer el mecanismo electrónico que permita el registro de datos, la generación de reportes de novedades y la consulta en línea de los certificados de hechos vitales de nacimientos y defunciones, a través de la aplicación tecnológica dispuesta por este Ministerio.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. OBJETO. La presente resolución tiene por objeto reglamentar el reporte de los hechos vitales –nacimientos y defunciones– y adoptar la aplicación tecnológica “Registro Único de los Afiliados –Nacimientos y Defunciones– (RUAF ND)”.

ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Las disposiciones contenidas en la presente resolución son aplicables a los profesionales de la medicina en ejercicio o en servicio social obligatorio, a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, a las instituciones de salud de los regímenes Especial y de Excepción, a las Unidades Básicas de Medicina Legal, a las Administradoras de Planes de Beneficios de Salud, a las Secretarías de Salud del orden departamental, distrital y municipal, o a la entidad que haga sus veces, al personal de salud autorizado para certificar nacimientos y defunciones con fines estadísticos, y a los demás actores que utilicen la aplicación tecnológica “Registro Único de los Afiliados - Nacimientos y Defunciones - (RUAF ND)” para el reporte de los nacimientos y defunciones.

ARTÍCULO 3o. RECTORÍA DE LA INFORMACIÓN DE LOS NACIMIENTOS Y DEFUNCIONES. Todos los nacimientos y defunciones ocurridos en el territorio nacional deberán ser reportados al Ministerio de Salud y Protección Social mediante la aplicación tecnológica “Registro Único de los Afiliados - Nacimientos y Defunciones - (RUAF ND)”.

Los hechos vitales que no sean atendidos por el sector salud y de los cuales se tenga conocimiento deberán ser notificados a la Secretaría de Salud de la jurisdicción correspondiente, para que esta los reporte al Ministerio de Salud y Protección Social.

PARÁGRAFO. Corresponde al Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, en el marco de sus competencias, asegurar que las defunciones correspondientes a necropsias médico-legales sean reportadas al Ministerio de Salud y Protección Social mediante la aplicación tecnológica “Registro Único de los Afiliados - Nacimientos y Defunciones - (RUAF ND)”, incluidas aquellas realizadas por la Unidad de Búsqueda de Personas Desaparecidas.

ARTÍCULO 4o. APLICACIÓN TECNOLÓGICA “REGISTRO ÚNICO DE LOS AFILIADOS - NACIMIENTOS Y DEFUNCIONES - (RUAF ND)” PARA EL REPORTE DE LOS NACIMIENTOS Y DEFUNCIONES. La Oficina de Tecnología de la Información y Comunicación (OTIC) del Ministerio de Salud y Protección Social será la encargada de administrar la aplicación tecnológica “Registro Único de los Afiliados - Nacimientos y Defunciones - (RUAF ND)”, para el reporte, modificaciones y consultas en línea de la información de los nacimientos y defunciones ocurridos en el territorio nacional.

Las variables que conforman el reporte de los nacimientos y defunciones serán avaladas por el Departamento Administrativo Nacional de Estadísticas (DANE) y la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC), en el marco del Sistema de Registro Civil y Estadísticas Vitales. Estas variables son el insumo para la producción de estadísticas vitales y para la expedición del certificado antecedente para el registro civil.

PARÁGRAFO. Cuando el certificado sea expedido por los profesionales de la medicina, el certificado antecedente para el registro civil deberá ser impreso desde el Registro Único de los Afiliados - Nacimientos y Defunciones (RUAF-ND) y debidamente firmado por el profesional que atendió el hecho vital.

ARTÍCULO 5o. FUNCIONALIDADES DE LA APLICACIÓN TECNOLÓGICA “REGISTRO ÚNICO DE LOS AFILIADOS - NACIMIENTOS Y DEFUNCIONES - (RUAF ND)”. La aplicación tecnológica “Registro Único de los Afiliados - Nacimientos y Defunciones - (RUAF ND)”, contará con manuales operativos para la creación de usuarios y las funcionalidades de la aplicación. Estos manuales serán actualizados cuando se requiera, registrando el número de versión y la fecha de actualización.

PARÁGRAFO. El Ministerio de Salud y Protección Social pondrá a disposición la información de nacimientos y defunciones de los afiliados a las entidades Administradoras de Planes de Beneficios de Salud o las que hagan sus veces, las adaptadas y las de los regímenes Especial y de Excepción, a través de los mecanismos que defina esta cartera ministerial. Así mismo, creará los usuarios que se requieran para el acceso a la información a las entidades que conforman el Sistema de Registro Civil y Estadísticas Vitales para realizar las actividades de su competencia.

ARTÍCULO 6o. PROCEDIMIENTO PARA LA CERTIFICACIÓN DE HECHOS VITALES POR CONTINGENCIA. Cuando por alguna circunstancia, no sea posible realizar la certificación directamente en la aplicación tecnológica “Registro Único de los Afiliados - Nacimientos y Defunciones - (RUAF ND)”, quien certifique deberá elaborar el certificado en medio físico. Este deberá ser cargado posteriormente por la persona encargada de las estadísticas vitales en las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) del municipio o departamento correspondiente, quien deberá revisar la completitud, consistencia y coherencia de los datos diligenciados y transcribirlos a la aplicación en el menor tiempo posible.

Las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud y las Secretarías de Salud que distribuyan papelería impresa para contingencia generada a través de la aplicación tecnológica “Registro Único de los Afiliados - Nacimientos y Defunciones - (RUAF ND)”, deberán vigilar su uso y custodia, según los lineamientos dados por el Ministerio de Salud y Protección Social en el Documento de Orientación para la Gestión Territorial de las Estadísticas Vitales.

ARTÍCULO 7o. RESPONSABILIDADES DE LOS PROFESIONALES DE LA MEDICINA EN EJERCICIO O EN SERVICIO SOCIAL OBLIGATORIO Y DEMÁS PERSONAL DE SALUD AUTORIZADO FRENTE AL REPORTE DE LOS NACIMIENTOS Y LAS DEFUNCIONES. Es responsabilidad de los profesionales de la medicina en ejercicio, en servicio social obligatorio y demás personal de salud autorizado:

7.1. Gestionar el acceso a la aplicación tecnológica RUAF-ND para la certificación de hechos vitales.

7.2. Certificar los nacimientos y defunciones atendidos por designación de la institución Prestadora de Servicios de Salud o por la Entidad Administradora de Planes de Beneficios.

7.3. Reportar la certificación de manera oportuna y veraz, siempre en el menor tiempo posible.

7.4. Complementar o corregir la información relacionada con la certificación de nacimientos y defunciones, si es necesario.

7.5. Garantizar la custodia de los certificados físicos para contingencia y el uso adecuado de los mismos.

7.6. Cumplir con el régimen de protección de datos personales y demás aspectos relacionados con el tratamiento de la información.

ARTÍCULO 8o. RESPONSABILIDADES DE LAS INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD FRENTE AL REPORTE DE LOS NACIMIENTOS Y LAS DEFUNCIONES. Corresponde a las instituciones prestadoras de servicios de salud:

8.1. Garantizar las condiciones técnicas, humanas y administrativas requeridas para el reporte de los nacimientos y las defunciones.

8.2. Garantizar la calidad, cobertura y oportunidad del reporte de los nacimientos y las defunciones.

8.3. Realizar el reporte de los nacimientos y defunciones a través de la aplicación tecnológica “Registro Único de los Afiliados - Nacimientos y Defunciones - (RUAF ND)”.

8.4. Garantizar la idoneidad y capacitación en el uso de la aplicación tecnológica “Registro Único de los Afiliados - Nacimientos y Defunciones - (RUAF ND)” y la certificación de los hechos vitales por parte de los profesionales de la salud.

8.5. Garantizar el uso adecuado y la administración de usuarios para la aplicación tecnológica “Registro Único de los Afiliados - Nacimientos y Defunciones - (RUAF ND)”.

ARTÍCULO 9o. RESPONSABILIDADES DE LAS SECRETARÍAS DE SALUD DEPARTAMENTALES, DISTRITALES Y MUNICIPALES O LA ENTIDAD QUE HAGA SUS VECES FRENTE AL REPORTE DE LOS NACIMIENTOS Y LAS DEFUNCIONES. Las secretarías de salud de los niveles departamental, distrital y municipal deberán:

9.1. Garantizar las condiciones técnicas, humanas y administrativas requeridas para el reporte de los nacimientos y las defunciones.

9.2. Hacer seguimiento a la calidad, cobertura y oportunidad del reporte de los nacimientos y las defunciones.

9.3. Utilizar la aplicación tecnológica RUAF-ND para el reporte de los nacimientos y las defunciones diligenciados por el personal de salud autorizado, con el fin de obtener información estadística.

9.4. Establecer canales de comunicación que permitan dar trámite oportuno a las solicitudes de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud respecto al funcionamiento de la aplicación.

9.5. Implementar estrategias de vigilancia demográfica que permitan el reporte de nacimientos y defunciones.

9.6. Garantizar la idoneidad y capacitación en el manejo de la aplicación tecnológica RUAF-ND de los profesionales de la medicina y demás personal autorizado para la certificación de los hechos vitales.

9.7. Realizar seguimiento del uso adecuado de la aplicación tecnológica RUAF-ND y de la generación de usuarios y roles.

ARTÍCULO 10. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. Las entidades que tengan a su cargo el diligenciamiento, reporte de novedades o consulta del Certificado de Nacido Vivo o del Certificado de Defunción a través de la aplicación web serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos personales y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información que les sea aplicable en el marco de las Leyes Estatutarias 1266 de 2008 y 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014 y el Decreto número 1377 de 2013 y las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan. Estas entidades serán responsables de la privacidad, seguridad y confidencialidad de la información suministrada y de los datos a los que tengan acceso.

ARTÍCULO 11. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. Las entidades mencionadas en el artículo 2o de la presente resolución garantizarán, al interior de sus procesos informáticos y con los terceros involucrados, la veracidad, confidencialidad, integridad, custodia y disponibilidad de los datos reportados a través de la aplicación web, y deberán utilizar y garantizar las técnicas necesarias para evitar el riesgo de suplantación, alteración, extracción, secuestro y cualquier acceso o uso indebido, fraudulento o no autorizado de los datos, conforme con la normativa vigente expedida por el Archivo General de la Nación, la Superintendencia de Industria y Comercio y el Ministerio de Tecnologías de Información y Comunicaciones, en conformidad con la Ley 527 de 1999, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Ley 594 de 2000, Ley 2015 de 2020, Decreto número 1377 de 2013 y demás disposiciones relacionadas.

ARTÍCULO 12. MANUALES, DOCUMENTOS Y FORMATOS ÚNICOS PARA LA EXPEDICIÓN DE LOS CERTIFICADOS DE NACIDO VIVO Y DE DEFUNCIÓN. El Ministerio de Salud y Protección Social pondrá a disposición en la página web del SISPRO, a través del siguiente enlace (https:// www.sispro.gov.co/central-prestadores-de-servicios/Pages/RUAFND.aspx), la versión vigente y aprobada del Manual de Principios y Procedimientos del Sistema de Registro Civil y Estadísticas Vitales, el Manual de Administración de Usuarios, el Manual Operativo del Usuario de RUAF-ND, el Documento de Orientación para la Gestión Territorial de las Estadísticas Vitales y los formatos únicos para la expedición de los certificados de Nacido Vivo y de Defunción. Estas herramientas deberán ser adoptadas por los diferentes actores a nivel nacional.

ARTÍCULO 13. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución número 1346 de 1997.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 14 de marzo de 2025.

El Ministro de Salud y Protección Social,

Guillermo Alfonso Jaramillo Martínez