CIRCULAR EXTERNA 19 DE 2023

(octubre 12)

Diario Oficial No. 52.547 de 13 de octubre de 2023

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

Para: Entidades Promotoras de Salud (EPS), Entidades Adaptadas (EA), Entidades Obligadas a Compensar (EOC), Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), Proveedores, Operadores Logísticos, Gestores Farmacéuticos, Comunidad Médica o Científica, Usuarios, Pacientes y demás actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

De: Ministro de Salud y Protección Social.

Asunto: Instrucciones para la transcripción y el reporte de suministro de los datos generados mediante los mecanismos establecidos en la Circular 011 de 2023.

El Ministerio de Salud y Protección Social, en cumplimiento de sus facultades constitucionales y legales y en especial las conferidas en la leyes 100 de 1993, 1438 de 2011, 1751 de 2015, Decreto Ley número 4107 de 2011 y Decreto número 2562 de 2012 y ejerciendo sus funciones de dirección, orientación y conducción del Sistema de Salud, establece las instrucciones para la transcripción de servicios y tecnologías de salud no financiados con recursos de la UPC y servicios complementarios, y el reporte de suministro de los datos generados mediante los mecanismos establecidos en la Circular 011 de 2023 con ocasión de la contingencia presentada por el incidente de ciberseguridad en el Datacenter del proveedor de servicios tecnológicos de este ministerio, específicamente en lo relacionado con la herramienta tecnológica MIPRES, teniendo en cuenta lo siguiente:

1. Que, IFX NETWORKS COLOMBIA S.A.S. presta sus servicios a distintas entidades públicas del orden nacional, entre ellas el Ministerio de Salud y Protección Social.

2. Que, desde las 6:00 a. m. del 12 de septiembre de 2023, la Oficina de Tecnología de la Información y Comunicación (TIC) detectó fallas en los servicios tecnológicos alojados en el Datacenter administrado por IFX NETWORKS COLOMBIA S.A.S.

3. Que, el Puesto de Mando Unificado confirmó, que la empresa IFX NETWORKS COLOMBIA S.A.S. sufrió un ataque de ciberseguridad, que produjo la afectación de la plataforma de servicios.

4. Que, de acuerdo a la información suministrada por IFX NETWORKS COLOMBIA S.A.S., no fue posible reestablecer los servicios de manera inmediata y con el fin de garantizar la prestación de los servicios de salud, se implementaron medidas de contingencia.

5. Que, esta Cartera Ministerial a través de las resoluciones 1885 y 2438 de 2018 estableció el procedimiento para, entre otros, el acceso, reporte de prescripción, suministro, verificación, control, pago de los servicios y tecnologías en su salud no financiadas con recursos de la UPC y de servicios complementarios, previendo en el artículo 16 de los actos administrativos citados, la utilización del Formulario para Contingencia ante la imposibilidad de acceso y registro en la herramienta tecnológica de reporte de prescripción cuando se presenten dificultades técnicas.

5. Que, este ministerio expidió la Circular externa número 011 de 2023 mediante la cual estableció el “PLAN DE CONTINGENCIA PARA EL REPORTE DE PRESCRIPCIÓN, SUMINISTRO, VERIFICACIÓN, CONTROL, PAGO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN DE TECNOLOGÍAS EN SALUD NO FINANCIADAS CON RECURSOS DE LA UPC y DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS QUE SE PRESCRIBEN MEDIANTE LA HERRAMIENTA TECNOLÓGICA MIPRES CONFORME A LO ESTABLECIDO EN LAS RESOLUCIONES 1885 Y 2438 DE 2018”.

6. Que el día 25 de septiembre del 2023 fueron restablecidos en su totalidad los servicios y aplicativos tecnológicos y digitales, a nivel interno y externo, que resultaron afectados tras el ataque cibernético a la empresa IFX NETWORKS COLOMBIA S.A.S., específicamente en lo relacionado con la herramienta tecnológica MIPRES.

En razón a las consideraciones de orden fáctico y administrativo descritas, y en atención a las medidas de contingencia establecidas por este ministerio, se ponen a disposición de los diferentes actores, las instrucciones para el registro de las prescripciones y el reporte de los suministros realizados mediante los mecanismos establecidos en la Circular 011 de 2023, así:

CASOS PREVISTOS PARA LA TRANSCRIPCIÓN Y REPORTE DEL SUMINISTRO

Para la transcripción y reporte de suministro de datos generados mediante los mecanismos establecidos en la Circular 011 de 2023 se tendrá en cuenta lo siguiente:

- Los Formularios para contingencia generados entre los días 9, 10 y 11 de septiembre de 2023 y que no se transcribieron en MIPRES y su respectiva Acta de Junta de Profesionales de la Salud cuando aplique.

- Los Formularios para contingencia generados por las IPS del 12 al 25 de septiembre de 2023 y su respectiva Acta de Junta de Profesionales de la Salud cuando aplique.

- Las tutelas generadas del 12 al 25 de septiembre de 2023.

- Los suministros realizados del 12 al 25 de septiembre de 2023.

El proceso se desarrollará en las siguientes etapas:

1. ETAPA DE TRANSCRIPCIÓN DE PRESCRIPCIONES Y DE TUTELAS

<Tiempo modificado por la Circular 21 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:> Esta etapa se desarrollará desde el día de la publicación de la presente circular y hasta el 30 de noviembre de 2023, y se tendrá en cuenta:

- La transcripción de las prescripciones y de las tutelas las deben realizar las ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD (EPS), ENTIDADES ADAPTADAS (EA) y ENTIDADES OBLIGADAS A COMPENSAR (EOC), para lo cual deberán contar con los datos que remitieron las Instituciones Prestadoras de Salud (IPS) en los “Formularios para contingencia” o por las tutelas, y que fueron reportados en el “Registro de Prescripciones diarias EPS_EOC_EA”.

- La transcripción admitirá únicamente las prestaciones cuya fecha de prescripción se encuentre entre el 9 y el 25 de septiembre de 2023. Las ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD (EPS), ENTIDADES ADAPTADAS (EA) y ENTIDADES OBLIGADAS A COMPENSAR (EOC) deberán verificar que no existan prescripciones duplicadas por FECHA, HORA, PRESTADOR para el mismo afiliado y para la tecnología en salud o servicio complementario.

- Las INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD (IPS) deberán registrar en la plataforma MIPRES, el resultado del “Acta de junta de Profesionales” cuando aplique y las enviadas durante la contingencia a las ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD (EPS), ENTIDADES ADAPTADAS (EA) y ENTIDADES OBLIGADAS A COMPENSAR (EOC).

Las validaciones que se hagan en las etapas de transcripción de la prescripción no son sustitutas u homólogas de las que se surten para el proceso de verificación, control y pago de servicio y tecnologías no financiadas con cargo a la UPC por parte de la Administradora de Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES), en virtud de la Resolución número 1885 de 2018 y de la Resolución número 2348 de 2018.

2. ETAPA DE VERIFICACIÓN DE LA AFILIACIÓN Y NO DUPLICIDAD DE LAS PRESCRIPCIONES DE LAS TECNOLOGÍAS EN SALUD Y SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

<Tiempo modificado por la Circular 21 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:> Esta etapa se desarrollará en el periodo comprendido desde el 1 de diciembre hasta el 7 de diciembre de 2023. . Una vez finalizada la etapa de transcripción, el Ministerio de Salud y Protección Social evaluará la validez de las prescripciones de la siguiente manera:

- La prescripción debe estar debidamente reportada en el “Registro de Prescripciones diarias EPS_EOC_EA” de acuerdo a la Circular 011 de 2023.

- El estado de afiliación del paciente en la fecha de prescripción, y la EPS que lo reportó.

- El estado de activación del prestador por parte de la EPS en la fecha de prescripción.

- El estado de activación del profesional de la salud por el prestador.

- El estado de vigencia y existencia del registro sanitario INVIMA cuando aplique.

- El estado de activación del ítem prescrito en las tablas de referencia de MIPRES.

- Que no existan prescripciones iguales en la herramienta tecnológica MIPRES en lo relacionado con: paciente, fecha de atención, prestador, profesional de la salud y tecnología de salud o servicio.

3. ETAPA DE REPORTE DE SUMINISTROS

<Tiempo modificado por la Circular 21 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:> Esta etapa se desarrollará en el periodo comprendido desde el 11 de diciembre de 2023 hasta el 15 de enero de 2024, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 17 de la Resolución número 1139 de 2022 o la norma que la modifique o sustituya. De las prescripciones que superen la etapa de validación se analizará lo siguiente:

- El reporte de suministro lo realizarán las ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD (EPS), ENTIDADES ADAPTADAS (EA) y ENTIDADES OBLIGADAS A COMPENSAR (EOC) por cuanto ya no se pueden aplicar los procesos de direccionamiento a la red de proveedores, excepto para las prescripciones suministradas en los ámbitos hospitalario internación o urgencia, las cuales podrán ser reportadas por el prestador.

- El reporte de suministros de las prescripciones realizadas entre el 9 y el 25 de septiembre de 2023 deberá ser elaborado por las ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD (EPS), ENTIDADES ADAPTADAS (EA) y ENTIDADES OBLIGADAS A COMPENSAR (EOC) a través del Reporte de suministros Versión 1.0.

- El reporte de suministros de las prescripciones realizadas entre el 9 y el 25 de septiembre de 2023 en los ámbitos de hospitalización internación o urgencias deberá ser realizado por EL PRESTADOR a través del Reporte de suministros Versión 2.0.

Finalmente se informa que serán válidas únicamente las transcripciones de las prescripciones que fueron debidamente reportadas dentro de los plazos establecidos en la Circular 011 de 2023 en el “Registro de Prescripciones diarias EPS_EOC_EA” y que fueron cargados en el SFTP del Sistema de Afiliación Transaccional (SAT).

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 12 de octubre de 2023.

El Ministro de Salud y Protección Social,

Guillermo Alfonso Jaramillo Martínez.