CIRCULAR EXTERNA 11 DE 2023

(septiembre 15)

Diario Oficial No. 52.519 de 15 de septiembre de 2023

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

Para:	Entidades Promotoras de Salud (EPS), Entidades Adaptadas (EA), Entidades Obligadas a Compensar (EOC), Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), proveedores, operadores logísticos, gestores farmacéuticos, comunidad médica o científica, usuarios, pacientes y demás actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
De:	Ministro de Salud y Protección Social
Asunto:	Plan de contingencia para el reporte de prescripción, suministro, verificación, control, pago y análisis de la información de tecnologías en salud no financiadas con recursos de la UPC y de servicios complementarios que se prescriben mediante la herramienta tecnológica MIPRES conforme a lo establecido en las Resoluciones 1885 y 2438 de 2018.

El Ministerio de Salud y Protección Social, en cumplimiento de sus facultades constitucionales y legales y en especial las conferidas en la leyes 100 de 1993, 1438 de 2011, 1751 de 2015, Decreto Ley 4107 de 2011 y Decreto 2562 de 2012 y ejerciendo sus funciones de dirección, orientación y conducción del Sistema de Salud, establece la continuidad en la prestación de los servicios ante la contingencia presentada por un incidente de ciberseguridad en el Datacenter del proveedor de servicios tecnológicos de este ministerio, donde se encuentran alojadas las aplicaciones misionales asociadas a la prestación de servicios derivados de la atención a nivel nacional, específicamente en lo relacionado con la herramienta tecnológica MIPRES para el acceso y prescripción de servicios y tecnologías de salud no financiados con recursos de la UPC y servicios complementarios, teniendo en cuenta lo siguiente:

1. Que IFX NETWORKS COLOMBIA S. A. S. presta sus servicios a distintas entidades públicas del orden nacional, entre ellas el Ministerio de Salud y Protección Social.

2. Que desde las 6:00 a. m. del 12 de septiembre de 2023, la Oficina de Tecnología de la Información y Comunicación TIC detectó fallas en los servicios tecnológicos alojados en el Datacenter administrado por IFX NETWORKS COLOMBIA S. A. S.

3. Que el Puesto de Mando Unificado confirmó, que la empresa IFX NETWORKS COLOMBIA S. A. S. sufrió un ataque de ciberseguridad, que produjo la afectación de la plataforma de servicios.

4. Que de acuerdo a la información suministrada por IFX NETWORKS COLOMBIA S. A. S., no es posible reestablecer los servicios de manera inmediata y con el fin de garantizar la prestación de los servicios de salud, se hace necesario implementar medidas de contingencia.

Que, esta Cartera Ministerial a través de las Resoluciones números 1885 y 2438 de 2018 estableció el procedimiento para, entre otros, el acceso, reporte de prescripción, suministro, verificación, control, pago de los servicios y tecnologías en su salud no financiadas con recursos de la UPC y de servicios complementarios, previendo en el artículo 16 de los actos administrativos citados, la utilización del Formulario para Contingencia ante la imposibilidad de acceso y registro en la herramienta tecnológica de reporte de prescripción cuando se presenten dificultades técnicas.

En razón a las consideraciones de orden fáctico y administrativo descritas, y con el propósito de garantizar la prestación continua de los servicios de salud, este Ministerio ha establecido como plan de contingencia, adaptar temporalmente las responsabilidades de los agentes del Sistema General de Seguridad Social que participan en el procedimiento de acceso, reporte de prescripción, suministro y análisis de la información de tecnologías en salud o servicios complementarios, de manera transitoria y mientras permanezca la contingencia generada por la indisponibilidad de servicios tecnológicos en IFX NETWORKS COLOMBIA S. A. S. así:

1. Profesional de la salud. Corresponde a los profesionales de la salud:

- Prescribir u ordenar las tecnologías en salud no financiadas con recursos de la UPC y de servicios complementarios que se prescriben mediante la herramienta tecnológica MIPRES conforme a lo establecido en las Resoluciones 1885 y 2438 de 2018. Reportar la prescripción de forma oportuna, clara, debidamente justificada con información pertinente y útil de acuerdo con el estado clínico, el diagnóstico y la necesidad del usuario, a través del “Formulario para Contingencia”.

- Complementar o corregir la información relacionada con la prescripción en caso de ser necesario.

- Utilizar correctamente los formularios para contingencia en los casos previstos en la normatividad vigente.

2. Entidades Responsables del afiliado al SGSSS. A las EPS; EOC O EA, les corresponde:

- Garantizar el suministro oportuno de tecnologías en salud no financiadas con recursos de la UPC y de servicios complementarios que se prescriben mediante la herramienta tecnológica MIPRES conforme a lo establecido en las Resoluciones 1885 y 2438 de 2018, prescritos por los profesionales de la salud mediante el formulario para contingencia y aprobados por junta de profesionales de la salud, cuando aplique, a través de la red de prestadores, proveedores, gestores farmacéuticos o dispensadores.

- Recaudar los dineros pagados por concepto de copagos o pagos compartidos.

- Cumplir con los requisitos y procedimientos definidos para la presentación de las solicitudes de recobro/cobro.

- Disponer de la infraestructura tecnológica propia y de las condiciones técnicas y administrativas, para que la prescripción en el formato de contingencia funcione oportuna y eficientemente en el marco de sus obligaciones y reportar diariamente a este Ministerio en el formato “Registro de Prescripciones diarias EPS_EOC_EA” la relación de las prescripciones hechas en los formularios para contingencia remitidos por su red de prestadores.

- Realizar las validaciones administrativas orientadas a determinar la existencia del usuario, su régimen y el estado de afiliación y en caso de encontrar inconsistencias relacionadas con identificación y afiliación, resolverlas dentro de las doce (12) horas siguientes sin que se ponga en riesgo la prestación del servicio.

- Realizar la transcripción de tecnologías y servicios ordenadas mediante fallos de tutela en el “Formulario para Contingencia” y el “Formato de Integralidad” y reportar diariamente a este Ministerio, en el formato “Registro de Prescripciones diarias EPS_ EOC_EA”.

- Disponer de la infraestructura tecnológica propia y de las condiciones técnicas y administrativas, para el direccionamiento de la prescripción a su red de proveedores o dispensadores.

- Reportar a este Ministerio diariamente la información necesaria relacionada con el suministro efectivo de tecnologías en salud no financiadas con recursos de la UPC y de servicios complementarios que se prescriben mediante la herramienta tecnológica MIPRES conforme a lo establecido en las Resoluciones 1885 y 2438 de 2018, en el formato “Registro de Suministro Contingencia EPS_EOC_EA”.

- Establecer canales de comunicación eficientes y brindar información adecuada y veraz, que permitan dar trámite oportuno a las solicitudes efectuadas por los profesionales de la salud y usuarios.

- Garantizar la capacitación e idoneidad del personal.

3. Instituciones Prestadoras de Salud (IPS). Es responsabilidad de las IPS:

- Suministrar, dispensar o realizar las tecnologías en salud no financiadas con recursos de la UPC y de servicios complementarios que se prescriben mediante la herramienta tecnológica MIPRES conforme a lo establecido en las Resoluciones 1885 y 2438 de 2018 prescritos por los profesionales de la salud en el marco de las obligaciones contractuales con las EPS, EOC o EA según corresponda, y en aplicación de la normatividad vigente.

- Utilizar los formatos de contingencia dispuestos por este Ministerio para que sus profesionales de la salud prescriban tecnologías en salud no financiadas con recursos de la UPC y de servicios complementarios que se prescriben mediante la herramienta tecnológica MIPRES conforme a lo establecido en las Resoluciones 1885 y 2438 de 2018 durante el tiempo que dure la contingencia.

- Brindar las condiciones técnicas y administrativas requeridas para que el reporte de prescripción, durante la contingencia, funcione oportuna y eficientemente en el marco de sus obligaciones.

- Entregar a las EPS, EOC, EA y a la autoridad competente, toda la información relacionada con la prescripción y el suministro efectivo cuando corresponda a tecnologías en salud no financiadas con recursos de la UPC y de servicios complementarios que se prescriben mediante la herramienta tecnológica MIPRES conforme a lo establecido en las Resoluciones 1885 y 2438 de 2018 prescritos durante el tiempo que dura esta contingencia.

- Gestionar la conformación de las Juntas de Profesionales de la Salud y responder por el diligenciamiento del formato “Acta de Junta de Profesionales” y el envío oportuno y simultáneo del formato de contingencia, el Acta de Junta de Profesionales de la Salud y el consentimiento informado cuando aplique a la EPS, EOC o EA.

- Establecer canales de comunicación eficientes que permitan dar trámite oportuno a las solicitudes efectuadas por los profesionales de la salud y usuarios, propendiendo por la garantía de la prestación de los servicios de salud.

- Garantizar la capacitación e idoneidad del personal.

- Brindar información adecuada y veraz en forma oportuna de acuerdo con las responsabilidades de los actores establecidas.

4. Proveedores o Dispensadores. Es responsabilidad de los proveedores o dispensadores:

- Suministrar las tecnologías en salud no financiadas con recursos de la UPC y de servicios complementarios que se prescriben mediante la herramienta tecnológica MIPRES conforme a lo establecido en las Resoluciones 1885 y 2438 de 2018 prescritas por los profesionales de la salud en el “Formulario para Contingencia”, en el marco de las obligaciones contractuales con las EPS, EOC o EA.

- Presentar ante la EPS, EOC o EA en los términos por estos determinados, según sea el caso, la información sobre el reporte diario de entrega y los soportes de cobro establecidos durante la contingencia, de las tecnologías en salud no financiadas con recursos de la UPC y de servicios complementarios que se prescriben mediante la herramienta tecnológica MIPRES conforme a lo establecido en las Resoluciones 1885 y 2438 de 2018 efectivamente suministrados.

- Disponer de la infraestructura tecnológica propia y de las condiciones técnicas y administrativas, para realizar el proceso de programación de la dispensación, y gestionar su red colaborativa.

5. Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES). Es responsabilidad de la ADRES:

- Adelantar el procedimiento de verificación, control y pago de las solicitudes de recobro/cobro que presenten las entidades recobrantes y que fueron prestadas durante el tiempo que dure la contingencia y que corresponden a tecnologías en salud no financiadas con recursos de la UPC y de servicios complementarios que se prescriben mediante la herramienta tecnológica MIPRES conforme a lo establecido en las Resoluciones 1885 y 2438 de 2018.

- Expedir acto administrativo que especifique los requisitos (soportes documentales) para el trámite de recobro/cobro de las prestaciones suministradas durante la contingencia, en los distintos escenarios que se puedan presentar.

6. Ministerio de Salud y Protección Social a través del Sistema Integral de Información de la Protección Social (SISPRO). Es responsabilidad del Ministerio:

- Disponer en la página oficial del ministerio https://www.minsalud.gov.co en el botón MIPRES los siguientes formatos:

-- “Formulario para Contingencia”

-- “Acta de Junta de Profesionales”

-- “Registro de Prescripciones diarias EPS_EOC_EA”

-- “Registro de Suministro Contingencia EPS_EOC_EA”.

-- “Formato de Integralidad”.

- Disponer la infraestructura tecnológica y las condiciones técnicas para la recepción de la información diaria emitida por las EPS o EOC en los formatos “Registro de Prescripciones diarias EPS_EOC_EA” y “Registro de Suministro Contingencia EPS_ EOC_EA”.

- Remitir a los delegados MIPRES de las EPS, EOC o EA, el respectivo usuario y contraseña para acceder a los servicios SFTP donde se realizará el reporte de la información relacionada con las obligaciones previstas en esta circular.

Los tiempos de suministro y de decisión de la Junta de Profesionales de la Salud, se mantienen conforme con lo establecido en las Resoluciones 1885 y 2438 de 2018.

Los términos establecidos para el reporte de la información en la herramienta tecnológica MIPRES, conforme a las Resoluciones 1885 y 2438 de 2018, estarán suspendidos mientras dure la contingencia referenciada en el presente acto administrativo.

Los reportes de información sobre prescripción y suministro se podrán realizar a partir del día 19 de septiembre de 2023 y los generados entre el día 12 y 18 de septiembre de 2023, deberán ser allegados a más tardar el día 22 de septiembre de la presente anualidad de acuerdo con lo indicado en esta circular.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 15 de septiembre de 2023.

El Ministro de Salud y Protección Social,

Guillermo Alfonso Jaramillo Martínez